Intralinks VIA™ Versión 2.0

Manual de inicio para WindowsSoporte técnico de Intralinks a cualquier hora de cualquier día del año EE. UU.: +1 212 543 7800 Reino Unido: +44 (0) 20 7623 8500 Consulte los números internacionales en la página de inicio de sesión de Intralinks.

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Lea este manual para familiarizarse con las tareas principales que puede realizar con Intralinks VIA™ 2.0.

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Bienvenido al Cliente de escritorio de Intralinks VIA™El Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ le facilita hacer el seguimiento de sus archivos personales importantes. Lea este manual para familiarizarse con las tareas principales que el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ le permite realizar.

Nota: Si desea crear espacios de trabajo, invitar a otros usuarios a sus espacios de trabajo o administrar los privilegios de los usuarios actuales, deberá usar Intralinks VIA™ para la Web. Consulte el Manual de inicio de Intralinks VIA™ para la Web para obtener información sobre la creación espacios de trabajo y la administración de los usuarios de estos.

¡Importante! Intralinks ofrece a los administradores de Intralinks VIA™ la flexibilidad que necesitan para decidir cómo deben usar Intralinks VIA™ los usuarios de sus organizaciones. Es posible que algunas de las funciones explicadas en este manual no estén disponibles para usted en caso de que las políticas que han establecido los administradores de Intralinks VIA™ de su organización no las permitan.

IntroducciónRequisitos: Para poder usar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™, deberá contar con uno de los sistemas operativos siguientes y demás software:

• Windows 7 u 8.1 (32 o 64 bits)

• Microsoft .NET Framework 3.5 Service Pack 1 o posterior

• Microsoft Outlook 2010 o 2013

Instalación del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™El programa de instalación del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ puede descargarse desde el programa Intralinks VIA™ para la Web.

Paso 1. Visite con el explorador el sitio web https://via.intralinks.com. Se abrirá la pantalla de inicio de sesión de Intralinks VIA™.

Paso 2. Escriba su dirección de correo electrónico y su contraseña y haga clic en Iniciar. Se abrirá la vista Espacio de trabajo.

Paso 3. Haga clic en el icono Descargas de la barra de navegación, ubicada en la parte izquierda de la pantalla. Se abrirá un panel.

Paso 4. Seleccione la opción Descargas. Se abrirá la pantalla Descargas.

Paso 5. En la sección Cliente de escritorio de Intralinks

VIA™, haga clic en el botón Descargar para Windows A .

Paso 6. Descargue el archivo instalador. Es posible que, en función del explorador web que utilice, se le pida seleccionar una ubicación para el archivo instalador.

Paso 7. Localice el archivo instalador y haga doble clic en él para iniciar el programa de instalación. Siga las instrucciones de la pantalla para instalar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™, incluido el componente para Microsoft Outlook.

Si lo desea, puede instalar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ en varios ordenadores; en tal caso, puede usar el cliente de escritorio en todos los ordenadores a la vez.

Pantalla Descargas.

A

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Inicio del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™Paso 1. En el menú Inicio de Windows, elija Todos los programas > Intralinks > Intralinks VIA > Intralinks VIA. Se abrirá la pantalla de inicio de sesión.

Paso 2. Escriba su dirección de correo electrónico y su contraseña.

Si su organización utiliza inicio de sesión único (SSO) para administrar el acceso a sus sistemas informáticos, marque la casilla Utilizar las credenciales de inicio de sesión único de su empresa en su lugar.

Paso 3. Haga clic en Iniciar B . Se abrirá la pantalla Novedades.

Paso 4. Revise los datos que se muestran en la pantalla si desea más información sobre la versión actual del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™. Cuando esté listo para continuar, haga clic en Iniciar.

Paso 5. Se abrirá la pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar, donde se enumeran los espacios de trabajo a los que ha sido invitado así como los que ha creado usted.

Marque la casilla C situada a la izquierda de cada espacio de trabajo que desee comenzar a sincronizar.

Se agregará una copia de los archivos y carpetas de estos espacios de trabajo a la carpeta Intralinks VIA™ de su ordenador. Todos los cambios que efectúe en los archivos de su ordenador se transferirán a Intralinks VIA™ para la Web, donde estarán disponibles para todos los usuarios del espacio de trabajo. Si utiliza el cliente de escritorio en otros ordenadores, los cambios también aparecerán en ellos. Todos los cambios que efectúe con Intralinks VIA™ para la Web se copiarán automáticamente a su escritorio.

Si otros usuarios efectúan cambios en un espacio de trabajo que usted creó o en un espacio o carpeta a los que usted ha sido invitado, dichos cambios se sincronizarán con su escritorio.

Revise las selecciones de la pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar. Marque los espacios de trabajo que desee sincronizar y quite la marca de aquellos que ya no desee sincronizar. (Tenga en cuenta que, si quita la marca de un espacio de trabajo, todos los archivos asociados al mismo se eliminarán de su ordenador.) Cuando esté listo para continuar, haga clic en Guardar.

Paso 6. Aparecerá la carpeta Intralinks VIA en el Explorador de Windows. Fíjese en que hay una carpeta distinta por cada espacio de trabajo sincronizado. A través de estas carpetas podrá administrar los archivos de los espacios de trabajo que ha sincronizado.

Cuando haya terminado de trabajar con el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™, puede cerrar la ventana del Explorador de Windows.

Pantalla de inicio de sesión.

B

Pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar.

C

Carpeta Intralinks VIA.

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Revisualización de la carpeta Intralinks VIAPara volver a abrir rápidamente la carpeta Intralinks VIA,

haga clic en el icono de Intralinks VIA™ en la bandeja del sistema de Windows. Seleccione Abrir carpeta de Intralinks VIA™ en el menú que aparece.

O bien abra el Explorador de Windows y busque la carpeta a través de este.

Trabajo con el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™En cuanto haya empezado a sincronizar espacios de trabajo, puede usar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ para agregar, eliminar y renombrar archivos de dichos espacios y, además, renombrar los espacios de trabajo sincronizados.

Si mueve archivos o carpetas fuera de la carpeta del espacio de trabajo, estos se eliminarán de dicho espacio.

Selección de espacios de trabajo adicionales que sincronizarSi desea empezar a sincronizar un espacio de trabajo, puede volver a visualizar en cualquier momento la pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar y seleccionar allí el espacio de trabajo. Además, puede detener la sincronización de cualquier espacio de trabajo cuando lo desee.

Para volver a visualizar la pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar, haga clic en el icono de Intralinks

VIA™ en la bandeja del sistema de Windows. (La bandeja del sistema normalmente se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla del ordenador.) En el menú que aparece, escoja Seleccionar espacios de trabajo. Se abrirá la pantalla Elegir espacios de trabajo que sincronizar. Marque los espacios de trabajo que desee empezar a sincronizar y haga clic en Guardar.

También es posible sincronizar espacios de trabajo con Intralinks VIA™ para la Web. Si desea más información sobre cómo seleccionar espacios de trabajo para sincronizarlos, consulte el Manual de inicio de Intralinks VIA™ para la Web.

Visualización del estado de sincronización de los espacios de trabajoLa pantalla Estado de sincronización permite ver la fecha de la última sincronización de sus espacios de trabajo. Si no se pudo realizar la sincronización de archivos y carpetas por cualquier problema, esta información se presentará también en la pantalla Estado de sincronización.

Pantalla Estado de sincronización.

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Para abrir la pantalla Estado de sincronización, haga clic en

el icono de Intralinks VIA™ en la bandeja del sistema de Windows. Seleccione Mostrar estado de sincronización en el menú que aparece.

En la pantalla Estado de sincronización, haga clic en el icono de detalles , situado junto a cualquier espacio de trabajo sincronizado, para ver información detallada sobre cualquier problema que pueda haber impedido su sincronización.

Pausa de sincronizaciónPara detener provisionalmente una sincronización, haga clic

en el icono de Intralinks VIA™ en la bandeja del sistema de Windows. Seleccione Pausar sincronización en el menú que aparece. Aparecerá un mensaje que le pide que confirme su elección. Seleccione Sí.

Cuando esté listo para reanudar la sincronización, haga

clic en el icono de Intralinks VIA™ otra vez y seleccione Reanudar sincronización.

Visualización de listas de usuarios de espacios de trabajoSe puede visualizar una lista de las personas que participan como usuarios en un espacio de trabajo sincronizado. Localice la carpeta del espacio de trabajo dentro de la carpeta Intralinks VIA y haga clic en ella con el botón secundario. Resalte la opción Intralinks VIA™ y, en el submenú, elija Mostrar detalles. Se mostrará la pestaña Compartido con de la pantalla de detalles del espacio de trabajo.

Si usted es el propietario del espacio de trabajo, puede hacer

clic en el vínculo Editar D , ubicado en la parte derecha de la pantalla, para iniciar Intralinks VIA™ para la Web, donde podrá agregar o quitar usuarios o bien cambiar su función en el espacio de trabajo (propietario, editor o visualizador).

Administración de la configuración de Intralinks VIA™La pantalla Configuración le permite elegir sus preferencias de uso del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™, configurar las opciones de proxy si su organización no permite el acceso directo a Internet e importar contactos recientes desde Microsoft Outlook para usarlos en los espacios de trabajo de Intralinks VIA™ para la Web.

Vista Compartido con de la pantalla de detalles del espacio de trabajo.

D

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Visualización de la pantalla ConfiguraciónPara abrir la pantalla Configuración, haga clic en el icono

de en la bandeja del sistema de Windows. En el menú que aparece, escoja Configuración. Se abrirá la pantalla Configuración con la pestaña General seleccionada.

Pestaña GeneralLa pestaña General de la pantalla Configuración le permite establecer sus preferencias para trabajar con Intralinks VIA™.

Marque la opción Iniciar Intralinks VIA™ al iniciar Windows® si desea que el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ se abra automáticamente cuando arranque el ordenador e inicie Windows. Si elige esta opción, en la bandeja del sistema aparecerá el icono de Intralinks VIA™, que podrá usar para iniciar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ o Intralinks VIA™ para la Web. Si opta por no marcar esta opción, puede iniciar el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ haciendo clic en el botón Inicio de Windows y, a continuación, seleccionando Todos los programas > Intralinks > Intralinks VIA > Intralinks VIA.

Marque la opción Mostrar notificaciones del escritorio si desea que aparezcan brevemente notificaciones en la pantalla del ordenador cuando se le agregue a usted al espacio de trabajo de otra persona, se agregue o actualice un documento u otro usuario publique un comentario sobre un documento en uno de sus espacios de trabajo. Haga clic en la notificación de modo que se muestre el elemento nuevo o actualizado en Intralinks VIA™ para la Web.

Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios.

Pestaña Config. del proxySi su organización utiliza un servidor proxy para administrar las conexiones a Internet, mediante esta pantalla se especifica la configuración necesaria para que Intralinks VIA™ se conecte a Internet. Póngase en contacto con el equipo de informática de su organización si no está seguro de las opciones que debe elegir aquí y para obtener información sobre dichos campos.

Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios.

Pestaña ContactosLa pestaña Contactos sirve para importar de Microsoft Outlook información sobre sus contactos. En la importación solamente se incluirán aquellos contactos con los que usted se haya puesto en contacto recientemente. Para importar los contactos, escriba su dirección de correo electrónico y contraseña. Tras elegir las opciones que desee, haga clic en Importar. Los nombres y las direcciones de correo de los contactos se podrán agregar a los espacios de trabajo nuevos y ya existentes con Intralinks VIA™ para la Web.

¡Importante! Intralinks no almacena su contraseña de correo ni enviará mensajes a sus contactos. Su contraseña está a buen recaudo con nosotros.

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Pestaña Acerca deEsta pestaña muestra información sobre la versión del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ que está instalada en su ordenador. Además, incluye vínculos a la política de privacidad, a avisos legales, al contrato de licencia de usuario final y al Centro de asistencia, correspondientes a Intralinks.

Obtener ayuda con Intralinks VIA™Si tiene algún problema mientras utiliza Intralinks VIA™, solicite ayuda al servicio de atención al cliente de Intralinks: estamos a su total disposición. Para averiguar el número de teléfono del servicio de asistencia en su zona, haga clic en

el icono de Intralinks VIA™ en la bandeja del sistema de Windows. En el menú que aparece, seleccione Ayuda y, a continuación, seleccione Centro de asistencia en el submenú. Aparecerá una página web con un formulario de contacto por correo electrónico. Si desea hablar con un especialista en atención al cliente, haga clic en el vínculo Contact Us del formulario de contacto. Intralinks ofrece asistencia en más de 140 idiomas.

Asimismo, puede visitar Intralinks University para visualizar tutoriales en vídeo y otros recursos didácticos. Intralinks University se encuentra en el sitio web https://ilearn.intralinks.com/via.html.

Salida del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™Para salir del Cliente de escritorio de Intralinks VIA™,

haga clic en el icono de Intralinks VIA™ en la bandeja del sistema de Windows y seleccione Salir de Intralinks VIA™. Se detendrá la sincronización. Cuando inicie otra vez el cliente de escritorio, la sincronización se reanudará automáticamente.

Uso de Microsoft Outlook con Intralinks VIA™Los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook se pueden emplear en crear carpetas y agregar archivos y nuevos usuarios a los espacios de trabajo.

Si todavía no ha iniciado sesión en el Cliente de escritorio de Intralinks VIA™, se le pedirá que escriba su dirección de correo y contraseña cuando elija agregar archivos a un espacio de trabajo con Outlook. Si ha elegido que el

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Cliente de escritorio de Intralinks VIA™ se inicie al iniciar el ordenador, cuando lo encienda usted ya habrá iniciado sesión.

IntroducciónLa pantalla Configuración sirve para dilucidar sus preferencias de uso de Intralinks VIA™ con Microsoft Outlook, configurar las opciones de proxy si su organización no permite el acceso directo a Internet y adjuntar un registro de errores a un mensaje de correo que puede enviar al departamento de asistencia al cliente de Intralinks si surge algún problema.

Visualización de la pantalla Configuración de Outlook para Intralinks VIA™Para abrir la pantalla Configuración correspondiente a Intralinks VIA™ para Microsoft Outlook, haga clic en el icono Opciones de Intralinks VIA™, ubicado en la barra de cinta de la pantalla principal de Outlook. (Este icono aparece en el extremo derecho de la barra de cinta o en una fila aparte.) En el menú que aparece, haga clic en Preferencias.

Se abrirá la pantalla Configuración con la pestaña Correo electrónico seleccionada.

Pestaña Correo electrónicoLa pestaña Correo electrónico le permite establecer sus preferencias para trabajar con Intralinks VIA™.

Al enviar correo electrónico, preguntar si se utiliza Intralinks VIA™Puede elegir si se abre la pantalla Cargar y compartir cada vez que se envíe un correo electrónico con un archivo adjunto por medio de Microsoft Outlook.

• Si marca la opción si hay archivos adjuntos, se abrirá la pantalla Cargar y compartir. A través de esta pantalla, podrá seleccionar las opciones necesarias para agregar los archivos a su espacio de trabajo y compartirlos con otros usuarios.

• Si marca la opción no preguntar, no se abrirá la pantalla Cargar y compartir. En su lugar, debe hacer clic en el botón Cargar y compartir, ubicado en la parte superior del mensaje de correo electrónico. Al hacer clic en el botón, aparecerán opciones relacionadas con el envío del mensaje en la parte superior de este.

Pantalla Configuración.

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Configuración predeterminada para añadir destinatarios de correo electrónico (opcional)Seleccione la función de usuario que asigna con más frecuencia a las personas con las cuales suele compartir archivos. La opción que elija aquí aparecerá como entrada sugerida cuando cree mensajes nuevos con archivos adjuntos, si bien aquella se puede cambiar en mensajes particulares.

• Editor: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos, publicar comentarios sobre estos y, además, editar y agregar archivos y carpetas.

• Visualizador: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos así como publicar comentarios sobre estos, si bien no podrán editar ni agregar archivos ni realizar otras tareas. Los visualizadores serán invisibles al resto de los visualizadores y editores mediante la opción Hacer invisibles para otras personas. (Los visualizadores seguirán siendo visibles a los propietarios del espacio de trabajo aunque elija esta opción.)

Haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios y cerrar la pantalla Configuración, o bien seleccione la pestaña Proxy para visualizar más opciones.

Pestaña ProxySi su organización utiliza un servidor proxy para administrar las conexiones a Internet, mediante esta pantalla se especifica la configuración necesaria para que Intralinks VIA™ se conecte a Internet.

Póngase en contacto con el equipo de informática de su organización si no está seguro de las opciones que debe elegir aquí y para obtener información sobre dichos campos.

Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar para guardar los cambios.

Adición de archivos mediante OutlookLa adición de archivos a un espacio de trabajo es tan fácil como enviar un correo electrónico y elegir algunas opciones adicionales.

Nota: Si marcó la opción no preguntar en la pantalla Configuración, los archivos que adjunte a sus mensajes de correo no se agregarán automáticamente a los espacios de trabajo. No obstante, podrá crear manualmente work streams. Si desea más información, consulte “Adición manual de archivos y carpetas mediante Outlook” en la página 10.

Paso 1. Cree un correo electrónico.

Paso 2. Envíe el mensaje a las personas que desee invitar al work stream.

¡Importante! Si desea que los usuarios no se vean, asegúrese de incluir sus direcciones en el campo CCO: del mensaje, para garantizar que los demás destinatarios del mensaje de alerta por correo sobre el archivo y la carpeta nuevos no vean sus nombres.

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Paso 3. Adjunte los archivos y añada los comentarios que considere oportunos. El texto que especifique en el cuerpo del mensaje aparecerá como comentario sobre el espacio de trabajo.

Paso 4. Haga clic en Enviar. Se abrirá la pantalla Cargar y compartir.

Paso 5. Marque la opción Crear una carpeta compartida de Intralinks VIA™. (Si no desea agregar los archivos a un espacio de trabajo, marque la opción Enviar como correo electrónico normal y haga clic en Enviar.)

Paso 6. Haga clic el botón Examinar. Se abrirá la pantalla Seleccione la ubicación en Intralinks VIA™.

Paso 7. Si desea crear una carpeta nueva de nivel superior, resalte el espacio de trabajo donde desee que aparezca el archivo.

Para colocar la nueva carpeta dentro de otra carpeta de un espacio de trabajo, haga clic en la flecha situada junto al nombre del espacio de trabajo, localice la carpeta y resáltela haciendo clic en esta.

Paso 8. Haga clic en Seleccionar para regresar a la pantalla Cargar y compartir.

Paso 9. Asigne una función a los invitados:

Editor: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos, publicar comentarios sobre estos y, además, editar y agregar archivos y carpetas.

Visualizador: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos así como publicar comentarios sobre estos, si bien no podrán editar ni agregar archivos ni realizar otras tareas. Los visualizadores serán invisibles al resto de los visualizadores y editores mediante la opción Hacer invisibles para otras personas. (Los visualizadores seguirán siendo visibles a los propietarios del espacio de trabajo aunque elija esta opción.)

Si no ha compartido otras carpetas ni el espacio de trabajo en su conjunto con ellos, los destinatarios solo tendrán acceso a la carpeta recién creada y los archivos que contiene.

Paso 10. Elija si se aplicará la protección IRM (Information Rights Management) a los archivos PDF y de Microsoft Office que se vayan a agregar al espacio de trabajo.

IRM sirve para proteger archivos confidenciales contra su distribución no autorizada incluso después de ser descargados: los archivos protegidos permanecen cifrados después de su descarga, y solo los usuarios que tienen autorización para su uso podrán verlos. Para abrir los documentos, los usuarios deberán especificar su dirección de correo electrónico y contraseña de Intralinks. Los archivos protegidos se pueden “unshare” incluso tras su descarga; cuando un documento se unshare, los usuarios que estaban autorizados pierden el derecho de acceso a ellos. Los archivos protegidos no se podrán modificar de ninguna manera.

Si desea que los archivos sean editables, desactive la protección IRM.

Recuerde que dejará de controlar los archivos no protegidos que se descarguen del espacio de trabajo. Una vez descargadas, las carpetas no protegidas pueden distribuirse con total libertad sin su conocimiento o consentimiento.

Pantalla Cargar y compartir.

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Nota: Es posible que las políticas que han establecido los administradores de Intralinks VIA™ de su organización exijan el uso de la protección IRM de Intralinks.

Solamente se pueden proteger los archivos PDF y de Microsoft Office. No se podrán proteger otros tipos de archivos y, por lo tanto, no les afecta esta opción.

Paso 11. Haga clic en Enviar.

Al enviar el mensaje, se creará una carpeta en la ubicación seleccionada por usted. El asunto del mensaje se utilizará como nombre del archivo. Se enviará un mensaje de alerta por correo electrónico a los destinatarios, a quienes se asignará la función que usted seleccionó en relación con esta carpeta.

Adición manual de archivos y carpetas mediante OutlookSi marcó la opción no preguntar en la pantalla Configuración, los adjuntos no se agregarán automáticamente a Intralinks VIA™ cuando envíe los mensajes de correo. No obstante, podrá visualizar manualmente las opciones necesarias para agregar los archivos a un espacio de trabajo.

Paso 1. Para visualizar manualmente los campos necesarios para agregar adjuntos a un espacio de trabajo, cree un mensaje de correo electrónico con Outlook siguiendo el procedimiento habitual y, a continuación, haga clic en el botón Cargar y compartir, situado en el extremo derecho de la barra de cinta. Aparecerán campos adicionales en la parte superior del mensaje.

Paso 2. Haga clic en el botón Examinar. Se abrirá la pantalla Seleccione la ubicación en Intralinks VIA™.

Paso 3. Si desea crear una carpeta nueva de nivel superior, resalte el espacio de trabajo donde desee que aparezca el archivo.

Para colocar la nueva carpeta dentro de otra carpeta de un espacio de trabajo, haga clic en la flecha situada junto al nombre del espacio de trabajo, localice la carpeta y resáltela haciendo clic en esta.

Paso 4. Haga clic en Seleccionar para regresar al mensaje.

Paso 5. Asigne una función a los invitados:

Editor: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos, publicar comentarios sobre estos y, además, editar y agregar archivos y carpetas.

Visualizador: Estos usuarios pueden leer y descargar archivos así como publicar comentarios sobre estos, si bien no podrán editar ni agregar archivos ni realizar otras tareas. Los visualizadores serán invisibles al resto de los visualizadores y editores mediante la opción Hacer invisibles para otras personas. (Los visualizadores seguirán siendo visibles a los propietarios del espacio de trabajo aunque elija esta opción.)

Mensaje de Outlook con opciones de adición de archivos a un espacio de trabajo.

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¡Importante! Si desea que los usuarios no se vean, asegúrese de incluir sus direcciones en el campo CCO: del mensaje, para garantizar que los demás destinatarios del mensaje de alerta por correo sobre el archivo y la carpeta nuevos no vean sus nombres.

Si no ha compartido otras carpetas ni el espacio de trabajo en su conjunto con ellos, los destinatarios solo tendrán acceso a la carpeta recién creada y los archivos que contiene.

Paso 6. Elija si se aplicará la protección IRM (Information Rights Management) a los archivos PDF y de Microsoft Office que se vayan a agregar al espacio de trabajo.

IRM sirve para proteger archivos confidenciales contra su distribución no autorizada incluso después de ser descargados: los archivos protegidos permanecen cifrados después de su descarga, y solo los usuarios que tienen autorización para su uso podrán verlos. Para abrir los documentos, los usuarios deberán especificar su dirección de correo electrónico y contraseña de Intralinks. Los archivos protegidos se pueden “unshare” incluso tras su descarga; cuando un documento se unshare, los usuarios que estaban autorizados pierden el derecho de acceso a ellos. Los archivos protegidos no se podrán modificar de ninguna manera.

Si desea que los archivos sean editables, desactive la protección IRM.

Recuerde que dejará de controlar los archivos no protegidos que se descarguen del espacio de trabajo. Una vez descargadas, las carpetas no protegidas pueden distribuirse con total libertad sin su conocimiento o consentimiento.

Nota: Es posible que las políticas que han establecido los administradores de Intralinks VIA™ de su organización exijan el uso de la protección IRM de Intralinks.

Solamente se pueden proteger los archivos PDF y de Microsoft Office. No se podrán proteger otros tipos de archivos y, por lo tanto, no les afecta esta opción.

Paso 7. Haga clic en Enviar.

Adición de archivos voluminososMediante Microsoft Outlook se pueden agregar archivos de gran volumen (hasta 11 GB) a los espacios de trabajo, aunque su sistema de correo limite el tamaño de los adjuntos.

Paso 1. Cree un mensaje, pero no adjunte el archivo grande.

Paso 2. Haga clic en el botón Cargar y compartir, ubicado en el extremo derecho de la barra de cinta. Aparecerán campos adicionales en la parte superior del mensaje.

Paso 3. Seleccione el icono Cargar archivos grandes. Se abrirá un cuadro de diálogo donde seleccionar el archivo que desee. Para seleccionar varios archivos, presione la tecla Mayús o Ctrl mientras hace clic en los archivos.

Cuando termine de seleccionar archivos, haga clic en Abrir. Los archivos aparecerán como adjuntos del mensaje.

Paso 4. Siga creando el mensaje de la forma habitual y haga clic en Enviar.

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Visualización de archivos recién agregados con Intralinks VIA™ para la WebUna vez agregados los archivos a un espacio de trabajo, podrá visualizarlos mediante Intralinks VIA™ para la Web.

Para visualizar Intralinks VIA™ para la Web desde Outlook, haga clic en el icono Opciones de Intralinks VIA™, ubicado en la barra de cinta de la pantalla principal de Outlook. (Este icono aparece en el extremo derecho de la barra de cinta o en una fila aparte.) En el menú que aparezca, haga clic en Iniciar el sitio web de Intralinks VIA™. Se abrirá la pantalla de inicio de sesión de Intralinks VIA™ para la Web.

Después de que haya iniciado sesión, se mostrarán sus espacios de trabajo. Localice el espacio de trabajo donde se encuentren los archivos nuevos y haga clic en él. (Recuerde que los archivos se encuentran en una carpeta recién creada cuyo nombre es el mismo que la línea de asunto de su mensaje de Outlook.)

Si desea más información acerca de cómo administrar work streams con Intralinks VIA™ para la Web, consulte el Manual de inicio de Intralinks VIA™ para la Web.

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