30

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Analisis Sistem Kegagalan sistem seringkali diakibatkan karena langkah langkah pengembangan yang tidak lengkap, tergesa gesa, dan ceroboh. Hal ini mengakibatkan suatu sistem tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Kegagalan sistem kadang kala tidak hanya berakibat terganggunya proses pelayanan, namun juga bisa membawa akibat yang lebih serius contohnya dalam hal pengambilan keputusan. Untuk itu disarankan pengembangan sistem informasi mematuhi metode pengembangan yang telah dipilihnya secara ketat. Salah satu metode atau tahapan yang paling penting adalah adanya suatu analisis sistem. Untuk menghasilkan suatu sistem yang dinamis dan efektif harus melalui beberapa metode yang harus dipahami. Salah satunya adalah analisis sistem, karna dengan analisis sistem ini dapat mengukur seberapa efektif dan efesien sistem yang diterapkan, serta dapat memberikan suatu laporan tentang keberhasilan suatu sistem dan dapat dijadikan sebagai pedoman bagi pengambil keputusan untuk menentukan arah selanjutnya. Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Analisis Sistem adalah memahami atau menspesifikasi ( Fatta,2007:24). Berdasarkan teori tersebut analisis sistem adalah suatu cara yang dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan yang mendalam dari suatu sistem. dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem.

31

Sedangkan pengertian Analisis Sistem menurut Tata Sutabri.S dalam bukunya Analisa Sistem Informasi, adalah: Suatu laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui permasalahaannya untuk menentukan arah dan strategi yang baru, serta menyusun alternatif pemecahan masalah yang timbul guna membuat spsesifikasi dalam pengambilan keputusan. (Sutabri,S,2004:85) Analisis sistem merupakan suatu metode atau tahapan yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang diterapkan guna

menghasilkan gambaran dan laporan tertulis. Metode ini sangat penting karena menentukan cara pemecahan masalah dari suatu sistem. Pemerintah sebagai organisasi publik dan administrator publik dalam kegiatannya mempunyai tanggung jawab kepada publiknya, dalam pelaksanaan kegiatan tersebut pemerintah dituntut untuk menentukan dan meningkatkan pelayanan yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh masyarakat. Adapun tujuan dari Analisis Sistem ini adalah:1. Memberikan pelayanan kebutuhan sistem kepada fungsi manajerial di

dalam pengendalian pelaksanan kegiatan operasional organisasi. 2. Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang dicapai. 3. Mengevaluasi sistem sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya. 4. Merumuskan tujuan tujuan yang ingin dicapai guna meningkatkan kualitas dari sistem yang dibangun. 5. Menyusun suatu tahapan atau skema evaluasi dalam suatu sistem terhadap pengembangan sistem maupun penerapannya serta menentukan langkah selanjutnya. (Sutabri,S,2004:84) Analisis sistem adalah penelitaian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk menentukan seberapa besar keberhasilan dari suatu sistem yang diterapkan dan menentukan kebutuhan baik kelemahan dan keuntungan sistem tersebut.

32

Sesuai dengan Otonomi Daerah yang sedang berjalan di Indonesia, dimana daerah diberikan kewenanagan untuk mengelola keuangannya sendiri juga untuk meningkatkan potensi dari taerah tersebut. Baik potensi sumber daya manusia, sumber daya alam serta sumberdaya infrastruktur. Dalam Undang Undang No.32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah tersebut disebutkan adanya partisipasi publik melelui keikutsertaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan.

2.1.2 Defenisi Sistem Untuk menghasilkan suatu sistem yang baik dibutuhkan suatu pengkajian lebih mendalam terhadap sistem tersebut. Suatu sistem bersifat dinamis dan tidak statis, hal ini mengindikasikan bahwa suatu sistem akan selalu berubah dari bentuk yang paling sederhana menuju bentuk yang sempurna. Namun. Untuk mencapai kesempurnaan sistem sangatlah sulit, hal ini karena sistem merupakan bagian bagian, atau komponen komponen yang saling melengkapi dan berinteraksi satu sama lainnya untuk mencapai tujuannya. Seperti pendapatnya Mc.Leod yang dikutif oleh Hanif Al Fatta dalam bukunya Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, bahwa sistem adalah: sekelompok elemen elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol. Untuk lebih jelasnya elemen sistem dapat dilihat pada gambar berikut ini:

33

Gambar 1.3 Model Hubungan Elemen Elemen Sistem Tujuan

Mekanisme Kontrol Proses

Input

Output

(Sumber: Mc.Leod dalam Fatta,4:2007 ) Berdasarkan gambar tersebut maka sistem merupakan suatu elemen yang saling berhubungan satu sama lainnya dan saling berinteraksi untuk mencapai hasil yang diinginkan ( Output ). Hal ini sejalan dengan pendapatnya S.Prajudi Atmosudirdjo yang dikutip Tata Sutabri.S dalam bukunya Analisa Sistem Informasi, menyatakan bahwa: Suatu sistem terdiri atas objek objek, atau bagian bagian, atau komponen komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya, sedemikian rupa sehingga bagian bagian tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.(dalam Sutabri.S,2004:10) Dari teori tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan objek- objek atau komponen komponen yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian bagian, memiliki hubungan (berinteraksi), merupakn kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan.

34

2.1.3 Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana. Selain itu sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik suatu sistem adalah sebagai berikut:a. Komponen sistem (Component)

b.

c.

d.

e.

f.

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempengaruhi sebuah sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem. Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahpisahkan. Lingkungan luar sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat mengguntungkan dan dapat pula bersifat merugikan sistem tesebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tesebut harus tetap dijaga dan dipeliahara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan sistem tersebut. Penghubung sistem Media yang menghubungkan sistem lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini meghubungkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sistem ke suatu subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian akan terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. Masukan sistem (Input) Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, masukan ini dapat berupa pemeliharaan maintenance input dan signal input contoh didalam suatu unit komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. Keluaran (output)

35

Hasil energi yang diolah diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Contoh, sitem informasi. Keluran yang dihasilkan dalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang yang menjadi input bagi subsistem lain. (dalam Sutanta 2006:24). Berdasarkan uraian diatas, suatu sistem memiliki karakteristik yang merupakan sifat dari sistem. Adapun karakteristik tersebut terdiri dari enam bagian. Karakteristik sistem bertujuan untuk membedakan antara sistem yang satu dengan sistem yang lainnya.

2.1.4

Defenisi Informasi Informasi sangat dibutuhkan agar dapat mengetahui keakuratan data yang

dihasilkan. Informasi ibarat data yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, informasi ini sangat penting dalam pengambilan keputusan didalam suatu organisasi. Menurut Mc. Fadden, dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul Pengenalan Sistem Informasi, mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (dalam Kadir, 2002:31). Sedangkan menurut Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (dalam Kadir, 2002:31). Jogiyanto mengemukakan, bahwa informasi adalah hasil pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi. (dalam Jogiyanto, 1999:8). Dari pengertian beberapa sumber di atas maka informasi merupakan kumpulan data-data yang diolah sedemikian rupa sehingga

36

dapat memberikan arti dan manfaat sesuai dengan keperluan tertentu yang bisa menjadi suatu informasi. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputuan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut Mc. Leod informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1. Akurat, artinya harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. 2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi itu diperlukan. 3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan. 4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. (dalam Jogiyanto, 1999:10). Pendapat tersebut di atas mengemukakan, bahwa informasi yang dihasilkan dikatakan berkualitas, apabila infomasi yang didapatkan akurat, tepat waktu, relevan serta lengkap. Suatu informasi merupakan kunci keberhasilan dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk pengambilan keputusan, karena informasi merupakan faktor penting dalam melakukan kegiatan.

2.1.5

Sistem Informasi Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang masuk kedalam

sistem, diamana informasi memiliki nilai tambah. Seperti yang dikemukakan oleh Tata Sutabri,S dalam bukunya Analisa Sstem Informasi bahwa Informasi adalah:

37

Data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. (Tata Sutabri,S,2004:18). Dengan demikian informasi merupakan nilai atau produk yang dihasilkan dari pengolahan data. Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan (relevance). Sistem informasi merupakan bentuk penerapan dalam sebuah organisasi, dimana penerapan/penggunaan sistem informasi dalam sebuah organisasi tersebut untuk mendukung dalam mengumpulkan dan mengolah data dan menyediakan informasi yang berguna di dalam perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian. Suatu organisasi yang tumbuh dan menjadi lebih kompleks membuat manajemen melakukan permintaan yang semakin besar terhadap fungsi sistem informasi. Mereka membutuhkan untuk dapat melakukan akses terhadap data kapanpun dan dimanapun dengan mudah, akurat dan konsisten, sistem informasi yang cepat dapat mengikuti perubahan kondisi. Menurut pendapat Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen mendefinisikan sistem informasi, sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Sutabri, 2005:42). Dengan demikian sistem informasi adalah suatu sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem informasi adalah (kesatuan) formal yang terdiri dari berbagai sumber daya fisik maupun

38

logika. Dari organisasi ke organisasi, sumber daya ini disusun atau distrukturkan dengan beberapa cara yang berlainan, karena organisasi dan sistem informasi merupakan sumber daya yang bersifat dinamis. Lebih lanjut menurut pendapat James B Bower.dkk dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations System yang dikutip Teguh wahyono dalam bukunya Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisi Desain dan Implementasi menjelaskan pengertian sistem informasi, sebagai berikut: Sistem informasi merupakan suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan (dalam Wahyono, 2004:17). Sistem informasi merupakan kumpulan informasi-informasi yang saling berhubungan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan tertentu. Adapun kegiatan sistem informasi menurut Jogiyanto, sebagai berikut: a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses. b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. d. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses informasi. e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. (Jogiyanto, 1999:20). Berdasarkan pendapat di atas, sistem informasi merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari input, proses, output, dan kontrol yang tersusun secara sistematis. Sistem informasi tidak terlepas dari kegiatan yang diungkapkan pendapat di atas, karena dalam bekerja sistem tersebut terdiri dari rangkaian yang tidak bisa dipisah-pisah atau dibagi dalam bekerja.

39

Sehubungan dengan penjelasan di atas mengenai sistem informasi, komponen sistem informasi menurut Jogiyanto terdiri dari: Perangkat keras (hardware), merupakan komponen fisik yang terdiri dari peralatan pengolah (processor), peralatan untuk mengingat (memory), peralatan output dan peralatan komunikasi, terdiri dari komputer, printer, jaringan 2. Perangkat lunak (software), merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer. 3. Data, merupakan komponen dasar informasi yaitu fakta-fakta atau kumpulan bahan-bahan pemrosesan. 4. Manusia (user), sebagai pengoperasi sistem. (Jogiyanto, 1999:12).1.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka yang dimaksud dengan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur informasi penting guna memproses tipe transaksi rutin tertentu yang menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Sistem informasi juga merupakan sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

2.1.6

Konsep Sistem Informasi Suatu oganisasi atau lembaga dalam menjalankan kehidupannya akan

mempunyai sistem. Penggunaan suatu sistem akan menjadi suatu penggerak organisasi atau lembaga untuk mencapai tujuannya. Secara sederhana sistem merupakan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berkaitan dan saling tergantung satu sama lain.

40

Menurut Davis mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroprasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud (Davis,1985:3). Sistem merupakan kumpulan dari bagian bagian yang beroperasi dan memiliki tujuan yang ingin dicapai. Sedangkan menurut pendapat Lukas mendefinisikan bahwa sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. (Lucas,1983:3). Sistem merupakan komponen yang terorganisir dan berinteraksi satu sama lainnya dan saling membutuhkan. Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa sistem merupakan komponen yang saling berkaitan satu sama lain. Berbeda dengan pendapat Robert G. Murdik mendefinisikan sistem sebagai perangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. (Murdik.1993:3). Sistem merupakan kumpulan elemen yang memiliki tujuan yang terintegrasi atau terorganisir. Menurut Gerald. J mendefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu. (Gerald.J, 1991:3). Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat diketahui bahwa sistem merupakan suatu kesatuan rangkaian kerja yang dapat menghasilkan sesuatu dari hasil rangkaian-rangkaian tersebut. Sesuatu yang dihasilkan oleh rangkaianrangkaian dalah data.

2.2

Analisis PIECES Untuk menghasilkan suatu pelayanan publik yang berkualitas pinstansi

atau organisasi, dalam hal ini harus mampu sejalan dengan perkembangan teknologi modern. Karena dengan masuknya teknologi modernisasi yang

41

berbasiskan komputerisasi maka kinerja pemerintah dapat berjalan lebih optimal sehingga pelanan publik pun terpenuhi dengan baik. Untuk itulah pemerintah harus mampu mengembangkan sistem yang dapat menunjang kinerja yang berorientasikan pada media komputerisasi. Namun, harus ditekankan bahwa suatu sistem selalu dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang ada didalamnya. Untuk itu pemerintah harus dapat meminimalisir permasalahan bahkan menyelesaikan permasalahan tersebut. Untuk menyelesaikan permasalahan permasalah tersebut dapat dilakukan dengan menganalisis keadaan sistem tersebut baik yang akan dibangun maupun yang telah dibangun. Analisis Eficiency, dan PIECES Service) (Performance, merupakan Information, untuk Economy, control, dan

teknik

mengidentifikasi

memecahkan permasalahan yang terjadi pada sistem informasi. Dari analisis ini akan menghasilkan identifikasi masalah utama dari suatu sistem serta memberikan solusi dari permasalahan tersebut. Dalam bukunya Hanif Al Fatta tentang Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dijelaskan bahwa Analisis PIECES terdiri dari:1. Analisis Kinerja (Performance)

Adalah kemampuan menyelasaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (Troughput) dan waktu tanggap (Respon Time) dari suatu sistem. Jumlah Produksi adalah jumlah pekerjaan yang bias diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan waktu tanggap adalah waktu tansaksi yang terjadi dalam proses kinerja. 2. Analisis Informasi (Information) Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul. Situasi dalam analias informasi ini meliputi: 1. Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. 2. Relevan, informasi tersebut memiliki manfaat bagi pihak pemakai maupun pihak pengelola. Dimana relevansi setiap orang berbeda satu

42

dengan yang lainnya.3. Analisis Ekonomi (Economy)

Adalah Penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang diterapkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan keuntungan bagi instansi atau perusahaan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan. 4. Analisis Keamanan (Controling) Adalah Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membeck up data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan dta dari akses yang tidak diizinkan. Analisis ini meliputi pengawasan dan pengendalian. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Adalah sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efesiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal terhadap sumberdaya infrastuktur, dan sumberdaya manusia. Serta efesiensi juga menganalisis keterlambatan pengolahan data yang terjadi. 6. Layanan (Service) Adalah mengkoordinasikan aktifitas dalam pelayanan yang ingin dicapai sehingga tujuan dan sasaran pelayanan dapat capai. (Fatta,2007:51) Berdasarkan uraian diatas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan maslah yang terjadi dan sebagai referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan.

2.3

Manfaat Sistem Informasi Manajemen Pada Organisasi Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi.

Sistem informasi banyak diterapkan dalam suatu organisasi, karena terkait dengan kemampuan yang dapat dilakukannya. Kemampuan utama sistem informasi menurut McLean dan Wetherbe adalah sebagai berikut: 1) Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dan dengan kecapatan tinggi. 2) Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.

43

3) Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses. 4) Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah. 5) Meningkatkan efektifitas dan efesiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi. 6) Menyajikan informasi dengan jelas yang menggugah pikaran manusia. 7) Mengotomatiskan proses-proses bisnis yang semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual. 8) Mempercepat pengetikan dan penyuntingan. 9) Pembiayaan yang jauh lebih murah dari pada pengerjaan secara manual. (dalam Kadir, 2002:5) Berdasarkan uraian diatas, sistem informasi diterapkan oleh suatu organisasi karena mempunyai nilai tambah dan dapat membantu organisasi dalam kegiatannya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Hal tersebut sejalan dengan pendapat Kroenke bahwa sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis (dalam Kadir, 2002:5). Uraian yang dikemukakan oleh Kroenke adalah mengenai kemampuan sistem informasi pada suatu manajemen perusahaan yang berorientasi bisnis. Banyak keuntungan yang di dapat oleh suatu perusahaan dengan penerapan sistem informasi manajemen. Alter mengemukakan terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam organisasi, yaitu: 1) Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas 2) Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem 3) Mengkoordinasikan subsistemsubsistem 4) Mengintegrasikan subsistemsubsistem

44

(dalam Kadir, 2002:8). Sebuah organisasi memiliki beberapa subsietem. Masing-masing

subsistem memiliki kegiatan perencanaan, pengerjaan dan pengendalian tersendiri. Koordinasi antar subsistem dapat dilakukan dengan berbagai informasi. Oleh karena itu, sistem informasi sangat berperan dalam pelaksanaan tugas suatu organisasi.

2.4

Sistem Informasi KTP Offline Sebagaimana bentuk Sistem KTP Offline yang diterapkan Undang Undang

Nomor

23

Tahun

2006

tentang

Administrasi

Kependudukan

bahwa

pengembangan pelayanan publik dibidang kependudukan perlu dimulai dengan pengembangan sistem administrasi kependudukan yang didasarkan pada proses pendaftaran penduduk, pencatatan sipil serta pengelolaan informasi kependudukan dengan menggunakan teknologi informasi modern. KTP Offline merupakan program pemerintah dalam rangka memberikan perlindungan, pengakuan, penentuan status pribadi dan status hukum setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting yang dialami oleh Penduduk Indonesia dan Warga Negara Indonesia. Sebagaimana proses pelayanan loket di industri jasa, sistem elektronik pendukung juga terdiri dari komponen-komponen: a. b. c. d. fungsi pelayanan front-office fungsi pemrosesan back-office fungsi manajemen data dan dokumen dan fungsi pelaporan dan mekanisme interfacing data dengan sistem sistem eksternal. (Sumber: Kepmendagri 24:2006). Teknik yang sudah lazim untuk sistem seperti ini adalah dengan terminology: Client-Server: Sistem terdistribusi yang menempatkan modul-modul

45

inti/dasar di perangkat terpusat (server) yang diakses bersama oleh modul-modul di terminal/loket sebagai client. Three Tiered: Sistem yang memisahkan fungsi pada tiga tataran yang berbeda, yaitu: (1) perangkat antar-muka, (2) perangkat logika aplikasi dan (3) perangkat penyimpanan basis data. Bila dinilai layak, peningkatan kinerja layanan dapat dilakukan juga antara lain dengan menyediakan akses tambahan terhadap informasi dan status layanan melalui media: telepon dengan menyediakan fasilitas call-center Internet dengan penyelenggaraan penayangan situs web melalui fasilitas webserver. Tampak bahwa pembentukan sistem informasi mencakup kajiankajian tentang,

pengorganisasian dan pengisian formasi unit pelayanan, ketatalaksanaan dan proses pembuatan dan perpanjangan KTP, pengadaan sarana dan prasarana fasilitas fisik unit, sistem pelayanan berbasiskan teknologi informasi.

2.5 2.5.1

Electronic Government (e-Government) Defenisi e-Government Kemajuan teknologi informasi yang begitu pesat berdampak pada

perubahan sosial, budaya dan membuat jarak antar negara makin dekat. Kemajuan tersebut berdampak pada tata pemerintahan. Masyarakat menuntut pelayanan yang cepat, efektif dan efesien yang diberikan pemerintah. Implementasi teknologi informasi pada pemerintahan dengan istilah e-Government diharapkan menjadi jawaban atas pelayanan yang diinginkan masyarakat. Pengertian eGovernment menurut Richardus Eko Indrajit adalah: Merupakan suatu mekanisme interaksi baru (modern) antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder); dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet);

46

dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama berjalan (Indrajit, 2004:4-5). Melalui e-Government dapat terciptanya hubungan secara elektronik antara pemerintah dengan masyarakat sehingga dapat mengakses berbagai informasi dan layanan dari pemerintah, melaksanakan perbaikan dan peningkatan pelayanan masyarakat ke arah yang lebih baik, menuju good governance. Berdasarkan hal tersebut, maka implementasi e-Government diharapkan dapat merubah sistem pelayanan pada manajemen pemerintahan dan dapat

dimanfaatkannya dengan baik.

2.5.2 Manfaat e-Government Implementasi e-Government harus segera dilaksanakan, karena

mempunyai banyak manfaatnya. Dua negara besar yang terdepan dalam mengimplementasikan konsep e-Government, yaitu Amerika dan Inggris melalui Al Gore dan Tony Blair menggambarkan manfaat e-Government bagi suatu negara, antara lain:1) Memperbaiki

kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (Masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efesiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara; 2) Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance; 3) Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah dan maupun stakeholder-nya untuk keperluan aktivitas sehari-hari; 4) Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumbersumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan; dan 5) Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada; serta

47

6) Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan kebijakan publik secara merata dan demokratis (dalam Indrajit, 2004:5). Salah satu faktor keberhasilan pembangunan adalah ketersediaan sarana dan prasarana. Melalui penerapan e-Government yang tepat akan mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat, karena e-Government adalah salah satu unsur pendukung pemerintah dalam pembangunan.

2.5.3 Proyek-Proyek Pelayanan e-Government Pemerintah mengimplementasikan jenis pelayanan e-Government kepada masyarakat melalui beberapa tipe. Jenis-jenis pelayanan tersebut adalah dengan melihatnya dari dua aspek utama, yaitu:1) Aspek kompleksitas, yaitu yang menyangkut seberapa rumit

anatomi sebuah aplikasi e-Government yang ingin dibangun dan ditetapkan; dan 2) Aspek manfaat, yaitu menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan besarnya manfaat yang dirasakan oleh para penggunanya. (Indrajit, 2004:30) Berdasarkan hal tersebut, maka jenis-jenis proyek-proyek e-Government dibagi menjadi tiga kelas utama, yaitu:1) Publish, di dalam kelas publish terjadi sebuah komunikasi satu

arah, dimana pemerintah mempublikasikan berbagai data dan informasi yang dimilikinya untuk dapat secara langsung dan bebas di akses oleh masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan melalui internet. Alat yang digunakan adalah komputer atau handphone melalu medium internet, dimana alat-alat tersebut dipergunakan untuk mengakses situs (website) departemen atau devisi terkait. 2) Interact, pada kelas interact terjadi komunikasi dua arah antara pemerintah dengan mereka yang berkepentingan. Ada dua jenis aplikasi yang biasa dipergunakan, yang pertama adalah bentuk portal dimana situs terkait memberikan fasilitas searching bagi mereka yang ingin mencari data atau informasi secara sepesifik, kedua adalah pemerintah menyediakan kanal akses dimana masyarakat dapat

48

melakukan diskusi dengan unit-unit tertentu yang berkepentingan, baik secara langsung maupun tidak langsung. 3) Transact, pada kelas ini terjadi interaksi dua arah, akan tetapi masyarakat harus membayar jasa pelayanan yang diberikan oleh pemerintah atau mitra kerja pemerintah. (Indrajit, 2004:30). Masyarakat membutuhkan pelayanan dari pemerintah untuk berbagai kepentingan. Proyek e-Government yang dilaksanakan pemerintah merupakan upaya pemerintah dalam melayani masyarakat yang berbasis elektronik. Proyek eGovernment diterapkan pemerintah berdasarkan komunikasi satu arah dan dua arah serta jasa layanan yang diberikan pemerintah secara gratis atau dipungut bayaran, pungutan bayaran tersebut dikarenakan pemerintah berkerjasama dengan pihak swasta dalam pemenuhan data untuk informasi yang dibutuhkan masyarakat. Berdasarkan kelas-kelas tersebut, menggambarkan adanya

transparansi antara pemerintah dan masyarakat dalam iklim negara yang demokratis.

2.5.4 Tipe Relasi e-Government Konsep e-Government apabila diklasifikasikan menurut Richardurs Eko Indrajit dibagi kedalam empat jenis, yaitu:1) Government

to Citizens (G-to-C), tujuannya adalah untuk mendekatkan pemerintah dengan masyarakat melalui kanal-kanal akses yang beragam agar masyarakat dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai kebutuhan pelayanan sehari-hari. 2) Government to Business (G-to-B), merupakan bentuk relasi antara pemerintah dengan para pengusaha, dengan tujuan untuk memperlancar para praktisi bisnis dalam menjalankan roda perusahaannya. 3) Government to Government (G-to-G), merupakan interaksi antar satu pemerintah dengan pemerintah lainnya dengan tujuan untuk memperlancar kerjasama antar negara dan kerjasama antar entiti-entiti negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi

49

perdagangan, proses-proses politik dan mekanisme hubungan sosial dan budaya. 4) Government to Employes (G-to-E), tujuannya untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan para pegawai negri atau karyawan pemerintahan yang bekerja di sejumlah institusi sebagai pelayan masyarakat. (Indrajit, 2004:42). Klasifikasi jenis-jenis e-Government di atas adalah yang menjadi dasar bahwa implementasi e-Government sangat penting. Jenis-jenis tersebut

menggambarkan suatu interaksi, pemerintah sebagai unsur penyelenggara roda pemerintahan sangat membutuhkan akan hubungan dengan masyarakat untuk kebutuhan pelayanan yang dibutuhkan publik, hubungan dengan para pengusaha karena melalui hubungan tersebut pemerintah mengharapkan akan terciptanya sistem perekonomian yang baik, hubungan antar instansi pemerintahan untuk kepentingan pemenuhan data dan implementasi G-to-E adalah untuk peningkatan kinerja dan memberikan kemudahan kepada aparatur dalam melayani masyarakat

2.6 2.6.1

Pengertian Proses Defenisi Proses Proses pada dasarnya adalah berusaha untuk menjawab suatu pertanyaan

tentang bagaimana menguatkan, mengarahkan, memelihara dan menghentikan suatu, dengan kata lain proses merupakan jalannya suatu peristiwa mulai dari awal sampai akhir. Secara informal proses adalah program dalam eksekusi (pelaksanaan keputusan). Suatu proses adalah lebih dari kode program, dimana dikenal sebagai bagian dari tulisan. Proses juga termasuk aktivitas yang sedang terjadi, sebagaimana digambarkan oleh nilai pada program.

50

Menurut pendapat Hadi Sugito artikelnya Pengertian Proses dan Desain Proses Pengembangan SDM melalui http://www.hadisugito.fadla.or.id yang mendefinisikan proses, sebagai berikut:

Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau di desain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil, suatu proses juga mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek dalam arti di bawah pengaruhnya (Sugito, 2005: http://www.hadisugito.fadla.or.id) Suatu proses umumnya juga termasuk process stack, yang berisikan data temporer artinya data bersifat sementara (seperti parameter metoda, address yang kembali, dan variabel lokal) dan sebuah data section, yang berisikan variabel global. Sebuah proses adalah sebuah peristiwa, dimana adanya sebuah proses yang dapat dieksekusi. Sebagai sebuah pelaksanaan keputusan proses, maka hal tersebut membutuhkan perubahan keadaan. Keadaan dari sebuah proses dapat didefinisikan oleh aktivitas proses tersebut.

2.7

Pengertian Program Program merupakan suatu rencana yang menggambarkan dan menentukan

banyaknya kegiatan dan alokasi sumber daya dalam pola yang menyeluruh dan meliputi rencana sekali pakai. Program adalah kumpulan kegiatan yang sistematis dan terpadu untuk mendapatkan hasil dan sasaran tertentu. Program menunjukan langkah dasar yang diperlukan guna menyelesaikan suatu tujuan. Menurut pendapat Alfonsus Sirait dalam bukunya Manajemen mendefinisikan program, sebagai berikut:

51

Program merupakan seperangkat kegiatan yang relatif luas, program tersebut memperlihatkan (1) langkah utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan, (2) unit atau anggota organisasi yang bertanggung jawab untuk setiap langkah, dan (3) urutan serta pengaturan waktu dari setiap langkah, program juga disertai oleh anggaran atau seperangkat anggaran kegiatan yang diperlukan (Sirait, 1991:114). Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, maka program merupakan suatu kegiatan yang mempelihatkan adanya langkah dalam mencapai tujuan dan dalam setiap langkah adanya unit atau organisasi yang bertanggung jawab serta dalam suatu program memerlukan adanya anggaran.

2.7.1 Defenisi Sasaran Dalam setiap organisasi mesti mengetahui tujuan daripada kegiatannya, maksudnya supaya tujuan dapat dicapai sesuai sasarannya. Sasaran akan memberikan arah atau kegiatan yang bermacam-macam terutama yang berhubungn dengan proses perencanaan. Sasaran merupakan sesuatu yang akan dituju dalam hal pelaksanaannya yang memberikan arah pada suatu kegiatan. Menurut J.S. Badudu dan Mohammad Zain dalam bukunya Kamus Umum Bahasa Indonesia mendefinisikan sasaran, sebagai berikut: Sasaran adalah titik yang dituju (Badudu dan Zain, 1996:1227). Berdasarkan uraian di atas, bahwa sasaran memfokuskan pada sesuatu yang dituju atau yang dijadikan sasaran dari kegiatan atau program, guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan.

2.7.2

Defenisi Prosedur

52

Penetapan prosedur merupakan suatu hal yang penting, supaya pelaksanaannya tidak mengalami ketidakjelasan, prosedur juga memberikan

bimbingan yang jelas dan merupakan pedoman dalam bertindak. Prosedur menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas masa depan yang benar-benar merupakan petunjuk untuk bertindak. Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk terinci untuk

melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi. Prosedur merupakan suatu rangkaian langkah atau tahapan (series of steps) yang dilakukan oelh berbagai individu. Prosedur diadakan supaya dapat mengetahui secara pasti arus daripada informasi yang diperlukan yang diperoleh dari orang-orang yang berwujud data. Menurut pendapat George R. Terry yang dikutip Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah mendefinisikan prosedur, sebagai berikut: A procedure is a series of related tasks that make up the chronological secuence and the astablishedway of performing the work to be accomplished (Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan) (dalam Hasibuan, 1996:102) Berdasarkan penjelasan di atas, maka suatu perosedur pada dasarnya adalah rangkaian tugas yang menyangkut mengenai urutan waktu dan rangkaian tentang pelaksanaannya yang harus dilaksanakan. Jelasnya prosedur merupakan rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atau berurutan.

2.7.3

Defenisi Anggaran Merupakan semua kegiatan akan berjalan dengan baik apabila disertai

dengan pembiayaan dalam bentuk rencana anggara. Anggaran merupakan

53

pernyataan dalam bentuk angka-angka terutama dalam bentuk perhitungan keuangan dengan pengharapan, supaya kegiatan pada suatu periode tertentu hasilnya dapat diperoleh untuk waktu yang akan datang. Anggaran merupakan pernyataan mengenai sumber daya yang disediakan untuk kegiatan-kegiatan tertentu. Anggaran adalah komponen penting dari program, karena dapat memberikan sasaran bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukannya. Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan, karena anggaran menuntun keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian tujuan. Hal ini sejalan dengan pendapat Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu administrasi dan Manajemen mendefinisikan anggaran, sebagai berikut: Anggaran adalah proses penentuan keadaan yang berhubungan dana organisasi, yang meliputi sumber daya yang ada kaitannya terhadap semua tahapan-tahapan kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan datang (Handayaningrat, 1994:128). Berdasarkan hal yang dikemukakan di atas, maka anggaran merupakan usaha dari hasil yang diharapkan dan disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang serta merupakan tahapan-tahapan kegiatan untuk periode tertentu.

2.8

Pengertian Pengawasan Dalam bahasa Indonesia yang dimaksud dengan pengawasan atau

controlling meliputi controls atau kontrole dan kontrol. Pengawasan merupakan kegiatan yang mengusahakan supaya terlaksananya suatu pekerjaan-pekerjaan sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

54

Pengawasan dimaksudkan untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan, penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak sesuai tugas dan wewenang yang telah ditentukan.

Menurut pendapat Harold Koonzt dan Cyril ODonnel dalam bukunya Pronciples of Management yang dikutip Sarwoto Kertodipuro dalam bukunya Dasar-Dasar Organisasi dan Manajemen mendefinisikan pengawasan, yaitu: Pengawasan adalah penilaian dan koreksi atas pelaksanaan kerja yang dilakukan oleh bawahan dengan maksud untuk mendapatkan keyakinan atau jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi dan rencana-rencana yang digunakan untuk mencapainya tujuan yang dilaksanakan (dalam Kertodipuro, 1985:96). Berdasarkan uraian di atas, bahwa pengawasan merupakan penilaian terhadap pelaksanaan pekerjaan bawahan dengan maksud untuk mendapatkan jaminan, bahwa tujuan-tujuan daripada organisasi atau rencana-rencana yang telah ditetapkan demi tercapaianya tujuan yang dilaksanakan. Pengawasan bertujuan supaya hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan sangat diperlukan dalam pelaksanaan proses manajemen, karena itu mesti dilakukan dengan sebaikbaiknya. Hal ini sejalan dengan pendapat Mc. Farland, yang dikutip Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen mendefinisikan pengawasan, sebagai berikut: Control is the proses by which an executive gets the performance of his subordinates to correspondend as closey as possible to chosen plans, oders, objectives, or policies (Pengawasan ialah suatu proses dimana Pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau

55

kebijaksanaan yang telah ditentukan) (dalam Handayaningrat, 1994:143). Sehubungan dengan apa yang telah dikemukakan di atas, maka pengawasan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memantau, mengukur dan bila perlu melakukan perbaikan atas pelaksanaan kerja, sehingga apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan. Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Manajemen Stratejik mendefinisikan pengawasan, sebagai berikut: Pengawasan merupakan keseluruhan upaya pengamatan pelaksanaan kegiatan operasional guna menjamin bahwa berbagai kegiatan tersebut sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya (Siagian, 2001:258). Berdasarkan uraian diatas, bahwa pengawasan berkaitan dengan kegiatan operasional sesuai dengan rencana atau strategi yang di tetapkan sebelumnya. Lebih lanjut menurut Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas Manajemen Konsep dan Aplikasinya memberikan pengertian pengawasan, yaitu: Pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya (Martadisastra, 2002:92). Berdasarkan uraian diatas jelas, bahwa pengawasan menghendaki adanya tujuan-tujuan dan rencana-rencana serta orientasi waktu pelaksanaan pengawasan. Jelasnya pengawasan mesti berpedoman terhadap perencanaan yang telah diputuskan, perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan, tujuan dan/atau

kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.8.1 Fungsi Pengawasan Secara konseptual dan filosofis, pentingnya pengawasan berangkat dari kenyataan bahwa manusia penyelenggara kegiatan operasional merupakan mahluk

56

yang tidak sempurna dan secara inheren memiliki keterbatasan, baik dalam arti interprestasi makna suatu rencana, kemampuan, pengetahuan maupun

keterampilan. Pengawasan yang baik adalah pengawasan yang dapat segera mengadakan perbaikan dari penyimpangan, sesaat atau beberapa saat sesudah penyimpangan terjadi. Fungsi pengawasan adalah fungsi terakhir dari proses manajemen, fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam pelaksanaan proses manajemen. Menurut Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen menyebutkan fungsi pengawasan, sebagai berikut: 1. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan; 2. Mendidik para pejabat supaya mereka melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan; 3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan, supaya tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan; 4. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, supaya pelaksanaan pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan. (Handayaningrat, 1994:144). Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, bahwa fungsi dari pengawasan untuk mempertebal rasa tanggung jawab, untuk mendidik supaya sesuai dengan prosedur dalam menjalankan pekerjaannya dan mencegah terjadinya

penyimpangan serta untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang terjadi. Menurut pendapat Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas Manajemen Konsep dan Aplikasinya menyebutkan fungsi pengawasan, yaitu: 1. Melakukan pemeriksaan, artinya melihat segala sesuatunya dengan benar dan dengan sebenarnya. 2. Pencocokan, artinya membandingkan antara yang semestinya dengan kenyataan, sesuai tau tidak. 3. Pengecekan, artinya ingin mengetahui kebenaran (benar tidaknya) sesuatu itu dilakukan.

57

4. Pengendalian, artinya mengusahakan supaya pekerjaan-pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta berhasil sesuai dengan yang dikehendakinya. (Martadisastra, 2002:95). Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, dalam fungsi pengawasan kegiatan yang dilakukan adala melakukan pemeriksaan, pencocokan dan pengecekan untuk mengetahui sesuatu yang sebenarnya serta pengendalian supaya rencana yang telah ditetapkan dapat berhasil dalam pelaksanaannya.. Hal yang sama juga dikemukakan oleh Sondang P. Siagian dalam bukunya Manajemen Statejik menyebutkan fungsi pengawasan, sebagai berikut: 1. Menjamin bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan dalam suatu organisasi didasarkan pada suatu rencana yang ditetapkan sebelumnya; 2. Mencegah terjadinya devisiasi dalam operasional suatu perencanaan, sehingga berbagai kegiatan operasional yang sedang berlangsung terlaksana dengan baik sesuai dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang setinggi mungkin; 3. Memberikan pengarahan tentang prosedur yang benar sesuai dengan rencananya. (Siagian, 2005:259). Sebagaimana yang telah dikemukakan di atas dapat disimpulkan, bahwa fungsi pengawasan adalah suatu proses untuk mengamati pekerjaan yang telah dilaksanakan, menilainya dan mengkoreksi bila perlu, dengan maksud supaya pelaksanaan daripada sebuah pekerjaan dapat sesuai dengan rencana semula.

2.8.2 Syarat-Syarat Pengawasan Rencana yang bagaimanapun baiknya dapat mengalami kegagalan, apabila manajerial tidak menjalankan pengendalian, yaitu mengawasi, memeriksa, mencocokan dan mengusahakan supaya segala sesuatu berlangsung sesuai dengan rencana dan hasil yang ditetapkan. Untuk menciptakan kondisi daripada pengawasan, maka syarat syarat umum mesti dapat dipergunakan. Sesuai dengan

58

pendapat Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, bahwa pengawasan mesti memenuhi beberapa syarat-syarat, sebagai berikut: 1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan. 2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri. 3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang. (Handayaningrat, 1994:150). Supaya proses pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana, maka diperlukanya syarat-syarat dalam pelaksanaannya. Menurut pendapat Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah menyebutkan beberapa syarat daripada pengawasan, yaitu: 1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan; 2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang dicapai; 3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada; 4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan supaya pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana. (Hasibuan, 1996:249). Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik atau buruknya dalam hal pelaksanaan suatu kegiatan, program atau sejenisnya. Dengan adanya syarat-syarat dalam pengawasan memungkinkan pengawaasan akan sesuai dengan apa yang diharapkan juga supaya pemanfaatan semua unsur dari manajemen, efektif dan efisien.

2.8.3 Ruang Lingkup Pengawasan Setiap organisasi menginginkan supaya apa yang direncanakan akan dapat terlaksana dengan baik dan berhasil. Untuk itu diperlukannya pengawasan

59

terhadap aktivitas yang akan dilakukan sebelumnya, baik yang sedang berjalan atau sesudah proses kegiatan tersebut berakhir. Menurut Suwatno dalam bukunya Asas-Asas Manajemen Sumber Daya Manusia menyebutkan ruang lingkup pengawasan, sebagai berikut: 1. Fase Awal Pengawasan ini dimaksudkan untuk mencegah serta membatasi sedini mungkin kasalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi. Pengawasan Tengah Berjalan Pengawasan ini dilakukan untuk memantau kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dengan membandingkan antara standar dengan hasil kerja, sehingga perlu adanya tindakan-tindakan korektif untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan. 3. Pengawasan Akhir Merupakan tindakan korektif setelah aktivitas selesai, tujuan selanjutnya untuk dapat memberikan masukan pada organisasi bagi tindakan-tindakan perencanaan yang akan berulang dimasa yang akan data. (Suwatno, 2002:283). Ruang lingkup merupakan cakupan atau batas-batasan daripada

2.

pengawasan tersebut. Menurut pendapat Teguh Pudjo Muljono dalam bukunya Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersil yang menyebutkan mengenai ruang lingkup daripada pengawasan, sebagai berikut: 1. Pengawasan dalam arti sempit yaitu berupa pengawasan administratif yang mempunyai ruang lingkup untuk mengetahui kebenaran data-data administratif. 2. Pengawasan dalam arti luas yang merupakan pengendalian di dalam suatu organisasi atau perusahaan yang dikenal dengan manajemen kontrol yang mempunyai ruang lingkup yang lebih luas yaitu di bidang: a. Financial (keuangan) adalah menguji tingkat kewajaran dan kecermatan dalam melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang ditetapkan apakah telah memadai. b. Operational (operasional) merupakan kegiatan penilaian yang sistematis dan berorientasi untuk masa yang akan datang atas semua kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja organisasi maupun pencapaian tujuan itu sendiri. c. Management/Policy merupakan suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis,

60

independent dan berorientasi ke masa yang akan datang atas semua kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen, melalui perbaikanperbaikan dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. (Muljono, 2001:461).

Berdasarkan uraian-uraian di atas, bahwa pengawasan memiliki fase-fase dalam hal pelaksanaannya, disamping juga ruang lingkup pengawasan meliputi pengawasan administratif (secara sempit) dan pengawasan secara luas dengan ruang lingkupnya di berbagai bidang yaitu: financial (keuangan), operational (operasional) dan policy (kebijakan).

2.8.4 Langkah-Langkah Pengawasan Supaya proses pengawasan dapat berjalan dengan baik, yaitu dapat merealisasikan apa yang diharapkan, perlu melakukan tahapan-tahapan. Menurut pendapat Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas Manajemen Konsep dan Aplikasinya yang menyebutkan tiga unsur atau tahapan-tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, sebagai berikut: Penentuan ukuran atau pedoman baku (goal, target, plan, policy, standar, norm, decision rule, criterion, yarddistick). 2. Penilaian atau pengukuran atas hasil pekerjaan. 3. Perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan dengan pedoman yang telah ditetapkan untuk mengetahui penyimpanganpenyimpangan yang terjadi. 4. Pembetulan terhadap penyimpangan-penyimpangan itu, sehingga koreksi pekerjaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. (Martadisastra, 2002:102).1.

Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan di atas, bahwa langkah-langkah dalam pengawasan harus adanya pedoman, penilaian dan perbandingan serta pembetulan atau perbaikan. Hal ini dilakukan supaya dalam pengawasan dapat

61

terstruktur dan dapat mengetahui hasil dari pengawasan tersebut. Pandangan yang sama menurut pendapat Suwatno dalam bukunya AsasAsas Manajemen Sumber Daya Manusia yang menyebutkan tahapan dalam proses pengawasan, sebagai berikut: 1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk yang diminta. Standar ukuran ini dapat nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama orang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan; 2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini mesti dilaporkan kepada khalayak yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini; 3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini diketahui bahwa aktivits umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan. (Suwatno, 2001:281). Dari hal-hal yang dikemukakan di atas, bahwa proses pengawasan berhubungan erat dengan komunikasi yang memungkinkan pengawasan itu berlangsung, baik dalam penentuan ukuran, perbaidingan maupun koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan. Intinya dalam proses pengawasan salah satu faktor penting adalah komunikasi, dimana faktor komunikasi tersebut merupakan usaha mencapai tujuan daripada pengawasan. Untuk lebih jelasnya di bawah ini digambarkan mengenai langkah-langkah dalam proses pengawasan, sebagaimana digambarkan oleh Stoner, Freeman dan Gilbert yang dikutip Ernie Trisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah dalam bukunya Pengantar Manajemen, sebagai berikut: Gambar 1.4 Langkah-Langkah Proses Pengawasan Penetapan standar dan metode penilaian Penilaian kinerja Apakah kinerja yang dicapai sesuai dengan standar Pengambilan tindakan koreksi dan melakukan evaluasi ulang atas standar yang telah ditetapkan

Tujuan tercapai

62

(Sumber: dalam Trisnawati dan Saefullah, 2005:321).

Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam proses pengawasan terlebih dahulu dengan menetapkan standar dan metode penilaiannya, dimana standar dan metode merupakan arahan dalam mencapai tujuan dan apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka diperlukannya pengambilan tindakan ulang, evaluasi atas standar yang ditetapkan.

2.9 Pelayanan Publik Berkaitan dengan istilah publik, peneliti berpandangan bahwa istilah publik memiliki dimensi dan pengertian yang sangat beragam. Artinya sangat tergantung dari sudut pandang kita dalam menggunakan istilah tersebut. Secara epistemologi, kata publik dapat diartikan sebagai masyarakat, rakyat, atau orang banyak. Hessel Nogi S. Tangkilisan berpendapat bahwa istilah publik diaplikasikan sebagai berikut:1. Arti kata public sebagai umum, misalnya public offering (penawaran

umum), public ownership ( milik umum), public switched network (jaringan telepon umum), public utility (perusahaan umum). 2. Arti kata public sebagai masyarakat, misalnya public relation (hubungan masyarakat), public service (pelayanan masyarakat), public opinion (pendapat masyarakat), public interest (kepentingan masyarakat) dan lain-lain. 3. Arti kata public sebagai negara, misalnya public authorities (otoritas negara), public building (gedung negara), public finance ( keuangan negara), pubic refenue (penerimaan negara), public sektor (sektor negara) dan lain-lain(Tangkilisan, 2003:5).

63

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas, dapat kita lihat bahwa istilah public memiliki pengertian dan dimensi yang sangat beragam. Artinya, sangat tergantung pada konteks dalam penggunaan istilah tersebut. Dalam hal ini public diartikan sebagai masyarakat sebagai penerima pelayanan kebijakan penerapan SIM-PPTSP dalam proses perijinan mendirikan bangunan. Dalam memperbincangkan teori yang berkaitan dengan pelayanan publik. Secara ideal, persyaratan teori administrasi yang menyangkut pelayanan publik antara lain.1. Harus mampu menyatakan sesuatu yang berarti dan bermakna yang

2. 3.

4.

5. (Irfan Islami, 1999:89).

dapat diterapkan pada situasi kehidupan nyata dalam masyarakat (konteksual) Harus mampu menyajikan suatu perspektif kedepan Harus dapat mendorong lahirnya cara-cara atau metode baru dalam situasi dan kondisi yang berbeda teori administrasi yang sudah ada harus dapat merupakan dasar untuk mengembangkan teori administrasi lainnya, khususnya pelayanan publik. Harus dapat membantu pemakainya untuk menjelaskan dan meramalkan fenomena yang dihadapi Bersifat multi disipliner dan multi dimensional (komprehensif).

Dalam kamus besar bahasa Indonesia pelayanan sebagai suatu hal atau cara atau hasil melayani, sedangkan melayani adalah menyuguhi, sementara itu istilah publik berasal dari bahasa inggris public yang berarti umum, masyarakat Negara. Pelayanan publik dapat dikatakan sebagai pemberian layanan (melayani) keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu sesuai dengan aturan pokok sesuai tata cara yang telah ditetapkan. Menurut Kepmenpan No.63/KEP/M.PAN/7/2003. Publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana ketentuan peraturan peraturan perundang-undangan.

64

Berdasarkan beberapa uraian di atas, maka pelayanan publik dapat disimpulkan sebagai pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara negara. Secara teoritis, tujuan pelayanan publik pada dasarnya adalah memuaskan masyarakat, untuk mencapai kepuasan itu dituntut kualitas pelayanan prima yang tercermin dari:1. Transparansi, yaitu pelayanan yang bersifat terbuka, mudah dan dapat

2. 3.

4.

5.

6.

diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti Akuntabilitas, yaitu pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan Kondisional, yaitu pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas Partisipatif, yaitu pelayanan yang dapat mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat Kesamaan hak, yaitu pelayanan yang tidak melakukan diskriminasi dilihat dari aspek apa pun khususnya suku, ras, agama, golongan, status sosial, dan lain-lain Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima pelayanan publik

(Sinambela, 2006:6).

Berdasarkan beberapa pengertian pelayanan dan pelayanan publik yang diuraikan tersebut, dalam kontek pemerintah, pelayanan publik dapat disimpulkan sebagai pemberian layanan atau melayani keperluan orang atau masyarakat dan organisasi lain yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu, sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang ditentukan dan ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada penerima pelayanan. Dengan demikian, terdapat tiga unsur penting dalam pelayanan publik, yaitu unsur pertama, adalah organisasi pemberi (penyelenggara) pelayanan yaitu Pemerintah, unsur kedua, adalah penerima layanan (pelanggan) yaitu orang atau masyarakat atau organisasi yang berkepentingan, dan unsur ketiga, adalah kepuasan yang diberikan dan/atau

65

diterima oleh penerima layanan (pelanggan). Unsur pertama menunjukan bahwa pemerintah daerah memiliki posisi kuat sebagai (regulator) dan sebagai pemegang monopoli layanan, dan menjadikan Pemerintah bersikap statis dalam memberikan layanan, karena layanannya memang dibutuhkan atau diperlukan oleh orang atau masyarakat atau organisasi yang berkepentingan. Begitu pentingnya profesionalisasi pelayanan publik ini, pemerintah melalui Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara telah mengeluarkan suatu kebijaksanaan Nomor. 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum yang perlu dipedomani oleh setiap birokrasi publik dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat berdasar prinsip-prinsip pelayanan sebagai berikut :1. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan

2.

3.

4.

5.

6.

perlu ditetapkan dan dilaksanakan secara mudah, lancar, cepat, tepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh masyarakat yang meminta pelayanan. Kejelasan dan kepastian, dalam arti adanya kejelasan dan kepastian dalam hal prosedur dan tata cara pelayanan, persyaratan pelayanan baik teknis maupun administratif, unit kerja pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam meberikan pelayanan, rincian biaya atau tarif pelayanan dan tata cara pembayaran, dan jangka waktu penyelesaian pelayanan. Keamanan, dalam arti adanya proses dan produk hasil pelayanan yang dapat memberikan keamanan, kenyamanan dan kepastian hukum bagi masyarakat. Keterbukaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan, persyaratan, unit kerja pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan, waktu penyelesaian, rincian biaya atau tarif serta hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik diminta maupun tidak diminta. Efesiensi, dalam arti bahwa persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada halhal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dengan produk pelayanan ekonomis, dalam arti bahwa pengenaan biaya atau tarif pelayanan harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan: nilai barang

66

dan jasa pelayanan, kemampuan masyarakat untuk membayar, dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. 7. Keadilan dan pemerataan, yang dimaksudkan agar jangkauan pelayanan diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan adil bagi seluruh lapisan masyarakat 8. Ketepatan waktu, dalam arti bahwa pelaksanaan pelayanan harus dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan.(UU No. 81 Tahun 1993).

Produk suatu organisasi dapat berupa pelayanan dan produk fisik. Produk birokrasi publik sebagai suatu organisasi publik adalah pelayanan publik yang diterima oleh warga pengguna maupun masyarakat secara luas. Pelayanan publik adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk memenuhi kebutuhan warga pengguna. Pengguna atau pelanggan yang dimaksud disini adalah masyarakat yang membutuhkan pelayanan publik seperti pembuatan KTP, Akta Kelahiran, Akta Nikah, Akta Kematian, Sertifikat tanah, ijin usaha, ijin mendirikan bangunan (IMB), ijin gangguan, ijin pengambilan air bawah tanah, PDAM, PLN, dan lain sebagainya.