Izrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u. · PDF fileIzrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u. Danijela Radoičić IV-2 4 2.3. Šta je baza podataka? Baza podataka

Gimnazija Kuršumlija

Maturski rad iz informatike

Izrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u.

Učenik: Profesor: Danijela Radoičić Jasmina Krstić

Kuršumlija, maj 2011

Izrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u. Danijela Radoičić IV-2

1

Sadržaj:

1. Uvod ................................................................................................................................. 2 2. Relacione baze podataka................................................................................................ 3

2.1. Pojam podataka i informacija .................................................................................... 3 2.2. Sistem baza podataka................................................................................................. 3 2.3. Šta je baza podataka?................................................................................................. 4 2.4. Šta je Sistem za upravljanje bazama podataka (DBMS)? ......................................... 4 2.5. Organizacija podataka ............................................................................................... 5 2.6. Relacije ...................................................................................................................... 6

3. MS Access........................................................................................................................ 6 3.1. Objekti baze podataka ............................................................................................... 6 3.2. Radno okruženje MS Access-a.................................................................................. 7 3.2. Kreiranje baze podataka ............................................................................................ 8 3.3. Kreiranje tabela.......................................................................................................... 9 3.4. Povezivanje tabela ................................................................................................... 11

4. Upiti (Querty)................................................................................................................ 12 4. Forme (Form)................................................................................................................ 16

4.1. Kreiranje formi korišćenjem Form Wizard-a .......................................................... 17 4.2. Modifikovanje strukture forme................................................................................ 18

6. Izveštaji.......................................................................................................................... 20 6.1. Sličnosti i razlike formi i izveštaja .......................................................................... 20 6.2. Osnovni tipovi izveštaja u Access-u........................................................................ 21 6.3. Kreiranje izveštaja korišćenjem Report Wizard-a................................................... 22

7. Prilog.............................................................................................................................. 24 8. Zaključak....................................................................................................................... 25 9. Literatura ...................................................................................................................... 26


2

1. Uvod

Moderne kompanije i institucije poseduju različite elektronske (računarske, informacione) sisteme koje koriste kao podršku u procesu obrade informacija, koje nastaju kako unutar samog sistema tako i onih koji dolaze spolja. Takvi informacioni sistemi obezbeđuju kako osoblju tako i spoljnim korisnicima (kupci, dobavljači, agencije i sl) da pristupe informacijama kompanije sa različitim nivoima prioriteta i prava pristupa. Takvi sistemi mogu da budu sistemi za upravljanje dokumenata, sistemi za upravljanje projektima, e-mailing sistemi, intranet, internet stranice i sl.

Takvi sistemi imaju jedan neizostavan deo - sistem baza podataka, koja čuva sve informacije koje se obrađuju i obezbeđuje pristup tim informacijama. Baze podataka su ključna komponenta kod standardnih informacionih sistema, ali i e-komerc i drugih Web zasnovanih aplikacija. Koriste ih oragnizacije i preduzeća od onih najmanjih do globalnih korporacija i milioni korisnika.

Microsoft Access je deo integrisanog softverskog paketa Microsoft Office. Osnovna uloga ove aplikacije je upravljanje relacionim bazama podataka, a omogućava izradu običnih i klijent-server aplikacija baza podataka.


3

2. Relacione baze podataka

2.1. Pojam podataka i informacija Entitet predstavlja objekat posmatranja koji je važan sa određenog stanovišta i

može se jednoznačno indetifikovati tj. izdvojiti iz okoline i posmatrati i opisivati. Entitet može biti: realni subjekat (mašina, dokument...) ; apstraktni koncept (količina, boja, mere...) ; događaj (upis, rođenje, prekršaj...) ; odnos (predmet-nastavnik,lice-preduzeće...).

Entitet se indetifikuje imenom skupa entiteta kojem pripada, imenom svojstva entiteta i vrednošću imenovanog svojstva. Primer entiteta, čovek (svojstva čoveka- ime, prezime, godište, visina, težina, mesto stanovanja I td…

Svojstva mogu biti ključna i atributivna, Ključno svojstvo (ključ) omogućava indetifikaciju entiteta u skupu entiteta. Ključevi mogu biti primarni i sekundarni. Primarni ključ omogućava jednoznačnu indetifikaciju entiteta u skupu elemenatam a sekundarni ključevi služe za indetifikaciju grupe entiteta u skupu entiteta.

Podatak je ustvari opis svojstva nekog entiteta ili nekog događaja. (Na primer, ime- Danijela, godište 1992.)

Informacija je skup međusobno povezanih podataka. Informacija je znanje prihvatljivo za ljude i mašine, najčešći rezultat obrade podataka i od nje se ima korist ili podstiče na neku akciju.

2.2. Sistem baza podataka

Sistem baza podataka sadrži 4 osnovne komponente (slika 1): (1) korisnici, (2) aplikacija nad bazom podataka, (3) sistem za upravljanje bazama podataka (Database Management System - DBMS), i (4) baza podataka.

Slika 1. Komponente sistema baza podataka


4

2.3. Šta je baza podataka? Baza podataka predstavlja kolekciju međusobno povezanih podataka koji su

organizovani u tabele i druge strukture podataka, a koriste za jednu ili više aplikacija. Osnovna namena baze podataka je da bude repozitorijum (skladište) za podatke. Podaci mogu biti različitog tipa, tekstualni, numerički, slike, audio i video zapisi i sl. Podaci u bazi podataka se čuvaju tako da je unos novih podataka, kao i čitanje i pretraživanje postojećih, je jednostavno, efikasno i ako je moguće, bez grešaka. Iz „definicije" baze podataka vidi se da je ona kolekcija međusobno povezanih podataka organizovanih u tabele. U ovoj „definiciji" dve su činjenice od značaja - organizacija podataka u tabele i njihova međusobna povezanost.

Podaci u bazama podataka su organizovani u dvodimenzionalne tabele. Tabela

može da ima više kolona, gde svaka kolona predstavlja neku osobinu ili atribut . Vrste tabele čine konkretni podaci, odnosno konkrente vrednosti osobina/atributa nekog objekta. Na primer, jedna tabela može da sadrži informacije o učenicima. Kolone tabele mogu da definišu ime, prezime, godinu rođenja učenika, i sl. Vrste u takvoj tabeli su učenici, tako da se svaka vrsta odnosi na jednog učenika. Koje će tabele da sadrži baza podataka zavisi od problema za koji treba realizovati bazu podataka. Na primer, baza podataka se može odnosti na školu, pa će u tom slučaju tabele biti o učenicima, nastavnicima, odeljenjima, i sl. Postupak izbora i definisanja tabela za bazu podataka je deo procesa modeliranja odnosno izgradnje modela podataka. Model podataka je detaljno objašnjen u sekciji nakon sekcije o DBMS-u.

Međusobna povezanost podataka je ono po čemu se baza podataka razlikuje u

odnosu na fajl sisteme (datoteke) i programe za unakrsna izračunavanja kao što je Excel. Povezanost podataka obezbeđuje značajne prednosti kod pretraživanja kada korisnik može da na osnovu veza izvuče mnogo više podataka. Na primer, ako postoji tabela koja čuva podatke o učenicima i tabela sa podacima o odeljenjima, veza između učenika i odeljenja može da obezbedi da odgovarajućim zahtevom (SQL upitom) izvučete sve učenike željenog odeljenja. Baza podataka sadrži i tzv. metapodatke, odnosno podatke o samoj strukturi baze podataka. Metapodaci mogu da se odnose na imena tabela, imena kolona u svakoj tabeli, na podatke o korisnicima podataka, kao i raznim pomoćnim strukturama koje obezbeđuju brz prstup podacima (indeksi).

2.4. Šta je Sistem za upravljanje bazama podataka

(DBMS)?

Softverski sistem koji omogućava korisnicima definisanje, ažuriranje i kontrolu pristupa bazi podataka naziva se sistem za upravljanje bazama podataka (eng. Database Management System - DBMS). DBMS obično nudi:

• Jezik za opis podataka (eng. Data Definition Language - DDL), koji omogućava korisnicima definisanje tipa i strukture podataka, kao i ograničenja nad podacima memorisanim u bazi podataka (naredne lekcije - CREATE TABLE naredba).


5

• Jezik za manipulaciju podacima (eng. Data Manipulation Language - DML), koji omogućava korisnicima umetanje, ažuriranje, brisanje i pretraživanje podataka iz baze podataka (naredne lekcije - SELECT, INSERT INTO, UPDATE naredbe).

• Jezik za definisanje načina memorisanja podataka (eng. Storage Definition Language - SDL), koji se koristi za specificiranje interne šeme baze podataka.

• Kontrolisani pristup bazi podataka, što uključuje različite funkcije i mehanizme za pristup podacima u bazi podataka

2.5. Organizacija podataka

Organizacija podataka je logičko predstavljanje i povezivanje podataka, a odnosi

se na organizaciju datoteka ili baza podataka.

Organizacija podataka u datoteke naziva se klasična organizacija, a organizacija u vidu integrisanih datoteka podataka naziva se baza podataka. Postoje sledeći nivoi logičkih jedinica podataka:

1. Polje. To je najmanja logička jedinica podataka koja je okarakterisana nazivom i vrednošću. Vrednost polja je podatak.

2. Slog. To je skup polja koje se odnose na atribute istog entiteta. 3. Datoteka predstavlja skup slogova i može biti i fizička i logička. Fizička

datoteka predstavlja pogled na datoteku onako kako računarski sistem vodi njene fizičke karakteristike kao što su struktura podataka i njihov fizički redosled. Logička datoteka je organizovani skup logički povezanih podataka kojiima određeni naziv.

4. Baza podataka je skup podataka međusobno povezanih logičkih datoteka.

Primer.1 (Tabela.1) Redni broj Ime i prezime Likovno Istorija Sociologija 1. Jovana Dimić 4 5 4 2. Suza Jović 5 5 2 3. Dule Matić 3 4 4

Entitet →

Jovana Dimić Svojstva →

Redni broj Ime i prezime Podatak →

1. Jovana Dimić Slog → 1. Jovana Dimić 4 5 4 Baza podataka → Cela Tabela broj 1.


6

Podaci mogu biti:

1. Numerički 2. Znakovni tip koji obuhvata velika i mala slova azbuke, cifre, specijalne znake sa

tastature. 3. Logički tip obuhvata samo vrednosti tačno i netačno. 4. Datumski tip je podskup znakovnog tipa, a datumi se unose u uvek precizno

definisanom formatu. 5. Memo tip je podskup znakovnog tipa i namenjen je za pisanje komentara.

Relaciona baza podataka se sastoji od više tabela koje su međusobno povezane relacijama. Za povezovanje se koriste odgovarajuća polja u tabelama (Polje primarkog ključa i polje sekundarnog ključa). Polje primarnog ključa je polje u tabeli koje ima jedinstvenu vrednost (vrednost ne može da se ponavlja). Polje sekundarnog ključa može da ima vrednost koja se ponavlja ali je podatak istog tipa kao u polju primarnog ključa.

2.6. Relacije

Između dva entiteta veza je asocijalna. Veza može biti totalna i parcijalna. Jedan skup entiteta ima totalnu veѕu ako svaki entitet tog skupa učestvuje u bar jednoj vezi, inače je parcijalna. Stepen veze između dva entiteta je osnavna osobina veze. Postoje tri stepena veza:

1:1 → to je veza kod koje je jedan slog primarne tabele povezan sa samo jednim slogom sekundarne tabele.

1:M → jedan slog tabele povezan je sa više slogova sekundarne tabele.

M:M → to je veza gde jedan entitet jednog skupa se pridružuje većem broju entiteta drugog skupa i obrnuto.

3. MS Access Microsoft Access je deo integrisanog softverskog paketa Microsoft Office.

Osnovna uloga ove aplikacije je upravljanje relacionim bazama podataka, a omogućava izradu običnih i klijent-server aplikacija baza podataka.

3.1. Objekti baze podataka

Tabelama (tables) koje su kolekcija podataka organizovanih u redove i kolone. Redovi su slogovi (records), a kolone su polja (fields).

Upitima (queries) koji je osnovni alat u svakom sistemu za upravljanje bazom podataka. Koristi se izdvajanje traženih podataka iz jedne ili više tabela radi ažuriranja ili prezentovanja.

Obrascima (forms) koji prikazuju podatke u obliku pogodnom za ažuriranja i korišćenje, a prikazuju se podaci iz tabela ili oni koji su upitom iz tabele u obrasce se mogu uključiti slike, tekst i grafikoni.


7

Izveštajima (reports) koji služe za sažimanje i štampanje podataka iz tabela i upita.

Makroima (macros) koji automatizuju određene akcije koje se sastoje iz više komandi bez potrebe za programiranjem.

Modulima (modules) koji sadrže Visual Basic for Aplications kod za kontrolu događaja i za automatizaciju operacija nad bazom podataka.

Primenom makroa i modula integrativna baza podataka pretvara se u

automatizovanu aplikaciju baze podataka. Automatizovanje se postiže tako što se unapred napiše makroi i moduli koji sadrže skupove naredbi koje računar izvršava kad korisnik izabere neku opciju iz menija.

3.2. Radno okruženje MS Access-a

Linija menija Linija standardnih alata

Objekti baze podataka


8

3.2. Kreiranje baze podataka

Izgradnja baze počinje od osmišljavanja tabela i njihovog povetivanja. Za kreiranje programa Učenik za početak- podatke treba grupisati u zasebnim tabelama.

Pošto je učenik deo koji čini celinu odeljenja, prva tabela će se zvati Odeljenje i tu tabelu čini spisak učenika koji pohađaju odeljenje. Svako odeljenje ima razrednog starešinu i broj odeljenja (A1, A2, A3 itd.). Sam učenik ima svoje podatke kao što su matični broj, osnovni podaci učenika (adresa, broj, datum rođenja itd.). Što znači da će se druga tabela zvati Učenici. Svi učenici 4-te godine polažu maturske ispite, treća kolona će se zvati Maturski ispiti.

Pošto smo stvorili sliku o potrebnom broju tabela i njihovoj nameni, sledeći korak jeste- definisanje tabela. Broja tabela smo već utvrdili i on iznosi 4. Za svaku tabelu treba definisati polja i adekvatne tipove podataka koji se mogu u njih unositi. Koristićemo čarobnjaka. Kreiranje baze podataka:

1. Startujte MS Access - Windows , Programs, pronaći ikonicu za Access 2. Pojaviće se početna upozorenja koja se odnose na sigurnost i treba ih potvrditi 3. Kreirati novu bazu podataka - kada se otvori Access, Create New database, kao na slici, a nakon toga izabrati Blank Database i uneti ime baze podataka:


9

3.3. Kreiranje tabela

Tabele su nosioci podataka. Podaci se mogu nalaziti isključivo u tabelama. Svaka tabela se sastoji od kolona i redova, dok se presek kolone i reda naziva polje. Polje može iti sledećeg tipa: tekst, broj, datum/vreme, logičko polje, memo polje, polje za unos brojeva u novčanom formatu i td. Kreiranje tabela i izbor ključa - nakon otvaranja Database Window-a kao na slici:


10

Počnite sa kreiranjem tabela klikom na Table i Create Table in Design View:

Kreirajte sve tabele iz baze podataka koju ste projektovali tako što ćete da unesete imena i tipove kolona:

1. snimite tabelu pod željenim imenom 2. domene atributa odredite tipovima podataka koje nudi Access


11

Izaberite ključni atribut, selekcijom tog atributa i klikom na ikonicu sa ključem toolbaru. Tabele možete modifikovati tako što ćete iz istog prozora da klikom na tabelu i izborom opcije Design. Unos i modifikacija podataka u tabeli - jednostavno dvostrukim klikom na tabelu otvara se tabela u modu za prikaz i unos podataka. Možete da unosite nove vrste ili da menjate postojeće

3.4. Povezivanje tabela

Izabrati ikonicu za Relationship i otvoriće vam se sledeći prozor u kome možete da dodate tabele između kojih ćete definisati veze za očuvanje referencijalnog integriteta:

Za kreiranje veze između dve tabele jednostavno kliknite i povucite ključ jedne tabele i prevucite ga preko stranog ključa u drugoj tabeli. Podesite ograničenja:


12

4. Upiti (Querty)

Upiti su objekti koji omogućavaju različita izračunavanja i obradu podataka,

sortiranja, filtriranja podataka, kombinovanje podataka iz različitih tabela i td.

. Startujte MS Access - Windows , Programs, pronaći ikonicu za Access.U meniju izaberite stavku File | Open. Prikazaće se Open dijalog. Pronađite PREDUZECE.mdb datoteku na disku, selektujte je i kliknite na dugme Open. Kada se pojavi Security Warning dijalog, kliknite dugme Open da bi ste otvorili bazu podataka.U prozoru PREDUZECE:Database, na Objects traci izaberite stavku Queries.

4. Izaberite stavku Create Query in Design View. Nakon toga se pojavljuje prozor Query 1: Select Query i dijalog Show Table (Slika 2).


13

5. Korišćenjem dugmeta Close zatvorite Show Table dijalog. Prikazaće se prozor Query 1: Select Query kao na Slici 3. Ovaj prozor se koristi za kreiranje upita korišćenjem MS Access QBE alata. Za sada nećemo koristiti ovaj alat već ćemo direktno unositi SQL upite. Obratite pažnju na SQL View dugme na toolbar-u.

6. Kliknite na SQL View dugme na Query Design toolbar-u. Prozor Query 1: Select Query se prebacuje u SQL View režim rada (Slika 4). Obratite pažnju da je komanda SELECT već započeta.


14

7. Unesite komandu SELECT * FROM Customer kao na Slici 5.

8. Kliknite na dugme Run na Query Design toolbar-u. Ukoliko je sve u redu

prikazuje se rezultat upita kao na Slici 6.

9. Da bi ste snimili upit izaberite dugme Save na Query Design toolbar-u. Pojaviće se Save As dijalog kao na Slici 7.


15

10. Za ime upita unesite Test i kliknite na dugme OK. Upit je snimljen i ime prozora je sada promenjeno u skladu sa novim imenom upita. 11. Zatvorite prozor Test : Select Query. Objekat Test se sada pojavljuje u listi Query objekata (Slika 8).


16

4. Forme (Form)

Forme su objekti koji omogućavaju prikaz podataka i unos podataka na vizuelno pogodniji način.Access-ove forme (forms) prave korisnički interfejs prema tabelama. Mada koristite izglede Table i Query da izvršite iste funkcije kao i sa formama, oni nude niz prednosti predstavljanja podataka na organizovan i atraktivan način.

Raspored polja na formi uradite tako da se unos podataka ili operacija izmene vrši sa leva na desno i odozgo na dole. Pravilno projektovana forma ubrzava unos podataka i smanjuje greške pri kucanju.

Forme su napravljene od skupa pojedinačnih elemenata strukture koji se zovu kontrole. Kontrole su komponente koje se vide u prozorima i okvirima za dijalog Access i ostalih Windows aplikacija.


17

Kreiranje formi koriš ćenjem Form Wizard-a

Najlakši način da izradite formu je korišćenje Form Wizard -a. Korišcenje Form Wizard značajno štedi vreme kreiranja strukturu osnovne forme. Form Wizard omogućava izradu forme koja sadrži polja iz jedne ili više tabela ili upita. Form Wizard gradi osnovnu strukturu forme i dodaje okvire za kontrole za prikazivanje i izmenu vrednosti stavki podataka. Odabirom opcije Forms iz glavnog Database prozora i odabirom opcije New moguće je pokrenuti Form Wizard. Izgled wizard-a prikazan je na slici.

Form wizard omogućava odabir kolona iz tabela koje je potrebno prikazati na formi.

Moguće je odabrati kolone iz više tabela pri čemu će se zadržati veza između podataka iz različitih tabela. Pored odabira kolona koje će bit prikazane na formi, moguće je odabrati stil prikaza podataka na formi i tip tabelarnog prikaza podataka.

Za svaku od formi neophodno je definisati naziv. Form Wizard pravi forme a onda ih automatski snima. Kada Form Wizard završi izradu formi, on prikazuje glavnu formu.


18

Na glavnoj formi Form Wizard stvara jedno tekstualno polje, svako sa odgovarajućom oznakom, za ulaz ili izmenu vrednosti podataka svake od odabranih kolona tabele. Osnovna forma koju je napravio Form Wizard je odmah upotrebljiva, ali se može poboljšati delimičnim podešavanjem rasporeda.

Modifikovanje strukture forme

Modifikovanje strukture forme ostvaruje se odabirom Form Design moda rada. Pokretanjem ovog moda pojavljuje se prozor Form Design, gde je maksimalno povećan prozor za strukturu.

Plivajući prozor, koji se pojavljuje u režimu Form Design, sadrži neučvršćenu liniju alata, nazvanu kutija sa alatima, koja omogućava dodavanje nove kontrole na formu.

Forme se mogu podeliti u tri sekcije: Form Header (zaglavlje forme), Detail (sekcija Detalja) i Form Footer (podnožje forme) prikazane na slici 6. Zaglavlja i podnožja su opciona. Prozor Form Design ima sledeće osnovne elemente:


19

1. Linija alata Form Design, sadrži dugmad koja su prečice za biranje menija u režimu Form Design. Funkcije dugmadi i njihovih ekvivalentnih izbora sa menija su prikazani u tabelama u sledećoj sekciji; 2. Linija alata Formating, sadrži dugmad koja su prečice za boju, tekst, ivice i različite druge opcije formatiranja; 3. Skup vertikalnih i horizontalnih lenjira, za verziju Access za SAD u inčima, i u centimetrima za verzije Accessa za zemlje gde se koristi metrički sistem; 4. Vertikalna linija postavlja desnu marginu forme. Liniju za marginu pomerate tako što je kliknete i odvučete na željenu lokaciju; 5. Horizontalna linija koja predstavlja donju marginu forme. Možete kliknuti i odvući ovu liniju na novu lokaciju; 6. Vertikalne i horizontalne trake za pomeranje, koje omogućavaju da vidite delove forme van granica prozora forme;

Traka Form Header definiše visinu sekcije zaglavlja forme. Ovo se primenjuje samo ako izaberete da formi dodate zaglavlje i podnožje. Sekcija Form Header sadrži statički tekst, grafičke likove i ostale kontrole koji se pojavljuju na vrhu forme. Zaglavlje se pojavljuje samo na prvoj strani forme sa više strana;

Traka Form Detail odvaja Form Header od ostatka forme. Na traci Form Detail su kontrole koji prikazuju podatke iz tabela i upita i statički elementi podataka, kao što su oznake i zaštitni znaci.

Traka Form Footer definiše visinu sekcije podnožja forme. Sekcija Form Footer je slična sekciji Form Header. Ako štampate formu sa više strana, Form Footer se pojavljuje samo jednom. Formi možete dodati sekcije Form Header i Form Footer, ili ih izbrisati, biranjem View, Form Header/Footer.

Visinu sekcije možete izmeniti povlačenjem mišem vertikalnih traka Form Header, Detail, ili Form Footer. Kada postavite pokazivač miša na gornju ivicu trake za podelu sekcije, pretvara se u liniju sa dve vertikalne strelice. Povlačenjem pokazivača podešava se veličinu sekcije iznad pokazivača miša.

Svaka kontrola koja se nalazi na formi dozvoljava promenu svoje veličine. Podrazumevani prikaz dizajna forme prikazuje kontrole u rešetki (grid-u) pa je pomeranje kontrole i promenu njene veličine moguće vršiti na osnovu tačaka rešetke.

Moguće je vršiti promenu pozicija grupe kontrola. Prethodno je neophodno selektovati kontrole koje je potrebno pomeriti. Poravnanje selektovanih kontrola vrši se izborom jedne od Align opcija podmenija Format glavnog menija Access-a.

Osim manuelnih promena stila prikaza kontrola, moguće je koristi neki od ugrađenih stilova korišćenjem AutoFormat opcije iz linije alata. U formatiranom prikazu moguće je naknadno promeniti redosled prikaza odabranih kolona tabele korišćenjem Tab Order opcije.


20

6. Izveštaji

Izveštaj je krajnji proizvod većine aplikacija baza podataka. Kod Accessa, izveštaj je specijalna vrsta neprekidne forme, projektovanog za štampanje. Access kombinuje podatke u tabelama i upitima tako da možete štampati i distribuirati onima kojima je potreban, ili koji ga zahtevaju.

6.1. Sličnosti i razlike formi i izveštaja

Većina metoda za izradu formi za transakcione obrade, primenjuje se i kod izveštaja. Bitne su dve osnovne razlike između formi i izveštaja:

Izveštaji su namenjeni samo za štampanje i za razliku od formi, nisu namenjeni za pregled podataka u prozoru.

Vrednost osnovnih podataka za izveštaj ne možete izmeniti. Izveštaji Access imaju mnoge zajedničke karakteristike sa formama, uključujući sledeće:

Report Wizards, prave tri osnovne vrste izveštaja: sa jednom kolonom, izveštaje po grupama i zbirovima i poštanske nalepnice;


21

Sections (sekcije), sadrže zaglavlja i podnožja izveštaja koja se pojavljuju jednom na početku i na kraju izveštaja, i zaglavlja i podnožja stranice koja se štampaju na vrhu i dnu svake stranice. Podnožje izveštaja se često koristi za štampanje ukupnog zbira. Sekcije izveštaja odgovaraju sekcijama forme sličnih imena;

Group sections (sekcije grupe) izveštaja, kao celina, obuhvataju ekvivalenat sekcije Detail forme. Grupe se često nazivaju pojasi (bands), a proces grupisanja zapisa formiranje pojasa (banding). Dodajete Group Headers koji uključuju naziv za svaku grupu, i Group Footers za štampanje grupnih podzbirova. U sekcije zaglavlja i podnožja možete staviti statičku (nezavisnu) grafiku, a unutar sekcija grupe zavisnu grafiku;

Controls (kontrole) su dodati izveštajima iz okvira sa alatima Accessa i onda pomereni; njihova veličina se menja pomoću ručica; i

Subreports (podizveštaji) se ugraduju u izveštaje na isti način na koji se kontrole podforme dodaju u glavne forme.

6.2. Osnovni tipovi izveštaja u Access-u

Postoji šest osnovnih tipova izveštaja napravljenih u Accessu, koji se zovu izgledi (layout):

Izveštaji sa jednom kolonom (single-column reports), navode u jednoj dugoj koloni okvira za tekst vrednosti svakog polja u svakom zapisu tabele ili upita. Oznaka pokazuje ime polja, a okvir za tekst, desno od oznake, obezbeđuje vrednosti.

Tabelarni izveštaji (tabular reports), obezbeđuju kolonu za svako polje tabele ili upita i štampanje vrednosti svakog polja zapisa u redovima ispod zaglavlja kolone.

Višekolonski izveštaji (multicolumn reports) se prave iz izveštaja sa jednom kolonom, koristeći novinsku kolonu aplikacije stonog izdavaštva i obrade teksta. Informacije koje ne stanu u prvu kolonu prelaze na drugu kolonu, i tako redom. Format više kolonskih tabela troši manje papira, ali ima ograničenu upotrebu, jer poravnavanje kolona nije onakvo kakvo se želi.

Izveštaji po grupama i zbirovima (groupsltotals reports) su najčešća vrsta izveštaja. Oni sabiraju podatke za grupe zapisa i onda dodaju ukupni zbir na kraju izveštaja.

Poštanske nalepnice (mailing labels) su posebna vrsta višekolonskih izveštaja, projektovane za štampanje imena i adresa ili drugih podataka iz više polja, u grupama. Svaka grupa polja čini ćeliju u rešetki. Izgled samolepljive nalepnice robe na kojoj štampate, određuje koliko redova i kolona ima na stranici.

Nezavisni izveštaji (unbound reports), sadrže podizveštaje zasnovane na nepovezanim izvorima podataka, kao što su tabele ili upiti.


22

Prva četiri tipa izveštaja koriste tabelu ili upit kao izvor podatak, kao što to rade forme. Za ovu vrstu izveštaja se kaže da su zavisni u odnosu na izvor podataka. Glavni izveštaj nekog nezavisnog izveštaja nije vezan na tabelu ili upit kao izvor podataka. Podizveštaji koji su u nezavisnom izveštaju, međutim, moraju biti zavisni u odnosu na izvor podataka.

6.3. Kreiranje izveštaja korišćenjem Report Wizard-a

Najlakši način kreiranja izveštaja je korišćenje Report Wizard-a. Slično Form Wizard, Report Wizard omogućava da pravite izveštaje koji sadrže podatke iz više tabela, bez da prethodno napravite upit. Prednost korišćenja Report Wizard je što uvodi teme strukture izveštaja Access i što su koraci u ovom procesu paralelni sa koracima koji se čine pri počinjanju sa inicijalno praznim izveštajem. Nakon odabira opcije za kreiranje izveštaja potrebno je odabrati Report Wizard način kreiranja izveštaja.

Slično formama, izveštaji zahtevaju izvor podataka, koji može biti tabela ili upit. Iz tabele ili upita biraju se kolone koje će biti prikazane u izveštaju.


23

Nakon prolaska kroz sve korake Report Wizard-a, Report Wizard pravi izveštaj i prikazuje ga u režimu pogleda za štampanje.

Prilikom formatiranja izveštaja moguće je koristiti ugrađene stilove na isti način kao kod formatiranja izgleda formi. Access posebno smešta stilove definisane za forme i za izveštaje pa je za izveštaje moguće kreirati posebne stilove.

Formatiranje prikaza izveštaja posebno je bitno jer je svrha izveštaja njihovo pregledavanje i štampanje pa će u ovim situacijama svaki pogrešno postavljeni objekat bilo vrlo uočljiv.

Zbog toga je prilikom pripreme izveštaja za pregledavanje i štampu u Access-u moguće poravnati i formatirati kontrole, podesiti razmak između redova, poravnati kontrole horizontalno i vertikalno, podesiti margine izveštaja i slično.


24

7. Prilog

Pošto je učenik deo koji čini celinu odeljenja, prva tabela će se zvati Odeljenje i tu tabelu čini redni broj odeljenja, broj odeljenja, razredni starešina i broj učenika u odeljenju. Sam učenik ima svoje podatke kao što su matični broj, osnovni podaci učenika (adresa, broj, datum rođenja itd.). Što znači da će se druga tabela zvati Učenici. Svi učenici 4-te godine polažu maturske ispite, treća kolona će se zvati Maturski ispiti, ovu kolonu činiće podaci kao što su, redni broj učenika, predmet 1., predmet 2., ocene sa maturskih ispita i prolaznost.

Primarni ključ u prvoj tabeli jeste redni broj odeljenja, u drugoj redni broj učenika, a u trećoj redni broj maturskog ispita.

Prva tabela Odeljenje povezana je sa drugom tabelom Učenik preko rednog broja odeljenja, dok je tabela učenik povezana sa tabelom Maturski ispiti povezana preko rednog broja učenika.


25

8. Zaključak

Microsoft Access je najlakši put do izrade baze i izvrsna podloga za eventualan kasniji rad na SQL Serveru i u Visual Basicu. Microsoft Access je izrazito koristan program i moderno poslovanje uz korišćenje Worda, Excela, Outlooka i njegovu primenu čini nužnom.

Baviti se bilo kakvim poslovanjem, a nemati bazu podataka danas je gotovo nemoguće. Svaka firma trebala bi da je ima ako žele vaše podatke čuvati na jednom mestu i imati brzi pristup do njih sa mogućnošću ažuriranja, pretrage i nadodavanja novih. Što svakako olakšava poslovanje. Baze koristimo od vođenja podataka o radnicima neke firme do rada na kalkulacijama u računovodstvu, skladištima, prodaji itd.

Sistem baza podataka čuva sve informacije koje se obrađuju i obezbeđuje pristup tim informacijama. Baze podataka su ključna komponenta kod standardnih informacionih sistema, ali i e-komerc i drugih Web zasnovanih aplikacija. Koriste ih oragnizacije i preduzeća od onih najmanjih do globalnih korporacija i milioni drugih korisnika širom sveta.


26

9. Literatura

1. Računarstvo i informatika za 4-ti razred gimnazije- društveno jezički smer, Zorica Lekić, 2007;

2. Baze podataka, Leonid Stoimenov, 2009;

3. www.tutorial.org.

Documents

Izrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u. · PDF fileIzrada baze podataka Učenik u Microsoft Access-u. Danijela Radoičić IV-2 4 2.3. Šta je baza podataka? Baza podataka