Keluaran 01 Pindaan 00 1 - jupem.gov.my · ... Sentiasa mengamalkan ciri-ciri kreatif, ... Menasihati Kerajaan dalam bidang ukur kadaster, ... Memproses Pelan Strata dalam tempoh

Keluaran 01 Pindaan 00 1

Keluaran 01 Pindaan 00 i

KANDUNGAN

BIL. TAJUK MUKA

SURAT

1. PENGENALAN 1

1.1 Tujuan 1

1.2 Metodologi 1

2. SEJARAH DAN LATAR BELAKANG JABATAN 2

2.1 Carta Organisasi Jabatan 3

2.2 Program/Aktiviti Utama Jabatan 3

2.2.1 Khidmat Pengurusan 3

2.2.2 Perancangan dan Korporat 3

2.2.3 Kadaster 3

2.2.4 Pemetaan 4

2.2.5 Geospatial Pertahanan 4

2.3 Hala Tuju Jabatan 5

2.3.1 Visi 5

2.3.2 Misi 5

2.3.3 Objektif 5

2.3.4 Dasar Kualiti 5

2.3.5 Kod Etika 6

2.3.6 Fungsi Utama 6

2.3.7 Piagam Pelanggan 7

2.4 Latar Belakang Amalan Persekitaran Berkualiti Di JUPEM 8

2.4.1 Logo Persekitaran Berkualiti 9

2.4.2 Slogan 10

Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB)

Keluaran 01 Pindaan 00 ii

3. KONSEP PERSEKITARAN BERKUALITI 10

3.1 Prinsip dan Langkah-Langkah Amalan Persekitaran Berkualiti 10

3.1.1 S1 – Sisih/Seiri/Sort 13

3.1.2 S2 – Susun/Set In Order/Seiton 14

3.1.3 S3 – Sapu/Shine/Seiso 15

3.1.4 S4 – Seragam/Stadardise/Seiketsu 16

3.1.5 S5 – Sentiasa Amal/Self Discipline/Shitsuke 17

3.2 Tindakan Bukan Amalan Persekitaran Berkualiti 18

3.3 Kunci Kejayaan SPPB 19

4. SKOP PELAKSANAAN 20

5. DOKUMENTASI 20

5.1 Kawalan Dokumen 20

5.2 Kawalan Rekod 23

6. REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI 24

6.1 Perancangan (Plan) 24

6.1.1 Komitmen Pengurusan 24

6.1.2 Polisi 25

6.1.3 Objektif 25

6.1.4 Jawatankuasa Amalan Persekitaran Berkualiti 26

6.1.4.1 Keanggotaan Jawatankuasa 26

6.1.4.2 Struktur Jawatankuasa 26

6.1.4.3 Skop dan Peranan 30

6.1.5 Wakil Pengurusan 33


Keluaran 01 Pindaan 00 iii

6.1.6 Komunikasi 33

6.1.7 Penyelarasan Aktiviti Persekitaran Berkualiti 35

6.1.8 Penyediaan dan Penyelarasan Sumber 35

6.1.8.1 Sumber Kewangan 35

6.1.8.2 Sumber Manusia 35

6.2 Pelaksanaan (Do) 36

6.2.1 Garis Panduan Pengurusan Bilik, Ruang dan

Peralatan

36

6.3 Pengukuran dan Penilaian (Check) 37

6.3.1 Pengukuran 37

6.3.2 Penilaian 38

6.4 Tindakan Penambahbaikan (Action) 38

6.4.1 Peningkatan Berterusan 38

6.4.2 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan 39


Keluaran 01 Pindaan 00 iv

Lampiran A CARTA ORGANISASI JUPEM

Lampiran B KAWASAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

MENGIKUT ZON/BAHAGIAN DI IBU PEJABAT JUPEM

Lampiran C CONTOH CARTA PERBATUAN PERSEKITARAN

BERKUALIT IBU PEJABAT JUPEM

Lampiran D HURAIAN OBJEKTIF PERSEKITARAN BERKUALITI IBU

PEJABAT JUPEM

Lampiran E GARIS PANDUAN PENGURUSAN

PAPAN TANDA

LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU

PAPAN TANDA

LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU

LOBI UTAMA

PUSAT KHIDMAT PELANGGAN

RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

BILIK FAIL/BILIK REKOD/BILIK DOKUMEN

BILIK CETAK/BILIK JILID

STOR

BILIK LATIHAN

BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/

BILIK PERBINCANGAN

DEWAN UKUR

SURAU

GIMNASIUM

PANTRI

TANDAS

KAFETARIA

PETI KECEMASAN

PETI KUNCI

ALAT PEMADAM API

TEMPAT LETAK KENDERAAN

Lampiran F PELAKSANAAN AUDIT DALAM

Lampiran G BORANG KAIZEN



1. PENGENALAN

Manual Sistem Pengurusan Persekitaran Berkualiti (SPPB) Jabatan Ukur dan

Pemetaan Malaysia (JUPEM) ini adalah satu standard yang disediakan selaras

dengan standard Sistem Persekitaran Berkualiti yang dibangunkan oleh Perbadanan

Produktiviti Malaysia (MPC).

Standard ini menyatakan keperluan persekitaran tempat kerja dalam memenuhi

elemen-elemen kebersihan, kekemasan, kecekapan dan keselamatan supaya

operasi kerja dan sistem penyampaian perkhidmatan dilaksanakan lebih efisyen,

efektif serta dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dalaman, pelanggan luaran

dan pihak berkepentingan.

1.1 Tujuan

Manual ini diwujudkan dengan tujuan seperti berikut:

a) menjelaskan komitmen Pihak Pengurusan dalam amalan persekitaran

berkualiti;

b) memberi gambaran menyeluruh mengenai SPPB JUPEM; dan

c) sebagai garis panduan kepada pegawai dan kakitangan di JUPEM

melaksanakan aktiviti persekitaran berkualiti secara berintegriti dan

sistematik.

1.2 Metodologi

Manual SPPB JUPEM dibentuk berlandaskan pendekatan PDCA yang

merangkumi empat fasa berikut:

a) Perancangan (Plan);

b) Pelaksanaan (Do);

c) Pengukuran dan penilaian (Check); dan

d) Tindakan penambahbaikan (Action).



Rajah 1: Pendekatan PDCA dalam melaksanakan aktiviti

persekitaran berkualiti

Pelaksanaan bagi setiap fasa pendekatan PDCA ini diterangkan

dalam klausa 6.1 hingga 6.4.

2. SEJARAH DAN LATAR BELAKANG JABATAN

JUPEM merupakan antara agensi kerajaan yang tertua di Malaysia di mana aktiviti

pengukuran bermula pada tahun 1885 dengan tertubuhnya Jabatan Ukur Negeri

Johor. Bertitik tolak dari tahun 1885 hingga 1957, Jabatan-jabatan Ukur Negeri dan

Topografi yang telah ditubuhkan sehingga membawa kepada penyatuan secara

berperingkat-peringkat kepada satu organisasi seperti hari ini.

Pada tahun 1965, kerajaan telah melulus penubuhan Direktorat Pemetaan Negara

Malaysia dengan mandat mengendalikan kerja-kerja ukur, pemetaan, topografi dan

geodesi. Penubuhan Jabatan diteruskan dengan penubuhan JUPEM Sabah (1983),

JUPEM Wilayah Persekutuan Labuan (1984), JUPEM Sarawak (1989) dan

kemudiannya JUPEM Perlis pada tahun 1995.

Sejak penubuhannya JUPEM telah merencanakan pelbagai pembaharuan serta

pemodenan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan dan produk yang ditawarkan.

Bermula daripada peralatan konvensional sehinggalah kepada aplikasi satelit dan

penggunaan Unmanned Aerial System (UAS), JUPEM sentiasa mengorak langkah

mengikut perkembangan teknologi terkini dalam bidang ukur dan pemetaan serta

maklumat geospatial.



2.1 Carta Organisasi Jabatan

Carta Organisasi Jabatan adalah seperti ditunjukkan di Lampiran A.

2.2 Program/Aktiviti Utama Jabatan

JUPEM diterajui oleh Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan yang juga

bertindak selaku Pengarah Pemetaan Negara dan Pengarah Pemetaan

Tentera. Program/aktiviti utama JUPEM adalah:

2.2.1 Khidmat Pengurusan

Bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti khidmat pengurusan

adalah Bahagian Khidmat Pengurusan. Program/aktiviti yang

dijalankan oleh bahagian ini adalah:

a) Sumber manusia;

b) Pentabiran; dan

c) Kewangan.

2.2.2 Perancangan dan Korporat

Bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti perancangan dan

korporat adalah Bahagian Perancangan dan Korporat.

Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini adalah:

a) Pengurusan Korporat;

b) Inovasi dan Dokumentasi;

c) Pembangunan Kompetensi;

d) Pengurusan Sistem Maklumat;

e) Perancangan dan Dasar; dan

f) Penyelarasan Pembangunan.

2.2.3 Kadaster

Bidang kerja ini melibatkan Bahagian Kadaster dan semua JUPEM

Negeri. Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini dan

JUPEM Negeri adalah:

a) Penggubalan dasar ukur kadaster;



b) Penyelarasan kerja luar dan pangkalan data ukur kadaster;

c) Kawal selia prestasi dan kualiti kerja ukur oleh Juruukur

Tanah Berlesen; dan

d) Pembangunan sistem ukur kadaster.

2.2.4 Pemetaan

Bahagian-bahagian yang terlibat dalam program/aktiviti pemetaan

ialah Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan, Bahagian Ehwal

Persempadanan, Bahagian Ukur Geodetik, Bahagian Pemetaan

Topografi (Semenanjung, Sabah dan Sarawak), Bahagian

Pangkalan Data Geospatial Negara, Bahagian Kartografi dan GIS

dan Bahagian Pemetaan Utiliti. Program/aktiviti yang dijalankan oleh

bahagian-bahagian ini adalah:

a) Penggubalan dasar pemetaan negara;

b) Penyediaan dan penerbitan pelbagai peta dan bukan peta;

c) Penggambaran udara untuk tujuan pemetaan;

d) Pemetaan topografi dan utiliti bawah tanah;

e) Penyelenggaraan pangkalan data topografi, kartografi dan

utiliti bawah tanah;

f) Pengukuran sempadan negeri dan antarabangsa;

g) Penyediaan prasarana ukur dan pemetaan;

h) Hitungan astronomi dan penentuan awal bulan hijriah; dan

i) Penyelenggaraan Perpustakaan Peta Negara.

2.2.5 Geospatial Pertahanan

Bahagian yang terlibat dengan program/aktiviti geospatial

pertahanan adalah Bahagian Geospatial Pertahanan.

Program/aktiviti yang dijalankan oleh bahagian ini adalah:

a) Pengurusan data dan maklumat geospatial pertahanan; dan

b) Penyelarasan semua aplikasi geospatial dalam sistem-

sistem pertahanan Angkatan Tentera Malaysia (ATM).



2.3 Hala Tuju Jabatan

2.3.1 Visi

Menjadikan JUPEM terbilang dalam perkhidmatan dan pengurusan

ukur, pemetaan dan geospatial bagi memenuhi wawasan Negara.

2.3.2 Misi

Menyediakan perkhidmatan dan pengurusan ukur, pemetaan dan

geospatial yang berkualiti melalui sistem terbaik, sumber manusia

yang kompeten dan persekitaran kerja yang kondusif.

2.3.3 Objektif

a) Memastikan produk dan perkhidmatan ukur kadaster,

pemetaan dan geodetik menepati sistem kualiti serta

memenuhi keperluan pelanggan.

b) Memastikan pewujudan dan penyelenggaraan Pangkalan

Data Ukur Kadaster dan Pemetaan yang kemas kini dan

berkualiti bagi memenuhi keperluan infrastruktur data

geospatial Negara.

c) Menjadikan JUPEM pusat kecemerlangan dan rujukan dalam

bidang ukur kadaster, pemetaan, geodetik, pemetaan utiliti

bawah tanah dan maklumat geospatial.

d) Memastikan penentuan, penandaan dan pengukuran

sempadan negeri dan antarabangsa memenuhi keperluan

pentadbiran negeri serta menjamin kedaulatan Negara.

e) Memastikan perkhidmatan geospatial pertahanan yang

berkualiti dan bersepadu dalam mendokong infrastruktur

pertahanan dan keselamatan Negara.

2.3.4 Dasar Kualiti

JUPEM komited kepada pemberian perkhidmatan ukur kadaster dan

pemetaan serta penyebaran maklumat geospatial yang berkualiti

mengikut standard yang ditetapkan dan kepada usaha



penambahbaikan yang berterusan bagi memenuhi kehendak

pelanggan.

2.3.5 Kod Etika

a) Amanah dan jujur dalam melaksanakan tugas yang

dipertanggungjawabkan tanpa menyalahgunakan kuasa dan

kedudukan.

b) Sentiasa sabar, tenang dan cekal dalam semua situasi.

c) Benar, tulus dan ikhlas dalam menjalankan sebarang urusan.

d) Berdisiplin dan berhemah tinggi.

e) Yakin, tepat, adil dan konsisten dalam membuat sebarang

keputusan.

f) Sentiasa mengamalkan ciri-ciri kreatif, inovatif, bermotivasi,

berdaya saing dan akuantabiliti.

g) Menjalinkan semangat kerjasama, muhibbah dan kasih

sayang pada semua peringkat.

h) Berbangga menjadi warga JUPEM dan sentiasa berusaha

meninggikan martabat dan imej jabatan.

i) Memberi perkhidmatan yang efisien dan berkualiti.

j) Berusaha memastikan produk-produk jabatan adalah

berkualiti dan memenuhi kehendak pelanggan.

k) Sentiasa berwaspada dalam pengendalian maklumat tanpa

membocori rahsia Negara kepada pihak yang tidak berhak

menerimanya.

2.3.6 Fungsi Utama

a) Menasihati Kerajaan dalam bidang ukur kadaster, pemetaan

dan geospatial serta persempadanan negeri dan antarabangsa.

b) Menyediakan maklumat ukur kadaster secara lengkap dan

kekal untuk tujuan pengeluaran hakmilik tanah, strata dan

stratum.



c) Menguruskan pangkalan data ukur kadaster dan pemetaan

dengan efisien.

d) Menerbitkan peta-peta topografi, kadaster, tematik dan utiliti

bawah tanah untuk tujuan perancangan, pengurusan sumber

asli, pemuliharaan alam sekitar, pembangunan, pemantauan

dan keselamatan.

e) Menyediakan infrastruktur geodetik bagi ukuran kadaster,

pemetaan, kejuruteraan dan kajian saintifik.

f) Menyediakan khidmat geospatial pertahanan secara

menyeluruh dan bersepadu untuk tujuan pertahanan dan

keselamatan.

g) Menerbitkan produk falak dan astronomi termasuk jadual-jadual

arah kiblat, waktu solat, data rukyah hilal, takwim hijriah dan

maklumat gerhana serta almanak falak syarie.

2.3.7 Piagam Pelanggan

a) Menyiapkan kerja ukur kadaster sehingga penyediaan Pelan

Akui dalam tempoh tidak melebihi 180 hari dari tarikh

penerimaan Permohonan Ukur yang lengkap dan teratur.

b) Memastikan penyemakan ke atas kerja-kerja Juruukur Tanah

Berlesen (JTB) disiapkan dalam tempoh 60 hari dari tarikh

penyerahan dokumen yang lengkap dan teratur.

c) Memproses Pelan Strata dalam tempoh 30 hari dan Pelan Akui

Strata dalam tempoh 50 hari dari tarikh penerimaan

permohonan yang lengkap dan teratur.

d) Memastikan pengeluaran nombor-nombor lot dilakukan dalam

tempoh tidak melebihi 7 hari dari tarikh permohonan yang

lengkap dan teratur daripada Juruukur Tanah Berlesen.

e) Menyedia serta membekalkan data-data ukur untuk

penyediaan suratan hakmilik ke Pejabat Tanah/Pejabat

Pengarah Tanah dan Galian dalam tempoh 7 hari dari

penerimaan permohonan yang sempurna dan teratur.



f) Memastikan dokumen geospatial terperingkat dibekalkan

dalam masa 2 hari selepas menerima kelulusan tapisan

keselamatan.

g) Memastikan data pasca proses MyRTKNet dapat diurus dan

dibekalkan dalam masa 4 jam.

h) Memastikan sebarang permohonan pembelian maklumat

geodetik tidak terhad dapat diurus dan dibekalkan dalam masa

1 hari.

i) Memastikan sebarang permohonan perkhidmatan

transformasi koordinat, penukaran koordinat, unjuran peta dan

interpolasi geoid dapat diurus dan dibekalkan dalam masa 1

hari.

j) Memastikan sebarang permohonan perkhidmatan/pembelian

bagi setiap salinan data ukur/peta tidak terhad di kaunter

JUPEM dapat diuruskan dalam masa 1 jam.

k) Memastikan data-data ukur dapat diakses dan diperolehi

melalui e-commerce pada bila-bila masa.

l) Membuat pembayaran bil dan invois tidak melebihi 14 hari dari

tarikh penerimaan lengkap diterima.

m) Mengeluarkan akuan penerimaan awal bagi aduan dalam

tempoh 1 hari bekerja dari tarikh aduan diterima.

2.4 Latar Belakang Amalan Persekitaran Berkualiti Di JUPEM

Amalan persekitaran berkualiti telah mula dipraktikkan oleh beberapa

Bahagian (dahulunya Seksyen) di Ibu Pejabat JUPEM sejak pertengahan

tahun 2008. Penerapan amalan persekitaran berkualiti kemudiannya

diperluaskan di seluruh Ibu Pejabat JUPEM pada awal tahun 2010. Ibu

Pejabat JUPEM telah mula memperoleh pensijilan persekitaran berkualiti

pada 28 Julai 2010 dan menepati sasaran Kementerian Sumber Asli dan

Alam Sekitar (NRE) supaya pensijilan dibuat secara serentak oleh semua

agensi dan jabatan di bawahnya pada tahun tersebut.

Pihak Pengurusan JUPEM telah membuktikan komitmen secara mewujudkan

hala tuju pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti sejajar dengan misi



Jabatan dalam menyediakan perkhidmatan yang berkualiti melalui sistem

terbaik, sumber manusia yang kompeten dan persekitaran kerja yang

kondusif. Jabatan sentiasa memberi penekanan dalam melaksana aktiviti

persekitaran berkualiti serta meneruskan usaha dalam meningkatkan

keberkesanannya.

2.4.1 Logo Persekitaran Berkualiti

Rajah 2: Logo persekitaran berkualiti JUPEM

Keterangan Logo:

Bulatan berbentuk cincin melambangkan warga JUPEM

bersatu dalam satu organisasi yang kukuh.

Titik berwarna oren di sebelah kiri dan kanan logo

(membahagikan logo secara simetri) mencerminkan pasak

kepada pendirian serta kepatuhan warga Jabatan kepada

polisi dan objektif persekitaran berkualiti.

Tulisan 5S adalah simbolik kepada amalan persekitaran

berkualiti (sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal).

Warna oren adalah inspirasi dari warna pada logo JUPEM.

Kilauan melambangkan realisasi persekitaran kerja yang

kondusif dalam memenuhi elemen-elemen kebersihan,

kekemasan, kecekapan dan keselamatan.

Logo persekitaran berkualiti turut mengandungi nama Jabatan

dan slogan.



2.4.2 Slogan

Slogan SPPB Ibu Pejabat JUPEM adalah ‘Persekitaran Berkualiti

Pemangkin Produktiviti’.

3. KONSEP PERSEKITARAN BERKUALITI

Konsep persekitaran berkualiti mula diperkenalkan kepada syarikat-syarikat di

negara Jepun pada awal tahun 1980an. SPPB ialah suatu sistem yang berkesan

dalam menentukan kepatuhan kepada piawaian dan memupuk budaya

penambahbaikan yang berterusan dalam menghasilkan persekitaran kerja yang

berkualiti secara sistematik dan praktikal.

Di Malaysia, konsep persekiran berkualiti mula diperkenal dan dipraktikkan di

syarikat-syarikat multi-nasional pada pertengahan tahun 1980an. Penerapannya

telah berkembang dengan pesat di pelbagai sektor termasuk kementerian, jabatan

dan agensi kerajaan yang turut serta menerapkannya serta memperolehi

pengiktirafan menerusi pensijilan SPPB.

3.1 Prinsip Dan Langkah-Langkah Amalan Persekitaran Berkualiti

Amalan persekitaran berkualiti bermula dengan aktiviti Kaizen. Kaizen

adalah dua suku kata perkataan dalam Bahasa Jepun yang bermaksud

langkah penambahbaikan dalam aktiviti manusia dan proses kerja yang

dilakukan secara sedikit demi sedikit dan berterusan bagi meningkatkan

produktiviti dan kualiti. Aktiviti Kaizen yang dilakukan berulang-ulang dan

sedikit demi sedikit secara tidak langsung akan turut mengenal pasti,

mengurangkan dan mengelakkan pembaziran dari segi ruang, masa, proses

dan kos operasi dalam menambahbaik serta meningkatkan produktiviti dan

kualiti organisasi.

Persekitaran berkualiti adalah sekumpulan lima istilah asal dalam Bahasa

Jepun dan jika diterjemahkan dalam Bahasa Melayu dan Inggeris membawa

maksud seperti berikut:



Bahasa Jepun

Bahasa Inggeris

Bahasa Melayu

Maksud dan Contoh

Seiri Sort Sisih Maksud:

Mengasingkan dan membuang barangan

yang tidak diperlukan di tempat kerja

secara sistematik.

Contoh:

Buang sampah atau pindahkan barang

yang tidak perlu ke tempat yang

sewajarnya.

Seiton Set in Order

Susun Maksud:

Menyusun barangan yang diperlukan

dengan kemas, teratur dan sistematik

supaya mudah diambil dan dikembalikan.

Contoh:

Semua alat tulis (bekalan stok)

direkodkan dalam senarai dan Kad Petak

(bagi memudahkan kawalan penerimaan,

pengeluaran serta penyimpanan). Semua

alat tulis dapat dikesan/dicapai dalam

tempoh masa 30 saat.



Bahasa Jepun

Bahasa Inggeris

Bahasa Melayu

Maksud dan Contoh

Seiso Shine Sapu Maksud:

Membersih dan memeriksa seluruh

tempat kerja termasuk peralatan/mesin

secara berjadual supaya tiada habuk dan

kotoran.

Contoh:

Membersih, memeriksa dan

menyelenggara peralatan/mesin secara

berjadual dengan menggunakan Borang

Pemantauan Kerja Pembersihan

Bulanan.

Seiketsu Standardise Seragam Maksud:

Mengekalkan tahap piawaian

penyusunan tempat kerja yang tinggi

dengan mengekalkan kebersihan dan

kekemasannya.

Contoh:

Mewujudkan garis panduan penyusunan

dan sistem pengurusan fail pentadbiran

dan fail teknikal dalam bilik fail.



Bahasa Jepun

Bahasa Inggeris

Bahasa Melayu

Maksud dan Contoh

Shitsuke Sustain Sentiasa Amal

Maksud:

Melatih pekerja mematuhi sistem

persekitaran berkualiti secara berterusan

supaya menjadi amalan dan budaya

kerja organisasi.

Contoh:

Persekitaran tempat kerja yang bersih

dan teratur secara berterusan dapat

diwujudkan apabila ada pemantauan

(oleh Pihak Pengurusan) serta penilaian

prestasi (oleh Pasukan Audit Dalam)

yang kemudiannya disusuli langkah-

langkah pembetulan, pencegahan dan

penambahbaikan.

Prinsip, langkah-langkah dan kesan pelaksanaan persekitaran berkualiti

adalah seperti berikut:

3.1.1 S1 – Sisih/Seiri/Sort

Aktiviti sisih memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan

barang yang tidak diperlukan supaya tiada barangan yang tidak perlu

atau sampah di tempat kerja. Langkah-langkah sisih adalah seperti

berikut:

a) Pilih dan asingkan barangan yang perlu dan tidak perlu.

b) Barangan yang tiada nilai dan senang dibuang, dilupuskan

segera.

c) Barangan yang ada nilai tetapi tidak digunakan, dilupuskan

mengikut prosedur.

d) Barangan yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan yang

tinggi, ditentukan langkah, kaedah dan kos yang paling

bersesuaian.



Kesan kepada aktiviti sisih adalah seperti berikut:

a) Tiada barangan yang tidak perlu atau sampah di tempat kerja.

b) Ruang kerja digunakan secara optimum.

c) Barangan yang dikehendaki lebih mudah dan cepat dilihat dan

dikesan oleh pekerja dan pelanggan.

d) Barangan, rekod dan peralatan yang hilang, rosak atau salah

tempat dapat dikesan dengan lebih awal.

3.1.2 S2 – Susun/Set In Order/Seiton

Aktiviti susun difokuskan kepada penyusunan dan penempatan

barang pada tempat yang dikhususkan supaya mudah dikesan,

diambil dan dikembalikan ke tempat asal selain lebih kemas, cekap

dan selamat. Langkah-langkah susun adalah seperti berikut:

a) Simpan barangan mengikut kategori, bentuk atau fungsi.

b) Barangan disenarai dan ditandakan secara melabel,

mengindeks, mewarna atau menanda kawasan (ciri-ciri visual,

mana yang bersesuaian) dengan memastikan tempoh masa yang

singkat untuk mengesan atau mencapainya.

c) Susun barangan mengikut konsep FIFO (First in - First out).

d) Hanya barangan yang perlu untuk kerja sahaja digunakan

manakala barangan selebihnya hendaklah disimpan di tempat

yang telah ditetapkan.

Kesan kepada aktiviti susun adalah seperti berikut:

a) Barangan, rekod dan peralatan lebih mudah dikesan dalam masa

yang singkat.

b) Kesilapan dan kadar kehilangan barangan, rekod dan peralatan

dapat dikurangkan.

c) Penggunaan sesuatu barangan dapat dirancang dan digunakan

sebelum tarikh luput untuk mengelakan pembaziran stok.

d) Penyusunan barangan yang lebih teratur dapat memudahkan dan

lebih selamat pergerakan kakitangan.



e) Keselamatan dan kesihatan pekerja lebih terjamin dengan

wujudnya tanda dan amaran barangan yang berisiko.

f) Proses kerja menjadi lebih cepat, menjimatkan kos dan

meningkatkan produktiviti.

Penyusunan bolehlah dilakukan secara mewujudkan atau

menggunakan ciri-ciri visual yang berikut:

Ciri Visual Control Keberkesanan

Petunjuk atau papan tanda

Komunikasi yang efektif

Elak kekeliruan

Do it yourself

Warna Mudah faham dan patuh peraturan

Right the first time

Label/indeks/tag

Proses kerja lebih pantas, elak kesilapan

Dokumentasi secara sistematik

Pantas pengesanan

Kerja lebih produkrtif

Kod atau sistem rujukan

Penyimpanan atau susunan yang kemas dan teratur

Jaminan keselamatan dan kesihatan

Sistem lebih mudah dikembangkan atau dinaik taraf

Penetapan lokasi atau ruang

Memaksimumkan penggunaan ruang kerja

Had kawasan/parkir Komunikasi yang efektif

Carta aliran kerja/ SOP

Elak kelewatan atau kesilapan proses

3.1.3 S3 – Sapu/Shine/Seiso

Aktiviti sapu dilakukan dalam memastikan tempat kerja serta

peralatan/mesin sentiasa berada dalam keadaan bersih dan tidak



menjejaskan fungsinya, kualiti kerja atau perkhidmatan, kualiti produk

serta kesihatan pekerja. Prinsip amalan sapu adalah bersih dilihat

secara zahir (cleaning with meaning).

Langkah kepada aktiviti sapu adalah seperti berikut:

a) Sediakan jadual (kekerapan dan masa) serta kaedah atau

langkah-langkah pembersihan tempat kerja.

b) Sediakan peralatan/kelengkapan pembersihan.

c) Sediakan borang senarai semak kerja pembersihan dan borang

laporan kerosakan peralatan/mesin dan implimentasikan

penggunaannya.

d) Rekod dan laporkan apa-apa kerosakan peralatan/mesin atau

kawasan tempat kerja untuk tindakan penyelenggaraan.

Kesan kepada aktiviti sapu adalah seperti berikut:

a) Langkah pembersihan menjadi lebih mudah dan cepat.

b) Persekitaran kerja lebih bersih dan suasana kerja tambah

selesa serta ceria.

c) Kadar kerosakan peralatan yang rendah dapat meningkatkan

jangka hayat peralatan dan melancarkan proses kerja.

d) Peralatan dan ruang kerja yang sentiasa diselenggara dapat

menjamin keselamatan tempat kerja yang maksimum.

3.1.4 S4 – Seragam/Stadardise/Seiketsu

Aktiviti seragam dapat dilakukan setelah semua langkah-langkah

sisih, susun dan sapu dilaksanakan berulang-kali dan disempurnakan.

Aktiviti seragam dilaksanakan bertujuan untuk menjadikan tempat

kerja sekeadaan dan sebentuk dari segi susun atur dan peraturannya.

Prinsip kepada amalan seragam adalah memilih amalan terbaik dan

seragamkan.



Langkah kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:

a) Tentukan pegawai penyelia (Person Incharge - PIC) bagi

sesuatu bilik, ruang, kawasan dan peralatan.

b) Wujudkan prosedur atau sistem pengurusan dan kawalan ke

atas rekod/dokumen/peralatan dan lain-lain.

c) Pilih amalan terbaik bagi sesuatu proses penyusunan, prosedur,

sistem pengurusan dan kawalan serta diimplimentasikan.

Kesan kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:

a) Penggunaan sistem visual yang jelas dapat mendisplinkan

pekerja dalam pengguaan barangan dan peralatan pejabat.

b) Proses kerja yang dilakukan penambahbaikan secara berulang-

ulang dan sedikit demi sedikit dapat menjadikan pekerja

semakin mahir.

c) Pekerja dan pelanggan lebih jelas, mudah dan memahami

peraturan yang seragam di keseluruhan kawasan yang secara

langsung dapat mengurangkan rungutan dan aduan.

d) Persekitaran kerja bertambah kemas, teratur dan sistematik

dapat meningkatkan imej Jabatan.

3.1.5 S5 – Sentiasa Amal/Self Discipline/Shitsuke

Sentiasa amal ialah amalan dalam mengekalkan keempat-empat

langkah amalan persekitaran berkualiti pertama yang disusuli langkah

penambahbaikan demi penambahbaikan ke peringkat yang lebih

tinggi. Sentiasa amal memerlukan komitmen dan penglibatan semua

warga kerja yang berterusan serta disiplin diri yang tinggi dalam

merealisasikan sistem persekitaran berkualiti.

Langkah kepada aktiviti setiasa amal adalah seperti berikut:

a) Lakukan promosi dengan kerap bagi menarik lebih ramai

anggota menyertai aktiviti persekitaran berkualiti.



b) Anjurkan program kesedaran dan latihan berkaitan prinsip dan

doktrin persekitaran berkualiti serta beri pendedahan amalan

terbaik kepada semua anggota secara berterusan.

c) Laksanakan program audit (untuk menilai prestasi) secara

berjadual dengan kerap secara jujur dan telus. Susuli langkah

pembetulan dan penambahbaikan.

d) Pihak Pengurusan turut memantau prestasi amalan

persekitaran berkualiti dan mencadangkan pembetulan dan

penambahbaikan dalam skala yang lebih besar.

e) Wujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan ke atas usaha-

usaha yang telah ditunjukkan oleh kakitangan dan bahagian.

Kesan kepada aktiviti seragam adalah seperti berikut:

a) Kesedaran dan pematuhan ke atas peraturan persekitaran kerja

dapat meningkatkan tahap keselamatan dan mengurangkan

kemalangan.

b) Persekitaran kerja yang sentiasa bersih dan ceria dapat

meningkatkan motivasi pekerja.

c) Penghargaan dan pengiktirafan yang berterusan dapat

mendorong pekerja lebih berdisiplin dan kreatif serta bangga

terhadap hasil kerja dan organisasi.

d) Memperkukuhkan sistem pengurusan kualiti Jabatan

berasaskan MS ISO 9001:2008, sistem pengurusan aset dan

sistem pengurusan rekod Jabatan.

3.2 Tindakan Bukan Amalan Persekitaran Berkualiti

Antara tindakan yang berlawanan dengan prinsip persekitaran berkualiti

ialah seperti berikut:

a) Memberi latihan atau mempraktikkan amalan persekitaran berkualiti

dengan tujuan untuk kelihatan kemas sahaja.

b) Menyalahkan pihak lain sekiranya masih berlaku sebarang kecacatan

ke atas produk setelah amalan persekitaran berkualiti telah dipraktik

dengan sempurna.



c) Memaksa anggota bekerja dengan lebih pantas berbanding norma

kemampuan.

d) Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti secara bermusim sahaja.

3.3 Kunci Kejayaan SPPB

SPPB di Jabatan ini dapat dilaksanakan dengan jayanya berdasarkan faktor-

faktor berikut:

a) Sokongan dan komitmen berterusan pengurusan atasan

Pihak Pengurusan Atasan akan merangka hala tuju dan keputusan-

keputusan untuk memastikan SPPB dapat dilaksanakan dalam

organisasi dengan berkesan. Selain itu, sokongan dan komitmen Pihak

Pengurusan Atasan juga dapat menyemarakkan semangat amalan

persekitaran berkualiti yang berpanjangan.

b) Membentuk prasarana yang berkesan

Penyediaan prasarana bersesuaian dan tindakan yang sistematik

seperti mewujudkan beberapa jawatankuasa dengan terma rujukan

yang jelas dapat menyokong pelaksanaan persekitaran berkualiti

dengan licin dan lancar.

c) Mewujudkan sistem komunikasi yang berkesan

Sistem komunikasi serta promosi seperti mesyuarat, penggunaan

laman web dan poster dapat memberi penerangan dan maklumat

mengenai keperluan, kepentingan dan kebaikan persekitaran berkualiti

kepada seluruh kakitangan.

d) Melatih semua peringkat pegawai untuk mengamalkan amalan


Jabatan perlu membuat perancangan dan memberi latihan asas

berkaitan prinsip dan doktrin amalan persekitaran berkualiti kepada

setiap kakitangan supaya semua dapat memahami peranan masing-

masing dalam menjayakan aktiviti yang direncanakan.



4. SKOP PELAKSANAAN

Kawasan pelaksanaan SPPB di Ibu Pejabat JUPEM melibatkan enam bangunan

utama iaitu Wisma JUPEM, Bangunan Ukur, Bangunan CAMS, Bangunan

Percetakan, Pusat Penyimpanan Peta dan Dewan Ukur serta persekitaran luar

pejabat. Zon-Zon SPPB Ibu Pejabat JUPEM adalah seperti berikut:

a) Zon Kadaster;

b) Zon Dasar dan Penyelarasan Pemetaan;

c) Zon Ehwal Persempadanan;

d) Zon Ukur Geodetik;

e) Zon Perancangan dan Korporat;

f) Zon Pemetaan Topografi Semenanjung;

g) Zon Pemetaan Utiliti;

h) Zon Pangkalan Data Geospatial Negara;

i) Zon Kartografi dan GIS;

j) Zon Khidmat Pengurusan; dan

k) Zon Geospatial Pertahanan.

Kawasan amalan persekitaran berkualiti mengikut Zon/Bahagian tersebut adalah

seperti ditunjukkan di Lampiran B.

5. DOKUMENTASI

Ibu Pejabat JUPEM telah menyediakan dokumentasi persekitaran berkualiti,

mewujudkan prosedur kawalan dan mengambil tindakan susulan sewajarnya yang

selaras dengan prosedur yang telah diwujudkan. Dua jenis dokumentasi telah

diwujudkan ialah dokumen dan rekod. Dokumentasi tersebut disediakan untuk tujuan

rujukan dan rekod ke atas tindakan-tindakan yang telah diambil dalam melaksanakan

amalan persekitaran berkualiti serta sebagai bukti pematuhan kepada sistem

tersebut.

5.1 Kawalan Dokumen

Dokumen amalan persekitaran berkualiti merupakan bahan bertulis/bercetak

yang diwujud dan diguna pakai secara terkawal dalam sesuatu tempoh masa

yang tertentu. Dokumen tersebut terdiri daripada:

a) Manual SPPB;



b) Polisi serta Objektif;

c) Carta Perbatuan; dan

d) Kriteria Audit Dalam.

Prosedur kawalan terhadap dokumen dilakukan seperti berikut:

Bil. Dokumen Prosedur Langkah Kawalan

1. Polisi dan

Objektif

Penyediaan Cetakan dalam saiz yang bersesuaian.

Isi kandungannya dalam Bahasa Melayu.

Menggunakan jenis dan saiz font yang sama

kecuali bahagian tertentu yang menghendaki

sebaliknya.

Pengesahan Mengandungi pengesahan Ketua Pengarah Ukur

dan Pemetaan Malaysia (tanda tangan serta

tarikh) sebelum diimplementasikan.

Pengeluaran

dan

Penggunaan

Dikeluarkan oleh Setiausaha kepada Ketua

Zon, Ketua Jawatankuasa Promosi, Ketua

Jawatankuasa Latihan dan Ketua

Jawatankuasa Audit.

Dipamerkan di sudut persekitaran berkualiti

setiap Zon untuk rujukan pegawai dan

kakitangan.

Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha Jawatankuasa Induk

Persekitaran Berkualiti.

2.

Manual

SPPB

Penyediaan Dijilid atau dibukukan.




sebaliknya.

Pengeluaran

dan

Penggunaan




Jawatankuasa Audit.

Sebagai rujukan semua pegawai dan

kakitangan Jabatan.



Bil. Dokumen Prosedur Langkah Kawalan



3.

Carta

Perbatuan





sebaliknya.

Pengesahan Mengandungi pengesahan Setiausaha (tanda

tangan serta tarikh) sebelum diimplementasikan.

Pengeluaran

dan

Penggunaan




Jawatankuasa Audit.


kakitangan Jabatan.



4.

Kriteria

Audit Dalam





sebaliknya.

Pengesahan Mengandungi pengesahan Ketua Jawatankuasa

Audit (tanda tangan serta tarikh) sebelum

diimplementasikan.

Pengeluaran

dan

Penggunaan

Dikeluarkan oleh Ketua Jawatankuasa Audit

kepada Ketua Zon, Ketua Jawatankuasa

Promosi dan Ketua Jawatankuasa Latihan.


kakitangan Jabatan.

Penyimpanan Disimpan oleh Ketua Jawatankuasa Audit.



5.2 Kawalan Rekod

Rekod amalan persekitaran berkualiti merupakan bahan bertulis/cetakan

yang diwujudkan dalam tempoh masa yang terhad dan sering mengalami

perubahan atau pindaan. Rekod-rekod berkenaan terdiri daripada:

a) surat pelantikan jawatankuasa;

b) minit mesyuarat;

c) laporan aktiviti;

d) laporan audit dalam dan pensijilan; dan

e) surat-menyurat, memo serta emel.

Prosedur kawalan setiap rekod adalah seperti di bawah:

Bil. Rekod Prosedur Langkah Kawalan

1. Rekod Jawatankuasa

Induk Persekitaran

Berkualiti:

a) surat pelantikan ahli-

ahli

b) minit mesyuarat

c) laporan aktiviti

d) laporan audit

pensijilan

e) laporan pencapaian

sasaran objektif

SPPB

f) surat menyurat

Penyimpanan Disimpan oleh Setiausaha

Jawatankuasa Induk Persekitaran

Berkualiti.

Pengeluaran

dan

Penggunaan

Sebagai rujukan semua pegawai

dan kakitangan Jabatan.


Promosi:


ahli

b) minit mesyuarat

c) laporan aktiviti

promosi

d) bahan promosi

e) surat menyurat


Jawatankuasa Promosi.

Pengeluaran

dan

Penggunaan

Sebagai rujukan Jawatankuasa

Promosi.



Bil. Rekod Prosedur Langkah Kawalan


Latihan:


ahli

b) minit mesyuarat

c) laporan aktiviti

latihan

d) nota latihan

e) surat menyurat


Jawatankuasa Latihan.

Pengeluaran

dan

Penggunaan


Latihan.


Audit:


ahli

b) minit mesyuarat

c) laporan aktiviti audit

d) laporan audit dalam

e) surat menyurat


Jawatankuasa Audit.

Pengeluaran

dan

Penggunaan


Audit.

6. REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI

6.1 Perancangan (Plan)

6.1.1 Komitmen Pengurusan

Pihak Pengurusan JUPEM telah membuktikan komitmen terhadap

pelaksanaan persekitaran berkualiti secara:

a) menyampaikan kepada warga JUPEM tentang tanggungjawab

semua pegawai dalam memenuhi keperluan amalan

persekitaran berkualiti;

b) mewujudkan polisi dan objektif SPPB;

c) mewujudkan struktur jawatankuasa, melaksana dan

menyelaraskan aktiviti persekitaran berkualiti di pelbagai

peringkat; dan

d) menyedia dan menyelaraskan sumber-sumber dalam

menjayakan aktiviti persekitaran berkualiti dengan lancar.



Pihak Pengurusan juga sentiasa memberi penekanan dalam

melaksana dan meningkatkan keberkesanan persekitaran berkualiti

secara merangka perancangan aktiviti sepanjang tahun semasa dan

melaksanakan perancangan aktiviti tersebut. Maklumat perancangan

aktiviti persekitaran berkualiti adalah seperti contoh Carta Perbatuan

Tahunan di Lampiran C.

6.1.2 Polisi

Polisi persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM adalah

‘meningkatkan produktiviti organisasi serta memenuhi kepuasan

pelanggan luaran dan dalaman melalui pengurusan persekitaran

tempat kerja yang kondusif, sistematik, berkualiti serta

berinovasi dengan mempraktikkan prinsip persekitaran berkualiti

secara berterusan’.

6.1.3 Objektif

Objektif persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM telah dibentuk

dalam memenuhi elemen SMART (Spesifik, Measurable, Achievable,

Realistic dan Timely) dan diselaraskan dengan polisi persekitaran

berkualiti. Objektif tersebut adalah seperti berikut:

a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang ceria, kondusif,

bersih, kemas dan teratur dengan mensasarkan 80% pekerja

dan pelanggan berpuashati setiap tahun.

b) Mengawal selia semua aset kerajaan secara optimum mengikut

garis panduan yang ditetapkan dengan mensasarkan kos

penyenggaraan aset kerajaan tidak melebihi 30% dari nilai

perolehan dalam setahun.

c) Memastikan pengurusan dan pengesanan kakitangan dibuat

dalam tempoh 5 minit.

d) Memastikan pengurusan dan pengesanan dokumen, rekod, fail

dan keperluan pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.

e) Meningkatkan budaya berdisiplin (self-diciplined culture) di

kalangan kakitangan dengan mensasarkan tiada kes

pelanggaran tatatertib dilaporkan setiap tahun.

f) Meningkatkan kerjasama antara kakitangan secara berterusan

ke arah membangunkan semangat kerja berpasukan yang tinggi



dengan mensasarkan permasalahan kerja diselesaikan dalam

tempoh sebulan.

g) Meningkatkan idea penambahbaikan secara berterusan di

kalangan warga JUPEM dengan mensasarkan sekurang-

kurangnya satu projek penambahbaikan (kaizen) setahun.

h) Meningkatkan tahap keselamatan dan kesihatan pelanggan

dalaman serta luaran ketika berada di persekitaran jabatan

dengan mensasarkan kemalangan dan kes penyakit pekerjaan

sifar setiap tahun.

Huraian objektif persekitaran berkualiti Ibu Pejabat JUPEM adalah

seperti di Lampiran D.

6.1.4 Jawatankuasa Amalan Persekitaran Berkualiti

Pihak Pengurusan JUPEM telah membentuk Jawatankuasa Induk

Persekitaran Berkualiti, Promosi, Latihan, Audit serta Zon. Pelantikan

ahli-ahli bagi semua jawatankuasa tersebut dilakukan secara rasmi

melalui surat lantikan dan difailkan.

6.1.4.1 Keanggotaan Jawatankuasa

Jawatankuasa Induk Persekiran Berkualiti Ibu Pejabat

JUPEM di anggotai semua pihak Pengurusan Tertinggi,

semua Pengarah Ukur Bahagian/Pengarah Bahagian serta

pegawai-pegawai yang dilantik bagi jawatan Setiausaha

serta Ketua-Ketua Jawatankuasa Kecil.

Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit masing-masing

diketuai pegawai yang dilantik oleh Pihak Pengurusan dan

ahli-ahli dilantik oleh Ketua Jawatankuasa masing-masing.

Jawatankuasa Zon pula diketuai Pengarah Ukur

Bahagian/Pengarah Bahagian dan dianggotai pegawai-

pegawai di Bahagian masing-masing.

6.1.4.2 Struktur Jawatankuasa

Struktur jawatankuasa tersebut adalah seperti di Rajah 5, 6

dan 7.



Rajah 5: Struktur Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti Ibu Pejabat JUPEM

STRUKTUR JAWATANKUASA INDUK PERSEKITARAN BERKUALITI

IBU PEJABAT JUPEM

PENGERUSI (TKPUP I)/

PENGERUSI GANTI (TKPUP II)

SETIAUSAHA PUB (Perancangan dan

Korporat)

JAWATANKUASA PROMOSI PUB (Kartografi dan GIS)

AHLI PUB (Dasar dan Penyelarasan

Pemetaan)

AHLI PUB (Kadaster)

AHLI PB (Geospatial Pertahanan)

AHLI PUB (Perancangan dan Korporat)

AHLI PUB (Ukur Geodetik)

AHLI PB (Khidmat Pengurusan)

AHLI PUB (Pemetaan Utiliti)

AHLI PUB (Pemetaan Topografi

Semenanjung)

AHLI PUB (Pangkalan Data Geospatial

Negara)

AHLI PUB (Kartografi dan GIS)

URUS SETIA

AHLI PUB (Ehwal Persempadanan)

JAWATANKUASA LATIHAN PUS (Pembangunan Kompetensi)

JAWATANKUASA AUDIT PUB (Pemetaan Topografi

Semenanjung)

PENASIHAT

KPUP

Catatan: 1. KPUP = Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia 3. PUB = Pengarah Ukur Bahagian 2. TKPUP = Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan 4. PB = Pengarah Bahagian



Rajah 6: Struktur Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit

TIMBALAN KETUA

SETIAUSAHA

KETUA

PENOLONG SETIAUSAHA

Catatan: Ahli-ahli jawatankuasa ini terdiri daripada wakil/wakil-wakil setiap Zon QE yang turut menganggotai Jawatankuasa Zon QE masing-masing dan beberapa ahli lain mengikut keperluan.

AHLI Wakil Zon Kadaster

AHLI Wakil Zon Dasar dan

Penyelarasan Pemetaan

AHLI Wakil Zon Ehwal Persempadanan

AHLI Wakil Zon Ukur Geodetik

AHLI Wakil Zon Perancangan dan

Korporat

AHLI Wakil Zon Geospatial

Pertahanan

AHLI Wakil Zon Pemetaan Topografi

Semenanjung

AHLI Wakil Zon Pemetaan Utiliti

AHLI Wakil Zon Khidmat Pengurusan

AHLI Wakil Zon Kartografi dan GIS

AHLI Wakil Zon Pangkalan Data

Geospatial Negara

AHLI (Dilantik)

STRUKTUR JAWATANKUASA KECIL

(PROMOSI, LATIHAN DAN AUDIT)



Rajah 7: Struktur Jawatankuasa Zon

SETIAUSAHA

JAWATANKUASA PROMOSI

URUS SETIA KETUA FASILITATOR

KETUA ZON

Pengarah Ukur Bahagian/ Pengarah Bahagian

Catatan: 1. Semua Zon QE diterajui Pengarah Ukur Bahagian atau Pengarah Bahagian masing-masing. 2. Jawatan Timbalan Ketua Zon dan Ketua Fasilitator (jika bilangan fasilitator lebih seorang)

adalah pilihan, tertakluk kepada keperluan. 3. Jumlah ahli dalam Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit adalah tertakluk kepada

keperluan. 4. Ahli (seorang atau lebih) dalam Jawatankuasa Promosi, Latihan dan Audit hendaklah turut

menganggotai (jawatan yang sepadan) dalam Jawatankuasa Kecil 5S peringkat Induk.

TIMBALAN KETUA ZON

FASILITATOR

WAKIL TINGKAT/KAWASAN WAKIL TINGKAT/KAWASAN WAKIL TINGKAT/KAWASAN

AHLI

AHLI

JAWATANKUASA LATIHAN

AHLI

AHLI

JAWATANKUASA AUDIT

AHLI

AHLI

STRUKTUR JAWATANKUASA ZON



6.1.4.3 Skop dan Peranan

Tanggungjawab Pengerusi/Pengerusi Ganti seperti berikut:

a) Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan

amalan persekitaran berkualiti di Ibu Pejabat JUPEM.

b) Menjadual dan melaksanakan mesyuarat peringkat

Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti.

c) Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

d) Melantik Setiausaha, Ketua Jawatankuasa Kecil dan

Ketua Zon dalam membantu menyelaraskan

pelaksanaan aktiviti persekitaran berkualiti.

e) Menentukan pembahagian zon persekitaran

berkualiti.

f) Menetapkan langkah bagi peningkatan kesedaran

pengurusan persekitaran berkualiti bagi seluruh

Jabatan.

g) Memantau dan menilai prestasi pelaksanaan

persekitaran berkualiti dengan bantuan Setiausaha,

Jawatankuasa-Jawatankuasa Kecil dan Urus Setia.

h) Menetapkan sistem pengiktirafan dan penghargaan.

i) Melaporkan prestasi dan keperluan untuk peningkatan

amalan persekitaran berkualiti kepada Ketua Zon.

Tanggungjawab Setiausaha seperti berikut:

a) Membantu tugas-tugas Pengerusi/Pengerusi Ganti.

b) Memantau kemajuan pelaksanaan amalan

persekitaran berkualiti melalui contoh amalan terbaik.

c) Mengumpul dan menyediakan maklumat yang perlu

untuk tujuan mesyuarat penyelarasan, pensijilan dan

lain-lain.

d) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa Induk

Persekitaran Berkualiti bagi tujuan dokumentasi dan

audit.



Tanggungjawab Jawatankuasa Promosi seperti berikut:

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi

tahunan.

b) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta

menyelaraskan aktiviti promosi secara berkala.

c) Membuat perancangan perbelanjaan bagi

menjalankan aktiviti promosi.

d) Menyebar luas maklumat dan panduan pelbagai

aktiviti Jabatan yang bersesuaian kepada semua

warga JUPEM termasuk langkah mempromosi

galakan amalan persekitaran berkualiti dalam bentuk

poster, bunting, banner, flyers, buletin, brosur, lencana

dan emel mengikut kesesuaian.

e) Menyedia dan mengemaskini sudut persekitaran

berkualiti.

f) Mengemaskinikan maklumat persekitaran berkualiti

dalam laman web Jabatan (JUPEM Geoportal).

g) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi

tujuan dokumentasi dan audit.

Tanggungjawab Jawatankuasa Latihan seperti berikut:

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan

tahunan.

b) Menganjurkan pelbagai program latihan berbentuk

taklimat, seminar, bengkel, lawatan dan lain-lain yang

bersesuaian yang bertujuan meningkatkan

pengetahuan dan kemahiran warga Jabatan.

c) Menyediakan garis panduan persekitaran berkualiti

untuk rujukan semua warga JUPEM.

d) Mengurus dan menyimpan nota, slide dan bahan

latihan, taklimat, seminar dan bengkel yang perlu dan

bersesuaian untuk rujukan.

e) Mengurus dan menyimpan maklumat peserta latihan

serta kajian keberkesanan latihan.



f) Memberi khidmat latihan persekitaran berkualiti

kepada JUPEM Negeri apabila perlu.

g) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi


Tanggungjawab Jawatankuasa Audit seperti berikut:

a) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta

menyelaraskan aktiviti audit dalam secara berkala.

b) Menyediakan kriteria audit dalam.

c) Menentukan kekerapan, menyediakan jadual dan

menjalankan aktiviti audit dalam.

d) Mengedarkan laporan audit dalam yang mengandungi

teguran/maklum balas audit kepada semua Zon bagi

tindakan pembetulan dan penambahbaikan.

e) Mengumpul data (statistik), menganalisis prestasi

amalan persekitaran berkualiti, menyediakan laporan

yang mengandungi cadangan bagi penambahbaikan

dan peningkatan kualiti serta produktiviti untuk tujuan

penilaian serta review oleh Pihak Pengurusan.

f) Melaksana kajian semula dan menambahbaik kriteria

audit dalam dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

g) Menasihat Jawatankuasa Induk Persekitaran

Berkualiti berhubung keperluan amalan persekitaran

berkualiti semasa.

h) Memberi khidmat nasihat audit kepada JUPEM Negeri

apabila perlu.

i) Menyedia dan mengemaskini fail Jawatankuasa bagi


Tanggungjawab Ketua Zon seperti berikut:

a) Mengadakan mesyuarat dan membincang serta

menyelaraskan aktiviti persekitaran berkualiti

peringkat zon secara berkala.

b) Memberikan panduan dan motivasi kepada ahli-ahli.



c) Menggalakkan penglibatan ahli-ahli dalam aktiviti

persekitaran berkualiti untuk memenuhi elemen-

elemen kebersihan, keselesaan, keselamatan dan

produktif supaya penyampaian perkhidmatan dan

operasi bahagian lebih efisyen dan efektif.

d) Menyediakan etika kerja yang perlu dipatuhi oleh ahli.

e) Merancang dan melaksanakan aktiviti persekitaran

berkualiti termasuk menyelaras aktiviti promosi,

latihan dan audit peringkat Zon.

f) Membuat penilaian keberkesanan pelaksanaan

amalan persekitaran berkualiti.

g) Memberikan maklum balas mengenai prestasi

amalan persekitaran berkualiti zon masing-masing

kepada Setiausaha apabila diperlukan.

6.1.5 Wakil Pengurusan

Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan Malaysia telah melantik

Pengerusi Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti sebagai Wakil

Pengurusan. Di samping menjalankan tugas-tugas hakiki, beliau

bertanggungjawab dalam:

a) memastikan aktiviti-aktiviti yang diperlukan bagi persekitaran

berkualiti diwujudkan, dilaksana dan dipantau;

b) melaporkan prestasi dan keperluan untuk peningkatan

persekitaran berkualiti kepada Pihak Pengurusan; dan

c) memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan

persekitaran berkualiti di seluruh Jabatan.

6.1.6 Komunikasi

Instrumen komunikasi dalaman yang digunakan dalam menyalurkan

maklumat aktiviti persekitaran berkualiti kepada warga JUPEM ialah

seperti berikut:



Bil. Instrumen Lokasi Bahan Hebahan

1. Emel Emel rasmi

warga JUPEM

Tips persekitaran berkualiti

Promosi aktiviti persekitaran berkualiti

Keputusan audit dalam

Panggilan mesyuarat dan edaran minit

mesyuarat

2. Bunting dan

poster

Papan

kenyataan/ Sudut

Persekitaran

Berkualiti

Slogan

Promosi persekitaran berkualiti

Keputusan audit dalam

3. Buletin Semua Bahagian Maklumat dan laporan aktiviti persekitaran

berkualiti

4. Mesyuarat Pejabat Ketua

Jawatankuasa

Kecil/ Zon/Urus

Setia

Jawatankuasa

Induk

Persekitaran

Berkualiti

Perancangan gerak kerja aktiviti


Laporan aktiviti persekitaran berkualiti

5. Laman web

JUPEM

Geoportal

Laman web

JUPEM

Geoportal

Garis panduan persekitaran berkualiti

Carta perbatuan persekitaran berkualiti

Kriteria Audit Dalam

Aktiviti persekitaran berkualiti

Promosi aktiviti persekitaran berkualiti



6.1.7 Penyelarasan Aktiviti Persekitaran Berkualiti

Mesyuarat Jawatankuasa Induk Persekitaran Berkualiti akan

diadakan sekurang-kurangnya sekali setahun. Mesyuarat

dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I

atau Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II.

Mesyuarat penyelarasan aktiviti peringkat Jawatankuasa Kecil dan

Zon pula bolehlah diadakan dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

6.1.8 Penyediaan dan Penyelarasan Sumber

Pihak Pengurusan JUPEM telah mengenalpasti dan menyediakan

dua sumber utama iaitu sumber kewangan dan sumber manusia

sebagai asas merealisasikan perlaksanaan aktiviti persekitaran

berkualiti.

6.1.8.1 Sumber Kewangan

Bagi memastikan urus tadbir JUPEM dijalankan dengan lebih

berkesan, Pihak Pengurusan telah memperuntukkan sumber

kewangan bagi tujuan latihan, perolehan aset, infrastuktur,

peningkatan sistem penyampaian dan lain-lain yang secara

tidak langsung dapat melicinkan pelaksanaan persekitaran

berkualiti.

6.1.8.2 Sumber Manusia

Warga JUPEM secara keseluruhan terlibat dalam

merealisasikan persekitaran berkualiti dan perlulah

mempunyai tahap kompetensi dengan meningkatkan

pengetahuan dan kemahiran. Sehubungan itu, Pihak

Pengurusan telah menetapkan perkara-perkara berikut:

a) Merangka, merancang keperluan dan menganjurkan

latihan/ kursus yang bersesuaian kepada semua warga

Jabatan;



b) menggalakkan penyertaan warga Jabatan menghadiri

latihan/kursus luaran;

c) menilai tahap kompetensi warga Jabatan yang

menghadiri latihan/kursus;

d) merekod latihan/kursus ke dalam Buku Perkhidmatan

dan Log Latihan; dan

e) memantau kehadiran latihan/kursus warga Jabatan.

6.2 Pelaksanaan (Do)

JUPEM telah melaksanakan langkah-langkah Sisih, Susun, Sapu, Seragam

dan Sentiasa Amal dalam merealisasikan persekitaran berkualiti. Penekanan

diberikan supaya wujud persekitaran kerja yang visual secara kemas, mudah

dilihat, mudah dikesan atau akses, mudah disimpan, mudah dikawal, mudah

diamalkan dan mudah proses penambahbaikan.

6.2.1 Garis Panduan Pengurusan Bilik, Ruang dan Peralatan

JUPEM telah menyediakan garis panduan (seperti di Lampiran E)

bagi pengurusan bilik, ruang dan barangan seperti di bawah:

a) Papan tanda.

b) Lobi, ruang tamu dan ruang menunggu.

c) Lobi utama.

d) Pusat Khidmat Pelanggan.

e) Ruang kerja/bilik pegawai.

f) Bilik fail/bilik rekod/bilik dokumen.

g) Bilik cetak/bilik jilid.

h) Stor.

i) Bilik latihan.

j) Bilik persidangan/bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

k) Dewan Ukur.

l) Surau.

m) Gimnasium.

n) Pantri.

o) Tandas.

p) Kafetaria.

q) Peti kecemasan.



r) Peti kunci.

s) Alat pemadam api.

t) Tempat letak kenderaan.

6.3 Pengukuran dan Penilaian (Check)

Pengukuran dan penilaian akan dilakukan untuk memastikan amalan

persekitaran berkualiti dipatuhi serta usaha peningkatannya dijalankan secara

berterusan dan konsisten.

6.3.1 Pengukuran

Proses pengukuran akan dilakukan ke atas maklumat/maklum balas

yang berikut:

a) Perbandingan aktiviti persekitaran berkualiti yang

dirancang dan pencapaian sebenar

Perbandingan aktiviti persekitaran berkualiti dilakukan dengan

mengemaskinikan petunjuk warna (lagenda) bagi aktiviti yang

dirancang dan pencapaian sebenar dalam Carta Perbatuan

Tahunan.

b) Pencapaian objektif

Jadual pencapaian objektif persekitaran berkualiti disediakan

dan dikemaskinikan dengan maklumat sasaran yang ditetapkan

serta pencapaian sebenar dalam tahun semasa.

c) Audit dalam

Laporan audit dalam persekitaran berkualiti disediakan oleh

Jawatankuasa Audit bagi setiap program audit dalam yang telah

dijalankan. Garis panduan pelaksanaan audit dalam adalah

seperti di Lampiran F.

d) Audit pensijilan

Laporan dan keputusan audit pensijilan yang diterima daripada

badan pensijilan diedarkan oleh Setiausaha Jawatankuasa

Induk Persekitaran Berkualiti kepada Ketua Jawatankuasa

Promosi, Ketua Jawatankuasa Latihan, Ketua Jawatankuasa



Audit dan semua Ketua-Ketua Zon untuk makluman serta

tindakan pembetulan dan penambahbaikan.

e) Kajian kepuasan pelanggan

Laporan kajian kepuasan pelanggan terhadap produk dan

perkhidmatan Jabatan disediakan oleh Bahagian Perancangan

Korporat sebagai input kepuasan pelanggan.

f) Aktiviti penambahbaikan (Kaizen)

Laporan aktiviti penambahbaikan disediakan oleh Zon dalam

Borang Kaizen seperti ditunjukkan di Lampiran G. Aktiviti yang

telah diketengahkan adalah merupakan cadangan penyelesaian

bagi penambahbaikan perkhidmatan dan proses kerja bahagian

masing-masing.

g) Pemantauan dan semakan pengurusan

Pihak Pengurusan JUPEM melakukan pemantauan dan

Semakan Pengurusan untuk tujuan mengesahkan Sistem

Pengurusan Persekitaran Berkualit Jabatan telah dilaksanakan

mengikut pelan yang telah dirancang dan memenuhi peraturan

serta prosedur yang telah ditetapkan.

6.3.2 Penilaian

Proses penilaian dilakukan ke atas maklumat/maklum balas yang

telah diukur pencapiannya berdasarkan objektif SPPB yang telah

digariskan.

6.4 Tindakan Penambahbaikan (Action)

6.4.1 Peningkatan Berterusan

JUPEM sentiasa meningkatkan tahap keberkesanan persekitaran

berkualiti melalui mekanisma pemeriksaan dan penilaian

sebagaimana yang dijelaskan di klausa 6.3.



6.4.2 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

Ketua Zon akan sentiasa memastikan tindakan susulan dilakukan

terhadap punca-punca supaya ketidakpatuhan tidak berulang.

Tindakan pembetulan dan pencegahan dilakukan untuk menentukan

keperluan-keperluan berikut:

a) Menyemak ketidakpatuhan berdasarkan laporan audit dalam

dan audit pensijilan persekiaran berkualiti serta aduan

pelanggan.

b) Mengenalpasti punca-punca kepada ketidakpatuhan.

c) Menilai tindakan susulan bagi memastikan ketidakpatuhan

berulang.

d) Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan dengan

sewajarnya.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran A CARTA ORGANISASI JUPEM

(Berkuatkuasa pada 1 Oktober 2013)

KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN

(JURUUKUR JUSA A)

TIMBALAN KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN I

(JURUUKUR JUSA B)

TIMBALAN KETUA PENGARAH UKUR DAN PEMETAAN II

(JURUUKUR JUSA B)

PENASIHAT UNDANG-UNDANG

(L48)

UNIT INTEGRITI

(M41)

BAHAGIAN DASAR DAN

PENYELARASAN PEMETAAN

(JURUUKUR JUSA C)

BAHAGIAN EHWAL

PERSEMPADAN (JURUUKUR JUSA C)

BAHAGIAN UKUR

GEODETIK (JURUUKUR JUSA C)

BAHAGIAN PERANCANGAN DAN KORPORAT (JURUUKUR J54)

BAHAGIAN KARTOGRAFI

DAN GIS

(JURUUKURJ54)

BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI

SEMENANJUNG

(JURUUKUR J54)

BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI

SABAH

(JURUUKUR J54)

BAHAGIAN PEMETAAN TOPOGRAFI SARAWAK

(JURUUKUR J54)

BAHAGIAN PEMETAAN

UTILITI (JURUUKUR J54)

BAHAGIAN KADASTER

(JURUUKUR JUSA C)

JUPEM JOHOR

(JURUUKUR JUSA C)

JUPEM SELANGOR

(JURUUKUR JUSA C)

JUPEM PAHANG

(JURUUKUR JUSA C)

JUPEM KELANTAN

(JURUUKUR J54)

JUPEM KEDAH

(JURUUKUR J54)

JUPEM W. PERSEKUTUAN KUALA LUMPUR/

PUTRAJAYA

(JURUUKUR J54)

JUPEM PULAU PINANG

(JURUUKUR J54)

JUPEM TERENGGANU

(JURUUKUR J54)

JUPEM WILAYAH

PERSEKUTUAN LABUAN

(JURUUKUR J48)

JUPEM NEGERI SEMBILAN

(JURUUKUR J54)

JUPEM PERLIS

(JURUUKUR J48)

JUPEM MELAKA

(JURUUKUR J52)

BAHAGIAN GEOSPATIAL PERTAHANAN

(ZA26)

JAWATAN KADER

BTUP, NRE

JKR

MaCGDI

KPKT

INSTUN

MKN

JLM

JUPEM PERAK

(JUR UUKUR JUSA C)

BAHAGIAN KHIDMAT

PENGURUSAN (M54)

Lampiran B

RUANG LINGKUP AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI

MENGIKUT ZON/BAHAGIAN DI IBU PEJABAT JUPEM

Zon Bangunan/Tempat Liputan

a) Dasar dan Penyelarasan Pemetaan

Tingkat 14, Wisma JUPEM Bahagian Dasar dan Penyelarasan Pemetaan

Tingkat 10, Wisma JUPEM Pejabat Pengarah Ukur Bahagian (Dasar dan Penyelarasan Pemetaan)

Tingkat 1,

Bangunan Ukur

Perpustakaan Peta Negara

b) Perancangan dan Korporat

Tingkat 15, Wisma JUPEM Bilik Persidangan

Tingkat 14, Wisma JUPEM Seksyen Pembangunan Kompetensi

Tingkat 13, Wisma JUPEM Bahagian Perancangan dan Korporat

Tingkat 11, Wisma JUPEM

Pejabat Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan

Pejabat Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan II

Unit Integriti

Pegawai Undang-Undang

Tingkat 5, Wisma JUPEM Seksyen Pengurusan Sistem Maklumat

Aras Bawah, Wisma JUPEM Pusat Khidmat Pelanggan

Tingkat 1, Bangunan Ukur Galeri JUPEM

Bangunan Stor Peta Negara Pusat Penyimpanan Peta

Kawasan persekitaran luar pejabat

Gelanggang tenis

Gelanggang futsal


c) Bahagian Khidmat Pengurusan

Tingkat 16, Wisma JUPEM Gimnasium

Aras Bawah, Wisma JUPEM Lobi Wisma JUPEM

Bangunan Dewan Ukur Dewan Ukur

Bangunan Percetakan Stor Pusat

Aras Bawah Bangunan Ukur Bilik Pengawal Keselamatan

Kawasan persekitaran luar pejabat

Pondok pengawal

keselamatan

Tempat letak kereta dan

bas

Tempak letak motorsikal

Tempat pembuangan

sampah

Pusat janakuasa elektrik

dan pendingin hawa

d) Kadaster Tingkat 10, Wisma JUPEM Pejabat Timbalan Ketua Pengarah Ukur dan Pemetaan I

Bahagian Kadaster

Tingkat 9, Wisma JUPEM Bahagian Kadaster

e) Ehwal Persempadanan

Tingkat 8, Wisma JUPEM Bahagian Ehwal Persempadanan

f) Ukur Geodetik Tingkat 7 & 8, Bangunan Ukur Bahagian Ukur Geodetik

g) Geospatial Pertahanan

Tingkat 2, Bangunan Ukur Bahagian Geospatial Pertahanan

Tingkat 2, Bangunan CAMS Bahagian Geospatial Pertahanan


h) Pangkalan Data Geospatial Negara

Tingkat 6 & 7, Wisma JUPEM Bahagian Pangkalan Data Geospatial Negara

i) Pemetaan Utiliti Tingkat 4, Bangunan Ukur Bahagian Pemetaan Utiliti

Bangunan Makmal Ujian Alat Pengesanan Utiliti Bawah Tanah

j) Kartografi dan GIS

Tingkat 3 & 6, Bangunan Ukur Bahagian Kartografi dan GIS

Bangunan Percetakan Seksyen Percetakan

k) Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung

Tingkat 3 & 5, Bangunan Ukur Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung

Aras Bawah & Tingkat 1, Bangunan CAMS

Bahagian Pemetaan Topografi Semenanjung

Aras Bawah, Bangunan Percetakan

Pejabat Ukur Wilayah Barat

RUANG LINGKUP YANG TIDAK TERLIBAT AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI DI IBU PEJABAT JUPEM

Kawasan Bangunan/Tempat

a) Jabatan Ukur dan Pemetaan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur/Putrajaya

Tingkat 3 & 4 Wisma JUPEM

b) Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian (JKPTG)

Tingkat 1 & 2 Wisma JUPEM

c) Pos Malaysia Berhad Aras bawah Bangunan Ukur

d) Taska Permata JUPEM Bersebelahan Bangunan Dewan Ukur

Lampiran C

CONTOH CARTA PERBATUAN PERSEKITARAN BERKUALITI IBU PEJABAT JUPEM

Lampiran D

HURAIAN OBJEKTIF PERSEKITARAN BERKUALITI IBU PEJABAT JUPEM

Bil. Objektif Persekitaran Berkualiti Sasaran Tempoh Sumber Keterangan

a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang ceria, kondusif, bersih, kemas dan teratur melalui kepuasan pekerja dan pelanggan.

80% pelanggan berpuashati.

1 tahun Bahagian Perancangan dan Korporat

Analisis kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran daripada sekurang-kurangnya 100 respondan setiap suku tahunan.

b) Mengawal selia semua aset kerajaan secara optimum mengikut garis panduan yang ditetapkan.

Kos penyenggaraan aset kerajaan tidak melebihi 30% dari nilai perolehan.

1 tahun Bahagian Khidmat Pengurusan

Analisis jumlah kos penyelenggaraan aset bagi setiap bahagian di Ibu Pejabat JUPEM berbanding nilai perolehan.

c) Memastikan pengurusan dan pengesanan kakitangan dalam tempoh yang singkat.

Pengesanan kakitangan dibuat dalam tempoh 5 minit.

Sepanjang masa

Jawatankuasa Audit

Ujian pengesanan kakitangan, dokumen, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat semasa audit dalam.

d) Memastikan pengurusan dan pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan pejabat (stok) dalam tempoh yang singkat.

Pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.

Sepanjang masa

Jawatankuasa Audit

Ujian pengesanan kakitangan, dokumen, fail dan keperluan pejabat (stok) dibuat semasa audit dalam.

e) Meningkatkan budaya berdisiplin (self-diciplined culture) di kalangan kakitangan.

Tiada kes pelanggaran tatatertib dilaporkan.

1 tahun Unit Integriti Laporan kes pelanggaran tatatertib.

f) Meningkatkan kerjasama antara kakitangan secara berterusan ke arah membangunkan semangat berpasukan yang tinggi.

Permasalahan kerja diselesaikan dalam masa yang singkat secara berpasukan.

1 bulan Zon Cadangan/aduan pelanggan dalaman diselesaikan dalam masa 30 hari oleh kakitangan Kumpulan Pelaksana dan Pihak Pengurusan.

g) Meningkatkan idea penambahbaikan secara berterusan (kaizen) di kalangan warga JUPEM.

Menghasilkan sekurang-kurangnya 1 projek penambahbaikan (kaizen).

1 tahun Zon Projek penambahbaikan (kaizen) dihasilkan oleh Zon.

h) Meningkatkan tahap keselamatan dan kesihatan pelanggan dalaman serta luaran ketika berada di persekitaran Jabatan.

Kemalangan dan kes penyakit pekerjaan sifar

1 tahun Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Tiada kes kemalangan dilaporkan.

Tiada kes penyakit pekerjaan dilaporkan dan disahkan oleh pakar kesihatan.

Lampiran E

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PAPAN TANDA/SIGNAGE

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan papan tanda/signage secara

sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.

b. PEGAWAI

BERTANGGUNGJAWAB (PIC)

Dilantik oleh Ketua Zon.

c. REKOD/DOKUMEN DAN LOKASI

Tiada.

d. PELABELAN DAN LOKASI

i. Papan tanda/signage nama

Jabatan

Di pintu utama.

ii. Papan tanda/signage nama

Bahagian

Di pintu lobi hadapan dan belakang Bahagian.

iii. Papan tanda/signage nama

Seksyen/Unit

Di kawasan/bilik/ruang Seksyen atau Unit.

e. ETIKA PENGURUSAN PAPAN TANDA/SIGNAGE

Papan tanda/signage (termasuk tiang dan lampu, jika ada) hendaklah disediakan dalam saiz

yang bersesuaian dan ditempatkan di lokasi yang bersesuaian.

Papan tanda/signage hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, teratur dan selamat

digunakan dan memudahkan pergerakan.

Wayar/kabel elektrik, jika ada hendaklah dipasang kemas, elakkan berselirat.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN LOBI, RUANG TAMU DAN RUANG MENUNGGU

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan lobi, ruang tamu dan ruang menunggu

secara sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.

b. PEGAWAI




i. Borang KEW.PA-7 (Daftar

Harta Modal)

Di mana yang sesuai seperti dinding lobi, ruang tamu atau ruang

menunggu.

ii. Pelan lantai/pelan

keselamatan keseluruhan

tingkat

Di papan kenyataan/Sudut QE.

iii. SOP dan manual penggunaan

peralatan

Berhampiran peralatan (jika berkenaan).

iv. Salinan Sijil Perakuan

Kelayakan Mesin Angkut

(PMA)

Dalam lif.


i. Papan tanda/signage ruang Di tempat yang bersesuaian (jika perlu).

ii. Tanda arah penting Tandas, laluan kecemasan dan lain-lain.

iii. Maklumat PIC (nama, jawatan

dan foto)

Di tempat yang bersesuaian.

iv. Label/indeks/kod/warna/had

kawasan (parkir/petak)

mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Buku rujukan dan bahan bacaan.

Maklumat korporat dan poster.

Hiasan dan cenderahati.

Maklumat-maklumat di papan kenyataan.

v. Papan kenyataan Signage papan kenyataan.

e. ETIKA PENGURUSAN LOBI, RUANG TETAMU DAN RUANG MENUNGGU

i. Susun atur dan kebersihan:

Lantai, dinding, tingkap, siling, tangga dan lif hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan

baik.

Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, mesin perakam waktu, papan

kenyataan dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat

digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan

tetamu.

Ruang hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.

ii. Penyusunan secara visual (visual control):

Tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan, Bahagian serta lain-lain (terkini dan tidak

lapuk) untuk makluman dan rujukan warga serta tetamu.

Wujudkan hiasan dan keceriaan yang sederhana dan sesuai.

Bekalkan majalah atau bahan promosi yang sesuai (terkini dan tidak lapuk) di ruang tamu

atau ruang menunggu untuk bacaan tetamu.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, buku rujukan/

bahan bacaan, poster, cenderahati dan maklumat di papan kenyataan (mana yang perlu dan

bersesuaian).

Wayar/kabel elektrik dipasang kemas dan elakkan berselirat dengan menggunakan pengikat

kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset dan

membuka suis elektrik (yang berkenaan) selewat-lewatnya pada pukul 8.00 pagi.

Semua warga dan tetamu boleh menggunakan ruang ini untuk tujuan perbincangan ringkas

pada bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.

Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis

peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan (tertakluk kepada keperluan).

PIC hendaklah membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur semua

aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang dan kemudiannya menutup

semua suis elektrik yang berkaitan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan ruang kerja/bilik pegawai secara


b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding dalam bilik atau di dinding partition.

ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik (bagi pelan bilik) atau di dinding ruang

kerja yang dipilih (bagi pelan sesuatu ruang kerja).


peralatan

Disediakan berhampiran peralatan gunasama.

iv. Senarai fail/rekod Berhampiran rak, almari atau kabinet fail/rekod.


i. Maklumat pegawai/PIC (nama,

jawatan dan foto)

Di dinding bilik/pintu/partition.

ii. Label/indeks/kod/warna/had


mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Fail dan buku rujukan.

e. ETIKA PENGURUSAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI


Lantai, dinding, tingkap dan siling hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.

Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, peralatan pejabat dan bakul sampah)

hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun aturnya

hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.

Ruang atau bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.

Wujudkan ruang yang bersesuaian dan minimum untuk penempatan kasut serta hiasan.


Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak fail kerja teknikal dan kabinet

kertas kerja), tunjukkan dalam pelan lantai dan pamerkan.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail dan buku

rujukan, mana yang perlu dan bersesuaian supaya mudah kawalan (penggunaan,

peminjaman, pengembalian dan penyimpanan).


kaebl/cable casing.

Gunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan

apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan. Komputer hendaklah dimatikan (shut

down) selepas habis waktu bekerja.

Kunci pintu bilik apabila keluar atau meninggalkan pejabat.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik persidangan, bilik mesyuarat

atau bilik perbincangan secara sistematik, bersih, kemas, cekap

dan selamat.

b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding dalam bilik.

ii. Pelan lantai Di dinding dalam bilik.


peralatan

Berhampiran peralatan (jika berkenaan).

iv. Senarai fail/rekod Berhampiran rak, almari atau kabinet fail/rekod (jika ada).

v. Daftar penggunaan bilik Di meja PIC.


i. Signage bilik Di pintu bilik.

ii. Maklumat PIC (nama, jawatan

dan foto)

Di dinding/pintu bilik.

iii. Status penggunaan bilik Di pintu bilik.



mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Fail, rekod dan dokumen (jika ada).

e. ETIKA PENGURUSAN BILIK PERSIDANGAN/BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, komputer, projector, skrin, white board, jam

dinding, bakul sampah dan lain-lain) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan

selamat digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan

pengguna.

Bilik hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.


Senaraikan semua aset, tunjukkan dalam pelan lantai dan dipamerkan.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, buku rujukan

dan fail, mana yang perlu dan bersesuaian supaya mudah kawalan (penggunaan,

peminjaman, pengembalian dan penyimpanan).


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan borang tempahan sehari

lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya daripada PIC.

Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status mesyuarat di pintu bilik selewat-

lewatnya 30 minit sebelum mesyuarat.

PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan bilik,

jika ada.

PIC hendaklah membuka bilik mesyuarat 30 minit lebih awal sebelum mesyuarat.

Selepas mesyuarat/perbincangan, Urus Setia hendaklah:

membuat pemeriksaan;

mengembalikan semua kerusi dan peralatan ke tempat asal;

mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alat tulis dan sampah;

membersihkan papan kenyataan/white board;

menguruskan pengalihan kelengkapan jamuan;

menutup semua suis elektrik;

menutup pintu bilik; dan

memaklumkan kepada PIC.

iv. PIC hendaklah menukar maklumat status bilik kepada ‘TIADA AKTIVITI’, mengemaskinikan daftar

penggunaan bilik (jika ada) dan kunci pintu bilik.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK FAIL/BILIK REKOD/BILIK DOKUMEN

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik fail, bilik rekod dan bilik dokumen

secara sistematik, bersih, kemas, cekap dan selamat.

b. PEGAWAI


Dilantik oleh Bahagian sebagai Pegawai Rekod Jabatan/

Bahagian



Harta Modal)



iii. Senarai atau daftar fail/

rekod/dokumen

Di meja PIC.

iv. Daftar peminjaman fail/

rekod/dokumen

Di meja PIC.

v. SOP dan manual penggunaan

peralatan

Berhampiran alat (jika berkenaan).

vi. SOP peminjaman fail/

rekod/dokumen


vii. Borang pinjaman fail/rekod/

dokumen

Di meja PIC.




dan foto)


iii. Label/indeks/kod/warna/had


mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Fail, rekod dan dokumen.

e. ETIKA PENGURUSAN BILIK FAIL, BILIK REKOD DAN BILIK DOKUMEN



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, rak, komputer, white board, jam dinding dan

bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.

Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.


Kawalan haiwan/makhluk perosak hendaklah dilakukan secara berjadual.


Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak fail pentadbiran), tunjukkan

kedudukan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Senaraikan semua fail, rekod, dokumen, CD data dan buku rujukan mengikut jenis dan

kategori keselamatan dan pamerkan atau daftarkan (dalam Buku Daftar).

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail, rekod,

dokumen, CD data dan buku rujukan, mana yang perlu dan bersesuaian.

Wujudkan sistem kawalan (perolehan, peminjaman, pengembalian dan penyimpanan) bagi

fail, rekod dan dokumen biasa dan terperingkat mengikut peraturan yang berkuatkuasa.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan bilik:

Bilik fail/rekod/dokumen diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk ke bilik

fail/rekod/dokumen tanpa urusan.




iv. Peminjaman fail/rekod/dokumen:

Pengguna hendaklah membuat permohonan peminjaman secara melengkapkan maklumat

dalam Borang Pinjaman Fail/Rekod/Dokumen serta dapatkan kelulusan peminjaman

daripada PIC.

PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod pinjaman dan memaklumkan status

fail/rekod/dokumen kepada pemohon serta merta.

PIC kemudiannya hendaklah membuat carian dan jika ada dalam simpanan hendaklah

menyerahkannya kepada pemohon.

Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan Daftar Peminjaman Fail/Rekod/ Dokumen dan

menfailkan Borang Pinjaman Fail/Rekod/Dokumen.

v. Pengembalian fail/rekod/dokumen:

Setelah selesai menggunakan fail, rekod dan dokumen, pengguna hendaklah segera

mengembalikannya kepada PIC.

PIC hendaklah mengesahkan pengembalian dengan mengemaskinikan Borang Pinjaman

Fail/Rekod/Dokumen dan Daftar Peminjaman Fail/Rekod/Dokumen.

Seterusnya PIC hendaklah menyimpan kembali fail/rekod/dokumen ke tempat asalnya.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN STOR

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan stor secara stematik, bersih, kemas,

cekap dan selamat.

b. PEGAWAI


Dilantik oleh Bahagian sebagai Pegawai Stor.


i. Pelan Lantai Di dinding dalam stor.

ii. Senarai stok Di dinding dalam stor.

iii. Senarai peralatan Di dinding dalam stor.

iv. SOP dan manual penggunaan

peralatan

Diletakkan dalam beg/kotak peralatan.

v. Borang KEW.PA-2 (Daftar

Harta Modal)

Di meja PIC atau kabinet/rak dokumen stor (jika berkenaan).

vi. Borang KEW.PA-3 (Daftar

Inventori)


vii. Borang KEW.PA-6 (Daftar

Pergerakan Harta Modal dan

Inventori)


viii. Borang KEW.PA-7 (Senarai

Aset Alih Kerajaan)

Di dinding bahagian dalam stor.

ix. Borang KEW.PA-13 (Senarai

Aset Alih Yang Memerlukan

Penyelenggaraan)


x. Borang KEW.PA-14 (Daftar

Penyelenggaraan Harta

Modal)


xi. Borang KEW.PS-3 (Kad

Kawalan Stok)


xii. Borang KEW.PS-4 (Kad

Petak)

Di petak rak stor.

xiii. Borang KEW.PS-5 (Senarai

Daftar Kad Kawalan Stok)


xiv. Borang Kew.PS-11 (Borang

Permohonan Stok)


xv. SOP peminjaman peralatan

(harta modal dan inventori)

Di dinding/pintu stor.

xvi. SOP permohonan stok Di dinding/pintu stor.

xvii. SOP keselamatan dan

kesihatan pekerjaan

Di dinding/pintu stor (jika berkenaan).


i. Signage bilik Di pintu stor.


dan foto)

Di dinding/pintu stor.



mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Stok bekalan pejabat.

Fail dan rekod stor.

e. ETIKA PENGURUSAN STOR



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, komputer, tangga, troli dan bakul

sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun

aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.

Stor hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.


Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak kertas, almari peralatan kerja

luar), tunjukkan kedudukan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Senaraikan semua fail, rekod, dokumen, peralatan dan stok bekalan pejabat dan pamerkan

atau daftarkan (dalam Buku Daftar) mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, fail, rekod,

dokumen, peralatan dan stok, mana yang perlu dan bersesuaian.

Wujudkan sistem kawalan (penyimpanan, peminjaman dan pengembalian) bagi fail, rekod,

dokumen, peralatan dan stok mengikut peraturan yang berkuatkuasa.


kabel/cable casing.

Wujudkan tanda arah, petunjuk atau panduan yang sesuai dan strategik mengikut keperluan.


iii. Penggunaan stor:

Stor diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk stor tanpa urusan.




Setelah selesai menjalankan tugas dalam stor atau apabila meninggalkan stor, PIC hendaklah

menyimpan kembali semua rekod stor ke tempat asalnya, tutup dan kunci pintu stor.

iv. Penerimaan stok dan aset:

Pegawai Stor hendaklah menerima stok dan aset dan merekodkan maklumat penerimaannya

dalam borang KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan KEW.PS-5 (jika berkenaan).

v. Permohonan bekalan stok:

Pemohon hendaklah membuat permohonan bekalan secara menyerahkan Borang KEW.PA-

11 (Permohonan Stok) yang telah lengkap diisi maklumat permohonan serta telah mendapat

kelulusan pegawai (kebiasaannya Pegawai Aset Bahagian) kepada PIC.

PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod stok.

Jika ada dalam simpanan, selepas membuat carian, PIC hendaklah menyerahkan stok

kepada pemohon.

Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan daftar pengeluaran.

vi. Permohonan pinjaman aset:

Pemohon hendaklah membuat permohonan pinjaman secara melengkapkan maklumat

dalam Borang KEW.PA-6 (Pergerakan Harta Modal dan Inventori) dan menunggu kelulusan

pegawai (kebiasaannya Pegawai Aset Bahagian).

PIC hendaklah membuat semakan ke atas rekod aset.

Selepas membuat carian (setelah mendapat kelulusan), jika ada dalam simpanan, PIC

hendaklah menyerahkan aset kepada pemohon.

Seterusnya PIC akan mengemaskinikan daftar pengeluaran.

Setelah selesai menggunakan aset, pengguna hendaklah segera mengembalikannya kepada

PIC.

vii. Pengembalian aset:

PIC hendaklah mengesahkan pengembalian dengan mengemaskinikan Borang KEW.PA-6

(Pergerakan Harta Modal dan Inventori).

Seterusnya PIC hendaklah menyimpan kembali aset ke tempat asalnya.

viii. Pelupusan aset:

Apabila menerima arahan berserta maklumat pelupusan, PIC hendaklah mengumpulkan dan

menyenaraikan aset untuk pelupusan secara berkumpulan.

PIC hendaklah meletakkan aset tersebut di rak, kabinet atau kawasan tertentu dan

meletakkan nota bagi maksud pelupusan.

Pada masa yang sama, PIC hendaklah mengurus selia tatacara pelupusan aset dengan

sewajarnya mengikut peraturan yang berkuatkuasa.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK CETAK/BILIK JILID

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik cetak secara sistematik, bersih,

kemas, cekap dan selamat.

b. PEGAWAI





Harta Modal)



iii. Daftar cetakan Di meja PIC.

iv. Daftar jilid Di meja PIC.

v. SOP dan manual penggunaan

peralatan

Berhampiran alat.

vi. SOP kerja mencetak Di dinding dalam bilik.

vii. SOP kerja menjilid Di dinding dalam bilik.

viii. SOP kerja mengimbas Di dinding dalam bilik.

ix. SOP keselamatan dan

kesihatan pekerjaan





dan foto)


iii. Signage/panduan

keselamatan dan kesihatan

pekerjaan

Berhampiran alat atau bahan (jika berkenaan).



mengikut kesesuaian

Aset.

Stok bekalan pejabat.

Lampu.

Rekod.

e. ETIKA PENGURUSAN BILIK CETAK/BILIK JILID



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, komputer, pencetak, plotter, mesin jilid,

alat pengimbas dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan


pengguna.

Peralatan atau operasui kerja yang menggunakan sistem pencahayaan, sinaran dan bahan

kimia seboleh-bolehnya hendaklah ditempatkan di dalam bilik atau sudut atau ruang yang

terpisah jauh dari tempat kerja pegawai.




Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak kertas cetak dan kabinet spiral

jilid), tunjukkan kedudukan aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Senaraikan semua rekod, peralatan dan stok bekalan kerja menjilid dan mencetak dan

pamerkan atau daftarkan (dalam Buku Daftar) mengikut kesesuaian.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu, rekod,

peralatan dan bekalan stok, mana yang perlu dan bersesuaian.


kabel/cable casing.


Bilik cetak/jilid adalah bilik guna sama dan semua pegawai boleh menggunakannya pada bila-

bila masa.

Pengguna hendaklah mempunyai pengetahuan dan kemahiran asas dalam mengendalikan

peralatan cetak dan jilid serta aspek-aspek keselamatan mengenainya.


apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN BILIK LATIHAN

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan bilik latihan secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI





Harta Modal)




peralatan


iv. SOP keselamatan dan

kesihatan pekerjaan

Di dinding dalam bilik (jika berkenaan).

v. Senarai rekod/buku rujukan Berhampiran rak, almari atau kabinet rekod/buku rujukan.

vi. Daftar penggunaan bilik Di meja PIC.




dan foto)


iii. Status penggunaan bilik Di pintu bilik.



mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Rekod dan buku rujukan.

Kabel, nod ICT dan lain-lain.

e. ETIKA PENGURUSAN BILIK LATIHAN



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, komputer, projector, skrin, white board dan

jam dinding dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan


pengguna.



Buatkan signage penggunaan almari dan kabinet (contoh: rak nota latihan dan kabinet buku

rujukan ICT), tunjukkan kedudukan aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset, lampu dan peralatan,

mana yang perlu dan bersesuaian.


kabel/cable casing.



Bilik latihan diurus selia oleh PIC. Pegawai lain dilarang masuk tanpa urusan.

Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan Borang Tempahan Bilik

Latihan dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya daripada

PIC.

Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status latihan di pintu bilik latihan

selewat-lewatnya 30 minit sebelum mesyuarat.

PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan bilik

latihan, jika ada.

PIC hendaklah membuka bilik latihan 30 minit sebelum program bermula.

Selepas program latihan, Urus Setia latihan hendaklah:

membuat pemeriksaan,

mengembalikan semua kerusi dan peralatan ke tempat asal;

mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alatulis dan sampah;






Kemudiannya, PIC hendaklah menukar maklumat status bilik kepada ‘TIADA AKTIVITI’,

mengemaskinikan daftar penggunaan bilik latihan, jika ada dan kunci pintu bilik.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PANTRI

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan pantri secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI





Harta Modal)


ii. SOP dan manual penggunaan

peralatan


iii. SOP keselamatan dan

kesihatan pekerjaan





dan foto)

Di pintu bilik.



mengikut kesesuaian

Aset (termasuk peralatan dan kelengkapan dapur).

Lampu.

e. ETIKA PENGURUSAN PANTRI



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, rak, kabinet, peti sejuk, ketuhar, cerek elektrik, dan

water dispenser, pinggan-magkuk, gelas, cawan, sudu, pisau, bekas hidangan, kain lap dan

bahan pencuci) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.



Kawalan haiwan/makhluk perosak dan nyah bau hendaklah dilakukan secara berjadual.


Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan makanan, mana

yang perlu dan bersesuaian.


kabel/cable casing.

Lakukan pemeriksaan tarikh luput bahan makanan dengan kerap.

iii. Penggunaan:

Pantri adalah bilik guna sama dan semua pegawai boleh menggunakannya pada bila-bila

masa.


peralatan dapur serta aspek-aspek keselamatan dan kesihatan.

Gunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah. Semua suis peralatan elektik dan paip

air hendak dimatikan apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN TANDAS

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan tandas secara bersih, cekap dan

selamat.

b. PEGAWAI




i. Jadual pembersihan Di dinding tandas.


i. Signage tandas Di dinding/pintu tandas.


dan foto)

Di dinding/pintu tandas.



mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Kelengkapan lain (jika berkenaan).

e. ETIKA PENGURUSAN TANDAS



Semua peralatan/kelengkapan (sinki, magkuk tandas, cermin, bekas tisu, bekas cecair

pencuci dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat

digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.


Susun bekas tisu, cecair pencuci dan lain-lain dengan kaedah label/indeks/kod/tag/had

kawasan mana yang bersesuaian.


kabel /cable casing.

Kawalan haiwan/makhluk perosak dan nyah bau hendaklah dilakukan secara berjadual.

iii. Penggunaan:

Semua pegawai boleh menggunakan tandas bila-bila masa.

Gunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah. Semua suis peralatan elektik dan paip

air hendak dimatikan apabila selesai digunakan, tertakluk kepada keperluan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN SURAU

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan surau secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI


Dilantik oleh Jabatan.



Harta Modal)

Di dinding surau.

ii. Jadual aktiviti surau Di papan kenyataan surau.

iii. Borang cadangan Dalam surau.


i. Signage surau Di pintu surau.


dan foto)

Di dinding/pintu surau.

iii. Tanda arah kiblat Dalam surau.



mengikut kesesuaian

Aset.

Lampu.

Bahan bacaan.

e. ETIKA PENGURUSAN SURAU UTAMA



Semua aset (seperti meja, kerusi, almari, kabinet, white board, jam dinding, sejadah, rak kasut

dan bakul sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat

digunakan. Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan pengguna.


Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan kelengkapan surau,

mana yang perlu dan bersesuaian, tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Susun aset dan kelengkapan surau (termasuk sejadah, kain sarung, telekung dan songkok)

dan bahan bacaan dengan kemas dan teratur.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

PIC hendaklah membuka kunci pintu surau pada selewat-lewatnya pukul 8.00 pagi dan

menutup serta mengunci pintu pada selewat-lewatnya pukul 5.00 petang setiap hari.

Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan surau untuk solat dan lain-lain pada

waktu pejabat setiap hari kerja.

Pengguna hendaklah membuat permohonan menggunakan surau secara melengkapkan

borang/makluman kepada PIC dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan

penggunaannya daripada PIC.

Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status penggunaan surau di pintu

surau 1 jam sebelum digunakan.

PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan

surau, jika ada.

Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah.

Semua suis peralatan elektik dan paip air hendak dimatikan apabila selesai digunakan,

tertakluk kepada keperluan.

Selepas penggunaan, Urus Setia hendaklah (mana yang berkenaan):


mengembalikan semua peralatan dan lain-lain ke tempat asal;






GARIS PANDUAN PENGURUSAN LOBI BANGUNAN

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan lobi bangunan secara sistematik,

bersih, kemas, cekap dan selamat.

b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding lobi (jika berkenaan).

ii. Pelan laluan kecemasan Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).

iii. Manual penggunaan peralatan Berhampiran peralatan (jika berkenaan).

iv. Maklumat korporat Jabatan Dipamerkan di papan kenyataan.

v. Carta organisasi Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).


i. Maklumat PIC (nama, jawatan

dan foto)

Di dinding lobi (kawasan yang sesuai).

e. ETIKA PENGURUSAN LOBI BANGUNAN



Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, papan kenyataan dan bakul

sampah) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan. Susun

aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.

Lobi hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.


Susun dan tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan pamerkan.

Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan untuk rujukan warga serta pelanggan dan

hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk.

Sediakan senarai nama pegawai atasan serta tempat bertugas, nombor telefon pejabat,

nombor faks dan emel dan hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk.

Sediakan senarai nama Bahagian, fungsi serta lokasi masing-masing dan hendaklah

mengandungi maklumat yang tidak lapuk.

Wujudkan hiasan yang bersesuaian.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset pada

selewat-lewatnya pukul 8.00 pagi (atau pada waktu lain yang ditentukan) dan kemudiannya

membuka suis elektrik yang berkaitan.

Semua warga dan pengunjung boleh menggunakan ruang ini untuk tujuan perbincangan

ringkas pada bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.

PIC hendaklah juga membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur

semua aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang (atau pada waktu lain

yang ditentukan) dan kemudiannya menutup semua suis elektrik yang berkaitan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PUSAT KHIDMAT PELANGGAN

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan Pusat Khidmat Pelanggan secara


b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding.

ii. Pelan laluan kecemasan Di dinding.

vi. Maklumat korporat Dipamerkan di dinding.

iii. Piagam Pelanggan Dipamerkan di dinding.

iv. Senarai produk dan

perkhidmatan

Dipamerkan di dinding.

v. SOP pembelian produk dan

perkhidmatan

Dipamerkan di dinding.

vi. Manual penggunaan peralatan Berhampiran peralatan (jika berkenaan).

vii. Borang Aduan dan Soal

Selidik Kajian Kepuasan

Pelanggan

Di rak borang.


i. Signage Pusat Khidmat

Pelanggan

Di dinding luar.

ii. Signage kaunter, bilik dan

ruang


iii. Maklumat PIC (nama, jawatan

dan foto)


iv. Maklumat masa operasi Di dinding luar.



mengikut kesesuaian

Aset.

Rekod dan dokumen.

Produk.

Borang.

e. ETIKA PENGURUSAN PUSAT KHIDMAT PELANGGAN



Semua aset (seperti meja, kerusi, sofa, kabinet, jam dinding, papan kenyataan, bakul sampah

dan lain-lain) hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.

Susun aturnya hendaklah kemas dan memudahkan pergerakan warga dan tetamu.

Ruang hendaklah dipastikan mempunyai pencahayaan yang mencukupi dan sesuai.


Susun dan tunjukkan semua aset alih dalam pelan lantai dan pamerkan.

Sediakan kemudahan kerusi, meja, TV dan lain-lain untuk kemudahan pelanggan berurusan

di kaunter atau menunggu giliran mendapatkan perkhidmatan.

Wujudkan hiasan dan keceriaan yang sederhana dan sesuai.

Majalah atau bahan promosi yang sesuai (hendaklah mengandungi maklumat yang tidak

lapuk) dibekalkan untuk bacaan pengunjung.

Sedia dan pamerkan maklumat korporat Jabatan serta lain-lain untuk makluman dan rujukan

warga serta pengunjung (hendaklah mengandungi maklumat yang tidak lapuk).

Sediakan maklumat produk dan perkhidmatan Jabatan berserta harga jualan.

Sedia dan tempatkan borang-borang pembelian produk dan perkhidmatan Jabatan di rak.

Sediakan sistem penggiliran kepada pelanggan dalam berurusan pembelian produk dan

perkhidmatan Jabatan di kaunter.

Sediakan peti cadangan di tempat yang bersesuaian. Borang Soal Selidik Kajian Kepuasan

Pelanggan dan Aduan Pelanggan hendaklah disedia dan ditempatkan di rak.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

PIC hendaklah membuat pemeriksaan ke atas kebersihan dan susun atur semua aset

selewat-lewatnya pada pukul 8.00 pagi (atau pada waktu lain yang ditentukan) dan

kemudiannya membuka suis elektrik yang berkaitan.

Semua warga dan pengunjung boleh menggunakan pusat ini untuk tujuan membuat

pembeliaan, rujukan atau khidmat nasihat ke atas perkhidmatan dan produk Jabatan pada

bila-bila waktu yang perlu semasa waktu bekerja.

PIC hendaklah membuat pemeriksaan kali kedua ke atas kebersihan dan susun atur semua

aset pada sebelah petang selewat-lewatnya pukul 5.00 petang (atau pada waktu lain yang

ditentukan) dan kemudiannya menutup semua suis elektrik yang berkaitan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN GIMNASIUM

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan gimnasium secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding bilik (jika berkenaan).

ii. Jadual aktiviti Di papan kenyataan gimnasium.

iii. Manual penggunaan peralatan Di papan kenyataan gimnasium.

iv. Daftar penggunaan bilik Di kaunter.


i. Signage gimnasium Di pintu gimnasium.


dan foto)

Di dinding/pintu gimnasium.



mengikut kesesuaian

Aset.

e. ETIKA PENGURUSAN GIMNASIUM



Semua aset hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan selamat digunakan.



Buat label/indeks/kod/warna/had kawasan (parkir/petak) ke atas aset dan kelengkapan

gimnasium (mana yang perlu dan bersesuaian), tunjukkan semua aset dalam pelan lantai dan

pamerkan.

Susun aset dan kelengkapan gimnasium dengan kemas dan teratur.


kabel /cable casing.

iii. Penggunaan:

Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan gimnasium pada hari waktu yang

ditetapkan.

Pengguna hendaklah merekodkan maklumat penggunaan dalam daftar yang disediakan.


peralatan gimnasium serta aspek-aspek keselamatan mengenainya.

Pengguna hendaklah menggunakan kemudahan gimnasium dengan baik dan menyusun

kembali ke tempat asal selepas menggunakannya.

Pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik secara berhemah. Semua suis

peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN KAFETARIA

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan kafetaria secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding bahagian dalam kafetaria (jika berkaitan).


i. Signage kafetaria Di pintu.


dan foto)

Di diding/pintu.



mengikut kesesuaian

Aset.

e. ETIKA PENGURUSAN KAFETARIA



Semua aset dan kemudahan kafetaria hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan


pengguna.


Susun aset dan kelengkapan kafetaria dengan kemas dan teratur.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

Semua pegawai dan pengunjung boleh menggunakan kafetaria pada waktu rehat yang

dibenarkan.

Semua pengguna hendaklah menggunakan kemudahan kafetaria dengan baik dan

menyusun kembali ke tempat asal selepas menggunakannya.

Semua pengguna hendaklah menggunakan bekalan elektrik dan air secara berhemah.

Semua suis peralatan elektik hendak dimatikan apabila selesai digunakan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN DEWAN UKUR

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan Dewan Ukur secara sistematik,


b. PEGAWAI





Harta Modal)

Di dinding bahagian dalam dewan.


i. Signage dewan Di pintu dewan.


dan foto)

Di dinding/pintu dewan.



mengikut kesesuaian

Aset.

e. ETIKA PENGURUSAN DEWAN UKUR



Semua aset dan kemudahan dewan hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih, selesa dan


pengguna.


Kerusi, sofa dan meja hendalak disusun dengan teratur di tempat yang dikhususkan.


kabel/cable casing.

iii. Penggunaan:

Pengguna hendaklah membuat permohonan secara melengkapkan Borang Tempahan

Dewan Ukur dalam tempoh sehari lebih awal serta dapatkan kelulusan penggunaannya

daripada PIC.

Jika diluluskan, PIC hendaklah menampal/meletakkan status penggunaan dewan di pintu

dewan 30 minit sebelum program bermula.

PIC hendaklah menfailkan surat permohonan dan mengemaskinikan daftar penggunaan

dewan.

PIC hendaklah membuka dewan selewat-lewatnya 30 minit lebih awal sebelum penggunaan.

Selepas penggunaan dewan, Urus Setia program hendaklah:


mengembalikan semua kerusi, meja dan peralatan ke tempat asal;

mengalihkan/mengeluarkan semua kertas, alatulis dan sampah;






PIC hendaklah menukar maklumat status dewan kepada ‘TIADA AKTIVITI’,

mengemaskinikan daftar penggunaan dewan (jika ada) dan kunci pintu dewan.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PETI KECEMASAN (FIRST AID KIT)

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan peti kecemasan secara sistematik,


b. PEGAWAI




i. Senarai ubat-ubatan dan

bekalan rawatan

Di dalam peti kecemasan.

ii. Daftar pengeluaran ubat-

ubatan dan bekalan rawatan

Di meja PIC.


i. Signage peti kecemasan Berhampiran peti.


dan foto)

Berhampiran peti.

iii. Label/indeks/kod/warna

mengikut kesesuaian

Ubat-ubatan dan lain-lain.

e. ETIKA PENGURUSAN PETI KECEMASAN

i. Penempatan:

Peti kecemasan hendaklah diletakkan di tempat yang bersesuaian.

ii. Kebersihan:

Peti kecemasan dan segala kandungannya hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan

baik.

iii. Penyusunan secara visual (visual control):

Susun ubat-ubatan dan bekalan rawatan dengan kemas dalam peti, senaraikan dan

pamerkan atau letakkan dalam peti.

Susun ubat-batan dan bekalan rawatan jenis racun dan yang boleh dimakan secara

berasingan (atau dalam peti kecemasan yang berasingan) dengan label/indeks/kod/warna

mengikut kesesuaian.

Lakukan pemeriksaan tarikh luput ubat-ubatan dan bekalan rawatan dengan kerap.

iv. Penggunaan:

Peti kecemasan diurus selia oleh PIC.

v. Pengeluaran:

Jika pegawai memerlukan rawatan atau ubat-ubatan, pegawai hendaklah membuat

permohonan secara lisan kepada PIC.

PIC hendaklah memeriksa dan membuat keputusan.

Jika bersetuju, PIC hendaklah membuka peti kecemasan dan membekalkan bekalan rawatan

atau ubat-ubatan kepada pemohon.

Seterusnya PIC hendaklah mengemaskinikan maklumat pengeluaran dalam senarai.

Akhirnya, PIC hendaklah mengunci kembali dan menyimpan peti ke tempat asal.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PETI KUNCI

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan peti kunci secara sistematik, bersih,


b. PEGAWAI




i. Daftar kunci Di meja PIC.


i. Signage peti kunci Berhampiran peti.


dan foto)

Berhampiran peti.

iii. Label/indeks/kod/warna

mengikut kesesuaian

Kunci.

e. ETIKA PENGURUSAN PETI KUNCI

i. Penempatan:

Peti kunci hendaklah diletakkan di bilik PIC.

ii. Kebersihan:

Peti kunci dan segala kandungannya hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.


Sedia senarai kunci dan daftarkan kunci dalam Daftar Kunci.

Semua kunci pejabat (kunci pintu pejabat, bilik, almari, kabinet dan kenderaan) hendaklah

disediakan dalam dua (2) atau lebih unit (asal dan pendua). Susun kunci secara

label/indeks/kod/warna kunci asal dengan kemas dalam peti dan kunci pendua pula

diserahkan kepada PIC yang berkenaan.

iv. Penggunaan peti kunci:

Peti kunci diurus selia oleh PIC dan hendaklah sentiasa dikunci.

Pegawai lain adalah dilarang daripada membuka peti serta mengambil dan menggunakan

kunci di dalamnya tanpa kebenaran PIC.

v. Peti kunci hanya dibuka untuk tujuan pengeluaran kunci pendua sahaja. Kunci asal tidak boleh

diserahkan atau dipinjam oleh sesiapa tanpa kebenaran PIC.

vi. Pengeluaran kunci pendua:

Kunci pendua hendaklah diserahkan kepada PIC bilik, almari, kabinet dan kenderaan atau

kepada pegawai lain atas arahan Pengurusan.

Maklumat dan tandatangan penerimaan kunci pendua hendaklah direkodkan dalam Daftar

Kunci.

vii. Pengembalian kunci pendua:

Pegawai yang bertukar, berpindah atau lain-lain hendaklah menyerahkan kembali kunci

pendua kepada PIC.

Maklumat dan tandatangan penyerahan kunci pendua hendaklah direkodkan dalam Daftar

Kunci.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN ALAT PEMADAM API (FIRE EXTINGUISHER)

a. OBJEKTIF Menguruskan penggunaan alat pemadam api secara sistematik,


b. PEGAWAI




i. SOP penggunaan alat

pemadam api

Berhampiran alat.


i. Signage alat pemadam api Berhampiran alat.


dan foto)

Berhampiran alat.

iii. Label/kod/warna mengikut

kesesuaian

Berhampiran alat.

e. ETIKA PENGURUSAN ALAT PEMADAM API (FIRE EXTINGUISHER)

i. Penempatan:

Alat pemadam api hendaklah digantung di suatu sudut yang sesuai dan jelas untuk dilihat.

ii. Kebersihan:

Alat pemadam api hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.


Tandakan alat secara label/indeks/kod/warna mengikut kesesuaian serta tunjukkan maklumat

tarikh sah guna dengan jelas.

Sediakan SOP penggunaan alat dan pamerkan berhampirannya.

Semak tarikh luput sah guna alat.

iv. Penggunaan alat pemadam api:

Apabila berlaku kebakaran, mana-mana individu boleh menggunakan alat ini untuk memadam

kebakaran kecil dengan mengikuti SOP.

v. Penyenggaraan:

Penyenggaraan alat pemadam api hendaklah dilakukan secara berkala setahun sekali serta

mendapat pengesahan Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN

TEMPAT LETAK KENDERAAN

a. OBJEKTIF Menguruskan kawasan tempat letak kenderaan secara


b. PEGAWAI




Tidak berkenaan.


i. Signage Di tempat yang bersesuaian.


dan foto)




mengikut kesesuaian

Petak tempat kenderaan.

e. ETIKA PENGURUSAN TEMPAT LETAK KENDERAAN


Kawasan tempat letak kenderaan hendaklah sentiasa dalam keadaan bersih dan baik.

Susun atur petak letak kenderaan dan lain-lain hendaklah kemas serta memudahkan

pergerakan pengguna.


Cat petak letak kenderaan hendaklah terang dan mudah dilihat oleh pengguna.

iii. Penggunaan:

Pengguna hendaklah meletak kenderaan mengikut petak yang dikhususkan mengikut jenis

kenderaan yang telah ditetapkan.

Pengguna dilarang meletak kenderaan di tempat selain daripada tempat letak kenderaan

yang telah ditetapkan.

PIC hendaklah melaporkan sebarang kerosakan atau halangan (jika ada) kepada pihak

pengurusan bagi tujuan pembaikan.

Lampiran F

PELAKSANAAN AUDIT DALAM SPPB

Audit dalam SPPB perlu dilaksanakan secara berkala mengikut tarikh dan waktu yang

dirancang ke atas persekitaran kerja di JUPEM sebagai penilaian kendiri pelaksanaan

amalan persekitaran berkualiti. Audit dalam ini dilaksanakan bertujuan untuk menilai

prestasi dan kemajuan pelaksanaan amalan tersebut, memastikan setiap Zon mengetahui

tahap amalan masing-masing dan menggalakkan langkah penambahbaikan berdasarkan

maklum balas dan teguran yang diberikan oleh Juruaudit.

1. TUJUAN

Manual ini menjelaskan garis panduan kepada Ahli Pasukan Audit Dalam serta

pegawai lain untuk melaksanakan audit dalam persekiran berkualiti di JUPEM.

2. PEMBENTUKAN PASUKAN AUDIT DALAM

Pihak pengurusan JUPEM akan melantik Jawatankuasa Audit manakala ahli

pasukan audit dalam pula akan dilantik oleh jawatankuasa tersebut dari kalangan

pegawai di setiap bahagian. Rangka Struktur Jawatankuasa Audit adalah seperti di

klausa 6.1.4.2 dan bidang tugas serta tanggungjawab Jawatankuasa Audit adalah

seperti di klausa 6.1.4.3.

3. LATIHAN AUDIT DALAM

Setiap ahli Pasukan Audit Dalam akan dipastikan mendapat latihan dan

pendedahan yang secukupnya mengenai prinsip asas, kaedah audit serta hala tuju

amalan persekitaran berkualiti Jabatan supaya Juruaudit mempunyai kefahaman

yang tinggi dan kompeten dalam melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan

berkesan.

4. PEMBENTUKAN KRITERIA AUDIT DALAM

Jawatankuasa Audit telah menyediakan Kriteria Audit Dalam mengikut keperluan

dan kesesuaian yang selaras dengan SPPB JUPEM. Kriteria Audit Dalam dan

Penilaian Tahap Prestasi Amalan Persekitaran Berkualiti di JUPEM yang

digunakan adalah seperti di bawah:

a) Kriteria Audit Dalam SPPB

Bil. Kriteria/Elemen Audit Markah

(maksimum)

Bahagian A: Rekod dan Maklumat Utama Persekitaran Berkualiti

1.

Sudut

Persekitaran

Berkualiti

(50 markah)

Saiz dan lokasi - sesuai dan mudah dikunjungi.

Persembahan - teratur, kemas dan menarik.

5

Polisi dan Objektif SPPB. 5

Carta Organisasi Persekitaran Berkualiti yang

dikemaskini.

5

Carta Organisasi Zon Persekitaran Berkualiti yang

dikemaskini.

5

Pelan Zon dan ‘ownership’. 5

Carta Perbatuan Aktiviti Persekitaran Berkualiti

Tahunan yang dikemaskini.

5

Maklumat/gambar foto aktiviti (latihan, promosi,

audit, galakan, dorongan, motivasi dan

management review dll.) dan maklumat semasa.

5

Keputusan audit dalam yang dikemaskini. 5

Garis panduan/pamplet/buletin dll. 5

Mengandungi juga maklumat korporat, kualiti,

slogan, moto dll.

5

2.

Dokumen

SPPB

(50 markah)

Polisi dan Objektif SPPB. 5

Carta Organisasi Persekitaran Berkualiti yang

dikemaskini.

5

Carta Organisasi Zon Persekitaran Berkualiti yang

dikemaskini.

5

Pelan Zon dan ‘ownership’. 5

Carta Perbatuan Aktiviti Persekitaran Berkualiti

Tahunan yang dikemaskini.

5

Maklumat/gambar foto aktiviti latihan, promosi,

audit, galakan, dorongan, motivasi dan

management review dan maklumat semasa.

5

Surat-menyurat aktiviti persekitaran berkualiti yang

dikemaskini.

5

Garis panduan/pamplet/buletin persekitaran

berkualiti dll.

5

Maklumat korporat Bahagian dan JUPEM. 5

Persembahan keseluruhan - teratur, kemas dan

menarik.

5

Jumlah markah 100

Bil. Kriteria/Elemen Audit SPPB Markah

(maksimum)

Bahagian B: Realisasi Fizikal SPPB

1.

Petunjuk/

Panduan

Penting

(10 markah)

Petunjuk/signage Bahagian/ Seksyen.

10

Maklumat korporat dan Carta Organisasi di

Bahagian/Seksyen.

Tanda nama bilik/pegawai atau ‘ownership’

Pengesanan kakitangan dibuat dalam tempoh 5

minit.

MPK/FM

2.

Susun atur

perabot/

kabinet/

peralatan

(20 markah)

Susunan perabot/kabinet/peralatan yang teratur

memudahkan pergerakan anggota.

20 Semua perabot/kabinet/peralatan yang rosak

direkod dan diuruskan sewajarnya.

3.

Penyusunan

rekod/

barang

(30 markah)

(Kaedah

susunan:

senarai, daftar,

label, kod, tag,

warna, had

kawasan dll.

Sistem

susunan:

perolehan,

penyimpanan,

pinjaman dan

pengembalian)

Kaedah penyusunan rekod/barang (label, kod, tag,

warna, had kawasan dll.), - teratur dan kemas

mengikut jenis/kategori dan tidak bercampur-

campur.

30

Dokumen/fail (di bilik/ruang simpanan, bilik

pegawai, ruang kerja dll.) teratur dan kemas.

Peralatan/bekalan stok barang (di stor dan bilik

simpanan, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.

Sistem penyusunan dan kawalan rekod/barang -

ada daftar/senarai dan kawalan (penerimaan,

pergerakan dan penyimpanan)

Pengesanan dokumen, rekod, fail dan keperluan

pejabat (stok) dibuat dalam tempoh 3 minit.

Dokumen/fail (di bilik/ruang simpanan, bilik

pegawai, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.

Peralatan/bekalan stok barang (di stor dan bilik

simpanan, ruang kerja dsb.) teratur dan kemas.

Jaket/topi keledar/pakaian (yang tidak dipakai) -

disimpan kemas atau di tempat khusus.

Maklumat/panduan/SOP/Carta Alir/ Etika (mengikut

fungsi bilik/ruang/ peralatan) disediakan dengan

kemas.

Peralatan untuk pelupusan - disusun teratur dan

kemas, ada daftar/senarai dan diuruskan dengan

baik.

4.

Kawalan

keselamatan

dan kesihatan

(15 markah)

Susun atur (penempatan), kaedah dan sistem

penyusunan bagi peralatan keselamatan dan

kesihatan - teratur dan kemas dan ada rekod/

daftar pemantauan atau penyelenggaraan bagi:

15 - Kunci pintu pejabat dan Peti Kunci Bahagian

- CCTV

- Alat pemadam api

- Peti kecemasan (First aid kit)

- Bahan kimia/racun

- Kabel elektrik

5. Kebersihan

(15 markah)

Dalam keadaan bersih dan tidak berdebu – lantai,

dinding, siling, langsir dan peralatan.

15 Jadual pemantauan/ penyelenggaraan secara

berjadual - pemantauan kebersihan

- semakan sistem atau peralatan tertentu supaya

sentiasa berfungsi dengan baik.

6.

Hiasan,

keceriaan dan

kreativiti

(10 markah)

Hiasan, keceriaan dan kreativiti seperti poster,

slogan, moto, bunga, projek inovasi (menunjukkan

impak bagi kualiti/produktiviti) dll - teratur, kemas

dan kreatif.

10

Jumlah markah 100

Bahagian D: Skala Pemarkahan

Markah Amalan (Praktikal) Teori Rekod/Data

1 Langsung tiada.

Langsung tidak melakukannya.

Melakukannya secara salah.

Tidak ada pengetahuan.

Salah fakta.

Tidak dapat menjelaskan.

Tiada data/rekod.

Tiada contoh.

2 Sedikit sahaja diamalkan tetapi tidak mencukupi.

Tahu sedikit sahaja tetapi tidak mencukupi untuk diamalkan.

Ada sedikit data atau rekod tetapi

Bahagian C: Pengiraan Markah Audit Dalam

Bil. Markah Diperoleh Peratusan Markah Markah

Sebenar

1. Jumlah Markah Bahagian A

(30%) A ( A / 100 ) X 30 = C %

(C + D) %

2. Jumlah Markah Bahagian B

(70 %) B ( B / 100 ) X 70 = D %

contoh tidak mencukupi.

3 Telah lakukan apa yang patut diamalkan secara sederhana tetapi usaha perlu ditingkatkan lagi.

Faham dan telah mempunyai pengetahuan asas yang menyeluruh.

Ada data/rekod mencukupi tetapi tidak tersusun.

Masih ambil masa (lama) untuk mencarinya

4 Baik tetapi tidak lengkap sepenuhnya atau belum mencukupi.

Terdapat langkah pencegahan dan pengekalan.

Baik tetapi dalam sesetengah bidang tidak mencukupi.

Tidak boleh menjawab dan/ atau mengambil sedikit masa menunjukkan sesuatu bila diperlukan.

5 Lengkap mencukupi dan cemerlang.

Langkah untuk pencegahan dan pengelakan diamalkan.

Lengkap dan mencukupi serta faham untuk digunakan sepenuhnya.

Data dan rekod tersusun, kemas dan berasingan.

Dapat menjawab dan boleh menunjukkan dengan segera bila diperlukan.

b) Penilaian Tahap Prestasi Amalan Persekitaran Berkualiti

Pencapaian Markah Audit

Cadangan Rumusan

Tahap Prestasi (Kategori Bintang)

LULUS

Sangat Baik

(90% - 100%)

1. Mengamal dan berjaya mengekalkan amalan persekitaran berkualiti dengan cemerlang dan boleh dijadikan penandaarasan.

2. Wujud usaha dan langkah yang jelas untuk meningkat dan menambahbaik.

*****

Baik

(70% - 89%)

1. Berjaya mengamalkan amalan persekitaran berkualiti dengan baik.

2. Berpuas hati dengan amalan yang sedia ada dan diamalkan. Wujud usaha dan langkah untuk meningkat dan menambahbaik.

****

TIDAK LULUS

Memuaskan

(60% - 69%)

1. Amalan persekitaran berkualiti secara sederhana dan tidak konsisten.

2. Berpuas hati dengan amalan yang sedia ada dan kurang/inisiatif untuk menambah baik.

3. Melaksanakan berdasarkan arahan tidak menajdi amalan yang berterusan.

***

Lemah

(50% - 59%)

1. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti ditahap minimum atau sebahagian kecil sahaja mengamalkan amalan persekitaran berkualiti.

2. Amat kurang langkah atau minat dalam amalan persekitaran berkualiti atau penambahbaikan.

3. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti mengikut arahan dari semasa ke semasa dan bermusim.

**

Sangat Lemah

(0% - 49%)

1. Melaksanakan amalan persekitaran berkualiti ditahap paling minimum. Tiada langsung langkah penambahbaikan.

2. Wujud sikap negatif terhadap amalan amalan persekitaran berkualiti.

3. Pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti hanya mengikut arahan dan menganggap amalan persekitaran berkualiti suatu bebanan.

*

Kriteria audit yang diwujudkan telah dimasukan ke dalam borang audit dalam

untuk kegunaan pasukan audit dalam. Kriteria tersebut akan disemak dan

dikaji oleh Jawatankuasa Audit mengikut keperluan dari masa ke semasa.

5. PELAKSANAKAN AUDIT DALAM

Sebelum audit dalam dilakukan, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:

a) Menyediakan jadual perlaksanaan audit dalam;

b) Mengenalpasti ahli pasukan audit dalam dan lokasi auditan;

c) Menghubungi dan memaklum ketua zon mengenai tarikh dan skop

auditan;

d) Menyenaraikan dokumen yang diperlukan untuk tujuan audit; dan

e) Menetapkan sekurang-kurangnya seorang pegawai pengiring bagi setiap

zon yang diaudit.

Semasa audit dalam dilakukan, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:

a) Mengadakan Mesyuarat Pembukaan Audit Dalam bersama pegawai

pengiring/wakil zon;

b) Menjalankan audit ke atas dokumen berdasarkan kreteria audit;

c) Menjalankan lawatan serta membuat penilaian fizikal persekitaran kerja

berdasarkan kreteria audit;

d) Merekodkan hasil penemuan ketidakakuran (jika berkaitan), membuat

ulasan serta menyelaraskan pemarkahan ke dalam borang audit dalam;

dan

e) Mengadakan Mesyuarat Penutup Audit Dalam serta membentangkan

hasil penemuan bersama pegawai pengiring/wakil zon.

6. PENILAIAN DAN KEPUTUSAN AUDIT DALAM

Selepas audit dalam dijalankan, Jawatankuasa Audit hendaklah

melaksanakan perkara-perkara berikut:

a) Mengadakan perbincangan bersama ahli pasukan audit untuk

menyelaraskan pemarkahan dan penetapan bintang;

b) Menyediakan laporan audit dalam serta cadangan penambahbaikan

kepada ahli Jawatnkuasa Induk Persekitaran Berkualiti;

c) Mempamerkan keputusan audit dalam di sudut persekitaran berkualiti

atau papan kenyataan Jabatan untuk makluman dan rujukan semua

warga Jabatan; dan

d) Membentang laporan audit dalam dan tindakan yang telah diambil oleh

setiap zon ke atas teguran audit dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk


7. PENGHARGAAN, PENGIKTIRAFAN DAN GANJARAN

Program audit dalam ini bolehlah disusuli dengan sistem penghargaan,

pengiktirafan dan ganjaran kepada individu dan Zon yang menyumbang

dalam menjayakan SPPB yang cemerlang. Langkah ini akan memberikan

motivasi, meningkatkan moral serta semangat dan mewujudkan persaingan

yang sihat di kalangan warga Jabatan bagi menjayakan amalan persekitaran

berkualiti ke peringkat yang lebih tinggi.

Lampiran G JABATAN UKUR DAN PEMETAAN MALAYSIA

BORANG KAIZEN

ZON/

BAHAGIAN

TAJUK

PROJEK

TEMPOH

PROJEK

KETERANGAN

MASALAH

OBJEKTIF

SEBELUM PENYELESAIAN: SELEPAS PENYELESAIAN:

IMPAK KAIZEN:

Catatan: Gunakan lampiran jika ruang tidak mencukupi.

Documents

Keluaran 01 Pindaan 00 1 - jupem.gov.my · ... Sentiasa mengamalkan ciri-ciri kreatif, ... Menasihati Kerajaan dalam bidang ukur kadaster, ... Memproses Pelan Strata dalam tempoh