__________________________________________________________________________________RUJ: JBN No. (A)/100-4/1149/( 115 )

Tarikh: 20 Oktober 2004

Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Setiausaha Tetap KementerianSemua Ketua JabatanSemua Pegawai DaerahSemua Penolong Pegawai Daerah, Daerah KecilSemua Bendahari Daerah

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BILANGAN 4 TAHUN 2004JADUAL PEMBAYARAN SARAAN ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI,ANGGOTA PENTADBIRAN DAN AHLI DEWAN UNDANGAN NEGERI (ADUN)SERTA PENCEN BULANAN ANGGOTA PENTADBIRAN DAN ADUN BAGI TAHUN 2005

1. TUJUAN

Tujuan surat pekeliling ini ialah untuk :-

1.1 Mengumumkan tarikh pembayaran gaji/saraan Anggota Perkhidmatan Awam Negeri , AnggotaPentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) serta pencen bulanan AnggotaPentadbiran dan ADUN bagi tahun 2005.

1.2 Mengumumkan tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang input pengemaskiniansaraan/potongan (termasuk borang e-PAY-A3) bagi tahun 2005.

1.3 Menjelaskan garis panduan penyediaan pembayaran saraan/potongan yang dibuat melaluiSistem Gaji Pusat (SGP) dan Sistem Baucar Berasingan (SBB).

1.4 Menjelaskan peraturan-peraturan lain yang berkaitan dengan pembayaran saraan/potongan.

2. JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN SERTA JADUAL PENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG-BORANG INPUT (TERMASUK BORANG e-PAY-A3) BAGI TAHUN 2005

2.1 Tarikh pembayaran gaji dan pencen bulanan bagi tahun 2005 adalah seperti di Lampiran Amanakala tarikh akhir penghantaran/penerimaan borang-borang input pengemaskiniansaraan/potongan (termasuk borang e-PAY-A3) bagi tahun 2005 adalah seperti di Lampiran Byang dikepilkan.

2/….

Telefon : 088-257111Faks : 088-212655E-mail : bn.jbn@sabah.gov.my

JABATAN BENDAHARI NEGERIWisma KewanganBeg Berkunci No. 205888595 Kota KinabaluSabah, Malaysia

- 2 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bil. 4 Tahun 2004 20 Oktober 2004

3. GARIS PANDUAN PENYEDIAAN PEMBAYARAN SARAAN/POTONGAN BULANAN

Untuk memastikan saraan/potongan bulanan dapat diproses dengan licin dan dibayar mengikutjadual, panduan-panduan seperti berikut hendaklah dipatuhi :-

3.1 Mengisi borang-borang input pengemaskinian seperti PAY-I1, PAY-I2, PAY-I3, PAY-A1,PAY-A2, PAY-A2.1, PAY-A3 (Pin.96) dan PAY-P1, termasuk borang e-PAY-A3 dengan betuldan lengkap. Ini termasuklah penggunaan kod-kod komputer yang betul seperti kod bayaran,kod potongan, kod bank serta nombor pekerja, nombor ahli/rujukan KWSP, nombor rujukancukai pendapatan dan sebagainya.

3.2 Menghantar borang-borang input tersebut (termasuk borang e-PAY-A3) lengkap dengandokumen-dokumen penyokong pada atau sebelum tarikh akhir penghantaran/penerimaanborang input seperti di Lampiran B. Borang-borang input yang lewat diterima tidak akandiproses.

3.3 Menyemak dan membetulkan borang-borang input (termasuk borang e-PAY-A3) yang ditegurserta mengembalikan borang-borang tersebut dengan segera.

3.4 Menyemak baucar bayaran saraan/potongan dan laporan-laporan lain yang berkaitan denganpenuh teliti sebelum menjadualkan ke dalam Buku vot dan menghantar kembali untukpembayaran. Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan sebarang kesilapan, kesalahan ataumaklumat yang tertinggal secara bertulis dengan serta merta ke Jabatan ini dan mengambiltindakan sewajarnya seperti yang dikehendaki di perenggan 3.1.

3.5 Menyediakan baucar bayaran saraan/potongan bulanan yang dibuat melalui SBB dengan betuldan lengkap termasuk pengisian Borang PAY-B (Pin.96) dan menghantar dokumen-dokumenpenyokong bayran ke pejabat pembayar 7 hari sebelum tarikh pembayaran gaji bulanan.

3.6 Menyediakan baucar bayaran saraan harian kakitangan dengan bersih, betul dan lengkap sertamenghantar baucar tersebut pada awal minggu pertama bulan berikutnya.

4. PANDUAN-PANDUAN LAIN YANG BERKAITAN DENGAN PEMBAYARAN SARAAN

Ketua Jabatan diingatkan untuk mengambil perhatian sepenuhnya kepada peraturan-peraturanberikut supaya pengendalian pembayaran saraan dapat berjalan dengan licin dan teratur:-

3/…

- 3 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 4 Tahun 2004 20 Oktober 2004

4.1 Memaklumkan serta membuat pengemaskinian dengan menggunakan borang input tertentubagi kakitangan yang gaji mereka dihentikan/ditangguhkan akibat pemberhentian kerja,peletakan jawatan, bersara, meninggal dunia, tindakan tatatertib atau sebagainya dengan sertamerta kepada Jabatan ini.

4.2 Mendapatkan nombor ahli KWSP bagi pekerja baru dengan segera serta memaklumkan melaluipengisian borang input berkenaan untuk diproses pada bulan berikutnya.

4.3 Mengutip balik sebarang lebih bayaran akibat kelewatan pemberhentian kes-kes yangdinyatakan di perenggan 4.1 di atas dengan segera mengikut Arahan Perbendaharaan 327.Gaji yang terlebih dibayar hendaklah dikutip balik berasaskan saraan pekerja.

4.4 Semua resit yang dikeluarkan oleh Seksyen Gaji Dan Pencen akibat pembatalan, pembetulanatau penyelarasan gaji yang melibatkan vot-vot di bawah kawalan Jabatan, hendaklahdiakaunkan (dikreditkan) ke vot Jabatan masing-masing.

4.5 Ketua Jabatan dinasihatkan supaya tidak menggunakan kod komputer bagi sebarang jenispotongan baru sekiranya kod akaun amanah bagi potongan tersebut belum diwujudkanuntuk Jabatannya. Untuk mendapatkan kod akaun amanah tersebut, Ketua Jabatanhendaklah terlebih dahulu memohon daripada Bahagian Akaun Pusat, Jabatan BendahariNegeri.

4.6 Untuk mengelakkan pertambahan beban kerja penyediaan dan pemprosesan input bagibayaran-bayaran tunggakan saraan serta mengelakkan daripada dikenakan denda bayarandividen KWSP, maka kerjasama adalah dipohon supaya semua pegawai yang terlibat dapatmempercepatkan pengeluaran Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(SP)G1 (Pin.GEN.4), surat lantikan memangku, menanggung kerja dan dokumen-dokumen lain yangberkaitan.

5. PENGGUNAAN BORANG INPUT DAN SURAT AKUAN PERGERAKAN GAJI TAHUNAN YANGBARU

5.1 Masih terdapat beberapa Kementerian/Jabatan menggunakan borang PAY-B dan Surat AkuanPergerakan Gaji Tahunan yang lama dalam urusan pengemaskinian pembayaran saraanbulanan. Penggunaan dokumen yang lama ini mengakibatkan proses pengemaskinian ditolak.Borang yang terkini yang dikeluarkan oleh Jabatan Cetak Kerajaan seperti berikut mestilahdigunakan:-

5.1.1 PAY-B (PIN.96)

5.1.2 Surat Akuan Pergerakan Gaji Tahunan - JPAN(S) G1 (Pin.GEN.4)

4/…

- 4 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 4 Tahun 2004 20 Oktober 2004

5.2 Senarai Kod yang terdapat di belakang Borang PAY - B (PIN.96) tidak lagi digunakan.Sila gunakan Senarai Kod Saraan/Potongan Dan Kod Bank Berkomputer yang diedarkanoleh Jabatan ini melalui surat bilangan JBN : A/400-0/2146/A/Jld.2(50) bertarikh 10Januari 2002 dan lain-lain Kod yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.

6. PERKARA-PERKARA LAIN

6.1. Mengemaskini Daftar Induk Gaji (Payroll Master)

6.1.1 Semua Ketua Jabatan disarankan supaya menyemak secara menyeluruh Daftar IndukGaji (Payroll Master) kakitangan di bawah kawalannya. Daftar Induk Gaji tersebuthendaklah sentiasa dikemaskinikan. Maklumat-maklumat pekerja yang harusdikemaskini itu termasuklah butir-butir peribadi, perkhidmatan, akademik, bayaransaraan dan sebagainya yang sudah lapuk, tidak lengkap atau yang tertinggal.

6.1.2. Ketua Jabatan juga diminta untuk mengemaskini nombor kad pengenalan lamapekerja kepada nombor kad pengenalan baru dengan serta merta.

6.1.3 Pengemaskinian maklumat yang tersebut diperengan 6.1.1 dan 6.1.2 di atashendaklah dibuat melalui penggunaan borang seperti PAY-A2; PAY A2.1; PAY-A3;dan PAY-P1 tertakluk kepada jenis pengemaskiniaan dan menghantar borang inputberkenaan ke Jabatan ini mengikut jadual di Lampiran B dalam pekeliling ini.

6.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan maklumat dalam Sistem Maklumat SumberManusia (SM2) dikemaskini

6.2.1 Semua Ketua Jabatan yang telah beralih dari penggunaan borang PAY-A3manual ke Sistem e-PAY-A3 dalam pemprosesan data-data saraan/potonganbulanan hendaklah memberi keutamaan untuk mengemaskini maklumat dalamSM2 di Kementerian/Jabatan masing-masing. Sebarang butiran/maklumatmengenai pertukaran kakitangan, pemangkuan, penanggungan kerja, pertukaranjawatan, cuti belajar, cuti tanpa gaji, persaraan, perletakan jawatan, kematian,nama jawatan, gred, tarikh pergerakan gaji tahunan, mata-gaji termasukperingkat dan tangga gaji dan lain-lain butiran berkaitan dengan perkhidmatanakan secara langsung memberi kesan kepada pembayaran gaji AnggotaPerkhidmatan Awam. Maklumat SM2 yang tidak tepat boleh mengakibatkanlebih atau kurang dibayar saraan atau anggota awam berkenaan akan terkeluardaripada Sistem Gaji Pusat dan tidak dapat dibayar gaji tepat pada hari gaji.

5/…

- 5 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 4 Tahun 2004 20 Oktober 2004

6.3 Arahan memberhentikan bayaran saraan/potongan yang dibayar melaluiSistem Gaji Pusat (SGP) atau pembatalan cek saraan/potongan selepas cekbayaran dikeluarkan.

6.3.1 Memandangkan Jabatan ini telah melaksanakan bayaran saraan anngotaperkhidmatan awam dan potongan kepada agensi dengan menggunakan satu ceksahaja, maka sebarang arahan dari Kementerian/Jabatan untuk menghentikansaraan/potongan kepada agensi bagi pekerja berkenaan atas sebab-sebab tertentuselepas cek bayaran dikeluarkan hendaklah dihantar secara bertulis ke SeksyenGaji Dan Pencen Jabatan ini tidak lewat dari 10 hari bekerja sebelum tarikhpembayaran saraan yang ditetapkan dalam jadual di Lampiran A bersamapekeliling ini.

6.3.2 Bagi arahan untuk menghentikan bayaran saraan/potongan kurang dari tempohtersebut di perenggan 6.3.1 di atas hendaklah dibuat terus ke Bank/Agensi berkenaansecara bertulis dengan memberi maklumat yang lengkap dan sesalinan surathendaklah dihantar ke Jabatan ini

6.4 Pertanyaan baucar bayaran berasingan

6.4.1 Untuk makluman, Jabatan ini mempunyai piagam untuk memproses baucar bayaranberasingan berkaitan dengan gaji dalam tempoh 9 hari bekerja iaitu sehinggapengeluaran cek bayaran atau pengeluaran pertanyaan (query) ke atas baucar.Kebelakangan ini terdapat banyak pertanyaan daripada pelanggan (AnggotaPerkhidmatan Awam) ke atas baucar mereka yang baru sahaja dihantar dan inimengakibatkan gangguan kelicinan proses kerja kakitangan Jabatan ini. Dengan halyang demikian, diminta kerjasama semua Ketua Jabatan untuk memaklumkan kepadakakitangan mereka untuk menjelaskan masalah ini supaya pertanyaan hanya dibuatselepas 9 hari bekerja dari tarikh baucar dihantar ke Jabatan ini.

6.5 Bayaran saraan melalui Akaun Bank atau Institusi Kewangan

6.5.1 Untuk melaksanakan kehendak kehendak surat pekeliling Kementerian Kewangan Bil.F.118/10/7 bertarikh 12 Mac 1993 yang mana telah menetapkan satu kaedahpembayaran saraan bulanan untuk semua Anggota Perkhidmatan Awam (termasukAnggota Pentadbiran dan Ahli Dewan Undangan Negeri) iaitu melalui perkreditan keAkaun Bank/Institusi Kewangan sahaja maka dimohon kerjasama daripada semuapihak Kementerian/Jabatan yang masih membuat bayaran saraan dalam bentuk wangtunai dan cek individu supaya menukar cara bayaran ke Akaun Bank/InstitusiKewangan secepat mungkin. Sila ambil perhatian bahawa saraan anggota yangdibayar dalam wang tunai/cek individu (persendirian) tidak dapat diproses atauditukar secara automatik ke Akaun Bank selagi nombor akaun bank belum diberike Seksyen Gaji dan Pencen Jabatan ini.

6/…

- 6 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 4 Tahun 2004 20 Oktober 2004

7. KAEDAH MEMPROSES BAYARAN TUNGGAKAN/PELARASAN SARAAN KE SISTEM GAJI PUSATDAN PEMBAYARAN TUNGGAKAN MELALUI SISTEM BAUCAR BERASINGAN

Jabatan ini mohon perhatian tuan untuk mematuhi kehendak Pekeliling Jabatan Bendahari NegeriSabah Bil. 5 Tahun 1997 dan perenggan 6.2 dalam Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Bil. 10Tahun 2000 mengenai perkara ini.

8. TARIKH AKHIR PENERIMAAN/PENGHANTARAN BAUCAR BAYARAN BERASINGAN BERKAITANDENGAN BAYARAN SARAAN TAHUN 2004 ADALAH SEBELUM ATAU PADA 10 DISEMBER 2004

8.1 Jabatan ini sedang berusaha untuk mengeluarkan Penyata Cukai Pendapatan Tahunan(Penyata C.P.8c) tahun 2004 pada atau sebelum 15 Januari 2005, yang mana perlu dihantaroleh Anggota Perkhidmatan Awam yang membayar cukai kepada Lembaga Hasil Dalam Negeripada awal tahun 2005. Justeru itu, semua baucar bayaran berasingan berkaitan dengansaraan yang dibayar daripada peruntukan tahun 2004 hendaklah diterima oleh Jabatanini pada atau sebelum 10 Disember 2004 kecuali baucar bayaran saraan harian.

8.2 Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) juga hendaklah memastikan Penyata Cukai PendapatanTahunan untuk tahun 2004dikeluarkan sebelum atau pada 15 Januari 2005.

9. PENUTUP

Sekiranya terdapat kemusykilan dalam pelaksanaan pekeliling ini, sila berhubung terus denganSeksyen Gaji Dan Pencen, Jabatan Bendahari Negeri melalui nombor telefon 088-257 111sambungan 3109, 088-255 628 atau e-mail Noorhaneem.Shahrain@sabah.gov.my untukmendapatkan maklumat atau penjelasan lanjut.

Sekian, harap maklum dan terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"

( DATUK PHILIP N.K. CHIU)Bendahari Negeri

7/…

- 7 -

Pekeliling Jabatan Bendahari Negeri Sabah Bil. 4 Tahun 2004 -020 Oktober 2004

s.k. PengarahJabatan Kerja RayaJalan SembulanPeti Surat 12888592 KOTA KINABALU

(u.p: Akauntan Kanan - Encik Robin Wong)

s.k. PengarahJabatan PertanianWisma Pertanian88000 KOTA KINABALU

(u.p: Akauntan Kanan - Encik Dennis Mijin)

s.k. PengarahJabatan PerhutananBeg Berkunci 6890009 SANDAKAN

(u.p: Akauntan Kanan - Encik Rusdin Riman)

s.k. PengarahJabatan Tanah Dan UkurBeg Berkunci 204488576 KOTA KINABALU

(u.p : Akauntan Kanan - Encik Ag. Hashim Hj. Yusuf)

s.k. PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok AWiisma Kewangan88999 KOTA KINABALU

(u.p : Cik Cecilia Chang/Puan Chia Pit Hah/Cik Elizabeth Tai/ Puan Celestine Fung )

/nsh

LAMPIRAN A

JADUAL PEMBAYARAN GAJI DAN PENCEN BULANAN BAGI TAHUN 2005MENGIKUT PINDAAN (SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 1 TAHUN 2001 BERTARIKH 15 FEBRUARI 2001 )

ARAHAN PERBENDAHARAAN 105 ( a ) DAN ( b ) DI MANA HARI KELEPASAN MINGGUAN ADALAH HARI AHAD

TARIKH PEMBAYARAN GAJI ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM, ANGGOTAPENTADBIRAN, ADUN DAN PENCEN ANGGOTA PENTADBIRAN DAN ADUN

INSTITUSI KEWANGAN DANBENDAHARI DAERAH TIDAK ADA

KEMUDAHAN BANKCEK PERSENDIRIAN

( TUNAI )HARI KELEPASAN AM

BULAN TARIKHHARI

TARIKH HARI TARIKH HARI CATATAN

JANUARI 25.01.2005 SELASA 31.01.2005 ISNIN 01.01.200521.01.2005

SABTUJUMAAT

HARI TAHUN BARUHARI RAYA QURBAN*

FEBRUARI 23.02.2005 RABU 28.02.2005 ISNIN 09.02.200510.02.200510.02.2005

RABUKHAMISKHAMIS

HARI TAHUN BARU CINA (2 HARI)

AWAL MUHARAM (MAAL HIJRAH)MAC 24.03.2005 KHAMIS 31.03.2005 KHAMIS 25.03.2005 JUMAAT HARI GOOD FRIDAY

APRIL 25.04.2005 ISNIN 29.04.2005 JUMAAT 21.04.2005 KHAMIS HARI KEPUTERAAN NABI MUHAMMAD S.A.WMEI 20.05.2005 JUMAAT 27.05.2005 JUMAAT 01.05.2005

22.05.200530.05.200531.05.2005

AHADAHADISNIN

SELASA

HARI PEKERJAHARI WESAK ( HARI BUDDHA )PESTA KAAMATAN ( 2 HARI )

JUN 24.06.2005 JUMAAT 30.06.2005 KHAMIS 04.06.2005 SABTU HARI KEPUTERAAN SERI PADUKA BAGINDAYANG DIPERTUAN AGONG

JULAI 25.07.2005 ISNIN 29.07.2005 JUMAAT - - -OGOS 24.08.2005 RABU 30.08.2005 SELASA 31.08.2005 RABU HARI KEBANGSAAN

SEPTEMBER 23.09.2005 JUMAAT 30.09.2005 JUMAAT 16.09.2005 JUMAAT HARI MALAYSIA DAN HARI JADI T.Y.T YANGDI-PERTUA NEGERI SABAH

OKTOBER 24.10.2005 ISNIN 28.10.2005 JUMAAT - - -NOVEMBER 24.11.2005 KHAMIS 30.11.2005 RABU 01.11.2005

03.11.200504.11.2005

SELASAKHAMISJUMAAT

HARI DEEPAVALIHARI RAYA PUASA* ( 2 HARI )

DISEMBER 19.12.2005 ISNIN 22.12.2005 KHAMIS 25.12.2005 AHAD HARI KRISMAS* Tertakluk kepada perubahan

LAMPIRAN B

JADUAL PENGHANTARAN/PENERIMAAN BORANG INPUT ( TERMASUK BORANG e-PAY-A3 )BAGI TAHUN 2005

INPUT SARAAN / POTONGANUNTUK BULAN

TARIKH AKHIR PENGHANTARAN / PENERIMAANBORANG INPUT PENGEMASKINIAN (TERMASUK BORANG e-PAY A3)( BAYARAN GAJI BULANAN / POTONGAN / TUNGGAKAN SARAAN )

TARIKH HARI

JANUARI

FEBRUARI

MAC

APRIL

MEI

JUN

JULAI

OGOS

SEPTEMBER

OKTOBER

NOVEMBER

DISEMBER

06.12.2004

07.01.2005

07.02.2005

09.03.2005

08.04.2005

06.05.2005

10.06.2005

09.07.2005

05.08.2005

09.09.2005

07.10.2005

07.11.2005

ISNIN

JUMAAT

ISNIN

RABU

JUMAAT

JUMAAT

JUMAAT

SABTU

JUMAAT

JUMAAT

JUMAAT

ISNIN