Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı & Kıbrıs Kalite Derneği 31 Ağustos , 2007

STRATEJİK PLANINIZIN HAYATA GEÇİRİLMESİ

Üst Yöneticilere Bilgi

Konferansı verenKathleen A. Paris, Ph.D.

Danışman, ProfesörOQI Kalite İyileştirme Ofisi

Wisconsin Üniversites, Madison, Amerika

Türkçeye ÇeviriUfuk Taneri, Ph.D.

Kıbrıs Kalite Derneği Kurucu Başkanı, KKalder (CySQ)Danışman: Kalite Yönetimi/Organizasyonel Mükemmelliyet

Matematik Profesörü

Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı & Kıbrıs Kalite Derneği

31 Ağustos, 2007

Sunuş: Profesör Kathleen A. Paris Çeviri: Profesör Ufuk Taneri

2

Stratejik Planlama Nedir?

Paydaşların isteklerini/beklentilerini/ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamak amacı ile

Bir organizasyonda belli sayıda temel yönlerin oluşturulması ve

Kaynakların bu temel yönlere odaklandırılması

sürecidir.

(Paris, 2003)


3

Basamaklar:

Planı yaratma süreci Planı değerlendirme Plan hakkında konuşma Planı uygulama


4

Planı geliştirme Süreci:

Tüm çalışanları bu sürece bir şekilde kat.

Çalışanlar öncelikleri anlamalı ve kendilerini planın bir parçası olarak görmeli ki planı iyi bir şerkilde uygulasınlar. bkz S. 2 ‘Involving People in Planning.


5

Planı geliştirme süreci:

5-12 kişilik küçük Planlama komiteniz olsun. Üyelerin farklı özellikleri olmasına özen gösterilmeli ki çok yönlü katkı koyulabilsin.

Herkes her adıma katkı koymak durumunda değildir.

Komite üyelerinin çeşitli anahtar grupları temsil etmesine özen gösterin: Doktorlar, Hemşireler, İdari ve Yönetsel Personel, Sendika, Hastalar, vb.


6

Planı geliştirme Süreci

Sürece paydaşları (kurum içi ve kurum dışı) kat:

Planı geliştirmek için tüm paydaşların ihtiyaçları hakkında bilgi sahibi olmalısınız.

Daha sonra, planı uygulamak için de onların desteğine ihtiyacınız vardır..

bkz S. 3 ‘Determining Stakeholder Needs’


7

Planı Geliştirme Süreci

Planı,

akkredite edilme, program gözden geçirme, yerinde inceleme, vb sertifika çalışmaları ile planın başlangıç noktası olarak veya öz-değerlendirme için planın geliştirimesi şeklinde

bağdaştır.


8

Planı geliştirme süreci

Planın geliştirilmesi sürecine yeni kan getirin_: davetli konuşmacılar, diğer hastane veya klinik liderleri, danışmanlar:

aynı çalışanlarla yeni fikirler üretmek güçtür. Planın şeffaf olması (herkesin bilgisine

getirilmesi) planın daha sonra ihmal edilmesini önler.


9


İlgili organizasyonların planlarını inceleyin:

Trendler nelerdir? Kuvvetli yönlerimiz?Zayıf noktalarımız? Yenilikler nelerdir?


10


Kaynakları daha farklı ve daha iyi yönlendirmek için

neleri yapmaktan vaz geçebileceğinizi veya farklı şekilde yapabileceğinizi tesbit edin.


11

Plani geliştirme süreci

Stratejik Plan web adresiniz veya planınıza ait ‘BLOG’ olsun:

Burda

Tüm toplantıların sonuçları, girdileri, destekleyici dökümanlar, planlama komitesi üyeler isimleri, (isteyenlerin üyelere ulaşabilmesi için), etkinlikler takvimi, ve zaman dilimler vb olsun


12


Sonuçlar için resmi toplantılar, gayrı-resmi gözden geçirme toplantıları, gayrı-resmi değerlendirme toplantıları, e-posta veya web tabanlı- kişilerin soru sorabileceği ortamlar sağla:

Plan hakkında neleri beğeniyorlar ve neleri değiştirmek istemiyorlar?

Onları düşündürenler nelerdir? Gözden kaçanlar nelerdir?

SADECE YORUM İSTEMEYİNİZ!


13


Planın ilk çalışmaları (draft plan) için

geribildirimin olduğu birçok toplantınız olursa: Geribildirim toplantılarını yönetme görevini

Plan komite üyeleri arasında bölüştürün. Her üye her etkinlikte bulunmak zorunda

değildir.


14


Etkin çalışın, hareketliliğe özen gösterin ki plan son şeklini aldığı zaman planı geliştirenler planı uygulamak için bitkin olmasınlar.

Az sayıda planlama toplantısını önceden haber verin ki katılımı kısa zaman diliminde büyük çoğunlukla sağlayın.


15


Mevcut planı uygulamak için, hastane/klinik/veya birimden kişilerin katılacağı bir etkinlik düzenleyin:

Planın günlük işleri için anlamı nedir Planı uygulamak için hangi adımlar atılmalı Planı uygulamak için hangi kaynaklara ihtiyaçları

olacaklarını tahmin ediyorlar (teknolojik, politikalar, personel zamanı, bilgi/data, başka gruplarla toplantılar, vb.)


16

Planı Değerlendirme Süreci

Plan iki boyut içermeli:

3-5 yıllık uzunca stratejik boyutu Yıllık operasyon veya kısa-süreli hedefler/ objektifler boyutu


17

Planı değerlendirme süreci

Stratejik planın uzun vade öncelikleri hedeflenen sürede

gerçekleştirilebilecek nitelikte midirler?

Öncelikler listesi hatırlanabilecek şekilde kısa olmalıdır.


18

Planı değerlendirme süreci

Plan Liderle organizasyon arasında bir kontrattır.

Kontrat gereği Lider ileri sürülen hedefleri gerçekleştirecek kaynakların

varlığını garantilemelidir; böylelikle,

diğer çalışanlar hedeflerin gerçekleşmesi için taraflarına düşenleri yapacaklardır.


19

Planı Değerlendirme

Yıllık hedefler AKILLICA (Smart) olmalıdır: Specific Spesifik Measurable Ölçülebilir Actionable Uygulanabilir Realistic Gerçekci Time bound Süresi belirli


20

Planın değerlendirilmesi

Gerçekleştirmek istediğiniz hedefleri gerçekleştirecek doğru çalışanlara sahipmisiniz?

Cevabınız hayırsa, onları nasıl temin edeceksiniz veya eğiteceksiniz/ geliştireceksiniz?


21


Uzun vade hedeflerinizi gerçekleştirebilecek yapıya veya organizasyona sahip misiniz?

Organizasonel yapıyı yeniden yapılandırmak gerekebilir.


22


Hedefler hakiki HEDEFLER midir Hastaneniz veya kliniğiniz için yoksa birilerinin yapılacak işlerinden alıntı mıdır?


23


Hastanenin bir klniğinin veya idari bir biriminin, herhangi bir ünitesinin planı, hastane planı ile nasıl uyumlu olduğunu göstermelidir.

Uyumluluk tam anlamıyla uyumluluk olmak zorunda değildir.

bkz s. 7


24

Planın Değerlendirilmesi

St. Mary’s Hospital, Madison, Wisconsin USA

Her birim hastanenin planını nasıl desteklediğini gösteren posterler asar.

Her çalışan, doktorlar dahil, kişisel olarak birimini desteklemek üzere bir yıl içinde neler yapacağını gösteren bir ‘pasaport’ taşır.


25


Plan, karar mercii tarafından resmi olarak kabul edilmelidir, uygulanması kararı alınmış olmalıdır.


26

Plan hakkında konuşma

Plan her çalışanın plana ulaşabileceği bir yerde

midir?web?Tek-sayfa bilgi notu? Broşürler?


27

Plan hk.da konuşma

Planın

farklı gruplar(personel alımı, organ bağışı yapanlar, hastalar vb) için farklı versiyonu olmalı

Kurumun elemanlarının, planı uygulayabilmek için, kurum dışı elemanlara göre daha detaylı versiyona ihtiyaçları vardır.


28

Plan hk.da konuşma

Planın çekiciliği kaynaklarınızın varlığı ile bağdaşmalı.

Zayıf bir plan için gösterişli bir paketin hiçbir faydası yoktur. Ancak zayıf paket iyi bir planda gölgede kalır.


29

Plan hk.da konuşma

Hastanenin, kliniğin, birimin öncelikleri toplumsal/sosyal etkinliklerde dile getirilmeli.


30

Planın Uygulanması

Her hedef veya öncelik için bir sorumlu kişi (Point Person) olmalı.

Sorumlu kişi hedefin ilerlediğini garantilerHedef üzerinde çalışanları bir araya getirirGelişmeleri rapor eder.


31


Sorumlu kişi (point person) planı uygulayanlar üzerinde mutlaka fonksiyonel göreve sahib değildir.

– ‘Sorumlu Kişi’ bir komite de olabilir..

– Eş-Sorumlu kişilerden (“co-point” persons) kaçının.

bkz s. 6 Don’t Forget the Point Person.


32

Planın uygulanması

Uygulama için mümkün olduğunca mevcut yapıları kullanın.

Yeni komiteler (committees or task forces) üretmekten kaçının.


33


Büyük hedefleri başaçıkılabilinen parçalara bölün:

Her hedef için bir başlangıç adımı tanımlayın Hemen harekete geçebilmek için, 90 günlük

Planı uygulama planı yaratın.

bkz S. 4 for action planning format


34


Goal: Ensure that everymajor has an advisor

Find out whatexists now

Create processfor assigning

Communicatenew process

Evaluate newprocess

Find out what others do

Draw current process

Determine records kept by college

on-line survey of student needs

Design process for assigning

Department

College & beyond

Keep records on # unassigned

Discuss at dept. retreat

Ağaç diyagramı (A tree diagram)

Büyük bir hedefi gerçekleştirilebilecek parçacıklara

böler.


35

Planın Ugulanması

sorumlulukları ve gerçekleştirilecekleri süreyi tanımlamak için Adım Tabloları (step charts) yaratın: (p. 15).

Aktivite Kim? Kasım Aralık

X

X


36


Doğal personel toplantılarını herbir öncelik ve hedef etrafında

şekillendirip odaklanmayı sağlıyacak zamanı yaratın.

Yılın başında zaman endeksli programınızı yapın.


37


Tüm organizasyon yılda birkez olsun gelişmeleri duymak ister.

Üst düzey liderler daha sık ilerleme kontrolü ihtiyacındadırlar.See p. 9 What to do at a Check Meeting.


38


Hedefe yönelik gelişmeleri görsel olarak göster:

Charts Tablolar Graphs Grafikler Maps Haritalar Lists Listeler


39


Planı Aktıvite Raporlarına veya Performans ilerleyişine (performance appraisal) bağla:

Plana göre görev tanımlarını güncelle Planı kullanıp herbir ilrleme hedefini tanımla Planın önceliklerini kullanıp çalışanların nasıl

rapor edeceklerini şekillendir.


40


Profesyonel ilerleyiş kararları için Planı kullan.

Bkz S6 Personal Professional Development Plan.


41


En üst düzey yöneticiden ayrıca bir kişi de tüm planlama süreci için ‘point person’ olmalıdır ki şunların gerçekleştiği garanti olsun: “Check meetings” Kontrol toplantıları yapılıyordur Planlama işi için gerekli zaman ayrılıyordur İlerleme monitor ediyordur Plan güncel ve herkesin bilgisinde tutulmaktadır.


42


Plan bütçe taleblerini ve kararlarını yönlendirmelidir

(bunun tersi olmamamlıdır):

Önce hedefleri sorunuz, bütçe adımlarını ise ikinci sorunuz bkz pp. 10-11 Planning & Budget format bkz pp. 12-13 Strategies for Discussing Budget Priorities and

Reductions and Budget Discussion Matrix.


43


Stratejik plan için kesintiler etik değildir.

(Across-the-board cuts are antithetical to strategic planning).


44


Stratejik Plan Yolundaki

Mil Taşlarını/ Başarılarınızı kutlayınız!


45

Find today’s presentation and booklet at:

http://mistoverfm.org/station1/kaparis/events

Documents

Konferansı Destekleyenler Sağlık Bakanlığı & Kıbrıs Kalite Derneği 31 Ağustos , 2007