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MINISTERIO DE AGRICULTURA PROYECTO ESPECIAL PICHIS PALCAZU

Junio 2,011

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PRESENTACION El presente Manual de Procedimientos Archivísticos, es un instrumento de gestión archivística que ha sido elaborado teniendo en consideración la normatividad vigente emitida por el Archivo General de la Nación, ente rector y central del Sistema Nacional de Archivos. Comprende los siguientes procedimientos: 1. De transferencia de documentos. 2. De organización de documentos. 3. De selección y eliminación de documentos. 4. De conservación de documentos 5. De servicio archivístico. En el presente Manual, se detalla la manera sistemática de etapas y acciones a realizar en cada nivel de archivo del Proyecto Especial Pichis Palcazú, asimismo, se han diseñado formatos que facilitan su aplicación. Su cumplimiento será de beneficio para la institución, porque permitirá mantener centralizado y organizado todo el Acervo Documental existente en el PEPP; garantizando su incremento, conservación y su acceso a fin de cumplir con el servicio oportuno y eficiente. La información contenida en el referido manual será complementada, enriquecida y/o actualizada a solicitud de la Oficina de Administración conforme las circunstancias lo requieran en concordancia con la Directiva Nº 001-2010-AG-PEPP/OPP.

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INDICE

Pág. Presentación Índice I. Introducción 5 II. Concepto 5 III. Objetivos 5 IV. Finalidad 5 V. Alcance 6 VI. Base legal 6 VII. Funciones del Sistema 7

VIII. Conformación y Relación del Sistema Institucional de Archivo

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IX. Órganos Consultivos 8 X. Obligaciones que establece el Sistema XI. Procedimientos Archivísticos: 9 Procedimiento Nº 01 10 - 14 Transferencia de Documentos Flujograma 11 Anexo 01: Inventario de Transferencia de Documentos 13 Anexo 02: Inventario - Registro 14 Procedimiento Nº 02 15 - 16 Organización de Documentos Flujograma 16 Procedimiento Nº 03 17 - 26 Selección y Eliminación de Documentos Selección de Documentos 17 Eliminación de Documentos 18 Flujograma 20

Anexo 03: Tabla General de Retención de

Documentos 21

Anexo 04: Índice Alfabético del Programa de Control

de Documentos 23 23

Anexo 05: Inventario General de Documentos a

Eliminar 24

Anexo 06: Inventario Registro 25 Anexo 07: Acta de Comité Evaluación de Documentos 26 Procedimiento Nº 04 27 - 28 Conservación de Documentos Procedimiento Nº 05 29 - 36 Servicio Archivístico

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Pág. Préstamo de Documentos 30 Expedición de Copias 30 Flujograma 32 Anexo 08: Solicitud de Servicios Archivísticos 33 Anexo 09: Préstamo de Documentos 35 Glosario de Términos 37

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS DEL PROYECTO ESPECIAL PICHIS PALCAZÚ (PEPP)

I. INTRODUCCION:

El presente Manual describe las etapas y las acciones administrativas archivísticas relacionadas con los documentos de las diferentes dependencias del Proyecto Especial Pichis Palcazú. La administración de documentos y archivos, comprende una serie de procedimientos relacionados entre sí, que requieren un tratamiento uniforme y un respaldo que garantice su cumplimiento. El presente Manual es el reflejo de la existencia del Sistema de Archivo Organizacional, el cual se rige bajo el marco de la legislación archivística nacional, en especial de las normas técnicas emitidas por el Archivo General de la Nación, órgano rector del Sistema Nacional de Archivos.

II. CONCEPTO: El sistema de archivos del Proyecto Especial Pichis Palcazú, es el sistema encargado de regular e integrar técnica, normativamente el funcionamiento de los diferentes niveles de archivo, mediante, la aplicación de normas, directivas u otras disposiciones que garanticen el correcto tratamiento, conservación y servicio del patrimonio documental del PEPP.

III. OBJETIVOS: 1. Mantener organizado los documentos en el nivel de archivo que

les corresponde, de acuerdo a las necesidades que tengamos de ellos y a la frecuencia de uso.

2. Descongestionar periódicamente los archivos de gestión secretarial y central.

3. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

4. Viabilizar la eliminación de documentos de valor temporal de los diferentes niveles de archivos, de acuerdo a las normas establecidas.

5. Aprovechar convenientemente el espacio físico, el mobiliario y los equipos disponibles.

6. Facilita el servicio eficaz y oportuno al usuario de acuerdo a las normas legales y administrativas vigentes.

7. Establecer la relación y la línea de coordinación de los archivos existentes con el Archivo Central.

IV. FINALIDAD:

El Manual de Procedimientos Archivísticos, tiene como finalidad: 1. Orientar las acciones archivísticas, destinadas a racionalizar las

actividades de clasificación, ordenamiento, conservación y retención de los documentos relacionados, con el

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funcionamiento administrativo del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

2. Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos de los archivos secretariales al archivo central.

3. Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de los documentos de valor temporal generado en las Unidades Orgánicas del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

4. Orientar las acciones relativas a las diferentes modalidades del servicio archivístico: - Consulta; - Préstamo y; - Expedición de copia.

V. ALCANCE:

El presente Manual es de aplicación obligatoria en el: - Archivo Central del Proyecto Especial Pichis Palcazú. - Archivos Secretariales de las diferentes Unidades del Proyecto

Especial Pichis Palcazú.

VI. BASE LEGAL: 1. Constitución Política del Perú. 2. Decreto Ley Nº 19414 (16.05.1972), Ley de Defensa.

Conservación e Incremento de Patrimonio Documental de la Nación.

3. Decreto Supremo Nº 022-75-ED (19.10.1975), Reglamento del Decreto Ley 19414.

4. Ley Nº 25323 (11.06.1991), Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS (26.06.1992), Reglamento de la Ley Nº 25323.

6. Decreto Supremo Nº 005-93-JUS (17.03.1993), Modificación del Decreto Supremo Nº 008-92-JUS.

7. Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J (31.05.1985), que aprueba las Normas Generales Del Sistema Nacional de Archivos.

8. Resolución Jefatural Nº 133-85-AGN/J (04.10.195), que precisa la aplicación de la Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J.

9. Resolución Jefatural Nº 117-86/AGN-J (09.07.86), aprueba la Directiva Nº 003-86/AGN-DGAI, que norma la formulación, ejecución y evaluación del Plan Anual de Archivos Administrativos del Sector Público Nacional.

10. Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J (18.11.1996), que aprueba las Normas para la Formulación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservación de Documentos: a) Directiva Nº 004/86-AGN-DGAI "Normas para la formulación

del Programa de Control de Documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional";

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b) Directiva Nº 005/86-AGN-DGAI "Normas para la transferencia de documentos en los archivos Administrativos del Sector Público Nacional";

c) Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI "Normas para la eliminación de documentos en los archivos Administrativos del Sector Público Nacional";

d) Directiva Nº 007/86-AGN-DGAI "Normas para la conservación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".

11. Resolución Jefatural Nº 153-92-AGN/J (19.08.1992), que aprueba las Normas Complementarias para la Transferencia del Acervo Documental en los organismos públicos en proceso de desactivación, fusión y/o privatización.

12. Resolución Jefatural Nº 112-93-AGN/J (06.09.1993), que aprueba las Normas para la Supervisión y asesoramiento de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos.

13. Ley Nº 27444 (21.03.2001), Ley del Procedimiento Administrativo General.

14. Ley Nº 27806 (02.08.2002), Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

15. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM (06.08.2003), Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

16. Directiva General Nº 002-96-AG-VM-OA, Norma para foliación - MINAG.

VII. FUNCIONES DEL SISTEMA:

a. Proponer y aplicar la política en materia de archivo del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

b. Apoyar la gestión administrativa pronta y oportuna en los diferentes documentos generados o recibidos en el desempeño de las funciones asignadas.

c. Aplicar normas, directivas, u otros que emita el ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

d. Asesorar los procedimientos técnico - archivístico que se dan en todos los niveles de archivos, a nivel institucional.

VIII. CONFORMACION Y RELACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL

DE ARCHIVO: El Sistema Institucional de Archivos del Proyecto Especial Pichis Palcazú, está integrado por: - Archivo Central - Archivos Secretariales o de Gestión. 1. Archivo Central:

Es la unidad encargada de cumplir y hacer cumplir las normas y directivas del Sistema Nacional y del Sistema Institucional de Archivos. El responsable de esta unidad, será el encargado de la conducción del Sistema Institucional, coordinando las

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actividades archivísticas, y uso de la documentación proveniente de los Archivos Secretariales. Interviene en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo del Ministerio de Agricultura y el Archivo General de la Nación.

2. Archivo Secretarial o de Gestión: Son de responsabilidad de las secretarias de cada órgano del Proyecto Especial Pichis Palcazú, debiendo:

Organizar:

- Las series documentales por áreas, técnicas, administrativas, contables, en Files / Archivadores de palanca, de chicago, planos etc.

- Documentos recibidos / emitidos por orden correlativos y fechas correlativos (Ejem. Memo Nº 01, Memo Nº 02), separar por fecha ejemplo (Enero – Febrero - Marzo).

- Debidamente forrados y en el lomo poner el nombre de la serie documental (Ejem. Oficios recibidos del Nº 001 al 205, Año 2010).

Conservar:

Las series documentales, expedientes, en archivadores de estantes de ángulos ranurados, armarios de metal y madera, evitando la humedad, serán rotuladas en una parte visible donde se notará el nombre de la oficina productora. Los expedientes, comprobantes de pago, resoluciones en forma pormenorizada por cada tipo documental.

Transferir: Al haber cumplido su ciclo vital (03 años) - (Ejemplo 2007 – 2008 - 2009) queda en el archivo secretarial o de gestión, los años con anterioridad serán trasladados al Archivo Central del PEPP, bajo listado de inventario por años y series documentales.

IX. ORGANOS CONSULTIVOS:

Los órganos consultivos son las instancias inmediatas de coordinación que permiten el desarrollo armónico del sistema, brindando apoyo y asesoramiento en materia de archivo. Estos niveles son: Nivel interno y nivel externo. 1. Nivel interno.- Está compuesto por:

- Archivo Central.- Es el encargado de dirigir, controlar, normar y evaluar las actividades archivísticas del Sistema Institucional de Archivos del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

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- Comité Evaluador de Documentos (CED).- Es el encargado de evaluar la documentación innecesaria que debe eliminarse en el ámbito institucional conduciendo el proceso de formulación del Programa de Control de Documentos (PCD). El Comité Evaluador de Documentos, estará integrado por: El Jefe de la Oficina de Administración, quien la

presidirá. El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica, encargado o

su representante. El encargado del Archivo Central, quien actuará como

secretario. El Jefe de la Unidad Orgánica cuya documentación será

evaluada, el mismo que será invitado a integrarse a la Comisión según el cronograma que así lo establezca.

2. Nivel externo.- Está compuesto por:

- El Archivo General de la Nación AGN, ente rector del Sistema Nacional de Archivos.

- El Archivo del Ministerio de Agricultura. X. OBLIGACIONES QUE ESTABLECE EL SISTEMA:

Los Archivos integrantes del Sistema Institucional de Archivo están obligados a cumplir las normas, directivas y demás disposiciones que emita el órgano rector del Sistema Nacional de Archivos.

XI. PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS: 1. Objetivo:

Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicaran en los procesos archivísticos con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de archivo en los procesos de transferencia, organización, selección, eliminación, y servicio, buscando el principio de unidad, racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de archivo del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

2. Alcance: El presente Manual de Procedimientos Archivísticos está dirigido a todos los niveles orgánicos que conforman el Sistema de Archivo Institucional del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

3. Vigencia: El presente manual entrará en vigencia a partir de la fecha de aprobación mediante Resolución Directoral del Proyecto Especial Pichis Palcazú.

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PROCEDIMIENTO Nº 01

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO:

Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos en los Archivos Secretariales del PEPP.

2. FINALIDAD: - Descongestionar los archivos de secretaría. - Custodiar en el Archivo Central y/o Periféricos la documentación

generada por las diferentes dependencias orgánicas constituidas del PEPP, al vencimiento de sus plazos de retención.

- Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales en los archivos secretariales.

- Garantizar la integridad y la custodia del patrimonio documental del PEPP.

- Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos de los Archivos Secretariales al Archivo Central.

3. REQUISITOS:

Las unidades de conservación serán rotuladas en una parte visible donde se notará el nombre de la oficina productora.

Los expedientes, comprobantes de pago, resoluciones, convenios serán transferidos con una relación pormenorizada por cada tipo documental.

Serán transferibles los documentos que cuenten con un mínimo de tres (03) años de antigüedad, cuya vigencia administrativa inmediata haya concluido.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

1. El Archivo Central y los archivos de cada unidad, son los encargados de elaborar el cronograma de transferencia anual, de preferencia tomando en cuenta la jerarquía de cada Unidad.

2. El responsable del Archivo Secretarial encargado de la transferencia llenará el formato "Inventario de Transferencia " (Ver anexo 1 y 2), el mismo que tendrá un visto de autorización - firma y sello del jefe de área de la oficina productora.

3. El Archivo Central, recepciona y verifica el contenido de las unidades de archivamiento, así como cantidad de metros lineales a transferir, el plazo de verificación no excederá de cinco días hábiles.

4. En señal de conformidad, el encargado del Archivo Central pondrá a disposición el formato, "Inventario de Transferencia" al jefe de área, procediendo este a colocar sus respectivos sellos y firma, conservando el original y devolviendo la copia al archivo remitente.

5. El formato original será archivado y conservado para futuras consultas.

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5. DURACIÓN: La transferencia de documentos, en caso de las unidades o departamentos no deberá excederse del plazo de 45 días útiles.

6. FLUJOGRAMA:

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7. FORMULARIOS: El inventario consta de dos partes: 1. Inventario de transferencia de documentos. 2. Inventario - registro. Características: - Material: Papel bond 60 grs. - Cantidad: Original y 2 copias - Medidas: Tamaño A-4 Instrucciones: a) Inventario de transferencia de documentos (Anexo 01)

I. Información general: 1-3 Nombre del sector, de la entidad y de la unidad

orgánica cuya documentación va a transferirse. 4 Datos de remisión. 5 Indicar el código de identificación de la entidad y unidad

orgánica remitente. 6 Año del envió. 7 Número secuencial según la primera remisión de

documentos efectuada por la unidad orgánica al archivo.

II. Descripción general de los documentos a transferirse:

Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas extremas.

III. Metros lineales de documentos a transferirse:

Anotar el número total, en metros lineales de los documentos a transferirse (un metro cúbico es igual a diez metros lineales aproximadamente).

IV. Lugar y fecha:

- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe del archivo remitente.

- Fecha, nombre, apellidos y firma del jefe de archivo receptor.

b) Inventario – Registro (Anexo 02)

1 Número de orden correlativo de las unidades de archivamiento a transferirse.

2 Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, según la serie o series que la conforman.

3 Indicar la fecha más antigua y más reciente de cada una de las series.

4 Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aquí se indicará el lugar donde se encuentra archivada la unidad de archivamiento y el número asignado a ella dentro del archivo.

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5 Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor comprensión de la documentación de transferencia.

Anexo 01

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Preparar original y dos copias Pág. 1 de ……. Págs.

I. INFORMACION GENERAL

1. Sector: 2. Entidad: 3. Unidad Orgánica: 4. Datos de Remisión: 5. Código: 6. Año: 7. Remisión Nº:

II. DESCRIPCION GENERAL DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE

2.1.

2.2.

2.3.

2.4.

2.5.

2.6.

2.7.

2.8.

2.9.

III. METROS LINEALES DE DOCUMENTOS A TRANSFERIRSE

…………..……. Metros lineales

IV. LUGAR Y FECHA V. LUGAR Y FECHA

La Merced, ………………………….. La Merced, …………………………..

---------------------------------------------- Jefe de Oficina o Director de Línea

(Remitente)

-------------------------------------------------- Jefe de la Oficina de Administración

(Receptor)

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Anexo 02

INVENTARIO - REGISTRO

DIRECCION (OFICINA) DE:

Pág. 1 de ……. Págs.

1. Número de Orden

2. Descripción de documentos 3. Fechas extremas 4. Ubicación Topográfica 5. Observaciones

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PROCEDIMIENTO Nº 02

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1. CONCEPTO:

La organización de documentos es un proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad.

2. FINALIDAD: - Facilitar la rápida recuperación de la información. - Establecer criterios uniformes para la organización de los

documentos en los Archivos Secretariales y Central. - Mantener organizada la documentación de manera integral y

orgánica como producto de las actividades del PEPP. - Establecer criterios uniformes para la organización de los

documentos en los archivos del Sector Público.

3. REQUISITOS: La organización de documentos se deberá establecer basándose en dos criterios: La clasificación se dará a través del establecimiento de series

documentales. El ordenamiento que deberá ser cronológico, numérico,

alfabético o en su defecto una combinación de los sistemas indicados.

4. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO:

4.1. En los Archivos Secretariales: 1. El responsable del Archivo Secretarial deberá ordenar las

unidades documentales que conforman cada serie mediante el sistema más conveniente, numérico, cronológico, o en su efecto se hará una combinación de los sistemas indicados.

2. El responsable del archivo secretarial, deberá identificar cada unidad de las series documentales para su archivamiento, (file de manila, file de palanca, cajas, paquetes, etc.), con los siguientes datos: - Unidad orgánica - Serie documental - Fecha - Número correlativo de la unidad de conservación.

4.2. En al Archivo Central:

1. Se respetará el principio de procedencia y de origen orientando por la estructura original.

2. El responsable del archivo una vez realizada la transferencia de la documentación dispondrá la colocación

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de las unidades de archivamiento en la estantería o en el lugar más adecuado.

3. El responsable del archivo determinara la conservación de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio físico que exista en el archivo.

4. Empleando el sistema de base de datos ingresará los datos de las series documentales debidamente codificadas incluyendo el número de código, para facilitar la búsqueda.

5. DURACIÓN

El presente procedimiento es de duración permanente. 6. FLUJOGRAMA:

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PROCEDIMIENTO Nº 03

SELECCIÓN Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS 1. FINALIDAD:

- Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente.

- Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los diferentes niveles de archivo.

- Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital.

- Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio físico y los equipos disponibles.

I. SELECCIÓN DE DOCUMENTOS:

1.1 Concepto: La selección es un proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de la entidad para predeterminar sus períodos de retención, en base a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos. El Programa de Control de Documentos es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de la entidad.

1.2 Requisitos:

a) Acta del Comité Evaluador de Documentos b) Programa de Control de Documentos c) Tabla de Retención de Documentos.

1.3 Comité Evaluador de Documentos: Conformado por funcionarios nombrados por la Dirección Ejecutiva cuya función es evaluar los fondos documentales del Proyecto Especial Pichis Palcazú, a fin de que en su oportunidad se realicen los procedimientos establecidos en las Directivas Nº 004-86-AGN/DGAI, Nº 005-86-AGN/DGAI y Nº 006-86/AGN/DGAI. El Comité estará integrado por: - El Administrador del PEPP, quien lo presidirá. - El Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica o su

representante. - El encargado del Archivo Central, quien actuará como

Secretario. - El Jefe de la Unidad Orgánica, cuya documentación será

evaluada, el mismo que será invitado a integrarse a la Comisión, según el Cronograma así lo establezca.

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1.4 Programa de Control de Documentos: El Programa de Control de Documentos (PCD), es un documento de gestión archivística que establece las series documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus actividades, precisando el número de años que debe conservarse y los periodos de retención en cada nivel de archivo hasta su transferencia al Archivo del Ministerio de Agricultura o su eliminación, según indicaciones de la Resolución del Archivo General de la Nación autorizando su eliminación. El PCD estará conformado por: - Inventario de las Series Documentales. - La Tabla General de Retención de Documentos. - El Índice Alfabético de las Series Documentales. Inventario de las Series Documentales: El inventario será utilizado para describir las series documentales que conservan una unidad orgánica y sirve para establecer los periodos de retención de las mismas. La Tabla General de Retención de Documentos: La Tabla General de Retención de Documentos será utilizada para registrar esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series documentales que las integran, así como sus correspondientes periodos de retención (Ver anexo 3). El Índice Alfabético del Programa de Control de Documentos: Será utilizado para anotar en orden alfabético los nombres de las series documentales, el asunto principal y el código respectivo (Ver anexo 4).

II. ELIMINACION DE DOCUMENTOS:

2.1 Concepto: La eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación.

2.2 Requisitos: - Acta del Comité Evaluador de Documentos - Tabla General de Retención de Documentos - Inventario y Muestras de documentos a eliminar - Documentación organizada e inventariada.

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III. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO: a) El encargado del Archivo Central, formulará el cronograma anual

de eliminación de documentos, en caso ya exista documentación a eliminarse.

b) Al vencimiento de los periodos de retención de las series documentales establecidos en el “Programa de Control de Documentos”, se identificará y separará la documentación posible a eliminar.

c) Se elaborará el inventario general de documentos a eliminar (Ver anexo 5 y 6), y se extraerá las muestras de cada serie.

d) El Comité Evaluador de Documentos del Proyecto Especial Pichis Palcazú, en sesión emitirá opinión favorable o desfavorable sobre la procedencia de eliminación de las series inventariadas, haciendo constar en acta su decisión.

e) El PEPP, solicitará al Archivo General de la Nación la autorización para la eliminación, acompañando el inventario de eliminación documental, la resolución de designación del Comité Evaluador de Documentos, el Acta suscrita por el Comité (Ver anexo 7) debidamente legalizada notarialmente y las muestras documentales.

f) El encargado del Archivo Central, facilitara la labor de verificación y supervisión que le corresponda ejecutar al funcionario designado por el Ministerio de Agricultura, y al funcionario del Archivo General de la Nación.

g) Una vez que el Archivo General de la Nación expida la Resolución de eliminación respectiva, se les hará entrega de la documentación a eliminar, firmándose el acta de entrega (original y copia), entre el encargado del Archivo Central y el representante del Ministerio de agricultura designando para tal fin. (Un ejemplar para el Archivo Central y otro para el Archivo del Ministerio de Agricultura).

IV. DURACIÓN

El presente procedimiento es de duración permanente. V. FLUJOGRAMA:

La secuencia del procedimiento se muestra en el flujograma (Eliminación de documentos en el Archivo Central).

VI. FORMULARIOS:

Se muestran en los Anexos siguientes.

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Anexo 03 La Tabla se elaborará separadamente por cada asunto principal a base de la información del inventario de las series documentales.

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Características: - Material: Papel bond 60 grs. - Cantidad: Original y 2 copias - Medidas: Tamaño A-4 Instrucciones: 1 y 2 Anotar el nombre del Sector y la entidad (Oficina o Dirección

Ejecutora, Código de la Oficina o Dirección Ejecutora). 3 Indicar el nombre del asunto principal de la serie documental

(Ejm. Contabilidad). 4 Anotar el código de la serie documental (Ejm. CONT/01). La

Oficina de Archivo Central, será encargada de codificar cada serie documental.

5 Anotar el nombre específico del título de la serie documental (Ejm. Balance de Comprobación).

6 Anotar el valor de la serie: Con la letra T si es Temporal, o con la letra P si es Permanente.

7 Anotar los períodos de retención de la serie documental en cada uno de los niveles de archivo; sean de Gestión, Periférico u Órgano de Administración de Archivos, y el Número total de años de retención. - A.G. (Archivo de Gestión o Secretarial):

En este nivel de archivo, tendrá un máximo de duración de 3 años.

- A.C. (Archivo Central):

En este nivel de Archivo, tendrá un periodo de duración de 05 a 10 años.

- P.P. (Plazo Precaucional):

Tendrá un máximo de duración de 02 años.

Las Tablas deberán numerarse consecutivamente, iniciándose con el número "uno" seguido de la preposición "de" continuando con el número total de páginas de la Tabla General.

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Anexo 04 Características: - Material: Papel bond 60 grs. - Cantidad: Original y 2 copias - Medidas: Tamaño A-4 Instrucciones: 1. Anotar el título de las series documentales en orden alfabético. 2. Indicar el asunto principal de la serie documental. 3. Anotar el código de la serie documental. Ejm.:

Acta de emisión de bonos : CONTABILIDAD CONT/02 Auxiliar Standard : CONTABILIDAD CONT/04 Balances : CONTABILIDAD CONT/08 Bonos : TESORERIA TESO/03 Comprobantes de pago : TESORERIA TESO/07 Catálogo de bienes : ABASTESIMIENTO ABAS/05 Cuadro de Asignación de Personal : RACIONALIZACION RACI/05

Distribución: - Original, al Archivo Central. - Primera y segunda copia, al archivo General de la Nación.

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Toda eliminación de documentos se solicitará utilizando el formulario «Inventario de Documentos para su Eliminación» en original y dos copias. El inventario consta de dos partes: 1. Información general 2. Inventario – registro Características: - Material: Papel bond 60 grs. - Cantidad: Original y 2 copias - Medidas: Tamaño A-4

Anexo 05 Instrucciones: 1-3 Nombres del sector de la entidad y la unidad orgánica cuya

documentación va a eliminarse. 4 Nombre y apellidos del encargado del Archivo Central. 5-6 Dirección y teléfono del Archivo Central y de los Archivos

Secretariales.

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7 Dejar en blanco para ser usado por el Archivo General de la Nación. 8 Señalar sucintamente las series documentales y sus fechas

extremas. 9 Anotar el número total en metros lineales de los documentos a

eliminarse (un metro cúbico = diez metros lineales). 10 Fecha y firma de la Oficina de Administración.

Anexo 06 Instrucciones: 11 Indicar el número correlativo de las unidades de archivamiento de la

documentación a eliminarse (legajos, paquetes, archivadores, libros, etc.)

12 Señalar detalladamente la serie o las series documentales que conforman cada unidad de archivamiento.

13 Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las series a eliminarse.

14 Anotar la información complementaria que sea necesaria para mejor comprensión de la documentación innecesaria.

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Anexo 07

ACTA DEL COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS En la ciudad de ………………………………, siendo las ........... horas del día ……….......... de ….……… del dos mil ............. , en la Oficina de …………….............................. ubicada en ................................................... ………………... del distrito de ........................................, provincia de ……. ………………. se reunió el Comité Evaluador de Documentos de ................................................ designado mediante Resolución Directoral Nº ………………………………….. de fecha .................. de ...................... del 20......, con la asistencia del Sr. .............................................................. Presidente del Comité, Abogado ........................................................ Asesor Legal, representante de la Oficina de ...................................................................... y el Sr. ................................................................ encargado del Archivo Central quien actúa como Secretario de la Comisión. El Presidente del Comité Evaluador de Documentos sometió a evaluación los documentos seleccionados debidamente descritos y acordaron proceder de conformidad con las normas de archivo remitiendo el expediente y solicitando la autorización correspondiente ante la Oficina responsable de Archivos del Ministerio de Agricultura y del Archivo General de la Nación, para la eliminación de los documentos en mención por resultar innecesarios para la entidad Proyecto Especial Pichis Palcazú.

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PROCEDIMIENTO Nº 04

CONSERVACION DE DOCUMENTOS 1. CONCEPTO:

La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación.

2. OBJETIVOS:

1. Asegura la integridad física del documento. 2. Garantizar la conservación del Patrimonio Documental de la

Nación. 3. MEDIDAS DE PREVENCION:

3.1. Del Local: a) Preferir el uso de locales construidos con material noble. b) Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán

conservarse en perfecto estado, contando con una supervisión periódica.

c) Se usara iluminación (artificial) fluorescente por tener mayor ámbito de iluminación y se podrá controlar poniendo protectores UV, los mismos que son ubicados entre estantes y estantes y a una distancia de 30 cm aproximadamente del techo para evitar que dañe el fondo documental.

d) La ventilación ideal es la artificial, se deberá en lo posible, usar los ventiladores de hélice que serán ubicados en las partes céntricas del archivo.

e) El mobiliario archivístico debe ser preferentemente de metal (estantes).

3.2. De Documentos:

a) El área destinada para el archivo deberá en lo posible ser construida con material noble.

b) La fumigación del local deberá efectuarse por lo menos una vez al año.

c) Ventilación natural o uso de ventilación artificial. d) Evitar la incidencia de la luz natural o artificial sobre los

documentos. e) No usar cintas adhesivas, ligas, clips de metal. f) Disponer los extintores de polvo químico. g) Adoptar medidas convenientes a fin de evitar la

sustracción de los documentos. h) Restringir el servicio de los documentos en deterioro.

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4. MEDIDAS DE SEGURIDAD: a) Adoptar las medidas de seguridad a fin de evitar la sustracción

indebida de los documentos, como el ingreso de personas extrañas.

b) Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada laboral.

c) No fumar, comer, beber en los depósitos. d) Disponer de extintores de polvo seco con carga vigente. e) No mantener en el archivo material inflamables. f) Realizar un Plan de Prevención de Siniestro.

5. DURACION:

El presente procedimiento es de duración permanente.

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PROCEDIMIENTO Nº 05

SERVICIO ARCHIVISTICO 1. CONCEPTO:

El Servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información.

2. FINALIDAD: - Facilitar al usuario el servicio de información, regular su acceso,

garantizar el uso adecuado del acervo documental, así como dar fe del documento que se otorga.

- Orientar las acciones del servicio de consulta, préstamo y expedición de copias de documentos al usuario, en forma eficiente y oportuna.

3. BASE LEGAL:

- Decreto Legislativo Nº 120, Ley Orgánica del Archivo General de la Nación.

- Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. - Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública. - Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de

Transparencia y Acceso a la Información Pública. 4. REQUISITOS:

a) Para consultas: - Para los usuarios internos, documentos de identidad (Foto

check) que acredite ser empleado de la institución. - Para los usuarios externos, PREVIA AUTORIZACION de la

Oficina del Administración del PEPP. - Lectura del documento, dentro del ambiente de la sala de

lectura del Archivo Central del PEPP. b) Para Préstamo:

- Estas podrán efectuarse mediante Memorando emitidas a la Oficina de Administración o por el jefe del área que lo solicite.

- Plazo de préstamo es de 15 días; sin embargo, de acuerdo a la naturaleza del requerimiento, el plazo podrá ser ampliado previo requerimiento de la unidad ejecutora solicitante.

c) Para expedición de copias:

- Autorización por escrito del jefe inmediato del empleado.

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5. ETAPAS DE PROCEDIMIENTO: 5.1. CONSULTA:

- La oficina solicitante podrá tener acceso a la documentación requerida, presentando el formato Solicitud de Servicios.

- El personal del archivo ubicará la documentación solicitada y entregará la información al usuario previa identificación del archivo.

- La lectura del documento se dará en el mismo archivo. - El archivero solicitara al usuario firmar el registro de

consulta.

5.2. PRESTAMO DE DOCUMENTOS: - Los usuarios solicitarán el préstamo de documentos,

mediante memorando, adjuntando el formato “Solicitud de Servicio Archivísticos” (Ver anexo 8) autorizado por el jefe de cada área, dirigido a la oficina de Administración.

- El responsable del Archivo Central recepcionará la solicitud indicando el documento que requiere.

- El personal del archivo ubica y entrega a la Oficina de Administración la documentación solicitada para que este proceda a remitir el memo de respuesta adjuntando su respectivo formato “Préstamo de Documentos” (Ver anexo 9).

- El original del volante quedara en el archivo y la copia en poder del usuario.

- El tiempo de permanencia de los documentos solicitados por las diferentes unidades orgánicas no deberá exceder de los 15 días hábiles. En caso que el área solicitante requiera ampliación de plazo de la documentación por un periodo mayor de lo establecido, deberá formular el requerimiento respectivo a la Oficina de Administración.

- Al vencimiento del plazo de préstamo, el usuario devolverá el documento directamente al Archivo Central, en las mismas condiciones que salió del archivo, el personal del archivo verificaran su conservación. Si notara irregularidades, estas deben comunicarse inmediatamente a la Administración.

- El usuario después de devolver la documentación debe verificar que en su copia del formato “Préstamo de Documentos” se anote la palabra DEVUELTO.

- El personal del archivo, colocara el documento prestado, en su lugar establecido.

5.3. EXPEDICION DE COPIAS:

a) El usuario solicitará el servicio de expedición de copias presentando el formato “Solicitud de Servicios Archivísticos”, a la Oficina de Administración.

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b) El Archivero recepcionará la solicitud de expedición de copias autorizada por el jefe inmediato del empleado que pide la copia.

c) El personal ubica el documento requerido. d) Seguidamente se procederá a sacar las copias

respectivas y/o su certificación y su entrega. e) El usuario dejará constancia del servicio requerido.

6. DEL PERSONAL:

- El personal del Archivo Central, brindara este servicio en el siguiente horario:

08:00 a.m. a 01:00 p.m. 03.00 p.m. a 04:00 p.m.

- El personal del archivo deberá orientar a los usuarios, sobre el

adecuado uso de los auxiliares descriptivos, informando acerca del contenido, los servicios que ofrece el archivo y la manera de solicitarlos.

- Cautelar la integridad de la documentación. - Exigir a los usuarios respeto y cuidado de la documentación. En

caso contrario estará facultado a suspender el servicio. - Instruirá a los usuarios para que no efectúen anotaciones,

escriban sobre documentos y no humedezcan las páginas. Se exigirá el cumplimiento estricto de estas prohibiciones, bajo responsabilidad.

7. DURACION:

Es de duración permanente. 8. FORMATOS:

Solicitud de servicios archivísticos y préstamo de documentos (Ver Anexo).

9. FLUJOGRAMA:

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Anexo 08

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Instrucciones: La solicitud de servicios archivísticos se realizará de la siguiente manera: Para préstamo: Mediante un Memorando adjuntando el formulario

correspondiente. Para consulta y expedición de copias: Solo será necesario presentar

el formulario correspondiente, autorizado por el jefe de la oficina. En ambos casos, se deberá llenar de la siguiente manera: 1. Señalar el número de solicitud. 2. Señalar el nombre de la oficina solicitante. 3. Marcar con una (X) el tipo de servicio que se requiere. 4. Indicar el objetivo principal de requerimiento. 5. Detallar la relación de los documentos requeridos teniendo en cuenta

las siguientes informaciones: a) Ítem: Señalar correlación numérica de los documentos solicitados

(1, 2,3, ......) b) Descripción Documental: Indicar específicamente el documento

requerido. c) Fecha: Indicar las fechas que comprende dicho documento. d) Observaciones: Anotar Información complementaria que sea

necesaria para una mejor identificación del documento. 6. En caso de requerir el documento en calidad de préstamo, deberá

anotar el tiempo que necesitan el documento para su análisis, no excediendo de los 15 días hábiles.

7. Anotar la fecha de requerimiento del documento. 8. Anotar el nombre de la persona que está solicitando dichos

documentos, bajo autorización del Jefe de la Oficina. 9. Firma y sella el Jefe de la Oficina dando autorización a dicha solicitud. Archivo Central y Archivos Secretariales: Anotará la fecha y la hora exacta de la recepción de dicha solicitud. Anotará la fecha y la hora exacta de la entrega del documento.

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Anexo Nº 09 Instrucciones: Solicitud Nº: Cada Oficina tendrá un correlativo de las solicitudes que requiera, el Archivo Central colocará el número de solicitud que corresponda Sección y/o Sub-sección: Señalar el nombre de la Oficina que está solicitando el documento. Objetivo: Señalar el objetivo principal de dicho préstamo documental. Referencia: Colocar el Nº de memorado con que fue solicitado el documento. Plazo de préstamo: Señalar el Plazo de préstamo del documento solicitado, no excediendo los 15 días hábiles. Ítem: Señalar la correlación numérica de las unidades de archivamiento.

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Unidad de conservación: Señalar el tipo de soporte del documento (Ejemplo anillado, file, libro etc.) Descripción documental: Señalar detalladamente los documentos que se están dando en calidad de préstamo. Fechas extremas: Indicar la fecha más antigua y la más reciente de cada una de las series documentales. Observaciones: Anotar información complementaria que sea necesaria para una mejor identificación del documento. Datos del Archivo: Señalar información complementaria para la ubicación del documento. Fecha y hora: Señalar la fecha y la hora exacta en que fue recepcionado el documento requerido. Nombre del usuario: Señalar el nombre y apellidos de la persona que recepciona el documento. Firma y sello del Jefe de la Oficina solicitante: Firmará y sellará el Jefe de Área, previa verificación de la documentación prestada. Firma y Sello del encargado del Archivo Central.

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Accesibilidad.- Posibilidad de consultar los documentos de archivo, dependiendo de la normatividad vigente, de su estado de conservación y del control archivístico. Acceso.- Derecho de los ciudadanos a consultar el Patrimonio Documental. Acondicionamiento.- Conjunto de operaciones materiales realizadas para la instalación adecuada de los documentos. Acta de Eliminación.- Documento que atestigua las Unidades documentales eliminadas en un grupo. Anaquel (V. Balda) - Archivador.- Mueble de una oficina metálico, preferentemente homologado, que sirve para mantener debidamente ordenados documentos en trámite, fichas etc. Archivística.- Disciplina que estudia los principios teóricos y prácticos del funcionamiento de los archivos y del tratamiento de sus fondos. Archivo: 1. Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el

ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.

2. Institución encargada de la custodia, control y difusión de determinados fondos documentales en función de la propiedad de los fondos públicos y privados, eclesiásticos, mobiliarios, empresas, familiares, etc. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: Archivos de oficina, centrales, intermedios e históricos.

3. El Archivo también es el lugar donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Archivos Administrativos: 1. Archivo de una entidad administrativa 2. Cada uno de los archivos que corresponden a las tres primeras

etapas del ciclo vital de los documentos, previas a la conservación permanente.

Archivo Central.- Es aquel en el que se agrupan los documentos transferidos de distintos archivos de organismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante, con carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que superen los treinta años de antigüedad. El Archivo Central coordina y controla el funcionamiento de los distintos Archivos de Gestión en que se conserva la documentación tramitada por las unidades adscritas al mismo Archivo de Gestión o Secretarial.- Archivo de la oficina productora de los documentos en los que se reúne la documentación en trámite o

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sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. Con carácter general y salvo excepciones, no podrán custodiar documentos que superen los 10 años. Archivo Periférico.- Nivel de archivo que se conforma por ubicación física de las unidades orgánicas o complejidad de funciones. Asunto.- Contenido específico de cada uno de los expedientes de una serie documental que permite individualizarlo dentro del conjunto de características homogéneas, en el que están integrados. Autenticación.- Proceso mediante el cual se confiere a una copia valor de testimonio para que pueda sustituir al documento original este proceso se realiza mediante la suscripción de determinadas diligencias, que según las distintas formas que adopten y la autoridad que la respalde, constituyen los diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, legitimada, testimonio, traslado, etc. Ciclo vital de los documentos.- Etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en el archivo de Oficina hasta que se eliminan o conservan en un Archivo Histórico. Clasificación Documental.- Operación Intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase a tratamiento archivístico denominada identificación. Código.- Atributo literal y/o numérico que se da a un documento o agrupación documental. Comité Evaluador.- Designado por la más alta autoridad encargado de conducir el proceso de Formulación del Programa de Control de Documentos. Conservación.- Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por parte, la prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de estos cuando la alteración se ha producido. Conservación permanente.- Situación derivada de la fase de valorización que afecta a los documentos que han desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no puede ser eliminado. Consulta.- Examen directo de la documentación por parte de los usuarios (Investigadores, administradores, etc.)

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Control de Fondos.- Conjunto de operaciones realizadas en los archivos para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física, administrativa e intelectual de fondos. Copia.- Reproducción, simultánea o no, del texto de un documento original, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización. Cuadro de Clasificación.- Instrumento que refleja la estructura del fondo documental. Aporta los datos esenciales sobre dicha estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas). Cuadro de valoración y selección.- Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un periodo determinado o en circunstancias especiales. Custodia.- Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. Depósito.- Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística. Descripción.- Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de la información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales en los archivos. Devolución.- Reincorporación de unidades físicas al lugar que le corresponden en el depósito, una vez finalizada su salida temporal, (consulta, exposición, préstamo etc.). Difusión.- Función archivística fundamental cuya finalidad es, por parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella, actividades propias de esta función son: exposiciones, conferencias y actos culturales, gabinetes pedagógicos, convenios con institución docente, etc. Documento.- Toda expresión de lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informativos, se incluyen los ejemplares no originales de edición. Eliminación.- Destrucción física de unidades o series documentales que haya perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo, o extinto de derechos que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos, esta destrucción se debe realizar por cualquier método

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que garantice la imposibilidad de construcción de los documentos de acuerdo a normas vigentes. Estantería.- Mueble fabricado en material ignifugo que sirva para albergar unidades de instalación, formado por elementos de apoyo verticales (estantes) y horizontales (baldas). Puede ser de tipo fijo o tipo móvil. Expediente.- Unidad documental formado por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Foliación.- Operación incluida en los trabajos de orden que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Fondo.- Conjunto de series de una misma procedencia. Función.- Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación administrativa o de los poderes públicos. Gestión Administrativa.- Conjunto de actuaciones regladas que realizan los órganos de administración para ejercer las funciones que tienen encomendadas y que pueden ser comunes y específicas. Guía.- Instrumento que describen globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos organismos que los originan, series que lo conforman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios de los usuarios. Identificación.- Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Ingreso de fondo.- Entrada de documentos en un archivo para su custodia, control y conservación, tanto si se realiza por la vía regular de transferencia, como la extraordinaria de adquisición, donación, depósito, etc. Inventario.- Relación más o menos detallado que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales. Ordenación Documental.- Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y / o alfabéticas.

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Organización.- Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación, incluye las fases de clasificación y ordenación. Patrimonio Documental.- Totalidad de documento de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas jurídicas en cuyo capital participa mayoritariamente el estado u otras entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios. También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter políticos, sindical o religioso, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. Por último, integran el patrimonio documental los documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas. Plazo preventivo de conservación.- Periodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. Plan de vigencia administrativa.- Periodo regulado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental de manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado. Plazo de Reserva.- Periodo de tiempo durante el cual, según la normatividad vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente. Préstamo de reserva.- Periodo de tiempo durante el cual, según la normatividad vigente, una documentación de un archivo puede ser prestado con fines administrativos o de difusión cultural. Principio de procedencia.- Principio fundamental de la teoría archivística formulada por Natalis de Wally que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los otros. Derivan del principio de procedencia: a) El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación

interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de unidad productora; fue formulado por Muller, Freith y Fruin.

b) El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualesquiera que ésta seca.

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Procedimiento.- Secuencia de acciones concatenadas entre sí, que ordenadas en forma lógica permite cumplir con un objetivo predeterminado. Registro General de Entrada de Documento.- Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondo que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo. Registro Topográfico.- Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo. Restricción de Consulta.- Limitación temporal de derecho de acceso a los documentos establecida por las disposiciones legales para garantizar la reserva de determinados datos cuya difusión puede afectar a la intimidad o el honor de las personas, la seguridad y defensa del estado, la averiguación de los delitos, la propiedad intelectual, etc. Rotular.- Colocar una signatura que identifique las unidades de instalación. Selección.- Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. Serie.- Conjunto de documentos pertenecientes a una sección que tienen características comunes el mismo asunto o el mismo tipo documental. Series Documental.- Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento. Signatura Topográfica.- Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. Soporte.- Material físico en el que se registra la información (Papel, pergamino, papiros, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas. etc.). Tabla de Retención.- Documento de gestión que establece los plazos de retención de las series documentales. Tipo Documental.- Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimientos y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (Por ejemplo, el expediente personal.).

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Transferencia Documental.- Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anterior dentro de la red de archivos en la que esté integrado. Tratamiento Archivístico.- Conjunto de fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. Unidad Documental.- Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente. Unidad de Instalación.- Cualquiera de las agrupaciones de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, libro, etc.). Deben contar con una signatura unívoca. Valor Administrativo.- Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos o actividades. Valor Histórico.- Aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia. Valor Informativo.- Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva. Valor Legal.- Aquel que puede tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la Ley. Valorización.- Fases del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación, total o parcial.