Kallelse/underrättelse · kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna KS/2018:621. 2 ... representerar respektive kommun. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande

Kallelse/underrättelse

Kommunstyrelsen

Tid: 2018-12-17 kl. 13:00 Plats: Forumsalen Hålltider för eftermiddagen (ca tider):13:00 -14:30 Informations- och föredragningspunkter14:30 -15:00 ca Fika och partiöverläggningar15:00- Politisk diskussion och beslut

FöredragningslistaÖppet sammanträde punkterna 1-18.

Ärende Dnr Föredragande

1. Näringslivsklimatet samt redovisning av handlingsplan utifrån SKL:s utbildning Förenkla helt enkelt

Pernilla Kronbäck 13:00-14:00

2. Reglemente för Samverkansnämnd arbetsmarknad

KS/2018:641

3. Avtal för gemensam arbetsmarknadsnämnd, Svenljunga och Tranemo

KS/2018:718

4. Avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga

KS/2018:687

5. Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna

KS/2018:621

2


6. Riktlinje om tillsyn av privata utförare KS/2018:644 kl. 14:00-14:15 Marie Eriksson

7. Riktlinjer för riksfärdtjänst. KS/2018:679 kl. 14:15-14:30 Karl-Johan Ohlin

8. Lex Sarah T12160

9. Tillsyn av Tranemo kommuns fristående förskolor 2018

KS/2018:479

10. Bemyndiganden under mandatperioden 2019-2022

KS/2018:651

11. Firmatecknare 2019-2022 KS/2018:649

12. Öppna sammanträden för kommunstyrelsen (handling tillagd)

13. Val av allmänna utskottet -3 ledamöter och 3 ersättare

14. Val till Lärandeutskottet - 3 ledamöter och 3 ersättare

15. Val till omsorgsutskottet - 3 ledamöter och 3 ersättare

16. Val till budgetutskottet - 1 ledamot och 1 ersättare från varje parti samt KS presidium

17. Val av representant till kommunala pensionärsrådet - 1 ledamot och tillika ordförande samt 1 ersättare

18. Val av representant till kommunala tillgänglikhetsrådet - 2 ledamöter och 2 ersättare, en ledamot utses till ordförande

19. Delegeringsbeslut KS/2018:112

20. Delgivningar KS/2018:31

21. Delgivningar från AU/OFU/BKU

22. Utskottsprotokoll KS/2018:2, KS/2018:473

3


23. Nämndprotokoll PN/2018:1

24. Övriga protokoll KS/2018:3, KS/2018:4

Tranemo, 2018-12-04

Tony HansenOrdförande Anne Steine

Processekreterare

PROTOKOLLSUTDRAGAllmänna utskottet2018-11-15

§ 218

Reglemente för Samverkansnämnd arbetsmarknad (KS/2018:641)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Antar Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

ÄrendetKommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 § 59 respektive 2018-06-18 § 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens reglemente revideras.

Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. I reglementet är ändringen markerad med röd text.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-10-12Kommunfullmäktiges beslut 2018-06-11, § 59Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

Beslutet skickas tillServicesektionenEkonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi)

Status Kommunstyrelsen

Vår ref: Kajsa MontanFunktionschef/KommunjuristDatum:2018-10-12Dnr: KS/2018:641

Tjänsteskrivelse om Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

Förslag till beslut Antar Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

ÄrendetKommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 § 59 respektive 2018-06-18 § 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens reglemente revideras.

Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. I reglementet är ändringen markerad med röd text.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-10-12Kommunfullmäktiges beslut 2018-06-11, § 59Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

Föredragning och debatt

Förslag till beslut på sammanträdet

Beslutsgång

Uppgift om hur beslutet kan överklagas

Beslutet skickas tillServicesektionenEkonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi)

Handlingar som ska följa beslutet vid expediering

Status

Carita Brovall Kajsa Montan Sektionschef Funktionschef/Kommunjurist

Reglementet antogs 2015-03-23, § 38 och reviderades 2018-12-17 § x av kommunfullmäktige i Svenljunga

Reglementet antogs 2015-03-30, § 21 och reviderades 2018-12-10 § x av kommunfullmäktige i Tranemo

Reglementet gäller från och med 2015-05-01, revidering av reglementet gäller från och med 2019-01-01

REGLEMENTE

Samverkansnämnd arbetsmarknadSvenljunga kommun och Tranemo kommun

2

Reglemente för samverkansnämnd arbetsmarknad

Svenljunga och Tranemo kommuner inrättade från och med 2015-05-01 enligt 9 kap. 19 § kommunallagen en gemensam arbetsmarknadsnämnd.

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen eller annan författning gäller bestämmelserna i detta reglemente för kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd.

Den gemensamma nämnden ska benämnas samverkansnämnd arbetsmarknad.

1 § Organisationstillhörighet

Svenljunga kommun är värdkommun och samverkansnämnden arbetsmarknad ingår i Svenljunga kommuns organisation.

2 § Verksamhetsområde

Samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Med detta avses övergripande ansvar för insatser riktade mot kommunernas invånare i behov av insatser som syftar till att stärka individens ställning i samhället och att ge denne de verktyg som krävs för att nå egen försörjning.

Verksamhet bedrivs och lokaliseras på ett sätt som garanterar tillgänglighet till arbetsmarknadsenhetens service för invånare i båda kommunerna. Lokalisering av verksamhet ska vara sådan att invånare i båda kommuner ges likvärdiga reella möjligheter att ta del av organisationens service. Även sådan verksamhet som inte tydligt utgår från fast lokal, t.ex. praktiksamordning, ska organiseras på ett sätt som säkerställer båda kommunernas invånare likvärdig tillgång till service.

Arbetsmarknadsenheten ska löpande hålla sig informerad om fördelning av deltagare från de samverkande kommunerna och vid behov vidta åtgärder för att styra deltagande mot en fördelning som står i rimlig proportion till den relativa befolkningsmängden kommunerna emellan.

Arbetsmarknadsenheten arbetar för att kommuninvånare långt från arbetsmarknaden närmar sig denna och uppnår egen försörjning/återgår till eller påbörjar studier. Värdkommunen ansvarar även för att ge råd och biträde i arbetsmarknadsfrågor samt medverka till framtagandet av relevant statistik.

Samverkansnämnden arbetsmarknadsenhet svarar för att inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i någon av samverkanskommunerna.

Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i de frågor som kommunfullmäktige i samverkanskommunerna i reglemente eller annan ordning delegerat till nämnden.

Samverkansnämnden arbetsmarknad har beredningsansvaret för övergripande arbetsmarknadsfrågor.

3

3 § Personalresurser

För bistånd med handläggningen av samverkansnämnden arbetsmarknads ärenden disponerar nämnden erforderliga personalresurser inom värdkommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen i värdkommunen är anställningsmyndighet för personalen.

4 § Delegering från kommunfullmäktige

Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i frågor inom sitt verksamhetsområde och i frågor som den enligt lag eller annan författning ska handha.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska utifrån gällande lagstiftning och förordningar som reglerar verksamheten avge yttranden och lämna upplysningar till externa myndigheter inom sitt verksamhetsområde.

5 § Sammansättning

Samverkansnämnden arbetsmarknad består av fyra ledamöter och fyra ersättare varav kommunerna vardera utser två ledamöter och två ersättare. Ledamöterna och ersättarna i nämnden väljs för en mandatperiod. Det ska eftersträvas att kommunledningarna representerar respektive kommun.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande och en vice ordförande som enligt kommunallagen värdkommunens kommunfullmäktige ska utse. Respektive kommun äger rätt att lämna förslag på namn till uppdragen. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Posten som ordförande bör rotera per mandatperiod mellan kommunerna i följande ordning, Tranemo och Svenljunga om inte kommunerna är överens om annat. På samma sätt bör posten som vice ordförande rotera i ordningen Svenljunga och Tranemo.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inte ha något utskott.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha ett presidium som består av ordförande och vice ordförande.

Proportionalitet ska råda i samband med valet av nämndens presidium.

6 § Ersättningar

Arvoden och ekonomiska förmåner till ledamöter, ersättare, ordförande och vice ordförande i samverkansnämnden arbetsmarknad ska bestämmas enligt de ersättningsregler som gäller för förtroendevalda i den kommun som nominerat dem.

7 § Sammanträden

Samverkansnämnden arbetsmarknad sammanträder på tid och plats som den själv bestämmer.

4

8 § Ersättarnas tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. I första hand tjänstgör personlig ersättare, i andra hand ersättare från samma kommun och parti som ledamoten, i tredje hand ersättare från samma kommun som ledamoten och i sista hand annan ersättare.

En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till nämndens sekretariat.

Den ledamot som är förhindrad att delta i sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska själv snarast kalla den ersättare som står i tur att tjänstgöra och som inte redan kallats in.

En ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om ersättare trätt in i ledamotens ställe.

Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträdet även när de inte tjänstgör.

En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts.

En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna.

9 § Ersättare för ordföranden

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde, eller del av sammanträde, fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden p.g.a. sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget, för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.

10 § Kallelse

Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

Kallelsen ska på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast 5 dagar före sammanträdesdagen.

Kallelsen ska åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar, som tillhör ett ärende på föredragningslistan, ska bifogas kallelsen.

När varken ordförande eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta.

5

11 § Justering och anslag av protokoll

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Samverkansnämnden arbetsmarknad kan besluta att en paragraf ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.

Justering av nämndens protokoll ska anslås på var och en av de samverkande kommunernas anslagstavla. Protokollet i sin helhet ska finnas på respektive kommuns kansli.

12 § Reservation

Om ledamot har reserverat sig mot ett beslut, och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet.

13 § Delgivning

Handlingar som ska delges samverkansnämnden arbetsmarknad lämnas till ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer.

14 § Undertecknande av handlingar

Skrivelser och andra handlingar som beslutas av samverkansnämnden arbetsmarknad ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer.

I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar.

15 § Presidieberedning De ärenden som ska avgöras av nämnden i dess helhet bereds av presidiet om beredning behövs. Presidiet bestämmer dag och plats för sina sammanträden. Protokoll behöver ej föras från presidieberedningen.

PROTOKOLLSUTDRAGKommunfullmäktige2018-06-11

§ 59

Integration - samverkan (KS/2018:148)

Kommunfullmäktiges beslut Organisera de delar av integrationsenheten som rör arbetet med att stötta

personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i den med Svenljunga kommun gemensamma arbetsmarknadsnämnden.

Ger berörda verksamheter i Tranemo och Svenljunga i uppdrag att planera vidare hur den gemensamma verksamheten ska se ut samt revidera styrdokument för verksamheten.

Verkställer beslutet om organisationsförändringen 2019-01-01. Uppföljning av beslutet sker våren 2020.

JävIngela Karlsson (MP) anmäler jäv och deltar inte i handläggningen av ärendet.

ÄrendetHösten 2017 gav kommunstyrelsens presidium i Svenljunga och kommunstyrelsens presidium i Tranemo kommuncheferna i respektive kommun i uppdrag att utreda eventuell samverkan inom integrationsverksamheterna i kommunerna och om det kan göras inom ramen för det redan befintliga samarbetet i arbetsmarknadsenheten.

Eftersom inflyttningen av nyanlända minskar behöver fokus läggas på att hjälpa nyanlända som befinner sig i kommunerna att komma ut i egen försörjning. Förvaltningarna i respektive kommun ser stora samordningsvinster i att delar av integrationsverksamheterna i båda kommunerna samverkar och med fördel organiseras inom AME.

De områden som förvaltningarna anser är lämpliga att innefattas i en sammanslagning är arbetet med att stötta nyanlända i etableringen ut i arbete eller studier, flyktingmottagandet inklusive boende enligt bosättningslagen samt samhällsorientering.

Integrationsarbete på strategisk nivå, arbetet med ensamkommande barn och asylsökande samt utbetalning av glappersättning avses inte följa med i en sammanslagning. Se vidare beskrivning i utredningen om eventuell samverkan.

2 (2)

BeslutsunderlagKS § 115, 2018-05-28AU § 63, 2018-04-12Tjänsteskrivelse 2018-03-28Utredning 2018-02-26

Beslutet skickas tillMedborgarservice och processtödEkonomifunktionenArbetsmarknadsenhetenSvenljunga kommun

Status Avslutas


§ 232

Avtal för gemensam arbetsmarknadsnämnd, Svenljunga och Tranemo (KS/2018:718)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsenKommunfullmäktiges beslut

Antar avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad

ÄrendetKommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 § 59 respektive 2018-06-18 § 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens avtal att revideras. Avtalstiden för nuvarande avtal löper ut 2018-12-31.

Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete.

Ändring har även gjorts i den del som reglerar kostnadsfördelning för integrationsverksamheten.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-20Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad

FöredragningFunktionschef Kajsa Montan föredrar ärendet.

Beslutet skickas tillServicesektionenEkonomifunktionenSvenljunga kommunArbetsmarknadsenheten

2 (2)

Handlingar som ska följa beslutet vid expedieringKommunfullmäktiges beslut 2019-01-xxAvtal för samverkansnämnden arbetsmarknad



Tjänsteskrivelse om avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad

Förslag till beslut Antar avtal för samverkansnämnd arbetsmarknad

ÄrendetKommunfullmäktige i Tranemo kommun och kommunfullmäktige i Svenljunga kommun beslutade (2018-06-11 § 59 respektive 2018-06-18 § 156) att organisera de delar av integrationsarbetet som rör arbetet med att stötta personer i etableringen till egen försörjning, flyktingmottagandet samt samhällsorientering i kommunernas gemensamma arbetsmarknadsnämnd. Med anledning av det behöver samverkansnämndens avtal att revideras. Avtalstiden för nuvarande avtal löper ut 2018-12-31.

Förutom redaktionella ändringar innebär föreslagen ändring att samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete.

Ändring har även gjorts i den del som reglerar kostnadsfördelning för integrationsverksamheten.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-20Avtal för samverkansnämnden arbetsmarknad

Föredragning och debattProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Förslag till beslut på sammanträdetProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

BeslutsgångProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Beslutet skickas tillServicesektionenEkonomifunktionenSvenljunga kommunArbetsmarknadsenheten

Handlingar som ska följa beslutet vid expedieringKommunfullmäktiges beslut 2019-01-xxAvtal för samverkansnämnden arbetsmarknad

Status Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Carita Brovall Kajsa Montan Kommunchef Funktionschef

Avtalet antogs 2015-03-23, § 38 och reviderades 2019-01-xx, § xx av Kommunfullmäktige i Svenljunga

Avtalet antogs 2015-03-30, § 21 och reviderades 2019-01-xx, § xx av Kommunfullmäktige i Tranemo

Avtalet gäller från och med 2015-05-01

AVTAL

Samverkansnämnd arbetsmarknadSvenljunga kommun och Tranemo kommun

2

Samverkansavtal gemensam arbetsmarknadsnämnd

Genom följande avtal är Tranemo kommun, samverkanskommun, och Svenljunga kommun, värdkommun, överens om att från och med 2015-05-01 samverka i en gemensam nämnd, vars ändamål och verksamhet beskrivs enligt nedan.

Den gemensamma nämnden ska benämnas samverkansnämnden arbetsmarknad.

1 § Verksamhetsområde

Samverkansnämndens verksamhet och arbetsformer ska regleras i ett reglemente för nämnden. Reglementet ska antas av fullmäktige i de samverkande kommunerna enligt 6 kap. 32 § andra stycket kommunallagen.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter inom drift, utveckling och uppföljning av arbetsmarknads- och integrationsarbete. Med arbetsmarknadsarbete avses övergripande ansvar för insatser riktade mot kommunens invånare i behov av insatser som syftar till att stärka individens ställning i samhället genom att ge denne de verktyg som krävs för att nå egen försörjning. Samverkansnämnden ansvarar för att uppfylla kommunernas krav vid mottagning av nyanlända samt att hantera etableringsuppdraget.

Verksamhet bedrivs och lokaliseras på ett sätt som garanterar tillgänglighet till arbetsmarknadsenhetens service för invånare i bägge kommunerna. Lokalisering av verksamhet ska vara sådan att invånare i bägge kommuner ges likvärdiga reella möjligheter at ta del av organisationens service. Även sådan verksamhet som inte tydligt utgår från fast lokal, t.ex. praktiksamordning, ska organiseras på ett sätt som säkerställer bägge kommuners invånare likvärdig tillgång till service.

Arbetsmarknadsenheten ska löpande hålla sig informerad om fördelning av deltagare från de samverkande kommunerna och vid behov vidta åtgärder för att styra deltagande mot en fördelning som står i rimlig proportion till den relativa befolkningsmängden kommunerna emellan.

Arbetsmarknadsenheten arbetar för att kommuninvånare långt från arbetsmarknaden närmar sig denna och uppnår egen försörjning/återgår till eller påbörjar studier. Värdkommunen ansvarar även för att ge råd och biträde i arbetsmarknadsfrågor samt medverka till framtagandet av relevant statistik.

Samverkansnämnden arbetsmarknad svarar för att inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i någon av samverkanskommunerna.

Samverkansnämnden arbetsmarknad beslutar i de frågor som kommunfullmäktige i samverkanskommunerna i reglemente eller annan ordning delegerat till nämnden.

Samverkansnämnden arbetsmarknad har beredningsansvaret för övergripande arbetsmarknadsfrågor.

2 § Organisatorisk tillhörighet

3

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inrättas av Svenljunga kommun som är värdkommun och ingå i denna kommuns organisation.

Till nämndens förfogande ska finnas stöd från en förvaltning, som organiseras efter värdkommunens förvaltningsmodell.

Kommunstyrelsen i värdkommunen ska vara arbetsgivare för den personal som ingår i den gemsamma organisationen. Det åligger värdkommunen att upprätthålla erforderliga lokaler och utrustning samt svara för erforderliga investeringar av lös egendom.

Det noteras att såvida samverkanskommun har anställd tjänsteman åvilar det värdkommunen, enligt 6 b § lagen om anställningsskydd vid övertagande av verksamhet, att överta denna personal.

Till värdkommunens förfogande ska det vid behov finnas ett kontorsutrymme i samverkanskommunen. Det åligger värdkommunen att aktivt arbeta så att verksamheten är tillgänglig för kommuninvånarna i samverkanskommunen.

3 § Ledning, styrning, ställning och uppföljning

Samverkansnämnden arbetsmarknad fattar beslut i Svenljunga kommun och kommunstyrelsen i värdkommunen ingår avtal för Tranemo kommuns räkning. Svenljunga kommun har därför att hantera och svara för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa inom det gemensamma verksamhetsområdet.

Svenljunga kommun har regressrätt mot Tranemo kommun enligt stycket ovan.

Kommunstyrelsen i värdkommunen ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska tillse att nämndens verksamhet bedrivs i enlighet med vad som är föreskrivet i lag eller författning samt med beaktande av beslut fattade av respektive kommunfullmäktige.

Kommunstyrelsen i värdkommunen ska utforma och besluta om övergripande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de, av respektive kommunfullmäktige, fastställda målen för verksamheten efterlevs. Arbetsprocessen inför beslut om övergripande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut.

Arbetsmarknadsenheten ska kunna redovisa att organisationens verksamhet kommer invånare i de samverkande kommunerna till del på ett likvärdigt sätt och att det faktiska deltagandet i olika typer av verksamheter/insatser står i rimlig proportion till kommunernas relativa befolkningsmängd.

Kommunstyrelsen i värdkommunen ska övervaka efterlevnaden av de lagstiftningar som reglerar nämndens ansvarområde och med stöd av dessa meddela föreskrifter och beslut.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga

4

kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs.

Utvärdering av den gemensamma organisationen ska ske fortlöpande med en avstämning halvårsskiftet 2016.

4 § Kostnadsfördelning

Nettokostnaderna (de totala faktiska kostnaderna minskat med de totala faktiska intäkterna) för samverkansnämnden och organisationens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den 1/11 året före budgetens fastställande.

För integrationsverksamheten ska budget fastställas utifrån antalet personer som är inskriven i etableringen från respektive kommun på avstämningsdagen. Avstämning ska göras fyra gånger per år på följande datum: 31/3, 30/6, 30/9 och 31/12.

Initialkostnader för samverkan betalas enligt ovanstående kostnadsfördelning.

Innestående kostnader och skulder i respektive kommun som härleds från tiden före samverkan ska regleras av respektive kommun.

Investeringar i den gemensamma organisationens verksamhet betalas av värdkommunen. Kostnaderna till följd av investeringarna betalas av samarbetskommunerna enligt ovanstående kostnadsfördelning.

De eventuella kostnader som finns i nämnden eller i verksamhetens organisation som härleds från verksamhetsområden som faller utanför samverkan ska betalas av respektive kommun.

Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden ska betalas av den kommun som nominerat dem.

Det åligger värdkommunen att fördela kostnaderna utifrån god redovisningssed.

Modellen för kostnadsfördelning skall följas upp per 2022-06-30 och möjlighet till justeringar av fördelningsmodellen skall ske i samråd mellan kommunerna.

6 § Ersättning

Ersättningen enligt 4 § ska betalas i form av driftbidrag till värdkommunen månadsvis i förskott den fjärde bankdagen efter kommunalskatteutbetalningsdagen. Varje månad ska 1/12 av det årliga driftbidraget faktureras från värdkommunen.

Verksamhetens kostnader ska slutregleras före februari månads utgång året efter verksamhetsåret.

Gällande integrationsverksamheten ska fakturering ske fyra gånger per år, månaden efter avstämningsdagen som anges i 4 § med början i februari för verksamhetsåret.

5

7 § Eventuellt överskott/underskott

Eventuellt framtida årliga överskott ska återgå till de samverkande kommunerna och eventuellt andra juridiska personer i enlighet med den fördelning som framgår av 4 §.

Eventuellt framtida årliga underskott ska täckas av de samverkande kommunerna i enlighet med den fördelning som framgår av 4 §.

8 § Budget och ekonomisk redovisning

Värdkommunen ska årligen i samråd med samverkanskommunen fastställa årsbudget och investeringsbudget för den gemensamma organisationen.

Arbetsprocessen inför budget, årsredovisning och delårsbokslut ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut.

9 § Medelsförvaltning, kostnadsredovisning och insyn.

Värdkommunen förvaltar organisationens medel. Samverkanskommun har rätt till löpande insyn i nämndens och förvaltningens arbete och redovisning. Värdkommunen ska löpande och på anmodan rapportera till samverkanskommunen hur verksamheten utvecklas och om den ekonomiska situationen under budgetåret.

10 § Inventarier

De inventarier som används i verksamheten i värdkommunen och samverkanskommunen ska tillhöra värdkommunen. Värdkommunen erhåller överförda inventarier. Den samverkande kommunen godkänner att samtliga inventarier överförs.

11 § Försäkring

Värdkommunen ska teckna och vidmakthålla försäkring i erforderlig omfattning för den gemensamma nämndens verksamhet. Det åligger värdkommunen att det finns ett försäkringsskydd för såväl personal som egendom (såsom egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring, olycksfallsförsäkring etc.).

12 § Revision och ansvarsfrihet

Samverkansnämnden arbetsmarknad och värdkommunens förvaltning av verksamheten ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna.

Frågan om ansvarsfrihet ska prövas av kommunfullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna.

6

13 § Arkiv

Värdkommunen är arkivansvarig för alla handlingar och dokument som framställs från och med 2015-05-01 i samverkansnämnden arbetsmarknads verksamhet. Värdkommunen är ansvarig för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt Svenljunga kommuns arkivreglemente.

Arkivansvar för handlingar från tiden före 2015-05-01 kvarligger på var och en av de samverkande kommunerna. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha obegränsad tillgång till dessa äldre arkiv. Vid behov ska äldre akter/handlingar digitaliseras/överföras till värdkommunen. I det fall akter/handlingar överförs till värdkommunen övergår också arkivansvaret för dessa akter/handlingar.

Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt hållas ajour.

Arkivet ska organiseras så att det vid ett eventuellt upphörande av samarbetet går att överlåta akter till samverkanskommun.

Värdkommunen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i samverkansnämnden arbetsmarknads verksamhet.

14 § Sammansättning

Samverkansnämnden arbetsmarknad består av fyra ledamöter och fyra ersättare varav kommunerna vardera utser två ledamöter och två ersättare. Ledamöterna och ersättarna i nämnden väljs för en mandatperiod.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande och en vice ordförande som enligt kommunallagen värdkommunens kommunfullmäktige ska utse. Respektive kommun äger rätt att lämna förslag på namn till uppdragen.

Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Posten som ordförande bör rotera per mandatperiod mellan kommunerna i följande ordning, Tranemo och Svenljunga om inte kommunerna är överens om annat. På samma sätt bör posten som vice ordförande rotera i ordningen Svenljunga och Tranemo.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska inte ha något utskott.

Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha ett presidium som består av ordförande och vice ordförande.

15 § Omförhandling av avtalet

Om förutsättningar för samarbete enligt detta avtal avsevärt förändras på påtagligt sätt ska avtalet omförhandlas. Om arbetsmarknadsenheten inte kan redovisa att organisationens verksamhet kommer invånare i de samverkande kommunerna till del på ett likvärdigt sätt och att det faktiska deltagandet i olika typer av verksamheter/insatser inte står i rimlig proportion till kommunernas relativa befolkningsmängd ska kostnadsfördelningen omförhandlas. Nya villkor träder i kraft

7

ett år därefter eller vid en tidigare tidpunkt om parterna är överens. Omförhandling av avtal och reglemente ska godkännas av respektive kommunfullmäktige.

16 § Avtalets giltighet och uppsägning

Avtal gäller från 2015-05-01 under förutsättning att det godkänts av respektive kommunfullmäktige och därefter undertecknats av behörig firmatecknare. Avtalet är gällande till och med 2022-12-31 (sammanfaller med förtroendevaldas mandatperiod), därefter förlängs avtalet med en mandatperiod i taget om det inte sagts upp.

Uppsägning av avtalet ska ske skriftligen till samtliga parter minst arton månader före avtalstidens utgång i annat fall förlängs avtalet enligt ovan.

Uppsägningstiden om arton månader ska ses mot bakgrund av att kommunerna ska få rimlig tid för att anpassa sina personalresurser och lokaler.

17 § Samarbetets upphörande

I det fall samarbetet upphör fördelas avvecklingskostnaderna, innestående kostnader och skulder enligt fördelningen i 4 §.

Egendom som anskaffats tillhör värdkommunen. Vid upphörande av avtalet ersätts samverkanskommun enligt fördelningen i 4 § för den egendomen som anskaffats. Egendomen ska värderas till dess bokförda värde.

Då organisationens personal är anställd av värdkommunen åligger det de samverkande kommunerna att vid avtalets upphörande erbjuda den gemensamma organisationens anställda företräde till anställning.

Det åvilar värdkommunen att till samverkanskommunen överlämna akter och register vid samarbetets upphörande.

18 § Tvist

Vid tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal ska parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd inte uppnås, rekommenderas parterna utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till kommunstyrelsen i värdkommunen för särskilt förlikningsförfarande. Om förlikning inte kan uppnås ska tvisten slutligt avgöras av allmän domstol varvid tingsrätten i den domsaga inom vilken värdkommunen är belägen ska utgöra första instans.

19 § Force Majeure

Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll.

8

Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt.

För Tranemo kommun 2019-01-XX För Svenljunga kommun 2019 -01 -XX

………………………………… …………………………………

Tony Hansen Stefan CarlssonKommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande

………………………………… …………………………………

Carita Brovall Magnus NilssonKommunchef Kommunchef


§ 219

Avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga (KS/2018:687)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Avveckla gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och

Svenljunga

ÄrendetI den politiska organisationen för Tranemo kommun finns en gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga. Den gemensamma nämnden har funnits sedan 2011-01-01 med ansvar för samverkan inom verksamhetsområde som enligt reglemente skulle fastställas senare. Verksamhetsområde har inte fastställts och nämnden har aldrig nyttjats. För att renodla den politiska organisationen föreslås att den gemensamma nämnden avvecklas.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-02

Beslutet skickas tillServicesektionenUlricehamns kommunSvenljunga kommun



Tjänsteskrivelse om att avveckla gemensam nämnd för gemensamma frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga

Förslag till beslut Avveckla gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och

Svenljunga

ÄrendetI den politiska organisationen för Tranemo kommun finns en gemensam nämnd för frågor mellan Ulricehamn, Tranemo och Svenljunga. Den gemensamma nämnden har funnits sedan 2011-01-01 med ansvar för samverkan inom verksamhetsområde som enligt reglemente skulle fastställas senare. Verksamhetsområde har inte fastställts och nämnden har aldrig nyttjats. För att renodla den politiska organisationen föreslås att den gemensamma nämnden avvecklas.




Beslutsgång

Beslutet skickas tillServicesektionenUlricehamns kommunSvenljunga kommun

Handlingar som ska följa beslutet vid expediering

Status

Carita Brovall Kajsa Montan Kommunchef Funktionschef/Kommunjurist


§ 224

Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna (KS/2018:621)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsenKommunfullmäktige beslutar

Motionen antas. Förvaltningen får i uppdrag att ändra arbetsordning för

kommunfullmäktige, kommunstyrelsens reglemente och ägardirektiv för kommunens bolag i enlighet med ovan beslut.

ÄrendetLouise Bertilsson (MP) har 2018-10-02 lämnat en motion angående yttranderätt för icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige. Louise Bertilsson anser att icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige borde ha rätt att delta i kommunfullmäktiges överläggningar, men inte i beslut, samt att ersättare för ett parti som saknar ordinarie ledamot i kommunstyrelsen eller bolag får möjlighet att lämna en skriftlig anteckning till protokollet. Förvaltningen var i kontakt med Louise Bertilsson 2018-11-05 för att ge motionären tillfälle att utveckla sitt förslag.

I Kommunallagens (KL 2017:725) 5 kap. 40 § anges att fullmäktige får bestämma att också andra än ledamöter ska ha rätt att delta i överläggningar men inte i besluten. Detta regleras dock inte i Tranemo kommuns arbetsordning för kommunfullmäktige (antagen 2018-10-08).Fullmäktige ska däremot ta ställning till om ersättare som inte tjänstgör, men som är närvarande på nämnds- eller styrelsesammanträde, ska ha rätt att delta i överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet (KL 6 kap. 17 §).I kommunstyrelsens reglemente för Tranemo kommun, 13 §, anges att ”Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar, men inte i beslutet.” Även i ägardirektiven för Tranemo kommuns olika bolag anges att ”Ersättare äger närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om han eller hon ej ersätter ledamot.” Däremot regleras inte frågan om att få sin mening antecknad till protokollet.Motionären skriver i sin motion att det föreslagna arbetssättet förekommer bland annat i Svenljunga kommun. I Svenljungas arbetsordning för kommunfullmäktige, § 25, står som följer ”Ersättare i kommunfullmäktige får delta i överläggningen av ett ärende även om de inte tjänstgör. Sådana ersättare

2 (2)

får inte delta i omröstningen eller avge reservation och inte heller framställa yrkanden eller begära votering.” I Svenljunga kommunstyrelses reglemente, § 38, står att ”Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet.”Frågan regleras dock inte alls i ägardirektiv och bolagsordningar för Svenljunga kommuns olika bolag. I Borås stad finns följande skrivning i reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder ”Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna. Ersättare från parti som saknar ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad i protokollet (särskilt yttrande). Sakinnehållet ska i huvudsak ha tillkännagivits under sammanträdet.”Förvaltningen anser att förslaget är positivt ur en demokratisk synpunkt och kan möjligtvis vitalisera debatten i både kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-18Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige, 2018-10-02

Beslutet skickas tillLouise Bertilsson (MP)Medborgarservice och processtöd

StatusKommunstyrelsen

Vår ref: Ida JosefssonProcessekreterareDatum: 2018-10-18Dnr: KS/2018:621

ServicesektionenPostadress: 514 80 Tranemo Besöksadress: Storgatan 26Telefon: 0325-57 60 00 Telefax: 0325-771 32 Direkt: 0325-57 61 31 E-post:[email protected] www.tranemo.se

1 (2)

Svar på Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna

Förslag till beslut Motionen antas.

Förvaltningen får i uppdrag att ändra arbetsordning för kommunfullmäktige, kommunstyrelsens reglemente och ägardirektiv för kommunens bolag i enlighet med ovan beslut.

ÄrendetLouise Bertilsson (MP) har 2018-10-02 lämnat en motion angående yttranderätt för icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige. Louise Bertilsson anser att icke tjänstgörande ersättare i kommunfullmäktige borde ha rätt att delta i kommunfullmäktiges överläggningar, men inte i beslut, samt att ersättare för ett parti som saknar ordinarie ledamot i kommunstyrelsen eller bolag får möjlighet att lämna en skriftlig anteckning till protokollet. Förvaltningen var i kontakt med Louise Bertilsson 2018-11-05 för att ge motionären tillfälle att utveckla sitt förslag.

I Kommunallagens (KL 2017:725) 5 kap. 40 § anges att fullmäktige får bestämma att också andra än ledamöter ska ha rätt att delta i överläggningar men inte i besluten. Detta regleras dock inte i Tranemo kommuns arbetsordning för kommunfullmäktige (antagen 2018-10-08).

Fullmäktige ska däremot ta ställning till om ersättare som inte tjänstgör, men som är närvarande på nämnds- eller styrelsesammanträde, ska ha rätt att delta i överläggningen och få sin mening antecknad till protokollet (KL 6 kap. 17 §).

I kommunstyrelsens reglemente för Tranemo kommun, 13 §, anges att ”Icke tjänstgörande ersättare har rätt att delta i nämndens överläggningar, men inte i beslutet.” Även i ägardirektiven för Tranemo kommuns olika bolag anges att ”Ersättare äger närvaro- och yttranderätt vid styrelsesammanträde även om han eller hon ej ersätter ledamot.” Däremot regleras inte frågan om att få sin mening antecknad till protokollet.

2 (2)

Motionären skriver i sin motion att det föreslagna arbetssättet förekommer bland annat i Svenljunga kommun. I Svenljungas arbetsordning för kommunfullmäktige, § 25, står som följer ”Ersättare i kommunfullmäktige får delta i överläggningen av ett ärende även om de inte tjänstgör. Sådana ersättare får inte delta i omröstningen eller avge reservation och inte heller framställa yrkanden eller begära votering.”

I Svenljunga kommunstyrelses reglemente, § 38, står att ”Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad i protokollet.”Frågan regleras dock inte alls i ägardirektiv och bolagsordningar för Svenljunga kommuns olika bolag.

I Borås stad finns följande skrivning i reglementet för kommunstyrelsen och övriga nämnder ”Även de ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna. Ersättare från parti som saknar ordinarie ledamot i nämnden har rätt att få sin mening antecknad i protokollet (särskilt yttrande). Sakinnehållet ska i huvudsak ha tillkännagivits under sammanträdet.”

Förvaltningen anser att förslaget är positivt ur en demokratisk synpunkt och kan möjligtvis vitalisera debatten i både kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-10-18Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige, 2018-10-02



Beslutsgång

Beslutet skickas tillLouise Bertilsson (MP)Medborgarservice och processtöd

Status/

Kajsa Montan Ida Josefsson

Funktionschef Processekreterare

PROTOKOLLSUTDRAGKommunfullmäktige2018-10-08

§ 105

Inkomna motioner och medborgarförslag (KS/2018:621)

Kommunfullmäktiges beslut Noterar den inkomna motionen Motionen remitteras till kommunstyrelsen för beredning.

Sammanfattning av ärendet Av kommunallagen framgår att en ledamot får väcka ett ärende i fullmäktige genom en motion. Louise Bertilsson (MP) har lämnat en motion om yttranderätt i kommunfullmäktige.

Beslutsunderlag Motion om yttranderätt i kommunfullmäktige från Louise Bertilsson (MP), 2018-10-02

Föredragning och debatt Louise Bertilsson (MP) föredrar sin motion

Status Pågående


§ 229

Riktlinje om tillsyn av privata utförare (KS/2018:644)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Antar Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av

privata utförare

ÄrendetKommunallagen (2017:725), 10 kap 8 § och 9 § kommunallagen avseende tillsyn, definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Samma krav gäller för kommunalförbund.

Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare (LOU) och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV).

Alla sektioner, förutom lärandesektionen är berörda av kravet på uppföljning av privata utförare som genom avtal utför kommunala tjänster. Fristående förskolor och skolor är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 8 § kommunallagen avseende tillsyn.

Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 5 kap 3 § kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare.

Ett program för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare är antaget i Kommunfullmäktige 2016-12-12. Programmet omfattar även uppföljning av utförare i egen regi. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssättet för uppföljning av utförare.

Ärendet har återremitterats från AU 2018-11-01 med anledning av att1. se över riktlinjen med att få en helhet.2. se över riktlinjen för att eventuellt komplettera med intern egenkontroll.

2 (2)

Bifogar upprättade rutiner/checklistor för uppföljning till ärendet.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelsen 2018-11-14 Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförareChecklista vid fördjupad granskning av utförare inom omsorgssektionenChecklistor för uppföljning av privata utförare inom omsorgssektionenChecklista Omsorgssektionen 2018Checklista vid uppföljning Tekniska sektionen 2018

Föredragning och debattKvalitetsstrateg Marie Eriksson och ekonomichef Lars-Gunnar Karlsson föredrar ärendet.

Beslutet skickas tillServicesektionen/ekonomifunktionEkonomifunktionen


Vår ref: Marie ErikssonKvalitetstrategDatum:2018-11-14Dnr: KS/2018:644

Tjänsteskrivelse om riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privat utförare

Förslag till beslut Antar Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av

privata utförare

ÄrendetKommunallagen (2017:725), 10 kap 8 § och 9 § kommunallagen avseende tillsyn, definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Samma krav gäller för kommunalförbund.

Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare (LOU) och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV).

Alla sektioner, förutom lärandesektionen är berörda av kravet på uppföljning av privata utförare som genom avtal utför kommunala tjänster. Fristående förskolor och skolor är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 8 § kommunallagen avseende tillsyn.

Kommunfullmäktige ska varje mandatperiod, enligt 5 kap 3 § kommunallagen, anta ett program med mål och riktlinjer för kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare.

Ett program för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförare är antaget i Kommunfullmäktige 2016-12-12. Programmet omfattar även uppföljning av utförare i egen regi. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssättet för uppföljning av utförare.

Ärendet har återremitterats från AU 2018-11-01 med anledning av att se över riktlinjen med att få en helhet. se över riktlinjen för att eventuellt komplettera med intern egenkontroll.

Bifogar upprättade rutiner/checklistor för uppföljning till ärendet.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelsen 2018-11-14 Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamheter som utförs av privata utförareChecklista vid fördjupad granskning av utförare inom omsorgssektionenChecklistor för uppföljning av privata utförare inom omsorgssektionenChecklista Omsorgssektionen 2018Checklista vid uppföljning Tekniska sektionen 2018



Beslutsgång

Beslutet skickas tillServicesektionen/ekonomifunktionEkonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi)

Status

Carita Brovall Marie Eriksson Sektionschef Kvalitetstrateg

1

RIKTLINJER

Riktlinje för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare

2

StyrdokumentHandlingstyp: Riktlinje angående tillsyn av privata utförareDiarienummer: KS/2018:644Beslutas av: KommunstyrelsenFastställelsedatum: ???Dokumentansvarig: Kvalitetstrateg/EkonomifunktionenRevideras: Minst vart 4:e årFöljs upp av: EkonomifunktionGiltig t o m: 2022-01-01

3

Innehåll

1 Inledning 41.1 Privat utförare ...............................................................................................51.2 Interna utförare.............................................................................................5

2 Syfte 6

3 Tillvägagångssätt vid uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6

4 Sektioner som är berörda av att genomföra uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare 6

5 Uppföljning 75.1 Vad ska uppföljningen omfatta ..................................................................75.2 Hur ska uppföljningen utföras ...................................................................75.3 Vem ska utföra uppföljning ........................................................................85.4 När ska uppföljningen göras ......................................................................8

6 Implementering och tillämpning 8

7 Allmänhetens insyn 8

4

1 Inledning

Kommunallagen, KL, (2017:725) definierar ett generellt krav på att kommuner, landsting och regioner ska kontrollera och följa upp verksamhet som genom avtal lämnats över till privata utförare samt att genom avtalet tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över.

Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen och nämnderna inom sitt verksamhetsområde ansvar för att se till att verksamheterna drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer, att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detta gäller oavsett om verksamheten utförs i egen regi eller utförs av en privat utförare. Detta grundkrav vilar på förhållandet att kommuner, landsting ochregioner är ansvariga för kvalitet och att skattemedel används på ett ansvarsfullt sätt även för verksamheter som genom avtal överlämnas till privata utförare.

Uppföljningsansvaret gäller all den verksamhet som kommuner, landsting ochregioner upphandlat, det vill säga inom alla verksamhetsområden – vård ochomsorg, kultur och fritid, hälso- och sjukvård, gator och parker, fastighetsförvaltning, kommunikationer och annan infrastruktur. Uppföljningsansvaret omfattar de kommunala verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Det kan handla om såväl hela verksamheter (t ex särskilda boenden för äldre) som delar av en verksamhet med stor betydelse för medborgaren/ brukaren (t ex måltidsverksamhet och städning).

Uppföljningen har tre övergripande syften:

kontrollera att verksamheten utförs i enlighet med förfrågningsunderlag, anbud och avtal

utgöra ett underlag i kommunens kvalitetsarbete för att utveckla och förbättra verksamhet och tjänster till medborgarna

säkerställa att verksamheten planeras och utförs i enlighet med gällande styrdokument.

Kommunfullmäktige har, enligt 5 kap 3 § kommunallagen, antagit ett program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare (diarienummer KS/2016:74) och som även omfattar interna verksamheter. I detta program framgår att riktlinjer ska upprättas. Denna riktlinje beskriver omfattningen av och tillvägagångssätt för uppföljning av utförare.

5

1.1 Privat utförareMed privat utförare avses, enligt 10 kap. 7 § kommunallagen, en juridisk person eller en enskild individ/enskild firma som har hand om en kommunal angelägenhet. En juridisk person är ett aktiebolag, handelsbolag, ekonomisk eller ideell förening eller stiftelse. Även idéburna organisationer och kooperativa föreningar kan vara privata utförare. Däremot avses inte delägda kommunala bolag eller kommunala stiftelser. I respektive bolagsordning bör det framgå att de kommunala bolagen ska ge allmänheten insyn i sådan verksamhet som bolaget genom avtal lämnar över till en privat utförare.

Kommunen är huvudman för en verksamhet både då verksamheten bedrivs av en upphandlad utförare och då verksamheten bedrivs av utförare enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Fristående förskolor och skolor är inte privata utförare utan är sina egna huvudmän och omfattas inte av 10 kap 7 § kommunallagen avseende tillsyn.

1.2 Interna utförare

Krav på uppföljning finns även på den utförarverksamhet som bedrivs internt och följs upp i planerings- och uppföljningsprocessen där mål och åtgärder för verksamheterna finns preciserade. Mål och mått för verksamheterna utgår från nationell och intern statistik. Risker identifieras och kontrolleras årligen i kommunens interna kontrollplan, IKP, per sektion. Klagomål- och synpunktshantering är ytterligare en del i kommunens egenkontroll.

Inom Omsorgssektionen sker uppföljning av kvalitet också med hjälp av framtagen modell för uppföljning av LOV-företag som kommunen har avtal med. Denna modell kan även användas för granskning av interna verksamheter inom Omsorgssektionen. Egenkontroller i form av resultat av brukarenkäter, avvikelsehantering och anmälningar, journalgranskning och granskningar av IVO, Inspektionen för vård omsorg, sammanställs i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse årligen.

6

2 Syfte

Riktlinjen syftar till att alla sektioner där avtal finns med privata utförare, ska hantera uppföljningen på ett gemensamt tillvägagångssätt.

Att sektionernas ansvar för uppföljning är tydliggjort, både vad gäller privata som interna verksamheter.

3 Tillvägagångssätt vid uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare

Uppföljning av privat utförd verksamhet kan ha olika utgångspunkter och uppföljningen behöver anpassas till den verksamhet som bedrivs. Ju mer beroende invånarna är av verksamheten desto större är kravet på uppföljning och kontroll och att identifiera vilka risker som kan finnas.

Varje sektion styrs av lagar, avtal och politiska mål i sektionernas planer - ekonomi, personal, verksamhet och interna kontrollplaner enligt kommunens planering- och uppföljningsprocess.

Upprättade verksamhetsspecifika rutiner och checklistor, baserat på avtal och förfrågningsunderlag med privata utförare, förtydligar varje sektions/områdes krav på uppföljning och används vid uppföljningen.

4 Sektioner som är berörda av att genomföra uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare

Tekniska sektionen omfattar

- Gator/parker- Renhållning- Färdtjänst - Städ

Omsorgssektionen omfattar

- Privata utförare inom Vård och omsorg enligt LOV, Lagen om valfrihetssystem (2008:962)

Företag som är valbara enligt LOV, Lagen om valfrihetssystem (2008:962) inom Omsorgssektionen finns tillgängliga på kommunens hemsida.

7

Lärandesektionen omfattar- Skolskjutsar

5 Uppföljning

5.1 Vad ska uppföljningen omfatta - att företagens soliditet är tillfredsställande.

- att företaget följer tillämplig lagstiftning.

- att det finns tecknade ansvarsförsäkringar.

- att tjänsten utförs i enlighet med beskrivning i avtalet.

- att om företaget har underleverantörer följa upp båda parter.

- att gällande lagstiftningar följs.

- att tjänsten följer kommunens politiska mål.

- att avvikelser granskas, förklaras och åtgärdas.

5.2 Hur ska uppföljningen utföras Uppföljning av kommunens måldokument - syftar till att följa upp om

verksamheten bedrivs och utvecklas i linje med fastställda mål.

Att granska den privata utförarens årsredovisning och verksamhetsberättelse enligt gällande avtal beroende på bolagsform och gällande lagar.

Ta del av nationell statistik/kundenkäter/brukaruppföljning - syftar till att följa upp brukarnas/kundernas upplevelser av den verksamhet som bedrivs och/eller kontrollera att enskild som får någon insats från kommunen får rätt stöd i överensstämmelse med eventuella beslut.

Beakta inkomna synpunkter som berör aktuell verksamhet (kommunens synpunktshantering samt synpunkter som kan ha inkommit till den privata utföraren).

Att oanmälda besök och stickprovskontroller genomförs - syftar till att ge en översiktlig bild av förhållanden i en verksamhet.

Bjuda in till årliga möten med utförare – syftar till att ha en god dialog med utförare, ta hand om frågeställningar och oklarheter

8

Genomföra årlig riskanalys, kontrollaktiviteter och rapportering, i kommunens/sektionens interna kontrollplan (IKP)

Vid brister i utförande och avvikelse från avtal/förfrågningsunderlag redovisar ansvarig för tillsynen i årsrapport hur detta hanterats av utföraren.

Beakta resultat av eventuella tillsynsmyndigheter.

5.3 Vem ska utföra uppföljning Huvudansvarig för uppföljning är varje sektionschef.

Ansvaret för att genomföra kontroller anges i kommunens interna kontrollplan. Kontrollaktiviteter dokumenteras.

Sektionschef sammanställer årsrapporter enligt planerings- och uppföljningsprocessen och intern kontrollplan.

5.4 När ska uppföljningen göras Regelbunden uppföljning av företagen enligt årshjul planeras och

genomförs eller på förekommen anledning (vid brister i utförandet eller annat).

Interna verksamheter följer upp och redovisar sina resultat i kommunens uppföljningsverktyg Stratsys enligt årshjul och i förekommande fall i kvalitets- och patientsäkerhetsberättelser.

6 Implementering och tillämpning

Implementering av riktlinjen sker i linjeorganisationen.

Riskanalyser, kontrollaktiviteter och åtgärder sammanställs årligen enligt kommunens årshjul.

Ansvarig bokar regelbundna möten med de utförande bolagen och genomför även stickprovskontroller i verksamheterna med hjälp av rutiner och checklista per sektion/funktion. Detta anges i årshjulet.

9

7 Allmänhetens insyn

Redogörelse av uppföljningsansvaret och sammanfattande redovisningar ska finnas tillgängliga i årsredovisningen på kommunens hemsida.

Checklista för uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare, OmsorgssektionenUTFÖRARE/FÖRETAG

……………………………………………………………………………………………….

ANSVARIG CHEF

………………………………………………………………………………………………..

DATUM

Ansvarig för uppföljning…………………………………………………………..Utgå från avtal, risker i Intern kontrollplan och riktlinjen

Områden att granska/Risker Godkänt Inte godkänt

Krav på förbättring

Tidsplan för åtgärder

Soliditet/ekonomiAvtalstrohetTjänsteleverans/ Måluppfyllelse (se avtal, förfrågningsunderlag)Finns aktuella ansvarsförsäkringarFinns underleverantörer - följa upp båda parterLagar - efterlevnad Klagomål/avvikelserEgenkontroller (avvikelser, statistik, enkäter)

Sektionschef eller av denne utsedd ansvarig chef ansvarar för uppföljningen:

- Genomgång av avtal- Stickprovskontroller- Följsamhet till avtal enligt checklista - Årliga utförarmöten- Oanmälda besök

Sammanfatta resultat av uppföljningar en gång per år, ska ingå i årsredovisningen på kommunens hemsida.

Checklista för uppföljning av verksamhet som utförs av privata utförare, Tekniska sektionenUTFÖRARE/FÖRETAG

……………………………………………………………………………………………….

ANSVARIG CHEF

………………………………………………………………………………………………..

DATUM

Ansvarig för uppföljning…………………………………………………………..Utgå från avtal, risker i Intern kontrollplan och riktlinjen

Områden att granska/Risker Godkänt Inte godkänt

Krav på förbättring

Tidsplan för åtgärder

Soliditet/ekonomiAvtalstrohetTjänsteleverans/ Måluppfyllelse (se avtal)Finns aktuella ansvarsförsäkringarFinns underleverantörer - följa upp båda parterLagar - efterlevnad Klagomål/avvikelserEgenkontroller (avvikelser, statistik, enkäter)

Sektionschef eller av denne utsedd ansvarig chef ansvarar för uppföljningen:

- Genomgång av avtal- Stickprovskontroller- Följsamhet till avtal enligt checklista - Årliga utförarmöten- Oanmälda besök

Sammanfatta resultat av uppföljningar en gång per år, ska ingå i årsredovisningen på kommunens hemsida.

Bilaga 3

Modell för uppföljning granskning av utförare inom Omsorgssektionen 2019-01-01

1

Modell för uppföljning och granskning av utförare inom Omsorgssektionen

Enligt socialtjänstlagen har kommunen det yttersta ansvaret för utförandet av insatser till enskilda inom välfärdsområdet. Ansvaret innebär att Socialnämnd/annat ska följa upp och utvärdera kvaliteten på utförda tjänster till den enskilde inom Omsorgssektionen.

Denna modell är underlag för uppföljning och granskning av kvaliteten på den verksamhet som bedrivs oavsett vem som utför insatserna, kommunala eller privata utförare. Uppföljningen och granskningen sker med utgångspunkt från lagstiftningens kvalitetskrav samt kommunens mål och styrdokument. För att ge politik, verksamhet och kunder en tydlig bild av verksamheternas kvalitet sammanställs en årlig kvalitetsrapport som publiceras på kommunens hemsida

Bakgrund

Socialtjänsten styrs av lagstiftning och nationella riktlinjer. Under 2010 har Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting fastställt sex kvalitetsområden inom socialtjänsten - Dessa områden ska tillsammans ge en helhetsbild av socialtjänstens * arbete och ha ett antal indikatorer kopplade till sig. ”Nationella indikatorer i socialtjänst och hemsjukvård”* http://www.socialstyrelsen.se/indikatorer/godvardochomsorgisocialtjansten.

De sex kvalitetsområdena inom socialtjänsten är:

- Självbestämmande och integritet - Helhetssyn och samordning - Trygg och säker - Kunskapsbaserad - Tillgänglig - Effektiv

http://www.socialstyrelsen.se/indikatorer/godvardochomsorgisocialtjansten



Bilaga 3


2

Självbestämmande och integritet

Självbestämmande och integritet innebär att den enskilde är delaktig, har inflytande och ges möjlighet till egna val.

Helhetssyn och samordning

Helhetssyn utgår från den enskildes samlade livssituation. Då den enskilde har behov av tjänster som bedrivs inom olika verksamheter eller av olika utförare och professioner är dessa samordnade. Det finns en tydlig ansvarsfördelning. Tjänsterna präglas av kontinuitet.

Trygghet och säkerhet

Trygg och säker innebär att tjänsterna utförs enligt gällande regelverk. Tjänsterna är transparanta vilket innebär förutsägbarhet och möjlighet till insyn. Risk för kränkning, försummelse, fysisk eller psykisk skada förhindras genom förebyggande arbete.

Kunskapsbaserad verksamhet

Kunskapsbaserad innebär att tjänsterna utförs i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet. Den enskildes erfarenheter tas till vara.

Tillgänglighet

Tillgänglig innebär att det är lätt att få kontakt med socialtjänsten och vid behov få del av tjänsterna inom rimlig tid. Information och kommunikation är begriplig och anpassad efter olika gruppers och individers behov. Kommunikationen mellan den enskilde och professionen präglas av ömsesidighet och dialog. Verksamheterna är fysiskt tillgängliga.

Effektivitet

Effektivitet innebär att resurserna utnyttjas på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål för verksamheten.

Bilaga 3


3

Utifrån ovanstående sex kvalitetsområden samt förfrågningsunderlaget har kommunen tagit fram följande modell för uppföljning och granskning av verksamhet.

Uppföljningen och granskningen består av fyra delar:- Kundernas uppfattning av kvalitet (brukarundersökning, avser Äldreomsorgen)- Fördjupad granskning av utförare- Sammanställning av information från ytterligare informationskällor (som ex Öppna

jämförelser, Verksamhetsberättelser mm)

Kundernas uppfattning av kvalitet (brukarundersökning) Socialstyrelsen genomför årligen en brukarundersökning. ”Vad tycker de äldre om äldreomsorgen?” Resultatet offentliggörs vid årsskiftet. (Avser Äldreomsorgen)

http://www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser.

Fördjupad granskning av utförareFördjupad granskning ska genomföras minst vart tredje år, om kommunen bedömer att det finns skäl för en sådan eller som speciellt riktad uppföljning.

Som stöd för granskningen används dokumentet ”Checklista vid fördjupad granskning”, bilaga 2.

Den fördjupade granskningen avser bland annat;

- dokumentation- enskilda ärenden- introduktion av nyanställda- följsamhet till rutiner och riktlinjer

Ytterligare informationskällorUtöver ovanstående kan information inhämtas från både lokala och nationella informationskällor, där information som är relevant för bedömning av utförarnas kvalitet finns ex;

- Klagomål och avvikelser- Nationell statistik- Verksamhetsberättelse- Kvalitetsregister

http://www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser

http://www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser

Bilaga 3


4

- Beställare inom kommunen

Resultatet:

1. Granskad utförare får en kvalietsrapport

2. Utföraren upprättar en handlingsplan för att åtgärda förbättringspunkter enligt rapporten

3. Enheten rapporterar skriftligen uppnådda resultat till kommunens granskningsansvariga

4. Kvalitetsrapporten diarieförs liksom slutförd handlingsplan (ett diarienr. för årets samtliga granskningar inom Vård och omsorg och Funktionsnedsättning och socialt stöd)

Bilaga 4

Modell för uppföljning granskning av Välfärdstjänster 2019-01-01

Fördjupad granskning av utförare inom Välfärdsområdet:

Kommunen har ett underlag för uppföljning och kvalitetssäkring av utförare oavsett om det sker av den egna kommunala verksamheten eller av privata utförare.

Denna fördjupade granskning gäller:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………….

(utförande verksamhet)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(ansvarig enhetschef, el dy)

Datum för granskning:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Granskning är genomförd av:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Checklista vid fördjupad kvalitetsuppföljning; Granskningsområdena anknyter till de områden som tas upp i den årliga självskattningen som i sin tur berör de 6 kvalitetsområden som socialstyrelsen pekar ut.

Materialet är tänkt att användas som ett underlag vid fördjupad granskning. Denna granskning genomförs genom samtal samt granskning av dokument.

Självbestämmande och integritet Den enskilde är delaktig, har inflytande och ges möjlighet till egna val

Kvalitetsindikatorer→ Alla brukare har en aktuell genomförandeplan→ Alla brukare ges möjlighet att vara med och utforma sin genomförandeplan→ Vi som utförare kan tillgodose brukarnas individuella önskemål

Bilaga 4


Granskning av genomförandeplaner:

Framgår följande uppgifter? ja nej

Finns aktuell genomförandeplan?

Datum för upprättande av planen eller senaste uppföljning?

Datum för planerad uppföljning?

Vad den enskilde behöver hjälp med?

Hur hjälpen/stödet skall ges?

Om den enskilde utför delar av insatsen?

Mål för insatsen/erna eller delar av en insats?

När hjälpen/insatsen ska ges?

Planerat utifrån fysiska behov?

Planerat utifrån sociala behov?

Planerat utifrån psykiska behov?

Planerat utifrån existentiella behov?

Om planen är skriven med respekt för den enskilde?Ordval, egna värderingar och förutfattade meningarGer planen tillräcklig information för att säkra kontinuitet i genomförandet av insatser?Är planen undertecknad av den enskilde eller dennes företrädare?

Kommentarer:

Helhetssyn och samordning Insatser/tjänster som utförs av olika utförare och/eller professioner är samordnade, det finns tydlig ansvarsfördelning, tjänsterna präglas av kontinuitet

Kvalitetsindikatorer→ Vi som utförare känner till kommunens mål, policys och riktlinjer→ Vi som utförare följer alltid beställningsrutinen när vi får en beställning av insats

Vilka former för samverkan finns kring den enskilde och vilka deltar? Rutiner?

Hur kvalitetssäkras informationsflöde? Avser information mellan olika professioner

Bilaga 4


och mellan verksamhet och den enskilde.

Hur arbetar ni för att få största möjliga kontinuitet för enskilde?

Granskning av personalkontinuitet:

Ange andel timmar utförda av timanställda i relation till totala antalet timmar i området.

Hur många olika personer möter den enskilde i genomsnitt per dygn? (beräknat per månad)

Kommentarer:

Trygghet och säkerhetInsatserna/tjänsterna utförs enligt gällande regelverk. Tjänsterna är transparanta vilket innebär förutsägbarhet och möjlighet till insyn. Risk för kränkning, försummelse, fysisk eller psykisk skada förhindras genom förebyggande arbete.

Kvalitetsindikatorer:→ All personal som jobbar med beställda insatser är informerade muntligt och

skriftligt om vad som gäller för offentlighet och sekretess.→ All personal som arbetar med beställda insatser vet om att de är skyldiga att

rapportera avvikelser och missförhållanden.→ All nyanställd personal har genomgått introduktionsprogram.→ I verksamheten bedrivs ett strukturerat kvalitetsarbete med händelseanalys av

rapporterade avvikelser.

Finns signerade blanketter om mottagen information om offentlighet och sekretess?

Ja Nej

Finns introduktionsprogram eller rutin för introduktion av nyanställda?

Bilaga 4


Vad ingår i introduktion av nyanställda? (Be om kopia)

Finns rutiner för avvikelsehantering?

Finns rutiner för Skydds- och begränsningsåtgärder?

Antal avvikelser under senaste året?

Finns analyser av rapporterade avvikelser?

Kan något område ringas in som särskilt frekvent (ex fall)?

Har en samlad analys av avvikelser gjorts på enheten?

Vad blev i så fall resultatet av en sådan analys?

Ge exempel på hur man praktiskt arbetat med att åtgärda och förebygga till följd av avvikelserapportering?

Kunskapsbaserad verksamhet Tjänsterna utförs i enlighet med vetenskap och beprövad erfarenhet, erfarenheter tas till vara.

Kvalitetsindikatorer:→ Om verksamheten utför omvårdnadsinsatser, finns vid varje arbetspass och i varje

geografiskt område, personal i tjänst som har fullföljt omvårdnadsprogrammet eller motsvarande utbildning med godkända betyg.

→ All personal har tillräcklig kunskap om och kan använda aktuellt dokumentationsprogram.

→ Den enskilde får alltid hjälp av personal med relevant utbildning.→ All personal har individuell plan för kompetensutveckling.

Vilka kompetensutvecklingsinsatser har enhetens medarbetare deltagit i under det senaste året?

Finns det medarbetare med ”spetskompetens”?

Inom vilket/vilka områden?

På vilket sätt kommer spetskompetensen den enskilde till del?

Bilaga 4


På vilket sätt kommer spetskompetensen de övriga medarbetarna till del?

Tillgänglighet Lätt att få kontakt med socialtjänsten, få tjänsterna utförda inom rimlig tid. Tillgång till information och kommunikation som är begriplig och anpassad. Kommunikationen präglas av ömsesidighet och dialog. Verksamheterna är fysiskt tillgängliga

Kvalitetsindikatorer→ Beställd omvårdnadsinsats påbörjas alltid inom 48 timmar.→ Beställd serviceinsats påbörjas alltid inom 7 dagar.→ Beställd Daglig verksamhet ska påbörjas snarast efter den enskildes val, dock ska den enskilde kunna börja vald verksamhet senast efter tre (3) månader efter registrerat datum för valet.→ Den enskilde har en kontaktman.→ Vi har en fungerande rutin för klagomålshantering.→ Alla brukare har fått information om möjligheten att lämna klagomål och

synpunkter.

Vad är den genomsnittliga tidsåtgången från det att ärendet (beviljad insats) inkommit till det att verksamheten utför?

Vilka kommunikationsformer (utöver tillfället då beviljad insats utförs) finns mellan brukare och utförare? (ex skriftlig info, kontaktman är budbärare, telefonkontakter, möten eller andra former?)

Vilka uppgifter ingår i kontaktmannaskapet?Rutin?

På vilket sätt informeras den enskilde om möjligheten att lämna klagomål? Finns det

Bilaga 4


inkomna klagomål det senaste året? Vad har det rört sig om och hur har det hanterats?

Hur fungerar insatsen trygghetslarm? Svarstider?

Effektivitet Resurserna utnyttjas på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål för verksamheten

Kvalitetsindikatorer→ Alla medarbetare är väl förtrogna med målen för verksamheten, både enhetens

egna och övergripande.→ Alla medarbetare känner till rutiner och riktlinjer som styr arbete och arbetar efter

dessa.

Vilka är de övergripande målen för verksamheten och hur arbetar man för att nå sina mål?

Vilka förbättringsområden kan man se i samarbetet/samverkan med samarbetspartners (interna/externa)?

Vad kan utvecklas för att få ett bättre resursutnyttjande?


§ 231

Riktlinjer för riksfärdtjänst. (KS/2018:679)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Antar riktlinjer för riksfärdtjänst.

ÄrendetEn kommun ska lämna ersättning för resekostnader för personer som till följd av ett stort och varaktigt funktionshinder måste resa på ett särskilt kostsamt sätt.Gällande egenavgifter för riksfärdtjänst har dessa beslutats av regeringen år 1993, se bilaga 4 Förordning (1993:1 148) om egenavgifter vid resor med riksfärdtjänst. Egenavgifterna har under många år varit regeringen aktuella för en kostnadshöjning men ännu är inget nytt beslut av dessa taget. Riktlinjerna godkänner att färdtjänstresenären har rätt till ett visst bagage, något det inte ges utrymme för i lagrummet, såsom nödvändiga gånghjälpmedel och rätt att ta med två kassar alternativt en resväska eller motsvarande som normalt kan bäras av en resenär på en kollektivresa. Nytt för riktlinjer gällande riksfärdtjänst 2018, jämfört med 2014 års riktlinjer, är bland annat att ansökan om riksfärdtjänst ska ske senast tre veckor innan dagen för avresa. Likaså ska en beviljad riksfärdtjänst, som beslutats till fordon av personbilstyp, beställas av entreprenör senast två dagar före avgångsdag.Dessa riktlinjer ska genom revidering förtydligas och uppdateras i förhållande till de nu rådande riktlinjerna för riksfärdtjänst KS/2014:336. Riktlinjerna kompletterar Lag (1997:735) om riksfärdtjänst.Riktlinjerna ska revideras minst vart fjärde år.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-12Riktlinjer för riksfärdtjänst.

Föredragning och debattSektionschef Karl-Johan Ohlin och handläggare Petra Annerdahlen föredrar ärendet

Beslutet skickas tillTekniska sektionen

2 (2)

OmsorgssektionenEkonomifunktionen

Handlingar som ska följa beslutet vid expedieringRiktlinjer för riksfärdtjänst.


Vår ref: Petra AnnerdahlenHandläggareDatum:2018-10-30Dnr: KS/2018:679

Tjänsteskrivelse om riktlinjer för riksfärdtjänst

Förslag till beslut Antar riktlinjer för riksfärdtjänst.

ÄrendetEn kommun ska lämna ersättning för resekostnader för personer som till följd av ett stort och varaktigt funktionshinder måste resa på ett särskilt kostsamt sätt.Gällande egenavgifter för riksfärdtjänst har dessa beslutats av regeringen år 1993, se bilaga 4 Förordning (1993:1 148) om egenavgifter vid resor med riksfärdtjänst. Egenavgifterna har under många år varit regeringen aktuella för en kostnadshöjning men ännu är inget nytt beslut av dessa taget. Riktlinjerna godkänner att färdtjänstresenären har rätt till ett visst bagage, något det inte ges utrymme för i lagrummet, såsom nödvändiga gånghjälpmedel och rätt att ta med två kassar alternativt en resväska eller motsvarande som normalt kan bäras av en resenär på en kollektivresa. Nytt för riktlinjer gällande riksfärdtjänst 2018, jämfört med 2014 års riktlinjer, är bland annat att ansökan om riksfärdtjänst ska ske senast tre veckor innan dagen för avresa. Likaså ska en beviljad riksfärdtjänst, som beslutats till fordon av personbilstyp, beställas av entreprenör senast två dagar före avgångsdag.Dessa riktlinjer ska genom revidering förtydligas och uppdateras i förhållande till de nu rådande riktlinjerna för riksfärdtjänst KS/2014:336. Riktlinjerna kompletterar Lag (1997:735) om riksfärdtjänst.Riktlinjerna ska revideras minst vart fjärde år.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-12Riktlinjer för riksfärdtjänst.



Beslutsgång

Beslutet skickas tillTekniska sektionenOmsorgssektionenEkonomifunktionen

Handlingar som ska följa beslutet vid expedieringRiktlinjer för riksfärdtjänst.

Status

Karl-Johan Ohlin Petra Annerdahlen Sektionschef Handläggare

1

RIKTLINJER

Riktlinjer gällande riksfärdtjänst.

2

StyrdokumentHandlingstyp: Riktlinjer gällande riksfärdtjänst. Diarienummer: KS/2018:679Beslutas av: Fastställelsedatum: Dokumentansvarig: Sektionschef Tekniska sektionen Revideras: Minst vart 4:e årFöljs upp av: KommunfullmäktigeTidigare versioner: KS/2014:336

3

Innehåll

1 Inledning 4

2 Syfte 4

3 Riktlinjer gällande riksfärdtjänst. 5

4 Implementering och tillämpning 8

5 Uppföljning 8

4

1 Inledning

I de fall en person inte bedöms klara av att resa med allmänna kommunikationer på egen hand, inte heller med den hjälp i form av ledsagarservice och annan service som en resenär kostnadsfritt kan få på stationerna under resorna, ska ersättning utgå från kommunen för fördyrade resekostnader. Lag om riksfärdtjänst (1997:735) reglerar rätten till riksfärdtjänst och i 1 § anges ”En kommun skall på de villkor som anges i denna lag lämna ersättning för reskostnader för personer som till följd av ett stort och varaktigt funktionshinder måste resa på ett särskilt kostsamt sätt”.

2 Syfte

De nu gällande riktlinjerna för riksfärdtjänst (2014:336) antogs av kommunfullmäktige 2014-12-15, § 162. Ärendet tas upp nu eftersom riktlinjer av detta slag ska revideras minst vart fjärde år. Riktlinjerna ska tydliggöra och komplettera lagen om riksfärdtjänst så att det framgår vad som gäller för Tranemo kommuns riksfärdtjänst.

5

3 Riktlinjer gällande riksfärdtjänst.

Beslut om riksfärdtjänst fattas av delegat som kommunstyrelsen har utsett.

Den som söker riksfärdtjänst ska vara folkbokförd i kommunen och ha ett funktionshinder som är bestående i mer än tre månader.

Ansökan till riksfärdtjänst ska, efter begäran, kompletteras med intyg från läkare eller annan sakkunnig.

Ansökan om tillstånd för riksfärdtjänst görs skriftligen, på särskild blankett, som tillhandahålls av kommunen. Varje enskild resa kräver egen ansökan och särskilt beslut. I särskilda fall kan en ansökan beviljas öppen under en kalendermånad.

Ansökan måste vara kommunens handläggare tillhanda senast tre veckor före önskad resdag för att beslut ska hinna fattas innan resan ska äga rum. Inför storhelger och semesterperiod (15 juni - 15 augusti) ska ansökan inkomma senast fyra veckor före önskad resdag. Avvikelser för ansökningstid kan tillfälligt komma att förändras och sker då enligt annonsering på hemsida och i lokaltidning.

Ändamålet med resan ska vara rekreation, fritidsverksamhet eller annan enskild angelägenhet. Tillstånd beviljas inte för resor som har samband med arbete, utbildning eller medicinsk vård och behandling. Tillstånd beviljas heller inte för resor inom en verksamhet eller för resor som av någon annan anledning ska bekostas av det allmänna (d.v.s. staten, regionen eller annan kommunal verksamhet) till exempel gruppresor, sjukresor och resor som ska bekostas av försäkringskassan.

Vid riksfärdtjänst används alltid buss, tåg eller liknande, med ledsagare, som färdmedel i första hand. Fordon av personbilstyp och särskilt anpassat fordon används alltid i sista hand. En kombination av olika

6

fordon kan dock ske under samma resa. Val av fordon utgår alltid efter den sökandes möjligheter och det minst kostsamma för kommunen.

Tillstånd till ledsagare beviljas endast då den riksfärdtjänstberättigade behöver hjälp under färden, förutom den hjälp som erhålls av resebolaget. Tillståndet är således knutet till själva resan och inte till det behov av hjälp som eventuellt krävs vid själva resmålet. Ledsagare måste stiga av och på samma plats som den riksfärdtjänstberättigade och på alla sätt kunna tillgodose den berättigades behov. Att tillhandahålla ledsagare åligger den enskilda tillståndshavaren, god man eller anhörig. Om ledsagaren återvänder tidigare än riksfärdtjänstberättigad används billigaste färdsättet. Ledsagarens reskostnad betalas av kommunen.

En riksfärdtjänstresa kan, när så är möjligt med hänsyn till ändamålet med resan, förskjutas i tid både före och efter önskad avresetid för att möjliggöra samåkning och minska reskostnaderna.

Riksfärdtjänstens egenavgifter är beslutade av regeringen. Egenavgiften är detsamma oavsett färdmedel och grundas på kilometeravstånd.

I de fall riksfärdtjänstresan beviljas med buss, tåg eller annat allmänt färdsätt beställs och betalas resan av tillståndshavaren som i efterhand ersätts av kommunen för utlägget minus egenavgiften.

Beställning av riksfärdtjänst som beslutats ske med taxi eller särskilt anpassat fordon görs av tillståndshavaren senast två dagar före avresan till den entreprenör som kommunen tecknat avtal med. Vid storhelger och i semestertider krävs längre framförhållning. Information om detta ges via kommunens hemsida och lokaltidning.

Vid resor med riksfärdtjänst ingår det aktuella resebolagets service.

Riksfärdtjänstberättigad har, utöver personliga gånghjälpmedel, rätt att ta med två kassar alternativt en resväska eller motsvarande som normalt kan bäras av resenären på en kollektivtrafikresa.

7

Vid resor med riksfärdtjänst gäller resebolagets regler för medtagande av husdjur.

8

4 Implementering och tillämpning

Riktlinjer gällande riksfärdtjänst ska göras tillgänglig på kommunens hemsida, delges omsorgschefer och delges entreprenören för färdtjänst.

Riktlinjerna ska fungera som ett stöd i färdtjänstfrågor för alla som har behov av dem.

5 Uppföljning

Detta dokument ska granskas och revideras minst vart fjärde år i form av en omvärldsanalys för att riktlinjerna ska anpassas till gällande regelverk.

PROTOKOLLSUTDRAGOmsorgsutskottet2018-11-29

§ 236

Rapport enligt Lex Sarah T12160 (KS/2018:661)

Omsorgs- och folkhälsoutskottets förslag till kommunstyrelsen Notera informationen.

BeslutsmotiveringUtredningen visar att den rapporterade händelsen varit ett allvarligt missförhållande. Anmälan till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt 14 kap. 7 § socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) är gjord den 7 november 2018.

ÄrendetEn brukare med egenansvar för sina pengar har blivit av med kontanter i sitt vård- och omsorgsboende. Polisanmälan är gjord eftersom pengarna bedöms ha försvunnit på otillbörlig väg. Anmälan har dock lagts ner. Före händelsen ställdes en muntlig förfrågan till brukaren om hen ville skriva ett samarbetsavtal, men brukaren tackade nej. Skriftlig dokumentation om detta saknas.Verksamheten har under året uppmärksammat att brukarens pengar fort tagit slut. Därför valde personalen i slutet av sommaren, utan att informera eller be om brukarens samtycke, dokumentera brukarens inköp och kontanta medel. Åtgärden har dokumenterats på löspapper och inte i brukarens journal. Där är den gjord först efter att händelsen rapporterats. Händelsen bedöms som ett allvarligt missförhållande därför att brukarens integritet och rättssäkerhet har kränkts när vi vidtagit åtgärder utan att informera och begära samtycke från den enskilde. Åtgärder har också lett till att brukaren blivit av med mer pengar än nödvändigt. Vårt fokus har varit på att hitta en tjuv istället för att värna den enskilde.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-10-22Utredning lex Sarah T12160, 2018-10-19

Föredragning och debattUtredare Louise Bertilsson fördrar ärendet.

2 (2)

Beslutet skickas tillOmsorgssektionen


Vår ref: Louise BertilssonSocialt ansvarig samordnareDatum:2018-10-22Dnr: KS/2018:661

Tjänsteskrivelse om Lex Sarah T12160

Förslag till beslut Notera informationen

BeslutsmotiveringUtredningen visar att den rapporterade händelsen varit ett allvarligt missförhållande. Anmälan till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt 14 kap. 7 § socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) är gjord den 7 november 2018.

ÄrendetEn brukare med egenansvar för sina pengar har blivit av med kontanter i sitt vård- och omsorgsboende. Polisanmälan är gjord eftersom pengarna bedöms ha försvunnit på otillbörlig väg. Anmälan har dock lagts ner. Före händelsen ställdes en muntlig förfrågan till brukaren om hen ville skriva ett samarbetsavtal, men brukaren tackade nej. Skriftlig dokumentation om detta saknas.Verksamheten har under året uppmärksammat att brukarens pengar fort tagit slut. Därför valde personalen i slutet av sommaren, utan att informera eller be om brukarens samtycke, dokumentera brukarens inköp och kontanta medel. Åtgärden har dokumenterats på löspapper och inte i brukarens journal. Där är den gjord först efter att händelsen rapporterats. Händelsen bedöms som ett allvarligt missförhållande därför att brukarens integritet och rättssäkerhet har kränkts när vi vidtagit åtgärder utan att informera och begära samtycke från den enskilde. Åtgärder har också lett till att brukaren blivit av med mer pengar än nödvändigt. Vårt fokus har varit på att hitta en tjuv istället för att värna den enskilde.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-10-22Utredning lex Sarah T12160, 2018-10-19



Beslutsgång

Beslutet skickas tillOmsorgssektionen

Status

Solveig Eldenholm Louise Bertilsson Sektionschef Socialt ansvarig samordnare

Vår ref: Louise Bertilsson Verksamhetsutvecklare/Socialt ansvarig samordnare Datum: 2018-10-19Dnr: KS/2018:661

1 (5)

Utredning lex Sarah T12160

Rapport lex Sarah Skriftlig rapport lex Sarah enligt 14 kap 3 § SoL lämnades den 1 oktober 2018 och avser ekonomiska övergrepp. En brukare boende på ett särskilt boende för äldre misstänks ha blivit bestulen på större summor pengar vid minst fyra tillfällen.

Vad har hänt?Under året har misstankar funnits om att brukaren blivit av med pengar. Brukaren har haft sin plånbok liggandes fritt i lägenheten och ibland även haft sedlar liggandes löst. Brukaren har inte reagerat direkt, men känt att pengarna gått åt fort. Brukaren har ofta bett om att göra nya uttag.

Brukaren sköter själv sina pengar och använder dem till att göra inköp i dagligvaruhandeln en gång per vecka. Inköp görs tillsammans med kontaktperson på boendet. Inför inköpen går brukaren till bankomat för uttag. Ibland måste personalen hjälpa brukaren att slå koden. Vid dessa tillfällen görs en avstämning av brukarens kontanter. På boendet använder brukaren pengar för att göra vissa mindre inköp samt till frisörbesök etc. På boendet kan endast kontanter användas.

Som en första åtgärd kom kontaktperson, områdeschef och brukare överens om att brukaren skulle låsa in sin plånbok i ett skåp. Nyckeln till det skåpet har brukaren sedan förvarat i ett annat skåp. Enbart avdelningens anställda har vetat om vart nyckeln förvarats. Detta eftersom de hjälpt brukaren att ta fram plånboken vid behov. Trots det har brukaren fortsatt fått göra uttag ofta.

Efter sommaren bestämde sig brukarens kontaktperson för att skriva upp vad brukaren handlat under en period och att regelbundet kontrollräkna brukarens pengar. Samtycke från brukaren till detta efterfrågades inte. Dokumentation av arbetssättet skedde på en papperslapp och inte i brukarens elektroniska journal.

Första avstämningen gjordes 31:e augusti kontra 1:e september. Vid detta tillfälle försvann en större summa. Personalen visste att brukaren inte handlat något och frågade om brukaren gett bort pengar till närstående eller annan. Det hade inte brukaren. Brukaren kunde inte redogöra för vart pengarna tagit vägen.

2 (5)

Nästa kontroll gjordes 6:e kontra 7:e september. Mellan dessa datum saknades en mindre summa. Inga inköp hade gjorts av brukaren. Kontaktpersonen uppger att hen känt sig osäker på om någon tagit pengarna eller om brukaren använt dem och frågade därför inte brukaren denna gång. Kontaktpersonen menar att hen ändå känt oro över att en kollega kunde vara den som tog brukarens pengar. Kontaktpersonen valde därför att dokumentera händelsen på en papperslapp istället för att skriva i brukarens journal. Hen ville inte påvisa sina misstankar.

Den tredje kontrollen gjordes 11:e kontra 12:e september. Denna gång försvann åter en större summa pengar från brukarens plånbok. Brukaren hade inte gjort några inköp. Kontaktperson bedömde nu att pengarna försvann på ett otillbörligt sätt och informerade områdeschef om händelserna. Det gick att se ett mönster i förhållande till närvarande personal. Områdeschef kontaktade funktionschef och personalenhet, men brukaren informerades inte denna gång heller.

Sista kontrollräkningen gjordes 29:e september kontra 1:e oktober och då saknades ytterligare en större summa pengar. Områdeschef tillsammans med kontaktperson beslutade att registrera en avvikelse och att polisanmäla det inträffade. Brukaren informerades nu om att pengar försvunnit. Hen blev ledsen, men vill inte att närstående skulle informeras. I samband med det diskuterades lösningar med brukaren. Hen har numer nyckeln till skåpet runt halsen. Brukaren har också informerats om att vara observant på vem hen lämnar nyckeln till och att alltid vara med när skåpet där plånboken förvaras öppnas. Parallellt informerades arbetsgruppen om vad som inträffat. Några pengar har därefter inte försvunnit från brukaren.

Kontroll har gjorts mot brukarens kontoutdrag. Några konstiga uttag därifrån har inte gjorts.

Övrigt som framkommit av händelsenKontaktperson och områdeschef berättar att brukaren tillfrågats tidigare om att skriva ett samarbetsavtal för hantering av kontanta medel. Personalen har sett ett behov av stöd hos brukaren i att hantera pengar. Brukaren har tackat nej. Kontaktperson har föreslagit för brukaren att ta ut en mindre summa pengar eller att betala sitt dagligvaruinköp med kort direkt istället. Det är dock viktigt för brukaren att få ”känna på” pengarna. Det känns inte ”riktigt” för hen att betala med kort.

Vid genomgång av brukarens journalanteckningar för året saknas anteckningar om att hen tillfrågats om ett övertag av kontanthantering och hur hen reagerat på frågan. Det finns heller inget dokumenterat om brukaren tillfrågats eller lämnat samtycke för kontrollräkning. Kontaktperson berättar att dokumentation av

3 (5)

kontrollräkning gjorts utanför systemet för att inte den som stulit pengar ska förstå att man uppmärksammat stölderna. Att kontrollräkning genomförts har dokumenterats i efterhand på inrådan. Samtycke till kontrollräkning har inte funnits och verksamheten har enbart vid två av fyra tillfällen informerat brukaren om hanteringen.

På avdelningen finns fler brukare som sköter sin egen ekonomi, men det finns även brukare där samarbetsavtal upprättats och där personalen för kassabok över kontanthanteringen. Regler för hur detta ska gå till finns och är implementerade i verksamheten. Dock är reglerna tvetydiga om samarbetsavtal ska upprättas eller inte i de fall brukaren bara behöver viss hjälp, såsom att slå kod vid bankomatuttag etc.

Misstankar finns att en personal tagit pengar från brukaren. En polisanmälan har gjorts, men lagts ner. Grunden för misstankarna är att samma personal arbetat vid avstämningstillfällena. Dock har ingen sett någon ta pengar från brukaren.

Varför har det hänt?Stöd och insatser enligt socialtjänstlagen är frivilliga. Brukaren har vill själv hantera sina pengar. Verksamheten har sett behov av stöd, men har inte kunnat övertyga brukaren om ett övertagande av kontanterna. Regler för privata medel är därtill tvetydliga när det gäller om samarbetsavtal ska upprättas även om brukaren bara behöver visst stöd, såsom handgriplig hjälp.

Det har också framkommit att det finns en osäkerhet och kompetensbrist i verksamheten kring vad som är en händelse av vikt och som ska dokumenteras i brukarens journal samt för vad och när det krävs.

ÅtgärderBrukaren bär numer nyckeln till skåpet, där plånboken förvaras, runt halsen. Hen följer alltid med och kontrollerar när plånboken tas ur skåpet. Uttag görs med mindre summa jämfört med tidigare och pengarna täcker hens behov.

Områdeschef har haft enskilt samtal med var och en av personalen. Den personal som arbetat vid samtliga avstämningar har också informerats om det mönster man upptäckt. Händelserna har polisanmälts, även om man inte sett någon fysiskt ta pengarna.

Diskussion om vad som är händelse av vikt och som bör dokumenteras i journal har diskuterats, likaså att samtycke krävs för hantering av brukarens kontanta medel.

4 (5)

Har något liknande hänt?På boendet som består av flera avdelningar har en annan avvikelse registrerats under året. I den beskrivs att en okänd och civilklädd person besökt en brukare och fått med sig personliga föremål (ringar) efter handmassage. I det fallet var det oklart om brukaren burit dessa ringar. På den avdelningen har varken föremål eller pengar försvunnit tidigare.

Även på aktuell avdelning är det första gången som man uppmärksammat att en brukare blir av med pengar. För cirka 15 år sedan fanns dock en gemensam kassa för personalen på avdelningen. Den upphörde efter att man upptäckt att pengar försvann.

Att pengar eller personliga föremål försvunnit från en brukare återkommer som rapporterad händelse två-tre gånger per år. Det finns inget mönster utan sker i alla verksamheter; på gruppbostad enligt LSS, på särskilt boende för äldre och i hemtjänsten.

Under 2017 uppdaterades kommunens regler för hantering av privata medel (kontanter) som en åtgärd till följd av en annan avvikelse. Man konstaterade då att det fanns en osäkerhet kring hanteringen av kontanta medel i hela sektionen. Personal som bytte arbetsställe såg att man arbetade olika. Styrdokumentet omfattar nu all omsorgsverksamhet enligt SoL och LSS.

Av reglerna framgår att brukarna ska sköta sin ekonomi på egen hand, men att kommunen kan bistå i de fall en brukare behöver hjälp med kontanta medel för vardagsbehov. I dessa fall skrivs ett samarbetsavtal med brukaren. Hantering av medlen redovisas på särskild blankett. Medlen ska förvaras på sådant sätt att brukaren inte själv kan komma åt dem.

Vad kan göras för att det inte ska hända igen?Ingen brukare kan tvingas att skriva under ett samarbetsavtal för hantering av kontanta medel, eftersom insatser enligt SoL och LSS är frivilliga. Däremot kan personalen fråga och motivera till övertagande i de fall en brukare har svårt att hantera sina kontanta medel. Det som är viktigt är dock att frågan och svaret alltid dokumenteras.

Ur ett säkerhetsperspektiv, både för personal och brukare, bör det diskuteras om och hur mycket kontanter som ska förvaras i bostaden. Risk för rån finns alltid. Reglerna för privata medel anger riktning för hur mycket kontanta medel en brukare kan ha i sin bostad. Men det som nu skett aktualiserar behovet av att utreda möjligheten till en kontantfri verksamhet.

5 (5)

Utbildningsinsats kring samtycke och dokumentation behöver genomföras. En broschyr om samtycke har nyligen tagits fram och ska implementeras i verksamheten. Vidare planerar verksamheten för att starta ett internt nätverk för social dokumentation.

Allvarlighetsgrad En brukare aktuell för insatser från kommunen har blivit av med pengar i vår verksamhet. Brukaren ansvarar dock för sina egna kontanta medel. Muntlig förfrågan om att skriva samarbetsavtal har gjorts, eftersom man upplevt att brukaren är i behov av stöd, men brukaren har tackat nej. Skriftlig dokumentation om detta saknas.

Innebär det att vi brustit eller underlåtit att utföra handlingar? Ja, vår dokumentation innan, under och efter händelserna brister. Det framgår inte vad som gjorts, när och av vem. Och de åtgärder vi genomfört har påverkat brukaren negativt.

Händelsen bedöms därför vara ett allvarligt missförhållande eftersom brukarens integritet och rättssäkerhet kränkts när vi vidtagit åtgärder utan att informera och begära samtycke från den enskilde. De åtgärder som genomförts har också lett till att brukaren blivit av med mer pengar än nödvändigt eftersom fokus varit på att hitta en syndabock istället för att värna den enskilde.

Genomförd handläggning Samtal med områdeschef 23 oktober 2018

Samtal med personal 23 oktober 2018

Meddelandekonversation med områdeschef och personal

Dokumentgranskning

BeslutUtredning visar att den rapporterade händelsen varit ett allvarligt missförhållande och anmälas till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt 14 kap. 7 § socialtjänstlagen (2001:453) (SoL).

Louise Bertilsson

Verksamhetsutvecklare/Socialt ansvarig samordnare

PROTOKOLLSUTDRAGBildnings- och kulturutskottet2018-11-29

§ 106 Tillsyn av Tranemo kommuns fristående förskolor 2018 (KS/2018:479)

Bildnings- och kulturutskottets förslag till kommunstyrelsen Noterar informationen.

Sammanfattning av ärendetVid den årliga tillsynen har de fristående förskolorna redovisat sin verksamhet, bemanning och hur lokaler och utemiljö fungerar.

Verksamheterna fungerar generellt väl även om det finns områden som behöver utvecklas.

ÄrendetVerksamhet som har godkänts står under tillsyn av Tranemo kommun, Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen (KS) har rätt att inom ramen för sitt tillsynsansvar företa inspektioner av huvudmannens lokaler och verksamhet. KS har rätt att ta del av de handlingar och upplysningar som behövs för tillsynen. Tillsyn utövas regelmässigt en gång per år och när någon omständighet i det enskilda fallet ger anledning därtill. Tillsynen har sin utgångspunkt i upprättad kvalitetsredovisning, verksamhetsberättelse och bokslut. Tillsynsprotokoll upprättas och diarieförs.(Ur regler och riktlinjer för kommunala bidrag till enskild förskoleverksamhet, fritidshem och pedagogisk omsorg i Tranemo kommun)Förutom detta skickas även in ett underlag som redovisar olika fakta om verksamheten inför tillsynen.

BeslutsunderlagTjänsteskrivelse 2018-11-12Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Prästkragen 181015Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Fyrklövern 181017 Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Skogsduvan 181024

Föredragning och debattSektionschef Thomas Åhman föredrar ärendet och svarar på frågor.

Beslutet skickas tillLärandesektionen

2 (2)


Vår ref: Per AmbjörnssonPlaneringsledareDatum:2018-11-12Dnr: KS/2018:479

Rapport från tillsyn av fristående förskolor 2018

Förslag till beslut Noterar informationen

Beslutsmotivering

Sammanfattning av ärendetVid den årliga tillsynen har de fristående förskolorna redovisat sin verksamhet, bemanning och hur lokaler och utemiljö fungerar.

Verksamheterna fungerar generellt väl även om det finns områden som behöver utvecklas.

ÄrendetVerksamhet som har godkänts står under tillsyn av Tranemo kommun, Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen (KS) har rätt att inom ramen för sitt tillsynsansvar företa inspektioner av huvudmannens lokaler och verksamhet. KS har rätt att ta del av de handlingar och upplysningar som behövs för tillsynen. Tillsyn utövas regelmässigt en gång per år och när någon omständighet i det enskilda fallet ger anledning därtill. Tillsynen har sin utgångspunkt i upprättad kvalitetsredovisning, verksamhetsberättelse och bokslut. Tillsynsprotokoll upprättas och diarieförs.

(Ur regler och riktlinjer för kommunala bidrag till enskild förskoleverksamhet, fritidshem och pedagogisk omsorg i Tranemo kommun)

Förutom detta skickas även in ett underlag som redovisar olika fakta om verksamheten inför tillsynen.


Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Prästkragen 181015Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Fyrklövern 181017 Sammanfattande bedömning av den fristående förskolan Skogsduvan 181024

Föredragning och debattProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Förslag till beslut på sammanträdetProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

BeslutsgångProcessekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Uppgift om hur beslutet kan överklagasSkriv här till vem och inom vilken tid man kan överklaga beslutet.

Beslutet skickas tillLärandesektionenEkonomifunktionen (när beslut handlar om ekonomi)

Handlingar som ska följa beslutet vid expedieringRubriken används i det fall handlingar ska skickas med i samband med extern expediering

Status Processekreteraren skriver här. OBS! Ta inte bort rubriken

Thomas Åhman Per Ambjörnsson Sektionschef Planeringsledare

Vår ref: Per AmbjörnssonPlaneringsledare Datum: 2018-10-15

Lärandesektionen Postadress: 514 80 Tranemo Besöksadress: Storgatan 26Telefon: 0325-57 60 00 Telefax: 0325-771 32 Direkt: 0325-57 64 26 Mobil: 070-617 93 81E-post: [email protected] www.tranemo.se 1 (3)

Tillsyn av den fristående förskolan/fritidshemmet Prästkragen 2018-10-15

Tranemo kommun har genomfört tillsyn av den fristående förskolan Prästkragen. Tillsynen fokuserar på sådana faktorer som har betydelse för en god utvecklings- och lärandemiljö. Tillsynen avser inte att ge en heltäckande bild av tillståndet i verksamheten. Bedömningen har gjorts utifrån i vilken utsträckning verksamheten avviker ifrån de krav och förväntningar som uttrycks i skollagen, läroplanen och övriga författningar. Tillsynen utgick från det underlag förskolan skickat in samt kvalitetsredovisningar och utvecklingsplaner.

Närvarande:

Annakarin Östling (Förskolechef), Mats Egfors (Svenska kyrkans representant), Kerstin Emanuelsson (Tidigare förskolechef), Ulla Andersson (Tranemo kommun) och Per Ambjörnsson (Tranemo kommun)

Fakta om förskolanPrästkragens förskola i Månstad startades 2011. Prästkragens förskola bedrivs i Svenska kyrkans, Kinds Pastorats, regi (Org nr:252004-7909) och är i belägen i församlings-hemmets lokaler. I direkt anslutning till förskolan finns en egen gård samt en kommunal lekplats och närhet till natur.

Förskolan Prästkragen har en avdelning med barn i åldrarna 1 - 12 år. Vid tillsynen fanns det 28 barn (14 inom förskola och 14 barn inom fritidshemmet).

Det arbetar fyra personer i den pedagogiska verksamheten på förskolan. Av dessa är två förskollärare och två barnskötare.

Förskolechefen avsätter ca 30 % till uppdraget och leder även den kommande förskolan i Tranemo. Förskolechef har inte gått rektorsutbildningen.

Förskolan har ett eget tillagningskök. För kök och lokalvård finns 80 % tjänst.

Sammanfattning av samtaletVerksamheten är i princip fullbelagd men det kan finnas plats för ytterligare något förskolebarn

2 (3)

Allmän förskola erbjuds i samråd med vårdnadshavarna men företrädesvis är barnen tre dagar/vecka med fem timmar vardera och för tillfället finns tre barn i denna tillsynsform.

Den pedagogiska verksamheten utgår från läroplanen, bedrivs tematiskt och dokumenteras med text samt foto som sparas till viss del i en portfolio.

Verksamheten har nödvändig dokumentation och handlingsplaner och förskolan har nu en koppling mellan kvalitetsanalys och utvecklingsplan.

Det finns en tydlig arbetsbeskrivning mellan förskollärare och barnskötare. Samarbetet fungerar väl och det finns tillräcklig tid till planering av verksamheten. Föregående läsår innehöll många utmaningar men dessa har personalen tillsammans löst och man uppger att verksamhet präglas av arbetsglädje.

Övergång till förskoleklass upplevs också fungera bra.

Det finns fungerande rutiner för att identifiera barn i behov av särskilt stöd och samverkan sker med Länghemskolans specialpedagog samt BVC.

Förskolan har även senaste året träffat de andra fristående förskolorna i kommunen.

Verksamheten upplever att samarbetet mellan huvudman och personal fungerar väl.

En attitydundersökning genomförs årligen för att undersöka hur verksamheten uppfattas av vårdnadshavare och barn. Svarsfrekvensen för undersökningen blev föregående läsår endast 25%. Detta innebar att någon sammanställning och analys inte var möjlig. Analys pågår om orsakerna till den låga svarsfrekvensen och metoderna för att genomföra enkäten.

Förskolan har i underlag inför tillsynen lämnat information om att det förekommer konfessionella inslag i utbildningen där deltagandet är frivilligt. Detta i enlighet med skollagen 1 kap 7§:

Undervisningen vid fristående skolor, fristående förskolor och fristående fritidshem ska vara icke-konfessionell. Utbildningen i övrigt vid fristående skolor, fristående förskolor och fristående fritidshem får ha en konfessionell inriktning. Deltagandet i konfessionella inslag ska vara frivilligt

Vårdnadshavare får information om detta vid inskolningssamtalet. Samtliga vårdnadshavare godkänner att barnen deltar i dessa delar av utbildningen men om någon skulle välja att inte delta, hanteras det på samma sätt som inom andra delar av utbildningen, dvs det erbjuds andra alternativ.

3 (3)

Med detta som utgångspunkt fördes ett samtal om gränsdragningen runt konfessionella inslag (exempelvis bön, trosbekännelse, välsignelse) i undervisningen där denna tydliggjordes av kommunens representanter.

Samtalet berörde även skillnader mellan undervisning och utbildning samt konfessionella inslag i förskolans miljö.

Sammanfattande bedömningFörskolan har den kompetens som behövs för verksamheten och har också fungerande lokaler och utemiljö.

Utveckling och lärandeInga avvikelser identifierades

Pedagogiskt ledarskap och utvecklingen av utbildningenInga avvikelser identifierades

HandläggningsrutinerInga avvikelser identifierades

Tranemo kommuns ingripande

Avstående från ingripandeTranemo kommun avstår från ingripande enligt 26 kap 12§ Skollagen gällande

förskolan Prästkragen (252004 - 7909).

Motivering:

Tranemo kommun har vid tillsynen av verksamheten endast identifierat mindre brister som inte föranleder några anmärkningar eller förelägganden.

På Tranemo kommuns vägnar

Thomas Åhman Planeringsledare

Sektionschef Per Ambjörnsson



TRA2

000,

v 2

.0, 2

011-

06-0

8

Tillsyn av den fristående förskolan/fritidshemmet Skogsduvan 2018-10-24

Tranemo kommun har genomfört tillsyn av den fristående förskolan Skogsduvan. Tillsynen fokuserar på sådana faktorer som har betydelse för en god utvecklings- och lärandemiljö. Tillsynen avser inte att ge en heltäckande bild av tillståndet i verksamheten. Bedömningen har gjorts utifrån i vilken utsträckning verksamheten avviker ifrån de krav och förväntningar som uttrycks i skollagen, läroplanen och övriga författningar. Tillsynen utgick från det underlag förskolan skickat in samt kvalitetsredovisningar och utvecklingsplaner

Närvarande:

Benita Adolfsson (Förskolechef), Ulla Andersson (Tranemo kommun) och Per Ambjörnsson (Tranemo kommun)

Fakta om förskolanSkogsduvans förskola i Mossebo startades 1992. Förskola bedrivs som ett föräldrakooperativ (Org nr: 716447-8328) och är i belägen i en villa som man äger. I direkt anslutning till förskolan finns en egen utegård med närhet till natur.

Förskolan Skogsduvan har en avdelning med barn i åldrarna 1 - 12 år. Vid tillsynen fanns det 17 barn (13 inom förskola och 4 barn inom fritidshemmet)

Det arbetar fyra personer i den pedagogiska verksamheten på förskolan. Av dessa är två förskollärare och en fritidspedagog/stödpedagog och en outbildad.

Till förskolechefsuppdraget avsätts ca 20% till uppdraget.

Förskolechef har inte gått rektorsutbildningen.

Förskolan har ett eget tillagningskök. För kök och lokalvård finns 60 % tjänst.

Sammanfattning av samtaletUnder verksamhetsåret 2017 - 2018 fanns en högre beläggning än idag och det finns nu plats för ytterligare barn i verksamheten. Barngruppen består av något fler äldre

2 (4)

förskolebarn än yngre. Hela personalgruppen är ny from augusti och organisationen kommer att ses över under vintern.

Utrymme finns för planering/reflektionstid för pedagogerna både gemensamt och enskilt.

Allmän förskola erbjuds tre dagar/vecka med fem timmar vardera och tillfället finns tre barn i denna tillsynsform.

Innemiljön är anpassad för de yngre på första plan och för de äldre på andra plan. Ett litet hinder är trappan i huset eftersom de yngsta inte kan gå i den.

Utemiljön är väl fungerande.

Samverkan för övergång till förskoleklass kan utvecklas och initiativ till detta har redan tagits för kommande grupp.

Dokumentation och rutiner runt brandskydd behöver ses över. Verksamheten har i övrigt nödvändig dokumentation och handlingsplaner.

Det finns fungerande rutiner för att identifiera barn i behov av särskilt stöd.

Verksamheten har tagit initiativ till samverkan med specialpedagog anställd av Tranemo kommun för handledning i att stödja barnens språkutveckling.

I verksamheten används appen TYRA.

I denna sköts kommunikation med vårdnadshavare, administration, verksamhetsdokumentation, barn-/elevdokumentation och även en blogg.

Samverkan mellan verksamhet och styrelse genomförs med veckovis mailkontakt.

Prioriterat mål för verksamhetsåret är normer och värden med fokus på förhållningssättet gentemot varandra i verksamheten.

3 (4)

En utmaning är att det endast finns fyra barn inskrivna på fritidshemmet och det är sällan de är på plats vid samma tillfälle. Fritidshemsverksamheten samverkar vid behov med förskolegruppen.

I dagsläget finns ingen planerad kompetensutveckling. Förskolan har möjlighet att delta på kommunens kompetensutvecklingsdagar.

Sammanfattande bedömningFörskolan har den kompetens som behövs för verksamheten.

Förskolan har ett fungerande systematiskt kvalitetsarbete.

Inomhusmiljön fungerar och utemiljön är bra anpassad för verksamheten med närhet till skogen.

Utveckling och lärandeInga avvikelser identifierades

Pedagogiskt ledarskap och utvecklingen av utbildningenInga avvikelser identifierades

HandläggningsrutinerBrandskyddsdokumentation och rutiner behöver revideras.


AnmärkningTranemo kommun uppmanar enligt 26 kap, 11 § skollagen (2010:800) den fristående förskolan Skogsduvan (Org nr: 716447-8328) att vidta åtgärder för att avhjälpa nedan påtalade brister.

De vidtagna åtgärderna ska senast i samband med redovisning av kvalitetsanalysen för läsåret 2018/2019 redovisas till Tranemo kommun Att Per Ambjörnsson, Storgatan 26, 514 80 Tranemo.

4 (4)

Handläggningsrutiner

Rutiner och organisation för det systematiska brandskyddet behöver revideras.

Motivering

Dokumentation och organisationen av det systematiska brandskyddsarbetet är inte fullständig och behöver därför kompletteras och förtydligas.

Författning:

Statens räddningsverks Allmänna råd (SRVFS 2004:3) 2 kap 2§


Ulla Andersson Per Ambjörnsson

Förskolechef Planeringsledare



TRA2

000,

v 2

.0, 2

011-

06-0

8

Tillsyn av den fristående förskolan Fyrklövern 2018-10-17

Tranemo kommun har genomfört tillsyn av den fristående förskolan Fyrklövern. Tillsynen fokuserar på sådana faktorer som har betydelse för en god utvecklings- och lärandemiljö. Tillsynen avser inte att ge en heltäckande bild av tillståndet i verksamheten. Bedömningen har gjorts utifrån i vilken utsträckning verksamheten avviker ifrån de krav och förväntningar som uttrycks i skollagen, läroplanen och övriga författningar. Tillsynen utgick från det underlag förskolan skickat in samt kvalitetsredovisningar och utvecklingsplaner

Närvarande:

Johanna Engman (Förskolechef), Lillemor Andersson (Ordförande), Ulla Andersson (Tranemo kommun) och Per Ambjörnsson (Tranemo kommun)

Fakta om förskolanFyrklöverns förskola i Limmared startades 1990. Förskola bedrivs som ett föräldrakooperativ (Org nr: 716447 - 7759) och är i belägen i en villa som föreningen hyr.

I direkt anslutning till förskolan finns en egen gård med närhet till natur.

Förskolan Fyrklövern har en avdelning med barn i åldrarna 1 - 5 år. Vid tillsynen fanns det 21 barn inskrivna i verksamheten.

Det arbetar sex personer i den pedagogiska verksamheten på förskolan. Av dessa är en förskollärare, tre barnskötare och två outbildade. En barnskötare är biträdande förskolechef. Totalt 4,8 heltider

Till förskolechefsuppdraget avsätts ca 20 %. Förskolechef har inte gått rektorsutbildningen.

Förskolan har ett eget tillagningskök. För måltiderna finns det 50 % tjänst.

Sammanfattning av samtaletBeläggningen i verksamheten har varit hög under sista verksamhetsåret. För tillfället finns det möjlighet att ta emot ytterligare tre barn. Det är en jämn fördelning mellan äldre

2 (3)

och yngre barn. Allmän förskola erbjuds tre dagar/vecka med fem timmar vardera och nu finns 8 barn i denna tillsynsform.

I lokalerna har äldre bord ersatts med nya och kontoret planeras flyttas till garagebyggnaden och det frigör ytterligare ytor för den pedagogiska verksamheten.

Under året har en arbetsmiljöpolicy och en arbetsmiljöplan tagits fram.

Verksamheten har ändrat inriktning från att tidigare arbetat med fokusveckor till att nu istället arbeta Reggio Emilia-inspirerat.

Verksamheten är uppdelad i två delar, en för de yngre och en för de äldre barnen. Ansvarsfördelning och samverkan mellan medarbetarna fungerar väl. Utrymme för planering/reflektionstid finns för pedagogerna.

Verksamheten har lärplattor och använder appen TYRA för att sköta pedagogisk dokumentation och kommunikation med vårdnadshavare. Polyglutt används som modersmålsstöd.

KompetensutvecklingPersonalen har under året deltagit i FSO-dagen, GDPR-utbildning, kurs i sagopedagogik samt kommunens IKT-dag.

SamverkanSamverkan mellan verksamhet och styrelse upplevs fungera väl.

Initiativ har tagits att utveckla samarbete med BVC.

Förskolechef deltar i utbyte med de andra fristående förskolornas förskolechefer.

Samverkan fungerar väl med skolan runt övergången till förskoleklass.

Arbete pågår med att utveckla samverkan med vårdnadshavarna med målsättningen att komma varandra närmare.

3 (3)

Sammanfattande bedömningFörskolan har den kompetens som behövs för verksamheten.

Inomhusmiljön fungerar väl och utveckling av utemiljön pågår med ökade ytor genom nyttjanderätt till granntomten och närhet till skogen.

Utveckling och lärandeInga avvikelser.

Pedagogiskt ledarskap och utvecklingen av utbildningenInga avvikelser

HandläggningsrutinerInga avvikelser


Avstående från ingripandeTranemo kommun avstår från ingripande enligt 26 kap 12§ Skollagen gällande

förskolan Fyrklövern (716447-7759)

Motivering:

Tranemo kommun har vid tillsynen av verksamheten inte identifierat några brister som föranleder några anmärkningar eller förelägganden.


Ulla Andersson Per Ambjörnsson

Förskolechef Planeringsledare


§ 225

Bemyndiganden under mandatperioden 2019-2022 (KS/2018:651)

Allmänna utskottets förslag till kommunstyrelsen Bemyndigar ekonomichef Lars-Gunnar Karlsson med ekonomiassistent

Susanne Heman som ersättare att underteckna aktuella handlingar och företräda kommunen i ärenden avseende ansökan om betalningsföreläggande och stämning.

ÄrendetI samband med att en ny mandatperiod inleds behöver kommunstyrelsen ge bemyndigande vad gäller att företräda kommunen vid betalningsföreläggande och stämning.


Beslutet skickas tillServicesektionenEkonomifunktionen


Vår ref: Ida JosefssonProcessekreterareDatum:2018-10-16Dnr: KS/2018:651

Tjänsteskrivelse om bemyndigande under mandatperioden 2019–2022

Förslag till beslut Bemyndigar ekonomichef Lars-Gunnar Karlsson med ekonomiassistent

Susanne Heman som ersättare att underteckna aktuella handlingar och företräda kommunen i ärenden avseende ansökan om betalningsföreläggande och stämning.

ÄrendetI samband med att en ny mandatperiod inleds behöver kommunstyrelsen ge bemyndigande vad gäller att företräda kommunen vid betalningsföreläggande och stämning.




Beslutsgång


Status

Kajsa Montan Ida Josefsson Funktionschef Processekreterare


Tjänsteskrivelse om firmatecknare mandatperioden 2019–2022

Förslag till beslut Utser kommunstyrelsens ordförande Tony Hansen (S) och kommunchef

Carita Brovall att i förening vara firmatecknare för Tranemo kommun; däri ingår att teckna köpebrev och andra fastighetshandlingar, låneförbindelser, borgensförbindelser samt framställningar och liknande behov.

Utser kommunstyrelsens vice ordförande Lennart Haglund (C) till ersättare för Tony Hansen (S) som firmatecknare.

Utser sektionschef Pernilla Kronbäck och ekonomichef Lars-Gunnar Karlsson till ersättare för Carita Brovall som firmatecknare.

ÄrendetI samband med inträdet i en ny mandatperiod måste kommunstyrelsen fatta beslut om behöriga firmatecknare för perioden.




Beslutsgång


Status



Tjänsteskrivelse om öppna sammanträden för kommunstyrelsen mandatperioden 2019–2022

Förslag till beslut Kommunstyrelsens sammanträden är öppna för allmänheten från kl.

13:00. En nämnds sammanträden ska alltid hållas inom stängda dörrar i

ärenden som avser myndighetsutövning eller där det förekommer sekretess. Dessa ärenden läggs alltid sist på dagordningen.

ÄrendetI Kommunallagens 6 kap. 25 § anges att en nämnds sammanträden ska hållas inom stängda dörrar, men nämnden får besluta att dess sammanträden ska vara offentliga, om fullmäktige har medgett detta.

I kommunstyrelsens reglemente anges att kommunfullmäktige delegerat frågan om helt eller delvis öppna sammanträden för styrelsen till kommunstyrelsen.

En nämnds sammanträden ska dock alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som avser myndighetsutövning eller där det förekommer sekretess.




Beslutsgång

Beslutet skickas tillServicesektionen

Status


Documents

Kallelse/underrättelse · kommunfullmäktige - Miljöpartiet de gröna KS/2018:621. 2 ... representerar respektive kommun. Samverkansnämnden arbetsmarknad ska ha en ordförande