1

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 1

Kiểm soát chi phí theo các giai ñoạn ñầu tư xây d ựng công trình

Giaûng vieân: TS. Löu Tröôøng VaênTaøi lieäu löu haønh noäi boä

ÑAÏI HOÏC MÔÛ TP.HCMTrung Taâm Boài Döôõng Nghiệp Vụ (CPA)

Lôùp Giámñốc dự án

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 2

1. Khái ni ệm, vai trò c ủa việc ki ểm soát chi phí ñầu tư xây d ựng

1.1. Khái ni �m:- KSCP(kiểm soát chi phí)= giám sát sự hình thành chi

phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình ñầu tư xây dựng công trình và ñưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo ñảm chi phí ñầu tư xây dựng công trình nằm trong ngân sách ñã ñược chấp thuận (mà bằng việc bảo ñảm ngân sách này công trình ñạt ñược các mục tiêu hiệu quả như dự tính).

- KSCP là một quá trình liên tục của chủ ñầu tư thực hiện các hành ñộng quản lý nhằm bảo ñảm mục tiêu cụ thểlà chi phí ñầu tư của dự án nằm trong giới hạn tổng mức ñầu tư ñược phê duyệt.

2

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 3

2. Mục ñích và yêu c ầu của việc ki ểm soát chi phí

- Bảo ñảm ñúng giá trị cho ñồng tiền của chủ ñầu tư bỏ ra phù hợp cho mục ñích ñầu tư xây dựng công trình, cân bằng giữa chất lượng và ngân quỹ ñầu tư

- ðảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ ñầu tư và nhà thiết kế.

- Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ ñầu tư.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 4

3. ðiều ki ện cần thi ết ñể thực hi ện quátrình ki ểm soát chi phí

- Có cách thức (phương pháp) kiểm soát chi phíphù hợp với ñặc ñiểm, nội dung chi phí theo từng giai ñoạn, công việc của quá trình ñầu tư xây dựng.

- Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng công trình.

- Có các cá nhân, tổ chức tư vấn có ñủ ñiều kiện năng lực thực hiện việc kiểm soát chi phí.

3

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 5

4. Nội dung ki ểm soát chi phí ñầu tư xây dựng công trình

Nội dung kiểm soát chi phí ñầu tư xây dựng công trình thực hiện theo 2 giai ñoạn là

A) Ki ểm soát trong giai ñoạn tr ước khi xây dựng và

B) Ki ểm soát giai ñoạn th ực hi ện xây d ựng.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 6

4A. Ki �m soát chi phí trong giai ño�n tr �c khi thi công xây d �ng.

1. Trong vi �c xác ñ�nh t �ng m �c

ñ�u t d� án.

2. Trong vi �c xác ñ�nh d � toán,

t�ng d � toán xây d �ng công trình.

3. Trong vi �c l�p k� ho�ch chi phí

và giá gói th �u trong k � ho�ch ñ�u

th�u.

4. Trong vi �c ñ�u th �u và l �a ch�n

nhà th �u.

4

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 7

4.A.1. Trong vi �c xác ñ�nh t �ng m �c ñ�u t d� án.

+ Ki�m tra s � phù h �p c�a ph ơng pháp xác ñ�nh t �ng m �c ñ�u t :- Căn cứ trên tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của công trình mức

ñộ thiết kế cơ sở và các tài liệu có liên quan ñể ñánh giá sự phù hợp của pp xác ñịnh TMDT

- Báo cáo CDt có ý kiến với tổ chức tư vấn lập tổng mức ñầu tu (nếu cần thiết)

+ Ki�m tra tính ñ�y ñ�, h�p lý c �a TMDT:- Kiểm tra tính ñầy ñủ các thành phần chi phí tạo nên TMDT.- Kiến nghị CDT ñể yêu cầu tư vấn lập TMDT xem xét, bổ sung các chi phí

còn thiếu (nếu có) hoặc kiến nghị ñiều chỉnh chi phí nếu các thành phần chi phí tính toán chưa hợp lý khi xem xét ñến các yếu tố tác ñộng ñến chi phí.

- Lập báo cáo ñánh giá về tính ñầy ñủ, hợp lý của TMDT ñể CDT xem xét, quyết ñịnh các bước công việc tiếp theo.

+ Lập kế hoạch chi phí sơ bộ:- Lập kế hoạch chi phí sơ bộ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổng mức

ñầu tư.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 8

4.A.2. Trong vi �c xác ñ�nh d � toán, t �ng d � toán xây d �ng công trình .

+ Kiểm tra tính ñầy ñủ hợp lý của Dự Toán bộ phận công trình, hạng mục công trình. Viêc kiểm tra bao gồm: sựphù hợp khối lượng công việc trong dự toán và thiết kế. Việc áp dụng giá xây dựng và tính toán các khoản mục chi phí khác trong dự toán.

+ Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ:

Dự toán các bộ phận, hạng mục công trình sau khi ñược kiểm tra ở trên sẽ ñược ñối chiếu với giá trị của nó ñã ñược dự kiến trong bước “Lập kế hoạch chi phí sơ bộ”, ñã xác ñịnh ở bước trước.

5

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 9

Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ ñầu tư theo các trường hợp có thể xảy ra:– Hoặc ñề nghị tư vấn thiết kế thay ñổi các chi tiết thiết

kế, vật liệu sử dụng,... nếu dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thiết kế lớn trong kế hoạch chi phí sơ bộ.

– Hoặc ñiều chỉnh các giá trị bộ phận, hạng mục công trình trong kế hoạch chi phí sơ bộ nếu sau khi kiểm tra thấy giá trị trong kế hoạch chi phí sơ bộ là không thực tê.

Kết thúc các ñiều chỉnh trên, lập hồ sơ trình chủ ñầu tư phê duyệt dự toán các bộ phận, hạng mục công trình theo thẩm quyền.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 10

A.3. Trong vi �c l�p k� ho�ch chi phí và giá gói

th�u trong k � ho�ch ñ�u th �u.

- Trên cơ sở phê duyệt dự toán các bộphận, hạng mục công trình, tiến hành lập kế hoạch chi phí.

Căn cứ trên kế hoạch chi phí, lập giá gói thầu dự kiến (các bộ phận, hạng mục công trình)

6

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 11

4.A.4. Trong vi �c ñ�u th �u và l �a ch�n nhà th �u.

+ Kiểm tra giá gói th ầu và các ñiều ki ện liên quan ñến chi phí trong h ồ sơ mời th ầu:- Kiểm tra sự ñầy ñủ, phù hợp giữ khối lượng trong

HSMT các gói thầu bộ phận, hạng mục công trình (sau ñây gọi chung là gói thầu) với khối lượng ñã ño bóc ở giai ñoạn trước.

- Kiểm tra các hình thức hợp dồng, phương thức thanh toán và các ñiều khoản liên quan khác ñến chi phítrong hợp ñồng phù hợp cho các gói thầu của công trình.

- Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở khối lượng, các ñiều kiện của hồ sơ mời thầu và thời ñiểm ñấu thầu. Kiến nghị CDT có biện pháp ñiều chỉnh giá gói thầu dự kiến trong kế hoạch ñấu thầu nếu cần thiết.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 12

+ Chuẩn b ị giá ký h ợp ñồng:- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các nhà thầu và

sự tuân thủ các hướng dẫn và ñiều kiện hợp ñồng ñưa ra trong HSMT. Kiến nghị CDT hình thức xử lý trong trường hợp giá dự thầu của các nhà thầu vượt giá gói thầu dự kiến.

- Lập báo cáo kết quả chi phí các gói thầu trúng thầu vàgiá ký hợp ñồng.

- Kiểm tra giá hợp ñồng chuẩn bị ký kết, kiến nghị ñàm phán ñiều chỉnh các ñiều kiện hợp ñồng nếu thấy cócác khả năng phát sinh chi phí và không thể kiểm soát cho phí trong quá trình thực hiện hợp ñồng.

7

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 13

4.B. Ki ểm soát chi phí trong giai ñoạn th ực hi ện xây d ựng công trình

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 14

4.B.1. Trong vi �c thanh toán h �p ñ�ng xây d �ng.

- Kiểm tra các khối thanh toán cho nhà thầu (tư vấn, cung cấp vật tư thiết bị xây dựng, ... ) trên cơ sở khối lượng hoàn thành và các ñiều kiện hợp ñồng.

- Kiểm tra giá ñề nghị thanh toán và sự hợp lý của cá khoản ñề nghịthanh toán cho các nhà thầu và giá trị thanh toán cho các phần công việc phục vụ dự án và chi phí quản lý dự án

- Kiểm tra và giám sát các thay ñổi trong nội dung công việc cần thực hiện của dự án, các phát sinh trong quá trình thực hiện hợp ñồng. Lập báo cáo, ñánh giá và ñề xuất xử lý các phát sinh về chi phí (nếu có)

- Lập báo cáo tiến ñộ và giá trị ñã thanh toán theo từng thời ñiểm ñã xác ñịnh và ñối chiếu với kế hoạch chi phí. Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị thanh toán vượt kế hoạch chi phí ñã xác ñịnh.

- Lập báo cáo ñánh giá giá trị quyết toán cuối cùng của các hợp ñồng ñối với các nhà thầu. Lập báo cáo về giá trị các chi phí mà nhà thầu, CDT còn phải thực hiện sau khi kết thúc hợp ñồng và ñề xuất các giải pháp giải quyết các chi phí bổ sung, phát sinh trong việc thực hiện hợp ñồng.

8

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 15

4.B.2. Ki �m soát chi phí khi quy �t toán v �n ñ�u t xây d �ng công trình .

- Kiểm tra sự hợp lý, hợp pháp và các giá trị khoản mục, nội dung chi phí trong hồ sơ quyết toán.

- Lập báo cáo cuối cùng vềgiá trị quyết toán vốn ñầu tư XD Công trình. So sanh với kế hoạch chi phí và giátrị tổng mức ñầu tư phê duyệt.

- Lập kế hoạch lưu trữ số liệu về chi phí.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 16

5. Tổ chức qu ản lý vi ệc ki ểm soát chi phí ñầu tư xây d ựng công trình

5.1. Hình th ức tổ chức ki ểm soát chi phíTuỳ theo quy mô và tính chất công trình, chủ ñầu tư quyết

ñịnh việc tổ chức kiểm soát chi phí theo một trong các hình thức sau:

- Chỉ ñịnh cá nhân là người kiểm soát chi phí. Cá nhân này có thể là người thuộc tổ chức của chủ ñầu tư hoặc thuê từ các tổ chức tư vấn quản lý chi phí nhưng phải cóchứng chỉ Kỹ sư ñịnh giá xây dựng.

- Chỉ ñịnh tổ chức tư vấn quản lý chi phí thưc hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí. Tổ chức tư vấn quản lý chi phí này phải có ñủ ñiều kiện năng lực theo quy ñịnh của pháp luật.

9

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 17

5.2. Trách nhiệm của chủ ñầu tư ñối với việc kiểm soát chi phí

ðể bảo ñảm cho việc kiểm soát chi phí ñạt ñược mục ñích cũng như tạo hành lang cho việc xác ñịnh trách nhiệm thìquyền và nghĩa vụ của chủ ñầu tư cần ñược xác ñịnh cụ thể

5.3. Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phí

ðể bảo ñảm tính ñộc lập, khách quan cũng như xác ñịnh rõ trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn kiểm soát chi phíthì quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tư vấn này trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi phí cũng cần ñược xác ñịnh rõ.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 18

6. Công t ác nghi ệm thu thanh toán trong ki ểm soát chi phí

6.1. ðối với giá h ợp ñồng tr ọn gói:Thanh toán theo tỷ lệ % giá hợp ñồng hoặc giá

công trình, hạng mục công trình hoàn thành tương ứng với các giai ñoạn thanh toán ñược ghi trong hợp ñồng sau khi ñã có hồ sơ thanh toán ñược kiểm tra, xác nhận của CDT.

Bên nhận thầu ñược thanh toán toàn bộ giá hợp ñồng ñã ký với bên Giao thầu và các khoản tiền ñược ñiều chỉnh giá (nếu có) sau khi hoàn thành hợp ñồng và ñược nghiệm thu

10

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 19

6.2. ðối với giá h ợp ñồng theo ñơn giá c ố ñịnh:Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc

hoàn thành ( kể cả khối lượng phát sinh , nếu có) ñược nghiệm thu trong giai ñoạn thanh toán và ñơn giá tương ứng với các công việc ñó ñã ghi trong hợp ñồng hoặc phụ lục bổ sung hợp ñồng.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 20

6.3. ðối với giá h ợp ñồng theo giá ñiều ch ỉnh: Thanh toán trên cơ sở khối lượng các công việc hoàn thành

(kể cả khối lượng phát sinh (nếu có) ñược nghiệm thu trong giai ñoạn thanh toán và ñơn giá ñã ñiều chỉnh theo quy ñịnh của hợp ñồng.

Trường hợp ñến giai ñoạn thanh toán vẫn chưa ñủ ñiều kiện ñiều chỉnh ñơn giá thì sử dụng ñơn giá tạm tính khi ký hợp ñồng ñể thực hiện thanh toán và ñiều chỉnh giá trị thanh toán khi có ñơn giá ñiều chỉnh theo ñúng quy ñịnh của hợp ñồng.

6.4. ðối với giá h ợp ñồng k ết hợpViệc thanh toán thực hiện tương ứng theo các quy ñịnh

thanh toán theo nội dung các loại hợp ñồng nêu trên ñây.

11

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 21

6.5. ðối với kh ối lượng công vi ệc phát sinh ngoài h ợp ñồng- ðối với khối lượng công việc phát sinh nhỏ hơn 20% khối lượng

công việc tương ứng ghi trong hợp ñồng và ñã có dơn giátrong hợp ñồng thì sử dụng ñơn giá ñã ghi trong hợp ñồng ñểthanh toán.

- ðối với khối lượng công việc phát sinh lớn hơn 20% khối lượng công việc tương ứng ghi trong hợp ñồng, hoặc khối lượng công việc phát sinh chưa có ñơn giá trong hợp ñồng thì Bên giao thầu và Bên nhận thầu thống nhất xác ñịnh theo các nguyên tắc quy ñịnh trong hợp về ñơn giá các khối lượng phát sinh.

- ðối với các công việc bổ sung ngoài phạm vi công việc quy ñịnh của hợp ñồng áp dụng phương thức giá hợp ñồng trọn gói thìgiá trị bổ sung sẽ ñược lập dự toán. Bên giao thầu và bên nhận thầu ñàm phán thống nhất ký hợp ñồng bổ sung phát sinh này.

Trình bày: TS. Lưu Trường Văn 22

Kết luận: • Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng ñến chi

phí ñầu tư xd công trình là công tác ño bóc khoi luong• Khối lượng xây dựng công trình, hạng mục công trình

ñược ño bóc là cơ sở cho việc xác ñịnh chi phí ñầu tư xây dựng công trình và lập bảng khối lượng mời thầu khi tổ chức lựa chọn nhà thầu.

• Vì vậy khối lượng ño bóc ban ñầu là căn cứ quan trọng cho CDT và nhà thầu chủ ñộng trong việc xác ñịnh chi phí, quản lý chi phí ñầu tư xây dựng công trình

• Công tác ño bóc khối lượng còn là cơ sở quan trọng ñểchúng ta dự trù vật tư, lập tiến ñộ và tổ chức biện pháp thi công

• Công tác kiểm soát chi phí theo từng giai ñoạn ñầu tư mà cốt lõi chính là theo kết quả ño bóc khối lượng làcông tác trọng yếu, không thể tách rời công tác ño bóc khối lượng.