BULDAN ADLİYESİ

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

1) Dosyanızın şirketinize giriş ve çıkış süreci nasıldır?

Birime gelen her evrak ve dosya evrak kayıt sorumlusu tarafından imza ile teslim alınır. Bilişim sistemleri kullanılarak gelen evrak kaydedilir. Evrakın içeriği kontrol edilerek ilgili birimlere havale edilir. İşlem yapılacak olan evrak işlem sürecine girer. Bilgi amaçlı gelen evrak ilgili personele teslim edilir ve dosyasına kaldırılır. Cevap verilmesi gereken yazılar giden kayıt defterine kaydedilerek ilgili kuruma posta veya elden zimmet yoluyla teslim edilir.

2) Hangi dosyalama sistemini kullanıyorsunuz?

Nümerik sistem kullanılıyor. Çoğunlukla nümerik sistem ama mahkeme dosyalarında tarihsel sistem kullanılıyor.

3) Bu dosyalama sisteminin işiniz üzerinde ne gibi etkisi vardır?

Nümerik dosyalama sisteminde zamandan tasarruf edilir. Nümerik dosyalama sistemi evraka ulaşma kolaylığı, şeffaflık ve hesap verilebilir, daha basit ve kolaydır. Ancak her dosyalamada da nümerik sistem uygulanamıyor. Belli bir süreç içerisindeki olayları kontrol etme açısından tarihsel dosyalama sisteminde önemli avantajlara sahiptir. Örneğin soruşturma ve dava dosyalarının belli sürece dayanmasından dolayı tarihsel sistem nümerik sistemden daha avantajlıdır.

4) Evrak kaydı nasıl yapılıyor, nereden geldiğini nasıl ve nereye kayıt olacağının aşamaları nelerdir?

Kuruma gelen her evrak birimlere posta yoluyla diğer kurum evrakları ise elden zimmet defteriyle alınıyor. Evrakı teslim alış tarihi yazılır. Bu işleme havale evrakın işlemin başlama süresidir. Kuruma gelen evrakların dağıtım evrak kayıt birimince ilgili kişi tarafından kayıt edilir. İlgili birime kaydedilir. Evrakların kayıt altına alınmasının sebebi evrakın doğru gönderildiğinin tespiti ve evrakın içeriğiyle ilgili sorumluluğu kime ait tespiti ile yapılır.

5) Evrak dosyalama sisteminiz karma bir sistem mi yoksa önemlerine göre ayrılıyor mu neden?

Her evrak önemine göre ayrılır. Günlük, ivedi özel kişiye özel gizli gibi evrakın önemini belirtir. Gizlilik derecesi resmi yazışmalarda her daim kullanılır. Gizli ve özel evraklar birim yetkili amirince açılarak ilgili birime havale edilir. Kişiye özel evraklar posta ve kurye tarafından kişiye imza karşılığıyla teslim edilir.

6) İmha kararını kimler verir ve süreci ne kadardır?

İmha kararını birim yetkili amiri kurumunda imha edilecek evrakların tespiti amacıyla yıllık periyotlarla denetim yapmak zorundadır. Denetim sırasında imhası tespit edilen dosyalarla ilgili tutanaklarını hazırlar ve bağlı bulunduğu bir üst amirliğe imha yapacağı işlemle ilgili tutanakları bildirmek ve onay almak zorundadır. İmha edilecek dosya ve evraklar konusuna göre tasnif edilir. Konusuna göre tasnif edilen dosyaların arşivde saklama süreçleri kontrol edilerek zaman aşımına uğramış belge ve dosyalar imha edilir. İmha süreci 5 ila 10 yıldır.

7) Bu imha nasıl, nerede ve kimler tarafından yapılır?

Kurulan arşiv komisyonu üst birimine bildirildiği tarihlerde faaliyet göstermek zorundadır. Buldan adliyesinin de yakın geçmişte arşiv imha ve ayıklama komisyonu kurularak yaklaşık 12 ton dosya ve evrak kamu ihale kanununa göre geri dönüşümü mümkün olacak şekilde firmalardan teklif alarak ekonomiye kazandırmıştır. Birimlerde ilgili personellerle birlikte imha edilir.