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LA FACTURE…ELECTRONIQUE
2016 Salon entreprendre
Un nouveau challenge pour le
Compt able IPCF
partner van / partenaire de
Marc Van Thournout
Marc Van Thournout La facture électronique 2016
Comptable fiscaliste IPCF
Membre du Conseil National
Spécialisé en e-comptabilité
Professeur d’informatique
de gestion à la CBC-Bruxelles
22
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Marc Van Thournout La facture électronique 2016 33
Source
TRENDS
43/2013
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Marc Van Thournout La facture électronique 2016 44
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Marc Van Thournout La facture électronique 2016 55
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ACHATS WEB 16/74 ans 2005/2015
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 66
Les pays nordiques et les Pays-bas = de 80 à 90 %
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Quel est l’intérêt de la facturation et de
l’archivage électroniques ?
• Plus d’1 milliard de factures sont émises en
Belgique chaque année, dont plus de 50% est
envoyée à d’autres entreprises ou aux autorités publiques. (+/- 9€/facture)
• Un passage en masse vers l’envoi, la réception
et l’archivage électroniques des factures, permettrait aux entreprises belges
d’économiser plusieurs milliards d’euros
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 77
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Situation e-facture 2012
• En 2012, les entrepreneurs ont envoyés 107
millions de factures et de notes de crédit de
manière électronique tandis qu’ils en ont reçu 82 millions. (9.45%)
• L’objectif du gouvernement belge est de 25%
en fin de législature (06/2014) et de 50% en 2020 (Objectif européen)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 88
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Analyse des économies possibles
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 99
Source rapport 2014 Kpmg
Entr Uni TPE PME GE
Volume
envoi
76 1352 5576 36385
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Evolution / Plateforme-email
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1010
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Situation des TPME et PME
• Les petites entreprises n’ont pas encore pris le
train de l’e-facturation pour des motifs logiques :
– Manque évident de clients susceptibles
d’accepter les transactions électroniques,
– Manque évident de volume de transaction en tant
que récepteur de factures
– Modification drastique des habitudes sauf
émergence de l’e-commerce
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1111
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Enquête Indigov 2013/14 factures vente
• 26,2 % des factures établies manuellement sans
programme de compta ou facturation
• 36,4 % des factures manuellement avec programme
• 6,4 % des factures établies manuellement via un
portail Internet
• 31,0 % des factures établies de manière automatisée
à l’aide d’un programme de comptabilité ou de
facturation dans un environnement ERP
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1212
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Enquête Indigov factures achat
• 92 % des données comptables enregistrées
manuellement ou de manière semi-automatisée dans
le système comptable
• 8 % des données comptables traitées de
manière automatisée par le système dans la comptabilité
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1313
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Enquête Indigov envoi des factures
• 6.02 % (3.74 %) avaient été envoyées aux
entreprises par le biais d'une plateforme numérique
• 27,42 % (18.78%) des factures de vente avaient été envoyées par e-mail aux
entreprises (en rouge 2012)
• 66,50 % des factures de vente sont encore
envoyées sous format papier aux entreprises.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1414
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Rapport KPMG ASA
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1515
partner van / partenaire de
Rapport KPMG ASA
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1616
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Modèle MCS ASA
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1717
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LES DISPENSES DE
FACTURATION
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1818
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Les ventes dans les tpe
• Grande partie de recettes comptoir
– Solutions TVA le journal de recettes électronique
Ar 31/1/07 art 14§2
– Mais dispense de délivrer une facture si :
• L’entreprise (sauf grossistes) fournit des biens ou des services à des personnes physiques
• qui les destinent à leur usage privé
– Référence légale Ar 1 29/12/92 art1er§2 al 1er
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 1919
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Livre de recette électronique
• Ce journal des recettes doit être tenu par siège d’exploitation
• Si plusieurs sièges, il faut tenir un registre
centralisateur(informatisé) dans lequel ils inscrivent, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant
total des recettes de la période inscrites dans les différents
journaux des recettes.
• La décision E.T. 112.577 du 8 novembre 2007 précise les
modalités permettant la tenue de ces registres de manière digitale, en application de l’article 14, § 2, de l’A.R. n° 1.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2020
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Livre de recette électronique
• Pas de scanning de papier
• Si le journal de recettes est digital, le centralisateur aussi
• Le montant total des recettes de chaque journée, TVA comprise, doit y être inscrit, au jour le jour, par taux de TVA.
• Une inscription séparée, avec indication de la nature du bien, est imposée pour la vente dont le prix, par unité commerciale
usuelle, excède 250 EUR, TVAC.
• Totalisation par période, par taux de la bas et de la TVA
• Conservation 7an à partir du 1/1 qui suit
• Corrections visibles
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2121
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La comptabilité électronique
• Loi de 2005
Qui clôture la comptabilité?->( Authenticité)
Pourra-t-on lire dans les mêmes conditions dans 5
ans ? -> (Lisibilité)
Centraliser ? -> (Intégrité)
-> Responsabilité- > Professions du chiffre
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2222
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LA FACTURATION
ELECTRONIQUE
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2323
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Le marché de la facture
Des volumes fragmentés
Marc Van Thournout La facture électronique 2016
Grandes entreprises
Moyennes entreprises
Petites entreprises
11,6 %11,6 %
10 %10 %
7,5 %7,5 %
43,3 %43,3 %
5 %5 %
1,7 %1,7 %
2424
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Circuit des documents Pme
• Les documents comptables passent de
l’entreprise aux comptables qui les conservent
de 3 mois à 3 ans
– Pour l’établissement des déclarations de tva
– Pour l’établissement des comptes annuels
– Pour la défense fiscale
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2525
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Définitions
• Economique :– la facture est la description d'une dette spécifique et une
invitation à régler ce qui est dû.
• Commune– document comptable mentionnant le détail et le coût des
produits et prestations fournis (par un fournisseur à un client) afin d'en demander ou d'en attester le règlement
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2626
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Définition fiscale TVA 2013
• Code TVA 2013 du 21/12/2012 Article 1 § 13
– ″facture″: tout document ou message sur papier
ou sous format électronique qui remplit les
conditions fixées par le Code et les arrêtés pris
pour son exécution
– ″facture électronique″: la facture qui contient les
informations exigées par le Code et les arrêtés
pris pour son exécution et qui a été émise et reçue
sous une forme électronique, quelle qu’elle soit.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2727
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Points clefs des législations
• Comptable ->La comptabilité est un ensemble cohérent
– Authenticité de l’origine
– Lisibilité des données
– Intégrité du contenu
• Fiscale-> La facture est un des éléments du processus – Elle est née dans le code de la TVA
– Elle doit répondre aux prescrits du Code de la TVA
• Economique et commerciale
– Acceptation
– Est un élément de preuve en droit commercial (acceptation)
– Fixe l’échéance du paiement (30-60) (Directive européenne)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2828
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Un facture électronique?(Circ. tva20132)
• Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, il est nécessaire qu'elle soit émise et reçue sous
une forme électronique, quelle que soit cette forme !
• Elle peut très bien être envoyée dans un certain format
électronique et reçue dans un autre format électronique.
• Exemple (messages structurés de type XML, FINVOICE, PDF, Word ou autre) qui sont émises et reçues sous une forme
électronique, comme un email avec pièce jointe, un fax non reçu sur papier, le téléchargement sur un portail web, etc.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 2929
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Acceptation
• L'acceptation d'une facture électronique peut
se faire de la même façon que l'acceptation
d'une facture papier, par exemple en la payant.
• Il peut aussi être plus explicite de demander
au client de signer un document dans lequel il s'engage à accepter de recevoir des factures
électroniques.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3030
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Authenticité
• On entend par «authenticité de l’origine» l’assurance
de l’identité du fournisseur ou de l’émetteur.
• Quatre éléments sont à prendre en considération :– L’assurance par le fournisseur/prestataire
– L’assurance par l'acquéreur/le preneur
– L’assurance de l’identité du fournisseur/prestataire
– L’ assurance de l’identité de l’émetteur de la facture
• Les factures doivent avant tout, correspondre à des livraisons de biens ou à des prestations de services réellement
effectuées.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3131
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Intégrité
• On entend par «intégrité du contenu» le
fait que le contenu n'ait pas été modifié.
• l'acquéreur/le preneur, ou un prestataire de
services agissant en son nom, peut convertir
ou présenter différemment les données
électroniques afin de les adapter à son système informatique ou de s’adapter aux
évolutions technologiques. (piste d’audit)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3232
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Lisibilité
• Les factures doivent rester lisibles jusqu’à
la fin de leur période de conservation. Elles doivent pouvoir être présentées, sur papier ou sur un
écran, dans un style permettant de lire clairement les informations relatives à la TVA, sans devoir les examiner ou
les interpréter de manière excessive; par exemple, les
messages EDI, les messages XML et les autres messages structurés dans le format d’origine ne sont pas considérés
comme lisibles par l'utilisateur
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3333
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LA GESTION DU PROCESSUS
UNE MISSION REVISITEE
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3434
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Processus
La facture est un élément du processus commercial :
•Après :
– l’offre, (répondre aux lois économiques)+archivage 3 ans
– le bon de commande, (conditions générales)
– le bon de livraison (transfert ou réserve de propriété)
•Avant
– la comptabilité (intégration automatique)
– la gestion de trésorerie (+ rappels, poursuites..)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3535
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Processus commercial vente
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3636
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Contrôle de gestion -> Comptable IPCF
• Etablir un contrôle fiable de la concordance entre la facture
et les opérations sous-jacentes (assurance pour la TVA)
• Mettre en place un processus adapté au volume, à la
qualité et la nature de l’activité
– Au plus la société est importante, au plus le contrôle interne sera
précis et complexe
– Les Tpe concentrent un maximum d ’éléments avec les mêmes outils
et la ou les mêmes personnes
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3737
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Contrôle de gestion
• Vérifiez l’indépendance du contrôle de la facture
• Vérifiez les outils utilisés
• Inventoriez le lien entre les pièces justificatives
• Adaptez le contrôle en fonction d’entreprises de :
– Services
– Ventes de marchandises
– Production
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3838
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Contrôle de gestion ->TVA
• Processus crées suivis et actualisés par les personnes chargées de fournir
une assurance raisonnable en matière de déclaration financière,
comptable et réglementaire et de veiller au respect des obligations
juridiques.
• Contrôlez l’intégration comptable – PCMN et droit déduction tva
– Mentions légales sur les factures ou assimilés
– % spéciaux (75% 50% 35% etc. )
– Piste fiable entre une facture et les livraison de biens ou prestations de services
• Respect des législations hors BE
• Contrôle des aspects juridiques (preuve)
– Système d’archivage des preuves
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 3939
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Contrôles de gestion
• Identifiez les circuits commerciaux– Vente aux professionnels
• Belges
• Etranger
– Vente
• Au particulier
– Comptoir recette
– Par facturation
» Simplifiée
» Classique
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4040
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Contrôles de gestion
• En cas de vente hors Belgique
– Dressez un tableau récapitulant :
• Les types de livraisons ou de services
• Les cas existants dans l’entreprise
– Ensuite étudiez chaque cas
• Déterminez le mode TVA approprié
• Les mentions obligatoires ou conseillées
• Tester les anciennes factures !
• Vérifiez les paramètres softwares et les cases tva
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4141
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Contrôles de gestion
• Identifiez les supports et outils informatiques
– Systèmes informatiques
• Matériel, localisation, système d’exploitation
• Système de backups et d’archivages
• Sécurité des accès et de données
• Mise à jour des softwares métiers et comptables
– ERP, Webshop, CRM, etc
• Intégrité des données, couverture d’assurances
• Contrat(s) avec les fournisseurs IT
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4242
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Contrôles de gestion
• Identifiez les intervenants
1. Calcul des prix
2. Etablissements des offres
3. Réception des bons de commande
4. Préparation des livraisons
5. Livraisons
6. Etablissement de la facturation
7. Contrôle des paiements
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4343
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Contrôles de gestion
• Identifiez les méthodes et les dates clefs:
– Date de l’offre et sa validité
– Date de la commande
– Date de la livraison ou de la prestation
– Date de l’émission de la facture
– Date du ou des paiement(s)
– (exigibilité + le 15ième jour du mois qui suit la
livraison ou prestation même sans émission)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4444
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Contrôles de gestion
• Identifiez tous les documents et pièces
justificatives ainsi que leurs liens :
– documents de transport
– Extraits de comptes de tiers
– Autres preuves liées
• Le choix est libre
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4545
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Exemples de contrôles de gestion
• Dans votre documentation, gardez un exemple de la
facture, comparée avec le bon de commande ou
avec les documents de transport et un récépissé de
paiement
• Vérifiez les méthodes de conservation des données
avec le même objectif dans le temps (3-7-15):
– Authenticité
– Lisibilité
– Intégrité
– Acceptation
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4646
partner van / partenaire de
Exemples de contrôles de gestion
• Expliquez la méthode de fixation des dates clefs :
– Date de l’offre -> délai de conservation 3 ou 7 ans
– Date de livraison ou de prestation (fait générateur)
• Influence la date d’obligation d’émettre la facture (tva)
• Influence les délais d’acceptation juridiques (droit commercial)
• Influence les garanties légales ou particulières (provision)
– Date d’émission de la facture (comptable)
– Date de réception
• (théorique) papier ou accusé de réception informatique
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4747
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ASPECT FISCAUX FLUX
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4848
partner van / partenaire de
Obligation de facturer
Quand la facture est-elle obligatoire ?
•dès fourniture de bien ou de service à des fins
professionnelles; (lieux qui ne sont
normalement pas accessibles à des particuliers ;
vente en gros)
•sur base de la législation sur la TVA, en cas
d'achat de biens et services à usage privé,
notamment :
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 4949
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Obligation de facturer?
• l'entretien et les réparations d'une voiture ou
d'une moto (+ de 125 EUR, TVAC)
• les travaux dans le secteur de la construction;
• les ventes à tempérament.
• Les services de déménagement…
• les livraisons, d'un montant supérieur à 2.500
EUR, d'or d'investissement
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5050
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Obligation de facturer
au plus tard le 15ième jour ouvrable du mois qui
suit celui au cours duquel la taxe devient
exigible sur tout ou partie du prix
– Livraison effective du bien ou accomplissement
de la prestation de service
– Encaissement d’un acompte (BE)
– Emission de la facture
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5151
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Grilles à la sortie
Marc Van Thournout La facture électronique 2016
Déclaration périodique Listing intracommunautaire
5252
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Marc Van Thournout La facture électronique 2016
De la facture d’entrée à la déclaration
GRILLE ACQUISITION
• 81 marchandises, etc.
• 82 services et biens divers
• 83 investissements
• 84 corrections 86/88
• 85 autres corrections(87)
• 86 acquisitions Intracom.
• 87 cocon. + hors UE
• 88 B2B Intra prestations
GRILLE DES TAXES
5353
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De la déclaration au Datamining
• Examen et l’analyse de de données pour en
extraire des modèles et structures.
• Utilisé pour effectuer une sélection des
dossiers dans lesquels est constaté un
reporting TVA non conforme de la part de
certaines entreprises.
• Génère des contrôles fiscaux
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5454
partner van / partenaire de
Opportunités de mission
• Analyser les codes de la déclaration
• En faire un tableau de bord avec comparaison
saisonnière ou sur plusieurs exercices
• Comparer la marge brute
• Développer le tableau sur base de la balance
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5555
partner van / partenaire de
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5656
http://www.bittle-solutions.com
partner van / partenaire de
FACTURE SIMPLIFIEE
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5757
partner van / partenaire de
La facture simplifiée (AR1 art 13 1)
• l'assujetti peut émettre une facture simplifiée
dans un des cas suivants lorsque: – le montant de la facture n'est pas supérieur à 100 € htva
– les pratiques commerciales ou administratives du secteur d'activité concerné ou les conditions techniques
d'émission de ces factures rendent difficile le respect de
toutes les obligations prévues
– le document ou le message émis est assimilé à une facture
conformément à l'article 53, § 2, alinéa 3, du Code.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5858
partner van / partenaire de
La facture simplifiée mentions
• la date émission et un numéro séquentiel,, qui
identifie la facture de façon unique
• le nom ou la dénomination sociale du
fournisseur ou du prestataire
• l'adresse de son siège administratif ou social
• son numéro d'identification à la TVA
• l'identification du type de biens livrés ou des
services prestés ;
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 5959
partner van / partenaire de
La facture simplifiée (mentions)
• l'indication, par taux, de la base d'imposition et le
montant total des taxes dues
• Si le document ou le message émis est assimilé à
une facture, une référence spécifique et non
équivoque à cette facture initiale et les mentions
spécifiques qui sont modifiées
• numéro d'identification à la TVA, de l'acquéreur ou
du preneur ou, à défaut, ses nom ou dénomination
sociale et adresse complète
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6060
partner van / partenaire de
REGLES SPECIALES TVA A NE
PAS NEGLIGER
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6161
partner van / partenaire de
Lieu de conservation
• Assujetti établi en Belgique
– (lieu de conservation) :
• - les factures émises et reçues doivent être
conservées en Belgique, sauf si elles sont conservées sous un format électronique
garantissant un accès complet et en ligne en
Belgique
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6262
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Mode de conservation
• Assujetti établi en Belgique
- les factures électroniques émises et reçues ne
doivent pas être conservées dans leur format
original
• les factures « papier » émises et reçues ne
doivent pas être conservées dans leur format
original (elles peuvent être converties en un
format électronique)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6363
partner van / partenaire de
Article 61 du Code TVA accès
• § 1er. Toute personne est tenue de communiquer,
sans déplacement, à toute réquisition des agents de
l'Administration qui a la taxe sur la valeur ajoutée
dans ses attributions, les livres, factures et autres
documents qu'elle doit conserver conformément à
l'article 60, à l'effet de permettre de vérifier l'exacte
perception de la taxe à sa charge ou à la charge de
tiers.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6464
partner van / partenaire de
Accès aux e-documents
• Si les livres, factures et autres documents sont
tenus, établis, délivrés, reçus ou conservés au moyen
d'un système informatisé, ces agents ont le droit de
se faire communiquer les données enregistrées sur
des supports informatiques sous forme lisible et
intelligible ou en recevoir des copies.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6565
partner van / partenaire de
Les annexes
• En ce qui concerne les annexes (bon de commande,
bon de livraison, contrat, etc.), auxquelles les
factures se réfèrent le cas échéant afin de
déterminer les opérations (nature, quantité, prix
unitaire, …), les mêmes mesures que pour la facture
doivent être prises en matière d'authenticité et
d'intégrité au niveau de leur archivage, mais elles ne
doivent pas nécessairement être conservées selon la
même méthode que les factures auxquelles elles
réfèrent.
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6666
partner van / partenaire de
Mots clefs de l’e-facturation (ALI)
• Accord préalable du preneur (à démontrer)
• Garantie d’Authenticité (original) (choix méthode)
• Lisibilité et mentions obligatoires (si mentions sur
devis contrat etc -> e-ensemble )
• Intégrité (pas de modification)
• Archivage électronique obligatoire! (+annexes)
• Délivrance de la facture (à disposition 2 mois)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6767
partner van / partenaire de
PROCESSUS E-FACTURES
SOLUTION HYBRIDE EN VUE
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6868
partner van / partenaire de
QUELQUES SOLUTIONS
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 6969
partner van / partenaire de
Winbooks
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7070
partner van / partenaire de
Kluwer E invoicing
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7171
partner van / partenaire de
Sage BOB
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7272
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Les formats d’e-factures avec jeton
• EDI -> Edifact, VDA, Idoc de SAP etc..
– Utilisé dans les grandes entreprises
• E-Prior
– Portail de facturation de la Commission
Européenne
• E-fff
– évolution de la norme UBL2.0 (200 champs)
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7373
partner van / partenaire de
Le Système Zoomit
• Système émanant du monde bancaire(Isabel)
• Combinaison préparation de
paiement/réception de document
• Gère aussi les fiches de paies
• S’adresse à tous, particuliers, entreprises,..
• Facile, gratuit, 1 seule connexion vers la
banque
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7474
partner van / partenaire de
Les plateformes d’échanges
• Basware ex Certipost
• Unified Post
• E kyona
• Babelway
• Codabox
• ….
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7575
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La facturation électronique:l’avenir
E-m
ail
Portail fo
urnisseurr
Portail client
webbanking
papier
E-maillPapierpapier
Plate-formeouverte
Services à valeur ajoutée
Institutions/GouvernementGrandes entreprises
MoyennesEntreprises
Petites entreprises
Opérateurs tiersGestion papier: Numérisation ET Impression
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7676
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Validation du process de l’Entreprise
• Le code de conduite e-invoicing est consacré
à la facturation électronique entre un
fournisseur et les consommateurs. Il offre àceux-ci un cadre clair et sécurisant.
• Le fournisseur qui signe ce code s’engage à
suivre ses principes et dispositions.
• Code de conduite facturation électronique
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7777
partner van / partenaire de
Conclusions
• Le rôle du Comptable est très central
– Analyse du processus commercial
– Vérification de la qualité légale des flux
– Test des composants et outils
– Concordance réalité et e-compta
– Vérification du processus d’archivage, de sa lisibilité
– Suivi des mises à jours et des fournisseurs de solutions
– Formation du personnel
Marc Van Thournout La facture électronique 2016 7878
partner van / partenaire de
Marc Van Thournout La facture électronique 2016
Questions?Pour la suite voir :
http://www.efacture.belgium.be/
7979
Marc Van Thournout est comptable fiscaliste
agrée IPCF, spécialisé en signature
électronique, e-comptabilité et factures
électroniques. Il enseigne l’informatique de
gestion à la Chambre belge des Comptables
de Bruxelles [email protected]