Key Considerations When Moving to the Cloud - ASAE Technology Conference Session

C h r i s t o p h e r H e r t z , C E O , N e w S i g n a t u r e

L a r r y C o v e r t , D i r e c t o r I n f o r m a t i o n Te c h n o l o g y, A S A E

Key Considerations When Moving to the Cloud

December 16, 2014Hashtag: #tech14 LC1

@techconf #tech14

• D e c i s i o n s t o M i g r a t e t o t h e C l o u d o r a C o n t i n u u m

• C l o u d D e c i s i o n s S h o u l d b e B a s e d o n R O I a n d R O R

• C l o u d D e c i s i o n s S h o u l d S u p p o r t B u s i n e s s O b j e c t i v e s

Not if, but when.

@techconf #tech14

• S t r a t e g y a n d J u s t i f i c a t i o n

• A n a l y s i s a n d P l a n n i n g

• R e m e d i a t i o n

• E n a b l e m e n t

• P i l o t

• P r o d u c t i o n

Process

@techconf #tech14

• P r o c e s s a n d P o l i c y C r e a t i o n – I n v o l v e B u s i n e s s

O w n e r s

• E n d U s e r A d o p t i o n

• I T P r o f e s s i o n a l s A d o p t i o n

• I n v o l v e H u m a n R e s o u r c e s

Change Management

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• C l o u d o p t i m i z e s u t i l i z a t i o n o f i n - h o u s e I T r e s o u r c e s

w h i l e p r o v i d i n g s e r v i c e m o r e e f f e c t i v e l y.

• N e w o p p o r t u n i t y t o u s e n e w f o u n d t i m e t o d e l i v e r

v a l u e t o t h e b u s i n e s s t h r o u g h “ f r o n t o f t h e h o u s e ”

a c t i v i t i e s .

Paradigm Shift

@techconf #tech14

WHY the c loud?• S a w t h e h a n d w r i t i n g o n t h e w a l l –

M a s s i v e c h a n g e i n t h e s e r v i c e a n d

i n f r a s t r u c t u r e m a r k e t p l a c e .

• T h e y c a n d o i t b e t t e r a n d c h e a p e r

t h a n w e c a n .

• M o r e b a n g f o r o u r b u c k

• M u c h m o r e e f f i c i e n t , r e d u n d a n t , a n d

r e l i a b l e s y s t e m s w i t h m o r e f e a t u r e s a n d

s t i l l c o s t ( s l i g h t l y ) l e s s !

ASAE’s Cloud Story

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WHY the c loud?• C h a n g i n g r o l e s o f I T S t a f f

• M o r e t h a n e v e r , t e c h n o l o g y i s i n t h e f a b r i c o f t h e

b u s i n e s s .

• N e e d e d s t a f f w i t h t e c h n i c a l k n o w l e d g e a n d

e x p e r i e n c e m o r e i n v o l v e d i n b u s i n e s s d e c i s i o n s .

• Ta k i n g o n m o r e c o n s u l t a t i v e r o l e w i t h i n t h e

o r g a n i z a t i o n .

• N e e d e d t o r e d u c e t i m e n e e d e d t o m a n a g e s y s t e m s .


@techconf #tech14

WHY the c loud?• E n h a n c e d c o l l a b o r a t i o n a n d

t r a n s p a r e n c y • S e t o f t o o l s d e s i g n e d w i t h

c o l l a b o r a t i o n i n m i n d . • C a n w o r k w i t h d a t a i n o n e p l a c e a n d

s e e w h e r e w o r k i s b e i n g d o n e i n r e a l t i m e .

• R e d u c e a n d e v e n t u a l l y e l i m i n a t e p a s s i n g a r o u n d d o c u m e n t s a n d o t h e r p r o j e c t m a t e r i a l s

• C a n s h a r e i n t e r n a l i n f o r m a t i o n w i t h Vo l u n t e e r s a n d o t h e r p a r t n e r s f o r i n c r e a s e d e a s e o f p r o j e c t f l o w.


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WHY the c loud?• I n c r e a s e f l e x i b i l i t y a n d e m p l o y e e p r o d u c t i v i t y a n d

s a t i s f a c t i o n

• Yo u r p h y s i c a l l o c a t i o n s t o p s b e i n g a b a r r i e r t o

c o m p l e t i n g w o r k b o t h i n d e p e n d e n t l y a n d

c o l l a b o r a t i v e l y.

• D e v i c e a g n o s t i c . A l m o s t a n y d e v i c e , a n y w h e r e

• O u r C I O R e g g i e H e n r y n o l o n g e r u s e s a P C . i P a d

o n l y !


@techconf #tech14

WHY the c loud?• S o c i a l R e s p o n s i b i l i t y

• D r i v i n g i n c r e a s e d t e l e w o r k w i t h

c o r r e s p o n d i n g e n v i r o n m e n t a l

b e n e f i t s .

• M u l t i - t e n a n t c l o u d b a s e d

e n v i r o n m e n t s a r e h i g h l y e n e r g y

e f f i c i e n t .


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HOW are we moving to the c loud?• H y b r i d M o d e l

• C o m b i n a t i o n o f o f f - t h e - s h e l f m u l t i - t e n a n t c l o u d ,

a n d I n f r a s t r u c t u r e a s a S e r v i c e ( I a a S ) .


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HOW are we moving to the c loud?• O f f - t h e - s h e l f m u l t i - t e n a n t

• A S A E ' s p r e f e r r e d o p t i o n w h e r e p o s s i b l e .

• M o r e c o s t e f f e c t i v e a n d e a s i e r t o m a n a g e


@techconf #tech14

HOW are we moving to the c loud?• O f f - t h e - s h e l f m u l t i - t e n a n t

• R e p l i c a t e e x i s t i n g s e r v i c e s i n t h e c l o u d w h e r e

f u n c t i o n s a n d f e a t u r e s a r e n e a r l y i d e n t i c a l p l u s

e n h a n c e m e n t s .

• E m a i l , c o n t a c t s , c a l e n d a r

• I n t r a n e t / S h a r e P o i n t O f f i c e

3 6 5

• F i l e s t o r a g e

• M D M• A i r w a t c h


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HOW are we moving to the c loud?

• O f f - t h e - s h e l f m u l t i - t e n a n t

• S t a n d i n g u p n e w s e r v i c e s w i t h

s t a n d a r d r e q u i r e m e n t s .

• O n l i n e m e e t i n g s .

• P r e s e n c e a n d i n s t a n t m e s s a g i n g

• R e m o t e t e l e p h o n y.• C i s c o C a l l M a n a g e r s h o p

• W e b E x , W e b E x C o n n e c t a n d C i s c o

J a b b e r


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HOW are we moving to the c loud?

• I a a S

• W o r k i n g w i t h l o n g t i m e s y s t e m s

i n t e g r a t i o n p a r t n e r

• T h e y k n o w a n d m o n i t o r o u r o n -

p r e m i s e s s y s t e m s

• A f t e r o f f s e t s f o r s o f t w a r e l i c e n s i n g

a n d h a r d w a r e r e f r e s h e s , e t c . i t c o s t

l e s s t o h a v e t h e m h o u s e o u r e x i s t i n g

v i r t u a l m a c h i n e s


@techconf #tech14

HOW are we moving to the c loud?• I a a S

• D e d i c a t e d 1 0 0 M b p s c i r c u i t t o c l o u d s i t e

• R e p l i c a t i o n o f V M s b e t w e e n A S A E a n d c l o u d s i t e

• S t a r t V M s a t c l o u d s i t e , u p d a t e D N S w h e r e n e e d e d .

• C a n m o v e b a c k t o A S A E h e a d q u a r t e r s i f n e e d e d .


@techconf #tech14

HOW are we moving to the c loud?• I a a S

• S e r v e r s h o s t a p p s n o t e a s i l y a v a i l a b l e i n p u b l i c c l o u d .

• A M S

• S e v e r a l c u s t o m i n t e g r a t i o n p o i n t s .

• C u s t o m i z e d f i n a n c e s y s t e m s

• I n t e r n a l I T m a n a g e m e n t s y s t e m s , e t c .


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