Introducción a FM. Copyright ©2005 Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. Todos los derechos reservados 2 Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo

Introducción a FM

2 Copyright ©2005 Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C.Todos los derechos reservados

Agenda

Introducción a FM

Capítulo 1: Objetivo

Capítulo 2: Conceptos Generales

Capítulo 4: Clases de Movimientos

Capítulo 3: Estructura Presupuestal

Capítulo 5: Control de Disponibilidad

Capítulo 6: Mensajes

Capítulo 7: Reportes


Objetivo del Taller

ADMINISTRAR EL PRESUPUESTO, CON EL FIN DE EVITAR EL SOBREGIRO EN LOS EGRESOS AUTORIZADOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD.

EL CONTROL PRESUPUESTAL ES UN SUBMODULO DE SAP-FI QUE PERMITE LLEVAR UN CONTROL DETALLADO DE LOS GASTOS.

EL CONTROL PRESUPUESTAL SE ORIENTA A GENERAR INFORMACION UTIL PARA CONOCER EL PRESUPUESTO DE INGRESOS.(VARIACIONES ENTRE EL PRESUPUESTO ORIGINAL Y EL ACTUAL).

LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LOS MODULOS DE FI, ACTIVO FIJO Y MM VAN A REFLEJARSE EN EL CONTROL PRESUPUESTAL, CUANDO AFECTEN CTAS. DE GASTOS.

EL MODULO DE FM NO CALCULA PRESUPUESTOS , ADMINISTRA EL PRESUPUESTO EN BASE A LA CARGA QUE SE HAYA HECHO CON LOS INDICADORES ,METRICAS Y POLITICAS QUE TENGA ESTABLECIDO PARA DICHO CALCULO


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Conceptos Generales

• CONTROL PRESUPUESTAL

• ENTIDAD CP

• CENTRO GESTOR

• POSICIONES FINANCIERAS

-IMPUTACION

-INTEGRACION

• PLAN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA


Definiciones

Control Presupuestal : FM

El control presupuestal es un sub modulo de SAP-FI que permite llevar un control detallado de los gastos y de los ingresos, se orienta a generar información útil para conocer el presupuesto disponible

Entidad CP:

Es el área de mas alto nivel en donde se controla la Gestión Presupuestaria.

Centros gestores:

Son las áreas responsables dentro de la empresa, encargadas de ejercer el presupuesto. Y pueden representar a un Centro de Costo o agrupación de centros de costos que integran un área determinada, en función de la estructura organizacional.

Posiciones financieras de imputación:

Agrupación de cuentas de gastos homogéneas de diferentes especialidades, susceptibles de afectar contablemente.

Posiciones financiera de integración:

Agrupación de posiciones financieras de imputación, con la característica de no ser afectables por ser agrupadoras.


CENTRO GESTOR

CENTRO COSTOS

909401250 SIST ADMON.

909201110 GCIATECNOL.

909401300 GCIA SIST. INF.

CENTRO GESTOR

SISTEMAS

CEGESISTEMAS

CENTRO COSTOS909401250 SISTEMAS ADMION909201110 GCIA TECNOLOGIAS909401300 GCIA SISTEMAS INF

ASIGNACION

(Su equivalente son los centros de Costo o Grupo )


POSICION FINANCIERA

Posición Financiera : Reflejan los conceptos de egresos que presupuesta y controla la empresa. Y pueden ser la agrupación de varias cuentas de mayor o representar solo una de ellas.

G=Gastos63002305 = Cuenta de Mayor

POSICION PRESUPUESTARIA

G63002305

CTA. MAYOR

63002305Papelería

ASIGNACION

(Su equivalente son las cuentas de Mayor)


POSICIONES FINANCIERAS

Imputación Integración


ASIGANCION DE POSICIONES FINANCIERAS


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Capítulo 1: Objetivo General





Entidad CP

LA ENTIDAD CP ES UNA UNIDAD ORGANIZATIVA EN LA CUAL SE LLEVARA EL CONTROL PRESUPUESTAL.


ESTRUCTURA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO

POSICIONES FINANCIERAS

CENTROS GESTORES

ENTIDAD CP


JERARQUIA DE CENTROS GESTORES


JERARQUIA DE POSICIONES


Integración Centros Gestores y Posiciones Presupuestarias


Derivaciones

Uso: Las derivaciones minimizan las entradas manuales del elemento de imputación de gestión presupuestaria (centro gestor, posición financiera, fondos ). Esto significa que no es necesario introducir el elemento de imputación presupuestario manualmente, al realizar contabilizaciones en otros componentes como Gestión financiera y Recursos humanos).


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Clases de Movimientos

Control Presupuestal permite realizar modificaciones al presupuesto creando un documento por cada uno de los movimientos, permitiendo llevar así un control y registro sobre los mismos.

SE TIENEN TRES TIPOS DE OPERACIONES

• SUPLEMENTOS

• DEVOLUCIONES

• TRASLADOS

Puede aprovechar los suplementos y devoluciones para aumentar o disminuir el presupuesto. Aparte de estas actualizaciones de presupuesto

más orientadas hacia el exterior, el tercer proceso (traslados) está pensado para trasladar fondos de presupuesto de manera interna.



EL MODULO DE CONTROL PRESUPUESTAL PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO.

(El presupuesto Original no se afecta)


Clases de Movimientos / Liberaciones

En muchas empresas, distribuir un presupuesto no equivale a liberar los fondos. Por esta razón, el Control presupuestario incluye una opción de liberación, que puede utilizarse para liberar el presupuesto poco a poco. Esta liberación se basa en el presupuesto actual, es decir, el presupuesto original corregido mediante suplementos, devoluciones y traslados.


LIBERACIONES

Una vez cargado el presupuesto original se procede a liberar mensualmente dicho disponible, con el propósito de poder ejercer el gasto que les corresponda. Las liberaciones se deberán realizar el último día hábil de cada mes, liberando exclusivamente lo relacionado con el mes siguiente, a continuación se presenta el calendario de liberaciones como ejemplo:

Fecha Mes a liberar Responsable de la liberación

Dic.2002 Enero Administrador Central31.01.2003 Febrero Adminsitrador Divisional28.02.2003 Marzo Adminsitrador Divisional31.02.2003 Abril Adminsitrador Divisional30.04.2003 Mayo Adminsitrador Divisional30.05.2003 Junio Adminsitrador Divisional30.06.2003 Julio Adminsitrador Divisional31.07.2003 Agosto Adminsitrador Divisional29.08.2003 Septiembre Adminsitrador Divisional30.09.2003 Octubre Adminsitrador Divisional31.10.2003 Noviembre Adminsitrador Divisional28.11.2003 Diciembre Adminsitrador Divisional

En tanto no se liberen el monto disponible cargado por la Gerencia del Presupuesto, no será posible realizar ningún registro contable, Sap enviará mensajes de error sin permitir contabilizaciones.



LIBERACIONES DEL PRESUPUESTO.

AUTORIZAR CIERTO MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA SU APLICACIÓN (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA).

Pres. Actual$ 1,000.00

Liberación$ 600.00

Pedido$ 300.00

DisponiblePres. Lib$ 300.00

·

Pedido$ 400.00

·

ERRORSol. Liberación de presupuesto por $100.00



SUPLEMENTOS DEL PRESUPUESTO.

INCREMENTAR EL MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL MODIFICANDO EL TOTAL ORIGINAL (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA).

Pres. Actual$ 1,000.00

Liberación$ 600.00

Pedido$ 300.00

DisponiblePres. Lib$ 300.00

·

Pedido$ 800.00

·

ERRORSol.Liberación de presupuesto por $400.00 y $100.00 un suplemento


Principales Movimientos

TRASLADOS DEL PRESUPUESTO.

TRANSFERIR DE UN CENTRO GESTOR Y UNA POS. FINANCIERA ,HACIA OTRO CENTRO GESTOR Y UNA POSICION FINANCIERA

EMISOR DISMINUYE

RECEPTOR INCREMENTA


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Capítulo 4: Clases de movimiento




Control de Disponibilidad

ObjetivoEste componente ayuda a supervisar los fondos disponibles. Cuando se ejecuta el presupuesto, verifica los recursos asignados para gastos Las contabilizaciones del sistema de gestión presupuestaria relativas a estos recursos establecen comprometidos (tales como pedidos) y se crean los datos reales (tales como facturas y pagos).

FuncionalidadCon este componente, se puede poner a punto el control de presupuesto:· Control de disponibilidad para ingresos y gastos· Control de disponibilidad contra liberaciones (únicamente para gastos)· Control de disponibilidad a partir del presupuesto anual o presupuesto global· Límites de tolerancia





Control a nivel Centro Gestor / Flexible



Control a nivel Centro Gestor - Posición Presupuestaria / Rígido



Qué operaciones serán controladas por el presupuesto: • Compras.- Requisión y ordenes de compra • Almacenes.- Movimientos de mercancía • Cuentas por pagar.- Facturas y anticipos • GL.- Documentos contables. Reclasificaciones de gastos. • Ingreso.- Diferencia entre lo Real y Lo presupuestado


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Capítulo 6: Mensajes del Sistema








Mensajes que Envía el Sistema

CONTROL DE DISPONIBILIDAD

En el registro de Gastos, Compras, Nomina , Anticipos, Almacenes.

El sistema Verifica los limites de Tolerancia definidos y Enviará Mensajes de Advertencia (W), Y Error (E)

W: ADVERTENCIA 80%

W: ADVERTENCIA Y MAIL INTERNO 90%

E: MENSAJE DE ERROR 100%

SI

SI

NO

PERMITE CONTINUAR CON LA OPERACION

LIMITES DE TOLERANCIA


W: Mensaje de Advertencia (Menor 100 %)

DiagnósticoLa utilización del presupuesto actual es 45,000.00 MXN (CP

Pr/P control disponibilidad) menor que el presupuesto anual para la posición de documento 00001. La

gestión de presupuestos para importes de salida (

clase de restricción Gastos) ha lanzado este mensaje para la

siguiente combinación de ledger de control de disponibilidad,

ejercicio


W: Advertencia y Mail SAP al Responsable


E:MENSAJE DE ERROR 100%


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Capítulo 6: Mensajes del Sistema


Reportes SAP

• Presupuesto Anual

• Comprometido Anual

• Disponible Real

• Comparativos Entre el Presupuesto Real,Comprometido, Disponible


Reportes SAP


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