JUNTA DE SOCIOS - UTP

Diagnóstico del SGC en M&M Proyectos e Ingeniería SAS

CARACTERÍSTICA EXISTE DOCUMENTADO

Politica de calidad Si No

Objetivos de calidad No

Sistema de calidad No

Manual de calidad No

Manual de funciones No

Procedimientos para el

control de los documentos No

Retroalimentación con el

cliente Si No

Programa de auditorias

internas No

Capacitación del personal Si No

Acciones correctivas No

Acciones preventivas o de

mejora No

Procedimiento de compras No

Procedimientos adecuados

para la elaboración,

revisión , aprobación,

distribución y archivo de

las normas internas No

Fuente: Las Autoras

JUNTA DE SOCIOS

GERENTE GENERAL

ASESOR CALIDAD CONTABILIDAD

COORDINADOR DE

PROYECTOS Y

PRESUPUESTO

COORDINADOR DE

PROYECTOS

COMPRAS

ADMINISTRACION

Y FINANZAS COMERCIAL

GESTION HUMANA TECNOLOGOS Y

TECNICOS CONTRATISTAS

MANUAL DE CALIDAD

Código del documento

VERSIÓN:

1 Pág. 1/1

Fecha: 15/10/2012

Mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad

Re

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en

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Comercial Ingenieria

Proceso Proveedores

Revisado por Aprobado por

Código Versión Fecha de aprobación

Proceso Objetivo del Proceso

1 09/10/2013

Elaborado por

1 de 2

Responsable

Gestión Gerencial

Recursos Seguimiento y Medición

Salida Proceso Clientes

CA-CD-001

Verificar

Clientes reales o

potenciales

Organismos de

Control

Todos los procesos de

la empresa mision

estrategicos,

misionales y de apoyo

procesos del SGC

1. Solicitudes del cliente

2. Solicitudes de los organismos de

control

4. Documentacion del SGC

5. Indicadores

6. Informe de auditorias

7. Contratos laborales y del cliente

8.Informacion de la Revision por la

Direccion

10. Informes financieros y tributarios

11. Solicitud de recursos

1. Respuesta de clientes y de

organismos de control

2.Resultado de la Revision por la

Direccion

3.estado de acciones

4. contrato de clientes y laborales

firmados

5.Resultados de Evaluacion de

Desempeño

6. Requisicion de personal

7. Solicitud de informes

financieros

8.objetivios e indicadores de

Gestion

9. Planes de mejora

10. Recursos aprobados

11. Acta de Revision por la

Direccion

Clientes reales o

potenciales

Organismos de Control

Todos los procesos de la

empresa mision

estrategicos, misionales

y de apoyo

procesos del SGC

Definir ,evalur y actualizar el direccionamiennto estrategico de la empresa,

asi como, revisar y medir la eficacion del Sistema de Gesrtion de Calidad y

generara planes de mejora. Gerente General

1. Genera y comunica planes de

mejora

2.Ajusta los indicadores de Gestion

3. Actualiza la mision, vision, politica

de calidad y objetivos de calidad

CARACTERIZACION DE PROCESOS

ver FR-CD-002LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

FR-CD-003 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Los requeridios por los organismos de control

ver FR-CD-012 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Recusdos Humanos

Recursos financieros

Recursos fisicos , Tecnologicos (telefono, impresoras computadoras, etc.) ver FR-CD-004 MATRIZ DE INDICAODRES DE GESTION

Página

Entrada Actividades

Documentos y Registros Documentos externos

Planear

1. Definie mision, vision, politica de

calidad y objetivos de calidad

2. Define los indicadores de Gestion

3. Determina las responsabilidades

4. Aprueba la documentacion del SGC

5. Aprueba los recursos

Hacer

1. Planificar el Sistema de Gestion de

Calidad.

2.Planifica los recursos

Actuar

1. Analiza los resultados de los

informes y de los indicadores de

gestion

2.Verifica e cumplimiento de los

planes de mejora

3.Analiza informes financieros

Proceso Proveedores

CA-CD-002 1 09/10/2013 1 de 2


Código Versión Fecha de aprobación Página

Proceso Objetivo del Proceso Responsable

Calidad

Implementar, revisar y mantener el Sistema de Gestion de Calidad en

funcion de la mision de la empresa, mejoramiento continuo de los procesos. Asesor Calidad


la empresa

estrategicos,


Todos los

Colaboradores de la

empresa

1. Normatividad y documentacion

aplicable

2.Norma ISO 9001 vigente

3. Informe de auditoria internas de

Calidad

4.Solicitudes de creacion,

modificacion, eliminacion de

documentos del SGC por parte de los

procesos

5.Listado maestro de documentos

6. Requisitos del cliente

7. Informe de la Revision por lña

Direccion

8. Resultado de las mediciones de los

indicadores

9.planes de mejoramiento

Planear

1. Plan de trebajo del SGC

2.Programa de auditorias interna

3.Estrategias para la difusion del

SGC

4.Evidencias de acciones tomadas

5.Documentos y registros

controlados

6. informe de auditorias

7. informes del SGC

8. Quejas, reclamos, sugerencias,

servicios no conformes

controlados

9. Sistema de Gestion de Calidad

controlado e implementado


empresa estrategicos,


Todos los Colaboradores

de la empresa

1. Plan de trabajo del SGC

2.Plan de auditorias

3.estrategias para la difucion del SGC

4. estrategias para conoceer la

percepcion del cliente con respecto

al cumplimiento de los requisitos y su

satisfaccion

5.Definir politica y lineamisntos para

el control de la documentacion

1. Tomar acciones correctivas,

pereventivas y de mejor.

1. Ejecutar el plan de trabajodel SGC

2. Desarrollar el plan de auditorias

3. Implementar las estrategias para

la dicusion del SGC

4.Implementar estrategias para

conoceer la percepcion del cliente

con respecto al cumplimiento de los

requisitos y su satisfaccion

5.Revisar, ajustar, consolidar,

analizar, estandarizar y controlar

cambios de verdiones, documentos

obsoletos, documentos externos y

publicar la documentacion del SGC

6. Efectuar la medicion y analisis de

lso indicadores del procesos de

calidad.

7. coordinar la revision del SGC

8. Seguimiento de Servicio no

conforme

Verificar

1. Seguimiento al cumplimiento del

SGC para la vigencia respectiva

2.Aplicar las evaluaciones

consernientes al SGC

3.Analizar y evaluar los resultados de

las mediciones de los indicadores de

los procesos que hacen parte del SGC

Actuar

Entrada Actividades Salida Proceso Clientes

Hacer



FR-CD-003 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS ver FR-CD-012 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Recusdos Humanos



Elaborado por Revisado por Aprobado por

Proceso Proveedores

CA-CD-003 1 09/10/2013 1 de 1




Comercial

Mantener y consolidar la empresa en el mercado con el diseño de nuevas

estrategias de oferta en funcion integaral al cliente, satisfaciendo las

necesidades del mercado; proyectando su crecimiento sostenido por medio

de la captacion de recursos financieros acorde con la planeacion

estrategica de la empresa y el SGC. Gerente Comercial

Clientes Externos

Todos loas procesos

de la empresa

estrategicios,


SGC

1. Necesidades y requisitos de los

clientes

2. bases de datos de los clientes

reales y potenciales

3.QRS, encuestas de satisfaccion de

los clientes

4.Contratos

5.Documentos y Registros del SGC

6. Direccionamiento estrategico

7. personal competente

Planear

1. Propuestas economicas

2. Visitas comerciales

3.Desempeño del proceso

4.Resultado de las encustaas de

satisfaccion del cliente

5.Informes de servicio no

conforme

6. informe de acciones correctivas,

preventivas y de mejora

7. planes de accion

Clientes Externos

Todos loas procesos de

la empresa

estrategicios,

misionales yb de apoyo

SGC

1. Identificar nuevos clientes

2. Cumplimiento de las politicas,

mision,vison y objetivos

3.Mantener y mejorar el procesos de

SGC

1. Generar las acciones correctivas,


1. Visitar Clientes

2. Elaboracion de propuesta

comercial

3.Realizar negociacion

Verificar1.Realizar encueastas de satisfaccion

del cliente

2. Atencion de QRS

3.Verificar el cumplimiento de las

Actuar


Hacer





Recusdos Humanos




Proceso Proveedores

CA-CD-004 1 09/10/2013 1 de 2




Ingeniería

Elaborar y ejecutar proyectos, montajes industriales y de la construccion,

satisfaciondo las necesidades requeridas por el cliente, proyectando la

empresa a un crecimiento sostenido en el mercado.

Coordinador de Proyectos y

presupuesto/Coordinador de proyectos

Clientes Externos

Todos loas procesos

de la empresa

estrategicios,


SGC

1. Direccionamiento estrategico

2. Las necesidades y requisitos de los

clientes

3.Documentos y registros del SGC

4. Personal competente

5. Normatividad y documentacion

aplicable

Planear

1. Obara ejecuda

2.Actas de inicio y cierre de obra

3.Informes de obra

4. Informe de acciones

correctivas, preventivas y de

mejora

5. plan de actividades

Clientes Externos


la empresa

estrategicios,


SGC

1. Cumplimiento de la

mision,vision,politica de calidad y

objetivos de calidad

2.Mantener y mejorar los procesos

del SGC

3. Plan de actividades

1. Toma de Acciones correctivas,


1.Visita tecnica al cliente

2.Solicitud de cotizacion a los

proveedores conforme a los

requisitos de los clientes

3. Elaboracion de actividades y

cronograma de las mismas

Verificar

1. Acta de inicio de obra

2.Verificacion las herramientas y

materiales

3.Cumplimiento de documentacion

requerida

4. Seguimiento y control de la obra

5. Acta cierre de obra

6. Servicio no conforme

7. Satisfaccion del cliente

Actuar


Hacer





Recusdos Humanos




Proceso Proveedores

CA-CD-005 01 09/10/2013 1 de 2




Gestión Humana

Garantizar que la empresa cuente con los colaboradores competentes para

el desarrollo de las labores propias del cargo, propendiendo por el

mejoramiento del desempeño laboral, a traves de la aplicación de

capacitaciones que conlleven al cumplomiento de los objetivos. administracion y finanzas


la empresa

estrategicios,


Procesos del SGC

ARL, Bolsas de

empleo

1. Requerimientos

2. Hojas de vida

3. lineamientos y politicas de la

empresa

4.Normatividad y documentacion

aplicable

5. Resultados de los indicadores

6.Planes de desarrollo

Planear

1. personal calificado

2. contratacion

3.personal satisfecho

4. capacitaciones

5. resultado de indicadores

6. informes de Gestion


empresa estrategicios,


Procesos del SGC

1. Diseñar un plan de

capacitaciones,programas de

induccion, y reinduccion,

evaluaciones de desempeño

2. definir competencias de las

responsabilidades del personal.

3. Diseñar mecanismos para el

seguimiento y control del procesos.

4. Requisicion de hojas de vida.

1. induccion y formacion

2. Evaluacion de desempeño

3. espedicion de informes en las

fechas pertinentes

4. segumiento y control de

indicadores

5. evaluacion y analisis de

resultados

1. Recepcion de hojas de vida

2. entrevista

3. aplicación de pruebas

4. implementacion de un plan de

capacitaciones,programas de

induccion, y reinduccion,

evaluaciones de desempeño.

Verificar

1 Verificacion de referencias

2. Verificar el cumplimiento al plan

de capacitacion , programa de

induccion y evaluacion de

desempeño aa traves del

seguimiento de las actividades en las

fechas establecidas.

3. expedicion de informes.

Actuar


Hacer




constitucion politica de Colombia

codigo sustantivo del trabajo

ver FR-CD-012 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Recusdos Humanos




Proceso Proveedores

CA-CD-006 1 09/10/2013 1 de 1




Compras

Suministrar los materiales, productos y servicios para el correcto desarrollo

de la empresa, asegurando su cumplimiento con las especificaciones

establecidas, mediante la selección,evaluacion, y re-evaluacion de

proveedores, realizando el analisis y seguimiento de los pedidios

realizados.

Administracion y finanzas

Todos loas procesos

de la empresa

estrategicios,


Proveedores de

productos y servicios

1. Requerimientos de productos y/o

servicios

2.Documentos del Proveedor

3.Cotizaciones y propuestas

comerciales

4. Producto no conforme en compras

5. Solicitud de ordenes de compra

6. Documentos y registros del SGC

Planear

1. Listado de proveedores

aprovados

2.Proveedores evaluados y re-

evaluados

3.Producto y/o servicios

verificados

4.Tratamiento de producto no

conforme en compras

5. Ordenes de compra


la empresa

estrategicios,


Proveedores de

productos y servicios

1.Determinar los criterios para la

selección y evaluacion de

proveedores

2. Determinar los criterios para la

verificacion, el control y manejo de

los productos y serviciosn comprados

3.Identificacion de especificaciones

y plazos de compra

1. Tratamiento del producto o

servicio no conforme en recepcion

del producto

2.Informar al proveedor los

resultados de Re.evaluacion para

establecer mejoras

1. Realizar la selección, evaluacion y

re-evaluacion de proveedores

2.Diligenciamiento y tramite de

ordenes de compra

3.recepcion del porducto o servicio

comprado

Verificar1.Verificacion del producto o servicio

adquirido deacuerdo con las

especificaciones solicitadas

2.Hacer seguimiento a los recursos

comprados

Actuar


Hacer




FR-CO-005 LISTADO DE PROVEEDORES ver FR-CD-012 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Recusdos Humanos




MANUAL DEL SGC

Código del documento MN-CD-001

VERSIÓN: 01

Pág. 1/20

Fecha: 21/03/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

Pág. 2/20

Fecha: 21/03/2014

CONTENIDO

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD .................................. 1

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ............................ 3

1.1 RESEÑA HISTÓRICA: ................................................................................................... 3 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: ................................................................... 3

MISIÓN: .................................................................................................................................. 3 VISIÓN: ................................................................................................................................... 3

POLÍTICA INTEGRAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN:.................................................... 4 OBJETIVOS DE CALIDAD: ................................................................................................. 4

2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ........... 5

2.1. OBJETIVO: ...................................................................................................................... 5

2.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: ................................... 5 2.3. EXCLUSIONES: ............................................................................................................. 5

2.4. PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: ............................... 5

2.5. REQUISITOS Y DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD .................................................................................................................................... 6

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................ 20

MANUAL DEL SGC


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Fecha: 21/03/2014

1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 RESEÑA HISTÓRICA:

La empresa inicio en el año 2010 como una idea de negocio de dos Ingenieros

electricistas en la ciudad de Pereira, Risaralda; quienes al ver una necesidad

específica para el mantenimiento de la línea de emergencia 123 crearon un

empresa para la prestación de servicios de ingeniería en proyectos de

telecomunicaciones e ingeniería eléctrica en la industria, formando una amplia

experiencia en montajes industriales de media y baja tensión, con proyección a la

eficiencia energética en motores de alta y baja capacidad.

1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO:

MISIÓN: M&M Proyectos e ingeniería S.A.S. es una compañía dedicada a brindar

soluciones de ingeniería, especializada en proyectos Eléctricos, Electrónicos,

Mecánicos y de Infraestructura, para el sector industrial y de construcción; con

personal altamente calificado para suplir las necesidades de sus clientes.

VISIÓN:

M&M Proyectos e ingeniería S.A.S. para el año 2018, será una empresa

reconocida a nivel nacional en el sector industrial y de construcción, ofreciendo

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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Fecha: 21/03/2014

servicios con calidad en proyectos de ingeniería, a través del mejoramiento

continuo.

POLÍTICA INTEGRAL DE SISTEMAS DE GESTIÓN: M&M Proyectos e ingeniería S.A.S. provee servicios de ingeniería especializada

en el sector industrial y de construcción, satisfaciendo las necesidades requeridas

por sus clientes, garantizando soluciones eficientes y confiables, con el respaldo

de proveedores calificados.

M&M está comprometida con el bienestar de sus colaboradores, dando

cumplimiento a los requisitos normativos técnicos, seguridad industrial, saludo

ocupacional y medio ambiente, siendo reconocida por sus altos estándares de

calidad; permitiendo así alcanzar el nivel de rentabilidad esperado por sus

inversionistas.

OBJETIVOS DE CALIDAD:

a) Asegurar la satisfacción de nuestros clientes con el servicio prestado.

b) Garantizar la oportuna solución de quejas de los clientes.

c) Entregar oportunamente la solución a los clientes.

d) Contar con personal competente y comprometido con la empresa.

e) Contar con proveedores confiables.

f) Propender por el mejoramiento de la gestión de la compañía en cuanto a su

rentabilidad y prestación del servicio.

g) Realizar seguimiento constante del Sistema de Gestión.

MANUAL DEL SGC


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2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2.1. OBJETIVO:

Establecer y describir el Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la

empresa M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S, de acuerdo a los requisitos

exigidos por la norma NTC-ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad.

2.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:

Gestión de proyectos de ingeniería Eléctricos, Electrónicos, Mecánicos y de

Infraestructura, para el sector industrial y de construcción.

2.3. EXCLUSIONES:

Para el Sistema de Gestión de la Calidad de M&M PROYECTOS E INGENIERÍA

S.A.S. no se han excluido numerales de la Norma NTC-ISO 9001.

2.4. PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:

Siendo el enfoque basado en procesos uno de los principios de la calidad, la

organización establece los procesos necesarios para prestar el servicio y se

estructura para dar cumplimiento a los requisitos de la norma, de los clientes, los

legales y demás requisitos aplicables, clasificándolos de la siguiente manera:

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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Fecha: 21/03/2014

- Procesos estratégicos: encargados de fijar los objetivos y metas de la

organización y entregar a los demás procesos las directrices de operación.

- Procesos misionales: encargados de llevar a cabo la prestación de los

servicios ofrecidos por la organización.

- Procesos de apoyo: encargados de soportar y entregar recursos para la

ejecución de las actividades de los demás procesos.

Los procesos se representan en el documento: Mapa de Procesos, y la

interacción específica entre dichos procesos se describe en los siguientes

documentos:

CA-CD-001: Caracterización Proceso Gestión Gerencial

CA-CD-002: Caracterización Proceso Calidad

CA-CD-003: Caracterización Proceso Gestión Comercial

CA-CD-004: Caracterización Proceso Ingeniería

CA-CD-005: Caracterización Proceso Gestión Humana

CA-CD-006: Caracterización Proceso Compras

2.5. REQUISITOS Y DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El Sistema de Gestión de la Calidad establece la conformidad con los requisitos de

la norma NTC-ISO 9001 y se da cumplimiento como se describe a continuación:

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

REQUISITO DIRECTRIZ DOCUMENTOS

4.1 REQUISITOS GENERALES

a) M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S., establece los procesos necesarios para cumplir con los requisitos de los clientes y se describe en el Mapa de Procesos b) Se establece la interacción de los procesos mediante la caracterización de cada uno de ellos. c) Determina criterios y métodos de control, mediante planificación y estructuración de documentos para cada uno de los procesos d) Dispone de los recursos y la información necesaria para implementar y hacer seguimiento a los procesos. e) El seguimiento, medición y el análisis de los indicadores se registra en la matriz de indicadores FR-CD-004. f) Para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos, se toman las acciones correctivas de acuerdo a los resultados de las auditorías internas y las no conformidades presentadas en los procesos.

M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S., subcontrata la prestación de servicios de soporte y mantenimiento, dichos proveedores son seleccionados y evaluados de acuerdo a las necesidades de la organización y para garantizar la calidad del servicio se establecen los controles de verificación, seguimiento y evaluación del servicio prestado por estos.

MAPA DE PROCESOS. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS (Para cada proceso). FR-CD-009: ACCIONES CORRCTIVAS - PREVENTIVAS Y DE MEJORA. PD-CO-001: COMPRAS, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES.

4.2 REQUSITOS DE

LA DOCUMENTACIÓ

N

4.2.1 Generalidades. a) La organización establece y documenta la política de la calidad y los objetivos de la calidad. b) El Sistema de Gestión de la Calidad, se describe en el Manual de Calidad de la organización. c) En el Manual de Calidad se especifica los procedimientos documentados y los registros involucrados en los procesos d) A través de los registros y documentos del Sistema de la Calidad, se asegura la eficaz planeación, control y operación de cada proceso.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. OBJETIVOS DE CALIDAD. MN-CD-001: MANUAL DE CALIDAD.

MANUAL DEL SGC


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4.2 REQUSITOS DE

LA DOCUMENTACIÓ

N

4.2.2 Manual de la calidad. a) En el Manual de la Calidad se describe el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad y la declaración de que no existen exclusiones en el mismo. b) Se describe la documentación necesaria para asegurar la planificación, operación y control de los procesos, así como los registros requeridos para evidenciar la ejecución de las actividades y los resultados obtenidos. c) La interacción de los procesos se describe en el registro de caracterización de cada proceso de la organización. 4.2.3 Control de los documentos. Se establece el procedimiento PD-CD-001, documentado que define los controles necesarios para: a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c) Identificar los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos. d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. f) Para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, los documentos de origen externo, se identifican y se controla su distribución. g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. 4.2.4 Control de los registros. Se garantiza la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros generados a través de la realización de las actividades de los procesos.

PD-CD-001: CONTROL DE DOCUMENTOS. PD-CD-002: CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS FR-CD-003: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. FR-CD-002: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS (Para cada proceso).

MANUAL DEL SGC


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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN


5.1 COMPROMISO

DE LA DIRECCION

La alta dirección proporciona evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad y la mejora continua a través de: a) La comunicación de la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. b) Comunicación de la política de la calidad. c) Cumplimiento de los objetivos de la calidad. d) Realizando las revisiones por la dirección. e) Asegurando la disponibilidad de recursos.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. PD-GG-001: REVISION POR LA DIRECCION.

5.2 ENFOQUE AL

CLIENTE

La alta dirección se asegura de identificar y promover el cumplimiento de los requisitos del cliente con el fin de aumentar su satisfacción.

FR-CD-012: MATRIZ DE REQUISITOS SGC

5.3 POLÍTICA DE

CALIDAD

La alta dirección asegura que la política de calidad: a) Es adecuada para el propósito de la organización. b) Refleja el compromiso de cumplir los requisitos y de la mejora continua del SGC. c) Es el marco del establecimiento y revisión de los objetivos de calidad. d) Es comunicada y entendida al interior de la organización. e) Se revisa para su continua adecuación.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. OBJETIVOS DE CALIDAD.

5.4. PLANIFICACIÓN

5.4.1 Objetivos de la calidad. La alta dirección se asegura de establecer los objetivos de la calidad los cuales son medibles y coherentes con la política de calidad. 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad. a) La alta dirección se asegura del cumplimiento de los requisitos generales y los objetivos de calidad. b) Se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando ocurran cambios en este.

OBJETIVOS DE CALIDAD. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS (Para cada proceso).

5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD

Y COMUNICACIÓN

5.5.1 Responsabilidad y autoridad. La alta dirección se asegura de definir y comunicar las responsabilidades, autoridades y funciones dentro de la organización

ORGANIGRAMA. MANUAL DE FUNCIONES. (Para cada cargo)

MANUAL DEL SGC


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5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD

Y COMUNICACIÓN

5.5.2 Representante de la dirección. La organización designa al representante por la dirección, al GERENTE de la organización para: a) Asegurar que se establece, implementa y mantiene los procesos del sistema de gestión de la calidad. b) Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y las necesidades de mejora. c) Asegurar que se promueve la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización. 5.5.3 Comunicación interna. La alta dirección establece canales de comunicación entre los procesos y el personal de la organización, garantizando la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.

PD-GG-001: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. ACTA No. 005-10-2013

CALIDAD. FR-CD-005: ACTA DE REUNION. CORREOS ELECTRÓNICOS.

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

5.6.1 Generalidades. La alta dirección revisa el sistema de gestión de la calidad en periodos planificados para verificar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. 5.6.2 Información de entrada para la revisión. En la revisión por la dirección se incluye: a) Resultados de las auditorias. b) Retroalimentación del cliente. c) Desempeño de los procesos y la conformidad del servicio. d) La toma de acciones correctivas y preventivas. e) Acciones de seguimiento previas de las revisiones por la dirección. f) Los cambios realizados al sistema de gestión de la calidad. e) Recomendaciones para la mejora. 5.6.3 Resultados de la revisión. Los resultados se registran en un informe que se realiza después de la reunión de la revisión por la dirección, donde se describe: a) La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos, b) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. c) Las necesidades de recursos.

PD-GG-001: REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. FR-CD-005: ACTA DE REUNION.

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS


6.1 PROVISIÓN DE

RECURSOS

La Alta Dirección de la organización identifica los recursos necesarios para: a) implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. b) Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

FR-CD-012: MATRIZ DE REQUISITOS SGC CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS (Para cada proceso).

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 Generalidades. La organización se asegura de contar con personal competente con base en la educación, la formación, las habilidades y la experiencia apropiada, estableciendo procedimientos de selección que consideran las competencias mínimas requeridas para cada cargo. 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia. a) La organización determina la competencia requerida para el personal que realiza trabajos que afectan directa o indirectamente la conformidad con los requisitos del servicio. b) Proporciona formación y toma acciones en los casos necesarios para lograr la competencia requerida. c) Aplica evaluaciones al personal para identificar necesidades de competencia y determinar la eficacia de las acciones tomadas. d) Se asegura de concientizar al personal sobre la importancia de su labor para el logro de los objetivos. e) Mantiene los registros acordes con la educación, la formación, habilidades y experiencia del personal.

PD-GH-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA. FR-GH-005: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. PD-CD-008: TOMA DE CONCIENCIA. FR-GH-001: ASISTENCIA CAPACITACIÓN.

6.3 INFRAESTRUCTU

RA

La organización determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para el cumplimiento de los requisitos del servicio, garantizando: a) Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados. b) Equipo para los procesos (tanto hardware como software). c) Servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información).

MN-CD-001: MANUAL DE CALIDAD (Numeral 1.1) FR-CD-008: HOJA DE VIDA DE EQUIPO O MAQUINARIA.

MANUAL DEL SGC


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Fecha: 21/03/2014

6.4 AMBIENTE DE

TRABAJO

La organización determina y gestiona un ambiente de trabajo adecuado para asegurar el cumplimiento de los requisitos y la conformidad del servicio, garantizando que las condiciones físicas, ambientales y de convivencia son apropiadas para el desarrollo eficaz de las actividades .

FR-GH-005: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. PD-GH-001: PROCEDIMIENTO DE G.H.

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO


7.1 PLANIFICACIÓN

DE LA REALIZACIÓN

DEL PRODUCTO

La organización planifica e implementa los procesos necesarios para la prestación del servicio, siendo coherente con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad; para lo cual determina: a) Los objetivos de la calidad y los requisitos para la prestación del servicio. b) Establece procesos, documentos y recursos específicos para la prestación del servicio. c) Realiza la verificación, validación, seguimiento, medición, inspección, ensayo y criterios de aceptación, necesarias en la prestación del servicio. d) Los registros necesarios para evidenciar, que tanto los procesos para la prestación del servicio como el resultado final, cumplen con los requisitos establecidos.

OBJETIVOS DE CALIDAD. PD-CM-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO COMERCIAL. FR-CD-003: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.

MANUAL DEL SGC


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7.2 PROCESOS

RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto.

M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S., determina: a) Los requisitos especificados, identificando las necesidades y expectativas manifestadas por el cliente. b) Los requisitos no especificados por el cliente, pero considerados como necesarios para la prestación del servicio. c) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la actividad desarrollada. d) Los requisitos de carácter organizacional o adicional, que la organización considere necesarios y que constituyen el valor agregado del servicio. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto. La organización revisa los requisitos relacionados con el servicio antes de comprometerse a proporcionar el servicio, y se asegurarse de: a) Definir los requisitos del producto según el numeral 7.2.1 del presente manual. b) Resolver las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. c) Determinar la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos del servicio solicitado. Se mantiene los registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas por la misma.

FR-CD-012: MATRIZ DE REQUISITOS SGC PD-CM-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO COMERCIAL. PD-CD-001: CONTROL DE DOCUMENTOS. PD-CD-002: CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS


7.2 PROCESOS

RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.3 Comunicación con el cliente. La organización determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, para: a) Informar sobre el producto, b) Consultar sobre contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones que se puedan realizar. c) Atender la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

FR-CM-004: PROPUESTA ECONOMICA. FR-CM-002: ENCUESTA CLIENTES. PD-CM-002: QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.

7.3 DISEÑO Y

DESARROLLO

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo. La organización planifica y controla el diseño y desarrollo del servicio mediante:

MANUAL DEL SGC


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Fecha: 21/03/2014

a) Las etapas del diseño y desarrollo. b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo. c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. 7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. La organización determina los elementos de entrada relacionados con los requisitos del servicio, que incluye: a) Los requisitos funcionales y de desempeño. b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables, c) La información proveniente de diseños previos, cuando es aplicable. d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo. Los resultados del diseño y desarrollo proporcionan de manera adecuada la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, los cuales: a) Cumplen los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo. b) Proporcionan información apropiada para la compra, la producción y la prestación del servicio, c) contienen los criterios de aceptación del servicio. d) Especifican las características del servicio que son esenciales para el uso seguro y correcto.

PD-IN-001: PROCEDIMIENTO DE INGENIERÍA. FR-CM-001: VISITA A CLIENTES. FR-CD-012: MATRIZ DE REQUISITOS SGC FR-CM-004: PROPUESTA ECONOMICA. PD-CM-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO COMERCIAL.


7.3 DISEÑO Y

DESARROLLO

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo En las etapas adecuadas, se realizan revisiones sistemáticas del diseño y desarrollo de para: a) Evaluar la capacidad de los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos. b) Identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias. 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo. Se realiza la verificación, de acuerdo con lo planificado en el numeral 7.3.1 de este documento, para garantizar que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada. 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo Se realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo

PD-CD-004: SERVICIO NO CONFORME. PD-CD-006: ACCION CORRECTIVA. PD-CD-007: ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA FR-IN-003: ACTA DE CIERRE. FR-IN-001:

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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Fecha: 21/03/2014

con lo planificado en el numeral 7.3.1 de este documento, y se garantiza que el producto resultante es capaz de satisfacer los requisitos especificados para su uso previsto. Siempre que sea factible, la validación se completa antes de la entrega o implementación del servicio. 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo Los cambios del diseño y desarrollo se identifican, se revisan, se verifican y validan, según lo apropiado, y se aprueban antes de su implementación. La revisión de los cambios del diseño y desarrollo se realizan de acuerdo a lo descrito en los numerales 7.3.4; 7.3.5 y 7.3.6.

ACTA DE INICIO. FR-IN-002: BITÁCORA

7.4 COMPRAS

7.4.1 Proceso de compras. La organización se asegura de seleccionar y controlar a los proveedores de insumos e implementos que tienen un fuerte impacto en la prestación del servicio, asimismo, establece criterios para el seguimiento y la reevaluación de dichos proveedores. 7.4.2 Información de las compras La información de las compras describe el producto a comprar, incluyendo: a) Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos. b) Los requisitos para la calificación del personal. c) Los requisitos del sistema de gestión de la calidad. 7.4.3 Verificación de los productos comprados. Los documentos de compras describen el producto a comprar, facilitando la posterior verificación de los mismos.

PD-CO-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES. FR-CO-003: INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES. SOLICITUD COMPRA (CORREO ELECTRÓNICO). FR-CO-001: LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES. FR-CO-006: SEGUIMIENTO PROVEEDORES.


7.5 PRODUCCION Y

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. La organización planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo las siguientes condiciones controladas: a) Disponibilidad de información que describe las características del servicio. b) Disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario. c) Uso del equipo apropiado para la prestación del servicio.

PD-IN-001 PROCEDIMENTO DE INGENIERIA FR-CD-008: HOJA DE VIDA DE EQUIPO O MAQUINARIA. FR-IN-006 SALIDA Y ENTREGA DE HERRAMIENTA

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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d) Disponibilidad y uso de equipos de seguimiento y medición. e) Implementación del seguimiento y de la medición. f) Implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega del producto. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Cuando los productos resultantes no pueden verificarse mediante seguimiento o medición posteriores a la entrega, la organización valida todo proceso de producción y de prestación del servicio cuando sea aplicable, mediante: a) Criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos. b) Aprobación de los equipos y la calificación del personal. c) Uso de métodos y procedimientos específicos. d) Requisitos de los registros según el numeral 4.2.4 de este documento. e) Con revalidación de los procedimientos.

FR-IN-007 SALIDA Y ENTREGA DE HERRAMIENTA FR-CD-005: ACTA DE REUNIÓN (DIRECIÓN) PD-GH-001: PROCEDIMIENTO GESTIÓN HUMANA. PD-CD-001: CONTROL DE DOCUMENTOS. PD-CD-002: CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS PD-CD-006: ACCION CORRECTIVA. PD-CD-007: ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA .


7.5 PRODUCCION Y

PRESTACIÓN DEL SERVICIO

7.5.3 Identificación y trazabilidad. La trazabilidad, en la organización, se da a través del seguimiento a los registros generados en cada etapa de la prestación del servicio. 7.5.4 Propiedad del cliente.

M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S., se asegura de preservar y cuidar las instalaciones y bienes que son propiedad del cliente. En caso de ocurrir algún daño o pérdida se compromete a notificarlo de inmediato y a asumir cualquier responsabilidad derivada del hecho. 7.5.5 Preservación del producto La organización preserva el producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos, la preservación incluye la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y

PD-CD-001: CONTROL DE DOCUMENTOS. PD-CD-002: CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS FR-CD-002: LISTADO MAESTRO DE REGISTROS. . PD-CM-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO COMERCIAL.

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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Fecha: 21/03/2014

protección.

FR-IN-006 SALIDA Y ENTREGA DE HERRAMIENTA FR-IN-007 SALIDA Y ENTREGA DE HERRAMIENTA

7.6

CONTROL DE LOS EQUIPOS

DE SEGUIMIENTO Y

DE MEDICIÓN

La organización determina el seguimiento y la medición a realizar y los equipos de seguimiento y medición necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad del servicio con los requisitos determinados. La organización establece los procesos para asegurarse de que el seguimiento y medición pueden realizarse de una manera coherente a través de: a) Calibraciones o verificaciones, a intervalos especificados comparados con patrones trazables a patrones de mediciones internacionales o nacionales; si no existen tales patrones se registra la base utilizada para la calibración o la verificación. b) Realizar el ajuste según el resultado de la calibración. c) La identificación para poder determinar su estado de calibración; d) Protección contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medición. e) Protección contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento. La organización evalúa y registra la validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no está conforme con los requisitos, y se toman las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre cualquier producto afectado.

FR-CD-008: HOJA DE VIDA DE EQUIPOS. HOJA DE VIDA DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS (Para cada equipo y/o Herramienta)

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA


8.1 GENERALIDADE

S

La organización planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: a) Demostrar la conformidad con los requisitos del producto. b) Asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad.

FR-CD-012: MATRIZ DE REQUISITOS SGC MN-CD-001: MANUAL DE CALIDAD.

MANUAL DEL SGC


VERSIÓN: 01

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Fecha: 21/03/2014

c) Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

8.2 SEGUIMIENTO Y

MEDICIÓN

8.2.1 Satisfacción del cliente. La organización realiza seguimiento al nivel de satisfacción del cliente, mediante la aplicación y análisis periódico de encuestas de satisfacción, recepción de quejas y reclamos. 8.2.2 Auditoría interna. Las auditorías internas se realizan a intervalos planificados, con el fin de determinar: a) Si el sistema de gestión de la calidad es conforme con lo planificado. b) Se ha implementado de acuerdo con los requisitos establecidos y se mantiene de forma eficaz. 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. Los mecanismos necesarios para el seguimiento y la medición de los procesos han sido definidos en la caracterización de cada proceso, a fin de demostrar la capacidad de alcanzar los resultados planificados. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto La organización realiza el seguimiento y mide las características del servicio para verificar que se cumplen los requisitos del mismo, de acuerdo con las disposiciones descritas en el numeral 7.1 de este documento.

FR-CM-002: ENCUESTA CLIENTE. FR-IN-003: ACTA DE CIERRE. PD-CM-002: QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. PD-CD-005: PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA FR-CD-007: CRONOGRAMA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD. FR-CD-010: INFORME AUDITORIA INTERNA. FR-CD-009: ACCIONES CORRCTIVAS - PREVENTIVAS Y DE MEJORA PD-CD-004: SERVICIO NO CONFORME. CARACTERIZACION DE PROCESOS (Para cada proceso).


8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO

CONFORME

M&M PROYECTOS E INGENIERÍA S.A.S., establece un procedimiento para identificar, registrar y dar tratamiento a los productos no conformes, mediante: a) La toma de acciones para eliminar la no conformidad detectada. b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente de la organización y por el cliente. c) La toma de acciones para impedir su uso o aplicación

PD-CD-004: SERVICIO NO CONFORME

MANUAL DEL SGC


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prevista originalmente. d) Tomando acciones apropiadas a los efectos reales o potenciales de la no conformidad, cuando se detecta un producto no conforme después de su entrega o cuando ya ha comenzado su uso.

8.4 ANALISIS DE

DATOS

La organización determina, recopila y analiza los datos apropiados para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema de gestión de la calidad y evalúa dónde puede realizarse la mejora continua, lo cual incluye los datos generados del resultado del seguimiento y medición y de las siguientes fuentes: a) Satisfacción del cliente. b) Conformidad con los requisitos del producto. c) Características y tendencias de los procesos y de los productos, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas. d) Los proveedores. Lo anterior se puede verificar con los numerales 8.2.1; 8.2.3; 8.2.4 y 7.4 de este documento.

FR-CD-005: ACTA DE REUNIÓN (DIRECIÓN) INFORMES DE SEGUMIENTO DE DATOS (Cada proceso) PD-CD-004: SERVICIO NO CONFORME. PD-CO-001: PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS.


.5 MEJORA

8.5.1 Mejora continua La organización mejora continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección. 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva La organización toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir y evitar que vuelvan a ocurrir, para lo cual se establece un procedimiento documentado para: a) Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes). b) Determinar las causas de las no conformidades. c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, d) Determinar e implementar las acciones necesarias. e) Registrar los resultados de las acciones tomadas. f) Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. PD-CD-005: PROCEDIMIENTO AUDITORÍA. INFORMES DE SEGUMIENTO DE DATOS (Cada proceso) FR-CD-009: ACCIONES CORRCTIVAS - PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

MANUAL DEL SGC


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Fecha: 21/03/2014

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

NTC-ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.

4. ANEXO

ANEXO 1: MAPA DE PROCESOS ANEXO 2: ORGABIGRAMA M&M PROYECTOS E INGENIERIA SAS ANEXO 3: CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


GUIA PARA ELABORAR DOCUMENTOS

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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Fecha: 15/10/2013

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .................................................................................................................................3

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...........................................................................................3

1. ALCANCE ..................................................................................................................................3

2. RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ........................3

3. ACTIVIDADES DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN ...............................4

4. ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS ...........................................................4

4.1. Partes del Documento ...................................................................................................4

4.1.1. Cuerpo del Documento. .........................................................................................4

4.1.2. Portada. ......................................................................................................................5

4.1.3. Encabezado y Pie de página: ...............................................................................7

4.2. Solicitud de Documento ................................................................................................8

4.3. Elaboración, revisión y aprobación: ..........................................................................9

4.3.1. Codificación ..............................................................................................................9

4.4. Formatos Utilizados para la caracterización y procedimientos en la

Implementación del SGC. ...................................................................................................... 10

4.4.1. Caracterización de Procesos. ........................................................................... 11

4.4.2. Elaboración de Manuales y Guías ................................................................... 13

4.4.3. Elaboración de Procedimiento. ....................................................................... 14

4.4.4. Elaboración de Instructivo. ............................................................................... 15

4.4.5. Elaboración de Formatos: ................................................................................. 16

4.4.6. Elaboración de correspondencia ..................................................................... 16

5. REGISTRO .............................................................................................................................. 16

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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01 Pág. 3/16

Fecha: 15/10/2013

1. OBJETIVO

Establecer las pautas para la elaboración y control de los documentos y registros asociados al Sistema Gestión de Calidad de la empresa M Y M PROYECTOS E INGENIERIA SAS 1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Definir los pasos a seguir en la elaboración Documental del Sistema de

Gestión de Calidad.

Establecer los procedimientos que deben realizarse para la modificación y

eliminación de los documentos que integran el Sistema de Gestión de

Calidad (SGC).

Permitir un control eficaz y eficiente de la información y documentación, por

medio de actividades de seguimiento, control y verificación.

1. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que soportan el Sistema de Gestión de Calidad

(SGC) de la empresa M Y M PROYECTOS E INGENIERIA SAS en

cumplimiento de la Norma ISO 9001:2008 y demás Normas que lo rigen.

2. RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los Responsables de cada proceso.

Nota: El responsable debe generar el documento y enviar por medio de

correoelectrónico los cambios presentados a Calidad, este actualiza y codifica

de acuerdo al sistema de Codificación los documentos, para la posterior

renovación del Listado Maestro consolidado de la empresa.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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Fecha: 15/10/2013

Una vez aprobado el documento, si es necesario tomar copias del mismo, se

realiza el proceso de fotocopiado y se sella como Copia Controlada, sello que

es responsabilidad de Calidad.

El documento se sella por completo y se registrará en el Formato Control de

Entrega de Documentos del SGC.

Si es necesario conservar la versión anterior del documento, debe hacerlo sellar

como “Documento Obsoleto”, sello que es responsabilidad de Calidad. Las

copias que no se van a utilizar son recogidas por el responsable del Proceso y

se enviarán a la Unidad de Archivo.

Únicamente se conservan documentos originales de acuerdo al tiempo de

retención designado en el Listado Maestro respectivo.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN

Calidad realiza el Control, Seguimiento y Verificación del cumplimiento de la

información registrada en los Listados Maestros de Documentos Internos,

Externos y de Registros, por lo menos una vez al año.

4. ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Procedimiento establecido con el fin de determinar las actividades

concernientes a la elaboración, aprobación, actualización, distribución y

conservación de los documentos de la empresa, con el fin de disponer de la

información de manera ágil y eficiente, contribuyendo a la correcta

preservación de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

Los Parámetros a cumplir en la elaboración de los documentos del SGC son

los siguientes.

4.1. Partes del Documento

4.1.1. Cuerpo del Documento.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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01 Pág. 5/16

Fecha: 15/10/2013

Los Documentos del SGC, tales como Manuales, Guías, Instructivos,

procedimientos, se deben elaborar en papel tamaño carta, con márgenes

superior 3 cm, izquierda 4 cm, inferior 3 cm, derecha 2 cm y fuente tipográfica

Arial tamaño 12.

La redacción del texto debe ser clara, simple, completa y precisa;

adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma

impersonal, evitando el uso de términos en idioma extranjero, excepto cuando

corresponda al lenguaje común de uso técnico.

Siempre que sea apropiado y para limitar el tamaño de la documentación, se

hace referencia a las normas técnicas y de gestión nacionales o

internacionales aplicables.

La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA.

Para la versión de los documentos se utilizan dos números ordinales desde el

01 y avanzando consecutivamente con cada modificación.

4.1.2. Portada.

Debe llevar el encabezado como se muestra en la imagen con el logo de la

empresa, nombre del documento, versión, código del documento y fecha de

elaboración del documento.

NOMBRE DEL

DOCUMENTO

Código del

documento

VERSIÓN:

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Fecha: 15/10/2012

El texto de la portada se escribe en fuente Arial tamaño 12 “SISTEMA

GESTION CALIDAD”, el nombre del documento en tamaño 14, negrita y

alineado al centro.

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DOCUMENTOS


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VERSIÓN:

01 Pág. 6/16

Fecha: 15/10/2013

En el pie de página debe llevar firmas y cargo de quien elabora el documento,

quien lo revisa y quien lo aprueba, como se muestra en la imagen:


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma

Elaborado por: En esta casilla se registra el responsable de la elaboración o

creación del documento, o autor del mismo.

Revisado por: En esta casilla se registra el asesor del proceso y el jefe para

el Sistema de Gestión de Calidad.

Aprobado por: En esta casilla se registra el nombre del jefe, quien es el

responsable de la verificación final del contenido de los documentos.

La estructura de la portada debe estar como se indica en la siguiente gráfica:

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 7/16

Fecha: 15/10/2013

4.1.3. Encabezado y Pie de página:

Algunos formatos se elaboran libremente conservando el logo de la empresa en

la parte izquierda del documento, y en su parte derecha se muestra el código,

fecha y versión del documento, para su control, según sea su tipo: Manual de

Calidad, Guía, Caracterización de Procesos, Procedimientos, Instructivos y

Registros.

El encabezado y pie de página deben ir a 1,25 cm superior e inferior, según

corresponda, con fuente Arial tamaño de 9 a 12

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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01 Pág. 8/16

Fecha: 15/10/2013

Nota: El encabezado debe utilizarse en cada una de las páginas del

documento.

4.2. Solicitud de Documento

Consiste en un formato que permite llevar control sobre las solicitudes de

creación, modificación o retiro del documento. Si la solicitud es para

modificación del documento allí se especifica los cambios (versión, y

descripción del cambio).

El control de cambio de los documentos se coloca al final del documento

modificado, identificando cuántas veces se ha llevado a cabo las modificaciones

y por qué se las realizó.

Gráfica Control de Cambio:

VERSION FECHA DE

APROBACION DESCRIPCION DEL CAMBIO

Los datos contenidos en el Control de Cambios son los siguientes:

Versión: corresponde al número de versiones existentes del mismo

documento. Cabe resaltar que la última versión es la que se toma en cuenta

para difusión.

Fecha de Aprobación: Corresponde a la fecha de aprobación de la versión

que se encuentra.

Descripción del Cambio: Referencia de la razón por la cual fue modificado

el documento.

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DOCUMENTOS


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4.3. Elaboración, revisión y aprobación:

Las instancias para elaboración revisión y aprobación de los diferentes

documentos del Sistema de Gestión de Calidad son:

El responsable del proceso: Revisa y verifica que el documento corresponde a

la actividad o proceso descrito y que el mismo es adecuado, claro y exacto.

Todos los procedimientos son presentados ante el Gerente General para su

conocimiento e incorporación al Sistema de Gestión de Calidad.

Calidad: Revisa los procedimientos obligatorios de norma del Sistema de

Gestión de la Calidad, además revisa: el Manual de Calidad, la Política y los

Objetivos de Calidad, el Mapa de Procesos, Guías e Instructivos para ser

presentados al Gerente General,

Gerente General: Aprueba el Manual de Calidad, la Política, Objetivos de

Calidad,el Mapa de Procesos, las Guías, Procedimientos, Instructivos, los

Programas y Planes de Auditorías Internas y Externas.

4.3.1. Codificación

La codificación de los procesos y caracterizaciones, tienen la finalidad de

identificar y controlar aquellos documentos que se desprenden de estos,como

las Guías los Procedimientos, Instructivos y Formatos especialmente.

En la siguiente tabla se pueden apreciar los respectivos códigos que son

impresos en cada uno de los documentos referenciados.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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PROCESO CODIGO DEL

PROCESO

GESTION GERENCIAL GG

CALIDAD CD

COMERCIAL CM

INGENIERIA IN

GESTION HUMANA GH

COMPRAS CO

CODIFICACION DEL MANUAL DE CALIDAD: MC-001

CODIFICACION DE CARACTERIZACION DE PROCESOS: CA-CD- XXX

CODIFICACION DE DOCUMENTACION:

DOCUMENTO CODIGO DEL DOCUMENTO

MANUALES MN

GUIAS GU

PROCEDIMIENTOS PD

INSTRUCTIVOS IT

REGISTROS/FORMATOS FR

CORRESPONDENCIA CR

El código del documento se debe referencial de la siguiente manera:

PD - GG - XXX

CODIGO DEL DOCUMENTO - CODIGO DEL PROCESO - CONSECUTIVO

4.4. Formatos Utilizados para la caracterización y procedimientos en la

Implementación del SGC.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


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4.4.1. Caracterización de Procesos.

Documento que describe las actividades globales que realiza la empresa, está

compuesto básicamente por una cadena de actividades que aportan a la

consecución de un objetivo general, identificando también a los Proveedores,

entradas, y salidas con sus correspondientes Usuarios o Clientes, quienes

reciben las salidas. Además en este documento se informa acerca de los

responsables, los recursos requeridos, los requisitos legales aplicables, los

documentos que se deben tener en cuenta, los registros que se generan y los

parámetros de medición utilizados para evidenciar el mejoramiento continuo.

El contenido del Formato para la Caracterización de Procesos contiene los

siguientes datos:

Objetivo del Proceso: Establece el propósito que tiene el Proceso y debe

estar articulado con la misión, la visión y la política de calidad de la

empresa.

Proceso: Indica el tipo o clase de proceso al que pertenece, considerando

que los procesos, según su objetivo pueden ser Estratégicos, Misionales y

de Apoyo.

Responsable: Es quien lidera las actividades que conllevan a la mejora

continua del proceso.

Proveedores: Son las personas, entidades o procesos que proporcionan

las entradas (bien o servicio) para el Proceso.

Entradas: Insumos requeridos para el inicio y/o el desarrollo del proceso.

Actividades: Conjunto de acciones necesarias para desarrollar el proceso,

las cuales deben describir el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y

Actuar).

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 12/16

Fecha: 15/10/2013

Salidas: Producto o servicio que se obtiene como resultado de la

realización de las actividades relativas al Proceso.

Proceso Clientes: Hace referencia a las personas, entidades o procesos a

quienes van dirigidos los resultados (productos o servicios) del Proceso.

Recursos: Son los medios empleados para desarrollar el proceso, pueden

ser: Talento Humano, Tecnológicos, Infraestructura Física, Recursos

Financieros, o Información.

Documentos externos: Hace referencia a las Normas o documentos de

carácter legal que expresan requisitos, necesidades o expectativas

inherentes al proceso. En este espacio se referencia el Listado Maestro de

Documentos Externos.

Documentos y Registros: Información que se evidencia por medio de un

soporte ya sea papel, medio magnético, óptico o electrónico los resultados

obtenidos o proporciona evidencias de actividades desarrolladas. Los

Registros se originan por el diligenciamiento de un Formato. En este

espacio se referencia el Listado Maestro de Documentos Internos y el

Listado Maestro de Registros

Seguimiento y Medición: Son herramientas de control y seguimiento que

se utilizan para evaluar el desempeño del Proceso, en términos de

eficiencia, eficacia y efectividad.

Gráfica del Formato de Caracterización de Procesos

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 13/16

Fecha: 15/10/2013

4.4.2. Elaboración de Manuales y Guías

Un manual es un medio en el cual se registra y trasmite la información de la

empresa; las Guías son un conjunto de recomendaciones que facilitan el

manejo o la elaboración de actividades, consta de:

Tabla de contenido

Objetivo General: Establece el propósito que tiene la Guía.

Objetivo Específico: Establece los propósitos cuantificables esperados

que tiene la Guía.

Proceso Proveedores


Página

Entrada Actividades


Planear

Hacer

Actuar


Salida Proceso Clientes

Verificar

Revisado por Aprobado por

Código Versión Fecha de aprobación

Proceso Objetivo del Proceso

Elaborado por

Responsable

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 14/16

Fecha: 15/10/2013

Alcance: Hace referencia al cubrimiento de las actividades de la Guía.

Requisitos Legales (si aplican): Hace referencia a las Normas o Actos

Administrativos que indican la necesidad u obligatoriedad de la Guía o sus

actividades.

Documentos que se deben utilizar: Información que está evidenciada por

medio de un soporte magnético o impreso, estos documentos pueden ser

internos o externos a la empresa.

Registros que se deben generar: Documentos que presentan resultados

obtenidos o proporcionan evidencias de actividades desarrolladas. Los

Registros se originan por el diligenciamiento de Formatos.

4.4.3. Elaboración de Procedimiento.

Un Procedimiento es un documento que indica la forma específica para llevar a

cabo una actividad, consta de:

Objetivo: Establece el propósito que tiene el Procedimiento.

Alcance: Hace referencia al cubrimiento de las actividades del

Procedimiento.

Descripción: una breve descripción de las actividades del procedimiento,

puede realizarse un cuadro de actividades donde se especifique

responsable, actividad que desarrolla el responsable.

Requisitos Legales (si aplican): Hace referencia a las Normas o Actos

Administrativos que indican la necesidad u obligatoriedad del Procedimiento

o sus actividades.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 15/16

Fecha: 15/10/2013



internos o externos a la empresa.



Registros se originan por el diligenciamiento de Formatos.

Indicador (si aplica): Magnitud utilizada para medir o comparar los

resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto,

programa o actividad. Resultado cuantitativo de comparar dos variables.

Fórmula (si aplica): Modelo establecido para expresar, realizar o resolver

algo; en este caso, se refiere al Indicador.

4.4.4. Elaboración de Instructivo.

Un Instructivo es un documento que indica paso a paso el desarrollo de una

actividad para llevarla a cabo, consta de:

Objetivo: Establece el propósito que tiene el Instructivo.

Descripción: Una breve descripción de las actividades del Instructivo,

puede realizarse un cuadro de actividades donde se especifique

responsable, actividad que desarrolla el responsable.



internos o externos a la Empresa.

GUÍA PARA ELABORAR

DOCUMENTOS


GU-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 16/16

Fecha: 15/10/2013



Registros se originan por el diligenciamiento de Formatos

4.4.5. Elaboración de Formatos:

Documento preestablecido para consignar datos generados de determinada

actividad, el cual una vez diligenciado correctamente se convierte en registro; y

consta de:

Logo de la empresa, versión y título del formato: Facilita la identificación

del formato.

Secuencia: Cuando el formato es diligenciado se convierte en un registro

por lo que se hace necesario identificarlo de otra información que puede

llevar el mismo formato.

Información: La información debe ser legible y sin correcciones. Los

registros son únicos e inmodificables.

4.4.6. Elaboración de correspondencia

Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o

reciben. (Correo), y consta de:

Logo de la empresa y secuencia: Facilita la identificación de la

correspondencia.

5. REGISTRO No aplica Fin.

Código Formato Proceso Nombre del documento

GU-CD-001 GUIA PARA ELABORAR DOCUMENTOS

MN-CD-001 MANUAL DE CALIDAD

PD-CD-001 CONTROL DE DOCUMENTOS

PD-CD-002 CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS

PD-CD-004 SERVICIO NO CONFORME

PD-CD-005 AUDITORIA INTERNA

PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA

PD-CD-007 ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA

PD-CD-008 TOMA DE CONCIENCIA

CA-CD-001 GESTIÓN GERENCIAL

CA-CD-002 CALIDAD

CA-CD-003 COMERCIAL

CA-CD-004 INGENIERÍA

CA-CD-005 GESTIÓN HUMANA

CA-CD-006 COMPRAS

PD-CM-001 COMERCIAL

PD-CM-002 QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

PD-CM-003 MEDICION SATISAFACCION CLIENTE

PD-CO-001 COMPRAS COMPRAS, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES

PD-GG-001 GERENCIA REVISION POR LA DIRECCION

IT-GH-001 TRAMITES INGRESO Y RETIRO DE PERSONAL

IT-GH-002 ASOPAGOS-SEG.SOCIAL

PD-GH-001 GESTION HUMANA

MN-GH-001 REGLAMENTO INTERNO

PD-IN-001 INGENIERIA PROCEDIMIENTO DE PROYECTOS, DISEÑO Y DESARROLLO

CALIDAD

COMERCIAL

GESTION

HUMANA

IDENTIFICACION

CONTROL DE

DOCUMENTOS


PD-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 1/5

Fecha: 15/10/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE

DOCUMENTOS


PD-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 2/5

Fecha: 15/10/2013

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, identificación,

actualización y publicación de los documentos que hacen parte del Sistema de

Gestión de Calidad.

2. ALCANCE Aplica para toda la documentación del Sistema de Gestión Calidad de M y M

PROYECTOS E INGENIERIA SAS

3. DEFINICIONES 3.1. Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia

3.2. Número de Versión: Nomenclatura que indica el número de veces que

el documento ha sido modificado y aprobado. El número de la versión

inicia en 1 para documentos nuevos.

3.3. Documento de origen externo: Documentos emitidos por terceros.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

4.1. Aprobación

El responsable del proceso debe determinar la necesidad de elaborar o

actualizar los documentos y de aprobar la información contenida en los

mismos.

Los documentos deben ser elaborados por el responsable de los procesos y

se deben cumplir de acuerdo a los lineamientos establecidos en el GU-CD-001:

GUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS; Calidad debe revisar y garantizar

CONTROL DE

DOCUMENTOS


PD-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 3/5

Fecha: 15/10/2012

que los documentos cumplan con los lineamientos establecidos en el presente

documento antes de la emisión.

Los documentos son revisados por representante de la Dirección y son

aprobados por el Gerente General.

El responsable del proceso debe realizar la socialización de los documentos

aprobados, esta gestión se debe realizar en conjunto con Calidad.

4.2. Revisión y actualización

Los documentos deben ser revisados por lo menos una vez al año; Calidad

debe solicitar a los responsables de los procesos la revisión de los

documentos.

Los responsables del Proceso deben verificar la vigencia de la información

registrada en el documento y en caso de ser necesario deben realizar la

actualización pertinente, en todo caso deben notificar a Calidad la continuidad o

actualización del mismo.

Los responsables del proceso deben reportar con anticipación a Calidad todos

los cambios que se requieran en los documentos.

4.3. Solicitud de Documentos

Todos los documentos deben indicar código, versión y fecha de aprobación;

esta información debe estar registrada en el listado maestro de documentos.

La documentación del Sistema de Gestión Calidad debe ser revisada por lo

menos una vez al año, cualquier modificación que se presente debe cumplir con

lo establecido en el presente documento.

CONTROL DE

DOCUMENTOS


PD-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 4/5

Fecha: 15/10/2012

La creación, modificación o retiro de documento debe ser solicitada y detallada

en el formato FR-CD-006 SOLICITUD DE DOCUMENTO, el cual es enviado a

Calidad quien debe registrar la creación, modificación o retiro de documento en

el listado maestro de documentos.

4.4. Disponibilidad de los documentos en los puntos de uso

Es responsabilidad de Calidad garantizar que las versiones vigentes de los

documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso.

El responsable del proceso debe solicitar a través de correo electrónico, a

Calidad, el número de copias que necesita del documento, indicando los

lugares donde van a ser publicadas, estas copias deben tener el sello “Copia

Controlada”.

Por ningún motivo los documentos deben fotocopiarse o distribuirse sin

autorización del Calidad y sin sellos de Copia Controlada.

4.5. Documentos legibles y fácilmente identificables

La identificación de los documentos se realiza de acuerdo al código asignado, el

cual debe cumplir con los lineamientos establecidos en el documento GU-CD-

001 GUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS.

4.6. Documentos de origen externo

El responsable del proceso debe identificar los documentos y formatos de

origen externo que afectan el desempeño del Sistema de Gestión de Calidad y

reportarlos a Calidad

Los documentos de origen externo deben ser identificados por Calidad y se

controlan con el listado maestro de documentos externos.

CONTROL DE

DOCUMENTOS


PD-CD-001

VERSIÓN:

01 Pág. 5/5

Fecha: 15/10/2012

4.7. Documentos obsoletos

Si es necesario conservar la versión anterior del documento, se debe sellar

como “Documento Obsoleto” y archivar en medio magnético (si aplica) y físico

la última versión obsoleta.

Es responsabilidad de Calidad retirar los documentos obsoletos de los puntos

de uso e identificar con el sello “Documento Obsoleto” las copias obsoletas que

se conserven.

4.8. Listado Maestro de documentos

Es responsabilidad de Calidad actualizar los listados Maestros de Documentos

internos y externos.

5. REFERENCIAS

GU-CD-001: GUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS.

FR-CD-006 SOLICITUD DE DOCUMENTOS.

Fin

CONTROL DE FORMATOS Y

REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 1/6

Fecha: 24/10/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO CONTROL DE FORMATOS Y REGISTROS


REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 2/6

Fecha: 24/10/2013

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la elaboración, revisión, aprobación, identificación,

actualización y publicación de los formatos y registros que hacen parte del

Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Emisión, identificación, administración y control de los registros y formatos que

hacen parte del Sistema de calidad de M y M PROYECTOS E INGENIERIA

SAS

3. DEFINICIONES 3.1. Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia

3.2. Número de Versión: Nomenclatura que indica el número de veces que

el documento ha sido modificado y aprobado. El número de la versión

inicia en 1 para documentos nuevos.

3.3. Formato: Medio preestablecido para registrar de manera concreta y

precisa los resultados de un procedimiento o tarea en particular; su

diligenciamiento los convierte en una evidencia objetiva.

3.4. Registros: Documentos que contienen los resultados obtenidos o que

proporcionan evidencia de actividades desempeñadas


REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 3/6

Fecha: 24/10/2013


ACTIVIDAD DESCRIPCION REGISTRO RESPONSABLE

IDENTIFICACION

Se asigna un título al

Formato de acuerdo a

las necesidades del

proceso o

procedimiento que lo

requiere.

No aplica Líder del

Proceso

CONTROL

Se asigna el código al

nuevo formato según

lo establecido en la

GU-CD-001 GUÍA

ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS.

Mantener actualizado en el FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS, e informar la creación del nuevo formato por e-mail empresarial al personal involucrado.

GU-CD-001 GUÍA

ELABORACIÓN DE

DOCUMENTOS.

FR-CD-002 LISTADO

MAESTRO DE REGISTROS

Calidad


REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 4/6

Fecha: 24/10/2013


DILIGENCIAMIENTO

Y LEGIBILIDAD

Los registros no deben

tener tachones ni

enmendaduras, todos

los campos deben ser

diligenciados o indicar

que no aplica si es el

caso; una vez

diligenciados no pueden

ser modificados.

Algunos registros

pueden ser

diligenciados por

computador, pero se

hace necesario controlar

que no se modifiquen

mediante la protección

de las hojas y/o celdas,

No aplica

Responsable del

diligenciamiento

del

formato/Registro

ALMACENAMIENTO

Se realiza según lo definido en el FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS. Cuando el registro se

genera por Software, se

hace referencia a este,

sin embargo, si permite

modificaciones a los

registros se debe

conservar una copia

impresa.

FR-CD-002 LISTADO

MAESTRO DE

REGISTROS

Asignado en el

FR-CD-002

LISTADO

MAESTRO DE

REGISTROS


REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 5/6

Fecha: 24/10/2013


PROTECCION

Para los registros

impresos se asegura con

el almacenamiento en un

lugar seco y protegido de

condiciones que lo

deterioren durante el

tiempo de retención.

Para los registros

virtuales se realiza una

copia en medio

magnética de la

información contenida en

el sistema que se

conserva en el área de

trabajo del responsable

del SGC.

Nota: cuando se realiza

una copia, la copia

anterior será eliminada

para evitar la reutilización

de registros obsoletos.

No aplica Calidad

RECUPERACION

Se debe identificar los registros, buscar en el FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS para conocer su ubicación.

No aplica

Asignado en el

FR-CD-002

LISTADO

MAESTRO DE

REGISTROS

ACCESO

Según el designado en el

FR-CD-002 LISTADO

MAESTRO DE No aplica

Asignado en el

listado maestro

de registros


REGISTROS


PD-CD-002

VERSIÓN:

01 Pág. 6/6

Fecha: 24/10/2013

REGISTROS

TIEMPO DE

RETENCION


FR-CD-002 LISTADO

MAESTRO DE

REGISTROS

No aplica

Asignado en el FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

DISPOSICION


FR-CD-002 LISTADO

MAESTRO DE

REGISTROS

No aplica

Asignado en el FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

5. REFERENCIAS

GU-CD-001: GUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS

FR-CD-002 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS NORMA ISO 9001:2008

Fin.

CONTROL DE SERVICIO NO

CONFORME


PD-CD-004

VERSIÓN:

01 Pág. 1/5

Fecha: 06/12/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME


CONFORME


PD-CD-004

VERSIÓN:

01 Pág. 2/5

Fecha: 06/12/2013

1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios para identificar, registrar, analizar y definir las acciones a tomar para el control y verificación de las soluciones planteadas a los servicios identificados como no conformes.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión Calidad de M & M

PROYECTOS E INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES 3.1. Servicio: Resultado de un proceso o conjunto de procesos

.

3.2. Servicio no conforme: Un servicio que no cumple con los requisitos del

beneficiario y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser

reparación, corrección.

3.3. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

u obligatoria.

3.4. Tratamiento de servicio no conforme: Acción tendiente a prevenir el

uso o entrega no intencional de un servicio no conforme.

3.5. Corrección: Acción tomada para eliminar la no conformidad.

3.6. Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto/servicio que

no es conforme con los requisitos específicos


CONFORME


PD-CD-004

VERSIÓN:

01 Pág. 3/5

Fecha: 06/12/2013

4. GENERALIDADES

4.1. La identificación del servicio no conforme puede realizarla cualquier colaborador de la empresa. En particular se entenderá como servicio no conforme aquellas actividades de los procesos que presentan fallas (no conformidades) que afectan a los clientes.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES


Identificar el servicio no conforme

Los líderes de los procesos identifican el servicio no conforme, evaluándolo con los respectivos requisitos del servicio (legales, reglamentarios y de cliente) y los registra en el FR-CD-001 DETECCION DEL SERVICIO NO CONFORME. Nota: el servicio no conforme puede ser detectado al momento de la presentación del servicio, a través de quejas y reclamos, en auditorías internas o externas, entre otros.

FR-CD-001 DETECCION

DEL SERVICIO NO CONFORME.

Líder de cada proceso.


CONFORME


PD-CD-004

VERSIÓN:

01 Pág. 4/5

Fecha: 06/12/2013


Tomar acción inmediata

Se toma la acción inmediata para corregir o prevenir el servicio no conforme.

Entre las acciones a tomar puede estar la corrección o la concesión. Dicha acción inmediata se registra en el FR-CD-001 DETECCION DEL SERVICIO NO CONFORME.

FR-CD-001 DETECCION

DEL SERVICIO NO CONFORME.

Líder de cada proceso

Analizar el

servicio no

conforme

El representante de la

Dirección. El Gerente,

Calidad y los Líderes de

los procesos se reúnen

para analizar el servicio

no conforme y realizan el

seguimiento a las

acciones propuestas.

No aplica

Representante de la

Dirección/Gerente

General/calidad/

líder del procesos

Consolidar el servicio no conforme

Se realiza un conteo o análisis del no servicio registrado anteriormente ya que a partir de la frecuencia del mismo se podría generar una acción de mejora.

No aplica

Representante de la Dirección/Gerente General/calidad/

líder del procesos


CONFORME


PD-CD-004

VERSIÓN:

01 Pág. 5/5

Fecha: 06/12/2013

6. REFERENCIAS

NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CD-001 DETECCION DEL SERVICIO NO CONFORME.

Fin

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 1/9

Fecha: 03/12/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 2/9

Fecha: 03/12/2013

1. OBJETIVO Planificar, documentar, mantener y hacer seguimiento a las auditorías internas

de calidad para determinar la conformidad o no de los procesos que interactúan

en el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), así como la efectividad del

mismo para cumplir con los objetivos de calidad establecidos por M & M

PROYECTOS E INGENIERIA SAS., los requisitos del cliente, de ley y de la

norma NTC ISO 9001:2008.

2. ALCANCE



3. DEFINICIONES 3.1. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencia y evaluarla objetivamente con el fin de determinar en

qué grado se cumplen los requisitos de auditoria.

Sistemático: La auditoría es una actividad PLANIFICADA más no aleatoria. Independiente: Por objetividad los auditores no deben pertenecer al

proceso auditado. Documentado: Es un procedimiento exigido por la NTC-ISO 9001. Evidencia: Recolección de evidencias objetivas. Evaluar objetivamente: Comparar con los criterios de auditoria los hechos.

3.2. Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de

auditoria y que son verificables.

3.3. Auditoria interna: Es la revisión de los procesos de una organización

realizada por un empleado de la organización.

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 3/9

Fecha: 03/12/2013

3.4. Auditoria externa: Es la revisión del sistema de gestión de calidad de la

organización realizada por una persona externa o Institución a la

organización.

3.5. Auditado: Organización o persona sometida a una auditoria

3.6. Auditor líder: Persona con la competencia para coordinar un equipo de

auditores que llevan a cabo una auditoria.

3.7. Auditor interno: Persona con la competencia para llevar a cabo una

auditoria bajo la supervisión del auditor líder.

3.8. Hallazgo de auditoria: Resultado de la evaluación de evidencias

recopiladas frente a los criterios de Auditoria.

3.9. No conformidad: El no cumplimiento de un requisito especificado.

3.10. Observación: Oportunidad de mejoramiento del procedimiento. Se

verifica la mejora en la siguiente auditoria.

4. GENERALIDADES

4.1. Las auditorías internas se realizarán una vez al año, y serán programadas y publicadas en el mes de enero.

4.2. La Gerencia y Calidad selecciona al auditor interno, que puede ser contratado de manera externa por la empresa o integrantes de la misma.

4.3. La selección del auditor o auditores debe cumplir con el perfil de auditor

interno establecido en el manual de funciones (ver manual de funciones).

4.4. La selección de los auditores y la realización de las auditorias deben

asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditorías.

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 4/9

Fecha: 03/12/2013

4.5. Se debe definir los criterios de auditoria, su alcance, frecuencia y metodología.

4.6. Los auditores deben leer los procedimientos pertinentes u otros

documentos de control de procesos, observar los procesos que se están realizando, hablar con las responsables de los procesos y observar los registros.

4.7. La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e inconsistencias, y el desarrollo de las acciones correctivas y preventivas necesarias para su posterior aplicación



Programar

Se elabora el programa de auditoria interna para el año teniendo en cuenta el estado y la importancia de los procesos y áreas a auditar, los resultados de las valoraciones y de las auditorias previas. El cronograma de las auditorías internas es aprobado por la Gerencia General y se divulgara a todos los procesos. Si se considera necesario realizar una

FR-CD-007 CRONOGRAMA AUDITORIA

Representante por la dirección/

Gerente General

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 5/9

Fecha: 03/12/2013


auditoría adicional a las que están programadas, se actualiza la programación de las auditorías y la Gerencia General lo debe aprobar nuevamente.

Preparación

de auditoria

El Auditor Interno prepara en una lista de chequeo las preguntas y aspectos relevantes a evaluar durante la auditoria. Esta debe cumplir con el objetivo, el alcance y los criterios de auditoría. Durante la preparación

de cada auditoría interna,

el Auditor elabora el Plan

de ejecución de Auditoria

y se envía copia al

Responsable del

Proceso mínimo con un

(1) día de anticipación a

la ejecución de la

auditoria.

No aplica Calidad/ Auditor

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 6/9

Fecha: 03/12/2013


Ejecución de la auditoria

Durante la ejecución de la auditoría interna se desarrollan las siguientes etapas:

Reunión de apertura: para dar inicio a la auditoria y confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditorías, presentar al equipo auditor y asegurar que se puedan realizar todas las actividades de auditoría planificadas.

Entrevistas con los responsables del proceso que se está auditando y observación en campo, cuando se considere necesario.

Revisión y análisis de los procedimientos, planes, instructivos y registros u otros documentos aplicables a los procesos para recolectar evidencias, registrándolas en la lista de chequeo (preparada para la auditoria).

Reunión de cierre, para formalizar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría interna.

Lista de chequeo

(preparada por el auditor)

Auditor Interno

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 7/9

Fecha: 03/12/2013


Informe de auditoria

El auditor prepara un informe general de la auditoria con los resultados de la auditoría realizada en el FR-CD-010 INFORME DE AUDITORIA INTERNA y lo presenta a la Gerencia General, Calidad y al responsable de proceso acompañado de las solicitudes de acciones que correspondan. El Informe de Auditoría debe emitirse en el periodo de tiempo acordado en el programa de auditoria. En caso de retraso para la entrega del mismo, debe comunicarse las razones al auditado y a la Gerencia General.

FR-CD-010 INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Auditor interno

Realizar seguimiento

Si como resultado de las auditorías internas, surge la necesidad de tomar acciones correctivas y/o preventivas, se debe determinar la Corrección y las Acciones Correctivas sin demora injustificada según PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA

PD-CD-006 ACCION

CORRECTIVA

Calidad

AUDITORIA INTERNA


PD-CD-005

VERSIÓN:

01 Pág. 8/9

Fecha: 03/12/2013

6. REFERENCIAS

NORMA NTC ISO 9001:2008 PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA. FR-CD-007 CRONOGRAMA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD. FR-CD-011 EVALUACION DEL AUDITOR INTERNO MANUAL DE FUNCIONES SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Fin


Evaluación de

auditores

Se evalúa el desempeño del auditor una vez concluido el ciclo de la auditoría. El auditor es evaluado por el Auditado según se especifica en los FR-CD-011 EVALUACION DEL AUDITOR INTERNO. El puntaje mínimo de aprobación de la evaluación es 85%.

FR-CD-011

EVALUACION

DEL AUDITOR

INTERNO

Auditado

VERSIÓN: 01 Pág. 1/1

FECHA DE ELABORACION: Enero 17 de 2014

PERIODO QUE CUBRE: 2014

RESPONSABLE DEL PROGRAMA:Representante de la Direccion/Calidad

OBJETIVO DEL PROGRAMA

Verificar la conformidad de los

procesos que interactúan en el

Sistema de Gestión de la Calidad

dando cumplimiento a los requisitos

del cliente, de ley y de la norma NTC

ISO 9001:2008.

TIPO DE AUDITORIA Interna

ALCANCE DEL PROGRAMA Procesos del Sistema de Gestion de Calidad

RECURSOS DE AUDITORIA

PROCESO A AUDITAR METODOLOGIA A APLICAR CRITERIOS FECHA/CRONOGRAMA RESPONSABLE

ESTRATEGICOS ( CALIDAD,

GESTION GERENCIAL)

MISIONALES (COMERCIAL,

INGENIERIA)

APOYO(GESTION HUMANA,

COMPRAS)

Elaborado por Aprobado por

Nombre Nombre

Cargo Cargo


Fecha: 03/12/2013

AUDITORIA PRESENCIAL

CUMPLIMIENTO DE LAS

NOSRMAS INTERNAS DE

LA EMPRESA,

REQUISITOS DE LEY (SI

APLICA), NORMA ISO

9001:2008, REQUISITOS

DEL CLIENTE)

OBSERVACIONES:

CRONOGRAMA AUDITORIA INTERNA DE CALIDADFR-CD-

ANEXO 1: CRONOGRAMA DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 1/7

Fecha: 03/12/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO ACCION CORRECTIVA

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 2/7

Fecha: 03/12/2013

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para tomar acciones que permitan eliminar la causa

de las No conformidades en los procesos o en el Sistema de Gestión de

Calidad con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir.

2. ALCANCE



3. DEFINICIONES 3.1. Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación no deseable.

.

3.2. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada,

puede ser realizada junto con una acción correctiva.

3.3. No conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado,

detectado durante una revisión o verificación de los procesos, o de sus

productos o servicios.

4. GENERALIDADES

4.1. La planificación de las acciones correctivas y de mejora incluyen la

evaluación de la importancia de los problemas; en este proceso se enfatiza la eficacia de los procesos cuando se toman las acciones, las cuales deben estar enfocadas en eliminar las causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a ocurrir.

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 3/7

Fecha: 03/12/2013

4.2. Fuentes para identificar las No conformidades:

Quejas o reclamos de los clientes

Los informes de servicio no conforme.

Los informes de auditorías internas

Las revisiones por la Dirección

Los resultados de los análisis de los datos

Los resultados de las mediciones de satisfacción del cliente

4.3. Análisis de causas: Para la identificación de las causas de la No conformidad se utiliza diferentes herramientas estadísticas tales como:

Lluvia de ideas

Espina de pescado

Histograma

Los cinco por qué?

Entre otras



Identificación de la

necesidad de la toma de

acción correctiva

. Analizar las diferentes fuentes que permiten la generación de una acción correctiva o de mejora. Identificar la No conformidad u oportunidad de mejora y registrarla en el formato FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA.

FR-CD-009 ACCION

CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA

Líder del proceso.

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 4/7

Fecha: 03/12/2013


Análisis de causas

Determinar y analizar las causas que están originando la no conformidad u oportunidad de mejora y se registra el análisis de las causas en el FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA

FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA

Representante de la Dirección/Calidad/ líder del proceso.

Plan de acción

Se establece un plan de

acción a seguir de

acuerdo al análisis de las

causas realizado, el cual

es aprobado por el

representante de la

Dirección o Gerente

General, y se registra en

el FR-CD-009 ACCION

CORRECTIVA

PREVENTIVA Y DE

MEJORA.

FR-CD-009

ACCION

CORRECTIVA

PREVENTIVA

Y DE MEJORA

Representante de la

Dirección/Calidad/

líder del proceso.

Implementarla

acción

Se implementa de

acuerdo a lo establecido

en el plan de acción, se

comunica previamente a

todos los responsables

que intervienen en la

implementación.

FR-CD-009

ACCION

CORRECTIVA

PREVENTIVA

Y DE MEJORA

Representante de la

Dirección/Calidad/

líder del procesos

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 5/7

Fecha: 03/12/2013

ACTIVIDAD DESCRIBCION REGISTRO RESPONSABLE

Seguimiento

Se registra en el FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA el seguimiento de la ejecución del plan de acción (fecha del seguimiento, resultado del seguimiento indicando las evidencias que permitan demostrar la ejecución del plan de acción y quien realizo el seguimiento), resultado y evaluación de cierre de cada una de las acciones ejecutadas.

Cuando el seguimiento evidencia la demora (fecha) de la implementación del plan de acción, esta debe reprogramarse con autorización del Representante de la Dirección o el Gerente General.

Una vez cerrada la acción correctiva esta se guarda en el archivo.

FR-CD-009 ACCION


Representante de la Dirección/Calidad/ líder del procesos

ACCION CORRECTIVA


PD-CD-006

VERSIÓN:

01 Pág. 6/7

Fecha: 03/12/2013

6. REFERENCIAS

NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA. MANUAL DE FUNCIONES

Fin

ACCION PREVENTIVA Y DE

MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 1/7

Fecha: 03/12/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA

ACCION PREVENTIVAS Y

DE MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 2/7

Fecha: 03/12/2013

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para tomar acciones que permitan prevenir la

ocurrencia de situaciones que generan o puedan generar No conformidades

potenciales en el servicio, proceso o en Sistema de Gestión de Calidad de la

empresa.

2. ALCANCE



3. DEFINICIONES 3.1. Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable.

.

3.2. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada,

puede ser realizada junto con una acción correctiva.

3.3. No conformidad: No cumplimiento de un requisito especificado,

detectado durante una revisión o verificación de los procesos, o de sus

productos o servicios.

3.4. Acción de mejora: Acción tomada para optimizar el Sistema de Gestión

de Calidad

4. GENERALIDADES

4.1. La planificación de las acciones preventivas y de mejora incluyen la

evaluación de la importancia de los problemas; en este procesos se enfatiza la eficacia de los procesos cuando se toman las acciones, las


DE MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 3/7

Fecha: 03/12/2013

cuales deben estar enfocadas en eliminar las causas potenciales de las no conformidades para evitar que ocurra.

4.2. Fuentes para identificar las No conformidades potenciales:

Análisis de datos del SGC ( como en la evaluación de indicadores, seguimiento de los informes, entre otros)

Revisión por la Dirección

Las revisiones por la Dirección

Observaciones de los análisis de los datos

Observaciones de la auditoria interna

4.3. Fuente para identificar la acción de mejora:

Cualquier oportunidad que se detecte para optimizar el SGC

4.4. Análisis de causas: Para la identificación de las causas de la No conformidad se utiliza diferentes herramientas estadísticas tales como:

Lluvia de ideas

Espina de pescado

Histograma

Los cinco por qué?

Entre otras



DE MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 4/7

Fecha: 03/12/2013


Identificación de la

necesidad de la toma de

acción correctiva

. Analizar las diferentes fuentes que permiten la generación de una acción preventiva o de mejora. Identificar la No conformidad potencial u oportunidad de mejora y registrarla en el formato FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA

FR-CD-009 ACCION


Líder del proceso.

Análisis de causas

Determinar y analizar las causas que puedan originar una no conformidad u oportunidad de mejora y se registra el análisis de las causas en el FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA.

FR-CD-009

ACCION CORREC

TIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA


Plan de acción

Se establece un plan de

acción a seguir de

acuerdo al análisis de las

causas realizado y se

registra en el FR-CD-009

ACCION CORRECTIVA

PREVENTIVA Y DE

MEJORA.

FR-CD-009

ACCION

CORRECTIVA

PREVENTIVA

Y DE MEJORA

Representante de la

Dirección/Calidad/

líder del proceso.


DE MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 5/7

Fecha: 03/12/2013


Implementar la

acción

El representante de la

Dirección o el Gerente

aprueban el plan de

acción para ser

implementado de

acuerdo a lo establecido,

se comunica

previamente a todos los

responsables que

intervienen en la

implementación.

FR-CD-009

ACCION

CORRECTIVA

PREVENTIVA

Y DE MEJORA

Representante de la

Dirección/Calidad/

líder del proceso.

Seguimiento

Se registra en el FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA el seguimiento de la ejecución del plan de acción (fecha del seguimiento, resultado del seguimiento indicando las evidencias que permitan demostrar la ejecución del plan de acción y quien realizo el seguimiento), resultado y evaluación de cierre de cada una de las acciones ejecutadas.

Cuando el seguimiento evidencia la demora (fecha) de la implementación del plan

FR-CD-009 ACCION




DE MEJORA


PD-CD-007

VERSIÓN:

01 Pág. 6/7

Fecha: 03/12/2013


de acción, esta debe reprogramarse con autorización del Representante de la Dirección o el Gerente General.

Una vez cerrada la acción preventiva u oportunidad de mejora esta se guarda en el archivo.

6. REFERENCIAS

NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CD-009 ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE MEJORA. MANUAL DE FUNCIONES

Fin.

TOMA DE CONCIENCIA


PD-CD-008

VERSIÓN:

01 Pág. 1/4

Fecha: 28/03/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO TOMA DE CONCIENCIA

TOMA DE CONCIENCIA


PD-CD-008

VERSIÓN:

01 Pág. 2/4

Fecha: 28/03/2014

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la educación, formación y toma de conciencia

de las personas involucradas en cada uno de los procesos de la organización

en conformidad con el Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Aplica para todo el personal de M&M PROYECTOS E INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES

3.1. Capacitación: preparación de las personas de una manera organizada,

planificada y permanente.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:

TOMA DE CONCIENCIA


PD-CD-008

VERSIÓN:

01 Pág. 3/4

Fecha: 28/03/2014


Detección de las

necesidades de

capacitación

Cada líder de los

procesos identifica las

necesidades de

capacitación del personal

del área. ( por los

resultados de

desempeño del personal

o por una actividad

especifica que se

requiera)

Informa a Gestión

Humana por medio de un

correo electrónico

especificando los

requisitos para la

capacitación. Para su

posterior planificación y

elaboración de la

capacitación.

No aplica

Líder de cada

proceso

Elaboración de

un programa de

capacitación

Gestión humana recibe

el correo con las

necesidades de

capacitación, y junto con

la Gerencia establecen

un cronograma de

capacitación según las

requisitos expresadas

por el líder de cada

proceso.La Gerencia y

Gestión humana

Seleccionan

Cronograma de capacitaciones

Líder del proceso GH/

Gerencia

TOMA DE CONCIENCIA


PD-CD-008

VERSIÓN:

01 Pág. 4/4

Fecha: 28/03/2014


el/la instructor(a) y/o la

empresa según su hoja

de vida y/o experiencia

para capacitar en el tema

de la cual surgió la

necesidad de formación.

Gestión humana difunde

la información con las

fechas en las que se

realiza la capacitación

requerida.

Determina los

requerimientos

Gestión Humana

gestiona los

requerimientos

solicitados por el

instructor y/o empresa

para la elaboración de la

capacitación.


proceso GH

Registra

asistencia

Al finalizar la

capacitación se debe

registrar la asistencia de

los participantes en FR-

GH-001 ASISTENCIA

DE CAPACITACION.

FR-GH-001 ASISTENCIA

DE CAPACITACION

Líder del proceso GH

5. REFERENCIAS

FR-GH-001 ASISTENCIA DE CAPACITACION

CRONOGRAMA DE CAPACITACION

Fin.

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 1/7

Fecha: 30/10/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO COMERCIAL

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 2/7

Fecha: 30/10/2013

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la planeación del mercado, ventas, contacto

comercial de los clientes asegurando el cumplimiento de los requisitos y la

capacidad de cumplimiento por parte de la empresa.

2. ALCANCE Aplica para toda lasactividades de comercialización de M y M PROYECTOS E

INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES 3.1. Cliente:Organización o persona a la que la empresa le suministra un

servicio,

3.2. Propuesta/Oferta:Requisitos de los servicios ofertados por la empresa

al cliente por cualquier medio.



PLANIFICA

La cobertura de clientes

potenciales y la

estrategia para llegar a

ellos.

No aplica Gerente

Comercial

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 3/7

Fecha: 30/10/2013


BUSCA

Contactos e información

de los posibles clientes

para la presentación de

los servicios ofrecidos por

la empresa

No aplica Gerente

Comercial

CONTACTO COMERCIAL

Se visita a los clientes para la presentación de los servicios de la empresa, para esto se desarrollan las siguientes estrategias:

Visitas periódicas y/o contactos telefónicos con los clientes potenciales y reales dejando evidencia en el FR-CM-001 VISITA A CLIENTES.

Se envía por correo electrónico o físico el portafolio de la empresa.

Página Web donde se informa y se presenta los servicios de la empresa.

Otros medios que se consideren convenientes.

FR-CM-001 VISITA A

CLIENTES Líder Comercial

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 4/7

Fecha: 30/10/2013


REGISTRO DEL

CLIENTE

Debe determinar si el cliente es nuevo para la empresa, en caso que lo sea debe registrarse en el FR-CM-006 CREACION DE CLIENTE y solicitar la documentación necesaria para la creación:

RUT

Cámara de comercio.

Envía la información a administración y finanzas.

FR-CM-006CREACIO

N DE CLIENTE

Líder Comercial

GENERACION DE COTIZACION

Los clientes interesados en adquirir los servicios de la empresa realizan la solicitud mediante correo electrónico, escrito, verbal o durante la visita a los clientes las cuales son direccionadas por el comercial; quien envía a Ingeniería la solicitud de visita técnica al cliente por correo electrónico.

No Aplica Líder Comercial

VISITA TECNICA

Ingeniería realiza la visita técnica solicitada por comercial, termina de diligenciar en el FR-CM-001 VISITA A CLIENTES (fue empezado a diligenciar por el Gerente comercial).

FR-CM-001 VISITA A

CLIENTES

Coordinador de Proyectos

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 5/7

Fecha: 30/10/2013


GENERACION DE OFERTA

Ingeniería entrega al Gerente Comercial el formato FR-CM-001 VISITA A CLIENTES diligenciado con la Visita técnica, el Gerente Comercial realiza el cierre del formato diligenciando las condiciones comerciales del cliente y establece la capacidad de la empresa para su cumplimiento. Después de analizados los requisitos se genera una oferta comercial en el FR-CM-004 PROPUESTA ECONOMICA conforme a las especificaciones acordadas con el cliente y la remite a éste a través de medio físico o correo Electrónico, para su consideración Nota: de presentarse cambios o modificaciones comerciales estas deberán ser informadas al cliente mediante la presentación de una nueva propuesta.

FR-CM-004

PROPUESTA ECONOMICA

Líder Comercial

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 6/7

Fecha: 30/10/2013


ORDEN DE COMPRA

El cliente realiza la solicituddespués de aprobada la propuesta, por correo electrónico o vía telefónica al área comercial, este se por medio de una orden de compra o contrato (según sea necesario). Nota: el Gerente Comercial debe asegurarse de realizar los cambios y aclaraciones necesarias en la orden de compra o contrato.

No aplica Líder Comercial

SEGUIMIENTO

Verifica la efectividad de las propuestas a través del FR-CM-005 SEGUIMIENTO DE OFERTAS COMERCIALES. Verifica la satisfacción del cliente al finalizar la prestación del servicio de la empresa (seguimiento posventa).en el FR-CM-002 ENCUESTA CLIENTES. En caso de que el cliente tenga alguna queja, reclamo o sugerencia se debe diligenciar FR-CM-003 CONTROL QRS.

FR-CM-005 SEGUIMIENTO

DE PROPUESTAS COMERCIALES

FR-CM-002 ENCUESTA CLIENTES

FR-CM-003 CONTROL

QRS

Líder Comercial

PROCEDIMIENTO

COMERCIAL


PD-CM-001

VERSIÓN:

01 Pág. 7/7

Fecha: 30/10/2013

Nota: para el control de seguimiento y cumplimiento de metas ver FR-CD-004

MATRIZ DE INDICADORES.

5. REFERENCIAS FR-CM-001 VISITA A CLIENTES FR-CM-002ENCUESTA CLIENTES FR-CM-003 CONTROL QRS FR-CM-004 PROPUESTA ECONOMICA FR-CM-005 SEGUMIENTO DE OPROPUESTAS COMERCIALES FR-CM-006 CREACION DE CLIENTE FR-CD-004 MATRIZ DE INDICADORES

Fin

QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


PD-CM-002

VERSIÓN:

01 Pág. 1/5

Fecha: 04/01/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS

QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


PD-CM-002

VERSIÓN:

01 Pág. 2/5

Fecha: 04/01/2014

1. OBJETIVO Fortalecer la comunicación oportuna y eficiente con los clientes de M & M

PROYECTOS E INGENIERIA SAS mediante la recepción, evaluación, atención

y seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias, siendo una herramienta

que permita crear oportunidades de mejora en los procesos de la empresa.

2. ALCANCE

Aplica para la recepción de todas las expresiones y/o manifestaciones

expresadas por los clientes de M & M PROYECTOS E INGENIERIA SAS. Inicia

con la recepción de las quejas, reclamos o sugerencias y termina con el

análisis, evaluación y respuesta al cliente.

3. DEFINICIONES 3.1. Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio.

3.2. Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que

se han cumplido sus necesidades o expectativas establecidas.

3.3. Acción de mejora: Acción tomada para optimizar el Sistema de Gestión

de Calidad.

3.4. Queja/Reclamo: Expresión de insatisfacción hecha a un proceso con

respecto a sus servicios o al propio proceso de tratamiento de las quejas,

donde se espera una respuesta o resolución explícita o implícita.

4. GENERALIDADES

4.1. Toda queja o reclamo efectuada por un cliente se podrá realizar a

través de:

QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


PD-CM-002

VERSIÓN:

01 Pág. 3/5

Fecha: 04/01/2014

Vía telefónica en la línea 036 3356196 - 311 3596474

Portal Web www.mymproyectos.com en el link contáctenos

Correo electrónico [email protected]

En la oficina de M & M PROYECTOS E INGENIERIA SAS ubicada en la Cra 18 No.14-25 Local 1 Edif. Nueva Acrópolis.

4.2. Debe quedar constancia (registro) de la queja o reclamo realizada por el cliente, la cual debe tener la siguiente información:

Cliente (organización o persona)

Nombre y Apellido de quien realiza la queja o reclamo

Ciudad

Teléfono fijo

Celular

Dirección

Correo electrónico

Descripción de la queja o reclamo Nota: Si la queja o reclamo es realizada vía telefónica, la persona quien recepciona la llamada debe solicitar toda la información anterior al cliente y dejar registro escrito de la misma anexando fecha y hora de la llamada.



Recepción de la queja/

reclamo o sugerencia

Se asigna la clasificación de la solicitud si es queja, reclamo o sugerencia y si se tiene la información necesaria para ser analizada. Se asigna al responsable de dar solución a la queja o reclamo y se registra en el FR-CM-003 CONTROL QRS

FR-CM-003 CONTOL QRS

Gerente/líder del proceso

comercial/Calidad

http://www.mymproyectos.com/

mailto:[email protected]

QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


PD-CM-002

VERSIÓN:

01 Pág. 4/5

Fecha: 04/01/2014


Analizar

El responsable asignado

realiza el análisis de la

queja o reclamo y da

tratamiento respondiendo

de manera oportuna al

cliente quien origino la

queja o reclamo y

registra la respuesta en

el FR-CM-003 CONTOL

QRS

FR-CM-003

CONTOL QRS

Responsable

asignado

Seguimiento

El Gerente y/o Calidad

se encargan de hacer

seguimiento a lo largo

del todo el proceso,

desde la recepción inicial

hasta que el cliente

quede satisfecho con la

decisión final que se

haya tomado.

No Aplica

Gerente/líder del

proceso

comercial/Calidad

Respuesta

La respuesta de la queja

o reclamo se da por

correo electrónico o

comunicación escrita

dejando constancia del

envío.

Constancia de

envío (correo

electrónico o

envío de la

comunicación

escrita)

Gerente/líder del

proceso

comercial/Calidad

Cierre Termina con la satisfacción del cliente con la decisión tomada.

No Aplica

Gerente/líder del proceso

comercial/Calidad

QUEJAS, RECLAMOS Y

SUGERENCIAS


PD-CM-002

VERSIÓN:

01 Pág. 5/5

Fecha: 04/01/2014

Nota 1: Si se presenta nuevamente la queja o reclamo (De manera consecutiva) se solicita al responsable asignado generar la acción correspondiente (ver procedimiento de acción correctiva, acción preventiva y de mejora) para evitar que se presente nuevamente reclamos por esta misma causa. Nota 2: El tiempo de respuesta depende del tipo de queja o reclamo realizado por el cliente. Debe avisarse al cliente de manera oportuna el avance de su queja o reclamo y en lo posible brindar una fecha estimada de respuesta de la misma.

6. REFERENCIAS NORMA NTC ISO 9001:2008 PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA. PD-CD-007 ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA. FR-CM-003 CONTROL QRS.

Fin

MEDICION SATISFACCION

DEL CLIENTE


PD-CM-003

VERSIÓN:

01 Pág. 1/4

Fecha: 10/12/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO MEDICION SATISFACCION DEL CLIENTE


DEL CLIENTE


PD-CM-003

VERSIÓN:

01 Pág. 2/4

Fecha: 10/12/2013

1. OBJETIVO Definir los lineamientos de medición de satisfacción del cliente para identificar

instancias de mejoramiento respecto a los servicios prestados por M & M


2. ALCANCE

Aplica para todos los Clientes que mantienen una relación contractual para

cualquier servicio que brinde M & M PROYECTOS E INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES 3.1. Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que

se han cumplido sus necesidades o expectativas establecidas.

.

3.2. Cliente: Organización o persona que recibe un producto o servicio.

3.3. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita

u obligatoria.



Definir la encuesta al

cliente

La encuesta de satisfacción del cliente se debe medir a todos los contratos de servicios que nuestros clientes hayan contratado formalmente. Esta medición se realiza en el FR-CM-002 ENCUESTA CLIENTES

FR-CM-002 ENCUESTA CLIENTES

Líder del proceso comercial


DEL CLIENTE


PD-CM-003

VERSIÓN:

01 Pág. 3/4

Fecha: 10/12/2013


Recaudar información

Se entrega al cliente la encuesta para ser diligenciada (la encuesta debe ser diligenciada por el jefe responsable de la contratación del servicio).

La encuesta se realiza cada seis (6) meses; si el contrato es menor a seis (6) meses, se realizara al término del contrato.

El cliente tiene plazo de dos días hábiles para su respuesta; de lo contrario el responsable debe contactarse con él.

No aplica

Coordinador de proyectos/líder del proceso Comercial

Analizar la

información

Se analiza la información

recolectada en la

encuesta mediante el

FR-CM-002 ENCUESTA

CLIENTES.

Si la información

obtenida no es

satisfactoria según los

criterios de la encuesta el

responsable debe

encargase de diligenciar

las acciones correctivas

y/o preventivas que sean

necesarias.

FR-CM-002

ENCUESTA

CLIENTES

líder del proceso

Comercial/Gerente

General


DEL CLIENTE


PD-CM-003

VERSIÓN:

01 Pág. 4/4

Fecha: 10/12/2013

Nota: Los responsables de tomar acciones derivadas del análisis de la satisfacción del cliente deberán dar seguimiento a dichas acciones hasta su cierre.

5. REFERENCIAS

NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CM-002 ENCUESTA CLIENTES PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA. PD-CD-007 ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA

Fin


Si la respuesta es satisfactoria la persona responsable tabula y procesa la información obtenida, analiza los resultados y los integra la información para las actividades de revisión por la Dirección.

Informe de satisfacción del

cliente

Líder del proceso comercial.

COMPRAS, EVALUACION Y

RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO COMPRAS, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PROVEEDORES


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la solicitud de materiales, equipos o servicios

requeridos por M & M PROYECTOS E INGENIERIA SAS, igualmente,

establecer las pautas a seguir para la selección evaluación y re-evaluación de

los proveedores que inciden en el Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos que requieren compras que incidan en la calidad

de los servicios prestados por M & M PROYECTOS E INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES 3.1. Solicitud de Cotización: Documento por medio del cual se le solicita a

un proveedor la necesidad de adquirir un bien o servicio para la empresa.

3.2. Órdenes de compra: Documento formal mediante el cual.se comunica

al proveedor la intención de compra de un bien o contratación de un

servicio.

3.3. Compra: Adquisición de bienes o servicios para el desarrollo de las

actividades de la empresa.

3.4. Producto/bien: Clasificación para compras generales de

bienes/productos tangibles (suministros, insumos, herramientas,

producto terminado, etc.).

3.5. Servicio: Corresponde a la compra de servicios, obras, contratistas,

consultorías, transporte, etc.

3.6. Proveedor: Organización, persona natural o jurídica que cumple con las

exigencias establecidas para prestar un servicio o entregar suministros.

3.7. Criterios de selección: Aspectos mínimos que debe cumplir un

proveedor para representar una opción de compra.


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

3.8. Criterios de evaluación y re-evaluación: Aspectos a controlar para

realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos de compra y el

nivel de desempeño del proveedor.

3.9. Bloqueo de un Proveedor: Es la prohibición de generar nuevas órdenes

de compra (bien o servicio) a un proveedor que no cumple las

especificaciones de la empresa.

4. GENERALIDADES

4.1. Para todo producto mayor a $ 100.000 se debe solicitar por lo menos

una cotización y realizar orden de compra; para compras mayores de $ 10.000.000 se deben solicitar tres cotizaciones.

4.2. El líder del proceso o área se encarga de solicitar al proveedor la cotización y evaluarla según la necesidad requerida.

4.3. Toda solicitud de cotización debe hacerse a proveedores evaluados y registrados por la empresa como aprobados; en caso de no existir el proveedor debe crearse (ver numeral 4.5). Nota: el líder del proceso o área debe remitirse al listado maestro de proveedores FR-CO-001 para conocer el estado de cada proveedorantes de realizar la solicitud de cotización.

4.4. Las solicitudes de cotización son realizadas por correo electrónico al contacto establecido por el proveedor.

4.5. Cuando los proveedores seleccionados no pueden suministrar el

producto/servicio o se desee buscar otras opciones comerciales se realizan cotizaciones con nuevos proveedores. Los nuevos proveedores nuevos se crean diligenciando el FR-CO-003 INSCRIPCION DE PROVEEDORES y solicitando la información según el FR-CO-004 REQUISITOS PROVEEDORES.


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

4.6. La valoración de los proveedores para su selección se hace con una evaluación realizada por el líder del proceso interesado en crear el proveedor, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Criterio Ponderación 5 3 1

Precio 20%

El más bajo con relación a

otros proveedores o al

mercado.

Precio medio Más alto que otros

proveedores

Calidad 20%

Ofrece todas las

condiciones o

características requeridas.

Cumple parcialmente

con lo requerido.

No ofrece las

características

requeridas.

Certificados

de producto

o SGC

5% Posee certificado de SGC

o de producto.

Se encuentra en proceso

de implementación de un

SGC o de certificación

de producto.

No cuenta con

certificados de SGC o

producto.

Garantía 10%

Ofrece total garantía en

los productos o asesoría

en el uso de los productos

Ofrece poca garantía o

información limitada

sobre el producto

No ofrece ninguna

garantía o asesoría

Experiencia

y/o

trayectoria

10%

Empresa altamente

reconocida, con buenas

referencias comerciales

Poco reconocida en el

mercado No reconocida

Acuerdos

de pago 10% Entre 45 y 60 días Entre 30 y 44 días Contado

Tiempo de

entrega 20% Entrega inmediata Entre 30 y 45 días Mayor a 45 Días

Ubicación

Geográfica 5%

Proveedor ubicado en la

misma ciudad o

departamento

Proveedor nacional Proveedor

internacional

Criterio Decisión

Mayor a 3.5 Proveedor confiable para seleccionar

Entre 3 y 3.5 Proveedor en observación

Menor 3 Proveedor rechazado


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

Los resultados de la selección de proveedor se registraran en el FR-CO-001 LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES.

Nota: Cuando se trate de proveedores únicos se acepta las calificaciones inferiores a lo establecido, pero se retroalimentara para establecer acuerdos de mejoramiento.


5.1. Compras


Solicitud de cotización

Luego de conocer la necesidad de compra y de verificar el estado de los diferentes proveedores, se solicita las cotizaciones a cada proveedor escogido.

No aplica Líder del proceso o

área

Evaluación de

la cotización

Al llegar la respuesta de

los proveedores, el

responsable debe

realizar el análisis de la

mejor cotización

obtenida, verificando el

estado del proveedor en

el listado maestro de

proveedores, escoge la

mejor opción y realiza la

orden de compra FR-CO-

002 ORDEN DE

COMPRA y enviarla por

correo electrónico al

Gerente General y a

Administración y

Finanzas-Compras.

FR-CO-002

ORDEN DE

COMPRA

Líder del procesos

o área


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014


Aprobación de la

compra

El Gerente

General envía un

correo autorizando

la orden de

compra.

No aplica Gerente General

Recibir y Verificar el producto comprado

Se revisa el producto/servicio recibido, contra la orden de compra y se registra cualquier observación en la orden de compra en el campo de observaciones; se ingresa el producto a inventarios (si es producto), se entrega al solicitante o se almacena.

FR-CO-002 ORDEN DE COMPRA

compras/Líder del área o proceso

solicitante

5.2. Re-evaluación y seguimiento de Proveedores


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014


Re-evaluación

proveedores

A los

proveedores ya

existentes en el

listado maestro

de Proveedores

se les realiza la

Re-evaluación de

proveedores (FR-

CO-007

EVALUACION

DE

PROVEEDORES

POR

SERVICIO/FR-

CO-008

EVALUACION

DE

PROVEEDORES

COMPRAS/SUMI

NISTROS/FR-

CO-009

EVALUACION

DE

PROVEEDORES

DE OBRA) según

estén

clasificados. Los

criterios de las re-

evaluaciones

están dados en

los mismos

formatos

FR-CO-007

EVALUACION DE

PROVEEDORES

POR

SERVICIO/FR-

CO-008

EVALUACION DE

PROVEEDORES

COMPRAS/SUMI

NISTROS/FR-CO-

009 EVALUACION

DE

PROVEEDORES

DE OBRA

Compras/Calidad


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

Nota: las Re-evaluaciones se deben realizar por lo menos una vez al año.

6. REFERENCIAS NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CO-001 LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES FR-CO-002 ORDEN DE COMPRA FR-CO-003 INSCRIPCION DE PROVEEDORES FR-CO-004 REQUISITOS INSCRIPCION PROVEEDORES FR-CO-006 CONTROL SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES FR-CO-007 EVALUACION DE PROVEEDORES POR SERVICIO FR-CO-008 EVALUACION DE PROVEEDORES COMPRAS/SUMINISTROS FR-CO-009 EVALUACION DE PROVEEDORES DE OBRA


Seguimiento

Se realiza seguimiento a cada re-evaluación, con forme a los criterios establecidos y son consignados en el FR-CO-006 CONTROL SEGUIMEINTO DE PROVEEDORES. En el anterior formato se establece el estado de cada proveedor conforme a los criterios establecidos en cada re-evaluación.

FR-CO-006 CONTROL

SEGUIMEINTO DE

PROVEEDORES

Compras/Calidad


RE-EVALUACION DE

PROVEEDORES


PD-CO-001


Fecha: 04/01/2014

Fin

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 1/6

Fecha: 31/10/2013


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 2/6

Fecha: 31/10/2013

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para llevar a cabo las revisiones al Sistema de Gestión

de Calidad asegurando así la conveniencia, adecuación y eficacia continua del

sistema.

2. ALCANCE Aplica para toda la documentación del Sistema de Gestión Calidad de M y M

PROYECTOS E INGENIERIA SAS

3. DEFINICIONES 3.1. Alta Dirección: Persona o grupo de personas al más alto nivel la

organización,

3.2. Revisión: Actividad emprendida para garantizar la conveniencia,

adecuación y eficiencia del tema objeto de la revisión, para alcanzar

unos objetos establecidos.

4. GENERALIDADES

La Revisión por la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad debe realizarse por lo menos una vez al año donde se debe incluir las oportunidades de mejora, la necesidad de efectuar cambios del SGC, de la política y los objetivos de calidad si es necesario. Para la revisión del Sistema de Gestión de Calidad, la Dirección cuenta con los resultados de auditorías internas, retroalimentación del desempeño de los procesos, seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora, cambios que afectarían al sistema y resultados de revisiones previas.

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 3/6

Fecha: 31/10/2013

El fin es mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad continua del Sistema de Gestión de Calidad y sus Procesos, identificar la necesidad de recursos y mejoras en el servicio con relación a los requisitos del usuario.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:


Programar la reunión de

revisión por la dirección del

SGC

Asignar fecha y hora de la reunión anual para la revisión del SGC; esta información se envía por correo electrónico a cada uno de los participantes. Se solicita la preparación de la información (esta puede hacerse por correo electrónico)

No aplica

Representante por la dirección/

Gerente General

Recolectar y preparar la

información de entrada para la Revisión por la

Dirección

Recolecta la información obtenida mediante la implementación de los lineamientos que hacen parte del SGC como:

Resultados de auditorias

Retroalimentación del cliente

Medición y trazabilidad de indicadores.

Estado de acciones preventivas y correctivas

Otros que se consideren necesarios.

No aplica

Calidad

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 4/6

Fecha: 31/10/2013


Presentar información

Lleva a cabo la reunión de la Revisión por la dirección de acuerdo a la agenda definida anteriormente con la participación de los líderes de los procesos y a quien se convoque. Presenta la información recopilada sobre el desempeño del SGC y la información que la alta dirección considere pertinente.

No aplica

Representante de la Dirección.

Calidad

Registrar el resultado de la

Revisión

Documenta en una acta de reunión los hallazgos, las decisiones , las acciones y las recomendaciones referente a:

Mejora de la eficiencia, eficacia y efectividad del SGC.

Mejora de los servicios en relación a los clientes.

Determinación de las acciones a realizar dentro de un plazo acordado.

FR-CD-005 ACTA DE REUNION

Líder administrativo y

financiero/Calidad/Representante de la

Dirección

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 5/6

Fecha: 31/10/2013


Aprobar y

suscribir actas

Aprobar el acta de revisión por la dirección al SGC. No aplica

Gerente general/Representante de la dirección

Informar los resultados de la revisión por

la dirección

Presentar a los equipos técnicos y operativos los resultados de la reunión.

No aplica

Responsable de cada proceso

Construir planes de

mejoramiento

Cada proceso establece los planes de mejoramiento de acuerdo con las conclusiones de la reunión, e inicia las acciones de mejora cumpliendo con el procedimiento de acciones correctivas o preventivas según cada caso.

PD-CD-006

ACCION

CORRECTIV

A

PD-CD- 007

ACCION

PREVENTIV

A Y DE

MEJORA


Realizar seguimiento a los planes de

acción

Los líderes de cada proceso deben realizar el seguimiento a la implementación de las acciones como recomendación de mejoramiento durante la reunión de la Revisión por la dirección.

No aplica


Calidad

REVISION POR LA

DIRECCION


PD-GG-001

VERSIÓN:

01 Pág. 6/6

Fecha: 31/10/2013

6. REFERENCIAS

PD-CD-006 ACCION CORRECTIVA.

PD-CD-007 ACCION PREVENTIVA Y DE MEJORA

FR-CD-004 MATRIZ DE INDICADORES

FR-CD-005 ACTA DE REUNION.

Fin

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 1/7

Fecha: 18/02/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTO GESTION HUMANA

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 2/7

Fecha: 18/02/2014

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la selección del personal con base en el perfil

requerido para el desempeño de sus funciones, así como también, establecer

las disposiciones para la inducción, formación, evaluación de competencias.

2. ALCANCE

Aplica para todo el personal de M&M PROYECTOS E INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES 3.1. Seleccionar: Elegir o escoger entre varias personas aquellas que se

consideren más adecuadas o idóneas para ejecutar las actividades y

funciones pertinentes.

3.2. Personal: Conjunto de personas que pertenecen a un mismo organismo

o trabajan en una misma empresa.

3.3. Capacidad: Aptitud para hacer o ejecutar una actividad.

3.4. Aptitud: Idoneidad para ocupar y desempeñar un cargo

3.5. Entrevista: Encuentro entre dos o más personas para tratar un tema

especifico.

3.6. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y

aptitudes.

3.7. Contrato: Acuerdo o pacto, oral o escrito, entre dos o más personas, por

el que contraen ciertos derechos y obligaciones.

3.8. Evaluación: Valoración que se hace de las aptitudes y meritos de una

persona.

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 3/7

Fecha: 18/02/2014

3.9. Calificación: Determina el grado de suficiencia o insuficiencia de una

persona en el desempeño de sus actividades.



Requerimiento de

personal

Cada líder del procesos

identifica el recurso humano

necesario para el desarrollo

eficaz del procesos y hace

el requerimiento al Gerente

General

No aplica Líder de cada

proceso

Selección de

personal

El líder encargado de

Gestión Humana solicita las

hojas de vida a el personal

externo por medio de:

Bolsa de empleos

Asociaciones con

Universidades

Recomendaciones de

los mismos

colaboradores de la

empresa.


proceso GH

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 4/7

Fecha: 18/02/2014


Recopilación y

preselección de

hojas de vida

El Gerente General junto

con el líder que realizo la

solicitud toman como base

el perfil de cargos FR-GH-

002 PERFIL DE CARGOS

para la preselección de las

hojas de vida recibidas a

fin de citar a las personas

para la respectiva

entrevista.

No aplica

El Gerente General/ Líder del proceso

Entrevista

personal

El Gerente General junto

con el líder que realizo la

solicitud realizan una

entrevista personal a los

preseleccionados para

obtener una apreciación

que les permita determinar

las competencias de los

aspirantes para

desempeñar el cargo.

Se elige al aspirante más

opcionado para el cargo.

Se deja evidencia de esto

en el FR-GH-003

ENTREVISTA

FR-GH-003 ENTREVISTA

El Gerente General/ Líder del proceso

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 5/7

Fecha: 18/02/2014


Contratación e

inducción de

personal

Escogida la persona el

Gerente General la cita

para definir las

condiciones

contractuales específicas

como: salario, tipo de

contrato, horario,

responsabilidades al

interior de la empresa,

fecha de inicio, entre

otros.

Para el ingreso de

personal se debe

diligenciar el FR-GH-004

SOLICITUD DE

DOCUMENTOS E

INFORMACION

PERSONAL NUEVO y

ver instructivo IT-GH-001

TRAMITES INGRESO Y

RETIRO DE PERSONAL.

Durante la inducción el

líder del proceso que lo

solicitó se encarga de

informar

concernientemente las

funciones haciendo un

entrenamiento en los

procedimientos y demás

documentos que sirven

de soporte para el

FR-GH-004 SOLICITUD DE DOCUMENTOS

E INFORMACION

Líder del proceso

GH/Calidad

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 6/7

Fecha: 18/02/2014


desarrollo de las

actividades.

De igual manera Calidad

comunica al nuevo

empleado acerca de la

estructura del SGC, el

enfoque basado en

procesos la política de

calidad, los objetivos de

calidad. Esto se debe

registras en el FR-GH-

001 ASISTENCIA DE

CAPACITACION.


DE CAPACITACION

Capacitación y/o

entrenamiento

de personal

Por lo menos una vez al

año, el Gerente General

evalúa las competencias

de todo el personal

utilizando el formato FR-

GH-005 EVALUACION

DE DESEMPEÑO con el

propósito de determinar

las necesidades de

entrenamiento y

capacitación del personal

y de evaluar la eficiencia

de las acciones de

entrenamiento

desarrolladas durante el

periodo anterior.

FR-GH-005 EVALUACION

DE DESEMPEÑO

GESTION HUMANA


PD-GH-001

VERSIÓN:

01 Pág. 7/7

Fecha: 18/02/2014


Con base a las necesidades de formación detectadas durante estas evaluaciones se elabora el programa de capacitación y entrenamiento (el programa puede ser modificado a medida que se presenten necesidades de formación). Cada vez que se realicen las actividades de capacitación y/o entrenamiento se registran en el FR-GH-001 ASISTENCIA DE CAPACITACION.


DE CAPACITACION

El Gerente General /Líder del proceso GH/Calidad

5. REFERENCIAS

IT-GH-001 TRAMITES INGRESO Y RETIRO DE PERSONAL

IT-GH-002 ASOPAGOS-SEGURIDAD SOCIAL

FR-GH-002 PERFIL DE CARGOS

FR-GH-003 ENTREVISTA

FR-GH-004 SOLICITUD DE DOCUMENTOS E INFORMACION

FR-GH-001 ASISTENCIA DE CAPACITACION

FR-GH-005 EVALUACION DE DESEMPEÑO

Fin.

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 1/8

Fecha: 22/04/2014


Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma


PROCEDIMIENTODE INGENIERIA

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 2/8

Fecha: 22/04/2014

1. OBJETIVO Definir los pasos a seguir para la identificación de las necesidades de los

clientes para la realización del diseño de los proyectos, suministro y posterior

implementación de una solución capaz de satisfacer dichas necesidades.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades de Ingeniería de M&M PROYECTOS E

INGENIERIA SAS.

3. DEFINICIONES

3.1. Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los

requisitos en características especificadas o en la especificación de un

producto, proceso o sistema.

3.2. Suministro: Abastecimiento de todo lo que se considera necesario para

la implementación del proyecto.

3.3. Implementación: Instalación, realización o ejecución del proyecto de

acuerdo a los requisitos del cliente.

3.4. Revisión:Evaluación sobre el cumplimiento de las diferentes etapas

definidas para el proceso de diseño.

3.5. Verificación: Evaluación sobre el cumplimiento de los criterios

establecidos para el desarrollo de un proyecto.

3.6. Validación: Evaluación sobre la funcionalidad del proyecto realizado.

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 3/8

Fecha: 22/04/2014

4. GENERALIDADES

4.1. La identificación del servicio no conforme puede realizarla cualquier colaborador de la empresa. En particular se entenderá como servicio no conforme aquellas actividades de los procesos que presentan fallas (no conformidades) que afectan a los clientes. (ver PD-CD-004 SERVICIO NO CONFORME).

4.2. Es responsabilidad del Coordinador de Proyectos y Presupuesto llevar y mantener la FR-IN-002 BITACORA al día; en cualquier momento durante la ejecución de la obra el Gerente General podrá solicitar la Bitácora para conocer el estado de la obra en ejecución.

4.3. Cuando se va a dar inicio a la implementación del proyecto, se debe dar la Inducción en Salud Ocupacional y hacer entrega de los Elementos de Protección Personal a todos los contratistas y Personas contratadas que intervengan de manera directa con la obra; Se debe dejar registro de ellos en el FR-IN-005 CONSTANCIA EN INDUCCION EN S.O Y ENTREGA DE EPP.

4.4. Para la legalización de viáticos se debe diligenciar el FR-IN-004 LEGALIZACION VIATICOS y luego ser entregado a la auxiliar administrativa.

4.5. Se debe tramitar el FR-IN-006 SALIDA Y ENTRADA HERRAMIENTA y el FR-IN-007 SALIDA Y ENTRADA EQUIPO para el momento en que sean entregados dichos elementos por parte de la empresa al líder del proyecto para su ejecución.

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 4/8

Fecha: 22/04/2014



Visita Técnica

Se recibe de Comercial el FR-CM-001 VISITA A CLIENTES con la información y requisitos del cliente. De acuerdo a la información recibida se programa la Visita técnica, para continuar diligenciando el FR-CM-001 VISITA A CLIENTES donde se identifican las características que posee el proyecto que el cliente requiere (entorno)

FR-CM-001 VISITA A

CLIENTES

Líder de Proceso

Diseño y

Planeación de

Presupuesto

Conforme a la

información recopilada

durante la visita técnica

se identifican las

necesidades que el

cliente requiere para su

proyecto, luego se

procede a la elaboración

del diseño mediante

especificaciones técnicas

dadas por la norma y en

casos específicos, con

software (en algunas

situaciones es necesario

contratar externamente

la elaboración del

diseño) con todas las

características Líder de Proceso

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 5/8

Fecha: 22/04/2014


necesarias para el

diseño con un nivel de

validación y verificación

por parte de los líderes

del proyecto.

Planeación de Presupuesto

Se determina por medio del Diseño las cantidades y especificaciones de materiales requeridos para la ejecución del proyecto, así como la mano de obra para la puesta en marcha del mismo. En el caso que el alcance del proyecto sea diseño, suministro e instalación de la solución, el Líder del proyecto solicita las cotizaciones (ver PD-CO-001 COMPRAS, EVALUACION Y RE-EVALUACION DE PORVEEDORES) a los proveedores aprobados por la empresa (ver FR-

CO-001 LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES); analiza la mejor cotización y envía la información a Comercial donde se elabora la FR-CM-004 PROPUESTA ECONOMICA para el

FR-CM-004 PROPUESTA ECONOMICA

Líder de Proceso

INGENIERIA


PD-IN-001

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Fecha: 22/04/2014


cliente.

Nota: Se debe tener en

cuenta los recursos humanos y técnicos, al igual que las dotaciones necesarias para la puesta en marcha del proyecto y los costos indirectos asociados a él.

Aprobación

Después de desarrollar

la FR-CM-004

PROPUESTA

ECONOMICA se hace

una visita al cliente para

realizar la presentación

formal del diseño y

aclarar cualquier tipo de

duda entre las partes, el

documento debe ser

firmado por el cliente

quedando como

evidencia la aceptación

de las condiciones

propuestas.

Desarrollo del

Proyecto

Se da inicio según lo

programado y se deja

como evidencia de esto

el FR-IN-001 ACTA DE

INICIO firmada

principalmente por el

cliente, las tareas

deberán ser

FR-IN-001

ACTA DE

INICIO

FR-IN-002

BITACORA

Líder de Proceso

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

01 Pág. 7/8

Fecha: 22/04/2014


implementadas de modo

sincronizado y al tiempo

en que el cliente también

desarrolla acciones

mecánicas pendientes.

En el transcurso de la

puesta en marcha del

proyecto se debe

diligenciar la FR-IN-002

BITACORA para

evidenciar el estado en

que se encuentra el

proyecto y además sirve

para llevar un historial,

donde se registran los

inconvenientes y las

soluciones

implementadas.

Cierre del

Proyecto

Después de que el

proyecto avanza según

lo planeado en un

cronograma y se van

cumpliendo las etapas

hasta llegar a la final, se

da por terminado el

proyecto, realizándose

las pruebas necesarias

para probar el buen

desempeño de los

equipos y de la solución

ofrecida; para dar por

FR-IN-003

ACTA DE

CIERRE

Líder del Proceso

INGENIERIA


PD-IN-001

VERSIÓN:

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Fecha: 22/04/2014

6. REFERENCIAS NORMA NTC ISO 9001:2008 FR-CM-001 VISITA A CLIENTES FR-CM-004 PROPUESTA ECONOMICA FR-IN-001 ACTA DE INICIO FR-IN-002 BITACORA FR-IN-003 ACTA DE CIERRE FR-IN-004 LEGALIZACION VIATICOS FR-IN-005 CONSTANCIA DE INDUCCION EN S.O Y ENTREGA DE EPP FR-IN-006 SALIDA Y ENTREGA HERRAMIENTA FR-IN-007 SALIDA Y ENTREGA EQUIPO

Fin


terminado el proyecto

debe quedar firmado por

ambas partes el FR-IN-

003 ACTA DE CIERRE

como comprobante que

el cliente queda

satisfecho con la

solución y el manejo del

proyecto.

Documents

JUNTA DE SOCIOS - UTP