Helsebygg Midt-NorgeBygging av nytt St. Olavs Hospital – Nytt Universitetssykehus

Anskaffelse av MTU i BF1 og BF2

2

Kompleks oppgave• Samlet byggeareal: ca 205 000 kvadratmeter• Et av landets største byggeprosjekt• Delt i 2 Byggefaser:

– Nye sykehussentra– Rehabilitering– Riving– Andre sentrale oppgaver: UtstyrsanskaffelserUtstyrsanskaffelser, teknologiutvikling og infrastruktur.

Innkjøp/utstyr:• Ca 200 innkjøpspakker til sammen i BF1 og BF2• Ca 80 000 artikler i BF1 og ca 100 000 artikler i BF2• Totalt anskaffet for ca 1,2 mrd til sammen i BF1 og BF2• Ansattemedvirkning: ca 1000 involverte• HBMN i BF2: Utstyrssjef, 5 innkjøpsledere, 4 utstyrsledere, 2

sekretærer, 1 planlegger og 1 mottaksansvarlig• Gjennomfører anskaffelser NTNU og St. Olavs Hospital

3

Psykiatri- senteret

Laboratorie- senteret

Forsynings- senteret

Pasient- hotellet

St. Olavs Hospital

Bevegelses-senteret

Gastro- senteret

Nevro-senteretKvinne-barn

-senteret

Hjerte-lunge-senteret og

Akutten Kunnskaps-

senteret

4

Utstyrsplanlegging

• Utstyrplanleggingen bygger på hovedprogram utstyr, romfunksjonsprogram og brutto/netto utstyrsprogram

• Sammensetting av innkjøpspakker• Utarbeidelse av rutiner/prosedyrer for

anskaffelsesprosessen• Oppsett av budsjetter• Oppsett av tidsplaner/milepælsplaner

5

Innkjøpspakker• Ved sammensettingen av innkjøpspakker er det lagt til grunn:

– Bruksområde/funksjon– Markedet– Tilstrekkelig konkurranse– Utstyrets tilhørighet til hverandre

• Eksempler:• 020-001A MR• 020-002A CT• 020-003A Nucleærmedisin• 020-004A Angiografi• 020-004B Gjennomlysning• 020-004C Skjelett/thorax• osv...........

6

Byggefase 2

Planlagt

132 innkjøpspakker

300 kontrakter

1800 bestillinger

3500 fakturaer

7

Innkjøpsstrategi

• Tverrgående anskaffelser – alle senter i en fase• Etableres forholdsvis store innkjøpspakker ifm

anbudskonkurranser, ved kontrahering 2-6 kontrakter

• Handlingsplaner/innkjøpsplan etableres med fokus på teknologisk utvikling – tidsaspektet

8

TAT

• Tverrfaglig AnskaffelsesTeam (TAT)

• - etableres for hver innkjøpspakke - maks 6-7 personer - sammensatt av innkjøper, utstyrsleder, medisinskteknisk

personell, klinikere og personer fra andre relevante fagområder (konsulenter)

9

TAT’S OPPGAVERArbeidsoppgaver for TAT i forbindelse med gjennomføring av innkjøpsarbeidet:

- Behovsverifikasjon – hva er behovet pr dato- Valg av anskaffelsesprosedyre- Valg av spesifikasjonstype, utarbeidelse av kravspesifikasjoner- Valg av tildelingskriterier som skal legges til grunn for utvelgelsen- Evaluering av tilbud- Bistå i utarbeidelse av kontrakt der dette er nødvendig- Foreslå oppfølgingsaktiviteter mot leverandør

10

Anskaffelsen

anbudsprosjekt

evaluering

kontraktsoppfølging

mottak/kontroll befaring/overtakelse

overlevering

11

Prosessen

- Innkjøp -

Programmering

Anbuds-prosjekt

Forespørsel

Evaluering

Oppfølging

Samarbeid med ansatte - TAT

12

Anbudsprosjekt• Kravspesifikasjon

• Er leverandørens viktigste dokument for å kunne gi en god besvarelse – gi en løsning som dekker gitt funksjon/behov

• Skal beskrive en funksjon og/eller være detaljert (funksjonsbeskrivelse/detaljbeskrivelse)

• Være utformet på en slik måte at det er klart hva vi skal ha • Skal bidra til å gi fremtidig fleksibilitet – utviklingsmuligheter• Gi grunnlag for en lavest mulig totalkostnad/levetidskostnad

• Tildelingskriterier– Forteller leverandøren hva vi vil legge vekt på ved

utvelgelsen– Skille tilbud, som oppfyller alle kravene, fra hverandre

13

Evaluering

• Kvalifisering• Gjennomgang av skal-krav• Tildelingskriterier

14

Tildelingskriteriene• Pris

– tilbudt pris korrigert for åpenbare feil– ev. servicekostnader– ev. årskostnader/pris forbruksutstyr– ev. opsjonspriser– ev. forbehold– ev. opplæring

• Funksjonalitet– brukervennlighet– kvalitet– bildekvalitet– pasientvennlighet– service – teknologisk nivå– osv.......

• Tildelingskriteriene skal vektes• Dette er noe konkret som gjør evalueringen lettere• Ikke glemme det innkjøpsfaglige skjønnet

15

Kontraktsoppfølging

• Innhenting av garantier• Innhenting av HMS/KS• Prosjekteringsinfo• Oppfølging av leverandøren• Bestillinger• Levering• Opplæring

16

Mottak og kontroll

• Utstyret er mottatt uskadet og i riktig antall• Utstyret er installert, ytelsestestet og klart til

idriftsetting fra leverandør.• Utstyret er sikkerhetstestet og klarert fra

Oppdragsgivers mottaksavdeling.• Dokumentasjon levert i henhold til kravene i

kontrakten

17

Overtakelse

• Tidspunktet for ferdigstillelse av alle aktiviteter knyttet til utstyret, inklusive klinisk prøvedrift.

• Oppstart garantiperiode. • Opplæring skal være gjennomført.• Utarbeidelse og signering av

overtakelsesprotokoller.

18

Overlevering

• Overlevering sentervis til sameiet bestående av St. Olavs Hospital og NTNU

• Overlevering av alle overtakelsesprotokoller for deler eller hele kontrakter

19

Erfaringer fra BF 1 til BF 2• Bedre kjennskap til St. Olavs Hospital – hvem gjør hva der• Bedre forankring av oppgaven i ledelsen ved St. Olav• TAT har fått bedre innføring i hva deres rolle er • Større fokus på samarbeid i TAT• Tettere samarbeid med Innkjøpsavdelingen ved St. Olavs

• Hvordan beskrive for å få best resultat – måten vi spør på (funksjonell/spesifikk)

• Vet hvordan de fleste leverandører besvarer oppgaven• Bruken av tildelingskriterier – viktigheten av at de er gode

(spesielt ifht vekting)• Leverandørene er blitt flinkere til å inngi tilbud slik vi vil ha det

20

MTA’s Rolle som medlem i TAT• Være bidragsyter når det gjelder kravspesifisering,

si noe om service og drift av utstyret • Være med i evaluering av tilbud• Kjenne markedet for det aktuelle utstyret• Vær bidragsyter i utarbeidelse av tildelingskriterier• Kvalitetssikre tekniske løsninger og sjekke ut at de

er gjennomførbare (Dicom, tekniske standarder, sikkerhetsstandarder)

21

Utfordringer i TAT

• Likebehandle leverandører – glemme egne tidligere erfaringer• Være objektiv til prosessen – både kravspesifisering og

evaluering• Forholde seg til fastsatt kravspesifisering og fastsatte

tildelingskriterier• Ikke skreddersy kravspesifikasjonen for en leverandør• Ha et overordnet syn på anskaffelsen; se anskaffelsen fra

innkjøpers, brukers og sitt eget syn (MTA).• Uttrykke sitt syn på standardisering vs. nye produkter

(opplæring, kurs, vedlikehold, service, protokoller, prosedyrer)

Utstyrsplanlegging fase 2

23

Takk for oppmerksomheten!

• Spørsmål!