Izrada izveIzrada izveštaja u Access-uštaja u Access-u

Predmet: Računarstvo i informatikaProfesor: Pejčić Dejan

Ekonomska škola NišOdeljenje: IVF1

Bačanin AnaĐorđević KatarinaRistić Aleksandra

SadržajSadržaj• Uvod• Sličnosti i razlike izveštaja i obrazaca• Kategorizacija tipova izveštaja programa Access• Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 koraka• Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 koraka (VIDE

O)• Formatiranje prikaza izveštaja (VIDEO)• Kontrole• Podešavanje margina i štampanje konvencionalnih izveštaja• U praksi – Neostvarivost kancelarije bez papira• Izrada složenih izveštaja od nule• Grupisanje i sortiranje podataka u izveštaju• Korišćenje podizveštaja• Kontrola preloma strana i štampanje gornje i donje žive kolone• Dodavanje drugih kontrola u izveštaj• U praksi – Umetnost projektovanja izveštaja

UvodUvod

• Izveštaj je krajnji proizvod većine aplikacija baza podataka.

• Access kombinuje podatke iz tabela, upita, pa i obrazaca da bi napravio izveštaj koji možete da štampate i delite ljudima kojima je potreban ili koji ga traže.

• Jedna od glavnih tržišnih prednosti Accessa je njegova mogućnost da se lako i brzo naprave potpuno formatirani izveštaji. Nijedna druga aplikacija za pravljenje izveštaja ni iz daleka ne predstavlja konkurenciju Accessovoj fleksibilnosti u pravljenju izveštaja.

Sadržaj

Sličnosti i razlike izveštaja i obrazacaSličnosti i razlike izveštaja i obrazaca

Razlike:

• Izveštaji su namenjeni jedino za štampanje

• Ne možete kao na obrascu pomoću kontrola iz okvira sa alatkama da promenite vrednost podataka na kojem je zasnovan izveštaj

• Izveštaji nemaju prikaz Datasheet • Kod izveštaja koji imaju više kolona,

broj kolona, širine kolona i razmak između njih podešavaju se u okviru za dijalog Printer Setup, a ne odgovarajućim raspoređivanjem dodatnih kontrola ili svojstava u režimu Design.

Sličnosti:

• Čarobnjaci za izveštaje • Odeljci sadrže zaglavlja i podnožja

izveštaja koja se pojavljuju jednom na početku i na kraju izveštaja

• Odeljci grupa u izveštaju kao celini sadrže ono što na obrascu spada u odeljak Detail.

• Kontrole se dodaju na izveštaj iz Accessovog okvira sa alatkama.

• Podizveštaji mogu da se uključe u izveštaj na isti način kao što se podobrazac dodaje u obrazac.

Sadržaj

Kategorizacija tipova izveštaja programa Kategorizacija tipova izveštaja programa AccessAccess

• Izveštaji u obliku tabele (Tabular reports) • Izveštaji sa više kolona (Multicolumn reports) • Izveštaji po grupama (Group/totals reports• Nalepnice za koverte (Mailing labels) • Nepridruženi izveštaji • Izveštaji u jednoj koloni (Single-column reports)

Izveštaji koji se prave u Accessu mogu da se razvrstaju u šest osnovnih tipova, koje nazivamo rasporedima (layout):

Sadržaj

Izrada grupisanih izveštaja pomoću Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 korakaalatke Report Wizard u 7 koraka

Prednost čarobnjaka Report Wizard je u tome što su postupci identični onima sa kojima počinjete podrazumevani prazan izveštaj.

Korak 1Korak 1.Pritisnite prečicu ReportsReports u prozoru DatabaseDatabase i zatim pritisnite dugme NewNew. Access otvara okvir za dijalog New New ReportReport i tu izaberite Report Wizard.Report Wizard.

Sadržaj

Korak 2.Korak 2.

U polju Tables/QueriesTables/Queries izabere se tabela, odnosno upit na osnovu koga se želi generisanje izveštaja. Po izboru odgovarajuće tabele, odnosno upita, u prozoru Available FieldsAvailable Fields pojavljuje se spisak svih polja koja se nalaze u izabranoj tabeli, odnosno upitu. Potrebna polja se prebacuju u listu Selected FieldsSelected Fields, posle čega se bira taster Next.

Sadržaj

Korak 3.Korak 3.

U ovom prozoru čarobnjak pita kako želite da rasporedite podatke u izveštaju. Najčešće je ovde dovoljno izabrati samo

Next.

Sadržaj

Korak 4.Korak 4.Na ovom mestu se biraju polja po kojima se želi da izveštaj bude sortiran. Moguće je izabrati i više polja, kao i to da li se želi sortiranje u rastućem ili opadajućem redosledu Ascending/DescendingAscending/Descending..

Sadržaj

Korak 5.

U ovom prozoru bira se izgled izveštaja, a pored ovoga može se podesiti i

orijentacija stranice.

Sadržaj

Korak 6.

U ovom prozoru može se izabrati jedan od šest unapred definisanih izveštaja

Sadržaj

Korak 7.

Na kraju kreiranja ovog izveštaja zadaje se njegovo ime. Izaberite opciju Preview the ReportPreview the Report i pritisnite dugme Finish da biste zaključili specifikaciju izveštaja. Report Wizard pravi izveštaj i prikazuje ga

u režimu Print PreviewPrint Preview..

Sadržaj

Izrada grupisanih izveštaja pomoću Izrada grupisanih izveštaja pomoću alatke Report Wizard u 7 koraka (VIDEO)alatke Report Wizard u 7 koraka (VIDEO)

Sadržaj

Zadatak:Zadatak: Kreirati izveštaj za tabelu RADNIK sa poljima Ime, Prezime, DatRodj, Adresa, Plata i Sektor, sortirati podatke po prezimenu, koristiti layout Tabular, stil Corporate i snimiti izveštaj kao “Pregled plata”.

Dobijeni izveštaj se može menjati korišćenjem Design Design ViewView, a njegovo ime nalazi se na listi ReportsReports u prozoru baze podataka. Formatiranje prikaza izveštaja posebno je bitno jer je svrha izveštaja njihovo pregledavanje i štampanje pa će u ovim situacijama svaki pogrešno postavljeni objekat biti vrlo uočljiv.

Formatiranje prikaza izveštaja (VIDEO)Formatiranje prikaza izveštaja (VIDEO)

Sadržaj

KontroleKontrole

Kontrole vam omogućavaju da prikažete podatke i radite sa njima u aplikaciji za baze podataka. Najčešće korišćena kontrola jeste okvir za tekst, a druge kontrole obuhvataju komandnu dugmad, oznake, polja za potvrdu i kontrole podobrasca/podizveštaja.

Kontrole mogu biti:– Izračunata kontrola    – Nepovezana kontrola    – Povezana kontrola    

Sadržaj

Podešavanje margina i štampanje Podešavanje margina i štampanje konvencionalnih izveštajakonvencionalnih izveštaja

Postupak za štampanje izveštaja je isti kao i kod štampanja podataka iz tabela i upita, kao i obrazaca, bilo da je reč o jednom zapisu ili o neprekidnom obrascu.

Korak 1. Izaberite File, Page Setup da bi se otvorio okvir za dijalog Page

Setup.

Korak 2.Da bi se na jednoj stranici štampalo što više podataka, smanjite

gornju i donju marginu. Ako potvrdite polje Print Data Only, štampaće se samo podaci iz izveštaja; odeljci Report Header i Footer, kao i page Header i Footer neće se štampati.

Sadržaj

Korak 3.U okvir za tekst Left upišite 1.5 da

biste odredili marginu od 1,5 inča, a u okvir za tekst Right upišite 0.5. U okvire za tekst Top i Bottom upišite 0.75.

Pritisnite OK da biste videli prikaz One Page sa promenjenim marginama.

Sadržaj

Korak 4.

Za štampanje izveštaja pritisnite dugme Print. Access odmah štampa izveštaj sa trenutnim opcijama štampača. Možete da štampate ceo izveštaj ili samo jedan deo, ili da štampate izveštaj u datoteku koja će se kasnije štampati i možete da odredite broj primeraka koji će se štampati.

Sadržaj

U praksi – Neostvarivost kancelarije bez papiraU praksi – Neostvarivost kancelarije bez papira

• Prodavci različitih sistema za snimanje i čuvanje nudili su široku lepezu skupog hardvera koji je trebalo da omogući kancelariju bez papira.

• Snimanje dokumenata i sistemi organizacije rada postali su industrija vredna milione dolara.

• Najpopularniji periferijski uređaj za PC je i dalje štampač.

• Počevši od verzije 1.0, jedna od najvećih prednosti Accessa prilikom prodaje bila je njegova ugrađena prilagodljiva mogućnost štampanja izveštaja. U većini drugih korisničkih aplikacija baze podataka za pravljenje izveštaja koriste se dodatni programi.

Sadržaj

Izrada složenih izveštaja od nule

Alatka Report Wizard Accessa 2003 pravi izveštaje koje možete da koristite kakvi jesu ili da ih prilagodite za većinu potrebnog izveštavanja iz baze podataka.

U nekim slučajevima neophodno je napraviti izveštaj koji je složeniji ili „različitiji“ od svih tipova izveštaja koje nudi Report Wizard. Na primer, možda u izveštaju treba primeniti poseban način grupisanja i sortiranja, ili, ukoliko u izveštaj želite da uključite podizveštaj, morate da počnete od praznog izveštaja.

Sadržaj

Grupisanje i sortiranje podataka u izveštajuGrupisanje i sortiranje podataka u izveštaju

Report Wizard omogućava početno grupisanje i sortiranje podataka, ali može doći i do preuređivanja nakon pregledanja prve skice čarobnjaka.Okvir za dijalog Sorting ang Grouping omogućava klasifikovanje i sortiranje izveštaja po numeričkim ili tekstualnim vrednostima.

Metode grupisanja podataka:– Grupisanje prema numeričkim

vrednostima – Grupisanje sa podgrupama – Grupisanje po datumu i

vremenu

Sadržaj

KorišćenjeKorišćenje podizveštajapodizveštaja

Podizveštaj je moguce dodati u izveštaj koji je napravljen pomoću Report Wizarda ili se može napraviti od praznog izveštaja.

• Dodavanje povezanih izveštaja u pridruženi izveštaj - Glavnom izveštaju se može dodati više povezanih podizveštaja samo ako svaki podizveštaj ima zajedničko polje sa izvorom podataka glavnog izveštaja.

• Korišćenje nepovezanih podizveštaja i nepridruženih izveštaja - Izvor podataka podizveštaja može da bude povezan ili potpuno nezavisan od izvora podataka

glavnog izveštaja.Sadržaj

Kontrola preloma strana i štampanje Kontrola preloma strana i štampanje gornje i donje žive kolonegornje i donje žive kolone

Ručna kontrola preloma strane postiže se svojstvima Force New Page i Keep Together odeljaka Group Header, Detail i Group Footer.

Kada treba podesiti ta svojstva, neophodno je pomoću dva pritiska na taster miša izabrati liniju odgovarajućeg odeljka kako bi se otvorio njen prozor Properties.

Svojstvom Force New Page postiže se bezuslovan prelazak na novu stranicu neposredno pre štampanja odeljka. Ako svojstvu keep Together dodelite vrednost Yes i na stranici nema dovoljno mesta da se odštampa ceo odeljak, stranica se prekida i odeljak se štampa na sledećoj stranici.

Sadržaj

Dodavanje drugih kontrola u izveštajDodavanje drugih kontrola u izveštaj

Ostale kontrole koje je moguće koristiti na izveštajima:

• Okviri pridruženih objekata • Okviri nepridruženih objekata • ActiveX kontrole • Linije i pravougaonici • Polja za potvrdu i dugmad za izbor opcija

Sadržaj

U praksi – Umetnost projektovanja izveštajaU praksi – Umetnost projektovanja izveštaja

• Projektovanje izveštaja koji prikazuju korisne informacije na vizuelno privlačan način jeste izazov koji postaje još veći ako treba da projektujete veoma složen izveštaj kao što je istorija bolesti u kojoj podaci potiču iz niza povezanih tabela.

• Srećom, softverska mašina za izveštaje Accessa 2003 i grafički režim Report Design mogu da se nose sa svakim formatom izveštaja koji zamislite. Fleksibilnost u pripremi izveštaja jedan je od razloga što razvijaoci baza podataka nisu napustili Access i prešli na Visual Basic 6.0 ili Visual Basic .NET koji nude tradicionalniji pristup programskoj strukturi i dizajnu za obrasce.

Sadržaj