Koleksi Mikroform di Perpustakaan Universiti Malaya: Satu Tinjauan

olehAzizah Mohammad Nor*

Abstract: Microform is a generic term for all types of micro photographic reproductionwhich can be either transparent or opaque or in the form of reels and sheets. Due to itsmicro size, it can only be viewed by using a microform reader which can bring back itsreduced size to the normal size. The microform collection of the UM library arose out ofthe need to preserve certain library materials such as manuscripts, special collections,theses and academic exercises, papers presented at local conferences and library files etc.

in a compact, lightweight and relatively permanent record. This article dicusses briefly thehistory and functions of the micrographic unit, microform formats, equipment and

micrographic services provided in the library.

PengenalanMi kroform telah memain kan peranan yang

pcnting sebagai media komunikasi dan alat menyim-pan maklumat. Sejak Eugenc Power menubuhkanUniversity Microfilms pada tahun 1.938, duniamikro pcnerbitan telah melalui sejarah yang cerner-lang. Ini adalah kerana pcrpustakaan-pcrpustakaanserta firma-firma telah mcngakui dan mcnerimahakikat bahawa mikroform adalah sangat pentinguntu k menyelesai kan masalah tcntang pcmcliharaan,pcnjimatan ruang simpan, keccpatan mendapatkembali (retrieval speed] dan lain-lain.

Penyetujuan dan keputusan untuk mengadakankoleksi mikroform di Perpustakaan Universiti Malayaadalah kerana dua sebab yang bcsar dan rncndcsak,iaitu:-

kan koleksi mikroform. Keistimewaan menggunamikrofilem ialah ianya hanya mengguna 2%% dari-pada jumlah ruang yang digunakan oleh dokumenasal.

1) Masalah ruang simpan

Stok Perpustakaan telah bcrtambah dcngan pcsat-nya schingga ianya mcngalami kcsulitan untukmcnampung pcnambahan tcrscbut. Misalnya, stokpcrpustakaan yang telah diakscsikan pada 30hb.April 1983 tclah mcningkat pada 819,846 (tcrma-suk 54, 851 kolcksi Asia Tcnggara, 97,812 naskahdi Perpustakaan Perubatan dan 55,992 naskah di

Pcrpustakaan Undang-Undang). Hal yang dcrni kiantclah mengakibatkan masalah kckurangan ruangsimpan yang meruncingkan di Pcrpustakaan ini.Olch yang dcmikian, salah satu cara untuk menye-lcsai kan masalah tcrscbut adalah dcngan mcngada-

2) Masalah pemeliharaanSebagaimana yang telah dimaklumkan bahawa

kcrtas tidak mempunyai ketahanan yang kuat. laakan mcnjadi rapuh dan kekuningan disebabkantindakan biologikal, kimia, keadaan sekcliling danlain-lain. Untuk menyelamatkan bahan-bahan ber-cetak, terutamanya manuskrip, proses 'lamination'dan 'deacidification' terpaksa dijalankan. Selaindaripada itu pemeliharaan juga dapat dilaksanakandengan memikroformkan bahan-bahan penting yangdikira pcrlu untuk rujukan masa depan.

Sebelum diteruskan tinjauan ini, adalah lebihbaik iika saya memberi definasi mikroform terlcbih

dahulu.

MikroformMikroform adalah istilah umum segala reproduksi

fotografi mikro, iaitu foto yang telah diperkecilkansaiznya bebcrapa kali tidak kira sarnada ianya lutsi-nar (transparent) atau legap (opaque) ataupundalam bcntuk gulungan atau kepingan.

*Pegawai Perpustakaan, Bahagian Sirkulasi.

10

Perpustakaan Universitibeberapa bentuk mi kroformmikrofis dan mikrokad.

Malaya mempunyaiseperti mikrofilem,

1) MikrofilemMi krofilem merupakan rangkaian mukasurat

yang telah difotokan serta diperkecilkan saiznya diatas filem lutsinar jalur panjang. lanya dikaitkandengan filem di gulungan yang boleh didapati dalambeberapa lebar seperti 16 mm (0.6 inci), 35 mm (1.3inci) dan 70 mm (2.6 mm) dan pada kebiasaannyaberukuran 35 m (100 kakl), Walaupun kebanyakanbahan-bahan yang dimikrofilemkan ditawarkandalam ukuran 16 mm lebar, namun filem 35 mmlebar merupakan ukuran yang lebih banyak dipero-Iehi oleh perpustakaan-perpustakaan sepertimanayang terdapat di Perpustakaan Universiti Malaya ini.

2) MikrofisMikrofis ialah lutsinar mikro yang sama seperti

mikrofilem kecuali mukasuratnya berbentuk dere-tan atau baris di atas filem yang berukuran kad.lanya disediakan di atas kad yang didapati dalamberbagai ukuran. Sesungguhnya saiz mikrofis telahdistandardisasi kan di peringkat antarabangsa, iaituberukuran 105 mm x 148 mm (4 inci x 6 inci)dengan mempunyai rangka luarnya (7 baris danmengandungi 14 bidang (frame) untuk setiap baris).Ini bermakna setiap mikrofis yang berukuran105 mm x 148 mm mempunyai 98 bidang. Walaubagaimanapun terdapat juga mikrofis yang mem-punyai 35, 48 ataupun 60 bidang terpulang kepadanisbah (ratio) pengurangan yang telah dibuat. Seba-hagian besar mikrofis yang terdapat di Perpustakaanini mempunyai sejumlah 60 bidang dan berukuran(105 mm x 148 rnrn}, kecuali beberapa kepingmikrofis yang diperolehi dari Madras sahaja beruku-ran 105 mm x 127 mm (4 inci x 5 inci). Yang di-maksudkan satu bidang ialah satu 'exposure' iaitusatu mukasurat daripada buku asal atau dokumenlain dan kadang-kadang dua mukasurat difilemkanuntuk satu bidang. Imej yang terdapat pada mi krofistelah diperkurangkan kepada darjah yang lebih kecildari imej mikrofilem.

3) Mikrokad

Mikrokad merupakan imej mikro yang telah di-cetak secara fotografi di atas bahan yang sensitif ke-pada foto. Mikrokad merupakan mikrofoto legapberukuran 76 mm x 127 mm (3 inci x 5 inci).

Alat membaca mikroform

Sepertimana yang telah diterangkan terlebih awaltadi bahawa mikroform sukar dibaca tanpa pernbe-saran. Oleh yang demikian ianya memerlukan alatmembaca mikroform. Alat membaca mikroform me-rupakan peralatan yang menggunakan kanta ataulensa yang membawa imej filem yang telah diper-kecilkan kepada saiz biasa.

Perpustakaan Universiti Malaya telah menyedia-kan tujuh buah alat membaca mikrofis, enam buahalat membaca mikrofilem dan dua buah alat mem-baca mikrokad. Alat-alat tersebut terdapat di bilik-bilik mikroform yang terletak di tingkat bawahPerpustakaan Besar, Universiti Malaya.

Koleksi dan pengendalian mikroform di PerpustakaanUniversiti Malaya

Koleksi mikroform di Perpustakaan Malaya telahdimulakan seawal-awalnya pada tahun 1959. Pad amasa itu, usaha gigih dijalankan untuk mendapatkanmanuskrip Melayu dalarn bahasa Melayu di rnikro-form dengan mengesan di rnerata tempat di duniaseperti di negeri Jerman, England dan lain-laintempat. Oi akhir tahun 1959, Perpustakaan telahmemperolehi sejumlah 646 gulung mikrofilem,beberapa ratus mi krofis dan sebuah majalah dimikrokad.

Penghasilan sendiri mikroform oleh PerpustakaanUniversiti Malaya berrnula setelah tertubuhnya UnitMikroform pada tahun 1965 dan ianya sedang ber-kembang dengan pesatnya dari masa ke semasa.Penghasilan mi kroform boleh dibahagi kan kepadadua kategori asas iaitu mikroform 'hard copy'(dokumen) dan mikroform pengeluaran komputer(COM). Penghasilan mikroform di PerpustakaanUniversiti Malaya ini adalah secara 'hard copy'(dokumen].

Unit mikroform adalah sebuah unit di bawahpentadbiran Bahagian Sirkulasi, Perpustakaan Uni-versity Malaya. Kerja-kerja penghasilan mikroformdan tugas membuat salinan mikroform telah ber-tambah dengan pesatnya. Unit mikroform, setakatini berfungsi untuk memikrofilemkan surat-suratkhabar seperti New Straits Times, Utusan Melayu,Utusan Malaysia dan Sunday Times;fail-fail siswazahUniversiti Malaya (UM); fail-fail Perpustakaan;majalah-majalah; kertas jawapan peperiksaan danlain-lain bahan.

Unit ini juga memi krofiskan bahan-bahan perpus-takaan seperti tesis M.A., Ph.D dan setiap latihan

11

ilmiah, kertas projek, kertas-kertas seminar dan per-sidangan, koleksi-kolcksi khas seperti koleksi Za'aba,koleksi sastera peranakan dan juga manuskrip-manu-skrip.

Sehingga J anuari 1984 Perpustakaan Uni versitiMalaya mempunyai sejumlah 10,418 gulung mikro-filem, 8,466 tajuk mikrofis dan 241 tajuk mikrokad.

Bahan-bahan tersebut, selain dari dihasilkan olehUnit ini juga diperolehi dari luar negeri seperti dariLibrary of Congress, Universiti of Auckland (NewZealand)' Mass. Institute of Technology, NationalUniversity of Singapore, dan lain-lain tempat. Pero-Iehan mikroform dari luar negeri itu dilakukan olehBahagian Perolehan, Perpustakaan UM.

Sebahagian besar pesanan mi kroform yang dibuatmerupakan bahan-bahan tesis dan bahan-bahanhabis cetak (out of print). Selain daripada cara lang-ganan, Perpustakaan UM juga memperolehi mikro-form secara pertu karan misalnya dengan UniversitiSains Malaysia (USM). Walau bagaimanapun bukansemua mi kroform yang didapati dari USM itu adalahsecara pertu karan sahaja.

Salinan mikroformSelain dari pada mela ksanakan tugas-tugas yang

telah disebutkan tadi, unit ini juga bertanggung-jawab membuat salinan mikroform jika permintaanditcri mao Salinan mi kroform dapat dibuat denganmcmohon kcpada Pcjabat Sirkulasi.

Walaupun demikian, permintaan untuk men-dapatkan salinan tersebut tertakluk kepada jenisbahan yang dipinta. Permintaan untuk mendapatkansalinan akhbar atau majalah adalah dibenarkan. Disebaliknya, tesis dan manuskrip yang diperolehi dariIuar negeri tidak dibenarkan untu k dibuat salinan.

Salinan mikroform tcrsebut dibuat dengan meng-gunakan sejenis alat disebut 'microform reader/printer'. Alat ini merupakan scbuah mcsin yangmenyatukan fungsi sebagai alat untuk membacamikroform dan mencetak imej mikro yang tclah di-bcsarkan tadi di atas kertas berbagai ukuran seperti11 inci x 8V2 inci, 11 inci x 10 inci dan lain-lainukuran.

Pesanan daripada luar negeri

Unit tcrsebut bukan hanya mcnghasilkan mikro-form untuk kcgunaan Perpustakaan UM sahaja,

tctapi ia juga terpaksa melayani pesanan dari luaruntuk mendapatkan akhbar tempatan dalam bentukmikroform. Permintaan yang lazim diterima adalahdari seluruh dunia mithalannya dari negeri-negeriAmerika, Australia dan England.

PinjamanPenyimpanan dan penjagaan mi kroform adalah di

bawah pengawasan Bahagian Sirkulasi. Bahan-bahantersebut disimpan dalarn keadaan suhu terkawal didalam kabinet khas yang terletak di bi Iik mi kroformdan ianya disusun mengi kut nombor yang telah di-beri kan oleh Bahagian Katalog.

Oleh yang demi kian permohonan untuk rnernin-jam mi kroform dan kunci bi Iik mestilah dibuatkepada Bahagian Sirkulasi. Waktu meminjam mikro-form dan kunci bilik ialah daripada pukul8.00 pagihingga 10.30 malam. Bagi pengguna yang inginkeluar dari Perpustakaan sebelum Perpustakaan di-tutup, dikehendaki menyerahkan kunci dan mikro-form yang dipinjam kepada salah seorang kakitanganyang bertugas di Pejabat Sirkulasi. Dengan cara inipengguna-pengguna lain boleh mendapat peluanguntuk mengguna kemudahan tersebut.

PenutupKoleksi mikroform bertambah dari masa ke

sernasa, begitu juga dengan penggunaannya, kecualimikrokad yang hanya digunakan beberapa kalisahaja sejak ianya dijadikan bahan koleksi. Adalahdiharapkan agar di masa-masa hadapan PerpustakaanUM dapat mengadakan bilik bacaan yang lebih luassupaya dapat memuatkan lebih banyak alat rnern-baca untuk kcgunaan pengguna-pengguna.

Masalah yang dialami dalam perkhidmatan pin-jaman mikroform adalah bersabit dengan kecuaianpengguna-pengguna untuk menggunakan alat-alatmembaca dengan betul dan mengikut peraturan. Halini telah mengakibatkan kerosakan kepada alat-alatmembaca. Selain daripada itu berlaku juga hal dimana pengguna tidak memulangkan kunci selepasdigunakan, dan oleh itu ianya menyekat peluangbagi pcngguna-pengguna lain untuk menggunakankcmudahan tcrsebut. Oleh yang dcmikian, untukmelicinkan perkhidmatan ini pihak kami berharapagar semua pengguna dapat memberi kan kerjasamayang menggalakkan.

12