ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi i Projekteve

8/12/2019 ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi i Projekteve

1/66

Hartimi dhe Menaxhimi i Projekteve

MATERIALI NGAVERAXHOKAXHI

INSTITUTI ITRAJNIMIT TEADMINISTRATESPUBLIKE BULEVARDIZOGU IPARE, GODINA57, TIRANE, ALBANIATEL:+355 4 240759 FAX: +355 4 271860

www.itap.gov.al


2/66




www.itap.gov.al

2

PERMBAJTJA

SESIONI I PAREVlersimi i nevojave 3-15

SESIONI I DYTEAnaliza e situats

16-21

SESIONI I TRETEPlanifikimi i projektit 22-32

SESIONI I KATERTHartimi i buxhetit 33-36

SESIONI I PESTEMonitorimi dhe vlersimi 37-40

SESIONI I GJASHTERaportimi 41-48

SESIONI I SHTATEShkrimi i projekt propozimit 49-67


3/66




www.itap.gov.al

3

Sesionii pare

VLERESIMI I NEVOJAVE

OBJEKTIVAT

N fund t sesionit, pjesmarrsit do t:

Prcaktojn termin projekt dhe fazat e tij

Njohin rndsin e vlersimit t nevojave

Njohin dhe praktikojn disa nga metodat kryesore tmbledhjes s t dhnave


4/66




www.itap.gov.al

4

Hyrje

Projekti konsiston n nj sr aktivitetesh t koordinuara dhe tkontrolluara t cilat ndrmerren me nj qllim t caktuar t cilat kankosto, burime dhe afate kohore t prcaktuara.

do projekt sht specifik dhe n t reflektohet nevoja pr ndryshim.Ndryshimet mund t lindin nga disa faktor:

nevoja pr ti dhn zgjidhje nj problemi t komunitetit; reflektimi ndaj nj momenti krize n organizat; shfrytzimi i mundsive t reja;

Projektet zakonisht realizohen nga nj numr i kufizuar njerzish t ciltpr nj koh t caktuar punojn sbashku. Projekti n vetvete prfaqsonnj mundsi pr t forcuar lidershipin dhe punn n ekip pasi:

individve u jepen m shum prgjegjsi se sa ato kan n aktivitetin eprditshm;

njerzit msojn ti prshtaten m mir njri-tjetrit; konfliktet e ndryshme midis antarve t ekipit zgjidhen gjat zbatimit

t projektit;

antart e grupit t projektit kan mundsi t kualifikohen nga anaprofesionale dhe t fitojn aftsi t reja. grupi prfshihet n procesin e vendim marrjes.

Pra projektet kan vler pr t zhvilluar si individt ashtu edhe organizatnn prgjithsi.

Fakti q nj organizat prfshihet n hartimin dhe zbatimin e projektevetregon q ajo sht n nj stad t till zhvillimi ku individve mund tubesohen detyra q krkojn nivel t lart profesionalizmi.

Projekti n vetevete prfaqson nj cikl q kalon n disa faza Cikli i jetss nj projekti duhet t filloj me vlersimin e nevojave t komunitetit.Ekziston nj sekuenc e kalimit nga nj faz n tjetrn, pra disa aktivitete


5/66




www.itap.gov.al

5

si jan vendosja e qllimeve dhe objektivave, indikatorve, hartimi ibuxhetit, etj duhet t kryen prpara fillimit t fazs s zbatimit.

VLERESIMI I NEVOJAVE TE KOMUNITETIT

Planifikuesit dhe administratort e programeve duhet t vendosin se ciliinformacion sht m i prshtatshmi pr identikimin dhe vlersimin sa mt plot t nevojave t komunitetit n nj zon t caktuar gjeografike tshrbimeve.

Identifikimi i nevojave sht procesi i prshkrimit t problemeve q kakomuniteti i nj zon t caktuar gjeografike. N procesin e vlersimit tnevojave vendosen prioritetet sipas rndsis, burimeve dhe shrbimeve

ekzistuese. Informacioni mbi vlersimin e nevojave shrben pr: Identifikimin e nevojave pr shrbime; Vlersimin e burimeve t shrbimeve; Prshkrimin e detajuar t komunitetit; Prcaktimin e rndsis s shrbimeve ekzistuese; Sqarimin e faktorve q influencojn n problemet sociale; Listimin e faktorve q ndihmojn ose pengojn kryerjen me

efektivitet t shrbimeve.

Strategjit pr vlersimin e nevojave hartohen pr t mbledhur t dhna qndihmojn planifikuesit:

t prcaktojn llojet dhe shtrirjen e nevojave; t vlersojn n mnyr t rregullt shrbimet ekzistuese; t marrin informacion pr planifikimin e programeve t reja t

shrbimeve duke u nisur nga nevojat e komunitetit.

Nj program pr identifikimin e nevojave gjithmon duhet t prfshij tdhna mbi shkalln e prmbushjes s nevojave me burimet ekzistuesenevojn pr mbshtetje n burimet e jashtme pr plotsimin e tyre.


6/66




www.itap.gov.al

6

Prpara se t bhet vlersimi i nevojave prcaktohet informacioni dhe tdhnat q duhet grumbulluar, burimet e informacionit dhe metodat qprdoren pr grumbullimin e tij.

METODAT E MBLEDHJES SE TE DHENAVE

Pr mbledhjen e t dhnave prdoren metoda t ndryshme .

Metodat IndividualeIntervistatVrojtimi (Survey)

TestetMetodat e mbledhjes sinformacionit nga grupet

Intervistat n grupForumet e KomunitetitTeknika e Grupit NominalBrainstorming

Observimet Observimi sistematikObservimi i plot

Metodat individuale

Intervistimi

Intervistimi sht nj nga metodat m t prdorshme pr mbledhjen e tdhnave. N prgjithsi, do situat intervistimi konsiston n dy faktor trndsishm:

S pari , intervistuesi duhet t vendosi nj raport t till me t intervistuarinq ta bj kt t fundit t ndihet sa m i lirshm. Intervistuesi duhet tprezantoj veten duke shpjeguar edhe qllimin e intervistimit, far synohet


7/66




www.itap.gov.al

7

t arrihet dhe pr far do t prdoret informacioni. sht e rndsishme ttheksohet q intervista do t jet konfidenciale.

S dyti, ai q duhet t flas shumicn e kohs duhet t jet i intervistuari.Megjithse ky prinicip duket mjaft i qart, prvoja ka treguar se shumher ndodh e kundrta.

Gjat intervistimit duhet patur parasysh q i intervistuari ta ndiej qintervista do jet nj eksperinc e plqyeshme dhe e rndsishme. Barrieratn komunikim duhet t kaprcehen.

Nj nga aspektet m t rndsishme t procesit t intervistimit shtsondazhi. Sondazhi sht nj teknik q prdoret nga intervistuesi pr

stimulimin e diskutimeve dhe pr mbledhjen e sa m shum informacioni.Pr nj pyetje t br merret nj prgjigje. Pr arsye t ndryshme, prgjigjamund t mos jet ajo q pritej, prandaj intervistuesit do t'i duhet t krkojm shum informacion pr t realizuar qllimin e intervists. Ka disateknika q prdoren gjat biseds pr t marr nj prgjigje sa m t plot et qart.

Pohime dhe aprovime; Prsritje t pyetjes dhe t prgjigjes (kur sht e nevojshme); Nj koment apo pyetje neutrale; Krkes pr sqarime t mtejshme; Prmbledhje

Vrojtimi

Vrojtimi prfshin mbledhjen e t dhnave nga nj grup njerzish q janzgjedhur pr t prfaqsuar nj popullsi m t madhe. T dhnat mblidhennprmjet nj liste pyetjesh t formuluara me shum kujdes. Personat ezgjedhur u japin prgjigje pyetjeve duke plotsuar nj pyetsor t shkruar.

Hartimi dhe administrimi i vrojtimit

Hapi 1: Prcaktimi i objektivave


8/66




www.itap.gov.al

8

far duam t nxjerrim n pah nprmjet vrojtimit? A mund t sigurohen tdhnat n rrug t tjera? N qoft se jo, objektivat duhet t jen tepr tqarta, t jen t shkruara dhe duhet t kufizohen n gjrat m trndsishme.

Hapi 2: Prcaktimi i popullats q do t studiohet

Popullata prfaqsohet nga t gjith njerzit q do ti prgjigjen pyetsorit.Popullatat ndryshojn sipas rasteve prandaj sht e rndsishme q ttregohet kujdes kur t bhet seleksionimi i tyre.

Hapi 3: Przgjedhja e kampionit

Situata ideale do t ishte mundsia pr t intervistuar t gjith personat epopullats pr t ciln jemi t interesuar t marrim t dhna. Kuptohet qkjo nuk sht gjithmon e mundur. Zakonisht zgjidhet nj kampion nga icili t mund t merren t njjtat rezultate q do t merreshin po tintervistohej e gjith popullata.

Mnyrat e zgjedhjes s kampionit

Disa nga arsyet pse zgjedhja e kampionit sht e domosdoshme jan:

Pamundsia fizike pr t kontrolluar t gjith popullatn Kosto e lart e studimit t t gjith popullats Studimi i popullats krkon shum koh.

Ka disa metoda pr zgjedhjen e kampionit nga popullata t cilat dosqarohen n vazhdim.


9/66




www.itap.gov.al

9

Zgjedhja e kampionit n mnyr trastsishme . Kjo mnyr bn tmundur q do person n popullat t ket t njjtn mundsi pr tuprfshir n kampion.

Zgjedhja e rastsishme sistematike . Individt e popullats renditenn nj far mnyre, p.sh alfabetikisht dhe prej tyre bhet nj zgjedhjee rastsishme, pr shembull, n do 5 persona zgjidhet njri qprfshihet n kampion.

Zgjedhja e rastsishme e shtreszuar . N fillim popullata ndahet nnngrupe q quhen shtresa dhe merret nga nj kampion pr doshtres.

Zgjedhja me grupe . Kjo bhet kur popullata ka shtrirje t gjergjeografike.

Hapi 4: Hartimi i pyetsorit

Nj pyetsor ka zakonisht katr pjes kryesore: Letrn shoqruese, pyetjet,shkalln dhe kodet.

Letra shoqruese duhet shkruar shkurt, qart dhe pa zhargon. Ajo duhet ti

sqaroj lexuesit, t paktn tri shtje kryesore: (a) cili sht qllimi ikryerjes s vrojtimit; (b) cila do t jet dobia e tij, veanrisht prpjesmarrsit; (c) t garantohet fshehtsia dhe siguria e prgjigjeve q do t jepen.

Pyetjet prbjn zemrn e instrumentit dhe shkrimi i tyre prbn pjesn qkrkon m tepr kujdes.

Shkallzimi q do prdoret nuk duhet t jet tepr teknik. Shkalla qprdoret m shpesh quhet Likert q zakonisht jep pes ose shtatalternativa.


10/66




www.itap.gov.al

10

Hapi i fundit sht kodimi i prgjigjeve. Pr prgatitjen dhe analizimin e tdhnave duhet t prgatitet nj libr kodimi q tregon si bhet vlersimi ido pyetjeje dhe si duhet vepruar n rastin e prgjigjeve problematike.

Hapi 5: Testimi paraprak i pyetsorit

Pavarsisht nga saktsia e prgatitjes s pyetsorit, prsri dalin probleme qduhen identifikuar e korrigjuar. Disa nga personat q zgjidhen pr testiminparaprak duhet t jen prfaqsues t popullats nga e cila do zgjidhenpersonat q do plotsojn pyetsorin.

Hapi 6: Prgatitja e variantit prfundimtar

Pasi bhet korrigjimi i gabimeve, hartohet varianti prfundimtar qdrgohet pr shumfishim.

Hapi 7: Administrimi i pyetsorit

Do t ishte e kshillueshme q administrimi i pyetsorit t bhej n tnjjtn koh pr t gjith kampionin, por zakonisht kjo nuk sht e mundur.

Hapi 8: Kodimi i prgjigjeve

Disa nga pyetsort duhen kontrolluar pr t par nse jan br gabime nkodim.

Hapi 9: Tabulimi i rezultateve

Qllimi sht paraqitja e t dhnave n nj mnyr t till q personat einteresuar t mund ti kuptojn dhe ti interpretojn ato. Zakonisht prdorettabulimi i thjesht ku pr do pyetje jepet prgjigjja n form prqindjeje.

Hapi 10: Prgatitja e raportitPrpara se t prgatitet raporti prfundimtar, duhet prgatitur njprmbledhje e shkurtr lidhur me Vrojtimin. Kjo faz ka pr qllim


11/66




www.itap.gov.al

11

organizimin e t dhnave dhe ideve. Raporti prfundimtar mbshtetet n tdhnat e dala.

Metodat e mbledhjes s informacionit nga grupet

Intervistat n grup

Intervista n grup sht nj metod jo e kushtueshme pr mbledhjen einformacionit. Nj fasilitator drejton diskutimin e nj grupi prej 7-10vetash. Pjesmarrsve u krkohet t shprehin mendimet, opinionet ose t japin informacion rreth nj shtje ose problemi t caktuar. Diskutimetzakonisht zgjasin nga 1 deri n 2 or dhe duhen zhvilluar n nj vend t

qet.Intervistat n grup prdoren veanrisht kur:

Planifikohen aktivitetet e programeve dhe drejtuesve u duhet tkuptojn pikpamjet e palve t ndryshme t prfshira n program sistafi, prfituesit, etj;

Shrbime t veanta q mund t ofrohen duhet t marrin parasyshpreferencat e prfituesve;

Ka probleme me zbatimin e programeve; Krkohehet q t jepen rekomandime pr donatort, prfituesit, etj.

Procesi i intervistimit n grup kalon n hapat e mposhtm:

Formimi i ekipit q do t merret me organizimin dhe do t zhvillojintervistn n grup;

Zgjedhja e pjesmarrsve; Zgjedhja e vendit ku do zhvillohet intervistimi; Prgatitja paraprakisht e pyetjeve rreth t cilave do fokusohet

intervistimi dhe diskutimet; Zhvillimi i intervistimit; Rregjistrimi i diskutimeve; Analiza e rrezultateve.


12/66




www.itap.gov.al

12

Ndr kufizimet e ksaj metode mund t prmendim faktin q diskutimetmund t dominohen vetm nga disa persona dhe informacioni mund t jeti vshtir pr tu analizuar.

Forumet e Komunitetit

Kjo metod konsiston n nj takim t hapur ku jan t ftuar t gjithantart e komunitetit t cilt inkurajohen q t paraqesin pikpamjet e tyren lidhje me nevojat q ato kan. Perspektivat e antarve t komunitetitmbi vlefshmrin dhe organizimin e shrbimeve japin nj ide t qart prnevojat q ka i gjith komuniteti.

Gjat procesit t integrimit t t gjitha pikpamjeve fillon e krijohet njtabllo e nevojave q ka komuniteti. Forumi i komunitetit parfaqson njmetod t shpejt dhe efektive t mbledhjes s informacionit t dshruar.

Forumi sht nj mbledhje e hapur pr t gjith antart e komunitetit. doperson q merr pjes konsiderohet si nj burim i rndsishm informacionidhe inkurajohet pr t paraqitur pikpamjet e tij. Zakonisht, forumet zgjasin3-4 or dhe mund t prfshijn nj sr aktivitetesh: shkmbiminformacioni, komunikimi i detajeve lidhur me programet ose projektet ereja, ndrveprim m t gjr social, etj. Megjithat funksioni kryesor i njforumi mbetet marrja e opinioneve t sa m shum njerzve mbi nj shtjet caktuar. N forum zakonisht nuk merren vendime duke u nisur ngakndvshtrimet e paraqitura. Forumi sht nj mjet pr t identifikuarproblemet dhe pr t njohur reagimet e qytetarve n lidhje me shrbimet.

Avantazhet e prdorimit t metods s forumeve jan:

Forumet jan me leverdi ekonomike n krahasim me metodat e tjera; Forumet lejojn shprehjen e lir t mendimeve nga shum antar t

komunitetit; Forumet mund t shrbejn si katalizator pr inicimin e planeve dheveprimeve pr t adresuar nevojat e komunitetit.


13/66




www.itap.gov.al

13

Ndr kufizimet mund t prmendim:

N varsi t pjesmarrjes, jo t gjith t pranishmit mund t kenmundsi pr t thn fjaln e tyre;

Jo t gjith antart e komunitetit mund t ken mundsi pr t marrpjes n forum;

Megjithse forumi prfaqson nj mundsi pr shprehjen emendimeve veanrisht lidhur me nevojat, shpesh ndodh qdiskutimet nuk shkojn prtej ksaj pike;

Mund t ndodh q forumi t mos arrij rezultatet e dshruara.

Grupi Nominal

Teknika e grupit nominal realizohet nprmjet nj seminari, i cili nxitkrijimtarin dhe n t njejtn koh produktivitetin e pjesmarrsve dheminimizon zgjidhjen e problemeve me an t argumentit.

Pr kt qllim zgjidhet nj grup nga antart e komunitetit. Pjesmarrsitn kt grup inkurajohen q t ndajn pikpamjet e tyre mbi nevojat e

komunitetit. Kjo metod shrben pr t sjell kontributin e qytetarve nvlersimin e nevojave dhe n procesin e planifikimit t programeve.

N vijim t identifikimit dhe klasifikimit fillestar t problemeve, grupinominal sht nj metodologji q prfshin grupe t caktuara n fazat enjpasnjshme t planifikimit dhe t zhvillimit t programeve:

Procesi i tekniks s grupit nominal kalon npr fazat e mposhtme:

Pjesmarrsit ndahen n grupe pune me 8-10 individ. Grupit i bhennj ose disa pyetje dhe do individ duhet t punoj n heshtje pr 10-15minuta dhe t listoj t gjitha prgjigjet e pyetjeve. Pyetjet hartohen nmnyr t till q krkojn prgjigje ose opinione pr nj problem tcaktuar.


14/66




www.itap.gov.al

14

Pjesmarrsve mund tu krkohet t identifikojn nevojat e tyrepr shrbime;

T listojn nevojat q mund t ken grupet e tjera n komunitet; T identifikojn faktor t rndsishm ose shtje q duhen marrn konsiderat n procesin e planifikimit t programeve prkomunitetin.

Pjesa e par e kaluar n heshtje q shrben pr gjenerimin e idevepasohet nga nj interval n t cilin pjesmarrsit ndajn idet e tyre megjith grupin.

Gjat ksaj faze pjesmarrsit nuk duhet t bjn komente apo tdiskutojn idet.

Pasi t jen gjeneruar gjith idet vjen faza e diskutimit ku pjesmarrsit jan t lir t japin sqarime ose t mbrojn idet e tyre.

Kur udhheqsi i grupit bindet q jan br t gjitha sqarimet enevojshme ai u krkon pjesmarrsve q t zgjedhin ato ide qkonsiderohen m t rndsishme.

do person zgjedh 5 ose m shum ide q atij i duken m trndsishme dhe i radhit. Votat numrohen dhe grupi bnradhitjen e ideve sipas rndsis

Seleksionimi dhe rradhitja bhet individualisht

Teknika e grupit nominal i jep grupit mundsi t marr pjes n procesin evendim-marrjes. Gjithashtu do pjesmarrs shpreh opinionin e vet mbirndsin e problemeve dhe nevojave t shumta t identifikuara nga grupi.

Disavantazhi kryesor i tekniks s grupit nominal sht mungesa esaktsis. Megjithse shumica e pjesmarrsve jan t knaqur me procesindhe me rezultatet, disa prej tyre mund t ndihen t manipuluar. Kto


15/66




www.itap.gov.al

15

disavantazhe mund t kaprcehen me nj planifikim t kujdesshm e dukezgjedhur pjesmarrs t prgatitur.

T dhnat q merren nga njerzit n baza individuale mund t sigurojninformacion t dobishm. Kujdes duhet treguar pr tu siguruar qinformacioni q merret nga kta individ t jet sa m prfaqsues, pra sam afr t vrtets.

Gjenerimi i ideve

Brainstorming sht nj teknik q prdoret shpesh pr gjenerimin e idevedhe prcaktimin e problemeve. Qllimi i nj sesioni brainstorming sht qt gjith pjesmarrsit t punojn sbashku n grup pr t prcaktuar ose

pr ti dhn zgjidhje nj problemi. Gjithprfshirja sht elementi kryesorgjat sesioneve t brainstorming. Krijimtaria e grupit dominon mbi atindividuale.

Gjat sesioneve t brainstorming duhen ndjekur e respektuar disa rregulla.Fasilitatori sht personi q duhet ti kujtoj grupit zbatimin e rregullave.

Rregulla baz

do pjesmarrs duhet t jap sa m shum ide q t jet e mundur; T gjith idet shnohen; Asnjri nuk ka t drejt t komentoj ose kritikoj idet e tjetrit; Pasi jan dhn t gjitha idet fillon seleksioni i tyre, kombinohen idet

e ngjashme dhe prjashtohen ato q nuk jan t lidhura me problemin; Facilitatori duhet t vendos limite kohore pr brainstorming dhe ti

respektoj ato.

Observimi


16/66




www.itap.gov.al

16

Observimi sht teknika e tret q prdoret pr mbledhjen e informacionit.Avantazhi i ksaj teknike sht q sjellja sht m natyrale dhe njerzvenuk u krkohet t japin informacion direkt.

Observimi sistematik

N kt lloj observimi vrojtohet nj sjellje e caktuar. Pas nj srobservimesh, n qoft se verhet q ka nj problem dhe indentifikohenburimet e tij, mund t gjykohet i nevojshm hartimi i nj programi qsynon ti jap zgjidhje problemit.

Observimi i plot

Ky lloj observimi ndodh ku observuesi prdor n mnyr t hapur nj videokamera apo aparate inizimi pr t regjisturar nj sjellje t caktuar. Kjometod siguron informacion t gjr, por njkohsisht sht edhe ekushtueshme.


17/66




www.itap.gov.al

17

Sesionii dyte

ANALIZA E SITUATES

OBJEKTIVAT


Njohin hapat n procesin e analizs s situats

Praktikojn vendosjen e qllimeve, objektivave dhecaktimin e strategjive


18/66




www.itap.gov.al

18

Planifikimi i nj projekti nuk mund t realizohet pa nj analiz t plot e tsakt t situats. Ka rrug t ndryshme pr t br analizn e situats, porm posht do t diskutohen 3 hapa kryesor q jan pjes e procesit tidentifikimit:

Analiza e problemeve Analiza e objektivave Analiza e strategjive

Analiza e Problemeve

Analiza e problemeve ka nj rndsi t veant pr planifikimin, pasi ajoprcakton mnyrn se si do t ndrmerren veprimet.

N fillim t do projekti, sht e domosdoshme t analizohen problemet qkrkojn zgjidhje. N shumicn e rasteve problemet nuk jan t dukshme;zakonisht ne shikojm vetm simptomat e tyre. Pasi t identifikohenproblemet ato duhen dokumentuar n mnyr q t gjith t interesuarit tmund t informohen.

N shumicn e rasteve rezulton q problemet jan t lidhura me njritjetrin, pra nj problem e ka zanafilln tek nj problem tjetr.

Procedura q sygjerohet t ndiqet sht:

Prcaktimi me saktsi i subjektit t analizs; Analiza e palve t interesuara; Identifikimi i problemeve dhe caktimi i hierarkis s tyre; Prdorimi i diagrams shkak-pasoj pr ilustrimin e lidhjeve q

ekzistojn midis problemeve.


19/66




www.itap.gov.al

19

Analiza e problemeve vendos lidhjen shkak pasoj ndrmjet aspektevenegative t situats ekzistuese. ana negative e problemeve shndrohet narritje pozitive.

N kt stad problemet identifikohen nprmjet kontributit t grupeve tndryshme, t institucioneve ose organizatave t interesuara dhe tkonsulentve.

Analiza e Objektivave

Pasi jan realizuar nj sr studimesh dhe sht br analiza e problemevehapi tjetr sht vendosja e objektivave. Vendosja e objektivave shrbenpr t:

Prshkruar situatn pr t ardhmen; Verifikuar hierarkin e qllimeve; Ilustruar lidhjen mjete-qllim final.

Vendosja e objektivave sht nj mnyr pr t kontrolluar ecurin eprojektit. Gjat ciklit t projektit ndodh q objektivat duhen rishikuar. Kjondodh pasi kushtet mund t ndryshojn dhe shkalla e njohjes sproblemeve vjen duke u rritur. Prandaj sht e kshillueshme q t prdoretnj procedur fleksibl pr prcaktimin e objektivave duke kombinuarprocesin e prcaktimit t qllimeve me fazat n t cilat do t kalojprojekti.

Q objektivat ti shrbejn procesit t vendim marrjes ato duhet t jenSMART ( specifike, t matshme, t arritshme, t orientuara nga rezultatet, tprcaktuara n koh).

Procesi i prcaktimit t objektivave lehtsohet n qoft se u jepet prgjigjepyetjeve t mposhtme:

far duam t ndryshojm? Pse? N far rruge?


20/66




www.itap.gov.al

20

Kush do t prfitoj nga ky ndryshim?

Analiza e strategjive

Ky hap prfshin:

Identifikimin e t gjitha strategjive t mundshme pr prmbushjen eqllimit t projektit.

Zgjedhjen e strategjis s projektit

N diagramn e objektivave, objektivat grupohen sipas ngjashmris dhequhen strategji. Strategjia m e pranueshme zgjidhet duke u mbshtetur ndisa kritere baz, si pr shembull prioritetet e palve t interesuara, buxheti,rndsia e strategjis, periudha kohore n dispozicion, etj.

Kto kritere do t prdoren pr t vlersuar strategjit e propozuara dhe prt zgjedhur nj ose m shum prej tyre. Ato prcaktohen kryesisht ngavendim marrsit (prdoruesit/administratort) por pa neglizhuar rndsin eprioriteteve q kan protagoninstt kryesore, pra ata q do t prfitojn ngaky projekt. Kur flasim pr prdoruesit ose administratort duhet t kemiparasysh q ti dallojm ata nga prfituesit pra ata q do t prdorinrezultatet e projektit. Kur t prdorim termin prdorues do t kemi parasysh

njerzit q do merren me zbatimin e projektit, t cilt do paguhen prpunn q bjn.


21/66




www.itap.gov.al

21

ANALIZA E OBJEKTIVAVE

Situat e prmirsuarn furnizimin me

ushqime

Rritje nprodhimin e misrit

Rritje e prodhimitn zonn kodrinore

Zvoglim ierozionitt toks

Paksim ishkatrimit t

t mbjellave

Sistemi ujitsn

funksionim

Furnizim m irregullt me

farra (inpute)


22/66




www.itap.gov.al

22

ANALIZA E PROBLEMEVE

Munges ushqimi

Rnie n

prodhimin e misrit

Rnie e prodhimit

n zonn kodrinore

Erozioni itoks

Shkatrimi it mbjellave

Sistemi ujits jasht

funksionimit

Mos furnizim irregullt me

farra (inpute)


23/66




www.itap.gov.al

23

Sesionii trete

PLANIFIKIMI

OBJEKTIVAT


Kuptojn rndsin e procesit t planifikimit Njohin dhe praktikojn disa nga metodat kryesore t

planifikimit


24/66




www.itap.gov.al

24

PLANIFIKIMI I PROJEKTIT

Planifikimi bazohet n aftsin pr t lidhur qllimin dhe objektivat eprojektit me koston dhe limitetet kohore t tij.

Planifikimi e udhheq projektin drejt qllimeve t prcaktuara. Ai i shrbenstimulimit t aktiviteteve q do t kryhen n t ardhmen, si dhe studionpasojat q mund ti shoqrojn ato gjat zbatimit t projektit. N se ktokonsekuenca mund t sjellin avantazhe dhe plani sht i bazuar aiprfaqson nj lloj drejtimi q duhet ndjekur nga t gjith. N kt kuptimplani shrben si mjet kontrolli pr projektin. Plani i shrben gjithmonkordinimit t aktiviteteve dhe burimeve q do t prdoren pr zbatimin enj projekti.

Planifikimi luan gjithashtu funksion informues. Ai e kryen kt rol duke ialejuar gjithsecilit q prfshihet n proces pjesmarrjen n planifikimin eaktiviteteve q do t kryhen.

I gjith procesi i planifikimit nnkupton nj ndarje natyrale t projektit

n faza. Kjo sht veanrisht e rndsishme pr donatort. t cilt duan tgjykojn n avanc pr disa shtje t cilat do t dshmojn pr rezultatet eprojektit.

Metodat e planifikimit

Zgjedhja e metodave planifikuese varet nga nj numr faktorsh. Disa ngaato jan tipi, madhsia dhe kompleksiteti. E rndsishme sht, gjithashtu,t merren n konsiderat se cilat nga parametrat kohor, t kostos dhe tburimeve do t inkludohen n plan. Gjithashtu vendimet mund tkondicionohen nga shkalla e prpikmris q krkohet.

Teknika Gantt


25/66




www.itap.gov.al

25

Tabela Gantt i plotson krkesat e planifikimit n shum situata, p.sh., prplanet e projekteve q nuk jan shum komplekse dhe kur stafi dispononnjohuri t mira n lidhje me projektet. Por sa m i madh dhe kompleks t jet nj projekt aq m bindse do t jen avantazhet e ksaj teknike, e cilamund t aplikohet me sukses sidomos pr planifikimin e kohs, kostos dhematerialeve. N disa raste, puna voluminoze q krkohet pr prgatitjen etabelave Gantt pr projekte t mdha mund t lehtsohet prmes prdorimitt kompjuterave.

Ajo prfaqson nj skem grafike q prgatitet duke listuar aktivitetet dheevenimentet e tjera t nj projekti prkundrejt afateve respektive kohore,dhe personat prgjegjs pr realizimin e tyre. Prve zons ku listohen

aktivitetet q do t realizohen brenda projektit, n tabeln Gantt pasqyrohetgrafikisht periudha kohore se kur do t realizohet do njri nga aktivitetet eprshkruara. Nse projekti sht i ndar n faza ato do t pasqyrohengrafikisht duke hequr viza paralele me aksin kohor, duke treguar kshtukohn e realizimit. Duhet theksuar se ndarja n faza duhet br duke marrn konsiderat t gjitha aktivitetet e projektit dhe rezultatet q priten. dondarje pr shkaqe t buxhetit prfaqson nj problem q lidhet meadministrimin e burimeve dhe prandaj duhet psqyruar n buxhet.

Teknika PERT

PERT sht nj metod planifikuese q lejon do grup pune t prmbushpikat e mposhtme:

T jet i ndrgjegjshm n lidhje me procesin dhe qllimet; T kontriboj dhe t marr pjes n vendimet e marra rreth mnyrs

se si, kur dhe me k do t realizohen aktivitetet e projektit. T siguroj nj prdorim m efektiv t burimeve duke prqndruar

prpjekjet n zgjidhjen e shtjeve kritike T bj rivlersimin projektit, ndrkoh q ai sht n zbatim, dhe

shprndarjen e burimeve pr t evituar pengesat e e ndryshme, osegarantimin e suksesit n prmbushjen e objektivave.


26/66




www.itap.gov.al

26

Kjo metod planifikimi sht quajtur metoda PERT (PerformanceEvaluation and Review Technique), ose Metoda e rrugs kritike (CriticalPath). Pr ta br kt metod sa m vizive ndrtohet nj lloj diagrame kuaktivitetet paraqiten n sekuencn e tyre.

Planifikimi PERT

Hapi 1. Listoni t gjitha aktivitetet q duhen realizuar pr nj projekt

Hapi 2. Listoni rradhn sipas s cils duhen kryer kto aktivitete.

Hapi 3 . Prcaktoni kohn e nevojshme q nevojitet pr realizimin e

do aktiviteti.Hapi 4. Prgatitni tabeln PERT q do t reflektoj t gjith

informacionin e prshkruar n hapat 1,2 dhe 3.

Hapi 5. Identifikoni rrugn kritike.

Grafiku n form rrjeti

Kur prdoret grafiku n form rrjeti planifikimi kryhet zakonisht n dyhapa:

Llogaritet pr do aktiviet koha m e hershme dhe m e vonshme efillimit dhe e realizimit t aktivitetit. Nj llogaritje e till na ndihmont gjejm kohn totale q nevojitet pr projektin dhe ve ksaj tidentifikojm zinxhirin e aktiviteteve q pozicionohen n rrugnkritike.

Vizatohet rrjeti logjik q lidh kohn me t dhnat e tjera dukeprdorur nj shkall t caktuar.

Metoda e strukturs logjike


27/66




www.itap.gov.al

27

Metoda e Strukturs Logjike i ka fillimet e saj n vitet 70 dhe shtprdorur nga shum agjensi q merren me shtje t zhvillimit.

Metoda e strukturs logjike prfaqson nj sr konceptesh t ndrlidhura,t cilat kur prdoren t kombinuara ndihmojn n konceptimin, zbatimindhe sigurimin e qndrueshmris s projektit. Rezultatet e ksaj metodemund t paraqiten n nj Matric 4x4, e cila jep n mnyr t prmbledhurelementt kryesor t projektit dhe lidhjet q ekzistojn midis tyre.

Prmbledhja

prshkruese

Treguesit e

matshm

Mnyrat e

verifikimit

Supozimet

Qllimi iprgjithshm

Matja e arritjess qllimit

Qllimi iprojektit

Fillimi i StatusittQndrueshmris

Outputet(produktet)

Magnituda eoutputeve tnevojshm prarritjen e qllimitt projektit

Aktivitetet Burimet enevojshme dhebuxheti praktivitetet

Duhet mbajtur parasysh se prdorimi i metods s strukturs logjike bn tmundur konceptimin hap pas hapi t elementve m t rndsishm tprojektit dhe nuk duhet konsideruar thjesht si nj form q duhet plotsuar.

Metoda e strukturs logjike mbshtet mbi supozimin q projektet janinstrument t ndryshimit. Kjo metod mbshtet n katr konceptekryesore:


28/66




www.itap.gov.al

28

Menaxhimi i realizimeve: Specifikon objektivat q duhen arritur dhecakton prgjegjsit pr arritjen e tyre.

Metoda baz shkencore: Mbshtetet n faktin q asgj nuk sht e sigurtdhe t gjitha aktivitetet duhen par si nj process t msuari nprmjettestimit t hipotezave t ndryshme.

Analiza e sistemeve: Asnj sistem nuk sht i prcaktuar deri n momentinq ne kuptojm nj sistem m t gjer n t cilin bn pjes dhe sistemi yn.

Cilsia: Prmbushja e parashikimeve dhe krkesave t prfituesvenprmjet nj procesi pjesmarrs si faktor t domosdoshm pr sigurimin

e qndrushmris s projektit.Menaxhimi i realizimeve (performances)

Ekzistojn katr nivele baz t performancs q duhen menaxhuar:

Inputet (Burimet) Burimet q harxhohen pr kryerjen e aktiviteteve

Outputet (Produktet) Rezultatet q merren nga kryerja e aktivitetevet ndryshme

Qllimi i Projektit Arsyeja kryesore e ndrmarrjes s projektit

Qllimi i Prgjithshm Ndikimi afat gjat i projektit

Metoda e strukturs logjike e shikon nj projekt si t prbr nga katrnivele objektivash t dallueshme por t ndrlidhura. N nivelin m t ult jan produktet (outputet). Produktet jan rezultatet q merren ngamenaxhimi i burimeve (inputeve). Pr shmbull n nj projekt edukimi,produktet mund t jen msuesesit e trajnuar, nj godin shkolle erindrtuar dhe e pajisur, etj. Kjo arrihet nprmjet menaxhimit t nj srburimesh si p.sh. trajnimi i msuesve, ndrtimi i godins s shkolls, etj.Megjithat produktet nuk mjaftojn pr t justifikuar projektin. N


29/66




www.itap.gov.al

29

shembullin e msiprm projekti krkon t arrij nj prmirsim t sistemitarsimor. Kjo prfaqson nj objektiv t nj niveli m t lart q ne equajm qllimi i projektit.

Niveli tjetr i Strukturs Logjike prfaqsohet nga Qllimi i Prgjithshm.Qllimi i projektit sht nj nga kushtet e nevojshme por jo tmjaftueshme pr arrtijen e qllimit t prgjithshm. Duke ju referuarprsri shembullit me projketin e edukimit, qllimi specifik sht njprmirsim i qndrushm n sistemin arsimor, dhe qllimi i prgjithshmsht prmbushja e nevojave t industris lokale me fuqi puntore tkualifikuar. Pr t arritur kt qllim ndoshta duhen ndrmar edheprojekte t tjer. Ashtu si ne duhet t identifikojm t gjith produktet enevojshme pr arritjen e qllimit t projektit, duhen identifikuar t gjitha

qllimet e projekteve q bjn t mundur arritjen e qllimit t prgjithshm.Metoda Baz Shkencore

Projekti konsiderohet nj sr hipotezash t ndrvarura. Nse kemi burime,athere sigurojm produkte, nse kemi siguruar produkte sigurojm arritjene qllimit t projektit; nse arrihet qllimi i projektit mund t arrijmqllimin e prgjithshm.

Supozimet

Ne jemi t ndrgjegjshm q ka edhe faktor jasht kontrollit ton t ciltkan ndikimin e tyre n arritjen e qllimeve dhe objektivave t projektit.Supozimet jan t nevojshme jo vetm gjat fazs s konceptimit por edhem von. Kur fillon zbatimi i projektit menaxheri duhet t monitorojrregullisht supozimet pr vlefshmrin e tyre. Supozimet jan trndsishme edhe gjat fazs s vlersimit pasi ekzaminimi i tyre mund t jet prgjigje ndaj pyetjes q pse projekti i ka realizuar ose jo objektivat.


30/66




www.itap.gov.al

30

Analiza e sistemeve

Pr t realizuar analizn e sistemeve ne i shtojm nj nivel t ri hierarkisme katr nivele t menaxhimit t projektit Qllimet e programit.Qllimet e programit gjejn vend mbi qllimin e prgjithshm t projektit.Qllimet e programit lidhin qllimet e projektit me ato t projekteve t tjeran shkall me t gjer duke arritur deri n nivel kombtar.

Cilsia

Kontrolli i cilsis mbshtetet n parimin n qoft se nuk mund t matsh,nuk menaxhon dot. Kjo sht lidhur me prdorimin e treguesve(indikatorve) si dhe metodave t ndryshme t mbledhjes dhe analizs s tdhnave.

Treguesit (Indikatort)

Mnyra e formulimit t Qllimeve, Objektivave, Produkteve dhe Burimevesht gjithmon subjekt diskutimi ose interpretimesh t ndryshme nga palte prfshira n projekt. Qllimi i prgjithshm dhe Qllimi i projektit shpeshnuk jan shum t qarta dhe pr njerz t ndryshm kan kuptime t

Qllimi iprgjithshm

Qllimi iprojektit

Produktet

Burimet


31/66


32/66




www.itap.gov.al

32

na kushtoj para dhe krkon koh pr tu realizuar, mnyra e verifikimitduhet prcaktuar q n fazn e hartimit t projektit. Duhet br identifikimii t gjitha burimeve nga do t mblidhen evidencat.

Planifikimi i burimeve dhe i kostos

Planifikimi i burimeve mund t kryhet vetm nse ato ndahen n kategori.Nj nga problemet m t mprehta n kt rast, sht arritja e uniformitetitt kategorive, n mnyr t till q burimet brenda do kategorie tkmbehen ndrmjet tyre pa kurrfar kufizimi. Ndr faktort kufizues mundt prmendet fakti q do projekt ka nj dat prfundimi q gjithsesi mundedhe t shtyhet, porse disa kategori burimesh mbeten t pandryshueshme.

Pas specifikimit t burimeve q do t prdoren n faza t caktuara sht emundur t parashikohet kostoja e projektit.

Pas prgatitjes s planit t projektit, ai mund t rishihet n dritn eqllimeve t projektit dhe kufizimeve t tij. Nj krahasim i till mund tzbuloj nevojn pr nj riplanifikim. Ashtu sikurse planifikimi,riplanifikimi kryhet n konsultim me personelin q prfshihet n projekt.Divergjenca t theksuara ndrmjet planit dhe qllimeve t projektit mundett rekomandojn ndryshimin e ktyre qllimeve. N kt faz pune, roli iplanifikimit sht shum i qart.


33/66

H a r

t i m

i d h e M e n a x

h i m

i i P r o j e k

t e v e

M A T E R I A L I N G A V E R A X H O K A X H I

I N S T I T U T I I T R A J N I M I T T E A D M I N I S T R A T E S P U B L I K E

B U L E V A R D I Z O G U I P A R E , G O D I N A 5 7

, T I R A N E , A L B A N I A T E L : + 3 5 5 4 2 4 0 7 5 9 F A X : +

3 5 5 4 2 7 1 8 6 0

w w w . i t

a p . g

o v . a

l

3 3

S h e m

b u l l : M A T R I C A L O G J I K E

P e r s

h k r i m

i

I n d i k a t o r e

t

M e n y r a

t e

V e r i

f i k i m i t

S u p o z i m e t

Q e

l l i m

i i

P e r g

j i t h s

h e m

P e r m

i r e s

i m i i s i

t u a t e s s e

f u r n

i z i m i t m e u s

h q i m

P e r m

i r e s

i m i i s i

t u a t e s p a s

1 9 9 7

,

6 0 0 k g m

i s e r

i k o n s u m u a r m e

t e

n j e j

t i n i n d e k s c m

i m i s i n e

1 9 9 2

V r o j

t i m i o r g a n

i z u a r n g a

M i n i s t r i a e

B u j q e s i s e m e

1 9 9 8

Q e l

l i m i i P r o j e k

t i t

R r i

t j e e p r o d

h i m

i t t e m

i s r i

t

R r i t j e e p r o d

h i m

i t t e m

i s r i

t p e r

h a (

4 5 % e o u

t p u t e s h

i t u r )

9 4 ; 9

5 ; 9 6 ;

9 7 ; r e s p e

k t i v i s h t 1 0 % ; 2

0 % ; 3

0 % ;

1 0 %

R a p o r

t e t e p r o j e k

t i t 9 5 / 9 6 / 9 7

R r i

t j e e p r o d h

i m i t b u j q e s o r

n e z o n e n

k o d r i n o r e

F u n k s i o n

i m i s i s t e m

i t u j

i t e s

Q e

n g a

1 9 9 5 t e g j

i t h a

f u s h a t

j a n e

u j i t u r

F u r n

i z i m m e

i r r e g u

l l t m e

i n p u

t e

N j e m u a

j p e r p a r a

f i l l i m

i t t e s e z o n i

t

t e t e m

b j e l

l a v e

f s h a t a r e

t k i s h i n

f a r e n e n e v o

j s h m e

d h e

5 0 k g p l e h

p e r h a

O u

t p u

t e t

F e r m e r e t p e r d o r

i n a f

t e s i

t e r e

j a

m e n a x

h u e s e

F e r m e r e t p e r d o r

i n k a l e n d a r

i n e

m b j e l

l j e v e q e n g a

1 9 9 6

R a p o r

t e n g a s h e r

b i m

i i

e k s t e n s i o n

i t d h e e k

i p i

r e a l i z u e s

i p r o

j e k t i t

N u k

k a p a s u r

d e m

t i m e

t e

q e l l i m s h m e t e s i s t e m

i t u j

i t e s

E s h

t e m e k a n i z u a r p r o d

h i m

i i

m i s r i

t

1 . 1 O r g a n

i z i m i i f e r m e r e v e

1 . 2 P a s t r i m

i i k a n a

l e v e

t e

b l l o k u a r a

2 . 1 O r g a n

i z i m i i b l e r

j e s s e

i n p u

t e v e

2 . 2 . O r g a n

i z i m i i s h p e r n

d a r j e s

s e i n p u

t e v e

I n p u

t e t

A k t i v

i t e

t e t

3 . 1 O r g a n

i z i m i i s h e r

b i m

i t t e

e k s t e n s i o n

i t

3 . 2 T r a

j n i m i i p u n o n j e s v e

t e

e k s t e n s i o n

i t

5 0 k a n a

l e t e p a s t r u a r a

3 m a k

i n a

t e v e n a n e

d i s p o z

i c i o n

n g a

d o n a

t o r i

f u q i a p u n e

t o r e

z y r a

t

K o s o t n e

U S D

1 0 0 . 0 0 0

5 0 0 . 0 0 0

5 0 0 . 0 0

I n f r a s

t r u k

t u r a

n e g j e n

d j e

t e

m i r e

P u n o n j e s

i t e s h e r

b i m

i t

e k s t e n s i v

t e m

o t i v u a r

K a

b u x h e t

t e m

j a f t u e s h e m

p e r t r a

j n i m


34/66




www.itap.gov.al

34

Sesionii katert

HARTIMI I BUXHETIT

OBJEKTIVAT


Njihen me qllimin dhe funksionet e buxhetit

Marrin udhzime pr mnyrn e prgatitjes s buxhetit


35/66




www.itap.gov.al

35

BUXHETI I PROJEKTIT

Buxheti sht nj plan financiar q u siguron donatorve, zbatuesve tprojektit dhe menaxherve t ndryshm informacion financiar pr sasine parave q nevojiten pr realizimin e nj projekti t caktuar.

Qllimi i buxhetimit

T garantoj egzistencn e burimeve t mjaftueshme pr realizimin eobjektivave, ashtu sikurse parashikohen n projekt propozim.

T prcaktoj shumn se sa do t kushtoj zbatimi i projektit T siguroj q burimet e mundshme dhe ato t kufizuara jan prdorur

n mnyrn m efektive.

T siguroj nj instrument monitorizues q bn krahasimin e kostosfaktike me at t planifikuar.

Funksionet menaxhuese t buxhetit

1. Element planifikues Plan financiar q mbulon nj periudh t caktuar kohore. Buxheti duhet mbshteteur gjithmon me nj plan.

2. Element baz pr planifikimin e kostos

Bn prllogaritjen e kostos dhe t shrbimeve

3. Element kontrolli

Krahason t dhnat finaciare faktike me ato t parashikuara pr t parnse po realizohen objektivat e programit, ose jo.


36/66




www.itap.gov.al

36

Udhzime pr prgatitjen e nj buxheti

1. Buxheti sht gjithmon pjes e nj propozimi.

2. Gjithmon njihuni me krkesat buxhetore t donatorve tuaj.

3. Buxheti duhet t prmbaj t dhna financiare t sakta dhe realiste.Siguroni gjithmon informacion t mjaftueshm pr koston.

4. Prcaktoni kuadrin kohor t buxhetit.

5. Parashikoni do vones t mundshme dhe mundsi inflacioni.

6. Prgatitni formate t thjeshta buxheti q prmbajn zrat e tij, kostonpr njsi dhe totalin e tyre.

7. Listoni burime t tjera t finacimit, perfshir ktu burimet lokale.

Kategorit e Buxhetit

I. Personeli ( Pagat)

Stafi profesional Stafi adminisrativ/mbshtets

II. Prfitime t tjera (Prqindjet mbi pagn)

III. Kostoja direkte

Qiraja e zyrs; Pajisjet e zyrs; Telefoni/telegrafi; Printime/riprodhime; Shpenzime ndihmse; Uj , drita; Shrbime t tjera.


37/66




www.itap.gov.al

37

IV. Pajisje

Automjet Kompjutera Faks Fotokopje

V. Nnkontrat

VI. Trainim

Etj.


38/66




www.itap.gov.al

38

Sesionii peste

MONITORIMI DHE VLERESIMI

OBJEKTIVAT


Qartsojn konceptet e monitorimit dhe vlersimit

Njihen me mnyrat e kryerjes s monitorimit dhe vlersimit

t projekteve


39/66




www.itap.gov.al

39

Monitorimi

Monitorimi sht procesi i ndjekjes s puns, rezultateve ose produkteveduke i krahasuar ato me planin ose parashikimin. Monitorimi ndihmonpr t prcaktuar n se aktivitetet ecin n rrugn e duhur, pr tu siguruarq burimet e parashikuara jan dhn n koh. Pra monitorimi konsistonn mbledhjen e vazhdueshme t t dhnave mbi ecurin e projektit.

Vlersimi

Vlersimi sht pjes e planifikimit dhe planifikimi sht pjes e vlersimit

Vlersimi konsiston n mbledhjen dhe anlizn e informacionit q shrbenpr t prcaktuar se n far shkalle jan arritur objektivat e projektit.Vlersimi mund t prqndrohet n proces (a ishte sistemi eficent?), nrezultat (a jemi t sigurt se programi arriti at ka synohej), n ndikim(cilat jan pasojat e aktivitetit) dhe n sistem (far rezultatesh t jashtmeose indirekte u arritn si pasoj e ndrhyrjes).

Tradicionalisht monitorimi dhe vlersimi jan konsideruar si krkesa qlidhen me donatorin. Ne do t theksojm nj kuptim tjetr q lidhmonitorimin dhe vlersimin me ecurin e organizats.

S pari , qllimi m i rndsishm i monitorimit dhe i vlersimit sht tkontribohet n prmirsimin e organizats/programit n drejtim trezultateve dhe ndikimit tek prfituesit.

S dyti , monitorimi dhe vlersimi kryhen vazhdimisht gjat gjith jets sorganizats/programit dhe pr t gjith aktivitetet.

S treti , monitorimi dhe vlersimi prfshijn nj numr veprimesh tdallueshme dhe diskrete, si jan: strukturimi, vlersimi, matja,

inspektimi, vzhgimi, regjistrimi, plotsimi, krahasimi, analizimi,rekomandimi dhe raportimi.


40/66




www.itap.gov.al

40

Cilat jan dallimet midis monitorimit dhe vlersimit?

Monitorimi

Tradicionalisht me monitorim sht kuptuar matja sistematike dhe evazhdueshme, inspektimi, regjistrimi dhe plotsimi i informacionit si prann finaciare ashtu dhe pr aktivitetet dhe progresin e programit.Rndsia e monitorimit qndron n katr drejtime themelore:

1. Pr marrjen e vendimeve (afat-shkurtra) pr prmirsimin eaktiviteteve t programit, rezultateve dhe ndikimit;

2. Pr sigurimin e prgjegjsive pr t gjith antart e organizats;

3. Pr zhvillimin e nj burimi informacioni t vlefshm dhe trndsishm pr vlersimin e organizats/programit;

4. Pr prpunimin e raporteve t ndryshme.

N krijimin e nj sistemi t vazhdueshm monitorimi, duhet t merren nkonsiderat elementt e mposhtm:

Tipi, burimi dhe frekuenca e informacionit q duhet mbledhur; Proedurat dhe metodat q duhen prdorur pr sigurimin e

informacionit; Mnyra me t ciln informacioni do t plotsohet, vlersohet,

rishikohet dhe raportohet; Mnyra se si do ti prgjigjen rezultatet dhe rekomandimet nj

plani veprimi.

Disa aktivitete monitoruese mund t prqndrohen n prgjegjsit,ndrsa t tjerat n programin, sasin dhe cilsin e aktiviteteve. Ekziston

nj gam e gjer burimesh dhe metodash t mbledhjes s t dhnave prqllime monitorimi duke prfshir: buxhetet, raportet financiare, raportete progresit, raportet statistikore, protokollet e mbledhjeve, planet e puns,oraret, pagesat, kontrollet, intervistat, inventart, vzhgimi idrejtprdrejt, etj.


41/66




www.itap.gov.al

41

Vlersimi

Lista e mposhtme prmbledh aktivitetet kryesore t nj plani pune prvlersimin:

Identifikimi i qllimit, fokusit dhe shtjeve m t rndsishme; Prcaktimi i informacionit q duhet mbledhur; Mbledhja e informacionit; Analiza, interpretimi dhe dhnia e rekomandimeve;

Objekti i vlersimit mund t jet n fardolloj aspekti brenda projektit,p.sh. prdorimi i burimeve, cilsia e aktiviteteve, rezultatet e aktiviteteve,efekti i tyre n jetn e njerzve q do t prfitojn nga projekti. Sidoqoftsht e rndsishme t prqndrohemi n aspektet m kryesore. Ktomund t prmblidhen si m posht:

Shkalla e realizimit t qllimeve dhe objektivave; Rezultatet krahasuar me shpenzimet (efienca); Shkalla me t ciln projekti i sht transferuar komunitetit, ose

potenciali pr transferim t mtejshm; Ndryshimet e dallueshme dhe t matshme dhe efektet--t

planifikuara dhe t paplanifikuara--tek prfituesit; Ndikimi ekonomik i projektit; Ndikimi social i projektit n jetn e komunitetit; Forcimi institucional; Dobsit kryesore n komponentet e projektit; Ant e forta dhe t dobta t organizats (vlersimi i

mtejshm); Alternativat ndaj strukturs aktuale t projektit (adaptimi i

metodave); Marrja e vendimeve nga donatori dhe organizata pr t

vazhduar ose zgjeruar projektin.


42/66




www.itap.gov.al

42

Sesionii gjashte

RAPORTIMI

OBJEKTIVAT


Njihen me format e ndryshme t raportimit

Marrin njohuri mbi mnyrn e prgatitjes s raporteve


43/66




www.itap.gov.al

43

RAPORTIMI

N komunitetin e OJQ-ve egziston nevoja pr nj sr raportimesh--raporte aktiviteti, raporte udhtimi, raporte krkimore, raporte financiare,raporte progresi, raporte vlersimi n mes t projektit, raporte vlersimiprfundimtar, etj. Secili prej ktyre ka qllime t caktuara dhe bhet nkoh t ndryshme gjat jets s projektit. Raportimi mund t kontribojnn suksesin e projektit duke siguruar q secili prej atyre q prfshihen nt (donatort, stafi, komuniteti, qeveria) t jen t informuar sakt dhe nkohn e duhur.

Shum shpesh raportimi shihet si dika e mrzitshme dhe nganjher sinj krkes e padobishme nga ana e donatorit. N rast se raporti nukshihet si nj detyr e mrzitshme dhe aktivitet q humbet kohn, n rastse proesi i mbledhjes s informacionit shihet si nj mundsi prreflektim rreth projektit dhe nse raporti prdoret nga stafi i projektit dhedonatori pr prmirsimin e projektit, ather shkruarja e raportit shtnj eksperienc pozitive.

Raportimi sht procesi i mbledhjes dhe organizimit t informacionit,paraqitjes s tij n nj form t lexueshme dhe standarte. Nj raport imir duhet t prfshij afatet, rndsin, besueshmrin dhe koston.Raportimi sht pjes e sistemit t monitorimit dhe vlersimit sepse ai jep t dhna t rndsishme pr monitorimin dhe vlersimin.

Raporti mbi bazn e nisjes

Raporti mbi bazn e nisjes jep t dhna dhe/ose informacion prshkruespr aspektet kryesore t projektit n nj moment t dhn. Raporti synont jap nj piknisje pr matjen e progresit. Ai prmban nj format prprfshirjen e t dhnave treguese q monitorojn ndryshimet me kalimine kohs.


44/66


45/66




www.itap.gov.al

45

krijohet nj ide e rreme se kryerja me sukses e nj pjese t aktiviteteve dot thot se ndikimi i synuar arrihet automatikisht. Pr t mnjanuar ktsht e rndsishme t dallohet ndryshimi ndrmjet ndikimit dheaktiviteteve.

Ndikimi nuk sht aktivitet, por sht efekti ose rezultati i aktiviteteve tprojektit. Shpesh, nj sr aktivitetesh krkohen pr t arritur ose tpaktn kontribojn n ndikimin e nj projekti. Pr t zhvilluar m tejiden e ndikimit, ne prdorim kuadrin llogjik se si burimet e projektitrealizojn produktet, dhe m pas, si produktet sjellin rezultatet dhendikimin:

sht e rndsishme t theksohet se ndikimi sht jo vetm n fushn eprogramit por edhe n fushn e zhvillimit institucional. Gjithnj e mshum donatort jan t interesuar t shikojn se si financimi dhembshtetja financiare e tyre fuqizon organizatn dhe ndihmon zhvillimine kapacitetit institucional. Nganjher ky kapacitet institucional mund t jet po aq i rndsishm ose dhe m i rndsishm se sa vet programi qpo zbaton organizata.

Duke pasur nj ide t qart pr ndikimin e projektit, aktivitetet dheproeset e nevojshme pr ta arritur kt ndikim, athere mund tprcaktojm hapat e mundshm n prgatitjen e nj raporti.


46/66




www.itap.gov.al

46

HAPAT KRYESOR N SHKRIMIN E NJ RAPORTI

Hapi 1 Rishikoni projekt-propozimin (qllimet, objektivat,indikatort) dhe planin e puns pr periudhn ( aktivitetetdhe arritjet e planifikuara).

Hapi 2 Rendisni arritjet dhe aktivitetet gjat periudhs s raportitdhe dokumentoni kt arritjeje apo aktivitet.

Hapi 3 Organizoni dhe analizoni informacionin duke treguar se cilataktivitete dhe arritje specifike ojn ose do t ojn nrezultate dhe ndikime t caktuara.

Hapi 4 Hartoni nj draft dhe qarkullojeni tek ata q jan t prfshir(stafi, komuniteti, dhe t tjert) per inputin e tyre.

Hapi 5 Raportoni prezantimet dhe vazhdimsin (Vazhdimsiasht e rndsishme pr transformimin e shkrimit t raportitn nj aktivitet ndrtues institucional).


47/66




www.itap.gov.al

47

SHKRIMI I RAPORTEVE

Shum nga punonjsit e nj organizate nuk jan t trajnuar pr mnyrnsi duhen shkruar raportet, letrat apo memot. Tendenca e gjith secilitsht q t ankohet pr sasin e madhe t dokumentave q duhenprodhuar. Kur dihet q sht nj raport pr tu shkruar, sht mir q kjot bhet sa m shpejt dhe t mos lihet pas dore me shpresn qmundsisht t mos bhet fare.

E mira sht q n shkrimin e raporteve t jeni sa m t qart e koniz.Duke ndjekur disa rregulla t thjeshta, ju mund t hartoni nj dokumentq prmbush qllimin dhe shkurton kohn q duhet pr ta shkruar.

A sht gjetur personi i duhur pr t shkruar raportin?

N qoft se dikush mbahet si ekspert pr nj subjekt t caktuar, mbledhjae t dhnave nuk paraqet ndonj vshtirsi. N rast se personi nuk shtekspert n shkrimin e raporteve, shkrimi i raportit duhet konsideruar sinj mundsi pr t msuar dika t re.

A sht i njohur subjekti mbi t cilin do shkruhet raporti?

Personi t cilit i ngarkohet shkrimi i raportit duhet t sigurohet prsubjektin prpara se t nis nga puna.

Prse po shkruhet raporti?

Shkruesi duhet ta ket t qart prse duhet raporti n mnyr q t ketnj pozit sa m t favorshme n transmetimin e mesazhit. N qoft seshkruesi sht njohs i mir i subjektit, lexuesi do ta ket m t leht prt kuptuar prmbajtjen e raportit.

Kush do ta lexoj raportin?

Shkruesi duhet ta dij kush do ta lexoj raportin, prndryshe materialinuk do t hartohet si duhet. sht e domosdoshme q n shkrimin eraportit t prdoren fjal, shembuj dhe nj stil sa m i kuptueshm. Kjo


48/66




www.itap.gov.al

48

ndryshon n vartsi t auditorit. I njjti subjekt mund t paraqitet nmnyr t ndryshme pr lexues t ndryshm. Pr shembull, raporti vjetori organizats duhet t paraqitet n mnyra t ndryshme pr bordin,manaxherin e financs, manaxhert e tjer, supervizort, punojsit ekualifikuar e t pa kualifikuar, duke pasur parsysh q do grup ka nevojae interesa t ndryshme.

Ekzistojn rrug t ndryshme pr prgatitjen e nj plani pune prshkrimin e nj raporti n varsi t materialit q do t prgatitet. Dukepasur t qart qllimin e raportit dhe duke menduar mbi konkluzionet dherekomandimet e mundshme, shkruesi do t jet n gjendje t zgjedh ngat gjitha t dhnat e disponueshme ato q do t prdoren pr tmbshtetur argumentat kryesor.

Cila duhet t jet struktura e nj raporti?

Nj raport prmban disa pjes. M posht po japin nj struktur tprgjithshme raporti q rekomandohet n rastet kur mungon eksperiencan prgatitjen e tyre.

Titulli Prmbajtja Termat e referencs Prmbledhja metodologjia Rezultatet Konkluzionet Rekomandimet Anekset

far stili duhet prdorur?

Si e prmendm dhe m sipr egzistojn mnyra t ndryshme prparaqitjen e materialit n vartsi t lexuesit. Kjo nuk nnkuptonprdorimin e nj gjuh t ndryshme pr do lloj lexuesi. Qllimi sht qt shkruhet thjesht, qart, n mnyr t prmbledhur e t sakt. Prdorimii termave teknike mund t jet i pranueshm pr nj grup t caktuar


49/66




www.itap.gov.al

49

lexuesish, por pr t tjert duhen dhn shpjegimet prkatse. Gjithmonevitoni zhargonin.

Ai q shkruan pretendon q raporti i tij t jet i lexueshm q do t thott jet i shprehur qart, t ket balancim t ideve dhe argumentave, e tngjalli interes pr at ka sht shkruar. Pr kt arsye fjalit dheparagraft duhet t jen t shkurtr dhe t thjesht. Esht e rndsishmeq fjalit e gjata te ndahen n fjali m t shkurtra e t kuptueshme.Shkrimi bhet i vshtir kur ai q shkruan raportin prpiqet t kopjojstilin e dikujt tjetr.


50/66




www.itap.gov.al

50

Sesionii shtate

SHKRIMI I PROJEKT PROPOZIMEVE

OBJEKTIVAT


Kuptojn procesin dhe komponentt e shkrimit t projektpropozimeve

T praktikojn shkrimin e komponentve kryesor tprojekt propozimeve


51/66




www.itap.gov.al

51

PROCESI I SHKRIMIT TE PROJEKTEVE

Grantet jan nj nga burimet kryesore t mbshtetjes financiare prshum organizata jo qeveritare, veanrisht pr organizatat e reja ose atoq dshrojn t nisin ndonj projekt t ri. Shkrimi i projekt propozimevesht nj rrug jo e kushtueshme pr sigurimin e fondeve, sepseorganizata nuk shpenzon para. Megjithat gjat shkrimit t projektpropozimeve harxhohet koh dhe kyi i suksesit qndron n:

Hartimin e nj plani t qart pr programin Mbledhjen e informacionit pr donatort

Shkrimin e nj projekt propozimi sa m koniz

Nj projekt propozim i shkruar mir e rrit besueshmrin e organizatsprpara donatorit. N prgjithsi propozimet ndjekin nj format tcaktuar, megjithat donator t ndryshm mund t ken krkesat e tyrespecifike.

Komponentt kryesore t propozimit jan:

Letra prcjellse Shoqron propozimin dhe e prshkruan at shkurtimisht.

PrmbledhjaPrshkruan momentet kryesore t propozimit.

Hyrja

Prshkruan aftsit dhe kualifikimet e organizats /institucionit. Deklarimi i nevojs Prshkruan nevojn/problemin q duhet t zgjidhet nga propozimi.


52/66




www.itap.gov.al

52

ObjektivatShprehin rezultate specifike, t matshme, dhe t prcaktuara n koh.

MetodatPrshkruajn strategjit, programet, dhe aktivitetet q do t ndrmerrenpr t arritur rezultatet e dshiruara.

VlersimiPrshkruan mnyrn se si do t monitorohet dhe vlersohet programi.

Sigurimi i fondeve pr t ardhmenPrshkruan se si institucioni do t financoj projektin n t ardhmen pasprfundimit t periudhs t grantit.

BuxhetiPrcakton n mnyr t detajuar shpenzimet dhe t ardhurat prprojektin.

Kshilla pr shkrimin e propozimeve

Propozimi duhet t jet i leht pr tu lexuar, pa gabime ortografike,dhe me nj pamje trheqse;

Shkruajeni propozimin me nj gjuh t qart; Duhet t jeni n gjendje t suportoni do fakt dhe t bni lidhje t

qarta midis shkakut dhe efektit;

Shkruani n mnyr t prmbledhur;

Prdorni stil energjik dhe pozitiv n t shkruar;

Modifikoni propozimin sa her q i drgohet nj donatori.


53/66




www.itap.gov.al

53

HAPI 1

ZHVILLIMI I IDESE SE PROPOZIMIT

Prpara se t shkruani propozimin duhet t prcaktoni se cilat projekte norganizatn/institucionin tuaj jan m t mundshme pr tu mbshteturfinanciarisht. Shum donator preferojn t japin grante pr projekte tveanta dhe ide t reja m tepr sesa pr shpenzime t prgjithshmeoperacionale. Projektet mund t prfshijn programe t reja ose zgjatjen eprogrameve aktuale n nj drejtim t ri.

Shkrimi i propozimit fillon me seksionet e planifikimit q jan:

Seksioni i deklarimit t nevojs; Seksioni i objektivave; Seksioni i metodave; Seksioni i vlersimit; Seksioni i financimit t ardhshm; Seksioni i buxhetit.

M pas shkruhen:

Seksioni i hyrjes; Seksioni i prmbledhjes; Letra prcjellse.

Seksionet e planifikimit krkojn nj vmendje t madhe. Pa nj projektplan t artikuluar qart sht shum e vshtir t financohet propozimi.N prgjithsi, organizatat shpenzojn 80 prqind t kohs s tyre pr

planifikimin e projektit dhe vetm 20 prqind pr shkruarjen e tij.


54/66




www.itap.gov.al

54

HAPI 2

SHKRIMI I NEVOJES QE DO TE ADRESOHETPrgatitja e deklarimit t nevojs q adresohet

Deklarimi i nevojs q adresohet sht komponenti i par nga duhetfilluar shkrimi i nj propozimi. Ky komponent i propozimit i prgjigjetpyetjes se cila nevoj e komunitetit duhet adresuar.

Prgatitja pr deklarimin e nevojs sht nj pjes kritike e propozimit.Deklarimi i nevojs ka katr komponent q duhen marr n konsiderat

kur shkruhet propozimi. Deklarimi i nevojs:1. Duhet t lidhet me qllimet dhe synimet e organizats /institucionit;

2. T mbshtetet nga evidenca/burime t ndryshme, q prfshijn: eksperiencn e organizats /institucionit; dshmin e kualifikimit t personave ose t organizats pr

subjektin n fjal; statistika nga burime t besueshme.

3. Duhet t jet realist pr prmasat dhe gamn e organizats /institucionit;

4. Duhet t shihet me kndvshtrimin e klientit dhe t shpreh nevojn eklientit m tepr sesa vet nevojn e organizats /institucionit.

Kshilla pr shkrimin e nevojs q adresohet

Parashtroni nevojn duke prdorur statistika bindse; Prdorni statistika q jan t qarta dhe q e mbshtesin argumentin

tuaj; Sigurohuni q mbledhja e t dhnave sht e dokumentuar mir; Prdorni histori t vrteta si shembuj.


55/66




www.itap.gov.al

55

HAPI 3

PERCAKTIMI I QELLIMEVE DHE OBJEKTIVAVE

N kt seksion do t msoni si t shkruani qllime dhe objektiva tqarta. Gjithashtu do t msoni dallimin midis objektivave t rezultatit dheobjektivave t procesit.

Shkrimi i qllimeve dhe objektivave

Pasi t jet rn aprovuar dhe shkruar deklarimi i nevojs q do t

adresohet, sht e nevojshme t formulohen qllimet dhe objektivat nmnyr q t jepet nj tablo e qart e rezultateve t parashikuara ngaimplementimi i propozimit. Objektivat dhe qllimet tregojn rezultatet eprogramit t planifikuar dhe i prgjigjen pyetjes: Si do t dukej situata pot ndryshonte?

Prkufizimi i qllimeve

Qllimi sht nj deklarim me baz t gjr i rezultatit prfundimtar prndryshimin e ndrmarr (nj rezultat q sht ndonjher i paarritshmpr nj koh t shkurtr).

Prkufizimi i objektivave

Objektiva sht nj rezultat i matshm, specifik n koh q institucioniparashikon ta prmbush si pjes t grantit. sht e prcaktuar mngusht se sa qllimi. Ashtu si qllimi, edhe objektiva sht e lidhurshum ngusht me deklarimin e nevojs q adresohet.

Prgatitja e komponentit t objektivave duhet br duke patur parasysh sim posht:

Objektivat duhet t fillojn me terma sasiore;


56/66




www.itap.gov.al

56

Objektivat duhet t hartohen nga pikpamja e rezultateve dhe jo emetodave apo inputeve. Ato duhet t specifikojn rezultatin e njaktiviteti dhe jo t prshkruajn thjesht metodat e programit;

Objektivat duhet t identifikojn qart grupin e popullsis q do tishrbehet;

Objektivat duhet t jen realiste dhe t mundshme pr tu realizuarbrenda kohs dhe kornizs s caktuar.

Objektivat e programit duhet t shkruhen si rezultate t metodave dhe josi metoda m vete. Nqoftse ju i shikoni nga perspektiva e mjeteve dherezultateve, objektivat jan rezultatet, dhe metodat jan mnyrat pr tiarritur kto rezultate. Metodat tregojn se far duhet t bhet pr tfilluar programin e ri dhe ojn n arritjen e objektivave. Kur formulojmnj objektiv, prgjigja e pyetjeve si m posht ndihmon n artikulimin eqart t rezultateve q ju prpiqeni t arrini:

1. Cilat jan fushat kryesore q krkoni t ndryshoni?2. Cilat segmente t popullsis do t prfshihen n ndryshim?3. Cili sht drejtimi i ndryshimit q krkoni (rritje, prmirsim,

zvoglim, apo ulje)?4. Cili sht niveli i ndryshimit q krkoni t arrini?5. Cili sht afati pr t arritur shkalln e ndryshimit?

KESHILLEN prgjithsi shkrimi i nj objektive fillon me foljet:

T reduktoshT rrisshT zvogloshT zgjerosh


57/66




www.itap.gov.al

57

Kshilla pr shkrimin e qllimeve dhe objektivave

Qllimet dhe objektivat duhet t lidhen direkt me deklarimin egjendjes q adresohet;

Prfshini t gjitha shtresat e prshtatshme n grupin e synuar tpopullats;

Caktoni koh t mjaftueshme pr arritjen e objektivave; aktivitetetshpesh zgjasin m tepr se sa jan planifikuar;

Objektivat nuk prshkruajn metodat. Hapja e nj klinike pr tpaaftt--sht nj metod. Reduktimi 10% i hepatitit viral sht njobjektiv, sepse prshkruan rezultatin prfundimtar;

Prcaktoni se si do t matet ndryshimi q po projektoni me objektivintuaj. Nqoftse nuk gjeni asnj mnyr pr t matur ndryshimin,ndoshta duhet t ndryshoni objektivin.

HAPI 4

PERCAKTIMI I METODAVE

Ky seksion prcakton metodat q do t prdoren pr t arritur objektivat.

Shkrimi i metodave

Pasi jan prcaktuar qllimet duhet t planifikohet se si do t arrihen ktorezultate. Komponenti i metodave ju tregon donatorve se si


58/66




www.itap.gov.al

58

organiata/institucioni do t arrij objektivat dhe i prgjigjet pyetjes, fardo t bj organizata/institucioni pr t ndryshuar situatn?

Metoda sht nj prshkrim i detajuar i aktiviteteve q do timplementohen pr t arritur rezultatet e specifikuara nga objektivat.Gjithashtu, shpesh ndodh q metodave iu referohemi si aktivitete apostrategji. Pavarsisht se si do t'i quani ato, ky seksion duhet t shpjegojqart metodat q do t prdoren dhe do t jap arsyet e duhura se pse uzgjodhn kto metoda.

Pr zhvillimin e komponentit t metodave prgjigjuni pyetjeve si mposht:

Cilat jan t dhnat q nuk jan fleksibl, si pr shembull data embarimit, shuma e parave n dispozicion, stafi n dispozicion?

far aktivitetesh duhet t ndrmerren q t arrihen objektivat? Cilat jan datat e fillimit dhe t mbarimit t aktiviteteve? Kush sht prgjegjs pr kryerjen e do aktiviteti?

Kur shkruani komponentin e metodave sigurohuni q aktivitetet t mundt prmbushen brenda kalendarit t propozimit dhe jan n prputhje meburimet e vna n dispozicion. Pr propozimet me nj numr t madhobjektivash, sht mir t prfshihet nj kalendar q tregon se kur duhett fillojn dhe t mbarojn aktivitetet.

Kshilla pr shkrimin e komponentit t metodave

Lidhni metodat me objektivat dhe me deklarimin e nevojs qadresohet;

Sigurohuni q metodat prputhen me burimet e krkuara n buxhet;

Shpjegoni se si jan zgjedhur kto metoda;

Tregoni burimet q do t jen n dispozicion t projektit;


59/66




www.itap.gov.al

59

Ndani projektin n faza;

Prfshini kalendarin e aktiviteteve;

Sigurohuni se kush do t prfitoj nga projekti dhe si do t zgjidhenata.

HAPI 5

SHKRIMI I KOMPONENTIT TEMONITORIMIT DHE VLERESIMIT

Pasi jan prcaktuar metodat sht e rndsishme t planifikohet se si dot vlersohet programi.

Monitorimi sht procesi i mbledhjes s vazhdueshme t t dhnavelidhur me ecurin e projektit. Vlersimi sht nj proces q prcaktonefektivitetin dhe efiencn e projektit. Vendimet q merren gjat ktijprocesi ndihmojn organizatn/institucionin t planifikoj pr t ardhmen

e projektit dhe t siguroj donatorin se fondet jan shpenzuar prqllimin q jan dhn.

Mnyra se si monitorohet dhe vlersohet programi prcaktohet q netapn e planifikimit. Mos harroni se donatort presin t din se siinstitucioni do t'a mas suksesin e projektit.

Nj plan efektiv monitorimi dhe vlersimi:

E bn t besueshm propozimin para donatorit;

Siguron t dhna se far shkon mir dhe far jo; Siguron besimin dhe mbshtetjen e komunitetit.

Organizatat bjn vlersime pr t:


60/66




www.itap.gov.al

60

msuar nse programi ka realizuar at far pritej; prcaktuar nse u prdorn metodat e specifikuara dhe u realizuan

objektivat; prcaktuar nse u arrit efekti i dshiruar; marr feedback nga prfituesit dhe nga t tjert; ushtruar kontroll mbi projektin; br ndryshime n program kur ato jan t nevojshme.

Kur jeni n procesin e prgatitjes s seksionit t vlersimit konsideroni:

Cili sht qllimi i vlersimit? Si do t prdoren faktet e gjetuara?

far do t msoni nga vlersimi q nuk e dinit n fillim? Si do ta kuptoni se keni arritur sukses me zbatimin e projektit tuaj?

Ka dy mnyra q mund t'i shfrytzoni pr t mbledhur t dhnat qkrkoni: metodat sasiore dhe metodat cilsore.

Metodat sasiore sigurojn konvertimin n njsi q mund t numrohen,krahasohen, maten dhe prpunohen nga ana statistikore.

Metodat cilsore bazohen n kontaktet direkte me njerzit t prfshir n

program si dhe n intervistat, observimin direkt, dhe rishikimin e nj srdokumentash.

HAPI 6

HARTIMI I KOMPONENTIT TE

FINANCIMIT PER TE ARDHMEN

Ka dy arsye pr t hartuar seksionin e financimit pr t ardhmen. S pari, kur programi mbaron si rezultat i financimit t pamjaftueshm, dhe


61/66




www.itap.gov.al

61

qllimet e rndsishme t programit nuk arrihen. Pr rrjedhoj grantiorigjinal nuk garanton nj sukses afatgjat. S dyti, donatort nukdshirojn q projekti t dshtoj sapo t jet prdorur granti i dhn.

Kshilla pr shkrimin e seksionit t financimit pr t ardhmen

Pavarsisht se donatort shpesh nuk e krkojn kt seksion tpropozimit, sht e rndsishme q t prfshihet informacion se ngado t vijn parat pr vazhdimin e ardhshm t projektit.

Nj fjali e shkurtr q shpjegon se do t sigurohet financim imtejshm pr projektin nuk sht e mjaftueshme pr donatorin.

HAPI 7

HARTIMI I BUXHETIT TE PROGRAMIT

Ky seksion ju mson se si t prcaktoni se sa kushton venia n zbatim iprojektit/programit q keni planifikuar.

Buxheti i programit

Buxheti sht pika kye e propozimit. Nqoftse donatori specifikonkrkesat e tij me ann e nj formati ose forme t veant pr buxhetin,duhet t ndiqni krkesat e formatit.

Mbani mend q buxheti juaj sht nj vlersim, sht parashikimi m isakt i t ardhurave dhe shpenzimeve q do t ndodhin n t ardhmen.

Nj buxhet prfshin disa komponent:

Buxheti i programit apo projektit: T ardhurat dhe shpenzimet qkan t bjn me nj projekt t veant pr t cilin jeni duke krkuarfonde;

Kontributi n natyr . T mirat dhe shrbimet q do t jen kontribut ivet organizats/institucionit;


62/66




www.itap.gov.al

62

Detajet e buxhetit ose sqarimet . M shum detaje pr kategori tcaktuara t ardhurash dhe shpenzimesh.

Kostot indirekte

Kostot indirekte jan kostot q hasen n t gjitha programet e njorganizate/institucioni, t tilla si kostoja e auditimit, pagesa e sigurimeve,qerat e ndryshme. Kostot indirekte jan esenciale pr t gjithaprogramet e nj agjencie, por sht e vshtir t prcaktohen n shumaspecifike pr programe t veanta. Prderisa disa projekte/programe tveanta prfitojn kostot indirekte, sht e rndsishme t prfshihet njpjes e ktyre kostove n krkesn pr fonde. N disa raste, mund t jetm eleht t caktohen kostot jo-direkte n prgjithsi dhe pastaj t caktohetprqindja q i takon do projekti si shpenzim direkt.

Vlersimi i kontributit n natyr

Jo t gjitha kostot e projektit paguhen me para. Kontributi n natyr shtshum i rndsishm pr organizatn/institucionin. Prfshirja n buxhet ekontributeve n natyr ka disa avantazhe:

donatori krijon nj ide m t qart dhe t plot mbi kostot e projektit; kontributi n natyr demonstron mbshtetjen e organizats/

institucionit ose vet komunitetit pr projektin.

Vlersimi i t ardhurave q priten

Projekti q ju keni propozuar mund t mbshtetet nga m shum se njburim. do burim i mundshm i t ardhurave pr projektin duhet tvlersohet dhe t prfshihet n buxhet.

N prgjithsi donatort presin t shohin nj buxhet t balancuar prprojektin; n t cilin t ardhurat dhe shpenzimet jan t barabarta osepothuajse t barabarta. Mbani mend q nqoftse ju tregoni kontributetn natyr n buxhetin tuaj, ju duhet ta paraqisni jo vetm si t ardhur poredhe si shpenzim.


63/66




www.itap.gov.al

63

HAPI 8

SHKRIMI I HYRJES SE PROPOZIMIT

Pasi t jen mbaruar seksionet e planifikimit duhet shkruar seksioni ihyrjes. Hyrja e propozimit duhet t informoj donatorin seorganizata/institucioni:

Esht i manaxhuar mir; Afron shrbime t rndsishme pr komunitetin; Ka respektin e komunitetit.

Qllimi kryesor i seksionit t hyrjes s propozimit sht t sigurojbesueshmrin e donatorit. N prgjithsi, seksioni i hyrjes s propozimitduhet t prfshij informacionin si m posht:

Misionin e organizats/ institucionit; Qllimet e organizats/ institucionit; Kur dhe si e ka filluar veprimtarin eorganizata/ institucioni; Histori t suksesshme t organizats/ institucionit; Programet aktuale; Realizimin e programeve dhe efektin; Kualifikimin e stafit; Prmasat dhe karakteristikat e grupeve n fokus; Informacion t prgjithshm pr projektin e propozuar.

Kshilla pr shkrimin e komponentit t hyrjes

Esht mir t fillohet me shpjegimin se kur dhe si ka filluar

veprimtarin organizata/institucioni. Theksoni paragraft q mund t ken interes t veant pr donatorin;


64/66


65/66




www.itap.gov.al

65

Theksoni ato pika q ju e dini se jan t rndsishme pr donatorin.Sigurohuni se prmbledhja thekson prioritetet e donatorit.

HAPI 10

LETRA PERCJELLESE

Ky seksion tregon rndsin e shoqrimit t propozimit tuaj me nj letrt qart dhe t shkurtr dhe me t gjitha shtojcat q mund t krkojdonatori.

Prgatitja e letrs prcjellse

Letra shoqruese sht e rndsishme sepse sht pjesa e par einformacionit q lexohet nga donatori. Prgatitja e letrs shoqruesesht e fundit q shkruhet n propozim. Ajo duhet t informojdonatorin:

Q organizata/ institucioni po bn nj krkes; Q organizata/ institucioni i ka mbshtetjen e komunitetit; Mbi fondin e krkuar.

Letra shoqruese sht zakonisht nj faqe. Pjesa e par e letrsprcjellse duhet t konstatoj n evidentimin e fondit t krkuar dheqllimin se pse krkohet. Seksioni i dyt i letrs prcjellse shpjegonpikat kryesore t propozimit. Fundi i letrs prcjellse duhet t prfshijnj falenderim pr donatorin si dhe ti shpjegohet se si mund t mbahetkontakti n t ardhmen (emrin e personit t kontaktin dhe numrin etelef

Documents

ITAP-Hartimi Dhe Menaxhimi i Projekteve