AVRUPA KOMİSYONU

AVRUPA BİRLİĞİ POLİTİKALARI ÇERÇEVESİNDE KURUMSAL YAPILANMA

“EŞLEŞTİRME” PROJELERİ HAKKINDA REFERANS KILAVUZ

REVİZYON (MAYIS 2009)

Bu Eşleştirme kılavuzu, eşleştirme projelerinin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görev alan kişiler için en pratik ve kapsamlı bilgiyi içermektedir.

İÇİNDEKİLERKISIM 1: GİRİŞ............................................................................................................6

1.1 Kurumsal Yapılanma Aracı Olarak Eşleştirme...................................................61.2 Eşleştirme için AB Finansmanına İlişkin Açıklama.............................................8

KISIM 2: EŞLEŞTİRME PROJESİNİN BİLEŞENLERİ.................................................92.1 Tüm Eşleştirme Projelerinin Ana İlkeleri.............................................................92.2 Proje Liderleri (PL) ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)............................9

2.2.1 Proje Liderleri..............................................................................................92.2.2 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED).......................................................10

2.3 Eşleştirme “İş Planı”.........................................................................................122.4 Faydalanıcı Ülkelerin Rolü (Faydalanıcı ülke)..................................................122.5 Üye Ülkelerin Rolü............................................................................................132.6 Komisyonun Rolü.............................................................................................14

2.6.1 Komisyonun Genel Rolü............................................................................142.6.2 IPA Kapsamında Komisyonun Belirli Katılımı............................................15

2.7 Faydalanıcı Ülkedeki İdari Ofisin Rolü.............................................................162.7.1. IPA Kapsamında İdari Ofisin Rolü............................................................16

KISIM 3: TEKLİFLERİN SUNULMASI VE SEÇİLMESİ SÜRECİ...............................193.1. Teklif Çağrısı...................................................................................................19

3.1.1 Teklif Çağrısı..............................................................................................193.1.2 Tekliflerin Sunulması.................................................................................193.1.3 Eşleştirme teklifleri sunulurken uyulacak temel kurallar:............................20

3.2 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Yetkilendirilmiş Kuruluşlar...............................203.3 Üye Ülke Konsorsiyumları................................................................................223.4 Eşleştirme Ortaklarının Seçimi.........................................................................22

3.4.1. Geçiş Kolaylığı Dahil IPA Kapsamında Seçimlerin Yapılması.................233.4.2 Kayıt, Seçim ve Değerlendirme Prosedürleri Tablosu...............................24

3.5 Seçimlerin Özeti...............................................................................................243.6 Yeniden Dolaşıma Çıkma İhtimali....................................................................243.7 Eşleştirme İş Planının ve Eşleştirme Kontratının Düzenlenmesi......................24

3.7.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Altında Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Düzenlenmesi.....................................................................................................25

3.8 Eşleştirme Kontratının Onaylanması................................................................263.8.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının Onaylanması......................................................................................................26

3.9 Eşleştirme Kontratının İmzalanması.................................................................273.9.1 Ön Açıklamalar..........................................................................................273.9.2 Eşleştirme Kontratlarını İmzalayanlar........................................................28

3.10 Eşleştirme Kontratının Bildirilmesi..................................................................29KISIM 4: AYRINTILI PROJE HAZIRLANMASI..........................................................29

4.1 Zorunlu Sonuçlara ulaşmak için Projenin Hazırlanması...................................294.2 Göstergeler, Zaman Çizelgeleri, Süre ve Risk Analizi......................................304.3 Proje Yönetimi Görevlerine Karar Verilmesi.....................................................314.4 Faydalanıcı Ülke Girdileri (Personel ve Altyapı)...............................................334.5 Üye Ülke Girdileri (Personel)............................................................................34

4.5.1 Personelin Teknik Bilgisi ve Zamanı..........................................................344.5.2 Proje Lideri................................................................................................344.5.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED).......................................................344.5.4 Proje Lideri’nin ya da YED’in Değişmesi...................................................35

2

4.5.5 Personelin Milliyeti.....................................................................................354.6 Yönetim ve Muhasebe......................................................................................354.7 Çeviri Hizmetleri...............................................................................................36

4.7.1 YED için dil/proje asistanı..........................................................................364.7.2 Yazılı Çeviri...............................................................................................364.7.3 Sözlü Çeviri...............................................................................................36

4.8 Seminerler, Eğitimler ve Stajlar........................................................................364.9 Öngörülmeyen Girdiler.....................................................................................374.10 Proje Sunum Özeti.........................................................................................37

KISIM 5: EŞLEŞTİRME PROJESİ BÜTÇESİ............................................................375.1 Proje Bütçesi (Eşleştirme Kontratı Ek III).........................................................37

5.1.1 Bütçenin İçeriği..........................................................................................375.1.2 Ödenebilir Giderler.....................................................................................385.1.3 Bütçenin Hazırlanması...............................................................................38

5.2 Eşleştirme Kontratı Hazırlanırken Yapılan Harcamaların Tahsilatı..................395.2.1 Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Hazırlanması...................................395.2.2 YED’lerin Eğitimi........................................................................................40

5.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanları....................................................................415.3.1 Genel İlkeler..............................................................................................415.3.2. Personel Kategorileri ve Geri Ödenecek Oranlar......................................42

5.4 Proje Lideri, Kısa ve Uzun Dönem Uzmanlar...................................................425.5 Öngörülemeyen Hizmet ve Malzeme Alımları..................................................445.6 Seyahat ve Harcırah.........................................................................................44

5.6.1 Seyahat.....................................................................................................445.6.2 Harcırah.....................................................................................................455.6.3 Fiyat Değişiklikleri......................................................................................46

5.7 Eğitim ve Seminerler........................................................................................465.7.1 Faydalanıcı Ülkedeki Eğitim......................................................................465.7.2 Üye Ülkeye Yapılan Çalışma Ziyaretleri ve Faydalanıcı Ülke Çalışanlarının Üye Ülkenin Ortak Kurumunda Eğitimi/Stajı.......................................................46

5.8 “Proje Yönetim Giderleri” Tazminatı.................................................................475.8.1 Genel İlkeler..............................................................................................475.8.2 Alıcı............................................................................................................475.8.3 Bütçe Sunumu...........................................................................................48

5.9. YED Asistanı...................................................................................................485.10 Yazılı ve Sözlü Çeviri.....................................................................................485.11. Ekipman........................................................................................................495.12. Özel Sektör Alt yüklenicileri...........................................................................495.13. Eşleştirme Projesinin AB Tarafından Karşılanmayan Giderleri.....................50

KISIM 6: EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN YÖNETİMİ................................................516.1 Zamanlama ve Nihai Tarih...............................................................................526.2 Proje Liderleri Tarafından Yönetim...................................................................526.3 İzleme...............................................................................................................526.4 Proje Raporlama Şartları..................................................................................53

6.4.1 Raporlama Şartları.....................................................................................536.4.2 Üç Aylık Ara Raporlar................................................................................546.4.3 Nihai Rapor................................................................................................54

6.5 Değerlendirme..................................................................................................556.6 Eşleştirme Kontratı Değişiklikleri......................................................................55

3

6.6.1 Eşleştirme Kontratı Değişiklikleri...............................................................556.7 Sonlandırma.....................................................................................................59

6.7.1 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın Görevlendirilmesinin Sonlandırılması.596.7.2 Eşleştirme Projesinin Sonlanması........................................................59

KISIM 7: Mali Yönetim ve Kontrol..............................................................................597.1 Genel İlkeler.....................................................................................................597.2 Ödeme İşlemi...................................................................................................607.3 Harcama Teyit Raporu.....................................................................................617.4. Sunulan Hizmetler ve Faturaları Destekleyen Belgeler...................................62

7.4.1 Sunulan Hizmetlerin Faydalanıcı Tarafından Onayı..................................627.4.2. Faturaları Destekleyecek Belgeler............................................................62

7.5 Denetim............................................................................................................627.6 Özel Sektör Girdileri: İhale, Satın Alma ve Sözleşme......................................637.7 Fiyat Değişikliği ile ilgili Hükümler....................................................................647.8 Vergilendirme İlkeleri........................................................................................65

Kısım 8: Kısa Süreli Eşleştirme için Özel İşlemler.....................................................658.1 Kısa Süreli Eşleştirmenin Tanımı.....................................................................658.2 Ayrıntılı Kısa Süreli Eşleştirme Proje Fişi.........................................................658.3 Zorunlu Sonuçlar..............................................................................................668.4 Üye Ülke Kurumunun Seçilmesi.......................................................................66

8.4.1 Projelerin Dolaşımı....................................................................................668.4.2 Üye Ülke Teklifleri için Asgari Kriterler.......................................................668.4.3 Seçim İşlemi..............................................................................................67

IPA Kapsamında Seçim İşlemi (EDIS’ten önce ve sonra)...............................678.5 Kontrat ve Uygulama........................................................................................68

8.5.1 Kontratın Yapısı.........................................................................................688.5.2 Finansman için Uygun Maliyetler...............................................................688.5.3 Sözleşme Makamı, Kontratın İmza Tarafları, İmza Sırası.........................68

IPA Kapsamında.............................................................................................688.5.4 Raporlama.................................................................................................698.5.5 Ödemeler...................................................................................................698.5.6 Harcama teyit raporu.................................................................................69

8.6 İzleme ve Değerlendirme.................................................................................698.7 Kısa Süreli Eşleştirme Kontratında Değişiklikler...............................................698.8 Genel Koordinasyon ile İlgili Hususlar..............................................................69

Kısım 9: Diğer Konular...............................................................................................709.1 Diller.................................................................................................................709.2. Sürdürülebilirlik................................................................................................709.3 Sorun Giderme.................................................................................................719.4 Finansman Kaynağı Hakkında Bilgi.................................................................729.5. Verilerin Korunması ve Gizlilik Kuralları..........................................................72

4

BÖLÜM A

GENEL YAKLAŞIM

5

KISIM 1: GİRİŞ

1.1 Kurumsal Yapılanma Aracı Olarak Eşleştirme

Eşleştirme, Avrupa Komisyonunun, Avrupa Birliğinin genişlemesine hazırlık kapsamında 1998’de başlattığı bir girişimdir. Eşleştirme, faydalanıcı ülkelerin, Avrupa Birliğinin gelecekteki Üye Ülkeleri olarak, Topluluk mevzuatını uygulayabilmelerine yönelik idari ve adli kapasitelerini güçlendirmelerinde destek olmak amacıyla hedeflenen idari işbirliği için bir araç olarak oluşturulmuştur. 1998’den bu yana Faydalanıcı ülkelerde 1500’den fazla Eşleştirme Projesi uygulanmış ve çeşitli katılım öncesi araçlarla finanse edilmiştir.

Eşleştirme, ilk defa 1998 yılında, beşinci genişleme dalgasıyla AB'ye katılan ülkeler için ortaya konulmuştur. Batı Balkanlar Eşleştirme, 2002 yazında, temel olarak Adalet ve İçişleri gibi konulara dair belirli Kurumsal Yapılanma programları için başlatılmıştır. Eşleştirme IPA bağlamında, belirli bir sektör gözetmeksizin tüm Kurumsal Yapılanma programlarında kullanılabilmektedir.

Eşleştirme, aday ülkelerde (Hırvatistan, Makedonya ve Türkiye) ve potansiyel aday ülkelerde (Arnavutluk, Bosna Hersek, Kosova, Karadağ ve Sırbistan) önemli bir kurumsal yapılanma aracı olmaya devam etmektedir.

2003 sonundan itibaren Eşleştirme, AB ve Yeni Bağımsız Devletler arasında imzalanan Yeni Bağımsız Devletler Ortaklık ve İşbirliği anlaşmaları kapsamında olan ülkelerin bazılarına da sunulmaktadır. Güney Akdeniz bölgesinde ise, Avrupa-Akdeniz Ortaklığının genel hedefleri çerçevesinde işbirliğini arttırmak amacıyla AB ile bu ülkeler Ortaklık Anlaşmaları imzalanmıştır. Bu anlaşmaları uygulamak amacıyla Ortaklık Anlaşmalarının uygulanmasına yönelik Destek Programlar başlatılmıştır. Eşleştirme, ENPI yaklaşımı kapsamında ve Ortaklık Anlaşmalarının uygulamasına yönelik bir araç olarak, ENPI ülkeleri için Kurumsal Yapılama alanında bir işbirliği aracı olarak başlatılmıştır (kısım 1.2 ‘ye bakınız).

Eşleştirme, özel durumlara göre yeniden düzenleme ve her bir coğrafi alan için yeni işlemlere ihtiyaç duyulmaksızın belirli genel özellikler üzerine kurulan bir Kurumsal Yapılanma Aracıdır.

Eşleştirme, IPA ve ENPI yönetmeliklerinde öngörüldüğü üzere, AB’nin, genişleme sürecine hazırlık, yeni üye ülkelerin idari kapasitesini daha çok güçlendirme (Geçiş Kolaylığı), veya AB politikalarına uygun olarak işbirliğini arttırma gibi ortak hedefleri üzerine kurulmuştur.

Daha özetle, Eşleştirme projeleri az sayıda temel prensip üzerine kuruludur:

Kural olarak, Faydalanıcı ülke Üye Ülke ortağını kendisi seçer;

Seçilen Üye Ülkenin görevi, kendi kurumlarında mevcut olan kamu sektörü uzmanlığını aktarmasıdır. Bunun için de, ilk ve en önemlisi tam zamanlı bir Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın (yada kamu sektöründen bir görevli) en az 12 ay boyunca görevlendirilmesidir.

Eşleştirme projeleri AB müktesebatına veya işbirliğine açık diğer AB politikalarına bağlı olarak, Faydalanıcı ülkeye, somut işlevsel bir sonuç (zorunlu sonuç) sağlamalıdır;

Eşleştirme ortakları yalnızca zorunlu sonuca ulaştıracak yollara değil aynı zamanda bu sonuçlara da ulaşmaya kendilerini adamalıdırlar. Proje sonuçlandığında, faydalanıcı ülkenin kendi yetki ve sorumluluğu altında, yeni veya uyarlanmış bir sistem işliyor olmalıdır;

Eşleştirme hibe mahiyetinde ortak bir projedir. Teknik desteğin bir Üye Ülkeden bir Faydalanıcı Ülkeye tek yönlü olarak aktarılması değildir. Her bir ortağın sorumluluk üstlendiği süreci kapsayan ortak bir projedir. Faydalanıcı ülke, reformları üstlenmeyi ve finanse etmeyi, Üye Ülke ise proje süresince sürece eşlik etmeyi taahhüt eder;

6

Taahhütlerinin inandırıcılığını vurgulamak için Eşleştirme ortakları çalışmaya başlamadan önce ayrıntılı bir Eşleştirme iş planı hazırlar. Uygulama aşamasında değişiklikler yapılabilir, fakat nihai sonuca ilişkin ilerlemeyi yakından izlemeyi sağlayacak net göstergeleri tespit etmelidir;

Eşleştirme projesinin uygulaması bittikten sonra bile Eşleştirme projesinin başarısı (zorunlu sonuçlar) Faydalanıcı kurum tarafından kalıcı bir değer olarak sürdürülmelidir.

Eşleştirme teklif çağrıları, faaliyetlerin saydamlığını ve idari teklif sahipleri arasında eşitliği sağlamak amacıyla, sadece Üye Ülke kurumlarındaki Ulusal İrtibat Noktaları arasında dolaşıma çıkar ve ELARG/AIDCO sitelerinde yayınlanır.

Eşleştirmenin özel yapısını dikkate almak ve düzgün mali yönetimi sağlamak amacıyla bazı özel işlemler gereklidir. Ticari ihalenin olmaması ve Üye Ülke proje ortağının Faydalanıcı kurum tarafından seçilmesi, programdan kendiliğinden olarak doğabilecek maliyetlerin kontrolü için başka araçlar bulunmasını gerekli kılar. Bu işlemler Eşleştirme projelerinin özel yapısını anlatır.

Eşleştirme projeleri bir dizi faaliyet ve girdiler içerir. Uzun dönemli Üye Ülke uzmanlarının Faydalanıcı ülke kurumlarında görevlendirilmeleri, Eşleştirme projelerinin ‘belkemiği’ni oluşturur (kısım 2.2.2’ye bakınız). Bir Eşleştirme projesinin amaçlarına ulaşması için orta ve kısa dönemli uzmanlar, eğitimler gibi diğer başka uzman girdilerine ihtiyaç duyulur.

Bir Eşleştirme projesinin tamamlanmasını takiben, Faydalanıcı Ülkenin, projenin tanımlanmış alanında önemli ilerleme kaydetmiş olması beklenir. Bazı durumlarda bu hedefe ulaşmak için bir Eşleştirme projesi yeterli olmayabilir ve ilgili yükümlülüklerle tam uyumun sağlamak için bir dizi ilave faaliyete (Eşleştirme, Kısa süreli Eşleştirme ya da diğer Kurumsal Yapılanma araçları) ihtiyaç duyulabilir. Fakat bu durum, her bir projenin başarısı için açıkça tanımlanmış hedeflere ve kesin, vadeli ve bütçeli bir iş planına sahip olması ihtiyacını hiçbir şekilde azaltmaz.

Eşleştirme faaliyetleri aşağıdaki özelliklere sahip olan projeler için tam olarak uygundur:

Hedef nispeten açıktır. Örnek olarak, Faydalanıcı Ülkenin müktesebatın ilgili kısımlarına dair iyi bilgisi vardır ve benimsemeyi tasarladığı sistem çeşidini seçmiştir;

Yaralanıcı Ülkede, İlgili mevzuatın taslağının hazırlanması ve kabul edilmesi için mümkün olan en iyi koşulları yaratacak yeterli siyasi irade mevcuttur;

Bir Eşleştirme projesinde ihtiyaç duyulan kaynakları (mali, personel) sağlamayı temin için yeterli Faydalanıcı Ülke taahhüdü mevcuttur.

Bir Faydalanıcı Ülkenin belirli bir sektörü geliştirmek için alacağı bir referans noktası yoksa, reform seçeneklerinin daha iyi tanımlanmasına yardım amacıyla geleneksel Teknik Destek için bir durum oluşabilir. Örnek olarak, Üye Ülke’de kullanılan birbirinden tamamen farklı en az iki tip arazi kayıt sistemi vardır. Bir sistem arazide yapılan ayrıntılı ölçümlerin temel alındığı ve dolayısıyla sınır çizgilerinin yeterli bir kanıtı olarak kabul edilen bir harita gerektirir. Diğer sistem, hava fotoğrafçılığını temel alır, daha az kesinliğe sahiptir ve yalnızca hukuki bir metin ile tayin edilen arazi sahipliğini destekler. Bir Eşleştirme projesi, arazi kayıtları için bir sistem geliştirmeye başlamadan, örneğin hava fotoğrafçılığı çalışmalarına başlamadan önce, Faydalanıcı Ülke hangi modeli benimsemek istediğine karar vermiş olmalıdır.

Eşleştirme bağımsız dış uzmanlar tarafından düzenli olarak değerlendirilmektedir. Değerlendirme raporlarının bir kısmına aşağıdaki internet adresinden ulaşılabilir: http://ec.europa.eu/enlargement/how-does-it-work/financial-assistance/institution_building/twinning_en.htmAvrupa Sayıştayı, Eşleştirme hakkında, özel bir denetim raporu çıkarmıştır. Bu rapor Komisyonun cevapları ile birlikte aşağıdaki adreste bulunabilir:

7

http://eca.europa.eu

8

1.2 Eşleştirme için AB Finansmanına İlişkin Açıklama

Program Faydalanıcı Ülke Tüzük Amaç

IPA ADAY ÜLKELERHırvatistan, Makedonya ve Türkiye

POTANSİYEL ADAY ÜLKELER ARNAVUTLUK, BOSNA HERSEK, SIRBİSTAN,

KOSOVA , KARADAĞ

17 Temmuz 2006 tarih ve (EC) 1085/2006 sayılı Konsey Tüzüğü

AB Üye Ülkesi olmayı bekleyen ülkelere AB müktesebatının yürütülmesinde Kurumsal Yapılanma desteği.

Potansiyel aday ülkeler için İstikrar ve Ortaklık Süreci’ni desteklemek amacıyla temel araç.

ENPI

YENİ BAĞIMSIZ ÜLKELER: ERMENİSTAN, AZERBAYCAN, GÜRCİSTAN, MOLDOVA,

UKRAYNA

Katılım ve Ortaklık Anlaşmalarını imzalamış olan diğer yeni bağımsız devletler müstakbel

Eşleştirme projeleri için uygundur: RUSYA FEDERASYONU, BEYAZ RUSYA

Güney Akdeniz: TUNUS, ÜRDÜN, LÜBNAN, FAS, MISIR, İSRAİL, CEZAYİR (Ortaklık Anlaşmasının

uygulanması amacıyla Destek Programını imzalayan ülkeler)

SURİYE: Katılım Ortaklığı henüz imzalanmadı.

ENPI: Konseyin 24 Ekim 2006 tarihli ve Avrupa Parlementosu’ nun 1638/2006 sayılı düzenlemesi

2007-2013 döneminde , Topluluğun ENPI altındaki desteği, Avrupa Birliği ve ortak ülkeler arasındaki işbirliğininin ve ekonomik bütünleşmenin artmasını ve özellikle ortaklık ve işbirliği anlaşmalarının birleşme anlaşmalarının ve günümüzdeki ve gelecekteki anlaşmaların uygulanmasını teşvik edecektir. Bu destek ayrıca ortak ülkelerin iyi kurum ve adil sosyal ve ekonomik gelişmeyi teşvik etme çabalarını cesaretlendirecektir.

KISIM 2: EŞLEŞTİRME PROJESİNİN BİLEŞENLERİ

2.1 Tüm Eşleştirme Projelerinin Ana İlkeleri

Bir Eşleştirme projesi sadece danışmanlık veya diğer klasik Teknik Destek çeşitlerini sunmak üzere tasarlanmamıştır. Eşleştirme projesi, ZORUNLU SONUÇLAR elde edilmesi gereken, belirli bir alandaki idari işbirliği projesidir.

Bir Eşleştirme Projesi, Üye Ülkeden Faydalanıcı Ülkeye tek yönlü Teknik Destek değildir. Aynı zamanda hedeflenen değişikliklerin arkasındaki itici güç olan Faydalanıcının özel taahhüdünün çok önemli olduğu yakın bir ortaklıktır.

Bir Eşleştirme projesi belirli bir Üye Ülkenin idari sistemini kopyalama amacını taşımamaktadır. Topluluk mevzuatıyla ilişkili olarak AB’deki en iyi uygulamaları tanıtmaya yardımcı olmayı amaçlar.

‘Zorunlu sonuçlar’ kavramı Eşleştirmenin kilit özelliğidir. Her iki proje ortağı, ortak bir proje uygulama sürecinde, ortaklaşa kararlaştırılmış bir sonuca ulaşma yolunda çalışmayı taahhüt eder. Komisyon en başında Eşleştirme projelerinin sınırlı ve iyi tanımlanmış kurumsal hedeflere odaklanması gerektiğini belirtmiştir. Üzerinde karara varılmış bir hedef bulunduğu sürece, bu ‘zorunlu sonuç’ idari kapasiteye ilişkin belirli bir kriter oluşturan bir ara göstergeolabilir. Bu hedef, ölçülebilir ve kesin olmalıdır.

Bir Eşleştirme projesi tamamlandığında, Faydalanıcı Ülke, AB müktesebatına veya AB ile söz konusu işbirliği alanına ilişkin amaçlarına tam olarak ulaşmasını sağlayacak şekilde belirgin ölçüde gelişmiş bir yapılanma sahip olmalıdır.

Bu nedenle, Eşleştirmenin amacı belirli bir alanda işlevsel bir sonuca ulaşmaktır. Bu amaca ulaşmak, Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke arasında, istenen sonuçlara ulaşmak için gereken her faaliyetin gerçekleşmesini sağlayan uzun ve kapsamlı bir işbirliği gerektirir.

2.2 Proje Liderleri (PL) ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

Tüm eşleştirme projelerinde zorunlu bir sonuca ulaşmadaki başarı; belli sayıda ardışık girdinin tutarlılığına, bu girdilerin sürekliliğine ve devamlı ilerlemeye bağlıdır.

2.2.1 Proje Liderleri

Bir Eşleştirme projesinin başarılı bir şekilde uygulanması için Üye Ülke ile Faydalanıcı Ülkenin kurumlarında görevlendirilen iki Proje Liderinin taahhüdü gerekir.

Her bir Eşleştirme projesinde, kendi Üye Ülke kurumundaki görevine devam ederken zamanının bir kısmını da projenin genel gidişatının kurulması, denetlenmesi ve koordinasyonu için ayıran bir Üye Ülke Proje Lideri bulunmaktadır. Üye Ülke Proje Lideri, işlevsel diyalog ihtiyacını yerine getirecek ve siyasi seviyede destek verecek bir üst düzey yetkili olmalıdır. Üye Ülke Proje Lideri bir Danışman değildir, projenin uygulanmasını yönetir. Daima Yerleşik Eşleştirme Danışmanı(YED) adı verilen en az bir tam zamanlı uzmanla birlikte çalışır. Yerleşik Eşleştirme Danışmanı Üye Ülkeden gelir; Faydalanıcı Ülkede Faydalanıcı Kurum ile birlikte günlük çalışmalar yapar ve eşleştirme projesinin uygulanmasına yardımcı olur.

Ayrıca her bir Eşleştirme projesinde bir Faydalanıcı Ülke Proje Liderine ihtiyaç vardır. Proje Lideri Üye Ülke Proje Liderinin muadili olarak çalışır ve yakın işbirliği içerisinde, projenin genel yönetimi ve koordinasyonunu sağlar. Bu kişinin de aynı şekilde yeterli siyasi seviyede görevli bir konumda, Faydalanıcı Ülke kurumunda bir üst düzey bir yetkili olması beklenmektedir.

9

2.2.2 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

a. Tanım

YED’ler kesintisiz en az on iki ay boyunca Faydalanıcı Ülke’de bulunmak ve çalışmak üzere görevlendirilen kamu görevlisi ya da eşdeğerindeki personeldir.

YED’ler Üye Ülke kurumları ve yetkilendirilmiş kuruluşlar tarafından, Faydalanıcı Ülkedeki muadil kurumlarda, AB fonu aracılığıyla görevlendirilir.

Bu kurallar altında görevlendirilen uzmanların görev süreleri boyunca kendi ulusal kurumlarında veya yetkilendirilmiş kuruluşlarda ücretli istihdamları sürer.

YED’ler ilke olarak bir AB üye ülkesi uyruğundan olmalıdır.

b. YED’lerin Nitelikleri

Görevlendirilebilmek için YED’lerin, AB müktesebatının fiili uygulanmasının düzenlenmesinde veya Eşleştirme Proje fişinin ilgili alanında, yasama süreci veya görevlendirildikleri eşleştirme proje fişinde tanımlanan diğer görevlerde en az üç yıllık deneyime sahip olmaları gerekmektedir.

YED’ler üniversite seviyesinde eğitim almış olmalı ve Faydalanıcı Ülke kurumlarında en çok kullanılan, Topluluk çalışma dillerinden (İngilizce, Fransızca veya Almanca) en az birini iyi derecede bilmelidirler. .

c. YED’lerin Statüsü

YED’ler, ev sahibi ülkede, teknik uzman statüsündedirler. YED’ler diğer teknik uzmanlarda olduğu gibi Faydalanıcı ülke bir nezaket göstergesi olarak ayrıcalık vermediği sürece, otomatik olarak diplomat statüsüne alınmamaktadırlar (Diplomatik personel listesinde yer almazlar).

d. Görev Süresi

Kural olarak YED’ler kesintisiz en az on iki ay boyunca görev yapabilirler ancak bu süre hiçbir ülkede toplamda üç yılı geçemez. YED’ler, tam zamanlı hizmet etmek zorundadırlar. Görev süresi Eşleştirme Kontratının başında belirlenmiştir.

YED’ler, finansman kaynağı olan programa bağlı kalmaksızın arka arkaya sadece iki eşleştirme görevi alabilirler.

YED olarak üçüncü bir görevlendirme, ancak aşağıdaki koşullarda mümkündür.

(1)-Görevlendirmelerin biri diğer ikisinden farklı bir coğrafi alanda yapılmalıdır.

Eşleştirmeye açık 5 alan:

(i) Beşinci Genişleme sonucunda AB'ye katılmış 12 ülke1,(ii) Aday Ülkeler2,(iii) Potansiyel Aday Ülkeler 3,(iv) Güney Akdeniz Bölgesi ve(v) Yeni Bağımsız Ülkeler1 Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Polonya, Çek Cumhuriyeti, Romanya, Slovenya, Slovakya, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Malta.2 Türkiye, Hırvatistan, Makedonya.3 Arnavutluk, Bosna Hersek, Kosova, Karadağ, Sırbistan.

10

(2)-YED, üç YED görevini kapsayan süre boyunca Topluluk Müktesebatı/ Avrupa Birliği Politikaları ile ilgili bilgilerini güncellemek amacıyla en az 6 aylık bir dönem için kendi kurumuna dönmüş olmalıdır.

YED, aynı coğrafi bölgede üçüncü kez görevlendirilemez.

e. Görevler

YED’ler önceden belirlenen bir iş planı kapsamında Faydalanıcı Ülke kurumuna veya diğer kamu sektörü kurumlarına teknik danışmanlıkta bulunur ve destek sağlar. Genel olarak Eşleştirme projesinin Faydalanıcı Ülke’de günlük uygulanmasında sorumludurlar.

Ev sahibi kurum kendi kamu hukukundan kaynaklanan haklarını kullanırken, YED’ler kural olarak herhangi bir resmi mevzuata tabi değildirler. Kendi adına veya Komisyon adına hiçbir taahhüt altına girmez. Komisyonu veya ev sahibi kurumunu kendi kamu hukukundan kaynaklanan haklarını uygulamasına taviz verecek herhangi bir taahhüt altına sokmazlar.

YED’ler, kendi geldikleri kurum veya yetkilendirilmiş kuruluşlarının çıkarlarıyla çatışmadığı sürece, Eşleştirme Kontratında yer alan hizmetlerinin gerekli görüldüğü her alanda çalışabilirler.

YED’ler yalnızca Faydalanıcı Ülkedeki ev sahibi kurumun çıkarları doğrultusunda ve AB’nin çıkarlarını da göz önünde bulundurarak görevlerini yerine getirir ve buna göre davranırlar.

YED’ler kendi konumlarına yansıyabilecek herhangi bir hareketten, özellikle kamu önünde fikir beyanından kaçınmalıdırlar.

YED'ler, görev sırasında, bağımsız kararlarını bile etkileyecek kişisel çıkarlarının olduğu bir durumda çalışılmakta olan bir konu yâda bir sonuç hakkında açıklama yapmaları istendiğinde bu durumu derhal bağlı bulundukları Üye Ülke Proje Lideri’ne bildirirler.

YED’ler görevleri sırasında veya görevleri ile ilgili olarak öğrendikleri bütün veri ve bilgiler bağlamında en geniş inisiyatifi kullanırlar. Kamuya duyurulmadığı sürece bu belge veya verileri yetkili olmayan kişilere hiçbir şekilde vermezler. Görev süreleri tamamlandıktan sonra da bu yükümlülüğe bağlı olmaya devam ederler.

YED’ler görev yaptıkları ülkede koşullar ve yürürlükteki kurallar doğrultusunda Avrupa Komisyonu ve Faydalanıcı Kurumdan izin alınmadan, diğerleriyle birlikte veya tek başlarına Faydalanıcı Ülkedeki ev sahibi kurum veya AB ile olan çalışmaları hakkında hiçbir konuyu yayımlayamaz veya yayımlanmasına vesile olmazlar. İzin talebi, sadece önerilen yayın Faydalanıcı Ülkenin veya AB’nin çıkarlarına ters düşme eğiliminde ise reddedilecektir.

YED’ler tarafından görevleri sırasında yapılan her çalışmanın hakkı söz konusu Faydalanıcı Ülkeye aittir. Üye Ülke ve Komisyon, çalışma sonuçlarını sadece Faydalanıcı Ülkenin izniyle başka yerlerde kullanabilecektir. İzin talebi, sadece önerilen kullanım Faydalanıcı Ülkenin veya Avrupa Birliği’nin çıkarlarına ters düşme eğiliminde ise veya ticari amaçlarla kullanılacaksa reddedilebilir.

YED’ler görev yerlerinde veya görevlerini düzgün bir şekilde yapmaya uygun mesafede olan bir yerde ikamet ederler.

YED’ler Faydalanıcı Ülkede görevlendirildikleri ortak kurumun temsilcilerine danışmanlıkta bulunur ve destek sağlarlar. Verilen görevleri yerine getirmede Üye Ülke Proje liderine karşı sorumludurlar.

f. YED'lerin Eğitimi

YED'ler kendi özel alanlarında deneyimli olsalar da bir Eşleştirme Projesi tarafından kendilerine yüklenen önemli beklentileri karşılamak için her zaman hazır olmayabilirler. Bu nedenle YED'lere Faydalanıcı Ülkede görev almadan önce ya da aldıktan kısa bir süre sonra Komisyon Merkezinde zorunlu hazırlık eğitimi verilir. Komisyon tarafından sağlanan eğitim şunları içerir:

11

Eşleştirme el kitabının teknik hükümlerine giriş; Kavramsal ilgili çerçeve; Uygunsa; Eşleştirme Projesi ve/veya AB politikaları ile ilgili müktesebatın son hali ve ilgili

alandaki işbirliği hakkında güncel bilgi.

g. Çalışma Koşulları

YED'ler ev sahibi ülkede yürürlükte olan çalışma saati kurallarına bağlıdırlar. Kısmi-zamanlı çalışmalarına izin verilmez.

Çalışma saatlerinin ve izin günlerinin düzenlenmesi ve kontrolü Üye Ülke Proje liderlerinin ve Faydalanıcı Ülkedeki muadillerinin sorumluluğundadır.

2.3 Eşleştirme “İş Planı”

Birçok Eşleştirme projesi çeşitli araçların koordineli olarak kullanılmasını gerektirir. Bunlar ayrıca belirli bir uzmanlığın (örneğin, kamuoyunu bilgilendirme kampanyaları, yazılım geliştirilmesi gibi) kamu dışından en iyi biçimde sağlandığı durumlarda geleneksel Teknik Desteği de içerebilir. Özel sektör taşeronluğu için kısım 5.12’ye ve ihaleye çıkma, satın alma ve sözleşme hakkındaki ayrıntılar için kısım 7.6’ya veya Eşleştirme Kontratı Ek A4’e bakınız.

Belirli bir amaca ulaşmak için kullanılan çeşitli araçlar bir araya gelerek Eşleştirme “iş planını” oluşturur. Bu plan, Faydalanıcı Ülkenin yasal ve kurumsal reform yapmak üzere üstlendiği ve aşağıdaki unsurlarla desteklenen, tüm faaliyetleri kapsar:

Bir Üye Ülke teknik personelinin (YED) tam-zamanlı ve uzun-dönemli görevlendirilmesi;

Uzmanlaşmış kişilerin özel olarak görevlendirilmesi (kısa dönem, orta dönem);

Seminerler, çalışma toplantıları, stajlar, çalışma ziyaretleri, eğitimler ve eğiticilerin eğitimi;

Somut olmayan değerler - Yazılım, dokümantasyon, vs.

Projenin başarısını temin için gerekli görülen diğer hizmetler

İş Planında zorunlu sonuca ulaşmak için gerekli olan tüm faaliyetler, bu faaliyetlerin hangi sırada yer alması gerektiği ve her biri için kimin sorumlu olduğu ile ilgili ayrıntılar mevcuttur. Girdiler, Faydalanıcı Ülke tarafından gerçekleştirilen çalışmalar (örneğin; uygun mevzuatın çıkarılması) ve Üye Ülkenin taahhüt ettiği her türlü Teknik Destek, eğitim ve teknik bilgiyi içerir. Faydalanıcı Ülke tarafından ortaya konulacak, istenilen amaca ulaşmak ve Eşleştirme projesinin başarısını sağlamak için vazgeçilmez olan reformlara önem verilmelidir.

Örnek olarak, KDV’nin henüz mevcut olmadığı bir ülkeye KDV’nin getirilmesi, şirket muhasebesi ve faturalandırma için yasal ve mali mevzuatın ve kuralların geliştirilmesi, benimsenmesi ve yürürlüğe konmasını gerektirir. Ayrıca uygun şekilde örgütlenmiş Vergi ve Hazine birimleri, yeni yazılımlı uygun bilgisayarlı idari sistemi, sistemin çalışmasını sağlayacak devlet memurları için özel bir eğitim ve kamuoyu için genel bir bilgilendirme programını da gerektirir.

İş planı içinde yürütülen hiçbir faaliyetin kendi içinde bir sona sahip olduğu düşünülemez. Bunlar, belirli bir amaca hizmet etmez ve zorunlu sonuca ulaşmak için doğrudan katkıda bulunmazsa, bir Eşleştirme projesinden finanse edilemezler.

Bu amaçlar öncelikle ve ilk anlamda, kamu sektörü uzmanlığının ve teknik bilginin Faydalanıcı Kuruma doğrudan transfer edilmesiyle elde edilir. Eşleştirme projesinin zorunlu sonucunun nihai sahibi tamamen Faydalanıcı Ülke olacaktır.

12

2.4 Faydalanıcı Ülkelerin Rolü (Faydalanıcı ülke)

Faydalanıcı Ülke, genişleme veya AB ile işbirliğinin diğer alanları kapsamında ortaya koyulan politika önceliklerine uygun olarak ihtiyaç duyulan reformları ve yeniden yapılanmaları yerine getirmeye tamamen kararlıysa Eşleştirme işe yarayabilir. Eşleştirme faaliyetleri en çok, hedefin nispeten açık olduğu ve idari uzmanlık girdilerinin vazgeçilmez olduğu projeler için uygundur. Belli diğer durumlarda, ayrıntılı bir Eşleştirme projesine geçmeden önce reform seçeneklerini tanımlamak amacıyla geleneksel Teknik Destek kullanmak uygun olabilir.

Faydalanıcı Ülke birkaç seviyede taahhüt altına girer: Faydalanıcı Ülke kurumları, programlama faaliyeti çerçevesinde belirli Eşleştirme projeleri

geliştirmek için Komisyonla birlikte çalışır; Faydalanıcı Ülke zorunlu sonuçlara ulaşmak için Eşleştirme projelerinin uygulanmasını taahhüt

eder. Bu, hem üst düzey siyasi taahhüt hem de Faydalanıcı Ülke finans ve insan kaynaklarının uygulamalı bir taahhüdü demektir.

Her bir eşleştirme projesinde ilgili Faydalanıcı Ülke ihtiyaç duyulan zorunlu sonuçlara ulaşmayı sözleşme gereği taahhüt etmelidir. Bir Faydalanıcı Ülkenin resmi taahhüdü, ‘Eşleştirme Kontratı’ şeklinde olur (kısım 3.8 ila kısım 3.10'a bakınız). Eşleştirme Kontratı, Eşleştirme projesinin uygulanması için bir çerçeve oluşturur ve Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülkenin yükümlülüklerini belirler.

Bu itibarla, Eşleştirme iş planı, bir ya da daha fazla Üye Ülke tarafından Faydalanıcı Ülkeye sağlanan hizmetlerin bir listesinden daha fazla anlam taşır. İş Planı öncelikle, süreç boyunca Faydalanıcı Ülkenin kurum ve kuruluşlarının yeniden yapılandırılmasını hatta kurulmasını sağlayacak yerel görevleri tespit eder. Dolayısıyla Faydalanıcı Ülke, iş planında, söz konusu kurum veya kuruluşları, istenilen sonuca ulaşmak için veya yapılacak değişiklikler için sorumlu olan memur(lar)ı, kullanılabilir uygun ofis alanı ve lojistik desteğin varlığını, ayrılan bütçe kaynaklarını ve projenin her bir ilerleme aşamasında üstleneceği işler için bir zaman çizelgesinin detaylarını yazmalıdır. Bu yerel planlama ve hazırlık, Üye Ülkenin katkılarının özümsenmesi ve programın sorunsuz ve kesintisiz bir şekilde ilerlemesi için vazgeçilmezdir.

Faydalanıcı Ülke Ulusal İrtibat Noktaları

Her bir Faydalanıcı Ülkede Eşleştirme faaliyetlerinin geliştirilmesinde ve koordinasyonunda önemli bir rol oynayan Eşleştirme Ulusal İrtibat Noktası vardır.

Faydalanıcı Ülkelerin görevleri özellikle şunlardır: Komisyon ve Faydalanıcı Ülke arasındaki iletişimin merkez noktasıdır. Aynı zamanda diğer

Faydalanıcı Ülkeler ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları için de merkezi irtibat noktasıdır. Faydalanıcı Ülke Bakanlıklarına ve ilgili diğer kurumlara bilgi aktarır ve Eşleştirme projelerinin

süreci ve gelişimiyle ilgili olarak kurumlara yol gösterir. Faydalanıcı Ülkedeki tüm Eşleştirme faaliyetlerinin yönetiminin koordinasyonunu yapar ve her

türlü yatay idari engelleri çözer. Diğer Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları ile yapılan Komisyon toplantılarına

katılır.

2.5 Üye Ülkelerin Rolü

Müktesebatın benimsenmesi, uygulanması ve yürürlüğe konulması amacıyla Faydalanıcı Ülkeleri desteklemek üzere bir mekanizma olan ‘Eşleştirme’, tümüyle Üye ülkenin Faydalanıcı Ülkedeki muadilleriyle verimli idari işbirliğine dayanır.

Bir eşleştirme projesine dâhil olan Üye Ülke, sözleşme gereği, zorunlu sonuçlara ulaşmayı taahhüt etmelidir.

Komisyon, sadece bu taahhüt yapıldığı takdirde, Üye Ülkelerin masraflarını karşılamak için fon sağlar.

13

Üye ülkenin resmi taahhüdü, ‘Eşleştirme Kontratı’ şeklinde olur. (kısım 3.8’den 3.10’a kadar bakınız). Eşleştirme Kontratı, Eşleştirme projesinin uygulanması için bir çerçeve oluşturur ve Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülkenin yükümlülüklerini belirler.

Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları

Her bir Üye Ülkede, Komisyon namına hareket eden tek bir Eşleştirme Ulusal İrtibat Noktası vardır. Bu kişi Eşleştirme faaliyetlerinin teşvik edilmesi, geliştirilmesi ve koordinasyonunda önemli bir role sahiptir.

Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktalarının görevleri özellikle şunlardır:

Komisyon ve Üye Ülke arasındaki iletişimin merkez noktasıdır. Aynı zamanda diğer Faydalanıcı Ülkeler ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları için de merkezi irtibat noktasıdır.

Üye Ülke Bakanlıklarına ve ilgili diğer kurumlara bilgi aktarır ve Eşleştirme projelerinin süreci ve gelişimiyle ilgili olarak kurumlara tavsiyede bulunur.

Üye Ülkedeki tüm Eşleştirme faaliyetlerinin yönetiminin koordinasyonunu yapar ve her türlü ortak idari engelleri çözer (örneğin geri ödemelerin hesaplanması).

Üye Ülkeler arasındaki konsorsiyum anlaşmaları görüşmelerinde çıkabilecek sorunlar için destek sağlar.

Proje önerilerini inceler ve sunar.

Diğer Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktaları ile yapılan Komisyon toplantılarına katılır.

2.6 Komisyonun Rolü

2.6.1 Komisyonun Genel Rolü

Komisyon Eşleştirme projeleri için yasal, mali ve usule ilişkin çerçeveyi ortaya koyar. Komisyon, Eşleştirme kurallarının adil, şeffaf ve tutarlı bir biçimde uygulanmasında koruyucu ve kolaylaştırıcı bir rol oynar.

Bu, Eşleştirmenin merkezi koordinasyonunun oluşturulmasını, Ulusal İrtibat Noktaları ağıyla teması ve bütün paydaşların girdilerinin koordinasyonunu içerir.

Genel olarak, buna göre:

Eşleştirme kural ve prosedürleri dahil genel koordinasyonu sağlamak;

Programlama /Planlama;

Proje fişlerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak;

Yetkilendirilmiş kuruluşlara verilecek izinler ve bu izinlerin iptali;

Tekliflerin gerekli standartları karşılayıp karşılamadığının kontrol edilmesi;

Komisyonun Merkez Teşkilatı’nda YED’lere ilk eğitimin verilmesi;

14

Eşleştirme projelerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi;

İyi bir iş planı hazırlanması için ortaklara tavsiyelerde bulunma;

Eşleştirme Kontratı’ nın amaçlarının değerlendirilmesi;

İdari Ofislerin eğitimi;

Ulusal Temas Noktalarının yıllık toplantısının organizasyonu.

Somut Eşleştirme Projelerinin uygulanmasında Komisyonun rolünün tam kapsamı, faaliyetin geçtiği coğrafi alandaki mevcut yönetim sistemine (merkezi veya merkezi olmayan) dayanır ve Komisyonun IPA ve ENPI çerçevesindeki rollerinde farklılıklar mevcuttur.

Hangi kurumun Sözleşme Makamı olacağına Mevcut yönetim sistemi karar verir.

Aday Ülkelerde ve Potansiyel Aday Ülkelerde, Sözleşme Makamı, (merkezi programlar için) Komisyon ya da (program merkezi değilse) MFİB olabilir.

Merkezi olmayan yönetim altında yürütülen Güney Akdeniz bölgesinde Sözleşme Makamı Faydalanıcı Ülkenin Denetleyici Bakanlığı’dır.

Genel olarak Eşleştirme ortakları finansal ve sözleşme ile ilgili konularda her zaman Sözleşme Makamı’na başvurmalıdır.

2.6.2 IPA Kapsamında Komisyonun Belirli Katılımı

IPA kapsamında Eşleştirme Projelerinde Komisyonun rolünün kapsamı (Teşkilatta veya Delegasyon düzeyinde), Genişletilmiş Merkezi Olmayan Uygulama sisteminin uygulanıp uygulanmadığına bağlıdır.

Eşleştirme El Kitabı bu değişiklikleri içerir, ve her bir Faydalanıcı Ülke için EDIS sistemine geçişten önce ve sonra uygulanacak farklı kuralları açıklar.

Komisyonun EDIS’ten önceki rolü aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Programlama; Yetkilendirilmiş kuruluşların akreditasyonu veya akreditasyonun iptali; Üye Ülkelerden gelen Eşleştirme tekliflerinin toplanması; Eşleştirme tekliflerinin Faydalanıcı Ülkelere dağıtılması; Ayrıntılı tekliflerin istenen standartları sağlayıp sağlamadığını kontrol etmek; Seçim toplantılarının organizasyonu ve yönetilmesi; Seçim sonuçlarının ilgili Üye Ülke kurumuna bildirilmesi; İyi bir iş planı tasarımlanması için ortaklara tavsiyelerde bulunma; Önerilen Eşleştirme kontratını içerik ve finansman açısından değerlendirme; Eşleştirme Kontratlarının amaçlarının Yönlendirme Komitesi tarafından değerlendirilmesi; Eşleştirme Projelerini izleme ve değerlendirme (değişikliklerin onaylanması, tüm Eşleştirme Proje

raporlarının incelenmesi ve onayı); Eşleştirme el kitabının genel koordinasyonu; Komisyonun Merkezinde YED’ler için ilk eğitim; Değerlendirme

EDIS kapsamında, Komisyon, artık, Eşleştirme projelerinin usule, sözleşmeye veya maliyete dayanan yönlerinin ön kontrolüne katılmamaktadır. Bunun yerine, Eşleştirme İş planının AB Müktesebatı ve en son gelişmelerle ilgisi hakkında bağlayıcı kararını bildirir.

15

Eşleştirme projesinin finanse edilmesi için bu karara uyulması ön koşuldur. EDIS altında, İdari Ofis Eşleştirme Sözleşmesinin bu karara uygun olmasını sağlamalıdır.

Komisyonun EDIS altındaki rolü aşağıdaki gibi özetlenebilir:

Programlama; Eşleştirme Proje fişlerinin dolaşıma çıkarılması; Yetkilendirilmiş kuruluşların akreditasyonu ve akreditasyonların iptali; Tekliflerin teslim alınması; Tekliflerin Faydalanıcı Ülke kurumlarına dağıtımının yapılması; İlgili AB politika hedefleri (müktesebatı) ve en son gelişmelere bağlı olarak iş planı hakkında

zorunlu ve bağlayıcı görüşün oluşturulması. Bu görüş mali ve sözleşmeyle ilgili yönleri kapsamaz. Yerleşik Eşleştirme danışmanları için ilk eğitim; Eşleştirme El Kitabının genel koordinasyonu; Genel izleme, son kontroller veya ilk kontroller; Değerlendirme.

Yeni Üye Ülkelerdeki Avrupa Komisyonu Delegasyonları farklı bir görevle Temsilcilik Ofisi halini almışlardır. Bu Temsilcilikler Eşleştirme Proje Ortaklarına yardımcı olmak amacıyla sıkça danışma işlevi üstlenen Eşleştirme yöneticileri değillerdir. Bu, Faydalanıcı Ülkelerdeki İdari Ofis’inin görevidir.

2.6.2.2 Komisyon'un ENPI Çerçevesindeki Rolü

ENPI tarafından desteklenen projelerde Komisyon'un rolü, ilgili ülkedeki ademi merkezileşmenin dere-cesine bağlıdır. Bugün itibarıyla, Güney Akdeniz Bölgesi'nde Eşleştirme, Delegasyon'un (ex hante) harcama öncesi kontrolüne tabi ademi merkezileşmiş idarenin yönetimindedir ve Yeni Bağımsız Ülkelerde ise Eşleştirme, merkezi idarenin yönetimindedir (ki bu, Sözleşme Makamının AB Delegasyo-nu olduğu anlamına gelir). Bu, Eşleştirm kılavuzunda ifade edilmiştir. Ademi merkezi idare tesis edilir-ken, İdari Ofis, Sözleşme Makamı olarak hareket edecektir.  

ENPI altında Komisyonun rolü aşağıdaki gibidir:

Yıllık çalışma planının onayı,

Eşleştirme aktivitelerinin desteklenmesi,

Eşleştirme prosedürlerine ilişkin oryantasyonun sağlanması,

Ödeme ajansı (Eşleştirme Projesinin fonlarının ve ödemelerin idaresinden sorumludur)

Eşleştirme Fişlerinin niteliğinin denetlenmesi,

Üye Ülkelerin ulusal irtibat noktalarına eşleştirme fişlerinin dağıtılması,

Üye devletler tarafından iletilmiş eşleştirme önerilerinin kabulü ve kayıt altına alınması,

Faydalanıcılara eşleştirme önerilerinin iletilmesi,

Önerilerin uygunluğunun denetlenmesi,

Seçim toplantılarının ve değerlendirme komitelerinin idaresi ve organizasyonu,

Değerlendirme komitesine başkanlık etmek ve oy kullanan üye olarak katılım sağlamak,

Seçim sonuçlarını üye ülkelere bildirmek için mektup hazırlamak,

Eşleştirme kontratının imzalanması,

16

Üç aylık raporların ve final raporunun onayı,

Eşleştirme Projelerinin tüm dökümanlarının toplanması ve arşivlenmesi.

Merkezi olmayan programlarda Komisyonun rolü:

Yıllık çalışma planının onayı,

Eşleştirme aktivitelerinin desteklenmesi,

Eşleştirme prosedürlerine ilişkin oryantasyonun sağlanması,

Eşleştirme fişlerinin niteliğini kontrol etmek,

Eşleştirme kontratlarının hazırlığının denetlenmesi,

Eşleştirme Kontratının onayı,

Final raporunun ve üç aylık raporların onayı,

Eşleştirme kontratına ilişkin ödemeleri yürürlüğe koymak.

2.7 Faydalanıcı Ülkedeki İdari Ofisin Rolü

İdari Ofis, Faydalanıcı Ülke kurumunda, Eşleştirme projelerinin mali ve usule ve kontrata ilişkin genel yönetimini yürütmekle görevli bir yapıdır. Fakat aşağıda belirtilen özelliklere bağlı olarak, sorumluluklarının kapsamı, uygulanan yönetim sistemine (Merkezi olmayan ve merkezi) ve coğrafi alana bağlı olarak değişir.

2.7.1. IPA Kapsamında İdari Ofisin Rolü

Merkezi olmayan idare

Merkezi olmayan yönetime tabi aday ülkelerde ve potansiyel aday ülkelerde, İdari Ofis, her faydalanıcı ülkenin Maliye Bakanlığı bünyesinde bulunan Merkezi Finans ve İhale Birimi (MFİB) olacaktır. MFİB, Delegasyonun taslak halindeki Eşleştirme kontratlarının bütçesel durumlarının değerlendirmesine katılır. Bununla birlikte, Delegasyon tarafından bildiriminden önce Eşleştirme kontratlarını imzalar ve Eşleştirme projelerine AB’nin katkısı için ödeme kuruluşu olarak hareket eder (bkz. kısım 7.1).

Henüz bir MFİB'ye sahip olmayan aday ve potansiyel aday ülkelerde, merkezi idare uygulanır ve Delegasyon Sözleşme Makamı rolünü üstlenir.

EDIS Kapsamında

EDIS uygulanırken, Komisyon proje seçimi, ihale ve sözleşmeleri sonradan onaylar ve denetimini de sonradan yapar.

İdari Ofis sadece Avrupa Komisyon Delegasyonu tarafından daha önce yürütülen Eşleştirme projelerinin finansman ve idari yönetimi ile ilgili görevlerin çoğunu üstlenir.

İdari Ofisin artan rolleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:17

Üye Ülke Eşleştirme tekliflerinin kaydını tutmak; Bu teklifleri faydalanıcılara göndermek; Detaylı tekliflerin gerekli standartlara sahip olup olmadığını kontrol etmek Seçim toplantılarının ve ortak seçimlerinin organizasyonunu ve yönetimini yapmak Üye Ülkenin seçim sonuçlarını yönetime bildirmek Proje ortaklarına Eleştirme Kontratının taslağını ve eklerini hazırlamakta yardım etmek İçerik ve finansman bakımından Eşleştirme Kontratı tekliflerinin uygulanmasını sağlamak İş planlarının Avrupa Birliği müktesebatına uygunluğunun sağlanması ve gerekli düzeltmelerin

yapılması için Komisyonun fikrini almak Eşleştirme Ortaklarının seçimi hakkında gerekli taslağı, onayı ve bilgilendirmeyi Komisyonun

görüşüne uygun olarak sağlamak Ödemeleri gerçekleştirmek ve kontrol etmek Uygulamaların izlenmesi (örneğin; İdari değişiklik mektupları, mevcut proje yönetim komitesi) Değişikliklerin onaylanması Eşleştirme projelerinin müşterek olarak karar verilmiş hedeflerinin uygunluğunu onaylamak Nihai faturaları ve ödemeleri onaylamak Bütün Eşleştirme proje raporlarının alımı, sınanması ve onaylanması

İdari Ofisin bütün yükümlülüğü Faydalanıcı Ülkede Eşleştirme projeleri hazırlayan, kabul eden ve uygulamaya koyan bakanlıklar ve kurumlar üzerinde etkili denetimi (hem finansal hem de işlevsel yönden) sağlamak için yeterli yetkiye sahip olması gerektiğini gösterir.

2.7.2. ENPI'de İdari Ofisin Rolü

Merkezi Olmayan Sistem (ex hante):

Merkezi olmayan bir sistemde, İdari Ofis, İdari Ofis Programı’dır.

İdari Ofis mali olduğu kadar operasyonel hususlarda da etkilidir. İdari Ofis aynı zamanda Eşleştirme Projelerine ilişkin idari prosedürlerler ve ödemelerle de ilgilenir.

İdari Ofis Eşleştirme Projelerinin idaresinden daha geniş sorumluluklara sahiptir. Eşleştirme fişlerinin sentezinden oluşan Yıllık İş Planının degerlendirmesine katılır.

Merkezi Sistem:

Merkezi bir sistemde, İdari Ofis Programı, Eşleştirme Projesinin her aşamasında önemli bir rol oynamaktadır (Örneğin, eşleştirme projelerinin ve fişlerinin niteliginin kontrol edilmesi).

İdari Ofis aynı zamanda Avrupa Komisyonu ve Faydalanıcı Kurumlar ve Üye Ülke yönetimleriyle, Faydalanıcı Ülke yönetimleri arasında arabirimdir.

Merkezi olmayan bir sistemde, İdari Ofisin Eşleştirmedeki rolü aşagıdaki gibidir: Üye ülkelerin ulusal irtibat noktalarına eşleştirme fişlerinin dağıtılması,

Üye ülkelerin eşleştirme önerilerinin kabulü,

Faydalanıcılara eşleştirme önerilerinin iletilmesi,

Önerilerin kurallara uygunluğunun denetlenmesi,

Seçim toplantılarının yönetimi, başkanlığı ve örgütlenmesi sorumluluğu, Eşleştirme projelerinin mali açıdan iyi bir şekilde idare edilmesi sorumluluğu

Eşleştirme projeleri kontratlarının mali açıdan ve içerik açısından degerlendirilmesi,

18

Eşleştirme Kontratının imzalanması,

Ödeme ajansı olması,

Eşleştirme Projesinin işlerliğinin Faydalanıcılarla yakın işbirligi içinde kalarak denetlenmesi,

Eşleştirme Projelerinin tüm dökümanlarının toplanması ve arşivlenmesi,

Nihai ödemenin ve son faturanın onayı,

Eşleştirme Projesinin tümündeki raporların alımı, incelenmesi ve onayı,

Program Yönetme Komitesinin sekreteryalığı.

Merkezi bir sistemde İdari Ofisin rolü aşagıdaki gibidir:

Merkezi bir sistemde, İdari Ofis Programı, Eşleştirme Projesinin her aşamasında önemli bir rol oynamaktadır (Örneğin, Eşleştirme Projelerinin ve fişlerinin niteliginin kontrol edilmesi),

İdari Ofis aynı zamanda Avrupa Komisyonu ve Faydalanıcı Kurumlar ve Üye Ülke yönetimleriyle, Faydalanıcı Ülke yönetimleri arasında arabirimdir,

Faydalanıcı Ülkedeki Eşleştirme Projeleri için referans olabilecek bir programlama dökümanı hazırlamak,

Önerilerin kurallara uygunluğunu denetlemek,

Eşleştirme Projelerinin mali açıdan iyi idare edilip edilmediğini denetlemek,

Eşleştirme Projelerinin tüm raporlarını almak ve incelemek.

BÖLÜM B

19

EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN HAZIRLANMASI

Eşleştirme Proje Döngüsü Tablosu

Projenin Belirlenmesi: Faydalanıcı Ülke, Avrupa Komisyonu politikaları kapsamında ihtiyaçlarını belirler ve çerçeve kontratının veya Avrupa Komisyonu’ nun desteğiyle Eşleştirme Fişlerini hazırlar.

Teklif Çağrısı: Zorunlu sonuçların da belirtildiği Eşleştirme fişlerinin, (kısım 3.1.1 ) Üye Ülke Ulusal İrtibat noktalarına dolaşıma çıkması.

Tekliflerin Sunulması: Üye Ülke(ler) –tek veya konsorsiyum halinde- atanmış YED ve Proje Lideri ile hedeflenen sonuçların nasıl başarılacağına dair kilit noktaları açıklayan teklifini hazırlar ve sunar. (kısım 3.1.2 ve 3.1.3)

20

Eşleştirme Ortağının Seçilmesi:Faydalanıcı Ülke teklifi değerlendirir ve Üye Ülke YED’leri ve PL’leri tarafından teklifin sunumunun yapılmasından sonra son kararını verir.(kısım 3.5)

KISIM 3: TEKLİFLERİN SUNULMASI VE SEÇİLMESİ SÜRECİ

3.1. Teklif Çağrısı

3.1.1 Teklif Çağrısı

Her bir coğrafya için Eşleştirme’nin uygulanması açısından uygun olan projeler belirlenir.

Eşleştirme proje fişleri, ulusal temas noktaları aracılığıyla üye ülkelere dağıtılır ve üye ülke kurumları, projenin uygulanması için teklif vermeye çağrılır.

Her bir Proje fişi yalnızca bir Eşleştirme projesi içerebilir.Eşleştirme proje fişlerini, ilgili bakanlıklara, kurum ve kuruluşlara dağıtmak; verilecek cevabın koordinasyonunu ve Eşleştirme El Kitabı Ek C2’de gösterildiği gibi asgari teklif kriterlerine uymasını sağlamak, üye ülke Ulusal İrtibat Noktalarının görevidir.

Teklif çağrısı, bilgi vermek amacıyla, Avrupa Komisyonunun web sayfasında yayımlanır.

21

Eşleştirme Kontratının Hazırlanması ve Son Halini Alması: Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke, detaylı İş Planı ve Bütçesi ile Eşleştirme Kontratını ortak olarak hazırlarlar.(kısım 3.8)

Avrupa Komisyonu Tarafından Kontratın Gözden Geçirilmesi ve İmzalanması: Avrupa Komisyonu ve İdari Ofis, Eşleştirme Kontratını, Yönlendirme Komitesi aracılığıyla /ilgili Genel Müdürlüklerle görüşerek değerlendirir. Eşleştirme Kontratı ilgili taraflar tarafından imzalanır. (kısım 3.9 ve 3.11)

Projenin Uygulanması: YED, başarılabilir hedeflere odaklanarak, Proje Liderinin, YED muadilinin ve Üye Ülke kurumunun desteğiyle Faydalanıcı Ülkede projeyi yürütür.

İzleme ve Raporlama: İlerleme, Avrupa Komisyonu Delegasyonu ve Faydalanıcı Ülke İdari Ofisi tarafından izlenir ve 3 aylık ara raporlar ve nihai raporla ölçülür.

Denetim: Eşleştirme Projesi dış denetçiler ve imkan dahilinde Avrupa Sayıştayınca denetlenir.

3.1.2 Tekliflerin Sunulması

Tekliflerin sunulması için nihai tarihler, seçim toplantılarının aynı güne denk gelmesini önleyecek şekilde belirlenir.

Üye ülke kurumları, tekliflerini oluştururken ticari düşünemezler ve kendilerine ödenecek fiyatlar ve oranlar sabit olduğundan, önerilerini, idari sistemlerinin nispi avantajına ve idari uzmanlarının kalitesi ve deneyimine dayanarak yaparlar.

Projeye ilgi duyulduğunun belirtilmesi, tek başına yeterli değildir. Üye ülke tarafından yapılan önerilerin, belirli bir hazırlık yapıldığını göstermesi gerekir. Eşleştirme proje fişlerine cevaben, teklifler, Eşleştirme El Kitabı Ek C2de’ yer alan örnekte gösterildiği gibi hazırlanmalıdır ve kabul edilmesi için, asgari olarak bazı bilgileri de içermelidir.

Üye ülke tarafından yapılan teklif, kısa ve öz olmalıdır (nicelik değil nitelik vurgulanmalıdır.) Daha genel bir ifadeyle, teklif, eşleştirme proje fişinde istenenleri karşılayacak kadar ayrıntılı olmalı; ancak tamı tamına bir proje olmamalıdır. Tüm faaliyetler yerine üye ülkenin yaklaşımına dair önemli noktalar açıklanmalıdır. Teklif, eşleştirme kurallarına uymalıdır.

Eğer bir üye ülke, projenin liderliğini üstlenebilecek düzeyde yerleşik eşleştirme danışmanının da (YED) bulunduğu eksiksiz bir teklif sunarsa, eksik(YED’siz yada projenin sadece bir bölümüne yönelik) teklif sunan üye ülkeler sadece seçim toplantılarına davet edilir.

Üye ülke kurumları ya da yetkilendirilmiş kuruluşlar, bireysel ya da bir konsorsiyumun katılımcısı olarak, her eşleştirme proje fişi için yalnızca bir kez teklif verebilirler.

Üye ülkelerin, tekliflerini hazırlamak için yaklaşık altı ila sekiz (Kısa Süreli Eşleştirme için altı, Eşleştirme için sekiz) haftaları vardır. Herbiri için belirlenen nihai tarih, üye ülkelere gönderilen fişin bulunduğu e-posta mesajında da açıkça belirtilecektir.

Şeffaflığın sağlanması ve tüm teklif sahiplerine eşit muamele yapılması amacıyla tekliflerin sunulması için belirlenen nihai tarihlere uyulmalıdır.

Kural olarak, üye ülkelerin ulusal temas noktaları, belirtilen nihai tarihe uyulması için, teklifleri, Komisyon’a ve faydalanıcı ülkeye e-posta yoluyla gönderecektir.

3.1.3 Eşleştirme teklifleri sunulurken uyulacak temel kurallar:

Teklifler, Eşleştirme kurallarına tam olarak uyacaktır.

Üye ülkeler, yapılan önerilerin seçilebilmesi için Eşleştirme proje fişine net bir biçimde karşılık vermelidir . Yalnızca projeye ilgi duyulduğunu belirten ifadeler yeterli değildir.

Her bir eşleştirme proje fişi için, her üye ülke (kurum ya da yetkilendirilmiş kuruluş) bireysel (Lider ortak) ya da bir konsorsiyum katılımcısı olarak (Yardımcı ortak) yalnızca bir teklif sunabilir.

Teklifler nihai tarihten önce gönderilmelidir. E-posta adreslerini doğrulamayı ve her seferde teklifin teslim alındığına dair onay istemeyi unutmayınız. Teklifleri bir yetkiliye değil, teklif çağrısınde belirtilen e-posta adreslerine (mesaj kutusuna) gönderiniz.

Projeler arasında karışıklık olmasını önlemek amacıyla, Eşleştirme referans kodunun ve eşleştirme proje fişinin başlığının belirtilmesi zorunludur. Teklifin ilk sayfasına eşleştirme referans kodunu ve başlığını daima koyunuz.

22

Eğer, Eşleştirme proje fişinde farklı bölümler varsa, lütfen hangi bölüm için başvurduğunuzu belirtiniz.

Açıklayıcı olunuz ve teklifin hangi üye ülke/ler tarafından sunulduğunu her zaman belirtiniz; eğer teklif, bir konsorsiyum tarafından sunulmuşsa bunu giriş kısmında açıklayınız. Bir konsorsiyum teklifi sunulmuşssa, lider Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktası, küçük ortağın Ulusal İrtibat Noktasıyla istişareden sonra, konsorsiyumun teklifinin doğruluğunu açıklamalıdır. (bkz. kısım 3.4).

Şayet Eşleştirme teklifi, yetkilendirilmiş bir kuruluşun da katılımını öngörüyorsa; teklifi sunmadan önce, söz konusu kuruluşun Komisyon tarafından onaylandığından emin olunuz. Sadece Komisyon Merkez Teşkilatı’nın onayladığı yetkilendirilmiş kuruluşlar, eşleştirme ortağı olabilirler.

Projenin uygulanmasına liderlik edecek Üye Ülke/Ülkelerin görevli/temsilcilerinin tüm iletişim bilgilerinin (telefon, faks ve e-posta) (yardımcı ortağın iletişim bilgilerini de içerecek şekilde) verilmesi zorunludur.

Tekliflerde, Üye Ülkelerin sistemlerinin faydalanıcı ülkeye uygun olup olmadığı belirtilmelidir.

Teklifler, projenin, amaçlar ve zorunlu sonuçlar konusunda nasıl uygulanabileceğine ilişkin bir strateji belirlemelidir. Teklif kısa olmalı, fakat ana hatlarıyla eşleştirme proje fişinde istenenleri karşılamalıdır.

Teklif word formatında tek bir belge halinde sunulmalı ve Proje Lideri ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanının (gerekirse ek olarak önemli kısa dönem uzmanlarının) AB formatında özgeçmişlerini de içermelidir.

Teklifler hazırlanırken, Eşleştirme El Kitabında Ek C2de yer alan örnek kullanılmalıdır.

3.2 Özel Durumlar

Avrupa Komşuluk Politikası Aracı için:

Delegasyon Eşleştirme proje fişinin iyi niteliğe haiz olduğunu kabul ettiğinde, bir kopyasını, İdari Ofisi bilgilendirerek, Merkeze göndermelidir. Merkez, Genel Müdürlüklere özellikle Avrupa Birliği Müktesebatı yönünden konuyu danışacaktır.

Genel Müdürlüklere danışıldıktan sonra, Merkez önerilerini, proje fişininin muhtemel değişiklikleri için, İdari Ofisi bilgilendirerek, Delegasyona gönderir. [Eğer Merkez, proje fişinin Genel Müdürlüklere gönderilme tarihinden üç hafta içinde herhangi bir yanıt almazsa, proje fişi, sonuncusu tarafından onaylanmaya uygun görülür.]

Proje fişi değıtıma ve internettte yayınlanmaya hazır olduğunda, İdari Ofis (merkezi olmayan) ya da Delegasyon (merkezi), teklif çağırısını, Eşleştirme Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktası yoluyla, Delegasyonu/İdari Ofisi, Komisyonu ve ilgili ülkedeki üye ülke büyükelçiliklerini bilgilendirerek, başlatır. Teklif çağırının tebliğinde, soru-cevap, teklif kabul etme ve seçim toplantıları için nihai gün belirlenmelidir.

3.3 Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Yetkilendirilmiş Kuruluşlar

Bazen özel sektöre taşeronluk verilse de, üye ülkenin eşleştirme ortağı bir kamu kurumu olmzlıdır(bkz. kısım 5.12). Herhangi bir üye ülke kurumu, eşleştirme ortağı olabilir.

23

Ancak, üye ülke yarı özel yetkilendirilmiş kuruluşlara, kurumun bir parçasıymış gibi aynı koşullarda eşleştirme projelerini uygulaması için yetki verilmesini önerebilir.

Bazı üye ülkelerin kendi kurumlarının bir bölümünü bir taşerona vermiş veya vermek üzere olması yada özelleştirmesi nedeniyle, idari olmayan bazı kuruluşlar idari kuruluşların yerine geçebilir. Böylelikle bazen, Eşleştirme projeleri için gereken teknik bilgi kurumun dışından sağlanır.

Bu nedenle, bir üye ülke, idari olmayan kuruluşlara, tıpkı kurumun bir parçasıymış gibi, aynı koşullarla eşleştirme projelerinin uygulanması konusunda yetki verilmesini önerebilir. Yarı özel kuruluşlarla ilgili bilgilerin doğruluğu ve gerçekliği, ilgili UTN’nin güvencesi ve tasdiği altındadır. Bu konudaki istekler duruma göre değerlendirilir. Teklifler, gerekçelendirilmeli ve aşağıdaki kriterlere uygun olmalıdır. Komisyon Merkez Teşkilatı teklifleri kabul edebilir veya reddedebilir ve kamu kurumlarının yerine iş görecek yarı özel yetkilendirilmiş kuruluşların bir listesini de elinde bulundurur.

UTN, yetkilendirilmiş kuruluşların, bu beş kriter ile ilgili durumlarında herhangi bir değişiklik olup olmadığı konusunda Komisyonu bilgilendirecektir.

Buna ek olarak, yetkilendirilmiş kuruluşların listesi yukarıda belirtilen kriterlere uygunluk açısından Komisyon tarafından düzenli olarak gözden geçirilir. Bir yetkilendirilmiş kuruluş, artık bu kriterlere uymaması halinde listeden çıkarılır.

İkinci ve/veya üçüncü kriterlerin yalnızca bir kısmının yerine getirildiği bazı durumlarda, kuruluş, eşleştirme projesiyle doğrudan ilgili ticari ihalelere katılamaz.

Yani, verilen yetki, hiçbir durumda rekabete engel olmamalıdır; yani bu yetki, kuruluşa doğrudan yada dolaylı, proje süresince yada projenin sonunda herhangi bir ticari avantaj sağlayamaz. Komisyon, bu ilkeyi uygularken, yetkilendirilmiş kuruluşun ticari faaliyetlerinin geçici olarak sınırlanması şartıyla, o kuruluşa finansman sağlanmasını onaylayabilir. Böylelikle, Eşleştirme projelerine katılan yetkilendirilmiş kuruluşlar, ticari ihale sözleşmeleri altında Teknik Destek alabilirler.Bununla beraber, şayet katılımları kendilerine ticari bir fayda sağlıyorsa, eşleştirme projelerini takip eden sözleşmelerde, ihalenin dışında tutulmalıdırlar. Ayrıca eşleştirme proje fişi taslağının veya iş tanımının (TOR) hazırlanmasında yer alan kuruluşlar, bir eşleştirme projesi için teklif sunamazlar.Üye ülkelerde, yetkilendirilmek için gerekli resmi kriterleri sağlayan; ancak eşleştirme projesine sadece belirli bir alanda çok az bir katkıda bulunabilecek (ör. bitki sağlığı konusunda laboratuvar eğitimi) ya da yalnızca bir projede yer alabilecek pek çok kuruluş vardır. Bu nedenle bu kuruluşların konsolide listede yer almaları gerekli değildir ve bunlara geçici yetki belgesi verilebilir.Yetkilendirilmiş kuruluşlar tekliflerini sunmadan önce, Komisyon Merkez Teşkilatı tarafından onaylanmalıdırlar. Eğer faydalanıcı ülke henüz listede yer almayan bir kuruluş seçerse, Komisyon projenin finansmanını sağlamaz.Yetkilendirilmiş kuruluşun Kısım 5.4’te de açıklandığı gibi, ücretlerde sınırlı bir artış yapılması için başvurmuş olması durumunda, bu artışın, teklifler sunulmadan önce onaylanması gerekir. Diğer bir deyişle, yalnızca Komisyon Merkez Teşkilatı’nın onayladığı yetkilendirilmiş kuruluşlar eşleştirme ortağı olarak seçilebilirler ve bu kuruluşların uzmanları, yalnızca, yetkilendirilmiş kuruluşlar listesinde yayımlanan standart ücretleri ve kabul edilen oranları talep edebilirler.

24

Komisyon, yetkili kuruluşlar için beş adet yeterlilik kriteri belirlemiştir:

1) AB müktesebatında yer alan konulardan birinde yada Eşleştirme proje fişinin, kurumların işbirliğiyle ilgili bir alanında yeterliliğinin kanıtlanması,

2) kar amacı gütmemesi, mesleki amacının ticari olmaması,3) kamu mülkiyeti olması,4) bir hükümet otoritesinin daimi gözetimi altında olması, ve5) yeterli sayıda daimi personelinin olması.Yani, eşleştirme projesini yürütmek için geçici olarak

uzman kiralamaya yada taşeron bulmaya gerek kalmaması için, daimi personel sayısı da projenin şartlarına uygun olmalıdır.

Kural olarak, yetkilendirilmiş kuruluşlar, sözleşmeyle, özel sektör uzmanlarının (veya bir STÖ’ nün uzmanlarının) Eşleştirme projelerinin uygulanmasına katılımını sağlayan şemsiye organizasyonlar olarak kullanılmamalıdır. Yetkilendirilmiş kuruluşların geçici çalışanları, bu kuruluşlara görevlerinin başlamasından en az altı ay önce söyleşmeyle bağlı olmalıdır.

3.4 Üye Ülke Konsorsiyumları

Bir eşleştirme projesine birden fazla üye ülkenin katılması istenebilir. Buna orijinal teklif sunulmadan (ortak teklif) önce karar verilir. Faydalanıcı Ülke, ilave olarak bir üye ülkenin daha katılmasını talep ederek farklı deneyimler edinmek isteyebileceği için, seçim sürecinde de karar verilebilir.

Böyle bir durumda, Faydalanıcı Ülke, seçimini onaylamadan önce, seçilen üye ülkenin bir konsorsiyuma katılmaya ve birlikte çalışmaya hazırlıklı olduğundan emin olmalıdır.

Komisyon, bir üye ülke sisteminin aynen kopyalanmaya çalışılmasını engellemek ve eşleştirmeye katılacak kadar idari işbirliği deneyimi olmayan üye ülkelere fırsat sağlamak amacıyla herhangi bir eşleştirme projesinde birden fazla üye ülkenin yer almasına olumlu yaklaşmaktadır.

Deneyimler, geniş konsorsiyumların, potansiyel katma değere zarar veren yüksek maliyetler ve yönetimle ilgili sorunlar doğurduğunu göstermiştir.

Genel olarak, bir eşleştirme projesine ikiden fazla üye ülke katılmamalıdır. Sadece istisnai durumlarda ve gerekçeye göre, üç üye ülkeye kadar olan konsorsiyumlar kabul edilebilir.

Kurumsal düzeyde (kamu kurumu veya yetkilendirilmiş kuruluş) projenin bir bölümünü kendi sorumluluğu altında uygulamayı üstlenmeye hazırlıklı olan yalnızca bir üye ülke, konsorsiyumun tam ortağı olabilir ve istatistiksel açıklamalarda adı geçer.

Herhangi bir üye ülke kurumu veya yetkilendirilmiş kuruluşu, proje faaliyetlerinden sorumlu olmadan, sadece geçici uzman sağlıyorsa, o kurum veya yetkilendirilmiş kuruluş, ortak sayılmaz ve konsorsiyum anlaşması imzalaması gerekmez. Böyle bir durumda, bulunan uzman, eşleştirme projesine, üye ülke Proje Liderinin yetkisi ve sorumluluğu altında katkıda bulunur. Uzmanın yararlı olduğundan emin olmak ve yapacağı işin detaylarını belirlemek Proje Liderinin sorumluluğu altındadır.

Bir eşleştirme projesinin hazırlanması ve uygulanması için yapılan konsorsiyum anlaşması, projenin hazırlık aşamasında bile , yönetimle ilgili önemli mevzulara değinmelidir. Projenin hazırlanmasında ve uygulanmasında verimliliği artırmak için, ortakların, sorumluluklarını net bir biçimde paylaşmaları ve etkili iletişim kanalları oluşturmaları çok önemlidir. Lider üye ülke ve yardımcı üye ülke ortak arasındaki konsorsiyum anlaşmasında bu konular belirtilmelidir. (üye ülke konsorsiyumlarının uygulamaları hakkında daha fazla bilgi için kısım 4.3 e bakınız.)

3.5 Eşleştirme Ortaklarının Seçimi

Bir faydalanıcı ülke kurumunun, Eşleştirme uzmanı talep etmesi, o kurumun zorunlu sonuca, özel sektörün Teknik Desteği ile ulaşılamadığını ve kamu sektörünün uzmanlığına ihtiyaç duyduğunu gösterir. Bu tercih kendi içinde, genel anlamda bir kar-zarar analizini yansıtır.

Katılan tüm üye ülkelere eşit oranda fırsat ve şeffaflık sağlanmalıdır. Sözleşme Makamı (Komisyon, veya İdari Ofisler) nihai faydalanıcı kurumun ortak üye ülke seçimine karar vermesi için nihai bir tarih belirler.

Faydalanıcı Ülke, katılan üye ülkelerin de kabul etmesiyle , üye ülkelerin güçlerini birleştirmelerini ve bir projeyi, konsorsiyum olarak yürütmelerini isteyebilir. Kamu sektörü uzmanlığının eşleştirme yoluyla

25

transfer edilmesi için belirlenen oranlar ve ücretler sabit olduğundan, eşleştirme ortağı üye ülke, idari sisteminin yakınlığına ve önerdiği uzmanların kalitesine ve deneyimine göre seçilmelidir. Faydalanıcı ülke seçimini objektif kriterlere dayanarak yapacaktır.

Komisyon tarafından bir ön seçim yapılmayacağı unutulmamalıdır. Eşleştirme ortağının seçimi tamamıyla faydalanıcı ülkeye bırakılmıştır. Tekliflerin sunumuyle ilgili klavuz, Eşleştirme El Kitabı Ek C3’de verilmiştir. (Tamamlanmamış tekliflerle ilgili olarak bkz. Kısım 3.2)

Geri Bildirim

Sözleşme Makamıın seçilen eşleştirme partneriyle ilgili sonuçları, seçim toplantılarından sonraki bir ay içinde bildirmesi önerilmektedir. Faydalanıcı ülkenin kurumları veya Avrupa Komisyonu Delegasyonu teklif veren her üye ülke için geri bildirimde bulunmalıdır. Faydalanıcı ülkenin veya Avrupa Komisyonu Delegasyonu‘ nun seçimini etkileyen sebepler, üye ülkelerin gelecek stratejilerini planlamaları için önemli bir kaynak oluşturmaktadır. Üye ülkelerin geri bildirim isteme hakları vardır. Üye ülkelerin, 5 üzerinden verilen sonuçlar ve öneriler, güçlü ve zayıf yönler ve Seçim Kriterleri Tablosunu muhtevasında bulunduran bir geri bildirim alma hakları verilmiştir. Bu bilgiler, başarılı ve başarısız üye ülkelerin bilgilendirme mektuplarının bir parçası olacaktır.

3.4.1. Geçiş Kolaylığı Dahil IPA Kapsamında Seçimlerin Yapılması

Tekliflerin Kaydedilmesi

Komisyon üye ülkeden gelen teklifleri not ederken, Faydalanıcı ülke, bunları kaydeder. Şeffaflığı sağlamak için tüm üye ülkeler, her bir eşleştirme proje fişi için gelen tekliflerin sayısı hakkında Komisyon tarafından bilgilendirilir.

Seçim Toplantıları

Merkezi olan ya da Merkezi olmayan yönetim sistemi: Teklifler Komisyon Merkezi tarafından alındığında (Eşleştirme Kordinasyon Ekibi), onlar teklifi kısaca değerlendirip, ilgili ülkedeki Delegasyona gönderirler. Delegasyon teklifin seçilme yeterliliğini ve idari uyumluluğunu kontrol edecektir. Idari uyumluluk ve seçilme yeterliliği kılavuzu kullanılacaktır (Bkz: C.6).

Komisyonun ön değerlendirmesi olmaksızın(EDIS) merkezi olmayan yönetimler altındaki faydalanıcı ülkelerde, Delegasyon, idari ofisle yakın bir işbirliğiyle, Eşleştirme projesi teklifleri sunan üye ülkelerin idari kurumları ve faydalanıcı ülke idari kurumları arasındaki toplantıları organize eder ve başkanlık yapar. Bu toplantılar, ilgili ülkedeki Avrupa Komisyonu Delegasyonunda yapılır ve Delegasyon seçim toplantılarının yürütülmesine dâhil edilir. Eşleştirme El Kitabının C3 Eki, üye ülkelere sözlü sunumları sırasında önemli noktaları kapsayabilmek adına bir rehber sunmuştur. (Eksik teklifler için bölüm 3.2’ye bakınız.)

26

Seçim Toplantıları

Bu toplantıların amacı, faydalanıcı ülkenin, karar vermek için üye ülkenin sağladığı uz-manlığın niteliğini değerlendirmesini sağlamaktır.

Faydalanıcı ülke delegasyonunda, asgari olarak, Proje Lideri, YED ve Faydalanıcı Ülke Ulusal İrtibat Birimi bulunmalıdır.

Üye ülke delegasyonunda her zaman Proje Lideri ve YED(ler) bulunmalıdır. Hem yazılı teklif hem de sözlü sunum değerlendirilmelidir Seçim toplantıları her zaman faydalanıcı ülkede yapılır: Üye ülke sunumları için 30

dakika, soru cevap bölümleri için 30 dakika verilir.

Seçim toplantıları, kural olarak, Avrupa Komisyonu Delegasyonunda gerçekleştirilir ve Komisyonun bir temsilcisi, genel olarak Operasyonlar Başkanı tarafından başkanlık edilir. Komisyon şeffaflık, ayrımcılık yapmama ve tüm teklif sahiplerine eşit davranmayı taahhüt eder.

Seçim Kriterleri Tablosu

Seçimler yapılırken, Seçim Kriterleri Tablosu kullanılır. Örnek bir Seçim Kriterleri Tablosu, Eşleştirme El Kitabının Ek C7’ de bulunmaktadır. Bu tabloda, teklifin ve sunumun niteliği, önerilen YEDin deneyimi, kurumun işbirliği projelerindeki deneyimi, önerilen çalışma yöntemleri göz önünde bulundurulur.

Seçim süresince sunulan her bir Üye Ülke teklifi için Seçim Kriterleri Tablosu doldurulacaktır.

Sonuçların Bildirilmesi

Merkezi olan ve Merkezi olmayan yönetimler

Komisyon, Faydalanıcı ülkenin nihai seçim sonuçlarını, üye ülke UİN’e ve Komisyon Merkez Ofisine ya da Delegasyon’a da birer kopya göndererek, üye ülke ortaklarına, ayrı ayrı iletir.

Bu mektup hakları ve sorumlulukları belirler ve katılan kurumlara, eşleştirme kontratının taslağını hazırlanmaya başlamaları için yeşil ışık yakar. Seçim süreci tamamlandığında, Komisyon, her bir Faydalanıcı ülkenin tüm nihai seçim sonuçlarının bir özetini yayımlayacaktır.

Komisyonun ön kontrolü (EDIS) olmaksızın merkezi olmayan yönetim

Eşleştirmeden sorumlu İdari Ofis, üye ülke ortaklarına, üye ülke Ulusal İrtibat Noktasını ve Genişleme Genel Müdürlüğünü de bilgilendirerek, Faydalanıcı Kurumun nihai seçimini bildirir. Bu mektup hakları ve sorumlulukları belirler ve katılan kurumlara, eşleştirme kontratının taslağını hazırlanmaya başlamaları için yeşil ışık yakar. Komisyon, seçim süreci tamamlandığında, faydalanıcı ülkenin tüm nihai seçimlerini bir liste halindeki özetini yayımlar.

3.5.2 Avrupa Komşuşuk Politikası Aracı Kapsamında Seçim Süreci

Sunulan tekliflerin değerlendirilmesi üç aşamadan oluşmaktadır: ilk aşaması, teklifin alınması, kaydı ve teklifin idari olarak kontrolünden; ikinci aşaması Faydalanıcı ülkede, Üye ülke tarafından teklifin sunulması ve sonuncu aaması ise bu tekliflerin değerlendirilmesinden oluşmaktadır.

Gözlemcilerin katılımları Komisyonda ilk onay sağlanmalıdır.

(1) Teklifin alınması, Kaydı ve İdari Kontrolü

Üye ülkeler, Ulusal irtibat Noktaları aracılığıyla, Faydalanıcı ülkelere yazılı tekliflerini (bölüm 3.2’de var olan niteliklere haiz) sunar.

Kayıttan sonra, alınan tekliflerin bir kopyası İdari Ofis ya da Avrupa Komisyonundaki İdari Ofis tarafından Avrupa Komisyonu delegasyonuna, gönderilir. Her durumda, bir kopya, Komisyon Merkezine gönderilecektir.

İlgili ihaleci kurum, hangi Üye Ülke kurumlarının teklif çağrılarına bir öneri sunduğunu belirten bir e-postayı tüm Ulusal İrtibat Noktalarına gönderecektir.

Teklifler daha sonra, Eşleştirme El Kitabının C6 Nolu ekinde bahsedilen kontrol listesindeki uygunluk kriterlerini karşılayıp karşılamadığına dair bir idari kontrole tabi tutulurlar.

27

İlgili ihaleci kurum, yeterliliğe sahip olan tüm Üye Ülke İdarelerine, seçim toplantılarına katılımları için davette bulunan bir e posta gönderir.

(2) Seçim Toplantıları

Tekliflerin idari kontrolünden sonra, ilgili ihaleci kurum, teklif sunan Üye Ülkelerin sözlü sunumlarının yapıldığı “seçim toplantıları” düzenler. (Gerekli olduğunda Delegasyonun yardımı alınır.)

Seçim toplantılarının katılımcıları şunlardır:

MERKEZİ YÖNETİM

Üye ülkelerin temsilcileri (Proje lideri ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanını katılımı zorunludur) İdari Ofis: Oy hakkı bulunmayan Oturum Başkanı, Sekreter, oy kullanmaya yetkili en az bir kişi

ve mümkünse gözlemciler. Faydalanıcı kurum: oy kullanmaya yetkili en az iki kişi. Gözlemciler: Komisyon Delegasyonundan ve/veya Merkezinden temsilciler.

(3) Değerlendirme Komitesi

Tekliflerin değerlendirilmesi (3. adım), ihale açan kurum tarafından atanan ve oy hakkı bulunmyan oturum başkanı, sekreter ve tek sayıda kişiyi muhteva eden oy vermeye yetkili kişilerden (en az üç) oluşan bir değerlendirme komitesi tarafından gerçekleştirilir. Oy veren üyeler, tekliflere karşı yetkin bir düşünce sunabilmek için gerekli olan teknik ve idari kapasiteye sahip olmalıdırlar.

4Bu değerlendirme komitesi, Komisyonu bilgilendiren ihaleci kurum tarafından ismen yetkilendirilmiş olmalıdır. Değerlendirme komitesinin kompoziyonuna beş iş günü içinde Komisyon (uygun olduğundan İdari Ofis) tarafından herhangi bir itirazda bulunulmadıysa, komite kabul edilmiş demektir.

Gözlemcilerin katılımı, Komisyonun ilk onayı için sunulmalıdır.

Değerlendirme komitesinin tüm üyeleri, tarafsızlık ve gizlilik deklerasyonu imzalayacaklardır.

Değerlendirme komitesi seçimlerini objektif kriterlere dayanarak yapar. Seçim kriterleri tablosu (Ek C8) tekliflerin notlanmasında kullanılacaktır.

Seçim Kriterleri Tablosu, niceliksel yanları, sunumu, önerilen Yerleşik Eşleştirme Danışmanının tecrübesini, irbirliği projlerininin idaresindeki tecrüblerini, önerilen çalışma yöntemlerini vs değerlendirir.

Tüm değerlendirme süreci bir değerlendirme raporunda kayıt altına alınır ve ihaleci kurumun onayına sunulur.

Komisyon ihaleci kurum olmadığında, ihaleci kurum adaylara sonuçlar bildirilmeden önce, Komisyonun ilk onayı için, değerlendirme süreci raporunu sunmalıdır.

Sonuçların Bildirilmesi

İdari Ofis, Üye Ülke Ulusal İrtibat Noktalarını bireylesel olarak başarılı ve başarısız Üye Ülkelerle ilgili bilgilendirecektir. Aynı bilgilendirme, Üye ülke aday idarelerine de yapılır.

Komisyon ihaleci kurum olmadığında, Avrupa Komisyonu Delegasyonuna her zaman bildiri mektupları gönderilir. Her durumda, bildirim mektupları Komisyon Merkezine gönderilecektir.

Bu mektup hakları ve sorumlulukları belirler ve katılan kurumlara, eşleştirme kontratının taslağını hazırlanmaya başlamaları için yeşil ışık yakar.

4 28

3.4.2 Kayıt, Seçim ve Değerlendirme Prosedürleri Tablosu

Tekliflerin kaydedilmesi

Seçim Toplantısı:organizasyon

ve başkan

Değerlendirme Komitesi:organiza

syon ve başkanIPA: Merkezi ve Merkezi olmayan yönetim

Avrupa Komisyonu

Merkezi

Avrupa Komisyonu(Delegasyon)

x

Harcama öncesi mali kontol olmaksızın Merkezi olmayan Yönetim (EDIS)

Avrupa Komisyonu

Merkezi

Idari Ofis x

ENPI Merkezi Olmayan Yönetim

Sözleşme Makamı

(Görev dağılımı ile Denetleyici Bakanlık veya

İdari Ofis Müdürü )

Sözleşme Makamı(Görev dağılımı ile Denetleyici Bakanlık

veya İdari Ofis Müdürü )

Sözleşme Makamı (Görev dağılımı ile

Denetleyici Bakanlık veya İdari Ofis Müdürü )

ENPI Merkezi Yönetim

Sözleşme Makamı(Avrupa

Komisyonu Delegasyonu )

Sözleşme Makamı(Avrupa Komisyonu

Delegasyonu )

Sözleşme Makamı(Avrupa Komisyonu

Delegasyonu )

3.6 Seçimlerin Özeti

Seçim süreci tamamlandığında, Komisyon, her bir Faydalanıcı ülke için seçimlerin bir özetini yayımlayacaktır..

3.7 Yeniden Dolaşıma Çıkma İhtimali

Eğer tekliflerin ilk turunda Faydalanıcı ülke kendine bir ortak seçemezse, proje bir eşleştirme projesi olarak ikinci kez dolaşıma çıkarılabilir ya da farklı bir aracın yetkisinde uygulanabilir. Eğer ikinci dolaşım sonucunda da Faydalanıcı ülke uygun bir ortak seçemezse, alternatif bir araç yoluna ya da Teknik Yardım’a başvurması gerekir.

IPA yetkisinde, IPA Yönetim Komitesi bu dönüşüm konusunda bilgilendirilecektir.

3.8 Eşleştirme İş Planının ve Eşleştirme Kontratının Düzenlenmesi

Faydalanıcı ülke tarafından ortak(lar) seçildikten sonra, uygun bir bütçe ve ayrıntılı bir eşleştirme iş planı hazırlamak tamamen iki eşleştirme ortağı kurumun (Faydalanıcı ülke ve üye ülke) görevi ve sorumluluğudur.(bkz. Kısım 4 ve 5). Bunlar, eşleştirme el kitabında tanımlanan diğer eklerle birlikte Eşleştirme Kontratını oluşturacaktır. Standart Eşleştirme Kontratı, aşağıdaki modele uygun olacaktır:

Özel Hükümler (ön kontrat) Ek A1: İş Planı (Faaliyetin Tanımı);

29

Ek A2: Dış faaliyetler için Avrupa Topluluğu tarafından finanse edilen hibe kontratları için Genel Koşullar;

Ek A3: Faaliyet için gereken Bütçe (Faaliyetin Nihai Alıcısı tarafından sağlanan ortak finansman katkısı da dahil);

Ek A4: İhale verme usulleri; Ek A5: Standart ödeme talebi ve mali kimlik formu; Ek A6: Harcama Teyit Raporu; Ek A7: Özel Mali Ek; Ek A8: Yetki Belgeleri (Üye Ülkeler bir konsorsiyum oluşturduysa).

Eşleştirme iş planının, küçük ayrıntılara boğulmaktan ziyade, zorunlu sonuca ulaşmaya çalışan ölçülebilir göstergelere bağlı açık bir stratejiyi yansıtması gerekir. Ayrıca eşleştirme iş planı, her eşleştirme proje ortağının yaptığı katkıları, girdileri ve kimin ne yapacağını ayrıntılı olarak belirtmelidir.

Kısacası, ayrıntılı eşleştirme iş planının zorunlu öğeleri, zorunlu sonuç (örn. bitki sağlığı inceleme sisteminin işletilmesi) ve uzun dönem görevlendirilen bir uzmandır (YED, kesintisiz en az 12 ay).

Diğer öğeler ise: her iki tarafta da, sorunlar ve olası çözümler hakkında değerlendirme yapabilen, sorunları çözme ve süreci en üst seviyede yönetme yeterliğine sahip Proje Liderleri; kısa ve orta dönem uzman ziyaretleri; eğitimler, seminerler, üye ülkede yapılan stajlar, saha ziyaretleri, yazılım tasarımı, vb’dır.

Eşleştirme iş planı; çalışma ve zaman çizelgelerini, ortaklar arasında belirgin bir görev ayrımını ve yapılan harcamaların detaylı bir dökümünü de içerecek şekilde, ilgili organizasyonu ve yöntemleri detaylandırmalıdır.

3.8.1. IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Düzenlenmesi

Merkezi ve Merkezi Olmayan YönetimEşleştirme ortakları, seçim sonuçlarının bildirilmesinden sonraki üç ay içerisinde, eşleştirme iş planı ve bütçeyi de içeren diğer ekler ile birlikte Eşleştirme Kontratı taslağını, değerlendirilmesi için Merkezi Finans ve İhale Birimlerine ve Delegasyona sunarlar.

Avrupa Komisyonu Delegasyonu ve MFİB, 4 hafta içerisinde, ana hatlarıyla ve mali yönden bir geri bildirim yapmakla yükümlüdür. Delegasyondaki Mali Kontrolör ya da Harcama Öncesi Mali Kontrolü olmaksızın Merkezi Olmayan Yönetim (EDIS) durumunda İdari Ofis, taslak eşleştirme kontratının mali kurallara uygun olmasını sağlamak zorundadır.

Birleştirilmiş yorumların alınmasından sonra, Üye Devletin Eşleştirme Kontratında değişiklik yapabilmesi için dört haftası vardır. Sözleşme makamı ve MFİB (daha önceki yorumları da dikkate alarak) değiştirilmiş versiyonu doğrular ve değiştirilen nüshasını eşleştirme ortaklarına en fazla 2 hafta içerisinde geri gönderir.

Delegasyon tarafından yapılan yorumlara uyulması koşuluyla, genel amaç, kontratın nihai halini almasını, Yönlendirme Komitesine danışılmasını ve tebligatı sonraki 6 hafta içerisinde tamamlamaktır. Böylece, seçim sonucunun bildirilmesinden sonraki 6 ay içinde, projelerin uygulanmasına başlanabilecektir.

Eşleştirme Kontratı Taslağı’nın Sunulmamasının Sonuçları

Eğer üye ülke ve Faydalanıcı ülke ortakları, üye ülke ortak(lar)ının seçildiklerinden haberdar edilmesinden sonraki üç ay içerisinde, Komisyon Delegasyonuna/MFİB’e/İdari Ofise sunulmak üzere bir Eşleştirme Kontratı taslağı oluşturamazsa, Seçim Komitesi, ortak seçimini yeniden gözden geçirebilir ve Eşleştirme Proje Fişi’ni yeniden dolaşıma çıkarabilir. İkinci kez de uzlaşma sağlanamaması halinde, Program Yönlendirme Komitesi farklı bir aracın projeyi yürütmesine karar kılar.

30

Bu durumda, her iki taraf, eşleştirme kontratının hazırlanması sırasında ortaya çıkan masrafları ayrı ayrı üstlenir.

3.8.2. Komşuluk Politikası Mali Aracı (ENPI) Kapsamında Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Hazırlanması

Eşleştirme ortakları, seçim sonuçlarının bildirilmesinden sonraki üç ay içerisinde, eşleştirme iş planı ve bütçeyi de içeren diğer ekler ile birlikte Eşleştirme Kontratı taslağını, değerlendirilmesi için Sözleşme Makamına sunarlar.

Sözleşme Makamı, en fazla 4 hafta içerisinde, birleştirilmiş bir geri bildirim yapmakla yükümlüdür. İlgili birim (merkezi yönetimde Delegasyon, Merkezi olmayan yönetimde Programlama İdari Ofisi) eşleştirme taslak kontratının ilgili kural ve prosedürlere uygunluğunu sağlamak zorundadır. Komisyon Merkezi, ilgili Genel Müdürlüklere danışıldıktan sonra, Sözleşme Makamına gerekli tavsiyelerde bulunur.

Sözleşme Makamı, değiştirilmiş versiyonu doğrular ve azami dört hafta içinde eşleştirme partnerlerine geri dönüş yapar.

Genel amaç, Eşleştirme Kontratını seçim bildirilerinin tarihinden en fazla altı ay içinde imzalamaktır.

Eşleştirme Kontratı Taslağı’nın Sunulmamasının Sonuçları

Eğer üye ülke ve Faydalanıcı ülke ortakları, üye ülke ortak(lar)ının seçildiklerinden haberdar edilmesinden sonraki üç ay içerisinde, ilgili makama sunulmak üzere bir Eşleştirme Kontratı taslağı oluşturamazsa, Seçim Komitesi, ortak seçimini yeniden gözden geçirebilir ve Eşleştirme Proje Fişi’ni yeniden dolaşıma çıkarabilir.

İkinci kez de uzlaşma sağlanamaması halinde, Program Yönlendirme Komitesi (Mali Anlaşmada kompozisyonu detaylandırılmıştır) farklı bir aracın projeyi yürütmesine karar kılar.

Bu durumda, her iki taraf, eşleştirme kontratının hazırlanması sırasında ortaya çıkan masrafları ayrı ayrı üstlenir.

3.9 Eşleştirme Kontratının Onaylanması

Eşleştirme ortakları, Eşleştirme Kontratı, ve özellikle Eşleştirme İş Planı (Ek A1) ve Eşleştirme Bütçesi (Ek A3) hakkında uzlaştıkları zaman, bu dokümanları, AB Müktesabatı veya politikalarıyla ilgilerinin kontrol edilmesi amacıyla gönderirler.

Sunulan Eşleştirme iş planının ve bütçesinin zorunlu sonuçlara ulaşmak için, olgun, gerçekçi ve yeterli olması açısından, eşleştirme ortakları hızlı ve yakın iş birliği içinde çalışmalıdır.

3.9.1. Geçiş Kolaylığı da Dahil IPA Kapsamında Eşleştirme Kontratının Onaylanması

IPA kapsamında, Eşleştirme projelerinin, Merkezi olan Merkezi olmayan ya da Harcama Öncesi Mali Kontrol Olmaksızın Merkezi Olmayan Yönetim altında yönetilip yönetilmediğine bakılmaksızın, onaylama prosedürleri, genel anlamda aynıdır. Farklılık aslında Yönlendirme Komitesi görüşmesini başlatanın, Delegasyon (EDIS’ den önce) veya İO (EDIS altında) olmasıdır.

Ortaklar, Eşleştirme Kontratı ve eklerinin içeriği üzerinde anlaştıklarında iş planını ve bütçesini geçici olarak paraflarlar ve Faydalanıcı ülkedeki Avrupa Komisyonu Delegasyonu aracılığıyla değerlendirme için Komisyon Yönlendirme Komitesine sunarlar.

Yalnızca inceleme için yeterli olgunlukta olduğu düşünülen iş planı ve bütçesi Delegasyon tarafından Komisyonun Yönlendirme Komitesine sunulur.

31

Yönlendirme Komitesinin rolü (aşağıda açıklandığı gibi) Eşleştirme İş planının AB Müktesebatı ve en son gelişmeleriyle ilgisi hakkında bağlayıcı bir görüş oluşturulmasına odaklanmaktır.

İO/Delegasyon/, Yönlendirme Komitesinin bağlayıcı kararından yazılı olarak haberdar edilir ve önlem olarak bir kopya da ortaklara, MFİB’ye ve üye ülke ve Faydalanıcı ülkenin Ulusal İrtibat Noktalarına gönderilir. Yönlendirme Komitesinin görüşleri Eşleştirme Kontratının nihai halini yansıtmalıdır.

Normalde, danışma prosedürü 15 iş günü sürmektedir. Eşleştime projesinin EU fonuyla finanse edilmesinin ön koşulu fikirbirliğine varmaktır. Başka bir deyişle ilgili Genel Müdürlüklerin yorumları Eşleştirme iş planında yer almalıdır.

İO/Avrupa Komisyonu Delegasyon nihai imzadan önce talep edilen değişikliklerin yapıldığını garanti edecektir. İO/Avrupa Komisyonu Delegasyon tarafından son haliyle imzalanan ve Eşleştirme projesi taraflarına bildirilen Eşleştirme Kontratının bir kopyası Komisyon merkez bürosuna gönderilecektir.

Yönlendirme Komitesinden, zorunlu sonuç ile ilişkili olarak iş planının güvenilirliğini ve ilgili AB müktesebatının doğruluğunu değerlendirmesi talebinde bulunulur.

Yönlendirme Komitesi tarafından yapılan değerlendirme, Eşleştirme Kontratını onaylayacak olan Delegasyon Başkanına yol gösteren ve tavsiyeler veren bir görüşle sonuçlanır.

Yönlendirme Komitesi, ilgili Komisyon birimlerinden oluşur ve komiteye, Genişleme Genel Müdürlüğü başkanlık eder. Komite, Komisyonun ilgili bölümleri arasındaki danışma ihtiyacına göre gereken sıklıkta toplanır.

Yönlendirme Komitesinin Faaliyetleri

Yönlendirme Komitesi, hedeflenen zorunlu sonuçlara ve AB Müktesabatı ile ilgisine bakarak iş planının güvenilirliğini değerlendirir.

Yönlendirme Komitesi tarafından yapılan değerlendirme, rehberlik ve tavsiyeler içeren bağlayıcı bir karardır.

Yönlendirme Komitesi Genişleme Genel Müdürlüğü tarafından atanan ilgili Komisyon servislerinden oluşur.

Yönlendirme Komitesine normalde elektronik yollardan danışılır, fakat Komisyonun ilgili bölümleri arasında görüşme ihtiyacına bağlı olarak gereken sıklıkta toplanabilir.

Yönlendirme Komitesi’nin görüşleri aşağıdaki şekillerde olabilir:I. (i) koşulsuz , ya da

(ii) koşullu; Projeyi sunulduğu şekliyle finanse etmeyi önermek

II. (i) yazılı usulle, ya da(ii) müzakere (full debate) ile

Eşleştirme ortaklarının daha fazla değişiklik veya açıklama yapmasını önermek

III. Teklifi olduğu gibi reddetmek ve tamamıyla yeniden çalışılmasını önermek.

Üyeler, belirtilen süre bitimine kadar (15 iş günü) tam ya da koşullu onay önerirler ve özel bir müzakere istemezlerse, projenin Yönlendirme Komitesinde tartışılmasına gerek kalmaz.

Eşleştirme iş planı, bazı değişikliklere bağlı olarak koşullu onaylanırsa (madde 1(ii)), istenen değişiklikler temel değil teknik özelliklerde olacaktır. Yerine getirilecek koşullar ayrıntılarıyla tanımlanarak Delegasyona ya da İdari Ofise gönderilir. Bir kopyası da ortaklara iletilir. Ortaklar uygun

32

şekilde projeyi değiştirir ve imzalanmış olarak Delegasyona ya da İdari Ofise tekrar sunarlar. Delegasyon ya da İdari Ofis, tereddüte düşerse, Komisyonla da görüşerek, koşullara uyulup uyulmadığını kontrol eder ve ortaklara nihai onayını iletir. Projenin tekrar Yönlendirme Komitesine sunulmasına gerek yoktur.

Yönlendirme Komitesi daha önemli değişiklikler isterse, proje, Komiteye tekrar sunulmadan önce, üstünde yeniden çalışılması için ortaklara geri gönderilir. Komite, projenin, yazılı prosedürle (madde II(i)) daha ileri düzeyde incelenmesi ve tekrar sunulmasını isteyebilir ya da, eğer gözden geçirilecek hususlar, daha fazla görüşülmesi gerekecek kadar önemliyse, proje müzakereye sunulabilir (madde II(ii)). Bu durumda, projenin, Yönlendirme Komitesi’nin tam konsültasyon prosedüründen tekrar geçmesi gerekir.

Komisyon, genellikle, Eşleştirme iş planının, Yönlendirme Komitesine ilk kez sunulduğu durumlarda, (Eşleştirme iş planınında temel eksiklikler olmadığı sürece) III. yolu seçmez ve Faydalanıcı ülke ve üye ülkeye, eşleştirme iş planını uygun şekilde oluşturmaları konusunda yardımcı olmak için her ikisiyle de birlikte çalışmaya her zaman gayret eder. Komisyon, her zaman nedenlerini açık ve anlaşılır kılmaya çalışır.

3.9.2. Komşuluk Politikası Aracı Kapsamında Eşleştirme Kontratlarının Kabul edilmesi

Komşuluk Politikası Aracı Kapsamında yürütülen Eşleştirme aracının kapsayacağı genel alanlar şunlar olacaktır:

Ulusal Eylem Programları (Bağımsızlığına Yeni Kavuşan Devletler) Güney Akdeniz Bölgesi Ülkelerinin Yıllık Çalışma Planları

Ve Komisyonun karar verdiği herhangi ülke.

Bu nedenle, Eşleştirme proje fişleri ve Kontratlarında, yönlendirme komitesinin ya da ENPI Komitesinin herhangi resmi onayına ihtiyaç yoktur. Bunlar daha çok, finansmanı halihazırda Kabul edilen bir projenin uygulanmasının araçlarıdırlar.

Sözleşme Makamı İdari Ofis (merkezi olmayan) olduğunda, Eşleştirme Kontratnın nihai taslağına ilk resmi onayı alabilmek için Delegasyona sunacaktır.

Sözleşme Makamı Delegasyon (merkezi olan) olduğunda Eşleştirme Kontratnın nihai taslağına ilk resmi onayı alabilmek için İdari Ofise sunacaktır.

Avrupa Komisyonu Merkezi eşleştirme kontratının onayı ve değerlendirilmesinden sorumludur ve Delegasyon ya da İdari Ofis teklif edilen taslak kontratı ilgil Genel Müdürlüklerle iştişare için Komisyon Merkezine sunar.

Eğer Komisyon Merkezi üç hafta içinde ilgili Genel Müdürlükten geri dönüş almazsa (Merkezin taslak kontratı ilgili Genel Müdürlüğe gönderdiği tarihten itibaren), eşleştirme kontratı onaylanmış olur.

Şartlı onay durumunda, tüm yorumların değerlendirildiği kontratın nihai versiyonu Delegasyon ya da İdari Ofis tarafından Merkeze son bir onay için tekrar gönderilir.

Komisyonun onayını takiben, Sözleşme Makamı kontratın imzalanması için gerekli olan süreci başlatır.

Kontratın imzalanması/kabul edilmesi gerçekleşene kadar, Kalkınma ve İşbirliği Genel Müdürlüğü tarafından kurulmuş finansal döngü Delegasyon içinde takip edilmelidir.

Sözleşme Makamı ya da Delegasyon/İdari Ofis Eşleştirme Kontratının değerlendirilmesi ve onayında sorumlu olduğunda Merkeze kontratla ilgili danışılmayacaktır.

33

3.10 Eşleştirme Kontratının İmzalanması

3.10.1 Ön Açıklamalar

Yönlendirme Komitesinin işi bittiğinde (IPA) veya Merkez Teşkiltattaki görüşmeler yapıldığında, Eşleştirme ortakları nihai Eşleştirme Kontratının doğru şekilde imzalanmasını sağlamalıdır.

İş planın (Ek A1) ve bütçesinin (Ek A3) Yönlendirme Komitesine sunulmadan önce geçici olarak paraflanmasıyla, bu son imza birbirine karıştırılmamalıdır.

Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke Proje Liderleri bağlılıklarını ve malikiyetini ifade ederek hem Ek A1 (Eşleştirme İş planını) hem Ek A3’ü (Eşleştirme Bütçesini) onaylar ve paraflarlar.

Üye Ülke ve Sözleşme Makamı (Komisyon, MFİB, İO) son imza için Özel Hükümlerin (ön kontrat) her sayfasını paraflarlar ve bu dokümanı imzalarlar. İdari ortaklar sözleşmeyle ilgili ve mali sorumluluğunu ifade edecek şekilde, paraflarlar ve imzalarlar..

Ek A2 (Genel Koşullar), A4 (İhale verme usülleri), A5 (ödeme talebi), A6 (Harcama Teyid Raporu), A7 (Özel Mali Ek) ve Ek A8 (Yetki belgeleri)’ in paraflanmasına ve imzalanmasına gerek yoktur.

Proje hazırlama ve uygulama kısmındaki uygun bir kişi tarafından bu ekler imzalanabilir.

3.10.2 Eşleştirme Kontratlarını İmzalayanlar

Üye ülke adına,

(1) Hükümetin (idari mercinin) bağlayıcı taahhüdünü temsil eden resmi görevli

(2) Kurum veya yetkilendirilmiş kuruluşta, eşleştirme projesindeki üye ülke yükümlülüklerinin uygulamasından sorumlu kişi. Üye ülkenin projedeki yükümlülüklerinin uygulanmasından sorumlu olan kişi de eşleştirme kontratındaki tüm ekleri paraflar.

Üye ülke hükümetlerini bağlayıcı karar alabilmeye yetkin idari makamlar konu edildiğinde, bu kurumlar hükümet Uluslar İrtibat Noktası ya da AB’deki Büyükelçi adına bağlayıcı karar verebilecek organ olmalıdır.

Eğer Eşleştirme Projesi tamamen merkezi olmayan bir kamu kurumlarının sorumluluğu altındaysa, merkezi idare makamlarının yerine imzacı olabilir ve mmerkezi makamların onayına tabi tutulurlar (örneğin Ulusal İrtibat Birimi tarafından temsil edilir).

Üye Ülke Konsorsiyumunda İmza Sahipleri

Bir eşleştirme projesini uygulamak amacıyla üye ülkelerin konsorsiyum oluşturması halinde, üye ülke adına eşleştirme kontratını imzalayanlar, Proje Lideri olarak belirlenen üye ülkenin mensubu olacaktır.

Komisyon, diğer üye ülke ortaklarından Proje Liderine genel bir yetki belgesi verilmesi ister. (bakınız kısım 3.4 ve Eşleştirme Kontratı Ek A8) Bu belge, lider Üye Ülke Proje liderine, diğer ortakların kurumları adına taahhütte bulunma ve projenin uygulanması ile ilgili kararları alma yetkisini verir.

Genel yetki belgesine ek olarak, konsorsiyumdaki üye ülkelerin çalışmalara ilişkin ve mali düzenlemeler konusunda uzlaşmaya varmaları gerekir ve üye ülkeler, bu hususları konsorsiyum içinde yapılan bir anlaşmada tanımlayacaklardır. Eşleştirme Kontratı taslağı, Avrupa Komisyonu Delegasyonuna sunulmadan önce bu konsorsiyum içi anlaşma imzalanmalıdır.

Komisyon adına,

34

IPA kapsamında: merkezi olan ve merkezi olmayan yönetimler kapsamında, Komisyon (Delegasyon), harcama öncesi bütçenin mali kontrolü ve Yönlendirme Komitesinin görüşlerine uygunluğu işaret eden (Özel Şartlar ve Ek A1 ve A3) Eşleştirme Kontratını kabul edecektir. Merkezi ve merkezi olmayan yönetimler durumunda Komisyon Eşleştirme kontratını, bir başka deyişle özel şartları, imzalayacaktır ve Ek A1 ve Ek A3’ü Üye Ülkeler ve Faydalanıcı Ülkelerle birlikte paraflayacaktır.

İdari makamların takdiminden sonra, İdari Ofis daha önce Delegasyon tarafından icra edilen harcama öncesi mali kontrol fonksiyonunun sorumluluğunu tek başına üstlenecektir. Buna, müktesebat uyumluluğu ve işbirliği planının geçerliliğinin (Komisyon Yönlendirme Komitesi tarafından sağlanan) nihai olarak imzalanan kontratla bütünleştirilmesinin sağlanması da dâhildir. Bu sorumluluğu açklamak için, genel akdi ve mali sorumlulukta olduğu gibi, İdari Ofis Özel Durumları imzalar ve Ek A1 ve Ek A3’ü paraflar.

Ev sahibi yönetim Eşleştirme İş Planını(Ek A1) ve bütçeyi (Ek A3) Eşleştirme Projesine olan bağlığını ve sahiplenmesini açıklayabilmek adına imzalar.

Faydalanıcı ülke adına,

(1) Sözleşme Makamı (Komisyon, MFİB, İO veya EAR) sözleşmeyle ilgili ve mali sorumluluğunu ifade edecek şekilde, Eşleştirme Kontratını(Özel Hükümler) paraflar ve imzalar.

(2) Projeden faydalanan kurum da eşleştirme projesinin uygulanmasından sorumlu resmi görevli(ler), kurumlarının taahhüdünü ve malikiyetini ifade edecek şekilde, iş planını (Ek 1) ve bütçeyi (Ek 3) imzalar.

Eşleştirmede Kim Neyi İmzalar – IPA Kapsamında

Kim neyi imzalar?

İmzalar Lider Üye Ülke Merkezi Finans ve

İhale Birimi

Projeden Faydalanan Kurum

Komisyon (Delegasyon)

Özel Hükümler (merkezi veya

konsantre olmayan)

X + paraf X + paraf

Özel Hükümler (merkezi olmayan)

X X + paraf X(Harcama öncesi

Mali Kontrolün Onayı)

Özel Hükümler (EDIS)

X+paraf X

Ek A1(İş Planı)ve Ek A3

(bütçe)

X + paraf Sözleşme Makamıysa

paraf

X + paraf Sözleşme Makamıysa paraf

Eşleştirme Kontratları: Sözleşme makamları adına yetkili memurlar tarafından imzalanacaktır. Üye ülkeler adına, Eşleştirme Projelerinde Üye Ülke görevlerinin uygulanmasından sorumlu

kurum ya da kuruluşlardaki personel tarafından imzalanacaktır.

35

Küçüük ortak adına Eşleştirme Projelerinde Üye Ülke görevlerinin uygulanmasından sorumlu kurum ya da kuruluşlardaki, Üye Ülkeyi bağlayıcı kararlar verebilecek yetkinlikte personel tarafından imzalanacaktır.

Komisyon Sözleşme Makamı değilse, Komisyon Kontratı kabul edecektir.

Eşleştirmede Kim Neyi İmzalar – ENPI Kapsamında

Lider Üye Ülke İdari Ofis Projeden Faydalanan Kurum

Komisyon (Delegasyon)

Özel Hükümler (merkezi olan) X + paraf X + paraf

Özel Hükümler (merkezi olmayan)

X + paraf X + paraf kabul

İş Planı ve Bütçe (Merkezi olan ve Merkezi olmayan

Onay + paraf Onay + paraf

Nihai imza için, Sözleşme Makamı ( Komisyon ya da İdari Ofis ) Özel Hükümlerin tüm sayfalarını paraflarlar (en önce Kontrat) ve belgeyi imzalarlar. Benzer bir şekilde, Üye ülke ortakları Özel Hükümlerin tüm sayfalarını paraflar ve belgeyi imzalar.

Belgenin, tüm idari ortaklar tarafından paraflanması ve imzalanması tüm akdi ve mali bağlılıkları ifade etmektedir.

Üye Ülke Proje Lideri ve Faydalanıcı Ülke Proje Lideri kurumlarının projeye bağlılığını ve sahiplenmesini bildiren Ek A1’in (Eşleştirme İş Planı) ve Ek A3’ün (Eşleştirme Bütçesi) tüm sayfalarını onaylar ve paraflar.

Ek A2 (Genel Hükümler), Ek A4 (Sözleşme süreçleri), A5 (Ödeme talepleri), A6(Model Denetim Sertifikası) ve A7’in (Özel Mali Ek) özel olarka paraflanmasına ya da imzalanmasına gerek yoktur. Ek A8’in tüm ortaklar ve küçük ortak tarafından imzlanması gerekir.

3.11 Eşleştirme Kontratının Bildirilmesi

İmzalayan her taraf için Eşleştirme Kontratının orjinal bir kopyası gerekir:

1. Lider üye ülke 2. İdari Ofis ya da MFİB3. Faydalanıcı Kurum4. Komisyon (Delegasyon) veya Komisyon Merkez Teşkilatı

Eşleştirme Kontratı, bütün taraflar tarafından imzalandıktan sonra Sözleşme Makamı taraflara resmi bildirimde bulunmakla yükümlüdür. Komisyonun Sözleşme Makamı olmadığı durumda bildirimin bir kopyası Avrupa Komisyonu Delegasyonuna gönderilecektir.

Bildirim, Sözleşme Makamı tarafından yapılması gereken ayrı bir şarttır. Diğer bir deyişle Eşleştirme Kontratının imzalanması demek Kontratın bildirilmesi demek değildir.

Bu bildirimin tarihi, projenin yasal başlangıç tarihinini ve ayrıca iş planının uygulanması veya YED’in faydalanıcı ülkede bulunmasından doğan masrafların tazmini için olası başlangıç tarihini belirler. Kısım 5.2’de ve Eşleştirme Kontratının Ek 7’ sinde yer alan hükümlere göre, proje fonu, kontrat hazırlanması süresince ortaya çıkan masraflar dışında, bildirim tarihinden önce ortaya çıkan hiçbir masrafı karşılamaz.

36

Avrupa Komisyonu Delegasyonu veya ilgili Sözleşme Makamı tarafından imzalı, kabul edilen ve bildirilen Eşleştirme Kontratının bir kopyası Komisyon Merkez Teşkilatı’ na gönderilecektir.

KISIM 4: AYRINTILI PROJE HAZIRLANMASI

4.1 Zorunlu Sonuçlara ulaşmak için Projenin Hazırlanması

Eşleştirme Kontratı ve İş planı, üye ülke ve Faydalanıcı ülke tarafından ortak olarak hazırlanmalıdır. Eşleştirme iş planı, taraflardan birine veya diğerine yüklenen bir dizi faaliyetten oluşur ve bu faaliyetlerin tamamı, sonuca ulaşmayı amaçlayan bir strateji oluşturur.

Eşleştirme Kontratları (ekleri de içerecek şekilde), ortakların kararına bağlı olarak İngilizce, Almanca veya Fransızca dillerinde hazırlanabilir.

Bir Eşleştirme projesi tasarlarken, başlangıç noktası, zorunlu sonuçların daha kesin bir şekilde tanımlanmasıdır (bkz. kısım 2.1). AB finansmanı, sadece bu sonuca ulaşılması halinde sağlanır. Bu zorunlu sonuçlar, bu nedenle ilgili göstergelere dayanarak ölçülebilir olmalıdır.

Zorunlu sonuç, Eşleştirme proje fişinde zaten belirtilmiş olacaktır. Yine de, Faydalanıcı ülke ve üye ülke, Eşleştirme proje fişinin hazırlanmasından sonra yapılan ilerlemeyi de göz önüne alarak,mevcut zaman ve bütçe çerçevesinde, neyin gerçekçi olduğu ve nelerin teslim edilebileceği üzerinde ayrıntılı bir değerlendirme yaptıkları zaman, Eşleştirme iş planında yer alacak zorunlu sonuç üzerinde ince ayar yapmaları gerekebilir. Zorunlu sonuçlardan proje fişinden kaynaklanan herhangi bir sapma durumunda, Eşleştirme kontratı sonuçlanmadan önce proje fişinde gerekli değişiklik yapılır.

Zorunlu sonuç iyi tanımlanmış, iyi odaklanılmış ve elde edilebilir olmalıdır; Zorunlu sonuç, Faydalanıcı ülkenin Kurumsal Yapılanmasına belirli ve doğrudan bir katkı

sağlamalıdır. Zorunlu sonuç, kontrol edilebilmesi açısında somut ve ölçülebilir ve diğerleri arasında yeterli

göstergeleri olmalıdır. Zorunlu sonuların başarılması Faydalanıcı Kurumun tasarrufunda sürdürülebilir bir varlık olarak

kalmalıdır.

Eşleştirme projelerinin büyüklüğü ve karmaşıklığı göz önüne alındığında, projeyi, her zaman, genel zorunlu sonuca ulaşılmasına katkı sağlayan ve belirli sonuçları olan farklı bileşenlere bölmek gerekir.

Eşleştirme iş planı bu bileşenleri ve bunları gerçekleştirmek için gerekli olan adımları net olarak tanımlamalıdır. Buna, genel proje hedefinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan tüm bileşenler, dolayısıyla sadece Faydalanıcı ülkenin sorumluluğunda olan bileşenler de dahildir. Eşleştirme İş Planı kimin ne yapacağını da ortaya koyar. Bir Eşleştirme projesi tek başına değerlendirilemeyeceğinden, Faydalanıcı ülkede projeyi destekleyecek, proje ile çakışacak veya projeye engelleyecek diğer faaliyetlerin de göz önüne alınması gerekir.

Bir Eşleştirme projesinin tüm bileşenleri açıkça ve ayrı ayrı tanımlanmalıdır; Her bileşen ve bu bileşenin gerçekleşmesi için tanımlanan faaliyetler, genel zorunlu sonucun

gerçekleştirilmesi kapsamında tam olarak gerekçelendirilmelidir. Bileşenler, bütçedeki tanımlanabilir bir kalemle doğrudan bağlantılı olmalıdır. (bkz. kısım 5)

Eşleştirme İş Planının bir örneği Ek A1’de mevcuttur. Eşleştirme Bütçesinin bir örneği Ek A3’te mwvcutttur. Tüm bütçe bileşenleri zorunlu sonuçların karşılığındadır.

4.2 Göstergeler, Zaman Çizelgeleri, Süre ve Risk Analizi

37

Proje Göstergelerinin Belirlenmesi

Bir Eşleştirme projesinin, hem bütün olarak hem de projenin, tamamlanması uzun zaman gerektiren daha büyük bileşenleri çerçevesinde göstergeleri olmalıdır. Bu göstergelerin belirlenmesi, nihai sonuca ulaşılmasına ve genel olarak iyi bir proje yönetiminin sağlanmasına yardımcı olacaktır. Göstergelerin gerçekleştirilmesi, normalde 3 aylık aralıklarla yapılan düzenli izleme ve raporlama prosedürlerinin (bkz. kısım 6. 4) de önemli bir parçası olacaktır.

Eşleştirme iş planı, düzenli aralıklarla, yapılan ilerlemenin ölçülmesinde kullanılacak olan göstergeler belirlemelidir.

Örneğin, tarım politikasını yönetecek ulusal bir yapılanma oluşturulması projesinde: hükümetin bir yasayı kabul etmesi, detaylı bir eğitim stratejisinin hazırlanması; yapının usule ilişkin kurallarının yasalaştırılması; belirli bir yerin seçilmesi; bilgisayarların kullanılabilirliği; uygulama için gerekli yazılımın hazırlanması vb. göstergelere örnek verilebilir.

Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgelerine çok dikkat etmek gerekir. Eşleştirme iş planının her bileşeninin tamamlanması için ayrı bir zaman çizelgesi olması gerekir. Bu çizelge, daha sonra eşleştirme iş planı için genel bir zaman çizelgesi oluştururken de kullanılabilir. Bazı proje bileşenleri aynı zamanda tamamlanabilir. Bazıları ise, diğer bir bileşenin önceden tamamlanmasına bağlıdır. Bu nedenle, Eşleştirme iş planını oluşturan birbirine bağlı ardışık proje bileşenlerinin tamamlanması için gereken zamana bağlı olarak, ‘kritik yol’ yöntemiyle bir zaman çizelgesi oluşturulacaktır.

Eşleştirme iş planı, hem projenin bütünü hem de tüm proje bileşenleri için gereken zamanı net olarak belirlemelidir;

Kısa dönem faaliyetlerini programlamadan önce, YED’in yerleşmesi ve çevreye alışması için en az bir ay sürenin ayrılması tavsiye edilir.

Süre

Eşleştirme projesinin uygulanma süresi, Eşleştirme iş planının süresinden daha uzun olmalıdır . Projelerin yasal başlangıç tarihi, kontratın başladığının bildirildiği veya sözleşme makamının kontratı imzaladığı tarihe göre belirlenir. Proje uygulanmasının fiili olarak başlangıcı ise YED’in ilgili ülkeye varışıyla başlar.

Pek çok durumda, YED Faydalanıcı ülkeye hemen gelemeyecek ve ancak YED’in birkaç hafta Faydalanıcı ülkede bulunmasından sonra, Eşleştirme iş planına başlanacaktır. Ek olarak, Eşleştirme İş Planının bitişini takiben, Eşleştirme ortakları Final Raporu hazırlamalı ve sunmalıdırlar; kesin fatura ve denetçi raporu (bölüm 7’ye bakınız). Bu belgeler Eşleştirme Projesinin uygulama aşamasının bitiminden önce hazırlanmalı ve sunulmalıdır.

YED’in işe başlama tarihini ve Final Raporunun hazırlanması ve sunulması gibi nedenler dolayısıyla, Eşleştirme Kontratının toplam süresi belirlenirken, Eşleştirme iş planı süresine ortalama 2-3 ay eklenmesi tavsiye edilir.

Projenin bitiş tarihi, projenin finanse edildiği ilgili mali aracın uygulanması için gereken süreye uygun olmalıdır.

Risk Analizi

Ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun, Eşleştirme projesinde her zaman riskler olacaktır. Zaman aksamaları ya da fazla masraf edilmesi gibi küçük riskler olabileceği gibi, uygun mevzuatın meclisten

38

geçememesi veya hükümet politikasının değişmesi gibi daha büyük ve esaslı riskler de olabilir. Bazı riskler proje dahilinde olacağından belirli derecede kontrol edilebilir. Örneğin, çevre standartları konusundaki bir Eşleştirme projesinde çok önemli olan izleme ekipmanının zamanında sağlanmaması ve bu nedenle tüm projenin uygulanmasının gecikmesi dahili risklere girer. Siyasi risk gibi diğer riskler ise tamamen projenin kontrolü dışındadır.

Dahili ve harici tüm riskler, mümkün olduğunca, açıkça ve sayısal olarak belirtilmelidir. Eşleştirme iş planı aynı zamanda kontrol edilebilir riskleri azaltma yollarını da belirlemelidir.

4.3 Proje Yönetimi Görevlerine Karar Verilmesi

Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke Arasında

Eşleştirme Kontratı, zorunlu sonuca ulaşmayı taahhüt eden iki taraf (Faydalanıcı ülkenin ve üye ülkenin iki kurumu) arasında yapılan bir anlaşmadır. Bu nedenle proje, biri Faydalanıcı ülkeden diğeri de üye ülkeden olmak üzere iki Proje Liderinin sorumluluğunda yürütülmelidir. Her bir Proje Lideri, Eşleştirme iş planında, kendi kurumuna verilen faaliyetlerden sorumlu olacaktır ve bu faaliyetler kapsamında sevkedilen insan kaynakları ve maddi kaynaklar üzerinde tam yetkiye sahip olacaktır. Diğer bir deyişle, Faydalanıcı ülke Proje Lideri, Faydalanıcı ülkeden gelen uzmanlardan ve üye ülke Proje Lideri de diğer tüm uzmanlardan sorumlu olacaktır.

Her bileşen için görev dağılımı yapılmalıdır; Ortak sorumluluk altındaki bileşenler için, Eşleştirme iş planında, hangi tarafın lider olduğu

belirtilmelidir. Belirli bir faaliyet için bir sorumluluk verilirken, tahsis edilen bütçeyle ilgili verilen yetki de bununla

bağlantılı olmalıdır.

Proje Yönlendirme Komitesi, koordinasyonun iyi sağlanması için faydalı bir araçtır. Projeye katılanların (üye ülke konsorsiyumu ve/veya Faydalanıcı ülkeden farklı bakanlıklar)sayısı ne kadar fazla olursa, böyle bir mekanizma da o denli faydalı ve gerekli olacaktır ve Eşleştirme iş planında öngörülmelidir . Yönlendirme Komitesi çeyrek ve final raporların değerlendirilmesi için toplanır.

Üye Ülkenin Yönetim Hiyerarşisi

Tüm Eşleştirme projelerinde, üye ülkenin katılımının tüm sorumluluğu, üye ülke Proje Liderine aittir ve Proje Lideri, proje bileşenlerinin yönetimi ve uygulanması için başkalarına da yetki verebilir. Örneğin, Proje Lideri, muhasebe ve faturalandırma işleri, eğitim seminerlerinin organizasyonu, eğitim dokümanlarının hazırlanması vb. gibi konularda,başka bir idari kuruma yetki verebilir. Bunun için ödenen ücretler ve yapılan harcamalar, “proje yönetim giderleri” tazminatından gelirinden finanse edilir.

YED(ler), üye ülke Proje Liderine rapor verirler.

Birden fazla üye ülkenin katılıması halinde, lider üye ülkenin Proje Lideri, tüm proje için üye ülke tarafına ait sorumluluğu alır. Üye ülke Proje Lideri, belirli proje bileşenleri için sorumluluğu diğer bir üye ülkeye aktarabilir ancak projenin genel sorumluluğu ondadır. Buna, Faydalanıcı ülke stajyerlerine evsahipliği yapmak, seminer düzenlemek, mevzuat hazırlanmasında Faydalanıcı ülkeye yardım etmek...vb. örnek verilebilir.

Üye Ülkelerin Konsorsiyum Kurduğu Projeler

Birden fazla üye ülkenin bir konsorsiyumda beraber çalışmaya karar verdiği durumlarda, proje yönetimi daha da karmaşık hale gelir. Eşleştirme Kontratı ve Eşleştirme iş planı taslağı hazırlanırken

39

ve projenin uygulanması için hazırlanırken göz önünde bulundurulması gereken, uygulamaya ilişkin bir çok husus vardır. Faydalanıcı ülke ortaklarının, konsorsiyum üyelerinin, zorunlu sonuçlara ulaşmak için hem istekli hem de tam olarak işbirliği yapabilecek konumda olup olmadığından emin olmalarında yarar vardır.

Eşleştirme iş planı, her bir proje bileşeni için, ortakların sorumluluklarını, kimin neyi, ne zaman ve hangi kaynaklarla (ayrıntılı gider dökümünde tanımlandığı gibi) yapacağını açıkça belirterek, detaylandırmalıdır.

Komisyon, yardımcı üye ülke ortağının, lider üye ülke tarafından tayin edilen Proje Liderine genel bir yetki belgesi vermesini şart koşmaktadır.(bkz. Eşleştirme Kontratı, Ek VIII). Bu yetki, Proje Liderine, ortak kurum adına taahhütte bulunma ve projenin uygulanmasıyla ilgili karar alma gücünü verir. Bu yetki belgesinin imzalanması, Eşleştirme Kontratının sunulması için bir önkoşuldur.

Yardımcı üye ülke ortaklarının lider üye ülkeye verdikleri yetki belgesinin yanında, konsorsiyuma dahil olan üye ülkelerin, konsorsiyum içi bir anlaşma yapmaları gerekir. Yapacakları işbirliğinin ayrıntılarını tanımlamak üye ülkelerin yetkisindedir. Anlaşma, asgari olarak, aşağıdaki ana hususları kapsamalıdır:

Mali konular, özellikle, geri ödenebilir harcamalar ve “proje yönetim giderleri” tazminatının oranı konularında konsorsiyum üyeleri arasındaki fon transferinin düzenlenmesi. Genellikle, lider üye ülke ortağı, “proje yönetim giderleri” tazminatının bir kısmını, liderliği nedeniyle ortaya çıkan masrafları karşılamak için elinde bulundurur. (bkz. Kısım 5.8)

Bilgilerin paylaşılmasını, faaliyetlerin tutarlılığını ve koordinasyonunu sağlayacak iletişim kanalları; Karar alma usulleri, örneğin, hangi kararlarda görüş birliği sağlanacak, hangi konular lider üye

ülkeye bırakılacak gibi.

4.4 Faydalanıcı Ülke Girdileri (Personel ve Altyapı)

Eşleştirme projelerinin başarılı olması, sonuçlara ulaşmak için kesin kararlı olunmasına ve Faydalanıcı ülke kaynaklarının önemli ölçüde katkıda bulunmasına bağlıdır.

Personel Girdileri

Projenin çeşitli bileşenlerinde, personelin önemli ölçüde mesai harcaması gerekecektir:

En üst ve en geniş düzeyde, Faydalanıcı ülke kurumunda, Eşleştirme projesinin bütünü için siyasi taahhüt ve destek olmalıdır.

Her Eşleştirme projesinin, projeyi yönetecek ve doğru bir şekilde uygulayacak yeterli yetkiye sahip bir Faydalanıcı ülke Proje Liderinin olması gerekir. Projenin uygulamasının nihai sorumlusu olarak, Eşleştirme Kontratında bu kişinin, adı ve imzası bulunur;

Her Eşleştirme projesinde, Faydalanıcı ülkeninde bir YED muadilinin olması gerekir; Proje düzeyinde, Faydalanıcı ülke personeli, belli bir proje bileşeninin uygulanmasına aktif

olarak katılacaktır (YED ve kısa dönemli uzmanlarla birlikte çalışmak, eğitim faaliyetlerine katılmak gibi);

İstenen sonuçlara ulaşmak için gereken uygulamaya yönelik ve siyasi yükümlülüklerin tam olarak anlaşılmasını sağlamak amacıyla, Faydalanıcı ülkenin personel katkısı, Eşleştirme iş planında, mümkün olduğu kadar ayrıntılı anlatılmalıdır;

Faydalanıcı ülke Proje Liderinin değişimi, kısım 6.6’da belirtilen prosedüre uygun olarak yazılı biçimde bildirilmelidir.

Altyapı Girdileri

Faydalanıcı ülke, üye ülke ortaklarının görevlerini yerine getirebilmeleri için gereken altyapıyı sağlamalıdır. Ofis ve ekipman (bilgisayar, telefon, faks vb.) sağlanmalı ve bu ekipman, YED’in geldiği tarihten itibaren kullanılabilir olmalıdır.

40

Tüm altyapı gereksinimleri, Eşleştirme Kontratı, Eşleştirme iş planı ve bütçede belirtilmelidir; Muhtelif ihtiyaçlar için AB fonundan en çok 5,000€ sağlanabilir (bkz. kısım 5.10). Bu da, ancak

Faydalanıcı ülkenin istenen malzemeyi karşılayamadığının kanıtlanması halinde, çok istisnai durumlarda mümkündür.

4.5 Üye Ülke Girdileri (Personel)

4.5.1 Personelin Teknik Bilgisi ve Zamanı

Faydalanıcı ülkenin, Eşleştirme projesini uygulama çabalarına destek olmak amacıyla üye ülkenin temel girdisi, personelinin, yani Proje Liderinin, Yerleşik Eşleştirme Danışmanının, kısa ve orta dönem uzmanlarının ve projenin yönetiminde ve muhasebesinde yer alan diğer personelin harcadığı zamandır. Eşleştirme iş planında,5 her proje bileşeni için ne kadar zaman ayrılması gerektiği kesin olarak belirtilmeli ve bu zaman paylaşımı, bütçe hükümleriyle tam olarak bağlantılı olmalıdır. Üye ülke personelinin katkıda bulunduğu kategoriler şunlardır:

Personel İş/işlev Zaman

Proje Lideri Üye ülke girdilerini iyi idrak edip yönetmesi, ilgili müktesebat alanının tüm süreçleriyle ilgili geniş bilgi sahibi olması ve iyi liderlik özelliklerine sahip olması gerekir

Ayda en az üç gün ve her üç ayda bir (karmaşık projeler için daha fazla) ziyaret önerilir.

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı(ları)*

Projenin uygulanması için faydalanıcı ülke personeliyle günlük olarak çalışır, faydalanıcı ülkedeki faaliyetleri destekler ve koordine eder. Uygulamanın devamlılığını sağlar. Sektör hakkında bilgi sahibi olması gerekir.

Faydalanıcı ülkede birbirini izleyen en az 12 ay boyunca tam zamanlı çalışır. (bknz. 2.2)

Kısa/Orta Dönem Uzmanlar

Belirli proje bileşenleri üzerinde çalışan ve uzmanlık bilgisine sahip memurlar. Uzmanlık destek hizmetlerini de içerir. Örn. faydalanıcı ülkenin veri tabanlarına erişmesini sağlar

Değişir. Günlerin sayısına göre belirlenir.

Lojistik Yönetim&Muhasebe

Proje desteği için üye ülke de çalışır Belirtilmemiştir, “proje yönetim giderleri” tazminatından karşılanır..

4.5.2 Proje Lideri

Proje lideri, sivil bir memur ya da siyasi düzeyde girişimde bulunabilecek üst düzey bir yetkili olmalıdır. Proje Liderinin kıdemi, kendisine, projenin etkili uygulanması konusunda hem kısa dönem uzmanlarına, hem de faydalanıcı ülkedeki üst mercilerin tam desteğine başvurma gücü sağlar. Proje lideri danışman değildir, projenin uygulanma sürecini yönetir.

Doğal olarak Proje Lideri, kıdemi ve proje için ayırdığı zaman arasında bir denge sağlamaya çalışacaktır. Diğer yükümlülükleri nedeniyle, projeye fazla zaman ayıramayabilir. Her üç ayda bir saha ziyareti ile birlikte minimum ayda üç gün vakit ayırması tavsiye edilir. Proje ne kadar karmaşık olursa, o kadar çok ilgilenmesi gerekir .

5 Yerleşik Eşleştirme Danışmanının çalışma çevresini tanıması ve uyum sağlaması için, İş planının, başlangıçta 2-4 haftalık bir süreyi öngörmesi önerilir.

41

4.5.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı (YED)

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, Eşleştirme projesinde, özellikle de uygulama ve kurumsallaşma alanında, çok iyi bilgi sahibi olmalıdır. Diğer üye ülke sistemleriyle ilgili karşılaştırmalı bilgi sahibi olmalıdır; bunun yanısıra iyi yönetim, iletişim ve dil becerilerine sahip olması beklenir. Proje lideri ve/veya kısa dönem uzmanlar da uzmanlık bilgisi sağlayacaklardır.

Ekip üyeleri arasında denge sağlanmalı;Yerleşik Eşleştirme Danışmanının profili, ekibin geri kalanı (özellikle Proje Lideri) ile bağlantı içerisinde değerlendirilmelidir; Yerleşik Eşleştirme Danışmanının deneyimsizliği, ekibin, bir bütün olarak kalitesi ile telafi edilebilir.

Proje Lideri, Yerleşik Eşleştirme Danışmanı ile başlıca kısa ve uzun dönem uzmanlar da dahil tüm personelin özgeçmişleri, Eşleştirme Kontratına eklenecektir. Eşleştirme “iş planında”, diğer uzmanların kısa biyografileri de yer alacaktır.

4.5.4 Proje Lideri’nin ya da YED’in Değişmesi

Üye ülke Proje Liderinin ya da Yerleşik Eşleştirme Danışmanının değişmesi durumunda, Eşleştirme Kontratı ve İş Planı, kısım 6.6 da belirtilen prosedüre uygun olarak değiştirilir. Bu değişiklikler için Komisyon Merkezindeki Eşleştirme Yönlendirme Komistesine danışma talebinde bulunulur.

4.5.5 Personelin Milliyeti

YEDler ve diğer uzmanlar, ilke olarak, AB Üye ülkelerinden birinin vatandaşı olmalıdırlar.

Üye ülke kurumları ya da yetkilendirilmiş kuruluşlar, belirli alanlardaki bilgileri ve yönetim sistemleri nedeniyle, faydalanıcı ülkeler tarafından eşleştirme ortakları olarak seçilirler. Bu nedenle, Faydalanıcı ülke ortaklarına sağlanan insan kaynakları, üye ülke yönetimine tam anlamıyla entegre olmalıdır.

Yetkilendirilmiş kuruluş olsun olmasın, üye ülkenin yönetimini destekleme kuruluşlarından gelen uzmanlar projeye dahil olamaz ancak projenin liderliğini üstlenen ve gereken uzmanlığa sahip uygulama kuruluşlarından gelen uzmanlar projede rol alabilir.

Faydalanıcı ülkenin bilgisi dahilinde ya da isteği üzerine, proje kontratında bulunmayan diğer üye ülke uzmanlarından, lider üye ülkenin sorumluluğu altında ve geçici olarak uzmanlık talep edilebilir. Uzmanın yetenekleri ve uygunluğundan, o üye ülke sorumludur ve katılım koşullarını ve ayrıntıları da üye ülke belirler. Bölüm 5.12.’de özel sektör için gerekli olan detaylara bakınız.

4.6 Yönetim ve Muhasebe

Daha genel proje yönetimi sorumluluklarının yanında her proje için bir destek sistemi olması gerekir. Faydalanıcı ülke ve üye ülke kurumlarındaki kişi ya da kişilerin yapmaları gereken iki görev vardır ve bu görevlere ilişkin masraflar, proje yönetim giderleri tazminatından karşılanır. Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, bu görevlerden sorumlu olmamalıdır.

Birinci görev, eşleştirme projesinin lojistik yönetimi ile ilgilenmektir. Seyahatlerin düzenlenmesi, Proje Liderine ve tüm kısa/orta dönem uzmanlara organizasyon konusunda destek sağlanması, ayrıca seminerlerin ve araştırma gezilerinin organizasyonları da buna dahildir.

İkinci görev ise mali yönetimdir. Buna, harcamaların muhasebesi, faturalandırma(bkz. Kısım 7) ve proje fonlarının yönetimi de dahildir. Konsorsiyum yapılması halinde, lider üye ülkenin yönetimle ilgili görevleri artırılır; ortakların yönetimdeki desteği minimum düzeyde olmalıdır.

42

“Proje yönetimi giderleri” tazminatı, diğer masrafların yanı sıra (bkz. kısım 5.8) faydalanıcı ülke dışında yapılan görevlerle ilgili giderleri de karşılamak için düzenlenmiştir.

Faydalanıcı ülke ve üye ülke kurumları, bir Eşleştirme projesi dahilindeki lojistik ve mali yönetimden ve genel yönetimin kendilerini ilgilendiren kısımlarından bütünüyle sorumlu olacaklardı.

Lojistik destek ve muhasebe desteği için gereken herşey, Eşleştirme iş planını hazırlayan üye ülke tarafından göz önünde bulundurulmalıdır;

Yerleşik Eşleştirme Danışmanları, kendi harcırahlarını ve yasal tazminlerini kendileri yönetmelidir.

Proje yönetim giderleri, Eşleştirme projelerinin uygulanmasında gerekli olan esnekliğe imkân verir. Bu bütçe kaleminin varlığı (proje yönetim giderleri) diğer idari harcamaları hangi formda ya da kalemde olursa olsun kapsamına almaz. Eşletirme projelerinin Üye Ülke ortaklarına herhangi bir kar sağlamaması gerekliliği konusu açıklığa kavuşturulmalıdır ki; bu proje yönetim giderlerinin kötü kullanımı anlamına gelir.

4.7 Çeviri Hizmetleri

4.7.1 YED için dil/proje asistanı

YEDin, günlük, yazılı ve sözlü çeviri yapabilecek ve projeyle ilgili diğer genel konularla ilgilenecek tam zamanlı bir asistanı (Faydalanıcı ülke vatandaşı) olmalıdır. Birçok durumda bütçede, bu tür masraflara ilişkin hükümlere de yer verilmelidir.

Yalnızca istisnai durumlar asistan ihtiyacından feragat edilmesi gerekir.

Ücreti, Eşleştirme projesi bütçesinden karşılanan asistanın, nihai faydalanıcı kurumla herhangi bir sözleşme ilişkisi olmamalı yada en azından son altı ay içinde o kurumda çalışmış olmamalıdır.

Uygun bir proje asistanını işe alma prosedürü Eşleştirme Kontratının imzalanmasından önce başlamalıdır DİKKAT DİKKAT. En az üç kişi mülakata alınmalıdır. Eğer işe alma, kontratın imzalanmasından sonra gerçekleşiyorsa, alt kontrat girdilerinin gereksinimleriyle bağdaşmalıdır. Bölüm 7.6 ve Ek A4’e bakınız.

Faydalanıcı ülke, yeni birini işe almak yerine kurumun içinden birini görevlendirmeyi de isteyebilir. Bu durumda verilen maaş, Eşleştirme Kontratı tarafından karşılanmaz. Bunun faydası ise, dışarıdan biri yerine kurum içi bilgilere sahip bir proje asistanına sahip olmaktır.

4.7.2 Yazılı Çeviri

Eşleştirme projesi oluşturulurken, çeviri ihtiyacı gerekçelendirilmeli ve projede öngörülmelidir. Proje bütçesinde, yazılı çeviri çalışmalarıyla ilgili hükümlere yer verilebilir.(bkz 5.9) AB müktesebatının çevirisinin önceden yapılıp yapılmadığı dikkatle kontrol edilmelidir.

YED asistanı bu alanda görevlendirilebilir. 4.7.3 Sözlü Çeviri

Seminerlerin, önemli toplantıların ve diğer proje faaliyetlerinin çevrilmesi konusundaki hükümlerin de gerekçelendirilmesi gerekir (dille ilgili konular için 9.1 e bakınız).Bu konudaki harcamalarda, yerel kaynakların kullanılması önerilir. Eğer çevirinin hacmi çok fazlaysa, bir çerçeve anlaşması da yapılabilir.

43

YED asistanı bu alanda görevlendirilebilir.

4.8 Seminerler, Eğitimler ve Stajlar

Bir Eşleştirme projesinde, klasik eğitim faaliyetleri gerekli olabilir. Bu eğitimler, faydalanıcı ülkede ya da gerekirse başka bir yerde düzenlenen seminerler şeklinde; ya da faydalanıcı ülkedeki resmi görevlilere, üye ülke kurumlarında çalışma ve zaman geçirme fırsatı sunan eğitimler/stajlar şeklinde veyahut da belirli uzmanlık konularında çalışma toplantıları ya da eğitim kursları şeklinde olabilir.

Üye ülkedeki eğitimler, genelde, az sayıdaki faydalanıcı ülke uzmanlarına yönelik olur ve sınırlı bir zaman içinde gerçekleşir (3-5 ay). Daha çok katılımcıya daha az maliyetle ulaşılacağından, seminerler, genellikle faydalanıcı ülkede yapılır.

Diğer proje bileşenleri gibi, eğitim faaliyetlerinin de (araştırma gezilerini de içerir), “zorunlu sonuca” ulaşmaya katkı sağladığı kanıtlanmalıdır. Bir çalışma gezisinin uygun görülebilmesi için, üye ülkeden yapılan bir faaliyete kıyasla, nitelik açısından ve ekonomik açıdan avantajlı olup olmaması çok önemlidir. Yani; uzmanlık seviyesinde bir dil eğitimi kabul edilebilir fakat temel seviyede bir dil eğitimi kabul edilemez. Eğitime ilişkin bazı masraflar proje fonundan karşılanabilir, (bkz. 5.7); fakat diğer masraflar faydalanıcı ülkenin sorumluluğunda kalır. Proje tasarlanırken, faydalanıcı ülkenin hali hazırda desteklediği ve Eşleştirme projesi dışındaki eğitimler de hesaba katılmalıdır.

4.9 Öngörülmeyen Girdiler

Bir Eşleştirme projesinin başarısının sürekliliğini sağlamak için pek çok girdiden yararlanılabilinir. Örneğin, üye ülkeyle ya da diğer veritabanlarıyla bağlantı, uluslararası örgütler ya da ağlarla bütünleşme, konunun uzmanları tarafından kaleme alınmış yazılı dokümanlar ya da yazılımlar vs (bkz 5.10)

4.10 Proje Sunum Özeti

Eşleştirme Kontratını hazırlarken, Özel Hükümlerin Eşleştirme Kontratının sunumunu için doğru sıra ve formatın belirtildiği 6. maddesine atıfta bulunulmalıdır. Eşleştirme Kontratı, standart bir metin (Komisyon tarafından temin edilmiş) ve Eşleştirme ortakları tarafından temin edilen detaylı bir proje bilgilendirmesini içerir. Her ne kadar, projelerin sunumunda belirli bir oranda esneklik olsa da, metin Komisyona sunulmadan önce dikkate alınacak birkaç nokta mevcuttur:

Projenin içeriği İlgili müktesebat belirtilmelidir; Zorunlu sonuçlar iyi tanımlanmalı ve proje

referans kodu da açık bir şekilde belirtilmiş olmalıdır;

Proje bileşenleri, göstergeler ,zaman çizelgeleri ve bütçeler, birbiriyle bağlantılı ve mantıklı bir biçimde açıkça anlatılmalıdır, tüm bu unsurların tek bir çizelgede toplanması tercih edilir.

Sorumluluklar, üye ülke ve faydalanıcı ülke arasında net biçimde dağıtılmalıdır

Destekleyici dokümanlar(eksiksiz bir eşleştirme projesi sunulurken gereken sıralama ve format, Eşleştirme El Kitabının A ekinde yer almaktadır.)

YED’in, her iki Proje Liderinin ve diğer başlıca uzmanların özgeçmişleri, (AB formatında) eklenmiş olmalıdır;

YED’lerin maaşları belirtilmelidir; Ortak üye ülkenin lider üye ülkeye verdiği

yetki belgesi olmalıdır.Pratik/Teknik Noktalar Eşleştirme Kontratı hem faydalanıcı ülke

hem de üye ülke tarafından imzalanır;

44

Ekleri de içeren eşleştirme kontratı (Faydalanıcı ülke ve lider üye ülke arasındaki anlşamya göre, ve eğer ilgiliyse diğer yardımcı üye ülke ortağına da danışılarak), İngilizce, Fransızca ya da Almanca dillerinden birinde teslim edilir;

Eşleştirme Kontratı’nda, doğrudan katılan herkesin eksiksiz ve güncellenmiş iletişim bilgileri olmalıdır;

Ekleri de içeren Eşleştirme Kontratının sayfaları numaralanmış ve tarihi atılmış olmalıdır.

KISIM 5: EŞLEŞTİRME PROJESİ BÜTÇESİ

←5.1 Proje Bütçesi (Eşleştirme Kontratı Ek III)

←5.1.1 Bütçenin İçeriği

Tüm eşleştirme kontratları, sırasıyla Ek I ve Ek III’te belirtildiği gibi bir iş planı ve buna bağlı ayrıntılı bir bütçeden oluşur. Eşleştirme bütçesi, YED ile ilgili harcamalar ve diğer genel bütçe kalemleri dışında faaliyete dayalı bütçe formatında sunulur. Bütçede sıralanan giderler iş planında sıralanan faaliyetlere uygun olmalıdır.

Faydalanıcı ülkenin ya da üye ülkenin sorumluluğu altında yürütülüp yürütülmediğine bakılmaksızın, Eşleştirme projesi çerçevesinde öngörülen tüm faaliyetlerin listesi yapılmalıdır. Bütçede belirli bir tutarın tahsis edildiği faaliyetler, sadece finansmanın, AB programından talep edildiği faaliyetlerdir.

Diğer faaliyetlerin maliyetlerine değinilmez fakat yine de sembolik olarak bütçede yer alırlar; bu ilgili aktiviteleri yürütme sorumluluğunu üstlenen ortağın bir taahhütü olduğu anlamına gelmektedir, çünkü her faaliyetin karşısında bir ortak (üye ülke yada faydalanıcı ülke) belirtilmektedir. Eğer üye ülkelerden oluşan bir grup söz konusu ise, yükümlülüğü alan ülke belirtilmelidir.

←5.1.2 Ödenebilir Giderler

Eşleştirme projesinin uygulanması için tahsis edilen bütçeden (zarftan) fon sağlanabilen harcamaların ayrıntılı olmayan bir listesi aşağıda yer almaktadır. Bunlara fon sağlanabilir ve o proje içi ayrılan AB fonlarından karşılanabilir. Her bir kategori, bu kısmın ilerleyen bölümlerinde daha ayrıntılı olarak anlatılacaktır.

• Eşleştirme Kontratının (ve eklerin) hazırlık aşamasında, ortaya çıkan masraflar , tavan fiyata ve şartlara göre (seçimlerin duyurulmasından Eşleştirme Kontratının Yönlendirme Komitesi görüşü için Komisyon merkezine gönderilmesine kadar (bkz 5.2),

• Yerleşik eşleştirme danışmanları : üye ülkenin yerleşik eşleştirme danışmanlarının en az 12 aylık bir süre için faydalanıcı ülke de tam zamanlı olarak görevlendirmeleri (proje başına en az bir tane);

• Proje lideri ve kısa/orta dönem uzmanlar : Projenin bütün sorumluluğunu alan proje lid-eri; yüksek ihtisas yapmış uzmanların yardımını gerektiren işler, bir kerelik veya kısa ya da orta süreli tekrarlar halinde yapılan görevlendirmelerle yürütülür.

45

• Tedarik ve hizmetler: Eşleştirme projelerinde, bazen yeni sistem ve hizmetlerin (yazılı çeviri, veri alışverişi, ağ erişimi,vs) çalışması için hayati önem taşıyan tedariklere (bilgisayar yazılımı gibi) ya da istisnai durumlarda ve tam olarak gerekçelendirilmesi halinde özel sektör uzmanlarının katkısına ihtiyaç duyulabilir.

• Seyahat masrafları: Üye ülke personelinin ulaşım masrafları karşılanır ve günlük har-cırah alma hakları vardır. Bütçeye, fiyatlardaki ve günlük harcırah miktarlarındaki değişiklikleri kapsayacak bir hüküm konulmalıdır (bkz 7.7).

• Eğitim: Yeni sistemleri kullanacak faydalanıcı ülke personelinin bu konudaki eğitimi. Bu eğitim, esasen faydalanıcı ülkede yapılır fakat aynı zamanda üye ülke kurumlarında ya da üye ülkenin kurumsal işlevler yüklediği diğer kuruluşlarda yapılan eğitim/stajları (sınırlı sayı ve zamanda) da kapsayabilir. Çoğu durumda eğiticilerin eğitimine öncelik verilir.

• Faydalanıcı ülke dışındaki hazırlık ve iş takibi çalışmaları, yönetim ve muhasebe: üye ülkenin, projeyi yönetirken yaptığı harcamalar Kısım 5.8’de açıklandığı üzere “proje yönetimi giderleri” tazminatından finanse edilir.

• Sözlü ve yazılı çeviri masrafları (bkz 5.10)

• Harcama Teyit Raporu giderleri (bkz 7.3)

• Fiyatlardaki değişikliklerin karşılanmasına ilişkin hüküm (bkz 5.6.3 ve 7.7)

←5.1.3 Bütçenin Yapısı

Eşleştirme Bütçesi, her zaman eşleştirme kontratının Ek A3 kısmında verilmektedir. Bu bütçe üye ve faydalanıcı ülke Proje Liderleri tarafından karşılıklı olarak kendi yönetimlerinin sorumluluklarını ve eşleştirme projesinin sahiplenilmesini ifade edilecek şekilde imzalanmalıdır.

Eşleştirme bütçesi aşağıdaki harcamaları temel kalemler olarak sunar:

1. YED Harcamaları (bkz 5.3)

1. YED'in maaşı2. Gündelik sayılmayan özlük hakları3. Diğer harcırahlar

YED’lerle ilgili harcamalar (maaş, özlük hakları ve diğer harcırahlar) ve diğer ilgili maddeler (örneğin, fiyat değişiklikleri) dışında bütçenin temel yapı taşları şöyledir:

2. Faaliyet tabanlı bütçe bileşenleri: Bütçede bu başlık altında zorunlu sonucların elde edilmesi ile ilgili olarak ortaya çıkacak tahmini harcamalar açıklanmaktadır.

Her Bütçe Kalemi bir Eşleştirme iş planında belirlenen bir Zorunlu Sonuç ile ilişkilendirilir. (örn. oluşturulacak yasa taslağı, eğitilecek personel, hazırlanacak organizasyon şeması)

Her kalem, ayrı birer alt bileşen olarak tanımlanmış bir ya da bir kac faaliyeti içerebilir. (örn. uzman ziyareti, seminer)

Her bir faaliyet ulaşılmasına katkı sağlayacağı daha geniş bir zorunlu sonucun alt bileşeni olarak tanımlanır. Yalnızca uygulanmada ortaya çıkacak bütün gider başlıklarını içermelidir.

Eğer bir faaliyet için uygun şekilde bir bütçe belirlendiyse, bu faaliyetin iptali halinde, o faaliyetle ilgili tüm masraflar da iptal edilir ve diğer faaliyetler bundan etkilenmez.

46

Temel kural, her bir faaliyetin, ilgili bütçe bileşeninin altında (zorunlu bir hedefle ilişkilendirilmiş) farklı bir bütçe girdisinin olmasıdır. Birden fazla faaliyet için tek bir bütçe oluşturulması halinde, kesin ve proje ile ilgili bir neden olmalıdır.

Uygulama sırasında, çok sayıda özel durum ortaya çıkabilir; aşağıda verilen örnekler, kuralın nasıl uygulanacağını göstermektedir.

Genel konuşmak gerekirse, seminer bir faaliyettir ve kendi içinde bir bütçesi vardır. Fakat aynı katılımcılar için birbirini izleyen üç seminer düzenlenerek özel bir teknikle eğitim yapılması halinde, her üç seminer de aynı kaleme dahil edilebilir. Ya da, eğer aynı eğitim semineri dört farklı gruba dört kez verilirse, bu dört oturum aynı kaleme dahil edilebilir.

Benzer şekilde,uzmanlar tarafından gerçekleştirilen kısa dönemli ziyaretlerde, genelde her ziyaret için bir bütçe hazırlanır. Ancak eğer aynı uzman, eşleştirme projesi süresince, aynı amaç için birbirini izleyen ziyaretler gerçekleştirirse, bu ziyaretler aynı kaleme dahil edilebilir. Eğer birkaç uzman aynı amaç için bir ziyaret gerçekleştirirse, tüm faaliyet tek bir bütçe kalemi dahiline girebilir.

Bir gideri, herhangi bir bütçeye dahil etmek mümkün olabilir ancak en uygun kısım seçilmelidir: böylelikle, bir faaliyet iptal edildiğinde, sadece ait olduğu kalemi etkiler ve diğer kısımlarda bir değişiklik yapılmaz.

Örnek 1 : bir bilgisayar uzmanı, başvuru sahibi ülkeyi dört kez ziyaret edebilir; üçü bir bilgisayar sistemi kurulmasına yardım etmek için, biri de eğitim semineri için. Sonuncusu seminer için ayrılan bütçe kaleminde, diğer üçü ise başka bir kalemde yer alır.

Örnek 2: Bir yerleşik eşleştirme danışmanı, ülkenin başkenti dışında bir yerde seminer vermek istiyorsa, Yerleşik eşleştirme danışmanın aldığı tüm standart harcırahlar tek bir kalemde gösterilir. Yerleşik eşleştirme danışmanının, seminerin yapılacağı şehire gitmek için yaptığı seyahat masrafları ve seminer süresindeki geçinme ödemesi, seminer için ayrılan kaleme girer. Eğer seminer iptal edilirse, harcamalar da iptal edilir fakat yerleşik eşleştirme danışmanlarının standart harcırahları devam eder.

Örnek 3: Bir seminer için işe alınan çevirmenin ücreti, seminer kaleminde yer alır. Yerleşik eşleştirme danışmanının daimi asistanı, kimi zaman seminerlerde çeviri yapılmasına yardım etse de, masrafları, daimi asistanlara ayrılan kalemde yer alır. Seminer iptal edilse de yerleşik eşleştirme danışmanının daimi asistanı tam zamanlı ücret alır.

←5.2 Eşleştirme Kontratı Hazırlanırken Yapılan Harcamaların Tahsilatı

←5.2.1 Eşleştirme Kontratının ve İş Planının Hazırlanması

Eşleştirme ortaklarının, eşleştirme iş planını ve bütçesini ortak olarak hazırlamak için bir araya gelebilmeleri gerekir. Eşleştirme projesinin gecikmeden başlayabilmesi ve faydalanıcı kurumun eşleştirme katkısına ihtiyacı olduğu zaman gereken eşleştirme uzmanlığını zamanında alınabilmesi için, bu hazırlık, seçim sonuçlarından sonra yapılmalıdır.

Bu yüzden, eşleştirme hazırlık giderleri, aşağıdaki şartlar altında ödenebilir.

(1)Sadece, belirlenen ana ve yardımcı üye ülke ortaklarının proje liderlerinin ve/veya YED’in (başka uzmanların değil) yaptığı harcamalar geri ödenebilir.

(2)

47

IPA İçin: Seçimlerin seçilen üye ülke ortaklarına resmi olarak bildirilmesinden, nihai proje taslağının Komisyon Merkez Teşkilatı’nda Yönlendirme Komitesi’nin müzakeresine sunulmasına kadar en fazla altı aylık bir süre içerisinde yapılan hazırlık giderleri geri ödenebilir.

Eşleştirme kontratının Temmuz ve/veya Ağustos ayında hazırlanması nedeniyle üye ülkelerin ceza almamaları için, tüm Eşleştirme çeşitlerinde (IPA VE ENPI), 30 güne kadar olan süre bu altı aylık zaman diliminde sayılmayacaktır.

(3)Bu altı aylık dönemin, ilgili Finansman Zaptı’nın geçerlilik süresi içerisinde olması gerekmektedir.

(4)Eşleştirme ortaklarının, söz konusu altı ay içinde Eşleştirme Kontratı ile ilgili hazırlıkları bitirmeleri ve kontratı imzalayarak uygulamaya geçmeleri gerekir. Hazırlık giderlerinin kısmi olarak geri ödenmesi mümkün değildir.

Eğer eşleştirme partnerleri Eşleştirme Kontratının hazırlanmasını yukarıda anlatıldığı gibi altı ay içerisinde sonlandıramaz ise, tüm hazırlık masraflarını kaybederler. Benzer şekilde Eşleştirme projesi / kontratı iptal edilirse, hazırlık masrafları temin edilemez.

Komisyon’un, şartlara göre sözü geçen altı aylık süreyi kısaltma hakkı saklıdır.

Hazırlık giderleri için uygulanabilir tavan ücretler aşağıdaki gibidir:1M € yada daha yüksek bütçeli Eşleştirme Kontrat-ları için:

Faydalanıcı ülkeye en çok 6 kez ziyaret hakkıFaydalanıcı ülkede en çok 20 iş günü için çalışma ücretiFaydalanıcı ülke dışındaki işler için “proje yönetim giderleri” tazminatına tekabül eden bedelFaydalanıcı ülkede geçen günler için harcırah

1M €’dan yüksek bütçeli kontratlar için Faydalanıcı ülkeye en çok 9 kez ziyaret hakkıFaydalanıcı ülkede en çok 30 iş günü için çalışma ücretiFaydalanıcı ülke dışındaki işler için ‘proje yönetim giderleri’ tazminatına tekabül eden bedelFaydalanıcı ülkedeki günler için harcırah

Yukarıda (4) nolu kısımda anlatıldığı üzere, asıl ödeme, Komisyonun/idari ofisin, Eşleştirme Kontratını onayladığının/imzaladığının bildirilmesine bağlı olarak gerçekleştirilir.

Harcamalar, eşleştirme projesinin ilk üç aylık ara raporunun bir bölümü olarak raporlanabilir.

←5.2.2 YED’lerin Eğitimi

Yerleşik eşleştirme danışmanları, Komisyon tarafından Brüksel’deki 2 günlük eğitim seminerine katılmaya davet edilir. Bu eğitime katılmak için yapılan seyahat masrafları ve günlük harcırah (5.6’da belirtilen kurallara uygun olarak) eşleştirme kontratı bütçesinde yer almalıdır (Ek A3).

Bu giderler, yerleşik eşleştirme danışmanının eğitime ne zaman katılacağına bağlı olarak eşleştirme projesi taslağında bulunan hazırlık giderlerine ya da proje uygulama giderlerine dahil edilebilir. Tercihen YED, faydalanıcı ülkede sorumluluk almadan eğitime katılmalıdır.

Asıl ödeme, Komisyonun/idari ofisin, Eşleştirme Kontratını feshine/onayına bağlı olarak gerçekleştirilir.

48

←5.3 Yerleşik Eşleştirme Danışmanları

←5.3.1 Genel İlkeler

Yerleşik eşleştirme danışmanı görevi süresince üye ülkedeki maaşını almaya devam edecektir.

AB programı, yerleşik eşleştirme danışmanına normalde kendi ülkesinde (yurtdışında değil) kazanacağı miktarda para öder. Buna ek olarak ücret dışı yükler (YED’in kendi kurumunda çalışmama tazminatı) ve yer değiştirmeden doğan ek masraflar için toplam miktarın %6’sı oranında bir ücret ödenir.

Ödenecek miktar, bütçeye dahil edilmeli ve ayrıntılı gider dökümünde yer almalıdır. (Eşleştirme Kontratı Ek A3)

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, normal maaşına ek olarak:

• Görevi süresince Komisyon tarafından belirlenen miktarda geçinme ödemesi alır.

Ayrıca, tüm üye ülkelere uygulanan bir cetvele göre şu geri ödemeler (harcama kanıtlarının sunulması halinde) yapılacaktır:

• Kira giderleri;YED’ler, evlerini Komisyon’un yardımı olmadan bulurlar fakat kendi elçi-liklerinden, komisyon delegasyonundan/temsilciliklerinden ve çalıştıkları üye ülke kurumların-dan tavsiye alabilirler.

• Eğer yerleşik eşleştirme danışmanı çocuklarıyla gelmişse okul ücretleri;• Görevin başlangıcında ve bitişindeki ulaşım giderleri;• Nakil masrafları (aileyle geldiyse tüm ev halkının,tek başına geldiyse sadece ken-

disinin)• Eğer proje kapsamında aile üyeleri ile ilgili hiçbir harcama yapılmıyorsa, (örneğin, eşi

ve çocuklarını beraberinde faydalanıcı ülkeye getirmediyse) uygulamanın ikinci ayından itibaren üye ülkeye yapılacak seyahatler için aylık harcırah;

• Sağlık ve kaza sigortası.

Tüm bu maddeler eşleştirme kontratının A7 ekinde ayrıntılandırılmıştır.

Görevi sırasında, YED asıl çalışma yeri dışında olan bir alana gönderilebilir. Bu durumda, görev giderleri, kısa dönemli görevle ilgili kurallara (günlük harcırah ve seyahat masrafları) uygun olarak karşılanır fakat herhangi bir uzmanlık ücreti ödenmez. Bu giderler, gider dökümünde, yerleşik eşleştirme danışmanının uzun dönem göreviyle ilgili bütçede değil; görevi kapsayan faaliyetin bütçesinde yer alır.

Bazen, YED’den, faydalanıcı ülkenin bir başka eşleştirme projesinde, kısa süreli uzman olarak(en fazla 1 hafta) deneyimlerini paylaşması istenebilir. Bunun için proje liderlerinin (üye ülke ve faydalanıcı ülke) izni gerekir. YED’in maaşı, harcırahları ve harcamaları, yerleşik eşleştirme danışmanı olarak görev yaptığı projeden karşılanacaktır. Seyahat giderleri ve günlük harcırahlar (gerektiğinde sigorta giderleri) ise kısa süreli görevden faydalanıcı proje tarafından karşılanır.

YED’in tüm masrafları bütçede rakamsal olarak belirtilmelidir. Maaş giderlerinin doğrulanması için, gerçek maaş giderleriyle ilgili (harcırahlar ve diğer özlük hakları) doğrulanabilir kanıtların ilgili kuruma sunulması gerekir.

YED’in çalışma araçları (büro, mobilya, bilgisayar, telefon, faks v.b) faydalanıcı ülkedeki evsahibi kurum tarafından sağlantır (bkz 5.13)

Faydalanıcı ülke proje liderine ise bir Avrupa Komisyonu katkısı olmaksızın işvereni tarafından ödeme yapılır.

49

←5.3.2. Personel Kategorileri ve Geri Ödenecek Oranlar

Hizmet statüsü ve buna göre ödenecek oranlar

1. Kural olarak, üye ülke uzmanları (kısa ve orta dönem görev yapan uzmanlar ve YED) kamu personeli olacaktır. (bkz 5.3.1 ve 5.4)

2. Yetkilendirilmiş bir kuruluştan gelen YED’lerin maaşları geri ödenirken, herhangi bir kar amacı güdülmeden, kişinin gerçek maaşı ve ücret dışı yükler temel alınacaktır. Kısa ve orta süreli görevlerle ilgili oranlar için kısım 5.4’e bakınız.

3. Eğer Eşleştirme projelerinde uzman olarak görev yapacak yeterli kamu personeli yoksa, üye ülke kurumları ya da yetkilendirilmiş kuruluş tarafından geçici kamu personeli alınırabilir. Kurum tarafından geçici olarak görevlendirilen bu uzmanlar gerekli deneyime sahip olmaları ve çıkar çatışmasına neden olmamaları şartıyla, yalnızca kurum adına hareket edebilirler. Uzmanlar ile ku-rum veya yetkilendirilmiş kuruluş arasında yapılan kontratta; uzman, sözleşme kurumuna entegre edilmeli; kime rapor vereceği belirtilmeli; herhangi bir durumda bu uzmanların yerine kimin görev yapacağı belirlenmeli ve böylece hizmetlerin kalitesi konusunda tüm sorumluluk kendilerine yük-lenmelidir. Geçici kamu personelinin kurumdaki görev süresi Eşleştirme kontratı ile sınırlı ya da eşit olmamalıdır. Pratikte, eşleştirme projesinde görev almadan en az altı ay öncesinden işe alın-mış olmalıdırlar.

Eğer sözleşme bir kurum tarafından yapılıyorsa, ödemeler için, aynı yetenek ve kıdemdeki bir memurun ücreti baz alınacaktır.

Eğer sözleşme bir yetkilendirilmiş kuruluş tarafından yapılıyorsa, ödemeler için, aynı kuruluştan denk bir uzmanın ücreti baz alınacaktır.

4. Kısa süre önce emekli olan uzmanlar (projenin başlangıcı itibariyle iki yıldan daha kısa süre önce), kamu kurumlarında ya da yetkilendirilmiş kuruluşlarda geçici personel olarak görevlendirilebilirler ve tıpkı sözleşmeli memurlar gibi, eşleştirme projesinden sorumlu bir kuruluşla sözleşme yapmaları gerekir. Önerilen Üye Ülke Proje Liderlerinin emekli olmuş olması ve üye ülke yönetiminde tam zamanlı olarak çalışmaması, üye ülke teklifi adına göreceli olarak bir çekince sayılabilir.

Emekli olmuş uzmanların maaşlarının ödemesinde geçici kamu personeline uygulanan yukarıdaki ilkeler baz alınır.

Ulusal mevzuat nedeniyle kamu sektöründeki maaşların azalması durumunda, uzmanlar o gün geçerli olan oranda maaş alacaklardır.

Yukarıda farklı kategorilerdeki uzmanlar için söz edilen ücretler ve oranlar zorunludur. Bu oranlara uyulması, eşleştirme projelerinin sağlam bir mali yönetimi olması açısından çok önemlidir. Buna uyulmaması, eşleştirme katılan üye ülke kurumları arasındaki eşitliği bozar ve/veya eşleştirmenin, hedeflenen kurumsal işbirliği için güvenilir bir araç olma özelliğine zarar verir.

Üye ülkeler, ne olursa olsun,

(a) Çalışanları eşleştirme projelerine katılan yetkilendirilmiş kuruluşları, sadece daha fazla para almak amacıyla kullanmamalıdır.

(b) Katılan kurumla hiçbir alakası olmadan, sadece eşleştirme kapsamında sözleşmeli tutulan özel sektör uzmanlarını (özel avukatlar ve STÖ üyeleri de dahil) dahil etmek için, bu yetkilendirilmiş kuruluşları şemsiye kurum olarak kullanmamalıdır.

50

←5.4 Proje Lideri, Kısa ve Uzun Dönem Uzmanlar

Çalışanların Görevleri

AB, proje kapsamında kısa ve uzun dönem üye ülke görevlerinin maliyetini karşılar. Her bir kısa yada uzun dönem uzmanın, proje faaliyetlerindeki katkısı, eşleştirme iş planında belirtilmelidir.

Görev giderleri (ulaşım, harcırah vb.), standart AB kuralları kapsamında karşılanır. Üye ülkenin idari personelinin ve destek ekibinin faydalanıcı ülkeye yaptığı ziyaretler proje bütçesinden karşılanmaz.

AB’nin kısa ve uzun dönem uzmanlara sağladığı mali katkı, memurlar yada proje kapsamında memur statüsünde çalışanlar için günlük 250€’dur.

YETKİLENDİRİLMİŞ KURULUŞ PERSONELİNİN GÖREVLERİ: Üç Uzman Kategorisinin Tanımı ve Sırasıyla Ücret Oranları

1.Sınıf- Uzman: Faydalanıcı ülkede günlük çalışma ücreti 250€.Eşleştirme projesinde amaçlanan kurumsal uygulamalar konusunda minimum 3 yıl tecrübe.

2. Sınıf- Kıdemli Uzman: Faydalanıcı ülkede günlük çalışma ücreti 350€.Eşleştirme projesinde amaçlanan kurumsal uygulamalar konusunda minimum 8 yıl tecrübe,

Kendi deneyimlerinden yararlanarak üye ülkenin gereksinimlerine, sıkıntılarına ve kültürüne uyum sağlayacak yenilikçi bir yaklaşım sergileme kapasitesi,Avrupa Birliği’ne üye olmayan ülkelerle işbirliği deneyimi,Faydalanıcı ülke kurumlarında kullanılan Avrupa Birliği dillerinden birinde iletişim kurma kapasitesi.

3. Sınıf- Özel Danışman: Faydalanıcı ülkede günlük çalışma ücreti 450€.Eşleştirme projesinde amaçlanan kurumsal uygulamalar konusunda minimum 15 yıl tecrübe,Kıdemli uzmanlardan beklenen niteliklerin yanısıra, hükümetin üst düzey birimlerinde (bakan yardımcılığı, daire başkanlığı yada kamu yada özel sektörde yönetici yada eşdeğer bir görevde) çalışmış olma şartı aranmaktadır.

Bu kategori kati olarak eşleştirme projesine yapacağı katkı yüksek ücretlendirmeyi ve bunun sonucu oluşacak maliyeti makul kılacak, istisnai deneyim sahibi bireylere ayrılmıştır.

İstisnai durumlar

Ödenen ücretlerle personelinin gerçek giderlerini karşılayamadıklarını kanıtlayabilen yetkilendirilmiş kuruluşlar, her uzman kategorisi için en çok 100€ daha ödenmesini talep edebilirler. Bunun için, gerçek maaşlar aşağıdaki şekilde hesaplanarak detaylı bir şekilde belgelenmeli ve kanıtlanmalıdır.

Yetkilendirilmiş kuruluşların uzmanlarının gerçek maaşları, uzmanın maaşıyla doğrudan bağlantılı olarak işveren tarafından ödenecek ücret dışı yüklerin ve yıllık brüt maaşın toplamından oluşur. Bir uzmanın günlük gerçek maaş gideri, yıllık tutarın 180 faturalandırılabilir güne bölünmesi ile hesaplanır.

Günlük gerçek maaş oranının, yukarıda belirtilen uzmanlar için ödenen ücretlerden yüksek olması durumunda, yetkilendirilmiş kuruluş, her bir kategori için en çok 100€ daha arttırılması için Komisyona başvurabilir. Standart dışı bu oran, hiç bir şekilde kar marjı içeremez.

Uzman ücretlerinin arttırılmasına yönelik başvurular, üye ülkenin, başvuru sırasında sunulan mali verilerin doğruluğunu belgeleyecek Ulusal İrtibat Noktaları kanalıyla yapılır. Eğer Komisyon bu istisnai durumu kabul ederse, standart dışı maaş oranı, kamu kurumlarının yerine faaliyet gösteren yetkilendirilmiş kuruluşlar listesinde yayınlanır. Yetkilendirilmiş kuruluşun isminden sonra kare parantez içinde oranlar belirtilir. Şeffaflığın sağlanması amacıyla, maaşlardaki bu artış, öneriler sunulmadan önce talep edilir.

51

Uzmanların Sınıflandırılmasına İlişkin Açıklamalar

Eşleştirme Projelerinde görevlendirilen uzmanlar sınıflandırılırken, tüm faktörler bir arada göz önünde bulundurulur; bir kriterdeki eksiklik bir diğer nitelikle telafi edilebilir. Fikir ayrılığı durumunda, uzman sınıflandırmasında son söz Komisyon'a aittir.

Sınıf 3 (Özel danışman sınıfı), sadece, Eşleştirme Projesine katılımı yüksek maliyetler gerektiren istisnai deneyime sahip bireyler için ayrılmıştır. Personelden birini bu sınıfta bir uzman olarak nitelendirmek için sadece deneyim değil yanısıra yukarıda belirtilen diğer şartlar da yerine getirilmelidir.

Yararlı Hususlar

Kısa ve orta dönem personelle ilgili giderler hesaplanırken, kaç günlük harcırah verileceğinin uygun şekilde bütçelenmesi önemlidir. Örneğin;

2 hafta: Eğer A uzmanı faydalanıcı ülkeye Pazar günü gelip Cumartesi günü ayrılırsa, faydalanıcı ülkede 10 iş günü ve 13 günlük harcırah bütçelenir.1 hafta: Eğer B uzmanı Pazar günü gelip Cuma günü ayrılırsa, 5 iş günü ve 5 günlük harcırah bütçelenir.1 hafta: Eğer C uzmanı Pazar günü gelip Cumartesi günü ayrılırsa, 5 iş günü ve 6 günlük harcırah bütçelenir.

Faturalandırılmış iş günleri, işbirliği için harcanan günlerin sayısına eşit olacaktır (yolculuk süresi ve hafta sonları dışında). Günlük harcırahlar, ise çalışma şartlarını sağlayacak şekilde belirlenen varış ve ayrılış tarihlerini temel alarak faydalanıcı ülkede geçirilen gece sayısına göre verilir. Eğer indirimli uçak bileti kullanmak için bir gece daha kalınması gerekirse, yolcu, uçuş ücretleri arasındaki farktan daha fazla olmamak koşuluyla günlük harcırah alabilir.

Üye Ülke Kurumunda yada Yetkilendirilmiş Kuruluştaki Görevler

Üye ülke memurlarının ve yetkilendirilmiş kuruluş uzmanlarının eşleştirme projesine fayda sağlamak amacıyla faydalanıcı ülke dışında yürüttükleri görevler için, kuruma ya da yetkilendirilmiş kuruluşa yapılacak mali katkı, kısım 5.8 de belirtilen “proje yönetim giderleri” tazminatından karşılanacaktır.

←5.5 Öngörülemeyen Hizmet ve Malzeme Alımları

Bilgisayar yazılımı, dokümantasyon sağlanması, metinlerin çevirisi, özel tercümanlar ve benzeri hizmetler bu kategoriye girer ve gider dökümünde gösterilir. (Özel sektor girdileri için kısım 7.6, Yazılı ve sözlü çeviri tedariği için kısım 4.7 ve 5.10)

←5.6 Seyahat ve Harcırah

←5.6.1 Seyahat

• Seyahat masrafları her zaman geri ödenebilir harcamalar olarak görülür; bütçede öngörülür ve gerçekleşen esas tarife üzerinden faturalandırılır.

• Seyahat için genel kurallar şunlardır: Ekonomi sınıfı uçuş tarifesi ya da birinci sınıf tren biletinden hangisi daha uygun ve ekonomik ise o seçilir.

• Araba ile seyahat masrafları, hava yada demiryolu ile ulaşımın mümkün olmadığı durumlar dışında, yukarıdaki temel kurallar altında karşılanır. Böyle bir durumda, araba hususi ise 0.25€/km oranında, diğer durumlarda ise masraflar tutarında geri ödeme yapılır. Eğer birkaç uzman ortak-laşa bir araba kullanırlarsa, geri ödeme sadece bir defa yapılır.

52

• Hangi araç olursa olsun (araba, uçak, tren, kiralık minibüs...vs), mantıklı ve ekonomik açıdan avantajlı olmalıdır.

• Bu konudaki tek istisna, belirli şartlar altında (bkz Eşleştirme Kontratı Ek A7) YED’lere verilen aylık seyahat bileti ödeneğidir. Bu ödenek, projenin başında hesaplanır ve seyahatin ispatı olmak-sızın her ay otomatik olarak ödenir.

Uçakla seyahatlerde, mümkün olan en ucuz tarife uygulanmalıdır. Eğer Cumartesi ve Pazar günleri arasında bir gecelik konaklama yapılabiliyorsa, ekonomik tarifenin kullanılması zorunludur. Eğer indirimli tarifenin kullanılması için, fazladan bir gece daha konaklamak gerekiyorsa, yolcuya, bilet fiyatları arasındaki farktan daha fazla olmamak kaydıyla gerekli günlük harcırah verilir. İndirimli bilet mümkün olmadığı durumlarda, ekonomi sınıfı bilet kullanılır.

Havaalanına gidiş dönüş masrafları, şehir içi ulaşım masraflarına dahil olduğundan, günlük harcırahtan karşılanır. Sabah 07.00’dan önceki gidiş ve akşam 22.00’den sonraki varışlarda, istisnai olarak, ayrıca taksi ücreti ödenebilir. Havaalanına gitmek için şehirlerarası seyahat etmenin gerekli olduğu durumlarda, trenle seyahat kuralı uygulanır.

Şehiriçi ve havaalanı ulaşım masrafları, günlük harcırahtan karşılanır.

Faydalanıcı ülkelerde bulunan üye ülke uzmanlarının (YED ve Kısa/Orta dönem uzmanlar) başkent dışındaki yurt içi seyahatleri ayrıca belirtilmeli ve bütçelendirilmelidir. Eğer mümkünse toplu taşımanın kullanılması zorunludur. Eğer tek alternatif, özel ya da kiralık araçla gidilmesi ise, fatura kaydı şarttır.

Kısa dönem uzmanların yada YED'lerin araba ile dolaşmaları, kendi sorumlulukları dahilindedir. Yapılan harcamalar, sadece yukarıda belirtilen kurallar çerçevesinde ödenir.

Faydalanıcı ülke memurlarının, örneğin çalışma ziyaretleri kapsamında, kendi başkentlerinden üye ülkeye yada üye ülkeler arasında yaptıkları seyahat masrafları yalnızca ENPI projelerinde bütçeye edilebilir. IPA altındaki projelerde bu masraflar ortak finansman dahilinde faydalanıcı ülke yönetimi tarafından karşılanmalıdır. Ancak, faydalanıcı ülke memurlarının üye ülke içindeki ulaşım masrafları, hem IPA hem de ENPI projelerinde geri ödenebilir.

←5.6.2 Harcırah

Kısa Dönem Uzmanlar

Faydalanıcı ülkede çalışan üye ülke uzmanlarına günlük harcırah verilir. Bu harcırah, otel, yemek ve şehir içi ulaşım masraflarını kapsar (şehir ve havaalanı transferleri dahil). Görev süresince, Birleşmiş Milletler tarafından yayınlanan ve “Avrupa Yardım Fonu Ofisi”nin web sayfasında (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/) mevcut olan o gün için geçerli kur oranı esas alınır. Bu yüzden, harcırah miktarı, görevin ne zaman yapıldığına bağlı olarak proje süresince farklılık gösterebilir.

Harcırah verilecek gün sayısı, ülke dışında geçirilen gece sayısı üzerinden hesaplanır. Bu oranlar maksimum oranlardır, daha düşük oranlar da uygulanabilir.

Eşleştirme Projesi kapsamında üye ülkeye seyahat eden faydalanıcı ülke personeline de aynı şartlar altında harcırah verilir.

Yerleşik Eşleştirme Danışmanları (YED)

53

YED’ler, görevleri süresince, yukarıda belirtilen harcırah miktarının yarısı kadar da geçinme ödemesi alırlar. Uygulanabilir fiyat tarifeleri, Eşleştirme Kontratı imzalanırken, tüm proje süresince geçerli olmak üzere sabitlenir. Proje süresince bu oran değişmez.

←5.6.3 Fiyat Değişiklikleri

Geri ödenebilir giderler konusunda belirlenen birim miktarlardaki dalgalanmaları karşılamak amacıyla, bütçede, Eşleştirme projesinin uygulanması sırasında doğabilecek fiyat değişiklikleri (toplam bütçenin en çok %2.5’i) ile ilgili bir hüküm bulunmalıdır (seyahat masrafları, günlük harcırah miktarları ve YED’lere ödenen maaşlardaki değişimler). Kısım 7.7’ye bakınız.

←5.7 Eğitim ve Seminerler

←5.7.1 Faydalanıcı Ülkedeki Eğitim

Faydalanıcı ülke eğitim faaliyetlerinde, ödenebilir giderler esas olarak üye ülke tarafından görevlendirilen kamu personelinin ve yetkilendirilmiş kuruluşa bağlı uzmanların personel katkılarıdır. Kısa ve orta dönem görevlere yönelik hükümler, uzmanlık ücretlerini de kapsar.

Faydalanıcı ülke başkentinde çalışan üye ülke uzmanlarının masrafları, belirli bir konuda seminer olsun yada olmasın, seminer bütçesine dahil edilmez.

Bu uygulama, örneğin, faydalanıcı ülkede bir seminerde konuşma yapmak gibi çeşitli görevlerde bulunacak olan kısa dönem uzmanlar için de geçerlidir. Söz konusu uygulamada, önceden belirlenen bütçe aşılarak, uzmana ek ücret ya da harcırah verilmez. Diğer giderler şunlardır;

• Eğitimle ilgili belgeler• Sözlü çeviri (bkz. kısım 5.10)• Yerinde ziyaretlerin ulaşım giderleri,vs• Altyapı çalışmaları / Normal şartlar altında, faydalanıcı ülke, kendi ülkesinde gerçekleşecek

eğitimler için sağlanacak mekan / ekipman masraflarını üstlenir. Bunun mümkün olmadığı is-tisnai durumlarda, ilgili AB programı, gerekçelendirilmiş tüm masrafları karşılar. Bu durumda, faydalanıcı ülkenin Proje Lideri’nden, yazılı bir gerekçe talep edilir.

Eğer eğitimin herhangi bir bölümü için özel sektörle alt sözleşme yapılmışsa, üye ülkenin ilgili kurumu, gerekli ihale prosedürlerine başvurur. (bkz kısım 7.6). Eğer eğitim faydalanıcı ülkede gerçekleşiyorsa, faydalanıcı ülke, kendi personelinin, harcırah ve ulaşım da dahil tüm masraflarını karşılar.

←5.7.2 Üye Ülkeye Yapılan Çalışma Ziyaretleri ve Faydalanıcı Ülke Çalışanlarının Üye Ülkenin Ortak Kurumunda Eğitimi/Stajı

Üye Ülkenin ortak kurumuna bir çalışma ziyareti planlandığında, eşleştirme ortakları, daha sonra Sözleşme Makamı tarafından ayrıntılı olarak anlatılacak şu ilkeleri dikkat almak zorundadırlar:

•Maliyet etkinlik analizi ve sağlam bir mali yönetim•Proje fişinde belirtilen hedeflerin ve planlanan çalışma ziyaretlerinin birbiriyle doğrudan bağlantılı

olması•Katılan faydalanıcı ülke çalışanlarının ve eşleştirme projesinin zorunlu sonuçlarının konuyla direkt

olarak alakalı olması•Çalışma ziyaretlerinin yeterli ve yoğun bir şekilde takip edilmesi•Faydalanıcı ülke katılımcıları tarafından yeterli miktarda değerlendirme yapılması ve bu

katılımcıların, ilgili çalışma ziyaretleri çerçevesinde yapılan faaliyetleri doğrudan katılması

54

Ayrıca, Üye Ülke Eşleştirme Ortağı, faydalanıcı ülkenin bazı seçilmiş memurlarına kendi kurumlarında sınırlı sayıda olmak üzere staj da önerebilir. Böyle bir girişim, eşleştirme projesine katılan kurumların arasındaki yapısal bağların daha da güçlenmelerine katkı sağlayabilir.

Faydalanıcı ülke çalışanlarının, örneğin çalışma ziyaretleri çerçevesinde üye ülkeye yada üye ülkeler arasında yaptıkları seyahat masrafları ENPI altındaki projelerde ödenebilir. IPA projelerinde ise bu masraflar ortak finansman kapsamında faydalanıcı ülke tarafından üstlenilmelidir. Faydalanıcı ülke çalışanlarının, bir üye ülke içerisindeki seyahat masrafları, hem IPA hem de ENPI projelerinde ödenebilir.

Faydalanıcı ülke stajyerlerinin günlük harcırahları, proje bütçesinden karşılanabilir. Buna, yemek, bir gecelik konaklama ve şehir içi ulaşım dahildir. 2 aydan uzun süren staj programlarında, günlük harcırahlar 3.aydan itibaren %30 oranında azaltılır.

Üye ülkelerde, yoğun uzmanlık eğitimi veren bazı kurumlar, her bir kursiyer için ücretli faaliyet gösterirler; bu tür ücretler, proje bütçesine dahil edilir. Eğer bu ücretlere konaklama ve yiyecek de dahilse, harcırahlar buna göre yeniden düzenlenir.

Geçici staj programlarına eşlik eden üye ülke uzmanlarının uzmanlık ücretleri (ulaşım, harcırah ve uzmanlık hizmeti ücretleri dahil), ayrıca bütçelendirilmez, kısım 5.8 uyarınca “proje yönetim giderleri” tazminatına dahil edilir. Arizi masraflar, bir seferde toptan ödeme yapılacak şekilde (kursiyer başına maksimum 10€) bütçeye dahil edilir ve destekleyici bir kanıta gerek olmaksızın faturalandırılır.

←5.8 “Proje Yönetim Giderleri” Tazminatı

←5.8.1 Genel İlkeler

Eşleştirme Kontratı Ek A3 (Bütçe)’te yer alan detaylı gider dökümü, içeriği ne olursa olsun, faydalanıcı ülke dışında gerçekleştirilen çalışmalarla ilgili uzman ücretleri ve diğer ilgili ücretleri kapsamayabilir (örn. hazırlık ve takip çalışmalarından, çalışma ziyaretlerine eşlik edilmesinden, seminerin üye ülkeye taşınmasından, işbirliğinden, lojistik yönetimden doğan giderler ve diğer arizi masraflar).

Bunun yerine ve Eşleştirme Projesinin hazırlanması ve uygulanması sorumluluğundan doğan masraflara katkı sağlanması amacıyla, faydalanıcı ülkede faaliyet gösteren her tür kısa ve orta dönem uzmanın (Proje Lideri de dahil) ücreti, “proje yönetim giderleri” için %150 oranında artırılır. Faydalanıcı ülkedeki her faaliyet için uzmanlık ücretlerine bu oran eklenir. Eşleştirme Projesinden sorumlu üye ülke kurumu, projeye ve genel giderlere bağlı olarak ortaya çıkan her türlü masraf için bunu kullanabilir.

Eşleştirme Kontratları, hibe sözleşmeleri model alınarak yapıldığı için, projeyi uygulayan üye ülkenin (kamu kurumu yada yetkilendirilmiş kuruluş) kar gözetmemesi, proje için başlıca bir gerekliliktir.

←5.8.2 Alıcı

“Proje yönetim giderleri” tazminatı, faydalanıcı ülkede çalışan kısa dönem uzmanlar için verilen uzmanlık ücretleri ile bağlantılı olarak, üye ülke Proje Lideri tarafından daima faturalandırılır ve ödeme kendisine yapılır. Proje lideri, mantıklı finansal yönetim ilkesi gözetildiği sürece, bunu uygun gördüğü şekilde kullanır ve dağıtır.

Bir projeye birden fazla üye ülkenin katılması durumunda, Proje lideri, Proje yönetim giderleri tazminatının tamamını yada bir kısmını, kısa dönem uzman sağlayan ve uzman hizmetlerinin karşılığında verilen fonların alıcısı olan üye ülke ortağına aktarabilir.

Genellikle, eşleştirme ortağı olan lider üye ülke, liderliğinden doğan ek masrafları karşılamak amacıyla, proje yönetim giderleri tazminatının %10 ila %20’sini elinde tutar. Projenin etkin bir şekilde uygulanması için, Lider üye ülke ile yardımcı ortaklar arasında imzalanan konsorsiyum anlaşmasının, bu hususları kesin bir şekilde ortaya koyması çok önemlidir. Konsorsiyum üyeleri,

55

bu anlaşmanın ayrıntılarını, faydalanıcı ülkenin ya da Komisyonun müdahalesi olmadan, bağımsız bir şekilde belirler.

←5.8.3 Bütçe Sunumu

Bütçede, faydalanıcı ülkede gerçekleştirilen çalışmalarda ödenen uzman ücretleriyle ilgili her kalem için, aynı faaliyet içinde takip eden en yakın kalem, proje yönetim giderleri tazminatı olarak adlandırılır ve bir önceki başlığın %150’si olarak gösterilir. Bütçedeki miktar sadece göstergedir; gerçek ödeme, faydalanıcı ülkede çalışılan günlerin karşılığındaki gerçek miktarı baz alır.

←5.9. YED Asistanı

Yerleşik Eşleştirme Danışmanının, günlük yazılı ve sözlü çevirileri yapacak ve sorumluluğundaki genel proje çalışmalarını yürütecek tam zamanlı bir proje asistanı olmalıdır. Çoğu durumda asistan masrafları, proje bütçesine dahil edilmek zorundadır.

Sadece çok istisnai durumlarda, asistan ihtiyacından feragat edilebilir.

Ücreti proje tarafından karşılanacak asistanlar, mevcut durumda ya da son 6 aylık zaman içerisinde faydalanıcı kurum ile iş akdi yapmamış olmalıdır.

Uygun proje asistanı, Eşleştirme Kontratı ve Eşleştirme iş planına eklenen kısımların imzalanmasından önce işe alınabilir. En az 3 aday görüşmeye ve değerlendirmeye alınır.

Faydalanıcı ülke, yeni bir proje asistanını işe almaktansa, kendi kurumundan birini görevlendirmeyi tercih edilebilir. Bu durumda, maaş giderleri, eşleştirme kontratından karşılanmaz. Bu uygulamanın avantajı yabancı biri yerine kurumu bilen bir kişinin asistan olarak görev almasıdır.

YED asistanının dışarıdan alınması halinde, bir hizmet alım ihalesi yapılacaktır, özel sektör girdilerinde bahsedilen kurallara uygun olarak yapılacaktır. Bu kurallar her eşleştirme kontratının Ek A4 “İhaleye Verme İşlemleri” kısmında açıklanmaktadır.

Bu kurallara uygun olarak YED asistanı için yapılacak ihale, üye ülke proje lideri veya İhale Otoritesi tarafından hazırlanacak ve uygulanacaktır.

Eğer, ihale, üye ülke tarafından yapılıyorsa, ilgili AB mevzuatına uygun olmak kaydıyla, kendi üye ülkesinin kamu ihaleleri mevzuatında yer alan ihaleye verme kurallarına uyulacaktır.

Eğer, ihale, İdari Ofis tarafından yapılıyorsa, İdari Ofis, her eşleştirme kontratında yer alacak Ek A4’te açıklandığı üzere ihale klavuzunun (Practical Guide) kuralları uygulayacaktır. YED asistanıyla ilgili ihale için gereken bütçe miktarına bağlı olarak (muhtemelen 200.000 EUR’dan daha az), bu hizmet alım ihaleleri, yayınlanmadan anlaşma usulüyle, yani İdari Ofis’in en az üç taliple görüşmesi ve birisiyle anlaşması yoluyla yapılır.

Hangi prosedür uygulanırsa uygulansın (ihale ya proje lideri yada İO tarafından yapılsın), asistan seçimi konusunda son söz YED’indir. YED'in bu nihai kararı çok önemlidir ve göz ardı edilemez.

←5.10 Yazılı ve Sözlü Çeviri

Faydalanıcı ülkenin, eşleştirme projesi ile ilgili kendine ait diğer tüm giderleri üstleneceği varsayılır, ancak yazılı ve sözlü çeviri masrafları bunun dışında sayılabilir. Çeviri masrafları, bağlantılı olduğu faaliyet dahilinde, hizmetlere ait bütçe kalemleri için belirlenen 10.000 Avro limitini aşmayacak şekilde bütçelenir. Dahası, hem yazılı hem de sözlü çeviri için bölgesel tavan ücretler faydalanıcı ülkedeki İhale Otoritesi tarafından belirlenir.

Çeviri giderleri, faydalanıcı ülkedeki ücretlere göre hesaplanır. Sözlü çeviri giderleri, faaliyetlerin gerçekleştiği yerin ücret oranlarına göre hesaplanabilir. Üye ülkede gerçekleştirilmesi planlanan

56

faaliyetlerde, faydalanıcı ülke personelinin görevlendirilmesi (ulaşım ve harcırah giderleri olsa bile) daha avantajlı olabilir. Proje ortakları, parayı en iyi şekilde değerlendirmelidir.

Eğer yapılacak çevirinin hacmi çok büyükse, maliyet etkinliği açısından bir çevirmen kiralanması öngörülebilir. (bkz. Kısım 4.7.2)

←5.11. Ekipman

Geniş Çaplı Ekipman

Eşleştirme projesinin uygulanması için gerekli olan ekipman ihtiyacı, eşleştirme iş planında belirtilmelidir. Ancak, bu ekipman, eşleştirme bütçesinden karşılanmaz; AB fonlu tedarik sözleşmelerinin bütçesinden karşılanabilir.

Faydalanıcı ülke, ekipman giderlerini kendi seçtiği bir kaynaktan karşılar. Alınacak ekipman ile ilgili ihale, hibe sahibinin kurallarına göre yapılır.

Bununla beraber, faydalanıcı ülkenin ihale prosedürleri, güvenilir olmalı ve Eşleştirme Projesinin uygulanmasını kolaylaştırmak için ihtiyaç duyulduğu anda ekipmanın hazır olmasını sağlamalıdır.

Büro Malzemeleri ve Malzemelerin Tedariki

Faydalanıcı ülke eşleştirme ortağı, YED’in varış gününden itibaren proje ve özellikle de YED için verimli bir çalışma ortamı yaratmak amacıyla, tüm büro malzemelerini tedarik etmekle sorumludur.

Eşleştirme bütçesi, masaüstü bilgisayarları, dizüstü bilgisayarları, cep telefonlarını, telefonları, faks makinelerini, tarayıcıları ve CD- yazıcıları vs. karşılamaz.

Çok istisnai durumlarda ve yazılı gerekçelendirme yapılması şartıyla, projenin akışını hızlandıracak ve maliyeti 5000€’nun altında olan küçük çaplı malzemeler (küçük bir laboratuar test cihazı ve ekipmanı) tedarik edilebilir. Sözleşme Makamı/İdari Ofis, bu öneriyi, şartlara göre ve faydalanıcı ülkenin imkan-larına bakarak değerlendirir.

Proje fonlarıyla satın alınan her ekipman,projenin sonunda faydalanıcı ülkenin olacaktır. Alımlar şeffaf olmalı ve menşeisi ilgili AB programı uyarınca satın alınmaya açık ülkeler olmalıdır.

←5.12. Özel Sektör Alt yüklenicileri

Üye ülkenin, eşleştirme projesinin uygulanması için gerekli olan bir faaliyeti başka türlü sürdürememesi ve bu konuyla ilgili yeterli belgeyi sunması durumunda, Eşleştirme Kontratı ve Eşleştirme iş planı, söz konusu faaliyet için özel sektöre taşeronluk ihalesi ile devredebilir. Örneğin, özel sektörden bir uzmanın, projenin başarısına çok önemli katkılarının olacağı bir yazılım programı tasarlanırken böyle bir uygulama yapılabilir. Üye ülke, kendi kamu sektörünün uzmanlarının yürütmesi beklenen temel faaliyetleri taşerona veremez.

İdari ofis (MFİB) ya da üye ülke ortakları tarafından mukavele edilecek tüm hizmetler, (kısım 7.6’da belirtildiği gibi) proje bütçesinde açıklanır ve bu konuda kimlerle sözleşme yapılacağı belirtilir.

Yukarıda belirtilen şartlar altında Eşleştirme sözleşmelerinde yer alacak özel sektör uzmanları, ücretlerine (faturalarına) göre bütçeye dahil edilirler; bu uzmanların ücretleri “eşleştirme yönetim giderleri” tazminatından karşılanmaz.

• Eşleştirme projesinin proje liderleri, alt yüklenicilerin seçimi ve özellikle de rekabete dayalı ihale konusunda kısım 7.6 da belirtilen prosedürlere uymalıdırlar. Ugulanabilir prosedürler, her eşleştirme kontratının Ek A4 kısmında açıklanmaktadır.

57

• Üye ülke proje lideri, faturalarla ilgili tüm destekleyici belgelerin denetim için saklanmasını sağla-malıdır.

←5.13. Eşleştirme Projesinin AB Tarafından Karşılanmayan Giderleri

1. Tüm Eşleştirme Projeleri, AB ve faydalanıcı ülke tarafından ortaklaşa finanse edilecektir. Proje için çalışan memurların, özel ulusal uzmanların, faydalanıcı ülke kurumunun doğrudan yada dolaylı giderleri, faydalanıcı ülke tarafından üstlenilir.

2. IPA kapsamındaki Eşleştirme projelerinde, faydalanıcı ülke personelinin üye ülkeye yada üye ülkeler arasında yaptığı seyahat giderleri (örn. çalışma ziyaretleri çerçevesinde), proje tarafından karşılanmaz. Diğer eşleştirme projelerinde, bu gibi giderler karşılanabilir.7

3. Projenin başarısı için gerekli olan söz konusu geniş kapsamlı ekipman giderleri, Eşleştirme

Kontratı bütçesi tarafından karşılanmaz (bkz 5.11). Faydalanıcı ülke, üye ülke tarafından gönder-ilen uzmanlara gerekli olanakları bedelsiz olarak sağlar; bu giderler ilgili AB programı tarafından karşılanmaz;

• yeterli donanımlı büro• telefon• elektronik posta hizmetleri• faks• fotokopi• bilgisayar• internet erişimi • sekreter desteği• bilgi erişimi

4. Üye ülkenin masrafları başka türlü geri alamaması ve uygulanabilir mevzuatın böyle bir öde-meyi yasal kılması gibi durumlar dışında, KDV giderleri Avrupa Birliği fonlarından karşılanmaz. Genel Şartlarda 14.6 sayılı kısmımı inceleniyiniz (Eşleştirme Kontratı Ek A2) Bazı faydalanıcı ülkelerin, Maliye Bakanlıkları’nda KDV sorununu çözecek mekanizmaları bulunmaktadır. Üye ülke Eşleştirme ortakları, alışveriş yapmadan önce aldıkları ürünlerin KDV’ye yada diğer vergilere tabi olup olmadığı konusunda dikkatli olmalıdırlar.

5. Üye ülkenin faydalanıcı ülke dışında yaptığı masraflar, proje yönetimi giderleri tazminatından karşılanır.

AB fonları, faydalanıcı ülkenin işletme masraflarını karşılamaz. Uzun dönem sürdürülebilirliğin sağlan-ması ve faydalanıcı ülkenin gelecekteki fon kapasitesini artıracak sistemlerin oluşturulması için, fay-dalanıcı ülkenin, kendi kaynaklarını da eşleştirme projesine aktarması beklenir. Sürdürülebilirlik üzerine kısım 9.2'de yazanlara da göz atınız.

7 Diğer taraftan IPA kapsamındaki eşleştirme projelerinde, faydalanıcı ülke personelinin üye ülke içinde yaptığı seyahat giderleri karşılanabilir.

58

BÖLÜM C

EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN UYGULANMASI

KISIM 6: EŞLEŞTİRME PROJELERİNİN YÖNETİMİ

6.1 Zamanlama ve Nihai Tarih

Üye Ülkelerden önerilerin istenmesinden, projenin uygulanmaya başlanmasına kadar geçen sürecin toplam 7-10 ay sürmesi beklenir.

Komisyonun eşleştirme kontratını imzalandığının/onaylandığının bildirilmesinden itibaren 3 ay içerisinde Yerleşik Eşleştirme Danışmanının göreve gelmesi beklenir.

6.2 Proje Liderleri Tarafından Yönetim

Eşleştirme Kontratını imzalayan taraflar, kontratın planlanması ve uygulanması için gerekli olan finansman ve lojistiği yöneteceklerdir.

Bu sebeple, Üye Ülke faaliyetleri Proje Lideri tarafından düzenlenir ve uygulanır. Benzer şekilde, Faydalanıcı Ülke faaliyetleri de Faydalanıcı Ülke Proje Lideri tarafından düzenlenir ve uygulanır. Proje Liderleri, faaliyetleri koordine etmek için birlikte çalışmak zorunda olacaklardır.

Uygulamada, Yerleşik Eşleştirme Danışmanının, Proje Liderlerine, projenin koordinasyonu ve yönetimi konusunda yardımcı olmada çok önemli bir rolü vardır.

Faydalanıcı Ülke dışında gerçekleştirilen çalışmalar için “proje yönetim masraflarının tazmini”, bütçede ayrı olarak belirtilmeyen ve projenin uygulanması sırasında ortaya çıkan giderleri karşılama amacıyla görevlendirilen Üye Ülke Proje Liderinin tasarrufuna sunulmuştur: Faydalanıcı Ülke dışında gerçekleştirilen her çalışma kapsamındaki uzmanlık ücretleri, materyal üzerine hazırlık ve rapor çalışması, staja eşlik etme veya çalışma ziyaretleri, eğitimlerin Üye Ülkeye aktarımı, lojistik ve mali yönetim, Ortak Üye Ülkeler arasında koordinasyon vb.

59

Bu görev ve sorumluluklar, güçlü bir proje yönetim kapasitesi ve asgari bir mali ve yasal özerklik gerektirir. Üye Ülkelerden her biri, kendi ulusal kurumuna en uygun işbirliği yapısını seçmekte özgürdür.

Politik yönelim ve tam koordinasyonu sağlayan Proje Liderinin görevleri, proje yönetimi görevlerinden (muhasebe ve defter tutma) ayırt edilmelidir. Üye Ülke kurumunda gerekli yönetim kapasitesini sağlamak için yapılan masraflar sadece proje yönetim masraflarına dahil edilir (kısım 4.6’ya bakınız).

6.3 İzleme

Eşleştirmenin tek sebebi ve gerekçesi, zorunlu bir sonuca ulaşmaktır. İddialı, büyük ölçekli ve uzun projelerde, zaman ilerledikçe amacın belirsizleşmesi gibi ciddi bir tehlike vardır ve çalışmanın geri kalanı sadece belli alanlarda küçük ve sınırlı başarılar elde etmekle kalır. Bu sebeple, doğabilecek herhangi bir problemi belirlemek ve çözüme kavuşturmak için projelerin yakından takibi gereklidir.

İkinci 3 aylık Ara Raporun (kısım 6.4’e bakınız) Komisyon/İdari Ofis tarafından teslim alınmasından sonra, sistemli bir şekilde gözden geçirilecektir. Gözden geçirmeler;

Komisyon tarafından (Merkezi ya da merkezi olmayan yönetim kapsamındaki IPA ülkeleri söz konusu olduğunda), veya Komisyon/MFİB tarafından,

İdari Ofis tarafından (Komisyon ve ENPI’ın harcama öncesi kontrolü dışındaki bulunan merkezi olmayan yönetim kapsamındaki IPA ülkeleri söz konusu olduğunda) yapılacaktır.

Gözden geçirme işlemi, ortaklara danışılarak yapılacaktır. Proje, her eşleştirme projesi için kurulan Yönlendirme Komitesi toplantılarında da gözden geçirilebilir. Gözden geçirme sonucunda, projenin yeniden yönlendirilmesi veya, çok istisnai durumlarda, finansmanın geri çekilmesi, projenin sonlandırılması gerekebilir. Daha büyük projeler kapsamında, eşleştirme kontratının diğer kontrata bağlı olduğu durumlarda (örneğin teknik yardım ya da tedarik kontratları), Yönlendirme Komitesi’nin projeyi bir bütün olarak ele alması ve koordinasyonu sağlamak için diğer bileşenler üzerinde de görüşmesi tavsiye edilir.

Ek izleme, Faydalanıcı Ülke, Üye Ülke ve Komisyon Delegasyonu/MİFB (Merkezi ya da merkezi olmayan

yönetim kapsamındaki IPA); veya Faydalanıcı Ülke, Üye Ülke ve Komisyon Delegasyonu/EAR (CARDS);

Faydalanıcı Ülke, Üye Ülke ve İdari Ofis (Komisyon ve ENPI’ın harcama öncesi kontrolü dışındaki merkezi olmayan yönetim kapsamındaki IPA) arasındaki düzenli işbirliği toplantıları çerçevesinde gerçekleşecektir.

Bu amaçla, Komisyon Delegasyonu/İdari Ofis/Faydalanıcı Ülkenin Eşleştirme projelerinden sorumlu bakanlıkları ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanları arasında aylık toplantılar düzenlenmelidir.

Üye Ülke Proje Liderinden, resmi raporları sunması istenir; Faydalanıcı Ülke Proje Lideri bu sürecin tamamına katılır ve belgeleri ortak olarak imzalarlar. (kısım 6.4’e bakınız).

Eşleştirme projelerinin uygun olarak uygulanıp uygulanmadığı, iş planında belirtilen sonuçları ve proje başarılarını gözden geçirmek amacıyla mukabil AB programı tarafından kurulan izleme birimleri çerçevesinde değerlendirilebilir.

6.4 Proje Raporlama Şartları

6.4.1 Raporlama Şartları

Proje uygulamalarının etkili bir biçimde takip edilmesi, sonuçların uygun bir biçimde değerlendirilmesi ve mevcut projeler ile gelecekte yapılabilecek projelerde yüksek kalitenin sağlanması için projelerin uygun bir biçimde raporlanması gerekir. Proje raporları, eşleştirme projesine odaklanmalı fakat ayrıca aynı proje ve/veya sektör içindeki ilgili faaliyetler kapsamında kontrata da değinmelidir. Eşleştirme raporları, sektörel ya da program düzeyinde izleme raporları açısından temel teşkil etmeli ve özellikle proje düzeyinde çözülemeyen meselelere dikkat çekmelidir.

60

Üye Ülke Proje Lideri, 3 aylık ara raporlar ve bir nihai rapor hazırlamalıdır. Üye Ülke Proje Lideri, bu raporların ilgili idareye verilmesinden sorumlu olacaktır. Faydalanıcı Ülke Proje Lideri bu sürece tam olarak katılacaktır. Raporlar hakkında yorum yapabilmesi için kendisine yeterli süre tanınmalıdır. Ayrıca, Faydalanıcı Ülke Proje Lideri teslimattan önce tüm raporları imzalamalıdır.

Bu raporlar bir içerik ve bir finans bölümünden oluşur. Raporlar Üye Ülke Proje Lideri tarafından hazırlanacak ve tayin edilen yetkiliye resmi olarak teslim edilmeden önce varsa yorumunu almak amacıyla ve imzalanması için ilk önce Faydalanıcı Ülke Proje Lideri’ne teslim edilecektir (aşağıya bakınız). Bu raporlar, sadece Proje Liderinin Eşleştirme Projesinin ilerleyişiyle ilgili kendi görüşlerini değil, kendisine Yerleşik Eşleştirme Danışmanları, Faydalanıcı Ülke ve diğer kaynaklar (yani geçici görevdeki uzmanlar, eğitim ve seminer organizasyonları vb.) tarafından sağlanan raporlardaki bilgilere de dayanmalı ve bu bilgileri de yansıtmalıdır. Projenin ilerleyişiyle ilgili kapsamlı bir bilgiye sahibi olabilmesi için Faydalanıcı Ülkenin her bir raporun hazırlanmasına tam olarak katılımı elzemdir.

Raporlar şunlara teslim edilmelidir:

Teslim edilecek raporlarIPA

merkezi/merkezi olmayan

IPA harcama öncesi kontrol

dışındaki merkezi olmayan (EDIS)

ENPI (Merkezi)

ENPI (Merkezi olmayan)

Komisyon X Kopya X Kopya

İdari Ofis X (MFİB) X Kopya X

Raporlar en azından aşağıda detaylı bir şekilde verilen bilgileri içermelidir. Raporlar, aynı zamanda aşağıda belirtildiği gibi zamanında teslim edilmelidir. Azami raporlama şartları karşılanamamışsa, yukarıda tanımlanmış olan tayin edilmiş yetkili kurum, Eşleştirme Projesini gözden geçirme veya finansmanını askıya alma hakkına sahip olur (Her durumda Komisyonun bu kararı önceden onaylamış olması gerekir). Tesliminden itibaren 45 gün içinde hakkında geri bildirim alınmamış raporlar zımnen onaylanmış kabul edilir.

Şablonlar, C4 ekinde mevcuttur.

6.4.2 Üç Aylık Ara Raporlar

Proje Liderleri tüm Eşleştirme projesi süresince, kontratın imzalandığının bildirim tarihinden/uygulamaya başlatma kararından başlayarak üç aylık dönemler boyunca ara raporlar hazırlayacaklardır. Birinci üç aylık ara rapor, genellikle gerçek proje uygulamasının üç aydan daha kısa bir dönemini kapsayacaktır, zira Yerleşik Eşleştirme Danışmanının faydalanıcı ülkeye varışı ve çalışma programının başlangıcı bildirim tarihine nadiren uyar.

Üç aylık ara raporlar, söz konusu üç aylık dönemden sonraki ilk ay içerisinde hazır olmalıdır. Birinci üç aylık ara rapor ise, Eşleştirme Kontratının imzalandığının taraflara bildirim tarihinden/uygulamayı başlatma kararından sonraki 4. ay içerisinde hazır olmalıdır.

Üç Aylık Ara Raporlarda:

1. Eşleştirme iş planında belirtilen zaman çizelgelerine ve değerlendirme göstergelerine değinilmeli ve iptal edilmiş faaliyetlerin ve daha önceden öngörülmemiş faaliyetleri de göz önünde bulundurarak, söz konusu dönem içerisinde Eşleştirme projesinin uygulamasında kaydedilen ilerlemeden bahsedilmelidir.

61

2. Projenin genel uygulama alanı hakkında güncellemeler yapılmalıdır.3. Projenin uygulama sürecindeki riskler ve varsayımlar hakkında güncellemeler yapılmalıdır.4. Yapılan ilerlemeler değerlendirilmeli, geriye kalan zaman ve bütçe dâhilinde projenin

tamamlanması ihtimali üzerinde gereken açıklamalar yapılmalıdır. Proje fişinde belirtilen proje hedefi ve zorunlu sonuç yolunda yapılan ilerlemelere yer verilmeli ve kontratta söz edilen göstergelere dayanarak yapılan ilerleme değerlendirilmelidir. Bu göstergelerde bahsedilen hedef değerlere yönelik ilerleme ve aynı zamanda göstergelerin yeterliliği de ölçülmelidir.

5. Öneriler sunulmalıdır.

Ara raporların mali bölümü, bütçelendirilmiş masraflar ışığında gerçek masrafları belgelendirmelidir. Raporların ait olduğu dönemde tahakkuk eden harcamaların her bir kalemini detaylandıran ve her birinin başlığını, miktarını, Faaliyet Bütçesindeki ilgili bölümünü ve gerekçeleri içeren belgenin referansını gösteren bir liste onlara eklenmelidir.

6.4.3 Nihai Rapor

Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke Proje Liderleri, nihai raporu birlikte hazırlayacak, imzalayacak ve tayin edilmiş yetkili kuruma sunacaklardır.

Nihai rapor, Eşleştirme Kontratı Özel Koşullar Madde 2’de tanımlandığı üzere Faaliyetin (çalışma planı) uygulama döneminden en geç 3 ay sonra gönderilmelidir. Yani, nihai rapor, nihai fatura ve harcama teyit raporu, en geç Eşleştirme kontratının yasal süresi dolmadan önceki son ay içinde sunulur.

Nihai Rapor şunları içerir:

Eşleştirme Projesinin yürütülmesine ilişkin bir özet, Arka plan bilgisi: Faydalanıcı Ülke kurumunun ilgili alanda proje öncesindeki durumunun ve

projenin yöneldiği boşlukların anlatımı . Projenin hedef, amaç ve zorunlu sonuçlarının listesi, Uygulama süreci: proje dışındaki gelişmeler, proje gelişmeleri, karşılaşılan sorunlar Ölçülebilir göstergelere dayalı zorunlu sonuçların ve hedef değerlerin elde edilmesi: Bu

sonuçlara ulaşılmadıysa, buna yol açan sebepler konusunda detaylı bir açıklama yapılmalıdır. Projeyi tamamlamak için bir eylem planı teslim edilmelidir.

Projenin uzun vadede etkisinin analizi, bunun sürdürülebilir sonuçları ve bunu takip edebilecek ilgili potansiyel eylemlerin tanımı (varsa),

AB finansmanının görünürlüğünü sağlamak amacıyla katedilen aşamalar hakkında bilgi, Sonuçlar, öneriler ve gelecekte yapılacak Eşleştirme projeleri için çıkarılacak dersler, Mülkiyetin el değiştirdiğine dair kanıt (varsa), Eşleştirme projesinin gelir ve giderleri ile yapılan

ödemelere dair eksiksiz bir özet beyan ile birlikte Eşleştirme projesinin tüm masraflarına dair bir nihai beyan.

Nihai mali raporda, tanınmış bağımsız bir denetçi tarafından Eşleştirme Kontratı Ek VI’daki şablona uygun olarak hazırlanmış bir harcama teyit raporu da yer almalıdır. (Kısım 7.3’e bakınız).

Üye Ülke, yukarıda belirtilen rapor nihai tarihinden önce Sözleşme Makamına nihai raporu teslim edemezse ve bu yükümlülüğü yerine getirememesinin sebeplerini belirten kabul edilebilir ve yeterli bir yazılı açıklama sunamazsa, Sözleşme Makamı, bu el kitabı kısım 6.7.2 ve Genel Koşullar (Eşleştirme projesi Ek II’ye bakınız) Madde 12.2a uyarınca Eşleştirme Kontratına son verebilir ve önceden ödenmiş ancak doğrulanmamış miktarı geri alabilir.

6.5 Değerlendirme/Faaliyetin İzlenmesi

Komisyon belirli aralıklarla, konulara, ülkelere veya kullanılan yöntemin teknik yönlerine göre Eşleştirme projelerini değerlendirmek için bağımsız Eşleştirme projesi uzmanlarını görevlendirecektir.

Eşleştirme Kontratı Genel Koşullar madde 8 uygulanır.

62

6.6 Eşleştirme Kontratı Değişiklikleri

Eşleştirme Projesi iş planı, talep edilen finansman için objektif sebepler sunmak amacıyla proje başlatılmadan önce detaylı olarak hazırlanıp üzerinde anlaşmaya varılmalıdır. Ancak uygulamada, birçok farklı faaliyetin içermesi sebebiyle Eşleştirme projesi önceden tahmin edilemeyen her türlü olaya tabidir ve uygulama sırasında yeniden düzenlenmesi gerekebilir. Bu sebeple belirli ölçüde bir esneklik gereklidir. Iş planında tanımlanan zorunlu sonuçlarda değişiklik yapılmamalıdır; ancak, bu sonuçları elde etme yolları, şartlara göre yeniden uyarlanabilir.

Eşleştirme Kontratı değişiklikleri, sadece kontratın yürütüldüğü dönem (yasal süre) içinde yapılabilir. Değişiklikler, sadece sonraki uygulamalar içindir ve daha önceki uygulamalar için geçerli olamaz.

Bütçe değişiklikleriyle ilgili olarak, bir Eşleştirme bütçesindeki giderlerin dökümü (Ek III), iş planı (Ek I) mantığını takip eder (Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, seminerin gerçekleştirilmesi, belirli bir konuda bir uzmanın görevlendirilmesi, eğitim malzemesinin teferruatı vb.) Başka bir deyişle, bütçe, faaliyete dayalı bir bütçe formatına göre hazırlanmalıdır ve normal şartlar altında iş planındaki herhangi bir değişiklik, bütçede ona tekabül eden başka bir değişikliği gerekli kılacaktır. Bütçe değişiklikleri, bütçenin tanımını ve yapısını değiştiremez; sadece uygulanmasını değiştirir.

Aşağıda, (1) Bir eşleştirme kontratında yapılacak tüm değişikliklere ilişkin şartlar ve (2) Bütçe değişikliklerine özgü kurallar yer almaktadır.

(1) Genel Değişiklikler

İki prosedür uygulanır:

A. Zeyilname

Eşleştirme Kontratı’nda yapılan değişiklikler, resmi yazılı şekilde kontrata eklenmeli ve hem Üye ülke hem de faydalanıcı ülke tarafından imzalanmalı ayrıca önceden İO (merkezi olmayan yönetimde IPA/EDIS ve ENPI kapsamındaki Eşleştirme), Komisyon Delegasyonu (EDIS öncesi IPA kapsamındaki Eşleştirme ve merkezi bir yönetim çerçevesindeki ENPI kapsamındaki Eşleştirme) tarafından onaylanmalıdır.

Eşleştirme Kontratı’nda yapılacak şu değişiklikler için resmi zeyilname gerekir:

IPA için: Projeyle ilgili müktesebat Zorunlu sonuçlar (İş Planı Madde 3) Eşleştirme projesine katılan üye ülke (Eşleştirme Kontratı Madde 5) Yürütülme süresi (Eşleştirme Kontratı Madde 2) Zorunlu sonucun tanımı ve elde edilecek göstergeler (İş Planı Madde 3 ve 4). (Uygulamada

kullanılan araçlara, zaman çizelgelerine ve tarihlere, üye ülkenin kısa dönem uzmanlarına ilişkin değişikliklerde, zeyilname gerekmediğini unutmayınız.)

Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke proje liderleri, YED ve kilit kısa dönem uzmanları Eşleştirme Kontratına tamamlanmadan ara verilmesi ya da kontratın sona erdirilmesi Bir eşleştirme projesi için sağlanan fonun ertelenmesi ya da ertelemenin kaldırılması Eşleştirme projesinin toplam bütçesinin %15’ini aşan yeniden tahsisler

Geçiş Kolaylığı da dâhil IPA altında, Faydalanıcı Ülke proje liderinin ya da üye ülkenin kilit kısa dönem uzmanlarının değişimi hariç yukarıda sözü geçen tüm değişikliklerde, Yönlendirme Komitesi’nin bağlayıcı kararı şarttır.

B. Değişiklik Mektubu

Eğer yukarıda sözü geçenler dışında bir konuda değişiklik yapılıyorsa, Yukarıda bahsedildiği gibi projenin ana hedefini etkilemeyecek değişiklikler yapıldığında, Yeniden tahsisler, toplam eşleştirme bütçesinin %15’inin altında olduğunda,

63

Değişiklik mektubu yazılması yeterlidir.

İki proje lideri (Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülke), 6.6.1. maddedeki ilkelere ve eşleştirme kurallarına bağlı kalmak kaydıyla, ortak ya da bağımsız olarak değişiklik mektubu yazmaya karar verebilirler. Yapılacak değişikliği, değişiklik mektup eşleştirme kontratına eklerler. Üye ülke proje lideri, kendi adına değişiklik mektubunu imzalaması için YED’e yetki verebilir. Değişiklik mektubu, Sözleşme Makamına hitaben yazılmalıdır.

Değişiklik bildirimleri, güvenli bir iletişim yoluyla yapılmalı; böylece herhangi bir anlaşmazlık olması halinde, mektubun gönderildiği ispat edilebilmelidir.

Değişiklik Mektubunun Bildirileceği Makamlar

IPAmerkezi/merkezi olmayan

IPA harcama öncesi kontrol

dışındaki merkezi olmayan (EDIS)

ENPI (Merkezi)

ENPI (Merkezi olmayan)

Komisyon-Delegasyon X X Kopya

İdari OfisX

(MFİB için bir kopya)

X Kopya X

Eşleştirme Kontratı’nın, bildirim tarihinde değiştirilmiş olması beklenir. Bir gün önce olsa bile, değişiklikler uygulanmadan önce bildirilmelidir. Değişiklik mektubu, kanuni olarak bir zeyilname değildir. Uygulandıktan sonra bildirilen değişikler için yapılan masraflar, geri ödenmez.

Adres değişikliği, banka hesap numaralarındaki değişikler ve denetçilerin değişimi gibi küçük değişiklikler, iki proje lideri tarafından da imzalanıp bildirilebilir ancak Sözleşme Makamı’nın üye ülkenin seçtiği banka hesap numarasını ya da denetçisini sorgulama hakkını etkilemez.

(1) Bütçeye ilişkin değişiklikler

Etkisi ne olursa olsun, bütçeyle ilgili tüm değişikliklerde aşağıdaki ilkeler uygulanır.

Eşleştirme projesinin toplam bütçesi artırılamaz; bu sebeple yeni bir faaliyetin finanse edilmesi için başka bir faaliyetin azaltılması veya iptal edilmesi gerekir.

Birim masraflar (maaşlar, günlük harcırahlar vb.) bu el kitabındaki oranlara uymalıdır. Her Eşleştirme projesinde, Faydalanıcı Ülkede asgari kesintisiz 12 ay boyunca yaşayacak tam zamanlı bir Yerleşik Eşleştirme Danışmanı olmak zorundadır. Bütçe kaynaklarının transferi bu şartı etkilememelidir.

Yeni bir faaliyetin, bu faaliyetin Eşleştirme Kontratında hedef olarak belirlenen zorunlu sonuçların elde edilmesi için gerçekten yararlı olacağının gösterilmesi yoluyla gerekçelendirilmesi gerekir; sadece finansmanın varlığı (önceden tahmin edilen faaliyetler kapsamında veya bu faaliyetlerin iptalinden elde edilen tasarruflar), yeni faaliyetlerin finansmanının gerekçelendirilmesi ya da yasal sürenin uzatılmasını talep etmek için yeterli değildir.

64

Eşleştirme Kontratları, kontrat süresi içerisinde değiştirilebilir. Geçmişe yönelik değişim yapılamaz. Bütçe, yeni bir faaliyet uygulamaya koyulmadan önce resmi olarak yeniden tahsis edilmelidir. Bütçeye resmi olarak girmeden önce uygulanan faaliyetler finanse edilmeyecektir.

Eşleştirme Kontratına ilişkin değişiklikler iki prosedür ile yapılabilir;- Zeyilname- İdari Değişiklik mektubu

Zeyilname yoluyla yapılacak bütçe değişiklikleri:

Eşleştirme Kontratına yapılan aşağıdaki değişiklikler bir zeyilname gerektirmektedir:

Her değişiklik mektubundan sonra bütçe değişiklikleri toplanır. Toplanan miktar, toplam bütçenin %15’ine ulaştığı takdirde, bundan sonra yapılacak değişiklikler (boyutu ne olursa olsun) zeyilname yoluyla yapılmalı ve kontratı imzalayan tüm taraflar ve İdari Ofis (ENPI merkezi olmayan yönetim ve EDIS kapsamındaki IPA) ya da Komisyon (ENPI merkezi yönetim ve EDIS öncesi IPA) tarafından onaylanmalıdır.

Değişiklik Mektubu yoluyla yapılacak bütçe değişiklikleri:

Bütçede yapılacak değişiklikler için tahsis edilecek miktar, eşleştirme projesinin toplam bütçesinin %15’ini aşmadığı sürece, bu değişiklikler mektup yoluyla bildirilebilir.

Yani, içerideki bütçe transferleri ve bütçe kalemleri arasında daha önce yapılan ayırım artık geçerli değildir. Bu, değişiklik yoluyla yapılan tüm bütçe değişikliklerinin, toplam bütçenin %15’ine ulaşana kadar toplanması ve bu oranı aşan tüm değişiklikler için zeyilname hazırlanması gerektiği anlamına gelmektedir.

65

Bölge Zeyilnamenin imzalarıZeyilname şunlara

teslim edilecektir:

Kim Neye karar veriyor? Zeyilnamenin onayı

IPA merkezi/ merkezi olmayan

Zeyilname, Eşleştirme Kontratınınimza sahipleri tarafından hazırlanırve imzalanır: Eşleştirme Kontratınınimza sahipleri, herhangi birzeyilnameyi kendileri adınaimzalamaları için Proje Liderlerineyetki verebilirler. Üye Ülke ProjeLideri İdari değişiklik mektubunu kendi adına imzalaması için YerleşikEşleştirme Danışmanınıgörevlendirebilir.

Zeyilname Avrupa Komisyonu Delegasyonu ve Merkezi Finans ve İhale Birimine teslim edilir.

Avrupa Komisyonu Delegasyonu, zeyilnamenin uygulamaya koyulmasını Komisyon adına kabul etme veya reddetme hakkına sahiptir. Bu, aşağıdakiler ile ilgili zeyilname üzerinde bir anlaşmaya varılmadan önce konusunda Komisyon Merkez Ofislerinin resmi onayını gerektirir.

Eşleştirme Kontratının tamamlanmadan önce kesintiye uğraması veya sonlandırılması

Bir proje için bütçenin askıya alınması veya askıya alınan bütçenin yeniden başlatılması

Eşleştirme Kontratında hedeflenen zorunlu sonuçların değiştirilmesi

Eşleştirme Kontratından başlangıçta sorumlu olan Üye Ülke kurumunun veya yetkilendirilmiş kurumun değiştirilmesi

Ortak Üye Ülke kaldırılması veya eklenmesi Üye Ülke Proje Liderinin değiştirilmesi Yerleşik Eşleştirme Danışmanının değiştirilmesi Yasal sürenin değiştirilmesi%15’lik bütçe sınırına ulaşıldığında bütçe değişikliğini gerçekleştirmek için hazırlanan zeyilnameler, Genel Merkezdeki Yönlendirme Komitesine gönderilmeksizin Komisyon (Delegasyon) tarafından onaylanmalıdır.

Komisyon kabul ederse, Delegasyon, MFİB’nin yazılı onayını/imzasını ister ve Delegasyonun ve MFİB’nin imzalı onayını taşıyan bir zeyilname metniyle birlikte her iki Proje Liderini de bilgilendirir. Birer adet her bir idari ortak için, biri Komisyon için ve bir tane de MFİB için olmak üzere zeyilnamenin toplam 4 kopyası hazırlanır. Zeyilname, bu bildirim tarihinden itibaren geçerli sayılır.

IPAharcama

öncesi kontrol dışındaki merkezi olmayan (EDIS)

Zeyilname, Eşleştirme Kontratınınimza sahipleri tarafından hazırlanırve imzalanır: Eşleştirme Kontratınınimza sahipleri, herhangi birzeyilnameyi kendileri adınaimzalamaları için Proje Liderlerineyetki verebilirler. Üye Ülke ProjeLideri İdari değişiklik mektubunu kendi adına imzalaması için YerleşikEşleştirme Danışmanınıgörevlendirebilir.

Zeyilname İdari Ofise teslim edilir.

İdari Ofis, zeyilnamenin uygulamaya koyulmasını Komisyon adına kabul etme veya reddetme hakkına sahiptir. Bu, aşağıdakiler ile ilgili zeyilname üzerinde bir anlaşmaya varılmadan önce konusunda Komisyon Merkez Ofislerinin resmi onayını gerektirir.

Eşleştirme Kontratının tamamlanmadan önce kesintiye uğraması veya sonlandırılması

Bir proje için bütçenin askıya alınması veya askıya alınan bütçenin yeniden başlatılması

Eşleştirme Kontratında hedeflenen zorunlu sonuçların değiştirilmesi

Eşleştirme Kontratından başlangıçta sorumlu olan Üye Ülke kurumunun veya yetkilendirilmiş kurumun değiştirilmesi

Ortak Üye Ülke kaldırılması veya eklenmesi Üye Ülke Proje Liderinin değiştirilmesi Yerleşik Eşleştirme Danışmanının değiştirilmesi Yasal sürenin değiştirilmesi

İdari Ofis, her iki Proje Liderine İdari Ofisin imzalı onayını taşıyan bir istek metni yollar. Zeyilname, bu bildirim tarihinden itibaren geçerli sayılır.

66

6.7 Sonlandırma

6.7.1 Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın Görevlendirilmesinin Sonlandırılması

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı mevcut el kitabının kısım 2.2‘de belirtilen yükümlülüklere uymazsa veya usulüne göre kanıtlanmış herhangi bir sebeple, Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke karşılıklı anlaşma ile herhangi bir zamanda uzun dönemli görevlendirmeyi sonlandırabilirler. İlgili Yerleşik Eşleştirme Danışmanının yerine geçecek biri olsun veya olmasın, görevlendirmenin sonlandırılması, Eşleştirme Kontratının tamamı veya bir kısmı için AB finansmanının gözden geçirilmesine yol açabilir (bu sebeple, Kontrata bir zeyilname eklenmesi gerekebilir).

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı bu el kitabının kısım 2,2 ‘de belirtilen yükümlülüklerini tam anlamıyla yerine getiremiyorsa veya usulüne göre kanıtlanmış herhangi bir sebeple, Komisyon ve/veya İdari Ofis kendi insiyatifini kullanarak veya sadece Faydalanıcı Ülke veya Üye Ülkenin insiyatifi ile Eşleştirme Kontratı finansmanının gözden geçirilmesi için teklifte bulunabilir. Böyle durumlarda, Komisyon ve/veya İdari Ofis, imza sahiplerine finansmanın bir kısmı veya tamamının devamı için bir şart olarak Eşleştirme Kontratının gözden geçirilmesi teklifinde bulunurlar. Diğer tüm durumlarda, Yerleşik Eşleştirme Danışmanının görevlendirilmesi projenin bitiminde sona erer.

6.7.2 Eşleştirme Projesinin Sonlanması

Eşleştirme Kontratı Genel Koşullar (Ek II) madde 12 uygulanır.

Taraflardan herhangi biri (Faydalanıcı Ülke veya Üye Ülke), Komisyonu ve İdari Ofisi bu konuda bilgilendirdikten sonra, diğer tarafa 3 ay içinde yazıyla bir bildirimde bulunarak herhangi bir tarihte Eşleştirme Kontratını sonlandırabilir. Taraflardan birinin Eşleştirme Kontratının herhangi bir yükümlülüğünü yerine getirmemesi, diğer tarafa, nedenlerini sunması kaydıyla, Eşleştirme kontratını sonlandırma yetkisi verir.

Böyle bir başarısızlık söz konusu ise veya usulüne göre kanıtlanmış başka bir dış sebep varsa, Komisyon (EDIS’ten önce PHARE, CARDS) veya Komisyonla anlaşmaya varmasının ardından İdari Ofis (EDIS kapsamında PHARE, MEDA, TACIS) Faydalanıcı Ülkeye ve lider Üye Ülkeye 3 ay içinde yazıyla bildirimde bulunarak projenin finansmanını da durdurabilir.

Eşleştirme Kontratı herhangi bir sebepten dolayı sona erdirilirse, Üye Ülkeye sonlandırma tarihine kadar (sonlanma tarihi dahil) yapılan veya geri ödemesi olmayan (personel kontratı yükümlülükleri dahil) masraflar hariç hiçbir ödeme yapılmayacaktır.

KISIM 7: Mali Yönetim ve Kontrol

7.1 Genel İlkeler

Ortak Üye Ülke ve onun personeli tarafından kaynaklanan tüm uygun maliyetler (Yerleşik Eşleştirme Danışmanının maaşı, harcırahlar, Yerleşik Eşleştirme Danışmanına maliyetlerin geri ödenmesi) ve gider dökümlerinde detaylandırılan diğer tüm proje maliyetleri, ilgili AB programı kapsamında Lider Üye Ülkeye geri ödenir.

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, kişisel harcırahlarının günlük mali yönetiminden ve giderlerin kaydedilmesinden sorumludur. Bununla birlikte, mali durumunu asgari üç ayda Proje Liderine rapor etmelidir. Proje Lideri, Yerleşik Eşleştirme Danışmanı raporunu, 3 ayda bir İdari Ofise gönderilen proje mali beyannamesine eklemelidir. Proje Lideri, ilk önce raporun formatını belirlemeli ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanını buna göre yönlendirmelidir. Böylece raporlar proje mali beyannamesine uygun bir formatta gönderilir.

67

Özel sektör girdileri için ödemeleri, uygun sözleşme makamı yapacaktır. Sözleşme makamı projenin uygulanmasından sorumlu Üye Ülke kurumu ise (bu sınır ekipman için azami 5000 Avro ve hizmetler için işlem başına azami 10.000 Avro’dur), geri ödeme, hesapların tam olarak kesinleşmesinden sonra yapılacaktır. Bu seviyenin üzerinde kalan diğer tüm özel sektör girdileri için sözleşme makamı İdari Ofistir. Bununla birlikte taraflar, tüm özel sektör sözleşmeleri için, Avrupa Komisyonu Delegasyonunun ön onayına şartıyla, varsa, İdari Ofisi görevlendirme konusunda mutabakata varabilirler.

Tüm ödemeler, bir ön finansman talebi veya bir faturanın sunulması şartıyla yapılır.

Ön finansman talepleri ve faturalar, Üye Ülke Proje Liderinin orijinal imzasını taşımalıdır.

AB programları tarafından finanse edilen ödemeler Avro para biriminde yapılır. Diğer para birimlerinde oluşan maliyetler, harcamanın yapıldığı ay içerisinde, Avrupa Komisyonu Bütçe Genel Müdürlüğü InforAvro (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.htm) internet sayfasında yayınlanan oran esas alınarak Avro para birimine çevrilmelidir. Maliyetin oluştuğu tarih ile ödeme kuruluşunun ödeme yaptığı tarih arasında oluşabilecek kur dalgalanmaları tazmin edilmeyecektir. Ödeme kuruluşu, kendi banka işlemi masraflarını karşılar. Alıcı da mukabil banka işlemlerinin masraflarını üstlenir.

Başka bir şekilde belirtilmedikçe, ödemeler, ödeme talebinin tesliminden itibaren 45 gün içerisinde yapılmalıdır. Ödeme kapsamındaki hizmetlere tartışmalıysa, ödeme ertelenebilir. Bu 45 günlük ödeme süresine banka işlemlerinden doğan gecikmeler dahil değildir.

Mukabil AB programına ilişkin Eşleştirme projelerinin ödeme kuruluşları

PROGRAM ÖDEMELER

IPA Merkezi/Konsantre olmayan: Avrupa Komisyonu DelegasyonuMerkezi olmayan: Merkez Finans ve İhale BirimiHarcama öncesi kontrol dışındaki Merkezi olmayan: İdari Ofis

ENPI Delegasyonun Harcama Öncesi Kontrolü Dâhilindeki Merkezi olmayan: Denetleyici BakanlıkMerkezi/Konsantre olmayan: Avrupa Komisyonu Delegasyonu

7.2 Ödeme İşlemi

Eşleştirme Kontratı Genel Koşullar (Ek A2) Madde 15 uygulanır.

Ödeme kuruluşu, Üye Ülkeye ödemeleri aşağıdaki şekilde yapacaktır:

AB finansmanı tarafından finanse edilen Eşleştirme Kontratı bütçesinin, Özel Koşullar Madde 2’de belirtilen uygulama döneminin ilk 12 ayına tekabül eden %80’lik ön finansmanı aşağıdaki tarihlerden itibaren 45 gün içerisinde gerçekleştirilir:

– Her iki tarafın imzaladığı Eşleştirme Kontratının teslimi,– Eşleştirme Kontratı Ek V’te verilen örneğe uygun bir ödeme talebinin teslimi.

Bütçe (İdari Ofis/PAO tarafından sözleşmesi imzalanan özel sektör hizmetleri ve fiyatlardaki değişikliklere ilişkin hükümler hariç), Eşleştirme projesinin süreceği ay sayısına bölünecek ve sonra 12 ile çarpılacaktır. Bu miktarın % 80’i alınacaktır. Örneğin, bütçesi 445,000 Avro olan 19 aylık bir proje için, ön finansmanı 445,000 x 12/19 x % 80 = 224,842 Avro değerinde ödenek talebinde bulunulabilir.

Müteakip ön-finansman (İkinci,.üçüncü, vb. ön finansman): Üye Ülke Proje Lideri, ödeme kuruluşuna, onay/imza bildirim tarihinden itibaren her üç ayda bir, son üç ay içerisinde oluşan tüm

68

bütçelendirilmiş maliyetlerin detaylandırıldığı bir mali kısım içeren 3 aylık ara rapor sunar (kısım 6.4’e bakınız). Üye Ülke Eşleştirme Ortağı, biriken ön finansmanın % 70’ten fazlasının harcanmış olduğunu belirtirse, Özel Koşullar Madde 4’te sözü edilen miktarda müteakip ön finansman ödeneği talep edebilir. Ödeme, faydalanıcının sunulan hizmetleri onaylaması kaydıyla talebin tesliminden itibaren 45 gün içerisinde yapılmalıdır.

Nihai ödemeden/kesinleşmeden önce, ilk ön finansmanın birikmiş ödemesi ve müteakip ön finansman ödemeleri, Eşleştirme Kontratı toplam bütçesinin % 90’ını geçmemelidir.

Nihai ödeme: Üye Ülke Eşleştirme Ortağı, Eşleştirme projesinin tamamlanmasından sonra, zorunlu sonuçların elde edildiğini gösteren nihai proje raporunun onaylanması kaydıyla, harcama teyit raporu ve nihai genel mali raporla birlikte nihai faturayı teslim edebilir.

Tüm ön finansman ödemeleri ile Özel Koşullarda belirtilen azami toplam Eşleştirme bütçesi arasındaki kalan miktar, İdari Ofis ve Program İdare Ofisinin, nihai raporla birlikte Eşleştirme Kontratı Ek V’teki örneğe uygun nihai ödeme talebinin tesliminden itibaren 45 gün içerisinde, bu el kitabının kısım 6.4 ve Genel Koşullar Madde 15’e göre nihai raporun onaylanması kaydıyla ödenecektir.

Proje süresi 12 ay veya daha az ise, ödemeler iki şekilde yapılacaktır: bir ön finansman ve bir nihai ödeme Sözleşme Makamı tarafından faydalanıcıya ödenen ön finansmandan kaynaklanan herhangi bir kar veya buna denk bir çıkar, ara ve nihai raporlarda belirtilecek ve Genel Koşullar Madde 18’e (Eşleştirme Kontratı Ek II), uygun olarak talebi halinde Sözleşme Makamına geri ödenecektir. Bu, kontrat kapsamındaki ön finansman toplamının hesaplanması sırasında göz önünde bulundurulmayacaktır. Genel Koşulların yeni 15.10 ve 15.13 maddelerine bakınız.

Eşleştirme projesinin uygulanmasından sorumlu Üye Ülke Kurumu, ödeme kuruluşu tarafından kabul edilen faturalar/detaylı mali rapora göre kullanılmamış olan ön finansmanın Yerleşik Eşleştirme Danışmanlarına geri ödenmesinden sorumludur (kısım 7.1’e bakınız).

7.3 Harcama Teyit Raporu

Nihai mali rapora, tanınmış ve bağımsız bir denetmenin hazırladığı bir harcama teyit raporu eklenmelidir. Denetmen, Üye Ülke Eşleştirme Ortağı tarafından faturalandırılan tüm işlemlerin mevcut kurallara uygun olarak gerekçelendirildiğini ve sadece Eşleştirme Kontratının bir sonucu olarak oluşturulduğunu belgelemelidir. Yapılan işlemlerin uygunluğu kadar doğruluğu da denetlenmelidir.

Harcama teyit raporu, bağımsız dış denetim (örneğin Avrupa Sayıştayı) için ulusal bir kurum tarafından sağlanabilir.

Harcama teyit raporu, çalışma planı süresinden en geç üç ay sonra gönderilmelidir. Yani, rapor en geç faaliyetin uygulama dönemi bitmeden önceki son ay içerisinde sunulmalıdır.

Üye Ülkenin uygulayıcı kurumu, nihai faturayı destekleyecek bir harcama teyit raporu sağlayamıyorsa, Üye Ülke hukukuna uygun bir denetim uygulanacaktır. Bunun maliyeti, bütçede belirtilen ve faturalandırılan gerçek maliyetlere dâhil edilecektir.

Harcama teyit raporu, Üye Ülke uygulayıcı kurumlarını, ödeme talep ederken Sözleşme Makamına kanıt olarak orijinal doküman teslim etmekten muaf kılar. Bununla birlikte, Sözleşme Makamı veya Komisyon, bir Eşleştirme projesinin ödemelerini ve hesaplarını rastgele kontrol etmek isterse, orijinal dokümanlar kanıt olarak sunulabilir.

Denetim sertifikası şablonu Eşleştirme Kontratı Ek VI’ da mevcuttur.

Dış denetim hükümleri, Genel Koşullar Madde 15.6’ da belirtildiği şekilde uygulanır.

69

7.4. Sunulan Hizmetler ve Faturaları Destekleyen Belgeler

7.4.1 Sunulan Hizmetlerin Faydalanıcı Tarafından Onayı

Bütçede belirtilen gider dökümüne uygun detaylı faturaları temelinde (Eşleştirme Kontratı Ek III), Üye Ülke Proje Lideri, faturalanan dönem içerisinde sunulan hizmetlerin faydalanıcı tarafından onaylanmasının talebinden sorumludur. Kolaylık sağlamak amacıyla, Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, bu onayı talep edebilir.

Faydalanıcı kurum, üç aylık proje raporları temelinde “doğruluk onayı” verecektir. Diğer yandan, MFİB ve İdari Ofis, faturalandırılan tüm masrafların uygunluğunun ve denetim sertifikası, rastgele bir kontrol durumunda belgesel kanıt ile desteklendiğinin doğrulanmasından sonra “ödeme izni” verecektir.

ENPI kapsamında, faydalanıcı kurum, üç aylık proje raporları temelinde “doğruluk onayı” verecektir. Diğer yandan, İdari Ofis (merkezi olmayan) ya da Delegasyon (merkezi), faturalandırılan tüm masrafların uygunluğunun ve denetim sertifikası, rastgele bir kontrol durumunda belgesel kanıt ile desteklendiğinin doğrulanmasından sonra “ödeme izni” verecektir.

7.4.2. Faturaları Destekleyecek Belgeler

Eşleştirme Ortağı Üye Ülke, eşleştirme kontratı kapsamında uygulanan faaliyetlerin kayıtlarını ve hesaplarını düzenli ve doğru olarak tutmak zorundadır. Bu kayıtlar, Faydalanıcı Ülkede çalışılan gün sayısını ve eşleştirme kontratıyla alakalı bütçelenen tüm arizi masrafları tam olarak ortaya koyacak kadar ayrıntılı olmalıdır.

Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke, bu kayıtları, eşleştirme kontratı kapsamında yapılan son ödemeden sonra 7 yıl boyunca muhafaza edeceklerdir. Kayıtlar, gelirlere ve giderlere ait belgeleri, destekleyici belgelerin kontrolü için gerekli ve yeni tüm belgeleri özellikle görev ve zaman tutanaklarını, biletleri, uzmanların yaptığı harcamaların faturalarını ve diğer faturaları içermelidir. Bu kayıtların tutulmaması, yükümlülüklerin ihlal edilmesi demektir ve AB fonlarının kesilmesine ya da sağlanan fonların bir kısmının ya da tamamının Komisyon’a geri ödenmesinin talep edilmesine neden olabilir.

Avrupa Dolandırıcılıkla Mücadele Ofisi’nin (OLAF), diğer Komisyon birimlerinin, İdari Ofis’in ya da Faydalanıcı Ülkenin yetkili kuruluşlarının temsilcilerinin, Avrupa Sayıştayı’nın haklarına ve yükümlülüklerine zarar vermeyecek şekilde, herhangi uygun bir zamanda, eşleştirme kontratının uygulanmasına ilişkin kayıtları ve hesapları inceleme ve denetleme ve hem uygulama sırasında hem de sonrasında bu kayıtların ve hesapların kopyalarını alma yetkisi vardır.

Belgelerin incelendiği ya da anında denetim yapıldığı herhangi bir teknik ya da mali kontrol durumunda, Avrupa Komisyonu, OLAF, Avrupa Sayıştayı personelinin veya Komsiyon’un yetki verdiği dışardan kişilerin her zaman bilgiye erişim (yazılı ya da elektronik ortamda) hakları vardır. Sözü geçen yedi yıl süresince, hangi şekilde olursa olsun (yazılı ya da elektronik), gerekli belgelere erişim sağlanmalıdır.

7.5 Denetim

Eşleştirme projelerinin uygulaması sırasında, hem projelerin kendisi hem de yönetimi çeşitli denetimlere tabi tutulabilirler:

Komisyonun isteği üzerine yapılan özel denetimler, Avrupa Dolandırıcılıkla Mücadele Bürosu (OLAF) ve diğer Komisyon birimleri;

Avrupa Sayıştayı tarafından yapılan özel denetimler.

70

Komisyon tarafından istenen özel denetimler, projelerin düzgün ve verimli bir şekilde yönetiminde bağımsız bir görüş sunmak için yapılır ve/veya özel durumları inceler.

Sayıştay, Komisyondan bağımsızdır. Avrupa Birliği tarafından yapılan harcamaların ilgili yasal hükümlere ve ilkelere uygunluğunun, mali yönetimin düzgünlüğünün ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrolünden sorumludur. Avrupa Dolandırıcılıkla Mücadele Bürosu (OLAF), Avrupa kurumlarındaki dolandırıcılık, yolsuzluk ve vazifeyi suiistimal gibi herhangi diğer uygunsuz faaliyetlerle mücadele amacını güden bir Komisyon birimidir.

OLAF, tam bağımsız bir şekilde iç ve dış soruşturmalar yaparak görevini yerine getirmektedir.

Faydalanıcı Ülke ve Üye Ülke, Avrupa Komisyonu, OLAF ve Sayıştayın, dokümanları inceleyerek veya yerinde kontroller yaparak proje uygulamasını doğrulamasına ve gerektiğinde hesapları destekleyen dokümanlar, muhasebe dokümanları ve faaliyetin finansmanına ilişkin diğer tüm dokümanlar temelinde tam bir denetim yapmasına müsaade edecektir. Bu teftişler, kalan miktarın ödenmesinden 7 yıl sonraya kadar gerçekleşebilir.

Eşleştirme Kontratı Genel Koşullar Madde 16.2 uygulanır.

7.6 Özel Sektör Girdileri: İhale, Satın Alma ve Sözleşme

Genelde Eşleştirme projeleri, zorunlu bir sonucu elde etmek amacıyla Faydalanıcı Kuruma kamu sektörü uzmanlığının ve teknik bilginin aktarılmasına dayanır. Bu yüzden, ekipman veya özel sektör hizmetleri şeklindeki özel sektör girdisinin sadece istisnai durumlarda talep edilmesi gerekir. Bu talep, tam olarak gerekçelendirilmelidir ve ekipman için azami 5000 Avro ve hizmetler için işlem başına azami 10.000 Avro ile sınırlandırılmıştır (kısım 5.10, 5.11 ve 5.12’ye bakınız).

Başka bir deyişle, Eşleştirme projeleri, kamu sektörü işbirliği odaklı müstakil projelerdir.

AT Dış faaliyetlerin sözleşme prosedürleriyle ilgili klavuzun 6.8. kısmındaki hükümlere uygun olarak, istisnai durumlarda talep edilen özel sektör girdileri, genellikle Üye Ülke ortağı tarafından ihaleye çıkarılır ve üye ülke, eşleştirme kontratının A4 ekindeki kuralları uygular.

İhalelerde uygulanacak kurallar şunlardır.

A. Mal tedariği

A.1. Eşleştirme projesi başına azami 5.000 Avro için: Üye Ülke proje lideri, satın alma ve sözleşme işlemlerinden sorumludur.

Prosedür: İhale, üye ülkenin kendi ihale kurallarına göre doğrudan temin (tek satıcı) usulüyle yapılır ve fatura, üç aylık mali rapora eklenir.

Örnek: projenin düzgün olarak uygulanabilmesi için alınan küçük çaplı malzemeler (örn. laboratuvar sarf malzemeleri ya da küçük ölçüm malzemeleri)

A.2. Eşleştirme projesi başına 5.000 Avro’nun üstü için:

Bu miktarda bir yatırım, Eşleştirme bütçesinden KARŞILANAMAZ. Faydalanıcı ülkenin yükümlülüğünü göstermek amacıyla önceden sadece bütçe dökümünde bahsedilebilir ve ilgili malzeme, projenin iş programı uygulanırken hazır edilir.

Örnek: hava kalite kontrolünü ölçen aletler, hayvancılık kontrol malzemeleri

B. Hizmet tedariği

B.1. Azami 10.000 Avro’ya kadar olan hizmetler için: Üye Ülke proje lideri, satın alma ve sözleşme işlemlerinden sorumludur.

71

Prosedür: İhale, üye ülkenin kendi ihale kurallarına göre doğrudan temin (tek satıcı) usulüyle yapılır.

Örnek: seyahat, mütercim-tercümanlık, yazılım, eğitim malzemeleri, eğitime özel sektör uzmanlarının katılması gibi hizmetlerin tedariği

B.2. 10.000 Avro’nun üstündeki hizmetler için: Üye Ülke proje lideri, satın alma ve sözleşme işlemlerinden sorumludur.

Prosedür: İhale ve sözleşme, kontratın A4 Ekindeki kurallara göre, üye ülke ortağı tarafından yapılır.

Üye ülke ortağının ticaret ihalelerine katılmaya izni olmayan bir kamu sektörü kuruluşu olması halinde ve özel sektör girdilerinin istisnai özelliği nedeniyle (2), Üye Ülke ortağı, istisnai olarak talep edilen özel sektör girdilerini (5.000 Avro’nun üstündeki hizmetler için), kendi adına Sözleşme Makamı’nın yürütmesini isteyebilir. Özellikle ihalede KDV ödemesi söz konusuysa, böyle bir uygulama yapılması uygundur.

Örnek: mütercim-tercümanlık hizmetleri, yazılım, eğitim malzemeleri, eğitime özel sektör uzmanlarının katılması gibi hizmetler, YED Asistanları.

Eğer Üye Ülke ortağı böyle bir yardım talep ederse, 10.000 Avro’nun üstündeki hizmet tedariği ihaleleri Sözleşme Makamı tarafından ayrı olarak yapılır ve ihalenin Sözleşme Makamı tarafından yapıldığı da belirtilerek eşleştirme kontratının bütçesine (Ek A3) eklenir.

Bu durumda, üye ülkeye yapılacak ödemeler, Sözleşme Makamı tarafından yapılan özel sektör sözleşmelerini içermez. Ödeme işlemleri için Kısım 7.2.’ye bakınız.

Her halükarda, hem üye ülke proje liderleri hem de Sözleşme Makamı, özel sektör ihalelerinde uygulama klavuzunu kullanacaklardır.

7.7 Fiyat Değişikliği ile ilgili Hükümler

Uzmanlık ücretleri, Eşleştirme El kitabında belirtilen üst sınırları aşmamak kaydıyla, Eşleştirme Kontratının gider dökümünde gösterilir. Ulaşım harcamaları, eğitim için kiralanan tesisler, Yerleşik Eşleştirme Danışmanı için kiralanan konaklama yeri gibi dökümde belirtilen diğer maliyetler tahminlere dayalıdır. Bu tür maliyetler ödemeleri, 3 aylık faturalar çerçevesinde faturalandırılan gerçek harcamalara tabidir ve Üye Ülke uygulama kurumu tarafından saklanan belgesel kanıtlarla desteklenir.

Gider dökümünde gösterilen miktar gerçekten oluşan maliyetleri karşılayamaya yetmiyorsa, aradaki fark “fiyat değişikliği ile ilgili hüküm” adı altında ayrılabilir. Bu miktar her bir Eşleştirme Projesi için tahsis edilen toplam bütçenin % 2,5’ ini geçmemelidir. Bu, aynı zamanda maaşlardaki artış, ücret dışı işgücü maliyetleri ve Yerleşik Eşleştirme Danışmanına yapılan geri ödemelere de uygulanır.

Yukarıda belirtilen hükmün uygulanması, bütçede değişiklik yapılmasını veya Sözleşme Makamı tarafından önceden onay verilmesi gerektirmez. Eşleştirme kontratının 7. maddesindeki Genel Koşulların 14.3 maddesindeki istisnaya bakınız.

3 Aylık faturalar, Eşleştirmenin gider dökümünde belirtilen bütçe kalemlerine uygun olarak sunulmalıdır. Bir kalemin (ücretler hariç) gerçek maliyeti her halükarda tahmini aşıyorsa, aradaki fark hüküm kısmına yazılır.

Örneğin, bütçe kalemi 23’te (seminer Y) bir uçak bileti için 1000 Avro ön görülmüşse, fakat gerçek maliyet 1015 Avro değerindeyse, bu, faturada şu şekilde gösterilir:

1015 Avro değerindeki uçak biletleri için 1000 Avro bütçe kalemi 23’e (seminer Y), 15 Avro ise bütçe kalemi 57’ye yazılır.

72

Bir kalemin nihai maliyet tahmin edilenin altında kalırsa, aradaki fark, aynı faaliyet ile ilgili ilave maliyetlere ilişkin bütçe satırında kalır. Faaliyet tamamlandığında, kalan finansman kısım 6.6’da öngörülen işleme veya bu hükme uygun olarak diğer kalemlere aktarılabilir.

7.8 Vergilendirme İlkeleri

Yerleşik Eşleştirme Danışmanı, Faydalanıcı ev sahibi Ülkede görevlendirildiği süre içerisinde elde ettiği gelir bakımından kendi ülkesinin ulusal vergi mevzuatını gözetmelidir.

Yerleşik Eşleştirme Danışmanının gümrük vergilerinden, ithalat vergilerinden, yükümlü olduğu vergiler ve diğer mali masraflardan muhtemel muafiyeti, Komisyon ve Faydalanıcı Ülke arasında söz konusu proje için imzalanan Mali Sözleşmeye göre uygulanır.

Üye Ülke Eşleştirme ortağı başka yollarla tazmin edebiliyor ve yürürlükteki mevzuat böyle bir teminata izin veriyorsa, dolaylı vergi giderleri (KDV) AB fonlarından karşılanamaz.

Kısım 8: Kısa Süreli Eşleştirme için Özel İşlemler

8.1 Kısa Süreli Eşleştirmenin Tanımı

Kısa Süreli Eşleştirme, standart Eşleştirmeye kıyasla daha sınırlı bir kapsamı olan konular söz konusu olduğunda, gerekli yapıların karmaşık olmaması veya mevcut yapıların az değişiklik gerektirmesi gibi, herhangi bir müstakil kurumsal sorunla başa çıkmak için kullanılabilir. En iyi ihtimal, genel veya yasal çerçevenin reformundan ziyade özel bir tedbirin – örneğin Sigortacılık Üst Kurulu veya Yol Müfettişliği - uygulanmasıdır. Kısa Süreli Eşleştirme projeleri, zorunlu sonuçları elde emekle yükümlü olan ve kendine yeten Eşleştirme projelerini tamamlamak amacıyla kullanılmamalıdır.

Kısa Süreli Eşleştirme, bir Üye Ülkenin, çoğunlukla memurlarca (kamu görevlilerince) sağlanan kısa veya uzun dönemli uzmanlığı ve/veya nadiren daha uzun süre kalan kamu görevlisi uzmanlığını kapsayan iyi tanımlanmış kamu sektörü uzmanlığını sağlamasıdır. Sınırlı kapsamları ve süreleri olduğundan dolayı, Kısa Süreli Eşleştirme projeleri, gerçekte standart Eşleştirme projesinin daha geniş çaplı amaçlarından biri olan kamu kurumları arasında daha uzun dönem yapısal bağlantılar kurmakta yetersiz kalır.

Gerekli olduğunda Kısa Süreli Eşleştirme paketi, aşağıdakiler gibi ilave girdiler içerebilir:

Düzenleyici metinlerin uygunluğunun incelenmesi ve dokümanların temini, Çalışma toplantıları, seminerler ve çalışma ziyaretleri, Hazırlık aşamasında yazılı ve sözlü çeviri

Kısa Süreli Eşleştirme projeleri için tavan finansman, 250.000 Avro olarak belirlenmiştir. Bu projeler için maksimum süre 6 aydır; istisnai durumlarda bu süre 8 aya kadar uzatılabilir. Bu süreye, başlangıç ve raporlama için öngörülen standart 3 ay eklenir. (Bkz. Hibeler için Genel Şartlar Madde 2, Eşleştirme Kontratı Ek2)

Bu üst sınırlardan haricinde, standart Eşleştirme ile Kısa Süreli Eşleştirme arasında üç temel fark vardır:

Yerleşik Eşleştirme Danışmanının olmaması Ortak tasarımlanmış bir iş planının olmaması. Bu, projenin daha az gecikmelerle

onaylanmasını kolaylaştırır. Ancak, proje fişi ihtiyaç duyulan girdileri ve işbirliğini çok kesin olarak tanımlamalıdır. Belirlenen amaçları ve zorunlu sonuçları elde etmek önemini koruyacaktır. Bu da hazırlık masraflarının ödenmeyeceği anlamına gelir.

Üye Ülke ortaklarının konsorsiyumuna izin verilmez. Gerektiğinde yapılan yazı ve sözlü çeviri hariç ekipman veya özel sektör hizmeti satın

alınamaz.

73

Tüm bu ayırt edici faktörler, Kısa Süreli Eşleştirme projesinin, hedeflenen kamu sektörü yardımının hızlı mobilizasyonunu sağlanması gerektiğinin altı çizmektedir.

8.2 Ayrıntılı Kısa Süreli Eşleştirme Proje Fişi

Talep edilen kamu sektörü uzmanlığının hızlı mobilizasyonu, Kısa Süreli Eşleştirme proje fişinin detaylı ve kesin olarak hazırlanmış olmasını gerektirir. Detaylı Kısa Süreli Eşleştirme proje fişi, ilgi duyan Üye Ülkelerin detaylı bir teklif hazırlamasını kolaylaştıracak şekilde mevcut durumu, süregelen reform sürecini, uzun dönem amaçlar ve ilk amaçları ve çıktıları/sonuçları içerecektir.

Kısa Süreli Eşleştirme projelerinde, Üye Ülke proje ortağı ve faydalanıcı kurum tarafından önceden ortaklaşa hazırlanan bir iş planı olması gerekmez. İşte bu yüzden, Kısa Süreli Eşleştirme proje fişi, standart Eşleştirme proje fişlerine göre daha detaylı olmalıdır. Detaylı olarak hazırlanan proje fişi, seçilen üye ülke ortağının teklifiyle beraber, kısa süreli eşleştirme kontratına ek olarak konacaktır.

Bu nedenle faydalanıcı kurum aşağıdakileri içeren Kısa Süreli Eşleştirme proje fişini tamamlamalıdır:

Faydalanıcı kurumun detaylı bir tarifi, Faydalanıcı Ülkedeki mevcut durum, Tasarlanan reformun uygulanması için önerilen yöntem, Faaliyetlerin niteliği, Göstergeler de dahil olmak üzere hedeflediği zorunlu sonuç veya sonuçlar, İhtiyaç duyulan uzmanların profili, Bunu başarma yolunda kendi stratejisi ve kullanmayı tasarladığı yol ve yöntemler, Tüm iletişim bilgileriyle (telefon, faks, e-posta) birlikte kimliği açıkça belirtilmiş Faydalanıcı Ülke

Proje Lideri. Varsa, her bir bileşenden sorumlu olan ilave yardımcı personel atanmalıdır, Bir Üye Ülkeden istediği, kesin tanımlanan girdiler ve bu amaçla kullanmayı istediği finansman

miktarı, Çalışma dili, Mevcut toplam bütçe.

Eşleştirme proje fişleri için, bu el kitabının C1 Ek’indeki taslağa bakınız. Kısa süreli eşleştirme ile ilgili hususları bu taslakta bulabilirsiniz.

8.3 Zorunlu Sonuçlar

Aynı kurallar, standart Eşleştirme projelerinde olduğu gibi Kısa Süreli Eşleştirme projeleri için de geçerlidir. Bu projeler, somut, işlemsel bir sonucu (zorunlu sonuç veya sonuçları) hedeflemelidir (Bu el kitabı kısım 4.1’ e bakınız). Bununla birlikte, zorunlu sunucun karmaşıklığı ve kapsamı, Üye Ülkeden gelen sınırlı ve kesin olarak tanımlanmış girdilerle faydalanıcının kendisinin gerekli reformu tasarlama, yönetme ve uygulama yeteneğine uygun ve daha makul olmalıdır.

8.4 Üye Ülke Kurumunun Seçilmesi

8.4.1 Projelerin Dolaşımı

Detaylı Kısa Süreli Eşleştirme proje fişi, ilgili kurumlardan detaylı yazılı teklifleri talep etmek üzere, Üye Ülkelerin Ulusal İrtibat Noktalarına dolaşıma çıkarılır. Özel koşulların bir süre uzatımı veya daha erken bir nihai tarihi gerektirmediği sürece teklifler 6 hafta içinde sunulmalıdır.

8.4.2 Üye Ülke Teklifleri için Asgari Kriterler

Detaylı proje fişi, gerçekleştirilecek tüm faaliyetleri ve mevcut bütçe dahilinde ihtiyaç duyulan kamu sektörü yardımını sağlamaya yönelik bir teklif sunacak olan Üye Ülkeden beklenen katkıyı tarif eder. Teklif aşağıdakilerden oluşur.

74

Üye Ülke girdilerinin koordinasyonundan sorumlu olarak atanmış bir Proje Liderinin ismi (bu, Faydalanıcı ülkede çalışmak üzere atanan uzmanlardan biri olabilir.)

Önerilen memurların özgeçmişleri ve bu memurların proje fişi kapsamında çalışacakları konular,

Maaşlar (birimler ve oranlar) ve geri ödemesi yapılabilecek harcamalar için bütçe. Bu bütçe Eşleştirme kurallarına uygun olmalıdır.

Alışılagelmiş Kısa Süreli Eşleştirme kavramı çerçevesinde, lider Üye Ülke Proje Liderinin yetkisinde ve sorumluluğunda çalışacak olan başka ülke uzmanlarını içerse de, her bir teklif sadece bir Üye Ülkeden gelmelidir. Konsorsiyuma izin verilmeyecektir. Sadece, ihtiyaç duyulan girdilerin tamamını kapsayan teklifler göz önünde bulundurulacaktır.

Seçilen Üye Ülke teklifi, aynı zamanda Kısa Süreli Eşleştirme Kontratına bir ek oluşturacaktır.Eşleştirme proje fişleri için, bu el kitabının C2 Ek’indeki taslağa bakınız. Kısa süreli eşleştirme ile ilgili hususları bu taslakta bulabilirsiniz.

8.4.3 Seçim İşlemi

Sözleşme Makamı’nın, Seçim/Değerlendirme Komitesi’nin toplantısını takiben iki hafta içerisinde seçilen Üye Ülkeyi kararından haberdar etmesi tavsiye edilir.

Ayrıca, Delegasyon yılda en az bir kere bütün Üye Ülkelerin Ulusal Temas Noktalarını yapılan seçimler hakkında bilgilendirecektir.

IPA Kapsamında Seçim İşlemi (EDIS’ten önce ve sonra)

Merkezi ve Merkezi Olmayan Yönetim

EDIS’ ten önce, teklifler, faydalanıcı kuruma ve Merkezi Finans ve İhale Birimine (MFİB) iletecek olan Delegasyona gönderilir. Hem faydalanıcı kurum hem de Delegasyon seçim komitesinde temsil edilmelidir. Delegasyon gözlemci statüsündedir. Faydalanıcı kurum yazılı teklifleri esas alarak bir Üye Ülke ortağının asıl seçiminden bizzat sorumludur. Seçim toplantılarında Üye Ülkelerin tekliflerini sunmaları genellikle istenmez. Ancak bazı durumlarda Üye Ülkeler tekliflerini sunmaya davet edilebilir. Bundan dolayı, oluşabilecek masrafların geri ödemesi yapılmayacaktır. Üye Ülkelere eşit fırsatlar tanımak koşuluyla, Üye Ülke teklifleri için ilave bilgi, açıklama veya düzeltme talebinde bulunulabilir. Açıklama/düzeltme talepleri yazılı olarak yapılacaktır ve Üye Ülkeye bir cevap vermesi için azami 5 iş günü süre verilecektir.

Seçim Komitesi tutanakları, onaylanmak üzere Delegasyona gönderilecektir. Böylece, Delegasyon seçim komitesi kararlarını not etmiş olacaktır. Hiç bir teklif alınmaz veya alınan tek teklif yetersiz bulunursa, Delegasyon ve faydalanıcı, işlemi iptal edebilir ve Kısa Süreli Eşleştirme Proje fişini uygun olarak gerekçelendirilmiş kaydıyla yeniden dolaştırabilir veya Teknik Yardım için ticari bir ihaleye dönüştürebilir.

Delegasyon, tekliflerin verilmesi için nihai tarihten sonraki azami 6 haftalık süre içerisinde Faydalanıcı kurumun nihai kararını teklif veren tüm Üye Ülkelere duyuracaktır. Her bir Kısa Süreli Eşleştirme teklifi için bir Seçim Kriterleri Tablosu doldurulacaktır. Faydalanıcı kurumlar, nihai kararlarına etki eden nedenlere ilişkin olarak katılan Üye Ülkelerin tamamına bilgi vermeye güçlü bir şekilde teşvik edilir. Üye Ülkelerin kurumlarından ileride gelecek teklifleri göz önünde bulundurulduğunda, Üye Ülkelerin böyle bir geri bildirim almaya hakları vardır.

Avrupa Komisyonu’nun Harcama Öncesi Kontrolü Dışındaki Merkezi Olmayan Yönetim (EDIS)

EDIS kapsamında, teklifler, Faydalanıcı kuruma iletecek olan İdari Ofise gönderilecektir. İdari Ofis, küçük bir seçim komitesi oluşturacak ve ilgili tüm prosedürlerin yerine getirilmesini sağlayacaktır. Ancak İdari Ofisin seçim işleminde oy hakkı bulunmamaktadır. Seçim toplantılarında Üye Ülkelerin tekliflerini sunmaları genellikle istenmez. Ancak bazı durumlarda Üye Ülkeler tekliflerini sunmaya davet edilebilir. Bundan dolayı oluşabilecek masrafların geri ödemesi yapılmayacaktır. Seçim Komitesinin

75

tutanakları İdari Ofis tarafından saklanacaktır. Hiç bir teklif alınmaz veya alınan tek teklif yetersiz bulunursa, İdari Ofis ve faydalanıcı, işlemi iptal edebilir ve Kısa Süreli Eşleştirme Proje fişini uygun olarak gerekçelendirilmek kaydıyla yeniden dolaştırabilir veya Teknik Yardım için ticari bir ihaleye dönüştürebilir.

İdari Ofis, tekliflerin verilmesi için nihai tarihten sonraki azami 6 haftalık süre içerisinde Faydalanıcı kurumun nihai kararını teklif veren tüm Üye Ülkelere duyuracaktır. Her bir Kısa Süreli Eşleştirme teklifi için bir Seçim Kriterleri Tablosu doldurulacaktır.

Faydalanıcı kurumlar, nihai kararlarına etki eden nedenlere ilişkin olarak katılan Üye Ülkelerin tamamına bilgi vermeye güçlü bir şekilde teşvik edilir. Üye Ülkelerin kurumlarından ileride gelecek teklifleri göz önünde bulundurulduğunda, Üye Ülkelerin böyle bir geri bildirim almaya hakları vardır.

8.5 Kontrat ve Uygulama

8.5.1 Kontratın Yapısı

Her imza tarafına ve onaylaması için Komisyona ya da İdari Ofis’e, Eşleştirme Kontratının birer orijinal kopyası verilir.

Kontratın kopyaları, nihai Faydalanıcı Kurum ve Komisyon için hazırlanır.

Kısa Süreli Eşleştirme Kontratı, Standart Eşleştirme Kontratına uygun olacaktır.

Kontratın tamamı, Standart Eşleştirme Kontratı ile aynı ekleri içerecektir (kısım 3.8’e bakınız).

Konsorsiyum oluşturma olasılığının Kısa Süreli Eşleştirmede yer almaması nedeniyle, Ek A8 olmayacaktır.

Kısa süreli eşleştirme kontratları, gözden geçirmesi ve fikrini beya etmesi için Yönlendirme Komitesi’ne sunulmayacaktır.

8.5.2 Finansman için Uygun Maliyetler

Kısa Süreli Eşleştirmeye uygulanabilen mali kurallar aşağıdakiler hariç standart Eşleştirme projesiyle aynıdır:

a) Orta dönemli uzmanlar (Faydalanıcı Ülkede bir ay veya daha uzun süre kalanlar), kısa dönemli uzmanlar gibi (ücretler ve harcamalar) muamele görecektir. Ancak; bunlara ulaşım belgelerini sunmak koşuluyla her ay özel ekonomik tarifeden gidiş-dönüş ücreti ödenebilir.

b) Ekipman ve özel sektör hizmetleri (gerektiğinde yazılı ve sözlü çeviri hariç) finansman için uygun değildir.

c) Hazırlık maliyetleri finansman için uygun değildir.d) Proje asistanları finansman için uygun değildir.

Faydalanıcı kurum, Üye ülke eşleştirme ortağının kullanması için gereken ofisi ve malzemeyi ücretsiz olarak sağlar. Bu konudaki giderler, faydalanıcı ülke tarafından sağlanan ortak finansmanın bir bölümüdür.

8.5.3 Sözleşme Makamı, Kontratın İmza Tarafları, İmza Sırası

8.5.3.1. IPA Kapsamında

Merkezi ve merkezi olmayan yönetim kapsamında, Kısa Süreli Eşleştirme Kontratı, ya Delegasyon ya da MFİB tarafından ve Ortak Üye Ülke tarafından imzalanır. Nihai faydalanıcı kurumun onayı, eşleştirme projesini sahiplendiğinin ve projenin düzgün olarak uygulanmasını sağlayacağının bir ifadesidir.

76

İmzanın ardından, Delegasyon ya da MFİB, işlemin tamamlandığına ve kontratın bir sonraki gün geçerli olacağına dair diğer taraflara bildirimde bulunur.

Komisyonun harcama öncesi kontrolü dışındaki merkezi olmayan yönetim (EDIS) kapsamında, Kısa Süreli Eşleştirme Kontratı, İdari Ofis ve Ortak Üye Ülke tarafından imzalanır Gerektiği şekilde uygulanacağını ve sahipliğini taahhüt etmek için Faydalanıcı Kurum tarafından onaylanır.

8.5.3.2. ENPI Kapsamında

Kısa Süreli Eşleştirme Kontratının imzalayıcıları ve imza sıraları, Uzun Süreli Eşleştirme Kontratındakilerle aynıdır ve de bu kitapçığın 3.10 bölümünde tarif edilmektedir.

8.5.4 Raporlama

Üçüncü ay içerisinde teslim edilen ve kontratın ilk iki aylık kısmını içeren bir başlangıç raporu ile nihai bir rapor olacaktır (rapor şablonları standart Eşleştirme için kullanılanlar ile aynıdır). Bunlar ilave yorum yapma hakkı olan Faydalanıcı tarafından onaylanmalı ve karşılıklı olarak imzalanmalıdır.

Raporlar bu el kitabı kısım 6.4’te belirtildiği şekilde gönderilecektir.

8.5.5 Ödemeler

Standart Eşleştirme için uygulanan prosedür geçerlidir. Bu el kitabı kısım 7.2’ye bakınız.

Yükleniciler Eşleştirme Kontratını imzaladıktan sonra, ön finansman olarak bütçelenen harcamaların %80’ini talep edebilir. Geriye kalan miktar, kontrat tamamlandığında ve Üye Ülke nihai rapor ve faturayı proje bitiminden sonra en geç 1 ay içerisinde teslim etmesiyle standart prosedüre uygun olarak ödenecektir. (kısım 7.2’ye bakınız.)

8.5.6 Harcama teyit raporu

Standart Eşleştirme için uygulanan prosedür geçerlidir. Bu el kitabı kısım 7.3’e bakınız.

8.6 İzleme ve Değerlendirme

Kısa Süreli Eşleştirme projeleri, standart Eşleştirme için uygulanan izleme ve değerlendirme prosedürlerine tabidir.(kısım 6.3 ve 6.5’e bakınız)

8.7 Kısa Süreli Eşleştirme Kontratında Değişiklikler

Standart Eşleştirme için uygulanan prosedürler geçerlidir. Bu el kitabı kısım 6.6’daki detaylı prosedürlere bakınız.

Kısa Süreli Eşleştirmelerde Yönlendirme Komitesi’nin olmadığını ve bu yüzden, kısa süreli eşleştirme kontratlarında değişiklik yapması için merkez ofise başvurulmayacağını unutmayınız.

8.8 Genel Koordinasyon ile İlgili Hususlar

Brüksel’deki her bir Komisyon hizmetinin Eşleştirme araçlarının koordinasyonundaki temel rolü göz önünde bulundurulduğunda, her bir Eşleştirme koordinasyon ekibinin Kısa Süreli Eşleştirme projesini izleyebilmesi için Avrupa Komisyonu Delegasyonları veya İdari Ofis’ten, her bir komisyonun

77

koordinasyon ekibine Kısa Süreli Eşleştirme projeleri ile ilgili 3 ayda bir genel açıklama göndermeleri istenir.

Raporlar, her bir Kısa Süreli Eşleştirme projesi için (proje numarası ve başlığı belirlenen) bir tablo formatında her bir proje fişinin dolaşım tarihi, tekliflerin nihai tarihi, seçilen Ortak Üye Ülkeler, projenin başlangıç tarihi, bütçe, Proje Lideri, Faydalanıcı Kurum, projenin bitiş tarihi ve nihai raporun alınıp alınmadığı bilgilerini içermelidir.

Kısım 9: Diğer Konular

9.1 Diller

Dil basit ama önemli bir konudur:

Eşleştirme Kontratı taslağı hazırlarken, Eşleştirme Ortakları;

Yazılı ve sözlü çeviri ihtiyaçlarını belirlemiş ve uygun hükümleri koymuş olmalıdır. Ortak çalışma dilleri ve günlük işleri gerçekleştirmek için Yerleşik Eşleştirme Danışmanından

talep edilen dil becerileri üzerinde mutabakata varmış olmalıdır. Raporlama için kullanılacak dil konusunda İngilizce, Almanca ya da Fransızca üzerinde

mutabakata varmış olmalıdır.

İş planında, bir Avrupa Birliği çalışma dilini kullanarak gerçekleştirilecek unsurlar ve Faydalanıcı Ülke dilinde sunulacak belirli hizmetler (yani broşürler, bilgi yayma amaçlı yayınlar vb.) belirlenecektir.

Deneyimler, Yerleşik Eşleştirme Danışmanı’nın işini kolaylaştırmak amacıyla, yazılı ve sözlü çeviri konularıyla (ve diğer proje yönetimi görevleriyle) günlük olarak ilgilenen tam zamanlı bir asistanın gerekliliğini göstermiştir. Yaralanıcı Ülke kurumunun bir asistan görevlendirebildiği ya da Yerleşik Eşleştirme Danışmanının Faydalanıcı Ülke dilini iyi bildiği durumlar hariç, bu harcama için bütçeye ve iş planına hükümler konmalıdır.

Yazılı çeviri harcamalarının Eşleştirme projeleri kapsamında finanse edilmesi uygun olsa da, bu imkan, yazılı çeviri işinin büyük ölçüde Teknik Destek ve Bilgi Değişimi Ofisi (TAIEX) yardımıyla halihazırda tamamlanmış olduğu göz önünde bulundurularak sadece çok istisnai durumlarda kullanılmalıdır. TAIEX, AB müktesebatının gerekli idari altyapıları da dâhil olmak üzere, uyumlaştırma/uygulama ve yürürlüğe konması konusunda kısa dönem teknik yardım için oluşturulmuş bir mekanizmadır. Halen tüm IPA ve ENPI ülkeleri, TAIEX yardımından yararlanmaktadırlar. Daha fazla bilgi için http://www.taiex.be internet sayfasına bakınız.

Faydalanıcı Ülke personelinin dil eğitiminin Eşleştirme projeleri kapsamında finanse edilmesi uygun değildir. Ancak istisnai ve çok teknik amaçlar doğrultusunda dil eğitimi finanse edilebilir.

9.2. Sürdürülebilirlik ve Eşleştirme Değerlendirme Misyonları

9.2.1 Sürdürülebilirlik

Ortak karar verilen eşleştirme iş planı süresince, üye ülke ortakları faydalanıcı kurumda zorunlu zonuçları elde etmek için, gereken kamu sektörü uzmanlığının aktarılmasını sağlarlar.

Eşleştirme iş planı tamamen uygulandıktan ve zorunlu sonuç(lar) elde edildikten sonra, bu sonuçlar faydalanıcı kurum tarafından korunmalı ve geliştirilmelidir. Ayrıca, eşleştirme projesinin etkisinin uzun sürmesini sağlamak, faydalanıcı kurumun yükümlülüklerinden biridir.

Bunun için, faydalanıcı kurumların, genel kamu yönetimi çerçevesinin daha da geliştirilmesine önem vermeleri ve eşleştirme sonuçlarının, faydalanıcı kurumdaki sistematik başarısızlıklardan zarar

78

görmemesini sağlamaları gerekir. Yani, eşleştirme projeleri, ancak, faydalanıcı ülkedeki sivil hizmetlerin kapasitesi, eşleştirmeyle sağlanan ilerlemeleri özümseyecek kadar gelişmiş olduğu sürece etkili olabilir.

Faydalanıcı kurumun genel duruşuyla ve Avrupa kapsamında genel idari reform yükümlülüğüyle ilgili bu şartın yanı sıra; eşleştirme ortakları, projenin uygulanması sırasında, ortak olarak elde ettikleri başarıların sürdürülebilirliği için gereken altyapıyı hazırlamalıdırlar:

1. Proje süresince, eşleştirme ortakları, eğitim malzemelerin yeterince kalite olup olmadığına dikkat etmelidirler. Malzemeler, profesyonel olarak hazırlanmış ve daha sonra kullanılmaları için kolay erişilebilir olmalıdır. (Örneğin, faydalanıcı kurumun internet sitesinde yayınlabilir)

2. Proje süresince, üye ülkenin eşleştirme uzmanlarının eğitiminden yararlanan faydalanıcı kurum çalışanlarına, meslektaşlarını eğitme görevi verilmeli (eğiticilerin eğitimi yaklaşımı) ve simulasyon uygulamaları, değerlendirme formlarının doldurulması gibi takip çalışmalarına aktif olarak katılmaları sağlanmalıdır.

3. Sonuçların etkili bir şekilde dağıtılmasını sağlamak için, eşleştirme ortakları, iş planının uygulanması bittikten sonra tamamlayıcı bir seminer düzenleyebilir ve faydalanıcı kurumun ve çalışanlarının daha sonra devam ettirebilecekleri somut sonuçları ve faydalı çıkarımları gösterebilirler.

4. Faydalanıcı kurum, aşırı personel devinimini önlemek ve eşleştirme projesi süresince faydalanıcı kuruma sağlanan teknik bilgi kaybını önlemek için uygun yollar ve araçlar (maaş ikramiyeleri, teşvikleri, eğitimden yararlanan personelle yapılacak yazılı anlaşmalar, kılavuz hazırlanması, ağların kurulması gibi) bulmalıdır.

5. Eşleştirme ortakları, faydalanıcı ülkede elde edilen zorunlu sonuçların korunmasını sağlamak için, nihai raporda, somur önerilere ve stratejilere yer vermelidirler. (sürdürülebilirlik planı)

Ancak eşleştirme projesinin de ötesinde, eşleştirme ortakları ve özellikle de faydalanıcı kurum, eşleştirme sonuçlarını korumak ve geliştirmek için, devamında uygun kurumsal yapılanma yardımlarını araştırabilir. (örneğin, TAIEX, SIGMA, ya da başlangıçtaki üye ülkeyle veya farklı üye ülkelerle ikili projeler gibi)

9.2. Eşleştirme Değerlendirme Misyonları

Her bir Eşleştirme projesi, tamamlanmasından sonra 6 aydan 12 aya kadar, bir Eşleştirme Değerlendirme Misyonu tarafından izlenebilir. Bu misyon, eşleştirme projesinin sona ermesinin ardından sürdürülebilir etki ve yan ürünlerin gözlemlenip gözlemlenmediğini rapor etmeyi amaçlar.

Eşleştirme Değerlendirme Misyonu’nun amaçları:

Eşleştirme projesinin (zorunlu) sonuçlarının sürdürülebilirliği ve projenin hedefleri üzerindeki uzun dönemli etkisinin değerlendirilmesi;

Projeden olumlu ya da olumsuz dersler çıkarmak; İyi uygulamaların yaygınlaştırılması.

Aşağıdaki aşamaları içeren Eşleştirme Değerlendirme Misyonları, TAIEX enstrümanı aracılığıyla organize ve finanse edilir:

1. Eşleştirme projesinin kapanışından sonraki 6 ile 12 ay arasındaki zaman diliminde Komisyon Genel Merkezi misyon organizasyonunu başlatır;

2. Katılımcılar: Misyon, ilgili projenin üye ülke tarafındaki ortak ya da ortaklarından farklı, söz konusu projeye katılmayan bir üye ülkenin (tamamlanan Eşleştirme projeleri veri tabanında Komisyon tarafından tanımlanan, tercihen benzer bir projede YED olarak görev alan) kamu sektörü uzmanı: Eşleştirme Değerlendirme Uzmanı (EDU) tarafından

79

yönetilir. EDU, değerlendirme raporunu yazacaktır. EDU’ya aşağıdakilerden oluşan bir ana grup tarafından yardım ve eşlik edilecektir;

a. Önceki Üye Ülke Proje Lideri ve YED;a. Önceki Faydalanıcı Ülke Proje Lideri ve YED muadili;b. Avrupa Komisyonu Delegasyonu’ndan projeyi ya da projenin ait olduğu sektörü takip eden bir görev yöneticisi.

3. Misyonun standart şartname formatı ve standart anketi doldurulur;4. Misyon prensip olarak bir haftadan daha uzun olamayacaktır: 3-5 iş günü;5. EDU, faydalanıcı ülkede (2. maddede tanımlanan) ana grup ile bir toplantı düzenleyecek

ve standart değerlendirme formatını takip ederek ilgili Eşleştirme projesini tartışacaktır. EDU, akabinde söz konusu grup üyelerinin de katılımıyla faydalanıcı ülkedeki paydaşlara ziyaretler düzenleyecektir;

6. EDU, misyonun sonunda ulaştığı ilk sonuçları söz konusu grup üyeleri ile paylaşacak ve onların yorumlarını dinleyecektir;

7. EDU, misyonu takip eden iki hafta içinde söz konusu grup üyelerinin yorumlarının da bulunduğu nihai raporunu tamamlayacaktır;

8. Nihai rapor, Faydalanıcı ülke paydaşları, Üye ülke eşleştirme ve Komisyon’dan oluşan Eşleştirme ağının (network) ulaşımına açık olan Eşleştirme değerlendirme veri tabanına dâhil edilecektir.

9.3 Sorun Giderme

Uygulamada bütün Eşleştirme projeleri öngörülmemiş aksaklıklarla karşılaşacaktır. Bunlardan bazıları sadece küçük lojistik sorunlardır, bazıları da projenin genel başarısını etkileyebilir.

İlk bakışta, Üye Ülke ve Faydalanıcı Ülkenin Proje Liderleri herhangi bir sorunu kendi aralarında çözme yolunu seçmelidirler. Eğer daha büyük bir sorun ya da Komisyonu veya İdari Ofisi bilgilendirme gereği varsa, Proje Liderleri İdari ofisle ve/veya Eşleştirme Koordinasyon Ekibiyle irtibata geçmelidirler.

Mukabil Ulusal İrtibat Noktaları, bilgi ve tecrübe kaynağı olarak görülmelidir.

En zor durumlarda, Komisyon Merkez Teşkilatına danışılabilir.

Komisyon, en kötü ihtimalle Eşleştirme projesinin finansmanını askıya alma veya iptal etme hakkını saklı tutar.

Eşleştirme Kontratında belirlenen sürenin sonunda zorunlu sonuç elde edilememişse Eşleştirme Ortakları, aşağıdaki şartlar sağlandığı takdirde ilgili birimlerden projeyi tamamlamak için süre uzatımı talep edebilirler:

Süre uzatma ihtiyacı uygun bir şekilde gerekçelendirilebiliyorsa, Süre uzatma, Mali Mutabakat Zaptında belirtilen zaman limiti dahilindeyse, AB finansman kaynağından sağlanan mali destekte artış yoksa.

9.4 Finansman Kaynağı Hakkında Bilgi

Avrupa Komisyonu finansmanından bütünüyle veya kısmen faydalanıcı uygulayıcı taraflar, finansman kaynağını uygun logo ile kamuoyuna duyurmakla yükümlüdürler. Sadece AB logosunun -mavi bayrak ve yıldızlar- kullanılması kararı alınmıştır. Projenin büyüklüğü ne olursa olsun üretilen materyaller AB kimliği taşımak zorundadır.

Bu yükümlülüğe uymak amacıyla, Faydalanıcı Ülkedeki Avrupa Komisyonu Delegasyonunda bulunan Enformasyon Biriminden bilgi alınabilir ve Komisyon Merkez Teşkilatı ‘Görünürlük Kılavuzu’ yayınlamıştır. Delegasyonlarda bulunan stoktan bayrak, çıkartma, poster ve diğer reklam malzemesi temin edilebilir.

80

Sürekli kullanılabilecek görsel malzemeler ve bilgisayar şablonları halinde verilen orijinal kopyaların üretimi için basit çözümler geliştirilmiştir. Böylece, görsel malzemeler standart ofis bilgisayarları ile asgari maliyette üretilebilir.

Bu ihtiyaçları karşılamak amacıyla projelerde düşük miktarda kaynak (1 Milyon Avroya kadar olan projeler için 5000 Avro, 1 Milyon Avrodan yüksek projelerde 10.000 Avro) tahsis edilebilir.

Daha fazla bilgi ve şablonlar aşağıdaki internet sayfasında bulunabilir:

http://ec.europa.eu/europeaid/visibility/index_en.htm

9.5. Verilerin Korunması ve Gizlilik Kuralları

Eşleştirme aracının tanıtımından ve genel koordinasyonundan Komisyon sorumludur. (Bkz. Kısım 2.6)

Bu açıdan, Komisyon, tüm eşleştirme uzmanlarıyla ilgili mesleki detaylar (kimlik, mesleki pozisyonu, irtibat bilgileri ve özgeçmişleri) hakkında bilgilendirilir. Yani:

1. Kamu sektörü uzmanlığının aktarılması için katılan üye ülke kurumları tarafından önerilen ve görevlendirilen kısa dönem uzmanlar ve YED

2. 27 üye ülke kurumunun ve faydalanıcı ülkelerin her biri tarafından eşleştirme için belirlenen ulusal temas noktaları

Bu veriler, kurumsal yapılanma aracının özellikle de faydalanıcı ülkeler açısından geliştirilmesi için, eşleştirme web sayfasında ya da mümkün olan diğer araçlarda toplanmalı (Cdler, yazılı belgeler,...vb) ve yayınlanmalıdır.

Bu veriler, verilerin ücretsiz dağıtılması sırasında, Topluluk kurumları ve kuruluşları tarafından, kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili bireylerin korunmasına ilişkin 18 Aralık 2000 tarihli Konseyin ve Avrupa Parlamentosu’nun 45/2001 sayılı yönetmeliğine uygun olarak toplanır ve işlenir.

Bu yönetmeliğin şartlarıyla ilgili olarak, gizlilik kurallarını eşleştirme web sayfasında bulabilirsiniz;http://ec.europa.eu/enlargement/twinning/index_en.htm

Gizlilik Kuralları ile ilgili bkz. Eşleştirme Kontratı Özel Şartlar Madde 7.2.10

81