LM 2

01

5

1

El resultado de una organizacin se alcanza a travs de una red de procesos

Es necesario identificar, organizar y administrar la red de procesos y sus interrelaciones

Procesos e interrelaciones deben ser objeto de anlisis constante

LM 2015

LM 2

01

5

2

LM 2

01

5

3

Cules son las Etapas que involucra la Gestin por Procesos?

LM 2

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5

Identificacin de los procesos

LM 2

01

5

5

Documentacin de los procesos

LM 2

01

5

6

Comprensin del proceso

Definir el proceso: enunciarlo, darle un nombre al proceso.

Definir los objetivos bsicos del proceso.

Definir los alcances: delimitarlo.

Mapear el proceso.

El no entendimiento lleva a acciones equivocadas

LM 2

01

5

7

Objetivo del proceso

Actividades que lo componen

Responsabilidades (de cada etapa)

Recursos

Indicadores

Polticas

Documentos o formatos adjuntos

Definicin de un proceso para su gestin

LM 2

01

5

8

CaracterizacinEs recabar todas aquellas caractersticas relevantes de lasactividades definidas en el diagrama, para luego describirlas yde esta forma lograr su posterior anlisis y mejora.

La caracterizacin de las actividades se realizan al momento que se diagrama el mapa.

LM 2

01

5

La Caracterizacin de Procesos consiste en identificar condiciones y/oelementos que hacen parte del proceso, tales como: quin lo hace?,Para quin o quienes se hace?, Por qu se hace?, Cmo se hace?,Cundo se hace?, ?Qu se requiere para hacerlo?.

LM 2

01

5

10Formato de caracterizacin

LM 2

01

5

Proceso: Responsable:

Objetivo:

Lmites Inicia:

Finaliza:

Actividades principales

Recursos

Registros / Documentos

Indicadores

11

Formato de caracterizacin

Documentacin

LM 2

01

5

12

Da una vista de todo el proceso

Muestra donde se puede simplificar

Revela cuellos de botella

Sugiere puntos de control

Permite contrastar flujos

Diagrama de flujo

LM 2

01

5

13

LM 2

01

5LM

20

15

14

LM 2

01

5LM

20

15

15

Cliente

Depto 1

Depto 2

Depto 3

LM 2

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5

Diagrama de flujo

LM 2

01

5

16

Mapeo de procesos

LM 2

01

5

17

EJEMPLO: NIVEL 0

Entrada Proceso Salida

Cliente ClienteVentasRequerimiento Producto

LM 2

01

5

18

Entrada Ventas Salida

Cliente ClienteAdmn. Ordenes

1.0

Distribucin

2.0

Produccin

3.0

Req. Orden aprobada

Informe embarqueBitcora

rdenes

Factura

Producto

Producto

Ejemplo: Nivel 1

Inventario

LM 2

01

5

19

Ejemplo: Nivel 2Entrada 1.0 Administracin de rdenes Salida

Cliente Procesar ventas

1.1

Revisin rdenes

1.2

Procesar crdito

1.3

Req.

Cliente

2.0Distribucin

3.0Produccin

Orden de venta

Fecha embarque

Bitcora rdenes

Orden aprobada

Factura

Orden de venta

LM 2

01

5

20

Ejemplo: Nivel 3

LM 2

01

5

21

Entrada 1.2 Revisin de rdenes Salida

1.1Procesar ventas

1.1Procesar ventasVerificar

rdenes

1.2.1

1.3Procesar crditos

2.0Distribucin

OrdenOK?

Asignar No. Orden

1.2.2

s

no

Orden con problemas

Digitar orden

1.2.3Orden y correlativo

Asignar fecha emb.

1.2.4Crdito aprobado

Orden en sistema

Programa despacho

Ejemplo: Nivel 4Entrada 1.2.3 Digitar rdenes Salida

1.2.2Asignar No.

Orden

Ingresar tipo y cantidad de

producto

1.2.3.1

Asignar a depto. responsable

1.2.3.2

Enviar a supervisor produccin

1.2.3.3

1.2.4Asignar

fecha emb.

LM 2

01

5

22

Medicin del proceso

LM 2

01

5

23

Por medio de indicadores

Basados en datos

Priorizados por su influencia en los resultados globales

Capaces de integrarse con sistemas de informacin

Tener un responsable

Medicin del proceso

LM 2

01

5

24

Pasos para establecer indicadores:

1. Reflexionar sobre el objetivo del proceso

2. Qu informacin se va a obtener del proceso?

3. Qu se va a medir?

4. Determinar indicadores segn lo que se quiere medir

5. Establecer resultados deseados (metas)

6. Formalizar los indicadores

Indicadores

LM 2

01

5

25

Misin del proceso (contratacin de personal)

Contratar personal idneo teniendo en cuenta sus aptitudes y habilidades

Informacin a obtener y medir

Informacin: Cantidad de personal entrante a la compaa en un periodo de tiempo

Medir: Relacin entre personal que entra y abandona la compaa.

Estableciendo un indicador

Indicador Formula Meta

% de rotacin de personal [(P. entrante P. saliente) / total de empleados ] * 100

Menor o igual al 2%

LM 2

01

5

26

Analizar el proceso = Buscar

LM 2

01

5

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Informacin incompleta

Interferencia entre procesos

Falta de controles

Tiempo muerto

Duplicidad del trabajo

Analizar el proceso = Buscar

LM 2

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5

28

Mejora del proceso

LM 2

01

5

29

Mapeo: Inicio de la Mejora

El mapeo lleva a preguntarse:

Es necesaria la complejidad?

Es posible simplificar el proceso?

Es efectivo el proceso?

El trabajo se realiza con eficiencia?

Estn facultadas las personas para cumplir con sus funciones?

Existen demasiadas transferencias interdepartamentales?

Cmo se asegura la calidad?

LM 2

01

5

30

Eliminar la burocracia

Eliminar actividades duplicadas

Simplificar

Reducir el tiempo

Utilizar lenguaje ms simple

Estandarizar

Documentar el proceso

Automatizar

Mejora del proceso

LM 2

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5

31

Mejora del Proceso: Criterios

Evitar secuencias largas, eliminando: Secuencias ping pong.

Actividades sin VA.

Revisiones excesivas.

Eliminar los reprocesos.

Eliminar copias innecesarias y excesiva informacin en reportes.

LM 2

01

5

32

Establecer un nuevo nivel de capacidad del proceso

Rediseo

Tiempo

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01

5

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