Bi l . JBN S : (D)NO:100-7/4324 Klt. 18/(245)Tarikh : 20 Oktober, 2008

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap KementerianSemua Ketua JabatanSemua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah-Daerah Kecil

SURAT PEKELILING MENGENAI PERATURAN PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN AM DI SEMUA KEMENTERIAN/JABATAN KERAJAAN NEGERI PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BIL.11/2008

1. TUJUAN

1.1 Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan Peraturan Proses Penyediaan Baucar dan menekankan tanggungjawab setiap Pegawai Pengawal/Pegawai yang diberikuasa apabila membuat perakuan diatas baucar bayaran dan dokumen sokongan (sejajar dengan Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 1 Tahun 2008 bertarikh 24 April 2008) bersesuian dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 99(a) dan Arahan Perbendaharaan 102(a).

1.2 Adalah menjadi kewajipan Ketua Jabatan sebagai Pegawai Pengawal atau wakilnya untuk mempastikan kesahihan perbelanjaan yang dibuat adalah betul dan begitu juga kesahihan dokumen-dokumen yang dilampirkan bersama baucar bayaran. Sekiranya pegawai membenarkan perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya atau memperakui dan apabila terjadinya kehilangan wang awam maka pegawai tersebut akan dipertanggungjawab sendiri di bawah AP92 (b) dan AP102 (b) bagi perakuan yang salah.

2. TAFSIRAN

2.1 Mengesahkan Merujuk kepada tindakan untuk menyemak dan mempastikan baucar disokong dengan butiran lengkap berserta dokumen sokongan.

2.2 Memperakukan Merujuk kepada tindakan meluluskan baucar dimana semua butiran di dalam baucar telah dipastikan dan diperakui betul.

2/

JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAHWisma Kewangan

Jalan Tunku Abdul RahmanBeg Berkunci No. 205888595 Kota Kinabalu

Sabah, Malaysia

Telefon : 088-272000 Fax : 088-212655 E-Mel: bn.jbn@sabah.gov.my

-2-

2.3 Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Merujuk kepada Jabatan Kerja Raya, Jabatan Pertanian, Jabatan Perhutanan dan Jabatan Tanah dan Ukur yang boleh membuat bayaran terhad kepada amaun dibawah RM50,000.00 sahaja.

2.4 Bendahari Daerah Merujuk kepada cawangan Jabatan Bendahari Negeri di daerah yang boleh membuat bayaran terhad kepada amaun di bawah RM10,000.00 sahaja.

3. PEMBAHAGIAN DAN PENGASINGAN TUGAS

Ketua Jabatan hendaklah mempastikan pembahagian dan pengasingan tugas (segregation of duties) yang jelas tanpa pertindihan kuasa supaya tugas-tugas yang dilaksanakan dibuat secara teratur dan mengelak terjadinya perbelanjaan yang salah. Setiap peringkat daripada Penerimaan Bil/Invois/Tuntutan kepada Penyediaan Baucar, Mengesah dan Memperaku perlu ditugaskan kepada pegawai-pegawai yang diberkuasa dan sebaik-baiknya secara berasingan bagi maksud kawalan dalaman dan pembahagian tugas yang teratur. Surat Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 12 Tahun 2006 bertarikh 8hb November 2006 yang berkaitan hendaklah dirujuk bersama.

4. PERATURAN DALAM PROSES PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

4.1 Sistem Penyampaian Perkhidmatan

Sesuai dengan saranan Kerajaan Pusat dan Negeri memfokus kepada penyampaian perkhidmatan yang mantap adalah menjadi kewajipan setiap Jabatan dapat melaksanakan proses bayaran dalam jangka masa 14 hari bekerja di mana Jabatan/Pejabat Asal yang menyediakan baucar di beri masa 9 hari bekerja manakala Pejabat Pembayar di beri masa 5 hari bekerja untuk mengeluarkan cek.

4.2 Pendekatan Kepada Peraturan Dan Arahan Perbendaharaan

Pelaksanaan prosedur ini memerlukan Jabatan-Jabatan yang menyediakan baucar membuat pengesahan dan perakuan yang tepat jesteru itu semakan hendaklah dibuat secara terperinci dan hanya diluluskan apabila berpuas hati pebelanjaan tersebut adalah betul dan sahih. Disarankan pegawai-pegawai yang membuat pengesahan/perakuan peka dengan peraturan-peraturan kewangan seperti, Akta Acara Kewangan 1957 (Pindaan 1972), Arahan-Arahan Perbendaharaan (yang diterimapakai oleh Kerajaan Negeri Sabah) dan Pekeliling-pekeliling semasa yang berkaitan. Pihak Jabatan boleh juga merujuk kepada Garispanduan Senarai Semak Baucar Bayaran Am sebagai panduan penyediaan baucar melalui laman web Jabatan Bendahari Negeri http://www.sabah.gov.my/jbn/ .

http://www.sabah.gov.my/jbn/

-3-

4.3 Perwakilan Kuasa

4.3.1 Sesuai dengan AP 101, Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan boleh mewakilkan kuasanya bagi memperakui baucar dengan menghantar kepada Pejabat Pembayar (Jabatan Bendahari Negeri/Jabatan Mengakaun Sendiri/Bendahari Daerah) nama-nama pegawai yang layak berserta contoh tandatangannya dan had kuasa dengan menggunakan Borang JBN 23 - Kebenaran Untuk Menandatangani Baucar Debit (boleh diperolehi daripada Jabatan Cetak Kerajaan).

4.3.2 Pegawai yang diberi kuasa hendaklah mempastikan maklumat yang terkandung di dalam baucar dan dokumen sokongan adalah betul dan tepat seperti kehendak:

a) AP 95 Pegawai Pengawal atau pegawai yang diamanah mengawal mana-mana bahagian Maksud Perbelanjaan hendaklah menyenggara buku vot (bagi maksud ini SISVOT digunakan) yang jelas menunjukkan tiap-tiap program, aktiviti atau projek di bawah Maksud Perbelanjaan atau peruntukan dibawah kawalannya.

b) AP 99 Semua baucar perlu disokong dengan butir-butir penuh mengenai satu perkhidmatan, bekalan atau kerja.

c) AP 102 Setiap butiran dalam baucar hendaklah diperakui betul.

4.4 Tindakan Penyediaan Baucar

4.4.1 Terdapat tiga (3) tindakan dalam proses penyediaan baucar iaitu Penyediaan, Perakuan I dan Perakuan II.

a) Penyediaan

Pegawai penyedia bertanggungjawab menyediakan baucar dan mengemaskini buku vot (SISVOT) selaras dengan AP 95.

b) Perakuan I

Pegawai yang mengesahkan ketepatan maklumat baucar dengan mematuhi AP 95, AP 99 dan AP 102.

c) Perakuan II

Pegawai yang memperakukan ketepatan maklumat baucar dengan mematuhi AP 95, AP 99 dan AP 102.

-4-

4.5 Menandatangan Baucar

a) Pegawai Perakuan I dan Perakuan II perlu menandatangani baucar.

4.6 Kuasa Mengesah Dan Memperaku Baucar Mengikut Had Amaun

a) Baucar yang kurang dari RM10,000.00:-

i) Pegawai yang mengesahkan baucar (Perakuan I) hendaklah terdiri daripada pegawai Gred 22 dan ke atas.

ii) Pegawai yang memperakukan baucar (Perakuan II) hendaklah terdiri daripada pegawai Gred 27 dan ke atas.

b) Baucar bernilai RM10, 000.00 dan ke atas:-

i) Pegawai yang mengesahkan baucar (Perakuan I) hendaklah terdiri daripada pegawai Gred 27 dan ke atas.

ii) Pegawai yang memperakukan baucar (Perakuan II) hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Pejabat yang tidak ada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, kuasa memperakukan baucar hendaklah diberi kepada pegawai terkanan.

c) Pegawai yang memperakukan baucar hendaklah lebih kanan daripada pegawai yang mengesahkan baucar tersebut.

d) Sekiranya tiada perjawatan yang setaraf seperti di para 4.6 (a) dan (b), tahap kuasa untuk pegawai yang mengesahkan (Perakuan I) dan memperakukan (Perakuan II) baucar adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

5. TARIKH KUATKUASA

Pekeliling ini berkuatkuasa dengan serta merta.

-5-

6. PENUTUP

Jika terdapat sebarang pertanyaan dalam pelaksanaan pekeliling ini sila berhubung dengan Bahagian Pengurusan Penerimaan dan Pembayaran melalui telefon 088-272883 atau 088-272670.

Sekian, harap maklum.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAHProfesionalisme, Mesra Dan Progresif

(CHUI NGET NGO)Bendahari Negeri

s.k. Pengarah Audit NegeriJabatan Audit Negara, Cawangan SabahTkt. , Bangunan Persekutuan88518 KOTA KINABALU.

s.k. PengarahJabatan Kerja RayaJln. SembulanPeti Surat 12888592 KOTA KINABALU(U.P: Ketua Akauntan: En. Ag. Hashim Hj. Yusof)

s.k. PengarahJabatan Pertanian Menara KhidmatBeg Berkunci 205088632 KOTA KINABALU(U.P: Ketua Akauntan: En. Rusdin Riman)

s.k. Pengarah Jabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN(U.P: Ketua Akauntan: En. Denis Mijin)

-6-

s.k. PengarahJabatan Tanah Dan UkurBeg Berkunci 204488576 KOTA KINABALU(U.P: Ketua Akauntan - En. Robin V. K. Wong)

s.k. Setiausaha TetapKementerian Kerajaan Tempatan dan PerumahanWisma Tun Fuad StephensBlok C, Tingkat 2-6, Karamunsing88825 KOTA KINABALU(U.P: Ketua Akauntan Cik Phak Shiu Len)

s.k. PengarahJabatan Air SabahIbu Pejabat Jabatan AirWisma MUISBeg Berkunci 21088825 KOTA KINABALU(U.P: Ketua Akauntan En. James Gulongan)

s.k. Semua Bendahari Daerah

BB/hr

JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAHWisma KewanganJalan Tunku Abdul Rahman

Telefon : 088-272000 Fax : 088-212655 E-Mel: bn.jbn@sabah.gov.myBERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAHProfesionalisme, Mesra Dan Progresif