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BLB
NRW
Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale
BLB NRW Zentrale GM IGM
Düsseldorf, den 17.06.2009
Konzept zur Neuausschreibung der IGM-Dienstleistungen durch den BLB NRW
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BLB
NRW
Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW Zentrale
208-00292-1000-94 RESULTBLB NRW Zentrale GM IGM
1. Informationsveranstaltung für die Dienstleister
Programm:
10:00 h Eröffnung und Begrüßung durch den BLB NRW
(Frau Bourscheidt) – Rede –
10:10 h „Was ist der BLB“ (Vorstellung Herr Zeleny)
10:20 h Konzeptdarstellung IGM-Ausschreibung (IGM-Team/Aufteilung)
12:00 h Pause
(Kaffee, Tee, Softdrinks, belegte Brötchen)
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1. Informationsveranstaltung für die Dienstleister
Programm:
12:45 h Fortsetzung der Veranstaltung mit einer
kurzen Darstellung der Ausschreibungsplanung
(IGM-Team)
13:00 h Fragen und Antworten - Dienstleister/BLB NRW -
14:00 h Ende der Veranstaltung
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Agenda
1. Konzept der „qualitätsorientierten Reinigung“
2. Pilotierung und bisherige Ergebnisse
3. Leistungskennwerte
4. Wertung
5. Ausschreibungsplanung
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1. Konzept der „qualitätsorientierten Reinigung“
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Konzeptentwicklung
Basierend auf den Erfahrungen der letzten Ausschreibung und den wesentlichen Kritikpunkten der Kunden des BLB NRW wurde in Zusammenarbeit mit dem REFA Bundesverband, Prof. Ohme, CSC, den Ressortvertretern der Ministerien, dem Landesinnungsverband des Gebäude-reiniger-Handwerks für das Land NRW und den Reinigungsdienstleistern für ausgewählte Pilotobjekte ein neues Konzept zur Unterhaltsreinigung entwickelt.
Die Qualitätsorientierung steht dabei im Vordergrund des neuen Konzeptes. Ergänzt wird dieses Konzept durch ein Qualitätsmanagementsystem.
Die Reinigungsleistung/-qualität ist künftig messbar. Qualitätsmängel werden konkret aufgezeigt und zeitnah sanktioniert.
die Kundenzufriedenheit wird so gesteigert
Leistungskennwerte für geclusterte Objekte führen zu „realistischen“ Reinigungszeiten. Eine extreme Leistungsverdichtung für die einzelne Reinigungskraft kann so vermieden werden.
Für kleinere Liegenschaften (< 2.000 qm) wird aus Gründen der Praktikabilität auch weiterhin die verrichtungsorientierte Reinigung beauftragt.
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Konzept der qualitätsorientierten Reinigung
Objektnutzungsart (ONA)
Beispiel
Raumnutzungsart (RNA) Raumausstattungsmerkmale
ONA 1: Bereich alle RessortsONA 2: Bereich FM-spezifischONA 3: Bereich IM-spezifischONA 4: Bereich JM-spezifisch
RNA 1: Büro extensivRNA 2: Büro intensivRNA 3: SanitärRNA n: …
Schreibtisch Schreibtischstuhl…………Papierkorb
Berücksichtigung ressort-individueller Datenerfassung
einmalige Definition der Objektnutzungsarten
Festlegung der Raumkategorie als Raumnutzungsart
Festlegung je Raum notwendig
Definition einmalig je Raumnutzungsart
keine raumindividuelle Festlegung
Die Grundlage der qualitätsorientierten Reinigung ist die Zuordnung aller Liegenschaften zu Objektnutzungsarten (ONA). Die ONA werden in Raumnutzungsarten (RNA) gegliedert und für jede RNA sind alle möglichen Raumausstattungsmerkmale erfasst:
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8083Poststellen2.10
8088Wachtmeistereien, Wachräume, Polizeiwachen2.9
8083Bürotechnikräume (z.B. Serverräume, Kopierräume u.ä.)2.8
9070Leitstellen (Telefonzentralen…; Führungs- und Lagenzentren)
2.7.1
8070Aufsichtsräume2.7
9070Bedienungsräume (z.B. Empfangsbereiche nicht in Verkehrserschließungsflächen, Schleusen…)2.6
9070Schalterräume2.5
9075Gerichtssäle2.3.4
9067Konferenzräume (Sitzungssäle…)2.3.1
9067Besprechungsräume2.3
8077Großraumbüros2.2
9077Erkennungsdienstliche Räume, KTU - Bildtechnik2.1.8
8074Büroarchive2.1.4
8077Büro extensiv (allgemein)2.1.1
9572Büro intensiv2.1.7
Büroräume2.1
Büroarbeit
QN 1 entspricht
x %
maxerreichbare
PunkteBezeichnungRNA
Nutzungsarten-schlüssel nach
DIN 277
59 Raumnutzungsarten werden der DIN 277 zugeordnet.Jeder Raumnutzungsart werden Qualitätsniveaus zugeordnet.
DIN 277 und zugeordnete Qualitätsniveaus (QN) Beispiel: Büroarbeit
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59 Raumnutzungsarten werden der DIN 277 zugeordnet.Jeder Raumnutzungsart werden Qualitätsniveaus zugeordnet.
DIN 277 und zugeordnete Qualitätsniveaus (QN) Beispiele: Lagern, Verteilen, Verkaufen undBildung, Unterricht und Kultur
8095Raumschießanlagen (RSA):Schießstand5.5.8
9575Schwimmhallen (mit Aufsichtbüro, Erste-Hilfe-Raum)5.5.2
8063Sporträume5.5
6084Registraturen5.4.6
9084Bibliotheksräume5.4
8550Unterrichts-, Schulungs- und Übungsräume mit besondererAusstattung
5.3
8550Unterrichts-, Schulungs- und Übungsräume5.1
Bildung, Unterricht und
Kultur
9572Ausstellungsräume4.6
8577Verkaufsräume4.5
8077Annahme- und Ausgaberäume4.4
9524Kühlräume4.3
6071Archive, Sammlungsräume OHNE Büro4.2
7055Munitions- und Waffenlager (Explosivstoffe)4.1.5
6071Lagerräume4.1
Lagern, Verteilen, Verkaufen
QN 1 entspricht
x %
max erreichbare
PunkteBezeichnungRNA
Nutzungsarten-schlüssel
verändert nachDIN 277
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Für jedes Raumausstattungsmerkmal wird als Grundlage für die spätere Bewertung die Sauberkeit eindeutig definiert
Schreibtische mit UnterbauTischleuchtenWaschbereich Tische (Besucher) PapierkörbeBodenbelägeBestückung; Seifenspender
Raumausstattungs-
merkmal
Oberfläche / Mobiliar Oberfläche / Sanitär
Ver-
und
Entso
rgun
gstä
tig-
keite
n
Frei
von
(s
icht
bare
n) lo
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Vers
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en
Bodenbeläge
Frei
von
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den
Vers
chm
utzu
ngen
Frei
von
(s
icht
bare
n)
hafte
nden
Ve
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mut
zung
en
haftenden Verschmutzungen, z. B. Getränkeflecke, Fingerabdrücke, Reinigungsmittel
Rückständen, Verfleckungen, z. B. optische Verände-rungen auf dem Bodenbelag, sofern diese nicht auf eine irreversible Veränderung des Belagsmaterials zurückzuführen ist
Das Raumausstattungsmerkmal ist frei von:
lose aufliegendem Grobschmutz, z. B. Abfall, Papier, Pflanzenblätter
nicht haftendem Feinschmutz, z. B. Staub, Krümel, Haare, Spinnweben
nicht haftendem Grobschmutz, z. B. Sand, Kies
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PRINZIPDARSTELLU
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Optimierte raumscharfe Reinigungskalkulationslisten liefern Datengrundlagen zur Ausschreibung und Kalkulation
Struktur der ListenGebäudebezeichnung mit Ressortzugehörigkeit und vollständiger Anschrift
Raum-Nr. Etage BezeichnungRaumgruppe/Nutzungsart
DIN 277RNA Boden-
belag fläche in qmQN 1 in %
U00 Treppenhaus 9.2.1 Treppenhäuser u.Treppen extensiv
Betonwerk-stein 83,45 70
U01 Kellergeschoss Aktenraum Bauamt 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro
Linoleum 27,74 60
U05 Kellergeschoss Büro Archiv 2.1.2 Büro extensiv Linoleum 13,88 80
U06-08 Kellergeschoss Archiv 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro
Linoleum 42,44 60
U09 Kellergeschoss Büro 2.1.2 Büro extensiv Linoleum 13,78 80
U10 Kellergeschoss Heizungsraum 7.6Räume für zentrale Technik und Haustechnik
Estrich 14,80 60
U11 Kellergeschoss Aktenraum Kasse 4.2Archive, Sammlungsräume OHNE Büro
Estrich 24,50 60
U12 Kellergeschoss Kopierraum 2.8 Bürotechnikräume Linoleum 9,00 80
U13 Kellergeschoss Hausanschluss-raum 7.6
Räume für zentrale Technik und Haustechnik
Estrich 13,70 60
U14 Kellergeschoss WC/Dusche 7.1 Sanitärräume Fliesen 2,98 95
U15 Kellergeschoss Flur 9.1.3 Kellerflure, Dachböden etc.
Betonwerk-stein 56,35 60
302,62E04 Erdgeschoss Büro 2.1.2 Büro extensiv PVC 16,59 80E05 Erdgeschoss Büro Chef 2.1.1 Büro intensiv PVC 15,01 95
Zwischensumme Kellergeschoss
Reinigungs- Keine/Eigen-reinigung
x
Bemerkung
Eigenes Personal
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Kalkulationslisten: Fortsetzung qualitätsorientierte Reinigung
Raum-Nr. Etagefläche in qm
QN 1 in %
U00 Treppenhaus 83,45 70
U01 Kellergeschoss 27,74 60
U05 Kellergeschoss 13,88 80
U06-08 Kellergeschoss 42,44 60
U09 Kellergeschoss 13,78 80
U10 Kellergeschoss 14,80 60
U11 Kellergeschoss 24,50 60
U12 Kellergeschoss 9,00 80
U13 Kellergeschoss 13,70 60
U14 Kellergeschoss 2,98 95
U15 Kellergeschoss 56,35 60302,62
E04 Erdgeschoss 16,59 80E05 Erdgeschoss 15,01 95
Zwischensumme Kellergeschoss
Reinigungs-…
Zeitbedarf/qm/Jahr
Summe Raum-reinigung/Jahr*
Voll pauschalierter Stundensatz: x €
* wird automatisch berechnet [qm* (Zeitbedarf/qm /Jahr)*Stundensatz]
…
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Kalkulationslisten: Fortsetzung verrichtungsorientierte Reinigung
Raum-Nr. Etagefläche in qm
QN 1 in %
U00 Treppenhaus 83,45 70
U01 Kellergeschoss 27,74 60
U05 Kellergeschoss 13,88 80
U06-08 Kellergeschoss 42,44 60
U09 Kellergeschoss 13,78 80
U10 Kellergeschoss 14,80 60
U11 Kellergeschoss 24,50 60
U12 Kellergeschoss 9,00 80
U13 Kellergeschoss 13,70 60
U14 Kellergeschoss 2,98 95
U15 Kellergeschoss 56,35 60302,62
E04 Erdgeschoss 16,59 80E05 Erdgeschoss 15,01 95
Zwischensumme Kellergeschoss
Reinigungs-…Anzahl Reinigungen
104 Tage
Summe Raum-reinigung/Jahr**
Voll pauschalierter Stundensatz: x €
Vollr. Bedarfsr.
148 Tage
Zeitbedarf/qm/Jahr*Vollr. Bedarfsr.
* in Abhängigkeit von der Anzahl der Reinigungen
** wird automatisch berechnet [qm* (Zeitbedarf/ qm/Jahr)* Stundensatz]
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Qualitätslevel sind täglich zu erreichen
Die definierte Sauberkeit ist täglich zu erreichen.
Der Reinigungsdienstleister muss so kalkulieren, dass die Reinigungskräfte vor Ort jeden Tag genug Zeit haben, die Arbeiten zu erledigen
Im Gegensatz zu einer Vollreinigung müssen nicht alle Reinigungstätigkeiten jeden Tag gemacht werden
Beispiel, Büro/Besprechungsraum wurde nicht benutzt
Nur Griffspuren an den Schränken rund um die Griffe entfernen, nicht den ganzen Schrank reinigen
Fensterbänke/Schreibtische, Tische etc. nur, wenn größere Flächen frei sind
Nur 1 Kaffeefleck auf dem Linoleum, sonst alles sauber – nur der Kaffeefleck wird entfernt
Schulung der Reinigungskräfte durch den Reinigungsdienstleister wichtig
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Regelmäßige Reinigungskontrollen
Regelmäßige systematische Reinigungskontrollen mit einem elektronischen QM-
Messsystem sind ein wesentlicher Garant für den Erfolg der qualitätsorientierten
Reinigung
Phase 3
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Wie funktionieren elektronische QM-Messsysteme ?
Quelle: e-QSS_Softwarebeschreibungen & Preisex.pdf der Firma Neumann & Neumann Projekt- und Beratungs GmbH
Beim BLB
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Folgende Rahmenbedingungen für elektronische (papierlose) Qualitätskontrollen werden festgelegt:
Stichprobenprüfung erfolgt nach dem dualen Prinzip (sauber/nicht sauber)
Stichprobenauswahl erfolgt zentral systemgestützt (Zufallsstichprobe). Die Dokumentation der Ergebnisse wird unmittelbar in das System zurückgemeldet
Kontrolle der Stichproben durch den BLB NRW und gemeinsam mit dem Kunden. Dem Dienstleister wird ggf. Gelegenheit zur Teilnahme an den Prüfungen gegeben.
Sicherheitsaspekte der Prüfung
- Anwesenheit (befindet sich der Prüfer im Objekt?)
- Zeitfenster (festgelegter Prüfzeitpunkt unmittelbar nach Reinigung)
- Prüfdauer (Beginn und Ende der Prüfung werden elektronisch protokolliert)
Graphische Verlaufsdarstellung der Kontrollergebnisse zusätzlich zu der Listenerfassung (Soll-Ist-Vergleich)
Die Qualitätsprüfung erfolgt durch systemgestützte Stich-proben in der Verantwortung des BLB
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Der Umfang der Stichprobe ergibt sich aus der Raumanzahl, der Leveleinstufung sowie ggf. vorliegenden Beschwerden
Umfang Stichprobe, Abhängigkeiten Prüffrequenz abhängig von der Verlässlichkeit
2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000
Anzahl der Raumeinheiten
max. zu kontrollierende Räume
33477
1118274368108
Level 1
347
1118274368108169270
Level 2 Level 3
vorliegende Beschwerden
2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000
Anzahl der Raumeinheiten
zu kontrollierende Räume
2235581320325080
Level 1
2358
1320325080125200
Level 2 Level 3
keine Beschwerden
DIN EN 13549Im Objekt befindliche und zu reinigende RäumeLevel-Einstufung der AuftragnehmerBerücksichtigung nachgeprüfter Beschwerden
Level 1: Sehr verlässlich - 6-wöchentlichLevel 2: Standardeinstufung - 4-wöchentlichLevel 3: Nach Mangelleistung - 2-wöchentlich
2 – 89 – 1516 – 2526 – 5051 – 9091 – 150151 – 280281 – 500501 – 1.2001.201 – 3.2003.201 – 10.000
Anzahl der Raumeinheiten
zu kontrollierende Räume
2235581320325080
Level 1
2358
1320325080125200
Level 2 Level 3
23581320325080125200
3471118274368108169270
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BLB
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208-00292-1000-94 RESULTBLB NRW Zentrale GM IGM
Beschwerdemanagement (passiv)Stichprobenprüfung (proaktiv)
Regelmäßige Stichprobenprüfung sowie Beschwerdemanage-ment laufen parallel; Einfluss Beschwerden auf Stichproben
Zu reinigendes Objekt SMCRegelmäßige
Reinigungsprüfung prüft
Stichprobenumfang/-häufigkeit Nutzerbeschwerde
gibt vorMeldet telefonisch oder per Mail
beeinflusst
Mangelanzeige(Nachreinigung)
Mangelanzeige(Nachreinigung)
beeinflusst
reinigt
Reiniger
GMTägl. Information
veranlasst
Eskalationskaskade bei Schlechtreinigung
gibt Rückmeldung
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Wie sieht ein Erfassungsbogen einer Reinigungskontrolle aus?
Definition Raumausstattungsmerkmale je Raumnutzungsart
Gewichtung der Raumausstattungs-merkmale durch Vergabe von Punktwerten
Bei Sauberkeitsprüfung duale Entscheidung (ja/nein) oder nicht vorhanden für die Standardzuordnung
Automatische Berechnung Erfüllungsgrad durch QM-System, Schlechtleistung führt zu Konsequenzen über Rechnungskürzung bis zur Vertragskündigung
1 2 4
Phase 3Für jede RNA wird landesweit ein einheitliches Qualitätsniveau festgelegt
3
76486372maximale Punkte
33ja3Wand- und Deckenflächen
33ja3Waschebereich, Spender Seifen- handtuch
33ja3Schränke einschl. Wandschränke, Reinigung bis 1,80 m Höhe
01nein1Steckdosen (nur außen)
33ja3Kommunikationsleisten
0n.V.3Heizkörper (nur wenn zugänglich)
0n.V.3Fensterbänke (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Tische (nur größere zusammenhängende Flächen)
0n.V.3Tisch und Standleuchten
55ja5Sitzmöbel
03nein3Sidebords (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Stühle
55ja5Schreibtische (nur größere zusammenhängende Flächen)
05nein5Rollcontainer
55ja5Papierkörbe
01nein1Fussleisten
55ja5Bodenbeläge
55ja5Trennwandsysteme
11ja1Lichtschalter
05nein5Türen (Türglas-griffe/klinken,- blätter und rahmen)innen und außen
erreichterQualitäts-
graderreichtePunkte
Erreich-bare
Punktesauberja/nein
Mög-liche
PunktegenerellRaumausstattungsmerkmale
RNA 2.1.1 , Qualitätsgrad 80 %
76 %486372maximale Punkte
33ja3Wand- und Deckenflächen
33ja3Waschebereich, Spender Seifen- handtuch
33ja3Schränke einschl. Wandschränke, Reinigung bis 1,80 m Höhe
01nein1Steckdosen (nur außen)
33ja3Kommunikationsleisten
0n.V.3Heizkörper (nur wenn zugänglich)
0n.V.3Fensterbänke (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Tische (nur größere zusammenhängende Flächen)
0n.V.3Tisch und Standleuchten
55ja5Sitzmöbel
03nein3Sidebords (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Stühle
55ja5Schreibtische (nur größere zusammenhängende Flächen)
05nein5Rollcontainer
55ja5Papierkörbe
01nein1Fussleisten
55ja5Bodenbeläge
55ja5Trennwandsysteme
11ja1Lichtschalter
05nein5Türen (Türglas-griffe/klinken,- blätter und rahmen)innen und außen
erreichtesQualitäts-
niveauerreichtePunkte
Erreich-bare
Punktesauberja/nein
Mög-liche
Punktegenerell
Raumausstattungsmerkmale
RNA 2.1.1 Büro extensiv, Qualitätsniveau 80 %
1
2
3
4
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Was folgt aus dem Kontrollergebnis für den Raum?
Vereinbartes Qualitätsniveau für RNA 2.1.1 = 80 %
Ergebnis Kontrolle = 76 %
Fazit: Raum ist nicht ok
Mangelleistung für diesen Raum
486372maximale Punkte
33ja3Wand- und Deckenflächen
33ja3Waschebereich, Spender Seifen- handtuch
33ja3Schränke einschl. Wandschränke, Reinigung bis 1,80 m Höhe
01nein1Steckdosen (nur außen)
33ja3Kommunikationsleisten
0n.V.3Heizkörper (nur wenn zugänglich)
0n.V.3Fensterbänke (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Tische (nur größere zusammenhängende Flächen)
0n.V.3Tisch und Standleuchten
55ja5Sitzmöbel
03nein3Sidebords (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Stühle
55ja5Schreibtische (nur größere zusammenhängende Flächen)
05nein5Rollcontainer
55ja5Papierkörbe
01nein1Fussleisten
55ja5Bodenbeläge
55ja5Trennwandsysteme
11ja1Lichtschalter
05nein5Türen (Türglas-griffe/klinken,- blätter und rahmen)innen und außen
erreichterQualitäts-
graderreichtePunkte
Erreich-bare
Punktesauberja/nein
Mög-liche
PunktegenerellRaumausstattungsmerkmale
RNA 2.1.1 , Qualitätsgrad 80 %
76 %486372maximale Punkte
33ja3Wand- und Deckenflächen
33ja3Waschebereich, Spender Seifen- handtuch
33ja3Schränke einschl. Wandschränke, Reinigung bis 1,80 m Höhe
01nein1Steckdosen (nur außen)
33ja3Kommunikationsleisten
0n.V.3Heizkörper (nur wenn zugänglich)
0n.V.3Fensterbänke (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Tische (nur größere zusammenhängende Flächen)
0n.V.3Tisch und Standleuchten
55ja5Sitzmöbel
03nein3Sidebords (nur größere zusammenhängende Flächen)
55ja5Stühle
55ja5Schreibtische (nur größere zusammenhängende Flächen)
05nein5Rollcontainer
55ja5Papierkörbe
01nein1Fussleisten
55ja5Bodenbeläge
55ja5Trennwandsysteme
11ja1Lichtschalter
05nein5Türen (Türglas-griffe/klinken,- blätter und rahmen)innen und außen
erreichtesQualitäts-
niveauerreichtePunkte
erreich-bare
Punktesauberja/nein
mög-liche
PunktegenerellRaumausstattungsmerkmale
RNA 2.1.1 Büro extensiv , Qualitätsniveau 80 %
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Wie errechne ich das Gesamtergebnis für das Gebäude ?
Für jeden Raum aus der Stichprobe wird errechnet, ob der Raum ok ist
Die Einzelergebnisse jedes Raumes der Stichprobe werden addiert
Sind 10 % der Räume nicht ok ist das gesamte Objekt nicht ok.
Beispiel:
Stichprobe mit 50 Räumen
Max zulässige Mangelleistung: unter 10 % von 50 Räumen = 4 Räume
Festgestelltes Reinigungsleistung: 44 Räume ok6 Räume nicht ok
Ergebnis für das Gebäude: nicht ok
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Eskalationskaskade bei guter Leistung
Lfd. Monat
Stichproben-umfang nach DIN
Räume o.k. Tolerierte Abweichung
(<10%)
TatsächlicheAbweichung
Bewertung Konsequenz*
1
2
3
5
50 (Level 2)
50 (Level 2)
50 (Level 2)
20 (Level 1)
46
47
47
19
4
4
4
1
4
3
3
1
Gebäude ok
Gebäude ok
Gebäude ok
Gebäude ok
keine
keine
Level 1: Sehr verlässlich - 6-wöchentlichLevel 2: Standardeinstufung - 4-wöchentlichLevel 3: Nach Mangelleistung - 2-wöchentlich
Beispiel Gebäude mit 300 Räumen und einer Zufallsstichprobe von 50 Räumen, Einstufung des DL in Level 2
keine
Einstufung in Level 1
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Rechnungskürzung bei Schlechtleistung. Die Eskalations-kaskade kann zur Kündigung des Vertrages führen
Lfd. Monat
Stichproben-umfang nach DIN
Räume o.k. Tolerierte Abweichung
(<10%)
TatsächlicheAbweichung
Bewertung Konsequenz*
1
2
3
3
50 (Level 2)
50 (Level 2)
50 (Level 3)
50 (Level 3)
45
44
34
42
4
4
4
4
5
6
16
8
nicht ok
nicht ok
nicht ok
nicht ok
noch keine
Kürzung der Vergütungum 10%
Kürzung der Vergütung
um 25% undKündigung
des Vertrages
Prüffrequenz 2-wöchentlich
Level 1: Sehr verlässlich - 6-wöchentlichLevel 2: Standardeinstufung - 4-wöchentlichLevel 3: Nach Mangelleistung - 2-wöchentlich
Beispiel Gebäude mit 300 Räumen und einer Zufallsstichprobe von 50 Räumen, Einstufung des DL in Level 2
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Die Bewertung der Reinigungsleistung erfolgt fast vollständig automatisch nach definierten Vorgaben
ObjektnutzungsartenRaumnutzungsartenRaumelementeGewichtung RaumelementeQualitätsniveaus je RaumnutzungsartGewichtung Qualitätsniveaus für Berechnung FehlerpunkteProzentsatz geprüfter Räume als max. zulässige Anzahl FehlerpunkteBedingungen für Veränderungen StichprobenlevelBedingungen für Rechnungs-kürzungen/Vertragskündigungen
1. Erstellung Stichprobe durch System2. Prüfung vorgegebener Räume (Prüfung
der einzelnen Raumelemente)3. Berechnung Erfüllungsgrad
und Zuordnung zu einem Qualitätsniveau4. Berechnung erreichter Fehlerpunkte (Räume
schlechter QN 1)5. Berechnung erlaubter Fehlerpunkte für die
Stichprobe6. Feststellung, ob Reinigung für Objekt
insgesamt ausreichend war7. Festlegung Stichprobenlevel für zukünftige
Prüfungen8. Festlegung vertragliche Konsequenzen
(Rechnungskürzungen/Kündigungen)
Ma-nuell
Auto-matischBewertungsablaufDefinitionen im Vorfeld
Bew
ertu
ng a
uf
Raum
eben
eBe
wer
tung
auf
O
bjek
tebe
ne
��
�
�����
(�)*(�)*
* Vorschlag nach vorgegebenen Kriterien durch das System; Eingreifmöglichkeit durch BLB gegeben
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BLB
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2. Pilotierung und bisherige Ergebnisse
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Aufteilung QM-Messsysteme auf die Pilotliegenschaften
Pilotliegenschaften
Düsseldorf
Köln
Duisburg
Dortmund
Steinfurt
Bergisch Gladbach
Arnsberg
Minden
Bad Oeynhausen
Oberhausen
Bielefeld
QM-Messystem eQSS (Fa. Neumann und Neumann)
a) FA Minden Fa. Stoll
b) AG Bad Oeynhausen Fa. Stoll
c) BLB NL Bielefeld Fa. Stoll
d) FA Steinfurt Fa. Stoll
e) Landesbehördenhaus Dortmund Fa. Dietrich
f) LG Arnsberg Fa. Clemens Kleine
QM-Messsystem Service–alliance (Fa. Kontura)
a) MUNLV Düsseldorf Fa. Germania
b) Landesbehördenhaus Köln Fa. Schubert
c) FA Oberhausen-Süd Fa. Opti
d) PP Duisburg Fa. Rudolf Weber
e) Finanzamtszentrum Aachen Fa. Dohmen
f) AG/LG Bonn Fa. DietrichBonn
Aachen
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BLB
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Die QM-Kontrollen werden im Pilotverfahren durch externe Firmen und durch eigenes Personal durchgeführt
Pilotliegenschaften
Düsseldorf
Köln
Duisburg
Dortmund
Steinfurt
Bergisch Gladbach
Arnsberg
Minden
Bad Oeynhausen
Oberhausen
Bielefeld
PP Duisburg, FAZ Aachen, AG/LG Bonn
FA Steinfurt
Kontrolle durch BLB NRW nach Entscheidung durch die NL
• FA Minden
• BLB NRW Bielefeld
• AG Bad Oeynhausen
• LG Arnsberg
• LBH Dortmund
• FA Oberhausen-Süd
• MUNLV Düsseldorf
• LBH KölnAachen
Bonn
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BLB
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83,64% 81,28%93,83%
86,20% 90,33%
24,66%
88,98%
48,55%43,34%
86,08% 83,40%88,55%
77,49%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Pilot
1 B
T 1
Pilot
1 B
T 2
Pilot
2Pi
lot 3
BT
1Pi
lot 3
B T
2
Pilot
4
Pilot
5
Pilot
6
Pilot
7
Pilot
8
Pilot
9
Pilot
10
Pilot
11
Ergebnisse der Reinigungskontrollen des BLB NRW Zeitraum: bis 15.06.2009 Wertung der letzten Kontrolle
Auswertung der Reinigungskontrollen
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BLB
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Verlauf der Ergebnisse der Reinigungskontrollen (1)
Entwicklung der Reinigungskontrollen
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1.Prüfung
2.Prüfung
3.Prüfung
4.Prüfung
5.Prüfung
6.Prüfung
7.Prüfung
Pilot 1 BT 1
Pilot 1 BT 2
Pilot 3 BT 1
Pilot 3 BT 2
Pilot 11
Negative Qualitäts-verläufe sind auf kurzfristige Perso-nalausfälle beim Dienstleister zurück-zuführen, die nicht kompensiert wurden.
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BLB
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Verlauf der Ergebnisse der Reinigungskontrollen (2)
Entwicklung der Reinigungskontrollen
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
2. Prüfung 3. Prüfung 4. Prüfung 5. Prüfung 6. Prüfung 7. Prüfung
Pilot 2
Pilot 4
Pilot 7
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BLB
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Verlauf der Ergebnisse der Reinigungskontrollen (3)
Entwicklung der Reinigungskontrollen
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
1. Prüfung 2. Prüfung 3. Prüfung 4. Prüfung
Pilot 5
Pilot 6
Pilot 8
Pilot 9
Pilot 10
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BLB
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Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung (1)
Pilotobjekte wurden durch Kunden des BLB NRW ausgewählt
Pilotverfahren wurden innerhalb des laufenden Vertrages mit dem jeweiligen Dienstleister im Objekt umgesetzt
deshalb keine Sanktionen im Pilotverfahren
Regelkommunikation zwischen Dienstleister, BLB NRW und BLB-Kunden
Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung
Raumscharfe Reinigungskalkulationslisten vom BLB NRW erstellt, vom BLB-Kunden gegen-gezeichnet, Dienstleister hat die Möglichkeit innerhalb von 2 Monaten Korrekturen geltend zu machen
Getrennte Vereinbarung von Sonderreinigungen (z. B. 4-malige Reinigung von Lager-flächen/Jahr)
Rahmenbedingungen für Pilotierungen
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BLB
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Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung (2)
Dokumentation der Nicht-Zugänglichkeit der Räume durch den Dienstleister erforderlich
Hinsichtlich der Reinigungsqualität waren insbesondere die nachfolgenden Raumausstattungsmerkmale besonders problembehaftet:
- Heizkörper - Fußleisten - Türrahmen - Tischlampen (soweit vorhanden)- Drehstühle - Spinnweben an den Wänden
Einarbeitungszeitraum von 3 Monaten
Gestaffelter Leistungsbeginn (losbezogen)
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Wesentliche Erkenntnisse der Pilotierung (3)
Qualitätskontrolle / Schulung
Qualitätskontrolle erfolgt zeitnah nach der Reinigung
Wesentlich sind Schulungskonzepte, regelmäßige Schulung und Qualifizierung der Reinigungskräfte
Schulungskonzepte werden Gegenstand der Wertungskriterien und müssen dem Angebot beigefügt werden
Eigene Qualitätskontrollen durch Dienstleister fortlaufend erforderlich
Identifikation der Objektleitung mit Objekt und Reinigungskonzept erforderlich
Identifikation der Reinigungskräfte mit dem Konzept der qualitätsorientierten Reinigung erforderlich
Reinigungskräften muss das mit der Qualitätskontrolle verbundene Ergebnis vermittelt werden
Unter Umständen Auswechslung von Mitarbeitern erforderlich (neues Konzept)
Urlaubs- und Krankheitsausfälle umgehend durch qualifiziertes Personal auffangen (Ersatzkapazitäten)
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3. Leistungskennwerte
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Leistungskennwerte REFA bezogen auf das Immobilien-portfolio des BLB
• Durch den REFA Bundesverband wurden für das Gebäudeportfolio des BLB NRWfür jede Raumnutzungsart differenzierte Leistungskennwerte sowohl für die qualitäts- als auch die verrichtungsorientierte Reinigung ermittelt.
• Die ermittelten Werte werden im Rahmen der Bekanntmachung allen Bietern mitgeteilt
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BLB
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Zusätzliche Tätigkeit(t MZ )
Ablaufbedingtes Unterbrechender Tätigkeit (t MA )
Nebentätigkeit(t MN )
Haupttätigkeit(t MH )
Störungsbedingtes Unterbrechen der Tätigkeit (t MS )
Erholen(t ME )
Persönlich bedingtes Unterbrechen der Tätigkeit (t MP )
Tätigkeitszeit (tt)
SachlicheVerteilzeit (ts)
PersönlicheVerteilzeit (tp)
Grundzeit (tg)
Erholungszeit (ter)
Verteilzeit(tv)
Zeit je Einheit
(te)
Wartezeit (tw)
Zeitgliederung je Einheit des Menschen
Das REFA Arbeitssystem
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Datenstrukturen: QOR (Beispiel)
Raumarten Raumkomponenten Raumelemente Verschmutzungen
(Element muss frei sein von …)
Qualit
äts
sich
erung -
Ergeb
nis
kontr
olle
Qualit
äts
prü
fung
Abfluss-rohre
nicht haftende Ver-schmutzungen
entfernen
haftende Verschmut-zungen entfernen
Oberflächen Mobiliar
Bodenflächen
Oberflächen Sanitär
Ver- und Ent-sorgungstätig-
keiten
Spiegel
Gläser
Ablagen
Seifen-schale
SiphonÜberlauf
Wandschild
Armaturen
Wasch-becken
Garderoben7.2
Umkleideräume7.1.10
Waschräume, Duschen(einschl. Vorräume)7.1.2
WCs (einschl. Vorräume)7.1.1
……
Poststellen2.10
Wachtmeistereien, Wachräume, Polizeiwachen2.9
Gerichtssäle2.3.4
Konferenzräume(Sitzungssäle…)2.3.1
Besprechungsräume2.3
Büroarchive2.1.4
Büro extensiv (allgemein)2.1.1
Büro intensiv2.1.7
Büroräume2.1
Teeküche1.5.4
Gemeinschaftsräume1.2
Wohnräume1.1
BezeichnungRNA
40
BLB
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Planzeitenkatalog als Basis für Zeitkalkulationen
Auch für qualitätsorientierte Ansätze ist die Bildung objektbezogener Planzeitenkataloge notwendig.
0,0010m²komplett,
deckenhoch
0,00x
5228,6m²komplett bis160 cm
0,00xxxx
20028,6m²Spritzer und Griffspuren
Hartbelag(Fliesen, Steinzeug etc.)
Wandfliesen
1,93xxxxx2521Stück0,46komplettStandardmass(40 cm x 40 cm)
Spiegel
0,00x00Stück2,18komplett
0,00xxxx00Stück0,42innenWaschtisch, mitVerkleidung, ggf. mit Standfuss
1,01x521Stück1,17komplett
1,40xxxx2001Stück0,42innennormal, Wandmontage
Waschbecken
2,02xxxxx
2521Raum0,48pauschalHöchsterTurnus !!!
VorbereitendeArbeiten
So
Sa
Fr
Do
Mi
Di
Mo
gerade Woche
Produktiv-zeitp.a.
(Std.)
Ausführungszyklus(Revierplan)Ausfüh-
rungs-h´keit(p.a.)
AnzahlBG
Bezugs- größe
mittlererZeitwert
(min/ Ausf./
BG)
VarianteSpezifika
(Bau- oderMontageart)
Raumaus-stattungs-merkmale
Die festen Reinigungshäufigkeiten der zyklischen Reinigung werden bei einem qualitätsorientierten Ansatz durch sog. „Anschmutzungswahrscheinlichkeiten“ substituiert. In beiden Fällen findet jedoch ein Target-Costing auf der Grundlage von kalkulierten Reinigungsstunden pro Jahr statt.
PRINZIPDARSTELLU
NG
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REFA Leistungskennzahlen - Zeitbausteine für den BLB NRW
• Rüstzeiten (Aufschlag von 4,17% bis 5,81%)
• Wegezeiten (objektübergreifend, Aufschlag von 0% bis 12,5%)
• Verteilzeiten (Aufschlag von 6,9% bis 9,0%)
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BLB
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Rahmenbedingungen für der Ermittlung von REFA Leistungskennzahlen
In den objektspezifischen REFA Leistungskennzahlen für den BLB NRW sind folgende Bedingungen berücksichtigt:
• Bei der Ermittlung der Verteilzeiten wurde insbesondere dem erhöhten Aufwand für Erst- und Nachschulungen sowie Ergebnisbesprechungen im Rahmen der qualitätsorientierten Reinigung Rechnung getragen die Aufschläge für sachliche Verteilzeiten wurden deutlich angehoben
Grundsätzlich gilt: mit steigender (täglicher) Arbeitszeit steigen auch die Verteilzeiten an.
• Die Ermittlung der Rüstzeiten bezieht sich auf das arbeitstägliche Auf- und Abrüsten des gesamten Arbeitssystems (Revierorganisation, Farbsystem, einschl. Müllentsorgung). Grundsätzlich gilt: mit steigender täglicher Arbeitszeit sinken die Rüstzeiten.
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• Objektspezifische REFA Leistungskennzahlen sind grundsätzlich dispositionsorientiert
- der höchste Turnus der insgesamt im betreffenden Raum zu verrichtenden Tätigkeit dient als sog. „Basishäufigkeit“,
- bei einer sog. „Teil-, Zwischen- oder Bedarfsreinigung“ muss ein Mitarbeiter täglich anwesend sein
- die Zeit für diesen Mitarbeiter muss entsprechend kalkuliert werden.
• Die vollständige Erfüllung des LV (bzw. der erwarteten Qualitätsniveaus) wird vorausgesetzt
• Das Ergebnis der Reinigung wird als zufriedenstellend / gut angenommen (100 % LV)
• Konsequente und richtige Anwendung des geeigneten Reinigungsverfahrens
• Alle Hilfsmittel sind vollständig, verfügbar und sachgerecht aufbereitet
• Ausreichendes Material ist vorhanden
• Es wird ausschließlich gut geschultes Personal eingesetzt
• Durchschnittlicher Leistungsgrad 100 %
Bedingungen der Anwendung von REFA Leistungskennzahlen
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Klassischer Leistungswert z.B.: 100 m²/ Stunde, Ausführungshäufigkeit 252 Tage/Jahr(Die Ausführungshäufigkeit ist in einer Kennzahl nicht sinnvoll abzubilden)
REFA –Leistungsindex als „Stückzeit“: 1/100 h /m²= 0,01 h/m² je Ausführung0,01 h/m² * 252 Ausführungen = 2,52 h/m²/Jahr
(Durch die Bildung einer solchen Kennzahl kann die Jahreszeit abgebildet werden, die im qualitätsorientierten Konzept bedarfs- und verursachungsgerecht disponiert werden kann)
Beispiel für einen REFA Leistungskennwert
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4. Wertung
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1. Schritt: Formale Prüfung
Erfüllt das Angebot alle formalen und sachlichen Voraussetzungen ?
Ist das Angebot pünktlich eingegangen ?
Ist das Angebot unterschrieben ?
Sind alle Preisangaben vorhanden ?
Wurden alle geforderten Unterlagen eingereicht ? (Vollständigkeit)
Fehlende Unterlagen führen zwingend zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.
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2. Schritt: Eignungsprüfung
Fachkunde: - Handelsregisterauszug
Leistungsfähigkeit: - Referenzliste mit mindestens 3 Referenzkunden in der Größenordnung des angefragten Loses und Angabe der ausgeführten Leistungen
- Umsatz des Unternehmens insgesamt und im relevanten Geschäftsfeld in den letzten 3 Geschäftsjahren
- Mitarbeiteranzahl des Unternehmens insgesamt und im relevanten Geschäftsfeld in den letzten 3 Geschäftsjahren
- Bescheinigung Betriebshaftpflichtversicherungmit Angaben zu den Deckungssummen
- Einhaltung der Leistungskennwerte der REFA
Zuverlässigkeit: - Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanzbehörden und der Sozialversicherungsträger
- Angabe Berufsgenossenschaft - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit- Negativerklärung über Insolvenz (Eigenerklärung)- Eigenerklärung über Zahlung von Mindestlöhnen
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3./4. Schritt: Preisspiegel und qualitative Wertungskriterien
Angemessenheit und Auskömmlichkeit des Preises
Wirtschaftlichstes Angebot: Zuschlagskriterien: Preis 60 %
qualitative Kriterien: 40 %
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5. Ausschreibungsplanung IGM
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Veröffentlichungsmedien
https://evergabe.blb.nrw.de
Submissionsanzeiger
Webvergabe Ausschreibungsdienst
Amt für amtliche Veröffentlichungen der EG
Subreport Verlag Schawe GmbH
Mercell Germany GmbH
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Zeitplanung offenes Verfahren für Düsseldorf und Münster
22.07.2009 Bekanntmachung
31.08. 2009 13:00 Uhr Submission
September/Oktober Wertung der Angeboteggf. Durchführung von Aufklärungsgesprächen
Anfang November Zuschlag
02.01.2010 Start der Dienstleistung
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Planung Ausschreibung IGM nach Niederlassungen
NL2009 2011
1. Q.J F M A M J J A S O N D
2010 2012
2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.J F M A M J J A S O N D
2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.J F M A M J J A S O N D
2. Q. 3. Q. 4. Q. 1. Q.F M A M J J A S O N D
2. Q. 3. Q. 4. Q.J
Aachen
Bielefeld
Dortmund
Duisburg
Düsseldorf
Köln
Münster
Soest
QOR
QOR = qualitätsorientierte Reinigung VOR = verrichtungsorientierte Reinigung
Ende Pilotphasen
VOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
QORVOR
Entwurf
Leistungsbeginn
Bekanntmachung / Veröffentlichung
Angebotsfrist / Eröffnungstermin
Zuschlagserteilung / Vertragsbeginn
Prüfung der
Angebote
Abgabe der
Angebote
Einführung des neuen DL