ii Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Judul Dokumen:

Manual Sistem Informasi audit Mutu Internal (SIAMI) Unisnu Jepara Tahun 2018

Dokumen ini memberikan informasi bagi pengelola Siami unisnu dan bagian pusat

data dan pengembangan IT untuk pengelolaan Siami Universitas Islam Nahdlatul

Ulama Jepara

Penyusun:

1. Fatchur Rohman, SE, M.Pd, M.Si

2. Harminto Mulyo, S.Kom, M.Kom

3. Ahmad Zulfah, SE

4. Isa Maulana Nur, S.Kom

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office iii

KATA PENGANTAR

Universitas Islam Nahdlatul Ulama (Unisnu) mendorong pemanfaatkan

teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi akademik dan

komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder, untuk memberikan

pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui

kebijakan universitas islam nahdlatul ulama, dimana lembaga-lembaga

dilingkungan Unisnu baik dilembaga, bagian maupun unit wajib menerapkan

teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Unisnu Jepara telah

membangun dan mensosialisasikan aplikasi evaluasi pelayanan perguruan tinggi.

Pelayanan terkait pengelolaan akademik yang meliputi aktivitas pengelolaan

pembelajaran mulai dari mahasiswa terdaftar sampai dengan lulus menggunakan

system informasi audit mutu internal Unisnu Jepara yang dapat diakses melalui

alamat website https://ami.unisnu.ac.id .

Buku manual Siami ini merupakan versi 1 yang peruntukannya adalah

untuk pengelola akadmik perguruan tinggi. Semoga Buku Panduan ini dapat

bermanfaat dalam pengoperasian pengelolaan Siami Universitas Islam Nahdlatul

Ulama Jepara demi terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan

fungsional.

Jepara, Maret 2018 Bagian Pusat Data dan Pengembangan IT

Unisnu Jepara Kepala,

Harminto Mulyo, S.Kom, M.Kom

iv Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Daftar Isi

Hal

Judul Dokumen: .............................................................................................. ii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii

Daftar Isi ........................................................................................................ iv

Daftar Gambar ............................................................................................. vi

I. Mengenal SIAMI ................................................................................... 1

A. Manfaat SIAMI ................................................................................. 2

B. Mengakses SIAMI ............................................................................ 3

II. Modul Group SIAMI ............................................................................. 3

1. Dashboard .......................................................................................... 4

2. Akademik ........................................................................................... 4

3. SMS .................................................................................................... 4

4. Penjaminan Mutu .............................................................................. 4

5. Kritik dan saran .................................................................................. 4

6. System ................................................................................................ 4

III. Modul Group Penjaminan Mutu ........................................................ 4

1. Standar ............................................................................................... 4

2. Komponan .......................................................................................... 4

3. Pertanyaan ......................................................................................... 5

4. Jawaban ............................................................................................. 5

5. Dokumen ............................................................................................ 6

6. Periode ............................................................................................... 6

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office v

7. Auditie ................................................................................................ 7

8. Tanggal Menilai .................................................................................. 8

9. Penilaian Jaminan Mutu ..................................................................... 9

10. Rekap Prodi ...................................................................................... 9

11. Rekap Universitas .......................................................................... 10

12. Ceklis Auditor ................................................................................. 11

13. Cetak Ceklis Auditor ....................................................................... 11

14. Catatan Auditor .............................................................................. 12

15. Cetak Catatan Auditor ................................................................... 12

16. PTK ................................................................................................. 13

17. Cetak PTK ....................................................................................... 14

18. Laporan Audit................................................................................. 14

19. Cetak Laporan Audit ...................................................................... 15

20. Manual ........................................................................................... 15

IV. Log Out ................................................................................................ 15

vi Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Daftar Gambar

Hal Gambar 1 . Halaman Depan SI AMI Gambar 2 . Halaman Login SI AMI Gambar 3. Halaman setelah Login Gambar 4 . Daftar Instrumen Gambar 5 . Instrumen Gambar 6 . Penambahan Pertanyaan Quesioner Gambar 7 . User instrumen Gambar 8 . Halaman Manajemen Surat Gambar 9. Setup Group Modul Gambar 10. Setup Level Gambar 11. Setup Modul Gambar 12. Tambah User Gambar 13. Modul Dokumen Gambar 14. Dokumen Penjaminan Mutu Gambar 15. Dokumen Penjaminan Mutu Gambar 16. Setup Bagian Gambar 17. Setup Jenis Dokumen Gambar 18. Setup Status Dokumen Gambar 19. Modul Evaluasi Gambar 20. Hasil instrument evaluasi Gambar 21. Halaman Hasil Kritik dan Saran Gambar 22. Alur EMI Gambar 23. Daftar Instrumen Gambar 24. Evaluasi Prodi Gambar 25. Simpan Evaluasi Prodi Gambar 26. Rekap Jawaban Gambar 27. Grafik Nilai Capaian Gambar 28. Isian Kritik dan Saran Gambar 29. Modul Buku Manual Sistem Gambar 30. Log Out

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office vii

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 1

I. Mengenal SIAMI

Sistem Informasi audit mutu internal adalah aplikasi berbasis webs

yang dirancang untuk membantu lembaga penjaminan mutu dalam

mengevaluasi kegiatan program studi dilingkunga universitas. System

penjaminan mutu yang dimaksud untuk memantau perkembangan dari

masing-masing penyelenggara/ prodi dan fakultas selama periode

yang di tentukan. Didalam system penjaminan mutu disini

membutuhkan peran aktif dari prodi, fakultas maupun lembaga

penjaminan mutu untuk mengisi form informasi didalam system

tersebut. Untuk system penjaminan mutu ini disediakan 4 modul yaitu

instrument, master, dokumen dan evaluasi.

Gambar 1 . Halaman Depan SIAMI

- Instrumen, modul untuk melakukan pengelolaan instrumens mulai

dari menseting intrumen pertanyaan dan mengetahui pengguna

instrumen;

- Master, modul untuk melakukan pengelolaan system penjaminan

mutu mulai dari tampilan modul, informasi yang disajikan dan

pemberian hak akses kepada user/ pengguna;

- Dokumen, modul dokumen digunakan untuk melakukan

pengelolaan dokumen yang ada di system penjaminan mutu mulai

dari informasi dokumen yang tersedia, penambahan dokumen dan

merubah dokumen;

2 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

- Evaluasi, modul evaluasi untuk melihat hasil evaliasi, hasil kritik dan

saran, pengisian instrument dan pengisian kritik dan saran;

- Logout, modul untuk keluar dari system penjaminan mutu.

Sedangkan dalam mengakses system penjaminan mutu disini akan

dibagi menjadi 3 akses yaitu:

- Akses Lembaga Penjaminan Mutu

Dari lembaga penjaminan mutu dapat mengakses semua informasi

yang berkaitan dengan penjaminan mutu, jadi semua modul yang

ada di system audit mutu internal dapat diakses semua.

- Akses fakultas oleh dekan

Modul yang dapat diakses oleh fakultas hanya meliputi modul

dokumen dan evaluasi. Dimana isinya adalah dari modul dokumen

dapat mengakses dokumen penjaminan mutu sedangkan modul

evaluasi yaitu hasil evaluasi, kritik dan saran

- Akses prodi oleh ka prodi

Modul yang dapat diakses oleh prodi seperti akses fakultas yang

hanya meliputi modul dokumen dan evaluasi. Dimana isinya adalah

dari modul dokumen dapat mengakses dokumen penjaminan mutu

sedangkan modul evaluasi adalah instrument evaluasi, kritik dan

saran

A. Manfaat SIAMI

1. Untuk mengevaluiasi prodi yang ada di universitas

2. Untuk membantu lembaga penjaminan mutu dalam

mengelola dokumen penjaminan mutu;

3. Untuk membantu mengevaluasi dari masing-masing

prodi/fakultas;

4. Membantu lembaga penjaminan mutu dalam mengetahui

target dan capaian dari prodi.

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 3

Gambar 2 . Halaman Login SIAMI

B. Mengakses SIAMI

System AMI merupakan system informasi audit mutu

internal berbasis web sehingga untuk mengaksesnya diperlukan

program aplikasi web browser seperti Internet Explorer, Mozilla

Firefox, Opera, Netscape, dan lain-lain..

Langkah untuk mengakses Sistem AMI adalah sebagai

berikut:

- Ketik alamat LPM: http://ami.unisnu.ac.id pada address bar

lalu tekan Enter pada keyboard;

- Sitem LPM juga dapat diakses melalui Sistem Informasi

UNISNU Jepara, yaitu pada alamat http://10.10.10.3/ami;

Keterangan: Login dan password pada SIAMI sesuai login dan

passwor pegawai pada SIAkad.

Gambar 3. Halaman setelah Login

II. Modul Group SIAMI

Aplikasi SIAMI terdiri dari beberapa group modul untuk mendukung

pengoperasian SIAMI. Adapun group modul SIAMI terdiri dari:

4 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

1. Dashboard

2. Akademik

3. SMS

4. Penjaminan Mutu

5. Kritik dan saran

6. System

III. Modul Group Penjaminan Mutu

1. Standar

Modul standar digunakan untuk mengisi standar mutu yang digunakan dalam

penilian. Untuk menjalankan modul ini setelah masuk dalam aplikasi

kemudian plih group modul penjaminan mutu dan klik standar. Untuk

menambah user dapat klik tambah kemudian diisi dan disimpan.

Gambar 4 . Tambah Standar

2. Komponan

Pada menu pertanyaan instrument digunakan untuk mengelola pertanyaan

yang ada didalam evaluasi. Menu ini berfungsi menambah ataupun merubah

pertanyaan.

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 5

Gambar 5 . Instrumen

Maka formulir yang harus anda isi untuk menambah pertanyaan adalah:

Gambar 6 . Penambahan Pertanyaan Quesioner

3. Pertanyaan

Menu ini digunakan untuk member akses bagi pengguna SI AMI dalam meng

akses system tersebut. Adapun caranya adalah pilih salah satu kemudian

ceklis dan simpan.

Gambar 7 . User instrumen

4. Jawaban

Modul master befungsi untuk mengelola menu-menu yang

ditampilkan dalam system muali dari pengelompokan menu,

pengelompokan level pengguna. Dalam modul master terdiri dari

6 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

menu setup group modul, setup level, setup modul dan setup user.

Gambaran menu pada modul master dapat dilihat pada gambar beikut:

Gambar 8 . Halaman Manajemen Surat

5. Dokumen

Setiap menu yang ada didalam system penjaminan mutu akan

akan dikelompokkan dalam sebuah modul yang diinginkan. Dalam

menu setup modul disini juga dapat dilakukan perubahan maupun

penambahan modul dengan cara klik menu yang disediakan.

Gambar 9. Setup Group Modul

6. Periode

Menu setup level digunakan untuk mengelola level pengguna

yang akan mempunyai hak akses ke system penjaminan mutu ini.

Adapun caranya adalah sebagai berikut:

1. Dari modul master;

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 7

2. Klik menu ‘Setup Level;

3. Klik teks ‘Tambah’, jika ingin menambah;

4. Klik teks edit, jika ingin merubah;

5. Klik teks hapus jika ingin menghampus;

Gambar 10. Setup Level

7. Auditie

Menu setup modul digunakan untuk mengelola modul yang ada

didalam sistem. Menu ini fungsinya untuk menambah menu yang

kurang dan merubah atau menghapus menu yang sudah ada.

Adapun proses setup modul, sbb:

1. Pilih modul master;

2. Klik menu setup modul;

3. Pilih menu yang sesuai dengan keinginan;

4. Simpan .

8 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Gambar 11. Setup Modul

8. Tanggal Menilai

Menu setup user digunakan untuk mengelola pengguna hak akses

yang akan menggunakan system informasi ini dengan cara klik

menu setup user, adapun langkah-langkahnya sbb:

1. Klik modul ‘master;

2. Klik ‘setup user’;

3. Pilih menu tambah user atau edit dan menghapus;

4. Klik tombol SIMpan untuk menyimpan.

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 9

Gambar 12. Tambah User

9. Penilaian Jaminan Mutu

Modul dokumen digunakan untuk mengelola berbagai dokumen yang ada di

system penjaminan mutu. Modul ini berisi dokumen penjaminan mutu,

dokumen upload, setup bagan, setup jenis dokumen dan setup status

dokumen.

Gambar 13. Modul Dokumen

10. Rekap Prodi

Pada menu dokumen penjaminan mutu digunakan untuk melihat

dokumen yang di upload oleh lembaga penjaminan mutu dan

mendownload dokumen yang diinginkan oleh user. Adapun prosesnya

adalah sebagai berikut:

1) Klik modul dokumen;

10 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

2) Klik menu dokumen penjaminan mutu;

3) Pilih pilih dokumen dan klik download.

Gambar 14. Dokumen Penjaminan Mutu

11. Rekap Universitas

Menu dokumen upload dokumen ini digunakan untuk mengupload

dokumen sesuai yang diinginkan dan merivisinya kembali jika ada

kekurangan. Adapun caranya adalah sebagai berikut:

1) Pilih modul dokumen;

2) Klik menu dokumen upload dan revisi

3) Klik menu tambah jika ingin menambah;

4) Klik menu revisi jika ingin merevisi;

5) Klik menu simpan.

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 11

Gambar 15. Dokumen Penjaminan Mutu

12. Ceklis Auditor

Menu ini digunakan untuk bagian-bagian dokumen yang ada

dilembaga oleh bagian penjaminan mutu. Adapun prosesnya adalah

sebagai berikut:

1) Pilih modul dokumen;

2) Pilih menu setup bagian;

3) Klik menu tambah atau edit untuk menambah atau mengedit;

4) Klik menu simpan.

Gambar 16. Setup Bagian

13. Cetak Ceklis Auditor

Menu ini digunakan untuk memberikan label jenis dokumen yang akan

ditampilkan didalam dokumen. Adapun prosesnya adalah sebagai

berikut:

1) Pilih modul dokumen;

2) Pilih menu setup jenis dokumen;

3) Klik menu tambah jenis dokumen;

4) Sklik menu simpan.

12 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Gambar 17. Setup Jenis Dokumen

14. Catatan Auditor

Menu ini digunakan untuk mengelola status dokumen yang aktif,

terkendali maupun kadaluarsa. Adapun prosesnya adalah sebagai

berikut:

1) Pilih modul dokumen;

2) Pilih menu setup status dokumen;

3) Klik menu tambah status dokumen;

4) Klik menu simpan.

Gambar 18. Setup Status Dokumen

15. Cetak Catatan Auditor

Modul evaluasi digunakan untuk mengelola semua kegiatan yang

menjadi objek dari lembaga penjaminan mutu. Sedangkan informasi

dan layanan yang disajikan adalah laporan hasil evaluasi, laporan kritik

dan sran dan pengisian kuesioner yang dilakukan oleh gugus

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 13

pengendali mutu serta pengisian kritik dan saran. Sedangkan menu

yang disajikan didalam modul evaluasi adalah hasil evaluasi dari

pengisian kuesioner, hasil kritik dan saran, instrument evaluasi dan

kritik & saran. Adapun cara kerja untuk modul buku agenda adalah

sebagai berikut:

Gambar 19. Modul Evaluasi

16. PTK

Pada menu hasil evaluasi anda dapat melihat hasil pengisian

instrument yang dilakukan oleh gugus pengendali mutu yaitu prodi

kemudian dapat langsung mencetaknya. Adapun proses

pencetakannya adalah sebagai berikut:

1) Klik modul buku evaluasi;

2) Klik menu hasil evaluasi;

3) Pilih menu pilih;

4) Pilih pilih icon cetak pada salah satu pilihan anda;

Gambar 20. Hasil instrument evaluasi

14 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

17. Cetak PTK

Pada menu hasil kritik & saran anda dapat melihat hasil pengisian

kritik dan saran yang dilakukan oleh pengguna kemudian dapat

langsung melihatnya. Adapun proses untuk mengetahunya adalah

sebagai berikut:

1) Klik modul buku evaluasi;

2) Klik menu hasil kritik & sarani;

Gambar 21. Halaman Hasil Kritik dan Saran

18. Laporan Audit

Pada menu instrument evaluasi anda dapat melakukan berbagai

aktivitas terutama bagi gugus pengendali mutu/user prodi adalah

melakukan pengisian kuesioner yang disediakan oleh lembaga

penjaminan mutu. Adapun siklus dalam pengisian instrument ini

adalah:

Gambar 22. Alur EMI

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 15

19. Cetak Laporan Audit

Pada menu kritik dan saran anda dapat memberikan kritik dan saran yang berkaitan dengan sistem informasi penjaminan mutu yang kami sediakan.

Gambar 23. Isian Kritik dan Saran

20. Manual

Modul manual digunakan untuk mendownload buku panduan tata

cara penggunaan system.

Gambar 24. Modul Buku Manual Sistem

IV. Log Out

Modul LogOut digunakan apabila Anda ingin keluar dari system

penjaminan mutu, proses logout dapat dilakukan dengan klik modul

‘Logout’ berada dibawah nama user. Demi keamanan data, segera

lakukan logout apabila sudah tidak menggunakan SI AMI.

16 Manual SI AMI UNISNU Jepara | Versi Back Office

Gambar 30. Log Out

Manual SI AMIUNISNU Jepara | Versi Back Office 17