Kumpulan SOP BEM 2012

STANDARD OPERATING PROCEDURE

BIRO PSDM

BEM IM FKM UI 2012

PENJAGAAN

I. Maintenance Pengurus

1. Setiapbidangwajibmengadakanteambuildi

ngbidang di

awalkepengurusandanmelaporkannyakepa

daBiro PSDM BEM IM FKM UI

2012secaratertulisdalambentukberitaacara

.

2. Setiapbidangharusmemilikianggota yang

menjadiperpanjangantanganBiro PSDM

BEM IM FKM UI 2012 (PSDM

bidang)di bidangnyaatau yang

biasadisebutdeputi internal.

3. Penjagaanmotivasidankomitmenpengurus

BEM IM FKM UI 2012

merupakantanggungjawabmasing-

masingketuabidang, PSDM bidang

(deputi internal), Biro PSDM BEM IM

FKM UI 2012, dan supervisor bidang

yang ditentukanolehKetua BEM.

4. Supervisor bidangdananggotaBiro PSDM

BEM IM FKM UI 2012 yang

bertugasmelakukanpenjagaanterhadapbid

angberhakmenghadirikridadenganterlebih

dahulumengomunikasikanterhadapKetuab

idang.

5. Ketuabidangharusmelakukanperankultura

l (merayakanulangtahunstaf,

memberikanketeladanan, danpendekatan

personal)

untukmenjagamotivasidankomitmenstaf-

stafnya, melaporkanevaluasi,

dankondisipengurusdalamsetiaprapat

BPH.

6. Deputi internal

harusmenghadiripertemuanrutinDeputibid

ang yang diadakanolehBiro PSDM BEM

IM FKM UI 2012.

7. Ketuabidangharusmembangunbudayaposi

tifkesetiappengurus di bidangnya

(budayasalam,

doasebelumdansesudahrapat,

budayasalingmenasehati,

tepatwaktudalammemulairapat,

danbudayaberpendapat)

dalamsatutahunkepengurusan.

8. Ketuabidangwajibmenyosialisasikan SOP

PSDM yang telahdisepakatikepadastaf-

stafnya di awalkepengurusan.

II. LoyalitaspadaOrganisasi

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2012 yang

inginmengikutiorganisasi/kepanitiaan di

luarbidangnyabaik internal

maupuneksternal BEM IM FKM UI 2012

wajibmemintaizindanpertimbanganketuab

idangnya.

2. BPH BEM IM FKM UI 2012

diperbolehkanmengikuti 1

kepanitiaan/kegiatan di

luarbidangnyadenganterlebihdahuludibah

as di rapat BPH

dandenganpersetujuanKetua BEM.

3. Staf BEM IM FKM UI 2012

diperbolehkanmengikutimaksimal 3

kepanitiaan/kegiatan di

luarbidangnyadalamwaktu yang

bersamaan

(termasukwaktupersiapankepanitiaan/kegi

atan yang diikuti)

denganketentuanmaksimalmenjadi 1 BPH

dan 2 staf.

III. Mekanisme Treatment, SuratPeringatan,

danPemutihan

1. Ketuabidangberhakmemberikantreatment

kepadastafnya yang

bermasalahdanataumelanggar SOP

atasrekomendasideputi internal atau data

monevatauKetuabidangitusendiri.

2. Jikatreatment yang

diberikantidakdilaksanakan,

KetuabidangberhakmemberikanSuratPeri

ngatanPertama (SP1) kepadastaf yang

bersangkutan.

3. Jikapengurus BEM IM FKM UI 2012

yang telahdikenakan SP1

tidakmenunjukkanperbaikansikap,

KetuaBiro PSDM BEM IM FKM UI

2012berhakmemberikanSuratPeringatanK

edua (SP2) kepadapengurus yang

bersangkutan.

4. Jikapengurus BEM IM FKM UI 2012

yang telahdikenakan SP 2

tidakmenunjukkanperbaikansikap, Ketua

BEM IM FKM UI 2012

berhakmemberikanSuratPeringatanKetiga

(SP3) kepadapengurus yang

bersangkutan.

5. Jikapemberian SP3

tidakmembuatkeadaanmembaik, Ketua

BEM

memberlakukanmekanismepemutihan

yang terlebihdahuludibahasdandisepakati

di rapat BPH BEM IM FKM UI 2012.

IV. PengunduranDiriPengurus

1. Pengurus BEM IM FKM UI 2012 yang

inginmengundurkandiriharus :

a. Mempunyaialasan yang

jelasdansangatmemberatkannyadalam

menjalankantugas-

tugassebagaipengurus BEM IM FKM

UI 2012.

b. Membuatsuratpernyataanpengunduran

diribesertaalasannya.

c. Mendapatpersetujuandariseluruhangg

otabidangnya,

dibuktikandengantandatanganseluruha

nggotabidang.

d. BPH BEM IM FKM UI 2012 yang

akanmengundurkandiriwajibmemberi

kanrekomendasipengganti.

2. Keputusanpengabulanpengundurandiripen

gurus BEM IM FKM UI 2012

diputuskanolehKetua BEM IM FKM UI

2012 denganpersetujuan minimal 2/3

BPH BEM IM FKM UI 2012.

V. PengondisianBalaiKegiatanMahasiswa

1. Peraturanpemakaian

a. Tidaktidurataupuntidur-tiduran di

BKM kecualidengan alas ankhusus

yang mendapatperizinanmahalum.

b. Mendahulukankegiatansepertidiskusi,

rapat, kajian,

dsbdibandingkandengankegiatanpriba

di.

c. Tidakmelakukanhal-hal yang

tidakberhubungandengankegiatankem

ahasiswaan.

d. Senantiasamenjagakebersihandanmem

buangsampahpadatempatnya.

MONITORING EVALUASI

I. PelaksanaanKegiatan Internal Bidang

1. Seluruhpengurus BEM IM FKM UI 2012

wajibmenghadiri 70% kegiatan internal

dalambidangnya.

2. Setiapbidang di BEM IM FKM UI 2012

wajibmelaksanakankrida minimal 1 kali

dalam 1 pekankecualidalamkeadaan yang

tidakmemungkinkan

(misalnyaliburanataupekanujian).

3. Setiappelaksanaankridaharusdisertaidenga

npresensipengurus yang

disediakandanditentukanformatnyaolehBi

ro PSDM BEM IM FKM UI 2012.

II. KehadirandalamKegiatanBidang Lain

1. Seluruhpengurus BEM IM FKM UI 2012

wajibmenghadiri 60% program kerja

BEM IM FKM UI 2012 di luarbidangnya

yang melibatkankehadiranbidang lain.

2. Biro PSDM BEM IM FKM UI 2012

memonitorkehadiranpengurus BEM IM

FKM UI 2012 dalam program kerja BEM

IM FKM UI 2012 yang

melibatkanseluruhbidang di BEM IM

FKM UI 2012 denganpresensipengurus di

setiapkegiatan yang

disediakandanditentukanformatnyaoleh

Biro PSDM BEM IM FKM UI 2012.

3. Presensipengurus BEM IM FKM UI 2012

dalamkehadiran di bidang lain yang

melibatkankehadiranbidang lain akanakan

di audit di pertengahandan di

akhirkepengurusan BEM IM FKM UI

2012.

III. MembangunBudayaDisiplindanProfesional

1. Semuapengurus BEM IM FKM UI 2012

harusmendukungterbangunnyabudayadisi

plindalamorganisasi.

a. TepatWaktu

i. Setiappertemuan/rapat yang

dilakukanoleh BPH BEM IM

FKM UI 2012/bidangbaik internal

BEM IM FKM UI 2012

maupunmelibatkanpihakluarharus

dilaksanakantepatwaktusesuaiden

gan yang

telahditetapkansebelumnya.

ii. Setiapbidangwajibmembuatmekan

ismetertulistentangreward

danpunishmentbagianggotanyaterk

aitketepatanwaktu.

iii. Perizinanbagipesertapertemuan/ra

patharusdisampaikankepadapemi

mpinpertemuan/rapatsebelumperte

muan/rapatdimulai.

b. TaatpadaPeraturan

i. BEM IM FKM UI 2012

memilikiperaturan-peraturan yang

bersifatmengikatkepadaseluruhpen

gurusnya.

ii. Seluruhkegiatan BEM IM FKM

UI 2012 (termasukkrida, kajian,

dankegiatan informal) di

lingkungan FKM UI

harusdiselesaikanmaksimalpukul

19.00 WIB. Jikaadakondisi yang

mengharuskanpengurus BEM IM

FKM UI 2012

melampauiketentuantersebut,

pihak yang

bersangkutanharusmemintaizinkep

adaKetuabidangterkaitdanKetua

BEM IM FKM UI 2012.

2. Semuapengurus BEM IM FKM UI 2012

harusmendukungterbangunnyabudayaprof

esionaldalamorganisasi.

a. Mengerjakanpekerjaansesuaidengande

skripsipekerjaan.

i. Pengurus BEM IM FKM UI 2012

wajibmengerjakanpekerjaannyases

uaidengandeskripsipekerjaan yang

telahdibuatdandisepakatipadaawal

kepengurusan

ii. Penilaiankinerjapengurusakandila

kukanmelalui program kerja

monitoring evaluasidari Biro

PSDM BEM IM FKM UI 2012.

APRESIASI

I. Apresiasi Personal

1. Penilaian (appraisal) yang

dilakukanolehBiro PSDM BEM IM FKM

UI 2012kepadaseluruhpengurus BEM IM

FKM UI 2012

akandilaporkandalambentukraporpenguru

s.

2. Pengurus BEM IM FKM UI 2012, yang

menampilkankinerja paling

baikberdasarkanrapormaupun data

monevakanmendapatkanapresiasipenghar

gaan (award)dariBiro PSDM BEM IM

FKM UI 2012.

3. ApresiasibagiProject

Officerkepanitiaanmerupakantanggungja

wab BPH BEM IM FKM UI 2012.

4. Apresiasibagianggotakepanitiaanmerupak

antanggungjawabProject

Officeryangbersangkutan.

5. Apresiasibagi BPH BEM IM FKM UI

2012 merupakantanggungjawabdariKetua

BEM IM FKM UI 2012

dibantuolehKetuaBiro PSDM BEM IM

FKM UI 2012.

6. Apresiasibagibidangmerupakantanggungj

awabdariKetua BEM IM FKM UI 2012

dibantuolehKoordinatorBidang BEM IM

FKM UI 2012.

UPGRADING

I. PeningkatanKualitasPengurus

1. Setiapbidangwajibmengikutipelatihankea

hlian (skill) yang diselenggarakanoleh

Biro PSDM BEM IM FKM UI 2012.

KADERISASI

I. KaderisasiBidang

1. Setiapbidangwajibmembuatdanmemberik

anusulanataurekomendasitertulisbagibida

ngtersebutuntukkepengurusanselanjutnya

diberikankepadaketuabidang/biro yang

nantinyaakandiberikankepada Biro PSDM

BEM IM FKM UI 2012.


KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI

BEM IM FKM UI 2012

Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan

Mahasiswa (BKM)

a. BKM merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang

dirancang baik sebagai sekretariat organisasi

mahasiswa maupun tempat pelaksanaan kegiatan

b. Luas bangunan atas BKM lamaadalah 108 m²,

sedangkan luas bagian bawah BKM adalah 60 m²

c. Berat maksimal yang dapat ditanggung oleh

bangunan BKM adalah 4,5 ton sehingga jumlah

mahasiswa yang diperbolehkan berada dalam

ruang atas maaksimal 60 orang. Bila terdapat

barang, maka kapasitas ruang harus disesuaikan

d. BKM berada dalam pengawasan Unit Mahalum

FKM UI dan unit lain yang terkait

e. Pemakaian dan kebersihan BKM merupakan

tanggung jawab BEM IM FKM UI. Adapun

pengaturan fungsi operasional BKM diserahkan

kepada BEM IM FKM UI dengan diketahui oleh

Manajer Mahalum FKM UI

f. Terkait dengan fungsinya, FKM UI tidak

memperkenankan BKM dijadikan tempat

penyimpanan barang yang mengganggu

kerapihan ruangan dan berjalannya kegiatan

g. Lantai bawah BKM harus selalu dalam keadaan

kosong. Oleh karena itu tidak diperkenankan

menyimpan barang di sana

h. Mahasiswa tidak diperkenankan menginap dalam

BKM kecuali dengan perizinan dari pihak

mahalum

i. Waktu pemakaian BKM dalah Senin-Sabtu pukul

06.00-21.00 WIB. Melewati waktu tersebut maka

pihak keamanan FKM UI berhak untuk

membubarkan aktivitas dalam BKM

j. Pemakaian di hari Minggu harus sepengetahuan

Manajer Mahalum atau pihak keamanan FKM

UI

k. Ketentuan Ruang dan Fasilitas Balai Kegiatan

Mahasiswa (BKM) yang baru akan

dirumuskan kemudian.

SOP Penggunaan BKM

1. Pemeliharaan kebersihan dan kerapian BKM

menjadi tanggung jawab seluruh pengurus BEM

2. Barang-barang di BKM yang terkait dengan

Program Kerja (Proker) Lembaga

Kemahasiswaan wajib dirapikan kembali paling

lambat 1 minggu (7 hari) setelah kegiatan

berakhir oleh panitia Proker yang bersangkutan

3. Kehilangan barang yang telah dititipkan terkait

dengan Proker Lembaga Kemahasiswaan pada

hari ke delapan dan seterusnya dari awal masa

penitipan tidak menjadi tanggung jawab Biro

Kestari

4. Barang milik kepanitiaan Proker Lembaga

Kemahasiswaan yang pelaksanaannya telah

berakhir dan masih dapat digunakan kembali

wajib diletakkan di dalam gudang dan sudah

melalui proses sortir

5. Barang-barang terkait dengan Proker Lembaga

Kemahasiswaan yang hendak diletakkan di

gudang BEM wajib mendapat persetujuan Biro

Kestari

6. Barang-barang yang tidak terkait Proker

Lembaga Kemahasiswaan hanya boleh dititipkan

di BKM paling lama 1 x 24 jam

7. Barang-barang yang tidak terkait Proker

Lembaga Kemahasiswaan yang berada di BKM

lebih dari 1 minggu menjadi hak BEM

sepenuhnya

8. Penggunaan loker setiap bidang menjadi otoritas

dari setiap bidang dengan tetap memperhatikan

kerapian dan kelayakan loker

9. Kerusakan loker pada akhir kepengurusan

menjadi tanggung jawab bidang yang

bersangkutan

SOP Penyimpanan Barang di BKM

1. BKM adalah sarana kegiatan mahasiswa FKM UI

dan bukan merupakan tempat penyimpanan

barang kecuali atas pertimbangan Biro Kestari

dan Pengurus Terkait (BPH BEM IM FKM UI

2011)

2. Barang-barang yang disimpan di BKM harus atas

sepengetahuan dan ijin Biro Kestari dan

Pengurus terkait dengan mempertimbangkan asas

kebermanfaatan, kerapihan, keindahan dan

kenyamanan BKM

3. Barang yang disimpan di dalam lemari menjadi

tanggung jawab bidang yang bersangkutan

4. Barang-barang yang diletakkan di luar lemari

harus memenuhi prosedur perizinan penitipan

barang di BKM dengan mengisi memo yang

kemudian di acc oleh Biro Kestari dengan lama

waktu yang sudah ditentukan sebelumnya

5. Barang yang dititipkan tidak sesuai prosedur

bukan menjadi tanggung jawab Biro Kestari

SOP Pemeliharaan Ruang Sekretariat BEM IM

FKM UI

1. Seluruh pengurus BEM IM FKM UI wajib

menjaga Ruang Sekretariat BEM IM FKM UI

dan isinya dari kerusakan

2. Setiap Biro dan Departement wajib menjaga

kenyamanan ruang sekretariat BEM IM FKM UI

dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang telah

ditetapkan oleh Biro Kestari

Ketentuan Umum Penggunaan Fasilitas BKM

Pemakaian ruang BKM harus melalui konfirmasi

kepada Kepala Biro Kestari BEM IM FKM UI

minimal 1 hari sebelum pemakaian

Izin pemakaian harus memenuhi syarat

administrasi yang berlaku

Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas

barang yang berada di ruang BKM

Jika terdapat kerusakan maka wajib memperbaiki

atau mengganti dengan yang baru

Jika terdapat pelanggaran, maka akan dikenakan

sanksi yang sesuai dengan pelanggaran

SOP Pemakaian Printer

1. Penggunaan printer untuk keperluan internal

semua bidang di BEM IM FKM UI tidak

dikenakan biaya

2. Penggunaan printer untuk keperluan kepanitiaan

di bawah BEM IM FKM UI akan dikenakan

biaya Rp.200,-/lembar atau dibuatkan anggaran

khusus dari panitia untuk pembelian tinta printer

3. Penggunaan selain kedua poin di atas dikenakan

biaya Rp. 300,-/lembar

SOP Pemakaian Komputer

1. Komputer BEM diperuntukkan bagi kelancaran

operasional BEM IM FKM UI dan kepanitiaan di

bawah BEM IM FKM UI

2. Pengurus BEM tidak diperbolehkan untuk

menginstall program game di komputer utama

3. Penggunaan internet diperuntukkan untuk

kelancaran kepanitiaan Proker BEM

4. Pembuatan folder pribadi pengurus BEM

diperbolehkan selama berada di dalam folder

masing-masing bidang

5. Pengurus BEM diperkenankan menyimpan data

di dalam folder masing-masing bidang

6. Data yang tidak terkait dengan program kerja

BEM IM FKM UI akan dihapus setelah dua

minggu tanggal penyimpanan

SOP Penggunaan Logistik BEM

1. Logistik BEM adalah seluruh fasilitas yang telah

diinventaris oleh Biro Kestari

2. Peminjam wajib menjaga kelayakan dan

kebersihan logistik BEM yang dipinjam

3. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan

terhadap logistik BEM yang dipinjam, maka

peminjam wajib memperbaiki atau mengganti

logistik tersebut

4. Khusus untuk peminjaman oleh pihak di luar

BEM IM FKM UI wajib meminta izin kepada

Biro Kestari BEM IM FKM UI secara

administratif

5. Stempel BEM atau kepantiaan terkait BEM yang

akan di gunakan di luar BKM harus

memberitahukan kepada BEMer’s dengan

menuliskan pesan pada pakom bidang yang telah

disediakan

SOP Piket BEM

1. Piket BEM IM FKM UI 2012 terdiri dari piket

bidang, piket BPH – Deputi – tim keuangan serta

piket besar

2. Piket bidang dilaksanakan setiap minggu sesuai

dengan jadwal yang telah ditentukan oleh kestari.

3. Piket BPH, Deputi dan Tim Keuangan adalah

piket yang hanya diikuti oleh BPH, Deputi dan

Tim Keuangan yang dilaksanakan pada awal dan

pertengahan kepengurusan

4. Piket besar adalah piket yang diikuti oleh seluruh

pengurus BEM IM FKM UI 2012 yang akan

dilaksanakan setiap bulan sekali dan akan

dikoordinasi oleh setiap kadept/kabir masing-

masing

5. Indikator kebersihan pada piket bidang dilihat

dari kebersihan lantai, kerapian sekret, tidak ada

sampah yang tercecer di sekitar tempat sampah

dan kebersihan kaca yang cukup dibersihkan

seminggu sekali.

6. Sanksi yang akan dikenakan jika tidak

melaksanakan piket tanpa alasan dan ijin dari

Kadept./Kabir yaitu :

a. Piket bidang akan dikenakan denda Rp

2000/hari/bidang

b. Piket BPH dan Deputi akan dikenakan

denda Rp 5.000/orang

c. Piket besar akan dikenakan denda

Rp25.000/orang tanpa mendapatkan izin

dari Kadept./Kabir bidang terkait

7. Denda akan menjadi hak Biro Kestari

SOP Surat-Menyurat

1. Pembakuan No. Surat

Biro :

Biro Kesekretariatan B.01

Biro Danus B.02

Biro Humas B.03

Biro Media B.04

Biro PSDM B.05

Departemen :

Departemen Kajian Strategis

D.01

Departemen Kesejahteraan Mahasiswa

D.02

Departemen Pengembangan Bakat & Minat

D.03

Departemen Sosial Masyarakat

D.04

Departemen Kelembagaan

D.05

Departemen Pendidikan dan Keilmuan

D.06

Tim Keuangan

T.01

2. Jenis surat meliputi :

PH : untuk surat yang sifatnya Permohonan

PB : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan

KS : untuk surat yang sifatnya Kerjasama

U : untuk surat yang sifatnya Undangan

UC : untuk surat yang sifatnya Ucapan

P : untuk surat yang sifatnya Pernyataan

M : untuk surat pemberian Mandat

SK : Surat Keterangan

ST : Surat Tugas

3. Yang dapat mengeluarkan surat :

Ketua BEM, Waketum, Seketum dan

Bendum

Bidang-bidang dibuat oleh sekretaris bidang

Kepanitiaan dibuat oleh kestari kepanitian

4. Pembuatan surat oleh Kestari harap mengisi buku

daftar pembuatan surat yang telah disediakan paling

lambat di tulis 4 hari sebelum hari H, jika kurang dari

hari tersebut harap langsung meminta pembuatan

surat oleh sekretaris bidang masing-masing.

5. No. Surat wajib diketik

6. Surat permohonan izin berisi :Tgl Surat, No.surat,

Lamp, Perihal surat, Ditujukan kepada, Badan Surat,

Tanda Tangan: Ketua pelaksana, Ketua BEM dan

mengetahui Manajer Mahalum, Tembusan :1. Kepala

Rumah Tangga,2. Perlengkapan, 3.Pemeliharaan, 4.

Keamanan, 5. Clening Service, 6. Arsip

7. Sebelum surat permohonan izin dibuat, panitia

kegiatan mengkoordinasikan rencana pemakaian

fasilitas, seperti penggunaan ruangan oleh unit kerja

akademik, sarana diluar kelas dengan unit kerja

rumah tangga serta laptop dan LCD dengan unit IT

8. Pengecapan diletakkan di sebelah kiri tanda tangan

9. Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk

softcopy dan menyertakan fotokopi surat yang

dikeluarkan

SOP Proposal Kegiatan

Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah proposal :

1. Halaman cover

2. Pendahuluan, berisi latar belakang diadakan

suatu kegiatan

3. Tujuan, menjelaskan tujuan yang akan diadakan

4. Nama kegiatan dan tema kegiatan

5. Sasaran kegiatan

6. Waktu dan Tempat pelaksanaan

7. Deskripsi acara

8. Susunan Acara

9. Anggaran dana (menjelaskan rencana

pengeluaran dan perkiraan pendapatan)

10. Susunan Kepanitiaan (berisi daftar susunan

panitia inti)

11. Penutup

12. Lembar Pengesahan

13. Kontrapretasi (khusus untuk proposal penawaran

kerjasama)

14. Lampiran

SOP LPJ Kegiatan

1. LPJ Kegiatan merupakan sebuah mekanisme

pertanggungjawaban oleh kepanitiaan yang

menjalankan Proker BEM yang berisi evaluasi

pelaksanaan dan keuangan Kegiatan Proker

setelah kegiatan Proker yang bersangkutan

selesai dilaksanakan

2. LPJ Kegiatan terdiri dari : LPJ Pelaksanaan

Kegiatan Proker dan LPJ Keuangan Kegiatan

Proker

3. Laporan pertanggungjawaban harus berisi point-

point :

Pendahuluan

Deskripsi kegiatan

Tujuan Kegiatan

Persiapan kegiatan

Pelaksanaan kegiatan

Indikator Keberhasilan

Pencapaian kegiatan

Evaluasi kegiatan (Analisis SWOT)

Kesimpulan dan saran

5. LPJ Kegiatan Proker dibuat pada kertas berkop

Proker bersangkutan. Bila kegiatan tidak

memiliki kop surat khusus, maka LPJ dibuat

dikertas berkop induk organisasi kegiatan.

6. LPJ Pelaksanaan kegiatan Proker diserahkan

paling lambat 1 bulan setelah pelaksanaan

Kegiatan Proker berakhir. Keterlambatan

menyerahkan LPJ akan dikenakan denda

Rp2.500,-/minggu, dan uang tersebut akan

menjadi hak Biro kestari.

7. LPJ Kegiatan Proker dibuat rangkap tiga yang

kemudian diserahkan kepada MPM IM FKM UI,

BEM IM FKM UI dan Mahalum FKM UI.

8. Keterlambatan penyerahan LPJ Kegiatan Proker

dan LPJ Keuangan Kegiatan Proker berakibat

pada tidak disetujuinya proposal kegiatan proker

yang sama di tahun berikutnya dan penahanan

pencairan dana kegiatan mahasiswa oleh pihak

Mahalum FKM UI


PENGISISAN BUKU MADU UNTUK PUBLIKASI MASUK

HUMAS BEM IM FKM UI 2012

1. Petugas yang mencatat dan pemberi stempel

materi publikasi adalah seluruh pengurus Humas

BEM IM FKM UI.

2. Materi publikasi yang masuk harus dicatat

kedalam buku MADU dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Kolom nama publikasi diisi

dengan judul materi publikasi

yang diterima. Untuk spanduk

ditambah keterangan (spanduk)

diakhir judul materi publikasinya.

b. Kolom tanggal terima, diisi sesuai

tanggal pada saat menerima

materi publikasi.

c. Kolom tanggal expired diisi

dengan tanggal penerimaan

materi publikasi (mading)

ditambah tujuh hari/maksimal 1

hari setelah acara. Sedangkan

untuk spanduk, ditambahkan

sepuluh hari/ selama acara

berlangsung.

d. Kolom jenis publikasi diisi dengan

“internal” ( materi publikasi yang

berasal dari dalam FKM UI) atau

“eksternal” ( materi publikasi

yang berasal dari luar FKM UI)

e. Kolom pengirim diisi dengan

nama pengirim atau lembaga atau

penyelenggara materi publikasi

tersebut.

f. Kolom penerima diisi dengan

nama pribadi yang menerima

serta mencatat materi publikasi

tersebut.

g. Jumlah publikasi yang akan dipublikasikan untuk ukuran A3 berjumlah 4, sedangkan untuk ukuran A4 berjumlah 5.

h. Ukuran spanduk yang ditentukan adalah paling besar 5 m x 4 m.

3. Materi publikasi (mading) yang telah dicatat,

segera dibubuhkan stempel publikasi dan

stempel tanggal expired.

4. Materi publikasi (spanduk) yang telah dicatat,

segera dibubuhkan stempel publikasi dan

ditandatangani pada bagian belakang serta

dituliskan tanggal expirednya.

5. Kemudian, materi publikasi diletakan pada

tempat yang telah ditentukan.


PENGISISAN BUKU MADU UNTUK PUBLIKASI KELUAR


1. Petugas yang mencatat materi publikasi yang

keluar adalah seluruh pengurus Humas BEM IM

FKM UI.

2. Materi publikasi yang keluar harus dicatat

kedalam buku MADU dengan ketentuan sebagai

berikut:

a. Wajib menyertakan logo BEM IM FKM UI

2012.

b. Wajib menyertakan icon FKM UI di pojok

kiri atas.

c. Wajib menyertakan alamat email,

facebook, twitter, web, dan sekretariat

BEM IM FKM UI 2012.

d. Wajib menyertakan kode yang bisa

didapatkan dari humas BEM IM FKM UI,

yaitu:

i. Kestari : B.01

ii. Danus : B.02

iii. Humas : B.03

iv. Media : B.04

v. PSDM : B.05

vi. Kastrat : D.01

vii. Kesma : D.02

viii. PBM : D.03

ix. Sosmas : D.04

x. Kelembagaan : D.05

xi. P & K : D.06

3. Ketentuan pengisian buku MADU untuk materi

publikasi yang keluar hampir sama seperti

ketentuan pengisian materi publikasi yang

masuk. Untuk spanduk, tambahkan (spanduk)

pada akhir judul publikasinya.

4. Apabila semua ketentuan sudah terdapat dalam

materi publikasi, materi publikasi tersebut layak

untuk dipublikasikan.

Ketentuan penulisan kode untuk publikasi yang keluar:

Nomor Buku / Kode / BEM / Bulan / Tahun

Contoh : 001/B.02/BEM/02/2012

5. Semua materi publikasi harus diberikan dalam

bentuk hard copy dan soft copy. Hard copy bisa

langsung diletakan di ruang sekretariat BEM IM

FKM UI dan softcopynya bisa dikirimkan ke

[email protected].

STANDARD OPERATING PROCEDURE PEMASANGAN PUBLIKASI PADA MADING


1. Setiap publikasi WAJIB memiliki stempel

publikasi Humas BEM IM FKM UI

2. Penempelan TIDAK BOLEH MENUMPUK publikasi

yang lain

3. Penempelan TIDAK BOLEH MENGGUNAKAN

double tape

4. TIDAK BOLEH ADA publikasi yang sama dalam

satu mading

5. Setiap pihak WAJIB MELAPORKAN publikasinya

kepada Humas BEM IM FKM UI di Sekretariat

BEM IM FKM UI.

mailto:[email protected]

6. Publikasi yang tidak memenuhi SOP maka

BERHAK DICABUT oleh pihak Humas BEM IM

FKM UI


UPDATE PAPAN MADING


1. Papan mading yang telah

dipertanggungjawabkan oleh bidang dan LK

harus diupdate minimal 1 bulan satu kali.

2. Update konten mading dibebaskan kepada LK

masing-masing namun diberikan tanda untuk

menunjukan konten apa yang baru saja

diupdate.

3. Pengawasan akan dilakukan oleh staff humas

yang bertanggung jawab pada proker mading

dan spanduk publikasi.

4. Papan mading yang tidak diupdate lebih dari 1

bulan 1 minggu maka akan diberikan SP1 pada

LK yang bertanggung jawab.







7. LK yang tidak mengupdate madingnya lebih dari

2 bulan, maka madingnya akan disegel oleh

humas BEM IM FKM UI

ALUR PEMASANGAN PUBLIKASI

PUBLIKASI CETAK

SPANDUK PUBLIKASI


BIRO MEDIA

BEM IM FKM UI 2012

1. Setiap kegiatan BEM yang harus diliiput oleh MEDIA

diinfokan melalui LO bidang masing2, yang kemudian

akan ada perwakilan dari MEDIA untuk meliput acara

tersebut baik secara langsung maupun melalui

mekanisme wawancara pada panitia yang bersangkutan,

dengan menggunakan identitas/pengenal Media Reporter

ID Card.

2. Bidang dan panitia yang bersangkutan mengizinkan

reporter media untuk meliput acara tersebut dengan

tanpa adanya pembayaran biaya registrasi masuk acara

3. Biro Media tetap berhak mengedit setiap tulisan dari

semua bidang yang akan dipublikasikan di media cetak

maupun web media.

4. Khusus untuk proker WEBMEDIA dan khusus untuk

tulisan yang dibuat oleh pihak non media, Biro Media

menerima tulisan dari bidang/LK lain dalam bentuk

tulisan jadi (bukan tulisan mentah yang masih perlu

dikaji). Lebih baik lagi jika menyertakan

photo/gambar/design yang mendukung.

5. Setiap bidang yang telah mengirimkan informasi/

tulisannya dengan tujuan untuk dipublish di web media

bem harus melakukan pemberitahuan/konfirmasi perihal

pengiriman tulisan tersebut kepada pihak Media

(Pengelola WEB MEDIA) dengan tujuan agar tulisan

dari bidang yang bersangkutan bisa segera di upload.


BIRO DANA USAHA

BEM IM FKM UI 2012

SOP Peminjaman LCD BEM IM FKM UI 2012

A. Ketentuan peminjaman dan penyewaan

1. Peminjaman untuk proker internal BEM IM

FKM UI tidak dikenakan biaya, untuk

peminjaman selain untuk proker BEM IM FKM

UI dikenakan biaya sewa Rp 25.000,00/jam.

2. Paket penyewaan Rp 200.000,00/24 jam.

3. Peminjaman/penyewaan hanya untuk daerah

JABODETABEK.

B. Waktu peminjaman dan penyewaan

1. Waktu pemberitahuan meminjam maksimal 3

hari (terhitung hari libur)sebelum acara.

C. Mekanisme Peminjaman

1. Peminjaman LCD BEM terpusat pada PJ Proker

Danus BEM IM FKM UI 2012 yaitu Serat (Sewa

Serba Hemat) dan waktu peminjaman sesuai

dengan poin B nomor 1.

2. Ketika meminjam LCD memberitahukan tanggal

acara, nama acara/proker, jam diadakan acara.

3. Untuk proker dengan acara yang satu dengan

lainnya berjarak 7 hari (termasuk hari libur) maka

mekanisme peminjaman diulang dari awal (poin

A nomor 1 dan 2).

D. Mekanisme Pemakaian

1. Hanya boleh menggunakan LCD untuk proker

yang sama selama 6 hari kerja berturut-turut.

2. LCD hanya dapat dipinjam untuk menunjang

berjalannya proker maupun acara dari internal

BEM maupun eksternal BEM.

E. Mekanisme Pengambilan

1. Pengambilan LCD minimal 2 jam sebelum acara

berlangsung.

2. Pengambilan barang dengan meninggalkan

KTP/kartu identitas diri (paling tidak KTM).

3. Khusus paket penyewaan, pengambilan barang

wajib meninggalkan KTP/SIM penyewa.

4. Tanda tangan di buku penyewaan yang

disediakan oleh Biro Danus BEM IM FKM UI

2012.

5. Untuk peminjaman hari berikutnya untuk

rangkaian proker yang sama, ketentuan

mekanisme pengambilan LCD tetap seperti point

E nomor 1,2,dan 3.

F. Mekanisme Pengembalian

1. Peminjam wajib mengembalikan LCD kepada

Biro Danus selambat-lambatnya 1 jam setelah

acara selesai.

2. Biro Danus mengembalikan KTP/kartu identitas

diri peminjam, setelah semua urusan

administrasi/pembayaran dan pengecekan barang

kembali selesai.

3. Tanda tangan di buku penyewaan yang

disediakan oleh Biro Danus BEM IM FKM UI

2012.

G. Denda

1. Penyewaan yang terlambat mengembalikan LCD

kepada Biro Danus BEM IM FKM UI 2012

dikenakan denda sebesar Rp 10.000,00/jam

terhitung dari 1 jam setelah acara selesai.

SOP Peminjaman TOA BEM IM FKM UI 2012

1. Peminjaman TOA milik BEM IM FKM UI

melalui Biro Danus BEM IM FKM UI.

2. Peminjaman TOA milik BEM IM FKM UI

dilakukan dengan menyerahkan KTM

penanggung jawab dari peminjam.

3. Peminjaman TOA untuk peminjaman selain dari

proker BEM IM FKM UI dikenakan biaya sewa

Rp 15.000,00/hari.

4. Apabila peminjam TOA yang dipinjam terlambat

dikembalikan sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan, maka peminjam dikenakan denda

sebesar Rp 5.000,00 perhari sampai TOA

tersebut dikembalikan.

5. Apabila terjadi kerusakan terhadap TOA milik

BEM IM FKM UI yang dilakukan oleh

peminjam, maka peminjam WAJIB memperbaiki

atau mengganti TOA tersebut dengan barang

yang sama dalam waktu satu minggu.

6. Apabila TOA yang mengalami kerusakan terkait

point nomor 4, belum juga diperbaiki atau diganti

sebagaimana mestinya, maka peminjam yang

merusak perangkat tersebut akan dikenakan

denda sebesar Rp 5.000,00 perhari sampai

peminjam tersebut selesai memperbaiki atau

mengganti TOA tersebut.

7. Orang atau lembaga di luar FKM UI yang ingin

melakukan peminjaman terhadap TOA akan

dikenakan biaya pemeliharaan sebesar Rp

3.000,00 per harinya.

Documents

Kumpulan SOP BEM 2012