Case story Dansk Travsports Centralforbund

Den komplekse proces omfattede 12 selvstændige løbsbaner spredt i Danmark – og integration til et skandinavisk sportssystem. Forløbet? Enkelt, hurtigt og glat.

Glorværdig, national institution kører med Microsoft Dynamics NAV stærkt ind i fremtiden

Mangler du lige overblikket over dansk travsport?

I Danmark fødes der ca. 550-600 travhesteføl om

året, og der er omkring 2.700 heste i træning.

Lidt over 3.000 heste fra ind- og udland deltager i

de 250 løbsdage i travsporten om året, med 10-

11 løb hver dag. Lidt over 60.000 heste ligger pt

i navnedatabasen med alle avls- og dna-oplys-

ninger. Og de danske travheste deltager også i

udenlandske løb. Desuden sælges der flittigt

travheste og de skifter ind imellem træner. Alt

skal registreres. Dansk Travsports Centralforbund

holder styr på samtlige transaktioner og har

hånd i hanke med faktureringen. Løbstilmeldinger,

fastsættelse af indskud og præmier, løbsresulta-

ter og udbetalinger af væddeløbspræmier, heste-

pas, ejerskifter, fødselsattester, navneklausuler,

DNA-test, registrering af ejerfarver, hingste-

fremstillinger, importcertifikater og så videre og

så videre. Og så er vi slet ikke kommet ind på

galopsporten, som også varetages hér.

Klaus Frederiksen, økonomichef i Dansk Trav-

sports Centralforbund, fortæller:

“Vi er samlingspunktet for 8 selvstændige trav-

løbsbaner Danmark over, samt Klampenborg

Galopbane og de 3 galopbaner i Odense, Århus

og Ålborg. De er selvstændige juridiske enheder,

og kører alle fælles økonomistyringssystem med

samme kontoplaner og kassekladder, og hoved-

Om Dansk Travsports CentralforbundDansk Travsports Centralforbund er en samlende og neutral organisation, der håndterer alle transaktioner for trav- og galopsporten i Danmark. Organisationen udveksler oplys-ninger om løb på 12 løbsbaner i Danmark med de skandinaviske sportssystemer, varetager alt om løbstilmeldinger og væddeløbs-præmier - og assisterer desuden hesteejere og træner med salg, avls- og dna-information.

Se mere på www.trav.dk

Case story Dansk Travsports Centralforbund

For Klaus Frederiksen er

travsport en passion, og det

har det været siden vuggen.

Han var med i barnevognen,

når forældrene gik tur ved

travbanen; han havde sit

første job på Charlottenlund

Travbane ved siden af gym-

nasiet, og han har arbejdet

som økonomichef for Dansk

Travsports Centralforbund i

en årrække. “Jeg har tidligere

siddet i en tilsvarende stilling

i det Berlingske Officin med

ca. 5.000 ansatte, og omfang

og kompleksitet minder lidt

om hinanden – blot som

oplysning til de, der måske

ikke er så bekendte med

dansk hestesport.”

ADDVISION.DK

I 1892 kørtes der første gang løb på

Charlottenlund Travbane, og Dansk

Travderby har været afholdt siden

1898. Dansk Travsports Central-

forbund blev etableret i 1942 som

neutral organisation til at varetage

de myriader af transaktioner, der

konstant foregår i en af Danmarks

store sportsgrene. Med en konver-

tering til Microsoft Dynamics NAV

2013 R2 ligger Centralforbundet

igen stærkt i indersporet.

sædet for koncernen er hos os. Samtidigt er

vi forbundet med ATG, et svensk-udviklet

sportssystem, hvor alle vores data om heste

og løb indlæses to gange dagligt og er

tilgængelige for hestesporten i både de

skandinaviske lande og resten af Europa.

Hver bane har egne folk, der håndterer ind-

tastningen af alle relevante detaljer før, under

og efter et løb, og de udgør informationen til

hovedsystemet, så alle linjer til de forskellige

fakturaer er genereret korrekt fra starten.

Dagen efter et løb skal alle oplysninger

kunne ses på en given hestekonto og

ansvaret for, at alt er korrekt, ligger hos

os og banerne.

Der er omkring 20.000 transaktioner hver

måned fordelt på ca. 2.000 forskellige faktu-

raer – og før vores konvertering til Microsoft

Dynamics NAV krævede massefaktureringer

eksempelvis, at vi foretog kørsler om natten.

Nu er det hurtigt og kan foregå på et vilkår-

ligt tidspunkt.

Konvertering med rækkevidde i hele

Danmark

Konverteringen af økonomistyringssystemet

var ganske enkelt en nødvendighed – vi har

kørt Microsoft XAL i mange år, tilbage til

starten på vores samarbejde med ADDvision

i 2000. Microsoft supporterede ikke længere

vores system, og CEO/Partner Per Steen

Jensen fra ADDvision hjalp os med at vælge

en god efterfølger – vi endte med Microsoft

Dynamics NAV 2013 R2. Per Steen Jensen

kom også med idéer til det nye system,

så vi kunne benytte lejligheden til at gøre

vores daglige håndtering af transaktionerne

skarpere, hurtigere og mere flydende. Vi

ville også være fremtidssikrede og uafhæn-

gige af styresystemer ved at køre på en

virtualiseret platform. Per Steen Jensen var

helt enkelt med på et bestyrelsesmøde og

demonstrerede de muligheder, vi ville få, når

vi konverterede til den noget mere moderne

teknologi. Vi har haft et fortrinligt samarbejde

med ADDvision igennem mere end 13 år, og

det skyldes blandt andet, at alle, vi samarbejder

med hos ADDvision forstår vores branche og

kender vores terminologi. Alle småændringer

og udviklinger i gennem årene er klaret hurtigt

og nemt, fordi de kan vores forretning og

er en kompetent sparringspartner – og det

var også derfor, at det var nemt at sige ja til

opgraderingen til Microsoft Dynamics NAV

2013 R2.

Stram styring OG fleksibilitet med agil

projektmetode

Vores konvertering krævede lidt ekstra, fordi

de involverede jo er spredt over hele landet.

Efter beslutningen var truffet, holdt vi og

ADDvision derfor møder med medarbejderne

fra alle implicerede løbsbaner for at sikre en

god modtagelse af det nye system. Vi dis-

kuterede, hvad vi behøvede at have med fra

det gamle til det nye system, hvad vi havde

brug for af ny funktionalitet, og vi etablerede

en styregruppe i netværket og planlagde

uddannelseskurser. Vi startede projektet den

1. november 2013, og 1. februar 2014 foretog

vi den endelige konvertering fra det gamle til

det nye system med samtlige specialudviklede

tilretninger fra det gamle system. Projektet har

været meget komplekst og indkøringsforløbet

kort. Alligevel har det kørt som planlagt. Det

skyldes i høj grad ADDvisions agile projekt-

metode, som forenede fleksibilitet med en

stram styring. Derfor fik vi den rigtige løsning

- og leveret til tiden.

I januar holdt vi 2 heldagsseminarer, hvor alle

medarbejdere fra alle baner deltog og fik

mulighed for at afprøve systemet. Første gang,

vi kørte fakturering, var i marts 2014, og det er

faktisk gået rigtigt godt. Det er dog stadig en

læringsproces, især fordi medarbejderne ikke

sidder fysisk sammen. Men med tanke på, at

vi havde det tidligere system helt inde under

huden igennem 14 år og nu har skulle lære et

nyt fra grunden på få måneder, er jeg tilfreds.

Hestenetbank i fremtiden

Vores system giver nu en meget bedre

performance end før. Alle opdateringer og

kørsler foregår i et helt andet tempo. Med

det nye økonomistyringssystem har vi også

fået mulighed for at etablere et sidestykke til

netbank, hvor hesteejere og -trænere kan gå

ind via nettet og se deres konto online hos

os, og få hele overblikket over løb, heste og

andre informationer. Det bliver en stor og

effektiv forbedring for alle, der er involveret i

hestesport i Danmark, når vi åbner for denne

mulighed i efteråret 2014.”

Om ADDvisionVi er Danmarks mest erfarne eksperter i Microsoft Dynamics C5 og NAV. Desuden er vi også meget skarpe på alt, der vedrører hosting, cloud, infrastruktur og fintuning af dit system. Hvilken kapacitet, du har brug for. Om cloud eller in-house passer bedst til jer. Hvordan løsningen integreres smukt og effektivt. Og en lang række andre ting.

Vi er ikke dyrere end andre, men vi er dygtigere. Derfor er vores første møde gratis. Vi giver gerne dit system et gratis eftersyn. Og dig gratis rådgivning.

Benyt dig af vores tilbud, hvis du ikke er ligeglad med din løsning.

Se mere på www.addvision.dk

Case story Dansk Travsports Centralforbund

ADDVISION.DK

Vil du vide mere ...

Har du spørgsmål til løsningen, er du velkommen til at kontakte CEO/Partner Per Steen Jensen på email: info@addvision.dk eller på telefon: 44 53 03 33.

• Konvertering til Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 -> fremtidssikret løsning

• Høj systemperformance – faktureringer og systemkørsler kan nu foregå på vilkårligt tidspunkt

• Daglig håndtering af systemtransaktioner er blevet skarpere, hurtigere og mere flydende

• Etablering af ”hestenetbank” online i NAV - hesteejere og -trænere kan selv logge ind og f.eks. hente informationer, få overblik og downloade kopi af faktura

Det fik Dansk Travsports Centralforbund: