Introd a la Adm UNIDAD 5 - El proceso administrativo · 2012-02-06 · Concepto. 2. Interrelación entre las funciones o etapas del Proceso Administrativo. 3. Planeación ... Definición

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Introducción a la AdministraciónProf. Lic. Vicente Bracho

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

CURSO PROBATORIO DE INGRESO – ADMINISTRACIÓN AGROPEC UARIA – Prof. Lic. Vicente Bracho

UNIDAD 1 UNIDAD 2 UNIDAD 3 UNIDAD 4 UNIDAD 5 UNIDAD 6 UNIDAD 7 UNIDAD 8 UNIDAD 9

1. Concepto.2. Interrelación entre las funciones o etapas del

Proceso Administrativo.3. Planeación (Planificación o Planeamiento)4. Definición e importancia.5. Elementos de la planificación (tipos de planes)6. Principios de la planeación.7. Pasos de la planeación.8. Beneficios y Limitaciones de la planeación.9. Planificación estratégica y Planificación operativa.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo se refiere a planear y organizarla estructura de órganos y cargos que componen la empresa,dirigir y controlar sus actividades.

Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa esmucho mayor que la suma de las eficiencias de lostrabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante laracionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganosycargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autoresconsideran que el administrador debe tener una funciónindividual de coordinar, sin embargo parece mas exactoconcebirla como la esencia de la habilidad general paraarmonizar los esfuerzos individuales que se encaminan alcumplimiento de las metas del grupo.

Desde finales del siglo XIX se ha definido laadministración en términos de cuatro funciones específicasde los gerentes:la planificación, la organización, la direccióny el control.

1 EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Prof. Lic. Vicente Bracho

Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, entérminos generales sigue siendo el aceptado.

Por tanto cabe decir quela administración es el procesode planificar, organizar, dirigir y controlar las actividadesde los miembros de la organizacióny el empleo de todos losdemás recursos organizacionales, conel propósito dealcanzar metas establecidas por la organización.

El proceso administrativo constituye, pues, unaestructura muy útil para organizar los conocimientosadministrativos.

Hasta ahora no hansurgido nuevas ideas, resultados deinvestigaciones o técnicas imposibles de integrar a lasclasificaciones de planeación, organización, integracióndepersonal, direccióny control.


La Planeación implica seleccionar misiones y objetivos, asícomo las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lotanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursosde acción futuros a partir de diversas alternativas. Como seexplicará más adelante, existen diversos tipos de planes.

La Organización supone el establecimiento de una estructuraintencionada de las actividades y tareas que los individuosdeberán desempeñar en una empresa.

La Integración de Personalconsiste en ocupar con personaslos puestos o cargos de la estructura de la organización y enmantener esos puestos ocupados y productivos.

La Dirección es el hecho de influir en los individuos para quecontribuyan a favor del cumplimiento de las metas de laorganización y las metas de grupo.

El Control es la función de medir y corregir el desempeñoindividual y organizacional para garantizar que los hechos serealicen de conformidad con los planes previos.

2 Interrelación entre las funciones o etapas del Proceso Administrativo.


Alto Nivel

Mandos Medios

Nivel Operativo

Tiempo dedicado al desempeño de funciones administrativas

Todos los administradores ejercen las funciones que formanparte del proceso administrativo.

No obstante el tiempo que dedican a cada función puede diferir.En la gráfica siguiente se muestra una aproximación del tiempo

relativo que se destina a cada función. Así vemos quelosadministradores de alto nivel dedican más tiempo a la planeacióny organizaciónque los administradores de nivel inferior.

La dirección, a su vez, consume gran parte del tiempo de lossupervisoresde primera línea (nivel operativo).

La diferencia en cuanto al tiempo destinado alcontrol varíasólo ligeramente entre los administradores de losdiversos niveles(alto, medio y bajo).


3 Alicia dijo :... Por favor, me podría decir qué camino debo tomar desde aquí?

El Lobo repuso: Eso depende de adonde

quieras ir!


QUO VADIS?Si no sabe a donde va...!

QUO VADIS?Si no sabe a donde va...!


Planificación

�A dónde vamos?

�Qué queremos?


Toda empresa que desee y luche por la supervivencia, elprogreso y obtener la mayor rentabilidad posible medianteun modo ético en sus operaciones, debe dar muchaimportancia a la planeación.

Mediante la planeación podremos crear mayoresoportunidades para reunir todos los recursos de una empresaen una entidad más efectiva.

La Planeaciónes decidir por adelantado, qué hacer, cómoy cuando hacerlo, y quién ha de hacerlo.

La planeación cubre la brecha que va desde donde estamoshasta donde queremos ir.

Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nuncasucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede serpredicho, y los factores fuera de control pueden interferirconlos planes mejor trazados, a menos que haya planeación, loshechos son abandonados al azar.

4 Planificación. Definición e Importancia.


La planeación es un proceso intelectualmente exigente;requiere la determinación de los cursos de acción y lafundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientosy estimaciones razonadas.

La tarea de la planeación es exactamente:minimizacióndel riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

La Planeación es el proceso por el cual se obtiene unavisión del futuro, en donde es posible determinar y lograr losobjetivos, mediantela elección de un curso deacción.

El propósito de cada plan es facilitar el logro de losobjetivos de la empresa.

Puesto que las organizaciones empresariales deorganización, integración, dirección, liderazgo y control estánencaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales,la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas lasfunciones.


PLANEACIÓNSánchez Guzmán:�“Aquella herramienta de la administración que

nos permite determinar el curso concreto deacción que debemos seguir, para lograr larealización de los objetivos previstos”.

George R. Terry:�“Seleccionar información y hacer suposiciones

respectoal futuro para formular las actividadesnecesarias para realizar los objetivosorganizacionales, estácompuesta de numerosasdecisiones orientadas al futuro. Representa eldestinar pensamientoy tiempo ahora para unainversión en el futuro” .


�Es el proceso de establecer metas y elegir los medios paraalcanzar dichas metas.�Sin planes los gerentes no pueden saber como organizardebidamente su personal ni sus recursos.�Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de quédeben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianzani esperar que los demás le sigan.�Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchasposibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo nidónde se desvían del camino.�El control se convierte en un ejercicio fútil (insignificante).�Ayuda a distinguir entre formular la política (fijar lasguías para pensar en la toma de decisiones) y laadministración, o entre el director, el administrador o elsupervisor.

¿Cuál es la importancia de la Planificación?


�Un administrador, a causa de su delegación de autoridad oposición en la organización, puede mejorar la planeaciónestablecida o hacerla básica y aplicable a una mayorproporción de la empresa que la planeación de otro.�Sin embargo, todos los administradores, desde losdirectores hasta los jefes o supervisores, planean lo que lescorresponde.


NIVEL DIRECTIVOO INSTITUCIONAL

NIVEL MEDIO O DE MANDOS MEDIOS

NIVEL OPERATIVOU OPERACIONAL

� VISION� MISION� FILOSOFIA� OBJETIVOS

GENERALES� POLITICAS� PLANES

ESTRATEGICOS

� OBJETIVOS SECTORIALES

� POLITICAS SECTORIALES

� PLANES TACTICOS

� OBJETIVOS OPERACIONALES

� PLANES OPERACIONALES

� CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES


�Reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y laredundancia y fija los estándares para facilitar el control.�Da dirección a los administradores y a los que no lo son.�Coordinar las actividades, a cooperar unos con otros, y atrabajar en equipo.�La falta de planeación puede evitar que una organizaciónse mueva con eficiencia hacia sus objetivos.�Reduce la incertidumbre.�Aclara la consecuencia de las acciones que podrían tomarlos administradores en respuesta al cambio.�Reduce la superposición y desperdicios de actividades.�La coordinación antes del hecho probablemente descubradesperdicios y redundancia.�Además cuando los medios y los fines están claros, lasineficiencias son obvias.



Así pues, para terminar, podemos afirmar que laplaneación es importante porque:

Propicia el desarrollo de la empresa.Reduce al máximo los riesgos.Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.


5 Elementos de la planificación o tipos de planes

�Los propósitos o misiones: Las aspiracionesfundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigueen forma permanente o semi-permanente un grupo social.

Es la razón de ser de la empresa. También se dice que es lalabor, el encargo o servicio especial que una empresa sepropone lograr hacia el largo plazo.


“La misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación”

Ejemplo:


Enseñar a lagente comopuedenutilizar elpoder de sus cuerpos y mentes parahacermejor sus vidas. “Tú lo puedes hacer”,decimos en cada página de nuestrasrevistas y libros.

Rodale Press Editorial de Libros sobre Salud y Autoayuda

Ejemplo:


Queremos ser siempre el lugar másamigable que podráencontrar para traer asu familia a comer bien, a unacocina deestilo casero del interior, servida concuidado y orgullo en un ambiente delinterior del país agradable y a preciosrazonables.

Restaurante Gente Popular

Comida del Interior

Ejemplo:


Ejemplo:

Crear y conducir la industria de lastransacciones automáticas en elmundo entero.

VerifoneLa Compañíade las Transacciones Automáticas


Aquí no solo vendemos equipos de electrónica...

Vendemos soluciones a las necesidades de nuestros clientes.

Sout American CorporationInternational Trading Company

Ejemplo:


Ejemplo:Prestar servicios financieros, organizar la

comercialización de los productos financiados yproporcionar servicios sociales para mejorar elnivel de vida de los socios y de la comunidad.

La calidad y la recuperación de los costos y gastostotales forman parte de la política de prestaciónde servicios.

Los servicios de crédito seránacompañados concapacitacióny asistencia técnica.

Copafi


Ejemplo:

Proveer servicios financieros de calidad eintermediar eficientemente la provisión deservicios de educacióny consultoría, captandorecursos nacionales e internacionales,preferentemente de organizacionescooperativas, a finde contribuir al crecimientoy fortalecimiento del sistema cooperativo comoalternativa válida para ayudar al desarrollosocio-económico del país.

Credicoop


La Misión Institucional Compartida


5 Elementos de la planificación o tipos de planes

�Visión: Es la capacidad administrativa de ubicar a laempresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí acinco años.

Ejemplo:

Un Banco puede tener como visión "ser

la empresa líder en la prestación de

servicios financieros entoda Europa" .


Ejemplo:

Ser reconocida por nuestros clientes y elgobierno de Australia como el mejorproveedor de servicios y un líder dereformas del sectorpúblico.

Departamento de Servicios Administrativosde la Comunidad Australiana.


Ejemplo:

Nuestra Visión es muy simple. Es una computadora en cada escritorio y en cada casa, corriendo programas elaborados por Microsoft!

Bill Gates


�Objetivos: Son el resultado que se espera obtener, y haciael cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.

Es el resultado o producto que se desea lograr con eltrabajo. Son eventos o realizaciones a lograr en un periododelimitado.

Ejemplo:

Un objetivo de una empresacomercial puede ser

aumentar las ventas del año2006con respectoa las

del 2005.

Los objetivos se puedenser de corto plazo (hasta

un año), medianoplazo (de 1 a 3 años) y largoplazo

(más de 3 años).Prof. Lic. Vicente Bracho

Ejemplo:DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

� Área: Gerencia Comercial.

� Sector: Departamento de Ventas.

� Objetivo: Incrementar en un 15 % la cantidad deventas de productos de la empresa conrelación alaño anterior.



Objetivo

Ganar el Trofeo de la “COPALIBERTADORES DE AMÉRICA”


Objetivo

Volver a clasificar a la “COPALIBERTADORES DE AMÉRICA”


�Metas: Los diferentes propósitos que se deben cumplirpara lograr el objetivo (global). Las metas son fines másespecíficos que integran el objetivo de la empresa.

Por ejemplo:Para la empresa comercial que deseaincrementar sus ventas, unameta podríaser capacitar al equipo de vendedoresdurante los primeros dos meses del año2004, con lo que se busca alcanzar elobjetivo planteado.


�Políticas: Son enunciados generales queguían ocanalizan el pensamiento o la acciónen la toma dedecisiones.

Las políticas delimitan el área dentro de la cual debentomarse las decisiones y debenestar de acuerdo conlosobjetivos; las políticas permiten que los administradoresdeleguenautoridad a la vez que mantienenel control.

Debenestar orientadas hacia la visión, misión, filosofía ylos objetivos de la empresa u organización.

Las políticas son además: principios generales ofilosofías que sirvenpara orientar la acción del grupo detrabajo u organismo social; son normas amplias, generales,elásticas y realistas.


� Política de la empresa:Usar materia prima e insumosnacionales, en el desarrollo de sus actividades. Pagarsalarios altos.

� Política de ventas:Ventas solo al contado, con cobro enefectivo y/o tarjeta de débito automático. Pago poradelantado.

� Política de compras:Adquirir productos y/o servicios deempresas legalmente constituidas en el país. Concursos deprecios y llamados a licitaciones.

� Política de recursos humanos: Promocionar a losmejores funcionarios de los niveles inferiores para cubrir lasvacancias de cargos gerenciales. Capacitar al personal.

Ejemplos:


�Estrategias:La acción de proyectar a un futuro esperado ylos mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de laorganización se comporte como se determinó.

Se puede decir entonces que estrategias son loscursos deacción generalo alternativas quemuestran la dirección y elempleo de los recursos y esfuerzos, en las condiciones másventajosas, preparados para enfrentarse a las situacionescambiantes del medio interno y externo,a fin de alcanzar susobjetivos.

Por ejemplo:

Una estrategiapodría ser "realizar investigacionesde mercado permanentemente, y proveer deeficiente información al equipo de venta, a fin deaumentar las ventas".


�Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debedesarrollarse una actividad; y son guías de acción más que depensamiento.

Los procedimientos son aquellos planes formulados dentrode las políticas establecidas, cuyafinalidad es la de señalar lasecuencia cronológica más eficiente, destinada a obtener losmejores resultadosen cada función concreta realizada dentrode una empresa o grupo social.

Los procedimientos son más definidos que las políticas yseaplican a actividades específicas para la realización de ciertasmetas bien definidas.

Es la descripción de cómo cada una de las series de tareasse van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quién.

1. “Un conjunto de instrucciones específicas para procesar órdenes, o para el pago de sueldo a los empleados”

2. “Todos los pasos que hay que dar para la constitución de una empresa mercantil”


�Métodos: Es una descripción de cómo un paso delprocedimiento puede llevarse a cabo de la mejor formaposible.

Ejemplo: la técnica específica en la aplicación de un test deaptitudes es un método; mientras que la secuencia de pasospara emplear personal constituye un procedimiento.

La simplificación del trabajo (eliminación de losmovimientos innecesarios para hacer un trabajo) debecomenzar con el estudio de los procedimientos.

Con el empleo de métodos adecuados un gerente podrálograr mayor eficiencia, comparar fácilmente losrendimientos, elaborar bases para determinar lacapacidad efectiva del personal, lograr calidad uniformede productos o servicios, etc.


�Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; lascuales son aplicables al “procedimiento” y al “método”; lasreglas de por tanto,son normas que se refieren a una acciónespecífica y definida; o sea,que una regla dice con exactitudque debe hacerse y que no debe hacerse.

Las regla no deja campo o decisión o elección al jefe enquien se delega autoridad, sino que tan solo le permiteanalizar si ella es aplicable al caso concreto de que se trate.

Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no danlibertad de acción.

Ejemplos de este tipo son"no fumar", "no ingeriralimentos eneste sitio", etc.

Conjunto de disposiciones que deben ser interpretadascomo expresión del poder normativo de la empresa, de modoa garantizar la consecución de los resultados deseados.

Tienen carácter de cumplimiento obligatorio.Prof. Lic. Vicente Bracho

Ejemplo:� La Constitución Nacional.� Las leyes de la república, decretos, resoluciones,

ordenanzas.� Los Estatutos sociales, si sonempresas privadas.� La ley orgánica, si soninstituciones públicas.� El reglamento de trabajo o estatuto del personal.� Manuales de cargos y salarios.� Manuales de funciones y de procesos

operacionales.


�Programas: “Los programas son los planes mismos;pero en los cuales no solo se fijanlos objetivos y lasecuencia de operaciones, sinoprincipalmente se hacereferencia al tiempo requerido para realizar cada de unade sus partes.

Es la consecuenciacronológica que confiere vitalidad ysentido práctico a unplan”.

Los programas puedenser a corto plazo generalmente aun año y de largo plazo cuando excede ese período.

Son planes que comprendenobjetivos, metas, políticas,estrategias, procedimientos, reglas, asignaciónde funcionesy recursos, y las acciones necesarias para alcanzar losobjetivos, estableciendo el tiempo necesario para laejecuciónde cada una de las etapas de operación.


Ejemplo:

Conclusión y entrega de Proyectos

Acciones correctivas

Control y evaluación de resultados

Ejecución

Integración del Personal

Organización

Planificación

Diagnóstico

06/200805/200804/200803/200802/200801/2008

Meses

Fasesdel Proyecto

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Figura Nº 19: Cronograma de actividadesProf. Lic. Vicente Bracho

�Presupuestos: Es un plan que representa lasexpectativas para un período futuro, expresados entérminos cuantitativos, tales como dinero, horastrabajadas, unidades producidas, etc.

Los presupuestos puedenser de Operación (ventas,producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, decapital, estados financieros pro forma, etc.).

Hacer un presupuestoes planear, el presupuestoes uninstrumento de control que permite consolidar los planesde una empresa.

Además de su uso en la planeación, el presupuestotambién se utiliza para el control y la coordinación.

Como fuente de coordinación, el presupuestoproporciona información respecto a los planes que se hanhecho, asegurándose de que esténen equilibrio con cadauno de los otros planes. Prof. Lic. Vicente Bracho

Diferentes tipos de presupuestos:

1) Específicos: Comúnmente se usa enel gobierno,

consiste esencialmente enque establece una suma de

dinero como límite a gastar o a invertir en una

determinada actividado programa.

2) Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque

cambien sus ventas o la producción; el estándar o

unidad de medida no cambia.

3) Flexibles o variables:Permite revisar los gastos y los

costos de producción; es más fácil de utilizar en el

control de operaciones que el presupuesto específico.


Existe además otra forma de clasificación de los

presupuestos, y es lasiguiente:

a) Presupuestode operación: incluye la planeación

de las operaciones parael siguiente período.

b) Presupuestode capital: demuestra la planeación

de los cambios enlos activos fijos; y

c) Presupuesto financiero: establece el origen y

aplicación de fondos, tratade los movimientos de

efectivo.


MISIONMISION(Proyecto de la empresa)(Proyecto de la empresa)

DIAGNDIAGN ÓÓSTICO INTERNOSTICO INTERNO(Fuerzas/Debilidades (Fuerzas/Debilidades

de la empresa)de la empresa)

DIAGNDIAGN ÓÓSTICO EXTERNOSTICO EXTERNO(Amenazas/OportunidadesAmenazas/Oportunidades

del entorno)del entorno)

FORMULACIFORMULACI ÓÓN DE OBJETIVOS O METASN DE OBJETIVOS O METAS

QueQue

Se Se quiere quiere hacerhacer

Se puede hacerSe puede hacer

ESTRATEGIASESTRATEGIAS

POLPOLÍÍTICASTICAS PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS REGLASREGLAS

PROGRAMASPROGRAMAS PRESUPUESTOSPRESUPUESTOS

En la gráfica siguiente vemos cómo seinterrelacionan todos estos tipos de planes, desde lamisión hastalos presupuestos.


En la Planeación se pueden considerar los principiossiguientes:� Precisión: El cursos o los cursos de acción a seguir debenser precisos, bien definidos dado que van a seguir accionesconcretas.

Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios quecoordinemos serán necesariamente total o parcialmenteineficientes.

Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y dela imprevisión y emplear planes tan detallados como seaconveniente.� Flexibilidad: Tenemos el que un curso de acción debe ser“flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambiosque resulten convenientes, de acuerdo a la influenciaocasionada por factores internos o externos al organismosocial que nos ocupa.

6 Principios de la planeación.


� Flexibilidad: Todo plan debe dejar suficiente margen, paraque se pueda absorber los cambios que puedan surgir;cambios debido a los imprevisibles, o a las variaciones que sehayan presentado en las circunstancias después de habercumplido con la etapa de la“previsión” y que se hicieronevidente gracias al proceso de revisión continua a que todoplan debe estar sujeto.

En muchos casos, los cambios en cuestión solo seránadaptaciones momentáneas, después de realizar las cualespodemos volver a la dirección original.

Mediante la planeación podremos crear mayoresoportunidades para reunir todos los recursos de una empresaen una entidad más efectiva.



� Unidad de dirección: Para cada objetivo se sigue un cursode acción definido, adecuadamente coordinado con los demásobjetivos y con sus cursos de acción correspondientes.

De tal manera que aunque dentro de una empresa se esténrealizando simultáneamente varios planes, todos ellos debenestar integrados y coordinados de tal manera, que bien puedadecirse que existe un solo plan general.

Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa,así como para obtener el máximo beneficio, todos los planesque se estén desarrollando en la misma o que estén pordesarrollarse deben consolidarse, apoyarse mutuamente, yser congruente en sus fines y en sus medios.

Hay que tomar en cuenta que la planeación general de unaempresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus planesparciales.



� Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamenteintegrado al resto de los planes, para que todos interactúenen conjunto, logrando así una coordinación entre losrecursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar coneficiencia los objetivos.� Rentabilidad: Todo plan deberá lograr una relaciónfavorable de los beneficios que espera con respecto a loscostos que exige, definiendo previamente estos últimos y elvalor de los resultados que se obtendrán en la forma máscuantitativa posible.

El plan debe expresar que los resultados deben sersuperioresa los insumos o gastos.� Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir laparticipación de las personas que habrán de estructurarlo,oque se vean relacionadas de alguna manera con sufuncionamiento.



Según Koontz y Weihrich, los pasos que se citan acontinuación son de aplicación general en cualquier tipode planeación:

1) Detección de las oportunidades:Aunque precede laplaneación real y, por lo tanto, no es estrictamente partedel proceso de planeación, la detección de lasoportunidades tanto en el ambiente externo como dentrode organización, es el verdadero punto de partida de laplaneación.Todos los administradores deben hacer un análisispreliminar de las posibles oportunidades futuras y verlascon claridad y de manera compleja, saber dónde seencuentran los puntos débiles y fuertes, comprender quéproblemas se desean resolver y porqué, así como saber loque se esperar ganar.La plantación requiere de un diagnóstico realista de ladeterminación de oportunidades.

7 Pasos de la planeación.


2) Establecimiento de objetivos: El segundo paso de laplaneación consiste en establecer objetivos para toda laempresa y después para cada unidad de trabajosubordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a cortoplazo, como largo.Los objetivos especifican los resultados esperados yseñalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a quehabrá de darse prioridad y que se debe lograr con la redde estrategias, políticas, procedimientos, reglas,presupuestos y programas.

3) Desarrollo de premisas: El tercer paso lógico de laplaneación es establecer, difundir obtener consenso parautilizar premisas críticas de la planeación tales comopronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentesen la compañía.Estas son suposiciones sobre el ambiente en el que plan ade ejecutarse.


4) Determinación de cursos de acción alternativos:Consisteen buscar cursos alternativos de acción, en particularaquellos que no resultan inmediatamente evidentes.Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativasrazonables y con bastante frecuencia, una que no es obviaresulta ser la mejor.

5) Evaluación de cursos alternativos de acción:Después debuscar los cursos alternativos y examinar sus puntosfuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos,ponderando a la luz de las premisas y metas previamentefijas.Quizás un curso parezca ser el más lucrativo, pero puedeser que requiera un gran desembolso de efectivo y que seade lenta recuperación; otro puede parecer menos rentablepero quizás representa un riesgo menor; otro quizás seadapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.


6) Selección de un curso de acción:Este es el punto en el cualse adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones.Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursosalternativos revelará que dos o más de ellos sonaconsejables y quizás el administrador decida seguirvarios cursos en lugar de una sola.

7) Formulación de planes derivados:Pocas veces cuando setoma una decisión, la planeación esta completa por lo cualse aconseja un séptimo paso, casi invariablemente senecesitan planes derivados para respaldar el plan básico.

8) Expresión numérica de los planes a través delpresupuesto: Se debe presentar una expresión numéricaconvertida en presupuesto, si se preparan bien lospresupuestos se convierten en un medio para sumar losdiversos planes y fijar estándares importantes contra losque se puedan medir el avance de la planeación.


Beneficios:Para facilitar una rápida comprensión, Terry nosda una lista de 8 ventajas de la planeación, que se citanseguidamente. La planeación es ventajosa porque:

1) Contribuye a actividades ordenadas y con propósito.Todoslos esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseadosy se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos.

2) Señala la necesidad de cambios futuros.La planeaciónayuda a visualizar las posibilidades futuras y a evaluarnuevos campos futuros para una posible participación enellos.Capacita al gerente a evitar la entropía, o sea, la tendenciaa dejar que las cosas “sigan su curso”, y a ver los casoscomo podrían ser, no como son.

3) Responde a la pregunta ¿qué pasa si?Tal pregunta permiteal gerente ver a través de una complejidad de variables queafectan a la acción que se decida emprender.

8 Beneficios y Limitaciones de la planeación.


4) Proporciona una base para el control.El gemelo de laplaneación es el control, el cual se ejecuta para cerciorarsede que la planeación está produciendo los resultados que sebuscan.

5) Fomenta el logro.El hecho de poner los pensamientos porescrito y formular un plan proporciona al gerente laorientación y el impulso para el logro.

Escribir los resultados deseados y la forma de lograrlos sonen sí fuerzas positivas hacia una buena administración.

6) Obliga a la visualización de un todo.Esta forma de abarcarla totalidad es muy valiosa, pues capacita al gerente a verlas interrelaciones de importancia y a obtener unacomprensión más plena de cada actividad.

Se reducen el aislamiento y la confusión.Prof. Lic. Vicente Bracho

7) Aumenta y equilibra la utilización de los recursos. Laplaneación proporciona una mejor utilización de lasinstalaciones, tecnología y recursos humanos disponiblesenuna empresa.Las actividades están equilibradas tanto en cantidad comoen oportunidad, asegurándose así el necesario apoyo entreellas.

8) Ayuda al gerente a ganar status.La planeación adecuadaayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada yagresiva.Lo capacita a administrar sus asuntos con un enfoqueorganizado para los problemas futuros con orientacionesadecuados y de largo plazo.

Otras ventajas significativas de la planeación son:� Permite que la empresa este orientada al futuro.� Facilita la coordinación de decisiones.� Resalta los objetivos organizacionales. Prof. Lic. Vicente Bracho

Otras ventajassignificativasde la planeaciónson:�Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que

la empresa opere eficientemente.�Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.�Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.�La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a

la organización, dirección y control, y es su fundamento.�Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las

corazonadas o empirismo.�Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la empresa.�Propicia el desarrollo de la empresa.�Reduce al máximo los riesgos.�Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra

una secuencia de esfuerzos efectivos.�Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.�Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.�Los gastos totales se reducen al mínimo.�Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.�Guía el pensamiento administrativo.�Se elimina el trabajo a base de supuestos.�Permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a

la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.Prof. Lic. Vicente Bracho

Limitaciones: La planeación es una funciónfundamental de la administración, pero, existendesventajas o limitaciones en u uso, nos dice Terry.

La siguiente lista nos muestra estas desventajas:1) La planeación está limitada por la precisión de la

información y por los hechos futuros.Ningún plan puedepredecir con exactitud los eventos con respecto al futuro.Contar con una buena dosis de incertidumbre nospermitirá generar escenarios favorables, intermedios ydesfavorables teniendo en cuenta los riesgos en la toma dedecisiones.

2) La planeación es muy cara.El costo de este trabajo esexcesivo comparado con la utilidad que representa.Muchos administradores creen que el dinero se puedegastar mejor en la ejecución real del trabajo que debehacerse.


3) La planeación tiene muchas barreras psicológicas.La gentetiene más interés por lo que pasa en el presente y no por elfuturo. Muchos creen que la planeación tiende a acelerarlos cambios y esto genera inquietud.

4) La planeación ahoga la iniciativa.Algunos creen que losplanes son como una “camisa de fuerza” para los gerentespor su rigidez.En vez de ayudar, en realidad obstaculiza la creatividad.

5) La planeación demora las acciones.Las emergencias y laspresentaciones súbitas de situaciones difíciles y no usualesdemanda decisiones rápidas.La acción que debe hacerse “ya” no puede demorarse parameditar en diseñar un plan para ello.

6) Los que planean exageran la planeación.Esto estádemostrado por la preparación de informes e instruccioneselaborados más allá de la necesidad práctica, intentandoeliminar todos los riesgos hasta el más ínfimo.


7) La planeación tiene un valor práctico limitado. Algunosalegan que la planeación el mera teoría y que existen otrasmaneras de “salir del paso” cuando se presentan losproblemas y dificultades.

Otras limitaciones de la planeación dignas de mencionarse son:� La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto

no es sino una inversión cuya recuperación y beneficiosadicionales se producen por medio de resultados másefectivos, económicos y rápidos.

� Los buenos esfuerzos de planeación no puedenapresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario parareflexionar, localizar y analizar datos suficientes, paraconsiderar posibles cursos de acción y para formular elplan en sí.

� Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a laplaneación, de tal manera que su costo no llegue a excedera su verdadera utilidad.


Planificación Estratégica: La planificación estratégicapermite la toma de decisiones a largo plazo.

Para ello se debe tomar en cuenta: los cambios en elentorno, la capacidad de la empresa y el climaorganizacional.

Tienen comopropósito establecer oactualizar la misión ylos objetivos generales de la empresa.

Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes yprocedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica seencuentran:a) Identificación de las estrategias actuales.b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.c) Selección de metas estratégicas.d) Evaluación y ejecución de las estrategias.

9 Planificación estratégica y Planificación operativa (táctica).


Planificación Táctica: Es un proceso anual que guía haciael logro de los objetivos propuestos en los programas de laempresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticosson:

1) El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, entanto que los planes tácticos son de corto plazo, y enocasionesmediano plazo.

2) El alcance, ya que los planes estratégicos son másgenerales, en tanto quelos tácticos son específicos.

3) Independencia, ya quelos planes tácticos tienden a reflejarlas metas (plan de acción)y los planes estratégicos lamisión de la empresa.

9 Planificación estratégica y Planificación operativa (táctica).


Ejemplo:DEFINICIÓN DE PLAN DE ACCIÓN

� Área: Gerencia Comercial.

� Sector: Departamento de Ventas.

� Objetivo: Capacitación del equipo de Ventas (5supervisores y 35 vendedores) enTécnicas yProcedimientos de ventas, del 18-01-2000 al 28-01-2000




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