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CONSULTAS
Introducción a las consultas
Con las consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de datos de Access. Otros motivos para usar consultas:
Encontrar datos específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)
Calcular o resumir datos
Automatizar tareas de administración de datos como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.
Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos
En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta, se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse.
Principales tipos de
consulta Usar
Seleccionar Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
Acción Agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de
acciones. Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones de Access.
Crear una consulta de selección
El tipo de consulta de selección es la opción adecuada si tiene intención de revisar datos de solo algunos campos de una tabla, revisar datos de varias tablas a la vez o, sencillamente, ver los datos de acuerdo con determinados criterios.
Revisar los datos de determinados campos
Por ejemplo, si la base de datos tiene una tabla con mucha información sobre productos y quiere repasar una lista de los productos y sus precios, así es como podría crear una consulta de selección para obtener únicamente los nombres de producto y sus respectivos precios:
1. Abra la base de datos y, en la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en la tabla Productos y luego cierre el
cuadro de diálogo. 3. Supongamos que en la tabla Productos tenemos los campos Nombre de producto y Precio listado. Haga
doble clic en Nombre de producto y Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
4. En la pestaña Diseño , haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de los productos y sus precios.
Revisar los datos de varias tablas relacionadas a la vez
Por ejemplo, tiene una base de datos de una tienda de comestibles y quiere repasar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas denominadas Clientes y Pedidos, respectivamente. Cada tabla tiene un campo de Id. de cliente, que forma la base de una relación de uno a varios entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, del modo siguiente:
1. Abra la base de datos. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Clientes y luego en
Pedidos. 3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Fíjese en la línea (denominada combinación) que conecta el
campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de la fila Mostrar. 6. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.
Desactivar la casilla Mostrar hace que la consulta no muestre la ciudad en los resultados, y escribir Las Vegas en la fila Criterios indica que quiere ver solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve solo los clientes de Las Vegas. No es necesario mostrar un campo para usarlo con un criterio.
7. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.
8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de pedidos de los clientes de Las Vegas.
9. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Crear una consulta de parámetros
Si quiere iniciar variaciones de una consulta concreta con frecuencia, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando inicia una consulta de este tipo, la consulta pide los valores de los campos y, después, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.
Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que aprendió a crear una consulta de selección que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas, puede modificar dicha consulta para que le pida que especifique la ciudad cada vez que se inicie. Para poner esto en práctica, abra la base de datos que creó en el ejemplo anterior:
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y después haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y después escriba [¿Qué ciudad?].
La cadena [¿Qué ciudad?] es la petición de parámetros. Los corchetes indican que quiere que la consulta pida información y el texto (en este caso, ¿Qué ciudad?) es la pregunta que aparece en la petición de parámetros.
Nota No se pueden usar ni puntos (.) ni signos de exclamación (!) como texto en el mensaje de petición de parámetros.
3. Active la casilla en la fila Mostrar de la columna Ciudad para que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta le pide que escriba un valor en Ciudad.
5. Escriba Nueva York y presione ENTRAR para ver los pedidos de los clientes de Nueva York.
¿Qué ocurre si no sabe qué valores puede especificar? Puede usar caracteres comodín como parte del mensaje:
6. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño. 7. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Qué
ciudad?]&"*".
En esta petición de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la Y comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra “L” y, si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra “s”.
8. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Después, en el mensaje de la consulta, escriba Nuevo y presione ENTRAR.
La consulta se inicia y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.
Especificar los tipos de datos de los parámetros
También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos de cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos en los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más específico si facilitan un tipo de datos equivocado como, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.
Nota Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpreta como texto y no aparece ningún mensaje de error.
Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:
1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.
2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la petición de cada parámetro para el que quiera especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la petición que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.
3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos de cada parámetro.
Crear una consulta de totales
La fila Total de una hoja de datos es muy útil pero, para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales, que es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos (como cuando quiere ver las ventas totales por producto). En una consulta de totales, puede usar la función Suma (una función de agregado) para ver las ventas totales por producto.
Nota No se pueden usar funciones de agregado en las aplicaciones de Access.
Use el siguiente el procedimiento para modificar la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior con el fin de obtener subtotales resumidos por producto.
1. En la pestaña Inicio, haga clic en Ver > Vista Diseño.
Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.
2. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.
Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Nota Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:
Puede agrupar datos por valores de campo con la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
Puede agregar la fila de hoja de datos Total a los resultados de una consulta de totales.
Al usar la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no quiere hacer ningún cálculo en un campo, puede agrupar los datos por ese campo.
3. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
4. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos con los subtotales.
5. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.
Hacer cálculos basados en los datos
Normalmente, las tablas no se usan para almacenar valores calculados (como subtotales), aun cuando se basen en datos de la misma base de datos, ya que los valores calculados dejan de estar actualizados si cambian los valores en los que están basados. Por ejemplo, no conviene almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en lugar de hacer esto, almacene la fecha de nacimiento de la persona y use una consulta para calcular su edad.
Supongamos que tiene una base de datos con algunos productos que le gustaría vender. En ella hay una tabla denominada Detalles de pedido que contiene información sobre los productos en campos (como el precio de cada uno de ellos y las cantidades). El subtotal se puede calcular con una consulta que multiplique la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplique la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, finalmente reste el descuento total del precio total. Si creó la base de datos de prueba en el ejemplo anterior, ábrala y practique del siguiente modo:
1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro de diálogo Mostrar tablas, en la pestaña Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido. 3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 4. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera
columna de la cuadrícula de diseño de la consulta. 5. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y haga clic
en Zoom en el menú contextual. 6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad]*[Precio unitario])-
([Cantidad]*[Precio unitario]*[Descuento]) 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra una lista de productos y
subtotales por pedido. 9. Presione CTRL+G para guardar la consulta y después asígnele el nombre Subtotales de productos.
Mostrar datos resumidos o agregados
Cuando se usan tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios. En Access se puede agregar una fila Totales a una hoja de datos. La fila Totales es una fila situada al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.
1. Inicie la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos. 2. En la pestaña Inicio, haga clic en Totales. Aparece una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos
con la palabra Total en la primera columna. 3. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total. 4. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Dado que la columna contiene
datos de texto, hay solo dos opciones: Ninguno y Cuenta. 5. Seleccione Cuenta. El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna.
6. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna). Observe que aparece una flecha en la celda. 7. Haga clic en la flecha y, después, en Suma. El campo muestra una suma de los valores de la columna. 8. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.
Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas
Ahora supongamos que, además de comprobar los subtotales de los productos, también quiere agregar los datos por meses, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna, los subtotales de productos de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de productos de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.
Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.
1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño. 2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla. 3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y después haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas. En la
cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Referencias cruzadas.
5. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y después haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abre el cuadro Zoom.
6. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente: Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido]) 7. Haga clic en Aceptar. 8. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable:
Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.
9. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se inicia y muestra los subtotales de productos agregados por mes.
10. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Crear una consulta de creación de tabla
Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.
Por ejemplo, supongamos que quiere enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, quiere restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.
Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, después, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:
1. Abra la base de datos del ejemplo anterior.
Para iniciar una consulta de creación de tabla, puede que tenga que habilitar el contenido de la base de datos.
Nota Si aparece un mensaje sobre la opción de habilitar la base de datos debajo de la cinta de opciones, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos ya está en una ubicación de confianza, no verá la barra de mensajes.
2. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. 3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos y, después,
cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
4. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad de destino para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio unitario y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
6. En la columna Ciudad de destino de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (comillas simples incluidas). Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.
7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 8. Presione Ctrl+G para guardar la consulta. 9. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y luego haga clic en
Aceptar. 10. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y después en Vista Diseño. 11. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.
12. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y después haga clic en Aceptar.
13. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. 14. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y vea la nueva tabla que aparece en el panel de
navegación.
Nota Si ya hay una tabla con el mismo nombre, Access la elimina antes de que se inicie la consulta.
Crear una consulta de datos anexados
Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.
Por ejemplo, supongamos que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que este socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee, por lo que ahora quiere agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio. Haga lo siguiente para agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago:
1. Abra la consulta denominada “Consulta de pedidos de Chicago” en la vista Diseño. 2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abre el cuadro de diálogo
Anexar.
3. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad de destino, elimine 'Chicago' y después escriba 'Milwaukee'.
5. En la fila Anexar a, seleccione el campo correspondiente a cada columna.
En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.
6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Nota Al iniciar una consulta que devuelve una gran cantidad de datos, puede aparecer un mensaje de error que indica que la consulta no se puede deshacer. Pruebe a aumentar el límite del segmento de memoria a 3 MB para que la consulta se procese correctamente.
Crear una consulta de actualización
Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Las consultas de actualización permiten revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.
Importante Las consultas de acciones no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar con una consulta de actualización.
Nota Las consultas de actualización no están disponibles en las aplicaciones de Access.
En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles en los informes, puede cambiar los identificadores de producto por los nombres de producto del siguiente modo:
1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño. 2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto. 3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago. 4. En la pestaña Crear, en el grupo Consulta, haga clic en Diseño de consulta. 5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en Productos y,
después, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 6. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.
7. En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a. 8. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la
cuadrícula de diseño. 9. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo
siguiente: [Productos].[Nombre de producto]
Sugerencia Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo con una cadena vacía ("") o un valor NULO en la fila Actualizar a.
10. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente: [Id. de producto] Como ([Productos].[Id.]) 11. Puede comprobar qué valores cambiarán con una consulta de actualización si visualiza la consulta en la
vista Hoja de datos. 12. En la pestaña Diseño, haga clic en Ver > Vista Hoja de datos. La consulta devuelve una lista con los
identificadores de producto que se van a actualizar. 13. En la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.
Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han cambiado por los nombres de producto de la tabla Productos.
Crear una consulta de eliminación
Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para introducir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Las consultas de eliminación permiten revisar las filas que se van a eliminar antes de llevar a cabo la eliminación.
Nota La opción de las consultas de eliminación no está disponible en las aplicaciones de Access.
Por ejemplo, supongamos que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago del ejemplo anterior a su socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que algunas filas contienen campos vacíos y decide quitar esas filas antes de enviar la tabla. Bastaría con abrir la tabla y eliminar las filas manualmente pero, si hay muchas filas que eliminar y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse, puede resultar útil emplear una consulta de eliminación.
Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor de Id. de pedido siguiendo este procedimiento:
1. En la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta. 2. En el cuadro Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y cierre el cuadro Mostrar tabla. 3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar. En la cuadrícula de diseño, las
filas Ordenar y Mostrar desaparecen y se muestra la fila Eliminar.
4. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula. 5. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo. 6. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Criterios en las consultas
Criterios de consulta
Los criterios de consulta le ayudarán a centrar la búsqueda en los elementos específicos de la base de datos. Si
algún elemento coincide con todos los criterios introducidos, aparecerá en los resultados de la consulta.
Para agregar un criterio a una consulta, ábrala en la vista Diseño e identifique los campos (columnas) para los
que desea especificar criterios. Si el campo no está en la cuadrícula de diseño, haga doble clic en el campo para
añadirlo y, a continuación, escriba el criterio en la fila Criterios del campo.
A continuación encontrará algunos ejemplos de criterios utilizados con frecuencia que puede usar como punto
de partida para crear sus criterios. Los ejemplos se agrupan por tipos de datos.
Ejemplos de criterios para los campos de texto
Pongamos que tenemos una tabla de información de contactos. Los ejemplos siguientes muestran varios
criterios para el campo PaísRegión de esa consulta. La fila Criterios que aparece resaltada es donde debe escribir
el criterio.
PARA INCLUIR ELEMENTOS QUE...
USE ESTE CRITERIO EL RESULTADO DE LA CONSULTA DEVUELVA ELEMENTOS
Coincidan exactamente con un valor, como China
"China" En los que el campo PaísRegión tenga el valor China.
Para más información, consulte cómo aplicar los
criterios a los valores de texto.
No coincidan con un valor, como México
No "México" En los que el campo PaísRegión tenga un valor distinto de México.
Empiecen por la cadena especificada, como U
Como U* Todos los países o regiones cuyos nombres empiecen
por "U", como Uruguay, Uganda, etc.
NOTA Cuando se utiliza en una expresión, el
asterisco (*) representa cualquier cadena de
caracteres (también se denomina "carácter comodín").
Para obtener una lista de este tipo de caracteres,
consulte el artículo Información de referencia sobre los
caracteres comodín en Access.
No empiecen por la cadena especificada, como U
No como U* Todos los países o regiones cuyos nombres empiezan por un carácter distinto de "U".
Contengan la cadena especificada, como Corea
Como "*Corea*" Todos los países o regiones que contengan la cadena "Corea".
Que no tengan la cadena especificada, como Corea
No como "*Corea*" Todos los países o regiones que no contengan la cadena "Corea".
Acaben con la cadena especificada, como "ina"
Como "*ina" Todos los países o regiones cuyos nombres acaben con "ina", como China y Argentina.
No acaben con la cadena especificada, como "ina"
No como "*ina" Todos los países o regiones cuyos nombres no acaben con "ina", como China y Argentina.
Contengan valores nulos (o que falten)
Es Nulo En los que no hay ningún valor en el campo.
No contengan valores nulos
No es Nulo En los que no falta el valor en el campo.
Contengan cadenas de longitud cero
"" (un par de comillas) En los que el campo tiene un valor en blanco (pero no nulo). Por ejemplo, los elementos de ventas realizadas a otro departamento podrían contener un valor en blanco en el campo PaísRegión.
No contengan cadenas de longitud cero
No "" En los que el campo PaísRegión no tiene un valor en blanco.
Contengan valores nulos o cadenas de longitud cero.
"" O Es Nulo En los que no hay ningún valor en el campo, o bien el campo tiene un valor en blanco.
Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" En los que el campo PaísRegión tiene un valor no en blanco y no nulo.
Vayan a continuación de un valor, como México, si se ordenan alfabéticamente
>= "México" Todos los países o regiones a partir de México y posteriores por orden alfabético.
Estén incluidos en un intervalo específico, como de la A hasta la D
Como "[A-D]*" Países o regiones cuyos nombres empiezan por las letras "A" a la "D".
Coincidan con uno de dos valores, tales como Estados Unidos o Reino Unido
"Estados Unidos" O "Reino Unido"
Estados Unidos y Reino Unido.
Contengan uno de los valores de una lista
En("Francia", "China", "Alemania", "Japón")
Todos los países y regiones especificados en la lista.
Contengan ciertos caracteres en una posición específica en el valor del campo
Der([PaísRegión], 1) = "y"
Todos los países y regiones cuya última letra sea "y".
Satisfagan requisitos de longitud
Longitud([PaísRegión]) > 10
Países y regiones cuyo nombre esté formado por más de 10 caracteres.
Coincidan con un modelo específico
Como "Chi??" Países o regiones, como China y Chile, cuyos nombres
tengan cinco caracteres y los primeros tres sean "Chi".
NOTA Al utilizarlos en una expresión, los
caracteres ? y _representan un solo carácter. El
carácter comodín _ no puede utilizarse en la misma
expresión con el carácter ?, ni tampoco puede
utilizarse con el carácter del asterisco.
Ejemplos de criterios para campos numéricos y monetarios
Para este ejemplo, tenemos la consulta PrecioUnidad en una tabla de productos. Añada el criterio en la fila de
criterios y en la fila resaltada si tiene criterios OR.
PARA INCLUIR ELEMENTOS QUE...
USE ESTE CRITERIO
EL RESULTADO DE LA CONSULTA DEVUELVE ELEMENTOS (REGISTROS) EN LOS QUE EL PRECIO UNITARIO…
Coincidan exactamente con un valor, como 100
100 Del producto es 100 $.
No coincidan con un valor, como 1000
No 1000 Del producto no es 1000 $.
Contengan un valor menor que otro valor, como 100
< 100 <= 100
Es menor que 100 $ (< 100). La segunda expresión (<=100) muestra los elementos donde el precio por unidad es menor o igual que 100 $.
Contengan un valor mayor que otro valor, como 99,99
>99,99 >=99,99
Mayor que 99,99 $ (> 99,99). La segunda expresión muestra los elementos en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $.
Contengan uno de entre dos valores, como 20 o 25
20 o 25 Es 20 $ o 25 $.
Contengan un valor que esté incluido en un intervalo
>49,99 Y <99,99 O bien, Entre 50 Y 100
Está entre 49,99 $ y 99,99 $ (pero sin incluir estas cantidades).
Contengan un valor que esté fuera de un intervalo
<50 O >100 No está entre 50 $ y 100 $.
Contengan uno entre varios valores
En(20, 25, 30)
Es 20 $, 25 $ o 30 $.
Contengan un valor que acabe con los dígitos especificados
Como "*4,99"
Acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $, 24,99 $, etc.
Contengan valores nulos (o Es Nulo Elementos en los que no se ha especificado ningún valor en
que falten) el campo PrecioUnidad.
Contengan valores no nulos No es Nulo Elementos en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.
Ejemplos de criterios de un campo Sí/No
Como ejemplo, en la tabla Clientes aparece un campo Sí/No llamado Activo que se utiliza para indicar si la
cuenta de un cliente está activa actualmente. En la tabla siguiente se muestra cómo se escriben los valores en la
fila Criterios para evaluar un campo Sí/No.
VALOR DEL CAMPO RESULTADO
Sí, Verdadero, 1 o -1 Comprobado para un valor Sí. Un valor de 1 o -1 se convierte a "Verdadero" en la fila Criterios después de escribirlo.
No, Falso o 0 Comprobado para un valor No. Un valor de 0 se convierte a "Falso" en la fila Criterios después de escribirlo.
Sin valor (nulo) No probado
Cualquier número distinto de 1, -1 o 0 Ningún resultado si es el único valor de criterios en el campo
Cualquier cadena de caracteres distinta de Sí, No, Verdadero o Falso
La consulta no se ejecuta debido a un error de coincidencia de tipos de datos
Criterios de fecha y hora
Hay muchas formas de usar los criterios de fecha y hora en una consulta. Consulte el artículo Usar fechas como
criterios en las consultas de Access.
Ejemplo de criterios en fechas
A continuación mostramos algunos ejemplos de criterios de fecha habituales, desde los filtros más sencillos de
fecha hasta los cálculos complejos de intervalos de fechas. Algunos de los ejemplos más complejos usan la
función de fecha de Access para extraer diversas partes de las fechas y proporcionar los resultados deseados.
Ejemplos en los que se utiliza la fecha actual en sus criterios
PARA INCLUIR
ELEMENTOS QUE...
USE ESTE CRITERIO RESULTADO DE LA CONSULTA
Contengan la fecha en
curso
Date() Devuelve los elementos que
tengan la fecha del día en
curso. O sea, si hoy es el
2/2/2012, verá los elementos
cuyo campo de fecha esté
definido en 2 de febrero de
2012.
Contengan la fecha de Date()-1 Devuelve los elementos que
tengan la fecha del día
ayer anterior. O sea, si hoy es el
2/2/2012, verá los elementos
correspondientes al 1 de
febrero de 2012.
Contengan la fecha de
mañana
Date() + 1 Devuelve los elementos que
tengan la fecha del día de
mañana. O sea, si hoy es el 2
de febrero de 2012, verá los
elementos fechados el 3 de
febrero de 2012.
Contengan fechas
correspondientes a la
semana en curso
DatePart("ww", [SalesDate]) = DatePart("ww",
Date()) and Year( [SalesDate]) = Year(Date())
Devuelve los elementos que
tengan fechas
correspondientes a la semana
en curso. En Access, la
semana empieza el domingo y
acaba el sábado.
Contengan fechas
correspondientes a la
semana anterior
Year([SalesDate])* 53 + DatePart("ww",
[SalesDate]) = Year(Date())* 53 + DatePart("ww",
Date()) - 1
Devuelve los elementos que
tengan fechas
correspondientes a la semana
anterior. En Access, la semana
empieza el domingo y acaba
el sábado.
Contengan fechas
correspondientes a la
semana siguiente
Year([SalesDate])* 53+DatePart("ww",
[SalesDate]) = Year(Date())* 53+DatePart("ww",
Date()) + 1
Devuelve los elementos que
tengan fechas
correspondientes a la semana
siguiente. En Access, la
semana empieza el domingo y
acaba el sábado.
Contengan una fecha
que entre dentro de
los últimos 7 días
Between Date() and Date()-6 Devuelve los elementos que
tengan fechas
correspondientes a los
últimos 7 días. Si hoy es el
2/2/2012, verá los elementos
correspondientes al intervalo
comprendido entre el 24 de
enero de 2012 y el 2 de
febrero de 2012.
Contengan una fecha
del mes en curso
Year([SalesDate]) = Year(Now()) And
Month([SalesDate]) = Month(Now())
Devuelve los elementos con
fecha del mes en curso. O sea,
si hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes a
febrero de 2012.
Contengan una fecha Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m", Devuelve los elementos con
del mes anterior [SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m",
Date()) - 1
fecha del mes anterior. O sea,
si hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes a
enero de 2012.
Contengan una fecha
del mes siguiente
Year([SalesDate])* 12 + DatePart("m",
[SalesDate]) = Year(Date())* 12 + DatePart("m",
Date()) + 1
Devuelve los elementos con
fecha del mes siguiente. O
sea, si hoy es el 2/2/2012,
verá los elementos
correspondientes a marzo de
2012.
Contengan una fecha
que entre dentro de
los últimos 30 o 31
días
Between Date( ) And DateAdd("M", -1, Date( )) Devuelve los elementos de un
mes. O sea, si hoy es el
2/2/2012, verá los elementos
del período comprendido
entre el 2 de enero de 2012 y
el 2 de febrero del 2012.
Contengan una fecha
del trimestre en curso
Year([SalesDate]) = Year(Now()) And DatePart("q",
Date()) = DatePart("q", Now())
Devuelve los elementos del
trimestre en curso. O sea, si
hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes
al primer trimestre de 2012.
Contengan una fecha
del trimestre anterior
Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) =
Year(Date())*4+DatePart("q",Date())- 1
Devuelve los elementos del
trimestre anterior. O sea, si
hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos del último
trimestre de 2011.
Contengan una fecha
del trimestre
siguiente
Year([SalesDate])*4+DatePart("q",[SalesDate]) =
Year(Date())*4+DatePart("q",Date())+1
Devuelve los elementos del
trimestre siguiente. O sea, si
hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes
al segundo trimestre de 2012.
Contengan una fecha
del año en curso
Year([SalesDate]) = Year(Date()) Devuelve los elementos del
año en curso. O sea, si hoy es
el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes
al año 2012.
Contengan una fecha
del año anterior
Year([SalesDate]) = Year(Date()) - 1 Devuelve los elementos del
año anterior. O sea, si hoy es
el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes
al año 2011.
Contengan una fecha
del año siguiente
Year([SalesDate]) = Year(Date()) + 1 Devuelve los elementos con
fecha del año siguiente. O sea,
si hoy es el 2/2/2012, verá los
elementos correspondientes
al año 2013.
Contengan una fecha
comprendida entre el
1 de enero y hoy
(elementos del año
hasta la fecha)
Year([SalesDate]) = Year(Date()) and
Month([SalesDate]) <= Month(Date()) and
Day([SalesDate]) <= Day (Date())
Devuelve los elementos
fechados entre el 1 de enero
del año en curso y hoy. Si la
fecha de hoy es el 2/2/2012,
verá los elementos fechados
entre el 1 de enero de 2012 y
el 2 de febrero de 2012.
Contengan una fecha
ya pasada
< Date() Devuelve los elementos cuya
fecha sea anterior a hoy.
Contengan una fecha
del futuro
> Date() Devuelve los elementos cuya
fecha sea posterior a hoy.
Ejemplos en los que se trabaja con una fecha o un rango de fechas distintas de la fecha actual
PARA INCLUIR ELEMENTOS
QUE...
USE ESTE
CRITERIO
RESULTADO DE LA CONSULTA
Coincidan exactamente con un
valor, como 02.02.12
#2/2/2012# Devuelve únicamente los elementos cuya fecha sea
2 de febrero de 2012.
No coincidan con una fecha,
como 02.02.12
Not #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha no sea el 2 de
febrero de 2012.
Contengan valores previos a una
fecha determinada, como
2.2.2012
< #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al 2
de febrero de 2012.
Si desea ver elementos cuya fecha sea anterior al 2
de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha, use
el operador <= en vez del operador < .
Contengan valores posteriores a
una fecha determinada, como
2.2.2012
> #2/2/2012# Devuelve los elementos cuya fecha sea posterior al
2 de febrero de 2012.
Si desea ver elementos cuya fecha sea posterior al
2 de febrero de 2012 o coincida con dicha fecha,
use el operador >= en vez del operador >.
Contengan valores comprendidos
en un intervalo de fechas (entre
dos fechas)
>#2/2/2012# and
<#2/4/2012# Devuelve los elementos que tienen una fecha
comprendida entre el 2 de febrero de 2012 y el 4
de febrero de 2012.
NOTA También puede usar el
operador Between para filtrar según un intervalo
de valores, incluidos los extremos. Por ejemplo,
Between #2/2/2012# and #2/4/2012# es lo mismo
que >=#2/2/2012# and <=#2/4/2012#.
Contengan fechas que están
fuera de un intervalo
<#2/2/2012# or
>#2/4/2012#
Devuelve los elementos cuya fecha sea anterior al 2
de febrero de 2012 o posterior al 4 de febrero de
2012.
Contengan una de dos fechas,
como 02.02.12 o 03.02.12
#2/2/2012# or
#2/3/2012#
Devuelve los elementos fechados en el 2 de
febrero de 2012 o 3 de febrero de 2012.
Contengan una o más de varias
fechas
In (#2/1/2012#,
#3/1/2012#,
#4/1/2012#)
Devuelve los elementos cuya fecha sea 1 de
febrero de 2012, 1 de marzo de 2012 o 1 de abril
de 2012.
Contengan una fecha de un mes
específico (independientemente
del año), como diciembre.
DatePart("m",
[SalesDate]) = 12
Devuelve elementos fechados en diciembre de
cualquier año.
Contengan una fecha de un
trimestre específico
(independientemente del año),
como el primer trimestre.
DatePart("q",
[SalesDate]) = 1
Devuelve elementos fechados en el primer
trimestre de cualquier año.
Filtren valores nulos (o que
falten)
Is Null Devuelve los elementos cuya fecha no se haya
especificado.
Filtren valores no nulos Is Not Null Devuelve los elementos cuya fecha se haya
especificado.
Consultas que filtran fechas nulas (que faltan) o no nulas
PARA INCLUIR ELEMENTOS
QUE...
USE ESTE
CRITERIO
RESULTADO DE LA CONSULTA
Filtren valores nulos (o que
falten)
Is Null Devuelve los elementos cuya fecha no se haya
especificado.
Filtren valores no nulos Is Not Null Devuelve los elementos cuya fecha se haya
especificado.
