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São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos GEEP3 (FGV) Outubro, 2015

GERENCIAMENTO DE AQUISIÇOES EM PROJETOS

BI

Introdução

A Babilonia IncorporaBon é uma empresa formada por dois sócios com o intuito de entrar no mercado de incorporação imobiliária na cidade de São Paulo. Para o primeiro empreendimento da empresa, baseado no conhecimento de mercado dos sócios, verificou-‐se a necessidade de que apartamentos do Rpo Studio teriam grandes chances de lucraRvidade. Alunos/Diretoria: •  Eduarda Silva Rodrigues de Freitas

•  Vitorio Lepiane.

WBS DO PROJETO

Make

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Make

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WBS DO PROJETO Buy

Buy

Make

Make

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Make

Buy

WBS DO PROJETO

Buy

Make

Buy

Buy

Make

Buy

Critérios Make or Buy

•  1. Capacidade (quantidade e qualidade) da equipe; A empresa não possui quantidade suficiente de funcionários para conseguir produzir todos os pacotes de trabalho.

•  2. Necessidade de fornecimento especializado; Para a execução dos projetos e execução da obra propriamente dita, a Incorporadora precisará contratar mão-de-obra especializada.

•  3. Restrição de custo; Para alguns pacotes de trabalho será mais interessante financeiramente para a Incorporadora subcontratar alguns serviços.

•  4. Restrição de prazo; Como a equipe da Incorporadora é pequena, a contratação de terceiros se torna interessante para cumprimento do cronograma planejamento inicialmente.

•  5. Existência de fornecedores confiáveis; Os diretores possuem alguns fornecedores que já trabalharam anteriormente durante suas vidas profissionais e portanto considerados confiáveis para a execução de determinados serviços.

•  6. Compartilhamento de riscos; Determinados serviços possuem riscos que de acordo com a estratégia da Incorporadora devem ser compartilhados, como execução do projeto e própria execução da obra.

•  7. Problemas legais ou de segurança da informação; . Alguns pacotes possuem importância jurídica e devem ser de responsabilidade de fornecedores especializados segundo a estratégia da Incorporadora.

Mapa de Aquisições

Concorrência Item a ser contratado

Ref. na WBS Vendor List Cronograma Orçamento Critério Make or

Buy

RFP 01 Gerenciamento da construção

1.4.1 Empreiteira 1, Empreiteira 2, Empreiteira 3

03/11/17 R$40.000.000 1, 2, 5 , 4 e 6

RFP 02 Gerenciamento da contratação do projeto

1.5 ProjeRsta 1, ProjeRsta 2, ProjeRsta 3, ProjeRsta 4, ProjeRsta 5

04/12/15 R$500.000 1, 2, 3, 4 e 6

RFP 03 Estudo de viabilidade jurídica

1.6.1 Escritório de adv. 1, escritório de adv. 2, escritório de adv. 3

24/04/15 R$200.000 2 e 7

RFP 04 Estudo de viabilidade urbanísRca

1.6.2 Escritório de Arq. 1, escritório de Arq. 2, escritório de Arq. 3

24/04/15 R$200.000 1 e 2

RFP 05 Pesquisa de mercado

1.6.5 Empresa 1, Empresa 2, Empresa 3 14/08/15 R$200.000 1 e 2

DT – Gerenciamento da Contratação do Projeto

•  Trabalho a ser contratado:

Todas as etapas do projeto preliminar, básico e executivo de todas as disciplinas necessárias para perfeita execução do empreendimento, no prazo, custo e escopo definidos. •  Prazo:

Total de 120 dias

•  Preço:

O valor do contrato será pago de acordo com as entregas aprovadas pelo contratante dos projetos preliminar (20%), básico (35%) e executivo (45%). •  Qualidade: Os projetos deverão seguir as normas técnicas brasileiras pra construção civil, seguir as orientações desejadas pela contratante, serem entregues em arquivo pdf e AutoCad além de impressos em folhas A1 e A0 caso necessário para o bom entendimento durante a construção. •  Suporte:

A contratada deverá disponibilizar um representante com conhecimentos técnicos e conhecimentos dos projetos que possa dar o suporte necessário durante as obras caso seja necessário.

DT – Gerenciamento da Contratação do Projeto •  Treinamento:

A contratante deverá garantir que seus funcionários teråo conhecimento necessårio para a perfeita execução dos projetos ou receberão treinamento adequado. •  Local de entrega:

Os projetos deverão ser entregues no escritório da incorporadora impressos em A1 ou A0 e entregues via CD/DVD os arquivos em PDF e AutoCad.

•  Pagamento:

O pagamento das notas fiscais da contratada será realizado até o 25º dia do mês após aprovação por escrito da contratante. As notas deverão ser enviadas ao departamento de suprimentos ([email protected]) juntamente com a aprovação do responsável dos projetos. •  Contato: O contato deverá ser realizado primeiramente sempre com o gerente do projeto por parte da contratante, as reuniões devem ser marcadas com antecedência e deverão acontecer nas dependências da contratante ou contratada. •  Visitas:

Durante a execução da obra, a projetista deverá realizar 3 visitas para acompanhamento da execução pelo técnico responsável do projeto.

WBS -‐ Contrato

1. Gerenciamento da contratação do projeto

1.1 Projeto Preliminar

1.1.1 Arquitetônico

1.2 Projeto Básico


1.2.2 Elétrico

1.2.3 Hidráulico

1.2.4 Estrutural

1.3 Projeto ExecuBvo


1.3.2 Elétrico

1.3.3 Hidráulico

1.3.4 Estrutural

Critérios eliminatórios/ classificatórios •  CRITERIOS ELIMINATORIOS

•  1) Experiência comprovada na área por mais de 5 anos; •  2) Empresa deve ter ISO 9001 e 14000; •  3) Empresa deve possuir escritório na cidade de São Paulo; •  4) A equipe técnica deve ter mais de 10 anos de experiência na área; •  5) A empresa não poderá subcontratar o serviço pelo qual está sendo contratada.

•  CRITERIOS CLASSIFICATORIOS

•  1) A empresa deverá cumprir todos os itens da DT sem exclusão; •  2) A empresa deverá cumprir o cronograma proposto na DT ou apresentar prazo menor; •  3) A proposta comercial não poderá ficar acima de 20% do orçado pela contratante. •  4) Propostas que estiverem 30% abaixo do orçamento planejado também não serão

consideradas. •  5) Em caso de empate através das notas e pesos, prevalecerá a que obtiver melhor

pontuação na proposta técnica.

OBS: Os critérios de avaliação não serão explicitados na DT para não corrermos o risco de questionamentos com relação a avaliação dos fornecedores.

Matriz de eliminação

Matriz de eliminação Fornecedores

Exp. Comprovada

> 5 anos ISO 9.001 ISO 14.000 Escritório em SP Equipe téc. > 10

anos de exp. Vai

subcontratar? Receberá DT?

ProjeRsta 1 10 anos sim sim sim sim não sim

ProjeRsta 2 7 anos sim sim sim sim sim não

ProjeRsta 3 5 anos não não sim sim não não



Os projetistas selecionados foram nº 1, 4 e 5.

Matriz de classificação Matriz de pontuação

Fornecedores Nº de itens da DT

Dias propostos Preço Preço acima

de 20% Preço 30% abaixo

do orçado?

ProjeRsta 1 9 120 R$ 520.000 não não

ProjeRsta 4 10 115 R$ 450.000 não não

ProjeRsta 5 10 120 R$ 330.000 não sim

Se dias propostos =120 / nota 5 Se dias propostos > 120 / nota 0 Se dias propostos < 120 / nota 10 Se preço >= 20% orçado / nota 0 Se preço = orçado / nota 5 Se preço >30% orçado < orçado / nota 10 Se preço < 30% orçado/ nota 0

Matriz de classificação Matriz de pontuação

Fornecedores Nº de itens da DT (Peso

3,5)

Dias propostos (Peso 3,0)

Critério preço 1( Peso 1,5)

Critério preço 2 (Peso 2,0) Total

ProjeRsta 1 31,5 15 0 0 46,5

ProjeRsta 4 35 30 15 20 100

ProjeRsta 5 35 15 15 0 65

O Projetista 4 é o vencedor.

Documentação adotada A documentação enviada para os concorrentes foi: •  Carta introdutória; •  Declaração de Trabalho; •  Modelo do contrato. Essa documentação foi enviada através de e-mail com confirmação de recebimento. Adotamos este tipo de envio por ser mais rápida, eficiente e porque é possível recebermos a confirmação de leitura e recebimento através do Outlook. •  Tipo de contrato escolhido foi o de Tempo e Material, onde os projetos foram

divididos em etapas que serão pagas através da entrega e aprovação dos projetos. Deverá ser criada uma lista detalhada dos projetos que serão entregues.

•  A concorrência é do tipo privada.

Contratação privada – passo a passo Planejamento: Criação da

documentação, engajamento de stakeholders.

Especificação: Reuniões para definição da DT, modelo de

contrato.

RFP, RFQ,etc: Desenvolvimento da documentação para envio.

Publicidade: Envio dos documentos aos fornecedores

pré-‐qualificados. Propostas: Recebimento das

propostas por e-‐mail. Avaliação das propostas: análise das propostas através da matriz

de pontuação

Short list: Apresentação das finalistas para o Sponsor do

projeto Contratação: Interação com o dept. jurídico das empresas para assinaturas do contrato

Controle da aquisição

Para fiscalizar este contrato foram adotadas as seguintes medidas: •  Envio de Ordem de Serviço para autorizar o início dos serviços e começo oficial da

medição do cronograma do contrato; •  Reuniões quinzenais deverão acontecer para acompanhamento do andamento dos

projetos; •  Equipe técnica da Babilonia Incorporation irá avaliar os projetos enviados para

aprovação; •  Acompanhamento de analista jurídico durante reuniões sobre claims; •  Controle integrado de mudanças com comunicação eficiente entre todas as partes

interessadas do projeto.

Relatório: Para controlar este contrato, deverá ser entregue um relatório quinzenal (após cada reunião entre as partes) com as seguintes informações:

Passo a passo para o controle da aquisição Entrega do relatório de acompanhamento quinzenalmente

Após a aprovação do relatório, aprovar o envio das NF para

pagamento.

Receber NF, confirmar valor e descrição do que está sendo

pago. Enviar para dpto financeiro

Confirmar pagamento junto ao fornecedor.

Em paralelo a essas ações, todas as mudanças ocorridas devem ser documentadas, e comunicadas para ambas as partes. As lições aprendidas devem

ser documentadas.

Encerramento

Após todas as entregas confirmadas e aprovadas

conforme os relatórios parciais, deve haver uma reunião para

encerramento.

Essa reunião deve ser marcada por e-‐mail entre o Sponsor, GP,

e fornecedor de forma presencial.

Nesta reunião as partes devem entender o fim do contrato e o recebimento 100% do serviço. Um Termo de Recebimento DefiniRvo deve ser gerado

confirmando o fim dos serviços e das pendências assim como

os pagamentos.

PGA – Plano de Gereciamento de Aquisições

Sumário: 1.  Objetivo do PGA 2.  Método de Gerenciamento das aquisições

2.1 Processos de Aquisições 2.2 Decisões de comprar 2.3 Documentos padronizados de aquisição 2.4 Responsabilidades das aquisições da equipe do projeto 2.5 Fornecedores Pré-qualificados

3. Conduzir as aquisições

3.1 Tipos de contrato 3.2 Critérios de avaliação das cotações e propostas

4. Controlar as aquisições

4.1 Avaliação dos fornecedores

5. Encerrar as aquisições

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