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6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL:
[email protected] Bogot. D.C.
Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co
Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)
Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de
los archivos de gestin en lasentidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario
nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de
la Ley General deArchivos 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de
1989, Artculo 76 de la Ley 489 de1998 y la Ley General de Archivos
594 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones
del Archivo General de laNacin y en su literal b) estipula: Fijar
polticas y establecer los reglamentos necesariospara garantizar la
conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la
Nacinde conformidad con los planes y programas que sobre la materia
adopte la Junta Directivaahora Consejo Directivo, en virtud del
Decreto 1126 de 1999.
Que de acuerdo con lo sealado en el numeral 5 del artculo 34 de
la Ley 734 de 2002, esun deber de cada servidor pblico custodiar y
cuidar la documentacin e informacin quepor razn de su empleo, cargo
o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,e
impedir o evitar la sustraccin, destruccin, ocultamiento o
utilizacin indebidos. Asmismo y de acuerdo con el numeral 13 del
artculo 35 de la mencionada ley, est prohibidoa los servidores
pblicos ocasionar dao o dar lugar a prdida de bienes,
elementos,expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por
razn de sus funciones.
Que el artculo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las
entidades de la administracinpblica y las empresas privadas que
cumplen funciones pblicas debern elaborarprogramas de gestin
documental, en cuya aplicacin atendern los principios y
procesosarchivsticos; el artculo 22 de la misma ley, prev que la
gestin de documentos dentro delconcepto de archivo total, comprende
procesos tales como: la produccin o recepcin, ladistribucin, la
consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de
losdocumentos, y su artculo 23, sobre formacin de archivos, dispone
que teniendo en cuentael ciclo vital de los documentos, los
archivos se clasifican en: Archivos de Gestin, ArchivosCentrales y
Archivos Histricos.
Que el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 seala que es obligacin
de las entidades de laadministracin pblica elaborar inventarios de
los documentos que produzca en ejercicio desus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus
diferentesfases.
ACUERDA:
ARTCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben
seguirse para laorganizacin de los archivos de gestin, en las
entidades del Estado en sus diferentesniveles de la organizacin
administrativa, territorial y por servicios y las entidades
privadasque cumplen funciones pblicas, de acuerdo con los Artculos
8 y 9. de la Ley 594 de2000.
Continuacin Acuerdo No. 042-2002 Pgina No.2
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ARTCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organizacin de los
archivos de gestin.Las entidades a las que se les aplica este
Acuerdo, debern organizar sus archivos degestin de conformidad con
sus Tablas de Retencin Documental y en concordancia conlos manuales
de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
ARTICULO TERCERO.- Conformacin de los archivos de gestin y
responsabilidadde los jefes de unidades administrativas. Las
unidades administrativas y funcionales delas entidades deben con
fundamento en la tabla de retencin documental aprobada, velarpor la
conformacin, organizacin, preservacin y control de los archivos de
gestin,teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden
original, el ciclo vital de losdocumentos y la normatividad
archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser el
responsable de velar por la organizacin, consulta, conservacin y
custodia del archivo degestin de su dependencia, sin perjuicio de
la responsabilidad sealada en el numeral 5 dela ley 734 de 2002
para todo servidor pblico.
ARTCULO CUARTO.- Criterios para la organizacin de archivos de
gestin.
1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en la
Tabla de RetencinDocumental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las
series y subseriescorrespondientes a cada unidad
administrativa.
3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la
conformacin de losexpedientes, los tipos documentales se ordenarn
de tal manera que se puedaevidenciar el desarrollo de los trmites.
El documento con la fecha ms antigua deproduccin, ser el primer
documento que se encontrar al abrir la carpeta y la fechams
reciente se encontrar al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales
de las series ysubseries, estarn debidamente foliados con el fin de
facilitar su ordenacin,consulta y control.
5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben
identificar, marcar yrotular de tal forma que permita su ubicacin y
recuperacin, dicha informacingeneral ser: fondo, seccin, subseccin,
serie, subserie, nmero de expediente,nmero de folios y fechas
extremas, nmero de carpeta y nmero de caja si fuere elcaso.
6) Las transferencias primarias debern efectuarse de conformidad
con lo estipuladoen la Tabla de Retencin Documental, para ello se
elaborar un plan detransferencias y se seguir la metodologa y
recomendaciones que sobre elparticular haga el jefe del archivo
central, diligenciando el formato nico deinventario, regulado por
el Archivo General de la Nacin.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se
identificarn as: cdigo de ladependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, seccin, legajosidentificados con
su nmero respectivo, libros cuando sea del caso, identificadoscon
el nmero que le corresponda, nmero consecutivo de caja, nmero
deexpedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla
de RetencinDocumental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan suutilidad o vigencia, dejando constancia
en Acta suscrita por el respectivo jefe dedependencia.
ARTCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de
documentos en losarchivos de gestin, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos, deberefectuarse permitiendo el
acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si
elinteresado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas
debern ser autorizadas
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por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien
se haya delegado esa facultad yslo se permitir cuando la informacin
no tenga carcter de reservado conforme a laConstitucin o a las
Leyes. En la correspondiente oficina se llevara el registro de
prstamoy de forma opcional una estadstica de consulta.
ARTICULO SEXTO.- Prstamo de documentos para trmites internos. En
el evento quese requiera trasladar un expediente a otra dependencia
en calidad de prstamo, ladependencia productora deber llevar un
registro en el que se consigne la fecha delprstamo, identificacin
completa del expediente, nmero total de folios, nombre y cargo
dequien retira el expediente y trmino perentorio para su devolucin.
Vencido el plazo, elresponsable de la dependencia productora deber
hacer exigible su devolucin inmediata.
ARTICULO SPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la
AdministracinPblica adoptarn el Formato Unico de Inventario
Documental, junto con su instructivo, quea continuacin se
regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de ladocumentacin que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn
Social de laentidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la
dependencia o unidadadministrativa de mayor jerarqua de la cual
dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa queproduce y conserva la documentacin tramitada en
ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que
puede ser: TransferenciasPrimarias, Transferencias Secundarias,
Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin ySupresin de entidades y/o
dependencias, Inventarios individuales por vinculacin,traslado,
desvinculacin.
6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario
consecutivamente. Se registrara eltotal de hojas del
inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias
primarias ytransferencias secundarias. Debe consignarse en las tres
primeras casillas los dgitoscorrespondientes a la fecha de la
entrada de la transferencia ( ao, mes da). En NT seanotar el nmero
de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero
correspondiente a cadauno de los asientos descritos, que
generalmente corresponde a una unidad deconservacin.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que
identifica las oficinasproductoras y cada una de las series,
subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el
nombreasignado al conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogneos,emanados de un mismo rgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de susfunciones especficas.
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Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas
por fusin y / o supresinde entidades o dependencias, el asiento
corresponder a cada una de las unidades deconservacin. En los
inventarios individuales, el asiento corresponder a los
asuntostramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un
solo asunto aquellosdocumentos que guarden relacin con la misma
funcin de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series
o asuntos debenregistrarse, en lo posible, en orden alfabtico.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final
de cada unidad descrita.(asiento). Deben colocarse los cuatro (4)
dgitos correspondientes al ao. Ejemplo:1950-1960. En el caso de una
sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin notenga fecha se
anotar s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a
cada unidad dealmacenamiento. En la columna otro se registrarn las
unidades de conservacindiferentes escribiendo el nombre en la parte
de arriba y debajo la cantidad o el nmerocorrespondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios
contenido en cada unidadde conservacin descrita.
14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel:Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C),
soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin
registra unndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal
efecto, se tendrn en cuenta loscontroles y registros de prstamo y
consulta de la oficina responsable de dichadocumentacin. Esta
columna se diligenciar especialmente para el inventario de
fondosacumulados.
16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se
hayan registrado en las
columnas anteriores.
Para la documentacin ordenada numricamente, como actas,
resoluciones, memorandos,circulares, entre otros, se anotarn los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en lanumeracin y / o
repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas,memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografas, ocualquier objeto del cual
se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, enprimer
lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja
con 5fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo
(s lo tiene), ciudad, fecha,asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las
caractersticas fsicas yrequerimientos tcnicos para la visualizacin
y/o consulta de la informacin. Especificarprogramas de
sistematizacin de la informacin.
A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar
el nmero de pginas quelo componen.
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