Introducción al Documentación de

Procesos(Based on background paper

SWITCH Briefing No 6Ton Schouten)

Yo escucho, yo olvidoYo veo, yo recuerdo

Yo hago, yo entiendo

Proverbio Chino

Introducción

La intervención planeada del proyecto

El curso real del proyecto

La documentación de procesos apunta al aprendizaje de las curvas e irregularidades en la ruta del proyecto, a estimular el debate y la reflexión en como, el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales, tienen un impacto sobre el curso del proyecto.

Introducción

Introducción

El proceso de documentación constituye una herramienta que ayuda a los tomadores de decisiones a registrar cuidadosamente los “eventos significativos” en sus proyectos. Permite la reflexión y análisis de esos eventos en orden de entender mejor que esta pasando, como esta pasando y porque esta pasando

El proceso de documentación registra que paso, como paso, y porque paso?

Envuelve : Una forma estructurada y enfocada

de capturar el proceso de cambio que el proyecto tiene como meta.

Organizar la información de tal forma que las autoridades tengan la oportunidad de reflexionar y aprender acerca del proceso;

Analizar la información buscando los temas, patrones y rutas comunes

Introducción

IntroducciónMirar mas allá de la superficie, mas

allá de lo obvioEntendiendo las interacciones de poder,

cultura, tradiciones, actitudes, relaciones sociales, y políticas

Entendiendo la resistencia al cambio, entendiendo las dinámicas del cambio

Haciendo visible lo que esta ocultoSin ignorar ni desechar las condiciones

externas que pueden afectar al proyecto, por malas que estas puedan ser, sino entendiendo y volviéndolas un factor al interior del proyecto

Estimular el debate alrededor de los factores no visibles

Capturando, organizando, analizando y diseminando

Fases:Capturando el proceso de cambio (relaciones

sociales, de poder, políticas, resistencia al cambio etc.)

Organizando la información capturada para reflexión y aprendizaje

Analizando la información: tendencias, patrones

Diseminando la información

Porque procesos de documentación?

Usted los hace todo el tiempo: pero no de forma sistemática y no necesariamente para el aprendizaje

Mirada hacia atrás: observar tendencias, advertencias, oportunidades

Recolección de información de calidad, monitoreo

Aprender de los erroresProfundizar el entendimientoRetratar las preocupaciones de la gente en

general, (sin tener en cuenta el proyecto)Aprender internamente y externamente

Porque procesos de documentación?

Enfocar: Teoría de cambio Integración entre diferentes disciplinas, sectores o

departamentos, Acción coordinada con los tomadores de decisiones, Tomar decisiones en conjunto, participación, Cambio de actitud

Quien esta involucrado?, como exactamente?, cuando y como puede observar?, porque algo no esta sucediendo?, que hay mas allá de la superficie?, cuando la vida del proyecto presenta los momentos mas difíciles? etc..

Principios

Vaya a los tomadores de decisión, deles voz

Vaya a los eventos donde hay tensión o conflicto

Estudie y describa el contextoOrganice una mirada hacia

atrás: reflexión y análisisUsar para el aprendizajeDisemine y comparta, estimule

el debate

Herramientas

Herramientas para captar información: entrevistas, grupos de discusión, observación, notas diarias, medios audiovisuales (foto y video)

Herramientas para organizar: Tools for organising: archivar y compilar: artículos, estudios de caso, álbumes de fotos, videos, etc.

Herramientas de análisis: Métodos y estructuras

Herramientas para diseminar: reuniones, medios de comunicación ( TV, radio, website etc.)

Quien documenta?

Desde adentro: el equipo del proyectoExcelente para aprendizaje interno

Los tomadores de decisiónEstimula el aprendizaje y la reflexión

Personas externasHay una independencia y una distancia que facilita la critica

El especialista en procesos de documentación

No toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin creerse un experto en el tema;

Puede hacer preguntas que estimulen el pensamiento critico y profundizar mas allá de lo evidente;

Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa el panorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un contexto a largo plazo;

Es culturalmente competente;Entiende la dinámica de la transformación humana;Es confiable para la comunidad, pero puede reportar

sus hallazgos sin favoritismos o prejuiciosPuede sintetizar grandes cantidades de información e

identificar los aspectos clave;Es habilidosos para comunicar mensajes de forma

positiva.Posee habilidades técnicas

Interna y externamente

Aprendizaje interno del proyecto (aprendizaje conjunto con los tomadores de decisión) : trabajos, métodos y reuniones

Comunicación hacia el exterior: estrategia de comunicación, estimular el debate, abogacía, información etc..

Puede servir a ambos propósitos

Plan

Plan de documentación de procesos:Propósito.

Es para aprendizaje interno? Es para comunicación a lo externo?

Cual es la teoría de cambio del proyecto: que procesos es necesario trazar, quien da seguimiento a estos procesos donde y cuando.

Que herramientas son necesarias para capturar el proceso, organizar la información, analizar los hallazgos, y diseminar la información?

Quien va a documentar el proceso (equipo del proyecto, especialista, autoridades, personas externas) ?

Plan

Es necesario desarrollar habilidades en el proceso de documentación (escritura, video, fotografía, edición, desarrollo de sitios web)?

Cuales serán los productos esperados tanto para el aprendizaje interno, como la diseminación a lo externo?

Para cada producto se debe escribir un resumen (cual es el contenido del estudio de caso, video, foto álbum etc.) y cuales son sus objetivos específicos?

Como monitorear que el proceso de documentación ha tenido el éxito esperado

Conclusiones finales

El proceso de documentación puede: Ayudar a los proyectos a acortar camino en

sus rutas de tiempo y espacio. Ayudar a que la intervención del proyecto se

realice en armonía con el continuo flujo de la vida y las relaciones sociales.

Permite a los proyectos superar dificultades de interés general y estimular la participación y el debate para una sociedad con criterios mas amplios.

No dar por sentados los factores externosSer una de las herramientas claves de la

investigación.