Introducción al Proceso Introducción al Proceso AdministrativoAdministrativo

El proceso administrativoEl proceso administrativo

El proceso administrativo consiste El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de básicamente en una serie de actividades relacionadas actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos conducentes a alcanzar los objetivos organizacionalesorganizacionales

El proceso administrativoEl proceso administrativo

El proceso administrativo tiene El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:cuatro elementos básicos:

1.1. Alcance de objetivosAlcance de objetivos

2.2. Por medio de personasPor medio de personas

3.3. Mediante técnicasMediante técnicas

4.4. En una organizaciónEn una organización

Funciones de la administraciónFunciones de la administración

Planeación

Organización

Integración de personal

Dirección

Control

Funciones de la administraciónFunciones de la administración

PlaneaciónPlaneación:: Implica determinar misiones y Implica determinar misiones y

objetivosobjetivos Determinar las acciones necesarias Determinar las acciones necesarias

para alcanzar los objetivospara alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisionesRequiere la toma de decisiones

Funciones de la administraciónFunciones de la administración

OrganizaciónOrganización:: Supone el establecimiento de una Supone el establecimiento de una

estructura de los papeles que cada estructura de los papeles que cada persona debe desempeñarpersona debe desempeñar

Se asignan las tareas necesarias a Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y cumplimiento de los objetivos y metasmetas

Funciones de la administraciónFunciones de la administración

Integración de personalIntegración de personal:: Implica identificar los requerimientos Implica identificar los requerimientos

de los puestos de trabajode los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas Reclutar y seleccionar las personas

idóneasidóneas Evaluar, compensar y capacitar al Evaluar, compensar y capacitar al

personalpersonal

Funciones de la administraciónFunciones de la administración

DirecciónDirección:: Se refiere a ejercer influencia sobre Se refiere a ejercer influencia sobre

los individuos para que colaboren en los individuos para que colaboren en el logro de las metas el logro de las metas organizacionalesorganizacionales

Implica liderazgo, autoridad, poder, Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicaciónmotivación, comunicación

Funciones de la administraciónFunciones de la administración ControlControl:: Consiste en medir y corregir el desempeño Consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para garantizar individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeadoque se alcance lo planeado

Implica evaluar el desempeño de los Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresaindividuos y de la empresa

Requiere medir productividad, desperdicio, Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.variaciones presupuestarias, etc.

Planeación,Planeación,estrategias y políticasestrategias y políticas

PlaneaciónPlaneación

Implica determinar misiones y Implica determinar misiones y objetivosobjetivos

Determinar las acciones necesarias Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivospara alcanzar los objetivos

Requiere la toma de decisionesRequiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde Tiende el puente entre el punto donde

se está y el punto hacia donde se se está y el punto hacia donde se desea irdesea ir

Planeación y control son inseparablesPlaneación y control son inseparables

PlaneaciónImplementación

de los planes Control

Desviacióncon respectoa lo planeadoAcciones correctivas

Tipos de planesTipos de planes

Misión

Objetivos y metas

Estrategia

Políticas

Procedimientos y reglas

Programas

Presupuestos

MisiónMisión

En la misión se identifica la función o En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una tarea básica de una empresa o una parte de ellaparte de ella

En todo sistema social, las empresas En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asignaque la sociedad les asigna

MisiónMisión

Algunas veces la misión se sustenta Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativosen valores corporativos

Los valores constituyen la forma en Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y misma y a quienes la integran y rodeanrodean

Los valores dan forma a su filosofíaLos valores dan forma a su filosofía

Objetivos y metasObjetivos y metas

Los objetivos son los fines que se Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra persiguen por medio de una u otra actividadactividad

Representan el fin que se persigue Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el controlde personal, la dirección y el control

Las metas se diferencian porque son Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.cuándo.

EstrategiasEstrategias

Se relacionan con la determinación de objetivos Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimientolos recursos necesarios para su cumplimiento

Es un programa general para definir y alcanzar Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misiónlos objetivos y poner en práctica la misión

Es el patrón de las respuestas de la organización Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempoa su ambiente a través del tiempo

PolíticasPolíticas

Consisten en enunciados o criterios Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisionespensamiento en la toma de decisiones

Ayudan a decidir asuntos antes de que se Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemasconviertan en problemas

Vuelven innecesario el análisis de la Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presentamisma situación cada vez que se presenta

Permiten delegar autoridad sin perder Permiten delegar autoridad sin perder controlcontrol

ProcedimientosProcedimientos

Permiten establecer un método para Permiten establecer un método para el manejo de actividades futurasel manejo de actividades futuras

Consisten en secuencias cronológicas Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridasde las acciones requeridas

Son guías de acción, no de Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe manera exacta en que debe realizarse algorealizarse algo

ReglasReglas

Exponen acciones u omisiones específicas, no Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personassujetas a la discrecionalidad de las personas

Implican una decisión administrativa en Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de cuanto a la obligada realización u omisión de una acciónuna acción

La diferencia entre las políticas y las reglas es La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidadreglas no se permite la discrecionalidad

ProgramasProgramas

Son un conjunto de metas, políticas, Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso necesario para llevar a cabo un curso de acción dadode acción dado

Generalmente se apoyan en Generalmente se apoyan en presupuestospresupuestos

PresupuestosPresupuestos

Es una formulación de resultados Es una formulación de resultados expresados en términos numéricosexpresados en términos numéricos

Puede expresarse en términos Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)(tiempo, unidades de producto, etc.)

Es el instrumento de planeación Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresasfundamental de muchas empresas

Metas

Planes estratégicos

Planes operacionalesPara actividadesno recurrentes

Planes de un solo uso

Programasy

Proyectos

Presu-pues-

tos

Planes permanentes

Políticas

Procedimientos

Reglas

Para actividadesrecurrentes

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

1. 1. Análisis situacional:Análisis situacional:• Ambiente interno:Ambiente interno:

FortalezasFortalezas DebilidadesDebilidades

• Ambiente externo:Ambiente externo: OportunidadesOportunidades AmenazasAmenazas

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación 2. 2. Establecimiento de objetivos y metas:Establecimiento de objetivos y metas:

• Responder a preguntas como:Responder a preguntas como: Dónde se quiere estar?Dónde se quiere estar? Qué se desea hacer y cuándo?Qué se desea hacer y cuándo? Etc.Etc.

Jerarquizar objetivos: plantear objetivos claveJerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarquía organizacional: Objetivos por jerarquía organizacional:

estratégicos, operacionales, generales, estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.individuales, etc.

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

3. 3. Desarrollo de premisas:Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y Pronosticar condiciones internas y

externas en que se operará:externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios? Volumen de ventas? Precios?

Productos? Adelantos técnicos? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

4. 4. Identificación de cursos de Identificación de cursos de acción alternativos:acción alternativos:

Es necesario identificar las mejores Es necesario identificar las mejores alternativas de acciónalternativas de acción

Examinar sus ventajas y desventajasExaminar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

5. 5. Evaluación de las alternativas:Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos Evaluar los distintos cursos

alternativos de acción a la luz de las alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

6. 6. Selección de un curso de Selección de un curso de acción:acción:

Se toma una decisiónSe toma una decisión Se elige el que se pueda considerar Se elige el que se pueda considerar

como el mejor curso de accióncomo el mejor curso de acción

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

7. 7. Formulación de planes de Formulación de planes de apoyo:apoyo:

Se elaboran planes derivados en Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básicoapoyo al plan básico

Por ejemplo: plan de compra de Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.materiales, plan de capacitación, etc.

Pasos de la planeaciónPasos de la planeación

8. 8. Presupuestación:Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a Los planes se trasladan a cifras a

través de los presupuestos:través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos Presupuestos de ventas, de gastos

de operación, de efectivo, estados de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, financieros, inversiones de capital, entre otrosentre otros

Estrategias y políticasEstrategias y políticas

Las Las estrategiasestrategias se relacionan con los se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acciónla adopción de cursos de acción

Constituyen un programa general para Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misiónpráctica la misión

Forman un patrón de las respuestas de la Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del organización a su ambiente a lo largo del tiempotiempo

Características de las Características de las estrategiasestrategias

Horizonte temporal amplioHorizonte temporal amplio Impacto final relevanteImpacto final relevante Concentración del esfuerzo en un Concentración del esfuerzo en un

número reducido de finesnúmero reducido de fines Patrón de decisiones uniformePatrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: Engloban a toda la organización:

desde la asignación de recursos hasta desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los las operaciones diarias en todos los niveles de la organizaciónniveles de la organización

Principio de la estructura de Principio de la estructura de estrategias y políticasestrategias y políticas

Cuanto más claras sean la Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la políticas y su implementación en la práctica,práctica,

Tanto más consistente y efectiva Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la será la estructura de los planes de la empresaempresa

Certidumbre, incertidumbre y Certidumbre, incertidumbre y riesgoriesgo

CertezaCerteza: Cuando se conocen los : Cuando se conocen los efectos que generará cierta acciónefectos que generará cierta acción

RiesgoRiesgo: El efecto de la decisión se : El efecto de la decisión se conoce solo en términos de conoce solo en términos de probabilidadesprobabilidades

IncertidumbreIncertidumbre: Se desconocen los : Se desconocen los efectos futuros de las decisiones efectos futuros de las decisiones presentespresentes