PANEVROPSKI UNIVERZITET – „APEIRON“Fakultet pravnih naukaOpšte pravoBanja Luka / 13.07.2010.

Kancelarijsko poslovanje(nastavni predmet)

„LISTA KATEGORIJA REGISTRATORSKOG MATERIJALA“

(seminarski rad na temu)

Student: Mentor:Sabljaković Fahrudin Prof. dr Ostoja Kremenović

Index br.: 03-09/ROP

Banja Luka, Juli 2010.

2

Fahrudin Sabljaković

SADRŽAJ

Uvod.......................................................................................................................................................3

Arhivsko poslovanje...........................................................................................................................4

Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala....................................................................5

Zaključak.................................................................................................................................................7

LITERATURA............................................................................................................................................8

3

Fahrudin Sabljaković

Uvod

U ovom seminarskom radu ćemo se pozabaviti listama kategorija registraturskog

materijala, a samim ti i arhivskim poslovanjem. Lista kategorija registraturskog materijala je

opšti akt koji sadrži popis svih kategorija registraturskog materijala odnosno sve akte koji

nastaju u radu organa ili organizacije i njihove rokove čuvanja. U teoriji i praksi arhivskog

poslovanja poznato je više različitih pristupa utvrđivanju lista kategorija registraturskog

materijala. Pozitivne liste kategorija registratorskog materijala korištene su za utvrđivanje

materijala koji čini arhivsku građu odnosno podliježe krajnjem čuvanju.

Opće liste sadrže popis kategorija kojom su utvrđeni rokovi čuvanja materijala koji po

isteku tog roka postaju bezvrijedni, odnosno gube operativni, dokazni i drugi značaj. Ove liste

su negativne i u praksi su napuštene. Kao treće i srednje rješenje, pristupilo se utvrđivanju

jedinstvenih lista kategorija koje obuhvataju cjelokupan materijal koji nastaje u radu organa

ili organizacije odnosno i arhivsku građu koja trajno čuva i registratorski materijal s

ograničenim rokom čuvanja.

Polazeći od sveobuhvatnosti, liste kategorija se dijele na opće, resorske i pojedinačne.

Na našim prostorima u praksi je prihvaćena jedinstvena lista što podrazumijeva obavezu svih

organa i organizacija da donesu pojedinačnu listu kategorija registratorskog materijala koja

sadrži popis kategorija akata i rokova njihovog čuvanja.

4

Fahrudin Sabljaković

Arhivsko poslovanje

Arhiviranje i čuvanje arhiviranih predmeta uređeno je Uredbom o uredskom poslovanju

republičkih organa uprave i propisima o arhivske djelatnosti. Arhivska knjiga predstavlja opći

inventarski pregled cjelokupnog registraturskog materijala nastalog u radu određenog tijela ili

organizacije. U pisarnici organa odnosno organizacije cjelokupan registraturski materijal se upisuje u

arhivsku knjigu na kraju svake kalendarske godine. U arhivsku knjigu se upisuju registratorske

jedinice u koje se odlažu i čuvaju registratorski materijali i to po godinama njihovog nastanka,

klasifikacijskim oznakama, količini i vrsti materijala a prema sastavu arhiviranja koji je primjenjivan

kod organa odnosno organizacije u vrijeme nastajanja materijala . U arhivsku knjigu organa ili

organizacije upisuje se i registratorski materijal koji se kod njih po nekom osnovu (po osnovu

prestanka rada nekog organa i iz drugih razloga) nalazi na čuvanju. Nakon upisa registraturskog

materijala u arhivsku knjigu, na registraturske jedinice se stavlja redni broj iz arhivske knjige te otisak

štambilja koji sadrži propisane podatke o tijelu ili organizaciji i o rokovima čuvanja registraturskog

materijala. Kopiju ili prepis arhivske knjige s upisanim registratorskim jedinicama za proteklu godinu

dostavlja se nadležnom arhivu do 30. aprila naredne godine.

Organi i organizacije su dužne registratorski materijal i arhivsku građu koja je nastala u njihovom radu

čuvati sređenu i bezbjednu do predaje Arhivu Republike Srpske kao nadležnom arhivu. Sređeno stanje

podrazumijeva da je registraturski materijal odnosno arhivska građa složena sukladno propisima o

uredskom poslovanju, a pod bezbjednim stanjem podrazumijeva se da je zaštićena od oštećenja,

nestajanja i uništenja. Organi i organizacije su dužne u cilju zaštite registraturskog materijala i

arhivske građe da poduzmu sljedeće:

osigurati odgovarajuće prostorije (pisarnica i arhivski depo) za smještaj i čuvanje

registraturskog materijala i arhivske građe;

osigurati potrebnu arhivsku opremu (mape, registratore i druge jedinice pakiranja i čuvanja-

stalaže, ormare, kase i dr.,);

Obezbjediti održavanje klimatskih, biološko-hemijskih i fizičkih uvjeta zaštite registraturskog

materijala i arhivske građe, a u prvom redu, da temperatura zraka u arhivskim prostorijama se

kreće od 1O do 15 stepeni po Celzijusu, a relativna vlažnost zraka od 50% do 60% , da nije

izložena izravnom utjecaju sunčevog svjetla, da se za osvjetljenje prostorija koriste

svjetlosni izvori koji nemaju hemijsko, fotohemijski ili biološki štetno dejstvo po njih;

da se u arhivskim prostorijama po potrebi obavlja dezinfekcija, dezinsekcija i deratizacija i

redovito kontrolirati sređenost i sigurnost stanja registraturskog materijala i arhivske građe.

5

Fahrudin Sabljaković

Odabiranje arhivske građe iz registraturskog materijala

Rukovoditelj organa, odnosno organizacije donosi listu kategorija registraturskog materijala

sa rokovima čuvanja, a sve to u cilju pravilnog čuvanja i arhiviranja registraturskog materijala

te odabiranje arhivske građe iz njega. Popis sadrži klasifikacijsku oznaku, naziv kategorije

registratorskog materijala i rok čuvanja. Rok čuvanja se izražava numerički (npr. 2, 5, 10, 15,

20, 25 godina) ili oznakom «Trajno».

Trajnom čuvanju podliježe:

arhivska građa i kategorije registraturskog materijala od značaja za kulturu i znanost

(osobito istoriju) i druge društvene potrebe i

kategorije registraturskog materijala i arhivska građa čije je čuvanje propisano

obveznim propisima u pojedinim područijima.

Ako registraturski materijal nije ocijenjen kao arhivska građa, čuva se u rokovima koji se

određuju sukladno potrebama organa odnosno organizacije.

Organ ili organizacija podnosi popis registraturskog materijala nadležnom arhivu radi

davanja suglasnosti. Ocjena nadležnog arhiva o tome koje se kategorije registraturskog

materijala moraju trajno čuvati obavezuje za organ odnosno organizaciju.

Iz registraturskog materijala se izdvaja arhivska građa i bezvrijedni registraturski

materijali(materijal kojem je prestala važnost za tekući rad). Organ ili organizacija u čijem

radu je nastao registraturski materijal ili se kod njega nalazi na čuvanju, odgovoran je za

odabiranje arhivske građe. Aktivnosti kategorija registraturskog materijala s rokovima

čuvanja je osnova za izdvajanje bezvrijednog registraturskog materijala. Tekuće odabiranje se

vrši na osnovu rokova utvrđenih listom u roku od jedne godine od dana isteka roka čuvanja.

Rukovodilac organa ili organizacije kod koga se nalazi registraturski materijal imenuje

posebnu komisiju koja sastavlja popis bezvrijednog registraturskog materijala a u njen sastav

se imenuju stručni službenici koji dobro poznaju djelatnost organa, odnosno organizacije i

sposobni su ocijeniti društveni, znanstveno-istorijski i praktični značaj registraturskog

6

Fahrudin Sabljaković

materijala i arhivske građe. Organ, odnosno organizacija, imatelj registraturskog materijala

dostavlja nadležnom arhivu popis registraturskog materijala sa osnovnim podacima (godine

nastanka, broj registraturskih jedinica, klasifikacijske oznake, količina materijala izražena u

dužnim metrima, podaci o fizičkom stanju i dr..). Predstavnici nadležnog arhiva u suradnji s

navedenom komisijom imatelja registraturskog materijala nakon primitka popisa, vrši

provjeru bezvrijednog materijala. U slučaju da predstavnici arhiva ocijene da se komisija nije

pridržavala odgovarajućih propisa, obavezat će je da u određenom roku otkloni utvrđene

nedostatke. Kada predstavnici arhiva razmotre popis i provjere registraturski materijal, sa

komisijom imatelja registraturskog materijala sastavljaju zapisnik o radu koji je osnova

nadležnom arhivu donijeti rješenje o otpisu i uništenju bezvrijednog registraturskog

materijala.

Imaoci registraturskog materijala i arhivske građe su dužni nadležnom arhivu predati arhivsku

građu izuzev ako im nije posebnim propisima povjerena na čuvanje i korištenje. Rok za

predaju arhivske građe je 50 godina od njenog nastanka, s tim što se sporazumom s nadležnim

arhivom ovaj rok može produžiti ili skratiti. Ako u određenom roku nadležni arhiv ne može

preuzeti arhivsku građu, imaoci građe su dužni da je i dalje čuvaju i osiguravaju od oštećenja

ili uništenja, do predaje nadležnom arhivu. Arhivska građa prilikom predaje nadležnom arhivu

mora biti sređena sukladno listom kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja, te

uvedena u arhivsku knjigu.

Kada organ ili organizacija prestaje s radom, zapisnički se arhivska građa i

registragurski materijal predaje organu ili organizaciji koja preuzima njegove poslove, a

zapisnik o primopredaji se dostavlja nadležnom arhivu.

Primopredaju arhivske građe vrši posebna komisija koju čine predstavnici imaoca

arhivske građe i registraturskog materijala - predavatelja ili nadležnog arhiva koji prima

arhivsku građu. Komisija sastavlja zapisnik o primopredaji arhivske građe s osnovnim

podacima o tijelu ili organizaciji, vremenu nastanka, vrsti i količini arhivske građe, mjestu

primopredaje i drugim potrebnim podacima. Sastavni dio zapisnika je i popis arhivske građe

koja je predmet primopredaje. Sa arhivskom građom nadležnom arhivu predaju se i osnovne

evidencije o kretanju predmeta i akata koji čine sadržaj arhivske građe koja se predaje.

7

Fahrudin Sabljaković

Zaključak

U ovom seminarskom radu smo nastojali prikazati način arhiviranja registraturskog

materijala i liste kategorija tog istog materijala. Što se tiče arhiviranja, a i samog

kancelarijskog poslovanja, mi u Bosni i Hercegovini možemo biti zahvalni Austro-Ugarskoj

monarhiji koja nam je 1878.g. nakon Berlinskog kongresa, dolaskom na vlast u BiH donijela

nove zakone o Upravi i Arhivskom poslovanju, koji se i dan danas koriste po austrijskom

modelu.

Lista kategorija registraturskog materijala je opšti akt koji sadrži popis svih kategorija

registraturskog materijala odnosno sve akte koji nastaju u radu organa ili organizacije i

njihove rokove čuvanja. U teoriji i praksi arhivskog poslovanja poznatoj više različitih

pristupa utvrđivanju lista kategorija registraturskog materijala. Pozitivne liste kategorija

registratorskog materijala korištene su za utvrđivanje materijala koji čini arhivsku građu

odnosno podliježe krajnem čuvanju.

Na našim prostorima u praksi je prihvaćena jedinstvena lista što podrazumijeva

obvezu svih organa i organizacija da donesu pojedinačnu listu kategorija registratorskog

materijala koja sadrži popis kategorija akata i rokova njihovog čuvanja.

LITERATURA

8

Fahrudin Sabljaković

o Dr Kremenović, Ostoja: Kancelarijsko poslovanje, Banja Luka, 2007.

o Samostalni istraživački rad