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INSTRUCCIÓN DE TRABAJO ITT-CNSP-088
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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO CON:
CNSP TM Julia I. Espinoza Soto CNSP Md. Maria Luz Miraval Toledo CNSP TM. Ada Valverde Rojas CNSP TM. Mery Vargas Lira CNSP TA Karina Gil Navarro OGITT Md. Javier Vargas Herrera RD 008-2007-DG-CNSP/INS FECHA: 2007-06-21
1 Ingreso al sistema de información de laboratorio Netlab – INS 1.1 Ingresar a la página web del Instituto Nacional de Salud colocando la
siguiente dirección electrónica (http://www.ins.gob.pe). 1.2 Hacer click sobre la opción localizada en el extremo derecho de la ventana
principal “resultados de laboratorio”. 1.3 Aparecerá una ventana en donde se debe digitar el usuario y la contraseña
de usuario (Anexo A.1) 2 Generación de código de barras - Codificación 2.2 Ingresar a la opción “codificar muestra” (1) (extremo izquierdo de la
ventana principal). 2.3 Se visualizará la ventana “CODIFICACIÓN DE MUESTRA” (2), completar
los datos solicitados de la siguiente manera: - En la opción “cantidad de etiquetas” (3) digitar el número de etiquetas
según tipo de muestra recibida (suero, cepa, otros). - En la opción “número de copias” (4) digitar el número de etiquetas
necesarias para identificar la ficha clínica epidemiológica y las alícuotas de la muestra.
2.4 Hacer click en la opción “Imprimir” (5), seleccionar la impresora y enviar a imprimir las etiquetas. Nota: De requerirse mas copias de etiquetas ingresar a la opción “imprimir etiquetas adicionales” (extremo izquierdo de la ventana principal) , aparecerá la ventana “REIMPRESIÓN DE ETIQUETAS”, digitar o leer con el escáner el código de la muestra y digitar el número de copias. Para imprimir repetir el paso 2.4.
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3 Recepción de muestras en el sistema de información - Digitación 3.1 Ingresar a la opción “recibir muestra” (1) (extremo izquierdo de la ventana
principal). 3.2 Se visualizará la ventana DATOS DE LA MUESTRA (2), ingresar los datos
solicitados con la información proporcionada por el Área de codificación y verificación de muestras de ROM.
3.3 Hacer click sobre la opción “guardar” (3).
3.4 En caso que la muestra haya sido calificada como no conforme (PRT-
CNSP-001 Recepción de muestras en la etapa de pre-análisis), se visualizará la ventana para el envío de mensajes de no conformidad en donde se debe ingresar lo siguiente: datos de la no conformidad de la muestra (4), datos del establecimiento de origen (5) y de envío de la muestra (6) y guardar la información ingresada (7).
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Nota 1: Ante el registro de una “no conformidad” el sistema generará en forma automática un mensaje de correo electrónico que será remitido a los establecimientos de origen de la muestra, de envío de la muestra y al médico remitente. Nota 2: Los mensajes de correo electrónico serán enviados cuando en el registro del sistema de información – Netlab falten o estén incompletos alguno de los siguientes datos: apellidos paterno o materno, nombres, fecha de nacimiento, sexo, fecha de obtención de la muestra.
4 Registro de muestras en el sistema de información - Digitación 4.1 Ingresar a la opción “registrar muestra” (1) (extremo izquierdo de la
ventana principal). Nota: El sistema antes de registrar a un paciente como nuevo, verificará si éste, ya está registrado en la base de datos, y sólo en el caso en que no se encuentre, procederá a registrarlo como nuevo.
4.2 Ingresar el código de la muestra y el tipo de paciente (2). 4.3 Ingresar los datos de la prueba, del paciente, de la muestra y demás datos
solicitados por el sistema con los datos del documento de referencia o ficha clínica del paciente (3). Nota : Para ingresar los datos en el campo datos de la muestra ingresar los documentos de referencia (PRT-CNSP-001 Recepción de muestras en la etapa de pre-análisis) iniciando en el número consignando todas las letras, no considerar los puntos, guiones, barra inclinada u otro carácter. Ejemplo: Si tenemos como documento de referencia al Oficio Nº 344-2007-CTAR-Loreto/30.16, debe ingresarse como 3442007CTARLORETO3016.
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5 Tratamiento del mensaje de no conformidad 5.1 Los establecimientos de origen de la muestra y de envío de la muestra que
reciban mensaje de “no conformidad” de la muestra remitida, a través de un correo electrónico, volverán a enviar por correo postal o por correo electrónico, la información solicitada o una nueva muestra, según sea el caso, indicando como referencia el número del código de barras que se le asignó originalmente a dicha muestra. El plazo establecido para esto no debe exceder los dos meses desde que la no conformidad fue notificada.
5.2 El administrador del sistema de información de laboratorios - Netlab entrega al Coordinador del Área de ROM, los mensajes de correo electrónico de levantamiento de las “no conformidades”.
5.3 En el sistema de información de laboratorio Netlab – INS, ingresar a la opción “levantar no conformidad” (1) (extremo izquierdo de la ventana principal), aparecerá el campo MUESTRAS PENDIENTES DE VERIFICACION (2).
5.4 Ingresar el código de la muestra (3) y seleccionar mediante un “check” a la
muestra retenida (4) y hacer un click sobre la opción “guardar” para continuar el proceso de recepción y registro de las muestras (pasos 3 y 4). Nota: En caso de que la “no conformidad” corresponda a la ausencia de datos en la ficha, ingresar al sistema a la opción “editar muestra” y proceder a completar los datos faltantes.
6 Registro de resultados 6.1 Ingresar a la opción “ingresar resultado” (1) (extremo izquierdo de la
ventana principal). 6.2 Aparecerá una ventana con el campo INGRESAR RESULTADO (2),
ingresar el código de la muestra e ingresar.
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6.3 Verificar los datos de la muestra, digitar la fecha de laboratorio (3) y registrar el resultado de la prueba en el campo VARIABLES DE RESULTADO (4). Nota 1: En caso de que los instrumentos de laboratorio cuenten con interfaces de comunicación de resultados hacia el software del sistema de información, los resultados se cargarán en el sistema de manera automática. En tales circunstancias, las personas a cargo del registro de resultados, de requerirlo, ingresarán al sistema a las opciones criobox y placa y configurarán al sistema para recibir los resultados automáticos.
6.4 En el campo DATOS DE RESULTADO, seleccionar la opción “conforme” (5) o “no conforme” (6), según corresponda.
6.5 Hacer un click sobre la opción “ingresar” (7), para registrar el resultado , en el caso de haber seleccionado conforme o para enviar el mensaje de”no conformidad”. Nota 1: En caso de seleccionar “conforme” (5), luego de hacer click sobre la opción “guardar”, el resultado estará disponible para ser verificado. Nota 2: En el caso de seleccionar “no conforme” (6), el resultado no estará disponible para su verificación. Nota 3: Los casos de no conformidad en este nivel puede deberse a cuando por ejemplo la muestra no ha sido procesada y no exista un resultado para registrar, en este caso registrar el motivo de la no conformidad. Esta acción generará en forma automática un mensaje de correo electrónico que será remitido a los establecimientos de origen de la muestra y de envío de la muestra y al médico remitente
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7 Verificación de resultados. 7.1 Ingresar a la opción “verificar resultado” (1) (extremo izquierdo de la
ventana principal). 7.2 Visualizar una ventana con un listado de las muestras que tienen
resultados registrados pendientes de verificación. 7.3 Ingresar en cada una de ellas, observar el detalle de los datos registrados,
incluido el resultado y decidir entre las opciones “conforme” y “no conforme”.
7.4 En el caso de seleccionar “conforme” (2), el resultado estará disponible para su consulta a través de la página Web y para imprimirse.
7.5 En el caso de seleccionar “no conforme” (3), el resultado no estará disponible para su consulta a través de la página Web, ni para imprimirse, hasta que se resuelva la observación que dio lugar al estado “no conforme”.
8 Edición de resultados
Utilizar esta opción en caso el responsable de verificar los resultados haya seleccionado la opción “no conforme”. Para ello proceder como sigue:
8.1 En el sistema de información de laboratorio Netlab – INS, ingresar a la opción “editar resultado” (extremo izquierdo de la ventana principal).
8.2 Actualizar la información acerca de los resultados. 8.3 El resultado nuevamente estará listo para ser verificado. 9 Consulta e impresión de resultados 9.1 Ingresar a la opción “mostrar resultado” (1) (extremo izquierdo de la
ventana principal). Nota: Las personas con acceso a generar reportes, pueden hacerlo ingresando a la opción “reportes” (extremo izquierdo de la ventana principal), en donde pueden obtener reportes consolidados de resultados, previamente configurados.
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9.2 Aparecerá la ventana con los campos CONSULTAR RESULTADO e IMPRESIÓN.
9.3 Si se tienen los datos exactos de la muestra (AP PATERNO, AP MATERNO, NOMBRES, ENFERMEDAD) ingresarlas y hacer un click en la opción “buscar”.
9.4 Aparecerá una lista con la relación de todos los análisis realizados para los datos ingresados.
9.5 Para la impresión de resultados hay tres botones localizados en la parte superior del listado antes mencionado: “seleccionar todo”, “imprimir” e “imprimir cargo”. a) Si se desea imprimir todo el contenido del listado, colocar un click sobre
la opción “seleccionar todo” (2), automáticamente se seleccionará el listado.
b) Si se desea imprimir sólo una opción del listado colocar un click sobre el espacio en blanco ubicado al costado izquierdo de la opción elegida (3), en la columna imprimir.
c) Seguidamente, hacer un click sobre la opción “Imprimir” (4), se abrirá un documento en formato PDF, el cual se puede imprimir.
d) Para imprimir el cargo, hacer un click sobre la opción “Imprimir cargo” (5) se abrirá un documento en formato PDF, el cual se puede imprimir.
10 Claves de acceso al sistema de formación de laboratorios - Netlab
Las claves de acceso o passwords se gestionan conforme lo establece el PRA-CNSP-015 Protección de los sistemas de información. Nota: todos los usuarios, tendrán activada la opción “cambiar de password”, de esta manera se asegurará la completa confidencialidad en el uso de sus derechos de acceso al software que soporta el sistema de información.
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ANEXOS ANEXO A.1 (una página): FOR-002 PRA-CNSP-015 Solicitud de acceso al SIL ANEXO B (una página): Flujograma del proceso
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FORMULARIO FOR-002 PRA-CNSP-015
Edición Nº 01
SOLICITUD DE ACCESO AL SIL Registro Nº
SOLICITANTE DNI
CORREO ELECTRÓNICO
CARGO FUNCIONAL
UNIDAD ORGANICA
Solicito usuario y clave de acceso al SIL del CNSP, para acceso a: (marcar con “x”)
Opción codificar muestra Opción editar muestra
Opción recibir muestra Opción editar resultado
Opción registrar muestra / paciente Opción verificar resultado
Opción levantar no conformidad Opción mostrar resultado
Opción reportes Opción cambiar password Al recibirla me comprometo a: a) No divulgar información confidencial a personas no autorizadas. b) No permitir ni facilitar el uso de SIL del CNSP a personas no autorizadas.
c) No utilizar SIL del CNSP para otras actividades que no estén directamente
relacionadas con las funciones asignadas en el Manual de Organización y Funciones de la unidad orgánica en donde presto servicios.
d) Proteger cuidadosamente la contraseña que me han asignado y a evitar que sea vista
por otros en forma inadvertida. e) Reportar inmediatamente a mi jefe inmediato cualquier incidencia que pueda
comprometer la seguridad de SIL del CNSP.
________________ Firma del solicitante Fecha….../……../………….
Responsable de la Unidad organica Cargo funcional
Firma y Sello
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A : PRT-CNSP-010 Verificación y emisión de resultados
Digitación
Digitación ROM
Evaluación de la Conformidad Empaque y
Muestra PRT-CNSP-001
Procesa la muestra
Inicio
Ingresa resultados al NETLAB
Opción Ingresar resultado
OK No
Pagina web E Impresión
Si No
Si
Laboratorio
Registro de la información de la
ficha y de la evaluación de
ROM Opción registrar
muestra
ROM Laboratorio Coord. de laboratorio
Coordinador de laboratorio
Muestra y ficha OK
Genera código de barras
Opción codificar muestra
Verifica resultados en el
NETLAB Opción verificar
resultado conforme/no
conforme
A
Verificación del proceso Se resguardan
hasta levantamiento
de la NC PRT-CNSP-001
Liberación de
resultado
