ITILv3-studynotes

Embed Size (px)

Citation preview

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    1/55

    ITIL v3 Foundation ‐ Study Notes 

    ********* 

    Read Me 

    Hi there,

     

    If  you’re reading this, you’ve stumbled upon the best study notes you’ll find for ITIL v3.  I 

    wrote these notes, and by studying from them, I scored 90% (I got 4 wrong out of  40 on 

    the exam).  Still not convinced that these notes are awesome!? 

    Here’s how to use the notes: 

    1.  Order in which you should review the study materials: 

    a.  Exam Tips 

    b. 

    Overview (a

     mapping

     of 

     the

     Processes/Sub

    ‐processes/Functions)

     

    c.  Module 1 

    d.  Module 2 

    e.  Module 3  – SS (Service Strategy) 

    f.  Module 3  – ST (Service Transition) 

    g.  Module 3  – SD (Service Design) 

    h.  Module 3  – SO (Service Operation) 

    i.  Module 3  – CSI (Continual Service Improvement) 

     j.  Overview (a mapping of  the Processes/Sub‐processes/Functions) 

    2. 

    The first

     page

     of 

     every

     note

     contains

     a list

     of 

     constructs

     (processes

     / functions

     / 

    etc.) that may be tested on.  If  you can go through the first page of  every 

    document and answer/define/understand the constructs without looking at the 

    answers listed on the subsequent pages, you’re ready to move onto the next 

    document. 

    3.  While these notes are close to a complete study guide, keep in mind that getting 

    answers wrong on the practice tests is an invaluable exercise which will help you 

    determine the constructs you still need to figure out.  For example, I thought I 

    knew what a “workaround” was, but I had to get it wrong on the practice exam 

    to figure out I needed to understand/memorize ITIL’s definition. 

    Best of  luck!  And hey, if  you need help, don’t hesitate to contact us ([email protected]

    regardless of  whether you’re taking the course through us.  We’ll help! 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    2/55

    ITIL v3 Foundation ‐ Study Notes 

    ********* 

    Exam Tips 

    Hi 

    there, 

    If  you’re reading this, then you’re going to take the ITIL v3 Foundation Exam soon.  Here 

    are some key points to keep in mind: 

    1.  Memorize your definitions.  The questions on the exam will provide 2 out of  4 

    answers that make sense and are very similar when referring to a term, and so if  you 

    don’t have the term memorized, you’ll be stuck.  Trust us; 15 questions on the exam 

    will be  just like this. 

    2.  Understanding the interrelationships,  jurisdictions, and subtle differences between 

    the terms,

     processes,

     sub

    ‐processes

     &

     functions

     is

      just

     as

     important

     as

     

    understanding the constructs themselves.  For example: 

      What is the difference between Availability & Capacity Management? 

      How does Operational Control differ from Technical Management? 

      What is the difference between a workaround and a resolution in the 

    context of  Incident Management? 

      What’s in the Service Catalogue compared to the Service Pipeline compared 

    to the Service Portfolio? 

      What’s a Rollout compared to a Deployment? 

     

    Any of 

     the

     roles!

     What

     does

     an

     Asset

     Manager

     do

     compared

     to

     a Configuration Manager?  Service Owner vs. Process Owner? 

      Event vs. Alert vs. Incident? 

    3.  When memorizing definitions, you can get stuck in the weeds.  Knowing the overall 

    structure of  ITIL v3 will help you organize the information in your mind and help 

    resolve  jurisdiction questions (i.e. who does what?).  So create an outline like this 

    (we’ve started it off  for you): 

      Service Strategy 

    1.1.  Service Portfolio 

    2.1. 

    Demand Management

     

    3.1.  Financial Management 

      Service Design 

    1.1.  Change Management 

    2.1.  etc. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    3/55

    Best of  luck!  And hey, if  you need help, don’t hesitate to contact us ([email protected]

    regardless of  whether you’re taking the course through us.  We’ll help! 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for

     more

     details

     

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    4/55

    ITIL v3 ‐ Overview 

    1.  Service Strategy 

    1.1.  Service Portfolio 

    1.2.  Demand Management 

    1.3. 

    Financial 

    Management 

    2.  Service Design 

    2.1.  Service Catalogue Management 

    2.2.  Service Level Management 

    2.3.  Availability Management 

    2.4.  Capacity Management 

    2.5.  IT Service Continuity Management 

    2.6.  Supplier Management 

    3. 

    Service Transition 

    3.1.  Change Management 

    3.2.  Release & Deployment Management 

    3.3. 

    Service 

    Asset 

    Configuration 

    Management 

    4. 

    Service Operation 

    4.1. 

    Functions 

      Service Desk 

      Technical Management 

      Application Management 

      IT Operations 

    4.2.  Processes 

      Event Management 

      Incident Management 

     

    Request 

    Fulfillment 

      Access Management 

      Problem Management 

    5.  CSI 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com  for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    5/55

    Module 1:  Introducing ITIL v3 

    Overview & Objectives 

    1. 

    Module 1 ‐ Introducing ITIL 

    1.1. 

    ITSM  –

     def 

     

    1.2.  ITIL 

      Provides (3) 

      Doesn’t include (1) 

      Objectives (3) 

    1.3.  Best v. Good Practice 

    1.4.  Service Mgmt vision 

     

    Vision means 

      Purpose of  vision statement 

    1.5.  ITIL Core lifecycle (5) 

    1.6.  Resources vs. capabilities 

    1.7. 

    Functions v. Process 

    1.8.  Process Owner v. Service Owner 

    1.9.  Authority Matrix 

      How it helps 

      RACI model 

    1.10.  Technology tools (5) 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    6/55

    MODULE 1:  INTRODUCING ITIL V3 

    Submodule  Term  Definition/Point 

    Overview & Objectives  ITSM A process‐centered approach to delivery IT services that 

    meet business needs according to perf. Targets. 

    ITIL 

    Provides: 

      Best practices for ITSM 

      Common language 

      Drives continual improvement 

    Doesn’t include methodology to implement 

    Objective: 

     

    Contribute value

     to

     org.

     by

     alignment

     of 

     IT

     &

     business

      Increase Efficiency (cost/time) 

      Improve Effectiveness (meet quality requirements) 

    ITIL Lifecycle 

    Focus: 

      Understanding IT service needs 

      Improving quality service provisioning 

      Providing cost  justifiable service quality 

      Identifying roles/responsibilities 

      Using KB approach 

      Identifying KPI’s 

    Best vs. Good Practice Best

     = superior

     outcomes

     to

     normal

     practices

     Now more widespread, itil practices are standards; 

    outcomes expected; good practice 

    Service Mgmt Vision 

    Act like a business, create vision with goals, budget, 

    metrics 

    Vision ‐Where do we want to be 

    Purpose of  vision statement 

    •  Clarify direction of  IT support 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    7/55

    •  Motivate ppl in right direction 

    •  Coordinate actions of  ppl 

    •  Outline POV of  sr. mgmt 

    How ITIL can help add 

    value 

    Documenting, negotiating, & solidifying customer/biz 

    targets 

    Regularly assess

     customer’s

     perceptions

     via

     feedback

     

    Ensure IT personnel adapt to business 

    ITIL Core Lifecycle 

    5 stages 

      Service Strategy  – s’c approach to ITSM 

      Service Design  – overall biz change process; s’c obj  

    portfolio of  services/assets 

      Service Transition  – develops/improves capabilities 

    for new/changing IT services into ops; focuses on 

    moving from obj to how to achieve it 

     

    Service Operation

      –

     deliver/support

     IT

     services

     per

     SLA’s; effective/efficiency key 

      CSI ☺ 

    Provide structure stability strength to service mgmt 

    capabilities with principles methods & tools 

    ITSM 

    Set of  org’l capabilities/resources to add value into 

    services/goods 

    Capabilities are skills and require raw materials; 

    resources are the rm 

    Request  –

     approval

      –

     ticket

     created

      –

     appropriate

     team

     

    notified  – individual does tings to close ticket;  joan owns 

    ticket and interacts with  joe/sarah to close ticket 

    Function, roles, 

    processes 

    Fn  – units carrying out tings; contain on BOK; provide 

    structure 

    Process  – activities to accomplish obi; combines 

    resources/capabilities (p/t) to create outputs which 

    creates value 

    Roles  – staff  involved in process/service delivery; key 

    roles are

     Process

     Owner

     vs.

     Service

     Owner

     

    Process vs. Service 

    Owner 

    PO  – Helpdesk Mgr; ensuring all activities are 

    undertaken 

    PO role: 

      Defining p s’y 

      Assisting in p design 

      Review p strategy 

    Service Owner 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    8/55

    Initiation, transition, ongoing maintenance/support of  

    service (fulfillment); ensures customers are satisfied 

    SO role: 

    Spoc 

    Ensuring delivery meets requirements 

    Identifies opportunities

     for

     improvement

     

    Works with other owners 

    Confusing 

    Authority matrix 

    Clarifies activities to do. 

    Responsibility  – execution of  process/activiites 

    Accountable  – ownership of  quality/end result 

    Consulted 

     – 

    involvement 

    through 

    input 

    of  

    knowledge 

    Informed  – receiving info. about process 

    execution/quality 

    Only 1 person is accountable for an activitiy; multiple 

    may be responsibility 

    Accountability must remain with 1 person for all 

    activities in a process 

    Technology tools 

    • 

    Workflow 

    •  KB 

    • 

    Testing 

    •  BI 

    •  Discovery 

    Actions required before selecting tools 

    Process Definition 

    Set of  coord’d activities combining capabilities & 

    resources to produce value‐add outcome to 

    stakeholder. 

    ITIL 

    Integrated processes through which org’s can meet 

    goals with eff/eff. 

    Primary char’s of  processes: 

    Measurable 

    Specific results 

    Stakeholders 

    Specific events 

    Inputs activities output 

    If  process defined 

      What to do? Build cpu 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    9/55

      Expected result? Cpu works 

      Measure delivery  – me ask you 

      How do outputs become inputs of  another process? 

    Benefits of  defined 

    processes for services 

    Integration/alignment of  processes 

    Transparency of  ops 

    Lower costs/shorter

     cycles

     

    Predictable results 

    Demonstrated confidence to customers 

    Service 

    Means of  giving value by allowing outcomes sans 

    ownership 

    Enable  – provides employee with computer; enables 

    them to work 

    By enabling them to work, sw and nw access are 

    embedded 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    10/55

    Module 2:  Introduction to ITIL v3 Con’t. 

    Service Strategy 

    1.  Purpose 

    2.  2 Levels of  activity for ITSM 

    3. 

    3 Questions

     + 3 other

     objectives

     4.  Resources vs. capabilities definitions + how they’re used by each Lifecycle stage 

    5.  Utility vs. Warranty [review] + how relevant in transition, operation, csi 

    Service Design 

    1.  Purpose  – def  + consists of  (3) 

    2.  Main Goal (1) + Designing services (4) + Balance that must be struck 

    3.  How Resources & Capabilities used in SS & SD 

    4.  5 aspects of  SD 

    5.  4 P’s 

    6.  Delivery model options (7) 

    7. 

    SDP  – contains… 

    Service Transition 

    1.  Purpose + feature 

    2.  Org level vs. service level 

    3.  Goals (4) 

    4. 

    Objectives 

    5.  Relevance to res/cap 

    6.  Key aspects of  SDP (4) 

    7.  Service V model  – ensures + def  

    Service Operation 

    1.  Primary purpose + Balance that must be struck 

    2.  4 main functions 

    3.  Internal vs external view 

    MODULE 2:  Lesson 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    11/55

    Overview & Objectives 

    Service Strategy 

    Term/Theory  Definition/Point 

    Purpose Establishes overall strategy for IT 

    2 levels

     of 

     activity

     for

     

    ITSM 

    Org level

      –

     sets

     direction

     for

     IT

     via

     strategy

     and

     objectives

     to

     achieve

     vision

     Service level  – policies/objectives to ensure value creation 

    Questions answered 

      How create value? 

      How to define quality? 

      How to efficiently allocate resources across services 

    Other Objectives 

      Ensure org can handle cost/risk well 

     

    Set expectations of  performance 

      Id/select/prioritize business opportunities 

    Resources vs. 

    capabilities + 

    How they fit in 

    Lifecycle 

    Capabilities turn resources into goods/services. 

    SS manages consumption of  resources and capabilities by service 

    SD uses resources and capabilities 

    St test against resources/cap 

    So allocate resources and cap 

    Csi measure/asses both res / cap 

    Utility & Warranty 

    Utility  – fit for purpose 

    -  What is delivered 

    -  What customer gets 

    - What

     gains

     performance

     customer

     gets

     

    -  Functional requirements for service 

    Warranty  – fit for use (parameters) 

    It must perform within stated parameters 

    Both U&W are tested/validated in transition 

    U&W delivered in Operations 

    CSI measures/assesses planned utility & warranty vs. actual delivered in operations 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    12/55

    Service Design 

    Term/Theory  Definition/Point 

    Purpose 

    Design of  new/changed services for introduction to production 

    Arch 

    Processes 

    Documentation 

    Ensures functional/mgmt/operational requirements are considered 

    Main 

    goal 

    Build for all services a SD package that contains all aspects 

    Other goals: 

      Designing services 

      that meet biz obj 

      with efficiency/effectiveness 

     

    security/resilience 

      measurements/metrics 

    Balance: 

    Ensure functional & performance targets are met 

    Strives to provide more efficiency/effectiveness solutions by coordinating all design 

    activities for IT services to ensure consistency 

    R&C SS manages consumption of  r/c 

    SD produces designs using the allocated resources/capabilities 

    5 aspects to SD 

    Design used service model from strategy to design services for OP. 

    Design of  solution (including functional Requirements, resources, and capabilities) 

    must be

     agreed

     on

     

    Design of  SM systems/tools for control/mgmt 

    Design of  technology arch/systems to provide services 

    Design of  measurement systems/metrics 

    Results‐driven approach 

    4 Ps & SD 

    People 

    Products/tech’y 

    Processes 

    Partners/supplies 

    Delivery model options 

    Model selected

     for

     design

     is

     driven

     by

     model

     selected

     for

     delivery.

     

    1.  Insourcing  – internal resources for all stages 

    2.  Outsourcing  – resources for all stages 

    3.  Co‐sourcing  – combo of  in/out for elements of  service lifecycle 

    4.  Partnership/multisourcing  – formal arrangement between 2/more orgs to 

    work together (aka strategic partnership) 

    5.  BPO  – formal arrangement between 2 org to manage/host entire function (i.e

    call centre, payroll) 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    13/55

    6.  App service provisioning = formal arr. With application service providers for 

    shared computer‐based services (on‐demand sw/apps) 

    7.  Knowledge process outsourcing  – provide domain‐based processes/biz 

    expertise rather than  just process expertise; required advanced analytical and

    specialized skills 

    SDP 

    Details of 

     all

     aspects

     of 

     a service

     through

     all

     stages

     of 

     lifecycle;

     produced

     keeping

     in

     

    mind 5 aspects, 4 p’s, and DM options 

    Passed from SD to transition 

    All details for implementing evaluating and maintaining a service 

    Includes functional/architectural requirements 

    Consults other stages 

    Service Transition 

    Term/Theory  Definition/Point 

    Input 

    Transitioning new/changed IT services to operation. 

    Internal service (move from what’s required) to concept of  how it’s implemented 

    Org level 

    Develops cap/resources to allow IT to transition to reality 

    Service level 

    Resources/capabilities convert ds requirements into portfolio 

    Require good set of  processes to implement in ops. 

    Provides control; allow you to speed up/slow down. 

    Goals: 

    Set customer expectations of  performance/usage to new/changed service (SLA) 

    Enable customer

     to

     integrate

     release

     into

     biz

     processes/services

     

    Reduce variations in predicted/actual performance of  transitioned services by 

    keeping customer informed 

    Reduce known errors / minimize risks from transitioning new/changed services into 

    production 

    Ensure they can be used in accordance with service requirements 

    Objectives: Primary:  delivery service vision in a relevant, timely, quality and cost‐effective 

    manner. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    14/55

    Tertiary: 

    •  Plan/manage res to establish service 

    •  Ensure minimal impact on production 

    •  Increase stakeholder sat 

    • 

    Increase proper

     use

     of 

     services

     

    Cap/res  ST must test against res/cap 

    Key aspects of  SDP 

    required by ST team 

    Applicable services packages 

    Service specs/models 

    Arch design required to deliver 

    Definition/design of  each release 

    Detailed design of  how service components will be assembled 

    Release/deployment plans 

    Journey from as is  required. 

    Service V model 

    ST ensures

     alignment

     via

     testing

     against

     each

     level

     of 

     requirement.

     

    Service V model 

    1.  Define requirements:  Biz requirements of  Strategy (in SLP) are evaluated 

    against service review criteria and test plans; validates original biz case. 

    2.  Define service requirements:  Define service req. of  Design (in SL 

    Requirements and SLA); i.e. ensure 5k ppl can use system 

    3.  Design service solution:  contained in SDP 

    4.  Design service Release (in release package) 

    5.  Design service solution (in SDP) testing done 

    Conclusion 

    SDP completed

     

    Service Operation 

    Term/Theory  Definition/Point 

    ~  Day to day work for the service 

    Goal/Obj 

    Primary purpose is deliver/support is services at agreed levels effectiveness/efficiency, 

    providing value to stakeholder. 

    High quality = high cost; balance must be struck 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    15/55

    Day to day realization of  previous stages’ work.  Develops cap/res allowing IT org to 

    deliver/support service to customer. 

    Also needs to monitor 

    Managed ppl

     process

     technology

     

    Value of  ~  Where processes/activities are executed/delivered/assessed by customers. 

    Functions 

    4 main functions: 

    Service Desk  – SPOC for users when service disruption, service requests, or some RFC’s 

    Tech mgmt  – detailed tech skills to support ongoing operation (key role In 

    design/testing/release/improvement of  it services) 

    Ops control  – responsibility for daily operational activities to manage IT infrastructure; 

    breaks down into IT ops control & IT facilities Mgmt 

    App mgmt  – detailed tech skills/resources to manage apps through SDLC 

    Required 

    consistent 

    accountability/responsibility 

    via 

    role 

    definition. 

    Conflicting 

    priorities 

    Balance conflicting priorities 

    Internal vs external view of  IT  – op teams focus on growing functional areas; external view i

    customer perception 

    Continual Service Improvement 

    1.  Primary purpose 

    2.  Address 3 things 

    3.  Key objective 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    16/55

    Term/Theory  Definition/Point 

    ~ Provides guidance in evaluating/improving the quality of  services by measuring, 

    reporting, and improving service management processes/services. 

    Purpose Primary: align/realign to changing biz needs by implementing improvements. 

    Looking for ways to improve alignment/effectiveness/efficiency. 

    Goal 

    Address 3 areas: 

    -  Overall Health of  ITSM 

    -  Alignment of  portfolio of  services with biz 

    -  Maturity of  IT services 

    Key objectives

     Review,

     analyze,

     make

     recommendations

     on

     processes

     in

     each

     lifecycle

     stage

     &

     op

     services. 

    4 main reasons to 

    measure 

      Validate previous decisions 

      Set direction (most important reasons) 

      Justify courses of  action w/proof  

     

    Intervene and provide corrective actions 

    Baselines must be set for the following: 

      Goals/obj 

     

    Process maturity 

      Op’l metrics and KPI’s 

    IT Governance 

    Common terms 

    Improvements  – outcomes that show measurable increase/decrease in a metric 

    Benefits  – gains achieved via realization of  improvements 

    ROI  – difference between saving achieved and amount expended to realize saving 

    VOI  – extra value created by benefits including non‐monetary or lt outcomes; 

    subcomponent is ROI 

    Deming cycle  Mgmt philosophy for est. quality, productivity, and competitive position. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    17/55

    Plan  – formulate goal/theory, define how to measure success and plan 

    Do  – execute plan 

    Check  – monitor outcomes vs expected results and look for lessons learned 

    Act  – integrate lessons learned, adjust theory/method, determine what more we 

    must learn

     

    CSI model 

    B. Vision ‐ Embrace vision by understanding biz obj 

    Baseline assessments ‐ Assess current situation (as is); baseline analysis of  current 

    position. Measurable targets 

    Service & Improvement targets ‐ Understand/agree on priorities based on vision 

    Detail CSI plan by implementing ITSM processes 

    Measurement & Metrics ‐ Verify metrics are in place to see if  milestones reached/ 

    processes compliant 

    Ensure momentum is created to ensure it keeps on trucking 

    Exam Re‐Cap Service Strategy (SS): 

      ID goals/objs of  SS 

      Define/explain concept of  res/cap 

      Define/explain value composition w/U&W 

    Exam Re‐Cap Service Design (SD): 

    Exam Re‐Cap Service Transition (ST): 

    Exam Re‐Cap Service Operation (SO): 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    18/55

    Exam Re‐Cap Continual Service Improvement (CSI): 

    Explain the main goals/obj of  CSI 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    19/55

    ITIL v3 ‐ Module 3 

    Service Strategy 

    1. 

    Outline 

    1.1. 

    Key decisions

     (3)

     

    2.  Service Portfolio 

    2.1.  Contains (4) 

    2.2.  Service catalogue 

      What it is 

      Contains (4) 

    2.3.  Service Pipeline 

    2.4.  Retired Services 

    3. 

    Demand Mgmt 

    3.1.  Responsible for1 

    3.2.  Challenge 

    3.3.  Activity‐based D Mgmt 

    3.4.  Analyzes (3) 

    3.5.  Key Objectives 

    3.6.  Risk 

    4.  Financial Mgmt 

    4.1.  3 main activities 

    4.2.  Service valuation + goal 

    What’s the difference between Service Portfolio & Service Catalogue? 

    The Service Portfolio is composed of  all services committed to IT customers ‐‐ current, 

    under development and future ‐‐ as part of  continual service improvement. The Service 

    Catalogue is that portion of  the Services Portfolio that is currently available to IT 

    customers, so it's a subset of  it. 

    1 Understanding customer demand for it services and provisioning capacity accordingly 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    20/55

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    21/55

    SC 

    1 component of  sp 

    Projection of  services actual/projected capabilities 

    It’s published to customers; supports sale/delivery 

    Includes information about:  deliveries, prices, contact points, 

    ordering and request processes 

    Service Pipeline  – initial stage of  new services; doc listing all 

    services under consideration/dev 

    Retired services  – final stage in lifecycle of  all services; 

    repository of  offerings/lessons learned when delivering 

    services in the past; perm removal of  IT services or CI from 

    production 

    Biz case Decision support/planning tool; helps predict outcome of  

    proposed action/justifies investment 

    D Mgmt 

    Unique patterns of  biz activity become identified. 

    D Mgmt is responsible for understanding customer demand for 

    IT and provision capacity accordingly. 

    Aims to ensure capacity when required. 

    Challenge of  synchronous production/consumption. 

    Activity based D Mgmt  – ties biz activity as primary demand for 

    it services.  PDA  – patterns of  biz activity 

    PDA’s helps us define op requirements and Service Level 

    Packages 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    22/55

    SLP  – a definite level of  U&W associated with a SLP 

    D mgmt  – looking at: 

    -  User 

    -  Top Utility features 

    - Warranty

      –

     speed

     

    Risk  Future event that may adversely affect SLA’s 

    Financial Mgmt 

    ROI, VOI, cost‐benefit analysis, costing models, IT budget, user 

    charges support go/no go on biz obj. 

    3 main activities 

    - Budgeting 

    IT 

    accounting 

    - Charging 

    Other key activities: 

    Service valuation  – means to a mutual agreement with biz 

    regarding services what components, actual cost.  Key goals 

    are produce value for services that are fair to biz + 

    improvement mgmt of  demand/consumption via d modeling 

    Service Investment & CBA  – value of  services + costs incurred 

    to provide service 

    D modeling

      –

     anticipated

     usage

     by

     biz

     and

     provisioning

     

    requirements from IT 

    Encapsulated within SP elements of  the biz case & risk 

    assessment 

    SLP  – contains all work done so far.  SD uses to create SD. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    23/55

    Exam Re‐Cap 

    Your study partner, 

    B Wyze

     Solutions

     (a

     preferred

     MindMuze

     Education

     Partner)

     www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    24/55

    ITIL v3 ‐ Module 3 

    Service Transition  – to boldly build, test, and implement SDP’s into SO 

    1.  Change Management 

    a. 

    Outline 

    i.  Focuses on 

    ii.  Primary focus 

    iii.  Where strategic 

    and corrective 

    changes take 

    place 

    b. 

    Basic Concepts 

    i.  RFC 

    ii.  CAB, ECAB, 

    Change Authority 

    iii. 

    Back out plan 

    iv.  Change Schedule 

    c.  3 Types of  changes* 

    difference between std 

    and normal change 

    d.  Change Model 

    e.  Change process 6 

    f.  KPI’s of  Change (3) 

    g.  7 r’s of  change1 

    2. 

    Release & Deployment 

    Management 

    a.  Outline 

    i.  Full architecture 

    broken down into 

    tech/non‐tech 

    activities 

    ii.  Responsible for 

    planning 

    scheduling 

    controlling 

    release from test 

     production 

    1 raise, reason, return, risk, resources, 

    responsible relationship 

    iii.  Primary 

    objective* how

     it

     

    compares to 

    primary objective 

    of  change 

    b.  Concepts 

    i.  Release package 

    ii.  Storage areas for 

    authorized media 

    and hw spare 

    parts 

    1.  DML 

    2. 

    DSS 

    iii.  R&D Models 

    iv.  4 Release 

    approaches 

    c.  Roles (3) 

    d.  Terms 

    i.  Release 

    ii.  Deployment 

    iii.  Rollout 

    iv.  Release Unit 

    3. 

    Service Asset and Configuration 

    Management 

    a.  Outline 

    i.  Yep 

    ii.  Critically 

    interdependent 

    with (2) processes 

    b.  Differences between SA / 

    mgmt 

    c.  CMDB; critical aspect 

    thereof  

    d.  CI 

    e.  CMS 

    f.  Configuration baseline 

    g.  SKMS supported by data 

    in CMS and CMDB 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    25/55

    h.  SA Manager, C Manager, 

    C analyst, C librarian, 

    CMS admin, C ctrl board, 

     janitor 

    i.  Terms 

    i. 

    Asset Mgmt

     

    ii.  Attribute 

    iii.  Baseline 

    iv.  Config Mgmt 

    v.  CMS 

    vi.  Config baseline 

    vii.  Service Asset 

    viii.  SKMS 

    ix. 

    Benchmark 

    x.  Snapshot 

    xi.  CI 

    Service Transition  – Part 1 ‐

    1.  Service Transition 

    1.1. Outlines 

      help to plan build test implement SDP’s into Production 

      internal service to IT; what is required  how it’s implemented 

    1.2. Change mgmt 

     

    Outlines: 

    ⇒  Focus on service change (addition, mod or removal of  planned service, 

    component 

    ⇒  Primary objective:  enable beneficial changes w/minimal disruption of  

    IT services 

    ⇒  Other objectives 

    1.2...1.  Changes done controlled manner 

    1.2...2.  Changes recorded, evaluated, authorized, prioritized, planned 

    tested implemented, shaken a stick at whipped fried buttered 

    basted 

    ⇒ 

    Strategic changes

     triggered

     in

     SS;

     Corrective

     changes

     in

     SO

     

    1.2...1.  Strategic change if  major change in service 

      Basic concepts within Change: 

    ⇒  RFC 

    ⇒  Roles: 

    1.2...1.  CAB 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    26/55

    1.2...2.  ECAB 

    1.2...3.  Change Authority  – provide formal auth. For each change.  Roles 

    include: 

    ⇒  Back out plans must be considered for all changes to revert to pre‐

    change state; contingency plans must be created where BOP not 

    possible 

    ⇒  Change Schedule  – lists all approved changes and planned dates.  It 

    becomes an important audit trail to support incident/problem mgmt 

    among other processes 

     

    3 types of  changes: 

    ⇒  Emergency 

    ⇒  Normal  – I’m moving to another office and need printer moved 

    ⇒  Standard  – I want to get a printer that prints in colour 

     

    Change model: repeatable process to deal with a particular category of  

    change (steps, order, timescales, escalation procedures) 

      Change activity steps: 

    ⇒  Record RFC 

    ⇒  Review 

    ⇒  Assess/evaluate 

    ⇒  Authorize/schedule 

    ⇒  Coordinate change, implementation, plan, build, test, implement 

    ⇒ 

    Review and

     close

     RFC

     

      KPI of  Change Mgmt Process: 

    ⇒  # of  change implemented 

    ⇒  Reductions in unauthorized changes 

    ⇒  reduction in backlog 

    ⇒  change success rate 

    ⇒  reduction in associated incidents 

     

    Challenges faced by Change activities: 

    ⇒ 

    legacy systems

     

    ⇒  balance between stable production and being responsive to b needs 

    ⇒  risk mgmt 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    27/55

      Exam recap: 

    1.3. 

    Release & Deployment Mgmt 

      Outline: 

    ⇒  Manages release of  service; planned in design stage 

    ⇒  Full arch broken into tech/non‐technical deployments 

    ⇒  Responsible for release & deployment activities 

    ⇒  Focused on assessing technical/non‐tech activities of  release 

    ⇒  Contains hw, sw, and documentation CI’s; all happen in transition 

    ⇒  Responsible for planning scheduling controlling releases from test  

    production environments 

    ⇒  Primary objective:  Protect integrity of  IT services/infra by ensuring 

    correct comp’s

     are

     released

     

    ⇒  Other objectives: 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    28/55

      Concepts: 

    ⇒  Release Package  – combo of  individual releases grouped together. 

    ⇒ 

    RP contains

     individual

     CI’s

     &

     release

     units.

     Aim

     of 

     defining

     release

     

    units is to decided most appropriate release unit for each 

    asset/component 

    ⇒  Physical storage areas for authorized media and hw spare parts 

    1.3...1.  DML (library in which media config items are stored/protected; 

    physical area where master copies of  media versions are placed; 

    only sw from DML is acceptable for use in release) 

    1.3...2.  Definitive spares (surplus hw) and physical storage areas for all 

    authorized media and hardware spare parts 

    ⇒  Standard R&D models  – illustrate std flows and activities to guide ppl 

    on 

    approach, 

    mechanisms, 

    processes, 

    procedures 

    and 

    resources 

    1.3...1.  Big Bang  – all user areas in one operation 

    1.3...2.  Phased  – part of  the user base 

    1.3...3.  Push  – to users at a time not of  their choosing 

    1.3...4.  Pull  – to users of  their choosing; they call pull it down at own 

    location when they please 

    ⇒  Roles 

    1.3...1.  R&D mgr ‐ all aspects of  package 

    1.3...2.  Deployment mgr  – final physical delivery of  the service 

    implementation 

    1.3...3.  R Packaging & Build mgr  – controls workflow 

    ⇒ 

    Exam recap:

     

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    29/55

    ⇒  Terms: 

    1.3...1.  Release  – process responsible for planning, scheduling, 

    controlling the movement of  releases to test/production 

    1.3...2.  Deployment  – activity responsible for movement of  new or 

    changed, hw, sw, documentation, process to production 

    1.3...3.  Rollout  – deliver install commission of  new/changed CI’s across 

    logical/physical parts of  an organization 

    1.3...4.  Release unit  – comp’s of  and IT service that are normally released 

    together 

    1.3...5.  DML  – 1 or more locations in which definite/approved versions of  

    all sw CI’s are securely stored 

    1.4. Service Asset & Configuration Mgmt Process 

      Outline: 

    ⇒ 

    Both asset/c

     items

     are

     managed

     from

     acquisition

     to

     disposal

     

    ⇒  Objectives: 

    1.4...1.  provide logical model of  IT infrastructure 

    1.4...2.  optimize costs 

    1.4...3.  enable organization to comply with corporate governance 

    requirements 

    1.4...4.  manage change/release 

    1.4...5.  resolve problems/incidents faster 

    ⇒  SACM, change, release & deployment are critically interconnected 

     

    Differences between

     Service

     Asset

     and

     Configuration

     Management:

     ⇒  SA  – tracking & reporting value & ownership of  IT assets 

    ⇒  CM  – maintaining information about CI’s including their relationships; 

    information in CMDB 

    ⇒  CMDB  – stores config records about details of  CI; holds relationship 

    between all CI’s; scope is a critical consideration 

    ⇒  CI  – component of  an item can vary in complexity, variety and type 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    30/55

    ⇒  SACM process requires CMS; provides interface to relate information 

    in CMDB to all other service mgmt tools & arch’s; helpdesk analyst 

    accesses CI information via CMS 

    ⇒  Configuration baseline 

    ⇒  SKMS  – supported by data held in CMS and CMDB’s 

    ⇒  It’s much broader than CMS in that it covers experience of  staff, user 

    behaviour, supplier requirements/abilities/expectations, etc. 

    ⇒  Good SKMS results in:  better decisions being made with better results 

    ⇒  Facilitates better decision via better knowledge 

     

    Roles: 

    ⇒  Service Asset Manager  – manage lifecycle of  assets 

    ⇒  Configuration Manager  – manage lifecycle and relationships of  all CI’s 

    ⇒  Config Analyst  – analyze/propose scope of  A&CM processes 

    ⇒ 

    Config Admin/Librarian  – custodian of  master copies of  CIs 

    ⇒  CMS/tools admin  – evaluates A&CM tools 

    ⇒  Config control board  – reviews changes in service configuration 

    ⇒  Janitor  – cleans up after the above roles when they leave the office 

    (these roles are getting a bit ridiculous…) 

      Exam recap: 

      Terms: 

    ⇒ 

    Asset Mgmt  – Process for tracking & reporting value and ownership of  financial assets throughout their lifecycle 

    ⇒  Attribute  – piece of  info about a CI 

    ⇒  Baseline  – benchmark used as a reference point 

    ⇒  Config Mgmt  – process responsible for maintaining info about CI’s 

    required to deliver and IT service including their relationships 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    31/55

    ⇒  CMS  – set of  tools/db’s used to manage and IT service provider’s C 

    data 

    ⇒  Configuration baseline  – used as basis for future builds, releases, and 

    changes 

    ⇒  Service asset  – capability or resource of  a service provider 

    ⇒  SKMS  – set of  tools/db’s used to manage knowledge and info 

    ⇒  Benchmark  – recorded state of  something at a specific point in time 

    ⇒  Snapshot  – current state of  a CI as captured by a discovery tool 

    ⇒  Relationship 

    ⇒  Configuration  – a db used to store c records through lifecycle 

    ⇒  CI  – component that needs to be managed in order to deliver and IT 

    service 

    ⇒  CMDB is subset of  CMS which is subset of  SKMS 

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    32/55

    ITIL v3 ‐ Module 3 

    Service Design 

    1.  Main purpose 

    2. 

    5 Elements

     of 

     Design

     

    3.  Service Catalogue Mgmt 

    3.1.  3 Objectives 

    3.2.  2 critical aspects 

    3.3.  SL vs. SC Manager 

    4.  SLM Process  Part 1 

    4.1.  Objectives (2) 

    4.2. 

    SL Requirements (definition + 5 things)1 

    4.3.  UC 

    4.4.  OLA 

    4.5.  SLA 

    5.  Availability Mgmt 

    5.1.  Responsible for 

    5.2.  Objectives 

    5.3.  VBF (def) may avail themselves of  special IT Service Designs: 

      HA 

      Fault Tolerance 

      Continuous Operation 

      Continuous Availability 

    5.4.  Proactive & Reactive strategies 

    5.5.  AMIS  Part 2 

    5.6. 

    Component vs.

     Service

     Availability

     

    6.  Capacity Mgmt 

    6.1.  Definition of  capacity 

    6.2.  Subprocesses (3)2 

    6.3.  CMIS 

    7.  Information Security Mgmt 

    7.1.  Responsible for CIA (def) 

    7.2.  ISMS 

    7.3.  5 key elements to ISMS3 

    8.  IT Service Continuity Mgmt  Part 3 

    8.1. 

    Goal 

    8.2.  2 concepts to be implemented4 

    8.3.  BCM 

    1 Availability, reliability, maintainability, capacity, serviceability 2 Biz, Service, component 3 Control plan implement evaluate csi 4 BIA & Identification of  VBF’s 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    33/55

    9.  Supplier Mgmt 

    9.1.  Purpose 

    9.2.  Supplier vs. Service Provider 

    9.3.  UC’s 

    9.4.  SCD 

    What’s the difference between Capacity Mgmt & Availability Mgmt? 

    The capacity mgmt process is responsible for ensuring that the capacity of  IT services 

    and the IT infrastructure is able to deliver agreed SL Targets in a cost effective and 

    timely manner. 

    The availability mgmt process is responsible for ensuring that the People process tech’y 

    are appropriate [given SLA’s]. 

    SERVICE DESIGN PROCESS P1 

    Service Design 

    10. Outline 

    10.1.  Main purpose 

    11. Service Catalogue Mgmt 

    11.1.  3 Objectives 

    11.2.  2 critical aspects 

    11.3.  SL vs. SC Manager 

    12. SLM Process 

    Term/Theory  Definition 

    SD 

    Main purpose is design of  new/changed serv 

    Serv catalogue mgmt process creates/manages accurate SC.  Focuses 

    on providing information on all servs. 

    SCM 

    Objectives of  SCM 

    - Create/mge SC 

    - Ensure information up to date/interdependencies 

    - Includes both new/existing 

    - Support sales/delivery 

    Two aspects critical 

    Biz Serv. Catalog  – customer view of  SC; details all servs 

    Technical serv catalog  – details of  all IT serv, CI’s, components, etc. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    34/55

    required for delivery.  Facilitates SLA, OLA, CI components, 

    underpinning contracts, etc. 

    SLMgr 

    Assist with production of  accurate SP, SC, App portfolio 

    SCMgr 

    Producing/maintaining SC, ensure accurate SC, information consistent 

    with SP 

    SLM Process

     

    Negotiates SLA’s and ensures they’re met 

    SLM Objectives 

    Impacts 2 other stages (trans/ops) 

    SLreq’s 

    Requirements for a customerfacing aspect of  an IT service 

    Based on biz obj and used to negotiated agreed SL targets from 

    customer perspective 

    Includes: 

    Availability 

    Reliability (time entre inc) 

    Maintainability MTTR 

    Serviceability  – ability of  3rd

     party to meet terms of  contract 

    capacity 

    Underpinning 

    contracts 

    Contract entre suppliers/external partners 

    OLA  Contract between internal units 

    SLA 

    Basis for managing rship entre service provider and customer. 

    Defines key

     targets/responsibilities

     for

     both

     parties

     Match biz needs/expectations to IT services. 

    OLA/UC’s support SLA 

    SLM 

    Ensures all ITSM processes, OLA’s, and UC’s are appropriate given SL 

    targets. 

    Represents IT to biz.  Provides POC to biz managers/customers to IT. 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    35/55

    Responsible for agreeing/documenting sl targets/resp for every 

    activity in IT. 

    SLM must have close interface with SPM 

    Planning coordinating

     drafting

     agreeing

     monitoring

     reporting

     on

     

    targets in SLA 

    SLA process 

    activities 

    SLM metrics 

    Developed from serv, customer, and biz perspective 

    Include: 

    Percentage of  targets met 

    Number/severity of 

     serv

     breaches

     

    Challenges: 

    Engaging biz 

    Differing requirements 

    Getting sla’s signed 

    Assuring sla’s disseminated 

    1.  SCM 

    a.  Objectives 

    b.  Critical aspects 

    i.  Biz Serv catalog 

    ii.  Technical serv. Catalog 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    36/55

    2.  SLM 

    a.  SLA 

    i.  UC 

    ii.  OLA 

    iii.  SL Req. 

    SERVICE DESIGN PROCESS P2 

    1.  Availability Mgmt 

    2.  Capacity Mgmt 

    3.  Information Security Mgmt 

    Objectives of  lesson: 

    Know concepts, roles, responsibilities of  avail, cap, and information security mgmt. 

    Term/Theory  Definition 

    Availability 

    Mgmt 

    Responsible for ensuring all IT infrastructure processes, tools, and staff  

    roles are appropriate given SLavail targets 

    Obj: manage avail of  services and resources. More obj: 

    VBF  – functions critical to biz process; may require special it serv 

    designs. May avail themselves of  following strategies: 

    - HA  –minimizes effect of  IT component failure 

    - Fault tolerance  – ability of  it serv ci or component to operate 

    correctly when other related parts fail 

    - Continuous operation  – approach to eliminate planned downtime 

    - C’s

     avail

      –

     approach

     to

     achieve

     100%

     avail

     

    2 key elements: 

    Proactive activities  – planning, design,  improvement of  avail | cost‐

     justifiable and meets needs of  biz 

    Reactive activities  – monitoring, measuring, analysis, and reporting for 

    serv and comp avail; key output for avail is measurement/reporting 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    37/55

    Created in AMIS (availability Mgmt Info System) 

    Don’t need to know activities within diagram 

    Comp avail  – all aspects of  assessing aval 

    Serv avail  – all aspects of  assessing impact/potential impact of  compo 

    avail/unavail 

    Avail plans/designs given to SLM process; provided for in OLA’s/UC’s in 

    Serv operation 

    Exam recap Availability: 

    Capacity Mgmt 

    Term/Theory  Definition 

    Capacity Mgmt 

    Capacity  – max throughput a CI/serv can deliver while meeting SL 

    targets 

    Responsible for capacity of  it serv/infra can deliver sl targets eff/eff  

    Objectives: 

    Reactive activities of  ~ 

    Monitoring, measuring analysis, reporting 

    Proactive activities of  ~ 

    Trending, modeling,

     tuning,

     optimizing

     

    Creates plans/designs via 3 subprocesses: 

    - Biz cap mgmt  – focused on biz requirements 

    - Serv cap mgmt  – focused on delivery of  existing serv (capacity vs sla 

    & slr targets); proactive/reactive strategies 

    - Component cap mgmt  – al compoenents used to meet serv reqs 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    38/55

    CMIS  – guess 

    Exam recap cap mgmt: 

    Info Security Mgmt Process 

    Objectives: 

    Term/Theory  Definition 

    Focuses on mgmt of  security risks 

    Ensured (CIA) confidentiality, integrity, avail of  assets, info, data and IT 

    services 

    ISMS  – ppl, process, products, tech’y 

    5 key elements to ISMS (follow deming cycle) 

    - Control  – est. org structure and provide control docs 

    - Plan

      –

     develop

     IS

     policy

     and

     integrate

     into

     sla/ola/uc

     

    - Implement  – ensure procedures, tools, and controls are in place to 

    support IS policy 

    - Evaluation  – conduct audits (int/ext), analyze incidents 

    - Maintain ‐ csi 

    Exam recap IS mgmt 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    39/55

    SERVICE DESIGN PROCESS P3 

    IT Serv. Continuity Mgmt Process 

    Term/Theory 

    Definition 

    Focuses on disasters 

    Goal  – support overall biz cont. mgmt. process by ensuring required 

    facilities can be resumed within agreed scales 

    Identifies IT services deemed critical to survival of  biz 

    Ensures resumption given required timescales (computer systems, 

    db’s, telecom, environment, tech support, sd , apps, nw) 

    Two concepts to be implemented: 

    BIA  – seeks to id company’s critical biz  services by analyzing outages and severity; identifies recovery requirements 

    VBF  – fn’s critical to success of  biz proceses; BIA id’s VBF’s, indlucing 

    people, processes, and IT serv’s; important to ITSCM, Avail, BCM) 

    ITSCM ‐ Cyclic process to ensure they continually align with BCP and 

    priorities 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    40/55

    BCM  – to implement ITSCM you need to identify key Biz processes 

    Initiation  – relationship entre ITSCM and BCM 

    Exam recap:  ITSCM 

    Supplier Mgmt

     Process

     

    Term/Theory  Definition 

    Builds a value nw and manages contracts 

    Objectives: 

    Manages overall nw and value chain; working toward integrating 

    contracts/policies with our own. 

    Ensures suppliers meet terms conditions and terms of  contracts. 

    Service Provider (elp wit hemail)  – supplies IT servs to customers; 

    v. Supplier (give you box)  – supplies g/s required to delivery IT servs 

    (telco’s, consultants, etc.); written as UC’s 

    Supplier & Contract DB (SCD)  – complete set of  reference info for 

    supplier mgmt procedures/activities 

    You establish new suppliers in transition 

    You review perf  and renew/terminate contracts in operation 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    41/55

    Exam recap Supplier Mgmt 

    5 elements of  design, 4 p’s, outsourcing options all go together into SDP 

    Your study partner, 

    B Wyze

     Solutions

     (a

     preferred

     MindMuze

     Education

     Partner)

     

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    42/55

    Module 3: 

    Service Operation Functions 

    1.  Functions 

    a. 

    Service 

    Desk 

    i.  Outline: 

    1.  What role it plays 

    2.  Focus 

    3.  Primary objective 

    ii.  Organizational Structure (3) 

    iii.  4 Types (depends on 4 

    things)1 

    iv.  Outsourcing considerations 

    (4) 

    v.  Metrics (2 categories) 

    vi.  4 Roles 

    vii.  Terms: 

    1.  Call centre 

    2.  SPOC 

    3.  Service Request 

    4.  Helpdesk 

    5.  Resolution 

    6.  Service Desk 

    7.  Recovery 

    b.  Technical Management 

    i. 

    Outline: 

    1.  Responsible for…2 

    2.  Balances…(2) 

    ii.  3 roles 

    c.  Application Management 

    i.  Outline 

    1.  Responsible for 

    2.  Objectives (2) 

    d.  IT Operations 

    i.  Outline 

    1. 

    Responsible 

    for 

    2.  Balances…(2) 

    3.  4 Roles 

    ii.  Terms: 

    1.  Console Mgmt/Ops 

    Bridge 

    2.  Tech service 

    3.  NOC 

    1 Staffing training retention technology 2 Right people, right skills, right places, right times 

    2.  Processes 

    1. 

    Event 

    Management 

    a.  Outline 

    i.  Objective 

    ii.  Manages 

    b.  Events vs. Alerts 

    c.  Monitoring 

    d.  2 significant aspects of  definition

    & generation 

    i.  Generate… 

    ii.  3 types of  events 

    e.  Roles coordinating Evt Mgmt 

    procedures 

    2.  Incident Management 

    a.  Outline: 

    i.  Definition of  an incident3 

    ii.  Primary objective 

    b.  Incidents vs. Service Request4 

    c.  Incident Lifecycle 

    i.  Identification, log, 

    categorization, 

    prioritization (based 

    on…[2]), initial diagnosis, 

    escalation (2 types), 

    investigation and 

    diagnosis, resolution & 

    recovery, closure 

    d.  2 challenges of  Incident Mgmt 

    e.  3 Levels of  Support 

    f.  Incident Manager 

    3. 

    Request 

    Fulfillment 

    a.  Service Request definition 

    b.  Promotes 

    c.  Where detected 

    4.  Access Management 

    a.  Protects 

    b.  Executed by (2) functions 

    3 Any event which disrupts or could disrupt service 4 Unplanned, deviation from actually, potentially affecting 

    SLA, could or actually disrupts service 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    43/55

    c.  Terms 

    i.  Rights Mgmt 

    ii.  Rights 

    iii.  Access5 

    iv.  ID 

    v. 

    Confidentiality 

    vi.  Integrity 

    vii.  Availability 

    5.  Problem Management 

    a.  Outline 

    i.  Definition of  a problem 

    ii.  Primary objective 

    b. 

    2 major processes 

    c.  Workaround 

    d.  Known error record + where 

    entered + handled by 

    e.  Terms 

    i.  Problem 

    ii.  RCA 

    iii.  Root cause 

    iv.  Workaround 

    v.  KE6

     

    5 Level & extent of  it service functionality a user has 6 A problem with a documented rc and workaround 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    44/55

    Service Operation Functions 

    1.  Service Operation 

    1.1. Outlines 

     

    Value of 

     it

     is

     ultimately

     measured

     here;

     it’s

     where

     things

     are

     executed,

     delivered,

     assessed

     

      Aimed at providing stable IT infrastructure; use process to leverage capability 

      Functions 

    ⇒  Service Desk: 

    1.1...1.  Outlines: 

    1.1...1.1. SPOC for users 

    1.1...1.2. SD is focused on end user experience, business and quality of  service 

    1.1...1.3. Primary objective:  facilitate restoration of  disrupted service by restoring normal 

    service 

    1.1...2.  FCR 

    1.1...3. 

    Organizational structure

     1.1...3.1. Local SD 

    1.1...3.2. Follow the sun service 

    1.1...3.3. Specialized SD groups 

    1.1...3.4. End result is that virtual SD is transparent, is SPOC, access 24x7 

    1.1...4.  Per the staffing levels, training, retention and technology available, you’ll have one of  

    the following SD types: 

    1.1...4.1. Call Center  – records calls, no solution, routed to depts 

    1.1...4.2. Unskilled  – recorded, some resolved, easy ones resolved with SOP’s; dispatch 

    function 

    1.1...4.3. Skilled SD  – recorded, most incidents resolved; new/complex escalated 

    1.1...4.4. 

    Expert SD

      –

     resolve

     most

     independently

     

    1.1...5.  SD outsourcing considerations: 

    1.1...5.1. tools/processes 

    1.1...5.2. sla targets 

    1.1...5.3. 

    ownership of  data 

    1.1...5.4. access to information 

    1.1...6. Metrics: 

    1.1...6.1. Workload analysis  – analysis of  recorded calls/requests to support staffing & skill 

    type decisions.  Include FCR, cost of  handling an incident per minute, etc. 

    1.1...6.2. Customer sat  – how are we doing, customer? 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    45/55

    1.1...7.  Roles: 

    1.1...7.1. SDM  – managed overall desk activities, including supervisors 

    1.1...7.2. SD supervisor  – ensure desk is staffed/managed during operational hours 

    1.1...7.3. SDA  – provides l1 support 

    1.1...7.4. 

    Super users  – liaison points with it in general 

    ⇒  Exam recap: 

    ⇒  Terms: 

    1.1...1.  Incident 

    1.1...2.  Call center  – handles large volumes of  incoming/outgoing calls 

    1.1...3.  SPOC 

    1.1...4.  Service request 

    1.1...5.  Helpdesk  – POC for users to log incidents 

    1.1...6.  Resolution  – action taken to repair the root cause of  an incident or implement a 

    workaround 

    1.1...7.  End user 

    1.1...8.  SD  – spoc between service provider and users 

    1.1...9.  Recover  – returning a CI/IT services to working state 

    1.1...10. Customer 

    ⇒  Both tech mgmt and app mgmt can overlap into IT ops mgmt 

    ⇒  Technical Mgmt: 

    1.1...1.  outline 

    1.1...1.1. responsible to ensure right ppl with right skills in right places at right times 

    1.1...1.2. 

    balances skill

     levels/costs

     for

     following

     roles:

     

    1.1...1.2.1. IT Infrastructure  – tech knowledge custodian  – identify, develop, refine 

    technical knowledge 

    1.1...1.2.2. Technology  – HR custodian  – train/deploy ppl 

    1.1...1.3. defines roles and support groups, including tools processes, and procedures 

    1.1...1.4. 3 groups that help to keep TM operational 

    1.1...1.4.1. Tech Mg/TL  – managed tech analysts/arch’s 

    1.1...1.4.2. Technical Analysts/Arch’s all members who perform tech tasks related to 

    design, testing, and improvement 

    1.1...1.4.3. Tech Operator  – technical staff  for day to day 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    46/55

    ⇒  Application Mgmt: 

    1.1...1.  Outline: 

    1.1...1.1. responsible to ensure that IT services are delivered and supported per SLA 

    1.1...1.2. objectives: 

    1.1...1.2.1. 

    Identifying functional requirements 

    1.1...1.2.2. assisting design/deployment 

    1.1...1.2.3. balances skill level and cost of  following roles: 

    1.1...1.2.3.1. Application  – technical knowledge custodian  – id develop refine tech 

    knowledge 

    1.1...1.2.3.2. Application  – HR custodian  – works with tech mgmt to deploy ppl 

    ⇒  IT Operations: 

    1.1...1.  outline: 

    1.1...1.1. responsible to ensure IT services are delivered and supported per SLA’s 

    1.1...1.2. 

    balances stability/consistency

     by

     maintaining

     status

     quo

     : adapting

     to

     biz

     

    requirements 

    1.1...1.3. Roles 

    1.1...1.3.1. IT ops mgr  – overall operational responsibilities, including ops control & 

    facilities mgmt 

    1.1...1.3.2. Shift Leader  – day to day shift mgmt 

    1.1...1.3.3. IT Ops Analyst  – senior staff  

    1.1...1.3.4. IT Operators  – day to day operational activities 

    ⇒  Exam recap: 

      Technical support  – synonym for tech mgmt 

     

    Support Group  – ppl with tech skills 

     

    Console Mgmt/Ops

     Bridge

      –

     physical

     location

     that

     consolidates

     all

     critical

     observational

     points

     

    within IT so they can be monitored/managed from a centralized location 

      Tech service  – an it service not used directly by the biz but required by the IT service provider 

     

    Application 

      NOC  – consolidates all critical observational points in IT infra relating to the network 

      IT infrastructure 

      App Lifecycle 

      SOP 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    47/55

    1.2. tech mgmt not responsible for OLA’s 

    SERVICE OPERATION PROCESSES 

    Evt Mgmt 

    Objectives: 

    1.  Event Mgmt 

    1.1. outline: 

      focused on generating, detecting, and determination of  meaningful notifications about status of  

    IT infrastructure and IT servs in order to initiate appropriate event control actions 

      manages events and escalating into Inc, Problem, or Change Mgmt 

    1.2. Event vs alert 

      Evt  – change of  state in CI or IT serv which has significance for mgmt thereof; not all are required 

    to be managed 

     

    Alert  –

     notification

     that

     evt

     has

     occurred,

     warning

     that

     a threshold

     has

     been

     reached,

     something

     

    has changed, or failure has occurred; requires a specific action to be taken 

    1.3. Monitoring  – tracks conditions to provide information and promote understanding (i.e. check status of

    device to make sure it’s operating per limits, event if  not generating evts); an evt must be detected 

    and received before it’s an event 

    1.4. two significant aspects of  how they should be defined generated and captured 

      must generate an evt notification message 

      classified by type 

    ⇒  Normal operation (no evt); work completed, message rec’d 

    ⇒  Unusual operation (no evt, requires monitoring)  – gets close to exception 

    ⇒ 

    Exception operation

     (evt

     occurrence;

     control

     actions

     required)

     1.5. roles coordinating Evt Mgmt procedures 

      SD; initial response and communication to app mgmt team 

      Tech & App Mgmt roles  – routine evt mgmt, deal with incidents and problems related to evts 

      IT ops mgmt roles 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    48/55

    Exam recap: 

    Incident Mgmt 

    1.  Incident Mgmt 

    1.1. 

    Outline: 

      process for dealing with all incidents (failures, questions, query) 

      any event which disrupts or could disrupt service; could be from monitoring or end user call 

      Primary objective:  restore it serv to users asap 

      other objectives: 

    ⇒  detect/resolve incidents, 

    ⇒  align real‐time it activity to biz priorities, 

    ⇒  id potential improvements, 

    1.2. Inc vs. Ser requests 

     

    Both incidents/serv requests are reported to SD 

      (serv request planned, repeatable 

     

    inc unplanned,

     deviation

     from

     normal,

     reduction

     in

     quality

     of 

     agreed

     serviced,

     could

     lead

     to

     

    disruption or reduction 

     

    Incident models  – provided guidance to deal with incidents 

    1.3. Major incidents are treated differently 

      shorter timescale 

    ⇒  separate procedures 

      should include: 

    ⇒  steps to take 

    ⇒  chronological order 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    49/55

    ⇒  who should do what 

    ⇒  timescale 

    ⇒  escalation procedures 

    ⇒ 

    evidence 

    preservation 

    activities 

    1.4. Steps: 

      Incident ID  – reported 

      ~ logging  – ticket opened; documentation of  ~ 

      Categorization  – hw, sw, infra 

      Prioritization  – facilitate activities according to sla/ola/UC; priority given based on Urgency 

    (timeframe which users required resolution) & impact 

      Initial diagnosis  – l1 support, resolving incidents based on knowledge/experience/kb’s/diagnostic 

    scripts; analysis may resolve on initial diagnosis and then close (FCR) 

      Escalation  – guided by sla, will follow major incident procedure 

    ⇒  functional escalation to tech teams 

    ⇒ 

    hierarchical escalation

     to

     SDS

     and

     Inc

     process

     mgr

     

      Investigation & Diagnosis  – l3 support teams do their thing 

      Resolution & recovery 

      Incident closure; stays open until related problem mgmt activities are completed if  a major 

    incident 

    1.5. Challenges for ~ 

      Ability to detect incidents asap 

      Convincing staff  to log all incidents 

      Encouraging use of  self ‐help 

    1.6. Incident Manager 

     

    Authority to

     manage

     incidents

     through

     l1

     l2

     l3

     1.7. Levels of  support 

    ⇒  1st 

    ⇒  2nd

     

    ⇒  3rd

     

    Exam recap: 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    50/55

    Request Fulfillment Process 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    51/55

    1.  Request Fulfillment Process 

    1.1. Outline: 

      Service requests are frequently recurring 

     

    Allow for eff/consistent service fulfillment 

      i.e. how do I add items? 

      If  cannot help, gets escalated to service desk, external vendors 

    1.2. Requests are detected in Inc Mgmt and transferred to Request fulfillment 

    Exam recap: 

    Access Mgmt 

    2.  Access Mgmt 

    2.1. Outline: 

     

    Allows to make used of  IT serv, data, assets 

      Helps protect confide, integrity, avail to only authorized users 

      Objectives: 

    ⇒  Execute policies and actions defined in Info Security & Avail Mgmt 

    ⇒ 

    protect confide, integrity, avail to only authorized users 

    ⇒  enables users to access servs within SC 

    ⇒  Access  – level/extent of  serv’s functionality and data and end user can access 

    ⇒  ID  – information distinguishing end user 

    ⇒  Rights  – actual settings an end user has 

      Policies  – primary guidelines in ~ 

      Info mgmt plays vital role in identifying unauthorized access 

      Executed by tech/app mgmt functions 

      PW reset 

      No specific roles 

     

    Terms: 

    ⇒  Rights/ID mgmt aka access mgmt 

    ⇒  Rights ‐ entitlements 

    ⇒  Access  – level and extent of  a serv’s functionality or data a user can use 

    ⇒  ID  – information about users which distinguish each other 

    ⇒  Service Group 

    ⇒  Confidentiality  – data should only be accessed by authorized ppl 

    ⇒  Integrity  – items are only modified by authorized activities and ppl 

    ⇒  Availability 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    52/55

    ⇒  IS policy 

    Exam recap: 

    Problem Mgmt 

    1. 

    Problem Mgmt

     

    1.1. Outline 

     

    Unknown cause of  one or more incidents 

      Manages lifecycle of  all problems 

      Diagnose root cause, determine resolution, move through change & release 

      Primary obj:  to prevent probs and resulting incidents, minimize impact of  incidents 

    1.2. 2 major processes 

      Reactive  – where inc mgr requires more resources and techniques to resolve; investigate all major

    inc 

      Proactive  – executed as part of  CSI; tries to prevent future problems; focuses on id’ng preventing 

    problems via data from incident/problem data 

    1.3. 

    Inc/Prob will use similar tools, impact, categorization and priority coding systems 

    1.4. Workaround  – temporary fix or implemention of  alternate technique to avoid 

    1.5. known error record  – allows quicker diagnosis and resolution when similar incidents occur; follow RCA

    activity 

      entered into KEDB and forms larger SKMS 

    1.6. problem models ‐used to handle known errors 

    1.7. Terms: 

      Problem  – cause of  one or more incidents 

      RCA  – sovling problems in a structured/organized manner 

      Root cause  – underlying or original cause of  I/P 

     

    Workaround 

      KE  – problem with documented rc and a workaround 

      Status  – required field showing stage associated with CI, inc, prob, or other record types 

    Exam recap: 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    53/55

    Your study partner, 

    B Wyze Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com for more details 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    54/55

    Module 

    3: 

    Continual Service Improvement 

    1.  Outline 

    2. 

    steps 

    a.  What should we measure 

    b.  What can we 

    c.  Collect data 

    d.  process 

    e.  Analyze 

    f.  Present & Use 

    g.  Implement 

    3.  Key elements of  7 step process 

    a.  CSF 

    b.  KPI 

    c.  Metrics 

    d.  Measurements 

    4.  Roles 

    a.  Service Management 

    b.  CSI manager 

    Objectives: 

    1.  CSI 

    1.1. Outline 

      Integrate with all processes 

    1.2. 7 steps 

      Define what you should measure 

     

    Define 

    what 

    you 

    can 

    measure 

      Gather data 

      Process data 

      Analyze data 

      Present and use information 

      Implement corrective action 

    1.3. 

    Key 

    elements 

    of  

    step 

    process 

  • 8/18/2019 ITILv3-studynotes

    55/55

      CSF 

      KPI 

      Metrics 

      Measurements 

      Vary on qualitative and quantitative 

    1.4. 

    Roles 

      Serv M  – full lifecycle mgmt of  services 

      CSI M  – developing CSI domain where CSI concepts/activities are practiced 

      Other roles: 

    ⇒  Jim 

    ⇒  Pam 

    ⇒  Janitor 

    Exam recap: 

    Your study partner, 

    Wyze 

    Solutions (a preferred MindMuze Education Partner) 

    www.bwyze.mindmuze.com 

    for 

    more 

    details