Upload
others
View
10
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
S K R I P S I :
MOCH. DADANG SYACHRUNA
KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT. XYZ
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
1987
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
UOMPUTEP. 0/WIVI ^
KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEMBANTU PENGOLAHAN
DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DI PT XYZ
Diajukan untuk Memperlengkapi Syarat-Syarat dalam
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan
Akuntanci
MOCH. DADANG SYACHRUNA
No. Pokok : 0^8211310
FAivULTAS EKONOMI UNIVEHSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
1987
SKRIPSI
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Surabaya...............t . ......
Disetujui dan siap untuk diuji
Dosen Pembimbing
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Surabaya,
Disetujui dan diterima baik
oleh :
Dosen Pembimbing Ketua Jurusan
( Drs.Ec. Sugiat, Ak. ) ( Drs.Ec. Arsono Laksmana, Ak, )
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
KATA PENGANTAP
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,
pada akhirnya terselesaikanlah karya tulis( skripsi ) ini
dengan bentuk sederhana* Sudah tentu masih banyak kekurang-
an-kekurangan dan ketidaksempurnaan dalam karya tulis ini
walaupun seluruh kemampuan sudah penulis curahkan. Tetapi
berbagai permasalahan yang terdapat dalam karya tulis ini
telah dapat terselesaikan dengan baik*
Penyusunan karya tulis ini disajikan untuk memenuhi
syarat dalam memperoleh Gelar Sarv̂ n a Ekonomi Jurusan Akun-
tansi pa'da Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga.
Banyak rintangan yang datang silih berganti selagi
penulis menimba ilmu di Fakultas Ekonomi Universitas Air
langga tetapi berangkat dengan satu tekat dan keinginan
yang besar serta dorongan hati kecil yang kuat segalanya da
pat teratasi hingga penyelesaian karya tulis ini.
Menyadari ketidak sempurnaan akan karya tulis ini,
penulis mengharapkan saran dan kritik dari berbagai pihak
agar dapat memperkokoh posisi dari karya tulis ini sendiri.
Surabaya, Juli 1987
Penulis
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
UCAPAN TERIMA KASIH
Dengan selesainya penulisan karya tulis ini, ingin
sekali penulis mengucapkan banyak terima kasih pada :
1. Bapak Drs.Ec. Soedjono Abipraja, selaku Dekan Fa
kultas Ekonomi Universitas Airlangga.
2. Bapak Drs.Ec. Sugiat, .tontan: yang telah raembe -
rikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk yang sa-
ngat bermanfaat di dalam penyelesaian penyusunan
skripsi ini.
3. Bapak Drs.Ec. Arsono Laksmana, Akuntan selaku Ke
tua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universi
tas Airlangga.
Bapak Drs.Ec. Made Sudana, selaku Dosen Wali pe
nulis yang banyak memberikan petunjuk kepada pe
nulis selama penulis menuntut ilmu.
5 . Bapak Hussain Bumulo, BA, atas segala bimbingan
dan fasilitas yang telah diberikan.
6. Rekan-rekan REMBOLZ yang banyak memberikan ban-
tuan dan dorongan serta dramanya selama penulis
menuntut ilmu hingga penulisan skripsi ini.
7. Bapak Direktur, Kepala Personalia, Kepala Pembu
kuan beserta semua karyawan PT. XYZ. yang telah
banyak membantu didalam memberikan data dan se
gala keterangan tentang keadaan perusahaan.
8. Seluruh keluarga dan handai taulan yang banyak
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
memberikan dorongan material dan spiritual. Dan
yang terutama buat H. Moch. Moe'alie dan H. Siti-
Zulaicha selaku Ayahanda dan Ibunda penulis.
Semoga segala bimbingan serta dorongan dan bantuan-
nya hingga penyusunan karya tulis ini dapat diselesaikan
akan mendapatkan rakhmat serta balasan dari Allah S.W.T.
Amien 3x.
Penulis
iii
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Kata Pengantar ......................................... i
Ucapan Terima Kasih .................................. ii
Daftar Isi .............................................. iv.
Daftar Tabel .......................................... vii
Daftar Gambar ......................................... viii
Daftar Lampiran ........................................ x
BAB :
I. Pendahuluan ......................................* 1
1 . Pandangan Umum ................................ 1
2.* Penjelasan Judul .............................. 2
3. Alasan Pemilihan Judul ....................... 5
i*. Tujuan Penyusuuan Skripsi • .................. 6
5* Sistimatika Skripsi ......................... . 8
6. Metodologi ..................................... 11
6.1. Permasalahan . ........................ . 11
6.2. Hipotesa Kerja ........................ . * 12
6.3* Scope Analisa ................... ........ 13
6*4. Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Da
ta ........................................ 13
II. Landasan Teo.ritis Sehubungan Dengan Pembentukan Sistem Penggajian dan Pengupahan Yang Dikompu -terisasi .......................................... 15
1 , Sistem Pengadaan Informasi Yang Terkomputer- isasi .......................................... 15
2. Analisa Sistem dan Disain Sistem .......... 16
d a f t a r isi
Halaman
iv
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
2.1. Siklus Umur Sistem ..............,............16
2.2. Penentuan Tujuan Sistem Informasi ........ ..17
2.3* Survai Sistem .................................19
2*4* Analisa Problema ............................ ..20
2.5* Disain Sistem ............ . ...................21
2.5-1* Disain. Output ....................... ..23
2.5*2. Disain Input dan File ................24
2.5*3* Diagram Arus Sistem ................ ..24
2.5 *̂ 1* Coding System .........................28
3* Tahap-Tahap Pomecahan Permasalahan Proses Data ................................................30
#Zf. Software dan Programming Komputer .......... ..32
4.1. Program Umum. ...............................32
4.2. Diagram Arus Program ................... ..33
4*3* Pertjmbangan Disaian Program .............37
5* Pengendalian Intern Pada Sistem InformasiYang Dikomputerisasi ......................... ..38
III. Gambaran Umum.Perusahaan ........................ ..41
1 . Sejarah Singkat Perusahaan .................. ..Zfl
2. Struktur Organisasi .......................... ..43
3 . Aktivitas Produksi Perusahaan ............... ..49
4 . Prosedur Penggajian dan Pengupahan di PT XYZ. 53
5 . Prosedur Lembur dan Perhitungan Premi ........58
5.1. Prosedur Lembur ...........................58
5.2. Perhitungan Premi ............ .............63
IV. Komputerisasi Sistem Penggajian dan Pengupahan.. 70
1. General System Flowchart .......................7Q
Hra is man
v
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Halaman
2. Pembentukan File Induk(Masier) Pegawai ...... 73
2.1. Procedure Flow - Pembentukan File Master Pegawai ............................ . '77
2.2. System Flow - Pembentukan File Master Pegawai ...................................... 79
3, Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Ha - rian(Transaction Build-Up) ................... 84
3-1. Procedure Flow - Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Harian ................ 87
3.2. System Flow - Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Harian ................. . 88
Pembentukan File Transaksi Output Loom Untuk Perhitungan Premi Karyawan Tetap ............ 91
if.1. Procedure Flow - Pembentukan File Transaksi Output Loom ........................... 93
if.2. System Flow - Pembentukan File TransaksiOutput Loom .............................. 94
5 . Coding System ................................. 96
6. System Flow - Pengolahan File dan Laporan ... 99
7. Implementasi Sistem Komputerisasi ........... 107
8. Gambaran Penyelesaian Permasalahan Sistem Peng gajian dan Pengupahan di PT XYZ Dengan Penera-pan Sistem Komputerisasi ....................... 11 if
9* Perbandingan Sistem Komputerisasi Dengan Sis - tem Manual Pada Sistem Penggajian dan Pengupah
a n ................................ ............... 121V. Kesimpulan dan Saran ........ ............. ...... .
1 . Kesimpulan ...................................... 12if
2. Saran ........................................... 126
Daftar Kepustakaan
Lampiran
vi
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
N.omor : Halaman
1 . Ketentuan Premi Karyawan Harian............ *...... 63
2. Ketentuan Premi Karyawan Tetap. ................... 65
3 . Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Tetap( Record Master Karyawan Tetap ). ............. . 82
Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Harian ( Record Master Karyawan Harian ). ............ . 83
5 . Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Harian( Record Transaction Karyawan Harian )............ 95
6. Layout Record Penggajian/Pengupahan Karyawan Tetap( Record Transaction Karyawan Tetap )......... . 95
DAFTAR TABEL
vii
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
d a f t a r g a m b a r
; 1 . Siklus Umur Sistem ................................... 17
2. Output of The Physical Design Process 23
3. Simbol System. Flowchart .................. ..........26
4.' Sistem Flowchart Pembuatan Master File Pegawai. 27
5. Sistem Flowchart Pengolahan Gaji Pegawai .......... 2?
6. Simbol Program Flowchart ....................... .... 36
7. The Framework of Control in a Computer Data Processing System ........ ...................... .... 39
8. Skema Struktur Organisasi Perusahaan .............. 44o
9. Arus Prosedur Penggajian dan Pengupahan Perusanaan 39
10. Buku Daftar Lembur ......................... ........ 60
11 . General System Flowchart-Sistem Penggajian dan Pengupahan PT XYZ-Pegawai Harian ..................... 71
12, General System Flowchart-Sistem Penggajian dan Pengupahan PT XYZ-Pegawai Tetap ......... ....... .... 72
13. Formulir Input File Master Pegawai Tetap ......... 74
14* Formulir Input File Master Pegawai Barian . 73
15. Procedure Flow-Pembentukan File Master Pegawai. 78
16. System Flow-Pembentukan File Master Pegawai Tetap. 80
17* System Flow-Pembentukan File Master Pegawai Harian«8l
18. Proses Sederhana Pengolahan Laporan «.............. 84
19- Formulir Input File Transaksi Karyawan Harian . 85
20. Procedure Flow-Pembentukan File Transaksi Pegawai Harian ................. ...................... 89
21. System Flow-Pembentukan File Transaksi Karyawan Harian ( Transaction-Build-Up ) ........... ....... 90
Nomor Halaman
viii
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
22. Formulir Input File Output Loom ................... . 92
23* Procedure Flow-Pembentukan File Transaksi Output Loom. 93
2£f. System Flow-Pembentukan File Transaksi Output Loom.... 9k
25. System Flow-Pengolahan File dan Laporan Untuk Pegawai Tetap ........... .......................................... 99
26. System Flow-Pengolahan File dan Laporan Uhtuk Pegawai Harian ....................... ......... ................ 99
27* Jadwal Implementasi ........ ..................... ....... 108
28. Struktur Organisasi Perusahaan Dengan PenambahanB.P.D............. .......................................... 128
2 9. Struktur Organisasi B.P.D.............................. .. 133
ix
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Nomor :
1 . Absensi Karyawan Sistim Kerja Ploeg.
2. Absensi Karyawan Sistim Umum.
3 . Daftar Gaji Karyawan Harian.
4 . Kartu Pembayaran Gaji Karyawan.'
5* Kartu Pengambilan Gaji.
6. Rencana Kerja Lembur.
7. Laporan Kerja Lembur Karyawan,
8* Daftar Perincian Lembur.
DAFTAR LAMPIRAN
x
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
BAB I
PENDAHULUANi
1• Pandangan Umum
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang me
rupakan sumber tenaga produksi pada beberapa dasawarsa ini
mengalami perkembangan yang sangat'pesat. Dan salah satu
kemajuan teknologi yang membawa kehidupan masyarakat, khu-
susnya dalam kehidupan organisasi dan menejemen adalah pe-
nemuan mesin komputer yang merupakan suatu sarana, sebagai
urat nadi dalam kontinuitas kemajuannya.
Komputer yang tidak lebih sebagai alat bantu didalam
memecahkan masalah sebenarnya diciptakan untuk menerobos
keterbatasan kemampuan manusia, dimana keterbatasan itu me
rupakan segi positip ( keuntungan ) yang dimiliki oleh kom
puter seperti dalam hal :
- kecepatan;
- ketelitian;
- ingatan;
- kepatuhan;
- kemampuan kerja;
- dsb.
Segi-segi positip inilah yang merdorong perusahaan
(unit usaha) untuk menerapkan cistern komputerisasi ( oto-
matisasi ) baik pada subsystem approach maupun integrated
antara subsystem yang sudah terbentuk.
1
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Ditinjau dari segi persoalan yang mernbutubkan alat
bantu komputfir dalam proses pemecahannya, maka bidang adrai
nistrasi dan menejemen adalah yang banyak persoalannya dan
perlu pemecahan yang cepat. Dalam hal ini yang dititik be-
ratkan adalah bagaimana tnenyajikan' informasi yang tepat ba
gi kebutuhan menejemen untuk memecahkan persoalan dalam
menghadapi jaringan kerja yang komplek, termasuk kebutuhan
informasi bagi operasional.
Penyajian informasi ( laporan ) yang tepat dan ce
pat ( akurat ) juga sangat dibutuhkan pada subsystem peng
gajian dan pengupahan. yang merupakan salah satu aktifitasQ
terpenting dalam setiap unit usaba. Disini juga dituntut
mengenai ketel.iti.an dan kecermatan dalam pendataan dan pe-
ngolahan data guna menjamin kelengkapan informasi ( lapor
an ) serta tingkat kebenaran akan output yang dihasilkan.
Alasan lain perlunya penerapan sistem komputerisasi
pada sistem penggajian dan pengupahan adalah faktor keru -
mitan, volume dan sifat rutinisme pengolahan data serta u-
saha untuk mengftindar.i duplikasi dan penyimpanan data yang
lebih terjamin.
2
Pada karya tulis (skripsi) ini sengaja penulis mem
ber! judul : " KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEM-
BANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAH
AN DI PT XYZ "
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
3
Adapun penjelasan dan pengertian dari judul tersebut ada
lah sebagai berikut :
- Pengertian Komputerisasi yang penulis maksud ada
lah suatu aktivitas terpadu dari beberapa unsur
yang terdiri dari alat/mesin, pelaksana, prosedur
menejemen dan disiplin baru yang memungkinkan pro
ses pengolahan. data dalam menghasilkan informasi/
laporan lebih cepat, tepat dan akurat.
Sedang pengertian Komputer secara integrited di -
tinjau dari pengertian alat/mesin dapat diartikan
sebagai gabungan dari beberapa komponen, unit sen
. tral, memori, sirkuit, dan input/output periphe -
ral ( peralatan input/output yang dihubungkan de
ngan sebuah komputer/terminal unit ) dimana diper
lukan untuk aplikasi pengolahan data.
- Sebagai Salah Satu Usaha Membantu, disini dimak -
sudkan sebagai suatu alternatif lain yang lebih
baik ditinjau dari beberapa segi dibandingkan de
ngan alternatif/cara yang lama dalam usaha untuk
menyelesaikan masalah yang dihadapi.
- Pengolahan Data, disini dimaksudkan sebagai ;
" Segala bentuk kegiatan/perlakuan terhadap data atau kombinasi dari bermacam- macam pengolahan data, untuk membuat data terse but berguna."!
Sedang pengertian data secara terpisah adalah ;
1Hewlett Packard, E.D..P. Concept. Berea Indonesia-
PT, Jakarta, 1979, Halaman 1.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
1
4
Suatu bentuk penggambaran berupa simbol, gambar, kata-kata, angka, huruf atau simbol yatig menunjukkan ide, ob.yek, kondisi, dan sifatnya , berdiri sendiri .2
- Sistem penggajian dari pengupahan, diartikan seba -
gai rangkaian yang padu dan saling berkaitan antar
prosedur-prosedur ( kegiatan-kegiatan ) didalam me
nunjang terciptanya kondisi sistem tersebut berja-
lan seperti yang diharapkan.
Sedang mengenai prosedur-prosedur ( kegiatan-kegi-
atan ) yang ada pada sistem penggajian dan pengu -
pahan Holmes dan Overmyer menyatakan ;
Payroll procedure involves (T) hiring, (2) ke eping a record for each employee of time work ed and not worked, (3 ) computing the periodic pay, individually and in total, (4) . paying the employee, and (5) termination of employ - ment.3
Kegiatan-kegiatan tersebut merupakan suatu rangkai
yang tidak dapat dipisahkan dan saling mendukung ,
dimana data-data dari semua kegiatan diatas harus
diolah dan disimpan dengan cermat guna menghasil -
kan informasi dan laporan yang dikehendaki.
- Sedang pengertian dari PT XYZ, adalah obyek dimana
penulis mengadakan penelitian, dan ini merupakan
nama pengganti/initial perusahaan/obyek yang sebe
narnya karena kerahasiaan data.
2 Ibid. Hal. 1*
^Holmes Arthur W and Wayne S Overmyer, Auditing Stan dart and Procedure, Eight Edition, Richard E irwin wood, Illinois, 1975, P-135*
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Dengan demikian judul skripsi ini secara keseluruh-
an menggambarkan sebagai berikut :
Penerapan sistem komputerisasi sebagai alternatif
pengganti sistem manual pada sistem penggajian dan pengu -
pahan akan dapat mengatasi permasalahan kerumitan, volume
dan sifat rutinisme pada pengolahan datanya sekaligus men-
dukung terciptanya sistem informasi yang lebih memadai,
3. Alasan Pemilihan Judul
PT XYZ adalah sebuah perusahaan yang dalam aktifi -
tasnya memproduksi karung goni melibatkan tenaga kerja cu
kup banyak. Mengingat banyaknya tenaga kerja ( karyawan )
yang bekerja di perusahaan ini, dengan klasifikasi dari
karyawan tersebut bermacam-macam dan tingkat upah yang ber
beda, maka secara otomatis tugas-tugas seperti, perhitung
an dan pengklasifikasian premi, perhitungan jam lembur, ke
lebihan jam, dan perhitungan-perhitungan lainnya serta pem
buatan Kartu Pengambilan Gaji Individu ( KPG ), Kartu Pem-
bayaran Gaji Karyawan ( KPGK ), Daftar Gaji/Upah, Laporan
Data Pribadi dan laporan-laporan lainnya akan bertambah ru
mit dan memakan waktu serta melibatkan karyawan yang mengo
lahnya lebih banyak.
Karena banyaknya campur tangan manusia, maka hasil
proses pengolahan data seringkali tidak memenuhi persyarat_
an antara lain :
- adanya resiko kesalahan, karena sifat kerutinis -
mean dan faktor manusia itu sendiri.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
6
- penyelesaian output yang berupa Informasi/laporan
seringkali terlambat.
Dengan demikian akan timbul akibat terganggunya aktifi -
tas yang lain. Disamping itu pengolahan data secara mania
al akan mempunyai dampak :
- berkurangnya tingkat kebenaran akan outputnya.
- aturan-aturan yang telah digariskan tidak dijalan
kan secara konsisten.
- memerlukan media penyimpanan data yang sangat be-
sar untuk filling.
Dari alasan-alasan tersebut diatas penujis memi -
li judul : " KOMPUTERISASI SEBAGAI SALAH SATU USAHA MEM
BANTU PENGOLAHAN DATA PADA SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGU -
PAHAN DI PT XYZ "
k* Tu.juan Pen.vusunan Skripsi
Di dalam penyusunan skripsi ini, penulis bermak -
sud untuk memberikan masukan agar dalam pengolahan data
pada sistem penggajian dan pengupahan dapat dilakukan de
ngan cepat, tepat dan dapat dipercaya dengan tidak menge
sampingkan kualitas dari data input, karena kualitas da
ri data input akan sangat berpengaruh pada output yang a
kan dihasilkan nantinya.
Seperti telah disebutkan dimuka bahwa perusahaan
ini melibatkan banyak tenaga kerja, yang pada hakekatnya
membutuhkan imbalan berupa gaji/upah atas jasa yang te-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
7
lah diberikannya. Dengan demikian proses pengolahan data
atas aktifitas pekerja/karyawan untuk menghasilkan output
berupa besarnya gaji/upah yang harus dibayarkan harus di
lakukan dengan akurat dan tepat waktu, demikian juga de
ngan informasi-informasi lain yang berkaitan dengan karya-
wan/pekerja.
Selama ini pengolahan data pada sistem • penggajian
yang diterapkan melibatkan lebih banyak campur tangan ma
nusia C manual ) dengan segala keleraahannya sehingga volu
me dan kerumitsn dari pengolahannya sering menyebabkan su-
litnya terselesaikan dengan baik*o
Pengan berkembangnya ilmu pengetahuan yang . semakin
pesat menyebabkan munculnya alat bantu untuk mongatasi se
gala persoalan diatas. Dikaitkan dengan analisa sistem
penggajian/pengupahan yang diterapkan maka akan didapatkan
hasil guna dan daya guna dalam membantu menejemen didalam
menciptakan sistem informasi yang lebih baik, disamping un
tuk meningkatkan effisiensi dengan tidak mengabaikan segi
effektifitasnya.
Kemudian dari dasar-dasar teori yang penulis keta -
hui tentang sistem komputerisasi dengan segala aspeknya
dan kemungkinan implementasinya yang dikaitkan dengan ana
lisa sistem yang ada, penulis bermaksud untuk membahas/me-
cahkan permasalahan yang ada sekaligus monguji hipotesa
kerja yang diusulkan, Akhirnya diharapkan pula diperoleh -
nya kesimpulan dan saran atas penerapan sistem komputeri -
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
8
sasi sebagai alternatif pengganti sistem manual pada sis
tem penggajian dan pengupahan.
5. Sistimatika Skripsi
Sistimatika skripsi yang penulis gunakan adalah se.
bagai berikut :
Bab I. Pendahuluan; merupakan bab yang menjelaskan ten
tang :
1 . Eandangan Umum
2. Penjelasan Judul
3* Alasan Pemilihan Judul
4 . Tujuan Penyusunan Skripsi
5 . Sistimatika Skripsi
6 . Metodologi
6.1. Permasalahan
6*2* Hipotesa Kerja
6#3« Scope Analisa
G,h. Prosedur Pengumpulan Data
Bab II, Landasan Teoritis Sehubungan Dengan Pembentukan.Sistem Penggajian dan Pengupahan Yang Dikompute- risasi; mengemukakan tentang :
1 * Sistem Pengadaan Informasi Yang Terkomputeri- sasi
1
2. Analisa Sistem dan Disain Sistem, disini ter-
diri dari beberapa bahasan, meliputi,
2.1. Siklus Umur Sistem
2.2. Penentuan Tujuan Sistem Informasi
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
9
2*3* Surv.al Sistem
2.4* Analisa Problema
2.5* Disain Sistem
3* Tahap-Tahap Pemecahan- Permasalahan Proses Data
4* Software dan Programming Komputer, disini me-
liputi beberapa bahasan, terdiri dari,
4*1. Program Umum
4.2. Diagram Arus Program
4*3* Pertimbangan Disain Program
5. Pengendalian Intern Pada Sistem. Informasi
Yang Dikomputerisasi #
Bab. III. Gambaran Umum Perusahaan, mengemukakan tentang :
1. Sejarah Singkat Perusahaan
2. Struktur Organisasi
3. Aktivitas Produksi Perusahaan
4 . Prosedur Penggajian dan Pengupahan di PT. XYZ
5* Prosedur Lembur dan Perhitungan Premi
BAB IV. Komputerisasi Sistem Penggajian dan Pengupahan
1 . General System Flowchart
2, Pembentukan File Induk(Master) Pegawai; disain
ping disain formulir input juga menyangkut
2.1* Procedur Flow - Pembentukan File Master
Pegawais
2.2. System Flow - Pembentukan File Master Pe
gawai, baik untuk pegawai harian maupun
te tap
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
10
3 . Pembentukan File Transaksi Untuk Karyawan Ha
rian ( Transaction Build-Up ), meliputi bah^
san :
3.1. Procedur Flow - Pembentukan File Tran -
saksi Untuk Karyawan Harian
3.2. System Flow - Pembentukan File Transak
si Karyawan Harian
Zf. Pembentukan File Transaksi Output Loom Untuk
Perhitungan Premi Karyawan Tetap, menyangkut
bahasan :
if.1. Procedure Flow - Pembentukan File Tran
saksi Output Loom
if.2. System Flow - Pembentukan File Transak
si Output Loom
5 . Coding System
6* System Flow - Pengolahan File dan Laporan
7 . Implementasi Sistem Komputerisasi
8. Gambaran Penyelesaian Permasalahan Sistem
Penggajian dan Pengupahan di PT XYZ Dengan
Penerapan Sistem Komputerisasi
9* Perbandingan Sistem Komputerisasi Dengan Sis
tem Manual Pada Sistem Penggajian dan Pengu
pahan
BAB: V. Kesimpulan dan Saran
Dalam bab ini mengetengahkan kesimpulan yang da
pat diambil berdasarkan uraian serta analisa da
ri bab-bab sebelumnya. Kemudian diberikan pula
saran-saran untuk melengkapi bahasan agar peme
cahan permasalahan lebih sempurna.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
6. Metodologi
6.1. Permasalahan
PT XYZ adalah perusahaan karung goni yang dalam ak-
tifitasnya banyak melibatkan tenaga kerja/karyawan yang p&
da saat ini berjumlah 139° karyawan, Untuk memenuhi permin
taan akan karung goni yang dari waktu-kewaktu semakin me-
ningkat, maka direncanakan kebutuhan akan tenaga kerja tam
bahan akan meningkat pula,
Semakin meningkatnya karyawan/pegawai yang ada pada
perusahaan disertai dengan klasifikasi karyawan yang ber-
beda-beda^ ketentuan-ketentuan perhitungan premi, lembur ,
kelebihan jam, perangsang, tunjangan-tunjangan, penyiapan
laporan-laporan, penyiapan kartu-kartu dan aktifitas-akti-
fitas yang lain, akan menyebabkan bagian-bagian pengolahan
data pada sistem penggajian dan pengupahan dihadapkan pada
kerumitan, volume dan sifat rutinisme dalam prosesnya.
Selama ini proses pengolahan data pada sistem ini
dilakukan secara manual sehingga akan menimbulkan beberapa
kelemahan, diantaranya :
- Tingkat ketepatan yang kurang akurat akan laporan
(output) yang dihasilkannya, hal ini dapat diakibat-
kan dari kesalahan perhitungan penentuan premi yang
sangat bervariasi, perhitungan lembur/keleb.ihan jam
kerja yang berubah-ubah, dan perhitungan aritmatis
yang lain yang antara pegawai yang satu dengan pega
wai yang lain berbeda-beda, ^orta faktor data asal •
- Banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk menye]esaikan
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
12
aktifitas administrasi rut.in dari pada kegiatan pe
ngendalian.
- Tidak dilakukannya perhitungan jumlah kebutuhan ma
ta uang untuk pembayaran gaji/upah pegawai dalam ben
tuk fisik/pecahan.
- Adanya perangkapan fungsi atas tugas-tugas pembuatan
daftar upah, kartu pengambilan gaji dan pembayaran -
nya pada karyawan.
Dari kelemahan-kelemahan tersebut diatas satu dengan yang
lainnya saling mengait dan mengakibatkan kelebihan (keku -
rangtepatan) pembayaran gaji/upah yang sebenarnya, keter -
lambatan penyelesaian laporan (output) yang diharapkan, u-
ang yang tersedia untuk pembayaran gaji tidak tersedia se
cara pasti dalam bentuk fisik/pecahan, serta mengakibatkan
adanya penyirapangan atau penggelapan atas kelebihan uang
pembayaran gaji/upah.
Sehubungan dengan itu suatu sistem informasi yang
biasa dilakukan sekarang ini di PT XYZ, dirasakan tidak a-
kan mampu lagi melayani kebutuhan-kebutuhan untuk pengam -
bilan keputusan yang memerlukan informasi yang serba tepat
dan akurat.
6.2. Hipotesa Ker.ia
Jika sistem komputerisasi diterapkan pada sistem
penggajian dan pengupahan dengan memberikan porsi perhati-
an yang sama pada segi disain sistem serta segi pengenda -
lian internnya, maka segala kerumitan, volume, rutinisme ,
M I LI Kp e r p u s t a k a a n
'W n iv b r s i t a s AIRLANGGA"
S U R A B A Y A
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
13
peirakaian waktu dan ketidak topatan akan dapat diatasi.
Dengan demikian proses pengolahan data akan dapat dilaku -
kan dengan cepat, tepat, dan akurat.
6,3* Scope Analisa
Pada skripsi ini penulis akan membahas aspek- aspek
yang berkenaan dengan rencana penerapan sistem kompufcerisa
si dengan pendekatan secara subsistem, yaitu sistem peng -
gajian dan pengupahan, yang dimulai dari aspek perencanaan
hingga implementasinya.
Karena subsistem-subsistem yang ada pada perusahaan
ini belum ada yang terkomputerisasi, maka penulis 0dalam
mendisain sistem komputerisasi pada sistem penggajian dan
pengupahan mengabaikan interaksi dan interelasi antara se-
tiap subsistem dalam suatu " integrited information sys -
tem M yang terkoordinasi.
6*4* Prosedur Pengumpulan dan Pengolahan Data
6.4-1. Pengumpulan Data.
1. Survey Sistem.
Mengadakan pengumpulan fakta secara sistimatis
yang berhubungan dengan sistem penggajian dan
pengupahan yang ada, untuk memperoleh gambaran /
perspektif yang cermat agar dapat mengidentifi -
kasikan problema-problemanya.
2, Review Dokumentasi Sistem.
Dengan mengumpulkan dan mempelajari pedoman pro
sedur, bagan organisasi, uraian tugas, laporan -
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
14
laporan, bagan arus sistem/d.okumen dan lain-lain
untuk memperoleh gambaran guna mendukung disain
disain sistem yang baru.
3, Interview.
Mengadakan wawancara dengan pihak-pihak yang ber
kompet.en agar dapat diperoleh ide inisial yang
bermanfaat tentang problema yang ada dan kemung-
kinan penyelesainnya.
6.4*2. Studi Kepustakaan.
Penulis mengumpulkan teori-teori yang berhubungan
dengan sistem komputerisasi, baik secara umum mau -
*pun yang berkaitan dengan sistem penggajian dan pe
ngupahan untuk dijadikan landasan dalam melakukan
pembahasan tentang permasalahan yang telah didapat
bersama dengan hipotesa kerjanya.
6.4*3* Pengolahan Data.
Semua data yang penulis dapat, penulis analisa dan
olah dengan menghubungkan dengan teori-teori yang
ada sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan, Dari
kesimpulan tersebut penulis mencoba memberikan ca-
ran.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
LANDASAN. TEORITIS SEHUBUNGAN DENGAN
PEMBENTUKAN. SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN. YANG'
DIKOMPUTERISASI
1 • Sistem Pe'ngadaan Informasi Yang Terkomputerisasi
Guna menciptakan suatu sistem penggajian dan pengu
pahan yang lebih memadai perlu diciptakan suatu sistem in
formasi yang merupakan hasil pengolahan data, yang dikum -
pulkan dari sistim organisasi yang ada dengan memenuhi ber
bagai macam persy^ratan informasi. Untuk itu semua diperlu
kan peralatan-peralatan yang mampu menunjang agar semua i-
tu dapat berjalan dengan sebaik-baiknya,
Penggunaan komputer sebagai alat bantu pengolah da
ta, adalah salah satu alternatif yang dapat diambil oleh
menejemen. Sistem penyelenggaraan informasi/pengolahan da
ta dengan komputer memang merupakan suatu pilihan yang ber
tujuan agar suatu sistem informasi tersebut dapat dilaksa-
nakan lebih sempurna. Hal ini dikarenakan komputer memili-
ki kemampuan dalam mengatasi kesulitan atau kelemahan apa-
bila semua aktifitas tersebut dilakukan secara manual.
Fakta-fakta itulah yang memaksa menejemen mencari
cara yang tepat dengan peralatan yang mampu menunjang pe -
ngolahan data sehingga sebanyak mungkin dapat dihindarkan
timbulnya kesalahan-kesalahan yang terjadi pada pengolahan
data tersebut.
B-AB II
15
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
1 6
2. Analisa Sistem dan Disain Sistem.
2.1. Siklus Umur Sistem.
Terdapat dua faktor yang menimbulkan perlunya peru
bahan yang sering terjadi dalam sistem informasi organisa
si perusahaan. Faktor pertama adalah pertumbuhan organisa
si perusahaan itu sendiri dalam suatu masyarakat yang di-
namis yang menghasilkan baik permintaan baru untuk infor
masi maupun volume pengolahan data yang lebih besar. Fak
tor yang kedua adalah penyempurnaan teknologi informasi
yang cepat yang menawarkan kebaikan kompetitif yang poten
sial kepada perusahaan-perusahaan yang diantaranya perta
ma kali’ mau mengadakan pembaharuan. Dengan demikian per -
lunya perubahan sistem dikarenakan oleh adanya keperluan-
keperluan informasi baru, teknologi baru atau semata-mata
oleh ketidak tepatan suatu sitem yang ada untuk memenuhi
kebutuhan pemakai* Karena faktor-faktor diatas selanjut -
nya dilakukan pembuatan disain sistem baru yang lebih ter
perinci yang dikembangkan untuk mengatasi kekurangan sis
tem yang ada, yang kemudian diikuti oleh implementasi dan
operasinya. Selama tahap operasi dari siklus umurnya, su&
tu sistem informasi biasanya mengalami pemeliharaan dan
modifikasi kecil. Akhirnya sistem dirasakan menjadi usang.
atau tidak tepat(tidak memadai) lagi dan proves siklus u-
mur memulai yang baru.
Konsepsi siklus umur sistem diatas merupakan cara
yang berguna dari pandangan proses perubahan sistem. Pro-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
17
>es dari konsepsi ini dapat dilihat pada gambar 1 .
r Survai sistem yang ada Analisasistem
Sintesa
Disainsistem
Implementa si sistem*
Operasisistem
Pemelihara an dan
Modifikasi
Gambar 1 : Siklus Umur Sistem
2.2. Penentuan Tujuan Sistem Informasi*
Secara umum suatu sitem informasi harus mempunyai
tujuan yang harus dipenuhi yang merupakan identif.ikasi da
ri faktor kunci keberhasilan, agar dapat diperoleh pertim
bangan.dalam memberikan arah untuk perencanaan dan pengem
Cusshing Barry E., Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan. Diterjemahkan Ruchyat Kosasih, E- si ketiga, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983, Hal. 327.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
18
bangan sistem informasi. Mengenai tujuan umum tertentu ,
yang penting dalam suatu sistem informasi Barry E. Cushing
memberikan identifikasi sebagai berikut :
" 1 . Kegunaan(usefulness) - sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pe-
ngambilan keputusan manejemen dan personii opera
si di dalam Organisasi.
2. Ekonomis - semua bagian komponen sistem termasuk
laporan-laporan, pengendalian-pengedalian, mesin-
mesin dan lain-lain harus menyumbangkan suatu ni-
lai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayanya.
3* Keandalan(reability) - putput sistem harus mempu
nyai tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem i-o
tu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif
bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir (-
absen) atau pada saat komponen mesin tidak bero -
perasi secara temporer.
Pelayanan langganan(customer service) - sistem ha
rus memberikan pelayanan dengan baik/ramah dan e-
fisien, kepada para langganan pada saat berhubung-
an dengan langganan perusahaan,
5 . Kapasitas(capacity) - sistem harus mempunyai kapa sitas yang memadai~untuk menangani periode-perio-
de operasi puncak seperti halnya periode aktivi -
tas normal*
6. Kesederhanaan(simplicity) - sistem harus cukup se derhana, sehingga struktur dan operasinya da£at
dengan mudah dimengerti dan prosedurnya gampang
diikuti,
7. Fleksibilitas(flexibility) - sistem harus cukup
fleksibel untuk rnenampung perubahan-perubahan ke-
pentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana
sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwa-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
19
jib kart. oleh organisasi. "5
Tentunya tidaklah mungkin untuk suatu sistem dapat
memua3kan selengkapnya semua tujuan diatas, karena jika
salah satu lebih diutamakan, maka akan melemahkan yang la
innya. Oleh karena itu tujuan-tujuan itu sendiri lebih te
pat sebagai suatu pedoman yang bermanfaat untuk perencana
an sistem.
2«3* Survai Sistem.
Survai sistem adalah pengurapulan fakta secara sis-
timatis yang berhubungan dengan keadaan suatu sistem in -
formasi yang ada. Tujuannya adalah untuk meraperoleh suatu
perspektif/gambaran y^ng cermat raengenai sistem yang ada
agar dapat mengidentifikasikan bidang-bidang yang mengan-
dung kelemahan yang menimbiOkan problema-problema, sehing
ga perubahan yang perlu untuk mengoreksi kelemahan ini &
pemecahan problema-problema yang besar dapat mulai disu -
sun. Suatu survai sistem dapat dilaksanakan bersama- sama
dengan analisa sistem atau juga dapat dilaksanakan secara
terpisah sebagai bagian dari penyelidikan sistem yang le
bih terbatas.
Selanjutnya Barry E. Cushing memberikan pendapat
bahwa :
" Survai suatu sistem pada umumnya memfokuskan pada
komponen-komponen yang dapat dilihat dari suatu si£
_ ----------
Ibid, Halaman J29.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
20
tern .informasi. Komponen-komponen ini meliputi(1)sum-
ber-sumber seperti hardware, software dan personil(-
?)data seperti input sistem, file, output dan doku -
mentasi dan(3 )aktivitas seperti prosedur, fungsi dan keputusan . "6 "
2..1+, Analisa Problema.
Sebelum pcnyelesaian suatu survax sistem akan ber -
manfaat bagi langkah berikutnya apabila dipersiapkan suatu
uraian ikhtisar masalah/problema yang telah diidentifikasi
kan. Sering uraian problema suatu sistem akan hersifat sa-
ran /usul, baik mengenai kelemahan-kelemahan yang mengaki-
batkan problema maupun tindakan korektif yang diperlukan
untuk memecahkan masalah. Prosedur pengumpulan data, doku
men, file, laporan, metode pengolahan dan. penggunaan pera
latan semuanya harus direview untuk menetapkan apakah- sua
tu koreksi atas kelemahan-kelemahan yang ada, akan memecah
kali problema atau apakah tidak akan mungkin untuk raengoba-
ti situasi tanpa mengotomatisasikan sistem. Selanjutnya ,
ruang lingkup problema adalah sedemikian rupa sehingga man
faat pemecahan masalah harus ditimbang secara hati - hati
dengan mempertimbangkan faktor yang lain.
Setelah hasil-hasil suvai dikumpulkan dan analisa
sistem dilakukan, dimana kedua-duanya digunakan untuk me -
rancang rekomendasi bagi .revisi sistem yang ada atau pe-
^Ibid. Halaman 335*
i
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
21
ngembangan suatu sistem baru, maka tahap berikutnya suatu
evaluasi mengonai kebutuhan informasi para menejer dan pa
ra pemekai sistem lainnya, perhitungan problema yang dia-
mati dalam sistem perlu dilakukan guna menentukan kele -
mahan-kelemahan apa yang ada pada sistem yang berlaku. Ke
mudian bagaimana tiap keJemahan dapat dikoreksi sedemiki-
an rupa sehinggga problema diselesaikan dan kebutuhan in-
forraasi dapat dipenuhi*
Tiap alternatif pemecahan problema harus ditetap -
kan dengan memperhatikan tujuan yang dinyatakan semula me
ngenai. organisasi dan sistem informasi. Sedang menuru£ Ba.
rry E. Cushing tentang tujuan yang lebih utama adalah:
" Tujuan yang menjadi poros adalah mengenai ekonomis/
penghematan, ke- mana semua tujuan lain dihubungkan.
Faktor biaya dapat membatasi luas sarapai kemana tu
juan lain dapat dicapai. Oleh karena itu, semua fak
tor biaya yang berhubungan dengan tiap alternatif
harus diukur dengan hati-hati dan manfaat tiap al -
ternatif harus direncanakan." ?
Kl.imaks dari tahap evaluasi dan sirrtesa ini adalah
penyajian rekomendasi kepada menejem'en yang mungkin dalam
bentuk suatu rencana alternatif atau pernyataan suatu pre
ferensi untuk pemecahan yang spesifik.
2.5. Disain Sistem.
Pada tahapan ini dilakukan penyiapan spesifikasi
7Ibid. Halaman 3V?
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
22
yang terperinci untuk pengembangan sistem baru, dimana se
mua perincian rencana pengembangan disiapkan agar sistem
baru dapat diimplementasikan dengan raemuaskan.
Disain sistem dimulai dengan spesifikasi output si£
tem yang diperlukan .yang mencakup isi, format, volume, dan
frekuensi laporan-laporan dan dokumen-dokumen■ Selanjutnya
adalah penentuan isi dan format input sistem dan file. Se
ts lah langkah-langkah ini, diikuti dengan desain semua hal
penting mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-pro-
sedur dan pengendalian-pengendalian. Konsep yang demlkian
ini hampir sama./seperti apa yang diungkapkan oleh Couger
dan Fadden bahwa aktifitas dari desain sistem meliputi :
" (1.) Selection of a file organization and processing
scheme, (.2 ) design of the database, (3 ) design of the files, (if) incorporation of controls to insure
processing reliability, and (5 ) formating or layout of input and o u t p u t , "8a
Sedang pada bagian lain dia menyatakan tentang hasil dari
desain sistem,
" The resulting physical system design includes speci
fications for computer programming and file conver
sion and procedures for data control and computer„ 8b
processing.M
8a,8bQOUger Daniel «J., Fred R. McFadden, Introduc tion to Computer Based Information Systems, John Wiley & Sons , Inc, USA, 1975, F-516.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
23
Deri beberapa konsepsj dari desain sistem, maka di
sini dapat diperinci output dari proses desain sistem seca
ra fisik sebagai :
File Conversion Plan
Output Format
Input Format
File Processing. Procedure
File Layout
Physical Design
Package
Gambar 2 : Output of the physical design process.9
2.5*1 • Desain Output.
Tujuan utama dan isi umum laporan-laporan output &.
dokumen-dokumen dapat. ditentukan sebagai bagian dari anali
sa dan sintesa sistem. Pada titik ini perlu berkonsultar.i
dengan para pemakai output sistem untuk menentukan jenis
data spesifik atsu informasi apa yang djperlukan o]eh mere
^ Ibid, Halaman 5̂ +6.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
2k
ka, bags'imana mereka memaka.i. data atau informasi dan for
mat apa yang menurut mereka paling cocok untuk kebutuhan
mereka.
Sebagai tambahan pada .isi dan format laporan-lapor
an dan-output sistem lainnya, aspek lain yang penting da
ri desain laporan adalah ketetapan waktunya. Dalam hal i-
ni, dapat dindentifikasikan empat kategori laporan yaitu:
(1 ) laporan yang dijadwalkan (2 ) analisa tujuan. khusus
yang tidak dijadwalkan (3 ) laporan dengan pengecualian
yang dipetik dan (U) laporan atas dasar permintaan.
2.5.2, Disain Input dan File.
Seperti halnya dengan output sistem, isi umum in. -
put dan file sistom ditetapkan selama analisa dan sintesa
sistem. Disini menyangkut isi, posisi, format dan karakte
ristik lain dari catatan baik pada tampilan maupun pada
media penyimpanan. Dan yang le.bih utama setiap item input
bendaknya disertai dengan cek kevalidan.
2»5*3« Diagram Arus Sistem.
Untuk mengilustrasikan desain arus-arus data yang
berhubungan dengan program, suatu diagram arus sistem ha
rus terlebih dahulu dipersiapkan. Diagran arus sistem ini
merupakan diagram secara global dari serangkaian program
yang akan dibuat/dipersiapkan* Pada umumnya disajikan da
lam bentuk genera], system flowchart yang dituangkan dalam
beberapa detail system flowchart guna landasan dalam mem-
bust program spesifikasi.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
2b
Selanjutnya mengenai pengertian dan kegunaan dari
diagram arus sistem Barry E.Cushing memberikan pemerian se
bagai :
" - Suatu diagram/bagan arus(flowchart) adalah suatu
penyajian dengan meraaka.i''diagram mengenai arus in
formasi dan atau urutan operasi suatu sistem,
- Suatu diagram arus sistem menyajikan arus data me
la.lui serangkaian operasi dalam suatu sistem pengo
lahan data yang otoraatis.
- Diagram arus sistem yang mempergunakan simbol-sim-
bol dipakai sebagai alat untuk menerangken & meng-
ilustraoikan sistem pengolahan data dan operasi,
- Suatu gantbsran yang biasa dari semua diagram arus
•sistem adalah, bahwa bagan tersebut terdiri dari ;
urutan langkah-langkah pengolahan, yang masing-ma-
sing mempunyai satu atau lebih simbol input & out
put yang berhubungan."^
Penggunaan simbol-simbol ini dalam suatu diagram a.
rus akan menjadi petunjuk bagi : (1 ) operasi yang dilaksg
nakan (2 ) alat-alat hardware yang dipakai dan (3 ) media -
inputs output dan storage yang dipakai.
Mengenai simbol-simbol dari diagram arus sistem
SRA Computing System Fundamentals memberikan pedoman yang
dapat dilihat pada gambar3 *
Suatu contoh dari diagram arus sistem pembuatan
Master File dan pengolahan gaji secara sederhana dapat di
liiiat pada gambar if dan gambar 5.
lOCushing E. Barry, op-cit. Halaman 1b9-1?1
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
26
I’nocr-fvSiNGA n i.iio f p -acossiru] function
P U N C H E O C A R O PlJN CM EO TAPE
All vn »n!iics of o un cn o il Paper or o ln it ic . chad Ofcm Os. in clu d in g i,iut>s ch.idlra*;
i iI i n i ’ i j r / f H H f ’ U T
A n j t y i » j o l m n d i i i r n n i d . i t . i
D O C U M E N T -------
Paper d ocum en ts and reports o l all kinds
TPA N SM I n A L TA PE
A p»oof Of .irldififj m achine tape or similar bn ich-co ntro i information
M A G N E T IC TA PE
O N LIN E S T O R A G E
Input/output using any Kind ol online storage — m agnetic tape. drum , or disk
O F F L IN E S T O R A G E
O ltline storage of paper or c ard s or m agnetic or perforated tape
D ISP LA Y
Inform ation d isp layed by plotters or video d evices
M A N UAL IN PUT
Inform ation input by o nllnn keyboards, sw itch saltin g s, pushbuttons
S O R T
An operation to arrange a sftt ol item s into sequen ce
M ANUAL O P ER A TIO N
A ninnu.il of(lme oPOrahon not requiring mcchnntCAl •■'
27
Gambar : Sistem Flowchart Pembuatan Master File Pegawai,
Gambar 5 : Sistem Flov/chart Pengolahan Gaji Pegawai.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
28
2.5*4. Coding System.
Untuk mempermudah dan mempercepat proses sehingga
effisiensi pemakaian komputer dapat dicapai, disamping da
pat mempersingkat dan memperpadat data, maka penggunaan ko
de pada data-data tertentu dari suatu file/record . adalah
sUatu hal yang penting.
Pengertian dari pemberian kode, Barry E. Cushing
mendefinisikan sebagai :
" Penetapan nomor-nomor, huruf-huruf atau simbol lain
sesuai dengan rencana yang sistimatis untuk membeda-
kan klasifikasi kepada yang Liana suatu pos dapat di-
golongkan dan untuk membedakan pos satu sama lain di
dalam klastfikasi yang diberikan . 11 ̂
Pada bagian lain Fuori William menyatakan :
" A code can be described as a system of symbol's . for-
representing data. A code provides a subtitute name,
in the form.of a set of arbitrary characters, for
the actual names or numbers."^
Pada bagian yang sama ia juga menyebutkan tentang kepenti-
ngan dari penggunaan kode;
M There are severall reason input data are coded. * A-
mong the more important of these reasons are :
1. Save space on the input media......
2. Processing and storage advantages....
3. File security....
L\.. Remote entry speed and accuracy.....*
5 . Sorting and information retrieval......11 ̂
I^Cushing E. Barry, op cit, Halaman 58.
O j ^ F u o r i M. WilJiam, Introduction to The Computer The Tool of Business. Prentice Hall, Inc, Englewood Clifts , New Jersey, 1973, P-^10.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
29
Pemberian kode-kode yang tepat pada item-item ter -
tentu sangatlah penting untuk dipertimbangkan dalam desain
sistem, hal ini akan mempermudah sekaligus mempercepat ak
tifitas pengolahan data seperti penyortiran, pengikhtisar-
an, penyimpanan, pelaporan dan pencarian guna ke.perluan U£
dating atau keperluan lainnya. Dalam aktivitas-aktivitas i
ni, kode-kode dipergunakan sebagai keyfield/keycontrol.
Mengenai tujuan dan pentingnya keycontrol ini Barry
E. Cushing menandaskan sebagai :
" Tujuan utama kunci adalah untuk menentukan lokasi ti
ap catatan di dalam suatu file yang besar mengenai
catatan-catatan yang serupa. Kunci tersebut karena -
nya penting sekali bagi aktivitas pengolahan data se
perti pencarian catatan tertentu dari suatu file, pe
nyimpanan catatan dan pemutakhiran data yang dicatat
untuk mencerminkan terjadinya transaksi." ^
Sebagai bahan pertimbangan dalam sistem pemberian kode
beberapa hal harus diperhatikan, bahwa desain kode harus
memenuhi persyaratan sederhana, membantu ingatan/memori ,
konsisten,* dan interpretasi kategori pemberian kode serta'
mengenai penerimaan pegawai.
^C u s h i n g E. Barry, op ctt. Halaman 59.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
30
3. Tahap-Tahap Pemecahan Permasalahan Proses Data,
Semakin banyak perusahaan yang menyadari akan pen -
tingnya informasi/lapo.ran yang terandal, baik informasi un
tuk keperluan operasional maupun statistik guna keperluan
pengambilan keputusan. Usaha untuk menciptakan sistem in -
formasi yang memadai sangat diperlukan informasi/pelaporan
yang cepat, tepat dan akurat. Untuk dapat menciptakan in -
formasi yang mempunyai syarat demikian ini, maka proses pe
ngolahan data harus dapat diandalkan.
Dalam usaha untuk memecahkan permasalahan proses da
ta untuk dapat menghasilkan informasi/output yang dapat di
andalkan SPA Computing Systems Fundamentalis memberikan be
berapa langkah pemecahan sebagai berikut :
"1 . Defining the Problem - describing the problem and
the desired results in everyday English as clearly
and completely as you can. The document you produ
ce is called the problem statement.
2. Analyzing the Problem - deciding how to proceed in
solving the problem and listing the operations
that are required. This is your solution to the
problem.
3. Programming, the Solution - expanding and restating
your list of operations in terms of those that the
computer can perform. The computer program is al -
ways the main documen produced in the step, though
you will probably produce other documents, such as
flowcharts and decision tables, to help you keep
track of the operations. Flowcharts and decision
tables can also be thought of as tools to be used
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
31
in the analysis ‘step.
4 . Implementing the Solution - having the computer carry out the series of operations specified by
your computer program and give you the answer or
results. You use the results to make decisions or
carry out additional actions required to imple
merit the solution. Various messages can also be
produced by the computer for inclusion in a log
of its activity. Instructions for computer opera
tion are the principal document produced.
5. Completing the Documentation - gathering and veri
fying all the documents produced in the preced -
ing steps; writing final instructions for the com
puter operator; and placing all documents in a0
run book. This book is extremely valueable to the
person who may need to make alterations to sn ex
isting computer program, or to solve a similar
problem in the future." 16
Secara umum lima tahapan pemecahan permasalahan. pe
mprosesan data diatas dapat dijadikan dasar'pertimbangan,
baik pada sistem baru maupun pada pengembangan sistem la
ma. Deiiiikian juga dengan aktivitas conversion program mau
conversion file, tahapan-tahapan diatas dapat juga dija -
dikan dasar pertimbangan.
^ SRA, Computing System Fundamentals, Overview, A - Program Instruction Course, International Business Machi- nes Corp, USA, 1967, P-1.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
32
/| . Software dan Programming Komputer
^ .1 . Program Umum.
Agar Bapat diperoleh suatu sistem informasi yang me
madai perlu suatu rancang bangun software yang berhubungan
erat dengan program komputer, tetapi juga mencakup elemen-
elemen non-hardware dari suatu sistem komputer. Hal ini me
liputi manual atau pedoman operasi, dokumentasi program &
standart-standart serta teknik-teknik yang dipergunakan da
lam analisa sistem dan pengembangan program, Oleh karena -
nya pembentukan program-program yang akan dipakai dalam
mendukung sistem tersebut perlu mendapat perhatian serius.
Sebegitu pentingnya peranan program dalam pengolahan data
John J, Longkutoy berpendapat :
" Berhasilnya suatu pengolahan data dalam arti bahwa h&
sil yang dikelua'rk&n oleh komputer agar sesuai dengan
apa yang diinginkan, tergantung sepenuhnya kepada pro
gram yang dibuat/dimasukkan ke komputer. Dengan kata
lain bahwa berhasilnya pengolahan data ini tergantung
dari jalannya instruksi pemecahan persoalan seperti1 7
yang dituangkan dalam programnya."
Sedang pengertian lebih lanjut tentang program Team Peach
tree Software mengartikan sebagai :
17John J. Longkutoy, Seri Komputer Dasar-Dasar Pro -
gramming. Cetakan Kedua, Mutiara Jakarta, 1983) Halaman 5$.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
33
11 A set of instuctions arranged in a proper sequence - for directing a computer in performing a desired ope.
ration or operations.(for example, the solution of -
mathematical problem or the production of a report)';^
Untuk menciptakan program agar dapat memerintahkan kompu -
ter agar bekerja seperti. apa yang diinginkan diperlukan ba
hasa yang dimengerti oleh komputer sebagai alat dasar ins-
truksi, Dari berbagai macam bahasa komputer, disini dapat
digolongkan/diklsifikasikan pada bahasa simbolik atau ba -
hasa yang berorientasi pada prosedur(procedure oriented 1 ^
nguage), dengan sistem penterjemahan yang berbeda yaitu in
terpreter atau compile, Dari berbagai macam bahasa dan sis. •
tim penterjemahan yang dipilih sangatlah dipengaruhi oleh
kapasitas, kecepatan, penguasaan dan type pengolahan data.
Dengan demikian tentunya ada segi kelebihan dan kekurangan.
jika satu dengan yang lainnya dibandingkan. Tidak menutup
kemungkinan dalam usaha otomatisasi pengolahan data diper-
gunakan program aplikasi/utility program.
4.2. Diagram Arus Program.
Komputer yang merupakan barang mati &gar dapat dio-
perasikan diperlukan syarat minimal berupa program untuk
Peachtree Software, Payroll System An Automated__-Bookkeeping and Financial Reporting System for The Apple -II Computer. 1980 Retail Sciences Inc, P—11.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
7A
menjalankannya. Langkah-langkah penyiapan suatu program
yang merupakan susunan instruksi yang logis untuk komputer
yang ditulis/disusun dalam bahasa yang dikenal oleh kompu
ter menurut Barry E.. Cushing adalah:
11 Penyusunan program terperinci dimulai dengan pembuat an konsep(draft) suatu diagram arus(flowchart) pro -
gram atau diagram block yang mengilustrasikan urutan
operasi logis yang dilaksanakan oleh suatu komputer
dalam pengerjaan suatu program. Diagram arus program
harus dapat menyajikan langkah yang dilaksanakan se
cara terperinci di dalam simbol pengolahan sentral
diagram arus sistem."^
Sedang pengertian dan jtentingnya diagram arus program menu
rut Elliot and Wasley adalah :
" Program Flowchart.... this type of flowchart is used
to portray the various arithmatic and logical opera
tions or steps wich must be accomplished to solve
the complete problem. These charts or diagrams dis -
play specific operations and decisions and their se
quence within the program. Generally, the programmer
will use this flowchart to translate the elementary
steps-rsteps of a procedure into a program o.f coded
inetruksions which will direct the proper machine o-
perations to a accomplish the processing operation.
Three important uses of program flowcharts are :
1 . As an aid to program development.
1Q '-'Cushing Barry E., Sistem Informasi Akuntansi dan Or
anisasi Perusahaan, Diterjemahkan Puchyat Kosasih, Edisi ketiga, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1983* Hal. 202.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
2. As a guide in coding,
■3 . As docummentation of a program.............. In the program development stage, the
program flowcharts serves as a means of experiment,
ing with various approaches to the mechanization -
of the application. "20
Oleh karena begitu besarnya kepentingan dibuatnya suatu ba
gan arus dari program make teknik penganalisaan permasalah
an yang harus dipecahkan yang akan dituangkan dalam flow -
chart program perlu mendapat perhatian, sebagai mana dika-
takan oleh John J. Longkutoy :
M Flowchart program merupakan hasil penuangan pengana
lisaan masalate/persoalan dimana teknik penganalisaan
nya tergantung pada tingkat kemampuan dari program -
mer ,"21
Sedang,simbol-simbol standart yang dapat dipergunakan un. -
tuk merancang diagram arus program SRA, Computing System
fundamentalis memberikan ilustrasi seperti pada gambar 6.
Setelah disain suatu program komputer selesai disu-
sun dengan media diagram arus program dan tabel keputusan,
langkah berikutnya adalah penulisan instruksi-instruksi
program yang sesungguhnya dalam bahasa komputer melalui me
dia coding sheet, kemudian diikuti dengan pemasukkan dalam
media komputer, trial run dan dokumentasi.
^°Elliot Orville C.,Wasley Robert S., Business Infor mnt.lon Pror.eRRing__Systems An Introducti on tn Data Processing:. Richard D. Irwin,Inc, Third Edition, Homewood, Illino is, 1971» P. 331-332.
^ J o h n J. Longkutoy, Op.cit, Halaman 55-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
36
P R O C E S S IN G
A group Ol program
instructions that peMorms a processin g (unction ol the program
P R E D E F IN E D P R O C E S S
A group o( operations not detailed in (he particular set ol flow charts •
IN P U T /O U T P U T
Any I unction ol an intuit/ Output tiovicu {m aking
intotm ation available tor p rocessin g, recording processin g inform ation, tape p ositioning, etc.)
TERMINAL. INTERRUPT
C j The beginning, e n d .o r a ^ --------------------- J point Ol interruption in
a program
D E C IS IO N
The d e cis io n (un clio n used lo docum ent points in the program where a bran ch to
alternate paths is p ossib le based upon variablecondition'.
oC O N N E C T O R
An entry (rom. or an exit to.
another part of the program liow chait
PR E P A R A T IO N
An instruction or group of
instructions that chan ges
O F F P A G E C O N N E C T O R
A connector used instead of (lie connector sym bol to designate entry fo o t emi from a page
FLO W D IR E C T IO N *
The direction ol p to ce ssin g 01 data How
KUPl'LfcM fcNTAUY tiYM U O L r o n S Y S IL M AND W K JG H A M PLO W C H A H TS
ANNOTATION or C O M M EN T
The addition ol o escrip iive com m ents or explanatory notes as clarification
Gam’bar 6
Sumber
Simbol Program Flowchart22
22‘SRA, Computing System Fundamental, Ove£ view, A Program Instruction Course, International Business Machine Corp, USA, 1967, P-65-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
37
4*3* Pertimbangan Disain Program,
Dalam mendisain program tiga prinsip dasar harus di
pertimbangkan menurut Barry E Cushing, yaitu meliputi :
" Prinsip utama yang paling penting dari disain pro
gram adalah prinsip modularitas. Prinsip ini menyfita
kan, bahwa program-program terdiri dari modul- modul
yang merupakan unsur yang terpisah atau subrutin di-
dalam sua':u program yang masing-masing melaksanakan
suatu fungsi logis yang tersendiri...................
Prinsip kedua yang utama dari disain program adalah
prinsip yang bersifat umum atau general!tas# Prinsip
ini menyatakan bahwa program-program tidak dibuat se
mata-mata untuk satu tugas spesifik atau serangkaian
persyaratan, tetapi untuk kasus yang bersifat umum*
Hal ini berarti bahwa suatu program harus dapat meng
akomodasikan berbagai rangkaian keadaan yang berbeda
dan perubahan-perubahan dalam persyaratan. Suatu pro
gram yang bersifat umum tidak akan menimbulkan kesa-
lahan-kesalahan yang tidak diharapkan dan karenanya
tampaknya tidak memerlukan program yang banyak......
Prinsip ketiga adalah prinsip kemampuan pemeliharaan
(maintability). Menurut prinsip ini sikap berhati-ha,
ti yang berkelebihan dalam .disain program dapat dibe
narkan jika program dibuat lebih mudah dipelihara. ,
karena pemeliharaan program perlu selama beberapa ta
hun........ "
Cushing Barry E., op cit, Halaman 210-211.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
38
5. Penffendalian Intern Pada Sistem Informas: Yang Dikompu
ter.isasi
Dalarc perencanaan dan pengembangan sistem in forma
si yang didasarkan pada komputer, sudah pada tempatnyalah
bila dipertimbangkan aplikasi konsepsi-konsepsi pengenda-
lian intern dalam organisasi. Pentingnya su atu pengenda-
lian intern dalam sistem informasi yang didasarkan pada
komputer lebih banyak dikarenakan adanya berbagai macam
resiko seperti halnya metode pengolahan data secara ma
nual. Pendeknya penggunaan komputer untuk menunjang fung-
%i operasi dan untuk memproses data akuntansi dalam peru
sahaan perlu dipertimbangkan memadai tidaknya sistem pe -
ngendali.an internnya.
Menurut Davis B. Gordon titik-titik penekanan dari
pengendalian intern atas sistem yang dikomputerisasi ada
lah terletak pada :
a* Sumber data,
b. Proses input dan hasilnya,
c. Proses pengolahan dengan penggunaan program ser
ta program itu sendiri,
d, Hasil keluaran proses ( output ), dan
e, Pemakai lapo.ran/informasi •
Untuk dapat jelasnya dapat dilihat pada gambar 7 yang mem
perlihatkan kerangka kerja dari pengendalian intern atas
pengolahan data yang dikomputerisasi.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
39
Company organization, management, and procedures
Data proces sing organization and management
Control function
VSourcedata
VInput
VProcessing
bycomputer program
VOutput
VUser
y(
... I""-1
i > i
1 i |J----Errors and correction— ^ —
l
.
XJ = control point
Gambar 7 • The Framework of Control in a Computer Data .Processing System.
Sedang type-type pengendalian intern sistem kompu
terisasi menurut Guida A. Robert adalah :
n Management Controls. This type of'control is cbncer
ned with the administrative-and supportive manage -
ment of the data processing installation...........
Organization Control. In electronic data processing
sistems, internal control is very often concentra -
ted in the system. Thus the authorization, recor
ding, and processing functions can be an . inherent
^ D a v i s B. Gordon, The Computer and Modern Accounting. Handbook of Modern Accounting. Edited by Sidney Davidson, McGraw-Hill Book Company, USA, 1970, P-7-21
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
^0
part of the system itself.... To maintain the inte
grity of the internal control process in such a data
processing environment, the system development, ope
rational proces$ 9 and data control functions should he separated. The separation of each of these func -
tions is itself another aspect of organization con -
trol......
Procedural Controls. It should concentrated on three
areas : data source input, internal processing, and
output controls....
Dengan demikian tujuan dan ciri-ciri yang penting
dari pengendalian intern tidak berubah dengan .adanya peru
bahan metode pengolahan data. Tetapi prosedur organisasi &
prosedur pengendalian yang dipakai dalam pengolahan data e
lektronik dapat berbeda dari organisasi dan prosedur pe
ngendalian yang dipergunakan dalam pengolahan data mekanis
atau manual.
Sering fungsi-fungsi yang biasanya dianggap berten
tangngan jika dikerjakan oleh seorang individu dalam suatu
oktifitas secara manual, dilaksanakan dengan penggunaan su
tu program EDP atau serangkaian program. Dengan demikian
seseorang yang mempunyai kesempatan untuk merabuat perubah
an yang tidak disetujui terhadap suatu program telah melak
sanakan fungsi-fungsi yang bertentangan sehubungan dengan
aktifjtas EDP.
15-'Guida A. Robert, Document, Standards, and Controls
Automatic Data Processing Handbook, Edited by Diebold Group Inc, McGraw-Hill Book Company, USA, 1977, P-3-197*
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1 . Se.iarah Singkat Perusahaan
Perusahaan yang ada di Pare-Kediri ini didirikan pa
da tahun 1971* Perusahaan dengan bentuk Perseroan Terbatas
( PT ) ini semula merupakan kerjasama antara "KSC" Limited
yang berkedudukan di Yokohama, Jepang dengan PT "PTM" yang
berkedudukan di Kediri, Jawa Timur.
Akte pendirian perusahaan ini tercatat dalam Lem-
baran Berita Negara RI tertanggal 11 Mei 1971 yang antara
lain menyatakan :
Yoshimichi Kobayashi sebagai Direktur, dan berdasar
kan Power of Atternay di bawah tangan tertanggal: Yokoha -
ma, 5 Maret 1970 atas nama "KSC" Limited yang berkedudukan
di Yokohama yang diSirikan pada tanggal*6 Desember 1968#
Dan Soediro sebagai Direktur, berdasarkan surat pernyataan
di bawah tangan tertanggal : Kediri, 9 Mei 1970 atas nama
PT MPTMM berkedudukan di Kediri yang didirikan pada tang -
gal 12 Juli 1968. Atas kesepakatan bersama kedua pengusaha
tersebut mendirikan sebuah Perseroan Terbatas dengan tera-
pat kedudukan di Surabaya.
Maksud dan Tujuan didirikannya PT tersebut adalah :
a. Menghasilkan dan menjual karung goni.
b. Menanam serta menghasilkan dan menjual bahan mentah.
41
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
42
c. Mengj.mport serti raengeksport. bah an, karung goni ba
ik baru maupun bekas.
Modal dasar perseroan pada waktu itu ber,jumlah US$.
500,000 ter bagi 1 .000 lembar saham masing-masing bernilai
USft. 500. Modal tersebut telah dibayar penuh dengan uang
tunai dengan perincian sebagai berikut :
a. "KSC" Limited dengan 300 lembar saham seharga USS.
400,000 dan,
b, PT "PTM" dengan 200 lembar saham seharga US$100,000
Untuk pertama kalinya oleh pendiri Perseroan Terba
tas diangkat :
a. Presiden Direktur : Yoshimichi Kobayashi
b. Direktur I : Soediro
c. Direktur II : Fumichiko Kobayashi, bertempat
tinggal di Yokohama
d. Direktur III Endro Martono, bertempat ting-
e. Direktur IV
f. Komisaris
gal di Surabaya
Keyochi Doura, bertempat ting
gal di Kobe
1. Tekeichi Okamoto, bertempat
tinggal di Tokyo
2. Yoshinobu Yagi, bertempat -
tinggal di Osaka
3 . Tjokro Wardojo, bertempat
tinggal di Kediri
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
kJ>
Perusahaan ini pada awal. produksinya bekerja dengan
3 C tiga ) unit mesin dan dapat memproduksi 20.000 lembar
karung goni per hari dan dengan daerah pemasaran seluruh
Jawa terutama melayani Bulog dan pabrik gula. Perlu diketa
hui disamping menghasilkan karung goni, perusahaan ini ju
ga menghasilkan produk sampingan berupa tali goni.
Setelah perusahaan berjalan selama 12 tahun pengu -
saha Jepang menghentikan usahanya dan menjual saham-saham-
nya kepada pengusaha Indonesia dan sejak itu telah diang-
kat :
a. Direktur Eksekutif : Wenas Panwello
b. Presiden Komisaris : Agam Tirto Buwono
c. Direktur Umum : Hartono Niti Utomo
d. Direktur : Hensen Susanto
e. Komisaris : Ted jo Wibowo, Harimiharja
2. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan salah satu sarana' dalam peru -
sahaan untuk melancarkan serta memudahkan kerja untuk men-
capai suatu tujuan yang digariskan. Suatu organisasi yang
baik harus dapat menciptakan suatu garis pertanggungjawab-
an dan wewenang yang jelas antara bagian-bagian yang ada
dalam suatu perusahaan. Untuk menciptakan kondisi yang de-
mikian ini diperlukan struktur organisasi. Struktur organi
sasi dalam Perusahaan yang penulis beri inisial nXYZ" da
pat dilihat dalam Gambar 8 di halaman berikut ini.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
Gambar 6.
i-*
Swfc
I
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
45
Adapun tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian
dalam organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Presiden Direktur,
- Menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusaha
an dan mengambil keputusan untuk kepentingan pe
rusahaan ,
- Mengorganisasi semua bagian dalam perusahaan a-
gar dapat berjalan lancar sesuai dengan tugas po
kok dan fungsinya,
- Menyelenggarakan pimpinan sehari-hari atas sega-
la sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan,
- Mewakili perusahaan mengadakan hubungan dengan
pihak luar.
b. Office Manager*
- Merupakan pengelola dan mempunyai wewenang dalam
perusahaan untuk mengawasi aktifitas/operasi pe
rusahaan .
c. Production Manager.
- Membuat order produksi atas dasr rencana produk-
si yang telah disusun,
- Mengadakan pengawasan langsung atas pelaksanaan
order apakah telah sesuai dengan rencana atau be
lum,
- Memberi laporan kepada bagian pembukuan atas pe-
kerjaan yang dilakukan, yang masih dilakukan se£
I
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
ta jumlah bahan baku yang tersedia dalam pabrik.
d. Kepala Bagian Pembukuan.
- Menerima bukti-bukti transaksi perusahaan dan su
rat-surat lainnya untuk dicatat dan dibukukan,
- Membuat daftar neraca dan rugi-laba setiap akhir
bulan dan tahun yang disampaikan kepada atasan,
- Memelihara catatan keuangan,
- Mengkoordinir tugas-tugas pekerjaan yang dijalan
kan bawahannya.
e. Kepala .Bagian Umum.
- Mengkoordinir dan mengawasi aktifitas/'.pekerjaan
k l
ngan instruksi,
- Membantu dalam penentuan kebijaksanaan yang me-
nyangkut masalah produksi.
g, Kepala Seksi Pembukuan.
- Mclaksanakan pembukuan-pembukuan yang raeliputi ;
buku harian, buku pembelian, buku penjualan, mem
buat neraca, serta perhitungan rugi-laba perusa
haan tiap akhir bulan ataupun tahun,
- Mengecek tarip upah perjam/hari,gaji tetap ser
ta jumlah upah/gaji yang tercantum dalam daftar
gaji karyawan (DGK).
h„ -Kepala Bagian Produksi.
- Bertanggung jawab atas kelancaran produksi,
- Menjaga kualitas dan kuantitas sesuai order,
i, Kepala Seksi Personalia,.
- Menerima dan penempatan pegawai,
- seleksi pegawai,
- Penetapan tingkat upah dan kenaikannya
- Penetapan tingkat premi, tunjangan ketrampilan ,
perangsang, tunjangan jabatan,
- Persetujuan atas aktifitas lembur,
- Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada kary&
wan serta mengevaluasi prestasi kerja karyawan,
- Membuat daftar upah dan slip gaji karyawan*
- Membuat daftar karyawan tetap/bulanan dan karya
wan harian/buruh lepas.
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
j. Kepala Soksi Pergudangan.
- Menerima, mengeluarkan dan menyimpan bahan baku
bahan penolong, bareng jadi serta barang- barang
lain,
- Membuat laporan pembelian dan penerimaan barang
serta pengeluaran hasil produksi,
- Menjaga kestabilan persediaan bahan baku maupun
hasil produksi agar tidak kehabisan.
k. Kepala Seksi Shift.
- Mengatur jadwal shift, disesuaikan dengan jadwal
pemeliharaan ftan kemungkinan kerusakan(over-haul
atau shut-down),
- Membuat daftar karyawan yang harus bekerja pada
shift/ploeg yang telah dijadwalkan
- Mengadakan pengawasan atas aktifitas mandor.
1. Kepala Seksi Pemeliharaan.
- Memberikan petunjuk kepada operator-operator me-
sin, cara menjalankan mesin yang baik dan pera -
watannya,
- Melakukan perbaikan-pe.rbaik.an bila ada kerusakan
pada mesin yans; tidak bisa diataci oleh operator,
- Mengadakan service-sevice secara berkala,
- Membuat catatan setiap diadakan penggantian spa
re part.
m, Kepala Seksi Diesel/Listrik.
- Mengatasi segala kesulitan produksi yang disebab
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
49
kan oleh aliran listrik (plant support division)
- Mengontrol penerangan dan instalasi listrik se -
tiap harinya,
- Mengontrol dan mencatat secara rutin, bahan ba-
kar, pelumas dari diesel pembangkit tenaga lis -
trik.
3. Aktifitas Produksi Perusahaan
Sebagai mana kita ketahui PT "XYZ" ini memproduksi
karung goni dengan beberapa jenis dan sebagai _ produksi
sampingan membuat tali karung beberapa play saja dengan
bahan baku menggunakan serat rosela(Hibiscus Safdarida )
serta bahan pembantu minyak emulsion dan pada garis besar
nya proses pembuatan karung goni terdiri dari dua bagian,
yaitu :
a. Bagian Pemintalan.
- Bagian pendahuluan/peramuan dari SO sampai de
ngan DRAWING, pekerjaan ini mengolah/meramu se-
rat dengan sebaik-baiknya agar pekerjaan di ba
gian pintal berjalan lancar.
- Bagian pintal(SPINNING) untuk memintal ■ sliver
menjadi benang.
b. Bagian Pertenunan.
- Bagian persiapan terd.iri dari RW, CYJ, BE. Bapian
mesin ini menyiapkan benang yang sudah jadi de
ngan sera pi mungkin menurut keperluan dalam per-
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
50
tenunan♦
- Belgian Pertenunan, pekerjaan disini menenun be-
nang menjadi karung.
- Bagian Penyelesajan, untuk menvelesaik&n kain-ka-
in k.aruug yang telah jadi dimasukkan dulu kedalam
Celender(CL)/disetrika, kemudian dipotong- potongt
sesuai dengan ukuran yang ditentukan dan kemudian
dijahit, menjadi karung goni.
Adapun proses produksi selengkapnya dan mesin - me
sin yang digunakan adalah sebagai berikut
a. Mesin Softener ( SO ).
Fungsi mesin ini un.tuk memproses serat agar serat
tersebut menjadi lamas dan tidak mudah putus. Dalam
mesin ini serat diberi campuran minyak BOD dan mi-
nyak tepol hisapol, kemudian serat tersebut disim -
pan dalam beaching bin ( BB ) selama kurang ’ -lebih
lima hari supaya ser.at bertambah lemas atau lunak.
b. Mesin Carding*
Mesin ini terdi.ri ata^s breaker card ( BC ) dan fi -
ttished card ( FC ). Mesin BC berfungsi untuk memp.ro
ses serat sehinggs. menjadi bentuk roll, dan mesin
FC berfung-si untuk memproses le^ih lanjut agar se
rat menjadi lebih halus.
c* Mesin Finish Drawing.
Mesin Finished Card yang terdapat pada mesin Car
ding di atas menghasilkan serat berbentuk roll yang
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
51
terdiri a'cas dua macam bentuk roll yaitu rol] ben-
tuk kasar serta roll bentuk halus. Untuk roll ben
tuk kasar setelah diproses dalam mesin Drawing - I
yang menjadi bahan untuk benang besar diproses la-
gi dalam mesin Finished Drawing menjadi bahan siap
pintal. Untuk roll bentuk halus setelah diproses
pada mesin Drawing-I, kemudian diproses lagi pada
mesin Drawing-II akhirnya menjadi bahan siap pin
tal setelah diproses pada mesin Finished Drawing.
d. Mesin Spinning.
Mesin ini berguna untuk pemintalan serat. . Disini
akan dihasilkan tiga macam bentuk benang yaitu :
SP 5ij SP kit dan SP ki (benang kecil).
Yang dimaksud dengan SP 5£ adalah jarak antara spe
ndel satu dengan spendel yang lain adalah 5£ inci.
e. Mesin Cop Wender.
Mesin ini berfungsi membuat benang palet/benang pa
kan yakni yang berasal dari SP 5i yang disebut lo
oms.
f. Mesin Roll Wender.
Benang yang berbentuk SP ifi dan SP hi yang berjum-
lah roll (untuk lebarnya karung goni) diproses
dalam mesin RW kemudian pada mesin BE mengh;jsilkan
benang lungsi.
g. Mesin Tenun.
Mesin ini berfungsi untuk menenun benang palet dan
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
52
benang lungsi. sehingga menjadi bentuk kain . dalam
roll, Mesin tenun ini disebut juga dengan mesin Lo
om. Pada bagian ini merupakan bagian yang terpen
ting karena menyangkut znutu kain karung, . -disini
perlu keahlian dan ketelitian dalam mengerjakannya.
h, Mesin Seterika ( Cellender ).
Kain yang dihasilkan oleh mesin tenun(loom) diatas
dihaluskan(diseterika) pada mesin ini agar padat ,s
rapi dan memudahkan untuk dipotong serta dijahit.
Kain yang sudah halus tersebut dipotong-potong se-
suai ukuran yang dikehendaki. v
i. Mesin Jahit ( Sewing ).
Pads bagian sewing terdapat dua macam mesin yaitu ;
- Heaming : gunanya untuk menjahit kain karung
di bagian lipatan yang sudah diten -
tukan ukurannya.
- Overseang : gunanya untuk menjahit pada bagian
samping kain karung yang telah dipo
tong.
j. Mesin Press ( Press Machine ).
Berfungpji untuk mengepres karung goni yang akan di-
simpan dalam gudang. Setiap satu pres berisi 200-
lembar karung goni. Setelah itu karung goni „ dalam
bentuk pres tadi disimpan dalam gudang.
PerDu diketahui kalau dikelompokkan dalam bagian
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
53
maka : mesin a sampai dengan mesin d ada pada bagi
an Pemintalan, mesin e saropni dengan mesin g. ada
pada bagian Pertenunan dan mesin h sampai dengan rue
sin ± ada pada bagian Fenyelesaian.
Hasil produksi dari serangkaian proses melalui me-
sin-mosin diatas dapat dihasilkan 6(enam) macam ukuran ka
rung goni yaitu :
a. HC Green ukuran 29 x 43 in ( ukuran umum ).
b. HC Green sarabung ukuran 29 x 43 in.
c. HC Blue ukuran 3? x 44 iiu
d. HC Bleu sambung ukuran 2? x 44 in.
e. HC Green ukuran 73 x t18 cm.
f. HC Green ukuran 75 x 118 cm.
g. Tali 3 ply ( sebagai pe.lengkap ).
4. Prosedur Pengga.iian dan Pengupahan di PT "XYZ11
Fungsi Bagian Personalia adalah menangani prosedur
kepegawaian dengan segal-a aktifitasnya, dimana salah satu
tugasnya adalah mengurus daftar nama-naraa karyawan beserta
data-data pribadinya. Disini petugas personalia memisahkan
daftar nama-nama karyawan menurut statusnya, yaitu karya -
wan bulanan/tetap dan karyawan harian/buruh lepas.
Pada daftar nama karyawan tersebut, petugas bagian
personalia memberikan informasi tentang gaji/tarip upah d&
ri tiap-tiap karyawan guna salah satu dasar dalam pembuat
an Daftar Gaji Karyawan, Kartu Pembayaran Gaji Karyawan ,
ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA
SKRIPSI KOMPUTERISASI SEBAGAI ... MOCH. DADANG SYACHRUNA
dan upah lembur.
Karyawan yang bekerja di perusahaan ini berjumlah
sekitar 1390 karyawan dengan perincian karyawan harian le-
pas berjumlah 1200 dan karyawan tetap sekitar 190 karyawan.
Untuk karyawan harian lepas dibagi dalam tiga shift(ploeg),
shift pertama ( A ) bekerja antara pukul 06,00 sampai de
ngan pukul 1 if• 00 dengan masa istirahat 1 jam yaitu pada pu
kul 12*00-13-00, shift yang kedua ( B ) bekerja antara pu
kul lif.OO sampai ‘dengan pukul 22.00 dengan masa istirahat
yang sama yaitu pukul 19.00-20.00, shift yang ketiga ( C )
bekerja antara pukul 22.00 hingga puku^ 06.00 dengan masa
istirahat yang sama pula yaitu pukul 03,00-0if.00. Dengan
demikian rata-rata tiap shift bekerja selama tujuh jam, Un
tu lebih jelasnya mengenai pengaturan shift dapat .dilihat
pada lampiran 1 dan 2 .
Tugas untuk mencatat kehadiran karyawan harian le
pas dilimpahkan pada mandor masing-masing bagian •. dengan
membagikan daftar hadir untuk ditandatangani oleh karya
wan yang ada dibawah pengawasannya setiap hari kerja. Se -
telah daftar hadir ditandatangani oleh masing-masing kar
yawan, maka mandor mengambil daftar hadir tersebut sekali-
gus untuk mengecek secara langsung apakah karyawan itu be-
nar-benar hadir(ada di tempat pekerjaannya