Upload
others
View
12
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
MODEL GELİŞTİRME / REHBER HAZIRLAMA REHBERİ
Taslak Sürüm / Aralık 2016
TÜBİTAK 2016 Copyright (c)Bu rehberlerin, Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan doğan tüm fikri ve sınai hakları tescil edilmesi koşuluna bağlı olmaksızın TÜBİTAK'a aittir. Bu hakların ihlal edilmesi halinde, ihlalden kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk ihlal eden tarafa ait olup, TÜBİTAK'ın ihlalden kaynaklı hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalması durumunda tüm yasal hakları saklıdır.
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
1. KAPSAM VE AMAÇ
1.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama yatırım türü nedir?BİT alanında bilgi ve tecrübelerin paylaşılmasının sağlanması ve bilişim ekosisteminde ihtiyaç duyulan
kabiliyetlerin geliştirilmesi amacıyla rehberler ile referans teknik ve modelleri geliştirmeyi kapsamaktadır.
1.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama projelerine yatırım yapmanın yararları nelerdir?Model geliştirme ve rehber hazırlama projelerinin olası yararları şu şekilde sıralanabilir;
Bilgi birikiminin yapısal bir forma dönüştürülerek arttırmak ve paylaşmak
Ekosistemdeki benzer işi yapan paydaşlara ortak, bütüncül bir yaklaşım sunmak
Kamu personelinin kabiliyetlerini iyileştirmek
Kamu kurumlarında yeni bakış açılarının oluşmasına katkı sağlamak
Süreçleri ve hizmet kalitesini iyileştirmek
Kamu hizmetlerine katma değer sağlamak
1.3. Model geliştirme ve rehber hazırlama rehberinin amacı nedir?Bu dokümanın amacı, kamu kurumlarındaki model geliştirme ve rehber hazırlama proje yatırımlarının doğru
ve eksiksiz planlanması için ekosistemdeki ilgili paydaşlara rehberlik etmektir.
1.4. Model geliştirme ve rehber hazırlama rehberinin kapsamı nedir?Bu doküman kapsamında model geliştirme ve rehber hazırlamanın tanımına, bu faaliyetler ile
sağlanabilecek olası yararlara, bu faaliyetlerin temel aşamalarına, bu aşamalarda izlenmesi gereken
yöntemin içeriğine ve bu faaliyet sonunda elde edilen çıktıların kapsamına yer verilmiştir.
2. YAPILACAK İŞİN SAFHALARI
2.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi ile sağlanması planlanan kazanımlar belirlendi mi?
Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin amacı doğrultusunda, proje sonunda kamu kurumuna
sağlaması planlanan kazanımlar belirlenmelidir. Bu kazanımlara örnek olarak şunlar verilebilir;
Verimliliği arttırma
Yetkinliği arttırma
Ortak işleyiş mekanizması kurma
Performans iyileştirme
Başarı oranını arttırma
Süreç ve hizmet kalitesini arttırma
Maliyeti azaltma
2.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin kapsamı net olarak belirlendi mi?Bir kamu kurumunda model geliştirme ve rehber hazırlama çalışmalarına başlamadan önce kapsam
belirleme çalışması yapılmalıdır. Bu amaçla kapsama dâhil edilecek olan işbirliği yapılacak kurumlar,
inceleme yapılacak eksenler, uygulanacak yöntem, projenin kapsamındaki iş paketleri ve proje sonucunda
teslim edilecek çıktılar belirlenerek çerçeve çizilmelidir. Proje sonunda teslim edilecek çıktılar; mevcut
durum analiz raporu, geliştirilen model ve rehber dokümanları, model geçerleme dokümanları (pilot, test,
Sayfa 1
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
gözlem vb. raporları), model yaygınlaştırma çıktıları (web sitesi, etkinlik raporları, vb), akademik yayın, proje
yönetim planı olabilir.
2.3. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin proje yönetim planı yapılacak mı?Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin amaç(lar)ına ulaşmak için gerekli faaliyetlerin, önceden
belirlenen proje kapsamı, zamanı, bütçesi kısıtlarının dışına çıkmadan gerçekleşmesi için bir proje yönetim
planı hazırlanmalı ve izlenmelidir. Bu aşama sonunda elde edilecek çıktı proje yönetim planı dokümanıdır.
2.4. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması yapılacak mı? Proje amacı doğrultusunda yapılan Türkiye ve Dünya’daki mevcut durumun analizi sonucu elde edilen
tespitler, oluşturulacak model ve rehberin gereksinimlerine dayanak oluşturur. Bu dayanaklara örnek olarak,
kamu kurumlarında, yatırımlarının %70’nin BİT alanında yapması, ama kurum BİT yatırımları için gerekli
fayda, maliyet, etki analizlerinin yeterince yapılmaması verilebilir. Bu tespit, kamu kurumlarının BİT
yatırımlarını etkin bir şekilde yapmasını sağlayacak rehber gereksinimine dayanak oluşturur. Bu tip tespitler,
geliştirilen model için kontrol kriterleri olacaktır. Geliştirilen modelin bu dayanaklar temelinde tespit edilen
ihtiyaçları karşılayacak yapıda olması gerekir. Yapılan incelemenin ardından tespit edilen dayanaklar ve
eksiklikler/ihtiyaçlar dokümante edilerek raporlanır. Bu aşama sonunda elde edilecek çıktı mevcut durum
analizi dokümanıdır.
2.5. Model geliştirme aşaması yapılacak mı?Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme çalışmasında tespit edilen ihtiyaçları karşılayacak yapıdaki model
geliştirilir. Bu aşamada, konuyla ilgili geliştirilmiş uluslararası standartlar temel alınabilir. Bu aşama sonunda
elde edilecek çıktı model dokümanıdır.
2.6. Rehber hazırlama aşaması yapılacak mı? Geliştirilen modelin, ekosistemdeki paydaşlara aktarılarak, kamu kurumlarına sağlayacağı katma değerin
arttırılması amacıyla rehberler hazırlanır. Rehberler, modelin yapısını ve nasıl kullanılacağını veya uzmanlık
gerektiren bir konuda süreçlerin nasıl yürütülüp, nelere dikkat edilmesi gerektiğini kapsayan, paydaşlara yön
göstermek, kılavuzluk yapmak amacıyla hazırlanan dokümanlardır. Rehber içeriği ve detay seviyesi, konuyu
hiç bilmeyen birinin bile rehberi kullanarak, rehberin kılavuzluk ettiği faaliyetleri kolaylıkla ve hatasız bir
şekilde kendi kurumunda/biriminde uygulamasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Bu aşama sonunda
elde edilecek çıktı rehber dokümanıdır.
2.7. Geliştirilen modelin ve rehberin geçerleme aşaması yapılacak mı?
Model geçerlemesi aşamasında geliştirilen taslak modelin doğrulaması yapılıp, modelin doğruluğu,
kapsayıcılığı, uygulanabilirliği, doğru ve güvenilir sonuçlar üretebilirliği kontrol edilir. Model geçerleme
yöntemleri pilot vaka çalışması, test ve/ya gözlem yapma olarak sıralanabilir. Geçerleme aşaması
sonrasında, taslak model revize edilerek model ve rehber dokümanlarının son versiyonu elde edilir. Bu
aşama sonunda elde edilecek çıktı model geçerleme (pilot vaka çalışması, test ve/ya gözlem vb.)
raporudur.
Sayfa 2
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
3. YÖNTEM
3.1. Üst strateji ve politika belgeleri incelenerek projeyi etkileyecek hedef, amaç ve faaliyetler tespit edilecek mi?
Projenin mevcut planlar ve stratejilerle uyumunun değerlendirilmesi kapsamında üst politika belgeleri
incelenerek, projeyi etkileyecek hedef, amaç ve faaliyetler tespit edilir. Model ve rehber hazırlama projesi,
bu üst politika belgelerinde yer alan stratejiler ve yapılması planlanan eylemlerle ilişkili olabilir. Bu aşamada
bu ilişkiler tanımlanmalıdır. Üst politika belgeleri incelemesi kapsamında aşağıda verilen kırılımların dâhil
edilmesi tavsiye edilir.
Hükümet Eylem Planı
Kalkınma Planı
E-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı
Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Plan
3.2. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması kapsamı belirlendi mi?Proje amacı doğrultusunda yapılan Türkiye ve Dünya’daki mevcut durumun analizi sonucu tespitler elde
ederek oluşturulacak modelin gereksinimleri belirlenir. Bu aşamada, doküman analizi, anket uygulaması,
ilgili konularda uzman olan kişilerle görüşme ve bu konularda ihtiyaç sahipleri ile görüşme yöntemleri ile
mevcut durum ve ihtiyaçlar tespit edilebilir. Bu aşama sonrasında, mevcut duruma dair tespitler ve bu
tespitler doğrultusunda oluşturacak modelin gereksinimlerini içeren mevcut durum analizi dokümanı
oluşturulur.
3.2.1. Doküman analizi mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?
Doküman incelemesi, araştırılması hedeflenen olgu ya da olgular hakkında bilgi içeren yazılı materyallerin
analizini kapsamaktadır. Doküman incelemesi, bir araştırma problemi hakkında belirli zaman dilimi
içerisinde üretilen dokümanlar ya da ilgili konuda birden fazla kaynak tarafından ve değişik aralıklarla
üretilmiş dokümanların geniş bir zaman dilimine dayalı analizini olanaklı kılmaktadır. Proje kapsamında ilgisi
olduğu düşünülen yazılı kaynaklar ile ulusal ve uluslararası ayrımda ülke, standartlar, proje örnekleri
özelinde üretilen dokümanlar araştırılır. Yapılması planlanan modele benzer hâlihazırda mevcut bir modelin
bulunduğu durumlarda, bulunan mevcut model gözden geçirilerek oluşturulacak modelin gereksinimleri elde
edilir. Bu doğrultuda aşağıda verilen eksenler için doküman analizi yapılır.
Yurtiçi ve yurtdışı devlet ve özel sektör örnekleri
Yurtiçi ve yurtdışı akademik çalışmalar (kitaplar, dergiler, konferans bildirileri, tezler, vb.)
Uluslararası kuruluş çalışmaları
Danışmanlık firması çalışmaları
3.2.2. Anket uygulaması mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?Anket belirli bir konuda önceden saptanmış hipotezlere veya sorulara bağlı olarak bir evren ya da örneklemi
oluşturan kaynak kişilere sorular yöneltmek suretiyle yapılan sistemli bir veri toplama tekniğidir. Diğer bir
ifade ile farklı yöntemler kullanılarak önceden hazırlanmış bir dizi soru-cevap eşliğinde önceden belirlenmiş
bir hedef kitleden veri elde edilmesidir. Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamında, araştırma
konusu olan başlıklardaki kavram veya kavramlar hakkında bilgi sağlayabilecek bir anket çalışması
gerçekleştirilebilir. Proje kapsamında ilgili veri sağlama kaynağı olarak düşünülen anket uygulamasından
Sayfa 3
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
sağlanan bilgiler ile mevcut durum analiz edilerek ihtiyaçlar belirlenebilir. Anketlerde aşağıdaki tiplerde
sorular olabilir.
Demografik sorular (yaş, eğitim, vb.)
Bilgi soruları (Program ne zaman başladı? vb.)
Temel tanımlayıcı sorular (Program yürütme sürecini nasıl yapıyorsunuz? Vb.)
Fikir/inanış soruları (Programla ilgili ne düşünüyorsun?)
Deneyim /örnek soruları
Karşılaştırma soruları
Anket soruları aşağıdaki noktalara dikkat edilerek hazırlanması tavsiye edilir.
Kolay anlaşılabilir sorular olmalıdır
Sorular spesifik olmalıdır
Her soruda tek şey sorulmalıdır
Değişik tipte sorular hazırlanmalıdır
Alternatif soruları hazırlanmalıdır
3.2.3. İlgili konularda uzmanlarla görüşme yapmak mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?
Araştırılması hedeflenen konuyla ilgili konunun uzmanlarıyla ayrıntılı bilgi ve fikirlerini öğrenme amacıyla
yapılandırılmış görüşmeler doğrultusunda elde edilen bulgular mevcut durum analizi kapsamında
kullanılabilir.
3.2.4. İlgili konularda ihtiyaç sahipleri ile yüz yüze görüşme yapmak mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme kapsamına dâhil edilecek mi?
İlgili birimde çalışan kamu personelleri ile etkileşimli görüşmeler yaparak, araştırma konusu olan
başlıklardaki kavram veya kavramlar hakkında personelin fikir ve tutumları ortaya çıkartılabilir. Aşağıda
sıralanan yüz yüze görüşme tekniklerinden uygun olanı seçilebilir.
Birebir Mülakat: Bilgi toplamanın en kullanışlı yöntemlerinden biri önemli paydaşların belirlenip,
birebir mülakata alınmasıdır. Gerçek sorunu ve olası çözümleri ortaya çıkarmak amacındaki bu
görüşmelerin etkili ve verimli olması için soru listesi hazırlanmalı ve görüşülen kişinin bu soru listesi
üzerinden ilerlemesi sağlanmalıdır. Görüşülen kişiye doğru sorular sorularak çözüme dair
yönlendirilmelidir.
Odak Grup Toplantısı: Belirli bir konu çerçevesinde, önemli paydaşların 8-12 kişilik gruplar halinde
bir araya getirilerek, kişilerin bilgi ve fikirlerini ayrıntılı bir şekilde açığa çıkarmak amacıyla
yapılandırılmış özel bir grup görüşmesi tekniğidir. Görüşme, kişilerin düşüncelerini ve yaşantılarını
açığa çıkarmak amacıyla soru sorma ve özetleme teknikleri kullanılarak bir uzman tarafından
yönetilir. Veriler analiz edilerek katılımcıların dile getirdiği değerlendirmeler, kaygılar ve görüşlerin
bir sentezi yapılır. Görüşmeler yaparken, şunlara dikkat etmek faydalıdır;
o Çalışma yapılan grubun kültürüne saygı duymak
o Görüşme yapılan bireye saygı duymak
o Doğal olmak
o Katılımcı ile uygun bir yakınlık geliştirmek
o Her seferinde sadece bir soru sormak
o Mülakat sırasında aynı soruyu değişik formlarda sormak
Sayfa 4
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
o Emin olunmadığında, katılımcıdan cevabı tekrar etmesini istemek
o İletişim akışını kimin kontrol ettiğini değiştirmek
o Karşı tarafın sözünü bitirmesini beklemek
Gözlemleme: Paydaşın çalışma ortamında paydaş işini yaparken iş başında değerlendirerek
gereksinim toplama aktivitesidir. İki tip gözlem aktivitesi vardır: Aktif; gözlemci görünür, süreci görür,
paydaşın işi bölünse bile ona soru sorabilir. Pasif; Tüm süreç bitene kadar gözlemci soru sormadan
gözlemini yapar, işin dışında kalır.
Kök Neden Analizi: Paydaşlarla bir araya gelerek, kurumlarında yaşanan problemlerin arkasında
yatan gerçek sebepler olan kök nedenleri analiz ederek, yaşanan problemlerin görünen nedenlerini
ortadan kaldırmak yerine kalıcı bir şekilde çözüm üretmeye odaklanan bir metottur.
Beyin Fırtınası: Çalışanların, kısa zaman dilimlerinde bir araya gelerek, konu hakkında önemli
olduğuna inandıkları her şeyi özgürce söylemeleri sonucu kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine
olanak sağlayan bir metottur.
GZFT (güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar, tehditler) analizi: Kurumun işlevi ve faaliyet alanları,
kurumsal, finansal özellikleri ve kaynakları incelenerek; güçlü ve zayıf yönleri belirlenerek, fırsatları
ve tehditlere karşı yanıt verebilme gücü ortaya konur.
PESTS (politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, sektörel eğilimler) analizi: PESTS analizi
kapsamında politik, ekonomik, sosyal, teknolojik ve sektörel açıdan kurumu etkileyecek temel
eğilimler belirlenerek söz konusu eğilimlerin gerçekleşme ihtimalleri ile Kuruma olası etkileri
incelenir.
3.3. Model geliştirme aşaması kapsamı belirlendi mi? Bu aşamada, mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme aşaması sonrası tespit edilen dayanaklar ve
gereksinimler ışığında model geliştirilir. Model geliştirme yöntemlerinden biri olan gömülü (temellendirilmiş) teori
uygulanarak, mevcut durum analizi aşamasında elde edilen veriler sistematik şekilde bir araya getirilerek ve
analiz edilerek, yeni bir model geliştirilebilir. Model, veriler temelinde geliştirilerek, verilerle temellendirilir.
Verilerin nitel çözümlemesiyle kuram inşa edilir. Kuram oluşturma, sürekli karşılaştırmalı analiz yaparak
tümevarım ve tümdengelim bağlantısı kurma, araştırma ortamlarını birleştirme, kuramsal örnekleme yapma, ek
alan taraması ile yeni kavramlara ulaşma gibi süreç ve adımları içerir. Bu metodun ana düşüncesi dökümü elde
edilen verileri tekrar tekrar okuyarak değişkenleri (kategoriler, kavramlar ve özellikler) ve aralarındaki ilişkileri
keşfetmek ya da etiketlemek, sonrasında ise veri toplama ve analiz işlemlerini değişen diziler halinde arka
arkaya devam ettirmektir.
Model geliştirme aşamasında, ilgili alanda uzman kişilerin bilgi, fikir ve deneyimlerinin katkı sağlaması için
aşağıdaki yöntemler kullanılabilir.
Beyin Fırtınası: Uzmanların, kısa zaman dilimlerinde bir araya gelerek, konu hakkında önemli
olduğuna inandıkları her şeyi özgürce söylemeleri sonucu kısa sürede çok fazla fikrin üretilmesine
olanak sağlayan bir metottur.
Birebir Mülakat: Model ile ilgili alanda uzman kişilerin fikirlerinin birebir yapılan görüşmeler ile alınarak
modelin geliştirilmesine katkı sağlanabilir.
Delfi Tekniği: Uzmanların konuyla ilgili görüşlerini yazılı olarak (kapalı usulde) toplanması ve tahminleri
birleştirerek tek bir tahmin halinde bütün uzmanlara geri bildirilmesi, ardından ikinci turda uzmanların
görüşlerini düzelterek yeniden tahmin yapmaları istenmesini içeren bir metottur. Uzmanlar, ilk turdaki
görüşlerini değiştirmek veya değiştirmemek konusunda serbesttir ve ikinci turda yeni bir görüş bildirimi
yaparlar. Sonuç tekrar toplanır ve tekrar birleştirilir ve devam edilmesi isteniyorsa sonraki turlarda aynı Sayfa 5
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
şekilde kapalı olarak tahminler toplanıp ortalama alınıp duyurulur ve uzmanların yeniden tahmin
yapması istenir.
Nominal Grup Tekniği: Uzmanların bir konu hakkındaki görüşlerinin kapalı halde yazılı olarak
toplanması ve sonrasında yüz yüze bir araya gelerek, ortak sonuca ulaşılmasını kapsayan bir metottur.
Model geliştirme aşaması çıktısı olarak, model dokümanı hazırlanmalıdır.
3.4. Model geçerleme aşaması kapsamı belirlendi mi?Model geçerleme, geliştirilen modelin uygunluğu, uygulanabilirliği, kapsayıcılığı, etkinliği ve güvenilirliğinin
geçerlemesi amacı ile yapılan çalışmaları kapsar. Bu aşamada, model geliştirildikten sonra öncelikle
yapılan pilot çalışmalar ile tespit edilen eksiklikler ışığında gerekli güncellemeler yapılarak model son haline
ulaştıktan sonra yapılacak vaka çalışmaları veya testler ile model geçerlemesi yapılır.
Vaka çalışmaları, sınırlı bir süre içerisinde çeşitli veri toplama prosedürleri kullanılarak modelin uygunluğu,
uygulanabilirliği, kapsayıcılığı, etkinliği ve güvenilirliği derin bir şekilde analiz edilir.
Vaka çalışmasının aşamaları aşağıda özetlenmiştir.
Tasarım: Bu aşamada, hangi verilerin toplanacağı, hangi aktivitelerin yapılacağı, kimlerin yapacağı,
ne zaman yapacağı, sonuçların nasıl analiz edileceği, çıktıların neler olacağı ve neleri kapsayacağı
planlanır.
Vaka Seçimi: Geliştirilen modelin uygulanabilirliğini yansıtacak vaka seçimi yapılmalıdır. Birden
fazla vaka çalışması yapılması, modelin geçerliliği hakkında daha güvenilir bilgi sağlayacaktır.
Veri Toplanması: Doküman inceleme, ilgili personelle görüşmeler, direk gözlemleme, katılımcı
gözlemi, fiziksel bulgular gibi çeşitli veri toplama yöntemleri kullanılır. Birden fazla yöntemle verinin
toplanması, modelin geçerliliği hakkında daha güvenilir bilgi sağlayacaktır.
Veri Analizi: Toplanan veri analiz edilir. Toplanan verinin objektif olmasına, vaka çalışması
kapsamı ve amacını karşılayacak yeterlilikte olmasına ve tutarlı olmasına dikkat edilmelidir.
Raporlama: Veri analizi sonrası vaka çalışması raporu hazırlanır.
3.5. Rehber çalışmasının kapsamı belirlendi mi?Rehber çalışmaları, eğer geliştirildiyse model ile ilgili bilgiler (hedef kitlesi, kullanım amacı, kullanım sonrası
elde edilen olası faydaları, yapısı, vb.), uygulamanın nasıl yapılacağı ve nelere dikkat edilmesi gerekliliğinin
detaylı bir şekilde anlatımı, uygulama örnekleri, vb. içerir. Kullanan herkesin aynı şekilde uygulama
yapmasını sağlayacağı nitelikte olan rehber sayesinde, kullanıcılar neyi nasıl yapacaklarını kolaylıkla takip
edebilir, nelere dikkat etmeleri konusunda yönlendirilirler.
3.6. Çıktıların yönetimi çalışmalarının kapsamı belirlendi mi?Mevcut durum analizi ve ihtiyaç belirleme, model geçerleme, model ve rehber dokümanları, gibi model
geliştirme ve rehber hazırlama projesinin çıktılarının, aşağıda belirtilen boyutlar kapsamında, etkin bir
şekilde yönetilmesi tavsiye edilir.
Dokümanların içerik gereksinimlerinin tanımlanması
Kalite kriterlerinin tanımlanması
Doküman kontrol ve onay mekanizmasının oluşturulması
Konfigürasyon yönetiminin sağlanması
Erişim/değiştirme yetkilendirme mekanizmasının oluşturulması
Erişim sağlanacak platformun yönetilmesiSayfa 6
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Öz değerlendirme mekanizmasının sunulacağı platformun yönetilmesi (varsa)
3.7. Model ve rehber çalışmalarının yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetlerinin kapsamı belirlendi mi?
Model ve rehber kullanımını mümkün olduğunca geniş ölçüde ekosistemdeki paydaşlara yayma ve kalıcı
kılma amacı ile yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetleri yürütülür. Bu faaliyetlerinin etkin bir şekilde
yürütülebilmesi için, model ve rehber çalışması, kurumların ihtiyaçlarına uyarlanabilme; yeni alanlara
transfer edilebilme; sürdürülebilir olma, gelecek politika ve uygulamaları etkileme gibi boyutlar dikkate
alınarak geliştirilmelidir. Kapsamlı bir yaygınlaştırma ve kullanım planını geliştirmeye zaman ayırmak hem
yararlanıcı hem de paydaşlar açısından avantaj sağlayacaktır. Kurum/kuruluşun profilini yükseltmenin yanı
sıra, yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetleri çoğunlukla projeyi ve sonuçlarını ileriye taşımak ya da gelecek
için yeni işbirlikleri geliştirebilmek için yeni fırsatlar oluşturabilir. Başarılı yaygınlaştırma ve kullanım, model
ve rehber çalışmasının dışarıda tanınmasına imkân sağlayabilir ve itibarını da artırabilir. Sonuçların
paylaşılması, başkalarının çalışmadan ve uygulama deneyimlerinden yararlanmalarına imkân sağlayacaktır.
Uygulama sonuçları örnek teşkil edebilir ve uygulama kapsamında neleri başarmanın mümkün olduğunu
göstererek farkındalık oluşturup, ekosistemdeki diğer paydaşlara ilham verebilir. Proje sonuçlarının
yaygınlaştırılması ve kullanımı gelecekteki politika ve uygulamalar için kaynak oluşturabilir. Yaygınlaştırma
ve kullanım faaliyetlerinin amaçları şunlar olabilir:
Farkındalığı arttırmak
Etkiyi artırmak
Paydaşları ve hedef grupları bir araya getirmek
Bir çözümü ve teknik uzmanlığı (know-how) paylaşmak
Politika ve uygulamayı etkilemek
Yeni işbirlikleri geliştirmek
Sonuçları yaygınlaştırma ve kullanma amacı ile şu faaliyetler gerçekleştirilebilir;
Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi internet sitesinin hazırlanması
Kilit paydaşlar ile toplantılar ve bunlara yönelik ziyaretlerin yapılması
Bilgilendirme oturumları, çalıştaylar, seminerler, eğitim kursları, sergiler, sunumlar yapılması
Rapor, alanla ilgili basında makaleler, bültenler, basın açıklamaları, kitapçıklar veya broşürler gibi
hedeflenen yazılı malzemelerin hazırlanması
Yürütülen yaygınlaştırma ve kullanım faaliyetlerinin etkisinin değerlendirmesi, bu faaliyetlerdeki iyileşmelerin
sağlanması için önem teşkil eder. Etkiyi ölçmek için anket, mülakat, gözlem ve değerlendirmeler de
kullanılabilir. Bu amaç doğrultusunda kullanılabilecek performans göstergeler şu şekildedir;
Model ve rehberin uygulandığı kurum sayısı
İnternet sitesine ilişkin olgu ve rakamlar (güncellemeler, ziyaretler, danışma, eşleme)
Kilit paydaşlar ile yapılan toplantı sayısı
Tartışma ve bilgilendirme oturumlarına dâhil olan katılımcı sayısı (çalıştaylar, seminerler, tanıtım
organizasyonları)
Medyada yer alma (uzmanlaşmış basın bültenlerinde makaleler, basın açıklamaları, röportajlar vb.)
Model ve rehberle ilgili akademik yayın sayısı, atıf sayısı
Sosyal medyada görünürlük
Mevcut ağlar ve uluslararası ortaklar ile bağlar; bilgi ve teknik uzmanlık (know-how) transferi
Sayfa 7
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Bölgesel, ulusal seviyede, AB seviyesinde politika tedbirleri üzerindeki etki
Nihai kullanıcılardan, diğer paydaşlardan, politika yapıcılardan geri bildirimler
3.8. Modelin sürekliliğini sağlama çalışmalarının kapsamı belirlendi mi? Sürdürülebilirlik, model geliştirme ve rehber hazırlama projesinin sona ermesinin ardından, projenin
sonuçlarını devam ettirme ve kullanma kapasitesidir. Böylece proje sonuçları akreditasyon, ticarileşme veya
yaygınlaştırma aracılığıyla daha uzun vadede kullanılabilir. Projenin veya sonuçlarının bütün bölümleri
sürdürülebilir olmasa da yaygınlaştırma ve kullanımı, proje süresinin ötesine ve geleceğe uzanan bir
ilerleme olarak görülmelidir. Sürdürülebilirlik faaliyetleri, aşağıdaki çalışmaları kapsayabilir.
Ekosistemde ilgili paydaşlardan, proje çıktıları ile ilgili geri bildirim alma mekanizmasının kurulması
çalışmaları
Proje çıktılarının, proje tamamlandıktan sonra iyileştirilmesine yönelik çalışmaları
Proje çıktılarının kullanımı ve yaygınlaştırılması aşamalarında ortaya çıkacak, çıktıya yönelik sorunların
giderilmesi ve/veya çıktının iyileştirilmesine yönelik çalışmalar
Projede elde edilen bilgi/teknoloji/vb. kazanımların proje tamamlandıktan sonra akredite edilmesine
yönelik çalışmalar veya farklı alanlardaki kullanımına yönelik yapılacak araştırma-geliştirme çalışmaları
Projenin ileriye yönelik eğilimlerin araştırılması kapsamındaki çalışmalar
3.9. Model geliştirme ve rehber hazırlama proje planı kapsamı belirlendi mi? Model geliştirme ve rehber hazırlama projesinde projenin başlatılması, planlanması, uygulanması, izlenmesi ve
kontrol ile kapanış faaliyetlerini gibi uygulanacak proje yönetimi faaliyetlerinin kapsamı tanımlanmalıdır. Bu
doğrultuda yapılması tavsiye edilen aktiviteler şu şekildedir;
Proje yönetim planının hazırlanması
Proje iş çıktıları ve görev bileşenlerinin tanımlanması
İş kırınım ağacının oluşturulması
Maliyet ve işgücü kestiriminin yapılması
İnsan kaynakları planının yapılması: proje için gerekli yetkinlik, tecrübe, kişi sayısı vb. tanımlanması
Bütçe planının yapılması
Takvim planının yapılması
Kalite güvence planının yapılması
Risk yönetim planının yapılması
Konfigürasyon yönetim planının yapılması
Veri yönetim planının yapılması
Paydaş yönetim planının yapılması
İletişim planının yapılması: işbirliği yapılacak kurumların belirlenmesi gibi yönetişim mekanizmasının
tanımlanması
Proje kalitesini ölçümü için performans göstergelerinin belirlenmesi
Projeler planlama başarısını izleme değerlendirme ve iyileştirme çalışmalarının yapılması
İç paydaşlarla proje izleme toplantıları gerçekleştirerek, proje gelişimi, performansı ve sorunları gözden
geçirilmesi
Dış paydaşlarla proje yürütme toplantılarının gerçekleştirilerek proje gelişimi, performansı ve sorunları
gözden geçirilmesi
Sayfa 8
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
4. İŞ MODELİ
4.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama çalışmasında danışmana yer verilecek mi?
Alanında uzman akademisyenlerin veya danışmanlık firması çalışanlarının projede danışman olarak yer
alması gibi alt yüklenici kullanımı düşünülüyorsa kurumun danışman yönetimindeki tecrübesi ve olgunluğu
ile danışman performansının beklenen gibi olmama durumunda yapılacaklar göz önünde bulundurulmalıdır.
Danışman tedarikine yönelik hazırlanacak teknik şartnamede aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir.
Danışmanın yetkinliğinin doğru ve tam olarak tanımlamasına
Danışmanın akademisyen olması durumunda, çalışma durumunun Yüksek Öğretim Kanunu Madde
38’e uygunluğunun tanımlanmasına
Danışmandan beklenen işin kapsamının eksiksiz ve gerekli detayları içerecek şekilde tanımlanmasına
Danışmanın yapacağı işin kabul kriterlerinin tanımlanmasına
Belirli periyotlarda kontrol noktalarının tanımlanmasına
Olası ceza maddelerine
4.1.1. Piyasa araştırma faaliyetleri (ihtiyacın karşılanma yöntemini belirleme, yüklenicilerin seçimi, tedarik yönetimini belirleme) plana dahil edildi mi?
Gerçekleştirilecek projenin tamamı danışmana yaptırılabilirken, projede yüklenici ile birlikte kurum
personelleri de görev alabilir. Projedeki ihtiyaçlar net olarak belirlendikten sonra bunların ne şekilde
karşılanacağına karar verilmelidir.
Danışman seçimi yapılırken çıkarılan ihtiyaçları karşılayabilecek ve yapılacak işe uygun profilde firmalar
/ danışmanlar değerlendirilmelidir. Potansiyel danışmanların özgeçmişleri talep edilerek, çalışma
alanları, akademik yayınları, kamu ile iş deneyimi, benzer konularda yapılmış çalışmaları, önceki
referansları, v.b. kriterler incelenerek projedeki role uygunluğu kontrol edilmelidir. Bir danışman daha
önce benzer çalışmaları yapmış ve yapılacak işe uygun profile sahip olsa da proje süresince
çalıştıracağı insan kaynağı profilinin uygunluğu da ayrıca kontrol edilmelidir. Bunun için yüklenici
firmalardan projede çalışacak insan kaynağının özgeçmişleri istenerek projedeki rollerle uygunlukları
kontrol edilir.
4.1.2. Danışmanlığın maliyeti süre ile mi yoksa işin kapsamıyla mı belirlenecek?
Alınacak danışmanlıkta işin kapsamı net olarak çizilmiş ise sözleşmede süre yerine kapsam vermek
daha anlamlı olacaktır. Fakat danışmanlık kapsamında hem işin yapılması hem de işin bütün
detaylarıyla öğrenilmesi beklenmekteyse maliyetin adam-gün gibi süre değerleriyle belirtilmesi faydalı
olacaktır. Özellikle süreyle belirtilen danışmanlıklarda danışmanın çok tecrübeli ve öğretici nitelikte
olması önem arz etmektedir. Danışmanlık maliyeti belirleme yönteminden bağımsız olarak,
danışmanlığın sona ereceği bir tarih belirlemek ve danışmanlık ile ilgili takvimlendirmeyi verimli
yapabilmek için sözleşmeye kurallar eklemek (örneğin talep edildikten 2 hafta sonra en az bir gün
danışmanlık alabilmek) danışmanlık konusunda verimi arttıracaktır.
4.1.3. Danışmanlık kapsamında eğitim de alınacak mı?
Alınan danışmanlık kapsamında faaliyetle ilgili özelleşmiş eğitim alınabilir. Böylece yapılacak işle ilgili
eğitim almak danışmanlığın daha iyi özümsenmesine ve ileride çıkabilecek benzer işlerde danışmanlık
Sayfa 9
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
almadan işin yapılabilmesinde faydalı olacaktır. Danışmanlık almadaki önemli amaçlardan birinin bilgi
ve tecrübenin transfer edilebilmesi olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.
4.1.4. Tedarik işlemleri faaliyetleri (sözleşme hazırlama, satın alma) plana dahil edildi mi?
Sözleşme, alınacak danışmanlık hizmeti kapsamında danışmandan beklenen gereksinimleri ve hizmet
seviyelerini içeren belgedir. Sözleşme çalışmaları sırasında danışman ile birlikte çalışılması, karşılıklı
anlaşmaya varılmış olması önemlidir. Örnek bir sözleşme şu içeriğe sahiptir:
Sözleşme İçeriği Tanım
Temel Şartlar ve
Koşullar
Sözleşmenin süresini, tarafları, yeri, kapsamı, tanımları içeren bölümdür.
Hizmet Tanımı ve
Kapsamı
Hizmetlerle sağlanacak işlevler ve hizmet sunumuyla ilgili kısıtların verildiği
bölümdür.
Hizmet Standartları Hizmetin sağlaması beklenen minimum değerlerin belirtildiği bölümdür.
Performans, kalite, erişilebilirlik, çözüm süresi gibi.
Kaynak Taahhüdü Danışmanın standartlara uyum için taahhüt ettiği insan kaynağını (eleman
sayısı, yetkinlikleri gibi) gösteren bölümdür.
Yönetim Raporlama Danışmanın hizmetle ilgili sunacağı raporlama faaliyetlerini ve dönemlerini
gösteren bölümdür.
Sorumluluklar ve
Bağımlılıklar
Her iki tarafın sorumlulukları ve bağımlılıklarının anlatıldığı bölümdür.
Örnek: İletişim, yönlendirme gibi.
İletişim Bilgileri İletişim şeklinin ve kontak kişilerin belirtildiği bölümdür.
Ödeme Bilgileri Ödemelerin nasıl ve ne zaman yapılacağıyla ilgili bilgileri içeren bölümdür.
Ek olarak vergi, masraf ve harç ödemeleriyle ilgili bilgiler bu bölümde
verilir.
Gizlilik Danışmanın uyması gereken bilgi güvenliği kuralları ve gizlilik şartlarının
verildiği bölümdür.
Fikri ve Sınai Mülkiyet
Hakları
Sunulan danışmanlık hizmeti kapsamında Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları ile
ilgili uyulması gereken gereksinimlerin belirtildiği bölümdür.
Sözleşmenin Sona
Ermesi ve Fesih
Sözleşmenin hangi şartlarda sona ereceğini ve tarafların sözleşme feshine
ilişkin şartların belirtildiği bölümdür.
Mücbir sebepler Sözleşme süre uzatımına esas olabilecek geçerli mücbir sebeplerin
listelendiği bölümdür.
Cezai Durumlar Gecikme, taahhüdün yerine getirememe gibi durumlarda uygulanacak
cezai işlemlerin belirtildiği bölümdür.
Garanti Sözleşmeye konu hizmetle ilgili taraflarca anlaşmaya varılan geçerli garanti
şartlarının verildiği bölümdür.
4.1.5. Danışman yönetimi ve izleme faaliyetleri plana dâhil edildi mi?
Danışman tarafından düzenli aralıklarla performans raporları oluşturularak sunulur ve bu raporlar
önceden planlanan gözden geçirme toplantılarında değerlendirilir. Bu toplantıların gündeminde
aşağıdaki konular yer alır:
Hedeflere göre hizmet performansı,
Sayfa 10
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Olay ve problem gözden geçirmeleri (yönlendirilen konular dahil),
Hizmeti etkileyebilecek majör değişiklikler, başarısız değişiklikler, olaylara neden olan değişiklikler
ve planlanan fakat iptal edilen değişiklikler,
Danışmanın gelecek dönemde özellikle dikkat etmesi gereken konular,
İyi uygulamalar.
Bu toplantıların sonunda olası iyileştirme fırsatları belirlenir ve danışmanın iyileştirme planları yapması
sağlanır.
4.1.6. Kabul faaliyetleri plana dâhil edildi mi?
Danışman ile yapılan sözleşme şartlarının sağlandığından emin olduktan sonra istenilen çıktının kabulü
yapılır. Kabul işleminden önce sözleşmede tanımlandığı şekliyle gözden geçirmeler yapılır. Gözden
geçirmelerin sonuçları yazılı olarak saklanır. Gözden geçirme çalışmaları sonucunda istenilen
kriterlerden geçemeyen çıktıların düzeltilmesi için aksiyon planı düzenlenerek yüklenici ile üzerinde
anlaşmaya varılır. Aksiyon planındaki maddelerin takibi yapılarak yüklenici tarafından belirlenen
sürelerde tamamlanması garanti altına alınır.
4.2. Model geliştirme ve rehber hazırlama çalışması kurum personeli ile mi gerçekleştirilecek?
Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi kurum personeli ile gerçekleştirilecekse öncelikle kurumun
insan kaynağı durumu göz önünde bulundurulmalı ve projeyi geliştirmek için gerekli yetkinliklerin çıkarılması
gerekmektedir. Kurum personelinin bu yetkinliklerden hangilerine sahip olduğu tespit edilmeli eğer yeterli
seviyede yetkinlik mevcut değilse, proje öncesinde veya proje süresince bu yetkinliklerin kazanılabilmesi
için eğitimler planlanmalıdır. Yeterli proje personelinin olmayacağı öngörülmekteyse de yeni proje personeli
temin edebilmek için gerekli hazırlıklar gerçekleştirilmelidir.
5. ÇIKTILAR
5.1. Model geliştirme ve rehber hazırlama projesi proje yönetim planı hazırlanacak mı?Proje kapsamında hazırlanacak proje yönetim planının aşağıdaki başlıkları kapsaması beklenir.
Entegrasyon yönetimi
Kapsam yönetimi
Zaman yönetimi
Maliyet yönetimi
Kalite yönetimi
İnsan kaynakları yönetimi
İletişim yönetimi
Risk yönetimi
Satın alma yönetimi
Paydaş yönetimi
5.2. Mevcut durum analizi dokümanı hazırlanacak mı?
Mevcut durum analizi sonrasında elde edilen sonuçlar analiz edilir. Analiz sonucunda elde edilen bilgiler
değerlendirilerek analiz sonucu elde edilen hususlar, genel ihtiyaç ve tespitler tanımlanarak raporlanır.
Sayfa 11
TÜBİTAK-BİLGEM-YTE
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
Model Geliştirme Rehberi (Taslak)
5.3. Model ve rehber dokümanı hazırlanacak mı?Model hakkında bilgi içeren model dokümanında olması tavsiye edilen başlıklar şu şekildedir;
Modelin amacı
Modelin alanı/kapsamı
Modelin hedef kitlesi
Modelin ekosisteme etkisi (kurumsal etki, hizmetlere etki, operasyonel etki gibi sunulan katma
değer)
Modelin boyut/alt boyut (uygulama alanındaki iş başarısını etkileyen karakteristik) tanımları
Ölçüm amacıyla geliştirilen bir model ise değerlendirme yapısı
o Seviyelendirme skalası- seviyelerin tanımları
o Değerlendirme yöntemi (bulgu/kanıt toplama, anket, doküman inceleme, açık-uçlu sorular v.b.)
Rehberler, modelin nasıl uygulanacağı veya uzmanlık gerektiren bir konuda süreçlerin nasıl yürütülmesi
gerektiği, nelere dikkat edilmesi gerektiği gibi, hedef kitleye kılavuzluk yapma amacıyla hazırlanan
dokümanlardır. Gerekli detay seviyesinde bilgi içeriğine sahip olup, gereksiz bilgilerden arındırılmış olması
tavsiye edilir.
5.4. Model geçerleme dokümanları hazırlanacak mı? Vaka çalışmaları, pilot, test, gözlem vb. raporları kapsayan model geçerleme dokümanları, modelin
uygunluğu uygulanabilirliği, güvenilirliğinin geçerlemesini içeren çalışmalardır.
5.5. İnternet sitesi hazırlanacak mı? Oluşturulan modelin ve rehberlerin yaygınlaşmasını, kullanımını ve sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla,
ekosistemdeki paydaşlara ulaşmak için internet siteleri internet sitesinin kullanılması tavsiye edilir. Böylece,
paydaşların modelin ve rehberin kullanımıyla ilgili geri bildirimlerinin elektronik ortamdan alınıp, proje çıktıları
ihtiyaca göre güncellenmesi sağlanabilir.
5.6. Akademik yayın yapılacak mı? Model ve rehberle ilgili bilgi ve deneyimler akademik platformda paylaşılarak ilgili çalışma alanı literatürüne katkı sağlanır.
Sayfa 12