ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa - … · 2017-05-12 · † Sustav upravljanja i kontrole u pretpristupnim programima EU Trener e polaznike podijeliti

REPUBLIKA HRVATSKAMINISTARSTVO FINANCIJA

nastavni planovi

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa

1

2 3

4 5

Sadrzaj

Predgovor

Struktura

Modul 1. Pravna i institucionalna osnova za EU fondove

Modul 2. Financijsko upravljanje fondova EU

Modul 3. Osnove praćenja i evaluacije

Modul 4. Natječaj, evaluacija i ugovaranje

Modul 5. Kontrola kvalitete

Modul 6. Provedba i praćenje projekta

Modul 7. Proces plaćanja

Modul 8. Financijska kontrola i ovjeravanje

Modul 9. Računovodstvo, arhiviranje i izvještavanje

Modul 10. Sustav upravljanja informacijama

Modul 11. Nepravilnosti i prijevare

Modul 12. Upravljanje rizicima

Modul 13. Unutarnja revizija

2

3

5

11

17

21

27

35

41

45

51

59

63

73

79

6 7

Moduli su posebne cjeline koje se kao takve održavaju tijekom većinom dvodnevnih predavanja/radionica. Radi učinkovitijeg cer-tifi ciranja, što je sastavni dio programa, moduli su podijeljeni u 4 skupine na sljedeći način:

Polaznik koji odsluša sve module u sklopu pojedine skupine i položi test, čija će pitanja pokriti tematiku iz svih modula te skupine, dobit će certifi kat o položenom programu za navedenu skupinu. Polaznicima koji dobiju certifi kate za sve 4 skupine bit će dodijeljen Certifi kat specijalista za fi nancijsko upravljanje projektima EU.

Program edukacije 'Financijsko upravljanje i kontrola (FMC) EU fondova' namijenjen je svim službenicima hrvatske uprave čiji je rad povezan s fondovima EU i odvijat će se kontinuirano u organizaciji Ministarstva fi nancija.

Struktura

1. Pravna i institucionalna osnova za EU fondove 2. Financijsko upravljanje fondova EU3. Osnove praćenja i evaluacije

4. Natječaj, evaluacija i ugovaranje5. Kontrola kvalitete6. Provedba i praćenje projekta

7. Proces plaćanja8. Financijska kontrola i ovjeravanje9. Računovodstvo, arhiviranje i izvještavanje10. MIS

11. Nepravilnosti i prijevare12. Upravljanje rizicima13. Unutarnja revizija

MODULI

1. OSNOVE EU FONDOVA

2. PROVEDBA EU PROJEKATA

3. FINANCIJE I RAČUNOVODSTVO

4. OSNOVE PIFC-a U EU FONDOVIMA

SKUPINA

Republika Hrvatska je kao zemlja kandidat za članstvo u Europ-skoj uniji korisnica predpristupnih programa Europske unije (prva generacija programa: CARDS, PHARE, ISPA i SAPARD, te novi predpristupni program IPA), a kada postane članica dobit će mogućnost korištenja europskih fondova te postati dijelom proved-be europske Kohezijske politike.

Ciljevi kohezijske politike su ravnomjeran i održiv razvoj svih eu-ropskih regija (NUTS II razina — statistička regija) te se kroz njenu provedbu u zemljama članicama fi nanciraju investicije u: pro-met, zaštitu okoliša, energiju, regionalnu konkurentnost (jačanje poslovne i društvene infrastrukture, jačanje gospodarstva), razvoj ljudskih potencijala s ciljem povećanja zaposlenosti i zapošljivosti radne snage.

Navedena područja, koja kohezijska politika pokriva od poseb-nog su interesa u svakoj zemlji te su i kod nas prepoznata kao pokretači razvoja od lokalne do središnje razine u državi.

Koordinacija strateških prioriteta na lokalnoj, regionalnoj i naciona-lnoj razini te njihova harmonizacija s ciljevima kohezijske politike jedan je od ključnih izazova.

Počinje se razmišljati u terminima uspješnosti, konkurentnosti, ispunjavanja rezultata i dodane vrijednosti. Financijska regula-tiva vezana uz uređenje proračunskih procesa mijenja se: uvodi se strateško planiranje, višegodišnji proračunski okvir, fi skalna disciplina, razvoj riznice, jedinstvenog računa, unutarnje revizije, sustava fi nancijskog upravljanja i kontrola temeljenog na jasno postavljenim procesima i procedurama rada.

Događaju se značajne promjene u zakonodavnom, instituciona-lnom i administrativnom smislu. 'Tiha reforma' mijenja izgled i način rada državne administracije. Institucije uče pravila i način rada Europske unije koristeći predpristupne programe. Za kvalitetnu provedbu ovako značajnih promjena u praksi i usvajanje novih znanja neophodne su kontinuirane, sustavne i praktične edukacije. Upravo u ovoj brošuri sa zadovoljstvom pred-stavljamo sadržaj jedne od prvih cjelovitih edukacija na području fi nancijskog upravljanja. Program edukacije 'FMC EU fondova' sastoji se od 13 modula čiji sadržaj obuhvaća sva važna područja potrebna za razumijevanje i praktičnu provedbu projekata fi nan-ciranih iz Europske unije (detaljan opis modula nalazi se unutar ove brošure). Ovom edukacijom postavljaju se temelji za razvoj kapaciteta i kvalitetnog sustava provedbe europskih fondova.

Predgovor

Ivana Maletić, državna tajnicaMinistarstvo fi nancija RH

8 9


modul 1 pravna i institucionalna osnova za EU fondove


autori: dubravka flinta

iva frki

9 8

10 11

Vrijeme Tema/sadr aj Metoda Materijali Oprema

13:15 -14:15 Studija slu aja 1 • Sustav upravljanja i kontrole u pretpristupnim

programima EU

Trener e polaznike podijeliti u skupine s 5 pet polaznika te im podijeliti tablice sa pregledom operativnih programa, projekata i tijelima u operativnim strukturama. Za odabrani projekt polaznici trebaju odrediti na primjeru jednog operativnog programa institucije koje sudjeluju u provedbi te podjelu poslova izme u njih

• Pregled struktura prema IPA OP

• Pitanja sudionika i komentari

14:15 - 15:15 Prezentacija rezultata grupa Trener daje pregled po svakoj od navedenih tema

• Flip chart prezentacije • Flip-chart, flomasteri

15:15 - 15:30 Stanka


15:30 -16:30 Analiza rezultataZaklju akRezime klju nih to aka seminara

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 1 pravna i institucionalna osnova EU fondova

NASTAVNI PLAN - 1. dan


09:00 - 09:30 Uvod u sadr aj treninga• Predstavljanje treninga, trenera i polaznika,

definiranje metode rada

Trener predstavlja program i prezentira uvod u temu.

Polaznici se predstavljaju i informiraju o eventualnom dosada njem iskustvu vezano uz temu.

• Power Point prezentacija


•

09:30 - 10:30 Pretpristupni programi EU u RH• Osnovni pojmovi EU• Pravna osnova za provedbu pretpristupnih

programa u Hrvatskoj• Podru je pomo i • Alocirana sredstva• Pogramiranje pomo i i odabir projekata

Trener daje pregled po svakoj od navedenih tema


•

10:30 - 10.45 Stanka


10:45 - 12:15 Sustav upravljanja i kontrole pretpristupnim programom IPA • institucije uklju ene u provedbu • podjela nadle nosti i odnosi izme u institucija• pripreme za akreditaciju

Trener daje pregled po svakoj od navedenih tema


•

12:15 - 13:15 Stanka za ru ak


LCD projektor, projekcijsko platnoi računalo



10 11

12 13


13:15-14:15 Studija slu aja 2• Sustav upravljanja i kontrole u Strukturnim/

Kohezijskom fondu

Trener e polaznike podijeliti u skupine s 5 pet polaznika te im podijeliti tablice sa pregledom operativnih programa za strukturne/kohezijski fond tijelima u operativnim strukturama. Polaznici trebaju odrediti na primjeru jednog operativnog programa institucije koje sudjeluju u provedbi te podjelu poslova izme u njih, te usporediti sa IPA sustavom

• Pregled struktura prema SF/KF OP


14:15 - 14:30 Stanka


14:30 - 15:15 Prezentacija rezultata grupa • Flip chart prezentacije • Flip-chart, flomasteri

15:15 - 15:30 Stanka


15:30-16:30 Analiza rezultataRezime klju nih to aka seminara

• Flip chart prezentacije• Power Point

prezentacija• Pitanja sudionika i

komentari

• Flip-chart, flomasteri•





09:00 - 09:30 Pretpristupni programi EU• Rezime klju nih to aka prethodnog dana• Pitanja sudionika i komentari


•

09:30 - 10:30 Strukturni i kohezijski fondovi EU • Kohezijski fond• Strukturni fondovi• Usporedba IPA-Strukturni/Kohezijski fond

Trener daje kratki pregled po svakoj od navedenih tema



•

10:30 - 10:45 Stanka


10:45-11:30 Postupak pridru ivanja RH i pripreme za kori tenje EU fondova


11:30 - 12:15 Sustav upravljanja i kontrole EU fondovima: • SDURF-NSRF Kooridnator• Tijelo za ovjeravanje• Tijelo za reviziju• Tijelo za upravljanje OP - posredni ko tijelo• Usporedba sustava IPA - Strukturni/Kohezijski

fond






12 13

14 15


modul 2 financijsko upravljanje fondova EU


autori: ivana maleti

danijela stepi

14 15

16 17


13.15-14:00 Institucionalni okvir i njegov utjecaj na financijsko upravljanje• Horizontalno i vertikalno povezivanja institucija

(bez klasi nih organizacijskih ograni enja)• Izjava o jamstvu – uloga i zna aj

Interaktivno predavanje • Power Point – tiskane prezentacije za polaznike

• Pisani materijal

14:00 - 14:45 • Uloga interne revizije (horizontalne i vertikalne revizije)

• Uloga vanjske revizije (ARPA)



14:45 - 15:00 Stanka


15:00-15:45 Strate ko planiranje i povezivanje planiranja EU sredstava s pripremom Vladine trogodi nje strategije i prora una • Proces strate kog planiranja • Povezivanje strate kih planova s procesom

izrade dr avnog prora una• Vi egodi nje planiranje i srednjoro ni prora unski

okvir• Operativni programi i NSRF u kontekstu

strate kog planiranja



15:45 - 16:30 Strate ko planiranje EU fondova i povezivanje s pripremom Vladine trogodi nje strategije i prora una (nastavak)• Operativni programi i NSRF u kontekstu

prora una i strate kog planiranja u dr avnom prora unu



ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 2 financijsko upravljanje fondova EU


•

• SmartBoard (ili flipchart)

•




•



•





09:00-09:45 Uvod u sustav financijskog upravljanja• Prora unski procesi• Procesi financijskog upravljanja EU sredstvima

(usporedba s prora unskim procesima – sli nosti i razlike)

Interaktivno predavanje • Power Point• Tiskane prezentacije za

polaznike

•


09:45-10:30 Uvod u sustav financijskog upravljanja (nastavak)• Upravljanje prihodima i rashodima, op enito o

sustavu riznice• Upravljanje EU fondovima u kontekstu riznice• Presjek klju nih odredbi Zakona o prora una za

upravljanje EU fondovima


polaznike• Pisani materijal

10:30 - 10:45 Stanka


10:45 - 11:30 Osnovni zahtjevi za dobro financijsko upravljanje• Sustav unutarnjih financijskih kontrola• COSO model



•


10:30 - 12:15 Osnovni zahtjevi za dobro financijsko upravljanje (nastavak)• Akreditacijski kriteriji• Horizontalni poslovi – tko ih mo e obavljati






•



•

• SmartBoard (ili


flipchart)

16 17

18 19


11:30 - 12:15 Prezentacija rezultata Svaka grupa prezentira rezultate vje be

• Materijal za studiju slu aja



13:15-14:00 Studija slu aja - Planiranje projekata financiranih iz EU u dr avnom prora unu

Polaznike podijeliti u grupe od 5 lanova. Polaznici e dobiti

financijske planove razli itih ministarstava. Zadatak: uo iti aktivnosti i projekte koji se financiraju iz EU sredstava. Objasniti koje se sve klasifikacije koriste i na koji na in se izdvojeno prate sredstva koja se dobivaju iz EU.


14:00-14:45 Prezentacija rezultata

Prezentacija sustava prora unskih klasifikacija

Svaka grupa prezentira rezultate vje beInteraktivno predavanje


14:45 - 15:00 Stanka


•

• SmartBoard (ili

LCD projektor, projekcijsko platno i računalo

flipchart)

flipchart)

•

• SmartBoard (ili


flipchart)

•

• SmartBoard (ili




09:00 - 09:30 Studija slu aja - akreditacijski kriteriji Polaznike podijeliti u grupe od 5 lanova. Svaka grupa dobiva na

papirnim trakama nalaze interne revizije u sustavu provedbe programa EU. Zadatak: razvrstati nalaze prema grupama i unutar njih prema pojedina nim akreditacijskim kriterijima. Proanalizirati utjecaj nedovoljno ispunjenog akreditacijskog kriterija na sustav upravljanja.




10:30 - 10:45 Stanka


10:45-11:30 Studija slu aja - Povezivanje operativnih programa i strate kih planova

Polaznike podijeliti u grupe od 5 lanova. Polaznici e dobiti dva

primjera operativnih programa i strate ke planove institucija uklju enih u operativne programe. Zadatak: prona i vezu izme u dva plana i analizirati koliko je kvalitetno veza postavljena te dati prijedloge za pobolj anje.






•


•

• SmartBoard (ili


flipchart)


•


•

• SmartBoard (ili


flipchart)

18 19

20 21



modul 3 osnove pra enja i evaluacije

autori: marina drinkovi

tifani imunovi boban


15:00 - 15:45 Studija slu aja - Odre ivanje uloge razli itih institucija u sustavu upravljanja EU programima

Polaznike podijeliti u grupe od 5 lanova. Polaznici e dobiti set

papira s nazivima klju nih institucija u provedbi EU programa: Nacionalni fond, SDURF, Ministarstvo nadle no za operativni program, Tijelo za provedbu, interna revizija, vanjska revizija, krajnji korisnik. Uz to dobit e drugi set papira s klju nim poslovima svake od institucija. Zadatak: povezati poslove s institucijama odgovornim za njihovo izvr avanje. Nakon toga polaznici e dobiti na papirnim trakama popis aktivnosti iz projektnog ciklusa. Zadatak:poslo iti ih po redoslijedu odvijanja i povezati s institucijama odgovornim za njihovo obavljanje.





•

• SmartBoard (ili


•


flipchart)


20 21

22 23


13:00 – 13:45 Case study - dobri i lo i primjeri izvje a o pra enju provedbe projekataPolaznicima e biti prezentirani konkretna monitoring izvje a te e se prolaziti kroz lo e i dobre strane tih izvje a kako bi na temelju konkretnih primjera uvidjeli koje su to naj e e pogre ke koje se doga aju u pripremi izvje a, te kako ih u inkovito izbje i.


• Pisani materijal• Materijal za studiju

slu aja

13:45 – 14:30 Monitoring – Strukturni fondovi• monitoring Operativnih programa• detalji obaveza (requirements) iz

implementacijske regulative• sustavi, strukture, izvje ivanje, • indikatori (specifi nosti indikatora za mjerenje

proizvoda, rezultata i u inka - output, result, impact



14:30 – 14:45 Stanka


14:45 – 15:30 Test provjere nau enog

15:30 – 16:30 Ispravak testa Zaklju ak• to se nau ilo?• Sa etak klju nih to aka predavanja• Rasprava



ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 3 osnove pra enja i evaluacije


•



•



•




09:00 – 9:30 Uvod - Kratak osvrt na program rada Interaktivno predavanje • Power Point – tiskane prezentacije za polaznike

09:30 – 10:15 Osnove pra enja provedbe projekata • to je to monitoring• razlika izme u monitoringa i revizije• razlika izme u monitoringa i evaluacije • sustav monitoringa kakav sada postoji u RH

(Phare, IPA program)



10:15 – 10:30 Stanka


10:30 – 11:15 Obaveze korisnika i tijela koja sudjeluju u upravljanju programom/projektima• zada e nadzornih tijela za pra enje provedbe

programa• specifi nosti pojedinih sustava izvje ivanja• na to obratiti pa nju kod pisanja izvje a o

provedbi projekta



11:15 - 12:00 Metodologija pra enja provedbe • koraci u pra enju provedbe • osnovni principi monitoringa• objektivno mjerljivi indikatori

Interaktivno predavanje • Power Point – tiskane prezentacije za

• polaznike• Pisani materijal

12:00 – 13:00 Stanka za ru ak


•

• SmartBoard (ili


flipchart)


•



•


flipchart)

•

• SmartBoard (ili


22 23

24 25



modul 4 natje aj, evaluacija i ugovaranje

autori: dario baron

borislav bogunovi



09:00 – 9:15 Prijava sudionika • Kratak osvrt na program rada 2. dana

09:15 – 10:00 Vrste, principi i metodologija evaluacije • definicija evaluacije• razlika evaluacija- monitoring - revizija• vrste evaluacije• pet evaluacijskih kriterija



10:00 – 10:15 Stanka


10:15 – 12:00 Evaluacija IPA programa i priprema za evaluaciju SF• dosada nja iskustva Hrvatske• priprema za evaluacije IPA programa (po IPA

regulativi) i SF• financiranje evaluacija• podjela nadle nosti • suradnja sa EK na ex-post evaluacijama

Studija slu aja: evaluacija «Programa za brigu od djeci i jednake mogu nosti» - priprema tijeka evaluacije, definiranje op ih i specifi nih ciljeva evaluacije te sastavljanje glavnih evaluacijskih pitanja.

Interaktivno predavanje

Polaznike podijeliti u grupe od maksimalno 5 lanova. Polaznici e dobiti dokument s opisom

problema, temeljem kojega e, uz dane smjernice pripremiti nacrt glavnih djelova Opisa posla (ToR-a) za provedbu srednjero ne evaluacije.

Svaka grupa prezentira rezultate

Vje be.

• Power Point – tiskane prezentacije za polaznike



12:00 – 12:30 Zaklju ak• to se nau ilo?• Sa etak klju nih to aka predavanja• Rasprava



•



•


24 25

26 27


11:30-12:00 Priprema natje ajne dokumentacije Prezentacija sadr aja od strane trenera.

Pru anje dodatnih obja njenja polaznicima tijekom prezentacije.


• Slajdovi sa prostorom za bilje ke za polaznike (hand-outs)

12:00-13:00 Stanka za ru ak


13:00-15:00 Priprema natje ajne dokumentacije - nastavak Prezentacija sadr aja od strane trenera.



• Slajdovi sa prostorom za bilje ke za sve polaznike (handouts)

15:00-15:15 Stanka


15:15-16:00 Priprema natje ajne dokumentacije – analiza slu aja

Zajedni ka analiza slu aja iz prakse u cilju upoznavanja polaznika sa naj e im gre kama u pripremi natje ajne dokumentacije.

Interaktivna rasprava.

• Materijal sa primjerima

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 4 natje aj, evaluacija i ugovaranje


•


•


•



09:00-9:15 Uvod • Predstavljanje trenera • Predstavljanje specifi nih ciljeva treniga• upoznavanje polaznika sa rasporedom i metodom

rada;

Prezentacija sadr aja, rasporeda i metodologije polaznicima uz poticanje razmjene iskustva u cilju jasnijeg odre ivanja podru ja od posebnog interesa polaznika.

Slijedom rasprave, mogu e manje korekcije u rasporedu i metodi a u cilju u inkovitijeg transfera znanja.


• Slajdovi sa prostorom za bilje ke za polaznike (handouts)

09:15-10:30 Financijski i pravni okvir za provedbu • Priprema i akreditacija sustava • Financijski sporazum – rokovi i okvir za provedbu

programa EU• Financijska regulativa i provedbeni akti• Prakti ni vodi – Practical guide to contract

procedures for EC external actions• Pitanja i odgovori

Prezentacija sadr aja od strane trenera.



• Slajdovi sa prostorom za bilje ke za polaznike (handouts)

10:30-10:45 Stanka


10:45-11:30 Decentralizirani sustav i ostali sustavi provedbe

Na ela nabave i ostale klju ne zna ajke sustava provedbe prema pravilima EU







•



•


•

26 27

28 29


11:30-12:00 Postupak odabira ponuda – analiza slu aja Zajedni ka analiza slu aja iz prakse u cilju upoznavanja polaznika sa naj e im gre kama u postupku odabira ponuda

Interaktivna rasprava.





13:00-13:45 Ugovaranje Prezentacija sadr aja od strane trenera.




13.45. -14.00 Stanka


14:00-14:45 Postupanje u slu aju prigovora – pravna za tita ponuditelja







•


•


•



09:00-9:15 Uvod • Predstavljanje trenera • Predstavljanje specifi nih ciljeva treniga• upoznavanje polaznika sa rasporedom i metodom

rada;

Prezentacija sadr aja, rasporeda i metodologije polaznicima uz poticanje razmjene iskustva u cilju jasnijeg odre ivanja podru ja od posebnog interesa polaznika.

Slijedom rasprave, mogu e manje korekcije u rasporedu i metodi a u cilju u inkovitijeg transfera znanja.



09:15-10:30 Postupak odabira ponuda Prezentacija sadr aja od strane trenera. Pru anje dodatnih obja njenja polaznicima tijekom prezentacije.



10:30-10:45 Stanka


10:45-11:30 Postupak odabira ponuda - nastavak Prezentacija sadr aja od strane trenera.






•


•


•

28 29

30 31



modul 5 kontrola kvalitete

autor: helga bubanovi dev i

30 31

32 33

12:00-13:00


13:00-14:15 Proces kontrole Natje ajne dokumentacije za ugovore o uslugama (me unarodna ograni ena procedura)• Zna enje Projektnog obrasca u procesu kontrole

natje ajne dokumentacije• Sastav natje ajne dokumentacije • Naglasak na kontroli Objave natje aja, Opisa

poslova i Provizornog bud eta

Pitanja i odgovori

Trener daje osnovni pregled procesa kontrole cjelokupne natje ajne dokumentacije te stavlja naglasak na kontrolu dokumenta Objave natje aja, Opisa poslova i Provizornog bud eta.

Interaktivna rasprava i razmjena iskustava.

Power point prezentacija

Pitanja sudionika i komentari

14:15-14:30 Stanka


14:30-16:00 Nastavak

16:00-16:15 Pitanja i odgovori

16:15-16:30 Zaklju ak

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 5 kontrola kvalitete


•



09:00-09:30 Uvod u sadr aj treninga• Predstavljanje treninga, trenera i polaznika,

definiranje metode rada•• Za to je proces kontrole va an i na emu se

temelji?• Koje su koristi/dodana vrijednost koje proces

kontrole donosi • Osnovana na ela procesa kontrole i akteri u

procesu

Pitanja i odgovori

Trener predstavlja program i prezentira uvod u temu. Polaznici se predstavljaju i informiraju o eventualnom dosada njem iskustvu vezano uz temu.



P i t a n j a s u d i o n i k a i komentari

09:30-10:30 Organizacija procesa kontrole i njegova uloga u cjelokupnom sustavu FMC-a• Organizacija procesa kontrole u SAFU • Uloge i odgovornosti kontrolora (na elo

segregacije du nosti)• Statistika odbijenica (u enje na gre kama,

upute, interni treninzi)• Koja vrsta dokumentacije/procesa se kontrolira

i kako?

Trener daje kratki pregled po svakoj od navedenih tema..

Interaktivna rasprava i razmjena iskustava



10:30-10:45 Stanka


10:45-11:30 Nastavak

11:30-12:00 Pitanja i odgovori



•


•

32 33

34 35


10:45-11:45 Studija slu aja 1: nastavak • Prezentacija rezultata po skupinama

Polaznici e prezentirati rezultate svojih skupina te argumentirati svoju odluku.

Flip chart prezentacije Flip-chart, flomasteri

11.45-12:00 Studija slu aja 1: nastavak

Zaklju ak

Na temelju zaklju aka i prezentiranih argumenata, jedan od polaznika bit e pozvan da, uz pomo trenera, sa eto iznese glavne elemente procesa kontrole sastava Evaluacijskih odbora, predlo i glavne upute za provedbu procesa kontrole te se osvrne na ulogu samog procesa.



13.00-14:15 Studija slu aja 2: Proces kontrole Opisa poslova i Provizornog bud eta (me unarodna ograni ena procedura)

Trener e polaznike podijeliti u 2 skupine te im podijeliti relevantne materijale (Projektni obrazac, Opis poslova, Provizorni bud et, relevantni izvadak iz PRAGA-a) na temelju kojih e polaznici trebati odraditi kontrolu te uo iti temeljene elemente koje bi trebalo kvalitativno unaprijediti. Naglasak e biti prvenstveno na uo avanju nedostataka u dijelu TOR-a koji se odnosi na aktivnosti, klju ne stru njake, te prora un projekta.

Pisani materijali

Flip chart prezentacije

Flip-chart, flomasteri




09:00-09:15 Kratki rezime prethodnog dana

09:15-10:30 Studija slu aja 1: Kontrola sastava Evaluacijskog odbora za odabir pru atelja usluga u odabranom ugovoru o uslugama

Trener e polaznike podijeliti u 3 skupine te im podijeliti relevantne materijale (Opis poslova, ivotopise predlo enih lanova,

relevantni izvadak iz PRAGA-a) na temelju kojih e polaznici trebati odraditi kontrolu te donijeti zaklju ak da li predlo eni sastav mo e biti prihva en ili ne. Jedna skupina e imati ulogu ECD-a, druga ulogu Jedinice za kontrolu kvalitete pri implementacijskoj agenciji, a tre a e predstavljati korisni ku instituciju.Predstavnici korisni ke institucije dobit e vi e ivotopisa na temelju kojih e

odbrati one koje e predlo iti u sastav evaluacijskog odbora. Po odabiru, sastav odbora bit e proslije en Jedinici za kontrolu i ECD-u koji e morati procijeniti prihva aju li predlo eni sastav ili ne.

Vje ba br 1

Flip chart prezentacije

Flip-chart, flomasteri

10:30-10:45 Stanka


34 35

36 37

Temeljna literatura:

1) PRAG http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2008new_prag_final_en.pdf

- naglasak na poglavlja: 2.4., 2.6, 2.8 i 3;2) ToR – fee based contracts

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm (annex II)3) General conditions for service contracts http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/documents/b8_annexigc_en.pdf (annex I)4) Budget breakdown for bee based contracts http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm (annex V)5) List and CV's of key experts

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/services/index_en.htm (annex IV)

Studije slu aja:

Studija slu aja 1: Kontrola sastava Evaluacijskog odbora za odabir pru atelja usluga u odabranom ugovoru o uslugama

Opis: Trener e napraviti kratak uvod u vje bu, objasniti na in rada, dati osnovne smjernice te e podijeliti polaznike u 3 skupine. Svim skupinama podijelit e se materijali relevantni za predmetnu studiju slu aja:

- odabrani Opis poslova,- 6 ivotopisa - organizacijska shema imaginarne korisni ke institucije.

Skupinama e biti dodijeljene uloge: jedna e predstavljati imaginarnu korisni ku institucija (Skupina 1), druga imaginarnu implementacijsku agenciju tj. njezinu Jedinicu za kontrolu (Skupina 2), dok e tre a predstavljati instituciju koja ima ex-ante autoritet (Skupina 3).

Skupina 1 dobit e zadatak da u 15-ak minuta od raspolo ivih ivotopisa odabere one koji bi bili pogodni za predmetni Evaluacijski odbor. Po odabiru, isti e biti proslije eni Skupini 2 i 3 koje e izvr iti me usobno nezavisnu kontrolu u vremenu od tako er 15-ak minuta. Svaka od skupina trebat e pripremiti kratku prezentaciju svojih argumenata. Po zavr etku rada svaka e skupina prezentirati svoje argumente pri emu e Skupina 1 objasniti za to je odabrala odre ene ivotopise a Skupine 1 i 2 dat e svoje mi ljenje o odabranim ivotopisima te ista i prihva aju ili ne sastav predlo enog evaluacijskog odbora.Po odr anim prezentacijama, trener e pozvati jednog od polaznika da iznese glavne zaklju ke procesa kontrole sastava evaluacijskih odbora te iz istih zaklju aka poku a iznijeti sa ete glavne upute za provedbu tog kontrolnog procesa. Tako er, polaznik e dobiti zadatak osvrnuti se i na ulogu kontrole u konkretnom slu aju.


14:15-14:30 Stanka


14:30-16:00 Studija slu aja 2 - nastavak: Proces kontrole Opisa poslova i Provizornog bud eta (me unarodna ograni ena procedura)

Polaznici e prezentirati rezultate svojih skupina te argumentirati svoju odluku.


16:00-16:15 Studija slu aja 2 – nastavak: Studija slu aja 2: Proces kontrole Opisa poslova i Provizornog bud eta (me unarodna ograni ena procedura) - zaklju ak

Na temelju zaklju aka i prezentiranih argumenata, jedan od polaznika bit e pozvan da , uz pomo trenera, sa eto iznese glavne elemente procesa kontrole Opisa poslova predlo i temeljne upute za provedbu procesa kontrole te se osvrne na ulogu samog procesa.


16:15 – 16:30 Zaklju ak modula• to se nau ilo?• Koji su budu i izazovi?• Rezime klju nih to aka seminara




•

36 37

38 39



modul 6 provedba i pra enje projekata

autori: danijela mikovi bojana drvodeli

Studija slu aja 2: Proces kontrole Opisa poslova i Provizornog bud eta (me unarodna ograni ena procedura)

Opis:Trener e napraviti kratak uvod u vje bu, objasniti na in rada, dati osnovne smjernice te e podijeliti polaznike u 3 skupine. Svim skupinama podijelit e se materijali relevantni za predmetni studiju slu aja:

- odabrani Projektni obrazac, - odabrani Opis poslova i pripadaju i Provizorni bud et,

Polaznici e dobiti zadatak napraviti kontrolu dostavljenog Opisa poslova i pripadaju eg provizornog bud eta. Naglasak e biti prvenstveno na uo avanju nedostataka u dijelu Opisa poslova koji se odnosi na aktivnosti, klju ne stru njake te predvi ene sekundarne tro kove.U slu aju prora una, naglasak e trebati staviti na kontrolu cijena, predvi ene tro kove te koli ine u odnosu na aktivnosti definirane u Opisu poslova. Pri kontroli polaznici e trebati uo iti temeljne gre ke i nedostatke ali i one dijelove koji nisu nu no krivo prezentirani ali koji bi se mogli kvalitativno unaprijediti i tako doprinijeti procesu nabave. Po zavr etku rada svaka e skupina prezentirati svoje argumente i zaklju ke.

Po odr anim prezentacijama, trener e pozvati jednog od polaznika da iznese glavne zaklju ke procesa kontrole sastava evaluacijskih odbora te iz istih zaklju aka poku a iznijeti sa ete glavne upute za provedbu tog kontrolnog procesa. Tako er, polaznik e dobiti zadatak osvrnuti se i na ulogu kontrole u konkretnom slu aju. Na kraju, polaznicima e biti podijeljen konkretni ToR odobren od strane CFCA i ECD kako bi mogli usporediti svoje komentare i zaklju ke s kona no odobrenom verzijom.


38 39

40 41

14:30 – 14:45 Stanka


14:45 – 16:30 Studija slu aja 1: Analiza izvje taja kod ugovora o pru anju usluga - nastavak• Izlaganje rezultata radnih skupina i rasprava

Svaka grupa prezentira rezultatevje be




9:00 – 10:30 Metodologija provo enja terenskih posjeta/kontrola (on the spot check)• Kod ugovora o nabavi robe• Kod ugovora o izvo enju gra evinskih radova • Kod ugovora o bespovratnim sredstvima

Interaktivno predavanje • Power Point - tiskane prezentacije za polaznike


10:30 - 10:45 Stanka


10:45 – 12:00 Studija slu aja 1: Terenski posjet/kontrola u ugovorima o nabavi opreme

Vje ba i rad u manjim skupinama. Polaznici e dobiti osnovne informacije o tijeku provedbe ugovora o nabavi roba te opis problema koji su uo eni tijekom provedbe.Zadatak: proanalizirati navedene probleme i ponuditi prijedloge za njihovo rje avanje.


ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 6 provedba i pra enje projekata

•

• SmartBoard (ili


flipchart)

•




•




09:00 – 10:30 Uvod u provedbu projekata i pra enje provedbe • Provedba projekata• Pra enje provedbe projekata financiranih iz

pretpristupne pomo i (administrativno i financijski)



10:30 – 10:45 Stanka


10:45 – 12:15 Mehanizmi nadzora nad provedbom projekata• Analiza narativnih i financijskih izvje taja• Terenski posjet/kontrola





13:15 – 14:30 Studija slu aja 1: Analiza izvje taja kod ugovora o pru anju usluga

Vje ba i rad u manjim skupinama. Polaznici e dobiti primjer projektnog izvje a koje se dostavlja u okviru provedbe Ugovora o pru anju usluga. Zadatak: analizirati opravdanost/prihvatljivost tro kova projekta prikazanih u projektnom izvje u vode i ra una o na elima dobrog financijskog upravljanja.



•

• SmartBoard (ili


flipchart)

•

• SmartBoard (ili


flipchart)


•


40 41

42 43

15:15 – 15:30 Stanka


15:30 – 16:30 Zaklju akto se nau ilo?

Koji su budu i izazovi?Sa etak klju nih to aka predavanjaRasprava





•


12:00 - 13:00 Pauza za ru ak


13:00 – 14:15 Studija slu aja 2: Terenski posjet/kontrola u ugovorima o izvo enju gra evinskih radova

Vje ba i rad u manjim skupinama. Polaznici e dobiti osnovne informacije o tijeku provedbe ugovora o izvo enju gra evinskih radova te opis stanja zate enog tijekom terenskog posjeta projektu.Zadatak: odgovoriti na osnovna pitanja koja se ti u metodologije provo enja terenskog posjeta ugovoru o izvo enju radova te specifi na pitanja koja se ti u problematike projekta.


14:15 – 15:15 Studija slu aja 3: Terenski posjet/kontrola u ugovorima o bespovratnim sredstvima

Vje ba i rad u manjim skupinama. Polaznici e dobiti primjer prora una projekta koji se financira iz bespovratnih sredstava. Zadatak: pa ljivo pogledati prora un projekta i na temelju njega identificirati klju na podru ja koja treba provjeriti tijekom terenskog posjeta projektu, odnosno utvrditi osnovne stavke prora una koje bi kontrolirali u slu aju terenskog posjeta projektu te dokumente koje bi tra ili za potrebe dokazivanja prihvatljivosti tro kova nastalih na projektu.




•



•


42 43

44 45 44 45

46 47

12:15 – 13:15 Pauza za ru ak


13:15 – 14:15 Zahtjev za sredstvima od Nacionalnog fonda prema Europskoj komisiji (Izjava o izdacima)• Rokovi za slanje Izjave o izdacima• Priprema Izjave o izdacima • Kontrola Izjave o izdacima


polaznike

14:15 – 14:30 Stanka


14:30 – 15:15 Prognoza tijeka novca• Priprema prognoze tijeka novca• Po tivanje n+3 pravila


polaznike

15:15 – 16:15 Studija slu aja 2: Priprema prognoze tijeka novca

Zadatak: Polaznici trebaju pripremiti prema planu nabave prognozu tijeka novca za est mjeseci.

Materijali: primjer plana nabave, prazan obrazac prognoze tijeka novca i uputa o dinamici pla anja po vrsti ugovora

16:15 – 16:30 Zaklju ak

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 7 proces pla anja


•



•


•

• SmartBoard (ili


flipchart)



09:00 –09:30 Uvod• Uloga Nacionalnog fonda u procesu pla anja• Bankovni ra uni i potpisnici• Tijek novca i dokumenata u procesu pla anja• Povrat sredstava• Uskla ivanje bankovnih ra una


polaznike

09:30 – 10:30 Zahtjev za pla anje od Provedbenog tijela prema Nacionalnom fondu• Priprema zahtjeva za pla anje od strane

Provedbenog tijela• Kontrola zahtjeva za pla anje i popratne

dokumentacije od strane Tijela nadle nog za prioritet/mjeru

• Priprema zahtjeva za nacionalno sufinanciranje • Priprema naloga za prijenos sredstava• Naj e i problemi i gre ke


polaznike

10:30 – 10:45 Stanka


10:45 – 12:15 Studija slu aja 1: Priprema i kontrola zahtjeva za sredstvima od Provedbenog tijela prema Nacionalnom fondu

Polaznici e biti raspore eni u 2 grupe. Jedna grupa treba na temelju primjera ugovora i fakture pripremiti zahtjev za pla anje. Druga grupa , treba utvrditi jesu li dobili cjelokupnu i ispravnu dokumentaciju ne temelju koje se provedbenoj agenciji mogu isplatiti sredstva i izvr iti kontrolu primjera zahtjeva za pla anje, te pripremiti rezervaciju i nalog za pla anje

Materijal za studiju slu aja• primjer ugovora i

fakture, • prazni obrasci zahtjeva

za pla anje i popratne dokumentacije prvoj grupi

• primjer zahtjeva za pla anje

• prazni obrasci naloga za pla anje i rezervacije



•



•



•


46 47

48 49



modul 8 financijska kontrola i ovjeravanje

autori: ivana vargaivana gali

Studija slu aja 1: Priprema i kontrola zahtjeva za sredstvima od Provedbenog tijela prema Nacionalnom fondu

Polaznici e biti raspore eni u 2 grupe. Jedna grupa, Provedbeno tijelo, treba na temelju primjera ugovora i fakture pripremiti zahtjev za pla anje. Druga grupa, Tijelo nadle no za proritet/mjeru, treba utvrditi jesu li dobili cjelokupnu i ispravnu dokumentaciju ne temelju koje se provedbenoj agenciji mogu isplatiti sredstva i izvr iti kontrolu primjera zahtjeva za pla anje.Informacije koje e biti prezentirane polaznicima i koje su navedene u zahtjevima za sredstvima i popratnoj dokumentaciji su: • zahtjev za pla anje• provjera stavaka zahtjeva• popratna dokumentacija uz zahtjev• ispunjavanje checklisti• priprema rezervacije• prijenos sredstava Provedbenom tijelu• i dr.

Studija slu aja 2: Priprema prognoze tijeka novca

Polaznici trebaju pripremiti prema planu nabave prognozu tijeka novca za est mjeseci. Radni materijali koje e dobiti uz studiju slučaja:• primjer plana nabave • prazan obrazac prognoze tijeka novca• uputa o dinamici pla anja po vrsti ugovora


48 49

50 51

12:00 – 13:00 Pauza za ru ak


13:00 – 14:15 Institucionalna on-the-spot kontrola• zna enje on-the-spot kontrola na razini

upravlja kog tijela i Nacionalnog fonda• vrste on-the-spot kontrola• postupak provedbe on-the-spot kontrole• dokumentacija o provedenoj on-the-spot kontroli


polaznike

14:15 – 14:30 Stanka


14:30 – 16:00 Studija slu aja 2: Priprema i provo enje institucionalne on-the-spot kontrole

Polaznici e na temelju priru nika ) te primjera s podacima o projektima koji se provode pripremiti analizu faktora rizika te ostale dokumente potrebne za pripremu i provedbu on-the-spot kontrole. Tako er e se polaznicima dati primjer potencijalnog nalaza prilikom provedbe on-the-spot kontrole te e polaznici trebati odgovoriti

koje korake je potrebno poduzeti i kako to dokumentirati.


ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 8 financijska kontrola i ovjeravanje


•



•




09:00 – 9:30 Uvod - kratak osvrt na program rada• Financijska kontrola i ovjeravanje na razini

upravlja kog tijela - osnovna na ela• Uloga i odgovornosti pojedinih tijela operativne

strukture • Postupak pripreme Izjave o izdacima • Ovjeravanje Izjave o izdacima na razini

Nacionalnog fonda• Institucionalni on-the-spot check


polaznike• Pisani materijal

09:30 – 10:15 Izjava o izdacima – priprema i kontrola na razini upravlja kog tijela• Ovjeravanje Izjave o izdacima


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka


10:30 - 12:00 Studija slu aja 1: Priprema Izjave o izdacima Polaznici e na temelju priru nika te primjera izdataka potrebnih za sastavljanje Izjave pripremiti Izjavu o izdacima i prate e dokumente koji se s Izjavom o izdacima dostavljaju Nacionalnom fondu. Za potrebu izrade navedenog Izvje a, polaznicima e se s materijalom za itanje dostaviti priru nik s

obrascima, a na predavanju e dobiti podatke potrebne za popunjavanje Izvje a.




•


•




•


50 51

52 53



09:00 – 09:30 Uvod• Kratak osvrt na program rada• Prihvatljivi tro kovi• Sufinanciranje• Uloga ureda/uprave/sektora/odjela za financije

provedbenog tijela u postupku provedbe ugovora o nabavi robe, ugovora o obavljanju usluga i grant ugovora


polaznike

09:30 – 10:15 Grant ugovori• Specifi nosti i sadr aj grant ugovora• Struktura grant ugovora• Prihvatljivi i neprihvatljivi tro kovi • Odobravanje izvje a/zahtjeva za pla anje• Naj e i problemi i pogre ke


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka


10:30 - 11:15 Studija slu aja 1: Isplata predujma grant korisniku Na temelju materijala za itanje, kratkog uvodnog predavanja o specifi nostima grant ugovora i.) polaznici trebaju utvrditi postoji li cjelokupna i ispravna dokumentacija ne temelju koje se grant korisniku mo e isplatiti predujam i, ako postoji, koliki je iznos predujma koji treba isplatiti.

Materijal za studiju slu aja:primjer ugovora (SC)primjer popratne dokumentacije (FIF, LEF, bankovno jamstvo i sl



•



•



•




09:00 – 09:30 Uvod• Kratak osvrt na program rada• Prihvatljivi tro kovi• Sufinanciranje• Uloga ureda/uprave/sektora/odjela za financije

provedbenog tijela u postupku provedbe ugovora o nabavi robe, ugovora o obavljanju usluga i grant ugovora


polaznike

09:30 – 10:15 Grant ugovori• Specifi nosti i sadr aj grant ugovora• Struktura grant ugovora• Prihvatljivi i neprihvatljivi tro kovi • Odobravanje izvje a/zahtjeva za pla anje• Naj e i problemi i pogre ke


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka


10:30 - 11:15 Studija slu aja 1: Isplata predujma grant korisniku Na temelju materijala za itanje, kratkog uvodnog predavanja o specifi nostima grant ugovora i.) polaznici trebaju utvrditi postoji li cjelokupna i ispravna dokumentacija ne temelju koje se grant korisniku mo e isplatiti predujam i, ako postoji, koliki je iznos predujma koji treba isplatiti.

Materijal za studiju slu aja:primjer ugovora (SC)primjer popratne dokumentacije (FIF, LEF, bankovno jamstvo i sl



•



•



•


52 53

54 55



modul 9 ra unovodstvo, arhiviranje i izvje tavanje

autori: nada zrinu i

ivana gali

14:30 – 14:45 Stanka


14:45 – 15:30 Studija slu aja 3: Ugovori o nabavi robe Polaznici e biti raspore eni u grupe i dobit e popis „konstatacija“ za koje e davati odgovore jesu li ili nisu to ne. „Konstatacije“ koje e biti navedene ti u se dijelova ugovora o nabavi robe koji su povezani s utvr ivanjem prihvatljivosti tro kova i ispunjavanjem pretpostavki za izvr enje pla anja.Svaki svoj odgovor polaznici e trebati dodatno argumentirati kako bi se razvila rasprava.


15:30 – 16:30 Zaklju ak- to se nau ilo?- to su izazovi u budu nosti?- Sa etak klju nih to aka predavanja

Rasprava

Interaktivno predavanje i razmjena mi ljenja.



•


54 55

56 57


11:15 – 12:00 Prezentacija o ra unovodstvu- II dio • Ra unovodstveno pra enje potpisanih ugovora u

provedbenom tijelu• Veza s dr avnom riznicom i dr avnim

ra unovodstvom• Primjeri analiti kih evidencija iz sustava CRO4EU

(registri projekata, ugovora, ra una..)


polaznike



13:00 – 13:45 Studija slu aja 2: Ra unovodstveno evidentiranje u provedbenom tijelu

Polaznici e biti raspore eni u 3 grupe i bit e im dani primjer ugovora u odre enoj fazi implementacije i popratna dokumentacija (ili niz informacija o ugovoru) i od njih e se tra iti da spomenuti ugovor „provedu“ kroz proceduru ra unovodstvenog evidentiranja ugovora i nastalih poslovnih transakcija, izvje ivanja i arhiviranja. Svaki od koraka za koji navedu da je potrebno napraviti morat e detaljno obrazlo iti i argumentirati mi ljenje, kako bi se razvila rasprava.

Materijal za studiju slu aja

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 9 ra unovodstvo, arhiviranje i izvje tavanje


•



•




09:00 – 09:30

Uvod, upoznavanje polaznika, kratak osvrt na program rada • Va nost izvje ivanja EU prema propisanim

pravilima• Ra unovodstvo kao izvor informacija o provedbi

programa pomo i • Uloga pojedinih provedbenih tijela u sva tri

segmenta


polaznike• Dio priru nika

provedbenih tijela koji se odnosi na ra unovodstvo

09:30 – 10:15

Prezentacija o ra unovodstvu – I dio • Zakonodavni okvir• Razlike izme u prora unskog ra unovodstva i

ra unovodstva propisanog me unarodnim sporazumima

• Op eprihva ena ra unovodstvena na ela• Ra unovodstveno pra enje po pojedinim tijelima i

izrada financijskih izvje taja


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka


10:30 – 11:15 Studija slu aja 1: Ra unovodstveno evidentiranje osnovnih poslovnih doga aja po na elu:• nastanka doga aja• nov anom na elu• modificiranom na elu nastanka doga aja

Polaznici e biti raspore eni u 3 grupe. Dobit e primjere razli itih poslovnih doga aja te odrediti trenutak knji enja koriste i razli ite ra unovodstvene osnove . Rasprava o razlikama u knji enjima istih poslovnih doga aja i razli itom trenutku priznavanja prihoda i rashoda.




•



•



•


56 57

58 59


15:45 – 16:30 Zaklju ak• to se nau ilo?• to su izazovi u budu nosti?• Sa etak klju nih to aka predavanja• Rasprava




09:00 – 09:30

Kratak osvrt na prethodni dan i program rada za drugi dio modula• Povezanost ra unovodstvenih informacija sa

to nim i pravilnim izvje ivanjem i arhiviranje• Va nost izvje ivanja EU prema propisanim

pravilima


polaznike• Dio priru nika

provedbenih tijela koji se odnosi na izvje ivanje i arhiviranje

09:30 – 10:15

Prezentacija o izvje ivanju i arhiviranju – I dio (izvje ivanje)• Zakonodavni okvir• Svrha izvje ivanja• Razine izvje ivanja• Vrste izvje taja• MIS kao alat


polaznike

10:15-10:30 Stanka



•



•



13:45 – 14:30 Prezentacija o ra unovodstvu- III dio• Planiranje potrebnih nov anih sredstava (izvor 51

i izvor 12) • Sufinanciranje• Prora unske klasifikacije• Uloga ureda/uprave/sektora/odjela za financije u

postupku planiranja potrebnih nov anih sredstava• Kako planirati potrebna nov ana sredstva za

grant ugovore, ugovore o obavljanju usluga, ugovore o izvo enju radova, ugovore o isporuci robe, twinning ugovore i okvirne ugovore?

• Naj e i problemi i pogre ke


polaznike

14:30 – 14:45 Stanka


14:45 – 15:45 Studija slu aja 3: Planiranje nov anih sredstava Polaznici e biti podijeljeni u tri radne grupe, koje e (na temelju ugovora i popratne doumentacije imati zadatak isplanirati nov ana sredstava potrebna za realizaciju ugovora u financijskom planu ministarstva, te (na temelju planova nabave) izraditi plan potrebnih nov anih sredstava. Svoje e planove polaznici trebati detaljno obrazlo iti i argumentirati.

Materijal za studiju slu aja• primjer ugovora i

popratne dokumentacije (ili niz informacija o ugovorima

• plan nabave za ugovore koji se planiraju potpisati u jednom vremenskom razdoblju

• informacija o problemima pojedinih projekata u fazi koja prethodi sklapanju ugovora



•



•


58 59

60 61


13:00 – 13:45 Prezentacija o izvje ivanju i arhiviranju – II dio (arhiviranje) - nastavak• Primjer arhiviranja u SAFU• Pregled razli itih registara u SAFU


polaznike

13:45 – 15:00 Studija slu aja 2: Pregled registra projekta Polaznici e biti raspore eni u 2 grupe (revizorske timove), koji trebaju provjeriti je li projekt pravilno proveden i je li osiguran jasan revizorski trag. Prva grupa obradit e registar projekta iz SAPARD agencije, a druga grupa registar projekta iz SAFU. Sastaviti e izvje e o prednostima i nedostacima utvr enim pregledom registra, te navesti preporuke za pobolj anje kori tenog pristupa.


15:00 – 15:15 Stanka


15:15 – 16:00 Studija slu aja 2: Pregled registra projekta (nastavak)• Izlaganje o otkrivenim nedostacima, usporedba

registara

Nakon prezentacije zaklju aka, grupe e ocijeniti u kojem je registru osiguran jasniji revizorski trag i lak e snala enje.

16:00 – 16:30 Zaklju ak• to se nau ilo?• to su izazovi u budu nosti?• Sa etak klju nih to aka predavanja• Rasprava




•


•



•



•




10:30– 11:15 Studija slu aja 1: Uspostava lanca izvje ivanja Polaznici e biti raspore eni u 2 grupe. Prva grupa e predstavljati novoosnovanu provedbenu agenciju te e im zadatak biti da osmisle lanac izvje ivanja od korisnika projekata do Nacionalnog fonda, pa dalje do Europske komisije. Opisat e kakvu vrstu informacija o ekuju od korisnika projekata, koje e informacije agencija osigurati u svojim odjelima, te na koji e na in te informacije poslu iti za dobivanje sredstava od EK. Druga grupa imat e zadatak osmisliti informacijski sustav koji bi trebao omogu iti dobivanje svih relevantnih informacija o provedbi, kako djelatnicima agencije, tako i ostalim sudionicima u procesu kori tenja EU fondova.


11:15 – 12:00 Prezentacija o izvje ivanju i arhiviranju – II dio (arhiviranje)• Arhiviranje u slu bi osiguranja jasnog revizorskog

traga• Primjer arhiviranja u NF-u• Pregled razli itih registara NF-a


polaznike




•



•


60 61



modul 10 sustav upravljanja informacijama

autor: nada zrinu i

iva jukic katana

63

64 65


13:00 – 16:00

MIS radionica• Unos podataka u MIS sustav s razli itim

korisni kim pravima• Kreiranje zahtjeva od provedbenog tijela prema

NF-u• Odobravanje zahtjeva

Informati ka radionica – Osnovni cilj radionice je upoznati sudionike sa na inom rada aplikacije. Radionica e se odr avati u informati koj u ionici, te e polaznici dobiti korisni ka imena i zaporke za ulazak u istu. Sudionici e se podijeliti u 3 grupe i to na zaposlenike AGENCIJE, LINIJSKOG MINISTARTVA te NF-a ovisno kojoj instituciji pripadaju. Grupa agencija izraditi e ugovor i zahtjev za sredstvima kojeg e grupa linijskog ministarstva odobriti, a grupa NF autorizirati.

• Primjeri ugovora i zahtjeva za sredstvima koji e se unositi u MIS

• Priru nik za kori tenje MIS-a

16:00 – 16:30

Zaklju ak• to se nau ilo?• to su izazovi u budu nosti?• Sa etak klju nih to aka predavanja i radionice• Rasprava


polaznike

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 10 sustav upravljanja informacijama

•




•


NASTAVNI PLAN


9:00 – 9:30

Uvod, upoznavanje polaznika, dobivanje informacije o tome koliko poznaju MISKratak osvrt na program rada • Uloga MIS-a u procesu dobivanja sredstava iz EU

programa


polaznike• Priru nik za kori tenje

MIS-a

9:30 – 10:30

Prezentacija o MIS-u • to je MIS?• Osnovne zna ajke sustava• Sustav korisni kih prava• Kodifikacija • Uloga pojedinih institucija


polaznike

10:30 – 10:45 Stanka


10:45 – 12:00 Prezentacija o MIS-u • Funkcionalnosti MIS-a• Gornja podatkovna struktura• Donja podatkovna struktura• Izvje a


polaznike


ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 10 sustav upravljanja informacijama

•




•


•



64 65

66 67



modul 11 nepravilnosti i prijevare

autori: mirjana juri

jelena perani

66 67

68 69

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 11 nepravilnosti i prijevare

Vrijeme Tema/sadržaj Metoda Materijali Oprema

10:30 – 11:15 AFCOS mre a • uloga predstavnika tijela AFCOS mre e u AFCOS

sustavu • suradnja sa Samostalnim odjelom za suzbijanje

nepravilnosti i prijevara • slabosti u sustavu (naj e i problemi i pogre ke) Samostalni odjel za suzbijanje nepravilnosti i prijevara • uloga Samostalnog odjela u AFCOS sustavu • postupanje Samostalnog odjela za suzbijanje

nepravilnosti i prijevara • odnos Samostalnog odjela i NAO-a • prijavljene nepravilnosti za razdoblje 2008.-2009. • Analiza rizika u tijelima AFCOS sustava • suradnja Samostalnog odjela s istra iteljima

OLAF-a • slabosti u sustavu (naj e i problemi i pogre ke)

Interaktivno predavanje • Power Point • Tiskane prezentacije za

polaznike

• PC+projector • SmartBoard (ili

flipchart)

11:15 - 12:00 Upravljanje nepravilnostima • pojam nepravilnosti i prijevare • vrste nepravilnosti • sprje avanje nepravilnosti • postupanje s nepravilnosti ili sumnjom na

prijevaru • na elo zvi danja • slabosti u sustavu (naj e i problemi i pogre ke)


polaznike • Pisani materijal

• PC+projector • SmartBoard (ili

flipchart)




9:00 – 9:30 Uvod *Kratak osvrt na program rada Uspostava AFCOS sustava u Republici Hrvatskoj • pravna osnova i razlozi uspostave AFCOS

sustava • elementi AFCOS sustava Nacionalna Strategija suzbijanja prijevara za za titu financijskih interesa EU u RH • svrha i cilj dono enja strategije • struktura strategije • ciljevi i mjere



9:30 – 10:15 Sustav izvje tavanja o nepravilnostima • uloga osobe za nepravilnosti u AFCOS sustavu • komunikacija izme u osobe za nepravilnosti i

zaposlenika unutar tijela • izvje tavanje osobe za nepravilnosti prema

Samostalnim odjelom za suzbijanje nepravilnosti i prijevara

• slabosti u sustavu (naj e i problemi i pogre ke)


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka



•



•


68 69

70 71



14:45 – 16:30 Simulacija drugog slu aja prijavljene nepravilnosti sa podijeljenim ulogama izme u pojedinih sudionika

Sudionici su podijeljeni u grupe. Svaka grupa e dobiti opis projekta i odgovaraju e informacije vezane uz projekt. Svaka osoba unutar grupe odabrat e jednu od ponu enih uloga. ZADATAK: Svaka grupa mora dobivene informacije poslo iti na na in da se kreira odre eni slu aj nepravilnosti i da se prika e funkcioniranje tijela u AFCOS sustavu. ZAKLJU AK: Po jedan predstavnik svake grupe izlo i kako je protekao rad u grupi, to je grupa utvrdila vezano uz postojanje ili nepostojanje nepravilnosti u dodjeljenom projektu, do kojih su problema nai li u rje avanju zadatka.



•




13:00 – 14:30 Simulacija prvog slu aja prijavljene nepravilnosti sa podijeljenim ulogama izme u pojedinih sudionika



14:30 – 14:45 Stanka


•


70 71

72 73



9:00 – 9:30 Uvod *Kratak osvrt na program rada • Upoznavanje s ciljevima i temama koje e se

obra ivati



9:30 – 10:15 Prevencija prijevara u kontekstu kori tenja EU fondova • Komunikacija i odnosi s javno u • Izvje tavanje javnosti vezano uz djelokrug rada

tijela javne vlasti • Osobe odgovorne za komunikaciju s javno u • Integritet u dr avnoj slu bi (pravila pona anja i

eti ki kodeks) • Institucionalizacija pravila pona anja • Slabosti u sustavu (naj e i problemi i pogre ke)


polaznike

10:15 – 10:30 Stanka



•



•



Simulacija dva slu aja prijavljene nepravilnosti sa podijeljenim ulogama izme u pojedinih sudionika Predava e nasumi no odabrati kandidate i podijeliti uloge: zaposlenik, osoba koja radi na projektu, odgovorna osoba u tijelu, osoba za nepravilnosti, predstavnik Samostalnog odjela za suzbijanje nepravilnosti i prijevara, predstavnici tijela u AFCOS mre i. Nakon toga dobit e opis situacije u kojoj se posumnjalo na nepravilnosti. Svatko od odabranih kandidata mora ukratko izlo iti kako i na koji na in e postupiti. Radni materijali koje e polaznici prethodno dobiti su:

- Smjernice za sprje avanje, otkrivanje, izvje tavanje i postupanje s nepravilnostima - Upute za popunjavanje standardnog obrasca za izvje tavanje - Nacionalna strategija suzbijanja prijevara za za titu financijskih interesa EU u RH za razdoblje 2010-2012 - Relevantni propisi

72 73

74 75



13:00 – 13:45 Primjeri i pokazatelji prijevara • prijevare prilikom ugovaranja i javnih nabava • 16 uobi ajnih i ponavljaju ih shema prijevara u podru ju ugovaranja i javne nabave • prijevare vezane uz tro kove rada i konzultantske usluge • 4 tipi na slu aja prijevara vezanih uz tro kove rada i konzultantske usluge


• Power Point • Tiskane prezentacije za polaznike • Pisani materijal

13:45 – 14:00 Stanka


•


Vrijeme Metoda Materijali Oprema

10:30– 11:15 AFCOS sustav - Upravljanje nepravilnostima i prijevarama • na kojim je razinama mogu e otkriti nepravilnost • podaci koje je potrebno evidentirati • postupanje nakon otkrivanja nepravilnosti

Postupanje s nepravilnostima tijela u AFCOS mre i kada nepravilnost nema elemente kaznenog dijela • utvr ivanje odgovornosti dr avnih slu benika • postupak u tijelima za provedbu projekata EU • postupanje poreznih tijela • postupanje policije • provo enje prora unskog nadzora • slabosti u sustavu (naj e i problemi i

pogre ke)


polaznike

11:15 - 12:00 Istrage kaznenih djela i kazneni progon • nepravilnosti i prijevare • vrste prijevara • istrage kaznenih djela i kazneni progon • prijava sumnje na kazneno djelo od strane tijela u AFCOS sustavu • provo enje istrage • podizanje optu nice • me unarodna suradnja


• Power Point • Tiskane prezentacije za




Tema/sadr aj


•



•


74 75

76 77



14:00 – 16:30 Studija slu aja: Simulacija slu aja otkrivanja nepravilnosti u projektu financiranom EU sredstvima




•



Simulacija dva slu aja prijavljene nepravilnosti sa podijeljenim ulogama izme u pojedinih sudionika Predava e nasumi no odabrati kandidate i podijeliti uloge: zaposlenik, osoba koja radi na projektu, odgovorna osoba u tijelu, osoba za nepravilnosti, predstavnik Samostalnog odjela za suzbijanje nepravilnosti i prijevara, predstavnici tijela u AFCOS mre i. Nakon toga dobit e opis situacije u kojoj se posumnjalo na nepravilnosti. Svatko od odabranih kandidata mora ukratko izlo iti kako i na koji na in e postupiti. Radni materijali koje e polaznici prethodno dobiti su:

- Smjernice za sprje avanje, otkrivanje, izvje tavanje i postupanje s nepravilnostima - Upute za popunjavanje standardnog obrasca za izvje tavanje - Nacionalna strategija suzbijanja prijevara za za titu financijskih interesa EU u RH za razdoblje 2010-2012 - Relevantni propisi

76 77

78 79



modul 12 upravljanje rizicima

autori: alisa tumpa

davor kozina karlo ulo

80 81

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 12 upravljanje rizicima

12:15-13:15


13:15-14:45

Procjena rizika Odabir odgovora na rizik

Interaktivno predavanje • •

14:45-15:00


15:00-16:00

Dokumentiranje rizika Pra enje i izvje ivanje po rizicima


• Prikaz registra rizika i akcijskog plana

16:00-16:30 Upravljanje rizicima s osvrtom na Nacionalni fond


•


•



•

•

Power Point prezentacijaslajdovi s prostorom za bilješke (handouts)

••


••





09:00-09:30 Uvod • Predstavljanje, uvod u upravljanje rizicima, pojam

rizika i upravljanje rizicima, povezanost ciljeva, rizika i kontrola

Prezentacija sadr aja modula polaznicima uz poticanje kratke razmjene iskustva u cilju definiranja polaznog znanja polaznika. VA NO – rana identifikacija polaznika s ve im predznanjem u podru ju upravljanja rizicima

09:30-10:30 Upravljanje rizicima u javnom sektoru

Interaktivno predavanje Karakteristike upravljanja rizicima vezano uz nacionalna prora unska sredstva i sustav nepravilnosti i prijevara

10:30-10:45 Stanka


10:45-11:30

Upravljanje rizicima unutar IPA strukture - regulatorni okvir i struktura upravljanja rizicima


11:30-12:15 Ciklus upravljanja rizicima • Utvr ivanje ciljeva i pripadaju ih rizika • Vje ba – tipologija rizika • Opis rizika

Interaktivno predavanje Polaznici e utvrditi rizike po grupama rizika definiranim u tipologiji rizika


•


•


•


•

••


••


••


••


80 81

82 83


13:15-14:00 3. dio – Predlaganje odgovora na rizik – radnje za ubla avanje rizika

Rad predava a s grupama

Flip chart

14:00-14:45 Prezentacija rada grupa Komentari predava a Flip chart

14:45-15:00


15:00-15:45 4. dio Zajedno Pra enje i izvje ivanje o rizicima

Predava vodi diskusiju - simulacija sastanka Vije a za upravljanje rizicima

15:45-16:30

5. dio Ponovna procjena rizika, a uriranje registra Zaklju ak modula

Predava vodi diskusiju Primjer registra



•


•




09:00-09:15 «Simulacija upravljanja rizicima u tijelima operativne strukture / Sastanci u vezi upravljanja rizicima/Sastanci Risk Panela u tijelima za upravljanje rizicima» Predstavljanje na ina rada i podjela po grupama

Sve zavisno o sastavu grupe, polaznici bi u ve ini trebali predstavljati svoju instituciju, odnosno barem tijelo njezine razinu (tijelo nadle no OP, tijelo nadle no za prioritet / mjeru, provedbeno tijelo)

• Obrazac - Registar rizika

09:15-10:00 1. dio – Utvr ivanje ciljeva i pripadaju ih rizika

Rad predava a s grupama - simulacija sastanka u vezi utvr ivanja i procjene rizika

Pripremljen godi nji plan rada i sistematizirani pregled procesa

Flip chart


10:30-10:45 Stanka


10:45-11:30 2. dio Procjena rizika i njihovo rangiranje Rad predava a s grupama – simulacija sastanka u vezi utvr ivanja i procjene rizika

Pripremljeni materijali za ocjenu i rangiranje

Flip chart


12:15-13:15


•

82 83

84 85



modul 13 unutarnja revizija

autori: ljerka crnkovidubravka luki

marija matek

84 85

86 87

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa modul 13 unutarnja revizija


13.15-14:45 Unutarnja revizija u sustavu upravljanja EU fondovima

- Metodolo ki koraci u provo enju unutarnje revizije (planiranje, provo enje, izvje tavanje, pra enje)


• Power Point prezentacija• tiskane prezentacije za polaznike

14:45 - 15:00 Stanka


15:00- 16:30

- Primjena metodologije rada unutarnje revizije u fondovima EU


• Power Point prezentacija • tiskane prezentacije za polaznike

Unutarnja revizija u sustavu upravljanja EU fondovima

•



•






09:00-09:30 Uvod u modul


• power point prezentacija• tiskane prezentacije za polaznike

09:15-10:30 Unutarnja revizija kao dio sustava Unutarnjih financijskih kontrola (PIFC – public internal financial control)

- Pojam i uloga unutarnje revizije

Osnovni propisi i klju ne odredbe koje ure uju ovo podru je


• power point prezentacija • tiskane prezentacije za polaznike

10:30 - 10:45 Stanka


10:45 - 11:30 Osnovni propisi i klju ne odredbe koje ure uju ovo podru je - nastavak


• power point prezentacija • tiskane prezentacije za polaznike

10:30 - 12:15 Okruzenje unutarnje revizije- Klju ne institucije i strukture koje su

uklju ene na bilo koji na in unutarnju reviziju

- Me usobni odnosi i suradnja izme u nadle nih tijela


• power point prezentacija• tiskane prezentacije za polaznike


•




•


flipchart)

flipchart)

•

• SmartBoard (ili


•

• SmartBoard (ili


Regulativa koja ureduje unutarnju reviziju

Regulativa koja ureduje unutarnju reviziju

86 87

88 89



11:30 - 12:15

Prezentacija rezultata Predstavnik svake grupe e predstaviti rezultate rada

do kojih je do la grupa. Cilj je potaknuti polaznike da razmi ljaju o procesu u cijelini te da jasno razlu e koja je preporuka usmjerena na odre eni nalaz.




14:00-14:45 Studija slu aja – Izvje ivanje u sustavu EU fondova - izvje e o pojedina noj reviziji (Zakon o PIFC-u) - izvje ivanje u sustavu EU fondova - Akcijski plan provedbe preporuka

Kratki upitnik o provjeriti znanja polaznika o izvje ivanju rezultata rada unutarnje revizije koje je predstavljeno u teorijskom dijelu modula tijekom prvog dana. Popunjavnje Akcijskog plana provedbe preporuka koji je sastavni dio kona nog revizijskog izvje a.


14:45 - 15:00 Prezentacija rezultata Predstavnik svake grupe e predstaviti rezultate rada

grupe. Cilj je da polaznici imaju jasnu sliku o sustavu izvje ivanja o rezultatima rada unutarnje revizije u sustavu EU fondova. Predava i e usmjeravati rad grupa i komentirati rezultate.


15:00 - 15:45


•



•



•





09:00 - 09:45 Studija slu aja – Identific iranje nalaza (slabosti u sustavu unutarnjih kontrola) u procesu realizacije ugovora

Na simuliranom prakti nom primjeru iz revizorskog izvje a koje se odnosi na reviziju procesa realizacije ugovora polaznici e iidentifiicirati klju ne nalaze koje e upisati u predvi eno prazno polje.


09:45 - 10:30 Prezentacija rezultata Svaka od grupa e predstaviti svoje rje enje, a nakon toga predava i e podijeliti rje enja koja e polaznici imati priliku komentirati u odnosnu na vlastita rje enja.


10:30 - 10:45 Stanka


10:45-11:30 Studija slu aja – Razvrstavanje preporuka po podru jima revidiranja odnosno fazama procesa.

Na simuliranom prakti nom primjeru iz revizorskog izvje a koje se odnosi na reviziju procesa realizacije ugovora polaznici e preporuke razvrstati po podru jima revidiranja odnosno fazama procesa.


•



•



•



88 89

90 91



15:45 - 16:30 Rekapitulacija klju nih napomena vezanih uz sustav unutarnjih financijskih kontrola te unutarnju reviziju u sustavu EU fondova


• Power Point prezentacija • Tiskane prezentacije za polaznike

•



90

Impresum

Projekt Jačanje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa kao i izdavanje ove brošure fi nanciralo je Ministarstvo vanjskih poslova Kraljevine Danske kroz program Danske bilateralne pomoći.

Korisnik projekta je Ministarstvo fi nancija Republike Hrvatske, a projekt provodi British Council.

IDEJNO RJEŠENJE I GRAFIČKO OBLIKOVANJE

Marko Kovačić

TISAK

Vemako Tisak d.o.o.NAKLADA

1500 primjeraka

Documents

ja anje kapaciteta u sustavu upravljanja i provedbe EU programa - … · 2017-05-12 · † Sustav upravljanja i kontrole u pretpristupnim programima EU Trener e polaznike podijeliti