Konaklama ve Ağırlama Sektörleri için e-fatura26 Haziran 2013

Melike KaramanGenel Müdür YardımcısıPROTEL A.Ş.

e-fatura ile ...

Ayda

1000 fatura

Senede

1200 Ton karbon

4800 Ağaç

15.000 Lt atık su

156.000 Kg sıvı atık

e-fatura ?

• Alıcısına Gelir İdaresi sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilen fatura

e-fatura ?

• Alıcısına Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden elektronik ortamda gönderilen fatura (kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir)

Cevaplanması gereken sorular

Soru -1-

İşletmeniz e-fatura mükellefi olacak mı?

Soru -2-

E-fatura mükellefi iseniz; e-fatura gönderim/alım işlemlerini hangi yöntemle yapacaksınız?

Soru -3-

Elektronik faturayı iş süreçlerinize nasıl uyarlayacaksınız?

Soru -1-e-fatura mükellefi olacak mısınız?

• 14 Aralık 2012 VUK 421 nolu Genel Tebliğ ve hemen arkasından gelen 58 nolu sirküler NET bir tanım yapıyor;

• 2011 de brüt satış hasılatınız 25 Milyon TL ise ve madeni yağ lisansı olan bir işletmeden 2011 senesinde mal satın aldı iseniz (veya bu lisansa sahip firma iseniz)

• 2011 de brüt satış hasılatınız 10 Milyon TL ve ÖTV ek III listedeki malları (kola, gazlı içecek veya alkollü içkiler, tütün ürünleri) satınaldı iseniz (veya bu ürünleri imal veya ithal ediyor iseniz)

Soru -2-e-fatura mükellefi olunca ne olacak?• 1 Eylül 2013 den itibaren; Diğer e-fatura mükelleflerine düzenlediğiniz

faturalar KAĞIT fatura olamayacak !

• Diğer e-fatura mükelleflerinden size gelen faturalar elektronik ortamda gelecek !

• Bir e-fatura mükellefine kağıt fatura düzenlediğinizde faturayı DÜZENLEMEMİŞ sayılacaksınız!

• 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflerden bilgi işlem sistemlerini entegrasyon yöntemi ile kullanmak isteyen mükellefler bir yıl içinde entegrasyon çalışmalarını tamamlamaları gerekmektedir. Ancak 31.12.2013 tarihine kadar entegrasyon testlerini tamamlayamayan mükelleflerin portal hesapları tanımlanıp aktive edilecektir.

Soru -3-e-fatura düzenlemek ve almak için yöntemler nelerdir?

• 1- Gelirler İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım

• 2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanım

• 3- Özel entegratörler üzerinden kullanım

1- Gelir İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım

Bilgi işlem sisteminin entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanmalarını sağlamak amacıyla GİB tarafından geliştirilen ve temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir WEB uygulamasıdır.

Uygulamaya başvurunuzun kabulü sonrası ; başkanlık tarafından verilen erişim bilgileri ile BROWSER üzerinden erişebilirsiniz.

Bilgi işlem sisteminin entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanmalarını sağlamak amacıyla GİB tarafından geliştirilen ve temel fonksiyonları bünyesinde barındıran bir WEB uygulamasıdır.

GİB arayüzü 2 şekilde kullanılabilir;

a. Faturaların sisteme manuel girilmesi/izlenmesi

b. Faturaların tanımlı formatta toplu olarak yüklenmesi/alınması (FYM = Fatura Yükleme Modülü)

1- Gelir İdaresi Başkanlığı arayüzü üzerinden kullanım

2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanımı

İşletmenin bilgi işlem sisteminin (Fatura tanzim etmek ve fatura kaydetmek için kullandığınız sistemlerin) GİB e-fatura sistemine entegre edilmesi

Bilgi işlem sistemi entegrasyonu için GİB tarafından talep edilen bir takım standarlara uyulması ve isterlerin sağlanması gerekmektedir.

2- İşletmenin bilgi işlem sistemini entegre ederek kullanımı

BIS (Bilgi İşlem Sistem Raporu)

• Kullanılan sunucu

• Bağımsız disk ünitesi

• Ağ cihazları ve ağ bağlantıları

• Güvenlik cihazları ve programları

• Internet bağlantısı

• İş sürekliliği ve felaketten kurtarma senaryoları

• Yedekleme donanım ve yazılımları

• Saklama ve yedeklemenin nereye yapılacağı

• Bunların yönetimi için ayrılan insan kaynağı raporlanmaktadır.

• Statik IP

• 7x24 erişilebilirlik !

3- Özel entegratör kanalıyla kullanım

GİB tarafından verilen Özel Entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemini kullanarak e-fatura gönderip alabilirsiniz.

Özel entegratörlerle 3 yöntemle çalışabilirsiniz.

- ERP sisteminizi entegre edebilirsiniz

- Özel entegratörün sunduğu web tabanlı arayüz üzerinden kullanabilirsiniz

- Dosya paylaşımı (faks, e-posta, xml vs)

Tercih parametreleri ?Büyüklük Fatura düzenleyen Fatura alan

Büyük işletme Tam entegrasyon2 yönlü iletişimDışarıda arşivleme

Tam entegrasyon2 yönlü iletişimDışarıda arşivleme

Orta büyüklükte işletme

Tam entegrasyonExport araçlarıDışarıda arşivleme

Tam entegrasyonImport araçlarıDışarıda arşivleme

Küçük işletme WebEDI (web arayüzü)

PDF, Faks vs formatlarda gönderi

Dışarıda veya dahili arşivleme

Web arayüzünden görüntüleme, indirme

PDF, faks vs formatlarda alma

Dışarıda veya dahili arşivleme

Ref :Billentis Nisan 2013Bruno Koch

Tercih parametreleri ?Büyüklük Fatura düzenleyen Fatura alan

Büyük işletme Bilgi işlem sistemi entegrasyonuÖzel entegratörlerle Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyon

Orta büyüklükte işletme

Bilgi işlem sistemi entegrasyonuFatura Yükleme Metodu ile GİB portal üzerinden kullanımÖzel Entegratörlerle entegrasyon veya offline kullanım

Küçük işletme GİB veya özel entegratör portalı üzerinden kullanımÖzel entegratör ile dosya paylaşım metodu ile kullanım

Ref :Billentis Nisan 2013Bruno Koch

Tercih parametresi firma büyüklüğü mü ? Fatura süreçlerinin karmaşıklığı mı ?

Tercih parametreleri ?

• Düzenlenen ve alınan faturaların miktarı

• Bilgi işlem alt yapısı

• İşletmenin dahili ihtiyaçları

• Maliyet

• Diğer iş ortaklarının yeterlilikleri ve talepleri

Soru -5-Entegrasyon ihtiyacı varsa?

• Piyasada bu yöntemlerin bir veya birkaçını destekleyen entegrasyon paketleri mevcut.

• Bazı çözümler tek ürünü desteklerken; bazı çözümler birden fazla ürünü desteklemekte yani ÇOKLU PLATFORM çalışmaktadır.

PROTEL‘in

Micros-Fidelio ürünleri e-fatura entegrasyon çözümüdür.

- GİB arayüzü FYM ile entegrasyon

- Bilgi işlem sistemi entegrasyon

- Özel entegratörlerle entegrasyona uygun alt yapı

- OPERA

- Suite 8

- Materials Control

- Micros 3700 – 9700

- Logo, Netsis, SAP ile çalışır

- Otel ve Restoran operasyonu FATURA SÜREÇLERİ de dahil olmak üzere OTEL-RESTORAN YÖNETİM SİSTEMLERİ ile yönetilmektedir.

- Bu sistemlerde DÜZENLENEN, ayrıca diğer firmalardan gelerek bu sistemlere KAYDEDİLMESİ gereken e-faturaların yönetimini sağlar

- Microsoft .Net Framework de geliştirildi

- HTML5 tabanlı WEB arayüzü

- 3.firmalarla web servisler üzerinden entegrasyona açık mimari - Farklı ticari sistemlerle ve

- Farklı özel entegratörlerle entegrasyon imkanı

... İle e-fatura senaryoları

• Bir firmanın e-fatura mükellefi olup olmadığı bilgisi OPERA ve S8 ‘de PROFİL kartlarında,

• Materials Control ‘de TEDARİKÇİ kartında yer almaktadır.

• Micros GSS kullanıldığı durumlarda bu program üzerinde, GSS kullanılmadığı durumlarda Online sorgulama ile bilgi alınır!

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

1- İşletmenin e-fatura mükellefi olup olmadığı nasıl takip edilecek?

• Vergi numarası bilgisi girildiği anda online sorgulama yapılır.

2-Firmaların e-fatura mükellefi olup olmadığı bilgisi nasıl güncellenecek?

• e-fatura mükellef bilgisi kullanıcı tarafından değiştirilebilir (OPERA ve S8 de yetkiye bağlıdır)

• GİB e-fatura mükelleflerine bu bilgileri sorgulamak üzere bir servis sunmaktadır. Bu bilgiler PORTAL PLUS tarafından periyodik olarak sorgulanacak ve sistemlerde güncellenecek.

• Micros‘da online sorgulama

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

3- e-fatura mükellefi bir firmaya fatura kesmek istediğimde ne olacak ?

4- Kesilen faturaların GİB ‘e gönderimi

5- Gelen faturaların kontrolü ve kabulü

6- Birkaç detay

- Kurulumlar Özel Entegratör Lisansı almış firmaların duyurulması ve bu konudaki çalışmaların tamamlanması sonrası başlayacak (Hedef; Ağustos ortası)

- Temel ve Ticari fatura senaryoları kullanılabilir; Fidelio da yapılan düzenlemeler ile cari kart bazında; veya cari+ürün-hizmet bazında özelleştirilebilir.

- Şubeli yapılarda gelen faturaların şubelere dağıtımı fatura üzerinde tedarikçiden gelen şube ve ambar kodları ile ayrılır!

• Kullanıcı yetkilendirmesi

• Standart veya özel raporlar hazırlanabilir

• Sistem raporları ile işlem görmemiş, onaylanan faturalar ilgili birimlere raporlanabilir.

6- Birkaç detay

6- Birkaç detay

BT Entegrasyon paketinde ;

- sonraki sürümlerde sunulacak ek özellikler ile; e-fatura mükellefi olmayan tedarikçi faturalarının OCR teknolojisi kullanılarak sisteme aktarımı mümkün olabilecek.

- Arşivleme için özel sıkıştırma teknikleri kullanılacak.

- Yasal zorunluluğu yerine getiren arşivleme özellikleri yanında; tasnif, arama, içinde arama, görüntüleme özellikleri barındıran ileri düzeyli arşivleme paketi kullanılabilecek.

Bilgi için efatura.protel.com.tr

Sorularınız için efatura@protel.com.tr

Teşekkür ederiz.