IT ur arkivperspektiv

Henrik Landtmanson

Arkivarie

Kommunarkivet, Karlstads kommun

Två delar

Digitalisering Bevarande i digital form

Att göra något som tidigare varit

analogt, t.ex. i pappersform,

digitalt.

Att istället för att bevara

information, som t.ex. endast har

funnits digital form eller

digitaliserats, i pappersform,

bevara den i digital form

Digitalisering

Varför digitalisering?

Digitalisering görs för att:

•Effektivisera det dagliga arbetet

•Skydda ömtåliga handlingar

•Förbättra tillgången till arkivmaterial

•Förenkla distribution av arkivmaterial

Vad digitaliseras?

Exempel på handlingar som digitaliseras är:

• Diarieförda handlingar i verksamheten

• Fakturor för användning i ekonomi system

•Kyrkböcker p.g.a stor efterfrågan efter materialet och att

slitaget då blir stort på orginalen

• Historiska kartor för att förbättra tillgång och distribution

Hur görs digitalisering?

Digitalisering görs genom:

• Skanning från original

•Skanning från mikrofilm

•Fotografering från original

•Annan datorbehandling

(t.ex. ljud och film)

Att bevara information i digital form är annorlunda mot att

bevara information på papper.

Att bevara information i digital form innebär att många nya

problem måste lösas.

Bevarande i digital form

Vad är problemen?

Information på papper kan bevaras i många hundra år, utan att påverkas

särskilt mycket, enbart genom en lämplig miljö och försiktig hantering.

Digital information kräver datorer och program som stämmer överens

med den fil som innehåller informationen för att filen ska kunna öppnas

och man ska kunna ta del av informationen.

Datorer och program blir idag omoderna på ca. 10 år, ofta snabbare och

byts då ut och informationen i filen går då inte att ta del av.

Men… en fil innehåller intressant information som man vill ska bevaras.

Hur ska man då kunna ta del av informationen i framtiden?

Alternativa lösningsmodeller idag

Datormuseer Emulering Migrering

Att spara datorer och

program som kan läsa filer

från olika tidsperioder.

Detta skulle med utveck-

lingstakten för datorer och

alla olika typer av filer som

finns snart bli ett ohanter-

ligt stort lager av datorer

och programvara.

Att digitalt skapa ett

program som imiterar en

annan en annan dator och

andra program, t.ex. äldre,

än man normalt använder.

Det här är ett tillväga-

gångssätt som det arbetas

en del med, men som är

komplicerat.

Att vid arkivering av en fil,

och så länge den

bevaras, spara filen på

ett sådant sätt att den går

att ta del av med den

aktuella generationens

datorer och program. Den

här modellen används

mest av de här tre.

VARFÖR ARKIVERA DIGITALT???

• Bibehållna sökmöjligheter

• Bibehållna sammanställningsmöjligheter

• Nya sammanställningsmöjligheter

• Bibehållna distributionsmöjligheter

• Effektivare hantering vid arkivinstitutionen

HårdvaraDatorerna, dvs. själva maskinerna, utvecklas snabbt vilket gör det svårt att

veta hur länge man kan ta del av den information man sparat.

Exempel:

• Diskettstationer är inte längre standard i nya datorer

•Joysticken som fungerade till min Comodore 64 1984 fungerar inte till min Fujitsu-

Siemens från 2005, som ändå är gammal

•Sparar man information på en CD idag kanske datorerna inte har cd-spelare om

10 år

Forts. Hårdvara

Digitala lagringsmedia är t.ex. disketter, band, cd/dvd-skivor och hårddiskar

Papper vet man håller i flera hundra år i bra klimat och efter försiktig användning.

Digitala media vet man, nu:

•Varierar mycket i tillverkningskvalitet, vilket gör att de kan innehålla fel som gör

informationen på dem oläslig redan vid första användning.

•Bryter ner sig själva över tiden. Det spelar ingen roll hur bra klimat de förvaras i

eller hur försiktigt man använder dem, de kommer ändå bli oläsliga med tiden.

Lagringsmedia

Forts. Hårdvara

P.g.a. de här problemen måste man byta

lagringsmedia över tid, för att kunna fortsätta

ta del av den arkiverade informationen

MjukvaraMjukvara , eller programvara, är de datorprogram som behövs för att kunna ta

del av informationen i en datafil i en dator.

Mjukvaran verkar utvecklas, om möjligt, ännu snabbare än hårdvaran.

Mjukvaran finns i flera varianter för samma ändamål.

Exempel:

• Man kan inte öppna ett dokument som man skrev på sin dator för fem år sedan

trots att man ser att den ligger där

•Man kan inte öppna en fil som någon skickat till en fast man vet att man har t.ex.

ett bildspelsprogram

P.g.a. den här typen av problem måste man

tänka efter vilken mjukvara som ska kunna

öppna filen man arkiverar, för att kunna fortsätta

ta del av informationen under lång tid

Forts. Mjukvara

Typer av informationOlika typer av mjukvara producerar olika typer av information, med olika

informationsinnehåll

Exempel:

• Dokument (protokoll, brev, affischer, utlåtanden)

• Databaser (ärendehanteringssystem, andraverksamhetssystem, register)

• Bilder (fotografier, CAD-ritningar, kartor)

Givetvis finns det fler typer av information och de kan också förekomma

kombinerade med varandra

FilformatMed filformat menar man det sätt som digitala filer är skrivna, eller programmerade.

Exempel:

• text lagras i en textfil som kan läsas av ett ordbehandlingsprogram

• en bild lagras i en bildfil som kan visas i ett bildredigeringsprogram

Att välja rätt filformat är mycket viktigt vid arkivering i digital form. Beroende på

filformatet behövs längre eller kortare tid mellan konverteringar och det är troligare

att fler användare kan öppna filerna i det format de är arkiverade.

Filformat för arkivering ska vara leverantörsoberoende och helst

standardiserade enligt ISO.

LeverantörsoberoendeDe allra flesta filformat vi använder i vardagen är leverantörsberoende.

De här formaten ägs av en leverantör, ett företag, och leverantören visar

inte för någon utanför företaget hur formatet är uppbyggt, det är

affärshemligheter.

Det här är affärsmässigt förståeligt och formaten kan fungera mycket bra i

det dagliga arbetet, men det är inte bra ur arkivsynpunkt.

Exempel på leverantörsberoende format:

• .doc (word), .xls(excel), .ppt (power point)

• Databasformat som Oracle, PostgreSQL, SQL Server m.fl.

• Bildfiler som .cdrw (Corel draw), .psp (Paint shop pro), .psd

(Adobe photoshop)

• div. CAD- och GIS-format

• m.fl.

Forts. Leverantörsoberoende

Leverantörsoberoende filformat är format som är öppna för vem som helst

att ta del av uppbyggnaden av.

Flera leverantörer, programvaruföretag, använder leverantörsoberoende

format för användarna att spara information i, eller som ett alternativ att

spara i.

Leverantörsoberoende format ska användas vid långtidslagring!

Forts. Leverantörsoberoende

Format standardiserade av ISO är mycket väl utredda och dokumenterade.

De är väl spridda p.g.a. att de är likformiga och reglerade.

Att använda ISO-standardiserade filformat vid arkivering i digital form

är starkt rekomenderat.

ISO, Internationella standardiseringsorganisationen är ett internationellt

standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner

(i Sverige av SIS).

Standard, en norm som gäller för alla aspekter av något.

Forts. Leverantörsoberoende

Exempel på leverantörsoberoende format:

Dokument

PDF/A, TIFF, Jpeg, XML

Bilder

PDF/A, TIFF, Jpeg

Databaser

Teckenseparerade eller positionsbestämda textfiler (.txt), XML

Dokumentation

Arkivhandlingar i digital form behöver dokumenteras för att man ska förstå i

vilket sammanhang de kommit till och vad informationen betyder.

För att man ska förstå i vilket sammanhang de kommit till gör man en

systemdokumentation som bl.a. beskriver vilket system informationen

kommer ifrån, hur systemet användes i verksamheten och till vad systemet

användes i verksamheten.

För att den arkiverade digitala informationen ska gå att ta del av krävs

information om filen som t.ex. filformat, läsare för filformat och ev.

kopplingar till andra filer.

För att den arkiverade digitala informationen ska gå att förstå krävs

information om innehållet om detta inte är självförklarande, t.ex.

förklaringar till förkortningar och koder eller vad informationen i fält 1, 2,

3… betyder.

Denna dokumentation kallas metadata i det här sammanhanget

forts. dokumentation

Kort om uppbyggnad av IT-system och arkivuttag ur dem

• De flesta system bygger på en eller flera databaser.

• Systemet sammanställer och visar information ur databaserna baserat på frågor.

• Databaser består av flera sammankopplade tabeller med information.

• Databaser finns i olika fabrikat, t.ex. Oracle, SQL Server och My SQL, som är

programmerade på olika sätt, är leverantörsberoende.

• När man ska bevara data från system kan man behöva ”gå bakom” det man vanligen ser på

skärmen, användargränssnittet, och titta på informationen direkt i databaserna.

• Från databasernas tabeller kan man sedan sammanställa och exportera information i ett

format som är lämpligt för långtidslagring.

LagringLagring av material arkiverat i digital form görs på:

• CD/DVD (enkla att använda, passar för mindre volymer, lagras i vanligt

arkivmagasin, varierande kvalitet, ”manuella” kontroller och back-uper måste göras)

• ”Lösa” hårddiskar (enkla att använda, passar för större volymer, lagras i vanligt

arkivmagasin, ”manuella” kontroller och back-uper måste göras)

• Hårddiskar på ”server” (Mer komplicerat att använda, passar för större volymer,

enklare åtkomst, lagras i ”datorhallar”, automatiska kontroller och back-uper kan

göras, mer känsliga för ”obehörig åtkomst”)

• Band (Mer komplicerat att använda, passar för mycket stora volymer, lagras på

server eller ”löst” med respektive för- ochh nackdelar)

Vid lagring av arkivmaterial i digital form ska materialet, precis som arkiv i

pappersform, skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig

åtkomst.

Exempel på åtgärder:

• Flera kopior av materialet, i olika lokaler och på olika media

• Regelbundna kontroller av lagringsmedia

• Rätt val av lokal och lokalskydd

forts. lagring

Vård

Vård av arkivmaterial i pappersform handlar bl.a. om kontroll av klimatet i

arkivlokaler, kontroll av kartonger och inbindningar, kontroll av skador på

arkivhandlingarna.

För handlingar i digital form innebär det delvis samma sak, t.ex. kontroll av

förvaringsmiljö och kontroll av skador på handlingar men…

p.g.a. de digitala lagringsmediernas känslighet för nedbrytning och de

”digitala handlingarnas” känslighet för i vilken miljö de kan ses behöver

• lagringsmedierna kontinuerligt kontrolleras

• lagringsmedierna kontinuerligt, med ett intervall på 2-10 år,

bytas ut. (Ex. man flyttar de lagrade filerna till nya cd-skivor)

• kontinuerlig kontroll hållas på utvecklingen

av filformat och motsvarande läsare

• arkivfilerna kontinuerligt konverteras till ett annat likvärdigt format, när

utvecklingen visar att filformatet snart kommer vara daterat

forts. vård

Ett annat problem, som jag kopplar till arkivvården, är att

handlingar i digital form är lättare att manipulera än en

pappershandling.

Därför måste också autenticiteten, att det som kom in till

arkivet också är det som finns i och kan komma att lämnas ut

från arkivet kontrolleras kontinuerligt

forts. vård

FramtagningVid framtagning av arkivmaterial i pappersform tas den beställda

handlingen fram, fysiskt, ur magasinet och forskaren kan direkt ta del av

handlingen. Om forskaren önskar kopior görs det oftast med en vanlig

kopiator eller med någon form av skanner eller digitalkamera. Kopior i

pappersformat skickas med vanlig post.

Vid framtagning av handlingar i digital form finns det moment som blir

enklare och moment som blir svårare än vid framtagning i pappersform

Vid framtagning av handlingar i digital form kan man behöva

• se till så att filen går att öppna, t.ex. kontrollera så att det inte är något fel

på filen och så att det program man kan öppna filen med finns på datorn

där filen ska öppnas

• se till så att informationen är läslig, t.ex. lägga in informationen i en

kommaseparerad textfil i en databas eller en tabell för att den ska bli lättare

att läsa

• se till att informationen är förståelig, t.ex. bifoga dokumentation om

systemet informationen kom ifrån och vad respektive fält betyder

forts. framtagning

• arkivmaterial i digital form kan kopieras betydligt enklare och snabbare

än arkivmaterial lagrat på annat media

• arkivmaterial i digital form kan distribueras betydligt enklare och

snabbare än arkivmaterial lagrat på annat media, t.ex. via mail eller en

webb-sida

• arkivmaterial i digital form kan manipuleras betydligt enklare och mindre

tydligt än arkivmaterial lagrat på annat media, handlingens autenticitet kan

därför behöva kontrolleras både vid utlämnandet och vid ”återlämnandet”

av handlingen

forts. framtagning

E-arkivprocessen• Val av information att bevara

• Sammanställning av information att bevara

• Avställning av information att bevara

• Konvertering av information att bevara

• Sammanställning av dokumentation

• Framtagning av sök- och visningsverktyg

• Lagring

• Framtagning

1

1

1

1

Stockholms stadsarkivs handledningar om hantering av digital information

http://www.ssa.stockholm.se/sv/Om-Stadsarkivet/Vi-arbetar-for-god-arkivhantering/Handledningar/

Samrådsgruppen för arkivfrågor

Publikationen ”Allmänna handlingar och IT”

http://www.samradsgruppen.se/index.asp?p=1012

Statens arkivs föreskrifter om ADB-upptagningar

http://www.statensarkiv.se/default.aspx?id=7677&refid=1417 (Sök på Rubrik ”ADB”)

http://www.statensarkiv.se/Sve/Dokumentarkiv/Filer/Remissversion_tekniska%20krav_webben.pdf

Att läsa:

Övningar

• Bildsamling (från

byggprojekt i en stad

1920-1970

digitaliserad):

Lagrings format?

Metadata/sortering?

Visningsmetod?

• Skolsystem (med

uppgifter om person,

klass, betyg, lärare

et.c.):

Lagrings format?

Visnings format?

Utlämnandesätt?

• Digitala dokument

från förening (olika

dokumenttyper och

filformat):

Lagrings format?

Metadata/sortering?

Utlämnandesätt?