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intra-mart Accel Documents
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目次
改訂情報
intra-mart Accel Documentsについて
はじめに
管理者について
画面について
アクセス権
Accel Documents管理者の作業
intra-mart Accel Documentsのメンテナンス画面を表示する
キャビネットを作成する
キャビネットの属性、管理者の設定を変更する
intra-mart Accel Documents、およびキャビネットの使用量を確認する
アプリケーションの設定
Accel Documents管理者の設定を変更する
インポート、エクスポートの進捗確認
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改訂情報
変更年月日変更年月日 変更内容変更内容
2013-04-01 初版
2013-10-01 第２版 下記を追加・変更しました。
「管理者について」の説明を修正しました。
「アプリケーションの設定」の説明を修正しました。
「インポート、エクスポートの進捗確認」の説明を追加しました。
2015-03-13 第３版 下記を追加・変更しました。
「管理者について」の説明を追加しました。
「アプリケーションの設定」の説明を追加しました。
intra-mart Accel Documentsについて
intra-mart Accel Documentsは、サーバ上で文書を管理するための機能です。
文書は、キャビネットにドロワ（引き出し）やフォルダを使用して階層的に管理します。
ユーザは、ユーザ自身が利用者に設定されているキャビネットにアクセスして、文書を登録できます。
登録した文書を検索したり、文書にタグをつけて分類したりもできます。
バージョン管理、アクセス権の設定などの機能もあります。
intra-mart Accel Documentsで使用する用語を説明します。
キャビネット文書管理の基本的な管理単位です。Accel Documents管理者が作成し、キャビネット管理者が管理します。別々のキャビネット間でデータを共有することはできません。
ドロワキャビネットの下に登録できる入れ物です。キャビネット管理者が作成し、管理します。ドロワ（引き出し）の中には、文書やフォルダを作成できます。
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フォルダ文書や他のフォルダをまとめて保管するための入れ物です。
文書テキストファイル、イメージデータファイル、DocuWorks文書やPDFなど、さまざまな形式のファイルです。
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はじめに
ここでは intra-mart Accel Documentsの概要や、基本的な知識を紹介します。
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管理者について
管理者には、次の2種類があります。
管理者管理者 できることできること
Accel Documents管理者 キャビネットの作成、削除、属性（名前、容量など）の設定
キャビネット管理者の追加、削除
キャビネット使用量の確認
intra-mart Accel Documentsの設定
インポート、エクスポートの進捗確認
キャビネット管理者 キャビネット管理者と利用者の設定
ドロワの登録、設定
操作履歴の確認
ごみ箱の管理
キャビネット使用量の確認
属性定義の作成、編集、削除
クラス定義の作成、編集、削除
セキュリティ定義の作成、編集、削除
保管定義の作成、編集、削除
公開定義の編集
メッセージテンプレートの編集
一覧表示設定の作成、編集、削除
2つの管理者は、ユーザが文書やフォルダの登録ができるように、各種設定をします。
まず、Accel Documents管理者がキャビネットを作成し、キャビネット管理者を設定します。
次に、キャビネット管理者がキャビネット利用可能ユーザを設定し、ドロワを作成します。
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画面について
Accel Documents管理者の操作で使用する「メンテナンス」画面について説明します。
(1) 管理メニュー管理メニュー
クリックすると、各機能の画面に移動します。
(2) リスト領域リスト領域
キャビネット管理メニューで選択された機能に対応するリストを表示します。
ボタンクリックすると、ダイアログを表示します。
操作メニュー対象のキャビネットに対する操作を指定するためのメニューです。
ページナビゲーション複数ページがある場合に、現在表示されているページが何ページめなのかを表示します。また、ページを指定してジャンプもできます。
(3) 最新情報最新情報
画面を最新の状態に更新します。
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アクセス権
ドロワ、フォルダ、および文書には、次のアクセス権を設定できます。
権限は、会社、組織、グループ、またはユーザなどの単位で持つことができます。
読み取り権ドロワ、フォルダ、および文書の属性やアクセス権などを表示できます。読み取り権がないドロワ、フォルダ、および文書は、表示されません。
書き込み権読み取り権に加え、文書やフォルダの作成、編集（属性編集、チェックアウト、チェックイン）などができます。
管理権書き込み権に加え、文書やフォルダの削除、アクセス権の変更、文書の強制チェックアウト取り消しなどができます。
コラム
キャビネット管理者は、アクセス権の設定に関係なく、すべてのドロワ、フォルダ、および文書に対して管理権を持つもの
としてアクセスできます。
コラム
新規に登録した文書やフォルダのアクセス権は、初期状態では、登録先のドロワやフォルダと同じアクセス権が設定さ
れます。
Accel Documents管理者の作業
ここでは、Accel Documents管理者の作業を紹介します。
intra-mart Accel Documentsのメンテナンス画面を表示する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. intra-mart Accel Documentsのメンテナンス画面を表示できました。
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キャビネットを作成する
キャビネットを作成する方法を説明します。
作成できるキャビネット数は、1,000個です。
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. 「キャビネット一覧」をクリックします。
3. 「新規キャビネット作成」をクリックします。
4. 名前を入力し、キャビネット最大容量、操作履歴削除を許可するかどうかを設定します。
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＜ダイアログの項目＞
項目項目 説明説明
名前 キャビネットの名前を入力します。
キャビネット最大容量(GB) キャビネットの最大容量を設定します。
「最大容量で制限する」を選択する場合は、設定する最大容量を入力します。 「最大容量で制限しない」を選択する場合に使用できるキャビネットの容量は、ドライブの最大サイズまでです。
操作履歴削除設定 操作履歴を削除するかどうかを設定します。
5. 「管理者追加」をクリックします。
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6. キャビネット管理者を追加して、「決定」をクリックします。
7. 「作成」をクリックします。
8. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
9. キャビネットを作成できました。
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コラム
キャビネットを削除する場合キャビネットを削除する場合
削除するキャビネット内にドロワが作成されていたり、ドロワ内に文書が登録されていたりしてもキャビネットを削除でき
ます。
1. 削除したいキャビネットの操作メニューから、「削除」をクリックします。
2. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
削除済みキャビネット、および削除済み文書のコンテンツを削除する方法は、「 intra-mart Accel Documents セットアッ
プガイド」 - 「ジョブ設定」を参照してください。
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キャビネットの属性、管理者の設定を変更する
キャビネットの属性（名前、容量など）と管理者の設定を変更します。
目次キャビネットの属性を変更する
キャビネットの管理者を変更する
キャビネットの属性を変更する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. ｢キャビネット一覧｣をクリックします。
3. 属性情報を変更したいキャビネットの操作メニューから、「属性編集」をクリックします。
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4. 必要な項目を変更して、「更新」をクリックします。
5. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
6. 属性情報を変更できました。
キャビネットの管理者を変更する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. ｢キャビネット一覧｣をクリックします。
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3. 管理者を変更したいキャビネットの操作メニューから「管理者表示」をクリックします。
4. 「管理者追加」をクリックします。
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5. 管理者に設定する対象を選択して、「決定」をクリックします。
6. 管理者を追加できました。
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7. ｢閉じる｣をクリックします。
コラム
管理者の設定を削除する場合管理者の設定を削除する場合
1. 手順3まで操作した後、削除したい管理者のチェックボックスをクリックします。
2. 「削除」をクリックします。
3. メッセージを確認して、「OK」をクリックします。
intra-mart Accel Documents、およびキャビネットの使用量を確認する
intra-mart Accel Documents、およびキャビネットの使用量を確認します。
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目次intra-mart Accel Documentsの使用量を確認する
キャビネットの使用量を確認する
intra-mart Accel Documentsの使用量を確認する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. 「使用量表示｣をクリックします。
3. 使用量を確認できました。
＜画面項目＞
項目項目 説明説明
キャビネット数 作成されているキャビネットの数と、作成できるキャビネットの最大数が表示されます。
使用サイズ 各キャビネットに格納されている文書の合計サイズ数と、各キャビネットで設定されている最大容
量の合計が表示されます。キャビネットの最大容量に無制限が設定されている場合は、「無制限」
と表示されます。また、ごみ箱に格納されている文書も、使用サイズに含まれます。
文書数 各キャビネットに格納されている文書の文書数と、各キャビネットの最大文書数の合計が表示さ
れます。また、ごみ箱に格納されている文書も、文書数に含まれます。
キャビネットの使用量を確認する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. ｢キャビネット一覧｣をクリックします。
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＜画面項目＞
項目項目 説明説明
使用量 キャビネットの使用量が表示されます。ごみ箱に格納されている文書も、使用サイズに含まれます。
最大容量 キャビネットに設定されている最大容量が表示されます。キャビネットの最大容量に「最大容量で制限しない」が設定されている場合は、「無制限」と表示されます。
3. 使用量を確認したいキャビネットの操作メニューから、「使用量表示」をクリックします。
4. キャビネット内の使用量を確認できました。
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＜ダイアログの項目＞
項目項目 説明説明
文書数 キャビネットの上限値に対して、登録されている文書数が占める割合をグラフで表示します。
使用中キャビネット内の合計文書数を表しています。
ごみ箱キャビネットのごみ箱内の文書数を表しています。
空き容量キャビネットの空き文書数（あとどれだけ登録できるか）を表しています。
最大文書数キャビネットの最大文書数を表しています。
文書容量 キャビネットの上限値に対して、登録されている文書の合計容量が占める割合をグラフで表示しま
す。
使用中キャビネット内の合計使用容量を表しています。
ごみ箱キャビネットのごみ箱内の文書容量を表しています。
空き容量キャビネットの空き容量（あとどれだけ登録できるか）を表しています。
最大容量キャビネットの最大容量を表しています。
フォルダ数 登録されているフォルダの件数と上限値を表示します。
ドロワ数 登録されているドロワの件数と上限値を表示します。
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アプリケーションの設定
Accel Documents管理者の設定を変更する
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. 「アプリケーション設定」をクリックします。
3. 必要な項目を変更します。
＜画面項目＞
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項目項目 説明説明
メールアドレス Accel Documents管理者のメールアドレスを入力します。Accel Documentsからメールで通知する場合に、通知元のメールアドレスとして使用されます。
メールアドレス名 メールアドレスの表示名です。標準表示名、日本語、英語、中国語の設定をします。どの言語も設定されていない場合は、「標準表示名」で設定した表示名が表示されます。
4. 「更新」をクリックします。
5. 設定を変更できました。
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インポート、エクスポートの進捗確認
コラム
インポートとエクスポートは、intra-mart Accel Platformのジョブスケジューラで実行して、intra-mart Accel Documents
の「メンテナンス」画面で進捗を確認します。
インポートとエクスポートの実行については、 「「intra-mart Accel Documents インポート・エクスポートガイド」インポート・エクスポートガイド」 を参照
してください。
1. 「サイトマップ」→「Accel Documents」→「メンテナンス」をクリックします。
2. 「エクスポート/インポート進捗」をクリックします。
3. インポート、またはエクスポートの進捗が表示されました。（例として「実行中の処理」が「エクスポート実行中」の画面を使用しています）
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＜画面項目＞
項目項目 説明説明
実行中の処理 次のいずれかが表示されます。
「エクスポート/インポートは実行されていません。」インポート、エクスポートが実行されていません。
「キャビネットのエクスポート実行中」キャビネットをエクスポートしています。
「エクスポート実行中」キャビネットに保存されたオブジェクト（ドロワ、フォルダ、文書）をエクスポートしています。
「関連オブジェクトのエクスポート実行中」タグ定義、モニタ通知、ポータル通知、操作履歴、セキュリティ定義、メッセージカスタマイズ定義をエクスポートしています。
「キャビネットのインポート実行中」キャビネットをインポートしています。
「インポート実行中」キャビネットに保存されたオブジェクト（ドロワ、フォルダ、文書）をインポートしています。
「関連オブジェクトのインポート実行中」タグ定義、モニタ通知、ポータル通知、操作履歴、セキュリティ定義、メッセージカスタマイズ定義をインポートしています。
キャビネット名 インポート中、またはエクスポート中のキャビネット名が表示されます。
進捗 インポート、またはエクスポートの全処理に対して、処理済が占める割合がグラフで表示されます。
処理済キャビネット内のインポート、またはエクスポート処理済件数を表しています。
未処理キャビネット内のインポート、またはエクスポート未処理件数を表しています。
処理対象キャビネット内のインポート、またはエクスポート処理対象件数を表しています。
処理時間 インポート、またはエクスポート処理開始からの経過時間を「<時>:<分>:<秒>」で表しています。
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