Upload
others
View
14
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
2
3
Pengurusan Aset 1. Aset dan inventori tidak
didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan Harta Bersepadu
2. Rekod pergerakan aset tidak disediakan atau dikemaskini
3. Peralatan yang dibekal tidak mengikut spesifikasi seperti dinyatakan di dalam sebutharga
4. Aset yang dibeli tidak digunakan
5. Peralatan telah dibeli dan diterima tetapi ruang belum tersedia
6. Aset yang dibeli tidak diinsurankan
7. Perolehan peralatan ICT tidak mendapat kelulusan JK Pemandu ICT
Bengkel Kesedaran & Pemantapan Kawalan Dalam
Unit Audit Dalam Universiti Malaya
Pengurusan Aset 1. Peralatan Tidak Digunakan
2. Pemeriksaan Aset Tidak Dijalankan
3. Peralatan Rosak Tidak Dibaiki/Peralatan Rosak Tidak Ekonomi Dibaiki Tidak Dilupuskan (RM4,412,963.00)
4. Aset Tidak Dilabel
5. Kelewatan Tindakan Pelupusan
4
5
Pengurusan Aset Dan Stor 1. Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
2. Pegawai Penerima – tidak dilantik secara bertulis dan tidak membuat pengesahan penerimaan aset
3. Pemeriksaan Aset – tidak dijalankan secara berkala
4. Kawalan Kad Inden Minyak - buku rekod pergerakan tidak dikemaskini di ruangan Nama Dan Tandatangan Pegawai Yang Memberi dan ruangan Jumlah Diisi (Liter/RM) juga tidak dicatat.
5. Kehilangan Aset – tindakan surcaj/tatatertib terhadap pegawai yang bertanggungjawab jika kehilangan berlaku disebabkan kecuaian pegawai.
PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN 38 BBP BAGI TAHUN 2016 BERBANDING 2013
6
Pengauditan Pengurusan Kewangan Badan Berkanun (Indeks Akauntabiliti) 2016 - Prestasi Pengurusan Aset Dan Stor
7
Tugasan 1
8
PTj : Tujuan :
Senaraikan 20 masalah/isu dalam pengurusan aset di tempat kerja
1. 2. 3. 4. 5.
Bahagian Pengurusan Harta (BPH), JPPHB
9
Fungsi
Urus setia Jawatankuasa
Pengurusan Aset
Urus setia Jawatankuasa
Perolehan Kenderaan Universiti
Urus setia Jawatankuasa Pengurusan
Kehilangan Aset
10
Rujukan & Panduan
• Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori
• http://portal.um.edu.my/
• Surat Edaran & Pekeliling Dalaman
• http://portal.um.edu.my/
• 1PP
• http://1pp.treasury.gov.my/
11
12
Perolehan Penerimaan Pendaftaran
Penggunaan & Penyimpanan
Pemeriksaan/ Pemverifikasi
Penyelenggaraan
Pelupusan Kehilangan &
Hapuskira
13
Proses Pengurusan Aset
Pengurusan Aset
Pegawai Aset
Pegawai Penerima Aset
Pegawai Teknikal/
Bertauliah
Pegawai Kenderaan
Pemilik/ Pengguna
Pegawai Pemeriksa/
Pemverifikasi
Pegawai Penyiasat
Jawatankuasa Pengurusan
Aset
Jawatankuasa Pengurusan Kehilangan
Aset
14
Kategori Aset
Aset
Aset Ketara
Aset Alih Aset Hidup
Aset Tak Alih
Aset Tak Ketara
Harta Intelek
Harta Bukan Intelek
15
Aset Nilai pembelian asal > RM3,000.00 dan ke atas A30000
Inventori Nilai pembelian asal < RM3,000.00 B27000
16
Objektif
• Menepati spesifikasi yang ditetapkan
• Kualiti dan kuantiti mengikut pesanan
• Diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan
Peraturan
• Semak butiran di dalam dokumen
• Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta
• Buat pengesahan penerimaan serta-merta
• Pastikan ada Surat/Perakuan dan Manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada
17
18
Tugasan 2
19
20
21
22
Objektif
Wujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan fizikal aset/inventori diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian
aset/inventori
14 hari dari tarikh pengesahan penerimaan
23
Daftar Beli
Sewa beli
Lucut hak
Aset hadiah Aset tanpa
penempatan
Aset bersekali dengan
bangunan
Penempatan aset ke PTj lain
Sewa Aset yang digunakan bagi tujuan pameran
atau latihan
Aset peribadi/ persendirian
24
25
Punca maklumat pendaftaran
Dibeli
• Pesanan Rasmi
• Nota Serahan
• Invois
• Dokumen Kontrak
• Kad Jaminan
• Manual Pengguna
• Dokumen lain yang berkaitan.
26
Diterima daripada sumber lain
• Surat permohonan, persetujuan penyerahan
• Maklumat lengkap aset terlibat
• Rekod pendaftaran;
• Surat kelulusan dan pengesahan penerimaan
• Perintah Lucut Hak dari Mahkamah
• Dokumen pembelian/ kelulusan khas; atau
• Dokumen lain yang berkaitan.
Tiada punca maklumat
• Pendaftaran berasaskan maklumat fizikal
• Sumber lain yang berkaitan
Disewa beli
• Surat Ikatan Perjanjian
• Dokumen lain yang berkaitan
Dokumen Pendaftaran
27
https://asset.um.edu.my
Penting : 1. Kategori aset 2. Pengguna/Pemilik 3. Lokasi
penempatan
28
Tugasan 3
Fizikal Lokasi Rekod 29
Pelaksanaan Pendaftaran
Terima permohonan/
maklumat
Kenalpasti kategori
Semak dokumen pembelian
Daftar Cetak dan label Sedia dan
lekatkan Senarai Aset Dilokasi
Semak aset
Dokumen pendaftaran
Pergerakan Aset
Pinjaman
Untuk kerja lapangan atau tugas
rasmi Borang Pergerakan
Aset/Inventori UM/BPH/PA-4
30
Pindahan
PTj/jabatan yang sama -
kemaskini lokasi PTj/jabatan berlainan - Borang
Pergerakan/Pindahan Secara Kekal UM/BPH/PA-5.
31
32
33
34
35
36
Objektif
Mengurangkan pembaziran
Menjimatkan kos
Mencapai jangka hayat
Mencegah penyalahgunaan
Mengelakkan kehilangan
37
Penggunaan dan Penyimpanan • Penggunaan
(a) Tujuan rasmi sahaja
(b) Mengikut fungsi sebenar;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan;
(d) Penggunaan - rekod, semak dan pantau;
(e) Rosak – baiki/selenggara;
(f) Digunasama dengan PTj/Fakulti lain;
(b) Pergerakan – pinjaman atau pindahan.
• Penyimpanan
(a) Tanggungjawab Pemilik/Pengguna Aset;
(b) Disimpan di tempat yang selamat;
(c) Patuhi Arahan Keselamatan UM.
38
39
Pemeriksaan dan Pemverifikasi
40
Pemverifikasi - tindakan untuk memeriksa rekod dan fizikal aset yang terdapat di PTj/Jabatan yang dilakukan oleh pegawai yang tidak terlibat secara langsung di dalam pengurusan aset.
Objektif
Keadaan dan prestasi aset
Ada rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini
Aset berada di lokasi seperti dalam rekod
Kenalpasti aset yang tidak boleh digunakan, rosak, usang
Mengelakkan penipuan, kecurian atau kehilangan;
Peraturan pengurusan aset dipatuhi
Fizikal
Rekod
Penempatan
Pelantikan Pegawai Pemeriksa/
Pemverifikasi
Periksa dan verifikasi aset
Sediakan Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Aset
Kemukakan Laporan untuk tindakan
PTj/Jabatan berkenaan
PTj/Jabatan ambil tindakan
pembaikan/ pembetulan
Pelupusan
41
Perlaksanan Pemeriksaan dan Pemverifikasi
42
43
Objektif
44
Pastikan aset berfungsi & selamat digunakan
Memelihara dan memanjangkan jangka
hayat aset
Mengurangkan kerosakan
Meningkatkan keupayaan aset
Mendapatkan ketahanan maksimum
sejajar dengan perbelanjaan
Menjimatkan perbelanjaan
Universiti
Menjamin keselamatan
pengguna
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif
Memelihara imej Universiti
Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance)
Kerja penyelenggaraan mengikut jadual/program bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.
Kerja pembaikan atau penggantian komponen apabila
berlaku kerosakan/kegagalan supaya aset dapat berfungsi
semula mengikut piawaian yang ditetapkan.
45
46
Panduan Penyelenggaraan
Kenalpasti aset yang perlukan
penyelenggaraan
Sediakan Senarai Aset Yang
Memerlukan Penyelenggaran
Rancang dan sediakan jadual
penyelenggaraan aset
Laksanakan penyelenggaraan
ikut jadual
Rekodkan penyelenggaraan
yang dilaksanakan
Nilai penyelenggaraan
yang telah dilaksanakan
Laporan Tahunan Penyelenggaraan
Aset
47
48
49
50
51
Objektif
Tidak simpan aset
rosak/tidak digunakan
Jimatkan ruang
Hasil pulangan
yang terbaik
Kaedah pelupusan
bersifat mesra alam & lestari
Dipindahkan
Justifikasi Pelupusan
• Tidak ekonomi dibaiki
• Usang (Obsolete)
• Rosak dan tidak boleh digunakan
• Luput tempoh penggunaan
• Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
• Tiada alat ganti di pasaran
• Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
• Disyor selepas pemeriksaan/pemverifikasi aset
• Tidak lagi diperlukan oleh PTj/Jabatan
• Perubahan teknologi
• Melebihi keperluan
52
Kuasa Melulus Pelupusan
53
Hadkuasa Kuasa
Nilai aset melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu
Jawatankuasa Tetap Kewangan (dengan Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)
Nilai aset tidak melebihi RM500,000.00 tiap-tiap satu
Naib Canselor (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)
Nilai aset melebihi RM5,000.00 sehingga RM200,00.00 tiap-tiap satu
Pengawal Kewangan/Bendahari (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM)
Nilai aset/barang tidak melebihi RM5,000.00 tiap-tiap satu
Ketua PTj (dengan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset PTj)
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
Tanggungjawab Urus setia Pelupusan
• Pastikan permohonan pelupusan aset – lengkap dan teratur dari Urus setia Pelupusan PTj;
• Uruskan pelantikan dan kemaskini rekod Jawatankuasa Pengurusan Aset UM;
• Uruskan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM; • Sediakan laporan dan syor Jawatankuasa Pengurusan Aset UM untuk
dikemukakan kepada Kuasa Melulus; • Memaklumkan status permohonan dan tindakan yang perlu diambil
kepada PTj/Jabatan; • Uruskan kaedah pelupusan seperti yang telah diluluskan oleh Kuasa
Melulus; • Uruskan permohonan untuk perlanjutan tempoh pelupusan, meminda
kelulusan kaedah pelupusan, pembatalan pelupusan dan penangguhan pengambilan oleh PTj/Jabatan;
• Sediakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset.
54
55
Proses Pelupusan
Pegawai Aset Kenalpasti dan labelkan
aset yang hendak dilupuskan
Pegawai Aset Dapatkan PEP
Pegawai Aset Senarai Pelupusan Aset
UM/BPH/PA-13 & Laporan Lembaga
Pemeriksa UM/BPH/PA-14
Pegawai Aset Hantar kepada Urus setia
Pelupusan Pusat @ PTj/Jabatan
Urus setia Semak dan bawa ke
mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset UM/PTj
Urus setia Serah/dapatkan surat kelulusan pelupusan
Urus setia Laksanakan pelupusan mengikut kaedah yang
diluluskan dalam tempoh yang ditetapkan
Urus setia Borang Pengambilan Aset
Lupus UM/BPH/PA-15 yang disahkan oleh PTj/Jabatan terlibat
Urus setia Laporan Pelupusan Aset
UM/BPH/PA-16
Perakuan Pelupusan (PEP)
56
Satu kenyataan yang disediakan oleh KPTj/KJ atau Pegawai Teknikal yang berkelayakan dalam bidang berkaitan atau khidmat pakar-pakar khusus bagi mengesahkan aset mekanikal, elektrikal, elektronik dan perkakasan komputer yang wajar untuk dilupuskan.
Perakuan Pelupusan (PEP)
PERAKUAN PELUPUSAN
(A) Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik -
nilai perolehan asal > daripada
RM5,000.00 seunit
(B) Perkakasan komputer – nilai perolehan asal <
daripada RM1,000.00 seunit
Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik, Elektronik dan
perkakasan komputer - nilai perolehan asal kurang
daripada (A) dan (B) - tidak perlukan PEP dengan syarat telah capai jangka hayat @ diperakukan oleh Lembaga
Pemeriksa
57
Disediakan oleh : Pegawai-pegawai yang mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer, Perubatan, Pergigian dan seumpamanya. Tempoh sah : Satu (1) tahun dari tarikh ia dikeluarkan.
58
Perakuan Pelupusan
59
Contoh 1 Contoh 2
60
Contoh 3 Contoh 4
61
Contoh 5
Contoh 6
62
Aset yang mengandungi bahan radioaktif, hendaklah disertakan dengan surat kelulusan/pengesahan dari Unit Perlindungan Sinaran (UPS) bahawa aset tersebut selamat untuk dilupuskan.
63
Boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis atau nilai perolehan aset
UM/BPH/PA-13
64
UM/BPH/PA-14
Boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut kepada jenis atau nilai perolehan aset
65
66
Contoh 1
67
Contoh 2
68
Contoh 3 Contoh 4
69
Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti (JKPAU)
70
Bil Pusat PTj /Jabatan
(a)
Nilai pembelian asal melebihi RM5,000.00 setiap satu dan ke atas.
Nilai pembelian asal tidak melebihi RM5,000.00 setiap satu.
(b) Keanggotaan : (i) Bendahari (Pengerusi); (ii) Dekan Fakulti Kejuruteraan (iii) Ketua Penolong Bendahari,
Bahagian Akaun & Pelaburan, Jabatan Bendahari
(iv) Ketua Bahagian Pentadbiran JPPHB
(v) Ketua Bahagian Kejuruteraan Mekanikal JPPHB/wakil
(vi) Ketua/Pegawai Unit Audit Dalam
(vii) Ketua Bahagian Pentadbiran & Governan/wakil
Keanggotan (i) 1 orang Staf Akademik /P&P
(Pengerusi); (ii) 2 orang staf (Akademik/P&P)
/Kumpulan Pelaksana Gred 17 dan ke atas;
(iii) Pegawai yang mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu;
(iv) Pegawai dari PTj/jabatan lain boleh dilantik, jika perlu.
71
Bil Pusat PTj /Jabatan
(c) Kekerapan Mesyuarat : (i) Diadakan sekurang-
kurangnya empat (4) kali setahun;
(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.
Kourum : 3 orang
Kekerapan Mesyuarat ; (i) 1 bulan sekali / bergantung
kepada permohonan yang diterima;
(ii) Jika dibuat secara edaran, pertimbangan Pengerusi hanya boleh diperolehi selepas semua ahli lain membuat keputusan.
Kourum : 3 orang
72
Bil Pusat PTj /Jabatan
(e) Bidang Tugas : (i) Bincang dan nilai keberkesanan serta kelemahan aset yang hendak
dilupuskan; (ii) Adakan lawatan pemeriksaan bagi memeriksa aset serta rekod
penyelenggaraan, jika perlu; (iii) Pastikan maklumat sulit dan rahsia dalam aset yang hendak
dilupuskan telah dikeluarkan/dihapuskan, jika ada; (iv) Lengkapkan Laporan Lembaga Pemeriksa UM/BPH/PA-14 : *Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan *Syor kaedah pelupusan dan justifikasi. (i) Sedia dan tandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa bagi
mengesahkan dan mempersetujui pelupusan yang telah dibuat.
*(e) Bidang Tugas : (i) Kedudukan semasa (pembelian) Aset/Inventori Universiti; (ii) Laporan Pemeriksaan Aset/Inventori Universiti meliputi pelantikan
Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;
(iii) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan; (iv) Laporan Pemeriksaan Stok dan Verifikasi Stok meliputi pelantikan
Pegawai Pemeriksa, jadual pemeriksaan dan penemuan pemeriksaan;
(v) Laporan Pelupusan Aset/Inventori meliputi pengesyoran kaedah pelupusan, jadual pemeriksaan dan tindakan pelupusan; dan
(vi) Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.
• Perlanjutan Tempoh
• Pinda Kaedah Pelupusan
• Penyimpanan Aset Yang Lulus Lupus
• Pembatalan Pelupusan
• Penangguhan Pengambilan Pelupusan
• Pengambilan Pelupusan
• Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan
• Desentralisasi Pelupusan PTj/Jabatan
73
Kaedah Pelupusan
74
(1) Jualan secara runcit
(6) Jualan secara
sebutharga
(10) Jualan secara tender
(2) E-waste
(3) Jualan secara
sisa (11) Lelong
(8) Tukar barang/ Perkhidmatan
(4) Tukar beli
(9) Tukar ganti
(5) Hadiah
(7) Musnah
(13) Kaedah
pelupusan lain
(12) Buangan
Terjadual & Sisa
Pepejal
75
UM/BPH/PA-16
76
Definasi
77
• Kehilangan
- disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai.
• Hapuskira
- proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
• Surcaj
- tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi aset Universiti yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.
78
Objektif
Selaraskan rekod
Kawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan
Tingkatkan kesedaran & tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan
aset Universiti
Membolehkan tindakan surcaj/ tatatertib dikenakan ke atas kecuaian
pegawai
Kuasa Melulus : Hapus Kira
79
Hadkuasa Kuasa
Nilai kehilangan melebihi RM1 juta Lembaga Pengarah Universiti
Nilai kehilangan tidak melebihi RM1 juta
Jawatankuasa Tetap Kewangan
Nilai barang tidak melebihi RM500,000.00
Naib Canselor
Nilai barang tidak melebihi RM500,000.00
Pengawal Kewangan/ Bendahari
Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
80
Proses Hapus Kira
Melaporkan Kehilangan
Laporan Kehilangan Aset UM/BPH/PA-17
Pelantikan Pegawai
Penyiasat
Laporan Penyiasatan
Kehilangan Aset UM/BPH/PA-18
Syor tindakan oleh Pegawai
Penyiasat
Laporan Jawatankuasa Pengurusan
Kehilangan Aset
Tindakan Unit Integriti/Kuasa
Melulus
Dapatkan status syor tindakan
Kemaskini status Aset
81
82
83
84
85