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iDOC macht Schule MehrEffizienz&Produktivitätfür Bildungseinrichtungen

bizhub C550, office system

Mitten in Hannover wird Englisch gesprochen – von morgens bis nachmittags. Ausnahmen sind der Japanisch- oder der Deutschunterricht. Die Rede ist von der International School Hannover Region (ISHR). Die Anforderungen der Schule an Kosteneffizienz, Produktivität und Qualität sind sehr hoch. Mit dem iDOC-Ansatz konnte eine Gesamtlösung entwickelt werden, die alle Ansprüche bestens erfüllt.

Kunde: International School Hannover Region D-30169 HannoverBranche: BildungseinrichtungLösungsanbieter: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbHGeschäftsbereich: Office Lösungen

Der Kunde

Rund 360 Schüler besuchen die International School Hannover Region (ISHR). Das Lehrangebot reicht vom Kindergarten bis zur Hochschulreife nach Klasse zwölf. Doch die wenigsten Schüler bleiben so lange in Hannover. Die ISHR ist Teil eines weltweiten Netzwerks internationaler Schulen. Die meisten Kinder kommen aus Familien, bei denen Vater oder Mutter beruflich bedingt oft umziehen müssen und ihrem Nachwuchs eine optimale Ausbil-dung und ein spannendes Lernumfeld bieten wollen.

Die Problemstellung

Die Internationale Schule in Hannover wollte Anfang 2004 eigentlich nur einen weiteren Drucker anschaf-fen. Aufgrund der zahlreichen unterschiedlichen Systeme, fehlender Kontrollmechanismen und mangelndem Bewusstsein, dass Dokumenten-Verarbeitung ein immenser Zeit- und Kostenfak-tor ist, wurde aus der ursprünglichen Druckeran-frage mehr. Zusätzlich gab es Probleme mit Kopier-karten, die oft kaputt waren oder auch mal verloren gingen.

DieInternationaleSchule in Hannover setzt auf iDOC

Consulting iDOC

Das Ziel

Zielsetzung des Projekts war einerseits die Optimie-rung der Ökonomie und der Effizienz der Arbeits-prozesse rund um die Dokumenten-Erstellung. Für die Schulleiterin Patricia Baier zählt dabei vor allem eines: „Die Geräte müssen funktionieren.“ Nichts sei schlimmer, als wenn die Lehrer vor ihrem Unterricht in Schlangen vor den Kopierern stehen und die Technik streikt. „Die Qualität des Unterrichts basiert auf der Motivation der Lehrer“, sagt Baier.

Andererseits sollen qualitativ hochwertige Doku-mente produziert werden. Dazu zählt umfangreiches und ansprechend gestaltetes Informationsmaterial für Schüler und Eltern wie Newsletter, Broschüren oder Flyer. Um jeden Schüler in seinen Fähigkeiten und Talenten bestmöglich zu fördern wird außer-dem innerhalb der Klassen je nach Leistungsniveau abgestuftes Lernmaterial benötigt.

Die Lösung

Anhand der Wünsche und Anforderungen der ISHR haben die iDOC-Spezialisten von Konica Minolta eine System-Infrastruktur geschaffen, die zur Zufriedenheit maßgeblich beiträgt. Am Beginn der Beratung stand eine dezidierte Erfassung des Ist-Zustands mit unterschiedlichen Verfahren. Hinzu kam eine genaue Analyse der Bedürfnisse und Wünsche der Schule.

Auf Basis dieser Ergebnisse entwickelten die iDOC-Spezialisten einen detaillierten Maßnahmenplan. Von der Präsentation der Ergebnisse bis zu dem Zeitpunkt, als alle erforderlichen Systeme angelie-fert, installiert und voll einsatzfähig waren, vergingen nicht einmal zehn Tage. 16 Drucker und fünf reine Kopiersysteme sind jetzt optimal auf die Räum-lichkeiten verteilt.

Der Nutzen

Die Effizienz ist stark angestiegen – Wege und Wartezeiten wurden erheblich verkürzt. Schul-leiterin Patricia Baier bemerkt die Verbesserung jeden Tag: „Ich habe schon an vielen Schulen gear-beitet“, sagt sie mit einem feinen britischen Akzent. „Wir haben hier jetzt wirklich sehr wenig Probleme.“ Hinzu kommen erhebliche Vereinfachungen:

Die unterschiedlichen Systeme von Konica Minolta haben eine weitgehend einheitliche Nutzeroberflä-che. Wer ein System bedienen kann, kann alle bedienen. Den Site Manager Arek Warchala über-zeugt außerdem die einfache Verwaltung dank einheitlichen Drucker-Treibern und einheitlichem Nachfüllmaterial. Und er schätzt den Service von Konica Minolta: „Das ist alles sehr unkompliziert. Ein Anruf reicht aus und man kümmert sich darum.“

Die Kontrolle über das Druck- und Kopierauf-kommen ist ebenfalls sehr unkompliziert: Per Onlinezugriff via Netzwerk wird sichtbar wo wie viele Drucke oder Kopien gemacht worden sind. So kann schnell analysiert werden, wo Kosten entstehen und wo sie reduziert werden können. Die Abrechnung ist denkbar einfach: Es gibt einen günstigen Sei-tenpreis für Farbe und einen für Schwarzweiß. Der All-in-Seitenpreis umfasst Anschaffung, Wartung, Reparatur und Verbrauchsmaterial.

Auch das Thema Kopierkarten wurde gelöst: Mit einer einzigartigen Druck- und Kopierlösung, die sowohl mit PIN als auch mit Karte zu bedienen ist und eigens für die ISHR entwickelt wurde. Konica Minolta hat einen zufriedenen Kunden. „Es macht Spaß, wenn man merkt, dass die Techni-ker kreativ sind und auch experimentieren wollen“, sagt Arek Warchala und lächelt. Auch er hat offen-sichtlich seine Freude an technischen Tüfteleien.

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