[Kel15]Laporan Pengembangan SISTAR Pada Lembaga Pendidikan BLCI

PENGEMBANGAN SISTAR (SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN REGISTRASI TERPADU)

PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI (British Language College of Indonesia)

TUGAS BESAR - MR3203 PERENCANAAN SISTEM INFORMASI

Reyhan Abdurrahman 14411501

Arfi Ruwaida 14412009

Hanifa 14412015

Manajemen Rekayasa Industri

Fakultas Teknologi Industri

Institut Teknologi Bandung

2015

DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................................................................................... 1

1.1 Sistem Kerja ........................................................................................................................................ 1

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja ............................................................................................................... 1

1.1.2 Visi, Misi, dan Value Organisasi .................................................................................................. 2

1.1.3 Struktur Organisasi .................................................................................................................... 2

1.1.4 Flowchart Proses Bisnis (Existing) ............................................................................................... 3

1.2 Flowchart Pengerjaan .......................................................................................................................... 6

BAB II PROJECT IDENTIFICATION .................................................................................................................................... 8

2.1 Problem .............................................................................................................................................. 8

2.2 Opportunities ....................................................................................................................................10

2.3 Directives ..........................................................................................................................................11

2.4 Scope of the Project ...........................................................................................................................13

BAB III PROBLEM ANALYSIS .......................................................................................................................................... 14

3.1 Analisis Causes & Effects ....................................................................................................................14

3.2 System Improvement Objectives .........................................................................................................15

3.3 Key Performance Indicators ................................................................................................................16

3.4 Critical Success Factors .......................................................................................................................17

BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS .................................................................................................................................. 20

4.1 Functional & Non-functional Requirement ...........................................................................................20

4.1.1 Functional Requirement .............................................................................................................20

4.1.2 Non-functional Requirement ......................................................................................................21

4.2 Process Requirement Definition ..........................................................................................................24

4.2.1 Proses Bisnis ..............................................................................................................................24

4.2.3 Context Diagram ........................................................................................................................25

4.2.3 Decomposition Diagram .............................................................................................................27

4.2.4 DFD (Data Flow Diagram) ..........................................................................................................28

4.3 Data Requirement Definition ..............................................................................................................31

4.3.1 ERD ...........................................................................................................................................31

4.3.2 LDM ..........................................................................................................................................33

4.3.3 PDM..........................................................................................................................................34

4.4 Interface Requirement Definition ........................................................................................................35

DAFTAR DIAGRAM Diagram 1. Proses Bisnis Lembaga Pendidikan BLCI ...................................................................................... 5 Diagram 2. Flowchart Pengerjaan Perencanaan Sistem Informasi ................................................................ 6 Diagram 3. Fishbone Diagram ......................................................................................................................14 Diagram 4. Proses Bisnis Usulan ..................................................................................................................24 Diagram 5. Context Diagram ........................................................................................................................26 Diagram 6. Decomposition Diagram ............................................................................................................27 Diagram 7. Data Flow Diagram Level 1 ........................................................................................................28 Diagram 8. Data Flow Diagram 2.1...............................................................................................................28 Diagram 9. Data Flow Diagram 2.2...............................................................................................................29 Diagram 10. Data Flow Diagram 2.3.............................................................................................................29 Diagram 11. Data Flow Diagram 2.4.............................................................................................................30

DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Tingkatan Program BLCI pada Kelas Bahasa Inggris dan TOEIC ................................................... 1 Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Pendidikan BLCI ............................................................................. 2 Gambar 3. Rancangan ERD SISTAR ...............................................................................................................31 Gambar 4. Rancangan ERD normalisasi SISTAR ...........................................................................................32 Gambar 5. Rancangan LDM SISTAR ..............................................................................................................33 Gambar 6. Rancangan PDM SISTAR .............................................................................................................34

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Diskripsi Pekerjaan Lembaga Pendidikan BLCI ................................................................................. 2 Tabel 2. Key Performance Indicators ............................................................................................................16 Tabel 3. Critical Success Factor Sebelum Pengimplementasian SISTAR ......................................................17 Tabel 4. Critical Success Factor Setelah Pengimplementasian SISTAR ........................................................17 Tabel 5. User Interface Requirement ...........................................................................................................20 Tabel 6. Processing Requirement .................................................................................................................21 Tabel 7. Storage Requirement .....................................................................................................................21 Tabel 8. Control Requirement ......................................................................................................................21 Tabel 9. Non-functional requirements-Performance ...................................................................................22 Tabel 10. Non-functional requirements-Performance .................................................................................22 Tabel 11. Non-functional requirements-Economics ....................................................................................22 Tabel 12. Non-functional requirements-Control .........................................................................................22 Tabel 13. Non-functional Requirements-Efficiency .....................................................................................23 Tabel 14. Non-Functional Requirements-Service.........................................................................................23

PENGEMBANGAN SISTAR PADA LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI KELOMPOK 15

Halaman 1 dari 44

Ketut Resiki Widiastuti - 13411030

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Sistem Kerja

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja

BLCI (British Language College of Indonesia) merupakan lembaga kursus Bahasa Inggris dan Bahasa Jepang

yang berdiri pada tahun 2000 di bawah naungan Yayasan Pendidikan Gerdy Karya Pratama. Pada awal

beridirnya, BLCI bertempat di Jl. Sulanjana No 15 Bandung, dan sejak tanggal 28 Maret 2005 BLCI berpindah

tempat di Jl. Tamansari No. 56 Bandung.

BLCI menawarkan solusi terhadap kebutuhan penguasaan bahasa asing bagi individu yang membutuhkannya.

BLCI mempunyai berbagai jenis program dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, dari program untuk pemula

hingga ujian resmi bertaraf internasional. Saat ini, BLCI merupakan salah satu authorized test center yang

resmi dalam penyelenggaraan tes TOEFL ITP, TOEIC PBT dan NAT (Nihongo Ability Test). Selain itu, BLCI juga

menyediakan program study in Japan, dimana individu yang mengikuti program ini berkesempatan untuk

tinggal di Jepang pada waktu yang telah ditentukan.

Gambar 1. Tingkatan Program BLCI pada Kelas Bahasa Inggris dan TOEIC

Untuk dapat mengikuti program-program yang diselenggarakan BLCI, individu dapat langsung mendatangi

tempat kantor BLCI, dengan menyerahkan data diri beserta biaya pendaftaran. Selanjutnya, peserta dapat

memilih program yang diinginkan, membayar biaya program sesuai dengan jenisnya, dan memilih jadwal

program. Apabila telah terdapat konfirmasi dari pihak BLCI, maka peserta dapat memulai program yang

telah dipilih.


Halaman 2 dari 44


1.1.2 Visi, Misi, dan Value Organisasi

Visi

Untuk menjadi seorang yang sukses di dunia yang semakin hari semakin ketat tingkat persaingannya,

penguasaan bahasa asing (bahasa internasional) merupakan suatu keharusan.

BLCI menawarkan kesempatan bagi setiap orang untuk mempelajari bahasa- bahasa internasional dan

selanjutnya menikmati kesuksesan sepanjang karir masing-masing.

Misi

Menyelenggarakan pendidikan bahasa-bahasa asing dengan kualitas tinggi dan terjangkau oleh masyarakat

luas.

Value

Selain menjalankan program-program sesuai dengan visi dan misi yang dibawanya, Lembaga Pendidikan BLCI

menambahnya dengan value added yang dapat dinikmati oleh peserta program, yaitu membuat suasana pada

tempat kegiatan dan mengajar dengan konsep classic, suasana tenang walaupun berada di tempat yang

strategis dan ramai, hal ini akan membuat peserta dapat belajar dengan nyaman.

1.1.3 Struktur Organisasi

Berdasarkan visi dan misi organisasi, berikut ditunjukkan struktur organisasi BLCI pada Gambar 2. Pada Tabel 1

disajikan penjelasan singkat mengenai pekerjaan pada masing-masing struktur organisasi. BLCI memiliki 3

resepsionis dan 16 pengajar, dimana 8 pengajar untuk bahasa inggris, 8 lainnya pengjar untuk bahasa jepang.

PENGURUS YAYASAN PENDIDIKAN GERDY

KARYA PRATAMA

DIREKTUR LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

AKADEMIK LEMBAGA

PENDIDIKAN BLCI (BAHASA INGGRIS)

AKADEMIK LEMBAGA

PENDIDIKAN BLCI (BAHASA JEPANG)

ADMINISTRASI LEMBAGA

PENDIDIKAN BLCI

KEAMANAN LEMBAGA

PENDIDIKAN BLCI

PESURUH KANTOR LEMBAGA

PENDIDIKAN BLCI

GURU PENGAJAR LOCAL & GURU TENAGA ASING

(BAHASA INGGRIS)

GURU PENGAJAR LOCAL & GURU TENAGA ASING

(BAHASA JEPANG)

RESEPSIONIS

MARKETING

PUBLICITY

Gambar 2. Struktur Organisasi Lembaga Pendidikan BLCI

Tabel 1. Diskripsi Pekerjaan Lembaga Pendidikan BLCI

Bagian Diskripsi

Pengurus Yayasan

Pengurus yayasan merupakan bagian yang bertindak sebagai decision maker

terhadap hal-hal yang menyangkut kegiatan BLCI ke depannya, menerima laporan

kegiatan yang telah dilakukan, memberikan teguran apabila keberjalanan kegiatan


Halaman 3 dari 44


tidak sesuai dengan visi dan misi organisasi, mengawasi dan mengevaluasi

pelaksanaan sebagaimana yang telah direncanakan.

Direktur Memimpin pelaksanaan program-program, memastikan keberjalanan sesuai dengan

yang telah direncanakan sebelumnya, dan mengatur keuangan

Akademik (Bahasa

Inggris)

Mengatur program yang berkaitan dengan akademik BLCI dan Membuat kurikulum,

khususnya program yang menggunakan Bahasa Inggris

Akademik (Bahasa

Jepang)

Mengatur program yang berkaitan dengan akademik BLCI dan Membuat kurikulum,

khususnya program yang menggunakan Bahasa Jepang

Marketing Mempromosikan dan mempublikasikan program-program dari BLCI

Publicity Menjalin kerja sama dengan pihak-pihak tertentu yang dapat meningkatkan peserta

dari program-program BLCI

Administrasi Mengatur teknis pengarsipan di Lembaga Pendidikan BLCI, mengatur pemasukan

dan pengeluaran keuangan, dan melakukan rekrutasi

Keamanan Menjaga keamanan di Lembaga Pendidikan BCLI sehingga program-program dapat

dilaksanakan dengan baik

Pesuruh Kantor Melaksanakan hal-hal teknis yang diperintahkan oleh bagian-bagian di Lembaga

Pendidikan BLCI

Guru Pengajar

(Bahasa Inggris) Melaksanakan program-program Bahasa Inggris yang telah diatur

Guru Pengajar

(Bahasa Jepang) Melaksanakan program-program Bahasa Jepang yang telah diatur

Resepsionis Menerima pendaftaran calon peserta dan membuat laporan hal-hal yang berkaitan

dengan pendaftaran

1.1.4 Flowchart Proses Bisnis (Existing)

Di BLCI terdapat beberapa proses bisnis, tetapi pada perencanaan sistem informasi ini, tidak semua proses

bisnis akan ditinjau. Proses bisnis yang ditinjau yaitu:

a. Registrasi

b. Administrasi

c. Marketing/ Publicity

Dalam pemetaan proses bisnis dari Lembaga Pendidikan BLCI akan digunakan cross functional flowchart agar

memudahkan dalam melihat penggambaran hubungan antar proses bisnis yang ada. Simbol- simbo yang

digunakan dalam pembuatan cross functional flowchart dijelaskan pada bagian di bawah ini.

Keterangan

:

Terminasi awal

:

Dokumen

:

Terminasi akhir

:

Basis data

:

Pemilihan

:

Proses

Start

End


Halaman 4 dari 44



Halaman 5 dari 44


PROSES BISNIS LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI

Input OutputPendidikan Nasional YayasanDirekturPublicityMarketingGuru Pengajar

(Bahasa Jepang)Guru Pengajar

(Bahasa Inggris)ResepsionisPeserta

AKADEMIK(Bahasa Jepang)

AdministrasiAKADEMIK

(Bahasa Inggris)

START

Calon peserta datang ke lokasi

BLCI

Merencanakan promosi

Calon peserta menanyakan program yang

ada di BLCI

Calon peserta mendaftar program

Berkas pendaftaran

peserta

Peserta membayar biaya

program yang dipilih

Menerima pembayaran

Menginputkan ke dalam komputer

Mengadakan tes penempatan

Hasil penempatan tes

Jenis program?

Membuat penjadwalan

Membuat penjadwalan

Bahasa Jepang

Bahasa Inggris

Memilih alternatif jadwal

Menerima jadwal program

Menerima jadwal mengajar

Menerima jadwal mengajar

Membuat laporan

pembayaranMengelola keuangan

Melakukan promosi

menggunakan media-media

yang ada

Menjalankan kerja sama

dengan pihak-pihak tertentu

Database peserta

Menerima anggaran untuk

promosi

Bukti pembayaran

Mengajar peserta program

Mengajar peserta program

Merencanakan anggaran

Membuat tes evaluasi

pengajaran

Membuat tes evaluasi

pengajaran

Melakukan tes evaluasi

Membuat laporan

performansi peserta

Membuat laporan

performansi peserta

Memeriksa hasil tes

Memeriksa hasil tes

Bahasa Jepang

Bahasa Inggris

Jenis program?

Memenuhi kriteria

kelulusan?

Memenuhi kriteria

kelulusan?

Ya

Tidak

Menerima gaji

Mengatur penggajian

pekerja

Menerima gaji

Melakukan pendaftaran

ulang

Sertifikat kelulusan

Membuat laporan kinerja

pengajaran

END

Merencanakan program-

program BLCI

Mengarahkan perkembangan

BLCI

Data

pendaftaran

Menerima laporan jumlah

peserta

Data jumlah

peserta

Data

pembayaran

Data

kelulusan

peserta

Data

alternatif

jadwal

Data jadwal,

dan

pengajar

Data soal-

soal evaluasi

Izin Usaha

Diagram 1. Proses Bisnis Lembaga Pendidikan BLCI


Halaman 6 dari 44


1.2 Flowchart Pengerjaan

Langkah-langkah pengerjaan dari perencanaan sistem informasi ini dapat dilihat pada Diagram 1.

Pemilihan sistem yang dianalisi

Wawancara bagian marketing,

administrasi, dan resepsionis BLCI

Pemetaan gambaran umum

BLCI

Pemetaan proses bisnis BLCI

Identifikasi masalah menggunakan

pendekatan framework PIECES

Analisis masalah menggunakan

fishbone

Identifikasi System Improvement

Objective

Identifikasi KPI (Key Performance

Indicator)

Identifikasi Critical Success Factor

START

Cross functional diagram

Symptom, opportunities,

directives

Root cause

A

Pembuatan Context Diagram

Pembuatan Decomposition

Diagram

Pembuatan DFD Level 1 dan 2

Pembuatan ERD

Pembuatan LDM dan PDM

Pembuatan User Interface

A

FINISH

SYSTEM

MODELLING

Diagram 2. Flowchart Pengerjaan Perencanaan Sistem Informasi


Halaman 7 dari 44



Halaman 8 dari 44


BAB II

PROJECT IDENTIFICATION

2.1 Problem

Masalah-masalah yang terdapat pada sistem kerja tersebut penulis identifikasi dengan menggunakan

pendekatan PIECES (Performance-Information-Economy-Control-Efficiency-Services). Performance berkaitan

tingkat kinerja sistem informasi yang sudah ada pada suatu organisasi. Information fokus pada keberjalanan

alur informasi pada keseluruhan proses bisnis organisasi. Economy mempertimbangkan faktor dan kondisi

finansial terutama bagi organisasi tersebut. Control meliputi aspek kontrol dan keamanan penggunaan sistem

yang telah ada pada organisasi. Efficiency berkaitan dengan efisiensi penggunaan sumber daya manusia dan

proses dalam organisasi. Services berhubungan erat dengan service yang diberikan sistem tersebut terhadap

sistem dan agen eksternal lain.

Secara umum, problematika yang dihadapi oleh BLCI adalah penggunaan sistem informasi yang kurang

optimal dan secara efektif tidak berdampak pada keberlangsungan proses bisnis organisasi. Hasil keluaran

sistem informasi belum dapat secara maksimal dimanfaatkan untuk keperluan organisasi, terlebih untuk

kepentingan strategis, seperti peramalan tingkat partisipasi siswa. Selain itu, penggunaan yang kurang optimal

menghasilkan missing data dalam jumlah yang besar sehingga membatasi guna fungsional dari sistem

informasi tersebut. Berikut penjabaran identifikasi masalah berdasarkan framework PIECES.

Performance:

Sistem informasi registrasi belum dioperasikan secara optimal karena karyawan front office hanya

menggunakan sistem tersebut untuk keperluan pencatatan informasi pendaftar sebagai formalitas

pekerjaan saja

Registrasi secara umum masih dilakukan secara manual dan konvensional (offline). Meskipun beberapa

data telah di-input-kan dalam sistem informasi terkomputerisasi, perekaman data transaksi tetap

dilakukan dengan menggunakan formulir tertulis yang diisi oleh pendaftar

Information:

Data yang dicatat dan disimpan dalam sistem informasi tidak dipergunakan sebagaimana mestinya secara

optimal, seperti misalnya diekstraksi untuk keperluan organisasi lainnya yang berkaitan dengan data

tersebut.

Sistem informasi registrasi yang sudah ada belum dapat mengakomodasi fungsi pelaporan yang ringkas

dan sesuai kebutuhan organisasi. Pelaporan masih dilakukan dengan manual yang format dan konten

laporan sepenuhnya dipersiapkan oleh Kepala Bagian Administrasi.

Sistem informasi registrasi belum diintegrasikan ke sistem informasi pada fungsi bisnis lainnya. Hal ini

sangat menyulitkan pihak organisasi bila diperlukan adanya update atau penambahan informasi transaksi.

Kinerja proses pemasaran belum dapat meningkatkan minat (bahkan awareness sekalipun) dari kalangan

masyarakat yang berpotensi mengikuti kursus di BLCI. Pemasaran yang dilakukan masih bersifat eventual

dan meningkatkan publisitas organisasi.

Economy:

Kondisi finansial fluktuatif karena animo masyarakat terhadap program kursus bervariasi, terutama pada

saat liburan panjang (Ramadan dan akhir tahun). Hal ini secara garis besar disebabkan oleh mayoritas


Halaman 9 dari 44


siswa yang berasal dari kalangan mahasiswa. Fluktuasi jumlah peserta merupakan konsekuensi logis dari

intensitas aktivitas mahasiswa yang aktif sepanjang semester perkuliahan dan lengang ketika masa liburan.

Control:

Sistem informasi tidak secara efektif memfasilitasi kontrol terhadap input data yang diberikan oleh

karyawan front office. Sistem masih dapat berjalan meskipun input data tidak lengkap. Dengan demikian,

terdapat banyak missing data yang akan merepotkan proses pelaporan

Efficiency:

Penggunaan formulir tertulis yang ekstensif digunakan dalam proses registrasi. (lihat Lampiran) Hal ini

akan menimbulkan kesan bagi pengunjung bahwa organisasi tersebut tidak memerhatikan aspek

lingkungan. Selain itu, praktik seperti ini akan menimbulkan dokumentasi tertulis dalam jumlah yang

sangat banyak dan sulit untuk dikendalikan dan dimanfaatkan secara efisien waktu.

Proses bisnis yang dijalankan dalam konteks registrasi bersifat redundan. Registrasi dilakukan secara

tertulis oleh calon siswa dan data tersebut di-input-kan ke software oleh karyawan front office. Adanya

inefisiensi proses ini akan menimbulkan tingkat kesalahan penggunaan sistem dan jumlah data yang tidak

sinkron.

Services:

Mekanisme waktu tunggu dari pendaftaran hingga kelas dibuka tidak diinformasikan secara pasti ke calon

siswa. Dengan demikian, calon siswa akan secara mudah melupakan adanya ikatan dengan BLCI. Pada

akhirnya hal tersebut akan meningkatkan lost sales yang akan merugikan keuangan organisasi.


Halaman 10 dari 44


2.2 Opportunities

Opportunities yang dimaksud merupakan kesempatan yang ada dalam menyelesaikan masalah tersebut. Selain

itu, didefinisikan pula peluang perbaikan dan pengembangan sistem baru yang dapat memajukan usaha BLCI

dari segi profit dan minat calon peserta. Identifikasi peluang juga dilakukan dengan menggunakan pendekatan

PIECES (Performance-Information-Economy-Control-Efficiency-Services).

Performance:

Pengembangan sistem informasi registrasi existing sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan tiap bagian

organisasi. Kebutuhan ini dititikberatkan pada kebutuhan data yang diperlukan sebagai dasar pengambilan

keputusan pada tiap level manajemen.

Peluang pengembangan sistem informasi yang mengurusi penjadwalan ruangan dan pengajar sehingga

dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Information:

Pengembangan basis data yang mampu menyimpan dan mengelola data-data registrasi yang telah di-input

sehingga dapat digunakan untuk kepentingan strategis, seperti peramalan kondisi bisnis di masa mendatang.

Pengembangan sistem informasi eksekutif yang dapat membantu kerja manajemen dalam mengelola

program kursus dan keseluruhan proses bisnis organisasi.

Economy:

Melakukan inovasi program-program kursus dan cara pemasarannya, terutama pada masa-masa ketika

animo masyarakat sedang dalam fase menurun. Dengan demikian, hal tersebut dapat membantu

meminimalisasi keadaan ekonomi BLCI yang fluktuatif.

Control:

Pengembangan sistem informasi yang menyertakan fitur kontrol data input guna menjamin fungsionalitas

normal dari sistem informasi.

Pengembangan sistem informasi pada aspek keamanan terhadap data yang disimpan. Penambahan fitur

keamanan untuk role tertentu dapat membantu menjamin validitas dan keamanan informasi.

Efficiency:

Pengurangan penggunaan formulir tertulis dan peralihan ke sistem yang lebih terkomputerisasi untuk

menangani proses registrasi peserta. Dengan demikian, akan dimungkinkan adanya efisiensi proses dari segi

sumber daya fisik (kertas) yang digunakan

Pelatihan penggunaan sistem informasi terkomputerisasi untuk para karyawan front office sehingga akan

meningkatkan efisiensi proses registrasi.

Services:

Pengembangan sistem informasi yang dapat mengelola hubungan dengan peserta, terutama peserta yang

berkemungkinan mengikuti program kursus lanjutan. Hal ini akan meningkatkan value added perusahaan

dan loyalitas terhadap BLCI dari sisi pendaftar.

Pengembangan sistem penanganan feedback dan komplain dari siswa. Dengan demikian, hal tersebut akan

mendukung adanya perbaikan berkelanjutan yang pada akhirnya meningkatkan kualitas jasa pengajaran

yang disampaikan ke siswa.


Halaman 11 dari 44


2.3 Directives

Directives disini berisikan arahan dari organisasi untuk perbaikan yang akan dibuat. Arahan ini didasarkan pada

penuturan Kepala Bagian Administrasi BLCI.

Performance:

Komputerisasi proses registrasi calon siswa yang menyeluruh

Kepala bagian administrasi BLCI menginginkan proses registrasi calon siswa yang menyeluruh dan lengkap

dengan berbasiskan computer. Karena dengan melakukan komputerisasi pada proses ini diharapakan

dapat meminimalisir terjadinya kesalahan pada saat menginput data.

Proses tracking capaian pembelajaran untuk tiap siswa yang telah terdaftar dapat dilakukan dengan

mudah dan cepat. Proses tracking dibutuhkan jika pihak manajemen maupun siswa terkait ingin

mengetahui data-data tersebut untuk keperluan lain.

Information:

Data keluaran sistem informasi pendaftaran dapat dijadikan input bagi bagian marketing sebagai arahan

dalam perancangan program pemasaran dan bagian keuangan sebagai alat kontrol bagi pihak manajemen

BLCI untuk menangani permasalahan pelunasan biaya kursus oleh siswa.

Sistem informasi registrasi memudahkan proses pelaporan yang ringkas dan sesuai kebutuhan organisasi.

Data-data yang akan diinputkan pada sistem informasi ini kemudian akan dibuat pelaporan kepada pihak

yayasan dan pihak terkait lainnya. kondisi saat ini, operator masih mengalami kesulitan ketika akan

membuat pelaporan karena terkendala dengan data-data yang diinputkan banyak yang tidak lengkap dan

dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari data-data tersebut

Economy:

Biaya pengembangan sistem informasi registrasi diusahakan terjangkau dan dapat menciptakan

keuntungan finansial yang melebihi biaya pengembangannya. Salah satu pertimbangan untuk

menggunakan sistem informasi ini adalah dari segi ekonominya. Penggunaan sistem informasi ini

diharapkan dapat meningkatkan profit bagi BLCI, sehingga untuk mengembangkan sistem informasi ini

diharapkan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan keadaan organisasi tanpa mengganggu keuntungan

finansial dari BLCI itu sendiri

Control:

Sistem informasi secara efektif yang dapat melakukan kontrol terhadap input data yang diberikan oleh

karyawan front office. Kontrol yang dimaksudkan dalam hal ini adalah jika user memasukkan data yang

tidak sesuai ataupu data yang dimasukkan tidak lengkap, maka sistem informasi dapat melakukan sistem

kontrol sehingga kesalahan oleh user dapat diminimalisir

Sistem informasi dilengkapi dengan fitur early warning notification bagi para siswa selama menjalani

program kursus di BLCI. Salah satu Bentuk kontrol yang menggunakan fitur ini adalah kontrol terhadap

siswa yang belum melunasi biaya kursus. Sistem informasi yang akan dikembangkan ini diharapkan dapat

memberikan peringatan kepada siswa yang bersangkutan

Efficiency:

Pengurangan penggunaan formulir tertulis dalam proses registrasi dan administrasi siswa. Sistem

informasi akan membantu pihak manajemen meningkatkan efisiensi. Salah satu contohnya adalah dengan


Halaman 12 dari 44


menggunakan sistem informasi yang berbasiskan komputer, pihak BLCI dapat mengurangi cost karena

tidak lagi menggunakan media tulis untuk kedua proses tersebut

Pembaruan informasi siswa yang up-to-date dan terintegrasi. Selain dari segi biaya efisiensi juga dapat

dilakukan dari segi waktu. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaharui maupun mengelola data juga

menjadi semakin singkat.

Services:

Mekanisme waktu tunggu dari pendaftaran hingga kelas dibuka yang diinformasikan secara pasti ke calon

siswa. Kondisi existing pada BLCI aat ini adalah tidak memberikan kepastian waktu yang tepat kepada

calon siswa kapan kelas kursus akan dimulai. Sehingga untuk sistem informasi yang akan di kembangkan

ini diharapkan mengatasi permasalahan ini.


Halaman 13 dari 44


2.4 Scope of the Project

Dengan pemaparan permasalahan yang dihadapi oleh BLCI di atas, dilakukan penetapan ruang lingkup

permasalahan yang untuk diteliti lebih lanjut yaitu sebagai berikut

Permasalahan sistem informasi yang terkait dengan proses registrasi pendaftaran awal dan proses

administrasi. Penulis memfokuskan penelitian kepada dua hal ini karena dianggap merupakan proses

bisnis yang penting dan cukup krusial bagi BLCI karena kelengkapan data-data tersebut merupakan

informasi pentingyang seharusnya dapat diarsipkan dengan baik. Kegiatan registrasi pendaftran awal dan

proses administrasi di BLCI masih dilakukan secara manual. Hal ini akan berdampak kepada

ketidakefisienan dari proses kerja, sehingga dibutuhkanlah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang

dapat mengelola data tersebut dengan baik.

Data-data registrasi tersebut akan berhubungan langsung dengan divisi lain seperti manajemen keuangan

terkait langsung dengan permasalahan biaya, bagian pelaporan, dan bidang marketing

Fungsionalitas yang dapat dikembangan dari sitem informasi ini mencakup kegiatan tracking data, daftar

waiting list calon peserta, waktu pasti pembukaan kelas, dan kontrol terhadap hasil pembelajaran siswa

(rekapan nilai dan rekapan absen siswa). Peneliti berharap output dari rancangan sistem informasi ini

dapat dilanjutkan ke tahap desain fisik sistem, implementasi, uji coba dan go live.

Batasan dalam pengerjaan tugas ini adalah pembuatan model sistem informasi yang terintegrasi terkait

dengan desain interface dan pemodelan proses di BLCI sehingga dapat memudahkan pekerjaan pihak

manajemen untuk mendapatkan data yang lengkap dan tersimpan dengan baik.


Halaman 14 dari 44


BAB III

PROBLEM ANALYSIS

3.1 Analisis Causes & Effects

Berdasarkan problematika organisasi yang telah dijabarkan pada subbab 2.1, akan dianalisis lebih lanjut guna

menelusuri akar masalah yang menjadi biang di balik terjadinya permasalahan. Akar masalah inilah yang akan

dicarikan solusinya melalui proyek pengembangan SISTAR. Secara umum, symptoms yang dihadapi BLCI dalam

konteks proses registrasi dan administrasi peserta dan calon peserta adalah kurang optimalnya penggunaan

sistem informasi dalam keberjalanan organisasi. Hal ini dapat ditunjukkan dengan kurang berfungsinya sistem

informasi existing terhadap keberlangsungan proses bisnis registrasi dan administrasi. Berikut penjabaran

analisis fishbone diagram guna mengidentifikasi root cause dari suatu symptom yang ada.

Pengarsipan data yang buruk dan belum terdapat integrasi antar data

Material

Machine

Man

Method

Struktur organisasi tidak berjalan sesuai fungsinya

Karyawan kurang terampil, sering lupa dalam hal pencatatan data

Registrasi pendaftaran menggunakan formulir yang ditulis dengan tangan

Program pencatatan data pada komputer masih belum sesuai dengan

keinginan pengguna Metode marketing yang belum optimal

Mekanisme waktu tunggu pendaftaran hingga kelas dibuka tidak diinfokan

secara pasti

Masih terjadi redundansi dalam aktivitas registrasi

Belum adanya metode yang mengintegrasikan antar data

Data yang dicatat dan disimpan belum digunakan secara optimal

Masih ada pencatatan yang dilakukan secara manualSistem informasi registrasi belum

dioperasikan secara optimal

Sistem informasi belum mengakomodasi pelaporan yang ringkas dan sesuai

kebutuhan

Peserta yang fluktuatif

Masih terdapat missing data

Penggunaan kertas pada formulir yang menyebabkan inefisiensiArsip dokumentasi yang terlalu banyak

Diagram 3. Fishbone Diagram

Dari fishbone diagram di atas, dapat dilihat bahwa penggunaan sistem informasi existing yang kurang optimal

disebabkan oleh masih adanya redundansi dalam aktivitas registrasi dengan menggunakan formulir tertulis.

Selain itu, sistem informasi existing belum dapat mengakomodasi integrasi data dengan fungsi bisnis yang lain

yang memunculkan kecenderungan pengguna sistem enggan memanfaatkan sistem informasi existing untuk

mempermudah kerja. Hal ini ditunjukkan pada luputnya karyawan terhadap detil informasi yang diperlukan

pada sistem informasi existing sehingga menyebabkan adanya missing data.

Oleh karena itu, diperlukan adanya usulan perbaikan sistem informasi existing yang dapat menjawab

permasalahan yang ada. Adapun usulan perbaikan sistem informasi existing difokuskan pada root cause yang

ditandai pada fishbone diagram.


Halaman 15 dari 44


3.2 System Improvement Objectives

Berikut ini adalah beberapa tujuan peningkatan yang ingin dicapai pada proyek pengembangan SISTAR guna menyelesaikan masalah-masalah yang telah teridentifikasi dengan mendasarkannya pada directives dan opportunities yang ada serta ruang lingkup yang digunakan.

Mempermudah petugas registrasi dan administrasi dalam melakukan pendataan calon siswa BLCI

Mempercepat aliran informasi yang up-to-date dan terintegrasi terhadap semua pihak yang terkait dengan

BLCI

Meningkatkan efisiensi untuk setiap kegiatan pada proses bisnis BLCI

Mempermudah pihak administrasi dalam mengontrol data dan keuangan BLCI

Menghasilkan pelaporan yang ringkas, cepat dan sesuai dengan kebutuhan BLCI

Dengan tercapainya kelima system improvement objective, diharapkan permasalahan pada proses bisnis registrasi dan administrasi dapat terselesaikan. Selain itu, system improvement objective dapat membantu pewujudan tujuan organisasi secara keseluruhan yang tertuang pada statement visi dan misi organisasi.


Halaman 16 dari 44


3.3 Key Performance Indicators

Pada subbab sebelumnya telah didefinisikan tujuan perbaikan sistem yang diharapkan dengan adanya SISTAR guna membantu keberjalanan proses bisnis organisasi. Tujuan perbaikan yang ingin dicapai harus dapat terukur sehingga dapat diketahui apakah tujuan tersebut telah tercapai atau tidak. Dengan demikian, perlu adanya instrumen pengukuran sebagai alat kontrol kesuksesan implementasi SISTAR. Untuk mengukur ketercapaian dari system improvement objectives yang telah ditentukan, digunakan instrumen pengukuran berupa key performance indicators, yakni indikator yang menunjukkan target pencapaian tujuan implementasi suatu sistem.

Tabel 2. Key Performance Indicators

Improvement Objective KPI ( Key Performance Indicator)

Mempermudah petugas registrasi

dan administrasi dalam melakukan

pendataan calon siswa BLCI

1. Waktu pendaftaran calon peserta yang singkat, maksimal 30 menit 2. Data registrasi yang lengkap, tidak terdapat missing data 3. Proses pendaftraran calon siswa dilakukan secara real time

Mempercepat aliran informasi

yang up-to-date dan terintegrasi

terhadap semua pihak yang terkait

dengan BLCI

1. Peserta mendapat kepastian jadwal periode kursus 2. Alur informasi dapat mempermudah koordinasi antar unit kerja 3. Pemberitahuan mengenai keberlangsungan kelas yang timely

Meningkatkan efisiensi untuk

setiap kegiatan pada proses bisnis

BLCI

1. Tidak menggunakan kertas dalam proses registrasi, penggunaan formulir kertas dapat dihilangkan

2. Tidak terdapat redudansi penginputan data dalam aktifitas registrasi dan administrasi

3. History data yang terkait dengan aktifitas belajar mengajar terdata dengan baik

Mempermudah pihak administrasi

dalam mengontrol data dan

keuangan BLCI

1. Jumlah uang masuk sesuai dengan data transaksi yang tercatat di SISTAR

2. Jumlah peserta, pengajar, dan kelas yang ada di BLCI sesuai dengan kondisi faktual

3. Terdapat notifikasi keterlambatan pembayaran kepada pengguna dan peserta kursus

Menghasilkan pelaporan yang ringkas, cepat dan sesuai dengan kebutuhan BLCI

1. Waktu pembuatan laporan singkat, tidak lebih dari 10 menit 2. Bagian administrasi memiliki opsi pengaturan konten data untuk

pelaporan


Halaman 17 dari 44


3.4 Critical Success Factors

Critical Success Factors (CSF) didefinisikan sebagai faktor-faktor lingkungan yang penting dalam menentukan keberhasilan dari hasil perbaikan sistem informasi organisasi secara keseluruhan, baik sebelum dan setelah dilakukannya implementasi dari solusi yang diusulkan. Faktor-faktor yang penting untuk menjamin keberlangsungan pra- dan pascaimplementasi SISTAR adalah sebagai berikut:

Tabel 3. Critical Success Factor Sebelum Pengimplementasian SISTAR

CSF (Critical Success Factor) Definisi Implikasi

Ketersediaan keseluruhan data

pada sistem informasi existing

Adanya kelengkapan data

registrasi dan administrasi

pada sistem informasi

existing untuk selanjutnya

dapat dipindahkan ke

SISTAR

Memudahkan migrasi data dari sistem existing ke SISTAR

Menjamin kelengkapan data peserta dari awal berdiri sampai saat ini

Dukungan top management

terhadap SI yang akan

dikembangkan

Dukungan top management

terhadap proyek

pengembangan SISTAR, baik

dalam bentuk tertulis

maupun tindakan.

Melancarkan proses

pengembangan dan

penimplementasian sistem

Mewujudkan sikap positif pada

seluruh elemen organisasi

terhadap pengembangan SISTAR

Pemilihan implementation

partner yang tepat

Pemilihan implementation

partner dapat didasarkan

pada kualitas track record

penanganan proyek SI,

superioritas kemampuan

pengembangan SI, serta

kualitas layanan

pengembang yang baik.

Sistem yang dikembangkan sesuai dengan proses bisnis organisasi

Kredibilitas sistem terjamin

Keamanan data terjamin

Kondisi finansial yang memadai

Keuangan organisasi cukup

untuk mendanai

keseluruhan fase

pengembangan SI hingga

tahap pemeliharaan

(maintenance)

Terpenuhinya spesifikasi yang dibutuhkan

Tercukupinya sumber daya pengembangan SI yang diperlukan

Keberterimaan pengguna

terhadap sistem

Adanya SISTAR disambut

positif oleh seluruh elemen

pengguna sistem karena

memudahkan proses

registrasi

MInimasi keluhan dalam penggunaan

SISTAR

Feedback positif untuk pengembangan

lebih lanjut dari SISTAR

Tabel 4. Critical Success Factor Setelah Pengimplementasian SISTAR

CSF (Critical Success Factor) Definisi Implikasi

Terdapat mekanisme

pemeliharaan SISTAR yang jelas

Mekanisme pemeliharaan

meliputi tata cara

troubleshooting,

penggantian komponen

Mencegah terjadi kegagalan sistem yang akut

Menjamin adanya mekanisme troubleshooting untuk tiap


Halaman 18 dari 44


sistem informasi, dan

upgrade sistem.

permasalahan teknis yang mungkin muncul

Minimasi kerusakan SISTAR

Peningkatan reliabilitas SISTAR

Mekanisme penggunaan SISTAR

yang jelas

Dokumentasi terstruktur

mengenai cara kerja, fitur,

alur informasi, dan

kegunaan SISTAR kepada

pengguna baru

Memastikan pengguna menerapkan SISTAR dengan runut dan tepat

Pendokumentasian mekanisme SISTAR untuk tiap generasi pengguna

Pelatihan untuk tiap pengguna

SISTAR

Pelatihan penggunaan

SISTAR setiap jenis peran

yang dimiliki oleh tiap

pengguna yang mencakup

alur, batasan, dan

koordinasi kerja yang

dikelola oleh SISTAR

Memudahkan pengaplikasian SISTAR pada praktik nyatanya

Memahami peran kerja pengguna pada SISTAR

Tiap pengguna dapat memahami keterkaitan input-output untuk tiap peran yang ada pada SISTAR


Halaman 19 dari 44



Halaman 20 dari 44


BAB IV REQUIREMENT ANALYSIS

4.1 Functional & Non-functional Requirement

Lembaga Pendidikan BLCI memiliki kebutuhan pada SISTAR untuk mempermudah proses bisnisnya di bagian

administrasi dan registrasi, setidaknya sistem yang akan dikembangkan nantinya akan lebih baik daripada

sistem yang telah dimiliki sekarang ini. Kebutuhan BLCI akan SISTAR yang akan dikembangkan ini berupa

kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.

4.1.1 Functional Requirement

Kebutuhan fungsional merupakan fungsi atau fitur yang harus ada pada SISTAR. Fungsi ini akan membantu

BLCI dalam memenuhi kebutuhannya, sedangkan fitur akan membantu pengguna SISTAR dalam

mengoperasikan sistem. Kebutuhan fungsional terdiri dari kebutuhan user interface, processing, storage, dan

control.

Perancang memberikan penomoran ID terhadap setiap kebutuhan pada SISTAR dengan format F-UI/PR/SR/CR,

dimana F menyatakan bahwa kebutuhan ini merupakan kebutuhan fungsional, UI menyatakan kebutuhan

terhadap user interface, PR menyatakan kebutuhan terhadap processing, SR menyatakan kebutuhan terhadap

storage, CR menunjukan kebutuhan terhadap control, dan xxx merupakan nomor ID dari kebutuhan

fungsional.

4.1.1.1 User Interface Requirement Pada tabel dibawah ini, perancang mengidentifikasi user interface requirement, dimana berisikan kebutuhan

dari pengguna akan input dan output dari SISTAR BLCI.

Tabel 5. User Interface Requirement

ID Deskripsi

F-UI-001 Sistem dapat mengakomodasi penginputan data registrasi oleh peserta

F-UI-002 Sistem dapat melakukan penginputan transaksi pembayaran program yang diikuti peserta

F-UI-003 Sistem dapat melakukan penginputan identitas pengajar, jadwal untuk mengajar

F-UI-004 Sistem dapat menampilkan identitas setiap peserta beserta program yang sedang dan telah

diikuti

F-UI-005 Sistem dapat menampilkan hasil pembelajaran dari program yang dikuti oleh peserta

F-UI-006 Sistem dapat menampilkan status pembayaran seorang peserta

F-UI-007 Sistem dapat menampilkan jadwal dari setiap program yang dibuka

F-UI-008 Sistem dapat menampilkan daftar pengajar sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan

F-UI-009 Sistem menyediakan pilihan pelaporan sesuai yang diinginkan oleh pengguna

F-UI-010 Sistem menampilkan halaman login untuk masing-masing pengguna

4.1.1.2 Processing Requirement Pada Tabel 7 perancang mengidentifikasikan kebutuhan yang menyangkut tentang pemrosesan dari input

yang telah diidentifikansikan sebelumnya, sehingga menghasilkan output yang dibutuhkan oleh BLCI.

Kebutuhan ini meliputi semua pemrosesan yang dilakukan pada seluruh kegiatan BLCI.


Halaman 21 dari 44


Tabel 6. Processing Requirement

ID Deskripsi

F-PR-011 Sistem dapat melakukan tracking data terkait dengan proses pembelajaran (identitas peserta,

nilai, status pembayaran, absen, program yang diikuti)

F-PR-012 Sistem dapat menggabungkan data yang diperlukan untuk pelaporan

F-PR-013 Sistem dapat memperbaharui data yang telah tersimpan sebelumnya

F-PR-014 Sistem dapat memberikan notifikasi peringatan pembayaran peserta yang belum lunas

F-PR-015 Sistem dapat membuat laporan sesuai yang diinginkan oleh pengguna

F-PR-016 Sistem dapat mengolah penggajian pengajar sesuai dengan durasi dan status pengajar

F-PR-017 Sistem dalam melakukan perhitungan finansial, jumlah peserta, kebutuhan pengajar yang

diperlukan, materi pembelajaran yang diperlukan

4.1.1.3 Storage Requirement Perancang mengidentifikasikan kebutuhan fungsional yang berhubungan dengan pengorganisasian, isi, ukuran

basis data, dan prosedur perawatan dari SISTAR, yang dapat dilihat pada Tabel 8.

Tabel 7. Storage Requirement

ID Deskripsi

F-SR-018 Sistem dapat menyimpan data peserta yang pernah dan sedang mengikuti program di BLCI

F-SR-019 Sistem dapat menyimpan data pembayaran peserta

F-SR-020 Sistem dapat menyimpan data pengajar BLCI

4.1.1.4 Control Reguirement Pada Tabel 9, perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan akurasi, validitas,

keamanan dan adaptabilitas dari SISTAR.

Tabel 8. Control Requirement

ID Deskripsi

F-CR-021 Sistem dapat memberikan notifikasi ketidaklengkapan dan kesalahan penginputan data oleh

pengguna

F-CR-022 Sistem dapat menjamin keamanan data BLCI, salah satunya dengan fitur ID untuk mengakses

setiap data sesuai dengan peran pengguna

F-CR-023 Sistem dapat memvalidasi proses login user.

4.1.2 Non-functional Requirement

Kebutuhan non-functional merupakan kumpulan dari fungsi atau fitur yang akan membatasi usulan dari solusi

yang ditawarkan oleh SISTAR. Kebutuhan non-functional ini juga dapat mendeskripsikan kepuasan pengguna

dari SISTAR. Perancang menggunakan framework PIECES (Performance, Information, Economics, Control,

Efficiency, Service) untuk menganalisis kebutuhan non-functional .

Perancang memberikan penomoran ID terhadap setiap kebutuhan non-funtional pada SISTAR dengan format

NF-P/I/E/C/I/E/S-XXX, dimana NF menyatakan bahwa kebutuhan ini merupakan kebutuhan non-functional, P

menyatakan kebutuhan terhadap performance, I menyatakan kebutuhan terhadap information, E menyatakan

kebutuhan terhadap economic, C menunjukan kebutuhan terhadap control, E menunjukan kebutuhan


Halaman 22 dari 44


terhadap efficiency, S menyatakan kebutuhan terhadap sevices dan xxx merupakan nomor ID dari kebutuhan

fungsional.

4.1.2.1 Performance Perancang mengidentifikasikan kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan peformance dari SISTAR,

yang dapat dilihat pada Tabel 8.

Tabel 9. Non-functional requirements-Performance

ID Deskripsi

NF-P-001 Sistem dapat memproses data dalam waktu kurang dari 10 detik

NF-P-001 Menu yang tersedia ada tampilan SISTAR dapat memudahkan pengguna dalam mengakses

semua fasilitas yang ada

4.1.2.2 Information Adapun kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan information pada SISTAR dapat dilihat pada

tabel 11 berikut.

Tabel 10. Non-functional requirements-Performance

ID Deskripsi

NF-I-001 Data yang diinputkan pada SISTAR tidak bersifat redundan dan sesuai dengan kebutuhan

NF-I-002 Output yang dihasilkan SISTAR akurat dan mudah dimengerti oleh pengguna

NF-I-003 Sistem dapat berjalan secara real time

NF-I-004 Sistem dapat menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna

4.1.2.3 Economics Pada Tabel 12, perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan aspek dan nilai

ekonomi dari SISTAR.

Tabel 11. Non-functional requirements-Economics

ID Deskripsi

NF-E-001 Sistem dapat mereduksi biaya pada aktivitas registrasi dengan tidak lagi menggunakan

formulir kertas

NF-E-002 Implementasi SISTAR tidak membutuhkan waktu yang lama

NF-E-003 Penggunaan SISTAR dapat meningkatkan profit

4.1.2.4 Control Perancang mengidentifikasikan kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan control dari SISTAR, yang

dapat dijelaskan pada Tabel 13 berikut.

Tabel 12. Non-functional requirements-Control

ID Deskripsi

NF-C-001 Sistem dapat mengontrol aliran informasi bagi tiap-tiap pengguna

NF-C-002 Sistem dapat menjaga keakuratan dan keamanan data

NF-C-003 Sistem memiliki fitur opsional yang dapat digunakan sewaktu-waktu (seperti fitur back-up


Halaman 23 dari 44


data)

NF-C-004 Sistem dapat memberikan notifikasi jika terdapat redundansi ketika menginput data

4.1.2.5 Efficiency Adapun kebutuhan non-functional yang berhubungan dengan efisiensi pada SISTAR dapat dilihat pada tabel

14 berikut.

Tabel 13. Non-functional Requirements-Efficiency

ID Deskripsi

NF-E-001 Sistem dapat menampilkan output yang sesuai dengan kebutuhan pengguna

4.1.2.6 Service Perancang mengidentifikasikan kebutuhan pengguna yang terkait dengan service dari SISTAR yang dijelaskan

pada tabel 15 berikut

Tabel 14. Non-Functional Requirements-Service

ID Deskripsi

NF-S-001 Sistem dapat merepresentasikan kebutuhan pengguna

NF-S-002 Sistem dapat digunakan secara reliable dan expandable

NF-S-003 Sistem dapat digunakan oleh siswa dan pihak-pihak yang terkait langsung dengan proses

registrasi dan administrasi di BLCI

NF-S-004 Tampilan pada SISTAR menggunakan font yang sesuai dengan tingkat kenyamanan mata

sehingga menjadi nyaman untuk dilihat


Halaman 24 dari 44


4.2 Process Requirement Definition

4.2.1 Proses Bisnis

PROSES BISNIS LEMBAGA PENDIDIKAN BLCI (USULAN)

DIREKTURGURU PENGAJARBIDANG AKADEMIKADMINISTRASIPESERTA INPUT OUTPUT REGISTRASIPENDIDIKAN NASIONAL

MULAI

Memberikan penjelasan tentang

program BLCI

Mengarahkan peserta mengisi

pendaftaran

Menerima pendaftaran

peserta

Menerima uang pendaftaran

Meng-update status pembayaran

Mencetak bukti pembayaran

Memasukan hasil placement test

Membuat soal placement test

Memeriksa hasil jawaban peserta

Melaksanakan placement test

Menerima data peserta yang

mendaftar

Menentukan jadwal

pembelajaran

Meng-update jadwal peserta dan

pengajar

Memberitahu pengajar jadwal untuk mengajar

Memberitahu jadwal program

melalui sms

Memberitahu peserta yang belum dapat

jadwal (bila ada)

Meng-update tingkat kehadiran

peserta

Melakukan absensi peserta

Mengeksekusi pengajaran

Mencocokan dengan status pembayaran

Membuat soal evaluasi

pembelajaran

Mengadakan evaluasi

pembelajaran

Melakukan perhitungan penggajian

Menyusun anggaran kegiatan

operasional

Mengatur arus kas masuk

Mengatur arus kas keluar

Menentukan pola penggajian

berdasarkan status pekerjaan

Melakukan rekapitulasi waktu

kerja pengajar

Memberikan penggajian

Menyusun tahapan perekrutan

pengajar

Menentukan kualifikasi pengajar

yang dibutuhkan

Membuka rekrutasi

Menyeleksi calon pengajar yang lolos

kualifikasi

Menentukan pengajar yang lolos

kualifikasi

Merekapitulasi identitas pengajar

Mengecek hasil evaluasi

Menyimpan identitas pengajar

Menginput hasil evaluasi

pembelajaran

Calon peserta datang ke BLCI

Peserta mendaftar

Data program

BLCI

Data peserta

BLCI

Peserta membayar biaya pendaftaran dan biaya program

Data transaksi

pembayaran

Database peserta

Database transaksi

pembayaran

Bukti pembayaran

Database pengajar

Data hasil placement

test

YA

Data jadwal peserta

Menerima pemberitahuan

jadwal pembelajaran

Jumlah sesuai kuota?

TIDAKData jadwal pembelajar

an

Data absensi

Pembayaran lunas?

YA

TIDAK

Memberikan notifikasi

pembayaran yang belum lunas

YA

Data transaksi

pembayaran

Melunasi pembayaran

Menyusun laporan transaksi keuangan

Menyusun laporan kinerja pengajaran

Menentukan kelulusan peserta

pada setiap program

Menerima laporan

Menyusun laporan performasi peserta

Meng-update hasil pembelajaran

peserta

Sertifikat hasil pembelajaran

Lulus?

Data hasil pembelajar

an

Membuat laporan bulanan BLCI

SELESAI

Mendaftar dan mengikuti

pembelajaran ulang

Menerima laporan

Diagram 4. Proses Bisnis Usulan


Halaman 25 dari 44


4.2.3 Context Diagram

Context Diagram merupakan diagram yang menunjukan aliran informasi antara suatu sistem dengan entitas

eksternal yang terkait. Perancang mengidentifikasi bahwa terdapat 5 entitas eksternal yang berhubungan

dengan SISTAR, yaitu sebagai berikut:

Direktorat Pendidikan Nasional

Pendidikan Nasional merupakan pihak yang memberikan izin berdiri Lembaga Pendidikan BLCI. Selama

BLCI ingin tetap menjalankan proses bisnisnya, maka BLCI harus selalu memberikan laporan tentang

jumlah peserta yang mengikuti program yang diselenggarakan. Apabila jumlah peserta kurang dari jumlah

yang disyaratkan, maka Pendidikan Nasional dapat mencabut izin operasi dari BLCI.

Peserta

Peserta merupakan semua orang yang mengikuti program-program yang diselenggarakan BLCI, dengan

terlebih dahulu mendaftarkan identitasnya, kemudian membayar biaya pendafataran dan membayar biaya

dari program yang dipilih. Peserta yang telah resmi akan mendapatkan pengajaran seseuai dengan

program yang dipilih, dan pada suatu waktu akan menjalani evaluasi pembelajaran yang dilakukan oleh

BLCI. Apabila hasil yang didapat oleh peserta masuk pada rentang nilai kelulusan, maka peserta akan

mendapatkan pengakuan dari BLCI berupa sertifikat.

Akademik

Akademik merupakan pihak yang mengelola rencana pembelajaran yang akan diselenggarakan oleh BLCI.

Akademik akan mengatur penjadwalan program BLCI, dimana terdiri dari waktu pelaksanaan, peserta yang

mengikuti, pengajar dari program. Dalam mengelola ini, Akademik menggunakan data hasil penempatan

yang dilakukan oleh bagian administrasi.

Guru Pengajar

Guru pengajar merupakan pihak yang melaksanakan program pembelajaran sesuai dengan jadwal yang

telah ditentukan, dimana dalam melakukan aktivitasnya guru pengajar juga membuat laporan performasi

sebagai evaluasi terhadap peserta dalam mengikuti pembelajaran.

Direktur

Direktur mengawasi keberjalanan dari kegiatan- kegiatan yang dilakukan, Direktur juga mendapatkan

laporan tentang realitas pembelajaran. Dengan arahan yang diberikan oleh Yayasan maka Direktur dapat

merealisasikannya dengan terlebih dahulu mengelola keuangan sehingga perkembangan yang dilakukan

dapat sesuai dengan kondisi keuangan BLCI.


Halaman 26 dari 44


Diagram 5. Context Diagram


Halaman 27 dari 44


4.2.3 Decomposition Diagram

Diagram dekomposisi menampilkan dekomposisi fungsi dari sistem secara top-down, yang dapat dilihat pada diagram dibawah ini.

DFD 2.4

SISTAR

2. Aktivitas

administrasi

3. Pengelolaan

Program1. Pendaftaran

Peserta4. Pelaporan

1.1 Mengelola

data peserta2.1 Mengelola

keuangan

1.1.1 Menginput

data calon peserta

1.1.2 Memvalidasi

data calon peserta

1.1.3 Menyimpan

data peserta

1.2 Mengelola

pembayaran

1.2.1 Menginput

pembayaran

1.2.2 Memberi

notifikasi

pembayaran

1.2.3

Menampilkan

status

pembayaran

3.1 Mengadakan

placement test

3.2 Membuat

penjadwalan

3.2.1 Menentukan

waktu program

2.2 Melakukan

penggajian

3.2.2 Menentukan

pengajar

3.2.2 Mengupdate

jadwal peserta dan

pengajar

3.3 Melakukan

absensi peserta

3.4 Melakukan

evaluasi

pembelajaran

4.1 Membuat

laporan keuangan

4.2 Membuat

laporan kinerja

pengajaran

4.3 Membuat

laporan performasi

peserta

4.4 Membuat

laporan tahunan

BLCI

DFD LEVEL 1

DFD 2.1 DFD 2.2 DFD 2.3

2.3 Mengadakan

perekrutan

pengajar

1.2.4 Mencetak

bukti pembayaran

2.1.1 Mengatur

arus kas masuk

2.1.2 Mengatur

arus keluar

2.2.1 Merekapitulasi

waktu pembelajaran

pengajar

2.2.2 Menentukan

pola penggajian

2.2.3 Melakukan

perhitungan

penggajian

2.3.1 Menginput

identitas pengajar

2.3.2 Menyimpan

identitas pengajar

3.1.1 Menerima

data peserta yang

mendaftar

3.1.2 Menginput

hasil placement

3.3.1 Meng-

update tingkat

kehadiran peserta

3.4.1 Menginput

hasil evaluasi

pembelajaran

3.4.2 Menentukan

kelulusan peserta

3.4.3 Meng-

update hasil

pembelajaran

1.2.5 Memberi

notifikasi

pembayaran yang

belum lunas

1.1.4 Menampilkan

status pembayaran

peserta

Diagram 6. Decomposition Diagram

user

Note

kalian kan bikin decomposition diagram sampe level tiga, jadi kalian bikin DFD juga harusnya sampe level 3. kalo kata gue sih kalian ngerinciin aktivitasnya terlalu detail, konsekuensinya kalian harus bikin DFD semuanya. banyak dan kompleks. saran gue aktivitasnya dibuat lebih genereal aja.


Halaman 28 dari 44


4.2.4 DFD (Data Flow Diagram)

DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram yang menunjukkan pemodelan aliran data yang dikelola dalam

SISTAR. Pemodelan DFD dilakukan atas 2 level hierarki abstraksi.

DFD LEVEL 1

Diagram 7. Data Flow Diagram Level 1

DFD 2.1

Diagram 8. Data Flow Diagram 2.1

user

Note

ini gak keliatan tulisannya.


Halaman 29 dari 44


DFD 2.2


DFD 2.3



Halaman 30 dari 44


DFD 2.4



Halaman 31 dari 44


4.3 Data Requirement Definition

Kebutuhan untuk rancangan SISTAR yang akan diimplementasikan pada lembaga pendidikan BLCI terdiri dari

tiga jenis, yaitu Entity relationship diagram (ERD), Logical Database Model (LDM) dan Physical Database Model

(PDM)

4.3.1 ERD

Entity Relationship Diagram (ERD) adalah pemodelan data yang menggunakan beberapa notasi untuk

menggambarkan hubungan dengan entitas dan relasi yang dideskripsikan oleh data tersebut. ERD akan

sangat berkaitan dengan DFD yang telah dibuat pada bab sebelumnya. Adapun rancangan ERD dari SISTAR

adalah sebagai berikut.

Gambar 3. Rancangan ERD SISTAR

user

Note

atributnya jangan dibuat kayak gini ya, dibuat garisnya straight aja, jangan kelak kelok gitu. jelasin juga mana yang PK mana yang FK ERD kalian kayaknya belum bener deh, Administrasi gak perlu dibuat entitas. rekomendasi ERD dari saya akan dilampirkan di file visio


Halaman 32 dari 44


Pada rancangan ERD di atas, masih terdapat adanya hubungan (connectivity) yang bersibat many-to-many dari antar entitas tersebut. terdapatnya hubungan many-to-many antar entitas ini dapat membuat proses penginputan akan menjadi lebih sulit, memungkinkan untuk terjadinya overlap data maupun data bersifat redndan. Oleh karena itu, perlu dilakukan proses normalisasi yang bertujuan untuk menghindari permaslahan-permasalahan tersebut. proses normalisasi dilakukan dengan menambahkan suatu entitas asosiatif yang akan menghubungkan kedua entitas yang memiliki hubungan many-to-many. Entitas asosiatif bisa saja memiliki atribut tambahan yang khusus terkait hubungan kedua entitas tersebut. ERD Normalisasi Adapun ERD dari rancangan SISTAR yang telah dinormalisasi adalah sebagai berikut.

Gambar 4. Rancangan ERD normalisasi SISTAR

user

Note

entitas administrasi ditiadakan aja.


Halaman 33 dari 44


4.3.2 LDM

Logical Database Model (LDM) adalah suatu jenis pemodelan yang dapat menampilkan secara grafis mengenai

konsep yang akan dikembangkan pada SISTAR, tercakup didalamnya mengenai data apa yang dijadikan input

maupun output, bagaimana hubungan antar data dan juga proses bisnis yang diterapkan dalam sistem

informasi ini

Berikut merupakan LDM dari SISTAR berdasarkan aliran dan lokasi penyimpanan datanya.

Gambar 5. Rancangan LDM SISTAR

user

Note

penulisan sudah benar untuk LDM PDM, peletakan entitiasnya sesuai dengan ERD yang kalian buat.


Halaman 34 dari 44


4.3.3 PDM

Physical Database Model (PDM) adalah spesifik database model yang menampilkan keterkaitan objek-objek

data dan jenis keterkaitannya beserta jenis data yang digunakan untuk setiap objek data. Berikut ini

ditampilkan PDM dari SISTAR berdasarkan aliran dan lokasi penyimpanan data-data yang terkait dalam sistem

yang sebelumnya telah ditentukan.

Gambar 6. Rancangan PDM SISTAR


Halaman 35 dari 44


4.4 Interface Requirement Definition


Halaman 36 dari 44


LAMPIRAN A. PEMETAAN PROSES BISNIS USULAN

Level 0 Level 1 PROSES BISNIS USULAN PIC

1 Menerima pendaftaran

1.1 Memberikan penjelasan tentang program BLCI Registrasi

1.2 Mengarahkan peserta mengisi formulir pendaftaran secara online Registrasi

1.3 Menerima pendaftaran peserta Registrasi

1.4 Menerima uang pendaftaran Registrasi

1.5 Meng-update status pembayaran peserta Registrasi

1.6 Mencetak bukti pembayaran Registrasi

2 Mengadakan placement test

2.1 Membuat soal placement test Bidang akademik

2.2 Menerima data peserta yang mendaftar Bidang akademik

2.3 Melaksanakan placement test Bidang akademik

2.4 Memeriksa hasil jawaban peserta Bidang akademik

2.5 Memasukkan hasil placement test pada komputer Bidang akademik

3 Mengatur penjadwalan

3.1 Melihat hasil placement test Bidang akademik

3.2 Melihat jumlah peserta tiap program Bidang akademik

3.3 Mengalokasikan pengajar untuk setiap program Bidang akademik

3.4 Menentukan jadwal pembelajaran Bidang akademik

3.5 Meng-update jadwal pembelajaran peserta dan pengajar Bidang akademik

4 Menginformasikan kepada pihak yang berkaitan

4.1 Memberitahukan jadwal program setiap peserta melalui sms Bidang akademik

4.2 Memberitahu peserta yang belum mencukupi batas jumlah peserta

pada setiap program (bila ada) Registrasi

4.3 Memberitahu pengajar jadwal untuk mengajar Registrasi

5 Melakukan pengajaran dengan jadwal yang telah ditentukan

5.1 Mengeksekusi pengajaran Guru Pengajar

5.2 Melakukan absensi peserta Guru Pengajar

5.3 Mengupdate tingkat kehadiran peserta Guru Pengajar

6 Memberikan notifikasi pembayaran yang belum lunas Registrasi

7 Mengadakan evaluasi pembelajaran

7.1 Membuat soal evaluasi pembelajaran Bidang akademik

7.2 Mengadakan evaluasi pembelajaran Bidang akademik

7.3 Mengecek hasil evaluasi Bidang akademik

7.4 Menginput hasil evaluasi pembelajaran Bidang akademik

7.5 Menentukan kelulusan peserta pada setiap program Bidang akademik


Halaman 37 dari 44


7.6 Meng-update hasil pembelajaran peserta Bidang akademik

8 Melakukan penggajian kepada pengajar

8.1 Melakukan rekapitulasi waktu pembelajaran oleh pengajar Administrasi

8.2 Menentukan pola penggajian berdasarkan status pekerjaan Administrasi

8.3 Melakukan perhitungan penggajian Administrasi

8.4 Memberikan penggajian Administrasi

9 Mengelola keuangan

9.1 Mengatur arus kas masuk Administrasi

9.2 Mengatur arus kas keluar Administrasi

9.3 Menyusun anggaran kegiatan operasional Administrasi

10 Mengadakan rekrutasi pengajar

10.1 Menentukan kualifikasi pengajar yang dibutuhkan Administrasi

10.2 Menyusun tahapan perekrutan pengajar Administrasi

10.3 Membuka rekrutasi Administrasi

10.4 Menyeleksi calon pengajar yang sesuai dengan kualifikasi Administrasi

10.5 Menentukan pengajar yang lolos kualifikasi Administrasi

10.6 Merekapitulasi identitas pengajar Administrasi

10.7 Menyimpan identitas pengajar ke database Administrasi

11 Menyusun laporan kegiatan operasional

11.1 Menyusun laporan transaksi keuangan Administrasi

11.2 Menyusun laporan kinerja pengajaran Administrasi

11.3 Menyusun laporan performasi peserta Administrasi

11.4 Membuat laporan tahunan BLCI Administrasi

Keterangan

Proses bisnis yang berhubungan dengan SI

Proses bisnis yang tidak berhubungan dengan SI


Halaman 38 dari 44


LAMPIRAN B. FORMULIR PENDAFTARAN BLCI


Halaman 39 dari 44



Halaman 40 dari 44


LAMPIRAN C. METODE PEMASARAN BLCI


Halaman 41 dari 44


Documents

[Kel15]Laporan Pengembangan SISTAR Pada Lembaga Pendidikan BLCI