IT経理虎の巻〜売掛・請求管理編〜 · ウェブ業界を中心に定額制のサブスクリプション型課金にシフトするwebサービスが増えてきたのも、大量の商品を売りさばくこ

©2015 ROBOT PAYMENT.Inc All Right Reserved.

IT経理虎の巻

〜売掛・請求管理編〜

2

目次

Introduction 01IT経理にとって売掛・請求管理が大事なわけ

Introduciton 02成長を続けるIT経理に共通する3つの取り組み

Part 01業務フローの構築業務フローの構築事例〜請求業務のルーティンを構築〜

Part 02営業部との連携強化営業部との連携強化事例〜クラウドで営業と経理の情報をスムーズに〜


Part 03社内システムの統合管理社内システムの統合管理事例〜複数ツールを使用する業務を一元化〜

終わりにIT経理を支える請求・集金ソリューション〜請求管理ロボ〜

03

04

0506

07 08

0910

11

3

IT経理にとって売掛・請求管理が大事なわけ

webサービスを検討する際のコストや導入コストが大幅に低下し、ユーザーが気軽にサービスを選び、乗り換えることが可能になった今、企業は顧客満足度の向上により一層の努力が求められる時代になりました。

企業は、いかにユーザーと良好な関係を構築し、長期にわたって利用を継続してもらうかを突き詰めて考えなければなりません。ウェブ業界を中心に定額制のサブスクリプション型課金にシフトするwebサービスが増えてきたのも、大量の商品を売りさばくことよりも、ユーザーとの長期的な関係作りにフォーカスしている企業の増加が影響していることは間違いありません。

一方で、売掛・請求を管理するバックオフィス担当者(多くの場合は経理が担当しています。)は、サブスクリプション型のビジネスモデルをユーザーへ提供するための複雑な実務を行う、企業の屋台骨です。それと同時に、サービス料金の徴収時には、ユーザーと請求書や明細等のやり取りを行うフロントとしての役割も一部担っています。

本冊子では、売掛・請求管理を実践する上で注意したいポイントと、実際にバックオフィスのご担当者様がどのように社内の課題を解決したのか、その仕組みづくりに関する取り組みをご紹介します。


顧客満足度が成功の鍵を握るwebサービス業界。お金にまつわるバックオフィスの業務から、ユーザーとの長期的な関係作りを考えていきましょう。

Introduction 01

4

成長を続けるIT経理に共通する3つの取り組み


Introduction 02

1. 業務フローの構築

企業の成長に伴い、従業員の力を集約させ、成果を最大化させる必要が出てくると、仕事の性質は、気合いと根性の労働集約的なものから、システムを活用して効率性を求める仕組みづくりへとシフトしていくことが求められます。

IT企業の中には、事業立ち上げの段階で成長後の自社の姿を見越し、早くからシステムの導入を検討する経理担当者もいます。業務フローを構築し、属人的だった仕事をルーティン化することで、成長企業によくある急なイレギュラーにも動じない強い組織を作ります。

2. 営業担当との連携

クラウドで情報共有のスピードが格段に上がった現在、「全員攻撃・全員守備」のオペレーションが、成長を続けるIT企業の間で主流となる時代です。

営業部が予算の達成に専念できるよう、事務作業はできるだけ効率化するなどバックオフィスがサポートしてあげましょう。

それと同時に、営業部からのスピーディな情報提供や売掛金の回収を徹底してもらい、自分自身の負担を減らす仕組みを作るのがIT経理の仕事です。他部署とのコミュニケーションを円滑に、企業の成長は経理が支えています。

3. 社内システムの統合管理

自社で開発した基幹システムに、エクセルやメール配信ソフト、SFA/CRMといったクラウドサービスなど、社内には様々なツールが存在し情報が点在しています。

複数のツールを行き来する煩雑なオペレーションは、作業漏れやミスの温床となり、顧客情報やお金にまつわる領域では大きなリスクとなりえます。経理は企業の情報集積地点です。複数の領域をまとめて管理するソリューションで、ミスを未然に防ぎましょう。

5

1. 業務フローの構築

1. 月末月初に集中する作業をオペレーションで解消

「月末月初に限って、なぜこんなに忙しくなるのか...」経理担当者なら誰しもが疑問に思ったことがあるはず。企業の営業活動は時期によってその動きが大きく左右されるものである以上、請求書作成など、あるタイミングに集中して膨大な量の作業依頼が舞い込んでくることは避けることができません。

とは言え、人材不足が社会課題として取り沙汰される今の時代、月末月初のためだけにむやみに人員を増やすことは困難です。だからこそボリュームが変動しやすい作業はシステム化し、普段のルーティンで処理できる仕組みづくりをしましょう。特に新規事業立ち上げのタイミングや成長フェーズにあるIT企業の経理担当者には、急な顧客数の増加にも、慌てない、ミスが生まれない体制作りは必須であると言えます。

ルーティンを構築することができると、これまで時期によって大きく変動していた作業ボリュームが平準化され、毎月のスケジュールが立てやすくなります。長期的な視点に立った経営課題へのチャレンジやキャリアアップのために時間を再配分しましょう。

2. 既存のシステムをそのまま活かしてアナログな作業を撲滅

「今のシステムから、新しい IT ツールに変えます」と経営側から告知がされたとき、ゾッとした経験はありませんか? IT システムとは本来、業務を効率化して生産性を高めるためのもの。しかし、これまで築き上げてきたオペレーションを丸々変えてしまうようなやり方は、一転して現場に嫌われる「面倒な仕組み」になってしまいます。

業務を誰よりも知っているのは現場のスタッフであり、システムを扱うのも現場のスタッフです。新しいシステムの導入時に既存のオペレーションに沿ったものであるかどうかで、その後の成果は大きく変わります。高機能だけど使いこなすのが大変なツールより、「現場の業務に合わせて柔軟に対応できる仕組みになっているか」をしっかり見極めることが、本当の意味で業務効率化を実現するために必要な第一歩です。


Part 01

6

1. 業務フローの構築事例〜請求業務のルーティンを構築〜


Part 01

月によって大きく増減する請求業務のルーティン化に成功

＜取り組みのご感想＞

作業ボリュームを平準化することに成功したことで、急なイレギュラー対応も負荷なく実現できるようになりました。

まず、請求書の作成と送付作業がシステム化されたことが何より大きな変化でした。私共の事業部では、一つのサービスだけで毎月多くの請求をこなしていたこともあり、経理ロボットが膨大な業務を自動処理してくれるので助かっています。

また、急に大量の請求書を発行する場合でも、いつものルーティンで手間無く対応を済ませられる業務の基盤を築くこともできました。

株式会社イー・エージェンシーエンジニアリング部プロダクト開発チームリーダー瀬川陽様

システムで毎月の請求業務を自動処理

請求管理ロボで請求書の作成&送付作業のボリュームを平準化

7

2. 営業部との連携

1. 営業の外回りをサポートする「攻めの管理部」をつくる

攻めの人員を多く必要とするIT企業の場合、大抵管理部は少人数で回していることが多く、人手不足の観点から、営業部が請求書の作成と行った作業を自ら担当しています。売上につながらない事務作業に時間をとられ、「月初の大事なタイミングで外回りができないよ...」という営業部から不満の声が上がっているのではないでしょうか？

一方で、請求部分でのミスはクライアントとの信頼関係にとても影響が大きい上、マンパワーでの業務には常にミスの不安が付きまとっているため、ないがしろにできないのも事実。営業担当者には本来、商談や顧客との関係構築など売上に直結する営業活動に専念してもらうことが理想です。

「攻めの管理部」として営業担当者一人一人の生産性を向上させる仕組みをつくりましょう。お金にまつわる営業担当マターのタスクを効率的かつミスなく正確に処理することができれば、その後控える経理担当自身の作業効率もグッと上がります。

2. 常にリアルタイムの戦況を共有

ローカルなデータ管理の場合、営業部と管理部が別々に作成していたエクセルファイルの内容に食い違いが見つかることがよくあります。見ているものは同じはずなのに、各部署がブラックボックスと化している状況は、顧客への誤った対応による不審感の醸成につながりかねません。

また、入金期限切れの顧客への催促依頼など、営業と経理担当同士のお金にまつわるやり取りは、利益には決してつながらない上、お互いに対してネガティブな感情を抱くきっかけになってしまいます。

社内の情報はオープンに、最新の情報にいつでも誰でもアクセスできる環境を作るというのが今のトレンドです。各部署が抱え込んでいた情報をネットワーク上に解き放ち、関係者なら誰もが必要な情報にすぐアクセスできるようになっています。


Part 02

8

2. 営業部との連携事例〜クラウドで営業と経理の情報をスムーズに〜


Part 02

更新される顧客情報をリアルタイムで社内共有


当時は基幹システムの導入も考えていましたが、より低コストかつスピーディで、ピンポイントに課題解決ができるクラウドサービスが理想でした。

営業と管理部が共通して使える顧客マスターが便利ですね。顧客情報がリアルタイムで社内共有されているおかげで、部署間の食い違いもなくなりましたし、請求業務での連携もスムーズになりました。

さらに、これまで苦労してメールでやり取りしていた地方の支店や拠点と、東京本社をつなぐプラットフォームとしての役割も果たしています。

株式会社サウザンドクレイン代表取締役高橋良太様

営業と経理をつなぐプラットフォームを導入

請求管理ロボのダッシュボードで、リアルタイムの売掛・売上推移も共有

9

3. 社内システムの統合管理

1. キーワードは「脱エクセル」

基幹システムや既存のツールでは対応できない部分の情報共有・管理ツールとして使用されるシーンが多いエクセルですが、元々は個人による数式を用いたシミュレーションや、表作成を目的としたツールです。

エクセルには、各PCにファイルが保存されてしまうために最新のものがわからなくなったり、関数の使いすぎで、自分以外誰もメンテナンスできないほど複雑化してしまうといった短所があり、チームやクライアントと共有しながら情報を更新していくといった使い方には決して向いていないと言えるでしょう。

エクセルはビジネスマンの標準スキルとして認められ、スキルアップを目的としたエクセルの教科書も多数出版されています。しかし、属人化を離れ、仕組みを作る真の業務効率を求めるのであれば、ツールや技に溺れることなく「この場合、本当にエクセルが最適なのだろうか？」と常に疑う視点を持つことが第一歩です。

2. クラウドサービス間の「連携」を活用する

多くのクラウド系業務支援サービスは、APIもしくはCSVファイルを活用することで、他社の提供するクラウドサービスとお互いを補完する形での連携が可能です。

クラウド連携の場合、開発業者に依頼し０からシステムを作った場合に比べ、同等の機能を持つシステムを圧倒的に低コストかつスピーディに作ることができます。さらに、常に最新のバージョンを使い続けることができるというメリットもあり、連携ソリューションを検討するIT企業は増加傾向にあります。

実際の例を挙げると、Salesforceで管理されている顧客情報を元に、自動で請求書が作成・送付され、顧客からの入金があると、仕訳を行った上会計システムに反映されるといった販売管理から会計までを一気通貫する形で業務を自動化する取り組みがあります。

こうした、一昔前では考えられなかったような新しいシステム統合管理の形が、クラウド技術によってスタンダードとなりつつあるのです。


Part 03

10

3. 社内システムの統合管理事例〜複数ツールを使用する業務を一元化〜


Part 03

別々のツールでの業務を一箇所にまとめることができました。


複数の業務を統合的に管理できるクラウドシステムを導入することで、別々のツールで行っていた業務を一箇所にまとめることができたので、様々なツールを行き来することで起こる請求漏れや入金確認のミスをする不安をほとんど感じなくなりました。

さらに、作業の大部分をオートメーション化することができるようになったので、請求業務だけで丸々2人日も工数を割いていたのが、結果的に3時間もかからずに業務を終えることができるようになり、大変助かっています。

株式会社KDDIウェブコミュニケーションズSMB事業本部 Twilio事業部ゼネラルマネージャー小出範幸様

クラウドサービスで請求業務を統合管理

請求管理ロボは様々な領域のクラウドサービスとAPIを通じて連携可能

11

請求、集金、消込、催促を完全自動化で、経理業務のルーチンを最小化。


請求管理ロボのご紹介

丸2日かかっていた請求業務がわずか3時間まで圧縮

請求管理ロボは、今までエクセルと手作業で行っていた、請求・消込・催促の作業を全て自動化し、請求管理業務に必要な様々なファイルやシステムの管理画面を1つの画面でまとめて操作できるクラウドサービスです。

株式会社KDDIウェブコミュニケーションズ様＜インタビュー事例引用＞

12

終わりに

企業情報

会社名: 株式会社ROBOT PAYMENT所在地: 150-0001東京都渋谷区神宮前6-19-20 第15荒井ビル4F連絡先: 03-5469-5782

公式サイトhttps://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/Facebookhttps://www.facebook.com/keirinomikata/Twitterhttps://twitter.com/cpkeirinomikata©2015 ROBOT PAYMENT.Inc All Right Reserved.

お問合せ窓口

いかがだったでしょうか？以上が成長企業に共通してみられる、業務体制に対する考え方となります。こちらでご紹介した3社の事例を参考に、是非ITを活用した業務運用実践していただければ幸いです。

また、より詳しい情報や、他の業種業態における請求管理業務の改善事例が知りたい企業様にむけて、請求管理ロボの導入支援や無料相談を下記より承っております。

https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

お電話の場合はこちら

無料相談窓口：03-5469-5784 (平日 9:00 ~ 18:00)

請求管理業務以外でも、経理業務の生産性の向上に関することはどんなことでもご相談を承っておりますので、お気軽にご相談ください。


https://www.facebook.com/keirinomikata/

https://twitter.com/cpkeirinomikata


Documents

IT経理虎の巻 〜売掛・請求管理編〜 · ウェブ業界を中心に定額制のサブスクリプション型課金にシフトするwebサービスが増えてきたのも、大量の商品を売りさばくこ

IT経理虎の巻〜売掛・請求管理編〜 · ウェブ業界を中心に定額制のサブスクリプション型課金にシフトするwebサービスが増えてきたのも、大量の商品を売りさばくこ