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Revised January 8, 2010 Page 1 of 14 ASU College of Nursing and Health Innovation Office for Research and Scholarship Introduction to SPSS for Windows Edward A. Greenberg, PhD Director, Office for Research and Scholarship Data Lab Objectives By the end of this workshop, you should be familiar with the following aspects of using the SPSS for Windows statistical package: TOPIC PAGE SPSS availability at ASU CONHI 2 SPSS versions, file types and compatibility 2 Locating SPSS help and other resources 3 SPSS windows and menu system 3 Running SPSS via the My Apps / Citrix Environment 48 Setting SPSS options 9 Using the SPSS Data Editor 10 Types of variables in SPSS 11 Missing values 12 Opening and saving files 12 Running SPSS statistical procedures 12 Saving and modifying output 13 Data transformations 14 Working with subsets of your data 14 Useful Links Files for this tutorial: http://www.public.asu.edu/~eagle/spssworkshop/ ASU Online Applications https://myapps.asu.edu SPSS, Inc. home page: http://www.spss.com/ Note Screen shots and other sample material are based upon SPSS Version 16 for Windows.

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Revised January 8, 2010  Page 1 of 14 

ASU College of Nursing and Health Innovation Office for Research and Scholarship 

 Introduction to SPSS for Windows 

 Edward A. Greenberg, PhD 

Director, Office for Research and Scholarship Data Lab   Objectives  By the end of this workshop, you should be familiar with the following aspects of using the SPSS for Windows statistical package:  TOPIC  PAGE  • SPSS availability at ASU CONHI   2 • SPSS versions, file types and compatibility  2 • Locating SPSS help and other resources  3   • SPSS windows and menu system  3 • Running SPSS via the My Apps / Citrix Environment  4‐8 • Setting SPSS options  9   • Using the SPSS Data Editor  10 • Types of variables in SPSS  11 • Missing values  12 • Opening and saving files  12 • Running SPSS statistical procedures  12 • Saving and modifying output  13 • Data transformations  14 • Working with subsets of your data  14   Useful Links  • Files for this tutorial:  http://www.public.asu.edu/~eagle/spssworkshop/ • ASU Online Applications  https://myapps.asu.edu • SPSS, Inc. home page:  http://www.spss.com/  

Note 

Screen shots and other sample material are based upon SPSS Version 16 for Windows.

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SPSS Availability at ASU CONHI 

• CONHI computers  SPSS is installed on computers in the NHI 299 and 342 computer labs, on the PhD student computers in NHI 271/281 and on many faculty computers. 

• ASU UTO Computing Sites  DPC Information Commons (UCENT Lower level) and other computing sites on each of the four ASU campuses have access to SPSS via ASU Online Apps/My Apps (see below). 

• My Apps  You can run SPSS via ASU’s Online Applications (Citrix) environment from any computer that is connected to the Internet:  See https://myapps.asu.edu . 

• ASU Computer Store (Tempe)  Buy your own SPSS Grad Pack at the ASU Computer Store (http://bookstore.asu.edu) or from another educational software reseller. The SPSS Student Edition is not recommended, because of its limit of 50 variables. 

SPSS versions  

VERSION  CONHI COMPUTERS  MY APPS (CITRIX) 

SPSS 16  X  X 

SPSS Statistics 17  Some faculty PCs  X 

PASW Statistics 18  Some faculty PCs  X 

 SPSS File Types and Compatibility among Versions  

FILE TYPE  EXTENSION  CONTENTS 

SPSS Data File  *.SAV  Data and data attributes 

SPSS Output File  *.SPO (SPSS 15 and older), *.SPV)  Output from SPSS procedures 

SPSS Syntax File  *.SPS  SPSS commands (“syntax”) 

 • SPSS Data Files are pretty much forward‐ and backward‐compatible (since Version 11). • SPSS Output Files are generally not backward‐compatible (you cannot open *.SPO files created in a 

later version of SPSS) but usually are forward‐compatible.  • SPSS 16 and newer versions use file type *.SPV for Output Files and cannot open *.SPO files. SPSS 16 

and newer users must use the SPSS Legacy Viewer, which can be downloaded from http://support.spss.com/ProductsExt/SPSS/Documentation/Statistics/LegacyViewer/readme.html, to open *.SPO files. 

• SPSS Syntax Files are fully forward‐ and backward‐ compatible among versions, although the specific commands may differ somewhat between versions. 

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SPSS Help and Other Resources  • The SPSS Help menu includes an excellent tutorial and other reference material.  

  • SPSS, Inc. web site:  http://www.spss.com 

 • Many excellent books are available on SPSS, including some published by SPSS, Inc. 

 • The CONHI/ORS Data Lab can help you with SPSS: NHI 391, [email protected], (602) 496‐DATA  

Launching SPSS  From a PC with SPSS installed, select:  Start / All Programs / SPSS Inc / SPSS 16.0 / SPSS 16.0      (for SPSS Version 16) Start / All Programs / SPSS Inc / Statistics 17.0 / SPSS Statistics 17.0  (for SPSS Statistics 17)   Windows Used within SPSS  

WINDOW TYPE  PURPOSE 

SPSS Data Editor  Enables viewing and editing of contents of an SPSS data file. Two tabs, Data View (displays data) and Variable View (displays variable attributes). Opens at SPSS start‐up. 

SPSS Viewer  Displays output from SPSS procedures. The contents of this window can be edited. 

SPSS Syntax Editor  Used to create and run SPSS command (“syntax”) files. 

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To run SPSS via My Apps / Citrix:  1. Open a web browser to http://myapps.asu.edu . 

 2. Search for “SPSS” in the “Mathematics and Statistics” software category. 

 

  

3. Scroll down to SPSS 16 (or whatever version you want) and click “Run App Now.”  

    

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4. The first time you do this, you may see:  

  If so, click on “Install Client.” Click the “Run” button on the resulting screen:  

  You’ll see the following screen while the My Apps Online Client (a.k.a. the Citrix Presentation Server) is installed:  

 

   

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5. When this screen reappears, click “Launch App:”  

  When using a Citrix‐based application, you can open and save files on:  • your M: drive (a.k.a. My Files, accessible via MyASU), • your computer’s hard drive (usually C:), or • a USB (“flash”) drive, if it’s inserted before launching the application:  

   

   

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Eventually, you’ll see this splash screen:  

  And this one:  

  

 

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Finally, SPSS will start up:  

 

 6. When opening or saving files, select “My Computer” to show your available disk drives: 

 

 

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Setting SPSS options  

A number of features in SPSS can be customized according to your preferences. 

From the Edit menu, select Options. The following screen will appear. Note that there are several tabs under which specific options are grouped. The screen shown displays the General tab. 

 

Options settings that I prefer are as follows: 

TAB  FEATURE  SETTING 

General  Variable Lists  Display names 

    “      “  File (order of variables in dialog windows) 

    “  Output  No scientific notation for small numbers in tables 

    “      “ “Raise viewer window” unchecked; “Scroll to new output” checked and “Sound: None” selected 

Viewer  Initial Output State  Display commands in the log 

Pivot Tables  Default Editing Mode  Open all tables in a separate window 

 

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SPSS Data Editor  

Two views, accessed via corresponding tabs: 

Data View: Displays the data. One row per case and one column for each variable.  

 Variable View: Displays variable attributes 

 

   

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Types of Variables in SPSS 

Numeric  A variable whose values are numbers. Values are displayed in standard numeric format. The Data Editor accepts numeric values in standard format or in scientific notation. 

String  A variable whose values are not numeric and therefore are not used in calculations. The values can contain any characters up to the defined length. Uppercase and lowercase letters are considered distinct. This type is also known as an alphanumeric variable. 

Other  Variations on numeric data: Comma, Dot, Scientific Notation, Date, Dollar, and Custom Currency 

 

Variable Attributes in SPSS 

ATTRIBUTE  DESCRIPTION  DETAILS 

Name  Variable name  Variable names can be up to 64 characters long, and the first character must be a letter or one of the characters @, #, or $. 

Type  Data type  See Types of Variables in SPSS, above 

Width  Number of digits or characters   For numeric variables, the width of the number that is displayed. String variables can be up to 32,767 characters long. 

Decimals  Number of decimal places  Number of decimal places displayed for numeric variables. 

Label  Descriptive variable label  Labels otherwise‐cryptic variable names; up to 255 characters in length 

Values  Descriptive value labels  Labels category values; up to 120 character in length 

Missing  User‐defined missing values  Up to 3 distinct values (or a range of values plus a distinct value) can be declared to be treated as missing 

Columns  Column width  The display width of a variable in the Data Editor 

Align  Alignment  Alignment of variables in the Data Editor; the default is right for numeric variables and left for string variables 

Measure  Measurement level  • Nominal  Unordered categories • Ordinal  Ordered categories • Scale  Interval‐level values 

 

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Missing Values 

• Missing values are ignored in calculations. 

• An empty cell for a numeric variable is assigned the SPSS “system missing value,” represented by a dot (period) in the Data Editor. 

• Up to three “user missing values” can be declared for a variable or a range of values plus one additional discrete value.  

Opening and Saving Files 

SPSS can read and write data in a variety of file types. 

FILE TYPE  EXTENSION  DETAILS 

SPSS   *.SAV  Data files saved in SPSS format 

SPSS/PC+  *.SYS  SPSS/PC+ data files 

SYSTAT  *.SYD, *.SYS  SYSTAT data files 

SPSS Portable  *.POR  Data files saved in portable format 

Excel  *.XLS, *.XSLX, *.XLSM  Excel files 

Lotus 1‐2‐3  *.W*  Data files saved in 1‐2‐3 format for release 3.0, 2.0, or 1A of Lotus 

SYLK  *.SLK  Data files saved in SYLK (symbolic link) format, a format used by some spreadsheet applications 

dBase  *.DBF  dBASE‐format files for either dBASE IV, dBASE III or III PLUS, or dBASE II 

SAS   *.SAS7BDAT, *.SD7, *.SD2, *.SSD01, *.XPT 

SAS versions 6–9 and SAS transport files 

Stata  *.DTA  Stata versions 4–8 

Text  *.TXT, *.DAT  Text files 

Database files  Various  SPSS can read data from any database format for which you have a database driver. 

 

Running SPSS Procedures 

Most procedures are accessed via the Analyze menu.  

Procedures are grouped according to type, e.g. Reports, Descriptive Statistics, Compare Means, General Linear Model, and so on.  

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Saving and Modifying Output 

Results are displayed in the Viewer 

 

You can use the Viewer to: 

• Browse results 

• Show or hide selected tables and charts 

• Change the display order of results by moving selected items 

• Export items from the Viewer to other applications 

The Viewer is divided into two panes: 

• The left pane contains an outline view of the contents. 

• The right pane contains statistical tables, charts, and text output. 

You can click an item in the outline to go directly to the corresponding table or chart. You can click and drag the right border of the outline pane to change the width of the outline pane. 

   

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Pivot Tables 

Most procedure output is displayed in pivot tables. When opened in the Pivot Table Editor, pivot tables can be modified in the following ways: 

• Transposing rows and columns • Moving rows and columns • Creating multidimensional layers • Grouping and ungrouping rows and columns • Showing and hiding rows, columns, and other information • Rotating row and column labels 

Exporting SPSS Output to Other Applications 

Via the Export selection in the File menu, SPSS saves Viewer output in HTML, text, Word/RTF, Excel, PowerPoint and PDF formats. Charts can also be exported in a number of different graphics formats. 

You can export all objects in the Viewer, all visible objects, or only selected objects. 

 

Data Transformations 

The Transform menu includes routines which perform transformations on selected variables. These include the following, among others: 

COMPUTE  Compute values for a variable based on numeric transformations of other variables 

COUNT  Creates a numeric variable that, for each case, counts the occurrences of the same value (or list of values) across a list of variables 

RECODE  Allows you to reassign the values of existing variables or collapse ranges of existing values into new values for a new or existing variable 

A Date and Time Wizard simplifies a number of common tasks associated with date and time variables, including creating a date/time variable from other variables holding parts of dates or times and calculating with dates and times, such as computing the number of time periods between two dates. 

 

Working with Subsets of Your Data 

SELECT CASES  Allows you to run procedures on cases selected via a logical expression 

SPLIT FILE  Splits the active dataset into subgroups that can be analyzed separately