KUIS SISTEM BERKASrodiah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/72536/4...Flowchart Proses (Process Flowchart) 3.1. FLOWCHART SISTEM Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan

Daftar Isi v

Penerbit

Gunadarma

Rodiah

2016

Mo

du

l K

ulia

h

An

alis

is

D

an

P

er

an

ca

ng

an

S

is

em

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 1 dari 2

PENDAHULUAN

Informasi dapat dipandang sebagai suatu sumber daya organisasional.Karena itu harus dikelola dengan baik sebagaimana sumber daya-sumberdaya lainnya. Ketersediaan daya komputer yang bisa dijangkau untukorganisasi berarti ledakan informasi, dan konsekuensinya semakin banyakatensi yang harus diberikan untuk disalin dengan informasi yangdiciptakan.

Semua sistem informasi terkomputerisasi memiliki basis data dasar yangmenyimpan data-data yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsibisnis. Transaction processing systems (TPS) mendukung transaksi-transaksi bisnis besar dan rutin seperti daftar gaji/upah dan inventaris.Office Automation Systems (OAS) mendukung data-data pekerja yangmenggunakan word processing, spreadsheet, dll untuk menganalisis,mentransformasikan, atau memanipulasi data. Knowledge Work Systems(KWS) mendukung para profesional seperti ilmuwan dan insinyur yangmenciptakan pengetahuan baru.

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem terkomputerisasi yanglebih berfungsi mendukung jangkauan yang lebih luas fungsi-fungsi bisnisdibandingkan melakukan transaction processing systems. Yang palingsering, output SIM memberi laporan kepada para pembuat keputusan.Decision Support Systems (DSS) adalah sistem informasi yang outputnyadisesuaikan dengan kebutuhan pengguna mereka dan membantumendukung para pembuat keputusan dalam membuat keputusan-keputusan semi terstruktur. Sistem ahli menangkap keahlian pembuatkeputusan untuk digunakan dalam menyelesaikan masalah.

Penganalisis bisa dipanggil berdasarkan hal itu untuk merancang berbagaijenis sistem baru, termasuk sistem-sistem rekomendasi, yangmengkombinasikan intelligent agents, sistem ahli, dan teknologi-teknologiberbasis Web lainnya yang memungkinkan interactivity dengan filteringdan polling yang canggih.


Apa Analisis dan Perancangan Sistem ?

Analisis dan perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematisuntuk :- mengidentifikasi masalah, peluang, dan tujuan-tujuan- menganalisis arus informasi dalam organisasi- merancang sistem informasi terkomputerisasi untuk menyelesaikan

masalah

Peranan Penganalisis Sistem

Penganalisis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnisdengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta prosesoutput informasi dengan untuk membantu peningkatan proses-prosesorganisasional.

Penganalisis harus mampu bekerja dengan orang-orang dari semuakalangan sekaligus bekerja dengan komputer. Penganalisis memainkanbanyak peran, kadang-kadang menyeimbangkan banyak hal sekaligusdalam waktu yang sama.

Tiga peran Penganalisis sistem adalah :1. Konsultan luar untuk bisnis2. Ahli pendukung di dalam bisnis3. Agen perubahan baik dalam situasi internal maupun eksternal terhadap

bisnis

Penganalisis memiliki kemampuan yang beragam. Pertama yang palingmenonjol, adalah sebagai pemecah segala masalah, yakni orang yangmenikmati tantangan menganalisis masalah dan merencanakan solusi yangbisa digunakan. Penganalisis sistem memerlukan keahlian dalamberkomunikasi dengan berbagai macam orang sekaligus dengan komputer.Keterlibatan pengguna ujung berpengaruh terhadap keberhasilan mereka.


PENGERTIAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

1. DEFINISI SISTEM

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dansaling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untukmencapai suatu tujuan.

Contoh :§ Sistem Komputer terdiri dari Software, Hardware, dan Brainware§ Sistem Akuntansi

Menurut LUDWIG VON BARTALANFYSistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatuantar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut ANATOL RAPOROTSistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungansatu sama lain.

Menurut L. ACKOFSistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yangterdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satusama lainnya.

Syarat-syarat sistem :1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih

penting dari pada elemen sistem.5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.


Secara garis besar, sistem dapat dibagi 2 :

A. SISTEM FISIK ( PHYSICAL SYSTEM ) :Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksisatu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secaranyata tujuan-tujuannya.

Contoh :- Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang menjalankan transportasi- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-

sama untuk menjalankan pengolahan data.

B. SISTEM ABSTRAK ( ABSTRACT SYSTEM) :Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantunganide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapatdiuraikan elemen-elemennya.

Contoh :Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.

§ MODEL UMUM SISTEM

Model sistem sederhana

input proses output

Contoh :- Program perhitungan basic kita masukkan, setelah dijalankan kita

dapatkan hasilnya.- Data mahasiswa (nama, nilai) diproses menjadi daftar nilai

semester (berupa laporan).


Sistem dengan banyak input dan output

Input1 Output 1Input2 PROSES Output 2…. ……..Input n Output n

Contoh : Matriks → masukannya banyak, keluarannyapun banyak

2. KARAKTERISTIK SISTEM a. Organisasi b. Interaksi c. Interdependensi d. Integrasi e. Tujuan pokok

a. OrganisasiMencakup struktur dan fungsi organisasi

Contoh :- Struktur

DIRUT

MRKT PROD ADM SUB SISTEM

BAG.SUBSISTEM

- Fungsi

Organisasi tidak akan berjalan tanpa adanya fungsi dari setiap bagianmaupun sub bagian.


Contoh :- Fungsi direktur utama.

Bertanggung jawab penuh terhadap mati atau hidupnya perusahaanyang dipimpinnya.

- Fungsi departemen marketing.Bertanggung jawab penuh atas kelancaran pembuatan produkdengan jalan mencari langganan pembeli.

- Fungsi departemen keuangan dan administrasi.Bertanggung jawab atas kelancaran pengeluaran keuanganperusahaan.

b. Interaksi.Saling keterhubungan antara bagian yang satu dengan lainnya.

Contoh :SA dengan P dengan DE dan sebaliknya.SA : Sistem Analis, P : Programmer, DE : Data entry.

c. Interdependensi.Bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian yanglainnya.

Contoh :Bagian marketing saling bergantung dengan bagian produksi danbagian keuangan dan administrasi dalam hal penagihan padacustomer.

d. Integritas.Suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapaitujuan.

Contoh :Bagian marketing mendapat pesanan 100 buah mobil tapi hanyamampu menyediakan 50 unit. Untuk menangani masalah ini diadakankerjasama dengan perusahaan lain yang bergerak dalam bidang yangsama.


e. Main objection ( tujuan utama ).Pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Contoh : suatu perusahaan memerlukan pemusatan tujuan.

3. KLASIFIKASI SISTEM

A. DETERMINISTIK SISTEMSistem dimana operasi-operasi (input/output) yang terjadididalamnya dapat ditentukan/ diketahui dengan pasti.

Contoh : - Program komputer, melaksanakan secara tepat sesuai dengan rangkaian instruksinya. - Sistem penggajian.

B. PROBABILISTIK SISTEMSistem yang input dan prosesnya dapat didefinisikan, tetapi outputyang dihasilkan tidak dapat ditentukan dengan pasti; (Selalu adasedikit kesalahan/penyimpangan terhadap ramalan jalannyasistem).

Contoh : - Sistem penilaian ujian - Sistem pemasaran.

C. OPEN SISTEMSistem yang mengalami pertukaran energi, materi atau informasidengan lingkungannya. Sistem ini cenderung memiliki sifatadaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehinggadapat meneruskan eksistensinya.

Contoh : Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi.(Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).


D. CLOSED SISTEMSistem fisik di mana proses yang terjadi tidak mengalamipertukaran materi, energi atau informasi dengan lingkungan di luarsistem tersebut.

Contoh : reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

E. RELATIVELY CLOSED SISTEMSistem yang tertutup tetapi tidak tertutup sama sekali untukmenerima pengaruh-pengaruh lain.Sistem ini dalam operasinya dapat menerima pengaruh dari luaryang sudah didefinisikan dalam batas-batas tertentu .

Contoh :Sistem komputer. (Sistem ini hanya menerima masukan yangtelah ditentukan sebelumnya, mengolahnya dan memberikankeluaran yang juga telah ditentukan sebelumnya. tidakterpengaruh oleh gejolak di luar sistem).

F. ARTIFICIAL SISTEMSistem yang meniru kejadian dalam alam. Sistem ini dibentukberdasarkan kejadian di alam di mana manusia tidak mampumelakukannya. Dengan kata lain tiruan yang ada di alam.

Contoh :- Sistem AI, yaitu program komputer yang mampu membuat

komputer seolah-olah berpikir.- Sistem robotika.- Jaringan neutral network.

G. NATURAL SISTEM Sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.

Contoh : laut, pantai, atmosfer, tata surya, dll.

H. MANNED SISTEMSistem penjelasan tingkah laku yang meliputi keikutsertaanmanusia.


Sistem ini dapat digambarkan dalam cara-cara sebagai berikut :H.1. Sistem manusia-manusia. Sistem yang menitik beratkan hubungan antar manusia.H.2. Sistem manusia-mesin. Sistem yang mengikutsertakan mesin untuk suatu tujuan.H.3. Sistem mesin-mesin.

Sistem yang otomatis dimana manusia mempunyai tugas untuk memulai dan mengakhiri sistem, sementara itu manusia dilibatkan juga untuk memonitor sistem. Mesin berinteraksi dengan mesin untuk melakukan beberapa aktifitas. Pengotomatisan ini menjadikan bertambah pentingnya konsep organisasi, dimana manusia dibebaskan dari tugas-tugas rutin atau tugas-tugas fisik yang berat.

Perancang sistem lebih banyak menggunakan metode " RelativelyClosed dan Deterministik Sistem ", karena sistem ini dalampengerjaannya lebih mudah meramalkan hasil yang akan diperolehdan lebih mudah diatur dan diawasi.

Contoh :Pada bidang sistem informasi, faktor komputer dan programkomputer biasanya " Relatively Closed dan Deterministik ", tetapifaktor manusia sebagai pengelolanya adalah " Open dan ProbabilistikSistem ".

• METODE SISTEM

A. BLACKBOX APPROACH.Suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapiprosesnya tidak diketahui atau tidak terdefinisi.

Metode ini hanya dapat dimengerti oleh pihak dalam ( yangmenangani ) sedangkan pihak luar hanya mengetahui masukandan hasilnya. Sistem ini terdapat pada subsistem tingkat terendah.

Contoh : bagian pencetakan uang, proses pencernaan.


masukan yangsudah terdefinisi

pengolah yang tidakterdefinisi

keluaran yangsudah terdefinisi

B. ANALITYC SISTEM.Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruhmasalah untuk menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yangtidak efektif dan evaluasi pilihan dalam bentuk ketidak efektifandan biaya.

Dalam metode ini beberapa langkah diberikan seperti di bawah ini :a. Menentukan identitas dari sistem. - sistem apa yang diterapkan - batasannya - apa yang dilaksanakan sistem tersebut

b. Menentukan tujuan dari sistem. - output yang dihasilkan dari isi sistem

- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan

c. Bagian-bagian apa saja yang terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut. - tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.

- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain

d. Bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu kesatuan.

4. PENGERTIAN ANALISIS SISTEM

Suatu sistem akan dirancang oleh satu orang atau sekelompok orangyang membentuk tim. Orang yang merancang sistem ini disebutSistem Analis.


Ada yang mendefinisikan Sistem Analis sebagai :§ Seorang yang menggunakan pengetahuan aplikasi komputer yang

dimilikinya untuk memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawahpetunjuk Manajer Sistem.

§ Seorang yang bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhan-kebutuhan si pemakai sistem (user) ke dalam spesifikasi teknikyang diperlukan oleh Programmer dan diawasi oleh Manajemen.

Pengertian sistem analis ini dapat digambarkan sebagai berikut :

5. FUNGSI ANALIS SISTEM

Fungsi Analisis Sistem adalah1.Mengidentifikasikan masalah-masalah dari user2.Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk

memenuhi kebutuhan user3.Memeilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah4.Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai

dengan permintaan user

MANAJEMEN

USER ANALIS SISTEM PROGRAMMER

Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 1

FLOWCHART

1. PENDAHULUANFlowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah danurut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis danprogrammer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yanglebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalampengoperasian.

Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnyamasalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.

2. PEDOMAN-PEDOMAN DALAM MEMBUAT FLOWCHARTBila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, adabeberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti :

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dandefinisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakandeskripsi kata kerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN.

5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotongaktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan padaflowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan danpercabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkanseluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.


3. JENIS-JENIS FLOWCHART

Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu :§ Flowchart Sistem (System Flowchart)§ Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart)§ Flowchart Skematik (Schematic Flowchart)§ Flowchart Program (Program Flowchart)§ Flowchart Proses (Process Flowchart)

3.1. FLOWCHART SISTEMFlowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atauapa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan danmenjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dariurutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatusistem.

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan prosesyang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchartsistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengankomputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer,misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).

Contoh sederhana untuk flowchart sistem dapat dilihat pada Gambar 1.berikut ini :


Gambar 1. Flowchart Sistem

PesananPembelian

MasukanPesanan

Pembelian

PesananPembelian

MasukanPesanan

Pembelian

InformasiPesanan

Pembelian

TentukanJumlah

Pesanan

LaporanJumlah

Pesanan

KeluarkanPesanan


3.2. FLOWCHART PAPERWORK / FLOWCHART DOKUMENFlowchart Paperwork menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem.Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen.

Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporansistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form danlaporan diproses, dicatat dan disimpan.

Gambar 2. menggambarkan suatu contoh flowchart ini mengenai alurpembuatan kartu anggota untuk suatu perpustakaan.

FLOW DOKUMEN SISTEM BARU CALON ANGGOTA PERPUSTAKAAN

ANGGOTA ADMINISTRASI KEPALA PERPUSTAKAAN

KETERANGAN : # : Masukkan data calon anggota ke dalam komputer (proses pengisian data) P : Tanda tangan dan validasi data

Gambar 2. Flowchart Paperwork

Formulir

PengisianFormulir

#Formulir Kartu

Anggota

#Formulir Kartu

Anggota

# P

KartuAnggota

Kartu Anggota #

Formulir

KartuAnggota


3.3. FLOWCHART SKEMATIKFlowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang menggambarkansuatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini bukan hanyamenggunakan simbol-simbol flowchart standar, tetapi juga menggunakangambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yangdigunakan dalam sistem.

Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analissistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbolflowchart yang konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti darisimbol-simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan olehseseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengertiflowchart.

Gambar-gambar ini mengurangi kemungkinan salah pengertian tentangsistem, hal ini disebabkan oleh ketidak-mengertian tentang simbol-simbolyang digunakan. Gambar-gambar juga memudahkan pengamat untukmengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh analis, sehingga hasilnyalebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian.

3.4. FLOWCHART PROGRAMFlowchart Program dihasilkan dari Flowchart Sistem.Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentangbagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnyadilaksanakan. Flowchart ini menunjukkan setiap langkah program atauprosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi.

Programmer menggunakan flowchart program untuk menggambarkanurutan instruksi dari program komputer.

Analis Sistem menggunakan flowchart program untuk menggambarkanurutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi.

Suatu contoh flowchart program dapat dilihat pada Gambar 3. berikut ini :


T Y

Gambar 3. Flowchart Program

Start

BacaData

PesananPembelian

X = 2 x A x P

Y = R x C

Jumlah Pesanan =

z

CetakJumlah &

ItemPesanan

Catatan :Bahwa flowchart program iniadalah rincian dari sistemflowchart ( Gambar 1.) untukkotak yang bernama “TentukanJumlah Pesanan”

EOF Stop

Z = X / YUntuk Menentukan JumlahPesanan :

Jumlah Pesanan =

2AP

RCDimana : A = Biaya setahun P = Pemakaian setahun R = Biaya sekali pesan C = Biaya penyimpanan


3.5. FLOWCHART PROSESFlowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrialyang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalamsuatu prosedur atau sistem.

Flowchart Proses memiliki lima simbol khusus (lihat Gambar 4)

= Operasi

= Perpindahan atau transportasi

= Inspeksi

= Penundaan

= Penyimpanan atau File

Gambar 4. Simbol Flowchart Proses

Flowchart Proses digunakan oleh perekayasa industrial dalammempelajari dan mengembangkan proses-proses manufacturing. Dalamanalisis sistem, flowchart ini digunakan secara efektif untuk menelusurialur suatu laporan atau form.

Pada Gambar 5. menggambarkan suatu contoh flowchart proses.


PROSEDUR PEMBELIAN | Analis : Tuti S. | Hal : 1 dari 3

RINCIAN METODE PerpinOperasi dahan Inspeksi Penundaan File

Departemen Pembelian mengetik pesanan penjualan.Pesanan ini merupakan form dengan 4 tembusan / copy.

Departemen Pembelian menyimpan copy ke-4 sebagaireferensi.

Pabrik menerima copy ke-1.

Departemen Penerimaan barang memperoleh copy ke-2.

Departemen Penerimaan barang menyimpan copy ke-2sampai barang-barang diterima.

Departemen Kredit menerima copy ke-3.

Departemen Kredit menyimpan copy ke-3 sampai copy ke-2dikirim oleh Departemen Penerimaan barang.

Departemen Kredit menerima copy ke-2 dari DepartemenPenerimaan barang.

Gambar 5. Flowchart Proses

4. SIMBOL-SIMBOL FLOWCHARTSimbol-simbol flowchart yang biasanya dipakai adalah simbol-simbolflowchart standar yang dikeluarkan oleh ANSI dan ISO.

Simbol-simbol ini dapat dilihat pada Gambar 6. Simbol FlowchartStandar berikut ini :


SIMBOL ARTI CONTOH

Input / OutputMerepresentasikan Input data atauOutput data yang diproses atauInformasi.

Proses

Mempresentasikan operasi

PenghubungKeluar ke atau masuk dari bagian lainflowchart khususnya halaman yangsama

Keluar

Masuk

Anak PanahMerepresentasikan alur kerja

PenjelasanDigunakan untuk komentar tambahan

Berdasarkan No. Pelanggan

Gambar 6. Simbol Flowchart Standar

Baca Jam& TarifUpah

HitungUpah Kotor

3

3

HitungUpah Kotor

3

UrutkanSebelumPembayaran


SIMBOL ARTI CONTOH

KeputusanKeputusan dalam program

< >

=

PredefinedProcess

Rincian operasi berada di tempatlain

PreparationPemberian harga awal

TerminalPoints Awal / akhir flowchart

Punched cardInput / outuput yang menggunakankartu berlubang

ApakahA < B

=>

Hitung AkarPangkat Dua

SW = 1

Start

Kartu Absen


SIMBOL ARTI CONTOH

DokumenI/O dalam format yang dicetak

Magnetic TapeI/O yang menggunakan pitamagnetik

Magnetic DiskI/O yang menggunakan diskmagnetik

Magnetic DrumI/O yang menggunakan drummagnetik

Gambar 6. Lanjutan

CetakSlip Upah

FileUpah

UpdateFile

Pegawai

FilePegawai


SIMBOL ARTI CONTOH

On-line StorageI/O yang menggunakanpenyimpanan akseslangsung

Punched TapeI/O yang menggunakan pitakertas berlubang

Manual InputInput yang dimasukkansecara manual darikeyboard

DisplayOutput yang ditampilkanpada terminal

Manual OperationOperasi Manual

Gambar 6. Lanjutan

FilePelanggan

File Pelanggan

MasukkanTarif Upah

PesanKesalahan

KetikPesananPenjualan


SIMBOL ARTI CONTOH

CommunicationLink Transmisi data melalui

channel komunikasi, sepertitelepon

TerminalKomputer

Off-line StoragePenyimpanan yang tidakdapat diakses olehkomputer secara langsung

Gambar 6. Lanjutan


DATA FLOW DIAGRAM

1. KONSEP PERANCANGAN TERSTRUKTUR

Pendekatan perancangan terstruktur dimulai dari awal 1970.Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem,sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan diperolehsistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

Melalui pendekatan terstruktur, permasalahan yang komplek diorganisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akam mudah untukdipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyaidokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai dengan anggaran biayapengembangan, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnyaakan lebih baik (bebas kesalahan)

2. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yangmemungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistemsebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satusama lain dengan alur data, baik secara manual maupunkomputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubblechart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau modelfungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang seringdigunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagianyang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasioleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan modelyang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi padaalur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untukpenggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudahdikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupunpembuat program.


3. KOMPONEN DATA FLOW DIAGRAM

Menurut Yourdan dan DeMarco

Terminator Proses Data Store Alur Data

Menurut Gene dan Serson

Terminator Proses Data Store Alur Data

3.1. Komponen Terminator / Entitas LuarTerminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengansistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenaldengan nama entitas luar (external entity).

Terdapat dua jenis terminator :1. Terminator Sumber (source) : merupakan terminator yang menjadi

sumber.2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi

tujuan data / informasi sistem.

Terminator Sumber Terminator Tujuan T. Tujuan & Sumber

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi,departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapidi luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya.

Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luarsistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedangdikembangkan.

BagianPenjualan


Komponen terminator ini perlu diberi nama sesuai dengan dunialuar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuatmodelnya, dan biasanya menggunakan kata benda, misalnyaBagian Penjualan, Dosen, Mahasiswa.

Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator :1. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar sistem. Alur data

yang menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem,menunjukkan hubungan sistem dengan dunia luar.

2. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi atau cara kerjaorganisasi, atau prosedur yang berkaitan dengan terminator.

3. Hubungan yang ada antar terminator yang satu dengan yang laintidak digambarkan pada DFD.

3.2. Komponen Proses

Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yangmentransformasikan input menjadi output.

Proses diberi nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yangsedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses dilakukandengan menggunakan kata kerja transitif (kata kerja yangmembutuhkan obyek), seperti Menghitung Gaji, Mencetak KRS,Menghitung Jumlah SKS.

Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi dalam prosessehubungan dengan input dan output :

1 input & 1 output 1 input & banyak output

Banyak input & 1 output Banyak input & banyak output


Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :Ø Proses harus memiliki input dan output.Ø Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data

store atau proses melalui alur data.Ø Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh

profesional sistem digambarkan dengan komponen proses.

Berikut ini merupakan suatu contoh proses yang salah :

Gambar 1. Contoh proses

Umumnya kesalahan proses di DFD adalah :1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output.

Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karenadata masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas sepertidimasukkan ke dalam lubang hitam (lihat proses 1).

2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input.Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaibdihasilkan output tanpa pernah menerima input (lihat proses 2).

3.3. Komponen Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paketdata dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnyaMahasiswa.

Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan denganpenyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk,file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanansecara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda.

21


Suatu data store dihubungkan dengan alur data hanya padakomponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya. Alur datayang menghubungkan data store dengan suatu proses mempunyaipengertian sebagai berikut :• Alur data dari data store yang berarti sebagai pembacaan atau

pengaksesan satu paket tunggal data, lebih dari satu paket data,sebagian dari satu paket tunggal data, atau sebagian dari lebihdari satu paket data untuk suatu proses (lihat gambar 2 (a)).

• Alur data ke data store yang berarti sebagai pengupdatean data,seperti menambah satu paket data baru atau lebih, menghapussatu paket atau lebih, atau mengubah/memodifikasi satu paketdata atau lebih (lihat gambar 2 (b)).

Pada pengertian pertama jelaslah bahwa data store tidak berubah,jika suatu paket data/informasi berpindah dari data store ke suatuproses. Sebaliknya pada pengertian kedua data store berubahsebagai hasil alur yang memasuki data store. Dengan kata lain,proses alur data bertanggung jawab terhadap perubahan yang terjadipada data store.

(a) (b)

Gambar 2. Implementasi data store

3.4. Komponen Data Flow / Alur Data

Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yangmenunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur dataini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paketdata/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.


Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat olehprofesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter, pesan,formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitandengan komputer. Alur data juga dapat merepresentasikandata/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer.

Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yangdimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukandengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan.

Ada empat konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaranalur data, yaitu :1. Konsep Paket Data (Packets of Data)

Apabila dua data atau lebih mengalir dari suatu sumber yangsama menuju ke tujuan yang sama dan mempunyai hubungan,dan harus dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena dataitu mengalir bersama-sama sebagai satu paket.

NamaNPM

Alamat

(a) Konsep paket data yang salah

Formulir Daftar Ulang

(b) Konsep paket data yang benar

Gambar 3. Konsep paket data

2. Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow)Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket datayang yang berasal dari sumber yang sama menuju ke tujuan yangberbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapaelemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur dataini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yangakan dikirim ke tujuan yang berbeda.

MahasiswaPeriksaFormulir

Daftar Ulang

PeriksaFormulir

Daftar UlangMahasiswa


LaporanPenerimaan

Sehari-hari

PesananPesanan

LaporanPenerimaan

Sehari -hari

Gambar 4. Konsep alur data menyebar

3. Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow)Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama.

Faktur

Slip Pengiriman

Gambar 5. Konsep alur data mengumpul

4. Konsep Sumber atau Tujuan Alur DataSemua alur data harus minimal mengandung satu proses.Maksud kalimat ini adalah :q Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke

suatu data store dan/atau terminator (lihat gambar 6 (a)).q Sutu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau

terminator dan menuju ke suatu proses (lihat gambar 6 (b)).q Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke

suatu proses (lihat gambar 6 (c)).

MembuatLaporanPenerimaanSehari-hari

Manajer

BagianPembukuan

MembuatFaktur

MembuatSlip

Pengiriman

Konsumen


(a) (b)

(c)Gambar 6. Konsep sumber atau tujuan alur data

4. BENTUK DATA FLOW DIAGRAM

Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, danDiagram Alur data Logika. Diagram alur data fisik lebihmenekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan,sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan proses-prosesapa yang terdapat di sistem.

4.1. Diagram Alur Data Fisik (DADF)

DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada(sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimanaproses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapadan dimana), termasuk proses-proses manual.

Untuk memperoleh gambaran bagaimana sistem yang adaditerapkan, DADF harus memuat :1. Proses-proses manual juga digambarkan.2. Nama dari alur data harus memuat keterangan yang cukup terinci

untuk menunjukkan bagaimana pemakai sistem memahami kerjasistem.

3. Simpanan data dapat menunjukkan simpanan non komputer.4. Nama dari simpanan data harus menunjukkan tipe penerapannya

apakah secara manual atau komputerisasi. Secara manualmisalnya dapat menunjukkan buku catatat, meja pekerja. Sedangcara komputerisasi misalnya menunjukkan file urut, file database.


5. Proses harus menunjukkan nama dari pemroses, yaitu orang,departemen, sistem komputer, atau nama program komputer yangmengakses proses tersebut.

4.2. Diagram Alur Data Logika (DADL)

DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yangakan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi,penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses darisistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yangdigambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

Harga

Item-item untuk dibeli Pembayaran Nota

Item & Jml yangID item harga hrs dibayar

(a) Diagram Alur Data Logika

File trans. File Harga Sementara

UPC Item-item Item Item,harga, Tunai,cek, Nota kas Untuk dibeli Kode Deskripsi item & & Subtotal kartu debit register UPC dan harga hrg UPC Item & Jml yang

Bar code harga hrs dibayar

(b) Diagram Alur Data Fisik

Gambar 7. DADF dan DADL

Konsumen

1IdentitasItem

2Melihatharga

3Menghit.

Total biayapesanan

4Menetapkantransaksi &menerbitkan

nota

Konsumen

1Menscan

item

2Melihatharga

3Menghit.

Totalbiaya

4Mengumpul-kan uang &

memberi nota(manual)

KonsumenKonsumen


5. SYARAT-SYARAT PEMBUATAN DATA FLOW DIAGRAM

Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untukmenghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidaklengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syaratpembutan DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentukDFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibacaoleh pemakai.

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD2. Pemberian nomor pada komponen proses3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

5.1. Pemberian Nama untuk Tiap komponen DFDSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komponen terminatormewakili lingkungan luar dari sistem, tetapi mempunyai pengaruhterhadap sistem yang sedang dikembangkan ini. Maka agar pemakaimengetahui dengan lingkungan mana saja sistem merekaberhubungan, komponen terminator ini harus diberi nama sesuaidengan lingkungan luar yang mempengaruhi sistem ini. Biasanyakomponen terminator diberi nama dengan kata benda.Selanjutnya adalah komponen proses. Komponen proses ini mewakilifungsi sistem yang akan dilaksanakan atau menunjukkan bagaimanafungsi sistem dilaksanakan oleh seseorang, sekelompok orang ataumesin. Maka sangatlah jelas bahwa komponen ini perlu diberi namayang tepat, agar siapa yang membaca DFD khususnya pemakai akanmerasa yakin bahwa DFD yang dibentuk ini adalah model yangakurat.

Pemberian nama pada komponen proses lebih baik menunjukkanaturan-aturan yang akan dilaksanakan oleh seseorang dibandingkandengan memberikan nama atau identitas orang yang akanmelaksanakannya. Ada dua alasan mengapa bukan nama atauidentitas orang (yang melaksanakan fungsi sistem) yang digunakansebagai nama proses, yaitu :1. Orang tersebut mungkin diganti oleh orang lain saat mendatang,

sehingga bila tiap kali ada pergantian orang yang melaksanakanfungsi tersebut, maka sistem yang dibentuk harus diubah lagi.


2. Orang tersebut mungkin tidak melaksanakan satu fungsi sistemsaja, melainkan beberapa fungsi sistem yang berbeda. Daripadamenggambarkan beberapa proses dengan nama yang sama tetapiartinya berbeda, lebih baik tunjukkan dengan tugas/fungsi sistemyang sebenarnya akan dilaksanakan.

Karena nama untuk komponen proses lebih baik menunjukkantugas/fungsi sistem yang akan dilaksanakan, maka lebih baikpemberian nama ini menggunakan kata kerja transitif.

Pemberian nama untuk komponen data store menggunakan katabenda, karena data store menunjukkan data apa yang disimpanuntuk kebutuhan sistem dalam melaksanakan tugasnya. Jika sistemsewaktu-waktu membutuhkan data tersebut untuk melaksanakantugasnya, maka data tersebut tetap ada, karena sistemmenyimpannya.

Begitu pula untuk komponen alur data, namanya lebih baik diberikandengan menggunakan kata benda. Karena alur data ini menunjukkandata dan infiormasi yang dibutuhkan dan yang dikeluarkan olehsistem dalam pelaksanaan tugasnya.

5.2. Pemberian Nomor pada Komponen ProsesBiasanya profesional sistem memberikan nomor dengan bilanganterurut pada komponen proses sebagai referensi. Tidak jadi masalahbagaimana nomor-nomor proses ini diberikan. Nomor proses dapatdiberikan dari kiri ke kanan, atau dari atas ke bawah, atau dapat puladilakukan dengan pola-pola tertentu selama pemberian nomor initetap konsisten pada nomor yang dipergunakan.

R

S X

W Y Z T

Gambar 8. Contoh Pemberian nomor pada proses

1

2 3


Nomor-nomor proses yang diberikan terhadap komponen proses initidak dimaksudkan bahwa proses tersebut dilaksanakan secaraberurutan. Pemberian nomor ini dimaksudkan agar pembacaan suatuproses dalam suatu diskusi akan lebih mudah dengan hanyamenyebutkan prosesnya saja jika dibandingkan dengan menyebutkannama prosesnya, khususnya jika nama prosesnya panjang dan sulit.

Maksud pemberian nomor pada proses yang lebih penting lagi adalahuntuk menunjukkan referensi terhadap skema penomoran secarahirarki pada levelisasi DFD. Dengan kata lain, nomor proses inimerupakan dasar pemberian nomor pada levelilasi DFD (lihatgambar 11).

5.3. Penggambaran DFD sesering mungkinPenggambaran DFD dapat dilakukan berkali-kali sampai secarateknik DFD itu benar, dapat diterima oleh pemakai, dan sudah cukuprapih sehingga profesional sistem tidak merasa malu untukmenunjukkan DFD itu kepada atasannya dan pemakai.

Dengan kata lain, penggambaran DFD ini dilakukan sampai terbentukDFD yang enak dilihat, dan mudah dibaca oleh pemakai danprofesional sistem lainnya. Keindahan penggambaran DFDtergantung pada standar-standar yang diminta oleh organisasi tempatprofesional sistem itu bekerja dan perangkat lunak yang dipakai olehprofesional sistem dalam membuat DFD.

Penggambaran yang enak untuk dilihat dapat dilakukan denganmemperhatikan hal-hal berikut ini :

Ø Ukuran dan bentuk proses.Beberapa pemakai kadang-kadang merasa bingung bila ukuranproses satu berbeda dengan proses yang lain. Mereka akanmengira bahwa proses dengan ukuran yang lebih besar akandiduga lebih penting dari proses yang lebih kecil. Hal inisebenarnya hanya karena nama proses itu lebih panjangdibandingkan dengan proses yang lain. Jadi, sebaiknya prosesyang digambarkan memiliki ukuran dan bentuk yang sama.

Ø Alur data melingkar dan alur data lurus.Alur data dapat digambarkan dengan melingkar atau hanya garislurus. Mana yang lebih enak dipandang tergantung siapa yangakan melihat DFD tersebut.


(a). Alur data dengan garis lurus (b). Alur data dengan melingkarGambar 9

Ø DFD dengan gambar tangan dan gambar menggunakanmesin.DFD dapat digambarkan secara manual atau denganmenggunakan bantuan mesin, tergantung pilihan pemakai atauprofesional sistem.

5.4. Penghindaran Penggambaran DFD yang rumitTujuan DFD adalah untuk membuat model fungsi yang harusdilaksanakan oleh suatu sistem dan interaksi antar fungsi. Tujuanlainnya adalah agar model yang dibuat itu mudah dibaca dandimengerti tidak hanya oleh profesional sistem yang membuat DFD,tetapi juga oleh pemakai yang berpengalaman dengan subyek yangterjadi. Hal ini berarti DFD harus mudah dimengerti, dibaca, danmenyenangkan untuk dilihat.

Pada banyak masalah, DFD yang dibuat tidak memiliki terlalu banyakproses (maksimal enam proses) dengan data store, alur data, danterminator yang berkaitan dengan proses tersebut dalam satudiagram.

Bila terlalu banyak proses, terminator, data store, dan alur datadigambarkan dalam satu DFD, maka ada kemungkinan terjadibanyak persilangan alur data dalam DFD tersebut. Persilangan alurdata ini menyebabkan pemakai akan sulit membaca dan mengertiDFD yang terbentu. Jadi semakin sedikit adanya persilangan datapada DFD, maka makin baik DFD yang dibentuk oleh profesionalsistem.

Persilangan alur data ini dapat dihindari dengan menggambarkanDFD secara bertingkat-tingkat (levelisasi DFD), atau denganmenggunakan pemakaian duplikat terhadap komponen DFD.


Komponen DFD yang dapat menggunakan duplikat hanyakomponen store dan terminator. Pemberian duplikat ini juga tidakdapat diberikan sesuka profesional sistem yang membuat DFD, tetapimakin sedikit pemakaian duplikat, makin baik DFD yang terbentuk.

Pemberian duplikat terhadap data store dilakukan denganmemberikan simbol garis lurus (ξ) atau asterik (*), sedangkan untukterminator menggunakan simbol garis miring (/) atau asterik (*).Banyaknya pemberian simbol duplikat pada duplikat yang digunakantergantung banyaknya duplikat yang digunakan.

At atau

(a)

atau

(b)

Gambar 10. Contoh pemakaian simbol duplikat pada komponen terminator

(a) Satu duplikat yang digunakan (b) Dua duplikat yang digunakan

5.5. Penggambaran DFD yang KonsistenPenggambaran DFD harus konsisten terhadap kelompok DFDlainnya. Profesional sistem menggambarkan DFD berdasarkantingkatan DFD dengan tujuan agar DFD yang dibuatnya itu mudahdibaca dan dimengerti oleh pemakai sistem. Hal ini sesuai dengansalah satu tujuan atau syarat membuat DFD.

6. PENGGAMBARAN DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dariberbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untukmembuat DFD adalah :1. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di

sistem.

T1 T1*

T1*

T1

T1 T1 T1**

T1**

T1**

T1


2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitasluar.

3. Buat Diagram Konteks (diagram context)Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yangmenggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.Caranya :q Tentukan nama sistemnya.q Tentukan batasan sistemnya.q Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.q Tentukan apa yang diterima/diberikan terminator dari/ke sistem.q Gambarkan diagram konteks.

4. Buat Diagram Level ZeroDiagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.Caranya :q Tentukan proses utama yang ada pada sistem.q Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses

ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan(alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus samadengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

q Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagaisumber maupun tujuan alur data.

q Gambarkan diagram level zero.- Hindari perpotongan arus data- Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan

urutan proses).

5. Buat Diagram Level SatuDiagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.Caranya :q Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses

utama yang ada di level zero.q Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-

proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.q Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai

sumber maupun tujuan alur data.q Gambarkan DFD level Satu

- Hindari perpotongan arus data.- Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang

menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1


6. DFD Level Dua, Tiga, Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya.Proses dekomposisi dilakukan sampai dengan proses siapdituangkan ke dalam program. Aturan yang digunakan samadengan level satu.


a d

b

c

ds1

a e d

b

f

g c ds1

h i f b j k

c ds1

Gambar 11. Levelisasi DFD

0Sistem

12

3

4

3.1

3.4

3.3

3.2


ANALISIS SISTEM

PENDAHULUAN

Definisi Analisis Sistem :Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untukmengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yangdiharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dansebelum tahap desain sistem. Tahap ini merupakan tahap yang kritisdan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkankesalahan pada tahap selanjutnya.

Misalnya anda dihadapkan pada suatu sistem untuk menentukanseberapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Jikasistem mempunyai beberapa kelemahan, anda harus dapatmenemukannya. Tugas ini yang disebut sebagai analisis sistem.

Tugas utama dari menganalisis sistem meliputi :§ Menentukan lingkup sistem§ Mengumpulkan fakta§ Menganalisis fakta§ Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan

analisis sistem

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita,situasi dan relasi yang menjamin analisis dan pemodelan.

LANGKAH-LANGKAH DI DALAM ANALISIS SISTEM

Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistemadalah :1. Identify, mengidentifikasi masalah2. Understand, memahami kerja sistem yang ada3. Analyze, menganalisis sistem4. Report, membuat laporan hasil analisis


Untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas perlu dilakukanoleh analis sistem. Supaya memudahkan untuk melakukankoordinasi dan pengawasan, koordinator tim analis dapat membuatsuatu kertas kerja yang memuat tugas-tugas yang harus dikerjakanuntuk masing-masing langkah analisis sistem ini.

MENGIDENTIFIKASI MASALAH

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertamayang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapatdidefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untukdipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistemtidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harusdilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulumasalah-masalah yang terjadi.

Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :§ Mengidentifikasi penyebab masalah§ Mengidentifikasi titik keputusan§ Mengidentifikasi personil-personil kunci

3.1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentangaplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analissistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yangditerapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebabterjadinya masalah ini.

Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkajiulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakanoleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.

3.2. Mengidentifikasi Titik Keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnyajuga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalahtersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yangmenyebabkan sesuatu terjadi.


Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titikkeputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya dititik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titikkeputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau formflowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

3.3. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasibeserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasiadalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidaklangsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut.Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan denganmengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumendeskripsi kerja (job description).

MEMAHAMI KERJA SISTEM

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terincibagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapatdiperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahapperencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masihpenelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahapanalisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailedsurvey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi darisistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisispermasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untukdapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perludikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yangada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan danpengambilan sampel.

Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :§ Menentukan jenis penelitian§ Merencanakan jadual penelitian

o Mengatur jadual wawancarao Mengatur jadual observasio Mengatur jadual pengambilan sampel


§ Membuat penugasan penelitian§ Membuat agenda wawancara§ Mengumpulkan hasil penelitian

4.1. Menentukan Jenis Penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusanyang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yangdiperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentangperlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakanoleh sistem.

4.2. Merencanakan Jadual Penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, makajadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

o Dimana penelitian akan dilakukano Apa dan siapa yang akan ditelitio Siapa yang akan menelitio Kapan penelitian dilakukan

Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenispenelitiannya masing-masing.

4.3. Membuat Penugasan Penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkandengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analissistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui suratpenugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yangharus dilakukan.

4.4. Membuat Agenda Wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perludidiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dandibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supayawawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak adamateri yang terlewatkan.


4.5. Mengumpulkan Hasil Penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harusdikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan2. Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama3. Pengambilan sampel4. Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama5. Elemen-elemen data6. Teknologi yang digunakan di sistem lama7. Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

MENGANALISIS HASIL

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh darihasil penelitian yang telah dilakukan.

5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :Ø apa yang dikerjakan ?Ø bagaimana mengerjakannya ?Ø siapa yang mengerjakan ?Ø dimana dikerjakan ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untukmenjawab pertanyaan :

Ø mengapa dikerjakan ?Ø perlukah dikerjakan ?Ø apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan olehkriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency,timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security,economy, simplicity

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistemakan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untukmenemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.


Analisa yang dilakukan meliputi :

ANALISA DAFTAR PERTANYAANDistribusi pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah

didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ?Apakah telah didistribusikan dengan efektifuntuk masing-masing personil dan unitorganisasi ?

Pengukuranpekerjaan

Apakah kebijakan dan prosedur telahdipahami dan diikuti ?Apakah produktivitas karyawan memuaskan?Apakah unit-unit organisasi telah bekerjasama dan terkoordinasi dengan baik menjadiarus data dengan lancar ?Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ?Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?Apakah terdapat operasi yang menghambatarus data ?Apakah volume puncak dari data dapatditangani dengan baik ?Apakah terdapat standar kinerja yang baikdan selalu mutakhir ?

Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi dimasing-masing operasi diminimumkan ?Apakah operasi-operasi telah direncanakandengan baik dan terkendali ?

Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yangada ?Apakah masing-masing dokumen telahdirancang untuk penggunaan yang efektif ?Apakah tembusan dari dokumen perlu ?

Laporan Dapatkah laporan dipersiapkan denganmudah dari file dan dokumen yang ada ?Apakah terdapat duplikasi di file, catatan danlaporan ?

Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi(personil, peralatan dan fasilitas lain) cukupuntuk menangani volume rata-rata datatanpa terjadi penundaan yang berarti ?


5.2. Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengansasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yangdibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

6. MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (SteeringCommittee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihakmanajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakaisistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telahdilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.

Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :§ Analisis telah selesai dilakukan§ Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah

ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuaimenurut manajemen

§ Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen§ Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan

tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disainsistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan padalaporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapatmemeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.


MENDEFINISIKAN LINGKUP SISTEM BARU DAN PENGUMPULANINFORMASI

Untuk melaksanakan pekerjaan ini, analis sistem perlu menentukanlingkup sistem dari sistem yang baru dan mendapatkan informasiyang banyak.

Ada tiga sumber dari fakta studi, yaitu :§ Sistem yang berjalan§ Sumber internal lainnya§ Sumber eksternal

Apa yang termasuk ke dalam sistem baru ?Untuk menjawab pertanyaan ini secara umum, analis sistemmemerlukan beberapa pertanyaan khusus berikut ini :§ Informasi apa yang dibutuhkan ?§ Siapa yang membutuhkan ?§ Kapan dibutuhkan ?§ Dalam bentuk apa dibutuhkannya ?§ Dari mana asalnya informasi ?§ Kapan dan bagaimana dikumpulkannya ?

Masalah utama bagi profesional sistem, baik yang baru mau punyang berpengalaman adalah mengubah / menterjemahkan sebuahinstruksi dari : “I want a daily purchasing report” ke dalam “Develop anew purchasing and inventory managemet system”. DFD merupakanalat yang cocok untuk mendefinisikan lingkup analisis sistem.

Batasan-batasan yang ada dalam mendefinisikan sistem membatasipenyelesaian sistem dan rekomendasi yang dihasilkan dari analisis.Definisi awal dari lingkupnya merupakan pokok untuk mendefinisikanulang pada saat dimana temuan-temuan terjadi saat analisis.Biasanya banyak menghabiskan waktu dan uang, sehingga perlukomitmen waktu dari user untuk ikut berpartisipasi.

Keuntungan dari pemodelan sistem yang berjalanMenyediakan kesempatan untuk menentukan apakah sistemmemuaskan, perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaanyang besar, atau diganti. Juga menyediakan sumber ideperancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumberyang ada bagi sistem yang baru.


Saat sistem baru diimplementasikan, analis bertanggungjawab ataskapan tugas dan kegiatan akan dibutuhkan untuk menghapuspertahap sistem yang berjalan dan memulai mengoperasikan sistemyang baru. Saat dikonversi, analis harus mengetahui tidak hanyakegiatan apa yang dilaksanakan tetapi juga kegiatan-kegiatan yangsudah dilaksanakan. Dengan mempelajari dan memodelkan sistemyang berjalan, memberi jawaban terhadap analis.

Kerugian dari pemodelan sistem yang berjalanDalam banyak situasi dimana sistem baru unik atau berbeda sekalidengan sistem yang berjalan, mempelajari sistem yang berjalankadang-kadang menyesatkan. Jeleknya, sistem yang berjalanmenjadi tidak relevan dan menganalisisnya menjadi menghabiskanwaktu dan uang. Lebih menyenangkan jika mengidentifikasikan apayang dibutuhkan dari sistem baru dibandingkan membicarakankembali apa yang terjadi dengan sistem yang berjalan.

Pengumpulan informasi dari orang yang menggunakan sistemSumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistemyang baru. Pengetahuan teknis user dari user baru hingga yang ahlidisebut pengetahuan sintaksis. Untuk bisnis dan pekerjaanmerupakan pengetahuan semantik dan merupakan keahliannya.

Untuk membangun sistem baru, analis sistem mengumpulkan datasemantik dari user. Data semantik ini yang akan mengarahkan analissistem selama menganalis dan merancang. Analis sistem danperancang kemudian akan mendiskusikan data teknis dengan ahliteknisi sistem seperti programmer untuk mendapatkan spesifikasisistem (mikro atau mini spec). Jadi analis sistem perlu berkomunikasidengan user yang memiliki pengetahuan semantik di satu sisi, dan disisi lain dengan teknisi sistem yang mempunyai pengetahuansintaksis.

Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalamorganisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya strukturorganisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apayang akan dilakukan organisasi.

Lihat contoh pada gambar 2.1


Pengumpulan informasi dari sumber di luar organisasi userInformasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala idedan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikanpengalaman sistem informasi dan merekomendasikan cara yanglebih baik.

TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN INFORMASI TAMBAHAN

1. Interview (Wawancara)o Merupakan teknik yang efektif digunakan selama

pengembangan sistem.o Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara

(analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).o Perlu ada perencanaan, dan perlu ada tujuan khusus.o Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.o Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara

utama untuk mengumpulkan fakta lapangan dan melihat gapyang ada.

Ada dua tipe pertanyaan dalam wawancara, yaitu Open-ended danClosed-ended.

Pertanyaan Open-EndedPertanyaan ini adalah netral dan tidak dibatasi. Pewawancaramengijinkan secara bebas orang yang diwawancarai dalammenjawab pertanyaan, dan pewawancara menganjurkan yangdiwawancarai untuk memberikan informasi yang tidak diketahuisebelumnya kepada pewawancara.

Contoh :“What are your feelings about chaging from paper forms to electronicforms ?”

Pertanyaan Closed-EndedDalam closed-ended, pewawancara lebih mudah mengontrol yangdiwawancarai, karena apa yang akan ditanyakan sudah pasti danmenghindari yang diwawancarai menjawab bebas. Cara yang terbaikadalah menhindari pertanyaan yang berasumsi, dan pernyataandengan akhir “could you ?” atau “isn’t it ?”


Contoh :“Should we use a PC-based network or a departemental computer ?”“You agree with this report format, don’t you ?”

Pertanyaan dapat dibagi dalam 2 kategori , yaitu :§ Primer : untuk topik khusus, direncanakan dan netral.§ Sekunder : merupakan kelanjutan dari pertanyaan primer untuk

mendapatkan tambahan informasi, pertanyaannya bersifat tidakterencana.Contoh :“Would you describe ?” atau “Would you please give me moredetails ?”

Merencanakan Urutan Pertanyaan :

Funnel format Inverted funnel format

Funnel Format :Dengan format ini, pewawancara mulai dengan pertanyaan open-ended, kemudian menggunakan pertanyaan closed-ended, secaraberangsur-angsur wawancara berakhir sampai informasi khusus yangdibutuhkan.


Inverted Funnel Format :Pewawancara mulai dengan pertanyaan closed-ended khusus dansecara berangsur-angsur yang diwawancarai memberikan gambarankeluar dari titik dimana dia akan menjawab dan memperluas jawabanuntuk pertanyaan open-ended.


Open-ended

Open-endedClosed-ended

Closed-ended


Psikologi WawancaraBerkenaan dengan hubungan antar manusia. Berikut ini adalahpedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara untukmelakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku dari orang yangdiwawancarai.


Wawancara juga dapat dibuat sebelumnya.

Ada dua sumber dasar informasi, sumber pertama yaitu apa yangorang katakan mengenai calon yang diwawancarai, dan sumberkedua adalah catatan atau dokumen organisasi seperti strukturorganisasi atau resume organisasi.

Setelah selesai wawancara, pewawancara sebaiknya menyimpanatau mencatat dan mengevaluasi hasilnya. Dan perlu dibuatringkasan dan laporan ke manajemen dan ke yang diwawancaraiuntuk menunjukkan bahwa apa yang dikatakan mereka cukuppenting untuk dicatat.

2. SamplingSampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasibeberapa karakteristik dari populasi. Sampling berguna untukmenentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akandipergunakan hingga selesai.

Sampling Statistik dan Non StatistikProbabilitas statistik digunakan untuk mengontrol resiko samplingdalam sampling statistik.Dalam sampling non statistik, analis menentukan ukuran samplingdan mengevaluasi hasil seluruh sample berdasarkan pertimbangandan pengalaman.Analis perlu mengetahui dimana harus dipergunakan jumlah sampleyang besar, dan dimana untuk jumlah sample yang kecil.


Tahapan dalam Perencanaan SamplingSampling statistik mau pun non statistik tahapannya sama, hanyadalam sampling statistik tidak menggunakan formula matematika dantabel statistik.

Tahapannya adalah :1. Menentukan tujuan sampling.2. Mendefinisikan populasi dan unit sampling.3. Menspesifikasikan karakteristik.4. Menentukan ukuran sample.5. Menentukan metode pemilihan sample dan melaksanakannya.

Ada tiga metode sampling : random number, sampling sistematisdan sampling blok.

6. Mengevaluasi hasil sample dan membuat suatu kesimpulan.

3. ObservasiObservasi memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apayang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan,kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan, danmengapa dikerjakan. Analis juga dapat berpartisipasi dalampelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai.

Beberapa cara mengobservasi :

PersiapanSebelum observasi dimulai, analis akan :§ Mengidentifikasi dan menentukan apa yang akan diobservasi§ Mengestimasi waktu untuk observasi§ Menjamin persetujuan manajemen untuk pelaksanaan observasi§ Menjelaskan ke organisasi yang diobservasi, apa yang akan

dilakukan dan mengapa

Pelaksanaan ObservasiObservasi akan dikelola secara efektif oleh analis dengan mengikutiaturan berikut ini :§ Analis perlu terbiasa dengan lingkungan sekitar dan komponen

dalam area yang diobservasi. Membiasakan dengan pekerjaanyang berjalan pada tempat tersebut.

§ Selama observasi, analis secara berkala melakukan pencatatan.


§ Analis perlu mencatat hal-hal yang khusus. Deskripsi yang umumdan samar sebaiknya dihindari.

§ Jika analis berinteraksi dengan orang-orang yang diobservasi,analis sebaiknya berulang-ulang membuat komentar kualitatif danpenilaian.

§ Analis perlu menunjukkan kebaikan dan keamanan selamaobservasi.

Analis kemungkinan bisa tidak memiliki banyak waktu dalammengobservasi. Untuk itu, teknik sampling dapat digunakan secaraefektif untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalammengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta / hasil yangpasti.

MENYIMPULKAN ANALISIS SISTEM DAN MENGKOMUNIKASI-KAN TEMUANSelama fase analisis sistem, analis perlu tetap memeliharakomunikasi yang ekstensif dengan user, manajer proyek dan orang-orang proyek lainnya. Komunikasi tersebut meliputi :§ Feedback ke orang yang diwawancarai, atau diobservasi menurut

apa yang analis ketahui.§ Verifikasi dengan user untuk menemukan keterhubungan fungsi

dan aktivitas yang perlu analis indentifikasi.§ Melakukan pertemuan secara periodik untuk memberitahu

manajer proyek dan personal proyek lainnya tentang progress,status dan ketepatan waktu.

Menyiapkan Laporan Analisis SistemLaporan Analisis Sistem disiapkan secara professional denganmenggunakan kertas, PC atau teknologi CASE. Beberapa aturandalam membuat professional documented deliverables sama sepertimembuat laporan-laporan hasil penulisan.

Beberapa isi laporan analisis sistem yang perlu ada adalah :1. Alasan dan lingkup dari analisis sistem2. List dari masalah utama yang diidentifikasi3. Pernyataan yang lengkap dan definisi dari kebutuhan user4. List dari asumsi kritis5. Rekomendasi


Mempresentasikan secara oralPenyampaian presentasi secara oral dari setiap dokumen analisissistem memerlukan komunikasi yang lengkap dan jelas. Ada tigametode yang dapat digunakan untuk prensentasi secara oral ini,yaitu:§ Mengingat§ Membaca§ Tanpa persiapan

Dapat pula mempresentasikan dengan bantuan teknologi audiovisual.

Ada empat hal yang dapat dihasilkan dari analisis sistem :1. Proyek dilepas.

Proyek sistem yang dilepas dapat berasal dari masalah utamayang tidak dapat diselesaikan. Alasan lain, adanya perubahan dariprioritas sistem oleh pihak manajemen atau komite pengarah,yang mengakibatkan proyek sistem yang sekarang dilepas.

2. Proyek ditunda.Pada saat ini, pihak manajemen akan menentukan sumber dayauntuk proyek sistem lain dengan prioritas yang lebih tinggi. Makainstalasi untuk backbone telekomunikasi akan tertunda, sehinggaproyek sistem yang sekarang ditunda. Beberapa pemakai kuncimungkin sedang berlibur atau tidak masuk untuk beberapaminggu, sehingga menyebabkan proyek ditunda sementara waktudari SDLC.

3. Proyek diganti.Hasil ini berarti bahwa aspek penting dari proposal sistem yangasli mempunyai perubahan yang berarti. Seperti perubahan yangmelibatkan perluasan utama dan penyusunan dari lingkup sistem.Atau mungkin pemakai membutuhkan perubahan yang berarti dariperkiraan yang lebih cepat itu, menyebabkan kebutuhan sumberdaya yang lebih banyak atau sedikit.

4. Proyek dilanjutkan.Proyek sistem akan diteruskan seperti rencana dalam laporananalisis sitem.

Analisis Sistem Halaman 1

TEKNIK PENGUMPULAN DATA A. WAWANCARA

Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.

Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.

Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.

Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan temuan, namun akan lebih baik bila wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara : 1. Membaca materi latar belakang

Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan, atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan tentang organisasi kepada publik.

2. Menetapkan tujuan wawancara Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara. Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda tanayakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya pembuat keputusan.


3. Memutuskan siapa yang diwawancarai

Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orang-orang terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa dipengaruhi sistem.

4. Menyiapkan orang yang diwawancarai Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.

5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara : a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf. Beberapa contoh pertanyaan terbuka : - Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis e-

commerce di peusahaan Anda ? - Apa tujuan terpenting departemen Anda ? - Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut

akhirnya diproses ? - Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ? - Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan

menuju e-commerce ?

b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended) Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian.


Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju. Beberapa contoh pertanyaan tertutup : - Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui? - Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap

bulannya ? - Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling

bermanfaat menurut Anda ? Formulir keluhan konsumen Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website Interaksi tatap muka dengan konsumen Barang yang dikembalikan konsumen

- Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.

- Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan : - Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi

vendor ? - Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman? - Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap

bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan : a) Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.


Contoh : - Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ? - Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk

meningkatkan keamanan data-data perusahaan ? - Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih

efektif ? - Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data

terhadap pentingya akses internet ?

b) Struktur Corong Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup. Contoh : - Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru? - Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ? - Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ? - Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c) Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik. Contoh : - Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan

website secara gratis seperti yang Anda gunakan. - Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya di

website untuk layanan ini. - Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang

Webmaster. - Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku

pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini. - Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk

mengukur penggunaan tampilan situs ?


Kelebihan teknik wawancara : 1. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk

memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.

2. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

3. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

4. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan teknik wawancara : 1. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara

relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya. 2. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian

pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia. 3. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang

tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai. 4. Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila

waktu yang dimilikinya sangat terbatas. JOINT APPLICATION DESIGN (JAD) Pendekatan altrenatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya JAD adalah untuk : - menyingkat waktu (sekaligus biaya) yang diperlukan dalam wawancara - meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh - menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan sistem

informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif. JAD memerlukan beberapa keahlian khusus dari penganalisis serta kemampuan dan komitmen penuh dari pihak organisasi dan pengguna yang menggunakan pendekatan ini. Dalam situasi-situasi tertentu, JAD dapat menjadi sangat efektif dan dapat dianggap sebagai alternatif untuk beberapa metode tradisional yang digunakan untuk menganalisis sistem.


Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan : - Penganalisis

Sedikitnya satu penganalisis harus ada, namun biasanya penganalisis berperan pasif, tidak seperti wawancara tradisonal dimana penganalis mengontrol interkasi.

- Pengguna Delapan sampai dua belas pengguna dapat dipilih dari berbagai tingkatan agar berpartisipasi dalam sesi JAD. Cobalah memilih pengguna di atas level bagaian administrasi yang dapat menyatakan informasi apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka serta apa yang mereka harapkan dari sistem yang baru.

- Pihak eksekutif Pemimpin sesi tidak harus seorang ahli dalam menganalisis dan mendesain sistem, melainkan seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi yang mengagumkan untuk memfasilitasi interaksi secara tepat. Pertimbangkan seorang anggota departemen pelatihan yang bertindak sebagai pemimpin sesi.

- Pengamat

Sesi JAD harus pula mencakup satu atau dua pengamat yang dapat berupa penganalisis atau ahli-ahli teknik dari area fungsional lainnya agar dapat memberi penjelasan teknis dan saran-saran kepada kelompok selama sesi berlangsung

- Notulen Seorang notulen atau penulis dari departemen SI dapat menyertai sesi-sesi JAD dan bertugas menulis segala sesuatu yang dilakukan. Pastikan bahwa penulis tersebut menerbitkan rekaman hasil-hasil JAD segera sesudah kelompok mengadakan pertemuan. Pertimbangkan memilih penulis kedua dari departemen pengguna.

Kondisi-kondisi yang mendukung penggunaan JAD Berikut ini sejumlah kondisi yang membantu Anda memutuskan menggunakan JAD. Pertimbangkan untuk menggunakan JAD bila :


1. Kelompok pengguna gelisah dan menginginkan sesuatu yang baru, bukan solusi standar untuk suatu masalah khusus.

2. Budaya organisasi mendukung perilaku penyelesaian masalah bersama antar pegawai dari level yang berbeda-beda.

3. Penganalisis memprediksi bahwa jumlah ide-ide yang dapat dihasilkan melalui wawancara empat-mata tidak sebanyak ide yang dihasilkan dari perluasan pengamatan kelompok.

4. Workflow organisasi memungkinkan ketiadaan personil kunci selama waktu dua sampai empat hari.

Kelebihan penggunaan JAD untuk menjalankan wawancara tradisional : 1. Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata. 2. Memungkinkan perkembangan yang cepat.

Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap selama beberapa minggu atau bulan, perkembangan bisa berlanjut jauh lebih cepat.

3. Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkan pengguna dan mendorong pengguna mengambil lebih dulu kepemilikan sistem yang kita rancang.

4. Pengembangan desain yang kreatif. Kekurangan JAD : 1. JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20

partisipan. 2. Jika persiapan setiap sesi JAD tidak cukup memadai, atau bila laporan

tindak lanjut serta dokumentasi untuk spesifikasi-spesifikasi tertentu tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi kurang begitu memuaskan.

3. Keahlian-keahlian organisasi dan budaya organisasi yang diperlukan tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.

B. OBSERVASI

Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.


Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan. Unsur-unsur ini meliputi : 1. Lokasi kantor 2. Penempatan meja pembuat keputusan 3. Alat tulis kantor 4. Properti seperti komputer dan kalkulator 5. Jurnal dagang dan koran 6. Pencahayaan dan warna 7. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan Kelebihan teknik observasi : 1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai

keandalan yang tinggi. 2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang

dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi : 1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman,

sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya. 2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu

tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.


3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan. 4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih

baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

C. DAFTAR PERTANYAAN (KUESIONER) Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih.

Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat proyek sistem, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum merekomendasikan alternatif lainnya

Kelebihan teknik kuesioner : 1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar. 2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner

dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang. 3. Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak. 4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden,

maka hasilnya dapat lebih objektif. Kekurangan teknik kuesioner : 1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan

dengan sepenuh hati. 2. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus

dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

3. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel

4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.


Tipe Kuesioner Ada dua jenis format kuesioner, yaitu Format Bebas (Free Format) dan Format Pasti (Fixed Format). Dalam suatu kuesioner dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau gabungan dari keduanya. Kuesioner Format Bebas Kuesioner format bebas berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di temapat yang sudah disediakan. Contoh :

Sebutkan metode-metode yang Anda rasa tepat untuk memperbaiki masukan-masukan yang mengandung kesalahan. ______________________________________ _________________________________________ _________________________ ___________________________

Kuesioner Format Pasti Kuesioner tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan. a) Check-off Questions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

Mana yang menjadi pemasok dari perangkat keras Anda ? _____ Compaq _____ IBM _____ Univac _____ Macintosh

b) Yes/NO Questions

Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab “Ya” atau “Tidak”.

c) Opinion/choice Questions Jenis dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya. Bagaimana pendapat Anda tentang komputerisasi yang akan dilakukan ini ? 1 = Sangat setuju 4 = Tidak setuju 2 = Setuju 5 = Sangat tidak setuju 3 = Kurang Setuju


D. PENGAMBILAN SAMPLE

Pengambilan sampel (sampling) adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya.

Sebagian item yang dipilih disebut sampel-sampel (samples). Sedang seluruh item yang ada disebut populasi (population).

Cara pengambilan sampel : 1. Pengambilan sampel secara keputusan (judgemental sampling)

Adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil sampel. Di judgemental sampling, pengetahuan atau opini dan pengalaman si pengambil sampel digunakan untuk menentukan item-item sampel yang akan dipilih dari populasi.

2. Pengambilan sampel secara statistik (statistical sampling) Pengambilan sampel didasarkan secara random, sehingga semua item-item di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih sebagai sampel. Karena di pengambilan sampel secara statistik, item-item sampel dipilih secara random, maka disebut juga pengambilan sampel secara random (random sampling) dan karena semua item-item di populasi mempunyai kesempatan (probabilitas) yang sama untuk terpilih menjadi item sampel, maka disebut juga dengan pengambilan sampel secara probabilitas (probability sampling).


PERANCANGAN SISTEM TERINCI DATABASE

1. PERANCANGAN DATABASEPerancangan Database adalah proses untuk menentukan isi danpengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagairancangan sistem.

Perancangan sistem terjadi pada dua tingkat , yaitu :Pada tingkat pertama, perencanaan sistem, analisis dan rancanganumum dilaksanakan untuk menetapkan kebutuhan pemakai. Tingkatperancangan database ini melibatkan tahap front-end, bebas dariperancangan database tertentu atau Database Management System(DBMS).

Pada tingkat kedua, rancangan umum, seperti diagram entitas relasitingkat tinggi, ditransformasikan (atau didekomposisikan) ke dalamperancangan database rinci untuk sebuah DBMS tertentu yang akandigunakan untuk mengimplementasikan sistem total.

Tiga model database yang cukup dikenal adalah :§ Model Hierarkikal§ Model Jaringan§ Model Relasional

Pada masa lalu banyak penjual (vendors) menawarkan DatabaseManagement Systems (DBMS) yang berdasarkan pada ModelHierarkikal dan Model Jaringan. Saat ini Model Relasional adalahdominan. Karena itu hampir semua penjual perangkat lunak databasemenawarkan produk perangkat lunak Relational DatabaseManagement Systems (RDBMS).

RDBMS dibuat dengan struktur tiga skema , yaitu :§ Eksternal§ Konseptual§ Internal

Lihat Gambar 1. Struktur tiga-skema dari sebuah RDBMS


Struktur lapisan ini mendefinisikan data perusahaan pada tingkatyang berbeda.

Skema Eksternal mendefinisikan bagaimana pemakai mengaksesdan melihat output dari RDBMS, bebas dari bagaimana datadisimpan atau diakses secara fisik. Akses dan manipulasi seperti inidilaksanakan oleh pemakai dengan memperkerjakan bahasaprosedural, seperti COBOL atau bahasa query, seperti StructuredQuery Language (SQL), bahasa standar yang diakui untuk RDBMS.

Skema Konseptual yang mendefinisikan model database relasionalterdiri dari sekumpulan tabel yang dinormalisasi. Skema konseptualadalah rancangan dari database yang merupakan subyek utama daribab ini.

Skema Internal terdiri dari organisasi fisik dari data (mis. sekuensial,indeks sekuensial, langsung) dalam hal struktur fisik data danmetode-metode pengaksesan dari sistem operasi komputer.

APAKAH DATABASE RELASIONAL ITU ?Model relasional berdasarkan teori himpunan matematik. Strukturdidefinisikan dengan Tabel. Dalam istilah matematika, tabel disebutsebagai Relasi. Profesional sistem sering menggunakan istilah “tabel”dan “relasi” secara bergantian.

Tiap tabel dalam model relasional dikomposisikan dari baris dankolom. Kolom disebut Atribut. Nilai untuk sebuah atribut harus dipilihdari sekelompok nilai yang dinamakan Domain. Karena banyak kolomdalam tabel yang sama dapat diidentifikasikan atas domain yangsama, maka nama atribut didefinisikan untuk tiap kolom. Tiap namaatribut dalam sebuah relasi harus unik. Urutan kiri ke kanan darikolom tidak penting. Urutan dari baris juga tidak penting.Perpotongan dari suatu baris dan kolom berisi sebuah nilai tunggal.

Sifat-sifat Tabel :1. Duplikasi baris tidak diperbolehkan. Untuk melaksanakan sifat ini,

harus terdapat paling sedikit satu atribut atau kombinasi beberapaatribut yang mengidentifikasi secara unik tiap baris dari tabel.Atribut atau kombinasi beberapa atribut yang melaksanakan tugasini disebut Kunci Primer (Primary Key). Contoh :Nomor_Mahasiswa, adalah kunci primer yang mengidentifikasitiap mahasiswa secara unik.


2. Database relasional adalah nilai Primary Key tidak bolehmempunyai duplikat atau NIL (NULL, yaitu nilai tidak diketahui).

3. Keterhubungan (relationship) antara dua tabel. Jika Tabel R2mempunyai sebuah Kunci Asing (Foreign Key) yang cocokdengan kunci primer dari Tabel R1, maka untuk setiap nilaiForeign Key harus terdapat sebuah nilai kecocokan dari PrimeryKey, atau nilai Foreign Key harus nil.

Menggunakan Structures Query Language (SQL)SQL adalah bahasa standar database yang digunakan untuk query,manipulasi dan memperbarui RDBMS. Karena semakin banyakorganisasi yang memutuskan untuk mengkonsolidasikan databasemereka ke dalam sistem seluas usaha, pengetahuan mengenai SQLakan menjadi kebutuhan untuk para perancang database.

2. ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM (ERD)

Model Entity RelationshipAdalah suatu penyajian data dengan menggunakan Entity danRelationship.

Entity

§ Entity adalah obyek yang dapat dibedakan dalam dunia nyata

§ Entity set adalah kumpulan dari entity yang sejenis

§ Entity set dapat berupa :- Obyek secara fisik : Rumah, Kendaraan, Peralatan- Obyek secara konsep : Pekerjaan , Perusahaan, Rencana

Relationship

§ Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu atau lebihentity.

§ Relationship set adalah kumpulan relationship yang sejenis.


Atribut

§ Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship, yangmenyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationshiptersebut.

§ Nilai Atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yangdisimpan pada suatu atribut di dalam suatu entity atau relationship.

Jenis-jenis atribut :

§ KeyAtribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik.

§ Atribut SimpleAtribut yang bernilai tunggal.

§ Atribut MultivalueAtribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instan entity.

PEGAWAI KERJA PROYEK

TglLahir NIP NamaGelar

PEGAWAI


§ Atribut CompositeSuatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecilyang mempunyai arti tertentu.

§ Atribut Derivatif Suatu atribut yang dihasilkan dari atribut yang lain.

Derajat dari relationshipMenjelaskan jumlah entity yang berpartisipasi dalam suaturelationship.

Unary Degree (Derjat Satu)

NamaDepan

NamaTTengah

NamaBelakang

TglLahir Umur

PEGAWAI

NAMA

PEGAWAI

PEGAWAI LAPOR


Binary Degree (Derajat Dua)

Ternary Degree (Derajat Tiga)

Cardinality Ratio Constraint

§ Menjelaskan batasan jumlah keterhubungan satu entity denganentity lainnya.

§ Jenis Cardinality Ratio

1 : 1 (One-To-One)

Sebuah entity A diasosiasikan pada sebuah entity B, dan sebuahentity B diasosiasikan dengan paling banyak sebuah entity A.

a1

a4

a3

a2

b1

b4

b3

b2

A B

PEGAWAI KERJA DEPARTEMEN


KOTA


Pegawai Milik Kendaraan

r1P1 l l l k1

r2 p2 l l l k2

r3 p3 l l l k3 . . .

1

1 : N (One-To-Many)

Sebuah entity A diasosiasikan dengan sejumlah entity B, tetapi entityB dapat diasosiasikan paling banyak satu entity A.

a1

a2

b1

b4

b3

b2

A B

b5a3

Pegawai Kerja Departemen

r1P1 l l l d1

r2 p2 l l l d2

r3 p3 l l l d3 r4 p4 l l .

. .

PEGAWAIAI

MILIK KENDARAAN1


N 1

N : 1 (Many-To-One)

Suatu entity A dapat diasosiasikan dengan paling banyak sebuahentity B, tetapi entity B dapat diasosiasikan dengan sejumlah entity diA.

a1

a3

b1

a4

b2

a2

A B

b3a5

M : N (Many-To-Many)

Suatu entity A dapat diasosiasikan dengan sejumlah entity B danentity B dapat diasosiasikan dengan sejumlah entity di A.

a1

a4

a3

a2

b1

b4

b3

b2

A B

PEGAWAI KERJA DEPARTEMEN


Pegawai Kerja Proyek

r1P1 l l l pr1

r2 p2 l l l pr2

r3 p3 l l l pr3 r4

l . . .

M N

Participation ConstraintMenjelaskan apakah keberadaan suatu entity tergantung padahubungannya dengan entity lain .

Terdapat 2 macam Participation Constraint :

Total ParticipationKeberadaan suatu entity tergantung pada hubungannya denganentity lain.

N 1 PEGAWAI PUNYA BAGIAN

Partial ParticipationKeberadaan suatu entity tidak tergantung pada hubungannyadengan entity lain.

N 1




Weak Entity

§ Weak Entity adalah suatu Entity dimana keberadaan dari entitytersebut tergantung dari keberadaan entity lain.

§ Entity yang merupakan induknya disebut Identifying Owner danrelationshipnya disebut Identifying Relationship.

§ Weak Entity selalu mempunyai Total Participation constraintdengan Identifying Owner.

NOPEG

Simbol-simbol ER-Diagram

Notasi Arti

1. 1. Entity

2. 2. Weak Entity

3. 3. Relationship

4. 4. Identifying Relationship

5. 5. Atribut

PEGAWAI TANGGUNGAN

…………

MILIK

……… NAMA


6. 6. Atribut Primary Key

7. 7. Atribut Multivalue

8. 8. Atribut Composite

9. 9. Atribut Derivatif

Transformasi dari ERD ke Database Relasional

1. Setiap tipe Entity dibuat suatu relasi yang memuat semua atributsimple, sedangkan untuk atribut composite hanya dimuatkomponen-komponennya saja.

NOPEG ALM1 KDPOS

PEGAWAI ALAMAT

PEGAWAI (NOPEG, ALM1, KDPOS, …….)

2. Setiap relasi yang mempunyai atribut multivalue, buatlah relasibaru dimana Primary Keynya merupakan gabungan dari PrimaryKey dari relasi tersebut dengan atribut multivalue.

LOKPR(NOPRO, LOKASI)

PROYEK

....NOPRO LOKASI


3. Setiap Unary Relationship 1:N, pada relasi perlu ditambahkansuatu foreign key yang menunjuk ke nilai primary keynya.

NOPEG …….1

N

PEGAWAI (NOPEG, ….., SUPERVISOR-ID)

4. Setiap Unary Relationship M:N, buatlah relasi baru dimanaprimary keynya merupakan gabungan dari dua atribut dimanakeduanya menunjuk ke primary key relasi awal denganpenamaan yang berbeda.

NOBAR …….M

BARANG TERDIRI JUMLAH

N

KOMBAR (NOBAR, NOKOMP , JUMLAH)

5. Setiap Binary Relationship 1:1, dimana Participation Constraintkeduanya total, buatlah suatu relasi gabungan dimana PrimaryKeynya dapat dipilih salah satu.

1 1

PEGAWAI (NOPEG, ... , NOPRO, ...).

PEGAWAI PROYEK KERJA

NOPRONOPEG

1

PEGAWAI KONTROL


6. Setiap Binary Relationship 1:1 dan salah satu ParticipationConstraintnya Total, maka Primary Key pada relasi yangParticipation Constraintnya Partial menjadi Foreign Key padarelasi yang lainnya.

1 1

BAGIAN (NOBAG, ... , MANAGER)

7. Setiap Binary Relationship 1:1, dimana kedua ParticipationConstraintnya partial, maka selain kedua relasi perlu dibuat relasibaru yang berisi Primary Key gabungan dari Primary Key keduatipe Entity yang berelasi.

1 1

PEKERJAAN ( NOPEG, NOPRO, …)

8. Setiap Binary Relationship 1 : N, dimana tipe Entity yang bersisi Nmempunyai Participation Constraint Total, maka Primary Keypada relasi yang bersisi 1 dijadikan Foreign Key pada relasi yangbersisi N.

N

PROYEK (NOPRO, ... , NOBAG)

PEGAWAIPROYEK

KERJA

NOPRONOPEG

BAGIAN PROYEK PUNYA

NOPRONOBAG ……….

1

PEGAWAI BAGIAN PIMPIN

NOBAGNOPEG


9. Setiap Binary Relationship 1 : N, dimana tipe Entity yang bersisi Nmempunyai Participation Constraint partial, buatlah relasi barudimana Primary Keynya merupakan gabungan dari Primary Keykedua tipe Entity yang berelasi.

N 1

PEKERJAAN (NOPEG, NOPRO, ……)

10. Setiap Binary Relationship M:N, buatlah relasi baru dimanaPrimary Keynya merupakan gabungan dari Primary Key keduatipe Entity yang berelasi.

M NM N

PEKERJAAN (NOPEG, NOPRO, …..)

11. Setiap Ternary Relationship, buatlah relasi baru dimana PrimaryKeynya merupakan gabungan dari Primary Key ketiga tipe Entityyang berelasi.

KOTA

NOKOT

PEKERJAAN ( NOPEG, NOPRO , NOKOT)

PEGAWAIPROYEK

KERJA

NOPRONOPEG ………

PEGAWAIPROYEK

KERJA

NOPRONOPEG …… ..

PEGAWAIPROYEK

KERJA

NOPRONOPEG


12. Setiap tipe Weak Entity, dibuat suatu relasi yang memuat semuaatributnya dimana Primary Keynya adalah gabungan dari PartialKey dan Primary Key dari relasi induknya (identifying owner).

NOPEG

1 N PUNYA

TANGGUNGAN (NOPEG, NAMA, ….)

Hasil Transformasi dari Diagram ER ke Database Relasional :

Skema Database

PEGAWAI (NOPEG, NAPEG, ALM1, KDPOS,TGLLAH, UMUR, SUPERVISOR-ID, NOBAG)

BAGIAN (NOBAG, NABAG, LOKASI, MANAGER)

PROYEK (NOPRO, NAPRO, NOBAG)

LOKPR (NOPRO, LOKAPR)

PEKERJAAN (NOPEG, NOPRO, JAM)

TANGGUNGAN (NOPEG, NAMA, JNKELT,HUBUNGAN)

3. NORMALISASI

Normalisasi adalah suatu teknik untuk mengorganisasi data ke dalamtabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai di dalam suatuorganisasi.

PEGAWAI TANGGUNGAN

NAMA…….

PUNYA


Tujuan dari Normalisasi§ Untuk menghilangkan kerangkapan data§ Untuk mengurangi kompleksitas§ Untuk mempermudah pemodifikasian data

Proses Normalisasi

§ Data diuraikan dalam bentuk tabel, selanjutnya dianalisisberdasarka persyaratan tertentu ke beberapa tingkat.

§ Apabila tabel yang diuji belum memenuhi persyaratan tertentu,maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yanglebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.

Tahapan Normalisasi

Bentuk Tidak Normal

Menghilangkan perulangan group

Bentuk Normal Pertama (1NF)

Menghilangkan ketergantungan sebagian

Bentuk Normal Kedua (2NF)

Menghilangkan ketergantungan transitif

Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Menghilangkan anomali-anomali hasil dari ketergantungan fungsional

Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

Menghilangkan Ketergantungan Multivalue

Bentuk Normal Keempat (4NF)

Menghilangkan anomali-anomali yang tersisa

Bentuk Normal Kelima


Ketergantungan FungsionalDefinisi :

Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional padaatribut X (R.X ---> R.Y), jika dan hanya jika setiap nilai X padarelasi R mempunyai tepat satu nilai Y pada R.

Misal, terdapat skema database Pemasok-barang : Pemasok (No-pem, Na-pem)

Tabel PEMASOK-BARANG

No-pem Na-pem

P01 Baharu

P02 Sinar

P03 Harapan

Ketergantungan fungsional dari tabel PEMASOK-BARANG adalah : No-pem ---> Na-pem

Ketergantungan Fungsional PenuhDefinisi :

Atribut Y pada relasi R dikatakan tergantung fungsional penuhpada atribut X pada relasi R, jika Y tidak tergantung padasubset dari X ( bila X adalah key gabungan)


Contoh :KIRIM-BARANG( No-pem, Na-pem, No-bar, Jumlah)

No-pem Na-pem No-bar Jumlah

P01 Baharu B01 1000

P01 Baharu B02 1500

P01 Baharu B03 2000

P02 Sinar B03 1000

P03 Harapan B02 2000

Ketergantungan fungsional :No-pem --> Na-pemNo-bar, No-pem --> Jumlah (Tergantung penuh terhadap key-nya)

Ketergantungan TransitifDefinisi : Atribut Z pada relasi R dikatakan tergantung transitif pada

atribut X , jika atribut Y tergantung pada atribut X pada relasi Rdan atribut Z tergantung pada atribut Y pada relasi R. ( XY, Y Z , maka X Z )

Contoh :

No-pem Kode-kota Kota No-bar Jumlah

P01 1 Jakarta B01 1000P01 1 Jakarta B02 1500P01 1 Jakarta B03 2000P02 3 Bandung B03 1000P03 2 Surabaya B02 2000


Ketergantungan fungsional :No-pem Kode-kotaKode-kota Kota , makaNo-pem Kota

Bentuk Normal Kesatu (1NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal Kesatu bila

setiap data bersifat atomik yaitu setiap irisan baris dan kolomhanya mempunyai satu nilai data

Tabel KIRIM-1 (Unnormal)


P01 1 Jakarta B01 1000

B02 1500

B03 2000

P02 3 Bandung B03 1000

P03 2 Surabaya B02 2000

Tabel KIRIM-2 (1NF)





P02 3 Bandung B03 1000

P03 2 Surabaya B02 2000


Diagram Ketergantungan Fungsional

Kode-kota

No-pem

Kota

Jumlah

No-bar

Bentuk Normal Kedua (2NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal Kedua bila

relasi tersebut sudah memenuhi bentuk Normal kesatu, dan atributyang bukan key sudah tergantung penuh terhadap keynya.

Tabel PEMASOK-1 (2NF)

No-pem Kode-kota Kota

P01 1 Jakarta

P02 3 Bandung

P03 2 Surabaya

Bentuk Normal Ketiga (3NF) Suatu relasi dikatakan sudah memenuhi Bentuk Normal ketiga bila

relasi tersebut sudah memenuhi bentuk Normal kedua dan atributyang bukan key tidak tergantung transitif terhadap keynya.


Tabel KIRIM-3 (3NF)

No-pem No-bar Jumlah

P01 B01 1000

P01 B02 1500

P01 B03 2000

P02 B03 1000

P03 B02 2000

Tabel PEMASOK-2 (3NF) Tabel PEMASOK-3 (3NF)

No-pem Kode-kota Kode-kota Kota

P01 1 1 Jakarta

P02 3 2 Surabaya

P03 2 3 Bandung

Normalisasi pada database perkuliahan

Asumsi :§ Seorang mahasiswa dapat mengambil beberapa mata kuliah§ Satu mata kuliah dapat diambil oleh lebih dari satu mahasiswa§ Satu mata kuliah hanya diajarkan oleh satu dosen§ Satu dosen dapat mengajar beberapa mata kuliah§ Seorang mahasiswa pada mata kuliah tertentu hanya mempunyai

satu nilai


Tabel MAHASISWA-1 ( Unnormal )

No-Mhs Nama

- Mhs

Jurusan Kode-

MK

Nama-MK Kode-Dosen Nama-

Dosen

Nilai

2683 Welli MI MI350 Manajamen DB B104 Ati A

MI465 Analsis Prc. Sistem B317 Dita B

5432 Bakri Ak. MI350 Manajemen DB B104 Ati C

AKN201 Akuntansi Keuangan D310 Lia B

MKT300 Dasar Pemasaran B212 Lola A

Tabel MAHASISWA-2 ( 1NF )No-Mhs

Nama-

Mhs

Jurusan Kode-MK

Nama-MK Kode-Dosen Nama-

Dosen

Nilai

2683 Welli MI MI350 Manajamen DB B104 Ati A

2683 Welli MI MI465 Analsis Prc. Sistem B317 Dita B

5432 Bakri Ak. MI350 Manajemen DB B104 Ati C

5432 Bakri Ak. AKN201 Akuntansi Keuangan D310 Lia B

5432 Bakri Ak. MKT300 Dasar Pemasaran B212 Lola A

Diagram Ketergantungan FungsionalNama_Mhs

No-Mhs Jurusan

Nilai

Nama-MK

Kode-MK Kode-Dosen

Nama-Dosen


Tabel KULIAH (2NF)

Nama-MK Kode-Dosen

MI350 Manajamen DB B104 Ati

MI465 Analsis Prc. Sistem B317 Dita

AKN201 Akuntansi Keuangan D310 Lia

MKT300 Dasar Pemasaran B212 Lola

Tabel MAHASISWA-3 (3NF)

Nama-Mhs Jurusan

2683 Welli MI

5432 Bakri Ak.

Tabel NILAI (3NF)

Nilai

2683 MI350 A

2683 MI465 B

5432 MI350 C

5432 AKN201 B

5432 MKT300 A

Tabel MATAKULIAH (3NF)Kode-MK Nama-MK Kode-Dosen

MI350 Manajamen DB B104

MI465 Analsis Prc. Sistem B317

AKN201 Akuntansi Keuangan D310

MKT300 DasarPemasaran B212


Tabel DOSEN (3NF)Kode- Dosen Nama-Dosen

B104 Ati

B317 Dita

B310 Lia

B212 Lola


PERANCANGAN SISTEM TERINCI

1. PERANCANGAN OUTPUT

Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadiinformasi yang berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnyaadalah untuk proses pengambilan keputusan.

Informasi yang berkualitas dan dapat digunakan meliputi hal-halberikut ini :• Accessibility : easy- to-use interfaces (kemudahan akses)• Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan aksi (ketepatan waktu menghasilkan informasi)• Relevance : menghindari detail yang berlebihan

(sesuai kebutuhan)• Accuracy : bebas dari kesalahan (ketepatan nilai dari informasi)• Usability : sesuai dengan model mental / tipe kognitif user

Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap klien(end user) yang akan menggunakan laporan. Perancang harusbertanya kepada klien, format output apa yang sangat membantu dansangat mungkin untuk digunakan.

1.1. Macam-Macam Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yangpaling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentukgrafik atau bagan.

q Laporan Untuk Level Manajemen yang Berbeda

Laporan BerhirarkiLaporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untukmenerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpamemberikan detail yang tidak relevan.

Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola darilaporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masingbagian sudah mencapai tujuan.


Ada dua macam laporan berhirarki :• Filter Report : laporan yang dirancang untuk memfilter elemen-

elemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambilkeputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengankebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.

Lihat contoh filter report

• Responsibility Report : laporan yang dibuat untuk memutuskansiapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakahCEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll.

Lihat contoh responsibility report

q Laporan Yang Membandingkan DataLaporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalammemilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan atauketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user beradapada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional.

Ada tiga macam laporan yang membandingkan data :• Horizontal Report

Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuanganperiodik yang meringkas ribuan transaksi dan elemen datamenjadi output untuk beragam user. User akan memperolehgambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan.Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report.Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubunganpada satu atau lebih laporan sebelumnya.

Lihat contoh horizontal report

• Vertical ReportLaporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengantotalnya.

Lihat contoh vertical report


• Counterbalance ReportSetiap situasi dibandingkan dalam laporan.Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan terbaik dapatmembantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko,juga informasi berharga bagi para eksekutif dalam pengambilankeputusan.

Lihat contoh counterbalance report

q Laporan Untuk Monitor Variansi Data

Laporan ini dibedakan menjadi :• Variance Report : laporan yang dibuat untuk membandingkan

standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan inidibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses.

Lihat contoh variance report

• Exception Report : laporan ini seperti variance report, tetapibeberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atauaktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atauaktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota.

Lihat contoh exception report

1.2. Dasar-dasar Merancang Layar (Pedoman PerancanganLaporan)

Teknik untuk merancang layar laporan dapat diperoleh atau diadopsidari perancangan laporan di kertas. Yang harus diperhatikan :• Organisasi dari layar• Justifikasi dari field data dan pelabelan• Judul• Spasi• Identifikasi judul dan layar• Warna

q Membuat Grafik Untuk Ilustrasi DataGrafik merupakan suatu cara untuk mengilustrasikan informasinumerik yang dapat dipahami dengan cepat.


Grafik mengubah kuantitas ke suatu bentuk. Ada empat tools untukprototipe grafik, yaitu Spreadsheet, CASE tools, DBMS, dan 4th GL.

Grafik dibagi-bagi dalam beberapa kategori berdasarkan jenisinformasi yang diinginkan :• Scatter graph: untuk menunjukkan trend suatu data.

• Line graph : menggambarkan fluktuasi melalui waktu, apakah naik atau turun, tinggi, rendah, atau stabil.

• Bar graph : menunjukkan proporsi atau hubungan kuantitas satu sama lain.

Ada dua macam bar graph, yaitu :- Horizontal Bar Graph : membandingkan item-item yang

berbeda pada waktu yang sama.- Vertical Bar Graph : mengukur item yang sama dibandingkan

pada periode waktu yang berbeda.

• Sectograph : menggambarkan bagaimana membagi jumlah total.

Ada dua macam sectograph :- Pie chart : merupakan suatu lingkaran yang terbagi dalam

dua atau lebih segmen yang merepresentasikan suatu persentasi.

- Layer graph : seperti line graph, tetapi area antar garis menunjukkan kuantitas dan menambah jumlah totalnya.

Lihat contoh layer graph

• Picturegraph : menggunakan simbol-simbol atau icon-icon khusus sebagai pengganti bar. Setiap gambar menunjukkan kuantitas item yang diilustrasikan.

Lihat contoh picturegraph

q Membuat Tabel dan MatriksTabel dan matrik menggabungkan ciri dari laporan tabularkonvensional dan grafik. Keduanya dapat dipakai untuk hubunganyang penting, menunjukkan perbandingan, dan memberikan instruksi.


Membuat TabelTabel dibentuk dari sejumlah kolom dengan judul subyek yang diaturdalam garis. Tabel sangat berarti untuk menyediakan rangkumaninformasi eksekutif.

Lihat contoh tabel

Membuat MatriksElemen kolom dan baris yang diatur dalam segi empat. Matrikssangat baik untuk menunjukkan hubungan antara elemen.

Lihat contoh matriks

1.3. Pengaturan Tata Letak Isi Output

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukankemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturantata letak output merupakan pekerjaan perancangan yang pentingdan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupunprogrammer.

Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk darioutput, apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan programuntuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuh-kan perancangan output ini untuk menentukan posisi kolom, barisdan informasi yang harus disajikan di suatu output.

Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapatdigunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dankamus data output.

2. PERANCANGAN INPUT

Input mengawali dimulainya proses informasi. Input perludirencanakan untuk mengkonversikan data mentah ke dalaminformasi yang berguna (input – output).


Beberapa kegiatan di bawah ini memakai data mentah atau datainput :• Insert into, delete from, update database• Menggabungkan dengan data lain dari database untuk menghasil-

kan output• Masukkan dan proses langsung menjadi output tanpa

menggabungkan dengan data lain• Memulai aksi atau melaksanakan suatu tugas• Mengadakan dialog dengan sistem

Beberapa media dan metode yang digunakan untuk mendapatkan datadan input data :• Paper form yang digabungkan dengan layar data-entry• Electronic form• Direct-entry devices• Codes• Menus• Natural language

2.1 Perancangan Formulir Kertas

Formulir kertas merupakan pembawa data fisik. Kejadianberlangsung, transaksi terjadi, dan aksi diambil. Aktivitas inimenghasilkan data yang dapat diambil dan dimasukkan ke dalamsistem untuk diproses. Aktivitas pemasukkan data dapat dilakukandengan keying atau scanning.

Pada beberapa perusahaan, form ini menjadi suatu bisnis, sepertiasuransi, saham, hipotik, kredit, dll.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam merancang formulirkertas :1. Pemilihan Kertas

Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertasyang akan digunakan, yaitu :• Lama formulir akan disimpan• Penampilan dari formulir• Banyak formulir tersebut ditangani• Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-

bawa oleh pemakainya)• Kemudahan untuk digunakan


• Tahan lamanya untuk pengisian yang lama• Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)• Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)• Keamanan terhadap pudarnya data

Semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut harussemakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harussemakin baik pula.

2. Ukuran KertasUsahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertasyang standar dan banyak dijual. Jika kertas tidak standar,sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidakmembuang kertas, seperti ukuran kertas standar dibagi 2, 3, 4,dst.

3. WarnaPenggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepatformulir yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yangdatanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon.Warna yang baik adalah warna yang cerah.

4. Judul FormulirFormulir harus diberi judul untuk menunjukkan jenis dankegunaannya. Judul dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas. Namaperusahaan juga perlu dicantumkan.

5. Nomor FormulirNomor dapat digunakan untuk menunjukkan keunikan. Dapatdiletakkan di pojok kiri bawah atau di bawah kanan. Nomorformulir ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber danjenisnya.

6. Nomor Urut FormulirNomor urut dari masing-masing formulir ini biasanya dicantumkandi pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuanpengendalian, pelacakan pemeriksaan, dan pengarsipan.

7. Nomor dan Jumlah HalamanJika formulir terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiaphalaman harus diberi nomor dan jumlah halaman, supaya bila adahalaman yang hilang dapat diketahui. Nomor dan jumlah halamanini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.


8. SpasiSpasi antar baris dan spasi antar karakter pada formulir harusdiperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan data yangdicetak dengan mesin.

9. Pembagian AreaFormulir harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa,sehingga memudahkan dalam pengisian atau pencarian data.Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, areakontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, areaotorisasi, area jumlah, dan area nomor.

Lihat gambar pembagian area sebuah formulir

10. CaptionMerupakan kata-kata yang dicetak di formulir untuk menunjukkansiapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.Jenis-jenis caption : box caption, yes/no check off caption,horizontal check off caption, checklist caption, blocked spacescaption dan scannable form caption.

11. Instruksi dalam FormulirFormulir yang baik harus bersifat self-instruction, artinya harusberisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskandata tanpa harus bertanya lagi.

12. Jendela di AmplopJika formulir harus dikirimkan, dapat dipergunakan amplop yangberjendela supaya mengurangi penulisan nama dan alamat yangdikirim pada amplop.

13. Jumlah TembusanBanyak tembusan atau rangkap dari formulir harus dibuatseefisien dan seefektif mungkin, tidak boleh berlebihan dan tidakboleh kurang. Jumlah dari tembusan ini tergantung dari jalurdistribusinya, yaitu dapat berupa jalur distribusi urut (sequentialrouting), dan jalur ditsribusi serentak (concurrent routing).


2.2. Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik

Merupakan layar pengisian data yang dirancang untuk digunakantanpa adanya sumber dokumen resmi. Formulir elektronik dirancangpada sebuah digitizer atau layar Video Display Terminal (VDT) darisistem CASE, menggunakan beberapa komponen seperti padaformulir, yaitu :• Pembagian area• Instruksi• Line, box dan caption• Indikator field data• Urutan pedoman perancangan

q Pengelolaan Formulir ElektronikSesudah formulir ini dirancang dan disetujui, formulir disimpan padamedia magnetik atau media optikal dan dikirim ke workstation.Formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation, dan diisi olehuser melalui keyboard. Jika hard copy dari formulir elektronik inidiperlukan, dapat diakses dari database dan dihasilkan oleh printer.

Lihat contoh dokumen sumber dan layar pemasukkan dataLihat sistem formulir elektronik

Smart Electronic FormsFormulir elektronik yang cerdas menunjukkan bagaimana usermengisi formulir, menyediakan instruksi-instruksi dan pesan-pesansecara online, melakukan perhitungan, dan mengirimkan data untukpemrosesan tambahan.

q Perancangan Formulir ElektronikUntuk merancang formulir ini kita mengambil data dari dokumensumber, dan kita harus mengikuti format dari dokumen sumber.Dengan formulir elektronik, tidak dibutuhkan lagi dokumen sumber.

Lihat contoh formulir elektronik

q Pemasukkan Data secara LangsungKomponen hardware yang biasanya digunakan untuk memasukkandata ke dalam formulir adalah keyboard. Keyboard merupakan alatuntuk masuk ke dalam sistem informasi. Karena pemasukkan datamelalui keyboard bergantung pada keahlian dan usaha manusia, halini tidak selalu menjadi cara yang paling efisien dan akurat untukmemasukkan data.


Pemasukkan data secara langsung sering disebut sebagaiotomatisasi data sumber, merupakan suatu cara menginput datayang tidak membutuhkan pemasukkan data dengan membacasesuatu dari dokumen sumber, atau mengisi pada formulir elektronik,jadi menambah efisiensi pengisian data dan mengurangikemungkinan kesalahan pada saat proses pengisian.

Beberapa peralatan pemasukkan data secara langsung adalah :• Magnetic Ink Character Recognition (MICR)• Optical Character Recognition (OCR)• Optical Mark Recognition (OMR)• Digitizer• Image scanner• Point-of-Sales (POS) devices• Automatic Teller Machine (ATM)• Mouse• Voice recognition

2.3. Pengkodean Input

Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkandata ke dalam komputer, dan untuk mengambil bermacam-macaminformasi yang berhubungan dengannya.Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf, karakter-karakterkhusus (misalnya %, /, #, $, &, :, dsb), simbol kode batang (bar code),warna, dan suara.

2.3.1 Petunjuk Pembuatan KodeBeberapa kemungkinan susunan angka, huruf, dan karakter-karakterkhusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode.

Di dalam merancang suatu kode hal-hal berikut ini perlu diperhatikan:1. Mudah diingat2. Unik3. Fleksibel4. Efisien5. Konsisten6. Sesuai standar7. Menghindari spasi8. Menghindari karakter yang mirip9. Panjang kode harus sama


2.3.2. Tipe KodeAda beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalamsistem informasi.

Tipe kode tersebut adalah :

Kode Mnemonik (Mnemonic Code)Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kodeini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakterdari item yang akan diwakili oleh kode ini. Umumnya kode mnemonikmenggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabunganhuruf dan angka. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat, dankelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang.

Contoh : P = Pria; W = Wanita.

Kode Urut (Sequential Code)Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yangnilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.

Contoh : 001 Kas 002 Piutang Dagang 003 Persediaan Produk Selesai 004 Persediaan Produk Dalam Proses 005 Persediaan Bahan Baku

Kebaikan KelemahanSederhana, mudah diterapkan,kode dapat pendek tetapi unik,mudah dicari bila kodenyadiketahui, cocok untuk rekamandi file yang menggunakannomor record relatif, baik untukpengendalian.

Penambahan kode hanyadapat ditambahkan pada akhirurutan dan tidak dapatdisisipkan, tidak mempunyaidasar logika tentang informasiitem yang diwakilinya, tidakfleksibel bila terjadi perubahankode.

Kode Blok (Block Code)Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentuyang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaianmaksimum yang diharapkan.


Contoh :Blok Kelompok

1000 - 1999 Aktiva Lancar2000 - 2999 Aktiva Tetap3000 - 3499 Hutang Lancar3500 - 3999 Hutang Jangka Panjang4000 - 4999 Modal

Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok rekening utama,maka rekening-rekening AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kodediantara 1000 sampai dengan 1999 sebagai berikut :

1000 Kas1100 Piutang Dagang1200 Persediaan Produk Selesai1210 Persediaan Produk Dalam Proses1220 Persediaan Bahan Baku

Kebaikan KelemahanNilai dari kode mempunyai arti,mudah diperluas, kode dapatditambah atau dibuangsebagian, proses pembuatanlaporan keuangan dapatdilakukan dengan lebih mudah.

Panjang kode tergantung darijumlah bloknya, kurang mudahdiingat.

Kode Group (Group Code)Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiapfield kode mempunyai arti.

Contoh : Kode ISBN, NPM

Kebaikan KelemahanNilai dari kode mempunyai arti,mudah diperluas, dapatditambah atau dibuangsebagian, menunjukkan jenjangdari data.

Kode dapat menjadi panjang.


Kode Desimal (Decimal Code)Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angkadesimal dimulai dari angka 0 .. .9, atau 00 .. 99, tergantung daribanyaknya kelompok.

Contoh : 00 Aktiva Lancar 00100 Kas 00200 Piutang dagang 00300 Persediaan produk selesai.

01 Aktiva Tetap 01100 Tanah 01200 Bangunan Kantor

Documents

KUIS SISTEM BERKASrodiah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/72536/4...Flowchart Proses (Process Flowchart) 3.1. FLOWCHART SISTEM Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan