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INFORME DE GESTIÓN DEL AÑO 2016.
JUNTA DIRECTIVA Y GERENCIA GENERAL
MIGUEL QUIJANO Y CÍA. S.A.
Señores Accionistas.
Para mi es grato presentar a ustedes, en los términos previstos por la legislación
vigente, el informe de mi gestión adelantada al frente de la sociedad para el
ejercicio del año 2016.
LA EVOLUCION PREVISIBLE DE LA SOCIEDAD
ENTORNO ECONÓMICO MUNDIAL, LATINOAMERICANO Y PARA COLOMBIA.
Los retos y desafíos que trae consigo el nuevo año nos invita a ser particularmente
creativos con el fin de lograr algún crecimiento en el mercado. Para nadie cabe
duda que los casos públicos de corrupción en las obras de infraestructura vial del
país tendrán un efecto negativo sobre el crecimiento del producto interno bruto,
sobre la generación de empleo y sobre la competitividad del país que necesita
superar más de tres décadas de retraso en inversión en carreteras. Colombia
cuenta con no más de ochocientos kilómetros de vías pavimentadas en doble
calzada mientras que un país vecino como Ecuador nos supera ampliamente en
ese indicador. La inversión en infraestructura pretendía aportarle al PIB cerca de 2.5
puntos adicionales por el hecho de ser ejecutada en los tres a cinco años que en
promedio dura los periodos de construcción de las carreteras y que en la actualidad
con el flagelo de la corrupción en el mejor de los casos el país solo tendrá una
proyección de crecimiento del 2% añ año, según fuentes consultadas como lo es el
Banco Mundial.
El precio del petróleo todavía se mantiene en niveles históricos relativamente bajos,
los ingresos fiscales que el petróleo aportaba a las finanzas públicas eran
aproximadamente el 25% del presupuesto general de la nación y en la actualidad
prácticamente estos ingresos son nulos; razón por la cual la reforma tributaria
presentada por el Gobierno a finales de 2016 se hacía necesaria, más no
totalmente suficiente, para no solo de alguna forma lograr llenar ese vacío
presupuestal creado por los ingresos petroleros sino también lograr mantener el
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grado de inversión de Colombia que todavía nos permite recibir flujos de divisas
internacionales de inversión y portafolio de países que nos ven como una gran
alternativa de inversión. El grado de inversión es un diamante que debe proteger el
país, no solo porque nos ubica en el privilegiado mapa de economías con mayor
estabilidad macroeconómica en el mundo sino también porque compañías como la
que represento puede gestionar activos monetarios adecuadamente en la medida
en que el país tiene estabilidad en su economía. No obstante, la reforma tributaria
trae consigo desafíos enormes, ya que a pesar de que no es suficiente para
compensar el déficit fiscal, el impacto en la demanda agregada al incrementar tres
puntos el IVA podría eventualmente generar un menor consumo en la economía y
por ende afectar el crecimiento económico.
Sin embargo, bajo éste escenario económico bastante retador que nos imponen las
condiciones económicas actuales estaremos buscando consolidar nuestra
operación en el país, crecer satisfactoriamente de la mano de nuestros clientes,
generar empleo y aportar al crecimiento de nuestra nación.
No queriendo seguir en el recuento de noticias me corresponde informarles de nuestro caso particular la Bolsa Mercantil de Colombia. Allí hubo un cambio de presidente y de cúpula directiva lo cual a la fecha ha incidido en mayores cambios en busca de nuevos pclientes en el escenario del Mercado de Compras Publicas,no obstante tanto la B M C como sus comisionistas seguimos dependiendo del registro de facturas, donde la competencia por parte de los colegas, hace que las comisiones que se cobran sean muy bajas. En cuanto al mercado de compras públicas se siguen haciendo algunos negocios, aunque la tendencia del año anterior vislumbraba la salida de la ageencia logistica de las FF MM, de la Bolsa Mercantil,no se materializo finalmente, aunque la ALFM realizo compras por fuera del escenario, no tuvo los resultados esperados y decidio volver a realizar las compras por la Bolsa Mercantil, sin embargo el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, si dejo de realizar las compras de INTENDENCIA y entro en el acuerdo marco de precios por la plataforma de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE, la vicepresidencia de operaciones de la BMC, ha desplejado acciones para aumentar las negociaciones, invitando a los departamentos, alcaldias y secretarias a adquirir sus compras a travez del escenario de la BMC, productos ; PROGRAMAS DE ALIMENTACION ESCOLAR (PAE), VIGILANCIA ELECTRONICA (BRAZALETES),SERVICIO DE VIGILANCIAS, El resto del tiempo seguimos dedicandonos a ponernos al día en cumplir las normas vigentes que nos exige la Superintendencia y la Bolsa para evitar problemas mayores.
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Pero en concreto para el presente año nuevo por hacer no hay nada y solo les pido
que tengamos paciencia y aguante antes de pensar en abandonar el barco en
donde llevamos navegando treinta años y hemos tenido tormentas más duras que
esta
GESTIÓN DE LA COMPAÑÍA.
Los resultados obtenidos por la compañía en el año 2016 mejoraron acorde con las expectativas de la administración, generándose una ganancia de ciento veinticinco millones trecientos treinta y tres mil setecientos veinticuatro pesos ($125.333.724,), la cual se originó principalmente en:
Aumento en los ingresos de la operación en $334.860.335. Se ganaron $ 6.612.039 millones, adicionales por concepto ingresos financieros con respecto al año anterior
A pesar de que el mercado para las firmas comisionistas ha decaído y la gestión de
la compañía es valorada y apreciada por la experiencia e importantes resultados
que hemos obtenido con nuestros clientes; cabe resaltar que el registro de Facturas
continúa generando nuestro mayor ingreso.
En el año 2016 la compañía participó activamente en operaciones del Mercados de
Compras Públicas – MCP, en donde intervenimos nuevamente como compradores
en operaciones con entidades como: AGENCIA LOGISTICA DE LAS FUERZAS
MILITARES, IDIPRON, FISCALIA GENERAL y nuevas entidades estatales como
COLDEPORTES ,MINISTERIO DE TRABAJO, FISCALIA DE CUNDINAMARCA,
FISCALIA DE RISARALDA, IDEAM ,MINISTERIO DE HACIENDA, posicionandonos
en el Mercado representando entidades estatales como punta compradora, entre
otros, Miguel Quijano y Cía. S.A. ha sido tradicionalmente comisionista comprador;
por otro lado es importante resaltar que para el año 2016 logramos sumar a la lista
de mandantes vendedores empresas como COLOMBIANA DE SOFWARE Y
HARDWARE COLSOF, SEGURIDAD BOLIVAR,AMCOVIT, las cuales han
respondido a las expectativas de las entidades estatales con quienes se cerraron
las negociaciones; en general las operaciones se finalizaron con un alto grado de
satisfacción por el producto y servicio prestado.
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A continuación detallamos el comportamiento de los ingresos trimestrales en el año
2016
INFORME DE OPERACIONES DE REGISTRO - 2016
PERIODO
DESDE HASTA TOTAL NEGOCIO COMISION
01/01/2016 31/03/2016 $ 129,639,960,464.00 $ 120,964,696.00
01/04/2016 30/06/2016 $ 166,525,720,828.00 $ 162,609,108.00
01/07/2016 30/09/2016 $ 238,094,097,966.00 $ 196,673,772.00
01/10/2016 31/12/2016 $ 158,826,622,492.00 $ 131,806,223.00
T O T A L E S $ 693,086,401,750.00 $ 612,053,799.00
INFORME DE OPERACIONES OMAS - 2016
PERIODO
DESDE HASTA TOTAL NEGOCIO COMISION
01/01/2016 31/03/2016 $ 15,027,054,027.00 $ 30,074,309.00
01/04/2016 30/06/2016 $ 40,540,884,745.00 $ 134,425,510.00
01/07/2016 30/09/2016 $ 2,474,318,451.00 $ 19,633,023.00
01/10/2016 31/12/2016 $ 27,231,542,371.00 $ 137,778,524.00
T O T A L E S $ 85,273,799,594.00 $ 321,911,366.00
Sin duda los números confirman un año relativamente positivo, el llamado será
continuar cerrando nuevos negocios que permitan incrementar nuestros ingresos y
continuar mejorando nuestra estructura de gastos.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.
La empresa continuo con los cambios en su estructura organizacional
Seguimos actualizando el programa contable bajo; con el fin de mejorar los
proceso y actualizar información, contrató los servicios de una profesional
para tal fin.
ASPECTOS FINANCIEROS.
Los estados financieros individuales de Miguel Quijano & Cía. S.A. han sido
preparados de acuerdo a las normas internacionales de información financiera
(NIIF), emitidas por la International Accounting Standard Board (en adelante
“IASB”), según los requerimientos y opciones informados por la Superintendencia
Financiera de Colombia, de acuerdo con las circulares 038 de 2013, 028 de 2015.
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Los presentes estados financieros individuales han sido preparados a partir de los
registros de contabilidad mantenidos por la compañía, siguiendo los principios y
criterios contables de las NIIF en Colombia.
2016 2015ACTIVOS
Inversiones a Variación Patrimonial con cambios en el ORI
Acciones Obligatorias BMC 90.370.742 82.460.707 7.910.035 9,59%
Total Inversiones a variacion Patrimonial con Cambios en el ORI 90.370.742 82.460.707 7.910.035 9,59%
Propiedades, Planta y Equipo
Propiedades, Planta y Equipo 534.283.320 523.431.000 10.852.320 2,07%
Depreciación y Agotamiento Propiedad, Planta y Equipo (45.664.768) (29.960.840) (15.703.928) 52,41%
Total Propiedad Planta y Equipo 488.618.552 493.470.160 (4.851.608) -0,98%
Propiedad de Inversión
Propiedades de Inversión 0 684.712.000 (684.712.000) -100,00%
Total Propiedad de Inversión 0 684.712.000 (684.712.000) -100,00%
Otros Activos 0,00%
Activos por impuestos 184.270.364 109.426.429 74.843.935 68,40%
Activos por Impuestos Diferidos 60.387.206 60.387.206 0 0,00%
Total Otros Activos 244.657.570 169.813.635 74.843.935 44,07%
Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta
Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta 684.712.000 0 684.712.000 0,00%
Total Propiedad de Inversión 684.712.000 0 684.712.000
Otras Cuentas por Cobrar
Prestamos a Empleados y Anticipos Contratistas y Proveedores 6.321.735 37.902.010 (31.580.275) -83,32%
Deterioro 0 (7.197.393) 7.197.393 -100,00%
Otras Cuentas por Cobrar 8.640.340 37.092.602 (28.452.262) -76,71%
Total Otras Cuentas por Cobrar 14.962.075 67.797.219 (52.835.144) -77,93%
Cuentas comerciales por cobrar
Comisiones 393.729.277 358.417.714 35.311.563 9,85%
Otros Deudores 0 35.996.429 (35.996.429) -100,00%
Deterioro (12.132.767) (13.983.151) 1.850.384 -13,23%
Total Cuentas Comerciales por cobrar 381.596.510 380.430.992 1.165.518 0,31%
Inversiones Disponibles Para La Venta
Inversiones a Costo Amortizado 0 1.839.600 (1.839.600) -100,00%
Inversiones en Derechos Fiduciarios 92.340.935 91.049.261 1.291.674 1,42%
Inversiones a Valor Razonable con Cambios en el ORI (Acciones
Voluntarias BMC)3.791.434 4.067.917 (276.483) -6,80%
Total Inversiones Disponibles para la Venta 96.132.369 96.956.778 (824.409) -0,85%
Efectivo y equivalentes al efectivo
Caja 537.559 260.000 277.559 106,75%
Bancos 564.281.479 328.812.059 235.469.420 71,61%
Total Efectivo y equivalentes al efectivo 564.819.038 329.072.059 235.746.979 71,64%
TOTAL ACTIVOS 2.565.868.856 2.304.713.550 261.155.306 11,33%
MIGUEL ANTONIO QUIJANO LOPEZ AMPARO CORTES SANABRIA LUZ MERY HENAO SANCHEZ
Representante Legal Contador Revisor Fiscal
TP Nº 42.493-T TP Nº 140.595-T
2.016 2.015
PATRIMONIO
Capital Social 1.480.000.000 1.480.000.000 0 0,00%
Reserva 57.720.616 57.720.616 0 0,00%
Superavit o Déficit
Instrumentos Financieros medidos a valor razonable con
cambios en el ORI(7.720.626) (7.444.143) (276.483) 3,71%
Instrumentos Financieros medidos a variacion Parimonial con
cambios en el ORI(11.302.858) (19.212.893) 7.910.035 -41,17%
Ajustes en la aplicación por primera vez 667.001.984 667.001.984 0 0,00%
Ganancias o Pérdidas
Pérdidas Acumuladas de Ejercicios Anteriores (420.088.313) (282.660.222) (137.428.091) 48,62%
Ganancia/Pérdida del Ejercicio 125.333.724 (137.428.091) 262.761.815 -191,20%
TOTAL PATRIMONIO 1.890.944.527 1.757.977.251 132.967.276 7,56%
PASIVO
Pasivo por impuestos diferidos 321.750.611 321.750.611 0 0,00%
Retenciones y Aportes Laborales 4.030.132 2.334.974 1.695.158 72,60%
Obligaciones Laborales 28.427.307 23.703.552 4.723.755 19,93%
Otras provisiones 82.605.000 1.009.754 81.595.246 8080,71%
Otros Pasivos 991.059 0 991.059
Cuentas comerciales por pagar
Comisiones y Honorarios 1.093.236 473.125 620.111 131,07%
Costos y Gastos por Pagar 6.852.574 1.268.026 5.584.548 440,41%
Cuentas Corrientes Comerciales 170.080.247 195.727.322 (25.647.075) -13,10%
Acreedores Varios 2.132.988 0 2.132.988
Total Cuentas comerciales por pagar 180.159.045 197.468.473 (17.309.428) -8,77%
Pasivos por impuestos 56.961.175 468.935 56.492.240 12046,92%
TOTAL PASIVO 674.924.329 546.736.299 128.188.030 23,45%
TOTAL DE PATRIMONIO MAS PASIVOS 2.565.868.856 2.304.713.550 261.155.306 11,33%
MIGUEL ANTONIO QUIJANO LOPEZ AMPARO CORTES SANABRIA LUZ MERY HENAO SANCHEZ
Contador Revisor Fiscal
TP Nº 42.493-T TP Nº 140.595-T
VARIACION
ABSOLUTA ($)
VARIACION
RELATIVA
MIGUEL QUIJANO Y CIA SANIT: 800.095.131-6
ESTADO INDIVIDUAL DE SITUACION FINANCIERA POR ORDEN DE LIQUIDABILIDADAL 31 DE DICIEMBRE DE
(expresado en pesos colombianos)
VARIACION
ABSOLUTA ($)
VARIACION
RELATIVA (%)
MIGUEL QUIJANO Y CIA SANIT: 800.095.131-6
ESTADO INDIVIDUAL DE SITUACION FINANCIERA POR ORDEN DE LIQUIDABILIDADAL 31 DE DICIEMBRE DE
(expresado en pesos colombianos)
MIGUEL ANTONIO QUIJANO LOPEZ Representante Legal
AMPARO CORTES SANABRIA Contador
TP Nº 42.493-T
LUZ MERY HENAO SANCHEZ
Revisor Fiscal TP Nº 140.595-T
MIGUEL ANTONIO QUIJANO LOPEZ AMPARO CORTES SANABRIA Contador
TP Nº 42.493-T
LUZ MERY HENAO SANCHEZ
Revisor Fiscal TP Nº 140.595-T
(ver informe de auditor independiente
adjunto)
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1. INVERSIONES A VARIACION PATRIMONIAL CON CAMBIOS EN EL ORI Las inversiones obligatorias en valores participativos que deben mantener las sociedades comisionistas de bolsa de valores y las de bolsa de bienes y productos agropecuarios y agroindustriales o de otros commodities como miembros de las respectivas bolsas, deberán medirse por su variación patrimonial, no podrán ser objeto de negociación en ningún momento dada su vocación de permanencia, y no podrán ser reclasificadas.
Entidad NOTA 2016 2015
BMC Bolsa Mercantil de Colombia SA Obligatorias (4.1) 90,371 82,461
TOTAL INVERSIONES A VARIACION PATRIMONIAL CON CAMBIOS EN EL ORI
90,371 82,461
Estas inversiones se valoran de acuerdo al procedimiento de la Circular Externa 100 de 1995 Capítulo I numeral 7.3.2 Item a. (i), (ii) y (iii)
1.1 Acciones Obligatorias Bolsa Mercantil de Colombia
Fecha de Adquisición 28/02/2015
OBLIGATORIAS No Acciones 85,440
Vr. Acción 1.2
Total Valor de Compra 101,674
Año Mes #
Acciones Vr
Razonable Vr Acciones
Vr Adquisición
Variación
2015 DICIEMBRE 85440 0.9651
82,461 101,674 (18,797)
2016
ENERO 85440 0.9634
82,315 101,674 (19,652)
FEBRERO 85440 0.9634
82,315 101,674 (19,652)
MARZO 85440 0.9634
82,315 101,674 (19,652)
ABRIL 85440 1.0106
86,342 101,674 (15,380)
MAYO 85440 1.0197
87,120 101,674 (14,525)
JUNIO 85440 1.0244
87,521 101,674 (14,525)
JULIO 85440 1.0333
88,287 101,674 (13,671)
AGOSTO 85440 1.0392
88,790 101,674 (12,816)
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Año Mes #
Acciones Vr
Razonable Vr Acciones
Vr Adquisición
Variación
SEPTIEMBRE 85440 1.0461
89,378 101,674 (11,962)
OCTUBRE 85440 1.0566
90,272 101,674 (11,108)
NOVIEMBRE 85440 1.0560
90,225 101,674 (11,108)
DICIEMBRE 85440 1.0577
90,371 101,674 (11,108)
2 - PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
ACTIVO 2016 2015
Edificaciones 494,421 494,421
Vehículos 9,800 9,800
Enseres y Accesorios 7,100 7,100
Equipo Informático 22,962 12,110
TOTAL COSTO 534,283 523,431
3. DEPRECIACIÓN Y AGOTAMIENTO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Depreciación y Agotamiento Propiedad Planta y Equipo
ACTIVO 2016 2015
Oficina 703 (29,665) (19,777)
Muebles y Enseres (2,130) (1,420)
Procesamiento de Datos (7,990) (4,844)
Equipo de Transporte (5,880) (3,920)
TOTAL DEPRECIACION (45,665) (29,961)
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 488,618 493,470
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CUENTA D 573 Y 1599 DE 2002 CODIGOS CE 033/14
VALOR EN $
ABONOS A CAPITAL MÍNIMO
Capital o aportes pagados 3105 1,480,000
Reserva Legal 320505 57,721
Prima en colocación de acciones
Utilidades no distribuidas correspondientes al último ejercicio contable, en una proporción equivalente al porcentaje de las utilidades que, en la última distribución, hayan sido capitalizadas o destinadas a incrementar la reserva legal, siempre que la entidad no registre pérdidas acumuladas. Utilidades no distribuidas
Otras * **
Subtotal abonos a capital mínimo 1,537,721
(-) Capital mínimo (1300 smlmv) 896,292
Excedente de capital 641,429
DEDUCCIONES A CAPITAL MÍNIMO
Utilidad del ejercicio 391505
Pérdidas acumuladas 391005 (420,088)
Subtotal deducciones a capital mínimo (420,088)
CÁLCULO CAPITAL MÍNIMO
Total Capital Mínimo (abonos - deducciones) 1,117,633
Monto Requerido Capital Mínimo (1300 smlmv) 896,292
Excedente / defecto de capital 221,341
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ASPECTOS OPERACIONALES.
La Bolsa Mercantil de Colombia S.A. ha continuado desarrollando reformas
profundas de orden estructural de acuerdo al nuevo presidente de la BMC. Se ha
venido fortaleciendo en la entrada de entidades públicas al mercado, así como ha
vendido trabajando de mano de organismos multilaterales para reformar y organizar
el mercado. Los sistemas de compensación se han venido reestructurando, por lo
que la firma ha tenido que reajustar sus procesos operativos para ajustarse a los
nuevos lineamientos, lo anterior lo ha hecho sin ningún tipo de contratiempos y el
personal se ha adoptado fácilmente a ellos.
ES importante nuevamente recordar que la firma ya no realiza operaciones de tipo
financieras conforme al Acta de Junta Directiva N° 0047 de 2009 Ítem 7.
Recomendaciones del Comité de Riesgos.
Es importante indicar que la firma sigue dando cumplimiento a la implementación
del SACI a su interior, cumpliendo así lo consagrado en la Circular Externa N° 038
de 2009, así también, se dio en perfecto orden la transición hacia las normas
internacionales de contabilidad: NIIF.
DERECHOS DE AUTOR.
Atendiendo a lo dispuesto por la ley 603 de 2000, el representante legal certifica
que se dio cumplimiento a las normas sobre propiedad intelectual y derechos de
autor en relación con los programas y licencias utilizadas por esta empresa en su
operación.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Miguel Quijano, continúa consolidando su estructura de riesgos cerrando brechas que blindan a la comisionista a la exposición a factores de riesgo mediante la implementación adecuada del manual de procedimientos del SARLFAT, SARO, SAC y Control Interno. Los diferentes órganos rindieron oportunamente informes a la Junta Directiva entre los cuales se destaca;
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Control interno Miguel Quijano s.a., desarrolla su gestión de riesgos bajo los lineamientos generales y particulares establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia en lo referido al Sistema de Administración de Riesgo Operativo SARO. Así mismo, teniendo en cuenta las Políticas de Buen Gobierno Corporativo en lo referido al Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT, Sistema de Administración de Riesgo de contraparte SARIC, Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo SG SST, ha desarrollado metodologías que le permiten identificar, cuantificar, administrar, monitorear y controlar los riesgos citados, los cuales son informados a la Alta Dirección se encuentran contenidos en el Manual del Sistema de Administración de Riesgos de la firma. Durante el 2016 Se realizaron las capacitaciones a todo el personal en temas como es SARLAFT, SARO, SARIC, CONTROL INTERNO, SAC, SGSST, y se cuenta con los soportes respectivos, de igual manera cuando ingresa un nuevo funcionario se capacita en estos temas. Finalmente Se realizaron ajustes a todos los sistemas de riesgos en concordancia con las solicitudes presentadas por los entes de control.
A. AMBIENTE DE CONTROL
Miguel Quijano S.A. cuenta con una estructura organizacional flexible que permite a la Compañía adecuarse al cumplimiento de norma del SCI, circular externa 029 de 2014 emitida por la SFC, logrando la flexibilización de la estructura y planta de personal de la Compañía, incluyendo mapa de procesos, infraestructura gerencial y organizacional definiendo los niveles de autoridad y responsabilidad, un modelo del talento humano el cual se implementó en el año 2016; el SCI se visualiza como herramienta gerencial mecanismo de autoprotección, que les permita a los funcionarios, clientes, proveedores cumplir con eficiencia, eficacia, y transparencia los objetivos trazados. El SCI se encuentra implementado según el modelo COSO, con los cinco componentes interrelacionados de control interno: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación y Monitoreo, fases que permiten garantizar principalmente la integridad de la información financiera y las revelaciones requeridas. Adicionalmente, la Compañía cuenta con documentación interna que recoge las políticas, normas, procedimientos y controles
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de obligatorio cumplimiento por parte de todos los colaboradores, para asegurar la calidad e integridad de la información.
B. Actividades de Control La compañía cumple a cabalidad las disposiciones legales y normativas que enmarcan la regulación en Colombia y las normas de Grupo establecidas para su operación, presentando informes al Comité de Auditoria y Junta Directiva, dentro de las principales actividades realizadas se destacan las siguientes:
a. Se actualizo el Código de Buen Gobierno Corporativo, Código de Ética y Conducta, el cual fue socializado al personal de la organización
b. Implementación de normas NIIF, La firma realizo la implementación de las normas internacionales NIIF, para lo cual se elaboró un proyecto para garantizar que los procesos se ajustaran a la normatividad NIIF.
c. Reglamento de Trabajo y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo la firma implemento del reglamento de trabajo y sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, así como él Reglamento de Higiene y seguridad en el trabajo, se conformaron los diferentes comités que requiere la normatividad, se cuenta con manuales de procesos y descripción de cargos.
d. Se realizó revisión al sistema Contable evidenciando el cumplimiento de las políticas contables y las normas de grupo; se realizaron las trasmisiones a los entes de control dentro de lo términos establecidos.
e. En el año 2016 se llevaron a cabo las capacitaciones correspondientes a los sistemas de riesgos que conforman el SCI.
f. Se realizó seguimiento al proceso de recaudo, del cual se evaluaron los controles y se realizaron recomendaciones que contribuyeron a una mejor gestión en el recaudo.
Riesgos a los que está expuesta la entidad en el desarrollo de sus actividades.
En el normal desarrollo de sus actividades MIGUEL QUIJANO & COMPAÑÍA S.A. Comisionista de Bolsa se encuentra expuesto a los siguientes riesgos: • Riesgo de mercado: Es la posibilidad de incurrir en pérdidas asociadas a la disminución del valor de los portafolios ocurridos como consecuencia de cambios o volatilidad en el precio de los instrumentos financieros. Entre los factores de riesgo se encuentran, tasas de interés, tasas de cambio y nivel de precios de instrumentos financieros.
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Riesgo crediticio emisor y contraparte: Corresponde a la contingencia de pérdida de un recurso financiero originado en la imposibilidad de la contraparte para atender sus obligaciones en el plazo debido o pactado. Este riesgo también está asociado a la posibilidad de que uno o varios de los emisores de los valores en los cuales se posean inversiones incumplan con sus obligaciones de pago. Riesgo operativo: Se entiende como la posibilidad de pérdidas financieras ocasionadas por eventos derivados de fallas o insuficiencias en los procesos, personas, tecnología de la información y por eventos externos. Riesgo de liquidez: Se define como la contingencia de no poder cumplir plenamente, de manera oportuna y eficiente, los flujos de caja esperados e inesperados, vigentes y futuros, sin afectar el curso de las operaciones diarias o la condición financiera de la entidad. Esta contingencia se manifiesta en la insuficiencia de activos líquidos disponibles para ello y/o en la necesidad de asumir costos inusuales de fondeo y/o desinversión. A su turno, la capacidad de las entidades para generar o deshacer posiciones financieras a precios de mercado, se ve limitada bien sea porque no existe la profundidad adecuada del mercado o porque se presentan cambios drásticos en las tasas y precios (riesgo de liquidez de mercado). Riesgo legal: Este riesgo de acuerdo con la definición dada por la SFC, se define como “la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. Otras causas del riesgo legal se originan en fallas en los controles y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas”. Riesgo Reputacional: Este riesgo de acuerdo con la definición dada por la SFC es “la pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales”. •Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo: De acuerdo con la definición dada por la SFC es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades.
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Sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del Terrorismo SARLAFT
La Sociedad comisionista no se vio inmersa en situaciones que denoten su participación en Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en el 2016 se presentaron casos aislados de usuarios de la firma que ingresaron a las denominadas listas negras los cuales fueron detectados de manera oportuna por el sistema operativo y por el Oficial de Cumplimiento quien dio el tratamiento indicado. Conforme la visita realizada por la Superintendencia Financiera de Colombia en el 2016, se actualizó la versión del manual de SARLAFT, que fue aprobada en la sesión de Junta Directiva del mes de octubre de 2016. Adicionalmente está en marcha la finalización de la etapa de la segmentación de los factures de riesgo en concordancia con las recomendaciones dadas por el ente de control.
Sistema de Administración de riesgo Operativo- SARO-
1. Documentación
En cumplimiento con la normas emitidas por la circular externa 041 del 2007 en el
numeral 3.2.3. Se Registro dos eventos en los cuales un evento fue registrado
cuantitativamente y el otro cuantitativamente ya que afecto el estado de pérdidas y
ganancias de la firma.
El evento cuantitativo fue presentado a la Junta Directiva en el mes de noviembre el
cual especifica la perdida de las acciones que tenia la firma en PACIFIC
RUBIALES, los cuales fueron pérdida de 504 acciones por un valor de $758.520, el
cual fue notificado en el registro de eventos que tiene la firma comisionista.
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En relación al evento cuantitativo, se presentó el día miércoles de 19 de diciembre
de 2016 , la oficina se quedo sin internet ni líneas telefónica se reporto lo sucedido
a movistar bajo número de radicado 4433160011950308 de acuerdo con la
conversación sostenía se comprometieron a solucionar el inconveniente los 2 días
siguientes a la fecha del reporte , para continuar con el día de trabajo se adaptaron
modem los cuales suministraron internet para registro ,omas y contabilidad, se
atendieron las llamadas vía celular y no se recibió ninguna queja o ocurrió
incumplimiento con ninguna operación que se tenía para ese día.
Por tal motivo no se llevó a registro de eventos de perdida ya que no afecto ni al
cliente ni al PYG de la compañía, se relaciona en evento como de tercero.
Por otro lado el área de Control interno se encuentra ajustando los procesos de la
firma por tal motivo en el segundo semestre no se realizaron los análisis de riesgos
sobre los proceso que tiene la firma. Se presentará en el primer semestre del año
2017 los análisis de riesgos de procesos sobre todas las diferentes áreas.
Las evaluaciones Realizadas se han establecido en el área comercial, Financiero y
Contables, Riesgos y tecnología los cuales se han estado trabajando y
monitoreando.
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2. Capacitación
Se realizó capacitaciones del año 2016 el mes de Noviembre sobre plan de
continuidad del negocio el cual resaltar la importancia tecnológica y de procesos,
debido a que es un punto álgido que tiene la firma, ya que no se tienen mayor
conocimiento en qué consiste la continuidad del negocio en riesgo operativo, el
cual afecta no solo la parte financiera sino, también la parte administrativa y
operativa.
3. Evaluación del perfil del Riesgo En el primer semestre del 2016 se realizo monitoreo con cada uno de los dueños de
los procesos los cuales determinaron que la firma Miguel Quijano posee un Riesgo
Inherente bajo, por el tipo de operaciones que opera. El área de riesgos trabaja los
procesos misionales quien es la parte de productiva de la firma.
Para el segundo semestre y teniendo en cuenta, que los análisis de riegos del área
no se han realizado con los respectivos procesos la firma estará en un riesgo
inherente del 55% y un riesgo residual del 55% sobre un impacto de un 40%,
queriendo decir que a pesar de que la firma cuenta con controles establecidos por
los dueños de cada proceso, y la mitigación con riesgo residual es más baja que el
inherente, hasta que no se ajusten los procesos y se pueda realizar un buen
análisis de los mismos la firma generará un riesgo medio.
Impacto
Frecuencia
Mapa de Riesgos
Inherente
Residual
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SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA INFORMACIÓN En el año 2016 se realizó el mejoramiento de los sistemas y plataforma tecnológica existente, se proporcionaron soluciones a requerimientos específicos del negocio, como fue la actualización del sistema Operativo Visual Bolsa. conforme el mejoramiento que implementó la BMC para realizar el proceso de Firma con Estampa Cronológica y el cobro de la misma en cada comprobante electrónico. En aras de continuar con el plan estratégico de la comisionista, se desarrolló una mejora en la página web. Durante el 2016 se dio cumplimiento a la Circular 042 del 2012 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en cuanto a los requerimientos mínimos de seguridad de la información para la realización de operaciones. En materia de seguridad de la información, se gestionaron las políticas de seguridad de la información para su adecuado uso, así como de los recursos tecnológicos: internet, correo corporativo, equipos, dispositivos USB, aplicativos, usuarios y contraseñas.
Cordialmente;
MIGUEL ANTONIO QUIJANO.
Gerente General.
Miguel Quijano y Cía. S.A.
