JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF JANGKA WAKTU …

AKTIF INAKTIF

1 3 4 5

I.

A.

1.Selama berlaku 4 Tahun Permanen

2. Selama berlaku 4 Tahun Permanen

3. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

4.

a. 2 Tahun 2 Tahun Musnah

b. 2 Tahun 2 Tahun Permanen

c. 2 Tahun 3 Tahun Permanen

5.

a.

3 Tahun 4 Tahun Permanen

Program kerja Tahunan

Usulan perencanaan program unit kerja Tahunan beserta data pendukung

Program kerja Tahunan unit kerja/satker di lingkungan Universitas Jember

Program kerja Tahunan Universitas Jember

Penetapan/Kontrak Kinerja

Pimpinan Satuan Kerja (Satker), meliputi: surat permohonan, rekomendasi

persetujuan, pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf

surat perjanjian kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja

2

PERENCANAAN

Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan

Rencana Pembangunan Jangka Panjang(RPJP)/master plan/ tapak kampus/ Rencana

Induk Pengembangan Kampus bidang pendidikan

Rencana Pembangunan Jangka Menengah /RPJM bidang pendidikan

Penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan bidang pendidikan

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

UNIVERSITAS JEMBER

NO JENIS ARSIPJANGKA WAKTU SIMPAN

KETERANGAN

Lampiran II : Peraturan Rektor Unversitas Jember

Nomor : 18250/UN.25/TU/2016

Tanggal : 30 Desember 2016

Hal : Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Universitas Jember

1lllllllllllllllllllllllllllllllllll

AKTIF INAKTIFNO JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU SIMPANKETERANGAN

b.


c.


6.

a. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

1) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Satuan Kerja 2 Tahun 2 Tahun Musnah

2) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Unit Kerja 2 Tahun 2 Tahun Permanen

3) Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Universitas 2 Tahun 2 Tahun Permanen

b. Laporan Program dan Pengembangan (LPP)

1) Laporan program dan pengembangan Satuan Kerja 3 Tahun 3 Tahun Musnah

2) Laporan program dan pengembangan Unit Kerja 3 Tahun 3 Tahun Permanen

3) Laporan program dan pengembangan universitas 3 Tahun 3 Tahun Permanen

c. Laporan Berkala

1) Laporan Harian 1 Tahun 1 Tahun Musnah

2) Laporan Mingguan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

3) Laporan Bulanan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

4) Laporan Triwulan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

5) Laporan Semesteran/setengah Tahunan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

6) Laporan Tahunan Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun Permanen

7) Laporan Tahunan Universitas 2 Tahun 4 Tahun Permanen

d. Laporan Insidental 2 Tahun 4 Tahun Permanen

7. Evaluasi dan monitoring program

a. Evaluasi dan monitoring program satuan kerja 2 Tahun 4 Tahun Musnah

b. Evaluasi dan monitoring program unit kerja 2 Tahun 4 Tahun Musnah

c. Evaluasi dan monitoring program universitas 2 Tahun 4 Tahun Permanen

Pimpinan Unit Kerja, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan,

pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian

kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja

Rektor, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan, pembahasan, nota

persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian kontrak kinerja

sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja

Laporan




8.

a. Selama berlaku 3 Tahun Dinilai Kembali

b. 1 Tahun 2 TahunMusnah, kecuali proposal yang

mendapatkan hibah permanen

c. 1 Tahun 2 Tahun Musnah

II

A.1 Tahun setelah

diperbaharui4 Tahun Permanen

B.1 Tahun setelah


C.

1 Tahun setelah


D.1 Tahun setelah


E.

1

2

3

4

5

6

7

8

selama masih berlaku 1 Tahun Dinilai Kembali

Surat Perintah:

Rektor

Wakil Rektor

Dekan

Wakil Dekan

Kepala Biro

Ketua Lembaga

Kepala UPT

Kepala Unit Kerja

Kunjungan lapangan

HUKUM

Peraturan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,

rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah

asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)

Keputusan/Ketetapan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,



Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/ Lembaga Universitas Jember (mulai

dari proposal/ naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan

pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)

Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik,



Hibah Kompetisi

Administrasi penyelenggaraan program hibah

Usulan proposal




F.Selama masih berlaku 3 Tahun Permanen

G.

Selama masih berlaku 5 Tahun Permanen

H.

Sampai dengan tidak

berlaku5 Tahun Permanen

I.

1

2

J.2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

K.2 Tahun setelah


L.

1.

Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggar :

a.

b.

c.

2.

Berkas tentang kasus/sengketa perdata:

a. Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis

b. Berkas pembelaan bantuan umum

c. Telaah hukum dan opini hukum

3. Tata Usaha Negara

Berkas tentang kasus/sengketa Tata usaha Negara :

a.



Perdata Sampai keputusan

berkekuatan hukum tetap

dan dipenuhi hak dan

kewajiban

5 Tahun Permanen

Sampai keputusan



kewajiban

5 Tahun Permanen Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis

Pidana Sampai keputusan



kewajiban

5 Tahun Permanen Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis

Berkas pembelaan bantuan umum

Telaah hukum dan opini hukum

Dinilai KembaliBerkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan hukum

Laporan hasil pelaksanaan sosialisasi atau penyuluhan hukum

Bantuan/konsultasi hukum/advokasi: Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum

(pidana, perdata, tata usaha dan agama)

Kebijakan-kebijakan pendidikan tinggi

Kasus/Sengketa Hukum

Standar/pedoman/prosedur kerja/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis yang bersifat

nasional/regional/internasional termasuk rancangan awal sampai dengan akhir

Nota Kesepahaman/ Memorandum Of Understanding (MOU)/ Kontrak/ Perjanjian Kerjasama

Dalam dan Luar Negeri termasuk Pertukaran Mahasiswa/ Dosen/ Staf Tenaga Kependidikan

Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern): berkas yang berhubungan dengan

dokumentasi produk dan referensi hukum, meliputi: Undang-undang, Peraturan Pemerintah

Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden,

Peraturan/keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain

Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum:

2 Tahun 2 Tahun




4.

a.



5.

a.



M.Sampai dengan ijin


N. Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI)

1. Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen

2.

a. Paten biasa 2 Tahun Permanen

b. Paten sederhana




O. 1 Tahun setelah ditolak

permohonan tersebut2 Tahun Musnah

P. Sertifikasi dan Akreditasi Bidang Pendidikan Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen

Hak Merk

Permohonan HAKI yang ditolak (hak cipta, paten, Hak Desain, merk, rahasia dagang,

desain tata letak sirkuit terpadu)

Perijinan: Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin

Hak Cipta

Hak Paten

Selama masih berlaku

Hak Desain

Hak Rahasia

ArbitraseSampai keputusan



kewajiban

5 Tahun Permanen

Berkas tentang kasus/ sengketa arbitrase:

Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis

Perburuhan

Sampai keputusan



kewajiban

5 Tahun Permanen

Berkas tentang kasus/sengketa perburuhan:

Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis




III

A.

1.

a. Selama masih berlaku 5 Tahun Permanen

b.Selama masih berlaku 2 Tahun Permanen

c. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

d. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

2.

a. Pembentukan

b. Pengubahan

c. Penutupan

3.

a.

b. Tata Hubungan Kerja

4.

a.

b.

c.

5.1 Tahun setelah


B.

1. Usulan Pembukaan/Penutupan/Pengembangan Lembaga

a. Usulan pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga yang ditolak 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

b.



Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen, serta penyusunan ketatalaksanaan

Kelembagaan

Usulan pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga yang disetujui, meliputi:

proposal pembukaan/penutupan/pengembangan sampai dengan Ijin

pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga

Himpunan data tentang kelembagaan

Kajian, Analisis dan Evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan

1 Tahun setelah

diperbaharui4 Tahun Dinilai Kembali

Analisis Organisasi

Uraian Jabatan

Beban kerja

Permanen

Tata kerja organisasi: Analisis dan penyusunan bahan pembentukan, penyempurnaan

dan penutupan 1 Tahun setelah


SOP

Penyusunan statuta, meliputi: Rancangan/draf sampai dengan rancangan final serta

Penetapan statuta

Laporan statuta

Evaluasi dan monitoring pelaksanaan statuta

Struktur tugas dan fungsi organisasi PTN

Selama masih berlaku 5 Tahun

ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN

Organisasi

Statuta

Panduan penyusunan statuta




3. Selama masih digunakan 5 Tahun Permanen

4.1 Tahun setelah ditindak

lanjuti4 Tahun Dinilai Kembali

5.3 Tahun 2 Tahun Musnah

6. Pengembangan Program Studi

a. Usulan Pembukaan Program Studi

1) Usulan pembukaan program studi yang ditolak 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

2)


b. Laporan pelaksanaan pembukaan program studi 3 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

7. Pokok-pokok pikiran tentang perluasan universitas 2 Tahun 3 Tahun Permanen

8. Memo Program Koordinasi Rektor 2 Tahun 3 Tahun Permanen

9. Pokok-pokok pengembangan fakultas dan jurusan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

10. Portofolio Fakultas 2 Tahun 3 Tahun Permanen

11. Borang audit kinerja

a. Isian borang audit kinerja 2 Tahun 3 Tahun Musnah

b. Laporan borang audit kinerja 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

12. Tata persuratan khusus subbag, hukum dan tatalaksana

a.

b.

IV

A.1 Tahun setelah fungsi

pengendalian selesai2 Tahun Musnah

B. 1 Tahun 2 Tahun Musnah

C.

a.

b.

c.

Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku)

Permintaan penggandaan dokumen/arsip

Pembinaan kearsipan, meliputi :

1 Tahun 3 Tahun Dinilai KembaliSosialisasi/penyuluhan kearsipan

Bimbingan teknis/bimbingan konsultasi

Supervisi/pembinaan dan pengawasan

Administrasi kelembagaan meliputi: informasi, pemberitahuan, penjelasan dan laporan

kelembagaan

Usulan pembukaan program studi yang disetujui, meliputi: proposal pembukaan

prodi, usulan pembukaan prodi, dukungan pembukaan prodi, pertimbangan

untuk pembukaan prodi, ijin penyelenggaraan prodi baru

1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali

KEARSIPAN

Surat keluar

Surat masuk

Informasi tentang kelembagaan

Bahan pertimbangan kelembagaan




D.

1. Selama dipergunakan 2 Tahun Permanen

2. 2 Tahun 3 Tahun Musnah


4. Sampai ditetapkan 3 Tahun Permanen

5.

a.

1)

2)

b.

1)

2)

3)

4)

c.

1)

2)

d. 1 Tahun 1 Tahun Permanen

V

A.

1.

B. 2 Tahun 3 Tahun Permanen

C.2 Tahun 1 Tahun Musnah

Berita acara serah terima arsip statis

Daftar arsip yang diserahkan

1 Tahun 1 Tahun

Berkas proses alih media arsip

KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN

Telekomunikasi

Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi meliputi Telepon, Radio,

Teleks/Faks, CCTV, TV Kabel, Internet dll.

Musnah

Penyerahan arsip statis


Perjalanan Dinas (Dalam dan Luar Negeri), penggurusan paspor, visa

Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan

penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya

Pemusnahan arsip :


Berita acara pemusnahan arsip

Daftar arsip yang dimusnahkan

Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan

Keputusan pemusnahan arsip

Sampai dengan arsip

dimusnahkan3 Tahun Permanen

Pemindahan arsip inaktif

Berita acara pemindahan arsip

Daftar arsip yang dipindahkan

Penyimpanan dan pemeliharaan arsip (hard copy dan soft copy)

Daftar Arsip

Pemeliharaan arsip, seperti kegiatan pembersihan fumigasi dan lain-lain

Peminjaman dan penggunaan arsip

Persetujuan JRA

Penyusutan arsip :




D.

1.

2. 1 Tahun 4 Tahun Permanen

E. 1 Tahun 1 Tahun Musnah

F.

1.

2.

3.

G.

1. Pertamanan/ landscaping

2.

3. Perbaikan gedung

4. Perbaikan rumah dinas/wisma

5. Kebersihan gedung dan taman

H. Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan komputer

1.

2.

I.

1.

a.

b.

c.

d.

Pengamanan, penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat kantor dan rumah dinas

2 Tahun 3 Tahun Musnah

daftar nama satuan pengamanan

daftar jaga/ daftar piket

catatan gangguan/pelanggaran/kejadian

surat ijin keluar orang/barang

2 Tahun 1 Tahun MusnahPemasangan

Perbaikan/pemeliharaan

Ketertiban dan keamanan

MusnahPengurusan surat-surat kendaraan dinas

Pemeliharaan dan perbaikan

Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan dinas

Pengelolaan gedung dan taman

1 Tahun 2 Tahun MusnahPenghijauan

Rapat Pimpinan

Administrasi penyediaan Konsumsi dan Akomodasi

Pengurusan kendaraan dinas

2 Tahun

1 Tahun

3 Tahun

Risalah/Notulen Rapat4 Tahun Musnah

Rapat Staf




2.

a.

b.

c.

d.

J. 1 Tahun 2 Tahun Musnah

K.1 Tahun 2 Tahun Musnah

L.

1. Rencana kebutuhan barang satuan kerja

2. Usulan kebutuhan barang/bahan unit kerja

3.

M. 2 Tahun 3 Tahun Musnah

N.

1.

a. Usulan unit kerja dan data pendukung

b. Proses pengadaan barang; dan

c. Berita acara pemeriksaan sebelum serah terima barang

d. Berita acara serah terima barang/surat jalan 2 Tahun 3 Tahun Permanen

2. Pengadaan/pembelian barang melalui lelang, meliputi:

a.

b.

2 Tahun setelah tindak

lanjut hasil pemeriksaan

telah selesai

3 Tahun Dinilai Kembali

Pengadaan barang bergerak, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung,

proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita

acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah

terima barang

Pengadaan barang investasi, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung,

proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita

acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah

terima barang

Berkas penawaran

Pengadaan barang dan jasa

Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung), meliputi:



telah selesai


Administrasi pengelolaan parkir

Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, petugas kesehatan dan

pegawai lainnya

Rencana kebutuhan barang/bahan


Rencana kebutuhan universitas

Laporan ketertiban dan keamanan


kehilangan

kerusakan

kecelakaan

gangguan




3. Pengadaan barang melalui bantuan/hibah



telah selesai

3 Tahun Permanen

4. Pengadaan barang melalui tukar-menukar



telah selesai

3 Tahun Permanen

5. Pengadaan barang melalui pinjaman



telah selesai

3 Tahun Permanen

6. Pengadaan barang melalui sewa



telah selesai

3 Tahun Permanen

7.

a. 1 Tahun setelah tindak


telah selesai

4 Tahun Permanen

b.



telah selesai


O.

1.

2. Surat pernyataan harga dan mutu barang



telah selesai

5 Tahun Musnah

3. Berita acara serah terima barang



telah selesai

5 Tahun Permanen

4.

5. Buku persediaan barang/kartu stok barang 2 Tahun 4 Tahun Musnah

Buku penerimaan BMN (Persediaan) 2 Tahun setelah tindak


telah selesai

5 Tahun Permanen Buku penerimaan BMN (Belanja Modal)

Pengadaan jasa oleh pihak ketiga, diantaranya terdiri dari berkas penawaran

sampai dengan kontrak perjanjian

Pengadaan barang dan jasa melalui cara konvensional dan e-procurement

Penyimpanan atau administrasi pergudangan, antara lain:

Tanda terima/surat pengantar/ surat pengiriman barang 2 Tahun setelah tindak


telah selesai

4 Tahun PermanenBarang persediaan (habis pakai)

BMN (Belanja Modal)

Pengadaan jasa




P.



telah selesai

4 Tahun Musnah

Q. Penyaluran/distribusi

R.

1 Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI) 1 Tahun 2 Tahun Musnah

2 Daftar Barang Ruangan (DBR) 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

3 Kartu Identitas Barang (KIB) 1 Tahun 5 Tahun Musnah

S.

1 Laporan Persediaan Barang

2 Laporan Bulanan (penerimaan dan pengeluaran barang)

3 Laporan Rekonsiliasi Internal Barang terlampir Berita Acaranya

4 Laporan Rekonsiliasi Eksternal Barang terlampir Berita Acaranya

5 Laporan Tengah Tahunan/Semesteran

6 Laporan Tahunan

T.

1. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor

a. Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan 1 Tahun 1 Tahun Musnah

b. Penawaran pada/dari rekanan 1 Tahun 2 Tahun Musnah

Perbaikan/pemeliharaan

Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya: surat permintaan barang dari unit

kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang

(SPMB)

Inventaris barang

Laporan SIMAK BMN:

1 Tahun setelah diaudit 4 TahunMusnah kecuali Laporan

Tahunan Permanen



telah selesai

2 Tahun Musnah

Kartu barang/kartu gudang




c. Surat perintah kerja (SPK) 1 Tahun 4 Tahun Permanen

d. Berita acara penyelesaian pekerjaan 1 Tahun 4 Tahun Permanen

2. Perbaikan/pemeliharaan barang inventaris

a. Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan

b. Penawaran pada/dari rekanan

c. Surat perintah kerja (SPK)

d. Berita acara penyelesaian pekerjaan

U.

1.1 Tahun setelah

pemeriksaan4 Tahun Permanen

2. 1 Tahun setelah

pemeriksaan4 Tahun Permanen

V.

1.

1 Tahun sampai dengan

dihapuskan/

dipindahtangankan

4 Tahun Permanen

2.


dihapuskan/

dipindahtangankan

4 Tahun Permanen

3.


dihapuskan/

dipindahtangankan

4 Tahun Musnah

Penghapusan barang investasi, diantaranya: berkas nota usulan penghapusan, panitia

penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang

Bukti-bukti kepemilikan aset

Sertifikat tanah

IMB

BPKB

1 Tahun setelah

pemeriksaan4 Tahun

Musnah kecuali Berita acara

penyelesaian pekerjaan Dinilai

Kembali

Penghapusan barang

Penghapusan barang bergerak/barang inventaris kantor, diantaranya: berkas usulan

penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang




4.


dihapuskan/

dipindahtangankan

4 Tahun Musnah

5.


dihapuskan/

dipindahtangankan

4 Tahun Permanen

VI

A.

1.

a.

b.

c.

d.

e.


B.

1 2 Tahun 2 Tahun Permanen

2

a.

b.


Berita Cetak2 Tahun 2 Tahun Permanen

Berita Video

Pengumuman

peresmian

jamuan termasuk jamuan tamu VIP/VVIP (presiden, DPR,menteri, pejabat tinggi

dan tamu asing)

Buku Tamu (Kunjungan Lembaga Lain)

Hubungan Masyarakat

Dokumentasi kegiatan Lembaga Audio/Video/ Foto

Rekapitulasi pelayanan

Denah/gambar bangunan/ instalasi listrik, air dan gas

HUBUNGAN MASYARAKAT

Keprotokolan

Penyelenggaraan acara kedinasan


Seminar, Workshop, dan acara akademik lain

upacara termasuk peringatan hari-hari besar nasional

pelantikan (Penandatanganan MOU dan MOA)

STNK




3

a.

b.

c.

d

e 2 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali

4

a.

b.

5 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

6 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

C

1

a. Pelayanan Stasioner

b. Web chat di website www.unej.ac.id

c. E-mail di Alamat [email protected]

d. Facebook di akun University Of Jember dan Universitas Jember

e. Tweeter di Akun

f. Instagram di Akun

D

1.

2.

3. 1 Tahun 4 Tahun MusnahAgenda kegiatan pimpinan perguruan tinggi

Administratif

2 Tahun 3 Tahun musnahSurat Masuk

Surat Keluar

Kerjasama dengan Media Masa

Laporan Tahunan PPID

Customer Handling (Pelayanan terhadap pelanggan)


2 Tahun 3 Tahun musnah

Pengelolaan Informasi Eksternal

Guntingan berita/kliping2 Tahun 3 Tahun Permanen

Analisis media

Pameran2 Tahun 2 Tahun Musnah

Sosialisasi Lembaga

Reminder Promotion

Promosi Lembaga

Back Drop, Spanduk, Baliho1 Tahun 1 Tahun Musnah

Poster, Brosur




4.

a. 1 Tahun 4 Tahun Permanen

b. 1 Tahun 3 Tahun Musnah

5.

a. Kunjungan mahasiswa antar kampus

b. Kunjungan siswa (persekolahan)



8. Selama berlaku 1 Tahun Musnah

9.


10.

a. 1 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali



d. 1 Tahun 4 Tahun Permanen

e. 1 Tahun 4 Tahun Permanen

E.




4.1 Tahun 2 Tahun Musnah


Hubungan antar Lembaga

Hubungan antar lembaga pemerintah

Hubungan dengan organisasi sosial/LSM

Hubungan dengan perusahaan

Hubungan antar perguruan tinggi/sekolah, termasuk magang, pendidikan sistem ganda

(PSG), praktek kerja lapangan (PKL)

Forum kehumasan/bakohumas/perhumas

Pengumpulan pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan yang berupa :

Guntingan berita/kliping

Brosur : leaflet/poster/plakat

Pengumuman/pemberitaan

Analisis media


2 Tahun Musnah

Magang

Studi Banding

Daftar nama dan alamat pejabat

Dokumentasi/liputan kegiatan pimpinan (rektor, warek, dekan atau yang sejajar) dalam

acara kedinasan dan peristiwa-peristiwa dalam berbagai media:

kertas/foto/video/rekaman

Kunjungan dinas dalam dan luar negeri

Kunjungan dinas pimpinan perguruan tinggi

Kunjungan dinas pejabat lain/pegawai

Kunjungan siswa (persekolahan)

1 Tahun




6.

a. 1 Tahun 2 Tahun Permanen


c. 1 Tahun 4 Tahun Permanen



9.

a. Penerbitan Internal

b.



12.2 Tahun 3 Tahun Permanen


VII

A. Rencana/program Diklat

1. Rencana kebutuhan

2. Pedoman-pedoman kediklatan Selama berlaku 10 Tahun Permanen

3. Kurikulum diklat1 Tahun setelah


4. Modul/materi/bahan diklat1 Tahun setelah

diperbaharui2 Tahun Musnah


6. Panduan fasilitator 1 Tahun 2 Tahun Musnah

7. Saran/ rekomendasi penyelenggaraan diklat 1 Tahun 2 Tahun Musnah

B. Buku register peserta/alumni 3 Tahun 3 Tahun Permanen

C. Buku nomor ijazah/STTPL 3 Tahun 3 Tahun Permanen


Penghargaan atau tanda kenang-kenangan

Administrasi pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada masyarakat

yang memiliki jasa prestasi besar

Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

Jadwal/silabus

Penerbitan, Publikasi dan dokumentasi

1 Tahun 3 TahunMusnah kecuali master

PermanenDokumentasi Multimedia (termasuk dokumentasi foto, video dan desain grafis)

Pameran/sayembara, festival, pembuatan, spanduk dan iklan

Hubungan dengan media massa

Siaran pers/konferensi pers/Pers release

Kunjungan wartawan peliputan/wawancara

Kunjungan DPR

Hearing (dengar pendapat) DPR

Bahan/materi untuk sidang kabinet




D.

1. Diklat dalam negeri

2.

E. Administrasi pengiriman pendidikan formal

1. Pendidikan dalam negeri

2. Pendidikan luar negeri

F. Seminar/lokakarya/temukarya/workshop

1. Penyelenggaraan seminar

a.


c. 2 Tahun 4 Tahun Dinilai Kembali

2. Pengiriman peserta mengikuti seminar

a.

b. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

G. Akreditasi Lembaga Kediklatan

1 Surat permohonan akreditasi

2 Laporan hasil verifikasi lapangan

3 Berita Acara verifikasi lapangan

4 Berita Acara Rapat Tim Penilai

5 Surat Keputusan Penetapan Akreditasi

6 Sertifikat akreditasi

7 Laporan akreditasi individual

H. Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan

1 Surat permohonan sertifikasi

2 Laporan hasil verifikasi lapangan

3 Berita Acara verifikasi lapangan

4 Berita Acara Rapat Tim Penilai

5 Surat Keputusan Penetapan Sertifikasi

6 Sertifikat sertifikasi

7 Laporan sertifikasi individual

3 Tahun Administrasi pengiriman calon peserta Seminar/Lokakarya/Temukarya/ Workshop

Laporan mengikuti Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop

4 Tahun Musnah

Administrasi penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop

Surat Penetapan Kepanitiaan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop

Laporan penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop

10 Tahun Permanen

Selama berlaku 10 Tahun Permanen

Selama berlaku

2 Tahun Musnah

2 Tahun

Administrasi pengiriman peserta diklat



Diklat luar negeri




I. Data dan Informasi Diklat

1 Data lembaga diklat

2

3 Data sarana diklat

4 Data pengelola diklat

5 Data penyelenggaraan diklat

6

7 Data program diklat

J.

1. Surat permohonan kode registrasi

2.

3. Surat penyampaian kode registrasi

K. 2 Tahun 2 Tahun Musnah

L. Rencana Penyelenggaraan Diklat 1 Tahun 1 Tahun Musnah

M. Penyelenggaraan diklat

1

2

3

4

5 Laporan panitia penyelenggara diklat

6 Sambutan pembukaan penyelenggara diklat

7 Daftar peserta diklat

8

9 Daftar hadir peserta diklat

10 Daftar hadir widyaiswara

11 Formulir evaluasi diklat

12 Formulir evaluasi widyaiswara

13 Hasil formulasi evaluasi peserta diklat

14 Sambutan penutupan diklat

15

Data widyaiswara

Buku registrasi

Bahan ajar diklat

Sertifikat/ STTPL

Surat keputusan tim pengajar diklat

Panduan diklat

3 Tahun

Data prasarana diklat

Musnah

Registrasi sertifikat/ STTPL peserta diklat


Rencana Tahunan Diklat

1 TahunMusnah kecuali sertifikat/STTPL

masuk Personal File

Surat pemanggilan peserta

Surat keputusan tim penyelenggara diklat

1 Tahun 5 Tahun




N. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

O. Evaluasi penyelenggara diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

P. Evaluasi alumni pasca diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

VIII

A. Selama berlaku 5 Tahun Permanen

B. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

C.

1.

2.

3.

D. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

E. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

F. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

G. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

H.

1.

2.

3.

I.

1.

2.

3.

4. Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data

1 Tahun 2 Tahun

5 Tahun Dinilai KembaliSistem Informasi

Sistem Aplikasi

Infrastruktur

Perekaman dan Pemutakhiran

Musnah kecuali laporan hasil

perekaman dan pemutakhiran

data Dinilai Kembali

Formulir Isian

Daftar petugas perekaman

Jadwal pelaksanaan

Pengumpulan dan pengolahan data

Analisis data

Data base

Implementasi Sistem Informasi

Dokumentasi Implementasi

1 Tahun

Dokumentasi Arsitektur

1 Tahun 5 Tahun Dinilai KembaliSistem Informasi

Sistem Aplikasi

Infrastruktur

Laporan penyelenggara diklat

SISTEM INFORMASI

Rencana Strategis/ Master Plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM)

Desain sistem Informasi dan komunikasi




J.

1.

2.

3.

4.

5.

K. 1 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

L. 1 Tahun 2 Tahun Dinilai Kembali

M.

1.

2.

3.

N. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali

O. 1 Tahun 2 Tahun Musnah

IX

A.


2 2 Tahun 3 Tahun Musnah





Rencana kinerja Tahunan

Penetapan kinerja Tahunan

Rakor pengawasan tingkat universitas

Rakor pengawasan tingkat nasional

Layanan Back Up Data Digital

Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan

PENGAWASAN

Rencana Pengawasan

Rencana Strategis Pengawasan

Rencana kerja Tahunan

Pemeliharaan sistem informasi

Evaluasi sistem dan media

Dokumen Hosting

1 Tahun 3 Tahun Dinilai KembaliFormulir permintaan hosting

Laporan hasil uji kelayakan

Laporan pelaksanaan hosting

Dinilai Kembali

Perencanaan Migrasi

Pelaksanaan Migrasi

Berita Acara Kegiatan Migrasi

Daftar Sistem Aplikasi dan data yang dimigrasi

Laporan hasil migrasi

Migrasi Sistem Aplikasi dan Data

1 Tahun 3 Tahun




B.






C.

1.

a.

b.

Setelah ditindak lanjuti

selesai3 Tahun Dinilai Kembali

c.


d. Setelah keputusan

mempunyai kekuatan

hukum tetap

3 TahunMusnah kecuali yang berskala

nasional Permanen

Laporan hasil audit (LHA), laporan Hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil

pemeriksaan operasional (LHPO), laporan hasil evaluasi (LHE), laporan akuntan

(LA), laporan auditor independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)

Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil

pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan

(LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)

Laporan hasil audit investigasi (LHAI) yang mengandung tindak pidana korupsi

(TPK) dan memerlukan tindak lanjut

Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional

Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan

Program LAKIP unit kerja di lingkungan UNEJ

Program LAKIP UNEJ

Pelaksanaan Pengawasan

Pengawasan Internal

1 Tahun 2 Tahun MusnahAdministrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat

pemberitahuan dan lain-lain

Program Kerja Pengawasan

Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan




2.

a.

b.

Setelah dtindak lanjuti

selesai3 Tahun Permanen

c.


d. Setelah keputusan

mempunyai kekuatan

hukum tetap

3 TahunMusnah kecuali yang berskala

nasional Permanen

e.1 Tahun setelah ditindak

lanjuti selesai2 Tahun Musnah


4.2 Tahun setelah

penghapusan3 Tahun Musnah

5.2 Tahun 3 Tahun Dinilai Kembali



Laporan pemutakhiran data

Laporan perkembangan barang milik negara

Laporan kegiatan pendampingan penyusunan laporan keuangan dan review Universitas

Jember

Good corporate governance

Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan

MusnahAdministrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat

pemberitahuan dan lain-lain

Laporan hasil audit (LHA), laporan Hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil

pemeriksaan operasional (LHPO), laporan hasil evaluasi (LHE), laporan akuntan

(LA), laporan auditor independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)

Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil

pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan

(LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)

Laporan hasil audit investigasi (LHAI) yang mengandung tindak pidana korupsi

(TPK) dan memerlukan tindak lanjut

Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat

Pengawasan Eksternal

1 Tahun 2 Tahun











15. s.d. ditindak lanjuti 4 Tahun Permanen

16. s.d. ditindak lanjuti 4 Tahun Permanen

17. s.d. ditindak lanjuti selesai 4 Tahun Permanen




Laporan hasil pemeriksaan Irjen

Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal/Akuntan Publik

Laporan tindak lanjut

Analisis hasil pengawasan

Ekspose hasil pengawasan

Administrasi layanan pengawasan eksternal

Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi

Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan

Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan

Laporan hasil seminar/lokakarya

Laporan evaluasi Kinerja Universitas Jember

Laporan Evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Universitas Jember

Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan




X

A.

1.

a.

b.

2. 2 Tahun setelah Tahun

anggaran berakhir3 Tahun Dinilai Kembali

3.2 Tahun setelah Tahun


B.


anggaran berakhir4 Tahun Musnah


anggaran berakhir4 Tahun Permanen



4. 2 Tahun setelah Tahun


5. 1 Tahun setelah


6.

1 Tahun setelah UU

tentang

pertanggungjawaban APBN

disahkan

9 Tahun Permanen

Daftar Isian pelaksanaan anggaran (DIPA) petunjuk operasional kegiatan (POK) dan

revisinya

Ketentuan/peraturan yang menyangkut pelaksanaan penatausahaan dan

pertanggungjawaban

Target penerimaan negara bukan pajak

Dokumen Rencana Anggaran Kerja (RAK) Universitas Jember dan Dokumen Rencana

Kerja Anggaran

Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Universitas Jember

Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)

Ketetapan pagu indikatif/pagu sementara Universitas Jember

Ketetapan pagu definitif Universitas Jember

Rencana kerja anggaran Universitas Jember

KEUANGAN

Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P

Penyusunan RAPBN

2 Tahun setelah dinyatakan

tidak berlaku 3 Tahun Permanen

Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas Universitas Jember

Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka Panjang, Rencana Kerja

Lima Tahunan

Dokumen Rencana Kerja Tahunan Universitas Jember




C.

1.

a.

b.

c.

d.

e.

f.Selama piutang belum

tertagih5 Tahun Dinilai Kembali

g.Selama barang masih

dikuasai1 Tahun Permanen

2.

a.

1) Barang habis pakai

2) Barang inventaris

2.1)

2.2) barang tidak bergerak (tanah dan bangunan)Selama barang masih

dikuasai1 Tahun Permanen

Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, seperti untuk:2 Tahun setelah UU

tentang


disahkan dan tindak lanjut

hasil pemeriksaan telah

selesai

3 Tahun Musnah

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

5 Tahun Dinilai Kembalibarang bergerak

Bukti penerimaan negara bukan pajak (PNBP)

Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo kas atau surat setoran pengembalian

belanja (SSPB)

Bunga dan/atau jasa giro pada bank

Piutang negara

Pengelolaan barang milik negara

Belanja

Pelaksanaan Anggaran

Pendapatan

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai


Surat setoran pajak (SSP)

Surat setoran bukan pajak (SSBP)




3)

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai


4) Software computer

4.1)

4.2)

4.3)

4.4)

4.5)

4.6)

4.7)

4.8)

4.9)

4.10)

4.11)

4.12)

4.13)

Penetapan Pemenang

Surat Perintah Kerja (SPK)

Kontrak atau adenddum kontrak

Dokumen Pra Kualifikasi

Dokumen Peninjauan Lapangan

Berita Acara Penjelasan Pekerjaan

Berita Acara Pelelangan

Usulan Calon Pemenang

Jasa

Selama software masih

digunakan1 Tahun Permanen

catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain:

Dokumen uang muka dan data pendukung

Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan

kas/bank beserta data pendukungnya antara lain; copy faktur pajak, nota

kredit, dllberita acara penyelesaian pekerjaan/serah terima barang

surat permintaan pembayaran (SPP)/ surat permintaan membayar

(SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya

Pengumuman Lelang




b.

1)

2)

3)

4)

5)

c.

1)

2)

3)

4)

d.

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

5 Tahun Musnah

e.Selama ybs. masih

pegawai2 Tahun Musnah

f. 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai


g.

1)

2)

3)

4)

5)

Musnah

Berita acara pemeriksaan

Kas/register penutupan kas

Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)

Laporan pendapatan negara

Laporan keadaan kredit anggaran (LKKA) bulanan/triwulan/semesteran

Daftar gaji/tunjangan/lembur/honorarium

Kartu gaji

Penggunaan dana pemerintah RI untuk kontribusi/iuran pada badan atau organisasi

Internasional

Laporan arus kas : 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

5 Tahun


Buku kas umum (BKU)

Buku kas pembantu (BKP)

Buku/kartu pengawas kredit anggaran

Rekening koran bank

Bukti-bukti tagihan dari pihak ketiga

Surat Permintaan Pembayaran

Surat Perintah Membayar (SPM): UP/TUP, GU, LS

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Pembukuan anggaran, yaitu : 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

Dokumen Pembayaran Keuangan: 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai


Pengajuan kebutuhan penarikan kas




h.

1) 5 Tahun Permanen

2) 2 Tahun 5 Tahun Musnah

3) 2 Tahun 5 Tahun Permanen

D.

1. 1 Tahun setelah diterbitkan 3 Tahun Permanen

2.Selama informasinya masih

diperlukan3 Tahun Permanen

3.2 Tahun setelah perjanjian

pinjaman berakhir5 Tahun Permanen

4. 3 Tahun setelah perjanjian



pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai Kembali

6.

a.

b.

c.

d.

e.

f.


pinjaman berakhir5 Tahun Dinilai KembaliOtorisasi penarikan dana (payment advice )

2 Tahun setelah perjanjian


Reinbursement

Direct payment/transfer procedure

Special commitment/L/C opening

Special account/imprest fund

Dokumen pengesahan atas penerimaan hibah luar negeri

Notice of disbursement

Permohonan pinjaman luar negeri (blue book)

Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (green book)

Dokumen memorandum of understanding (MOU) dan dokumen sejenisnya

Dokumen loan agreement pinjaman hibah luar negeri (PHLN), seperti draft agreement,

legal opinion , surat menyurat dengan tender

Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, seperti usulan luncuran dana

Aplikasi penarikan dana bantuan luar negeri (BLN), berikut lampirannya:

Laporan keuangan Tahunan, terdiri dari :2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)

Neraca

Catatan atas laporan keuangan (CALK)

Bantuan / Pinjaman Luar Negeri




8.

a.

b.

c.

d.

9.

a.

b.

c.

d.

e.



11.

a.

b.

c.

d.

12.

a.

b.

Laporan hutang negara 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

5 Tahun Permanen

Laporan pembayaran hutang negara

Laporan posisi hutang negara

Staff Appraisal Report

Report /laporan yang terdiri dari :



Progress report

Monthly report

Quarterly report

Final Report/ Completion Report

Replenishment ( permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain



No Objection Letter (NOL)

project implementation

notification of contrack

withdrawal authorization (WA)

statement of expenditure

Realisasi pencairan dana bantuan/pinjaman/hibah luar negeri, yaitu: SPM beserta

lampirannya seperti:



surat perintah pencairan dana (SP2D)

surat permintaan pembayaran (SPP)

kontrak

BA dan data pendukung lainnya




E.

1.

a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

h.

F.

1.

1 Tahun setelah

ketentuan/peraturan

diperbaharui

2 Tahun Permanen

2.Selama belum ada

perubahan (SK Rektor)5 Tahun Permanen

3.

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai


4. 2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

5 Tahun Musnah

5.

a.

b.

c.

Arsip data komputer dan Berita acara rekonsiliasi

Daftar transaksi (DT), pengeluaran (PK), penerimaan (PN), dokumen sumber (DS),

bukti jurnal (BJ), surat tanda setor (STS), surat setor bukan pajak (SSBP), surat

perintah pencairan dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian pajak

(SSBP), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran

(SPDR)

Laporan realisasi sistem akuntansi instansi (SAI) dari unit akuntansi kuasa pengguna

anggaran dan unit akuntansi pembantu pengguna anggaran wilayah :

2 Tahun setelah UU

tentang




selesai

2 Tahun Dinilai KembaliBulanan

Triwulan SAI

Semesteran SAI

Bendahara penerimaan/pengeluaran

Pengelola barang

Berita acara serah terima jabatan

Sistem Akuntansi Instansi (SAI)

Manual Implementasi sistem akuntansi Instansi (SAI)

Kebijakan Akuntansi

Pengelolaan APBN / Dana Pinjaman /Hibah Luar Negeri (PHLN)

Keputusan rektor tentang penetapan :

Selama masih menjabat 4 Tahun Dinilai Kembali

Kuasa pengguna anggaran

Kuasa pengguna barang/jasa

Pejabat pembuat komitmen

Pejabat pembuat daftar gaji

Pejabat penandatanganan SPM




G.

1.2 Tahun setelah

ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai Kembali

2.2 Tahun setelah

ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai Kembali

3.

a.

b.

c.

4.

a.

b.

XI

A.

1. Usulan dari unit kerja (termasuk analisis jabatan dan beban kerja)2 Tahun setelah Tahun


2. Usul permintaan formasi kepada MenPAN dan RB dan BKN2 Tahun setelah Tahun


3. Persetujuan MenPAN dan RB2 Tahun setelah Tahun


4. SK Penetapan Formasi3 Tahun setelah Tahun


5. Penetapan formasi khusus 2 Tahun setelah realisasi 3 Tahun Permanen

B.

1. 3 Tahun setelah semua

diangkat PNS2 Tahun Musnah

KEPEGAWAIAN

Formasi Pegawai

Pengadaan Penerimaan Pegawai

Proses Penerimaan Pegawai meliputi : Pengumuman ; Seleksi Administrasi;

Pemanggilan Peserta Tes; Pelaksanaan Ujian Tertulis; Keputusan Hasil Ujian;

Wawancara/Litsus)

Dokumen penyelesaian kerugian negara2 Tahun setelah tagihan

tuntutan perbendaharaan

2 Tahun setelah

hak dan

kewajiban habis

PermanenTuntutan perbendaharaan

Tuntutan ganti rugi

Pertanggungjawaban Keuangan Negara

Laporan hasil pemeriksaan atas laporan keuangan oleh Badan pemeriksa Keuangan RI

Hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal BPK

Laporan aparat pemeriksa fungsional

LHP (Laporan hasil pemeriksaan)2 Tahun setelah

ditindaklanjuti5 Tahun Dinilai KembaliMHP (Memorandum hasil pemeriksaan)

Tindak lanjut /tanggapan LHP




2. 2 Tahun setelah semua

diangkat PNS2 Tahun Musnah

3. Lamaran yang tidak diterima2 Tahun setelah Tahun


4.2 Tahun 3 Tahun

Masuk berkas perseorangan/

Personal File

5.1 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun

Masuk berkas perseorangan/

Personal File

6.2 Tahun setelah petikan SK

ditetapkan3 Tahun Dinilai Kembali

C.

1. 3 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun Musnah

2. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/ sertifikat/ STTPL3 Tahun setelah Tahun

anggaran berakhir2 Tahun

masuk berkas perseorangan/

Personal File



4. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 1 Tahun anggaran berjalan 2 TahunMusnah kecuali SK PAK masuk

berkas perseorangan

5. 1 Tahun anggaran

berjalan2 Tahun Dinilai Kembali

6. Berkas hukuman disiplin 1 Tahun anggaran berjalan 2 TahunMusnah kecuali BAP dan SK

masuk berkas perseorangan

7. Penghargaan dan tanda jasa/ bintang jasa2 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun

Musnah kecuali SK masuk

berkas perseorangan

Nota usul pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih dari 2 (dua) Tahun

SK CPNS PNS Kolektif

Pembinaan Karier Pegawai:

Diklat/kursus/ujian dinas/ijin belajar pegawai (Surat perintah/surat tugas/ SK, surat ijin/

laporan kegiatan pengembangan diri)

Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/ Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

Disiplin Pegawai : Daftar Hadir; Rekapitulasi Daftar Hadir; Berkas Pelanggaran Disiplin

Penetapan Pengumuman Kelulusan

Nota usul dan penetapan kelengkapan NIP (surat lamaran, ijazah, SKCK, kartu kuning,

surat keterangan kesehatan)




D. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

1 Tahun setelah

memperoleh keputusan

tetap

5 Tahun

Dinilai Kembali kecuali SK

penetapan masuk berkas

perseorangan

E.


ditetapkan3 Tahun Masuk berkas perseorangan


3.2 Tahun setelah

diperbaharui3 Tahun Masuk berkas perseorangan

4. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan2 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun


berkas perseorangan


ditetapkan2 Tahun


berkas perseorangan

6.1 Tahun setelah terbit

aturan baru2 Tahun Dinilai kembali


ditetapkan2 Tahun

Musnah kecuali nota dan SK

masuk berkas perseorangan



F.

1.2 Tahun setelah

pelaksanaan3 Tahun Musnah


ditetapkan-


berkas perseorangan

Peninjauan Masa Kerja

Berkas BAPERJAKAT

Administrasi Pegawai

Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (Dalam Negeri dan Luar Negeri)

Cuti Besar

Mutasi Pegawai

Alih Tugas/Diperbantukan/ Dipekerjakan : Usulan; -

Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN

Mutasi Keluarga : Surat Ijin Perkawinan, Nikah,Cerai, penolakan ijin Perkawinan, Nikah,

Cerai, Akte Kelahiran Anak, Akte Keterangan Adopsi Anak, Surat Keterangan

Meninggal Dunia,

Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional

Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai




3.1 Tahun setelah

pelaksanaan2 Tahun Masuk berkas perseorangan

4.1 Tahun setelah

pelaksanaan2 Tahun Masuk berkas perseorangan

5. Cuti di luar Tanggungan Negara3 Tahun setelah

pelaksanaan

3 Tahun setelah

pelaksanaanMasuk berkas perseorangan

6. Dokumentasi Identitas Pegawai :

a. Usul Pembuatan Karpeg/KPE/Karis/Karsu dan Bukti Diri/NIP

b.

c.

d.

e.

7. 2 Tahun 3 Tahun Dinilai kembali

8. Berkas Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala 2 Tahun anggaran berjalan 1 Tahun Musnah


G. Kesejahteraan Pegawai

1. Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai

2. Layanan asuransi pegawai

3. Layanan tabungan perumahan

4. Layanan bantuan sosial

5. Layanan Pegawai Yang Meninggal Karena Dinas

6. Pemberian Tali kasih

7. Pemberian Pinjaman, penghargaan dan tanda jasa

8. Layanan olahraga dan rekreasi

9. Layanan beras/pakaian dinas

10. Laporan Hasil pencairan Tukin

2 Tahun setelah identitas

terbit3 Tahun Musnah

E-PUPNS

1 Tahun setelah

pelaksanaan2 Tahun Musnah

Cuti alasan penting

KP4

LP2P

Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan (KORPRI, Dharma Wanita, Koperasi,

Arsiparis, dll)

Keanggotaan Parpol/ORMAS/LSM

Berkas kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK)

Cuti sakit, cuti bersalin, cuti Tahunan




H.

1.Sampai dengan tidak

berlaku4 Tahun Musnah



4.

a. 1 Tahun 2 Tahun Musnah

b.Sampai dengan tidak

berlaku3 Tahun Musnah


6.

a. s.d. tidak berlaku 4 Tahun Musnah



8. Selama masih menerima 2 Tahun Musnah


10. Mengikuti Diklat Prajabatan

a. Laporan Kegiatan2 Tahun setelah Tahun


b. 3 Tahun setelah SK terbit 2 Tahun Masuk berkas perseoranganSTTPL

Berkas calon penerima beasiswa yang disetujui (rekomendasi)

Penetapan penerima beasiswa

Perpanjangan beasiswa

Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang ditolak

Berkas pengajuan perpanjangan beasiswa yang disetujui

Daftar penerima beasiswa

Surat keterangan tidak menerima beasiswa

Laporan pelaksanaan beasiswa

Beasiswa Pegawai

Ketentuan Beasiswa

Tawaran Beasiswa

Daftar calon penerima beasiswa

Seleksi calon penerima beasiswa

Berkas calon penerima beasiswa yang ditolak




I. Pemberhentian Pegawai tanpa Hak Pensiun1 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun Masuk berkas perseorangan

J. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

1 Tahun setelah

memperoleh keputusan

yang bersifat tetap

2 Tahun setelah

hak dan

kewajibannya

habis

Dinilai Kembali

K.1 Tahun setelah SK

ditetapkan2 Tahun


berkas perseorangan

L.1 Tahun setelah

diperbaharui2 Tahun Dinilai Kembali

M. Dokumentasi Kepegawaian 1 Tahun 2 TahunMusnah kecuali Gol. Ruang IVd

dan IVe Permanen

N. Survey Kepuasan Kerja Pegawai2 Tahun setelah

pelaksanaan3 Tahun Dinilai kembali

O.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

2 Tahun setelah

berhenti/pensiun

2 Tahun setelah

hak dan

kewajibannya

habis

Musnah kecuali rektor, pejabat

eselon I, II dan pejabat lain yang

secara individual ditentukan

oleh rektor, dan ASN Univ.

Jember yang berjasa/ terlibat

serta orang perseorangan yang

terlibat dalam kasus/ peristiwa

berskala nasional PermanenS.K. Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/ Fungsional

S.K. Perpindahan Wilayah Kerja

S.K. Perpindahan Antar Instansi

Lamaran Nota Persetujuan Kepala BKN;

S.K. Pengangkatan CPNS;

Hasil Pengujian Kesehatan;

S.K. Pengangkatan PNS

S.K. Kenaikan Pangkat

Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/ Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan

Pelantikan

Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/jandanya/ dudanya dan PNS yang

meninggal

Data Kepegawaian

Berkas Perorangan Aparatur Sipil Negara:




10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

S.K. Pengalihan PNS

S.K. Pernyataan Hilang

2 Tahun setelah

berhenti/pensiun

S.K. Pemberhentian Sementara

S.K. Pengangkatan/ Pemberhentian sebagai Pejabat Negara

S.K. Pembebasan dari Jabatan Organik karena diangkat sebagai Pejabat Negara

S.K. Pensiun

Berita Acara Pengambilan Sumpah/janji PNS dan Jabatan

Surat Ijin menjadi Anggota Parpol/Ormas/LSM

Surat Pencabutan Ijin Menjadi Anggota Parpol

S.K. Penarikan Kembali dari Perbantuan

S.K. Pemberian Uang Tunggu

S.K. Pemberhentian Sebagai PNS

2 Tahun setelah

hak dan

kewajibannya

habis

S.K. Peninjauan Masa Kerja

S.K. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)

S.K. Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang

S.K. Penggantian Nama

Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran

S.K. Hukuman Jabatan/ Hukuman Disiplin

S.K. Perbantuan Kepala Daerah Otonomi/Instansi lain








berskala nasional Permanen




29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

Kartu Induk PNS

Ijazah/Sertifikat

Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan

Penetapan Angka Kredit

S.K. Penempatan/ Penarikan Pegawai

Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus

Surat Ijin Bepergian Ke Luar Negeri

Surat Tugas/Ijin Belajar Dalam/Luar Negeri

Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala

S.K. Meninggal Dunia/Hilang

Surat Keterangan Mutasi Keluarga

S.K. Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di Luar Instansi

S.K. Pertimbangan Status PNS

S.K. Persetujuan/ Penugasan Kembali Cuti di Luar Tanggungan Negara

2 Tahun setelah

berhenti/pensiun

2 Tahun setelah

hak dan

kewajibannya

habis








berskala nasional Permanen


Documents

JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF JANGKA WAKTU …