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Invoice Process _Presentation
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© 2013 SAP AG. All rights reserved. 1Confidential
A total desmaterialização do processode gestão de facturas é a chave!
Luis Matos, SAP PortugalMarço de 2013
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 2Confidential
Este cenário é familiar?
Recepçãono expediente
Copia Distribuição Contabiliza.Aprovação
Captura Arquivo Pagamento
Elevado custo deprocessamento das facturas
Processoineficiente
Elevado númerode excepções
Inexistência de plataformaúnica de colaboração
Processo “fora” do sistemafinanceiro de suporte
Processofastidioso e longo
Qualidadedos dados
Inexistência decontrolo e visibilidade
Não conformidade comprocessos internos
Processo nãoescalável
Processo nãoestandardizados
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Este cenário é familiar?
Recepçãono expediente
Copia Distribuição Contabiliza.Aprovação
Captura Arquivo Pagamento
Elevado custo deprocessamento das facturas
Processoineficiente
Elevado númerode excepções
Inexistência de plataformaúnica de colaboração
Processo “fora” do sistemafinanceiro de suporte
Processofastidioso e longo
Qualidadedos dados
Inexistência decontrolo e visibilidade
Não conformidade comprocessos internos
Processo nãoescalável
Processo nãoestandardizados
Agora Imagine que tem 200 ou mais facturas por dia !!
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As “dores” não são somente do Depart. Financeiro
CEO“O custo do nosso capitale dos materiais é muito elevado.”
Fornecedor“Fazer negócio com aquelacompanhia é difícil, uma vezque não têm capacidade deinformar de quando pagamas minhas facturas.”
Contabilidade“Nós não podemos dizer que facturas foram recebidasem toda organização, e não temos como garantir opagamento na data acordada com os fornecedores.”
Compradores“Nós poderíamos reduzir ocustos das mercadorias/bens semaximizar-se-mos os descontos.”
Contas a Pagar“Nós gastamos mais de 50%do nosso tempo respondendo a mailse telefonemas dos fornecedores,solicitando informação sobre o statusdas facturas e o status de pagamento.”
Está a sua empresa preparada para:
Aumentar a eficiência dos processos
Reduzir custos financeiros operacionais
Fazer uso dos descontos
CFO“Os custos em Contas a Pagar nãosão um “state-of-the-art.”Analista Financeiro
“A maximização dosdescontos é baixa, custo comcapital está a aumentar.”
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O que fazer então?
Transformar um processo manual numprocesso automatizado de excelência
Desmaterialização factura (Imagem)
OCR / Factura electrónica
Processo guiado e complaince
Rastreamento / monitoração status /audit trail / reporting /visibilidade total e precisa sobre adívida (responsabilidades)
Manuseamento manual do papel
Entrada manual dos dados no sistema
Processo não coordenado
Falta de transparência / informação
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Processo automatizado desde o Papel à Contabilização
Processo integrado
Fact
ura
Fina
ncei
raFa
ctur
aLo
gíst
ica
SEM Pedido de Compra
COM Pedido de Compra
Pedidode Compra
Recepção de material/ Registo de serviço Factura
Factura
ContaCorrente
Fornecedor
Ciclo da DespesaDesmaterialização TOTAL da Verificação e Resolução de Excepções das facturas
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Benéficos esperados com a TOTAL optimização eautomatização dos processos de Contas a Pagar
Pagamento de facturas atempado (no tempo acordado)Comunicação eficiente e automatizada dentro da organizaçãoAtribuição /implementação de responsabilidades individuais no processo
Redução do custo de processamento por factura, e endereçar volumes
superiores de facturas sobre gestão sem FTEs adicionais
Suportar abordagens de centralização da gestão de facturasOptimizar a obtenção de descontos e eliminar o pagamento emduplicado das facturas
Implementar processos com menos papel
Eliminar a entrada/registo dos dados e o trabalho de revisão dos errosIntroduzir consistentes processos mundialmente standardizadosEvolução desde trabalho intensivo (sobrecarga) para trabalho analítico(monitorização)Processo de seguimento automatizado e escalável
Visibilidade total e precisa sobre a dívida (responsabilidades)
Status on-line de todas as facturasMelhoria das decisões sobre os acréscimos (“accrual”) e cash flow“Compliance” com Sarbanes-Oxley e controlo interno
Melhoria dos processosem Contas a Pagar
Redução de custos
Tornar o departamentomais eficiente
Aumenta dacapacidadede decisão
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Funções
core
Configuração base
Fundações técnicas:Ecrãs SAPFunçõesTemplates de workflowEtc.
Configurações Pre-definidas,baseada nas melhorespráticas, que funcionam”out-of-the-box”.Solução utiliza nativamente atecnologia SAP, ecrãs SAP
„SAP Invoice Management by Open Text“:
Serviços & Suporte através da SAP
Nota: Solução disponibilizada desde o seu fornecedor de SAP ERP.Solução Premium Qualified.
SAP Invoice ManagementDisponibilização da solução
SAP IM 7.0 – Já disponível
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Solução disponibilizada desde o seu fornecedor de SAP ERP:
Interface do utilizador harmonizado Familiar aos utilizadores SAP, reduzindo o esforço de formaçãoadicional
Redução custos operacionais Tecnologia SAP comprovada, em vez de “desordem” tecnologia
Nenhum risco de integração Não é disponibilizado desde qualquer outro fabricante
Nenhum risco de manutenção Fonte única de suporte, de serviços e de upgrade ao cliente
Risco reduzido da obsolescência do fornecedor Comprovada reputação da SAP em desenvolver softwareempresarial de suporte aos processos de negócio
Solução flexível que se adapta e que cresce com as necessidades do seu negócio:Suporta multi-idiomas e regras locais de país
Solução escalável para volumes mais elevados de facturas sobre gestão
Solução “evolutiva” - disponibilizada no futuro com SAP Enhancement Packs e releases SAP
Nota: Lista não exaustiva de todos factores diferenciadores
SAP Invoice ManagementFactores diferenciadores da solução
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SAP Invoice ManagementProcesso automatizado desde o Papel à Contabilização
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
ComentáriosDesencadearworkflows Lançar facturas
ReconciliaçãoFacturas
Collaboração& Reconciliação
ReconciliaçãoFacturas
ReconciliaçãoFacturas
OCR Option forSAP InvoiceManagement
ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifcare completar
Resoluaçãode excepções Aprovar
Reconciliação automatizada e contabilização
Transform
OCR
Validação
Inbox(recepçãomail / fax)
SAP Archivingby OpenText*
Scan
Arquivo
Prepare Pagamento
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OCR Option forSAP InvoiceManagement
Payment
SAP Invoice Management byOpenText
InvoiceRecognition
Invoice Processing
SAP Business Suite
ERP (FI/AP)
Automated reconciliation and posting
SAP Invoice ManagementFacturas desde múltiplos canais
S A P I n v o i c e t o P a y
e.g. SAP Archiving by OpenTextDocument Archiving & ViewingFax
FAX DocumentScane.g. SAPArchiving -EnterpriseScan
Paper
$€Y
SAP II(Crossgate)
EDIcXML
CSV
Supplier Portal
The AribaNetwork
Factura Electrónica
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OCR Option forSAP InvoiceManagement
Pagamento
SAP Invoice Management
ReconciliaçãoFacturas
Processamentofacturas
ScanDocumento
e.g. SAPArchiving -EnterpriseScan
SAP
SAP
Não-SAP
FAX
Paper +PDF
EBPP *
Pag.
e.g. SAP Archiving by Open Text
Document Archiving & Viewing
EDI /xml /UBL
Reconciliação automatizada e contabilização
(*) – EBPP (Electronic BillPresentment & Payment)
OCR Option for SAP Invoice Management (ICC)Captura e reconhecimento dos dados da factura
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OCR Option forSAP InvoiceManagement
Pagamento
SAP Invoice Management
ReconciliaçãoFacturas
Processamentofacturas
ScanDocumento
e.g. SAPArchiving -EnterpriseScan
SAP
SAP
Não-SAP
FAX
Paper +PDF
EBPP *
Pag.
EDI /xml /UBL
Reconciliação automatizada e contabilização
(*) – EBPP (Electronic BillPresentment & Payment)
OCR Option for SAP Invoice Management (ICC)Captura e reconhecimento dos dados da factura
e.g. SAP Archiving by Open Text
Document Archiving & Viewing
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Reconhecer
CLERK: 12DATE SHIPPEDORDER DATE10/30/0210/24/02COVER CODEPA
3 Date
Word
Number
Order Date =“10/24/08”
“10/24/08”
Format (US)Day = 24Month = OctYear = 2008
24.10.2008
Validperiod
?
24.10.2008
yes no
ExportManualkeying
Reconhecimento automatizado e disponibilização
Transforma pixelsem caracteres
Identifica entidades“significativas” e “tag”
Identifica datacorrecta entre todasas alternativasdetectadas
Decompõe “string”em subunidades ere-formata c/requerido
Validação contraregras de negócio eoutras
SAP Invoice Management OCR OptionAutomated paper invoice recognition
Analisar Extrair Normalizar Verificar
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Produtividadeelevada notratamento deexcepções doOCR, através dasincronização daimagem e vistasobre os dados
Nota: Ecrã também disponibilizado em Português
OCR Option for SAP Invoice ManagementValidação e completar dos dados – facturas sem reconhecimento total
Tradução econversãodos dadosda factura,
em dados denegócio SAP
Tradução econversãodos dadosda factura,
em dados denegócio SAP
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Operações simplificadas e fluidasem Contas a Pagar com OCR
Menor custos com FTEs de suporte à entrada manual de dadosSolução evolutiva que incorpora as experiência de múltiplos países eKnowledge base de facturas, e que disponibiliza excepcionais altastaxas de automação
O OCR combinado com a verificação humana dos dados, minimizaas falhas/defeitosProcedimentos automatizados que extraem mais dadosempresariais/de negócio que possíveis processos manuais
Qualquer volume de facturas pode ser processado no tempodesejado através das capacidades da ferramenta de OCRFacturas sem erros de OCR são enviadas automaticamente paraprocessamento
As validações de conformidade (“compliance”) são baseadas nosdados extraídos das facturasDados mais precisos que permitem implementar mais regras denegócio
Custos
Qualidade dos dados
Eficiência
“Compliance”
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SAP Invoice ManagementProcessamento & reconciliação de facturas: validação, encaminhamento e aprovação
* or another SAP ArchiveLink-certified repository
ComentáriosDesencadearworkflows Lançar facturas
ReconciliaçãoFacturas
Collaboração& Reconciliação
ReconciliaçãoFacturas
ReconciliaçãoFacturas
OCR Option forSAP InvoiceManagement
ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifcare completar
Resoluaçãode excepções Aprovar
Reconciliação automatizada e contabilização
Transform
OCR
Validação
Inbox(recepçãomail / fax)
SAP Archivingby OpenText*
Scan
Arquivo
Prepare Pagamento
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Processamento de facturasValidação de regras de negócio: Exemplo factura duplicada
Look & FeelSAP familiar
Detecçãoatempada e
automatizadade duplicação
Entradaautomatizada
ou manualdos dados
Validaçãoimediata dos
dados
+ 60 regras de negócio“out-of-the-box”
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SAP Invoice ManagementCockpit de facturas: Reporting e Monitorização
Analyze UsingOver 50Criteria
Full Access toSAP Functions
CompleteOverview of All
ProcessedInvoices
Your Choiceof Reporting
Currency
One-ClickAccess to
Invoice DetailsAnáliseexcepções
Responsávelda factura
Data venc.detodas facturas
Mais de 50critérios deselecção
Análises deKPIs com SAP
Graphics
Selecção damoeda basede reporting
Acesso através de1 click ao detalhe
da factura
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SAP Invoice ManagementCockpit de facturas: Reporting e Monitorização
Análise histórica do processamento de factura
Análise detalhada e especifica do processamento de uma factura
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Validação de Regras de NegócioConceito de processo de resolução de excepções*
Encaminhamento imediato para16 perfis (“roles”) configuráveispara resolução das excepções(“baseline”)
Dashboard configurável com asmelhores práticas para aresolução de excepções
Colaboração utilizando SAPworkflow para assegurar o inputde todos os participantes noprocesso resolução de excepção
Aplicável a facturas logísticas(c/ pedido de compra) e facturasfinanceiras (s/pedido de compra)
Capacidades
Con
figur
ável
(*) Resolução excepções – Toda e qualquer acção (ex. aprovação,completar dados,…) com vista a permitir a contabilização
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Resolução de excepçõesDiscrepância de quantidade em factura logística (com encomenda)
Acesso num“click” à
informação desuporte
Históricocompleto do
processo
Opções deprocesso
baseadas emperfis
Melhorespráticas na
resolução deexcepções
Encaminhamentotransparente
baseado em perfis
Aprovação / encaminhamentoAd-hoc
Nota: Considera-se “Discrepância de quantidade” material totalmente ou parcialmente não recepcionado.Gestão individualizada ao nível linha do item do pedido de compra .
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Factura Duplicada
Discrepância de Preço
Ausência de registo de Serviço*
(*) – Utilização de mestre de serviço (MM-SRV)
Resolução de excepçõesMúltiplos tipos de excepções “out-of-the-box” configuráveis
Fornecedor não criado em SAP ERP
Fluxos de processo configuráveis :Exemplo de fluxo de processo deDiscrepância de Preço e Factura duplicada
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Resolução de ExcepçãoExemplo de desvio de preço em factura logística
SAP ERP –Transacções MMSAP Archiving
SAP INVOICE MANAGEMENTSAP INVOICE MANAGEMENT
Aonde? As transacções SAP …
Como? O processo…
ArquivoFactura
IndexaçãoFactura
Criaçãoregistoem SAP
Validação/conferencia Excepção
Encaminha.e resoluçãoexcepção
FIM
ArquivoCriação
doc. financeiro(bloqueio p/ pag.)
Desbloqueiode factura
para pagamento
OCR Cockpit e Resolução de excepção
Intervenção do utilizador Criação automática Integração / criação / alteração automática
OCRfactura*
Scanfactura
* OCR - Factura tem intervenção manual se for necessário
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Facturas Financeiras (sem Pedido de Compra)Especialização e aprovação de facturas
Aprovaçãoem interfacepreferida –
Web ouSAPGUI
Aprovação/rejeiçãonum click
Fácil delegarpara introduzir
informaçãocontabilística
Acesso fácilao históricodo processo
de aprovação
Informaçãoadicional aoalcance de
um click
Informaçãoconcisa e fácilde encontrar
Validaçãoon-line dos
dados
Atribuiçãocontabilística
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Aprovação de facturas desde dispositivos Móveis
Acesso numclick aos
detalhes defactura
Examinaritens e
histórico
Aprovar ourejeitar;
ou inquirir
Vista optimizadada factura para
pequenosdispositivos
móveis
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Conta Corrente do FornecedorVisualização da factura desmaterializada (imagem)
1
2
3
4
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Scan +arquivo
Completarreconhecimento
Cockpit defacturas
Resoluçãoexcepções e
contabilizaçãoScan facturas
ArquivoCompletar dos dados
Treino de facturas
Extracção dos dados/informação da facturafísica, e transformação evalidação em dados deSAP
• Cockpit únicomulti-empresa / backend
• Visibilidade sobre todasas facturas sem excepção
• Acesso a todo fluxo deprocesso
• Transparência
• Visibilidade da dívida
• Monitorização online
• Auditoria
Processo guiadoEcrã único de resolução
• Simplicidade!!!!
• Processo guiadoe complaince
• Histórico de todoo processo
• Múltiplos canais
• Desmaterialização dafactura (Imagem)
• Imagem única da factura• Arquivo unitário da factura
Scan facturasArquivo
Processo de DemonstraçãoProcess end to end
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Exemplos de relatórios disponibilizados pela solução
Monitorização factura“end to end” no OCR
Cockpit de factura integradadesde a validação à
contabilização
VIM Analytics:Cockpit central reporting emonitorização de facturas
Relatório de Produtividade
Relatório de Vencimentode Facturas
Relatório de Auditoria Central
Relatório de Análise deExcepções
Análise de processos chave
Relatório de valores em dívida(responsabilidades)
Exemplos de reportes “out-of-the box” disponibilizados pelasolução, lista não exaustiva.
VIM KPI Dashboard
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KPI DashboardVolumes de facturas e montantes por canal
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KPI DashboardEvolução excepções e de não conformidades
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VIM AnalyticsCockpit central de facturas: Reporting e Monitorização
Capacidades de reportingadicionais em VIMAnalytics
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Relatório de ProdutividadeAnálise
Por Pessoa
Por função
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Relatório de Auditoria CentralAudatibilidade “end to end”
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Relatório de análise Processos ChaveAnálise consolidada
Transacção: /OPT/VIM_KPA1
Exemplos de canais:• Factura electrónica• Facturas OCR
Top 5 de fornecedorescom maior volume de
facturaçãoTop 5 das
excepções maisrepresentativas
de sucesso daPercentagem (%)
de sucesso da1ª transmissão
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Relatório de valores em dívida (responsabilidades)Visualização
Analisa a dívidapelos valoresexactos dosacréscimos
Por empresaou grupo deempresas
Outrasvisões porempresa,fornecedor
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Alguns clientes com SAP Invoice Management
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 38Confidential
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 40Confidential
Benéficos com a TOTAL optimização e automatização dosprocessos de Contas a Pagar
Melhoria dos processosem Contas a Pagar
Redução de custos
Tornar o departamentomais eficiente
Aumenta dacapacidadede decisão
Comunicação mais eficiente e automatizada dentro da organizaçãoAtribuição /implementação de responsabilidades individuais esegregação de funções no processo
Redução do custo de processamento por facturaEndereça volumes superiores de facturas sobre gestãosem FTEs adicionais
Introduz consistentes processos mundialmente standardizadosElimina a entrada/registo dos dados manualEvolução desde trabalho intensivo (sobrecarga) para trabalhoanalítico (monitorização)Processo de seguimento automatizado e escalável
Visibilidade total e precisa sobre a dívida (responsabilidades)Monitorização on-line fácil de todas as facturas desde múltiplosstatusMelhoria das decisões sobre os acréscimos (“accrual”) e cash flow“Compliance” com Sarbanes-Oxley e controlo interno“audit trail “- desde a recepção da factura até há sua liquidação
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 41Confidential
SAP Invoice ManagementProposta de valor com Optimização de Processos
“Issue” endereçados SAP Invoice Management Valor obtido
“Compliance” – Controloinadequado dos processosde Contas a Pagar
Implementação de processos emsistema, baseados em regras denegócio pré-configuradas(customização)
Disponibilização de extenso reportingsobre o processo, e completo “audit trail”
Excessivo custo por facturaProcesso optimizado que assegura amaximização dos descontos,eliminando erros de entrada de dados efacturas duplicadas
Reduz custo com CaP, maximizandodescontos e liberta/realoca recursos
Visibilidade limitada dasresponsabilidades
Visibilidade on-line do status de todasas facturas recebidas desde um únicoecrã (cockpit)
Melhora a capacidade de planear asnecessidades de tesouraria. Facturas sãoprocessadas imediatamente e de formaprecisa, com o pagamento no vencimentoacordado.
Dificuldade em preparar osacréscimos (“accruals”)
Centralizado e controladoprocessamento de facturas, asseguraque os acréscimos (“accruals”) sãodeterminados com menor esforçoatravés do reporte da dívida (responsa.)
Ciclos de encerramento contabilísticomais curtos
Relação comfornecedores pobre
Facturas são processadasimediatamente e com precisão –pagamentos atempados no vencimentoacordado
Vasto montante de custos causado pelassolicitações de status e reclamações defornecedores é eliminada. Compradorespodem negociar melhores condições depagamento. Ratings de crédito melhoradopelo pagamento atempado.
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SAP Invoice Management By Open TextUma solução com um claro Business Case…
© SAP 2007 / Page 42
.., solicite há SAP Portugal o seu Business Case!!!
© 2013 SAP AG. All rights reserved. 43Confidential
Suporte total dos processos nos componentes SAP(OCR, SAP IM, arquivo)Integração end-to-end nativa entre todos oscomponentes da solução SAP IM e SAP ERP
Solução standard SAPDisponibilização de solução desde o mesmofornecedor de SAP ERPComo um “módulo” SAP, ao nível do suporte,evolução futuraSolução baseada em customização SAPDisponibilização de vasto catálogo fluxos deprocessos de negócio “out of the box” configuráveisGarantia de evolução futura compatível com todos osprocessos SAPDisponibilização futura via Enhancement Package
Disponibilização e suporte da solução
Processo SAP “end-to-end
SAP Invoice Management, uma solução SAP parao aumento da eficiência dos processos de negócio
Benéficos com a TOTAL optimização e automatização dosprocessos de Contas a Pagar
Muito Obrigadopela Vossa Atenção!
Informação de contacto
Luís MatosBusiness DeveloperSAP Portugal2740-267 Porto SalvoT +351 21 446 55 00E [email protected]
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Mais informação sobre SAP Invoice Management
Acesso informação do evento:http://www.sap.com/mk/get/PT_13_WEB_IN_MGMT_MAR20_INV_53516_2
Visão geral da solução & Demonstração da Solução:http://www28.sap.com/mk/get?_A=223774&_U=1781659link
Tudo sobre SAP Invoice Management by OpenText:http://www28.sap.com/mk/get?_A=223774&_U=1781660
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