3-16 Inventario y Facturacin

3.5 Definicin de Formatos

Objetivo

Permitir la definicin de Formatos de impresin, para los distintos Tipos de Documento (Boletas, Facturas, Notas de Crdito, Guas de Entrada o de Salida), ya sean nicos para cada Tipo o uno por cada Concepto, segn las necesidades de la empresa.

Para operar dentro de este proceso, es necesario contar con Microsoft Office a partir de la versin 95. De no contar con dicho software este proceso no podr ser efectuado.

Operatoria

Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura 1) que muestra a modo de opciones, los distintos procesos que desde aqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a lo largo de este captulo:

Figura N 1

3.5.1 Definicin de Formatos de Documentos

Objetivo

Permitir la definicin de Formatos de impresin, para los distintos Tipos de Documento (Boletas, Facturas, Notas de Crdito, Guas de Entrada o de Salida), ya sean nicos para cada Tipo o uno por cada Concepto, segn las necesidades de la empresa.

Para operar dentro de este proceso, es necesario contar con Microsoft Office a partir de la versin 95. De no contar con dicho software este proceso no podr ser efectuado.

Sr. Usuario: Los siguientes Tipos de Documentos para plantillas, estn disponibles slo en versin ERP:

- Boleta - Gua de Reserva

Operatoria

Cada vez que ingrese a este proceso, se encontrar con una pantalla donde deber sealar el Tipo de Documento para el que definir el formato, el Concepto bajo el cual se regir y Plantilla o formato asociado. Ver Figura N 1

Figura N 1

BASES 3-17

Inventario y Facturacin, dispone de plantillas con formatos de documentos que pueden ser utilizados tal como estn, as como tambin podrn ser adaptados conforme a las necesidades de la empresa o bien servirn como base para crear nuevos formatos. Los nombres de las plantillas predefinidas son: Iw_bole.xls (boletas, disponible en versin ERP), Iw_factu.xls (Facturas), Iw_fares.xls (Facturas resumidas), Iw_gent.xls (Guas de Entrada), Iw_gsali.xls (Guas de Salida) y Iw_ndebi.xls (Notas de Dbito). Conociendo las Plantillas Existentes:

Para este efecto tendr que ingresar la siguiente informacin: Tipo de Documento: Haciendo clic sobre el botn de lista desplegables que aparece a la derecha de este campo ( ), seleccione

el Tipo de Documento para el que desea conocer el formato: Boleta, Facturas, Nota de Crdito, Guas de Entrada, Gua de Salida o Gua de Reserva, Nota de Dbito. Como ejemplo tomaremos "Facturas".

Concepto: En este campo tendr que indicar bajo que concepto operar el formato para el documento que indic en el campo anterior. Los conceptos que podrn ser asociados, se describen en los procesos: Guas de Entrada, Guas de Salidas, Factura en lnea, Boletas y Notas de Crdito, de este manual. Para elegir uno de ellos haga clic sobre el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo y seleccione el deseado. Por ejemplo: "01 Desde Bodega Base a Clientes". El concepto 00 Formato Unico, permite generar un formato estndar para el Tipo de Documento en definicin, es decir que el formato de ese documento se mantendr, sea cual sea el Concepto por el cual se emita el documento.

Plantilla: Si el documento en cuestin no tiene una plantilla asociada, este campo aparecer en blanco. Para asociarle una plantilla tendr que hacer clic en el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo, con lo cual se presentar la ventana de directorio de archivos, en modo Abrir (Open). Ver Figura N 2.

Cada vez que se genere un documento (Factura, Gua, etc...) por algn concepto, por defecto el sistema buscar la existencia de algn formato, si no existiera, chequear que est creado un formato nico. Si despus de trabajar con formatos por conceptos, se decide tener un formato Unico, debern ser eliminados del sistema los anteriores, ya que el sistema buscar por defecto el formato del concepto que se est trabajando.

Figura N 2

En ella tendr que elegir el formato deseado. Por ejemplo Iw_factu.xls, para facturas. Una vez elegido, seleccionar el botn Abrir, y su nombre aparecer en este campo.

Adems y si corresponde podr modificar o mantener, tanto el N de Movimientos a Imprimir por Pgina en Excel, como el Largo Mximo de Caracteres para el Detalle del Producto.

3-18 Inventario y Facturacin A continuacin, podr asociar la impresora donde ser impreso el documento seleccionado (Facturas, Boletas o Notas de Crdito).

Seleccion el botn , el cual desplegar una lista con las impresoras disponibles y las opciones Impresora definida por Defecto (permite que los procesos que imprimen documentos, identifiquen que la impresin se dirigir hacia la impresora predeterminada) o Seleccionar impresora a imprimir (permite seleccionar la impresora disponible al momento de enviar a impresin el documento). Finalmente podr optar por visualizar en pantalla el formato a travs de la seleccin del botn Ver Plantilla o bien por abandonar el proceso a travs del botn Salir. Al optar por Ver Plantilla, se abre la plantilla en Excel (ver Figura N 3), donde adems podr efectuar la impresin en papel, para analizar el formato.

Figura N 3

Para regresar a Inventario y Facturacin, tendr que salir normalmente de Excel.

Creando una Nueva Plantilla: Para crear una nueva plantilla (formato), tendr que seguir los mismos pasos que se detallaron en el punto anterior "Conociendo las Plantillas Existentes", hasta llegar a visualizar la plantilla en pantalla (Figura N 3). Estando en Excel, seleccione la opcin Archivo (File), Guardar como... (Save as...), y en la ventana de directorio desplegada en modo "Guardar", ingrese el nombre que le asignar.

Es recomendable que el archivo quede almacenado en el rea de datos de su empresa. Una vez guardada, salga de Excel. Si desea asociarle la plantilla recin creada a un documento, repita los puntos detallados en "Conociendo las Plantillas Existentes", y al momento de asignar la plantilla, d el nombre de la que usted recin cre. Modificando una Plantilla: Como dijimos anteriormente, Inventario y Facturacin trae predefinidas Plantillas con formatos de documentos, las cuales si bien es cierto son distintas en su formato, operan bajo una misma metodologa cuando se requiere modificarlas. Para tal caso debemos aclarar lo siguiente: Al abrir una plantilla, se abre automticamente el Excel y junto a l dos archivos con distintas extensiones. El primero que se presenta en pantalla (Iw_nnnn.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es aqul que contiene el formato del documento propiamente tal (ver Figura N 3), el segundo (Iw_plant.txt, que llamaremos Base), que se accede desde la opcin Ventana (Windows) de Excel, muestra los campos o antecedentes que podrn formar parte del formato del documento (ver Figura N 4).

BASES 3-19

Figura 4

Para efectuar la modificacin de una Plantilla conforme a sus necesidades, tendr que utilizar siempre como base los antecedentes que provee el archivo Iw_plant.txt que hemos denominado Base (Figura N 4), ya que all se encuentran los campos estndares

para este tipo de documentos.

Para llevar a cabo este proceso habr que:

1. En el archivo Base, hacer clic en la Celda donde se encuentra el valor del campo (XXXX, 9999, XX/XX/XXXX), a incluir

en la Plantilla que va a ser modificada. Ver Figura N 5

Figura N 5

Todas aquellas celdas que contienen texto (Nombre, RUT, Fecha, N de Guas, N de Ln., Cd. Prod., etc.), corresponden

slo a los nombres de los campos. Ver Figura N 6

Figura N 6

3-20 Inventario y Facturacin

Recuerde que el documento para el cual se define el formato viene preimpreso y que en caso de requerir un dato que no aparezca en el documento, podr agregarlo digitndolo en la plantilla y luego agregndole el campo del valor, para que el dato aparezca impreso al momento de emitir el documento. Para el caso de los campos de "Movimientos", tendr que marcar hacia abajo, tantas celdas como movimientos tenga definidos para el documento en cuestin, tal como se muestra en la siguiente Figura:

Figura N 7

2. Luego hacer click sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin

Copiar, del men de Excel. 3. Ir al archivo de la Plantilla que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana (Windows) de Excel. 4. Ubicarse en el lugar donde se incorporar el nuevo campo y hacer click en botn derecho del mouse. 5. Elegir la opcin Pegado Especial. 6. En la ventana desplegada (Figura N 8) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato

del documento.

Figura 8

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Plantilla quede acorde con el formato deseado.

BASES 3-21

En caso que requiera eliminar un campo bastar, que ubique el indicador del mouse sobre l, en la Plantilla (Figura N 3) y pulse la tecla SUP.

Usted podr utilizar en la definicin de su formato todas las potencialidades que provee Excel. Ejemplo: Ver ambas ventanas en pantalla, cambiar largo de un campo, etc.

Finalizada la definicin del nuevo formato para la plantilla y si todo est conforme, cerrar Excel grabando las modificaciones. Tras esto regresar a la ventana de "Definicin de Plantillas de Impresin de Documentos" (Figura N 1), donde podr optar por continuar trabajando en este proceso, o bien por salir de l.

Definicin de Formatos Documentos Tributarios Electrnicos (DTE) La definicin de formatos de Documentos Tributarios Electrnicos, opera de la misma manera que cualquier definicin de formato de otro documento, teniendo en consideracin lo siguiente: x Lo primero, es indicar el tipo de DTE al cual definir el formato, el concepto bajo el cual se regir (para los DTE slo

estar habilitado Formato nico) y Plantilla o formato asociado. x Inventario y Facturacin, dispone de 3 plantillas con formatos con los Documentos Tributarios Electrnicos que vienen predefinidos con las exigencias que requiere el SII. Los nombres de las planillas son: IW_FactuDTE.xls (Facturas Electrnicas), IW_NCREDDTE. xls (Notas de Crdito Electrnica) y IW_NDEBIDTE.xls (Nota de Dbito Electrnica).

x Al optar por el botn Ver Plantilla, se abre automticamente el Excel y junto a l dos archivos con distintas extensiones. El primero que se presenta en pantalla IWFactuDTE.xls, IW_NCredDTE. xls o IW_NDEBIDTE.xls (dependiendo del documento seleccionado), es aqul que contiene el formato del documento propiamente tal (ver Figura N 9), el segundo IW_PLANT.txt, que se accede desde la opcin Ventana (Windows) de Excel, muestra los campos o antecedentes que podrn formar parte del formato del documento (ver Figura N 10).

Figura N 9